Jasná, jednoduchá a, čo je najdôležitejšie, efektívna schéma pracovného toku v organizácii (príklady nižšie) je základom každého podnikania. Ako však ukazuje prax, nie všetci zamestnanci chápu potrebu správneho vyplnenia a včasného pohybu dokumentov.
Ako zjednodušiť pracovný postup a prinútiť podriadených?
Predtým, ako zistíte, či potrebujete zjednodušiť pracovný tok v konkrétnej organizácii, mali by ste pochopiť, aký typ pohybu dokumentov sa v spoločnosti používa a kde práca zlyhá.
Tok dokumentov sa teda uskutočňuje medzi dvoma skupinami osôb:
- zamestnanci produkujúci informácie (vedúci,)
- zamestnanci spracúvajúci prichádzajúce údaje (sekretár, logistik)
Podľa toho je celý tok dokumentov rozdelený na:
- prichádzajúce
- interiéru
- vychádzajúce
Prichádzajúca dokumentácia
Skutočný príklad schémy pracovného toku v organizácii:
Organizácia toku interných dokumentov
V tomto prípade hovoríme o pohybe dokumentov medzi oddeleniami vytvorenými v rámci tej istej spoločnosti. Môžu to byť príkazy, úkony.
Ako v tomto prípade vyzerá dobre organizovaný tok dokumentov:
- Zhotoviteľ vypracuje dokument a predloží ho na schválenie
- Nadriadený vedúci po podpísaní dokumentu ho odovzdá vedúcemu organizácie
- Vedúci rozhodne o schválení dokumentu a odovzdá ho referentovi
- Úradníčka po zaevidovaní písomnosti opäť postúpi exekútorovi
- Obratom exekútor po vykonaní rozhodnutia posiela zoznam výkonov referentovi, ktorý ho podáva do veci
Odchádzajúca dokumentácia
Komu odchádzajúci prúd dokumentácia zahŕňa manažérske informácie zasielané mimo organizácie (odpovede na prichádzajúce listy, ).
Dobre premyslený pracovný príklad schémy pracovného toku v organizácii:
- Dodávateľ pripraví dokument a predloží ho na schválenie priamemu nadriadenému
- Vedúci oddelenia zasiela dohodnutý dokument vedúcemu podniku
- Schválený dokument následne manažér odovzdá referentovi, ktorý ho zaeviduje a odovzdá špedičnej službe
Rýchly výpočet objemu pracovného toku
V prvom rade je potrebné poznamenať, že pravidlá pre výpočet a analýzu objemu pracovného toku sú uvedené v „Pravidlách kancelárskej práce“, ktoré boli schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15.6.2009 č. 477 (v znení zo dňa 07.09.2011).
Po druhé, musíte pochopiť, že takýto výpočet je možné vykonať len raz za mesiac, teda raz za 3 mesiace, raz za šesť mesiacov a raz za rok. V každej konkrétnej organizácii tento problém rieši vedúci pomocou interného poriadku.
Zároveň sa v každom prípade za základ výpočtu berú účtovné a registračné formuláre vyplnené referentmi v teréne.
Takže jedna účtovná jednotka je:
- pôvodný dokument
- kópia listiny, ale iba ak neexistuje originál a kópia v jednotnom čísle. Všetky ostatné kópie sa počítajú samostatne
- dokumenty priložené k Sprievodný list(počítané všetko spolu)
Sťažnosti a návrhy sa posudzujú samostatne.
Ak chcete rýchlo vypočítať objem pracovného toku, použite nasledujúci vzorec:
Celkový pracovný postup = a / a1 + b / b1 + c / c1, kde:
- a je počet prijatých dokumentov, a1 je počet kópií prijatých dokumentov
- b – počet odoslaných dokumentov, b1 – počet kópií odoslaných dokumentov
- c – počet interných dokladov, c1 – počet kópií interných dokladov
Zjednodušenie obehu dokumentov
Ak je problém zjednodušenia pracovného postupu akútny, vyberte jednu z nasledujúcich možností:
- Prevod toku papierových dokumentov na elektronický. Jeden z najviac efektívnymi spôsobmi zjednodušením výmeny manažérskych informácií je prechod na elektronickú správu dokumentov. Informácie uložené v jedinej počítačovej databáze sa dostanú k účinkujúcim rýchlejšie, je jednoduchšie ich vziať do úvahy, nájsť a vytlačiť na papier.
- Centralizácia toku dokumentov. Pre vylúčenie vyhotovenia duplicitných dokumentov je potrebné zaslať celý tok dokumentácie referentom ústredia. Ak však existujú vzdialené pobočky, odchádzajúce dokumenty by sa mali registrovať lokálne.
- Školenie personálu. Samozrejme, ani jedna dobre navrhnutá schéma pracovného toku v organizácii nezačne fungovať, ak úradníci alebo iní zamestnanci zapojení do pohybu dokumentov nerozumejú tomu, čo robia. Neustála personálna obmena veci tiež neprospeje, preto je lepšie míňať peniaze na zaškoľovanie starých zamestnancov, ako neustále priťahovať nových ľudí.
„Úskalia“ elektronickej správy dokumentov
Preklad papierové dokumenty v elektronickej podobe – ani nie tak rozmar hlavy, ako nevyhnutnosť, ktorá dnes spĺňa.
Aby však tok dokumentov v organizácii úspešne spustil virtuálny pohyb, je potrebné:
- používať moderný softvér
- preložiť papierové archívy do elektronickej podoby. Dá sa to urobiť nezávisle delegovaním úlohy na starých zamestnancov alebo pomocou špeciálnych organizácií.
- systematizovať elektronické informácie krok za krokom
Zároveň by sa malo vykonať úplné odmietnutie uchovávania papierových dokumentov v okamihu, keď je správa elektronických dokumentov pripravená na prácu.
Dodržiavanie pravidiel pre pohyb dokumentov
Súhlasím, je dosť nepríjemné sledovať, ako najjednoduchšia schéma pracovného toku vytvorená na pracovnom príklade v organizácii z nejakého neznámeho dôvodu opäť prestane fungovať. Aby ste tomu zabránili:
- vypracovať primárnu pozíciu a dokumenty v organizácii
- zapíšte si konkrétne požiadavky na vyplnenie každého dokumentu
- samostatne sledovať prácu každej divízie alebo oddelenia, aby ste si včas všimli, ktoré z nich zaostáva
- za porušenie lehôt na predkladanie dokladov
Dôležitá odbočka: ak spoločnosť dodržiava všetky články Zákonníka práce Ruskej federácie, nebude možné od zamestnancov vyberať peňažné pokuty.
Existuje však alternatívne východisko: pri prvom porušení ustanovenia o toku dokumentov je zamestnanec vystavený disciplinárne konanie(pokarhanie). o opakované porušenie– finančný postih vo forme zníženia alebo zrušenia vyplácania prémií (štvrťročne, ročne).
Takýto systém si zamestnancov rýchlo zvykne na nové pravidlá a manažér sa zbaví zbytočných problémov.
Pracovný tok je teda úplný cyklus pohybu dokumentov od momentu ich vydania () po moment vykonania (odoslania) dokončenia.
Správna schéma workflow v organizácii zaisťuje včasné spracovanie manažérskych rozhodnutí a efektívne fungovanie ako všetkých oddelení, tak aj spoločnosti ako celku.
Napíšte svoju otázku do formulára nižšie
Prečítajte si tiež:
Ako overiť kópie dokumentov v...
Sťažnosť na šéfa vyššiemu manažmentu -…
Efektívne techniky predaja telefónov – prehľad…
Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár
Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.
Podobné dokumenty
Požiadavky na tok dokumentov, povinné pre súlad vo všetkých inštitúciách. Etapy technologický postup spracovanie a pohyb prichádzajúcich dokumentov. Centralizovaná a decentralizovaná evidencia korešpondencie, indexovanie dokumentov.
test, pridané 29.06.2013
Charakteristika subsystému riadenia informácií. Koncepcia a typológia normatívne dokumenty organizácií. Kvantitatívna analýza dokumentov v podniku. Automatizácia kancelárie ako riešenie problémov v regulačnej podpory a správu dokumentov.
semestrálna práca, pridaná 03.05.2015
Úlohy služby kancelárskej práce, postup registrácie dokumentov. Organizácia toku dokumentov v Štátnej inštitúcii "1 Detachment of Federal požiarna služba v Saratovskej oblasti“. Formy evidencie dokumentov a význam pre rýchle prijímanie manažérskych rozhodnutí.
ročníková práca, pridaná 1.12.2012
Formy evidencie dokumentov a kontroly ich plnenia. Systematizácia listín a tvorba zbierok listín. Poriadok uchovávania v archívnych inštitúciách a ich vydanie na dočasné použitie. Prenos dokumentov GKN do archívu organizácie.
prezentácia, pridané 16.04.2012
Zásady organizácie správy dokumentov. Pohyb došlých, odoslaných a interných dokumentov, ich evidencia a evidenčné formuláre. Informačná a referenčná práca. Kontrola vykonávania dokumentov. Práca s informáciami obsahujúcimi obchodné tajomstvo.
abstrakt, pridaný 11.12.2010
Teoretický základ pracovný postup organizácie a pracovný postup. Rozvoj zákl riadiace dokumenty organizáciu dopravy. Požiadavky na dokumentáciu. Informačné a referenčné, administratívne a organizačné dokumenty.
ročníková práca, pridaná 10.5.2014
Možnosti umiestnenia detailov hlavičky: uhlové a pozdĺžne. Všeobecná koncepcia o formách dokumentov. Základné princípy organizácie správy dokumentov. Schéma prechodu dokumentov, toky dokumentov, ich význam. Účtovanie objemu papierovania.
kontrolné práce, doplnené 03.09.2016
Proces výmeny korešpondencie je veľmi dynamický, hoci pohyb dokumentu na prvý pohľad spočíva len v tom, že sa presúva z jednej inštitúcie do druhej. Pre zamestnanca pracujúceho s dokumentárnymi informáciami je dôležité pochopiť tento pohyb v rámci organizácie.
Cesta dokumentu - podmienená cesta, ktorou dokument prechádza v inštitúcii (v podniku, vo firme) od okamihu jeho vytvorenia (prijatia) až po ukončenie vyhotovenia (odoslanie).
Pri pohybe po trase má dokument „zastávky“, počas ktorých sa s ním vykonávajú určité kancelárske operácie. To však neznamená, že ten istý druh dokumentu má rovnakú cestu. Zvážte najviac všeobecné štádiá odovzdanie dokumentu.
- 1. Vstupné. Existujú tri spôsoby, ako získať dokument v inštitúcii:
- 1) prostredníctvom komunikačných kanálov (pošta, ďalekopis, internet atď.);
- 2) kuriérom;
- 3) od návštevníka osobne.
Po prijatí v inštitúcii prechádzajú dokumenty predbežným spracovaním, ktoré spočíva v určení správnosti ich doručenia. Potom sa otvoria všetky obálky okrem tých, ktoré sú označené „Osobne“. Po zistení správnosti a úplnosti príloh (na základe už uvedených náležitostí dokumentu) sa dokumenty predkladajú na posúdenie. Obálky sa na dokument používajú iba v prípadoch, keď:
- dátum poštovej pečiatky sa považuje za dôkaz včasnosti (nevčasnosti) prevzatia písomnosti adresátom;
- dokument sa odošle verejné organizácie nachádza v inštitúcii. Napríklad adresné obálky odborová organizácia, akademickú radu, záhradnícke partnerstvo a pod., môžu otvárať len zamestnanci týchto organizácií;
- dokument je označený ako „Osobný“ alebo „Dôverný“, ale obálka nie.
V spodnej časti dokumentu vpravo je nalepený (ručne alebo s pečiatkou) prijímacia známka, ktorým sa stanovuje skutočnosť jeho prijatia. Značka označuje dátum prijatia, pridelené číslo doručenia (index) a niekedy aj skrátený názov inštitúcie, ktorá dokument prijala. Napríklad:
Intellect-service LLC Dátum 01.03.2017 Ex. č. 002
Dátum a čas prijatia dokumentov prijatých faxom alebo e-mailom sa stanoví automaticky.
Od okamihu, keď je stanovený dátum prijatia, dokument sa považuje za súčasť práce inštitúcie a je odovzdaný na odplatu.
2. Zváženie - ide o definíciu povahy vyhotovenia dokumentu odborníkom alebo manažérom.
Špecialista môže určiť, ktoré dokumenty sa majú poslať na vykonanie, obísť hlavu (prakticky najmenej 10% prichádzajúcich dokumentov môže byť okamžite presunutých na vykonanie príslušným oddeleniam inštitúcie a vo veľkých zahraničných firmách môže objem takýchto dokumentov vzrásť na 70 %). Takéto rozhodnutia nezávisia ani tak od informácií obsiahnutých v texte, ale od kvalifikácie špecialistu a jasnosti riadiacej štruktúry inštitúcie.
Bežnejšia, najmä v ruskej manažérskej praxi, je možnosť, keď povahu vykonania určuje vedúci, a nie špecialista, pričom rozhoduje o forme medzi adresou a textom. Ak tento priestor nestačí, rozlíšenie sa môže nachádzať v akomkoľvek voľnom priestore na hlavičkový papier, okrem okrajov a samotného textu.
V uznesení sa uvádza, komu, čo a v akom časovom rámci treba urobiť. Na konci uznesenia sa pripojí dátum a podpis, ktorých dekódovanie nie je potrebné. Napríklad:
Prednášal prof. Alekseev L.L. Vypracujte správu do 10.02.2016
01/05/2016 (podpis)
Zloženie pravítka norma neupravuje, často ňou však manažér oddeľuje svoje pokyny od podpisu.
Podľa štúdií čítanie došlej korešpondencie a zisťovanie charakteru vykonávania zaberá manažérovi 12 – 30 % pracovného času. Šéfovia veľkých administratívnych štruktúr sú často nútení prečítať až 300 strán textu denne, hoci prakticky nevnímajú viac ako 30 strán. To vysvetľuje veľké percento formálnych uznesení, ak nedostatočne kvalifikovaný asistent tajomníka pošle všetku prijatú dokumentáciu na posúdenie vedúcemu.
3. Registrácia. Po určení charakteru vyhotovenia je potrebné dokument zaevidovať, ak podlieha registrácii (niektoré typy dokumentov, ako sú brožúry, pozvánky, programy konferencií, listy označené „Osobne“, oznámenia a iné, nie sú akceptované registrovaný).
Evidencia je záznam stručných údajov o dokumente na hmotný nosič (v denníku, na karte alebo v pamäti počítača), ktorý je potrebný na zabezpečenie bezpečnosti dokumentu samotného, ako aj informácií obsiahnutých v jeho texte. Registrácia uľahčuje vyhľadávanie, účtovanie a kontrolu dokladu v budúcnosti. Norma nešpecifikuje, aké informácie o dokumente by sa mali pri registrácii prejaviť. V praxi existujú:
- autor dokumentu;
- dátum a index prichádzajúceho (odchádzajúceho) dokumentu;
- dátum a index priradený k dokumentu po prijatí;
- názov ( zhrnutie) dokument;
- rozhodnutie;
- poznámka o výkone;
- značka kontroly;
- značka na smere dokumentu na uloženie.
Za najpohodlnejší a najefektívnejší z hľadiska vyhľadávania, účtovania a kontroly sa považuje kartový systém na evidenciu dokladov, najmä pri veľkom toku dokladov. Forma zápisu do denníka má však oproti kartovému alebo počítačovému systému nepopierateľnú výhodu: iba denník vám umožňuje zaistiť bezpečnosť dokumentu. Takže určité typy doklady (doklady o vzdelaní, občianske pasy, pracovné knihy atď.) sa evidujú len v časopisoch bez ohľadu na objem pracovného toku.
Registrácia sa vykonáva jednorazovo, t.j. dokument by nemal byť opätovne zaregistrovaný a spadať do jednej alebo druhej štrukturálnej jednotky.
4. Poprava- zhromažďovanie a spracovanie potrebných informácií, vypracovanie textu dokumentu na tlačive, koordinácia, podpis, schválenie, príprava na odoslanie adresátovi.
Zásady zostavovania dokumentu boli uvedené vyššie.
- 5. Vedenie prípadov. Po ukončení exekúcie sa dokumenty ukladajú do prípadov. Prípad - súbor dokumentov umiestnených v zložke na určitom základe a v súlade so stanovenými požiadavkami. Formovanie puzdier sa môže vykonávať podľa nasledujúcich funkcií:
- názvy druhov dokumentov (napríklad obchodná korešpondencia, objednávky, úkony, zmluvy);
- korešpondenti (napríklad korešpondencia s nejakou spoločnosťou);
- problémy (napríklad dodávka skupiny produktov, rozvoj zamestnancov);
- regióny (napríklad korešpondencia s dodávateľmi z regiónu Kursk).
Pokiaľ ide o vytvorený prípad, je obvyklé dodržiavať tieto požiadavky:
- do spisu sa zakladajú len vyhotovené dokumenty;
- dokumenty týkajúce sa jednej problematiky musia byť v jednom spise;
- originálne dokumenty sa zakladajú do spisu (v posledná možnosť overené kópie); iné kópie dokumentu vrátane konceptov sa nezakladajú;
- dokumentáciu rôzne výrazy skladovanie (napríklad trvalé a dočasné) sa formuje do rôznych prípadov;
- v prípade sa tvoria dokumenty z jedného roka, s výnimkou prípadov, ktoré sa prenášajú do iného roka;
- dokumenty založené do spisu musia byť správne vyhotovené, t.j. mať všetky potrebné podrobnosti;
- dokumenty, ktoré sa majú vrátiť, by sa nemali zakladať do spisu;
- Prípad by nemal presiahnuť 250 strán.
Vo vnútri puzdra môžu byť dokumenty usporiadané v chronologickom poradí, podľa čísel alebo abecedne, podľa toho, ktoré zo znakov je rozhodujúce. Obchodnú korešpondenciu je teda zvykom ukladať do prípadu podľa dátumu prijatia, potvrdenia - podľa čísel, objednávky - podľa čísel a dátumov a odvolania občanov - podľa prvého písmena priezviska.
Správna tvorba puzdier nielen zaisťuje bezpečnosť dokumentov, ale prispieva aj k rýchlemu vyhľadávaniu potrebných informácií.
6. Odosielanie. Pri odosielaní sa kontroluje súlad vyplneného dokumentu s odporúčaniami normy. Ak existuje odkaz na žiadosť, mali by ste skontrolovať, či sú uvedené dokumenty skutočne priložené v úplnom znení a v počte kópií.
Bezprostredne pred odoslaním sa na formulár zapíše dátum a číslo odoslania (index). Všetky dokumenty odoslané tej istej inštitúcii musia byť vložené do jednej obálky.
- 7. Kontrola vykonávania- Zabezpečenie vyhotovenia dokumentov vo veci samej a v primeranom časovom rámci. Podstatu popravy určuje text a (alebo) uznesenie hlavy. Termíny sú stanovené:
- predpisov(štandardné termíny);
- autorská inštitúcia (obsiahnutá v texte dokumentu);
- rozlíšenie (určuje hlava).
Ak neexistujú všetky tieto možnosti, dokument musí byť vyhotovený do 10 dní.
Lehoty na vyhotovenie dokladu môže meniť len ten, kto ich stanovil, doklad spod kontroly môže stiahnuť len ten, kto to dal pod kontrolu.
Kontrola vykonávania dokumentov začína od okamihu ich registrácie a končí po dokončení práce uvedenej v texte dokumentu a uznesení vedúceho.
Norma poskytuje rekvizity "Značka kontroly" povinné pre všetky dokumenty podliehajúce exekučnej kontrole. Na ľavom okraji týchto dokumentov, na úrovni nadpisu k textu, písm TO.
Kontrola vykonávania spočíva v pravidelnej kontrole priebehu vykonávania. Na základe výsledkov auditu sa vykonáva analýza výkonnosti, na ktorú je upozornený vedúci. Miera pravidelnosti kontrol môže byť rôzna: napríklad úlohy na ďalšie mesiace aktuálneho roka sa kontrolujú aspoň raz za mesiac a úlohy na aktuálny mesiac každých 10 dní a 5 dní pred aktuálnym termínom.
Jasná kontrola nad vykonávaním dokumentov, navyše kontrola nad vykonávaním manažérskych rozhodnutí vo všeobecnosti, zohráva neoceniteľnú úlohu a prispieva k efektívnu prácu akákoľvek organizácia, firma, spoločnosť. Kontrolu by mal vykonávať vysokokvalifikovaný odborník, napríklad referent s vyšším vzdelaním.
Po preštudovaní cesty dokumentu je možné poskytnúť odporúčania týkajúce sa požadovanej odbornej a vzdelanostnej úrovne, ktorú zamestnanec v tej či onej fáze potrebuje. Takže vo fázach prijímania, registrácie a odosielania dokumentov postačuje kvalifikácia tajomníka kancelárie, vo fázach posudzovania, vyhotovenia a kontroly dokumentu sa vyžaduje kvalifikácia asistenta tajomníka alebo asistenta manažéra.
Každý tok dokumentov má pomerne konštantnú cestu pohybu, ktorá priamo závisí od štruktúry a obsahu dokumentov, stupňa regulácie funkcií manažérov a štrukturálnych divízií, rozdelenia povinností medzi manažérov a technológie prijatej v inštitúcii na prácu. s dokladmi.
Stereotypné dopravné cesty sú vlastné prichádzajúcim dokumentom, čo je určené ich adresovaním.
Prichádzajúce dokumenty tvoria tri smery pohybu: vedenie spoločnosti, vedenie štrukturálnych divízií a priamo k špecialistom. Pomer týchto tokov nie je rytmický: väčšina dokumentov smeruje k manažmentu, ktorý je na jednej strane informačne preťažený a na druhej strane dostáva veľké množstvo informácií, ktoré nespĺňajú ich kompetencie, funkčné povinnosti a oblasti činnosti, nie ich úroveň. Čakanie na kontrolu dokumentov vedením je v tomto prípade strata času a predlžuje cestu dokumentu k exekútorovi.
Trasa pohybu prichádzajúcich dokumentov závisí aj od technológie práce s dokumentmi inštalovanej v inštitúcii. Napríklad proces registrácie je rozdelený do dvoch etáp: zapísanie údajov o prijatom dokumente do registračných formulárov pred jeho posúdením vedením a doplnenie týchto údajov o povolenia, termíny, pokyny na vykonanie a ďalšie po zvážení vedúceho. Proces evidencie dokumentov teda predlžuje čas pohybu dokumentu od prijatia k exekútorovi. Ak je vo firme zvykom evidovať dokumenty opakovane, na úrovni štrukturálnych divízií, potom je časová strata z dôvodu bezdôvodných zastávok v pohybe dokumentu citeľnejšia.
Odchádzajúci tok dokumentov spravidla prechádza celou štruktúrou riadenia. Informačné aj iniciatívne dokumenty pripravujú špecialisti v štrukturálne členenia. Trasa pohybu týchto dokumentov závisí od počtu fáz schvaľovania, schvaľovania a podpisovania dokumentov, ako aj od prijatej technológie pre tlač textu, evidenciu a odosielanie dokumentov.
Najviac neusporiadané sú trasy pohybu interných dokumentov. Navyše v tomto toku, pohybu administratívne dokumenty, je spravidla nariadené a príprava všetkých ostatných dokumentov nemá regulované cesty a prináša so sebou veľkú stratu času na prechod dokumentov.
Služba správy záznamov môže vyvinúť najvhodnejšie a optimálne cesty pre pohyb tokov dokumentov na základe údajov charakterizujúcich toky dokumentov.
Tok dokladov ako pohyb treba odlíšiť od objemu toku dokladov, ktorý je vyjadrený celkovým počtom dokladov prijatých firmou a vytvorených v nej za určité obdobie. Objem pracovného toku by mal zohľadňovať všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty, ako aj všetky kópie vytvorené pomocou prevádzkovej tlače a kancelárskeho vybavenia.
Trasa pohybu - smer pohybu dokumentov, fázy a prípady pohybu dokumentov. Každý tok dokumentov má pomerne stabilnú cestu pohybu, ktorá závisí od zloženia a obsahu dokumentov, stupňa regulácie funkcií manažérov a štrukturálnych jednotiek, rozdelenia zodpovedností medzi manažérov a technológie prijatej v organizácii na prácu s nimi. Dokumenty. Stereotypné dopravné cesty sú charakteristické pre prichádzajúce dokumenty, čo je určené ich adresovaním. Prichádzajúce dokumenty tvoria tri smery pohybu: vedenie organizácie, riadenie štrukturálnych divízií, priamo k špecialistom. Pomer týchto tokov je nerovnomerný – najväčšia časť dokumentov smeruje k manažmentu, ktorý na jednej strane zažíva informačné preťaženie a na druhej strane dostáva značné množstvo informácií, ktoré nezodpovedajú ich kompetencii, oblasti činnosti a funkčných povinností, nie ich úroveň. Čakanie na kontrolu dokumentov vedením je strata času, predlžuje cestu dokumentu k exekútorovi. Cesta pohybu prichádzajúcich dokumentov závisí aj od technológie práce s dokumentmi prijatými inštitúciou. Napríklad proces registrácie je rozdelený do dvoch etáp: zapísanie údajov o prijatom dokumente do registračných formulárov pred jeho posúdením vedením a doplnenie týchto údajov o uznesenie, termíny, pokyny na vykonanie a ďalšie po zvážení prednostom. . Technológia evidencie dokumentov teda zvyšuje čas pohybu dokumentu od prijatia k vykonávateľovi. Ak je zvykom, že organizácia eviduje dokumenty opakovane, t.j. na úrovni štruktúrnych celkov je potom strata času v dôsledku iracionálnych zastávok v pohybe dokumentu ešte citeľnejšia. Odchádzajúci tok dokumentov spravidla preniká celou štruktúrou riadenia. Ako proaktívne, tak aj informačné dokumentyškoliť špecialistov v konštrukčných divíziách. Trasa pohybu týchto dokumentov závisí od počtu prípadov schválenia, schválenia a podpisu dokumentov, ako aj od prijatej technológie pre tlač textu, registráciu a odosielanie dokumentov. Najviac neregulované sú trasy pohybu interných dokumentov. Okrem toho sa v tomto toku spravidla zjednodušuje pohyb administratívnych dokumentov a príprava všetkých ostatných dokumentov nemá regulované cesty a predstavuje najvýznamnejšiu stratu času na prechod dokumentov. Na základe údajov charakterizujúcich toky dokumentov môže služba DOE vyvinúť najvhodnejšie, optimálne trasy pre pohyb tokov dokumentov. Popis itinerára interný dokument, spravidla vyzerá takto: vypracovanie návrhu dokumentu - schválenie dokumentu - revízia dokumentu - odoslanie (alebo archivácia) dokumentu. Etapy „Súhlas dokumentu“ a „Revízia dokumentu“ sa navyše môžu opakovať, kým sa neodstránia všetky pripomienky. Na formalizáciu takýchto ciest je možné použiť akékoľvek dostupné prostriedky - všetko by malo byť určené zásadou dostatočnosti na vyriešenie problému. Najjednoduchšou možnosťou je vytvoriť vývojové diagramy dokumentov vo forme bežných grafických vývojových diagramov. Každá firma si môže vyvinúť vlastnú zobrazovaciu metódu alebo si ju požičať od firmy poskytujúcej služby na implementáciu EDMS, hlavné je, že schémy sú zrozumiteľné pre zamestnancov firmy a umožňujú ďalšiu konfiguráciu systému. Je to kvôli SED, že papierová korešpondencia sa znižuje. Používa sa na vytváranie a úpravu dokumentov textové editory, ako je napríklad Word 2007. Dokumenty sa vytvárajú na základe štandardné formuláre, ktorý bol predtým zadaný do pamäte počítača a obsahuje šablóny. Prenos dokumentov do v elektronickej forme realizované v počítačovej lokálnej sieti, prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty - pomocou Email a internet. Záznam o došlých a odoslaných dokladoch sa zapisuje do evidenčnej karty a zadáva sa jednorazovo. Pri evidencii došlého dokladu vyplňte nasledovné polia: dátum prijatia dokladu; evidenčné číslo; názov oddelenia, ktoré dokument prijalo; korešpondent; dátum dokumentu; Číslo dokumentu; počet listov dokumentu; počet aplikačných listov; typ dokumentu a zhrnutie. Pri evidencii odchádzajúcich dokumentov: názov oddelenia, ktoré dokument pripravilo; odchádzajúce číslo; dátum; destinácia; vykonávateľ; kľúčový dátum (ak sa očakáva odpoveď); číslo prípadu. Kontrolu vykonávania vykonáva služba DOW. Výpis pre kontrolu nastáva automaticky pri vyplnení poľa „Dátum splatnosti“ v evidenčnej karte. Značka ovládania je umiestnená v ľavom hornom rohu. Všetky dokumenty podliehajú kontrole. Dokumenty sú uložené v počítači vo forme súborov uložených na pevnom disku. Súbory sú zoradené do priečinkov. Názov priečinka začína typom dokumentu, za ním nasledujú poznámky o autorstve, otázka, korešpondent a obdobie, pre ktoré sú dokumenty zoskupené. Doba uchovávania závisí od hodnoty informácií obsiahnutých v súboroch. Dokumenty sú uložené v elektronický archív, kde sú odosielané ihneď po ukončení práce s nimi pri kancelárskej práci. Tým je zaistená bezpečnosť dokumentu, rýchle vyhľadávanie a distribuovaný prístup k dokumentom pomocou lokálnej siete alebo vzdialeného prístupu.