Ako vyplniť údaje v zmluve. Čo sú podrobnosti o karte

1.1. Registrácia podrobností

Štandardné- dokument, ktorý ustanovuje vlastnosti výrobkov, pravidlá vykonávania a charakteristiku procesov výroby, prevádzky, skladovania, prepravy, predaja a likvidácie, výkonu práce alebo poskytovania služieb za účelom viacnásobného použitia.

Podrobnosti dokumentu- nápisy, ktoré sú povinnými prvkami dizajnu úradných dokumentov.

Každý dokument má individuálny súbor podrobností, ktoré odrážajú jeho vlastnosti a účel.

Formulár dokumentu- súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaných v určitom slede.

Prázdny dokument– súbor údajov identifikujúcich autora úradného písomného dokumentu.

hlavička(podrobnosti: od 01 do 17 a 19) obsahuje informácie o organizácii a primárne údaje o samotnom dokumente.

Vytváranie časti(podrobnosti od 22 do 30) obsahuje podrobnosti potvrdzujúce pravosť dokumentu a správnosť informácií v ňom obsiahnutých.

Pamätajte!

Podrobnosti ovplyvňujú právnu silu dokumentu, preto je dôležité ho správne vyhotoviť v súlade s platnými predpismi.

Medzi povinnými údajmi sú trvalé údaje a podrobnosti, ktoré sa menia alebo menia úplne.

Podrobnosti dokumentu sa nachádzajú na predná strana list papiera.

Obojstranné vyhotovenie dokumentov je povolené pri vyhotovovaní dokumentov s krátkymi lehotami uloženia.

Dokumenty podliehajúce dlhodobému dlhodobému skladovaniu je vhodnejšie vyhotoviť na jednu stranu listu, aby sa zabezpečila vyššia miera bezpečnosti papiera.

V súlade s oddielom 2 GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na vyhotovenie dokumentov “zloženie podrobností dokumentu obsahuje 30 prvkov.

01 - Štátny znak Ruská federácia;

02 - znak subjektu Ruskej federácie;

03 - znak organizácie alebo ochranná známka (servisná značka);

04 - kód organizácie;

05 - hlavný stav evidenčné číslo podniky;

06 - individuálne číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP);

07 - kód formulára dokumentu;

08 - názov organizácie;

09 - referenčné údaje o organizácii;

10 - názov typu dokumentu;

11 – dátum dokladu;

12 - evidenčné číslo dokumentu;

14 - miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;

15 - informácie o adresátovi;

16 - pečiatka schválenia dokumentu;

17 - rozlíšenie;

18 - názov k textu;

19 - značka na výpise dokladu na kontrolu;

20 – text dokumentu;

21 - značka o prítomnosti aplikácií;

22 - podpis;

23 - pečiatka schválenia dokumentu;

24 – víza na schválenie dokladov;

25 - odtlačok pečate organizácie;

26 - značka na overení kópie dokumentu;

27 - poznámka o vykonávateľovi dokumentu;

28 - značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu;

29 - značka na prijatí dokumentu v organizácii;

30 – identifikátor elektronickej kópie dokumentu.

Schéma 1. Umiestnenie detailov a hraníc zón na formáte A4 rohového formulára (rozmery sú uvedené v mm).

Schéma 2. Umiestnenie detailov a hraníc zón na formáte A4 pozdĺžneho formulára.

Schéma 3. Vzorový hlavičkový papier s rohovým usporiadaním detailov.

Schéma 4. Vzor hlavičkového papiera s pozdĺžnym usporiadaním detailov.

Rekvizity 01. Štátny znak Ruskej federácie

V súlade s Predpisom o štátnom znaku, schváleným dekrétom prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1993 č. 2050, je štátny znak vyobrazený na formulároch:

prezident Ruskej federácie;

komory Federálneho zhromaždenia;

vláda Ruskej federácie;

Ústavný súd Ruskej federácie;

Najvyšší súd Ruskej federácie;

Najvyšší Rozhodcovský súd Ruská federácia;

ústredné orgány spolku výkonná moc(ministerstvá, rezorty);

federálne súdy;

Prokuratúra Ruskej federácie;

Centrálna banka Ruskej federácie;

komisár pre ľudské práva;

účtovná komora;

Diplomatické misie, konzulárne úrady a iné oficiálne zastúpenia Ruskej federácie v zahraničí.

Obrázok erbu sa nachádza v hornom poli dokumentu v strede vzhľadom na názov organizácie.

Pamätajte!

V dokumentoch vytvorených mimovládnymi organizáciami erb zobrazený nie je.

Rekvizity 02. Erb subjektu Ruskej federácie

Znak subjektu Ruskej federácie je umiestnený na formulároch dokumentov v súlade s právne úkony orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Znak subjektu Ruskej federácie je spravidla zobrazený na hlavičkových papieroch zástupcov a výkonné orgány orgány a správy republík, území, regiónov, autonómnych útvarov a miest federálnej podriadenosti - Moskvy a Petrohradu, ako aj na hlavičkové papiere organizácií v ich podriadenosti. To isté platí pre obrázky na formách erbov. obce(mestá, vidiecke sídla).

Rekvizity 03. Znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka)

Znak organizácie alebo ochranná známka (iné servisné značky) sa používajú v súlade so zákonom Ruskej federácie z 23. septembra 1992 N 3520-I „Dne ochranné známky, servisné značky a označenia pôvodu tovarov“ (v znení zmien a doplnkov zo dňa 27. 12. 2000, 30. 12. 2001, 11. 24. 2002).

Podnikový znak- to grafické označenie, ktorý umožňuje odlíšiť tovary a služby niektorých právnických osôb alebo fyzických osôb od homogénnych tovarov iných.

Pamätajte!

Názov podniku alebo inštitúcie nemôžete nahradiť emblémom.

Znak musí byť úradne zaregistrovaný.

Ochrannú známku nesmú používať iné osoby.

Ak je na tlačive uvedený erb, potom sa znak nereprodukuje.

Ochranná známka (emblém) je umiestnená v hornom poli dokumentu v strede vzhľadom na názov organizácie.

Je povolené umiestniť emblémy na časť plochy, ktorú zaberajú rekvizity „Názov organizácie“.

Rekvizity 04. Organizačný kód

Všetky registrované inštitúcie majú kód organizácie. Organizačný kód je pripevnený podľa Celoruský klasifikátor podniky a inštitúcie (OKPO).

Kód organizácie - autor dokumentu slúži na zrýchlenie prenosu dokumentovaných informácií prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov a zníženie počtu chýb, ktoré vznikajú pri prenose dlhých a ťažko postrehnuteľných názvov organizácií.

Požiadavka 05. Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) podniku ( právnická osoba)

Požiadavka 06. Individuálne číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP)

Je nalepený v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi. Požiadavka sa nachádza na formulári vpravo alebo pod náležitosťou 04 podľa OKPO.

Príklad použitia detailov: 04, 05 a 06 sú znázornené na diagramoch 3 a 4.

Rekvizity 07. Kód formulára dokumentu

Kód formulára sa pripojí, ak je príslušný typ dokumentu zahrnutý v klasifikátore podľa celoruského klasifikátora manažérska dokumentácia(OKUD), trieda 0200000. Táto náležitosť sa tlačí pri zostavovaní konkrétneho typu dokumentu a je zahrnutá v referenčných informáciách o organizácii vo forme listov, v ostatných prípadoch sa pripája k názvu druhu dokumentu.

Príklad dizajnu a umiestnenia kódu formulára dokumentu

Požadované 08. Názov organizácie

Pamätajte!

Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov a v prípade jeho neprítomnosti celý názov materskej organizácie.

Názvy organizácií zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré majú spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština) štátny jazyk zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, sú vytlačené v dvoch jazykoch.

Názov organizácie v štátnom jazyku zakladajúceho subjektu Ruskej federácie alebo v inom jazyku je umiestnený pod názvom alebo napravo od názvu v štátnom jazyku Ruskej federácie.

Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) je umiestnený pod celým menom.

Uvádza sa názov pobočky, územného pracoviska, zastúpenia, ak je autorom dokumentu, a umiestňuje sa pod názvom organizácie.

Rekvizity 09. Referenčné údaje o organizácii

Táto náležitosť sa používa iba na korešpondenciu a nelepí sa na interné dokumenty.

Referenčné údaje o organizácii zahŕňajú: poštovú adresu; telefónne čísla a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (čísla faxu, telexové čísla, bankové účty, e-mailová adresa atď.).

Poštová adresa je vyhotovená v súlade s požiadavkami Pravidiel poskytovania poštových služieb.

Pamätajte!

Poštová adresa by nemala obsahovať skratky ani symboly.

Poradie napísania adresy adresáta:

1) meno adresáta (pre fyzické osoby - priezvisko, meno, priezvisko);

2) názov ulice, číslo domu, číslo bytu;

3) názov osady (mesto, obec);

4) názov regiónu, regiónu, autonómnej oblasti, republiky;

5) krajina (pre medzinárodné poštové zásielky);

6) PSČ;

7) číslo telefónu, faxu, e-mailu a webovej stránky;

8) bankové spojenie (listy o zúčtovaní a peňažných transakciách).

Rekvizity 10. Názov typu dokumentu

Typ písomného dokumentu- ide o jej príslušnosť na základe obsahu a určený účel do dokumentačného systému.

Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou upravuje charta (predpisy o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje OKUD (trieda 0200000).

Pamätajte!

V liste nie je uvedený typ dokumentu.

Požiadavka 11. Dátum dokumentu

Dátum je jedným z hlavných detailov, ktorý zabezpečuje právnu silu dokumentu.

Dátum dokumentu sa uvádza arabskými číslicami v poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sú vyznačené dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok v štyroch arabských číslach.

Dátumy môžu mať inú postupnosť podľa medzinárodné normy: rok, mesiac, deň:

2005.29.12

Je povolené navrhnúť slovne-číselný dátum:

Pamätajte!

Dátumom dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre protokol dátum stretnutia (rozhodovania), pre úkon dátum udalosti.

Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jeden) dátum.

Po napísaní dátumu sa slovo „rok“ nevkladá.

Rímske číslice nie sú povolené.

Dátum na dokumente uvedie úradník priamo pri podpise alebo schválení.

Dátum môže byť napísaný rukou.

Rekvizity 12. Evidenčné číslo dokumentu

Evidenčné číslo (index) dokumentu je digitálne alebo alfanumerické označenie priradené každému odchádzajúcemu (odoslanému), internému a prichádzajúcemu (došlému) dokumentu pri jeho evidencii. Registrácia dokumentov sa vykonáva v súlade s indexačným systémom prijatým organizáciou, ktorý je založený na sériové číslo dokument.

V závislosti od typov dokumentov, typu zavedeného systému kancelárskej práce v organizácii, dostupnosti klasifikátorov a pod., môžu byť k poradovému číslu pridané ďalšie komponenty, napríklad pri registrácii úradných listov index prípadov podľa k poradovému číslu sa pridáva nomenklatúra prípadov a ak je to potrebné, kód dokumentu podľa tematického klasifikátora, kód korešpondencie atď.

Na dokumentoch zostavených spoločne viacerými organizáciami sa evidenčné čísla autorov uvádzajú lomkou v poradí, v akom sú autori uvedení v dokumente. Prítomnosť registračného čísla na dokumente znamená, že je súčasťou informačného poľa organizácie a je pod jej kontrolou a zodpovednosťou.

Požiadavka pozostáva zo šablónovej časti „_________№_______“, do ktorej je ručne vyplnený dátum a registračné číslo.

Požiadavka sa uvádza iba na odoslaných listoch s odpoveďou a obsahuje registračné číslo a dátum dokumentu, na ktorý sa odpoveď dáva:

Dňa 03–15/45 zo dňa 29.12.2005

Rekvizity 14. Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu

Požiadavka sa používa len vo všeobecných formulároch a formulároch špecifických typov dokumentov (okrem listov). Pri registrácii tejto náležitosti správ územné členenie krajín používajúcich bežné skratky. Napríklad:

Moskvag. Balakovo, región Saratov

Georgievsk, územie Stavropol. Ivanovka, okres Mytishchi, Moskovský región.

Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu sa nesmie uviesť, ak je názov územia zahrnutý v názve organizácie:

Akadémia kultúry a umenia Samara

Pamätajte!

Je potrebné brať do úvahy administratívno-územné členenie, keďže môže dochádzať k opakovaniu názvov niektorých osady v rôznych regiónoch.

Skratka "g." neuvádza sa v názve „Moskva“ a v názvoch miest končiacich na „grad“ a „burg“.

Rekvizity 15. Informácie o adresátovi

Destinácia- ide o organizáciu, štrukturálnu jednotku, úradníka alebo jednotlivca, ktorej je dokument určený.

Požiadavka sa používa v listoch a interných dokumentoch určených na posúdenie manažmentom (výkazy, správy, vysvetľujúce poznámky atď.). Požadovaná „Adresa“ môže zahŕňať poštovú adresu.

Názov organizácie a jej konštrukčná jednotka uvedené v nominatívnom prípade.

CJSC BUSINESSCONSULT, ale nie

"V akciová spoločnosť"obchodné poradenstvo"

Dokument môže byť adresovaný vedúcemu organizácie, v tomto prípade uveďte v datívnom prípade názov pozície vrátane názvu organizácie a iniciálok a priezviska vedúceho. Iniciály sú umiestnené pred priezviskom:

generálnemu riaditeľovi

CJSC "Businessconsult"

A. P. Ignatiev

Pri adresovaní dokumentu vedúcim štrukturálnej jednotky alebo špecialistom sa adresa začína názvom organizácie v nominatívnom prípade:

CJSC "Businessconsult"

Hlavný účtovník

I.P. Karpovej

CJSC "Businessconsult"

Vedúci oddelenia pre styk s verejnosťou

S.B. Markin

Pri oslovovaní úradníka sa používa slovo odvolanie (akademik, pán, profesor):

Prezidentovi JSCB

"Rosinvest"

Pán Panyukin A.K.

Je povolené vycentrovať každý riadok atribútu „Adresa“ vo vzťahu k najdlhšiemu riadku:

Predseda záhradkárskeho zväzu

"Zavolzhsky dal"

Kryukin O.P.

Ak je list adresovaný organizácii, a nie konkrétnej osobe, uvádza sa meno a poštová adresa:

Celoruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie

Profsoyuznaya ul., 82,

Moskva, 117393

Niekedy je potrebné poslať dokument niekoľkým homogénnym organizáciám naraz. Takéto dokumenty sú vo všeobecnosti adresované:

Generálni riaditelia podnikov plynárenského komplexu

Pri adresovaní dokumentu fyzickej osobe najprv uveďte poštovú adresu, potom iniciály a priezvisko príjemcu:

sv. Tulupnaya, 10, apt. 32

vyrovnanie Alekseevka,

Región Samara, 419108

JE. Našepkávač

Pri adresovaní interných dokumentov môžete uviesť len názov útvaru alebo funkcie, iniciály a priezvisko jeho vedúceho.

Pamätajte!

Poštová adresa sa neuvádza, ak sa dokument odosiela na vyššie orgány štátnej moci a manažment, materská organizácia, podriadené organizácie alebo stáli korešpondenti.

Požiadavka je nalepená na formulári dokumentu vpravo.

Skúste poslať dokument konkrétnej osobe.

Na dokumente môžu byť uvedené najviac štyri adresy.

Rekvizity 16. Pečiatka schválenia dokumentu

Schvaľovacia pečiatka – rekvizity úradný dokument, dávajúc normatív resp právnej povahy jeho obsah.

Manažérske dokumenty vyžadujúce schválenie pečiatkou.

Akty, úlohy, pokyny, normy, zoznamy, správy, plány, programy, predpisy, odhady, tarify, formy jednotných dokumentov, personálne stoly, popisy práce, ceny za výrobu prác alebo služieb.

Dokument je schválený:

Úradník (manažér);

Zverejnenie zodpovedajúceho administratívny dokument;

kolegiálny orgán.

Pri schvaľovaní dokumentu je na pečiatke uvedené slovo SCHVALUJEM, názov funkcie osoby, ktorá dokument schvaľuje, vlastný podpis, jeho odpis a dátum schválenia:

SCHVÁLIŤ

Generálny riaditeľ

CJSC "Businessconsult"

Podpis A.P. Ignatiev

29.12.2005

Ak dokument schvaľuje správny dokument alebo kolegiálny orgán, potom musí schvaľovacia pečiatka obsahovať názov, číslo a dátum listiny, v ktorej je kolaudačné rozhodnutie zaznamenané.

SCHVÁLENÉ

na objednávku

Generálny riaditeľ

CJSC "Businessconsult"

zo dňa 29.12.2005 číslo 178

Ak je na dokumente niekoľko schvaľovacích pečiatok, potom sú umiestnené paralelne (vľavo a vpravo) na rovnakej úrovni.

Pamätajte!

Pečiatka schválenia musí pozostávať zo slova SCHVÁLUJEM bez úvodzoviek.

Pri schvaľovaní dokumentu sa v inštrumentálnom prípade uvádza názov schvaľujúceho dokumentu.

Ak dokument schvaľuje viacero osôb, podpisujú sa na rovnakej úrovni.

Rekvizity 17. Uznesenie

Rozhodnutie- toto je nápis na dokumente, ktorý pripevní úradník a obsahuje ním prijaté rozhodnutie.

Pokyn na vyhotovenie listiny musí obsahovať: priezvisko a iniciály vykonávateľa, obsah príkazu a lehotu na vyhotovenie.

Uznesenie je napísané rukou v záhlaví dokumentu na ľubovoľnom mieste bez textu. Uznesenie je možné vyhotoviť na samostatných listoch papiera s uvedením evidenčného čísla a dátumu dokumentu, ktorého sa uznesenie týka.

JE. Botkin

Pripravte návrh zmluvy dňa 26.12.2005

Podpis 12.12.2005

Ak je v dokumente uvedených niekoľko výkonných umelcov, potom sa prvému pridelí zodpovedný, ale nerobia sa žiadne ďalšie poznámky.

Rekvizity 18. Názov k textu

Názov textu- to zhrnutie dokument.

Z gramatického hľadiska je nadpis v súlade s názvom typu dokumentu:

pracovný poriadok, zápisnica zo schôdze akcionárov, popis práce inžinier - technológ, predpis o oddelení vonkajších kontaktov, vnútorný pracovný poriadok, príkaz o udelení dovolenky zamestnancovi.

Pamätajte!

Nadpis sa nachádza vľavo nad textom dokumentu.

Nadpis k textu na dokumentoch formátu A5 sa neuvádza.

Nadpis je vytlačený pod údajmi formulára bez úvodzoviek a nie je podčiarknutý.

Na konci nadpisu nie je bodka.

Objem by nemal presiahnuť 5 riadkov, pričom každý by nemal mať viac ako 28–30 znakov.

Požadované 19. Označte na kontrole dokumentu

Značka kontroly znamená, že dokument je v procese jeho vykonávania pod kontrolou s cieľom zabezpečiť termíny uvedené v uznesení, prípadne štandardné lehoty.

Existujú dva typy termínov pre dokument:

1) štandardná lehota na vyhotovenie dokumentu- lehota na vybavenie dokumentu, pri skupine štandardných dokumentov (napríklad pri odvolaniach občanov) lehota na vybavenie štandardných žiadostí atď.;

2) individuálny termín vyhotovenie dokumentu- lehota na vyhotovenie listiny ustanovená prijatou listinou, pokynom alebo určená v uznesení. Všetky dokumenty vyžadujúce vyhotovenie podliehajú kontrole.

V súlade s GOST je na väčšine pripevnená značka kontroly nad vykonávaním dôležité dokumenty a označuje sa písmenom „K“, slovom alebo pečiatkou „Kontrola“. Pre prehľadnosť je možné tento atribút farebne zvýrazniť.

Rekvizity 20. Text dokumentu

Text dokumentu- toto je hlavný atribút dokumentu, ktorý obsahuje objektívne a spoľahlivé informácie, uvedené stručne, presne, jasne a bezchybne z právneho hľadiska.

V súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie o štátnych jazykoch je text dokumentu vypracovaný v ruštine alebo v štátnom jazyku.

Dokument môže byť prezentovaný vo forme dotazníka, tabuľky, textu.

Veľké texty sú rozdelené na odseky, odseky, pododstavce, časti, ktoré sú očíslované arabskými číslicami:

1.1.Podsekcia

1.1.1.Položka

1.1.1.1 Článok

Súvisiaci text veľká veľkosť zvyčajne pozostáva z dvoch častí. V prvej časti je uvedený dôvod, základ a účel vyhotovenia dokumentu.

Druhá časť obsahuje rozhodnutia, závery, požiadavky, návrhy a odporúčania.

V dokumentoch (rozkaz, rozkaz a pod.) organizácií fungujúcich na princípoch jednoty velenia, ako aj dokumentoch adresovaných vedeniu organizácie sa text uvádza v 1. osobe jednotného čísla („objednávam“, „ponúkam“. “, „prosím“).

V dokumentoch kolegiálnych orgánov sa text uvádza v 3. osobe jednotného čísla („rozhoduje“, „rozhodol“).

V spoločných dokumentoch sa text uvádza v prvej osobe množného čísla („objednávame“, „rozhodnuté“).

Text protokolu sa uvádza v tretej osobe množného čísla („počúval“, „hovoril“, „rozhodol“, „rozhodol“).

V dokumentoch ustanovujúcich práva a povinnosti organizácií, ich štrukturálne členenie (predpisy, pokyny), ako aj obsahujúcich opis, hodnotenie skutočností alebo záverov (zákon, osvedčenie), použiť formu uvádzania textu z tretej osoby jednotného čísla alebo množné číslo („oddelenie plní funkcie“, „sú súčasťou združenia“).

Text vo forme dotazníka obsahuje neustále informácie o jednom objekte o množstve ukazovateľov. Texty dotazníkov sa najčastejšie využívajú v HR a marketingových dokumentoch.

Text vo forme tabuľky obsahuje informácie o niekoľkých objektoch z rôznych dôvodov. Tabuľky sú široko používané vo výkazníctve, plánovaní, finančných a iných dokumentoch.

Ak je tabuľka umiestnená na viacerých stranách, stĺpce sú očíslované a na nasledujúcich stranách sú vytlačené iba čísla stĺpcov. Ak dokument obsahuje niekoľko tabuliek, potom sa nad tabuľkou vpravo napíše slovo „Tabuľka“ a uvedie sa jej poradové číslo bez znamienka

Pripojený text môže byť zostavený ľubovoľne alebo na základe šablón obsahujúcich konštantné informácie a medzery na vloženie premenných informácií:

Použitie textov šablón môže výrazne zvýšiť rýchlosť zostavovania dokumentov a zároveň eliminovať fázy úpravy textu a opätovnej tlače. Použitie šablón je obzvlášť efektívne pri zostavovaní dokumentov na počítači.

Pamätajte!

Texty dokumentu sú napísané v ruštine pri odoslaní na adresu:

1) federálne orgányštátna moc;

2) štátnym orgánom zakladajúcich subjektov Ruskej federácie;

3) v organizáciách a podnikoch, ktoré nespadajú pod jurisdikciu tohto subjektu;

4) v organizáciách a podnikoch nachádzajúcich sa na území iných subjektov Ruskej federácie.

Rekvizity 21. Označte prítomnosť aplikácií

V administratívnych dokumentoch sú informácie o prítomnosti žiadostí uvedené v texte.

Informácie o prítomnosti príloh k listom, osvedčeniam, plánom, správam atď. sa zostavujú v nasledujúcom poradí.

Ak text obsahuje celý názov aplikácie, potom je značka o prítomnosti žiadostí skrátená.

Aplikácia: na 3 litre. v 3 kópiách.

Ak má dokument prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, potom musí byť v poznámke o jeho prítomnosti uvedený úplný názov dokumentov, ktoré sú v ňom zahrnuté.

Príloha 1. Typický návod kancelárska práca - 2 litre. v 2 kópiách.

2. Zoznam dokumentov s uvedením doby skladovania - pre 4 litre. v 2 kópiách.

Ak je k listu pripojený dokument, ktorý už má prílohu, označenie prítomnosti príloh sa urobí takto.

Príloha: Nájomná zmluva zo dňa 03.04.2003 č. 07/23 a jej prílohy, spolu na 12 listov.

Na zviazaných prihláškach sa počet listov neuvádza.

Ak sa dokument posiela na niekoľko adries a príloha k nemu nie je odoslaná na všetky adresy, prejaví sa to v poznámke o prítomnosti žiadosti.

Aplikácia: na 3 litre. v 2 kópiách. len na prvej adrese

Na samotných prihláškach je v pravom hornom rohu značka, kde je napísané slovo „Prihláška“, arabskými číslicami číslo prihlášky (ak je niekoľko), názov, dátum a číslo hlavného dokumentu.

Príloha 1

zo dňa 26.12.2005 číslo 76

Je povolené tlačiť výraz „Č. DODATKU.“ veľkými písmenami, tento výraz tiež vycentrovať, názov dokumentu, jeho dátum a evidenčné číslo vzhľadom na najdlhší riadok, napr.

Príloha 1

na príkaz riaditeľa CJSC "Atlant"

zo dňa 26.12.2005 číslo 76

Rekvizity 22. Podpis

Podpis- je to povinná náležitosť akéhokoľvek dokumentu, úradného aj osobného. Zloženie požadovaného „podpisu“ zahŕňa:

1) názov funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (s názvom organizácie, ak dokument nie je napísaný na hlavičkovom papieri, a bez názvu organizácie, ak je dokument napísaný na hlavičkovom papieri );

2) osobný podpis;

3) dekódovanie podpisu (iniciály a priezviska).

Generálny riaditeľ ZAO Businessconsult Podpis A.P. Ignatiev

Keď dokument podpisujú viacerí úradníkov ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v súlade so zastávanou funkciou:

Generálny riaditeľ ZAO Businessconsult Podpis A.P. Ignatiev

Hlavný účtovník CJSC "Businessconsult" Podpis I.P. Karpov

Ak dokument podpisuje viacero rovnakých osôb, ich podpisy sa nachádzajú napríklad na rovnakej úrovni.

Všetky kópie dokumentov, ktoré zostávajú v záležitostiach podniku, musia obsahovať autentické podpisy úradníkov a schválenie víz. Výnimkou sú kópie odosielaných listov, pri ktorých sa namiesto podpisu na osvedčenie kópie umiestni značka.

Ak na návrhu dokumentu nie je žiadny úradník, ktorého podpis bol stanovený, môže dokument podpísať jeho zástupca alebo osoba konajúca v jeho funkcii. V tomto prípade je nevyhnutné uviesť skutočnú pozíciu a priezvisko osoby, ktorá dokument podpísala. Opravuje "Zam." alebo "I.O." zadávajú sa rukou alebo strojom, pred názvom pozície nie je dovolené uvádzať lomku alebo predložku „pre“.

Dokumenty kolegiálneho orgánu ( Valného zhromaždeniaúčastníci AK, predstavenstvo a pod.) podpisuje predseda tohto orgánu a tajomník.

V dokumentoch vypracovaných komisiou nie je uvedené skutočné postavenie osôb, ktoré dokument zostavili, ale rozdelenie zodpovedností v zložení komisie (predseda, členovia komisie).

Atribút "Podpis" sa uvedie pod atribút "Text" a vytlačí sa takto: pozícia - od okraja ľavého poľa; dešifrovanie podpisu - po 48 tlačených znakoch od okraja ľavého okraja

Rekvizity 23. Schvaľovacia pečiatka

Koordinácia- ide o predbežné zváženie otázok obsiahnutých v texte dokumentu, ktoré je nevyhnutné pre prijímanie správnych manažérskych rozhodnutí. Koordináciu možno vykonávať tak s úradníkmi v rámci organizácie (interná koordinácia), ako aj s úradníkmi iných organizácií (externá koordinácia). Externé schválenie zahŕňa aj schválenie dokumentu verejnými združeniami (rady pracovných kolektívov, odborových orgánov atď.).

Pre interné schválenie sa používa schválenie dokumentu, pre externé schválenie sa používa pečiatka schválenia.

Schvaľovacia pečiatka obsahuje slovo „SÚHLASÍM“ bez úvodzoviek, názov funkcie osoby, s ktorou je dokument dohodnutý (vrátane názvu organizácie), osobný podpis, jeho odpis a dátum.

DOHODNUTÉ

Vedúci oddelenia pre styk s verejnosťou

CJSC "Businessconsult"

Podpisy S.B. Markin

29.12.2005

Pri odsúhlasovaní dokumentu s kolegiálnym orgánom sa na schvaľovacej pečiatke uvádza názov dokumentu (v nominatívnom prípade), jeho dátum a číslo.

DOHODNUTÉ

Zápisnica zo schôdze akcionárov

26.12.2005 № 6

Ak sa schválenie dokumentu vykonáva vydaním iného dokumentu, na schvaľovacej pečiatke sa uvedie typ dokumentu, jeho autor (názov organizácie), dátum a index dokumentu:

DOHODNUTÉ

List prezídia Ruskej akadémie vied

zo dňa 26.12.05 č.08-124

Pamätajte!

Atribút „Pečiatka súhlasu“ sa nachádza pod atribútom „Podpis“ a ak existuje viacero schvaľovacích pečiatok, zvyčajne sú umiestnené na samostatnom schvaľovacom hárku.

Vyžaduje sa 24. Víza na schválenie dokumentov

Víza na schválenie dokumentov- podrobnosti o dokumente s uvedením súhlasu alebo nesúhlasu predstaviteľa organizácie - autora dokumentu s jeho obsahom.

dokument - schvaľuje v závislosti od charakteru a obsahu dokumentu zhotoviteľ, zainteresovaní úradníci, zodpovedné osoby právnej, finančnej a ekonomickej služby, zástupca vedúceho organizácie poverenej touto problematikou, vedúci evidenčnej služby.

Súčasťou víza je podpis schvaľovateľa, odpis podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum; v prípade potreby pozícia schvaľovateľa:

Podpis A.S. Antonenko

29.12.2005

Ak sú k dokumentu pripomienky, o ich prítomnosti sa urobí poznámka:

Priložené komentáre

Riaditeľ závodu "Krasnaya Zarya"

Podpis A.S. Antonenko

29.12.2005

Víza sa nalepia na zadnú stranu poslednej strany originálu administratívneho dokladu na kópiu odosielaného dokladu (listu).

Ak počas schvaľovacieho procesu dôjde k významným zmenám návrhu dokumentu, podlieha opätovnému schváleniu. Opätovné schválenie sa nevyžaduje, ak sa pri finalizácii návrhu dokumentu vyskytnú spresnenia, ktoré nemenia jeho podstatu.

Rekvizity 25. Odtlačok pečate organizácie

Odtlačky pečatí zobrazujúce štátny znak Ruskej federácie, erb zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, erb mesta, regiónu Ruskej federácie, ako aj pečať organizácií (s názvom organizácie), ktoré nemajú právo zobrazovať štátne symboly (ďalej len pečať), sa umiestňujú na listiny vyžadujúce overenie podpisu v Podľa platná legislatíva alebo normatívny akt organizácií. Orientačný zoznam dokumenty, ktoré sú opečiatkované: akty, zmluvy, splnomocnenia, záručné listy, pokyny, odhady, osvedčenia, stanovy a predpisy o organizáciách, personálne tabuľky, normy atď.).

Pečate sú oficiálne a jednoduché.

Oficiálna pečať okrúhle, v strede je vyobrazený erb a po obvode je uvedený celý názov inštitúcie.

Jednoduché pečate tvar môže byť: okrúhly, štvorcový, trojuholníkový a obdĺžnikový. Na takýchto pečatiach nie je erb, ale iba názov inštitúcie alebo jej štrukturálnej jednotky.

Pamätajte!

Odtlačok pečate by mal byť nalepený tak, aby bol dobre čitateľný odtlačok nalepenej pečate a osobný podpis.

Písmená na hlavičkovom papieri nevyžadujú pečať.

Zoznam dokumentov, na ktorých je pečiatka umiestnená:

1) občianskoprávne zmluvy alebo zmluvy (o dodávkach, zmluvách, spoločné aktivity, prenájom priestorov, o výkone práce a pod.);

2) pracovné zmluvy, zmluvy o zodpovednosti;

3) splnomocnenia (na prijímanie inventárnych položiek, podnikanie v arbitráži atď.);

4) akty prevzatia zariadení, vybavenia, vykonanej práce, odpisov, skúšok atď.;

5) záručné listy a obchodné listy (na vykonanie prác, služieb atď.);

6) osvedčenia potvrdzujúce právnu skutočnosť;

7) úradné osobné doklady (diplom o vzdelaní, pracovné knihy, sobášny list atď.);

8) účtovné doklady(šaty atď.);

9) žiadosť o akreditív, odmietnutie prijatia a pod.;

10) rozpočtové, bankové, dôchodkové, platobné príkazy (konsolidované v bai na príjem a prevod meny, na dovoz atď.);

11) registre šekov, rozpočtových príkazov predkladaných bankám

12) potvrdenia o vyplatení poistných súm, zrazených a splatných platoch atď.;

13) odhady nákladov (na výrobu nových produktov pre investičnú výstavbu, kalkuláciu zákazky atď.);

14) aplikácie pre zariadenia atď.;

15) cestovné osvedčenia;

16) vzory pečiatok a podpisov zamestnancov oprávnených vykonávať finančné a obchodné operácie;

17) špecifikácie (produktov, produktov atď.);

18) personálne tabuľky a ich zmeny.

Rekvizity 26. Označte na overení kópie dokumentu

Táto rekvizita je prilepená, aby poskytla kópiu právny účinok. Značka na osvedčení kópie listiny pozostáva zo slova „správne“, názvu funkcie zamestnanca, ktorý kópiu osvedčil, vlastného podpisu, jej odpisu a dátumu osvedčenia.

Správny

Vedúci oddelenia pre styk s verejnosťou

ZAO Businessconsult Podpis S.B. Markin

29.12.2005

Pamätajte!

Ak je kópia dokumentu zaslaná inej inštitúcii alebo odovzdaná, potom je certifikačná značka certifikovaná pečaťou.

Dokument zaslaný faxom nemá právnu silu, preto sa overené kópie posielajú poštou.

Rekvizity 27. Poznámka o vykonávateľovi dokumentu

Požiadavka poskytuje operatívnu komunikáciu s osobou, ktorá dokument zostavila, na objasnenie a objasnenie akýchkoľvek problémov.

Značka o vykonávateľovi obsahuje priezvisko (alebo priezvisko, meno, priezvisko) vykonávateľa písomnosti a jeho telefónne číslo.

Potreba sa nachádza na prednej alebo zadnej strane posledného listu dokumentu v ľavom dolnom rohu.

Áno. Kondratiev

248 75 39

Julia Pavlovna Kondratieva 248 75 39

Ak sa má dokument reprodukovať, potom sa poznámka o výkonnom umelcovi umiestni na prednú stranu.

Rekvizity 28. Poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu

Požiadavka sa viaže len na vyhotovené dokumenty, ktoré sa do veci vložia na následné uloženie a použitie na referenčné účely.

Podrobnosti urobte na prvej strane dokumentu na spodnom okraji.

Pamätajte!

Rekvizity zahŕňajú:

Slovo "v podnikaní";

Číslo prípadu, v ktorom bude dokument uložený (prípadne s uvedením roku);

Podpis vykonávateľa dokumentu;

Dátum známky.

Realizačnú značku zapisuje a datuje buď sám výkonný umelec, alebo vedúci štrukturálnej jednotky.

V prípade 13–45 pre rok 2005

Podpis 24.01.2005

List odoslaný

23.12.2005 № 01–11/201

V prípade 7–1 Podpis 24.12.2005

Telefonicky nahlásené na O.A.Antonovú dňa 23.12.2005

V prípade 02-7

Podpis 24.12.2005

Požiadavka 29. Označte na prevzatí dokumentu organizáciou

Značka o prijatí dokumentu organizáciou sa nalepuje na prichádzajúce dokumenty ručne alebo pomocou špeciálnej evidenčnej pečiatky.

Súčasťou náležitosti je poradové číslo, dátum prijatia dokumentu, prípadne hodiny a minúty.

Značka sa nachádza v pravom dolnom rohu prednej strany prvého listu dokumentu.

Požiadavka 30. Identifikátor elektronickej kópie dokumentu

ID elektronickej kópie dokumentu- ide o značku, ktorá je umiestnená v ľavom dolnom rohu každej strany dokumentu a obsahuje názov súboru na nosič stroja, kód operátora, dátum, miesto výroby a ďalšie rešeršné údaje akceptované organizáciou.

Odporúča sa zadať úplnú cestu k súboru:

C: Rozkazy pre personál Izmailova

GOST R6.30-2003 obsahuje požiadavky na formuláre, na ktorých sa vypracúvajú dokumenty podniku. V súlade s požiadavkami GOST sa používajú formuláre formátu A4 (210x297 mm) alebo A5 (148x210).

Tabuľka 1. Rozmerové charakteristiky formátov spotrebiteľského papiera (mm)

Papier použitý na výrobu hlavičkových papierov musí byť biela farba alebo vo výnimočných prípadoch slabo sfarbená krémová alebo žltá. Formuláre pre dokumenty na trvalé uloženie by mali byť vyhotovené na papieri najvyššej kvality.

Na formulároch dokumentov musí byť ľavý okraj najmenej 20 mm, pravý - najmenej 10 mm, horný (vrátane poľa pre podrobnosti 01,02,03,16,19) - najmenej 20 mm, spodný - aspoň 20 mm.

Formuláre dokumentov by mali byť vyhotovené hlavne typografickým spôsobom. Pre dokumenty s dočasnou dobou uloženia je povolené používať formuláre získané pomocou prevádzkovej tlače (fotokópie), ako aj reprodukovať všetky potrebné podrobnosti formulára priamo pri vytváraní konkrétny dokument na osobnom počítači.

Formuláre so štátnym znakom Ruskej federácie alebo erbom zakladajúceho subjektu federácie ako rekvizitou, ktoré sú predmetom prísnej zodpovednosti, sa vyrábajú výlučne typografickou metódou. Rovnaké pravidlo by sa malo dodržiavať pri výrobe foriem organizácií a obrazu registrovaného loga organizácie.

GOST stanovuje tieto typy foriem organizačných a administratívnych dokumentov pre organizáciu, jej štrukturálnu jednotku a úradníka:

1) všeobecná forma na vyhotovenie akéhokoľvek druhu dokumentu (okrem listu);

2) hlavičkový papier;

3) formulár pre konkrétny typ dokumentu (okrem listu).

Formuláre všetkých typov je možné vyrábať na základe uhlového aj pozdĺžneho usporiadania dokumentov. Pri pozdĺžnom usporiadaní detailov sú ich okraje rozšírené až po hranicu pravého okraja formulára.

V prípadoch, keď sú údaje vytlačené v národnom a ruskom jazyku umiestnené v oblasti vyhradenej pre rohovú verziu, odporúča sa vyrobiť formuláre s rohovým umiestnením detailov. Okrem toho je každý atribút uvedený navrchu v národnom jazyku a pod ním v ruštine.

8.2. Album DOKUMENTÁCIE jednotné formy primárna účtovná dokumentácia schválená vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 30. októbra 1997 č. 71a obsahuje len formu účtovnej karty nehmotný majetok(Formulár č. NMA-1). Používa sa na účtovanie všetkých typov