Legislatívny rámec Ruskej federácie. Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch Kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch štátnej moci

Pre nikoho z mojich kolegov nie je tajomstvom, že naša kancelárska práca nie je prakticky nijako regulovaná federálnej úrovni... Hovorím o komerčných organizáciách: obrovské číslo neštátnym spoločnostiam možno len odporučiť, aby sa riadili tým či oným „normatívnym“ dokumentom. O jednom z nich si dnes povieme. Všetky štátne orgány sú povinné vykonávať úradnú prácu podľa neho: toto sú Pravidlá práce úradu v federálne orgány výkonná moc. Môžete si ich stiahnuť tu.

Stav pravidiel

Napriek tomu, že svojim názvom sa pravidlá vzťahujú len na federálne výkonné orgány, federálny zákon z 27. júla 2006 č.149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ hovorí, že „pravidlá kancelárskej práce a workflow ustanovené iné štátne orgány, orgány miestna vláda v rámci svojej kompetencie musí spĺňať požiadavky, zriadená vládou Ruskej federácie, pokiaľ ide o kancelársku prácu a tok dokumentov pre federálne výkonné orgány “(článok 11). Pravidlá pre federálne výkonné orgány sú teda záväzné pre všetky štátne orgány a orgány miestnej samosprávy.

Zaviažte sa ich dodržiavať komerčné organizácie nie je možné, len sa odporúča. Našťastie väčšina spoločností tieto pokyny dodržiava.

Procesné pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch: aktuálne zmeny

V máji 2016 sa zmenil pracovný poriadok vo federálnych výkonných orgánoch:

Aktualizovala sa sekcia „Termíny a definície“, najmä zmizlo zvláštne slovné spojenie „elektronický obraz dokumentu“ a objavilo sa úplne zrozumiteľné a nespochybniteľné „elektronická kópia dokumentu“;

Existujú dve nové rekvizity (nie sú v nich): elektronický podpis a odkaz na dokument;

Pri evidencii dokumentov bolo možné rozdeliť deň prijatia (podpisu, schválenia) dokumentu a deň jeho zaevidovania, aby ste to oficiálne zaevidovali vo svojich pokynoch na správu dokumentov;

Časť „Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne“ bola úplne prepracovaná;

Pravidlá majú teraz prílohu: Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely účtovníctva a vyhľadávania dokumentov v EDMS federálneho výkonného orgánu.

Boli prijaté nové pravidlá práce úradu vo federálnych výkonných orgánoch. O túto významnú udalosť sme požiadali jedného z tvorcov pravidiel - zástupkyňu riaditeľa Celoruského výskumného ústavu dokumentácie a archívnictva, kandidátku historických vied, docentku Valentinu Fedorovna Yankovú.

- Kedy boli schválené nové pravidlá, kedy vstupujú do platnosti? Aký je osud Modelové pravidlá predtým platné pre federálne orgány?

Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (ďalej len Pravidlá) boli schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 15.6.2009 č.477. Pravidlá vstúpili do platnosti odo dňa ich schválenia.

Pred prijatím pravidiel sme skutočne pracovali na ďalšom regulačnom dokumente - Typické pokyny o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch. Stav tohto dokumentu bol však úplne iný: štandardný pokyn schválilo Ministerstvo kultúry a masovej komunikácie (v súčasnosti Ministerstvo kultúry) Ruskej federácie. nový dokument- Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch - schválený vládou Ruská federácia. Treba poznamenať, že ide o prvý prípad v histórii našej krajiny, vrátane sovietskeho obdobia pri schvaľovaní dokumentu upravujúceho problematiku kancelárskej práce vládou. To v prvom rade naznačuje, že s prechodom na elektronický tok dokumentov v kontexte zavedenia medzirezortného elektronická správa dokumentov a e-government, úloha a význam kancelárskej práce len narastá.

Keď sa vrátim k Vzorovej inštrukcii pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, chcem povedať, že tento dokument stratil platnosť prijatím pravidiel. Uvádza sa to v samotnom texte vyhlášky. Pripomínam: Štandardné poučenie (v znení z roku 2005) bolo vypracované v súvislosti s osvojením Vzorové predpisy interakcia federálnych výkonných orgánov, v odseku 11.1 sa uvádza:

„Kancelárska práca vo federálnych výkonných orgánoch je organizovaná v súlade so štandardnými pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne... schválených Ministerstvom kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie. Federálne výkonné orgány vydávajú svoje vlastné pokyny pre kancelársku prácu, koordinované s Federálnym archívom.

Vyhláška vlády Ruskej federácie, ktorou sa schválili nové pravidlá, zmenila aj túto klauzulu štandardného nariadenia, teraz platí v nasledujúcom vydaní:

"11.1. Kancelárska práca v orgánoch federálnej výkonnej moci sa vykonáva v súlade s Pravidlami výkonu práce vo federálnych orgánoch výkonnej moci, schváleným nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel federálna výkonná rada orgány po dohode s federálnym výkonným orgánom v terénnych prípadoch vydávajú pokyny na prácu úradu“.

V dôsledku toho hlavný regulačný dokument, na základe ktorého federálne výkonné orgány vypracúvajú pokyny pre kancelársku prácu, teraz sú to pravidlá a nie vzorové pokyny pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch.

- Pre koho sú nové pravidlá povinné? Aké sú dôsledky ich nedodržiavania?

Z názvu pravidiel vyplýva, že sú určené federálnym výkonným orgánom. Medzi federálne výkonné orgány v našej krajine v súlade s dekrétom prezidenta Ruskej federácie z 12.05.2008 č. 724 patria:

federálne ministerstvá, federálne služby a federálne agentúry na činnosť ktorých dohliada prezident Ruskej federácie, ako aj federálne služby a federálne agentúry podriadené týmto federálnym ministerstvám;
Federálne ministerstvá, ktorých činnosť riadi vláda Ruskej federácie, ako aj federálne služby a federálne agentúry podriadené týmto federálnym ministerstvám;
Federálne služby a federálne agentúry, ktoré riadi vláda Ruskej federácie.

To však neobmedzuje okruh spotrebiteľov týchto pravidiel. Faktom je, že samotný vývoj pravidiel sa uskutočnil v súvislosti s prijatím federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ v čl. 11 (položka 2), v ktorom sa uvádza nasledovné.

Práve v ňom sa prvýkrát objavilo ustanovenie, že vláda Ruskej federácie určuje postup pri dokumentovaní činnosti federálnych výkonných orgánov a ďalej sa odvolávalo na „Pravidlá kancelárskej práce a toku dokumentov“, ktoré v iných štátnych orgánoch a miestnej samospráve -vládne orgány musia dodržiavať pravidlá, ktoré sú ustanovené pre federálne orgány výkonnú moc (pozri odsek 2 článku 11).

Preto odpovedajúc priamo na Vašu otázku zdôrazňujem, že v súlade s Federálny zákon"O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií" používateľmi pravidiel sú orgány štátnej moci(nielen federálne, ale aj orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie) a samosprávy.

Ak hovoríme o tom, aké môžu byť dôsledky v prípade nedodržania pravidiel, potom musíte venovať pozornosť odseku 3 tohto normatívneho dokumentu: „federálny výkonný orgán na základe týchto pravidiel, berúc do úvahy podmienky a špecifiká svojej činnosti vypracúva návod na kancelársku prácu, schválený vedúcim federálneho orgánu výkonnej moci po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva “, teda s Federálnou archívnou agentúrou (Rosarkhiv). teda ak pokyn o kancelárskej práci federálneho výkonného orgánu nebude v súlade s Pravidlami, Rosarkhiv s tým nebude súhlasiť.

- Ako môžu iné organizácie používať pravidlá pri svojej práci? Napríklad pri interakcii s federálnymi orgánmi, a nielen.

Vzorový pokyn o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch bol svojho času určený len pre federálne orgány, no využíval ho veľmi široko, a to nielen vládnymi orgánmi, ale aj štátnymi a neštátnymi organizáciami, prinajmenšom v r. časť, ktorá neobsahovala špecifiká obsiahnuté v tejto časti štátnych štruktúr... Myslím si, že aj Pravidlá budú široko používané, aj keď, samozrejme, nie takým spôsobom ako Štandardné pokyny pre správu spisov.

Musíte pochopiť, že stav pravidiel je pomerne vysoký, dokument schválila vláda Ruskej federácie. Takéto dokumenty zvyčajne stanovujú všeobecné zásady, pravidlá, normy. Podrobnosti a podrobnosti v týchto dokumentoch nie sú uvedené. Niekomu sa môže zdať, že mnohé ustanovenia pravidiel sa podobajú na vyhlásenie „Volga sa vlieva do Kaspického mora“, ale faktom je, že tieto „jednoduché pravdy“ neboli nikdy zakotvené v žiadnom regulačnom dokumente, najmä v tomto. úrovni. Často predstavujú takzvané „klerikálne zvyky“. Často sa nás pýtajú na to či ono administratívne pravidlo: „Kde je to napísané?“ A dosť často sa stáva, že prakticky nie je na čo odkazovať. Myslím si, že teraz sa aspoň časť takýchto ustanovení dočkala normatívnej konsolidácie. Okrem toho musíte obrátiť Osobitná pozornosť o 6. oddiele Pravidiel „Osobitosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne“ a dodatkom k dokumentu, ktorý definuje zoznam povinných údajov o dokumente, potrebných na zaradenie dokumentu do správy elektronických dokumentov systém, účtovníctvo a vyhľadávanie dokladov. Stanovenie zloženia týchto povinných informácií o dokumentoch je dôležité pre implementáciu medzirezortnej elektronickej správy dokumentov.

- Čo je nové v tomto dokumente?

Najdôležitejšia a najcennejšia je podľa mňa sekcia zriaďujúca nejaké základné princípy práce s elektronickými dokumentmi... Jeho potreba je zrelá – v súčasnosti tak na federálnej úrovni, ako aj na úrovni jednotlivých subjektov Ruskej federácie a obce prebieha veľa práce na vytvorení elektronickej verejnej správy a implementácii medzirezortného elektronického riadenia dokumentov.

Dovoľte mi pripomenúť, že v tejto oblasti činnosti na federálnej úrovni existuje iba federálny zákon „O elektronickom digitálnom podpise“, prijatý v roku 2002, legislatíva v oblasti správy elektronických dokumentov, najmä pokiaľ ide o organizáciu práce s elektronickými dokumenty, prakticky chýba. V tomto ohľade sú federálne výkonné orgány nútené rozvíjať sa vlastné pravidlá prácu s elektronickými dokumentmi, no realizujú sa len v rámci rezortnej správy elektronických dokumentov. Na implementáciu medzirezortného pracovného toku sú potrebné spoločné, jednotné pravidlá. V tomto smere Pravidlá formulujú jednotné požiadavky na prácu s elektronickými dokumentmi potrebnými z pohľadu kancelárskej práce. Najdôležitejšie body sú nasledovné:

elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu (bod 37 Pravidiel);
elektronické digitálne podpisy sa používajú na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu. Použité prostriedky elektronického digitálneho podpisu musia byť certifikované v zavedený poriadok... Pri zvažovaní a odsúhlasovaní elektronických dokumentov v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť metódy potvrdzovania akcií elektronickými dokumentmi, v ktorých sú elektronické digitálny podpis nepoužité (s. 38, 39);
na evidenciu a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu slúžia povinné údaje o dokumentoch uvedené v prílohe Pravidiel. V elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu možno okrem povinných informácií určených pravidlami použiť aj ďalšie informácie o dokumentoch (odsek 25);
pri zasielaní prijatých elektronických dokumentov na posúdenie predsedovi federálneho výkonného orgánu, zasielaní elektronických dokumentov štrukturálnym odborom a vedúcim pracovníkom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov a ukladaní elektronických dokumentov sa ich evidenčné údaje prenášajú (ukladajú) spolu s elektronickými dokumentmi (odsek 42);
prijímanie a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelária federálneho výkonného orgánu (odsek 40);
vyhotovené elektronické dokumenty sa systematizujú do prípadov v súlade s nomenklatúrou vecí federálneho výkonného orgánu. Pri zostavovaní nomenklatúry prípadov sa uvádza, že prípad sa vedie v v elektronickom formáte. Elektronické dokumenty po ich vyhotovení podliehajú uloženiu v súlade s postupom stanoveným vo federálnom výkonnom orgáne počas lehôt ustanovených pre obdobné dokumenty pre tlačená kópia(str. 44-46).

Rovnako dôležité oddiel V "Zbierka listín federálneho výkonného orgánu"... Obsahuje ustanovenie, v ktorom sa uvádza, že federálny výkonný orgán vypracuje a schvaľuje po dohode s Rosarkhivom zoznam dokumentov vytvorených v priebehu jeho činnosti, ako aj v procese činnosti organizácií, ktoré sú mu podriadené, s uvedením lehôt uchovávania. V súčasnosti len niekoľko federálnych výkonných orgánov vypracovalo rezortné (sektorové) zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania. Neprítomnosť rezortný zoznam spôsobuje veľké ťažkosti pri zostavovaní nomenklatúry prípadov a pri určovaní doby uchovávania dokumentov, pretože je k dispozícii zoznamy modelov dokumenty s úložnými lehotami neobsahujú dokumentáciu odrážajúcu špecifiká činnosti federálneho výkonného orgánu a podriadených orgánov a organizácií.

- Kedy ste začali pracovať na nových pravidlách?

Vypracovanie pravidiel bolo zabezpečené Plánom prípravy návrhov zákonov potrebných na implementáciu federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ zo dňa 27. júla 2007 č. 149-FZ, schválený r. nariadenie vlády Ruskej federácie z 27. júla 2007 č. 1002-R. Zodpovedného vykonávateľa určilo Ministerstvo kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie (teraz - Ministerstvo kultúry), spoluvykonávatelia - Ministerstvo hospodárskeho rozvoja Ruska, FSB Ruska a ďalšie rezorty. Ministerstvo kultúry Ruska poverilo vypracovaním návrhu dokumentu Federálnu archívnu agentúru (Rosarkhiv), ktorá do tejto práce zapojila Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archívnictva.

Práce na pravidlách sa v skutočnosti začali v roku 2008. V prvom polroku bol pripravený návrh Pravidiel, po ktorom sa začalo prerokovanie dokumentu so spoluvykonateľmi a jeho schválenie. Proces bol dlhý, keďže bolo potrebné brať do úvahy stanoviská rôznych oddelení. Počas schvaľovacieho procesu bol dokument trikrát revidovaný. Treba povedať, že pri schvaľovacom procese neboli v zásade vyslovené žiadne námietky. Schválený návrh Pravidiel predložilo ministerstvo kultúry vláde Ruskej federácie už v roku 2009. Aj keď počas prerokovania návrhu Pravidiel vo vláde Ruskej federácie došlo k veľmi závažným zmenám v texte, proces prerokovania samotný prebiehal vo veľmi konštruktívnom duchu a nezabral veľa času.

- Prečo tak dlho? Aké problémy ste museli v procese vývoja prekonať?

V prvom rade bolo potrebné pochopiť účel tohto dokumentu. V texte pravidiel sa hovorí, že stanovujú „jednotný postup pre prácu úradu vo federálnych orgánoch výkonnej moci“. Vzhľadom na skutočnosť, že každý normatívny dokument stanovuje dlhodobé normy určené pre široký okruh organizácií alebo jednotlivcov, bolo potrebné izolovať, čo tento „jednotný postup pre kancelársku prácu“ dokáže, čo môže pôsobiť dlho a čo môžu uplatňovať všetky federálne výkonné orgány.

Samozrejme, treba si všimnúť aj osobitný štýl prezentácie normatívneho dokumentu. Ústav mal síce skúsenosti s prípravou návrhu zákona o dokumentárnej podpore manažmentu a iné normatívne dokumenty, toho istého Štandardného pokynu pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, napriek tomu nebolo jednoduché opísať poradie kancelárskych prác bez toho, aby sme prešli do technológie práce s dokumentmi, ktorá je predmetom pokynu.

- Aké problémy sa vyskytli pri schvaľovaní pravidiel a ako boli vyriešené? Aké úlomky ste museli odstrániť? Plánujete ich preniesť na usmernenia o uplatňovaní nových pravidiel?

Ako som povedal, v procese finalizácie návrhu dokumentu vo vláde Ruskej federácie prešiel niekoľkými zmenami a predovšetkým bol výrazne zredukovaný.

V "našej" verzii tohto dokumentu bola kompletnejšia časť „Dokumentácia činnosti federálneho výkonného orgánu“, konkrétne k tejto časti boli dve prílohy: vzory tlačív federálneho výkonného orgánu a pravidlá vypĺňania náležitostí dokumentov, ktoré boli v poslednej fáze diskusie odstránené. Okrem toho boli názvy niektorých detailov zmenené podľa mňa neopodstatnene, napríklad atribút „Názov k textu“ v Pravidlách sa nazýva „Názov dokumentu“. Existujú ďalšie ustanovenia, s ktorými nesúhlasím.

Najviac ma mrzí, že sme nepodarilo sa obhájiť sekciu „Úrad federálneho výkonného orgánu“... Z nášho pohľadu to bolo veľmi dôležité pre pozdvihnutie postavenia týchto zložiek vo federálnych výkonných orgánoch. Podľa našich informácií nie sú služby správy kancelárií vo väčšine federálnych výkonných orgánov nezávislými divíziami. Ale to nie je také zlé, hlavné je, že sú súčasťou širokej škály oddelení (odborov) - od kontrolného a analytického oddelenia resp. verejná služba a personálne právne a administratívne. Snažili sme sa v tomto smere nastoliť aspoň nejaký poriadok, sformulovali sme aspoň ustanovenie o tom, že úrad federálneho výkonného orgánu je nezávislá štrukturálna jednotka podriadená priamo vedúcemu federálny výkonný orgán alebo zástupca vedúceho zodpovedný za informácie a dokumentáciu. Bolo tu ešte jedno, podľa nášho názoru, dôležité ustanovenie štruktúra a personálne obsadenie služby riadenia kancelárie schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu na základe pracovnoprávnych predpisov... Táto sekcia bola bohužiaľ odstránená. Naša strata však bola kompenzovaná tým, že odsek 3 bol zahrnutý do textu samotného uznesenia, ktorým sa menili odseky 2.38 a 2.39 vzorových nariadení vnútorná organizácia federálne výkonné orgány schválené dekrétom vlády Ruskej federácie z 28. júla 2005 č. 452. V starej verzii tohto dokumentu bol odsek 2.29 formulovaný takto:

"2.39. Zodpovednosť za organizáciu a udržiavanie kancelárskej práce v štrukturálnych odboroch federálnych výkonných orgánov spočíva na vedúcich týchto odborov.

Priamu prácu na podpore dokumentácie v stavebných divíziách vykonávajú osoby zodpovedné za kancelárske práce.

V nové vydanie vyzerá to takto:

"2.39. Organizáciu a riadenie kancelárskej práce vo federálnom výkonnom orgáne vykonáva štrukturálny útvar federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami riadenia úradu, ako aj osoby zodpovedné za riadenie úradu v iných štruktúrnych útvaroch federálneho výkonného orgánu. ."

určite, časť materiálu, ktorá nie je obsiahnutá v schválených pravidlách, môže a má byť zaradená do Metodických odporúčaní pre vypracovanie pokynov pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch. ustanovené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477, ale mnohé ustanovenia v r. usmernenia nedajú sa zapnúť len preto, že sa nosia normatívny charakter a môže byť len v normatíve právny úkon, a odporúčania, ako viete, dokument s iným stavom je odporúčanie.

- Kedy môžeme očakávať tieto usmernenia?

Podmienky vývoja tohto dokumentu sú určené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009, číslo 477, kde sa v odseku 4 hovorí: „Federálny archívny úrad schvaľuje do 1. januára 2010 metodické odporúčania na vypracovanie pokynov pre kancelárska práca vo federálnych výkonných orgánoch“. Prípravou odporúčaní bol poverený aj náš ústav - Všeruský výskumný ústav spisovej služby a archívnictva, ktorý bol spracovateľom Vzorovej inštrukcie pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch. Táto práca už prebieha.

- Ďakujeme, že ste otvorili oponu vnútornej kuchyne vývoja a schválenia regulačný rámec o kancelárskej práci. Dúfame, že rozhovor o nových pravidlách práce úradu vo federálnych výkonných orgánoch bude prvým znamením a v budúcnosti, keď sa ukončia práce na Metodických odporúčaniach pre aplikáciu pravidiel, budete môcť dať nové pokyny pre našich čitateľov.

Poznámky pod čiarou

Zbaliť reláciu

V súlade s článkom 11 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ vláda Ruskej federácie rozhoduje:

1. Schvaľovať priložený Pravidlá práce úradu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Vysvetlite klauzulu 11.1 Vzorových pravidiel pre interakciu federálnych výkonných orgánov, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 19. januára 2005 N 30 (Zhromaždené právne predpisy Ruskej federácie, 2005, N 4, čl. 305; 2009, N 12, čl. 1429) , v nasledujúcom vydaní:

"11.1. Kancelárska práca vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto Pravidiel, federálne výkonné orgány po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva zverejňujú pokyny pre prácu úradu.

3. Štátne klauzuly 2.38 a 2.39 Štandardných predpisov pre vnútornú organizáciu federálnych výkonných orgánov, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 28. júla 2005 N 452 (Zbierané právne predpisy Ruskej federácie, 2005, N3 1, čl. 3233) v tomto vydaní:

"2.38. Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel , spolkový výkonný orgán po dohode so spolkovým výkonným orgánom pre oblasť archívnictva zverejňuje pokyny pre kancelársku prácu.

Práca s tajnými dokumentmi, šifrovými telegrammi, inými dokumentmi s obmedzeným prístupom, ako aj spracovanie tajných a iných informácií s obmedzeným prístupom sa vykonáva v súlade so špeciálnymi pokynmi.

2.39. Organizáciu a riadenie kancelárskej práce vo federálnom výkonnom orgáne vykonáva štrukturálny útvar federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vedenia úradu, ako aj osoby zodpovedné za riadenie úradu v iných štruktúrnych útvaroch spolkového úradu. výkonný orgán."

4. Spolkový archívny úrad schváli do 1. januára 2010 metodické odporúčania na vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

Predseda vlády Ruskej federácie

V. Putin

Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch

I. Všeobecné ustanovenia

1. Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

3. Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká svojej činnosti vypracuje pokyn pre prácu úradu, ktorý schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu po dohode s federálnym výkonným orgánom v r. oblasť archívnictva.

II. Základné pojmy

4. V týchto pravidlách sa používajú tieto základné pojmy:

"dokumentácia" - upevnenie informácií na hmotných nosičoch predpísaným spôsobom;

„kancelárska práca“ – činnosť, ktorá zabezpečuje tvorbu úradné dokumenty a organizácia práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

„dokument“ – úradný dokument vytvorený orgánom štátnej správy, samosprávy, právnym resp prírodný človek vypracované v súlade so stanoveným postupom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

"pracovný postup" - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania, umiestnenia do prípadu a (alebo) odoslania;

„podrobnosti dokumentu“ – povinný prvok registrácie dokumentu;

"originál dokumentu" - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

"kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie z pôvodného dokumentu a jeho vonkajšie prvky, ktorý nemá právnu silu;

"evidencia dokumentu" - pridelenie evidenčného čísla dokumentu a zaznamenanie údajov o dokumente predpísaným spôsobom;

"nomenklatúra prípadov" - systematizovaný zoznam názvov prípadov vytvorený vo federálnom výkonnom orgáne s uvedením podmienok ich uchovávania;

„prípad“ – súbor dokumentov resp samostatný dokument súvisiaci s jednou otázkou alebo oblasťou činnosti federálneho výkonného orgánu;

"kancelárska práca" - štrukturálne oddelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami kancelárskej práce, ako aj osoby zodpovedné za výkon kancelárskej práce v iných štrukturálnych oddeleniach federálneho výkonného orgánu.

III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sa vyhotovujú na tlačivách, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovený súbor náležitostí, ich umiestnenie a dizajn...

6. Formuláre federálneho výkonného orgánu sú vypracované na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia náležitostí. V prípade rohového variantu sú náležitosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. Pri pozdĺžnej verzii sú náležitosti formulára umiestnené v strede listu pozdĺž horného okraja.

7. Každý hárok dokumentu vyhotovený na hlavičkovom aj na štandardnom hárku papiera musí mať okraje minimálne 20 mm – vľavo, 10 mm – vpravo, 20 mm – hore a 20 mm – dole.

8. Vzory tlačív schvaľuje príkaz vedúceho federálneho výkonného orgánu.

9. Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) Štátny znak Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) postavenie osoby, ktorá dokument podpísala;

d) podpis úradník;

e) druh dokladu;

f) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu;

g) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

h) adresát;

i) dátum dokumentu;

do) evidenčné číslo dokument;

k) názov dokumentu;

o) označenie prítomnosti prihlášok;

o) podpisová pečiatka;

p) pečiatka schválenia;

r) odtlačok tlače;

s) značka na overení kópie;

t) známka o výkonnom umelcovi;

x) pokyny na vyhotovenie dokumentu;

v) značka na kontrole dokladu;

w) značka na vyhotovení dokumentu;

w) značka dôvernosti.

10. Skladba náležitostí dokumentu je určená jeho druhom a účelom.

11. Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne je formalizované vízom oprávneného predstaviteľa federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s inými vládnymi orgánmi a organizáciami je formalizované schvaľovacou pečiatkou (hárkom), protokolom alebo schvaľovacím listom.

IV. Požiadavky na organizáciu toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlú dokumentáciu (došlú);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúce);

c) interná dokumentácia.

13. Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie písomností uskutočňuje prostredníctvom poštových spojov, kuriérskych spojov a telekomunikácií.

14. Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežným zvážením, odovzdaním vedeniu na odplatu v službe vedenia úradu, odovzdajú sa exekútorom a po vyhotovení sa založia do spisov.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručenia dokumentov a dostupnosti dokumentov a príloh k nim, ako aj distribúciu dokumentov na zaevidované a nepodliehajúce evidencii.

16. Evidencia prijatých dokumentov sa vykonáva spravidla v deň prijatia, vytvoreného - v deň podpisu alebo schválenia, alebo v nasledujúci pracovný deň.

17. Žiadosti občanov sa evidujú a zakladajú do spisov oddelene od ostatných dokumentov federálneho výkonného orgánu.

18. Evidované písomnosti odovzdáva služba vedenia úradu na odplatu vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu iným funkcionárom federálneho výkonného orgánu. Písomnosti s pokynmi na vykonanie postúpi duchovná služba exekútorom.

19. Originál dokumentu sa zasiela štruktúrnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vyhotovenie dokumentu. V prípade viacerých výkonných umelcov sa originál dokumentu odovzdá štrukturálnej jednotke, ktorá je zodpovedným vykonávateľom, ostatné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

20. Dokumenty sa po ich podpísaní vedúcim (zástupcom predsedu) federálneho výkonného orgánu odovzdajú produkčnej spisovej službe na zaevidovanie a odoslanie.

21. Kancelária spisovej služby kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a zhodu počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia zhotoviteľovi.

22. Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo v nasledujúci pracovný deň.

23. Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom služby kancelárskych prác.

24. Vo federálnom výkonnom orgáne vedie služba vedenia úradu evidenciu došlých, vytvorených a odoslaných písomností. Údaje o počte dokumentov sú zhrnuté, analyzované službou riadenia kancelárie a predložené vedúcemu federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

25. Na evidenciu a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch v súlade s prílohou. Ďalšie informácie o dokumentoch môžu byť použité v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

V. Listinná zbierka federálneho výkonného orgánu

26. Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentačný fond z dokumentov vytvorených pri svojej činnosti;

b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov vytvorených pri svojej činnosti, ako aj pri činnosti jemu podriadených organizácií s uvedením lehôt uchovávania.

27. Vytváranie dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba riadenia úradu vypracovaním nomenklatúry vecí, vytváraním a evidenciou vecí, zabezpečením ich bezpečnosti, evidenciou a odovzdávaním vecí do archívu federálneho výkonného orgánu.

28. Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) zostavuje útvar riadenia úradu na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych oddelení;

b) schvaľuje po jeho dohode s centrálou odborná komisia federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, ktorej sa na trvalé uloženie odovzdávajú dokumenty, ktoré vznikli pri činnosti federálneho výkonného orgánu Archívny fond Ruská federácia;

d) pri zmene funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou revíznou komisiou federálneho štátneho archívu.

29. Názvy úsekov nomenklatúry záležitostí federálneho výkonného orgánu sú názvami štrukturálnych oddelení federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou vecí, ako aj v súlade so zásadami systemizácie písomností a ich distribúcie (zoskupovania) o prípadoch trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia vrátane prípadov o personáli a o prípadoch dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia.

31. Prípady odo dňa ich vzniku až do ich odovzdania do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych oddeleniach v mieste ich vzniku.

32. Puzdrá sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na dobu určenú vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jej uplynutí podliehajú vráteniu.

Ostatným vládne orgány a organizáciám sa prípady vydávajú na základe ich písomnej žiadosti so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu povereného kancelárskou prácou.

33. Vyberanie písomností zo spisov trvalého uloženia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa s povolením vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom v spise sa ponecháva kópia listiny overená ustanoveným postupom a zákon o dôvodoch vydania originálu.

34. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa prevádzajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky odo dňa ich použitia alebo uloženia v stavebných úsekoch. Prenos prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe súpisov prípadov trvalého uloženia, dočasného (nad 10 rokov) uloženia a personálu, zostavených v štrukturálnych oddeleniach federálneho výkonného orgánu. Prípady dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu a podliehajú zničeniu v súlade so stanoveným postupom.

35. Podkladom na zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia je číselník prípadov.

36. Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, formovania a evidencie vecí, ako aj likvidácie prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archívnictva.

Vi. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne

37. Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a uchovávajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický digitálny podpis sa používa na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu. Použité prostriedky elektronického digitálneho podpisu musia byť certifikované v súlade so stanoveným postupom.

39. Pri posudzovaní a odsúhlasovaní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť spôsoby potvrdzovania úkonov elektronickými dokumentmi, pri ktorých sa nepoužíva elektronický digitálny podpis.

40. Príjem a odosielanie elektronických dokumentov zabezpečuje služba vedenia kancelárie.

41. Evidenčná služba pri prijatí elektronických dokumentov overí pravosť elektronického digitálneho podpisu.

42. Pri prenose prijatých elektronických dokumentov na odplatu predsedovi federálneho výkonného orgánu, zasielaní elektronických dokumentov štrukturálnym odborom a vedúcim pracovníkom federálneho výkonného orgánu, odosielaní elektronických dokumentov a ukladaní elektronických dokumentov sa ich evidenčné údaje prenášajú (ukladajú) spolu so elektronické dokumenty.

43. Účtovnou jednotkou elektronického dokumentu je elektronický dokument evidovaný v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

44. Vyhotovované elektronické dokumenty sú systematizované do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí federálneho výkonného orgánu.

45. Pri zostavovaní nomenklatúry vecí sa uvádza, že vec sa vedie v elektronickej forme.

46. Elektronické dokumenty po ich vyhotovení podliehajú uloženiu v súlade so stanoveným postupom vo federálnom výkonnom orgáne v lehotách stanovených pre podobné dokumenty na papieri.

47. Po uplynutí lehoty ustanovenej na uchovávanie elektronických súborov (elektronických dokumentov) sa na základe zákona o ich pridelení na zničenie schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu tieto elektronické súbory (elektronické dokumenty) podlieha zničeniu.

Dodatok

Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely evidencie a vyhľadávania dokumentov v elektronických systémoch správy dokumentov federálnych výkonných orgánov

1. Adresát

2. Adresát

3. Funkcia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

4. Typ dokumentu

5. Dátum dokumentu

6. Číslo dokladu

7. Dátum prijatia dokumentu

10. Názov textu

12. Informácie o zasielaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu

14. Počet žiadostí

15. Celkový počet aplikačných listov

16. Pokyny na vyhotovenie dokumentu

17. Funkcia, priezvisko a iniciály umelca

18. Oznámenie o ochrane osobných údajov

„O schválení pravidiel práce úradu vo federálnych výkonných orgánoch“

Vydanie z 26.04.2016 - Platnosť od 05.06.2016

 Zobraziť zmeny

VLÁDA RUSKEJ FEDERÁCIE

ROZHODNUTIE
zo dňa 15.6.2009 N 477

O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO FEDERÁLNYCH ORGÁNOCH VÝKONNÉHO ÚRADU

zo dňa 07.09.2011 N 751, zo dňa 26.04.2016 N 356)

1. Schvaľovať priložený Pravidlá práce úradu vo federálnych výkonných orgánoch.

3. Uviesť body 2.38 a 2.39 Vzorových predpisov pre vnútornú organizáciu federálnych výkonných orgánov, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 28. júla 2005 N 452 (Zbierky právnych predpisov Ruskej federácie, 2005, N 31 , čl. 3233), v tomto vydaní:

4. Spolkový archívny úrad schváli do 1. januára 2010 metodické odporúčania na vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

premiér
Ruská federácia
V. PUTIN

SCHVÁLIL
Vládne nariadenie
Ruská federácia
zo dňa 15.6.2009 N 477

PREDPISY
OBCHODNÁ VÝROBA VO FEDERÁLNYCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH

(v znení uznesení vlády Ruskej federácie zo dňa 09.07.2011 N 751, z 26.04.2016 N 356)

I. Všeobecné ustanovenia

1. Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

II. Pojmy a definície zo dňa 26.04.2016 N 356)

4. Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície: (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"dokumentácia" - upevnenie informácií na hmotných nosičoch predpísaným spôsobom;

„kancelárska práca“ – činnosti, ktoré zabezpečujú tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

"dokument" - úradný dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo jednotlivcom, vypracovaný v súlade so stanoveným postupom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

"pracovný postup" - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania, umiestnenia do prípadu a (alebo) odoslania;

„atribút dokumentu“ - prvok dokumentu potrebný na jeho registráciu a organizáciu práce s ním; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"originál dokumentu" - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

"kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie z pôvodného dokumentu a jeho vonkajšie prvky, ktorý nemá právnu silu;

"evidencia dokumentu" - pridelenie evidenčného čísla dokumentu, zadanie údajov o dokumente do evidenčného a účtovného formulára; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"nomenklatúra vecí" - systematizovaný zoznam hlavičiek vecí s uvedením podmienok ich uchovávania; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"prípad" - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

"kancelárska práca" - štruktúrna jednotka poverená funkciami vedenia záznamov, ako aj osoby zodpovedné za vedenie záznamov v iných štruktúrnych jednotkách; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"elektronická kópia dokumentu" - kópia dokumentu vytvorená v elektronickej forme; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

Odsek 14 – Zrušený. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje tvorbu elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj evidenciu dokumentov; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

"elektronický tok dokumentov" - tok dokumentov pomocou informačný systém. (v znení uznesenia vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751)

Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie. (v znení uznesenia vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751)

III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

7. Každý list dokumentu vyhotovený na hlavičkovom aj na štandardnom papieri musí mať okraje minimálne 20 mm – vľavo, 10 mm – vpravo, 20 mm – hore a 20 mm – dole.

8. Vzory tlačív a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

9. Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú: (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

a) Štátny znak Ruskej federácie; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

b) názov federálneho výkonného orgánu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

c) meno konštrukčná jednotka federálny výkonný orgán; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

d) názov pozície; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

f) názov druhu dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

g) dátum dokladu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

h) evidenčné číslo dokladu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

i) odkaz na registračné číslo a dátum došlého dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

j) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

k) pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

l) adresát; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

m) pečiatka schválenia dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

o) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie); (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

o) nadpis k textu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

p) text dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

c) kontrolná známka; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

r) označiť žiadosť; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

y) podpis; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

t) vyznačiť na elektronickom podpise; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

x) pečiatka schválenia dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

v) vízum; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

h) tlač; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

w) značka na overení kópie; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

y) označenie o výkonnom umelcovi; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

e) označenie vyhotovenia písomnosti a jej smerovanie vo veci; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

y) značka na prijatí dokumentu; (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

10. Skladba náležitostí dokumentu je určená jeho druhom a účelom.

IV. Požiadavky na organizáciu toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlú dokumentáciu (došlú);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúce);

c) interná dokumentácia.

13. Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie písomností uskutočňuje prostredníctvom poštových spojov, kuriérskych spojov a telekomunikácií.

14. Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežným zvážením, odovzdaním vedeniu na odplatu v službe vedenia úradu, odovzdajú sa vykonávateľom a po vyhotovení sa založia do spisov.

16. Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpisu alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, ak legislatíva Ruskej federácie neustanovuje inak. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

17. Doložka už nie je platná. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

18. Evidované písomnosti odovzdáva služba vedenia úradu na odplatu vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu iným funkcionárom federálneho výkonného orgánu. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

Listiny alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (uznesenia) odovzdáva služba vedenia úradu exekútorom. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

Ak má dodávateľ prístup k elektronickej kópii dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov, môže originál dokumentu zostať v službe správy kancelárie, ak to ustanovujú pokyny pre správu kancelárie vo federálnom výkonnom orgáne. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

20. Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iné autorizovaná osoba sú odovzdané úradu na registráciu a odoslanie. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

21. Kancelária spisovej služby kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a zhodu počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia zhotoviteľovi.

22. Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo v nasledujúci pracovný deň.

23. Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom služby kancelárskych prác.

V. Listinná zbierka federálneho výkonného orgánu

26. Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentačný fond z dokumentov vytvorených pri svojej činnosti;

c) vyvinie a schvaľuje album šablón jednotné formy dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom. (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

27. Tvorbu dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba riadenia úradu vypracovaním nomenklatúry vecí, formovaním a evidenciou vecí, zaistením ich bezpečnosti, evidovaním a odovzdávaním vecí do archívu federálneho výkonného orgánu. .

28. Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) zostavuje útvar riadenia úradu na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych oddelení;

b) schvaľuje ho po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúci federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a nadobúda účinnosť 1. januára budúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa natrvalo odovzdávajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie vzniknuté v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu skladovanie;

d) pri zmene funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou revíznou komisiou federálneho štátneho archívu.

29. Názvy úsekov nomenklatúry záležitostí federálneho výkonného orgánu sú názvami štrukturálnych oddelení federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou vecí, ako aj v súlade so zásadami systematizácie písomností a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia vrátane prípadov na personál, a pre prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane).

31. Prípady odo dňa ich vzniku až do ich odovzdania do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych oddeleniach v mieste ich vzniku.

32. Puzdrá sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na dobu určenú vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jej uplynutí podliehajú vráteniu.

Ostatným štátnym orgánom a organizáciám sa prípady vydávajú na základe ich písomnej žiadosti so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu povereného prácou úradu.

33. Vyňatie dokumentov z trvalého ukladacieho priestoru je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom v spise sa ponecháva kópia dokumentu overená podľa ustanoveného postupu a konať o dôvodoch vydania originálu.)

35. Podkladom na zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia je číselník prípadov.

Vi. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne (v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

37. Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a uchovávajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí byť vyhotovený podľa všeobecné pravidlá kancelársku prácu a mať náležitosti ustanovené pre obdobný dokument na papieri, s výnimkou potrebného „Štátneho znaku Ruskej federácie“.

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie na papieri) a elektronické kópie dokumentov.

39. Skladbu elektronických dokumentov vytváraných vo federálnom výkonnom orgáne ustanovuje zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu uskutočňuje výlučne vo forme elektronických dokumentov, vyvinuté na základe odporúčaní Federálneho archívneho úradu.

Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu uskutočňuje výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnym archívom. agentúra.

40. Elektronické dokumenty zasielané orgánom štátnej správy a samosprávy sú podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka federálneho výkonného orgánu v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“.

41. V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť metódy potvrdzovania úkonov elektronickými dokumentmi, v ktorých sa používajú iné typy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronických podpisoch“.

42. Prijímanie a odosielanie elektronických dokumentov zabezpečuje služba vedenia kancelárie.

43. Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom kancelária úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.

44. Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa vygenerujú evidenčné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentu vrátane jeho vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontrolu, uchovávanie, používanie a ďalšie údaje .

45. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v tlačenej podobe sú registrované v systéme elektronickej správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu v ňom.

46. Registrácia a účtovanie elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou vecí.

Z nomenklatúry vecí vyplýva, že vec sa vedie elektronickou formou, čo je uvedené v názve veci alebo v kolónke „Poznámka“.

(v znení uznesení vlády Ruskej federácie z 26.04.2016 N 356)

2. Adresát

3. Funkcia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

4. Názov typu dokumentu

5. Dátum dokumentu

6. Evidenčné číslo dokumentu

7. Dátum prijatia dokumentu

8. Evidenčné číslo došlého dokladu

9. Informácie o súvisiace dokumenty(názov druhu dokladu, dátum, evidenčné číslo, typ spojenia)

10. Názov textu ( zhrnutie dokument)

12. Informácie o zasielaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu

Čo je papierovanie a pracovný postup (2019)? Návod, ako aj moderný ekonomický slovník, definuje workflow ako pohyb dokumentov medzi ich zostavovateľmi a interpretmi pozdĺž informačno-technologických reťazcov, vďaka čomu je možné informovať každého zainteresovaných strán, prineste im prijaté rozhodnutia, vykonávať účtovníctvo a kontrolu. Kancelárske práce sú zase činnosti na údržbu, aktualizáciu a kontrolu dokumentácie.

Keďže hodnota informácie v modernom svete a podnikanie je ťažké preceňovať; dôležitá úloha... Často správnosť rozhodovania a konečný výsledok závisí od jasnosti a jasnosti formulácií, rýchlosti prechodu papierov.

Existujú tri typy toku dokumentov:

prichádzajúci (vstupujúci do organizácie);
odchádzajúce (riadené z organizácie);
interná (dokumentácia vytvorená a používaná zamestnancami v procese riadenia).

Etapy práce

Práca s dokumentmi v organizácii je rozdelená do etáp.

Pre prichádzajúce:

príjem a primárne spracovanie;
predbežné posúdenie úradníkom;
registrácia;
zváženie vedením organizácie a usmernenie k vykonaniu;
kontrola vykonávania.

Pre odchádzajúce:

vývoj, registrácia;
registrácia;
Doprava.

Pre interné:

vývoj, registrácia;
registrácia;
spracovanie, realizácia, príprava odpovedí;
kontrola vykonávania.

Pre všetkých:

účtovníctvo a analýza objemov toku dokumentov;
skladovanie.

Rýchlosť prechodu etáp priamo závisí od správnosti papierovania, ako aj od noriem toku dokumentov schválených v organizácii. Vzor nariadenia o toku dokumentov v organizácii (2019) si môžete stiahnuť nižšie.

GOST pre kancelársku prácu 2019

Požiadavky na vyhotovenie úradných dokumentov sú v súčasnosti formulované v národnej norme Ruskej federácie. Zmenil sa štátna norma Ruská federácia GOST R 6.30-2003.

Zoznámenie sa s GOST o kancelárskej práci je podľa nášho názoru užitočné začať štúdiom terminológie, ktorú podrobne popisuje iný národná norma- (kancelárska práca a archivácia GOST), keďže tieto znalosti pomôžu správne porozumieť a používať odbornú slovnú zásobu.

Definuje pojmy použité v článku:

Dokument - informácia zaznamenaná na nosiči s údajmi, ktoré umožňujú ich identifikáciu.
Vyhotovenie dokumentu - pripevnenie potrebných údajov na dokument.
Atribút dokumentu je prvkom dizajnu dokumentu.

GOST R 7.0.8-2013

Kancelárska práca-2019: nové požiadavky na papierovanie

Berúc do úvahy opísané definície, zvážime pravidlá formalizácie úradných dokumentov.

Pre tých, ktorí sa z tohto článku dozvedeli o existencii štandardu v oblasti kancelárskej práce, bude užitočná podrobná analýza sekcií GOST. Pre skúsených referentov odporúčame oboznámiť sa so zmenami, ktoré vstúpili do platnosti dňa 01.07.2018 spolu s.

Nová dôležitá sekcia“ Všeobecné požiadavky na tvorbu dokumentov“, ktorý systematizuje a popisuje pravidlá týkajúce sa všetkých druhov podrobností, vrátane textu:

čísla strán;
preferované typy písma a veľkosti písma;
odsadenie odseku;
veľkosť riadkov, medzery medzi písmenami a slovami;
zarovnanie textu;
maximálna dĺžka čiary pre uhlové a pozdĺžne usporiadanie;
pravidlá tučného textu;
dizajn titulnej strany.

Všetky zmeny sú zamerané na zlepšenie požiadaviek. Zoznam podrobností bol rozšírený a boli doň pridané nasledovné:

pečiatka obmedzenia prístupu;
značka elektronického podpisu;
názov štruktúrnej jednotky - autora dokumentu;
názov pozície osoby - autora dokumentu.

Niektoré náležitosti sú spojené do jednej, napríklad požadované „referenčné údaje o organizácii“ môžu zahŕňať nielen poštovú adresu a telefónne číslo, ale aj OKPO, OGRN, INN / KPP.

Časť „Evidencia náležitostí“ bola doplnená o pravidlá používania úvodných adries a záverečných fráz etikety, elektronického podpisu, ako aj podpisu konateľa.