GOST R 6.30-2003
Skupina T54
ŠTÁTNY ŠTANDARD RUSKEJ FEDERÁCIE
Jednotné systémy dokumentácie
JEDNOTNÝ SYSTÉM ORGANIZAČNEJ A ADMINISTRATÍVNEJ DOKUMENTÁCIE
Požiadavky na dokumentáciu
jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém manažérskej dokumentácie. Požiadavky na predloženie dokladov
Text Porovnanie GOST R 6.30-2003 s GOST R 7.0.97-2016 nájdete v odkaze.
- Poznámka výrobcu databázy.
____________________________________________________________________
OKS 01.140.30
OKSTU 0006
Dátum predstavenia 2003-07-01
Predslov
Predslov
1 VYVINUTÉ Všeruským výskumným ústavom dokumentácie a archivácie (VNIIDAD) Federálnej archívnej služby Ruska
ZAVEDENÉ Vedeckým a technickým oddelením Štátnej normy Ruska
2 PRIJATÉ A UVEDENÉ DO ÚČINNOSTI vyhláškou Štátnej normy Ruska z 3. marca 2003 N 65-st.
3 PRVÝ KRÁT PREDSTAVENÉ
4 REVÍZIA. marec 2007
1 oblasť použitia
Táto norma sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty súvisiace s Jednotným systémom organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) - uznesenia, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, úkony, listy a pod.(ďalej len dokumenty) zaradené do OK 011- 93 „Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie“ (OKUD) (trieda 0200000).
Táto norma stanovuje: zloženie podrobností dokumentov; požiadavky na registráciu detailov dokumentov; požiadavky na formuláre listín vrátane formulárov listín s reprodukciou štátneho znaku Ruská federácia.
Schémy umiestnenia podrobností dokumentov sú uvedené v prílohe A; vzory tlačív dokumentov - v prílohe B.
Požiadavky tejto normy sú odporúčaniami.
2 Zloženie podrobností dokumentov
Pri príprave a spracovaní dokumentov sa používajú tieto podrobnosti:
01 - Štátny znak Ruskej federácie;
02 - znak subjektu Ruskej federácie;
03 - znak organizácie resp ochranná známka(servisná značka);
04 - kód organizácie;
05 - hlavný stav evidenčné číslo(OGRN) právnická osoba;
06 - identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP);
07 - kód formulára dokumentu;
08 - názov organizácie;
09 - referenčné údaje o organizácii;
10 - názov typu dokumentu;
11 - dátum dokladu;
12 - evidenčné číslo dokumentu;
14 - miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;
15 - adresát;
16 - pečiatka schválenia dokumentu;
17 - rozlíšenie;
18 - názov k textu;
19 - kontrolná značka;
20 - text dokumentu;
21 - značka o prítomnosti prihlášky;
22 - podpis;
23 - pečiatka schválenia dokumentu;
24 - víza na schválenie dokumentov;
25 - potlač tlače;
26 - značka na overenie kópie;
27 - značka o výkonnom umelcovi;
28 - značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu;
29 - značka na prijatí dokumentu organizáciou;
30 - identifikátor elektronickej kópie dokumentu.
3 Požiadavky na registráciu detailov dokumentov
3.1 Štátny znak Ruskej federácie sa umiestňuje na hlavičkové papiere v súlade s federálnym ústavným zákonom „O štátnom znaku Ruskej federácie“ (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, č. 52, I. časť, čl. 5021).
3.2 Znak subjektu Ruskej federácie je umiestnený na formulároch dokumentov v súlade s právne úkony subjektov Ruskej federácie.
3.3 Znak organizácie alebo ochranná známka (služobná značka) sa umiestňuje na hlavičkové papiere organizácií v súlade so zriaďovacou listinou (predpismi o organizácii).
3.4 Kód organizácie je uvedený podľa Celoruského klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO).
3.5 Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby je umiestnené v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi.
3.6 Identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP) sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovým úradom.
3.7 Kód formulára dokumentu je nalepený podľa celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie (OKUD).
3.8 Názov organizácie, ktorá je autorom dokumentu, sa musí zhodovať s názvom uvedeným v zakladajúcich dokumentoch.
Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov av prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje).
Názvy organizácií subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština) majú štátny jazyk subjektov Ruskej federácie, sú vytlačené v dvoch jazykoch.
Názov organizácie v štátnom jazyku subjektu Ruskej federácie alebo v inom jazyku je umiestnený pod názvom alebo napravo od názvu v štátnom jazyku Ruskej federácie.
Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) sa umiestňuje pod alebo za celým menom.
Uvádza sa názov pobočky, územného pracoviska, zastúpenia, ak je autorom dokumentu, a umiestňuje sa pod názvom organizácie.
3.9 Referenčné údaje o organizácii zahŕňajú: poštovú adresu; telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (fax, telex, čísla bankových účtov, adresa Email atď.).
3.10 Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou musí byť určený stanovami (predpismi o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje OKUD (trieda 0200000).
3.11 Dátumom dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pri protokole dátum stretnutia (rozhodovania), pri úkone dátum konania. Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jeden) dátum.
Dátum dokumentu sa uvádza arabskými číslicami v poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sú vyznačené dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok - štyri arabské číslice.
Napríklad dátum 5. jún 2003 by ste mali zadať ako 06.05.2003.
Je povolený slovno-numerický spôsob formátovania dátumu, napríklad 05. jún 2003, ako aj formátovanie dátumu v poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad: 2003.06.05.
3.12 Evidenčné číslo dokumentu pozostáva z jeho poradového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index prípadu podľa nomenklatúry prípadov, údaje o korešpondentovi, účinkujúcich a pod.
Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.
3.14 Miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu sa v prípade ťažkostí uvádza údajmi „Názov organizácie“ a „Referenčné údaje o organizácii“. Miesto zostavenia alebo vydania sa uvádza s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné členenie, zahŕňa len všeobecne akceptované skratky.
3.15 Adresátom môžu byť organizácie, ich štrukturálne jednotky, úradníci alebo jednotlivci. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi sa iniciály uvádzajú pred priezviskom. Názov organizácie a jej štrukturálnej jednotky je uvedený v nominatívnom prípade. Napríklad (ďalej len príklady názvov organizácií, ich referenčné údaje atď. sú podmienené):
Ministerstvo spravodlivosti Ruska |
Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade, napríklad:
generálnemu riaditeľovi |
|
JSC "Elektrocentromontazh" |
Ak sa dokument posiela viacerým homogénnym organizáciám alebo niekoľkým štrukturálnym divíziám jednej organizácie, mali by sa uviesť vo všeobecnosti, napríklad:
Je povolené vycentrovať každý riadok atribútu „Adresa“ vo vzťahu k najdlhšiemu riadku. Napríklad:
Dokument by nemal obsahovať viac ako štyroch príjemcov. Slovo „Kópia“ pred druhým, tretím, štvrtým adresátom sa neuvádza. Pri väčšom počte príjemcov sa zostavuje mailing list dokumentu.
Požadovaná „Adresa“ môže zahŕňať poštovú adresu. Prvky poštovej adresy sú špecifikované v poradí, ustanovené pravidlami poskytovanie poštových služieb.
Pri adresovaní listu organizácii uveďte jej názov a potom poštovú adresu, napríklad:
Pri adresovaní dokumentu jednotlivcovi uveďte priezvisko a iniciály príjemcu, potom poštovú adresu, napríklad:
3.16 Dokument schvaľuje úradník (úradníci) alebo osobitne vydaný doklad. Pri schvaľovaní listiny úradníkom musí podpisová pečiatka listiny pozostávať zo slova SCHVÁLUJEM (bez úvodzoviek), titulu osoby, ktorá dokument schvaľuje, jej podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia, napr.
SCHVÁLIŤ |
||
Osobný podpis | V.A. Stepanov |
|
V premennej "Pečiatka schválenia dokumentu" je povolené vycentrovať prvky vzhľadom na najdlhšiu čiaru, napríklad:
Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.
Pri schvaľovaní dokumentu uznesením, rozhodnutím, príkazom, protokolom sa schvaľovacia pečiatka skladá zo slova SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ alebo SCHVÁLENÉ), názvu schvaľovacieho dokumentu v inštrumentálnom prípade, jeho dátumu, čísla. Napríklad:
SCHVÁLENÉ |
|
SCHVÁLENÉ |
Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu.
3.17 Uznesenie napísané na listine príslušným funkcionárom obsahuje mená, iniciály účinkujúcich, obsah objednávky (ak je to potrebné), dátum splatnosti, podpis a dátum, napr.
Je dovolené vydať uznesenie na samostatnom liste.
3.18 Nadpis textu obsahuje zhrnutie dokument. Nadpis musí byť v súlade s názvom typu dokumentu.
Názov môže zodpovedať otázky ako:
o čom (o kom)?, napríklad:
Nariadenie o zriadení atestačnej komisie;
čo (koho)?, napríklad:
Náplň práce popredného odborníka.
Je dovolené neuvádzať nadpis v texte dokumentov vyhotovených na hlavičkovom papieri formátu A5.
3.19 Značka na kontrole vyhotovenia listiny sa označuje písmenom „K“, slovom alebo pečiatkou „Kontrola“.
3.20 Text dokumentu je vyhotovený v štátnom jazyku Ruskej federácie alebo v štátnych jazykoch zakladajúcich subjektov Ruskej federácie v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.
Texty dokumentov sú spracované vo forme dotazníka, tabuľky, súvislého textu alebo vo forme kombinácie týchto štruktúr.
Pri zostavovaní textu vo forme dotazníka musia byť názvy znakov charakterizovaného objektu vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo slovným spojením so slovesom v druhej osobe množného čísla prítomného alebo minulého času („mať“, „vlastný“ alebo „bol“, „bol“ atď.). Charakteristiky vyjadrené verbálne musia byť v súlade s názvami znakov.
Stĺpce a riadky tabuľky musia mať nadpisy vyjadrené podstatným menom v nominatíve. Podnadpisy stĺpcov a riadkov musia byť v súlade s nadpismi. Ak je tabuľka vytlačená na viac ako jednej strane, stĺpce tabuľky musia byť očíslované a na nasledujúcich stranách musia byť vytlačené iba čísla týchto stĺpcov.
Súvislý text sa zvyčajne skladá z dvoch častí. V prvej časti sú uvedené dôvody, dôvody, ciele pre zostavenie dokumentu, v druhej (konečnej) - rozhodnutia, závery, požiadavky, návrhy, odporúčania. Text môže obsahovať jednu záverečnú časť (napríklad objednávky - administratívna časť bez vyjadrenia; listy, vyjadrenia - žiadosť bez vysvetlenia).
V texte dokumentu pripraveného na základe dokumentov iných organizácií alebo predtým zverejnených dokumentov sa uvádzajú ich podrobnosti: názov dokumentu, názov organizácie - autor dokumentu, dátum dokumentu, evidenčné číslo dokumentu, nadpis k textu.
Ak text obsahuje viacero rozhodnutí, záverov a pod., potom ho možno rozdeliť na oddiely, pododdiely, odseky, ktoré sú očíslované arabskými číslicami.
V dokumentoch (rozkaz, pokyn a pod.) organizácií fungujúcich na princípoch jednoty velenia, ako aj dokumentoch adresovaných vedeniu organizácie sa text uvádza v 1. osobe jednotného čísla („nariaďujem“, „ja ponuka“, „Pýtam sa“).
V dokumentoch kolegiálnych orgánov sa text uvádza v 3. osobe jednotného čísla („rozhoduje“, „rozhodol“).
V spoločných dokumentoch sa text uvádza v 1. osobe množného čísla („objednávame“, „rozhodli“).
Text protokolu sa uvádza v tretej osobe množného čísla („počúval“, „hovoril“, „rozhodol“, „rozhodol“).
V dokumentoch ustanovujúcich práva a povinnosti organizácií, ich štrukturálne členenie (predpisy, pokyny), ako aj obsahujúcich opis, hodnotenie skutočností alebo záverov (zákon, osvedčenie), použiť formu uvádzania textu z tretej osoby jednotného čísla alebo množné číslo („odbor plní funkcie“, „združenie zahŕňa“, „komisia zriadila“).
V písmenách sa používajú tieto formy prezentácie:
- z prvej osoby množného čísla („pošlite prosím“, „pošlite na posúdenie“);
- z prvej osoby jednotného čísla („Považujem to za potrebné“, „Žiadam vás o zvýraznenie“);
- z tretej osoby jednotného čísla („ministerstvo nenamieta“, „VNIIDAD to považuje za možné“).
3.21 Poznámka o prítomnosti aplikácie uvedenej v texte listu je vyhotovená takto:
Aplikácia: na 5 litrov. v 2 kópiách.
Ak má list prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, napríklad:
dodatok: | 1. Predpis o regionálnom výpožičnom oddelení na 5 rokov. v 1 kópii. | |||
2. Pravidlá pre prípravu a vyhotovenie dokumentov regionálneho úverového oddelenia na 7 listov. v 2 kópiách. | ||||
Ak sú prihlášky zviazané, počet listov sa neuvádza.
Ak je k dokumentu, ktorý má aj prílohu, priložený iný dokument, označenie prítomnosti prihlášky sa vyhotoví takto:
Dodatok: list Spolkového archívu z 05.06.2003 02-6/172 a príloha k nemu, len 3 listy.
Ak žiadosť nie je zaslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, potom sa na jej prítomnosti vyznačí takto:
Aplikácia: na 3 litre. v 5 kópiách. len na prvú adresu.
V prílohe správneho dokumentu (vyhlášky, príkazy, príkazy, pravidlá, pokyny, nariadenia, rozhodnutia) na jeho prvom liste v pravom hornom rohu napíšu „Príloha“ s uvedením názvu správneho dokumentu, jeho dátumu a evidenčného čísla. , napríklad:
príloha 2 |
Je povolené vytlačiť výraz „PRÍLOHA“ veľkými písmenami, ako aj tento výraz vycentrovať, názov dokumentu, jeho dátum a registračné číslo vzhľadom na najdlhší riadok, napríklad:
DODATOK 2 |
3.22 Nevyhnutný „Podpis“ obsahuje: označenie funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je vystavený na tlačive dokumentu, a skrátené - na dokumente, vystavený na tlačive); osobný podpis; dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko), napr.
Viceprezident Asociácie regionálnych podnikov | Osobný podpis | A.A. Borisov |
alebo na formulári: | ||
podpredsedníčka | Osobný podpis | A.A. Borisov |
V atribúte „Podpis“ je povolené vycentrovať názov pozície osoby, ktorá dokument podpísala, vzhľadom na najdlhší riadok. Napríklad:
Pri vystavení dokladu na tlačive úradník postavenie tejto osoby nie je v podpise uvedené.
Ak dokument podpisujú viacerí úradníci, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii, napríklad:
Riaditeľ ústavu | Osobný podpis | M.V. Larin |
Hlavný účtovník | Osobný podpis | Z.V. Maryash |
Ak dokument podpisuje niekoľko osôb s rovnakým postavením, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni, napríklad:
Námestník riaditeľa | Námestník riaditeľa | ||
Osobný podpis | JUH. Demidov | Osobný podpis | K.I. Ignatiev |
Pri podpisovaní spoločného dokumentu sa prvý list nevypisuje na hlavičkovom papieri.
Dokumenty vypracované komisiou neuvádzajú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti ako členov komisie v súlade s distribúciou, napríklad:
predseda komisie | Osobný podpis | V.D. Banasjukevič |
členov komisie | Osobný podpis | A.N. Sokovej |
Osobný podpis | A.S. Krasavin |
|
Osobný podpis | O.I. Ryskov |
3.23 Schvaľovacia pečiatka dokumentu pozostáva zo slova DOHODNUTÉ, funkcie osoby, s ktorou bol dokument schválený (vrátane názvu organizácie), osobného podpisu, dekódovania podpisu (iniciály, priezvisko) a dátumu schválenia, napr.
DOHODNUTÉ
rektor Finančnej akadémie
pod vládou Ruskej federácie
Osobný podpis | A.G. Gryaznova |
Ak sa schválenie vykonáva listom, protokolom atď., schvaľovacia pečiatka sa vyhotovuje takto:
DOHODNUTÉ List z Ruskej akadémie |
DOHODNUTÉ Zápisnica zo zasadnutia predstavenstva |
3.24 Schválenie dokladu sa vydáva so schválením dokladu vízum (ďalej len vízum), ktoré obsahuje podpis a funkciu schvaľovateľa dokladu, dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum podpisu. Napríklad:
Osobný podpis | A.S. Orlov |
Ak sú k dokumentu pripomienky, vízum sa udeľuje takto:
Priložené komentáre
Vedúci právneho oddelenia |
|
Osobný podpis | A.S. Orlov |
Pripomienky sú uvedené na samostatnom hárku, podpísané a pripojené k dokumentu.
V prípade dokumentu, ktorého originál zostáva organizácii, sa víza prilepia na spodnú stranu zadnej strany poslednej strany pôvodného dokumentu.
V prípade dokumentu, ktorého originál je odoslaný z organizácie, sú víza nalepené v spodnej časti predná strana kópie zaslaného dokumentu.
Vízový doklad je možné vydať na samostatnom schvaľovacom hárku.
Podľa uváženia organizácie je povolené schvaľovanie dokumentu a jeho aplikácie list po liste.
3.25 Odtlačok pečate osvedčuje pravosť podpisu úradníka na listinách osvedčujúcich oprávnenia osôb upevňujúcich skutočnosti súvisiace s finančnými prostriedkami, ako aj na iných listinách umožňujúcich overenie pravého podpisu.
Dokumenty sú certifikované pečaťou organizácie.
3.26 Pri osvedčovaní zhody kópie dokumentu s originálom sa pod požadovaný „Podpis“ uvedie certifikačný nápis: „Správne“; postavenie osoby, ktorá kópiu overila; osobný podpis; dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko); dátum certifikácie, napr.
Inšpektor ľudských zdrojov | Osobný podpis | T.S. Levčenko |
Je povolené potvrdiť kópiu dokumentu pečaťou určenou podľa uváženia organizácie.
3.27 Súčasťou poznámky o vykonávateľovi sú iniciály a priezvisko vykonávateľa písomnosti a jeho telefónne číslo. Poznámka o interpretovi je umiestnená na prednej alebo zadnej strane posledného listu dokumentu v ľavom dolnom rohu, napríklad:
V.A. Žukov
3.28 Poznámka o vyhotovení listiny a jej predložení k veci obsahuje tieto údaje: odkaz na dátum a číslo listiny preukazujúcej jej vyhotovenie, alebo ak takýto doklad neexistuje. stručná informácia o výkone; slová „V podnikaní“; číslo prípadu, v ktorom bude dokument uložený.
Poznámku o vyhotovení listiny a jej smerovaní vo veci podpisuje a datuje vykonávateľ listiny alebo vedúci štrukturálneho útvaru, v ktorom bola listina vyhotovená.
3.29 Značka pri prevzatí dokumentu organizáciou obsahuje nasledujúce sériové číslo a dátum prijatia dokumentu (v prípade potreby - hodiny a minúty).
Je povolené označiť príjem dokumentu v organizácii vo forme pečiatky.
3.30 Identifikátor elektronickej kópie dokumentu je značka (päta) umiestnená v ľavom dolnom rohu každej strany dokumentu a obsahujúca názov súboru na strojovom nosiči, dátum a ďalšie rešeršné údaje zriadené v organizácii. .
4 Požiadavky na formuláre dokumentov
4.1 Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch.
Inštalované sú dva štandardné formáty formulárov dokumentov - A4 (210297 mm) a A5 (148210 mm).
Každý list dokumentu, vyhotovený na formulári aj bez neho, musí obsahovať polia minimálne:
20 mm - vľavo;
10 mm - vpravo;
20 mm - horná časť;
20 mm - nižšie.
4.2 Formuláre dokumentov by mali byť vyhotovené na bielom alebo svetlom papieri.
4.3 Formuláre dokladov sa vypracúvajú v súlade s prílohou A. Približné hranice zón pre umiestnenie podrobností sú vyznačené bodkovanou čiarou. Každá zóna je určená súborom podrobností, ktoré sú v nej zahrnuté.
4.4 V závislosti od umiestnenia detailov sú inštalované dve verzie formulárov - uhlové (obrázok A.1) a pozdĺžne (obrázok A.2).
4.5 Atribút 01 (02 alebo 03) je umiestnený nad stredom atribútu 08. Atribút 03 môže byť umiestnený na úrovni atribútu 08.
Podrobnosti 08, 09, 10, 14, obmedzujúce značky pre detaily 11, 12, 13 v hraniciach plôch na umiestnenie detailov sa umiestňujú jedným z týchto spôsobov:
- vycentrované (začiatok a koniec každého riadku podrobností sú rovnako vzdialené od hraníc oblasti, kde sa nachádzajú podrobnosti);
- vlajka (každý riadok podrobností začína od ľavého okraja oblasti, kde sa podrobnosti nachádzajú).
4.6 Pre organizáciu, jej štrukturálne členenie, úradníka sú stanovené tieto typy formulárov dokumentov:
- všeobecná forma;
- hlavičkový papier;
- forma konkrétneho druhu dokumentu.
4.7 Všeobecný formulár slúži na vyhotovenie akýchkoľvek typov dokumentov okrem listu.
Všeobecný formulár v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 11, 14.
Forma listu v závislosti od zakladajúcich dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 04, 05, 06, 08, 09 a ak je to potrebné, obmedzujúce značky pre horné hranice zón pre umiestnenie. detailov 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Formulár konkrétneho typu dokumentu, okrem listu, v závislosti od zakladajúcich dokumentov organizácie, obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 10, 14 a ak je to potrebné, obmedzujúce značky pre hranice oblastí. kde sa nachádzajú podrobnosti 11, 12, 13, 18, devätnásť.
4.8 Pre organizácie zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré majú spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie aj štátny jazyk zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, je vhodné použiť longitudinálny formulár; zároveň sú detaily 08, 09, 14 vytlačené v dvoch jazykoch: ruskom (vľavo) a národnom (vpravo) na rovnakej úrovni.
4.9 Pri príprave dokumentov na dvoch alebo viacerých stranách sa druhá a ďalšie strany očíslujú.
Čísla strán sú umiestnené v strede horného okraja listu.
PRÍLOHA A (informatívna). SCHÉMA UMIESTNENIA PODROBNOSTÍ DOKUMENTOV
PRÍLOHA A
(odkaz)
Obrázok A.1 - Umiestnenie detailov a hraníc zón na formáte A4 rohového formulára
Obrázok A.2 - Umiestnenie detailov a hraníc zón na formáte A4 pozdĺžneho formulára
PRÍLOHA B (informatívna). VZOR FORMY DOKLADOV
PRÍLOHA B
(odkaz)
Obrázok B.1 - Vzorka všeobecnej formy organizácie
Obrázok B.2 - Hlavičkový papier organizácie vzorky
Obrázok B.3 - Príklad pozdĺžneho hlavičkového papiera organizácie
Obrázok B.4 - Vzor pozdĺžnej formy listu od úradníka
MDT 658.516:002:006.354 | OKS 01.140.30 | ||
Kľúčové slová: organizačné a administratívne dokumenty, skladba detailov dokumentov, dokument, formulár, úradný hlavičkový papier, účtovníctvo, evidencia, kontrola, podrobnosti |
|||
Elektronický text dokumentu
pripravené spoločnosťou Kodeks JSC a overené podľa:
oficiálna publikácia
M.: Standartinform, 2007
Koncept „jednotného dokumentačného systému“. Rozvoj jednotných systémov dokumentácie je novou etapou v zjednocovaní a štandardizácii dokumentov. Charakteristika jednotných dokumentačných systémov. Štátne normy pre jednotné systémy. Skúsenosti s medzinárodnou štandardizáciou dokumentov.
Hlavným smerom skvalitnenia práce s dokumentmi je zjednocovanie a štandardizácia.
Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov môže byť ako štandardypre jednotlivé dokumenty(napríklad výskumná správa) alebo na určité typy výrobky (napríklad kryt na prípady dlhého skladovania), a jednotné systémy dokumentácie.
Jednotný dokumentačný systém(USD) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti (GOST R 51141-98).
Zjednotenie dokumentov sa vykonáva s cieľom zníženie počtu dokumentov používaných v riadiacich činnostiach, typizácia ich foriem, stanovenie jednotných požiadaviek na vyhotovenie dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého typu úloh riadenia, zníženie nákladov na prácu, čas a materiál na prípravu a spracovanie dokumentov, dosiahnutie informačnej kompatibility databáz vytvorené v rôznych priemyselných odvetvíčinnosti.
Jednotné dokumentačné systémy spadajú do 3 kategórií:
1) celoruský - OKUD;
2) sektorová (rezortná) - daňová dokumentácia IFTS;
3) organizácie a podniky - vysvedčenie a album jednotných foriem dokumentov.
Tabuľka jednotných foriem dokumentov- toto je zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré je možné použiť. Je vyvinutý s cieľom znížiť počet foriem dokumentov používaných v organizácii a zefektívniť technológiu na ich prípravu a aplikáciu a tiež umožňuje rýchle vyhľadávanie potrebné formuláre Dokumenty.
Hlavným dokumentom celoruského systému jednotnej dokumentácie je OKUD z 30. decembra 1993 č. 299 - klasifikátor zahŕňa jednotné systémy dokumentácie a formy dokumentov povolené na použitie v národnom hospodárstve. OKUD obsahuje názov číslic formulárov dokladu a 8-miestny kód dokladu (trieda formulárov napr. ORD; podtrieda formulárov - doklady o zamestnaní; evidenčné číslo jednotnej formy dokladu v rámci podtriedy + kontrolné číslo ).
V súčasnosti je vyvinutých a v prevádzke nasledujúcich 9 DDD:
jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; 02
jednotný systém prvotnej účtovnej dokumentácie; 03
jednotný systém bankovej dokumentácie; 04
jednotný systém finančnej, účtovnej a vykazovacej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie; 05
jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie; 06
jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov; 07
jednotný systém pracovnej dokumentácie; 08
jednotný dokumentačný systém dôchodkový fond Ruská federácia; 09
jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. 10
Pre každý jednotný dokumentačný systém platí a štátna norma. Vývojári USDD sú príslušní ministerstvá (oddelenia), vykonávanie koordinácie v určitom odvetví činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie - za organizačné a administratívne dokumenty.
Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD.
Jednotný formulár dokumentu (UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami, ktoré je potrebné riešiť v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.
Nevyhnutný dokument je povinným prvkom v dizajne úradného dokumentu, ako je podpis, pečať, text atď.
Súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaný v určitom poradí, sa nazýva formulár dokumentu.
Každý typ dokumentu (objednávka, úkon, list atď.) má svoj vlastný súbor podrobností. ale zjednotenie dokumentovv každom systémevykonaná zostavením kľúča rozloženia dokumenty pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe stanoviť optimálnu skladbu detailov pre daný dokumentačný systém, určité typy dokumentov, konkrétny dokument a pod. Kľúč rozloženia dokument je "model na zostavenie dokumentu, ktorý stanovuje rozsah, formáty, veľkosti polí, požiadavky na zostavenie štrukturálnej siete a základné detaily."
Teda v každý jednotný systém má kľúč rozloženia, na základe ktorých sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, jednotné požiadavky na úpravu detailov dokumentov. DDD by tiež malo vypracovať jednotné formy dokumentov používaných v tomto systéme.
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) je dokumentačný systém používaný v každej organizácii, inštitúcii, podniku.
Používanie USORD upravuje GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.
GOST sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty poskytované USORD (ďalej len dokumenty), - uznesenia, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy, ktoré zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj otázky riadenia, interakcie , zabezpečovanie a regulácia činností :
federálne vládne orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, vrátane zakladajúcich celkov Ruskej federácie, ktoré spolu s ruským jazykom ako štátnym národným jazykom orgány miestna vláda;
podniky, organizácie a ich združenia bez ohľadu na organizačnú a právnu formu druhu činnosti.
Táto norma špecifikuje:
zloženie detailov;
požiadavky na registráciu údajov;
požiadavky na formuláre a papierovanie;
požiadavky na výrobu, účtovanie, používanie a uchovávanie formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie, znakov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.
Medzinárodná normalizácia- ide o súbor medzinárodných organizácií pre normalizáciu a produkty ich činnosti - normy, odporúčania, technické správy a iné vedecko-technické produkty. Existujú tri takéto organizácie: Medzinárodná organizácia pre normalizáciu - ISO (ISO), Medzinárodná elektrotechnická komisia - IEC (IEC), Medzinárodná telekomunikačná únia - ITU (ITU).
Medzinárodná organizácia pre normalizáciu je najväčšia a najuznávanejšia z vyššie uvedených. Založená Medzinárodná organizácia pre normalizáciu v roku 1946 d) 25 národných organizácií pre normalizáciu. V skutočnosti jej práca začala v roku 1947.. Dvakrát bol zástupca spoločnosti Gosstandart zvolený za predsedu organizácie ISO (ISO) – International Standard Organization.
ISO definuje svoje ciele nasledovne: podporovať rozvoj normalizácie a súvisiacich činností vo svete s cieľom zabezpečiť medzinárodnú výmenu tovarov a služieb. Rovnako ako rozvoj spolupráce v intelektuálnej, vedeckej, technickej a ekonomickej oblasti. V posledných rokoch venuje ISO veľkú pozornosť štandardizácii systémov kvality. Praktickým výsledkom úsilia tejto organizácie je vypracovanie a publikovanie medzinárodných noriem. ISO pri ich vývoji zohľadňuje očakávania všetkých zainteresovaných strán – výrobcu produktov (služieb), spotrebiteľov, vládne kruhy, vedecké a technické a verejné organizácie.
V ruský systém asi polovica medzinárodných noriem ISO bola aplikovaná na normalizáciu.
Medzinárodné normy ISO nemajú štatút povinných pre všetky zúčastnené krajiny. Každá krajina na svete má právo ich uplatniť alebo neuplatniť. V Rusku bol prijatý nasledujúci postup implementácie medzinárodných noriem:
priama aplikácia medzinárodnej normy bez zahrnutia dodatočných požiadaviek;
používanie autentického textu medzinárodnej normy s dodatočnými požiadavkami odrážajúcimi potreby národného hospodárstva.
Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/
Úvod
V poslednej tretine 20. storočia, so začiatkom rozsiahleho využívania nových informačných technológií, vyvstala otázka potreby zjednotenia dokumentovaných informácií predovšetkým v oblasti manažmentu. V roku 1971 bolo prijaté osobitné nariadenie vlády ZSSR na urýchlenie prác na vytváraní jednotných dokumentačných systémov a klasifikátorov technických a ekonomických informácií. Ich vývoj prebiehal na základe systémov funkčnej dokumentácie.
U nás sa totiž po prvý raz v domácej a zahraničná prax bol vytvorený systém dokumentačnej podpory riadenia s cieľom stanoviť jednotný postup dokumentovania riadiacich činností naprieč štátom. Dostala meno EGSD-1973 (Jednotný systém vedenia štátnych záznamov). Celkovo bolo v Sovietskom zväze vyvinutých 16 jednotných dokumentačných systémov.
Zlepšenie systému riadenia spoločenskej výroby je vždy v centre pozornosti nášho štátu. Stačí pripomenúť, že modernú výrobu charakterizuje vysoká miera vedeckého a technologického pokroku. Jeho rozsah sa zväčšuje, ekonomické väzby sú čoraz komplikovanejšie. To všetko si vyžaduje neustále zlepšovanie činnosti administratívneho aparátu, zlepšovanie jeho štruktúry, zvyšovanie technického vybavenia manažérskej práce.
Efektívna činnosť administratívneho aparátu je neoddeliteľne spojená so správnou organizáciou práce s dokumentmi. Takmer žiadna z funkcií technologického riadenia spojená s informačnými zdrojmi, prípravou a rozhodovaním sa nezaobíde bez dokumentácie – procesu tvorby, vykonávania a spracovania dokumentov.
S dokumentáciou je spojená činnosť všetkých pracovníkov riadiaceho aparátu: od technických vykonávateľov až po manažérov všetkých úrovní. Niektorí tvoria dokumenty, iní zabezpečujú ich vyhotovenie a prenos a ďalší sa týmito dokumentmi riadia a rozhodujú sa na základe nich.
Pojem „dokument“ je definovaný Štátnou normou Ruskej federácie pre terminológiu kancelárskej práce a archivácie. Je povinný pre použitie v dokumentácii všetkých druhov: v učebniciach, manuáloch, technickej a referenčnej literatúre.
Dokument je prostriedok, ktorým sa rôznymi spôsobmi fixujú informácie o skutočnostiach, udalostiach, javoch objektívnej reality a ľudskej duševnej činnosti na špeciálny materiál. Pojem „dokument“ je teda odvodený od chápania informácie ako informácie. Informácie obsahujú informácie o niektorých udalostiach, ktoré odrážajú.
V každodennej práci podnikov vznikajú dokumenty o rôznych otázkach výrobných, ekonomických, finančných a spoločenských činností. Sú to príkazy, rozhodnutia, listy, akty, zmluvy, protokoly, vyhlásenia, telegramy, potvrdenia atď. Dokumenty, ktoré sa vyhotovujú v podnikoch, sa bežne nazývajú korešpondencia.
Súhrn prác súvisiacich s tvorbou dokumentov, ich evidenciou, triedením, pohybom, účtovaním a uchovávaním sa nazýva kancelárska práca.
Úspech podniku do značnej miery závisí od správnej organizácie kancelárskej práce. Kancelárske práce v podnikoch a inštitúciách sa vykonávajú na základe Unified štátny systém správa záznamov (EGSD), ktorej hlavné ustanovenia schvaľuje vyhláška Štátny výbor Rada ministrov Ruskej federácie.
Jednotný systém štátnej evidencie pomáha predchádzať nadbytočnosti a duplicite práce, pretože formuluje jednotné požiadavky a odporúčania na prípravu dokumentov, organizáciu pracovného toku, účtovníctvo a vyhľadávanie informácií, sledovanie používania dokumentov a ich zoskupovanie do prípadov.
Vedecká organizácia kancelárskej práce a kultúra jej konania majú pozitívny vplyv na celok ekonomická aktivita podnikov. Práca v kancelárii by mala byť jednoduchá a efektívna. Byrokracia a byrokracia v nej nemôže byť miesto.
V moderných podmienkach je hlavnou úlohou zabezpečiť ďalší rozvoj a zefektívnenie automatizovaných riadiacich systémov a počítačových centier, dôsledne ich spájať do celoštátneho systému zberu a spracovania informácií; rozšírenie výroby a využitia kancelárskej techniky na zefektívnenie kancelárskej práce a zlepšenie organizácie manažérskej práce.
Riešenie tohto problému musí byť nevyhnutne spojené so zefektívnením informačnej základne, zlepšením dokumentačných procesov. Najväčšiu efektivitu z využitia elektronickej výpočtovej techniky možno dosiahnuť zefektívnením všetkých prvotných informácií, ktorých hromadným nosičom je dokumentácia.
Zvyšovanie efektívnosti riadenia výroby je neoddeliteľné od skvalitňovania dokumentačných procesov na všetkých úrovniach riadenia, racionalizácie pracovného toku a vedeckej organizácie kancelárskej práce.
1. Zjednotenie riadiacich dokumentov
Zjednotenie- ide o redukciu akýchkoľvek objektov (vrátane dokumentov) na jednotný systém, formu, jednotnosť a redukciu počiatočnej množiny týchto objektov (napríklad formuláre alebo typy dokumentov, ich ukazovatele a podrobnosti). Zjednotenie nevyhnutne vedie k zavedeniu racionálnej (počas pomerne dlhého obdobia) jednotnosti v akejkoľvek oblasti činnosti, vrátane dokumentácie.
Zjednotenie dokumentov- ide o zjednotenie dokumentov do jednotného systému, formy, jednotnosti a redukciu pôvodného súboru tlačív alebo typov dokumentov, ich ukazovateľov a detailov. Zjednotenie nevyhnutne vedie k zavedeniu racionálnej na pomerne dlhú dobu jednotnosti v dokumentácii. Inými slovami, podstata zjednotenia dokumentov spočíva v znižovaní ich neodôvodnenej rôznorodosti zavedením racionálneho zloženia foriem dokumentov, ich jednotnosti prostredníctvom jednoty štruktúry, detailov, jazykových štruktúr a operácií spracovania, účtovania a uchovávania. Dokumenty. Zjednotením sa dosiahne zníženie počtu typov a foriem dokumentov odstránením nadbytočných a duplicitných dokumentov z reťazcov dokumentov, ktoré sa vyvinuli v systéme dokumentácie.
Riadiace dokumenty používané v rôznych oblastiach a riadiacich orgánoch by mali byť vypracované jednotným spôsobom. To vám umožňuje začleniť dokumenty do jednotného systému kancelárskej práce pre krajinu, prispieva k ich rýchlemu spracovaniu a realizácii, znižuje čas strávený prácou s dokumentmi nielen personálu kancelárie, ale aj všetkým zamestnancom administratívneho aparátu - od manažérov na radových zamestnancov.
Zjednotenie dokumentov je nastolenie jednotnosti v skladbe a formách riadiacich dokumentov vytvorených v procese implementácie rovnakého typu riadiacich funkcií a úloh, operácií na ich spracovanie, účtovanie a uchovávanie. Unifikácia umožňuje zefektívniť prácu s množstvom dokumentov, zjednodušuje a urýchľuje výmenu obchodných informácií.
Zjednotenie riadiacich dokumentov zahŕňa zjednotenie kompozície dokumenty vytvorené pri riešení manažérskych problémov, a zjednotenie formulárov Dokumenty.
Zjednotenie skladby dokumentov organizácia je výber a konsolidácia súboru dokumentov potrebných a postačujúcich na riešenie manažérskych problémov (v dôsledku toho môže byť skladba dokumentov organizácie výrazne znížená).
Zjednotenie foriem dokladov- ide o výber a konsolidáciu v jednotných formách dokumentov informačných ukazovateľov a podrobností zodpovedajúcich účelu dokumentov a zriadenie jednotné požiadavky na ich dizajn a vývoj.
Zjednotenie v kancelárskej práci môže byť buď samostatná práca a etapa v práci na normalizácii.
V súlade s článkom 2 federálneho zákona „o technický predpis» zo dňa 27.12.2002 č.184-FZ, štandardizácia - je „činnosť stanovovania pravidiel a charakteristík na účely ich dobrovoľného opätovného použitia , zamerané na dosiahnutie usporiadanosti vo sférach výroby a obehu výrobkov a zvýšenie konkurencieschopnosti výrobkov, prác alebo služieb.
Podľa tých istých článkov " štandardná ... je dokument, v ktorom je na účely dobrovoľného opätovného použitia ustanovená charakteristika produktu, pravidlá vykonávania a charakteristika procesov výroby, prevádzky, skladovania, prepravy, predaja a likvidácie, výkonu práce alebo poskytovania služieb. Norma môže obsahovať aj požiadavky na terminológiu, symboly, balenie, označovanie alebo etikety a pravidlá ich aplikácie.
Podstatou štandardizácie je vypracovanie optimálnych pravidiel a požiadaviek na prípravu, vykonávanie, účtovanie a uchovávanie obchodnej dokumentácie prijatej v r v pravý čas a odporúčané pre ich všeobecné a opakované použitie pri kancelárskej práci. Inými slovami, štandardizácia Dokumenty - ide o stanovenie jednotných noriem a pravidiel pre dokumenty s cieľom zefektívniť riadenie. Štandardizácia je výsledkom zjednotenia, jeho najvyššej formy.
Štandardizácia znamená erekcia v právna norma základné pravidlá a požiadavky na vypracovanie a vykonávanie riadiacich dokumentov. Vďaka štandardizácii vzniká obrovská masa dokumentov podľa rovnakých pravidiel, rýchlejšie a pre príjemcov ľahšie vnímateľných.
Výsledkom práce na unifikácii a štandardizácii môžu byť buď normy pre určité typy dokumentov (napríklad GOST 7.32-91. Správa o výskumných prácach. Pravidlá štruktúry a dizajnu) alebo ich prvky (napríklad GOST 9327. Spotrebný papier. Formáty ), as a o jednotných systémoch dokumentácie (napríklad GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu). Jednotné dokumentačné systémy pozostávajú zo súboru vzájomne prepojených foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov v určitých typoch riadiacich a obchodných činností.
2. Jednotný dokumentačný systém
Jednotný dokumentačný systém (UDS), podľa štandardizovanej definície je „dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti“ . Ako vidíme, túto definíciu odráža podstatu dvoch pojmov: „systémy dokumentácie“ a „zjednotenie dokumentov“.
Ak je dokumentačný systém tvorený na základe potrieb dokumentovania konkrétnej činnosti, potom je jednotný dokumentačný systém výsledkom zjednocovania dokumentov tohto systému: zjednotenie dokumentov do jednotného systému, formy, jednotnosti a redukcie počiatočnej sady tlačív resp. typy dokumentov, ich ukazovatele a podrobnosti. Unifikácia nevyhnutne vedie k zavedeniu racionálnej na pomerne dlhú dobu jednotnosti v dokumentácii.
Jednotný dokumentačný systém prispieva k:
1) zníženie nákladov na manuálnu prácu v informačných procesoch (v dôsledku toho sa od osoby vyžaduje minimálne úsilie na vyplnenie alebo prečítanie dokumentov);
2) rozšírené používanie elektronických počítačov, pretože jednotné formy dokumentov sú vhodné na elektronické spracovanie (to sa dosahuje zabezpečením softvérovej, technickej a informačnej kompatibility dokumentov, vývojom vhodných foriem dokumentov, klasifikátorov, slovníkov atď.);
3) zefektívnenie informačných tokov;
4) zníženie počtu dokumentov;
5) ďalšie zlepšenie kultúry dokumentov a kultúry informácií vo všeobecnosti.
Toto všetko spolu umožňuje zvýšiť efektivitu riadenia, keďže sa dosahuje vyššia efektivita pri získavaní kvalitných informácií, znižuje sa počet chýb v dokumentoch, obmedzujú sa manuálne operácie, zvyšuje sa kreatívny charakter manažérskej práce a finančné náklady. pre prácu s dokumentmi sú znížené.
To platí nielen pre Ruská sféra pracovať s dokumentmi. Podľa štúdií uskutočnených v Spojených štátoch teda náklady na individuálne zostavený a vytlačený úradný list dosiahli sumu 3,75 USD, zatiaľ čo náklady na zostavenie formulárového listu, teda jednotného dokumentu, boli iba 25 centov.
Štandardizácia je formou právnej konsolidácie výsledkov zjednocovania. USD je preto súborom štátnych noriem, ktoré po prvé určujú hlavné ustanovenia jednotného systému a po druhé, jednotný formulár všetky dokumenty v ňom obsiahnuté. Inými slovami, jednotný dokumentačný systém (UDS) zahŕňa: 1) štátne normy; 2) jednotné formy dokumentov, 3) usmernenia o ich žiadosti. Jadro celého USDD tvoria jednotné formy dokumentov.
Formulár jednotného dokumentu- ide o „súbor podrobností vytvorených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti, a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií“ .
V závislosti od úrovne schválenia sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:
všeruský;
Priemysel (oddelenie);
Formuláre dokumentov subjektov federácie;
Formuláre dokumentov združení, podnikov, organizácií.
Celoruské jednotné formy sú medzisektorové. Tieto formuláre sa používajú na dokumentáciu typických procesov riadenia, ktoré sú vlastné všetkým organizáciám, bez ohľadu na typy činností a organizačné a právne formy. Tieto formuláre sú schválené na federálnej úrovni. Vývojármi jednotných formulárov na celoruskej úrovni sú Federálna archívna agentúra, federálna službaštátna štatistika, Ministerstvo financií Ruska, Centrálna banka Ruskej federácie. Národné jednotné formy dokumentov sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách, podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva. Príklad jednotných foriem dokumentov pre národnej úrovni môže slúžiť ako jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby, schválené uznesením Štátneho výboru Ruskej federácie pre štatistiku zo dňa 5. januára 2004 č.1.
Spolu s medzisektorovými dokumentačnými systémami existujú formy dokumentov, ktoré odrážajú špecifiká informačnej podpory pre konkrétne odvetvia alebo jednotlivé organizácie. Táto špecifickosť môže byť dvoch typov: 1) špeciálna Ďalšie požiadavky na informácie pre riešenie typických riadiacich funkcií, napríklad evidencia prijímania, pohybu a prepúšťania personálu v školstve, zdravotníctve a pod.; 2) špecifická činnosť, na vykonávanie ktorej sa v skutočnosti vytvorilo toto alebo toto odvetvie činnosti a jej riadenie. Tento typšpecifická dokumentácia určite existuje, keďže tieto dokumenty zaznamenávajú hlavné činnosti odvetvia, napríklad zdravotná dokumentácia (predpisy, práceneschopnosť, anamnéza atď.); archívna dokumentácia (opisy prípadov, osvedčovacie listy, návody atď.); dokumentácia geologického prieskumu (mapy, profily, súbory vrtov atď.); vzdelávacia dokumentácia (rozvrhy, postupové listy, programy kurzov atď.). Otázky určovania zloženia tejto dokumentácie, jej informačného obsahu, vnútornej organizácie a dizajnu riešia oddelenia a (alebo) iné organizácie oficiálne označené ako vedúce v určitej oblasti činnosti, napríklad Ruská štátna knižnica - napr. ostatné knižnice v krajine. Priemyselné formy dokumentov majú normatívny charakter v rámci administratívneho (rezortného) systému napríklad súdna, notárska a pod. dokumentácia, alebo pre všetky organizácie zaoberajúce sa špecifickými činnosťami, napríklad poisťovacia, zdravotná a pod. dokumentácia.
Podoby dokumentov subjektov federácie sú schvaľované na úrovni krajov, krajov, území, republík, samospráv a odrážajú špecifiká dokumentovania činnosti týchto subjektov. Použitie takýchto formulárov sa rozširuje na organizácie a inštitúcie v jurisdikcii príslušných subjektov Ruskej federácie.
Na miestnej úrovni sa vypracúvajú, schvaľujú a uplatňujú formy dokumentov združení, podnikov, organizácií.
Zjednotenie formy dokumentov zlepšuje ich kvalitu, keďže obsah jednotnej formy zahŕňa optimálny počet porovnateľných ukazovateľov, potrebné detaily. Tento formulár je racionálny z hľadiska umiestnenia detailov, poskytuje pohodlné spôsoby vyplnenia a zostavenia. Používanie jednotných formulárov v praxi prináša výrazný efekt v dôsledku znižovania nákladov na zostavovanie, výrobu, spracovanie dokumentov, ich prenos a spracovanie. To všetko vám umožňuje urýchliť prechod dokumentov v organizácii, optimalizovať pracovný tok. Zlepšenie obsahu dokumentov umožňuje zlepšiť ich kvalitu, optimalizovať úlohy riadenia získavaním potrebných a dostatočných informácií.
Výsledky zjednotenia zloženia dokumentov sú stanovené v Tabuľke foriem dokumentov a výsledky zjednotenia foriem dokumentov - v Albume formulárov dokumentov.
Za účelom zníženia počtu tlačív dokumentov používaných na prísne zákonnej a funkčnej báze na ministerstvách, rezortoch, konkrétnych organizáciách sa v nadväznosti na výsledky zjednocovania vypracovávajú Tabuľky jednotných foriem dokumentov.
Tabuľka jednotných foriem dokumentov- toto je "zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré je možné použiť" .
Vzorový pracovný výkaz je jednotný regulačný dokument, ktorý predstavuje zoznam jednotných foriem dokumentov potrebných a postačujúcich na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností podniku, s popisom ich právneho postavenia, hlavných etáp prípravy a prechod, odovzdanie a ustanovené povinné tlačivo. Vykazovacia karta je v praxi skutočným spôsobom, ako zefektívniť proces dokumentovania či zostavovania dokladov, ako vytvoriť vizuálnu schému na fixovanie všetkých typov činností v dokladoch. Vysvedčenie stanovuje prísne pravidlá pre túto fixáciu, pokiaľ ide o miesto, čas, osoby s rozhodovacou právomocou a formu dokumentu. Pracovný výkaz by mal obsahovať všetky dokumenty bez ohľadu na to, kto a na akom médiu sú vyhotovené.
Tabuľka formulárov dokumentov v súčasnej činnosti plní funkciu referenčnej knihy, ktorá v usporiadanej forme obsahuje formuláre dokumentov používaných organizáciou na dokumentáciu vlastných riadiacich činností a umožňuje rýchle vyhľadávanie potrebných formulárov dokumentov. s uvedením všetkých alebo hlavných etáp prípravy a vyhotovenia dokumentu.
List tlačív dokumentov je určený pre:
Optimalizácia zloženia foriem dokumentov používaných v organizácii a ich konsolidácia do jedného regulačného dokumentu;
Klasifikácia foriem dokumentov používaných v činnosti organizácie podľa funkcií a oblastí činnosti;
Zjednotenie a regulačná konsolidácia postupu prípravy dokumentov v organizácii;
Zjednotenie formulárov dokumentov;
Zefektívnenie dokumentačnej základne organizácie za účelom zvýšenia efektívnosti využívania počítačových informačných technológií v riadiacich činnostiach.
Právnym základom pre vypracovanie Tabuľky jednotných foriem dokumentov je zodpovedajúci záznam v Systéme riadenia štátnej dokumentácie (GSDM): „zloženie riadiacich dokumentov vytvorených v organizáciách je určené ich kompetenciou a funkciami, postupom pri riešení problémov , objem a povaha vzťahu medzi organizáciami a je stanovená v tabuľke dokumentov“. V súlade s GSDOU musí byť Tabuľka formulárov dokumentov zostavená v každej organizácii. Používanie dokumentov, ktoré nie sú uvedené v tabuľke, je zakázané. GSDOU poskytuje približná forma Tabuľka jednotných foriem dokumentov organizácie. Je vo forme tabuľky. Schéma vysvedčenia je založená na klasifikácii funkcií vykonávaných všetkými oddeleniami organizácie.
Spolu s vývojom dochádzkového listu formulárov dokumentov je vhodné vytvoriť album formulárov dokumentov obsahujúci formuláre dokumentov zahrnuté do pracovného listu a fixujúci výsledky zjednotenia zloženia a foriem dokumentov organizácie. Formuláre Album aj List dokumentov schvaľuje vedúci organizácie. Formuláre dokumentov sú navrhnuté na základe Albumu formulárov dokumentov.
Album formulárov dokumentov obsahuje jednotné formy dokumentov zaradených do dochádzkového listu a konsoliduje výsledky zjednotenia skladby a foriem dokumentov organizácie podľa riadiacich funkcií.
Národné jednotné formy dokumentov sú vypracované s prihliadnutím na možnosť ich počítačového spracovania. Sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.
Album formulárov dokumentov- zbierka referenčných jednotných foriem dokumentov potrebných na dokumentárnu podporu riadenia tejto konkrétnej organizácie, inštitúcie, podniku
Album formulárov dokumentov v organizácii by mal byť prezentovaný v dvoch verziách:
Papier (referenčný vzor), ktorý je uložený v správe kancelárie organizácie (v kancelárii);
Elektronická kópia, ktorá by mala byť na každej pracovnej stanici.
Charakteristické črty albumy jednotných foriem dokumentov zahrnutých v jednotných systémoch manažérskej dokumentácie sú:
Jednotnosť v konštrukcii formulárov a regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme; vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov, ako aj údajov v nich tradične zahrnutých, ale nepoužívaných pri riešení konkrétnych problémov, čo umožňuje dosiahnuť jednorazový vstup informácií v procese riešenia manažérskeho problému;
Jednota použitej terminológie a symbolov, čo umožňuje dosiahnuť porovnateľnosť ukazovateľov pri prechode z jednej úrovne riadenia na druhú az jedného systému do druhého na základe zjednotenia algoritmov tvorby ukazovateľov a dokumentov;
Určitý konečný súbor detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentu a vytvorenie jednotných modelov pre konštrukciu typov dokumentov a špecifických formulárov;
Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy a špecifikovaných v prípadoch špecifických znakov.
Používanie časového rozvrhu a albumu formulárov dokumentov poskytuje:
Súlad použitých foriem dokumentov s úlohami, ktoré sa majú riešiť;
Efektívnosť pri implementácii riadiacich funkcií;
Zníženie nákladov na pracovný čas na prípravu, vyhotovenie a spracovanie dokumentov.
DDD sú štandardizačnými orgánmi a vývojármi považované za povinné pre všetky riadiace štruktúry a organizácie, ktoré používajú rôzne technológie na podporu dokumentácie riadenia (DOW).
Najrozsiahlejším z hľadiska skladby úloh a dokumentov je súbor regulačných dokumentov (noriem) a na ich základe vypracované jednotné systémy riadiacej dokumentácie, zahŕňajúce niekoľko stoviek foriem dokumentov.
Najucelenejší súbor jednotných systémov manažérskej dokumentácie a zodpovedajúcich foriem dokumentov predstavuje celoruský klasifikátor manažérskej dokumentácie OK 011-931 (OKUD), kde každý typ dokumentu dostal svoje kódové označenie, určené príslušnosťou k jednému z DDD a miesto v rámci tohto systému. Toto kódové označenie potvrdzuje súlad so štandardnou vzorkou schválenou na povinné použitie.
V súčasnosti existujú v Ruskej federácii nasledujúce jednotné systémy riadiacej dokumentácie.
3. Unificitované dokumentačné systémy
1. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie:
Dokumentácia o založení organizácie, podniku;
Dokumentácia o reorganizácii organizácie, podniku;
Dokumentácia o likvidácii organizácie, podniku;
Dokumentácia o privatizácii štátnej a mestské organizácie, podniky;
Dokumentácia manažérska činnosť podniková organizácia
Dokumentácia o organizačnej a normatívnej regulácii činnosti organizácie, podniku;
Dokumentácia o prevádzkovom a informačnom riadení činnosti organizácie, podniku;
Pracovná dokumentácia;
Dokumentácia o prepustení z práce;
Nechajte dokumentáciu;
Dokumentácia o registrácii stimulov;
Dokumentácia o evidencii disciplinárnych sankcií.
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) má osobitný význam pre prácu v kancelárii . S väčšinou dokumentov tohto systému pracujú takmer všetky administratívne služby bez ohľadu na smerovanie organizácie a jej organizačnú a právnu formu.
USORD zahŕňa štátna norma, album jednotných foriem dokumentov a návodov na ich vyplnenie a aplikáciu
Štátna norma pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu mala niekoľko vydaní, z ktorých prvé bolo uvedené do platnosti v roku 1972 vyhláškou o štátnej norme Ruska zo dňa 3.03.2003 č. Schválené podľa GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie“, ktorý nadobudol účinnosť 1. júla 2003. Táto norma stanovuje základné pravidlá pre papierovanie, požiadavky na obsah formulárových informácií, postup pri adresovaní, odsúhlasovaní, podpisovaní, schvaľovaní ORD.
2. Unifcitovaný systém prvotnej účtovnej dokumentácie:
Dokumentácia o vyúčtovaní práce a jej úhrade;
Dokumentácia o účtovaní dlhodobého a nehmotného majetku;
Dokumentácia o účtovaní hotovostných transakcií;
Dokumentácia o zaúčtovaní materiálu evidencia o zaúčtovaní výsledkov inventarizácie;
Dokumentácia o zaúčtovaní vecí nízkej hodnoty a opotrebovania;
Dokumentácia o účtovaní prác v investičnej výstavbe a opravárenských a stavebných prácach;
Dokumentácia o účtovaní poľnohospodárskych produktov a surovín;
Dokumentácia o účtovaní pohybu obilia;
Dokumentácia o účtovaní pohybu iných rastlinných produktov;
Dokumentácia o zaznamenávaní pohybu zvierat;
Dokumentácia o účtovaní pohybu produktov živočíšnej výroby;
Dokumentácia pre účtovníctvo pre predaj produktov;
Dokumentácia pre účtovanie produktov, inventárnych položiek v skladových priestoroch;
Dokumentácia o účtovaní prevádzky stavebných strojov a mechanizmov;
Dokumentácia o zaúčtovaní prác v motorovej doprave.
3. Jednotný systém bankovej dokumentácie:
Platobná dokumentácia pre bezhotovostné platby;
Dokumentácia o emisných hotovostných a rozpočtových transakciách;
Poradenská dokumentácia;
Dokumentácia o organizácii menovej regulácie a menovej kontroly;
Dokumentácia na kontrolu vyrovnania s použitím avíz medzi inštitúciami Ruskej banky;
Dokumentácia o úverových operáciách bánk;
Dokumentácia o peňažnom obehu;
Bankové výkazníctvo;
Dokumentácia depozitného účtovníctva.
4. Jednotný systém rozpočtovej finančnej, účtovnej a vykazovacej dokumentácie:
Finančná dokumentácia;
Dokumentácia k vykazovaniu rozpočtu;
Dokumentácia o rozpočtovom účtovníctve;
Dokumentácia výkazníctva výkonu federálny rozpočet predložené vláde Ruskej federácie;
Dokumentácia k finančným výkazom o plnení federálneho rozpočtu na predloženie do účtovná komora Ruská federácia.
5. Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie:
Dokumentácia o inštitucionálnych transformáciách v ekonomike, rozvoji neštátneho sektora;
Dokumentácia o makroekonomických ukazovateľoch a ekonomických bilanciách;
Dokumentácia o príjmoch a životnej úrovni obyvateľstva;
Vedecká a inovačná dokumentácia;
Dokumentácia o demografii a trestných činoch;
Dokumentácia o ekonomickej aktivite obyvateľstva, mzdových a pracovných podmienkach zamestnancov;
Dokumentácia o veľkoobchode;
Finančná dokumentácia (verejné financie a peňažný obrat, organizačné financie);
Dokumentácia prírodné zdroje a ochranu životné prostredie, bývanie a komunálne služby, zdravotníctvo, cestovný ruch a rekreácia, školstvo a kultúra, platené služby;
Dokumentácia o priemyselných štatistikách;
Poľnohospodárska dokumentácia;
Stavebná dokumentácia;
Dokumentácia o zahraničnej ekonomickej činnosti;
Dokumentácia maloobchod a stravovanie;
Dokumentácia o doprave a komunikácii;
Dokumentácia o cenách a tarifách;
Investičná dokumentácia.
6. Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov:
Vykazovanie účtovnej dokumentácie;
Účtovné registre;
Primárna účtovná dokumentácia;
Formy prísneho podávania správ.
7. Jednotný systém dokumentácie práce:
Dokumentácia o stave trhu práce;
Dokumentácia o pracovnoprávnych vzťahoch;
Dokumentácia o ďalšom vzdelávaní zamestnancov orgánov práce;
dokumentácia o ochrane práce;
Dokumentácia o minimálnych spotrebiteľských rozpočtoch;
Dokumentácia o odvolaniach na úradoch práce.
8. Jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie:
Dokumentácia o účtovníctve a rozdeľovaní finančných prostriedkov;
Dokumentácia o plánovaní a hospodárskej činnosti;
Dokumentácia o kontrolnej a overovacej činnosti.
9. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu:
Prevádzková a obchodná dokumentácia;
Prepravná dokumentácia;
Dokumentácia o vysporiadaní zahraničného obchodu;
Poisťovacia dokumentácia zahraničného obchodu;
Dokumentácia vystavená pri dovoze (vývoze) ;
Prepravná dokumentácia zahraničného obchodu;
Zasielanie dokumentácie zahraničného obchodu.
Všetky jednotné systémy zahŕňajú štandardy, súbory špecifických dokumentov podľa potreby aktualizované, ako aj regulačné a metodické materiály na vypĺňanie a uplatňovanie týchto dokumentov.
Jednotnosť značného počtu riešených úloh, jednotné technológie ich dokumentácie, opakovateľnosť značného množstva povinných informácií umožnili pre praktické účely identifikovať množstvo ďalších jednotných dokumentačných systémov a základných požiadaviek na ich dokumentáciu. aplikácie.
Prvý z týchto systémov by mal byť Štátny systém noriem a špecifikácií(GSS). Systém, vyvinutý po prvý raz v roku 1965, zahŕňa štátne normy, ktoré definujú hlavné ciele a zámery normalizácie, organizáciu a metodiku vykonávania normalizačných prác v krajine; postup pri vývoji, implementácii, obehu noriem a inej regulačnej a technickej dokumentácie, pri vykonávaní ich zmien; organizácia štátneho dozoru a rezortná kontrola na ich implementáciu a presadzovanie.
V rámci tohto systému sa definujú normalizačné objekty, kategórie a typy vytváraných noriem: štátne, priemyselné normy a technické údaje, normy konkrétnych podnikov, ako aj jednotné pravidlá pre tvorbu, obsah a prezentáciu noriem bez ohľadu na ich druh a kategóriu až po požiadavky metrologickej podpory a bezpečnosti obsiahnuté v normách a technologických podmienkach.
V roku 1971 bol vyvinutý hlavný súbor viac ako 20 noriem a usmerňovacie dokumenty - jeden systém technologická dokumentácia (ESTD). Hlavný bol nazývaný preto, lebo svojim zložením mohol riešiť rôzne úlohy v oblasti evidencie a obehu technologickej dokumentácie ako napr. všeobecný účel, a špecializuje sa na druhy práce v podnikoch a organizáciách bez ohľadu na ich druh a charakter výroby. Komplex nainštalovaný všeobecné ustanovenia a účel jednotného systému, všeobecné požiadavky spojené s vývojom foriem technologické dokumenty, vyhotovenie formulárov dokumentov a vyhotovenie technologických podkladov, pravidlá vyhotovenia hlavných nápisov, pravidlá vyhotovenia podkladov s prihliadnutím na ich automatizované spracovanie, úplnosť podkladov, terminológiu, požiadavky na skladbu podkladov. klasifikátory technických a ekonomických informácií používané v dokumentoch.
Štruktúra a obsah podobný Jednotný systém projektovej dokumentácie(ESKD), vytvorené paralelne. Štandardizácia projektovej dokumentácie sa vykonáva v rámci medzinárodných požiadaviek ISO/TKU „Technické výkresy“ a IEC/TKZ „Grafické symboly“.
Každý z vyššie uvedených systémov obsahuje predpisov, ktoré určujú postup pri vyhotovení a vyhotovení príslušných dokladov, organizáciu ich účtovníctva, skladovacie znaky.
existuje dva systémy dokumentácie pre výrobné účely: Jednotný systém projektovej dokumentácie na investičná výstavba a Jednotný systém technologickej prípravy výroby (strojárenské výrobky, prístrojová a automatizačná technika). blízko k nim a Jednotný systém noriem pre automatizované systémy riadenia, Jednotný systém programovej dokumentácie, Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
V posledných rokoch sa aktívne dopĺňajú o nové regulačné dokumenty Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie(SIVID), najmä štandardy pre správu dokumentov v kontexte využívania výpočtovej techniky.
Práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov prebiehajú aj v zahraničí (v Belgicku, Veľkej Británii, Nórsku, Švédsku, Nemeckej spolkovej republike, Čínskej ľudovej republike a ďalších krajinách). Táto práca zahŕňa medzinárodné organizácie vrátane ISO, EEC a ďalších.
Jednotné dokumentačné systémy priamo súvisia s klasifikátormi technických, ekonomických a sociálnych informácií.
Záver
Zjednotenie dokumentov teda spočíva v zavedení jednotnosti zloženia a foriem riadiacich dokumentov, ktoré stanovujú vykonávanie rovnakého typu riadiacich funkcií. Štandardizácia dokumentov je formou právnej konsolidácie uskutočneného zjednotenia a stupňa jeho vynútiteľnosti. Boli stanovené tieto kategórie noriem: štátne normy (GOST), priemyselné normy (OST), republikové normy (RST). Unifikácia dokumentov sa uskutočňuje s cieľom znížiť počet používaných dokumentov, štandardizovať ich formy, zlepšiť kvalitu, znížiť náročnosť ich spracovania a dosiahnuť informačnú kompatibilitu. rôzne systémy dokumentáciu o podobných a súvisiacich riadiacich funkciách, viac efektívne využitie počítačová technológia.
Zjednocovacie práce zahŕňajú:
Rozvoj jednotného systému správy dokumentov (UDS), ktorý vykonávajú ministerstvá a útvary zodpovedné za príslušné systémy dokumentácie;
Realizácia medzirezortných (medzirezortných) DDD v rámci republikových a odvetvových DDD;
Udržiavanie USDD a Odvetvového klasifikátora technickej a ekonomickej dokumentácie (OKTEI) za účelom zachovania spoľahlivosti informácií a ich ďalšieho rozvoja;
Vývoj komplexov odvetvovo špecifických jednotných foriem dokumentov, ktoré odrážajú špecifiká odvetvia a nie sú zahrnuté v DUR, ako aj ich štátna registrácia;
Vývoj sektorových klasifikátorov technických a ekonomických informácií odrážajúcich špecifiká odvetvia.
zjednotenie manažérskej právnej dokumentácie
Bibliografia
1. Berezina N. M., Lysenko L. M., Vorontsova E. P. Moderné kancelárske práce. 3. vyd. - Petrohrad: Piter, 2007. - 224 s.
2. Veľký encyklopedický slovník. - M., 1991. - S. 526.
3. Bukin V.P., Ordinartseva N.P. Štandardizácia a kvalita produktov: Návod/ Pod všeobecné vydanie Doktor technických vied, profesor G.P. Šlykov. - Penza: TSNTI, 2004. - 107 s.
4. GOST 17914-72. Kryt puzdier na dlhodobé skladovanie. Typy, veľkosti, technické požiadavky. - M., 1972.
5. GOST R 51141-98. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície. -M., 1998.-S. 2, položka 34.
6. GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie . -M., 2003.-19 s.
7. Kirsanová M.V. Moderná kancelárska práca: učebnica. - 2. vyd., opravené. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibírska dohoda, 2001. - 288. roky.
8. Krylova G. D. „Základy normalizácie, certifikácie, metrológie“. Učebnica pre stredné školy. Moskva: Jednota-Dana. 1999
9. Organizácia práce s dokumentmi: Učebnica / V.A. Kudryaev a ďalší - M.: INFRA-M, 1999, 575 s.
10. Rumunská L. A. Kancelárske práce: Učebnica pre žiakov. stredné inštitúcie. Prednášal prof. vzdelávanie, študenti právnych odborov. -M.: Majstrovstvá, 2002. - 208 s.
11. Shishkin I. F. "Metrológia, štandardizácia a riadenie kvality". Učebnica. M.: Vydavateľstvo noriem. 1990
Hostené na Allbest.ru
...Podobné dokumenty
Štúdium všeobecných požiadaviek na organizačnú a administratívnu dokumentáciu. Princípy zjednotenia a štandardizácie riadiacich dokumentov. Pravidlá evidencie detailov organizačno-právnej, administratívnej a informačno-referenčnej dokumentácie.
abstrakt, pridaný 17.05.2011
Všeobecné požiadavky do organizačnej a administratívnej dokumentácie. Zjednotenie a štandardizácia riadiacej dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Podrobnosti o organizačných a administratívnych dokumentoch.
diplomová práca, pridané 2.10.2009
Systém administratívnej dokumentácie organizácie a jej príprava. Tok dokumentov, jeho hlavné fázy, formy dokumentov. Zlepšenie systému zjednotenia organizačnej a administratívnej dokumentácie v organizácii na príklade LLC "Universal-Service".
semestrálna práca, pridaná 16.11.2014
Zdôvodnenie problému unifikácie a štandardizácie riadiacich dokumentov ako faktora zvyšovania produktivity manažérskej práce. Štúdium jednotných dokumentačných systémov. Štúdia zloženia a umiestnenia hlavných detailov dokumentu.
abstrakt, pridaný 04.07.2014
Informačná podpora zvládanie. Jednotné formy dokumentov ako výsledok zjednotenia a následnej regulačnej konsolidácie. Klasifikácia, kódovanie, racionalizácia pracovného toku. Technológia na vykonávanie zmien v jednotných formulároch.
abstrakt, pridaný 24.10.2013
Charakteristika zjednocovania a štandardizácie riadiacich dokumentov. Pojem normalizácie, charakteristika normalizačných objektov. Medzinárodné a domáce skúsenosti v študijnej oblasti. Zjednotenie dokumentov – ich uvedenie do jednotného systému, formulára.
semestrálna práca, pridaná 13.01.2011
Koncepcia a funkčné znaky, štúdium praktickej organizácie daného systému administratívnej dokumentácie. Identifikácia existujúcich nedostatkov a vypracovanie návrhov na zlepšenie tohto procesu, jeho informačných zdrojov.
prezentácia, pridané 23.02.2015
Zjednotenie a štandardizácia dokumentov. GOST R6.30-2003: rozsah normy, typy formulárov. Evidencia detailov organizačných a administratívnych dokumentov. Normatívny a metodický základ kancelárskej práce. Zmluvná a právna dokumentácia.
návod, pridané 04.07.2011
Vlastnosti, všeobecné a špeciálne funkcie dokumentov. Analýza organizačnej a administratívnej dokumentácie LLC "Atek". Účel a význam klasifikácie podnikových dokumentov, ich rozdelenie do skupín na základe obsahu, formy zostavenia a ďalších znakov.
ročníková práca, pridaná 24.01.2012
Vlastnosti systému kancelárskej práce a zjednotenie dokumentov. Systém spisovnej, kolegiálnej a ministerskej spisby v rôznych historické obdobia. Ruskí pisári 18.-20. storočia. Koncept vzorových textov. Obdobie sovietskej kancelárie.
Výsledkom mnohoročného úsilia o zlepšenie dokumentácie bolo viac ako 35 000 foriem plánovacích, účtovných, finančných a iných dokumentov, konsolidovaných v r. Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie(OKUD).
Každý z dokumentov dostal kódové označenie určené príslušnosťou k jednému z jednotných dokumentačných systémov a umiestnením dokumentu v tomto systéme. Toto kódové označenie potvrdzuje jeho právo na existenciu a zhodu so štandardnou vzorkou schválenou na povinné používanie.
Kódy formulárov podľa OKUD sú umiestnené v hornej časti dokumentu, neexistuje však presné jedno miesto pre všetky formuláre: keďže kód formulára sa tradične uvádza v liste za údajmi o adrese nad indexom.
Jednotné systémy manažérskej dokumentácie sa vyvíjajú na základe:
Ø jednotnosť konštrukcie formulárov dokladov; regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme; vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov, ako aj údajov v nich tradične zahrnutých, ktoré sa však nepoužívajú pri riešení konkrétnych problémov, s cieľom zadať informácie raz v procese riešenia manažérskeho problému;
Ø jednota používanej terminológie a symbolov za účelom porovnateľnosti ukazovateľov pri prechode z jednej úrovne riadenia na druhú az jedného systému do druhého na základe zjednotenia algoritmov tvorby ukazovateľov a dokumentov;
Ø stanovenie množiny detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentov a vytvorenie jednotných modelov na zostavenie množiny ich typov vhodných pre strojové spracovanie aj pre vnímanie človekom;
Ø Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy a špecifikovaných v prípadoch, keď existujú špecifické znaky.
Jednotné systémy dokumentácie(AMERICKÝ DOLÁR) - súbor foriem dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, fungujúcich v určitom odbore činnosti(manažment, financie atď.). Je potrebné DDD znížiť objem dokumentov a znížiť náklady na zostavovanie a spracovanie dokumentov
ü jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD);
ü jednotný systém primárnej účtovnej dokumentácie (USPUD);
ü jednotný systém bankovej dokumentácie (USBD);
ü jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie pre rozpočtové inštitúcie a organizácie (USFUOBD);
ü jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie (USOSD);
ü jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov (USUOBD);
ü jednotný systém dokumentácie práce (USDT);
ü jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie (USDPF RF)
ü Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu (USVD)
Jednotný dokumentačný systém(AMERICKÝ DOLÁR) - ide o dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti. Rozvoj jednotných dokumentačných systémov je spojený s automatizáciou riadiacich procesov, postupov tvorby, spracovania a prenosu dokumentov. Jednotný dokumentačný systém zahŕňa jeden alebo dva štátne normy, na základe ktorých sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, ako aj inštruktážne a metodické materiály na ich implementáciu a aplikáciu.
Výsledkom práce na zjednotení dokumentov môže byť:
Ø celoruské jednotné formy;
Ø odvetvové jednotné formuláre;
Ø jednotné formy podnikových dokumentov.
V súčasnosti sú v Rusku v súlade s vyhláškou štátnej normy č.299 z 30. decembra 1993 vypracované nasledovné jednotné systémy riadiacej dokumentácie vrátane súborov dokumentov:
Pre každý jednotný dokumentačný systém bol vypracovaný štátny štandard. Vývojári USDD sú príslušní ministerstvách (oddelenia), ktoré vykonávajú koordináciu v určitej oblasti činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie - za organizačné a administratívne dokumenty. Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zaradených do jednotného systému dokumentácie (JÚD).
Formulár jednotného dokumentu(UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.
Rekvizity dokumentov - je povinným prvkom dizajnu úradného dokumentu, ako je podpis, pečať, text atď.
Nazýva sa súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaných v určitom poradí formulár dokumentu .
Všetky jednotné systémy obsahujú sady vzorových formulárov pre konkrétne dokumenty, ktoré sú podľa potreby aktualizované, ako aj regulačné a metodické materiály na vypĺňanie a uplatňovanie týchto dokumentov. . Takmer všetky jednotné formy dokumentov sú prispôsobené na dva prípady použitia ako príklady:
Vytváranie počítačových šablón;
Vytváranie formulárov na papieri pre ich rýchle ručné vypĺňanie.
Aplikácia dokumentov zahrnutých v USD, v podstate, nutne, zodpovednosť lebo toto treba znášať ako vedúci ministerstiev a oddelení a vedúcich združení, organizácií a podnikov . Štátny dozor na plnenie požiadaviek DDD vo verejnom sektore je poverený orgánmi normalizácie a metrológie a v neštátnom sektore - miestnych úradov výkonná moc.
Pre každý jednotný systém bol vypracovaný štátny štandard. Vývojári DDD sú príslušné ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú konkrétnu oblasť činnosti: Ministerstvo financií Ruskej federácie – pre účtovnú dokumentáciu, Federálny archív Ruskej federácie – pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu.
Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD. Vypracúvajú a schvaľujú jednotné formy dokumentov, pričom vždy zohľadňujú možnosť ich počítačového spracovania.
Národné jednotné formy dokumentov sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.
Kontrolné otázky
1. Aké sú hlavné ciele zjednocovania dokumentov?
2. Čo sa berie do úvahy pri zjednocovaní dokumentov?
3. Čo znamená dokumentačný systém?
4. Aké sú dokumentačné systémy?
5. Aká je zvláštnosť USORD?
6. Čo je to norma a aké typy noriem sa u nás používajú?
7. Čo je súčasťou súboru normatívnych dokumentov o normalizácii?
8. Kto vypracúva a schvaľuje normatívne dokumenty o normalizácii a kto kontroluje a dohliada na dodržiavanie ich požiadaviek?
9. Čo je DDD a aké DDD u nás poznáte?
10. Čo znamená náležitosť dokumentu?
12. Aký regulačný dokument upravuje používanie USORD?
Pod pojmom „zjednotenie dokumentov“ sa rozumie prevádzkareň jednotnosť zloženia a foriem riadiace dokumenty stanovujúce rovnaký typ riadiacich funkcií.
Jednotný dokumentačný systém (UDS) - ide o dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti (GOST-98).
Zjednotenie sa vykonáva s cieľom:
Zníženie neodôvodneného počtu dokumentov používaných pri činnosti organizácie;
· typizácia ich foriem (štruktúra, jazykové konštrukcie);
Zníženie nákladov (práce, materiálu, času) na prípravu a spracovanie dokumentov, ich účtovanie a uchovávanie;
· dosiahnutie informačnej kompatibility rôznych systémov dokumentácie.
Štandardizácia je proces stanovovania a uplatňovania pravidiel s cieľom zefektívniť činnosť v určitej oblasti za účasti všetkých zainteresovaných strán. Štandardizácia dokumentácie je formou právnej konsolidácie výsledkov zjednocovania.
Hlavným cieľom unifikácie a štandardizácie je vytváranie takých dokumentačných systémov, ktorých používanie je nákladovo efektívne, zvýši celkovú kultúru riadenia a povedie k zvýšeniu času na tvorivé prvky manažérskej práce.
Unifikácia a štandardizácia sú hlavnými smermi zlepšovania dokumentácie, čo vedie k znižovaniu nákladov na tvorbu riadiacich dokumentov.
Objekty unifikácia a štandardizácia v riadiacich činnostiach sú:
a) termíny a definície používané pri práci s manažérskymi informáciami (napríklad GOST "Práca v kancelárii a archivácia. Termíny a definície");
b) organizačné štruktúry inštitúcií, organizácií, podnikov (napríklad celoruský klasifikátor orgánov štátnej moci a manažment - OKOGU);
c) klasifikátory manažérskych funkcií;
d) riadiaca dokumentácia (OKUD).
Zjednotené dokumentačné systémy (UDS)
zahŕňajú:
Ú štátne normy pre dokumentáciu, ktoré stanovujú zloženie a obsah práce na zjednotení foriem dokumentov na rôzne funkčné účely;
Ú celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií (OK TESI), ktoré zabezpečujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v jednotných dokumentačných systémoch;
Ú jednotné formy dokladov (časový výkaz a album formulárov dokladov).
Mnohé postupy realizované v rámci správy záznamov musia byť vykonávané v súlade s jednotnými požiadavkami stanovenými štátnou a medzinárodné normy. Normalizácia v oblasti dokumentácie rieši problémy technickej a informačnej kompatibility nosičov informácií a technológií na jej spracovanie.
V súčasnosti sú vytvorené základy štátneho normalizačného systému Ruskej federácie federálny zákon zo dňa 27. decembra 2002 „O technickom predpise“ a skupina noriem systému „Štandardizácia v Ruskej federácii“ (GOST 2004-2005). Normy sa delia na medzinárodné - ISO, medzištátne, národné - GOST R, priemyselné - OST, normy organizácií - CO. Od roku 2005 bol vytvorený nový systém noriem v súlade s federálnym zákonom „o technickom predpise“.
Existuje mnoho štandardov súvisiacich so správou dokumentov. Medzi nimi:
© GOST 6.10.5-87 „Jednotné systémy dokumentácie. Požiadavky na konštrukciu dispozičného formulára“;
© GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície";
© GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu“;
© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“ atď.
Klasifikácia a kódovanie podliehajú sociálnym a ekonomickým objektom a ich vlastnostiam, informácie o ktorých sa využívajú pri činnostiach vlády a správy a sú obsiahnuté v jednotných dokumentačných systémoch.
TESI klasifikátory- ide o regulačné dokumenty obsahujúce systematický súbor názvov objektov prezentovaných ako klasifikačné skupiny a kódy, ktoré sú im priradené. Sú vytvorené za účelom spracovania informácií v automatizovaných informačných systémoch. V súčasnosti je vyvinutých a funguje 37 celoruských a pokračujúcich medzištátnych klasifikátorov. Všetky tvoria jednotný klasifikačný a kódovací systém TESI (ESKK TESI).
Záležiac na Oblasti použitia klasifikátory sa delia na celoruské, odvetvové a klasifikátory podnikov (organizácií). Z uhlu pohľadu obsahu klasifikátory rozdeľujú:
· na klasifikátory informácií o riadiacich dokumentoch, úlohách riešených v automatizované systémy hospodárenie, aktivity, ekonomické a sociálne ukazovatele:
- celoruský klasifikátor noriem - OKS,
- celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie - OKUD,
- celoruský klasifikátor produktov - OKP,
- celoruský klasifikátor mien - OKV,
- celoruský klasifikátor merných jednotiek - OKEI atď.;
· klasifikátory informácií organizačných štruktúr:
- celoruský klasifikátor orgánov verejnej moci a správy - OKOGU,
- celoruský klasifikátor podnikov a organizácií - OKPO,
- celoruský klasifikátor ekonomických regiónov - OKER;
· klasifikátory informácií o obyvateľstve a personáli:
- Celoruský klasifikátor informácií o obyvateľstve - OKIN,
- celoruský klasifikátor odborov vo vzdelávaní - OKSO,
- Celoruský klasifikátor povolaní robotníkov, pozícií zamestnancov a mzdových kategórií - OKPDRTR atď.
Súčasne s činnosťou na tvorbe klasifikátorov (od roku 1971) prebiehal vývoj jednotných systémov určených pre použitie v automatizovaných riadiacich systémoch rôznych úrovní. V dôsledku dlhoročnej práce na zlepšovaní dokumentácie sa zjednotilo viac ako 3,5 tisíc foriem plánovacích, účtovných, finančných, organizačných, administratívnych a iných dokumentov, konsolidovaných v celoruskom klasifikátore riadiacich dokumentov (OKUD). Každý z dokumentov dostal kódové označenie určené príslušnosťou k jednej z KDR a umiestnením dokumentu v tomto systéme. Jadrom každého DDD sú formy dokumentov – teda fixné na určených miestach trvalé podrobnosti obsahujúce trvalé informácie.
Do roku 1993 sme mali viac ako 20 jednotných dokumentačných systémov a od roku 1993 bolo výnosom štátnej normy z 30. decembra 1993 schválených osem DDD:
1. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie - 8 skupín dokumentov (USORD).
2. Jednotný systém bankovej dokumentácie - 14 skupín dokumentov.
3. Jednotný systém finančného účtovníctva a výkazníctva rozpočtových inštitúcií a organizácií - 3 skupiny.
4. Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie - 13 skupín dokumentov.
5. Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov - 3 skupiny dokladov.
6. Jednotný systém dokumentácie práce - 6 skupín dokumentov.
7. Jednotný dokumentačný systém Penzijného fondu Ruskej federácie - 3 skupiny dokumentov.
8. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu - 6 skupín dokumentov.
Všetky jednotné systémy obsahujú referenčné vzory tlačív konkrétnych dokumentov, ktorých zloženie a obsah sa podľa potreby aktualizuje, ako aj regulačné a metodické materiály na vypĺňanie a aplikáciu týchto dokumentov. Za uplatňovanie foriem dokumentov zahrnutých v jednotných systémoch dokumentácie je zodpovedný vedúci organizácie. Štátny dozor nad dodržiavaním požiadaviek DDD vo verejnom sektore je zverený orgánom normalizácie a metrológie av neštátnom sektore orgánom miestnej samosprávy.
DDD sú teda formy dokumentov dovedené k čo najväčšej jednotnosti, kombinované do hlavných všeobecných riadiacich funkčných systémov a určené na použitie všetkými organizáciami bez ohľadu na úroveň riadenia a formu vlastníctva, využívajúce tradičné aj zmiešané, využívajúce počítač. technológie, spôsoby spracovania dokumentov.informácie.
Jednotné dokumentačné systémy sa vyvíjajú na základe:
Jednotnosť foriem dokumentov;
regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme;
vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov;
jednotnosť použitej terminológie a symbolov;
Stanovenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy.
Spolu s národnými dokumentačnými systémami existujú jednotné dokumentačné systémy, ktoré odrážajú špecifiká odvetvia (zdravotníctvo, školstvo, veda atď.) alebo činnosti podniku. Otázky určovania zloženia tejto dokumentácie, jej obsahu, vnútornej organizácie a dizajnu riešia útvary alebo iné organizácie, ktoré sú v konkrétnych oblastiach činnosti úradne určené ako vedúci. Odvetvové formy dokumentov majú normatívny charakter v rámci určitého odvetvia alebo oddelenia.
V posledných rokoch sa rozšírili podnikové normy, ktoré vychádzajú z medzinárodných požiadaviek, zaznamenaných v normách ISO.
Zjednotenie riadiacej dokumentácie zahŕňa zjednotenie kompozície a foriem dokumenty používané na dokumentáciu riadiacich dokumentov.
Zjednotenie zloženie dokumenty je do vyberte a opravte súbor dokumentov nevyhnutné a postačujúce na riešenie manažérskych problémov. V dôsledku zjednotenia skladby dokumentov sú vylúčené formuláre, ktoré nie sú spôsobené potrebou riadenia. Výsledky zjednotenia skladby dokumentov sú konsolidované v r list formulára dokumentu.
List formulárov dokumentov- ide o zoznam jednotných foriem dokumentov povolených na použitie, potrebných na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností, s popisom ich právneho stavu, štádia prípravy a prechodu (Príloha 67) .
List tlačív dokumentov je určený pre:
optimalizácia zloženia dokumentov a ich klasifikácie;
normatívna konsolidácia postupu prípravy riadiacich dokumentov v organizácii;
zjednotenie formulárov dokumentov;
· zefektívnenie dokumentačnej základne organizácie pre efektívne využitie výpočtovej techniky.
V súčasnej činnosti plní list formulárov dokumentov funkciu referenčnej knihy, ktorá obsahuje prehľadne všetky formy dokumentov, ktoré organizácia používa, a umožňuje vám rýchlo vyhľadať potrebné formy dokumentov.
Hárok formulárov dokumentov obsahuje:
a) formuláre dokumentov schválené regulačnými právnymi aktmi najvyššími orgánmi orgány a administratíva, orgány riadenia odvetvia a medzisektorová koordinácia;
b) formuláre používané v organizácii zaradenej do OKUD;
v) vnútorné formy dokumenty schválené predpisov túto organizáciu.
Všetky vybrané formy dokumentov sú klasifikované v súlade so zoznamom (klasifikátorom) funkcií organizácie, po ktorom sú zapísané do príslušných stĺpcov časového výkazu. Sekcie pracovného výkazu môžu byť názvy štruktúrnych divízií organizácie alebo názvy riadiacich funkcií (funkčný atribút).
Zjednotenie formulárov
dokladov spočíva vo výbere a konsolidácii do jednotných foriem dokladov informačné ukazovatele a podrobnosti
, zodpovedajúce účelu
niyu dokumentov a stanovenie jednotných požiadaviek na ich prípravu.
Výsledky zjednotenia tlačív dokladov sú zafixované v albume tlačív dokladov, ktorý sa využíva v činnosti ministerstiev, rezortov a organizácií. Album formulárov dokumentov - ide o súbor referenčných jednotných foriem dokumentov slúžiacich na dokumentáciu činnosti organizácie. Formulár jednotného dokumentu – ide o formulár s údajmi, ktoré sú povinné pre konkrétny typ dokumentu s jednotným testom. Účelom vytvorenia albumu formulárov dokumentov je regulovať formu a obsah dokumentov používaných v organizácii. Každý konštrukčný celok musí mať Vykazovačku a Album tlačív dokumentov a ich údržbu a kontrolu nad aplikáciou vykonáva služba podpory riadiacej dokumentácie.