Ang digitization ng mga dokumento ay ang conversion ng mga dokumento sa digital form. Maaari mong i-digitize ang mga guhit, teksto at aklat. Ang aktibidad ng anumang karaniwang opisina o institusyon, maaga o huli ay humahantong sa pagbuo sa loob ng mga pader nito marami mga dokumento. Ang mga dokumento ay naka-imbak sa mga istante at sa mga desk drawer. Kukunin nila ang isang malaking halaga ng espasyo sa mga cabinet ng opisina at sa mga mesa ng mga empleyado ng opisina. Mga bundok ng dokumentasyon, na napakahirap maunawaan, at halos imposibleng mabilis na makahanap ng isa o ibang dokumento. Upang ang opisina ay hindi maging isang archival repository ng mga dokumento, at ang mga empleyado nito ay maaaring mabilis na magtrabaho sa anuman kinakailangang dokumentasyon, kailangan mong i-digitize ang lahat ng mga dokumentong makukuha sa kumpanya at ilipat ang mga ito mula sa papel patungo sa elektronikong anyo gamit ang mga serbisyo ng pag-scan at pagkilala ng mga dokumento. Ang mga elektronikong dokumento ay mas madaling iproseso at iimbak. Hindi sila kumukuha ng maraming espasyo sa opisina. Hindi sila maaaring mawala o masira, at ang paghahanap ng isang dokumento sa isang digitized na electronic archive, kung saan ang lahat ay naka-systematize at pinagsunod-sunod sa mga bundle ay mas madali kaysa sa isang malaking tumpok ng mga papel na nakaimbak sa isang cabinet ng opisina. Ang mga digitized na dokumento ay maginhawa din para sa paggamit sa kaso kapag ang isang empleyado ng kumpanya ay pupunta sa isang business trip o para sa mga negosasyon. Ang isang maliit na flash drive sa iyong bulsa ay magagawang upang mapaunlakan ang buong archive ng mga dokumento ng kumpanya, at magbibigay sa kanya ng pagkakataon, kung kinakailangan, upang mabilis na mahanap ang anumang kinakailangang dokumento. Napaka-convenient at praktikal na gumamit ng mga naka-digitize na dokumento, habang ang mga serbisyo sa pag-digitize ng dokumento ay hindi sapat na mahal at magagamit hindi lamang sa malalaking korporasyon, kundi pati na rin sa maliliit na kumpanya at mga organisasyong may badyet.
Pag-digitize ng mga guhit
Ang pag-digitize ng mga guhit, o bilang ito ay tinatawag ding vectorization, ay nagpapahintulot sa iyo na ilipat ang mga teknikal at arkitektura na mga guhit mula sa papel patungo sa elektronikong format. Ang mga serbisyo ng digitization para sa mga guhit ay maaaring makabuluhang pasimplehin at gawing sistematiko ang sistema ng pag-iimbak ng archival ng dokumentasyon ng disenyo, at napaka-kaugnay para sa parehong mga negosyong pang-industriya at mga institusyong pang-agham, pati na rin para sa mga bureaus ng arkitektura at disenyo, pribadong arkitekto, mag-aaral, at lahat ng tao na, ayon sa mga detalye ng kanilang trabaho o pag-aaral, ay gumagana sa mga guhit. Bilang isang patakaran, ang pangunahing problema ng pag-archive ng dokumentasyon ng disenyo ay ang paghahanap para sa nais na pagguhit, ang mga kondisyon kung saan ang pagguhit na naka-print sa papel na Whatman ay dapat na naka-imbak at ang bulkiness nito. Ang pag-digitize ng mga guhit ay maaaring epektibong malutas ang mga problemang ito. Kapag ang isang drawing, salamat sa digitization, ay inilipat mula sa papel sa elektronikong format, para sa pag-iimbak nito ay hindi kinakailangan na magkaroon ng malalaking lugar ng archival, ngunit sapat lamang ang isang maliit na halaga ng libreng espasyo sa hard disk ng isang computer o anumang iba pang electronic medium. Kasabay nito, sapat na upang i-systematize ang mga nilalaman ng archive nang isang beses, i-decomposing ang mga digitized na mga guhit sa mga pampakay na folder, at pagkatapos ay madaling makahanap ng anumang kinakailangang pagguhit. Ang mga guhit na nakaimbak sa electronic archive ay hindi napapailalim sa mekanikal na stress, o sa impluwensya ng anumang iba pang natural na puwersa at elemento. Hindi sila maaaring mabasa, mapunit o mawala, at salamat sa backup system, maaari mong isang daang porsyento na protektahan ang iyong sarili mula sa kanilang pagkawala o pagkawala. Ang pagtatrabaho sa mga digitized na guhit ay mas madali kaysa sa kanilang mga katapat na papel. Mas maginhawang magdala ng laser disc sa iyo, kung saan palagi kang may access sa buong archive, kaysa sa dami ng malalaking papel at hindi komportable na mga guhit. Oo, at ipakita ang pagguhit sa customer, kung saan ito ay mas maginhawa sa monitor ng isang computer o laptop, ngunit walang paglalahad ng multi-meter drawing paper sa kanyang mesa. Hindi banggitin na ang digitized na pagguhit ay maaaring ipadala lamang sa pamamagitan ng e-mail, habang tinitipid ang iyong oras at oras ng isa kung kanino nilayon ang pagguhit na ito. Ngayon, maraming mga kumpanya ang nagbibigay ng mga serbisyo para sa pag-digitize ng mga guhit, at nalulugod kaming sabihin ang katotohanan na ang aming kumpanya ay isa sa mga nangunguna sa larangan ng pag-digitize ng mga dokumento. Sa ngayon, mayroon kaming lahat ng kinakailangang kagamitan at programa upang matiyak ang pag-digitize ng anumang pagguhit na may ganap na detalyadong pangangalaga sa kalidad nito.
Pag-digitize ng mga teksto
Ang pag-digitize ng mga teksto ay isang paraan ng pag-convert ng naka-print na teksto mula sa papel sa elektronikong format. Ang pag-digitize ng mga teksto ay kailangang-kailangan bilang isang maginhawang tool para sa paglikha ng mga electronic archive at bilang isang tool para sa pag-convert ng mga libro at aklat-aralin sa elektronikong format. Ngayon ang mga mahilig sa pampanitikan na salita ay hindi na kailangang umupo nang maraming oras sa mga aklatan o magdala ng mabigat at hindi komportable na libro. Ito ay sapat na magkaroon ng isang elektronikong tablet na madaling magkasya sa iyong bulsa o pitaka, at magbasa ng anumang fiction o reference na literatura.
Pag-digitize ng mga libro
Ang pag-digitize ng teksto ay nagbibigay-daan sa iyong ilipat sa digital na format isang libro sa anumang sukat. Ito ay napaka-maginhawa at praktikal. Bilang karagdagan sa kadalian ng paggamit, ito ay nagkakahalaga ng pagbanggit ng mga halatang benepisyo sa ekonomiya. Malayo sa dati maaari mong bilhin ito o ang aklat-aralin o aklat na iyon para sa iyong sarili, at sa parehong oras maaari mo itong hiramin mula sa aklatan o mula sa isang kaibigan, at salamat sa serbisyo ng pag-digitize, maging may-ari ng elektronikong bersyon, gumagastos ng mas kaunti pera para dito kaysa sa pagbili ng libro. Ang pag-digitize ng mga aklat ay lubos ding nagpadali sa proseso ng pag-iimbak ng mga bihirang manuskrito at mga aklat na may halaga sa kasaysayan. Pagkatapos ng lahat, ang papel ay hindi walang hanggan, ngunit elektronikong bersyon Ang naka-print na salita ay talagang maiimbak sa loob ng libu-libong taon at hinding-hindi mawawala ang orihinal na nilalaman nito, na pinapanatili hindi lamang ang teksto, kundi pati na rin ang mga ilustrasyon para sa mga susunod na henerasyon.
Website, electronic reading room:
CJSC "Alt-soft" - pagpapatupad at teknikal na suporta ng software at information complex (PIC) para sa organisasyon ng mga electronic reading room sa mga archive ng estado ng rehiyon ng Pskov.
Noong 2012, hindi naisakatuparan ang gawain upang tapusin ang PIK dahil sa kakulangan ng pondo.
Noong 2013, ipinagpatuloy ang gawain, na nagreresulta, bukod sa iba pang mga bagay, sa Internet portal ng mga archive ng rehiyon ng Pskov.
Kasama ang pagpopondo sa programa ng estado Rehiyon ng Pskov "Pag-unlad impormasyong panlipunan"(hanggang 2020), seksyon -" Pagpapatupad ng mga hakbang upang suportahan ang PIK "Electronic Reading Room of Regional Archives", 1.5 milyong rubles ang inilalaan taun-taon.
Mula sa pagsusulatan sa direktor ng GAPO: Ang programang ito, sa katunayan, ay dapat taunang lagyang muli ang mga limitasyon ng archive ng 1,500,000 rubles. Sa katunayan, mayroon tayong 500,000.
Ang archive (mas tiyak, ang rehiyon) ay nagbabayad ng 250,000 para sa taunang pagpapanatili at pagbabago ng site na "Mga Mapagkukunan ng Impormasyon".
Sa ngayon (Agosto 2018) walang paraan upang mag-post ng anuman sa site (sa anumang pag-access).
Hindi rin naitatama ang mga error sa mga paglalarawan.
Kasabay nito, nagpapasya sila kung paano teknikal na magbibigay ng malayuang pag-access.
Pero malabo pa rin. Walang pera para sa kahit ano.
Pagtalakay sa gawain ng website ng RGIA, na ginawa rin ng Alt-Soft.
Pag-digitize ng mga archival file:
Kagawaran ng pondo ng seguro at mga audiovisual na dokumento ng institusyon ng treasury ng estado ng rehiyon ng Pskov na "archive ng estado ng rehiyon ng Pskov".
Ang State Archive ng Insurance Fund at Audiovisual Documents ng Pskov Region ay nilikha noong Pebrero 1, 2003 sa pamamagitan ng utos ng Administration ng Pskov Region. Para sa bagong likhang archive, ang mga pangunahing gawain ay natukoy: ang paglikha at pagpapanatili ng isang solong insurance fund ng dokumentasyon para sa natatangi at lalo na mahalagang mga dokumento na pambansa, depensa, siyentipiko, kultura at makasaysayang pamana, pati na rin ang buong pagkuha ng Pondo sa Arkibal Pederasyon ng Russia audiovisual at electronic na mga dokumento na makabuluhang umakma sa mga pinagmumulan ng dokumentaryo sa papel na media mahalagang impormasyon, na nagbibigay ng visual at auditory reproduction ng mga nakaraang kaganapan at kanilang mga kalahok, na lubhang mahalaga para sa saklaw ng kasaysayan.
Ang istraktura ng archive ay kinakatawan ng dalawang departamento: ang departamento ng microfilming at digitization ng mga dokumento at ang departamento ng pagtiyak sa kaligtasan, accounting, pagkuha at paggamit ng mga dokumento. Link.
Ang departamento ng microfilming at digitization ng mga dokumento, na kinabibilangan ng tatlong empleyado, ay nakikibahagi sa paglilipat ng mga imbentaryo at mga file ng mga archive ng estado ng rehiyon ng Pskov sa electronic form. Makakatulong ang digitization na matiyak ang mabilis, maginhawang access ng user sa mga dokumento na nakakatugon sa mga modernong pamantayan ng information society at naghahanda para sa paglikha ng isang insurance fund na idinisenyo upang magarantiya ang pangangalaga ng pinakamayamang pamana ng Archival Fund ng Russia.
Ang pangunahing uri ng trabaho na isinasagawa ng mga espesyalista ng departamento ay ang pag-scan ng dokumento. Link.
Ang archive ay naghahanap ng pera para sa isang server para sa mga digitized na dokumento (ang presyo ng isyu ay 600 libong rubles), dahil ang libreng puwang na ginamit ay nauubusan.
Buod ng Mga Mapagkukunan ng Pag-digitize ng Dokumento:
Mga tao: tatlong empleyado.
Pananalapi:
Hindi naglalaan si Rosarkhiv ng pera mula sa FTP "Culture of Russia" noong 2017.
Noong 2012, naglaan sila ng 1,500,000 rubles, hindi na sila magbibigay ng higit pa.
sa programang panrehiyon malaking pera hindi, ang pag-digitize ay nangyayari gaya ng binalak sa biniling kagamitan.
Technics:
Scanner ng libro,
isa pang book scanner na nagbibigay-daan sa iyong mag-scan ng mga dokumento hanggang sa 35 cm ang kapal,
dalawang workstation.
Saklaw ng gawaing isinagawa:
Sa loob ng dalawang taon (2010-2011) gumawa kami ng mga digital na larawan ng mga imbentaryo nang buo - 12734 na imbentaryo, 180904 na mga sheet.
Simula sa 2012, sinimulan ng State Archive ng Insurance Fund at Audiovisual Documents ang nakaplanong digitization mga dokumento sa archival panahon hanggang Oktubre 1917, na nakaimbak sa State Archives ng Pskov Region. Inihanda ng GAPO plano ng pananaw paglikha ng mga digital na kopya ng mga dokumento, sinuri at inaprubahan ng Expert-Checking and Methodological Commission ng State Archival Administration ng rehiyon. Para sa pagsasama sa Plano, tatlong pangunahing tampok ang ginamit: ang pinakaginagamit na mga file, ang kategorya ng mga partikular na mahahalagang file, na isinasaalang-alang ang kasunod na paglikha ng mga kopya ng insurance, mga dokumento sa kasaysayan ng lungsod ng Velikie Luki at ang distrito ng Velikie Luki sa upang masiyahan ang mga interes ng mga gumagamit ng lungsod ng Velikie Luki, kung saan ang lokal na kasaysayan ay napakalakas na binuo .
Noong 2012-2013, 1,595 na kaso na may dami na 157,459 sheet ang na-digitize.
Lumalabas, sa karaniwan, 216 na pahina ang na-scan bawat araw.
Kung gumawa ka ng pagsasaayos para sa mga pista opisyal at katapusan ng linggo, i-round up - hayaan itong maging 300 mga pahina.
Mula sa komento sa link sa ibaba:
Sa isang araw ng trabaho sa isang planetary scanner (at sa karamihan ng mga archive ay mayroon lamang isa) maaari kang gumawa ng maximum na 280-300 na mga sheet (ito ay kung ang maliliit na bagay na maginhawang inilatag sa scanner ay hindi mga sukatan / rebisyon / confessions at hindi drawing). Ito ay isang pag-scan lamang, nang hindi pinoproseso ang mga natanggap na frame.
Mula sa pagsusulatan sa direktor ng archive sa forum:
Ngayon (Agosto 2018) ini-scan ang inilipat na pondo mula sa opisina ng pagpapatala.
Sa hinaharap, sa mga tuntunin ng pag-digitize ng genealogical na materyal.
Mayroong 1680 unit sa database ng mga na-scan na file.
Mas na-scan, pinoproseso ang mga ito at idinaragdag sa database kapag handa na.
May mga sukatan (hindi ako sigurado eksakto) at may mga kumpisal (sigurado ako) - ito ang mga na-scan kaagad pagkatapos ng pagpapanumbalik. Mayroong ilang mga rebisyon para sa distrito ng Sebezh.
Sa mga tuntunin ng digitalization prospect, isang kasunduan sa institusyong pang-edukasyon, na tutukuyin ang pagkakasunud-sunod ng pag-digitize ng mga kasong iyon na higit na hinihiling sa mga tuntunin ng gawaing siyentipiko.
Hindi inaasahan ang malakihang pag-digitize ng mga sukatan (kahit hindi pa).
Pangmatagalang plano para sa paglikha ng mga digital na kopya ng mga dokumento:
Ang GAPO ay naghanda ng isang pangmatagalang plano para sa paglikha ng mga digital na kopya ng mga dokumento, sinuri at napagkasunduan ng Expert-Verification and Methodological Commission ng State Archival Administration ng rehiyon.
Alamin ang tungkol sa planong ito.
Halimbawa ng form ng plano.
Organisasyon ng trabaho sa pag-digitize ng mga dokumento ng archival, mga alituntunin.
Upang maisaayos at makontrol ang gawain sa pag-digitize ng mga pondo sa bawat archive, dapat gumawa ng Plano sa Pag-digitize ng Pananaw, na kinabibilangan ng mga pangalan ng mga pondo na nilayon upang lumikha ng mga elektronikong kopya sa loob ng balangkas ng buong koleksyon ng archive (Appendix No. . 2).
Ang taunang pagsubaybay at pagbabago ng Plano ng Pananaw ay dapat isagawa, na isagawa batay sa mga resulta ng pagpapatupad ng taunang plano sa digitization, na nakalagay sa Listahan ng mga pondong idi-digitize.
Noong 2016, available ang plano sa pag-digitize ng koleksyon sa 36 na archive. Data
Ang digitization ng mga dokumento ay ang conversion ng mga dokumento sa digital form na may kasunod na pagkilala sa ilang mga field ng dokumento. Kung interesado ka sa serbisyong ito, mangyaring makipag-ugnayan sa aming copy center. Gagawin ka namin ng isang kapaki-pakinabang na alok, ang pinakamahusay sa presyo at kalidad.
Ang dokumento sa digitized form ay maginhawa at praktikal. Ang serbisyong ito ay nagiging popular dahil sa paglipat ng mga kumpanya sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Madalas pumunta ang mga kliyente sa aming copy center at magtanong kung ano ang digitization ng mga archive. Sinasabi namin sa kanila nang detalyado kung paano ito napupunta. ang pamamaraang ito at kung ano ang mga pakinabang nito. Kabilang sa huli, mapapansin na ang mga na-digitize na dokumento:
- huwag kumuha ng dagdag na espasyo;
- madaling i-edit;
- ay nasa maayos na estado - na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na maghanap ng partikular na impormasyon
Kung kinakailangan, maaari mong kopyahin at i-print ang anumang file. Ang lahat ng ito ay tatagal lamang ng ilang minuto.
Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento ay medyo kumplikado, nangangailangan ng pangangalaga at responsibilidad. Upang magsimula, ang aming mga espesyalista ay nagsasagawa ng gawaing paghahanda, nagsasagawa ng jointing, at pagkatapos (pagtahi, sa ilang mga kaso). Pagkatapos ay tinanggal ang pinsala sa makina - mga creases sa dokumento, pagkatapos ay direktang nagaganap ang pag-scan, at pagkatapos nito - ang pag-verify ng resulta ng digitization sa orihinal na sample. Kaya, ang pag-digitize ng mga dokumento ng archival ay maaari lamang isagawa ng isang propesyonal na nakakaalam ng lahat ng mga intricacies ng gawaing ito at may kaugnay na karanasan.
Mga dokumentong idi-digitize
Sa aming copy center maaari mong i-digitize ang halos lahat ng mga dokumento. Halika sa amin na may dalang sample ng papel, slide, libro, drawing, magazine. Sinasamantala makabagong kagamitan, isasalin namin ang lahat ng ito sa electronic form sa pinakamaikling panahon.
Kapag nagdi-digitize ng mga dokumento, ang presyo ng serbisyo ay nabuo batay sa dami ng mga materyales, kalidad ng mga ito, at oras na mayroon ka. Ang lahat ng data na ito ay lilinawin ng aming manager. Sa konsultasyon, tatanungin niya kung gaano mo kabilis kailangan ang pag-digitize ng mga dokumento sa Moscow at kung anong badyet ang iyong inaasahan. Sa anumang kaso, makatitiyak na mahahanap namin ang pinakamahusay na opsyon para sa iyo. Ang mga katalogo at electronic archive na ginawa sa aming tulong ay palaging nasa kamay, at hindi mo na kailangang mag-aksaya ng oras sa paghahanap kinakailangang dokumento. Napakabilis mong mapagtanto kung gaano ito maginhawa.
Karamihan sa mga kumpanya ng archival sa mga araw na ito ay nag-aalok ng serbisyo ng pag-digitize ng mga dokumento. Ang pangangailangan para dito ay dahil sa ang katunayan na mahirap isipin ang mga aktibidad ng halos lahat ng mga organisasyon na walang electronic archive, na maginhawa at praktikal, na nagpapahintulot sa iyo na makakuha ng mabilis at madaling pag-access sa mga dokumento. Ang paglipat sa ganitong uri ng mga archive ay mabibigyang katwiran sa kaso kapag may mga problema sa pag-iimbak ng mga gumaganang papel: kakulangan ng libreng espasyo, ang pangangailangan na sumunod sa mga patakaran at kalidad ng imbakan, atbp.
Mga yugto ng paglikha ng isang database at electronic archive
Ang ganitong pamamaraan bilang pag-digitize ng mga dokumento ay isinasagawa sa maraming yugto.
1. Paghahanda ng mga working paper para sa pag-scan:
- teknikal (pisikal) na pagsasanay. Binubuo ito sa pag-alis, pag-alis ng mga staple, mga clip ng papel, atbp.;
- sistematisasyon ng mga materyales. Kabilang dito ang pagtatrabaho sa nilalaman: pagpili ng kronolohiya, istraktura, uri ng mga dokumento.
2. Pag-digitize ng mga dokumento. Sa yugtong ito, ang mga sumusunod na hanay ng mga aktibidad ay isinasagawa:
- pagpili ng mga teknikal na parameter para sa pag-scan (resolution);
- pagpili ng format para sa pag-save ng mga resulta (sa anyo ng mga larawan, mga file na may kakayahang i-edit ang dokumento);
- uri ng pag-scan (stream o flatbed).
3. Pagproseso ng natanggap na impormasyon. Minsan ang mga digitized na papel na may hindi kasiya-siyang kalidad ng "pinagmulan" ay nangangailangan ng karagdagang pagproseso (pagwawasto ng pagkupas, kulay, atbp.).
Ang pinakamababang dami ng mga dokumento para sa digitization ay 5,000 mga pahina
Pag-digitize ng mga dokumento: mga subtleties at nuances
Upang i-convert ang mga dokumento ng archival ng papel sa mga elektroniko, ginagamit ang mga espesyal na kagamitan: kadalasan, ginagamit ang iba't ibang uri ng mga scanner (pang-industriya, malaking format, planetary, libro).
Pagkatapos ng digitization, kinakailangang i-verify ang mga natanggap na dokumento para sa pagsunod sa mga orihinal. Ito ay isang mahalaga at matagal na hakbang sa pamamaraan, dahil ang ilang mga dokumento ay maaaring magkaroon ng iba't ibang mga fold, pinsala o abrasion na hindi nakikilala ng mga programa sa computer. Ang dokumentasyon ng disenyo, na naglalaman ng maraming espesyal na simbolo at palatandaan, ay nararapat na espesyal na pansin.
Mga Serbisyo sa Pag-digitize ng Dokumento
Dahil sa ang katunayan na ang pamamaraang ito ay nangangailangan ng mas mataas na pansin at Mataas na Kalidad pagpapatupad, dapat itong isagawa ng mataas na kwalipikadong mga espesyalista na may kaugnay na karanasan sa trabaho at nakapagpatupad na ng higit sa isang proyekto.
Para sa aming kumpanya, ang pag-digitize ng dokumento ay isang espesyal na serbisyo: nagtatrabaho kami sa mga dokumento ng anumang dami, nagbibigay kami ng mga serbisyo malalaking kumpanya at maliliit na organisasyon, habang pinapanatili ang kumpletong pagiging kumpidensyal.
I.E. Khvorova
Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento upang lumikha ng isang electronic archive
Ang artikulo ay nakatuon sa proseso ng digitization - ang pinaka-maginhawang mekanismo para sa pag-save at paggamit ng impormasyon sa mga modernong kondisyon. Isinasaalang-alang ng may-akda ang mga pangunahing punto ng proseso ng pag-digitize ng mga materyales sa archival, kabilang ang pagsusuri mga posibleng paraan pag-convert ng mga dokumento sa electronic form, mga kategorya ng mga dokumento para sa digitization, mga format ng imbakan mga elektronikong dokumento at isang pag-aaral ng mga kontemporaryong pamantayan ng digitization. Sinusuri din ng artikulo mga kinakailangang kondisyon upang lumikha ng isang virtual na archive ng isang makasaysayang tao o kaganapan sa isang kontemporaryong konteksto. Espesyal na atensyon binibigyang-pansin ng may-akda ang mga kakaiba ng organisasyon ng isang elektronikong mapagkukunan, ginalugad ang umiiral na mga modernong proyekto sa paksang ito at sinusuri ang mga posibleng paghihirap na maaaring makaharap ng isang mananaliksik kapag lumilikha ng isang elektronikong archive.
Mga keyword: digitalization, archival document, electronic fund of use, virtual archive.
katotohanan modernong buhay lalong nangangailangan sa amin na aktibong gumamit ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon. Ang edad ng impormasyon ay nagpapakilala rin ng sarili nitong mga pagsasaayos sa mundo ng diyalogo sa pagitan ng mga mapagkukunan ng archival at ng mananaliksik. Ginagawang posible ng mga modernong digital na teknolohiya na ipatupad ang mga pinaka-pandaigdigang ideya para sa paglikha ng alternatibong larangan ng imbakan - pag-iimbak ng mga dokumento sa isang virtual na eroplano.
Ang pag-digitize ng mga dokumento sa archival ay ang pinaka-maginhawang tool para sa pag-iimbak at paggamit ng impormasyon. Nagbibigay-daan ito sa mas ligtas at mas matipid na imbakan, madaling pagkuha at paggamit.
© Khvorova I.E., 2017
impormasyon, gayundin para sa mabilis na pag-access sa mga materyales sa archive. Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento ay batay sa ideya ng pagbuo ng isang solong elektronikong pondo ng paggamit (mula dito ay tinutukoy bilang EFP). Ang EFP ay isang koleksyon ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng archival na naitala sa digital media at nilalayon na gamitin sa halip na mga orihinal na dokumento1. Ang isang mahalagang punto sa paglikha ng EFP ay ang pangangailangang ayusin ang proseso ng paglikha nito.
Ayon sa Deputy Head ng Federal Archival Agency O.V. Naumov, ang pangunahing layunin ng pag-digitize ng mga dokumento ay upang palawakin at gawing simple ang pag-access sa mga dokumento ng pondo ng archival, tiyakin ang kaligtasan ng mga orihinal sa pamamagitan ng unti-unting pag-withdraw ng mga ito mula sa sirkulasyon, pagbibigay ng access sa elektronikong pondo, pati na rin ang pagpapabilis sa proseso ng pagbibigay ng publiko. serbisyo2.
Isaalang-alang ang mga pangunahing punto ng proseso ng digitization. Una sa lahat, dapat itong isaalang-alang na ang pondo ng archive ng Russian Federation ay nag-iimbak ng isang malawak na hanay ng dokumentaryo. Kaya, bago mo simulan ang pag-scan sa mga dokumento mismo, ipinapayong mag-digitize kagamitang pang-agham na sanggunian archive, lumikha ng mga elektronikong imbentaryo para sa pagkuha ng data. Ang paunang pag-digitize ng mga imbentaryo ng archive ay nagpapahintulot sa gumagamit na maging pamilyar sa listahan ng mga nakaimbak na dokumento at mag-order ng mga dokumento ng interes sa pamamagitan ng Internet nang hindi umaalis sa bahay. Kasabay nito, kinakailangan ding isaalang-alang ang katotohanan ng siyentipiko at teknikal na edisyon ng mga heading ng mga kaso - kung ang imbentaryo ay napabuti, maaari mong simulan ang pag-digitize ng pondo.
Kasama sa mga kategorya ng mga dokumento para sa digitization hindi lamang ang mga dokumento kung saan may banta ng pagkawala ng impormasyon, kundi pati na rin ang pinakamahalaga, natatanging mga materyales at dokumentong hinihiling. Ang pamantayan para sa mga dokumento tungkol sa pagiging natatangi at halaga ng mga dokumento ay medyo malabo, at ang demand ay hindi isang pare-parehong halaga, samakatuwid, kapag pumipili ng mga materyales sa pag-digitize, madalas na lumitaw ang tanong: aling mga dokumento ang kailangang i-digitize sa unang lugar? Maaaring mas madaling makamit ang isang mas mahusay na sample kung ang proseso ng pagpili ay nagsasangkot ng higit pa sa mga miyembro komisyon ng dalubhasa archive, ngunit kasangkot din ang mga propesyonal - historian, political scientist, sociologist, public figure, atbp. Ang proseso ng paglikha ng naturang working group ay nangangailangan ng malinaw na regulasyon. Dapat tandaan na, sa kabila ng nabalangkas na pamantayan sa pagpili3, ang mga ito ay hindi sapilitan at rehiyonal na mga archive
ang karapatang piliin ang mga dokumentong iyon na kailangang i-digitize sa unang lugar.
Ang pagpili ng paraan ng digitization ay mahalaga, dahil ang medium at ang format ng materyal na presentasyon ay nagdadala din ng impormasyon na kapaki-pakinabang para sa gawain ng mananaliksik, kaya napakahalaga na maihatid ito sa pinakatumpak na anyo na maihahambing sa orihinal.
Sa direktang pag-digitize ng mga dokumento, mahalagang obserbahan ang lahat ng mga hakbang sa seguridad kapag nagtatrabaho sa orihinal, ang espesyal na atensyon ay dapat bayaran kapag nag-scan ng mga libro at mga sinaunang gawa (light, printer, pag-uugali ng espesyalista sa panahon ng digitization ay dapat sumunod sa mga tinatanggap na pamantayan). Sa yugtong ito, ang mga kakayahan sa pananalapi ng proyekto ng digitization ay gumaganap ng isang mahalagang papel - ang pagpili ng kagamitan para sa pag-scan ay tumutukoy sa antas ng kaligtasan ng prosesong ito para sa orihinal. Ang pagpili ng isang mas matipid na hardware na aparato ay hindi maiiwasang magsasangkot ng panganib ng hindi na mababawi na pinsala sa mga dokumento, at binabawasan din ang mga pagkakataong lumikha ng isang maihahambing, buong kulay na kapalit na kopya4.
Kapag nagdi-digitize ng isang dokumento, hindi bababa sa dalawang kopya ng orihinal ang ginawa - isang gumaganang kopya at isang master copy. Ang parehong mga materyales ay dapat na may label at nakarehistro sa isang espesyal na rehistro. Salamat sa sistema ng pagpaparehistro na ito, ang paghahanap para sa isang na-scan na dokumento ay magiging mas mabilis at mas komportable para sa gumagamit, at ang mga kredensyal ay magpapadali sa pagsubaybay sa dokumento sa pangkalahatan. sistema ng impormasyon archive.
Kabilang sa mga format ng pag-iimbak ng imahe, ang mga format ng TIFF at JPEG ay pinaka-malawak na ginagamit ng mga archivist. Ang format na TIFF ay may utang sa katanyagan nito sa kakayahang mapanatili ang kalidad ng imahe sa pamamagitan ng mga lossless data compression algorithm. Ang format na JPEG ay may mataas na kakayahan sa compression, ngunit may pagkawala sa kalidad ng imahe. Maaaring hindi nakikita ng mata ang mga pagbabago, ngunit ang naka-compress na larawan ay magkakaroon ng matalim na contrast o pixel. Samakatuwid, hindi maaaring gamitin ang JPEG bilang isang intermediate na format sa pagproseso ng imahe. Sa JPEG, pinahihintulutang i-save lamang ang huling bersyon. Tulad ng para sa iba pang mga uri ng mga elektronikong dokumento at ang pinaka-ginustong mga format para sa kanilang imbakan, mayroong mga tekstong dokumento(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) at audio (wav, aiff, mp3), mga drawing (autocad), mga graph at diagram (tiff, pcx), DB sa anyo ng mga spreadsheet at relational database (xls, xml, html, mdb). Para sa mga photographic na dokumento, ang pdf na format ay tinatanggap din. Ang resultang array ng data ay maaaring gamitin para sa paghahatid sa mga digital na channel,
naka-imbak sa digital optical media (write-once CD-R, DVD-R, write-once CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW discs), magnetic (hard drives, floppy disks, magnetic tapes), flash drives, atbp d.
Ang mga kinakailangan para sa kalidad ng mga resultang digital na kopya ay hindi malinaw na nabuo. Walang pamantayan para sa pagtatasa ng kalidad ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng papel: mga parameter ng imahe, pagpaparami ng tono (contrast), liwanag, ingay, katumpakan ng kulay, sharpness, resolution, geometric distortion, atbp. Ang isang bilang ng mga dokumento ay ginagamit na sa ibang bansa, na kung saan Ang karanasan sa pagtatasa ng kalidad ng mga na-digitize na dokumento ay magiging kapaki-pakinabang para sa Russia. Ang US National Standard ANSI/AIIM MS44 "Mga Alituntunin para sa kontrol ng kalidad ng mga scanner ng imahe" ay nagtatatag at nagbubunyag ng mga pangunahing terminolohiya, mga pangunahing parameter at pamantayan para sa pagtatasa ng kalidad ng pag-scan, pati na rin ang mga diskarte sa kanilang praktikal na pagsukat. Sa batayan nito, isinasaalang-alang ang mga modernong kinakailangan, noong 2000, ang mga internasyonal na pamantayan ng ISO ay binuo upang masuri ang kalidad ng pag-scan ng mga itim at puting dokumento.
Pagkatapos ng pag-digitize, ibabalik ang orihinal sa archive para sa imbakan, at ang mga kopyang ginawa ay muling maglalagay ng electronic fund ng user at magiging available sa mga mananaliksik.
Ang paghahanap ng solusyon sa problema ng pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa archival ay nagsimula noong kalagitnaan ng dekada 1990, nang simulan ng US Library of Congress ang kabuuang digitization ng umiiral na koleksyon ng mga microfilm (bilang isang independiyenteng koleksyon at bilang pangunahing carrier ng insurance at mga pondo ng gumagamit). Sa proseso ng pag-digitize, ang mga espesyalista sa Amerika ay nahaharap sa pangangailangan na bumuo ng mga pinag-isang diskarte sa pagpapatupad ng mga proseso ng paglilipat ng impormasyon mula sa materyal na media patungo sa elektronikong anyo, ibig sabihin, mayroong pangangailangan na ayusin ang mga proseso ng digitization.
Ayon sa antas ng kanilang regulasyon, ang mga modernong pamantayan sa digitalization ay maaaring nahahati sa 3 kategorya ng mga pamantayan: internasyonal, pambansa at pamantayan ng organisasyon. Ang internasyonal na pamantayang ISO5 ay binuo ng isang pangkat ng mga siyentipiko, ang paggamit nito ay nagbibigay ng mga benepisyong teknolohikal, pang-ekonomiya at panlipunan, ngunit hindi sapilitan para sa anumang bansang kalahok sa organisasyong ISO. Ang pambansang pamantayan ay ipinag-uutos para magamit ng mga awtoridad kapangyarihan ng estado iba't ibang antas, ito ay binuo upang mapabuti ang pamamaraan ng digitization, isinasaalang-alang ang mga detalye ng batas, mga pamantayan ng dokumento
mga bansa sa isang partikular na bansa. Ang pamantayan ng organisasyon ay nagbibigay-diin sa mga detalye ng isang partikular na kumpanya sa proseso ng pag-convert ng isang dokumento sa electronic form at ang kasunod na imbakan at paggamit nito. pinakasikat pambansang pamantayan, na kumokontrol sa mga proseso ng digitization, ay ang "Digitization Standard S6" (S6: Digitization Standard)6, na ipinatupad ng National Standards Committee ng Australia at New Zealand noong 2006. 7 Sa kasamaang palad, sa Russia ay walang katulad na dokumentong kumokontrol ang mga proseso ng digitization at paglikha ng EFP.
Noong 2012, binuo ng mga empleyado ng All-Russian Research Institute of Documentation and Archiving (VNIIDAD) at Federal Archival Agency (Rosarchiv) " Mga Alituntunin sa elektronikong pagkopya ng mga dokumento ng archival at pamamahala ng natanggap na hanay ng impormasyon. Ang modelo para sa mga rekomendasyong ito ay ang S6 Digitization Standard at ang FADGI Technical Guidelines. Upang ipagpatuloy ang gawain sa direksyong ito, tila angkop na bumuo ng isang Diskarte para sa pagbuo at pag-update ng mga sektoral na regulasyon at metodolohikal na mga aksyon na kumokontrol sa iba't ibang mga lugar ng aktibidad sa larangan ng impormasyon ng mga archive, pati na rin lumikha ng isang regulasyon at isang pang- term plan para sa pagpapatupad nito. Nagbigay ang mga developer pangunahing puntos na dapat isaalang-alang kapag naghahanda ng isang dokumento ng regulasyon.
1. Ang istraktura at nilalaman ng binuo at ipinatupad na mga dokumento ng mga internasyonal at pambansang sistema ng standardisasyon ay tinutukoy ng mga detalye legal na balangkas ang bansa kung saan sila nagmula. Samakatuwid, ang kanilang direktang pagsasalin at paggamit sa Russian Federation ay nangangailangan ng isang balanseng diskarte.
2. Kinakailangang lumikha ng higit sa isa normatibong dokumento, kinokontrol ang mga isyu ng digitization, ngunit isang hanay ng mga legal na aksyon na naglalarawan sa mga kinakailangan para sa lahat ng mga yugto at aspeto ng prosesong ito.
3. Ang istraktura at pangkalahatang nilalaman ng dokumentasyong ito ng regulasyon at pamamaraan ay maaaring itayo sa mga dayuhang analogue na pinili ng mga eksperto sa industriya bilang mga halimbawa na pinakamalapit at sapat sa mga kondisyon ng Russia. Kasabay nito, ang mga domestic development ay dapat na ganap na sumasalamin sa mga detalye ng lahat ng mga proseso at aspeto ng digitization (kabilang ang mga kinakailangan para sa kagamitan, tauhan, pamamaraan, at pamamahala ng kalidad) na likas sa Russia8.
Ang pag-digitize ng mga dokumento ay isang kinakailangang panukala para sa pag-aayos ng mabilis na pag-access sa mga dokumento ng archive. Ang presensya ay tiyak
th array ng mga dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng isang bago, user-friendly, scientifically kapaki-pakinabang na mapagkukunan ng impormasyon - isang virtual archive. Ang mga halimbawa ng naturang mga virtual na repository ay makikita sa website ng Russian State Archive of Literature and Art.
Virtual archive ng I.A. Ang Bunin ay isang mapagkukunan na may maginhawang pag-uuri ng mga isinumiteng dokumento at isang user-friendly na interface. Ang mga dokumento ay nahahati sa tatlong grupo: "Mga Manuskrito", "Mga paggupit mula sa mga pahayagan at magasin", "Mga materyal na visual" at mga na-scan na kopya ng mga orihinal ng mga pondo ng Russian State Archive of Literature and Art at ang Archive ng Russian Diaspora sa Leeds9. Binabalangkas ng mga developer ng proyekto ang mga pangunahing punto para sa pagpapatupad ng mga naturang proyekto: mga isyu sa pananalapi, ang problema ng hindi pagkakaisa ng mga dokumento ng archival at ang pangangailangan na makipag-ayos sa mga repositoryo ng iba't ibang institusyon at kahit na mga bansa upang mangolekta ng kinakailangang materyal at, sa wakas, ang solusyon ng mga legal na isyu - dahil nalalapat din ang elektronikong publikasyon ng mga materyales Copyright. Ang mapagkukunan ay isang positibong halimbawa ng pagpapatupad ng isang proyekto upang lumikha ng isang virtual na archive. Ang website ng Russian State Archive of Literature and Art ay nag-aalok din ng napakahusay na mga halimbawa ng mga electronic repository bilang isang mapagkukunan na nakatuon sa mga dokumento. Digmaang Makabayan 1812 at ang Unang Digmaang Pandaigdig.
Ang mga lumikha ng electronic repository na tinatawag na "The Reunited Virtual Archive of Osip Mandelstam" ay ang Oxford University at ang Mandelstam Society. Ang mga developer ng proyekto ay naglalayong kilalanin, ilarawan at ilagay sa Internet ang lahat o hangga't maaari malaking bilang ng nabubuhay na malikhain at talambuhay na materyales ng Osip Mandelstam, anuman ang kanilang pisikal na lokasyon10. Kasabay nito, pinagsasama ng proyekto ang mga manuskrito, transcript ng mga teksto, pati na rin ang mga komento sa kanila.
Ang paghahanap ng mga dokumento ay ang pinakamahalagang yugto sa paglikha ng naturang mga proyekto. Ang prosesong ito ay kumplikado sa pamamagitan ng katotohanan na ang ilan sa mga dating kilala at ipinakilala na mga koleksyon ay maaaring wala na. Sa sandaling ibinebenta noong 1990s, nagpalit sila ng mga may-ari, kahit na ang mga pangalan ay hindi laging posibleng itatag. Sa ibang mga kaso, hindi mahanap ng mga may-ari ang ilang partikular na autograph o dokumento. Ito ay ganap na ipinaliwanag sa pamamagitan ng ang katunayan na ang pagkuha ng archival-manuscript pondo na may mga dokumento
Ang mga numero ng diaspora ng Russia ay pangunahing isinagawa sa pamamagitan ng donasyon at hindi sistematiko11. Napansin ng mga developer na ang parehong bagay ay nangyayari sa mga archive ng estado. Kaya, sa National Archives ng France, sa loob ng ilang taon, hindi nila mahanap ang mga dokumento ng matrikula ng O.E. Mandelstam (muling natuklasan noong Abril 2008)12.
Mahalagang tandaan na ang virtual archive ng O.E. Ang Mandelstam ay hindi lamang isang magandang halimbawa ng pagpapatupad ng naturang proyekto, ngunit din, salamat sa isang detalyadong paglalarawan ng proseso ng paglikha ng naturang archive sa site, ito ay isang uri ng pagtuturo para sa mga tagasunod at mananaliksik ng proseso ng digitization.
Ang isang pagsusuri sa mga ipinatupad na proyekto ng Russia upang lumikha ng mga virtual na imbakan ng mga makasaysayang materyales ay nagpapakita ng problema ng pagkapira-piraso ng mga dokumento at ang kahirapan sa paghahanap ng mga ito. Kaya, kapag naghahanda ng isang proyekto, mahalagang tumuon sa posibleng pakikipagtulungan sa mga dayuhang archive.
Kaya, ang papel na ginagampanan ng magkasanib na trabaho, magkasanib na mga proyekto upang lumikha ng isang solong virtual field para sa pag-iimbak ng mga materyales sa parehong paksa ay tumataas.
Kapag nagdi-digitize, kinakailangang bigyang-pansin ang proseso ng pagpili ng mga dokumento para sa kanilang digitization, gayundin ang pagpili ng de-kalidad na kagamitan sa pag-scan upang matiyak na ligtas ang proseso ng digitization para sa mga orihinal. Gayunpaman, sa ngayon, ang isa sa mga pinakaseryosong isyu sa paksang ito ay nananatiling pangangailangang i-regulate ang proseso ng digitization (kabilang ang Detalyadong Paglalarawan ang proseso ng pagpili ng mga materyales at pag-aayos ng terminolohiya). Kung walang naaangkop, legal na naaprubahang pamantayan, ang proseso ng paglikha ng virtual archive ay nananatiling matrabaho at hindi makakamit para sa karamihan ng mga mananaliksik.
Mga Tala
Mga alituntunin para sa elektronikong pagkopya ng mga dokumento ng archival at pamamahala ng natanggap na hanay ng impormasyon. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (petsa ng access: 05/13/2016). Mga tampok ng pag-digitize ng mga dokumento sa kontemporaryong archive. [Electronic na mapagkukunan] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (na-access noong 05/13/2016).
Yumasheva Yu.Yu. Mga archive at ang "digital arms race" // Historical informatics. 2013. Blg. 3. P. 93.
ISO - International Organization for Standardization. Developer at publisher internasyonal na pamantayan. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (petsa ng pag-access: 05/13/2016).
Ulat sa gawaing pananaliksik sa paksa 2.2.4 "Pagbuo ng isang draft na pamantayan ng industriya para sa paglikha ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng archival", Plano ng gawaing pananaliksik at pagpapaunlad na isinasagawa batay sa gawain ng estado ng Federal Archival Agency para sa 2014 No. 89 napetsahan 26.12. 2013 (unang yugto) "Pananaliksik at pagsusuri ng mga dayuhang regulasyon at metodolohikal na dokumentasyon na namamahala sa mga isyu ng digitization ng mga dokumento ng archival" / Yu.Yu. Yumashev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. doon. S. 20.
United electronic archive ng Ivan Bunin. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (petsa ng access: 05/13/2016). Muling pinagsama ang virtual archive ng Osip Mandelstam. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (petsa ng access: 05/13/2016).
Popov A.V. Russian Diaspora and Archives: Mga Dokumento ng Russian emigration sa mga archive ng Moscow: mga problema sa pagkakakilanlan, pagkuha, paglalarawan at paggamit (Mga materyales sa kasaysayan ng pampulitikang pangingibang-bansa ng Russia. Isyu 4). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Muling pinagsama ang virtual archive ng Osip Mandelstam.