gawaing kurso
O tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival
Belgorod 2008
imbakan ng archive ng dokumento
Panimula
3. Mga mode ng imbakan ng dokumento
Konklusyon
Tandaan
Listahan ng bibliograpiya
Panimula
Kaugnayan ng paksa. Ang mga dokumento ay ang batayan ng impormasyon ng mga aktibidad ng organisasyon, dahil nasa kanila na higit sa 80% ng mga mapagkukunan ng impormasyon nito ay puro. Sa panahon ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento, sila ay sa ilang mga lawak nakalantad sa iba't ibang mga kadahilanan na nagdudulot ng hindi maibabalik na pagbabago sa mga katangian ng mga materyales - pagtanda. Ang malawakang pagkasira ng mga dokumento sa pangmatagalang imbakan ay dahil sa pagkaapurahan ng problema ng pagtiyak sa kaligtasan at pag-iingat ng mga pondo. Humigit-kumulang 25% ng mga aklat sa National Library of Russia ang nangangailangan ng konserbasyon. Ang isang katulad na sitwasyon ay sinusunod sa iba pang mga aklatan sa Russia.
Ang mga pondo sa library, museo at archival ay naglalaman ng mga edisyon at manuskrito na pangunahing ginawa sa papel, na patuloy na lumalala sa proseso ng pag-iimbak at paggamit. Ang layunin ng pag-iimbak ay upang mabawasan ang epekto ng mga salungat na salik at dagdagan ang tibay ng mga dokumento. V iba't ibang bansa Ang mundo ay aktibong naghahanap ng mga modernong teknolohiya na nagsisiguro sa kaligtasan ng mga kultural na monumento sa papel.
Sa kasalukuyan, napakaraming dokumento ang nakaimbak sa mga archive ng ating bansa, na nagpapatotoo sa maraming panig na aktibidad ng mga tao. Ang pagtiyak sa kanilang pangmatagalang pangangalaga ay isang pangunahing priyoridad para sa mga manggagawa sa archive. Ang mga kaugnay na resolusyon ng ating gobyerno ay nagsasalita din tungkol sa kahalagahan ng problemang ito.
Ang layunin ng gawain ay upang malaman ang pinakamainam na kondisyon para sa pangangalaga mga dokumento sa archival.
Ang layunin ng gawain ay tumutukoy sa mga sumusunod na gawain :
1. Alamin ang kasaysayan ng batas at ang mga pangunahing kaalaman sa pangangalaga
mga dokumento sa archive
2. Isaalang-alang ang aparato, kagamitan at pagpapatakbo ng lugar ng archive
3. Magpakita ng iba't ibang mga mode ng pag-iimbak ng dokumento
4. Suriin ang topograpiya at accounting para sa paggalaw ng mga dokumento
5. Bigyang-pansin ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo
Layunin ng pag-aaral ay mga dokumento ng archival, ang kanilang lugar at ang kahalagahan ng kanilang pangangalaga sa kasaysayan ng estado.
Paksa ng pag-aaral - sistema ng seguridad
mga dokumento sa archive
Ang antas ng kaalaman sa paksa
Maraming mga pag-aaral na nagpapakita ng iba't ibang aspeto ng paksang ito. Ang bawat may-akda ay nagpapakita ng sitwasyon mula sa kanyang sariling pananaw. Ito ay nagpapahintulot sa amin na tingnan ang natanggap na impormasyon mula sa iba't ibang partido, na nag-aambag sa pagkuha ng higit na layunin na kaalaman sa isyung ito.
Gorfein G.M. 1 sa kanyang pag-aaral na "Archive Studies" ay nagpapakita hindi lamang ang mga kondisyon para sa pangangalaga ng mga dokumento ng archival, kundi pati na rin ang kasaysayan ng pag-archive sa Russia, pati na rin ang organisasyon ng mga dokumento at mga file ng Archival Fund ng Russian Federation.
Mga pamamaraan ng Okhotnikov A.V. 2 Ang "Document Science and Records Management" ay binibigyang pansin ang pag-uuri ng mga dokumento, mga sistema ng dokumentasyon, komunikasyon ng dokumento at mga aktibidad ng dokumento, kung saan isinasaalang-alang ang pag-iimbak ng mga dokumento. Mga artikulo ni Alekseeva E.V. 3 "Ang mga aspeto ng archive sa trabaho sa opisina: pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan" ay nagsilbing base ng impormasyon para sa pagsisiwalat ng nakasaad na paksa. Sa mga artikulong ito, ang paksa ng pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ay napakalawak na saklaw.
1. Kasaysayan ng batas at ang mga pangunahing kaalaman sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento sa archive
Ito ay hindi sapat upang mangolekta ng mga archive - ito ay pantay na mahalaga upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento. Sa kasamaang palad, ang buong kasaysayan ng pag-unlad ng archival sphere sa ating bansa ay puspos ng hindi na mababawi na pagkasira ng mga dokumento. Ang dahilan nito ay hindi lamang mga natural na sakuna, ngunit madalas ding isang iresponsable, walang pag-iisip na saloobin sa mga dokumento, kabilang ang bahagi ng estado, na kumilos bilang tagapag-ayos ng "mga kampanya sa basura". Mayroon ding opinyon sa mga mamamayan tungkol sa "kawalan ng silbi ng mga papel", tungkol sa isang "maalikabok na archive" - (at ang isang archive ay dapat na perpektong walang alikabok) bilang isang bagay na hindi kailangan. At kapag ang isang tao ay personal na nahaharap sa pangangailangan na makakuha ng ilang uri ng sertipiko mula sa archive, kung saan nakasalalay ang kanyang panlipunan, materyal at iba pang kagalingan, nagsisimula siyang maunawaan ang kahalagahan ng mga archive. Sa kasamaang palad, noong 1990s ng ika-20 siglo, maraming mahahalagang dokumento ng mga liquidated na kumpanya at bangko ang nawala, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan na kinakailangan upang protektahan ang mga karapatan at interes ng kanilang mga empleyado 4 .
Ngunit ang mga archive ay mga natatanging imbakan din ng impormasyon tungkol sa nakaraan ng ating bansa at ng ating mga ninuno. Gaano kadalas maaaring baguhin ng isang natitirang dokumento ang ating pang-unawa at kaalaman tungkol sa isang bagay o isang tao. Sa mga nobela lamang na "ang mga manuskrito ay hindi nasusunog," sa buhay ang lahat ay mas prosaic at trahedya - sila ay nasusunog, namamatay kahit ngayon. Wala nang mas masahol pa kaysa sa pagkawala ng iyong memorya, pagkalimot sa iyong mga ugat - ito ay pantay na nakakatakot para sa isang indibidwal at para sa buong mga bansa. Iyon ang dahilan kung bakit ang tawag na tumunog sa unang bahagi ng 20s ng ikadalawampu siglo - "Panatilihin ang mga archive!" - ay parehong may kaugnayan ngayon.
Ang pangangailangang pangalagaan ang mga dokumento ng archival at pananagutan para sa kanilang pagkasira ay nakasaad sa batas. At sa likod nito ay isang matanda legal na tradisyon. Ang Sudebnik ng 1550 ay naglaan para sa gayong matinding parusa gaya ng paghagupit ng latigo para sa pagkasira ng "mga gawain ng estado". Gayunpaman, sa panahon ni Peter the Great, ang corporal punishment ay pinalitan ng parusa ng isang ruble - isang multa: "At sa hinaharap, kung ano ang mga minarkahang extract at decrees ay itatago sa kung anong kapabayaan, o kung ano ang mawawala, o sa mga petitioner. at kung kanino kung anong negosyo ang dapat ipakita (kanila) o isulat, at tungkol doon, sa pamamagitan ng utos ng Dakilang Soberano, isang paghahanap ay isasagawa nang may buong kalupitan, at sa paghahanap para sa nagkasala, ang kaparusahan ay walang awa. , depende sa kasalanan at sa kaso, o malalaking multa ang idaragdag.
Noong panahon ng Sobyet, mahigpit din ang batas sa mga archivist. Ang regulasyon sa GAF ng USSR noong Marso 29, 1941 ay nagbanta rin sa pananagutan sa kriminal para sa pagkasira at pagnanakaw ng mga dokumento, pati na rin para sa pagsisiwalat ng lihim na impormasyon mula sa mga dokumento.
Ang isa sa mga unang espesyal na batas na pambatasan sa mga problema sa pagprotekta sa mga dokumento ng archival ay ang Batas ng USSR na "Sa Proteksyon at Paggamit ng mga Monumento ng Kasaysayan at Kultura" na may petsang Oktubre 29, 1976. Binigyang-diin ng batas na ang mga monumento sa kasaysayan at kultura ay pag-aari ng mga tao at bumubuo ng mahalagang bahagi ng mundo. pamanang kultural 5 . Kasama rin sa batas ang mga monumento ng dokumentaryo sa mga monumento na ito.
Ang Fundamentals of the Legislation of the Russian Federation "Sa Archival Fund ng Russian Federation at Archives" ay nagsasaad: "Ang mga may-ari ng mga dokumento na inuri bilang bahagi ng Archival Fund ng Russian Federation ay obligadong tiyakin ang kanilang kaligtasan. Ang mga kopya ng insurance ay nilikha para sa mga partikular na mahalaga at natatanging mga dokumento. Kaya, obligado ang institusyon na pangalagaan ang mga dokumento, anuman ang anyo ng pagmamay-ari ng mga ito.
Bilang karagdagan sa pananagutan ng administratibo para sa paglabag sa mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival, ang kanilang pagkasira, pagnanakaw at kamatayan, ang pananagutan sa kriminal ay ibinigay. Sa Criminal Code ng Russian Federation (1996) mayroong ilang mga artikulo na nagtatatag ng responsibilidad para sa mga pagkakasala na ito: Art. 164 - "Pagnanakaw ng mga bagay na may espesyal na halaga"; Art. 284 - "Pagkawala ng mga dokumentong naglalaman lihim ng estado»; Art. 324 - "Pagkuha o pagbebenta ng mga opisyal na dokumento at parangal ng estado»at iba pang mga artikulo.
Alinsunod sa Mga Regulasyon sa Federal Archival Service ng Russia (1998), ang pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng mga institusyon ng archival 6 .
Ang mga espesyalista na nagpasya na iugnay ang kanilang mga propesyonal na aktibidad sa archival science ay kailangang malaman ang mga pangunahing kaalaman sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento. Ang sistema ng mga hakbang para sa pag-aayos ng imbakan ay kinabibilangan ng mga sumusunod na lugar:
1. pagtiyak sa pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento;
2. paglikha ng isang materyal at teknikal na base para sa pag-iimbak ng mga dokumento, kabilang ang mga gusali at lugar ng mga pasilidad ng imbakan, paraan ng proteksyon at seguridad ng imbakan;
3. accounting para sa paggalaw at kontrol sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento, na kinabibilangan ng pagmuni-muni ng lahat ng mga pagbabago sa mga form ng accounting ng archive;
4. pagkopya ng mga dokumento upang lumikha ng isang pondo ng seguro at isang pondo para sa paggamit;
5. pangangalaga ng mga dokumento.
2. Pag-aayos, kagamitan at pagpapatakbo ng lugar ng archive
Dapat alalahanin na ang mga dokumento ay naka-imbak sa archive upang magamit ang mga ito para sa mga panahon kung kailan sila ay may halaga: 3, 5, 10, 25, 40, 75 taon, siglo. Ang buong panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento ay dapat protektado mula sa masamang kondisyon, pinsala sa kanilang pisikal na batayan at ang tekstong inilapat sa kanila, gayundin mula sa pagnanakaw at pagkawala dahil sa kapabayaan.
Ang unang kinakailangan para sa paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay ang pagkakaroon ng isang gusali na nakakatugon sa lahat ng mga parameter para sa pagtiyak ng kanilang kaligtasan. Ang mga espesyal na gusali ay itinatayo para sa mga archive ng estado. Kadalasan, ginagamit ang mga tipikal na proyekto, na binuo para sa mga archive na may iba't ibang dami ng mga dokumento 7 .
Kung sakaling ang gusali ng archive ay itinayo sa layunin, ang pagtatayo at pagpapatakbo nito ay dapat isagawa bilang pagsunod sa mga kinakailangan kaligtasan ng sunog, na ibinigay ng GOST 12.1.004-76 "Mga tagubilin para sa disenyo ng mga archive", "Mga pamantayan sa kaligtasan ng sunog para sa disenyo ng mga gusali at istruktura", mga patakaran at tagubilin para sa kaligtasan ng sunog sa mga institusyon ng Federal Archival Service. Kung ang isang gusali (lugar) ay inilalaan para sa conversion sa isang archive, maaari itong kilalanin bilang angkop lamang pagkatapos ng isang pagsusuri. Ang isang ekspertong komisyon na binubuo ng lahat ng mga dalubhasang serbisyo (archival, sunog, sanitary, seguridad) ay maingat na sinusuri ang lugar ng inilalaan na lugar; lokasyon silid na ito sa gusali (sahig); lokasyon ng gusali; ang estado ng pisikal at kemikal na kapaligiran ng silid. Ayon sa mga pamantayang ito, dapat makuha ang tiyak na data. Kung ang mga lugar ay natagpuan na nakakatugon sa pamantayan sa itaas, ang isang kilos ay iginuhit, na nilagdaan ng lahat ng mga miyembro ng komisyon ng dalubhasa 8 .
Ang mga kinakailangan para sa mga lugar ng archive ay naayos sa mga modernong regulasyon at metodolohikal na mga dokumento, lalo na sa Mga Pangunahing Panuntunan para sa Operasyon ng Mga Archive ng Organisasyon, pati na rin ang isang bilang ng mga GOST at pamamaraang pag-unlad. Ang mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay naiiba depende sa komposisyon ng mga dokumento (sine, larawan, video, phono) ng archive at media ng impormasyon (papel, pelikula, atbp.). May mga pangkalahatang kinakailangan para sa espasyo ng imbakan. Una sa lahat, kailangan mong malaman kung ano ang hindi katanggap-tanggap para sa mga lugar ng archival:
1. ang silid ay hindi dapat sira-sira, kahoy, basement, attic, hindi pinainit, walang natural na bentilasyon;
2. dapat walang mga bagay at organisasyong mapanganib sa sunog na gumagamit ng teknolohiyang mapanganib sa sunog sa paligid ng silid ng archive;
3. hindi dapat mga pasilidad sa industriya pagdumi sa hangin ng mga kinakaing unti-unting gas at alikabok
4. ang archive ay hindi maaaring ilagay malapit sa lugar na inookupahan ng mga serbisyo ng catering, mga bodega ng pagkain. Ang kanilang mga naninirahan, parehong mga microorganism at rodent, ay maaaring kumain ng mga dokumento ng archival.
Ang mga pangunahing lugar ng gusali ay nakalaan para sa imbakan; sila ay nakahiwalay sa silid ng pagbabasa at mga lugar ng administratibo. Bilang karagdagan sa kanila, ang mga sumusunod ay kinakailangan: isang silid para sa pagtanggap at pagsusuri ng mga papasok na kaso; silid para sa mga dokumentong apektado ng mga peste (insulator); mga silid ng trabaho para sa mga empleyado; isang silid ng pagbabasa na may isang hiwalay na silid para sa pansamantalang imbakan ng mga dokumento; isang silid para sa neutralisasyon ng mga dokumento na may autonomous maubos na bentilasyon kung saan, kung kinakailangan, maaaring mai-install ang isang silid ng pagdidisimpekta; mga silid para sa pagpapanumbalik at pagbubuklod ng mga dokumento at iba pang 9 .
Ang imbakan ay nakaayos sa isang nakahiwalay na silid. Ang pinaka mahigpit na mga kinakailangan sa imbakan ay:
1. Ang kumbinasyon ng mga imbakan at lugar ng pagtatrabaho para sa anumang layunin ay hindi pinapayagan;
2. Hindi pinahihintulutang maglagay ng mga pasilidad ng imbakan sa hindi pinainit, mamasa-masa, hindi angkop na lugar, gayundin sa mga lugar na may pagpainit ng kalan;
3. ang silid ng imbakan ay dapat na may mga labasan sa mga elevator at hagdanan na maginhawa para sa paglisan, isang emergency exit;
4. Ang panloob na pagtatapos ng mga pasilidad ng imbakan ay dapat isagawa gamit ang mga materyales na hindi kumukolekta ng alikabok at hindi pinagmumulan ng alikabok o mga agresibong kemikal. Ang mga katulad na kinakailangan ay dapat ilapat sa lahat ng mga materyales na ginamit sa paggawa ng mga kagamitan sa pag-iimbak at paraan ng pag-iimbak ng mga dokumento;
5. hindi pinapayagan ang paglalagay ng suplay ng tubig at mga tubo ng alkantarilya, gayundin ang mga teknolohikal o domestic na pasukan ng tubig sa mga pasilidad ng imbakan;
6. ang mga lugar ay dapat na parehong hindi masusunog at hindi tinatablan ng baha;
7. Ang mga de-koryenteng mga kable sa mga silid ng imbakan ay dapat na nakatago, ang mga saksakan ng socket ay dapat na hermetic o semi-hermetic. Ang mga pasilidad ng imbakan ay nilagyan ng pangkalahatan o floor-by-floor electric switch;
8. ang mga pasilidad ng imbakan ay pinaghihiwalay mula sa kalapit na lugar ng archive ng hindi masusunog na mga dingding at kisame na may limitasyon sa paglaban sa sunog na hindi bababa sa 2 oras;
9. Ang mga saksakan ng tubig sa apoy ay dapat na matatagpuan sa mga hagdanan;
10. ang paglalagay ng mga pasilidad sa imbakan sa isang silid na walang bintana ay pinapayagan lamang kung mayroong bentilasyon na nagbibigay ng 2-3-tiklop na air exchange kada oras;
11. laboratoryo at pang-industriya na lugar dapat na malayo hangga't maaari mula sa mga silid ng imbakan at walang mga ventilation duct na katulad nito 10 .
Ang paglalagay ng mga dokumento sa imbakan ay nauugnay hindi lamang sa pagtiyak ng kanilang kaligtasan, kundi pati na rin sa isang posibleng mabilis na paghahanap para sa paggamit. Hindi pinapayagan na mag-imbak ng mga dokumento sa sahig, windowsill at sa hindi naayos na mga tambak. Ang mga nakatigil na metal rack ay naka-install sa mga vault (kahoy, ginagamot ng isang refractory na komposisyon ay posible), para sa pag-iimbak ng mga partikular na mahahalagang kaso at mga dokumento ng accounting - mga safe at metal cabinet. Ang pagkakasunud-sunod ng pag-install ng mga rack ay ang mga sumusunod: ang lapad ng mga pangunahing aisles (sa pagitan ng mga hilera ng mga rack) - 120 cm; mga pasilyo sa pagitan ng mga rack - 75-80; ang distansya sa pagitan ng dingding at ng rack na kahanay nito - 75; ang distansya sa pagitan ng dingding at dulo ng mga rack - 45; distansya mula sa sahig hanggang sa ilalim na istante - 20; at sa mga basement floor - 30 cm Ang mga rack ay naka-install patayo sa mga dingding na may mga pagbubukas ng bintana at sistema ng pag-init. Ang pagkakasunud-sunod ng pag-install ng mga rack ay nagbibigay ng matipid na temperatura at magaan na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga kaso.
Mga sukat ng rack: taas - 220-240 cm, lapad ng one-sided rack para sa pahalang na imbakan ng mga kahon at mga bundle - 35-40, distansya sa pagitan ng mga istante sa taas - 40 cm; para sa patayong imbakan, ang lapad ng isang panig na rack ay 25-30 cm; ang distansya sa pagitan ng mga istante ay 35 cm.
Kung ang silid ng archive ay may taas na higit sa 4 m, kung gayon para sa makatwirang paggamit ng lugar ay ipinapayong mag-install ng dalawang-tier na mga rack na may mga inter-tier na kisame at maginhawang hagdan na may mga rehas na tinitiyak ang kaligtasan ng trabaho. Upang mag-imbak ng malalaking format na dokumento (mga lumpo, mapa, mga plano), ang mga espesyal na rack ay ginawa.
Ang mahusay na paggamit ng mga lugar ay nakasalalay sa tamang kahulugan ng layunin ng mga lugar ng opisina, na tumutulong sa trabaho sa mga dokumento, at sa makatwirang paglalagay ng mga dokumento sa imbakan. Ang mga natitiklop at magaan na mobile table, stable at light ladder ay ginagamit para sa kaginhawahan at bilis ng trabaho sa mga pasilidad ng imbakan.
Ang mga de-koryenteng mga kable sa mga pasilidad ng imbakan ay pinapayagan lamang na nakatago o sa mga tubo ng gas, mga kasangkapan sa pag-iilaw - semi-hermetic; ang mga switchboard at disconnecting circuit breaker ay inilalagay sa labas ng storage 11 .
Ang mahusay na paggamit ng mga lugar ay nakasalalay sa tamang kahulugan ng layunin ng mga lugar ng opisina, na tumutulong sa trabaho sa mga dokumento, at sa makatwirang paglalagay ng mga dokumento sa imbakan.
Kung ang imbakan ay inilaan nang direkta para sa pag-iimbak ng mga dokumento, pagkatapos ito ay kanais-nais na maglaan ng mga lugar sa archive para sa kanilang paggamit. Dapat nilang tiyakin ang normal na gawain ng mga mambabasa at mananaliksik. Ang lugar ay dapat magkaroon ng isang silid ng pagbabasa para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. iba't ibang laki at species, pati na rin ang mga sumusunod na pangunahing lugar: pagbibigay ng mga dokumento sa mga mananaliksik; sistema ng pagkuha ng impormasyon; pansamantalang imbakan ng mga dokumento habang ginagamit ang mga ito 12 .
Ang bawat archive ay bumuo ng isang plano para sa paglikas ng mga dokumento sa kaso ng emerhensiya (sunog, baha, atbp.). Ang plano ay dapat magbigay ng priyoridad na paglikas ng mga partikular na mahahalagang dokumento at mga file ng permanenteng imbakan.
Hindi lamang ang gusali (mga lugar) mismo, kundi pati na rin ang mga paraan sa loob nito ay mahalaga upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento. Ang mga parameter ng kapaligiran na ito ay tinutukoy ng pagsunod sa mga mode ng imbakan.
3. Mga mode ng imbakan ng dokumento
Ang teknolohiya ng pag-iimbak ng dokumento ay nauunawaan bilang isang hanay ng mga hakbang na naglalayong tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento sa panahon ng pag-iimbak. Kasama sa mga hakbang na ito ang pisikal at kemikal na pagproseso ng mga dokumento, ang paglikha ng pinakamainam na rehimen para sa kanilang imbakan, ang pagpapanumbalik ng mga dokumento, at ang paggawa ng mga kopya ng warranty.
Mayroong mga sumusunod na mode ng imbakan:
1. liwanag;
2. temperatura at halumigmig;
3. paglaban sa sunog;
4. seguridad.
Light mode
Ang liwanag ay nagdadala ng enerhiya, sa ilalim ng impluwensya kung saan ang mga reaksyon ng photochemical ay nangyayari sa mga iluminadong materyales, na nagiging sanhi ng pagbabago sa kanilang mga paunang katangian. Ang papel sa ilalim ng pagkilos ng liwanag ay nagiging kayumanggi at nawawalan ng lakas ng makina, habang ang mga makabuluhang pagbabago ay nagaganap dito. Maraming mga text din ang kumukupas sa liwanag. Parehong natural at artipisyal na liwanag ay mapanganib para sa mga materyales 13 . Ang permanenteng imbakan ay dapat isagawa sa dilim. Ang pag-iilaw ng mga imbakan at mga dokumento sa pamamagitan ng sikat ng araw ay hindi pinapayagan.
Ang natural na pag-iilaw sa pasilidad ng imbakan ay pinapayagan lamang kung mayroong mga light diffuser, awtomatikong luminous flux regulator, protective filter, at blinds. Upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa liwanag, ginagamit ang imbakan sa mga binder, folder, kahon, cabinet. Para sa artipisyal na pag-iilaw sa mga pasilidad ng imbakan, ang mga incandescent lamp ay ginagamit sa mga saradong lilim na may makinis na panlabas na ibabaw.
Ang antas ng pag-iilaw sa nakikitang hanay ng spectrum ay hindi dapat lumampas: sa patayong ibabaw ng rack sa taas na 1 m mula sa sahig - 20-50 lux (lx), sa mga desktop - 100 lux. Ang pag-iilaw ay sinusukat gamit ang isang espesyal na aparato - isang Yu-16 type luxmeter.
Ang pinakamagaan na lugar sa archive ay dapat na ang silid ng pagbabasa. Ang pinakamababang pag-iilaw ng mga lugar mula sa pangkalahatang pag-iilaw ay dapat na 300 lux sa layo na 0.8 m mula sa sahig sa isang pahalang na eroplano. Bilang karagdagan, ang mga table lamp ay dapat na naka-install sa mga talahanayan ng mga mambabasa. Gayunpaman, sa mga silid para sa pansamantalang imbakan, kung maaari, ang liwanag na rehimen ay dapat sundin, tulad ng sa mga pasilidad ng imbakan 14 .
Mga kondisyon ng temperatura at halumigmig
Ang temperatura at halumigmig ay ang pangunahing mga kadahilanan na nagsisiguro sa kaligtasan ng mga pondo ng archival. Sa mga silid ng imbakan, ang pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig para sa mga dokumento ay dapat mapanatili, na isinasaalang-alang ang kanilang mga detalye. Tinutukoy ng temperatura at halumigmig na rehimen ang microclimate ng isang partikular na silid.
Ang microclimate ay nakasalalay sa mga tampok na klimatiko ng lugar kung saan matatagpuan ang gusali at ang mga katangian ng gusali. Para sa microclimate ng lugar, ang mga pagbabago sa panahon at klima at ang pagkawalang-kilos ng kanilang pagpapakita ay tipikal. Ang microclimate ng mga dokumento ay isang kondisyon na termino na nagpapakilala sa estado ng temperatura at halumigmig ng mga dokumento sa mga kondisyon ng kanilang imbakan, paggamit, at transportasyon 15 .
Ang isang kanais-nais na microclimate para sa mga dokumento ay nilikha sa isang positibong temperatura at kamag-anak na kahalumigmigan ng 30-60%. Sa ganitong mga kondisyon:
1. Ang pinakamainam na pisikal at mekanikal na mga katangian ng papel ay lumilitaw bilang isang carrier ng impormasyon (pinakamataas na lakas, mahusay na kakayahang umangkop, dimensional na katatagan, hindi bababa sa pagpapapangit);
2. mayroong katatagan ng papel bilang isang hygroscopic na materyal (mahinang tugon sa mga biglaang pagbabago sa klima ng silid);
3. ang posibilidad ng pagkasira ng papel ng fungi ng amag ay hindi kasama;
4. ang pinakamainam na rate ng pagtanda ng kemikal ng papel at teksto ay ibinigay;
5. Ang rate ng mekanikal na pagkasira ng papel ay bumababa nang husto sa biglaang pagbabago sa mga kondisyon ng silid. Ang lugar ng mga pagbabago sa relatibong halumigmig ng hangin na 30-60-30% ay tinatawag na normal na stable climatic zone at itinuturing na pinakaligtas para sa pangmatagalang imbakan ng mga dokumentong papel 16 .
Ang pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig ay pangunahing nakadepende sa uri ng storage media na umiiral sa archive. Halimbawa:
1. mga dokumento ng papel: temperatura - 17-19C, kamag-anak na kahalumigmigan - 50-55%;
2. mga dokumento sa media ng pelikula (larawan, pelikula, audio, mga dokumento ng video): temperatura - 15C, kamag-anak na kahalumigmigan - 40-55%;
3. mga dokumento sa magnetic media (mga pelikula, mga disc): temperatura - 15-20C, kamag-anak na kahalumigmigan - 50-65%.
Ang lugar ng pagbabago ng kamag-anak na kahalumigmigan ng hangin 0-30-0% ay tumutugma sa mga kondisyon ng tinatawag na dry unstable climatic zone. Sa mababang halumigmig, ang papel ay nagiging sobrang matigas, malakas na tumutugon sa pagbabago ng klima, pagkasira mula sa pisikal at mekanikal na pagtanda at pagtaas ng pagsusuot. Ang hindi maibabalik na bahagyang pagkawala ay posible sa matagal na pagpapatuyo ng papel.
Ang lugar ng mga pagbabago sa kamag-anak na kahalumigmigan na 60-100-60% ay tinatawag na isang mahalumigmig na hindi matatag na klimatiko zone. Sa pagtaas ng halumigmig, tumataas ang kakayahang umangkop, ngunit sa parehong oras, bumababa ang lakas ng makunat ng papel. Ang aktibong tugon ng papel sa anumang pagbabago ng klima ay tumataas. Ang rate ng pag-iipon ng kemikal ng papel at teksto ay makabuluhang tumataas, ang pagkalat ng mga tekstong nalulusaw sa tubig at ang pagpapahina ng kanilang kaibahan ay sinusunod. Kapag ang halumigmig ay higit sa 65%, ang mga kanais-nais na kondisyon ay nilikha para sa paghubog ng mga dokumento: ang posibilidad ng paghubog ay mabilis na tumataas habang ang halumigmig ay tumataas mula 65 hanggang 100%. Napakahalaga na, sa panahon ng permanenteng pag-iimbak, ang mga dokumento ay mananatili sa isang normal na klima zone para sa isang maximum na oras at para sa isang minimum sa isang tuyo o mahalumigmig na zone.
Hindi dapat magkaroon ng matalim na pagbabagu-bago sa temperatura at halumigmig sa lugar, dahil sinisira nito ang daluyan ng imbakan. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga dokumento ng archival na natanggap pagkatapos ng pangmatagalang transportasyon ay hindi agad inilagay sa imbakan, ngunit iniwan ng ilang oras sa isang espesyal na silid para sa acclimatization 17 .
Upang matukoy kung ang temperatura at halumigmig sa napiling silid ay nakakatugon sa mga kinakailangan ng pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig, ang gawain sa pagkontrol sa klima ay isinasagawa sa mga archive. Ang pangunahing layunin nito ay upang makakuha ng patuloy na impormasyon tungkol sa mga klimatiko na kondisyon ng imbakan.
Ang kontrol sa klima ay isinasagawa ayon sa tatlong mga parameter ng klimatiko: temperatura, kamag-anak na kahalumigmigan at ganap na kahalumigmigan ng hangin. Para sa mga sukat, ginagamit ang espesyal na instrumento.
Sa mga silid na naka-air condition, ang mga sukat ay kinuha at naitala sa isang espesyal na journal isang beses sa isang linggo, sa mga silid na may hindi maayos na klima - dalawang beses sa isang linggo, kung sakaling may mga paglabag sa rehimeng imbakan - paglisan, pagbaha, atbp. - araw-araw.
Ang pinakatiyak na paraan upang magtatag ng isang nakapirming pinakamainam na temperatura at halumigmig na rehimen sa pasilidad ng imbakan ay upang magbigay ng kasangkapan sa pasilidad ng imbakan na may mga air conditioning system, iyon ay, ang paggamit ng mga air conditioner. Sa mga silid na may unregulated na klima, ang mga hakbang ay dapat gawin upang ma-optimize ang temperatura at halumigmig na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento gamit ang mga teknikal na paraan ng humidifying o dehumidifying ng hangin, makatuwirang bentilasyon at pag-init ng mga pasilidad ng imbakan.
Sanitary at hygienic na rehimen .
Ang sanitary at hygienic na rehimen ay nagpapahiwatig ng isang hanay ng mga kinakailangan na naglalayong mapanatili ang kalinisan, hindi kasama ang hitsura ng amag, fungus, alikabok, at lalo na ang mga insekto at rodent. Upang gawin ito, ang imbakan ay dapat na mahigpit na sumunod sa mga sumusunod na kinakailangan:
1. Patuloy na sirkulasyon ng hangin, pagbubukod ng mga lugar na hindi maaliwalas.
2. Proteksyon ng mga bintana at mga pagbubukas ng bentilasyon na may mga mesh na may diameter ng mesh na hindi hihigit sa 0.5 mm.
3. Ipinagbabawal na nasa imbakan ng damit na panlabas, basa at maruming sapatos.
4. Ang pag-iimbak at paggamit ng pagkain ay hindi katanggap-tanggap.
5. Systematically magsagawa ng wet cleaning - sa kasong ito, ang tubig ay hindi dapat makuha sa mga dokumento. Gayunpaman, ang basa na paglilinis sa mga imbakan na may maliit na kubiko na kapasidad ay maaaring makaapekto nang malaki sa halumigmig ng hangin. Samakatuwid, kapag sinimulan ang naturang paglilinis, kinakailangang malaman ang kahalumigmigan sa imbakan. Kung ang halumigmig ay mas mababa sa normal, ang basang paglilinis ay maaaring gawin araw-araw. Sa mataas na halumigmig, ang paglilinis ng sahig gamit ang isang tuyong putol na tela ay pinapayagan nang hindi hihigit sa isang beses sa isang linggo 18 . Hindi bababa sa isang beses sa isang taon, mga dedust rack, cabinet, at storage facility.
6. Hindi bababa sa isang beses sa isang taon, gamutin ang mga sahig, window sills, baseboards, basement na mga bahagi ng mga rack na may mga antiseptikong solusyon - habang ang mga solusyon ay hindi dapat makuha sa mga dokumento.
7. Dalawang beses sa isang taon, piling pagsusuri ng mga dokumento para makita ang mga insekto at amag 19 .
Ang alikabok ay maaaring magdulot ng pisikal at kemikal na pagkasira ng mga dokumento, gayundin ang naglalaman ng mga spore ng fungal at mga itlog ng insekto. Mayroong dalawang pangunahing dahilan para sa pagbuo ng alikabok sa imbakan: panloob (natural na pagguho ng mga dingding, sahig, kongkreto na sahig, mga materyales sa packaging) at panlabas (pagpasok ng alikabok mula sa labas). Alinsunod dito, ang iba't ibang paraan ng proteksyon ay dapat gamitin upang maiwasan ang paglitaw nito.
Upang maalis ang panloob na sanhi ng pagbuo ng alikabok, ang mga dingding, kisame, partisyon at istante ay dapat na sakop ng isang partikular na matibay, lumalaban sa sunog na materyal na hindi nag-spray sa paglipas ng panahon. Ang mga beam, tubo o iba pang mga protrusions kung saan ilalagay ang alikabok ay hindi dapat payagan sa mga pasilidad ng imbakan.
Espesyal na atensyon dapat ibigay sa sahig sa mga lugar ng imbakan. Ito ang pangunahing pinagmumulan ng alikabok na nangyayari kapag ang iba't ibang paraan ng transportasyon ng mga dokumento at iba pang mga bagay ay kuskusin sa ibabaw nito. Inirerekomenda na maglagay ng pantay, makinis na mga sahig sa imbakan, dahil ang mga butil-butil (durog, butil-butil) na mga coatings ay nakakatulong sa mataas na abrasion kapag ang iba't ibang bagay ay kinuskos laban sa kanila at mabilis na natatakpan ng alikabok.
Para sa pangkalahatang paglilinis ng mga storage room at regular na pag-alis ng alikabok mula sa mga dokumento sa mga istante sa karamihan ng mga archive, ang karaniwang karaniwang mga electric vacuum cleaner ay kadalasang ginagamit. Minsan, para sa kaginhawahan, ang mga espesyal na aparato ay binuo para sa maginoo na mga vacuum cleaner. Halimbawa, sa State Library. Inilagay ni Lenin ang disenyo ng dust chamber na ginagamit para sa pag-dedust ng mga libro.
Hindi masamang protektahan ang mga dokumento mula sa mga folder ng alikabok, mga kahon ng karton, mga kahon.
Bilang karagdagan sa paggamit ng mga ahente ng pag-alis ng alikabok, kinakailangan na regular na subaybayan ang nilalaman ng alikabok ng hangin at ang mga dokumento mismo. Ang nilalaman ng alikabok ng hangin sa mga archive ng mga dokumentong nakabatay sa papel ay dapat na hindi hihigit sa 4-6 mg/m 3 , habang ang alikabok ay hindi dapat maglaman ng higit sa 10% SiO 2 20 .
Mode ng seguridad .
Ang mode ng seguridad ay kinabibilangan ng:
1. Organisasyon ng isang sistema ng seguridad, kontrol sa pag-access, mga alarma sa seguridad para sa lahat ng lugar ng archive.
2. Pagsasara ng imbakan sa mga oras ng trabaho gamit ang isang susi, at sa mga oras na hindi nagtatrabaho - sealing at sealing.
3. Nagbibigay-daan sa pag-access sa vault para lamang sa mga empleyadong mag-archive o, sa mga emergency na kaso, sa ibang mga empleyado ng organisasyong sinamahan nila.
4. Ang pagkakaroon ng metal cladding sa mga panlabas na pinto ng archive, at sa mga bintana ng mga nakakandadong metal bar, na nakasuot sa labas.
5. Pag-alis ng mga dokumento mula sa archive lamang gamit ang mga espesyal na pass.
Ang mga teknikal na hakbang upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa pagnanakaw ay lohikal na nauugnay sa mga desisyon sa arkitektura, pagpaplano at administratibo sa isang solong sistema ng seguridad. Kasama sa mga teknikal na hakbang ang:
1. Kagamitan sa pagsubaybay: mga elektronikong detektor ng pinsala sa mga ibabaw ng salamin (mga basag na bintana), pag-aayos ng seismic wave ng pagkasira at kasama ang isang signal ng alarma; panginginig ng boses detector, pagbibigay ng senyas ng mga pagtatangka upang sirain (break-in) kisame (sahig, kisame); magnetic detector na tumutugon sa pagtaas ng puwang sa pagitan ng pinto at ng door frame kapag binuksan ito; pagsubaybay sa infrared beam system na tumutugon sa intersection ng beam ng anumang bagay at sinusubaybayan ang perimeter ng gusali, sa mga koridor, bulwagan, atbp.
2. Paraan ng panloob na pagsubaybay na ginagamit pagkatapos ng mga oras upang makita ang mga taong ilegal na naroroon sa gusali (ultrasonic transmitter na bumubuo ng mga sound wave na nagbabago ng frequency kapag may tagalabas sa lugar) microwave ultrasonic direction finding device na sinamahan ng mga microwave detector para mabawasan ang posibilidad ng mga maling alarma dahil sa turbulence ng hangin; passive sensors-controllers ng infrared radiation na tumutugon sa mataas na temperatura sa lokasyon ng nanghihimasok (kabilang ang mga nagtago bago isara ang gusali).
3. Mga paraan ng panloob na pagsubaybay sa mga oras ng trabaho, na kinabibilangan ng mga sistema ng kontrol sa telebisyon at mga awtomatikong sistema ng pag-record ng video sa mga silid ng pagbabasa, pati na rin ang mga sistema para sa magkakaibang pag-access sa mga silid para sa iba't ibang layunin gamit ang mga personal na magnetic card; paraan ng pagprotekta sa mga dokumento sa mga exhibition hall, na nakatuon sa proteksyon ng mga showcase at pagbibigay ng senyas sa mga pagtatangka na buksan ang mga ito.
Kamakailan ay may lumitaw na mga sistema ng seguridad batay sa mga microprocessor 21 .
Nalalapat ang mode ng bantay hindi lamang sa imbakan, kundi sa buong silid ng archive. Gayundin, ang archive ay dapat na mahigpit na sumunod sa mga hakbang kaligtasan ng sunog. Lahat ng mga kuwarto ay mahigpit na hindi naninigarilyo. Ang kaligtasan ng sunog sa mga gusali ay dapat matiyak ng isang sistema ng pag-iwas sa sunog at isang sistema proteksyon sa sunog ayon sa GOST 12.1.004-76. Ang mga lugar ay dapat na nilagyan ng awtomatiko alarma sa sunog at mga awtomatikong pamatay ng apoy. Sa pag-iimbak ng mga dokumento ng papel at pelikula, inirerekomenda na mag-install ng mga sensor ng gas at usok, lalo na sa uri ng ionization; sa mga silid ng pagbabasa, mga laboratoryo sa pagpapanumbalik, mga silid ng mga kagamitan sa elektronikong computing - usok; sa mga silid para sa dedusting na mga dokumento - thermal.
Ang paggamit ng apoy, ang mga electric heater ay ipinagbabawal; sa mga sistema ng pamatay ng sunog, mga sangkap na medyo ligtas para sa mga dokumento (freon, carbon dioxide, atbp.)
4. Topograpiya at accounting para sa paggalaw ng mga dokumento
Ang isang mahalagang papel sa organisasyon ng imbakan ay nilalaro ng topograpiya, iyon ay, ang pagtatalaga ng mga lokasyon ng imbakan para sa mga partikular na imbentaryo at mga file. Kung walang topograpiya, ang paghahanap ng mga dokumento ay pinakamahaba, at ang pinakamasama, maaari kang mawala sa imbakan. Ang lahat ng mga lugar ng archive, pati na rin ang mga rack, mga istante ay binibilang mula sa itaas hanggang sa ibaba, mula kaliwa hanggang kanan. Upang ayusin ang lugar ng imbakan ng mga dokumento sa mga imbakan, ang mga espesyal na direktoryo ay nilikha - mga topographic index. Bilang isang patakaran, ang index ay pinagsama-sama sa anyo ng card. Ang pinakakaraniwang uri ng pointer ay rack, iyon ay, isang card ang iginuhit para sa bawat rack. Ang mga card ay na-systematize ng mga rack number sa loob ng isang storage room. Ang card ay nagpapahiwatig ng pangalan ng organisasyon, ang numero ng rack at storage, ang numero ng cabinet (seksyon ng rack), ang numero ng shelf, ang numero ng pondo, ang imbentaryo, at ang mga numero ng case na nakaimbak sa itong istante. Sa malaking halaga ng mga pondo, ang mga topographic index ay pinagsama-sama sa bawat pondo, kung saan ang mga card ay na-systematize ng mga numero ng pondo.
Malaki ang kahalagahan ng accounting sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga materyales sa archival. Ang accounting para sa mga materyales sa archival ay kinabibilangan ng pagtatatag at pagpaparehistro sa mga espesyal na dokumento tungkol sa kanilang dami at komposisyon.
Ang mga pangunahing layunin ng accounting ay mga pondo at mga yunit ng imbakan. Ang lahat ng mga pagbabago sa komposisyon ng mga materyales sa dokumentaryo ay agad na naitala sa dokumentasyon ng accounting. Ang gawaing accounting ay isinasagawa nang mahigpit alinsunod sa mga tuntunin at tagubilin 22 .
Ang accounting para sa paggalaw ng mga dokumento ay nagsasangkot ng pagprotekta sa kanila mula sa pagnanakaw. Kabilang sa mga dahilan ng pagnanakaw ng mga dokumento ay ang pagkakaroon ng mga archive bilang mga sentro ng impormasyon sa sinumang taong nagtatrabaho para sa upa o bilang isang mananaliksik; ang posibilidad ng pagnanakaw, kapwa ng mga hindi awtorisadong tao at ng mga tauhan ng archive; malaking hanay ng mga nakaimbak na pondo, pana-panahon at ayon sa isang hindi kumpletong listahan ng mga tseke para sa availability; humina na kontrol, mga paglabag sa mga pamamaraan ng seguridad; kakulangan ng maaasahang paraan ng seguridad ng dokumento, sa partikular, paraan ng kontrol na nagtatala ng paggalaw ng isang partikular na dokumento sa loob ng gusali;
Upang maiwasan ang pagnanakaw, isang detalyadong sistema para sa pagsubaybay sa paggalaw ng mga dokumento ay binuo. Ang pagpapalabas ng mga dokumento mula sa imbakan ay maaaring isagawa lamang para sa mga limitadong layunin at para sa isang mahigpit na tinukoy na panahon. Kasabay nito, ang pagpapalabas ng mga dokumento mula sa imbakan ay kinakailangang naitala sa mga espesyal na dokumento ng accounting.
Kapag nag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan, isang kapalit na card ang inilalagay sa lugar ng ibinigay na kaso. Ipinapahiwatig nito ang archival cipher ng kaso (bilang ng pondo, imbentaryo, kaso), kung kanino ito inisyu, ang petsa ng pagbabalik at ang pirma ng empleyado na nagbigay ng kaso. Ang mga ibinalik na kaso ay sinusuri sa presensya ng gumagamit. Para sa lahat ng mga pinsala, ang mga aksyon ay iginuhit na maaaring magsilbing batayan para sa pagdadala sa pananagutan sa disiplina, administratibo at kriminal.
Ang isang ipinag-uutos na uri ng trabaho upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ay upang suriin ang kanilang kakayahang magamit at kundisyon. Ito ay upang maitaguyod ang pagsusulatan ng aktwal na bilang ng mga yunit ng imbakan sa mga talaan sa mga talaan ng archive, pati na rin upang matukoy ang mga kaso at dokumento na nangangailangan ng pagpapabuti sa pisikal na estado ng mga kaso, dalawang layunin ang nakamit:
1. accounting para sa bilang ng mga dokumento, pagkilala at pag-aalis ng mga pagkukulang sa accounting ng mga dokumento;
2. Pagkilala sa mga dokumento na may kumukupas na teksto, mekanikal at biyolohikal na pinsala, na nangangailangan ng pagpapanumbalik, pag-iingat, pag-iwas at teknikal na pagproseso.
Ang pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ay dapat isagawa nang hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon. Bilang karagdagan, ang isang beses na pagsusuri ay isinasagawa sa mga archive kung ang mga kaso ay inilipat sa ibang silid; pagkatapos mga emergency; kapag pinapalitan ang pinuno ng archive o ang taong responsable para sa archive; sa pagpuksa o muling pagsasaayos ng archive. Para sa mga kaso kung saan ang mga landas sa paghahanap ay naubos, pati na rin para sa mga hindi gumagana, ang mga naaangkop na aksyon ay iginuhit, kung saan ang mga sertipiko ng paghahanap ay nakalakip.
Ang pagsuri sa availability at kondisyon ng mga dokumento ay itinuturing na kumpleto pagkatapos gumawa ng mga pagbabago sa mga dokumento ng accounting ng pondong sinusuri. Bilang karagdagan, ang isang pagsusuri sa patakaran ng bawat kaso ay isinasagawa, kung saan ang pinsala sa mga dokumento ay nakita.
Ang paggamit ng teknolohiya ng computer at iba't ibang mga pagbabago ng mga printer ay lumilikha din ng malalaking problema sa pangangalaga ng teksto ng mga dokumento para sa permanenteng at pangmatagalang imbakan. Isang pag-aaral ng mga text ng printer para sa water resistance at light resistance, na isinagawa ng V.F. Privalov at O.I. Ipinakita ni Lyubomirova na marami sa kanila ay walang sapat na kalidad para sa pangmatagalang imbakan. Ang mga text na ginawa gamit ang color at monochrome inkjet printer ay kadalasang dumaranas ng hindi sapat na light fastness at maaaring bahagyang o ganap na kumupas sa liwanag. Ang mga kupas na inkjet na itim na teksto ay kadalasang nalulusaw din sa tubig. Ang mga matrix black na text ay lahat ng water-resistant nang walang exception, ngunit may iba't ibang light fastness. Hindi tinatablan ng tubig at lightfast ang mga text ng laser black printer. Napagpasyahan ng mga mananaliksik na ang paglaganap ng mga inkjet printer ay magiging sanhi ng mga archive na makatanggap ng naka-print na kulay ng tinta at mga itim na kopya ng printer na may nalulusaw sa tubig at kupas na teksto 23 .
5.Storage ng mga dokumento sa electronic form
Ang kakaiba ng elektronikong imbakan ay ang magpadala ng mga dokumento sa electronic archive kaagad pagkatapos makumpleto ang trabaho sa kanila sa trabaho sa opisina. Ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ang kanilang sentralisadong imbakan, mabilis na paghahanap at distributed na access sa mga dokumento, parehong gamit ang isang lokal na network at gamit ang malayuang pag-access 24 .
Ang mga pamamaraan para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga elektronikong dokumento ay maaaring nahahati sa tatlong uri:
Tinitiyak ang pisikal na kaligtasan ng mga file na may mga elektronikong dokumento;
Pagbibigay ng mga kondisyon para sa pagbabasa ng impormasyon sa mahabang panahon;
Nagbibigay ng mga kondisyon para sa pagpaparami ng mga elektronikong dokumento sa tinatawag na form na nababasa ng tao.
Ang pagtiyak sa pisikal na kaligtasan ng mga file ay isang praktikal na nalutas na problema, at para sa lahat ng uri ng imbakan. Ang desisyon na ito ay konektado hindi gaanong sa paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon ng imbakan para sa media na may elektronikong impormasyon, ngunit sa pisikal na paglalagay ng mga elektronikong dokumento. Upang hindi mawala ang mga file sa computer, dapat na naka-imbak ang mga ito sa dalawa o higit pang mga kopya na inilagay sa magkahiwalay na electronic media (gumagana at backup na media). Pagkatapos, kung nawala ang isa sa media, mabilis kang makakagawa ng duplicate ng mga file mula sa iba.
Ang malawakang kasanayan sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento ay nagpapakita na ang kanilang gumaganang mga kopya, bilang panuntunan, ay matatagpuan sa isang hard drive o sa server ng isang organisasyon, at ang mga backup na kopya (mga kopya) ay maaaring gawin sa isang backup na server o RAID array, streamer (magnetic) tape. , magneto-optical at optical disks (CDs). -RW, DVD-RW). Napakakaunting mga may-ari ng mga mapagkukunan ng elektronikong impormasyon ang naghihiwalay sa bahagi ng archival mula sa kanila at iniimbak ito ng eksklusibo sa panlabas na media. Natural lang na ang paglago ng storage ay nahuhuli sa mga pagbaba ng presyo ng hard drive, na nagpapahintulot sa mga organisasyon na palakihin ang kanilang kapasidad ng server sa isang malawak na margin.
Mahalaga rin na piliin ang uri ng media, ang tibay nito. Ang pagpipiliang ito ay nakasalalay sa:
Uri ng mga nakaimbak na elektronikong dokumento at ang kabuuang dami ng mga ito,
Tinatayang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento at pagbibigay ng access sa mga ito,
Ang likas na katangian ng paggawa ng media mismo at ang nilalayon na mga mode ng kanilang imbakan,
Mga kinakailangan upang matiyak ang pagiging tunay ng mga dokumento.
Ang partikular na atensyon sa pagpili ng uri ng media ay dapat ibigay sa kaso ng posibleng gamitin mga elektronikong dokumento bilang nakasulat na ebidensya o porensikong katibayan. Kung hindi makatotohanang bigyan ang mga dokumento ng legal na puwersa sa tulong ng isang electronic digital signature (EDS), dapat silang kopyahin sa isang napapanahong paraan sa CD-R - optical disc na may isang talaan ng impormasyon.
Ang paggawa ng maraming pagkakataon ng mga file ay hindi nauubos ang saklaw ng trabaho upang matiyak ang kanilang kaligtasan. Upang mabawasan ang gastos sa pagpapanatili ng mga pagkakataong ito, kinakailangan na lumikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng storage media.
Ang mga detalye ng mga kondisyon at mode ng imbakan ay higit na tinutukoy ng uri ng electronic media. Halimbawa, para sa pangmatagalang imbakan ng magnetic media, kinakailangan ang mga espesyal na kagamitan upang maprotektahan ang mga ito mula sa magnetic at electromagnetic na impluwensya. kapaligiran, o ilagay ang mga ito palayo sa malalakas na pinagmumulan ng mga electromagnetic field - mga de-kuryenteng motor, heater, kagamitan sa elevator, atbp. Ang mga cassette (reels) na may magnetic tape ay dapat paikutin bawat 1.5 taon upang alisin ang static na stress at maiwasan ang tinatawag na copy effect. Ang mga pangkalahatang punto sa pag-iimbak ng anumang elektronikong media ay ang kanilang paglalagay sa isang patayong posisyon, proteksyon mula sa mekanikal na pinsala at pagpapapangit, polusyon at alikabok, pagkakalantad sa matinding temperatura at direktang sikat ng araw.
Ang pagsunod sa mga kondisyon ng temperatura at halumigmig para sa pag-iimbak ng electronic media ay napakahalaga. Ang mga pangkalahatang rekomendasyon ay ang mga sumusunod: ang panahon ng pangangalaga ng mga katangian ng carrier ay mas mahaba, mas mababa ang temperatura at kamag-anak na kahalumigmigan kung saan ito ay patuloy na nakaimbak. Halimbawa, ang pag-iimbak ng mga polyester magnetic tape sa isang kamag-anak na halumigmig na 50% at isang temperatura ng +11C ay tinitiyak ang pangangalaga ng kanilang mga ari-arian sa loob ng 50 taon. Sa pamamagitan ng magaspang na pagtatantya, ang parehong panahon para sa mga CD-R optical disc ay ibinibigay sa pamamagitan ng pag-iimbak sa isang kamag-anak na halumigmig na 50% at isang temperatura na +10C; para sa mga WORM disk - sa isang kamag-anak na kahalumigmigan na 50% at isang temperatura ng +3C.
Ang mababang temperatura ay nakakatulong sa pag-iingat ng elektronikong impormasyon, gayunpaman, sila ay ganap na hindi komportable para sa pangmatagalang gawain ng tao. Dapat ding tandaan na kung ang media ay aalisin mula sa imbakan para magamit sa mga normal na kapaligiran ng opisina, dapat na acclimatize ang media. Kung hindi man, ang mga pagkakamali sa pagbabasa ng impormasyon at isang paglabag sa istraktura (pagkasira) ng media mismo ay malamang. Ngunit upang ma-acclimatize ang optical disk mula sa itaas na temperatura sa +23 - 25C, aabutin ito ng hindi bababa sa 3 oras (mas mabuti sa isang araw). Ang haba ng acclimatization ng magnetic tape ay depende sa lapad nito: mas malawak ang tape, mas mahaba dapat itong acclimatized. Dapat ding tandaan na ang mga teyp ay umabot sa equilibrium ng temperatura nang mas mabilis kaysa sa balanse ng kahalumigmigan. Halimbawa, para sa mga tape na may kalahating pulgada, ang pagbabago sa temperatura ng 5°C ay dapat isagawa nang hindi bababa sa 0.5 na oras, at isang pagbabago sa relatibong halumigmig ng 10% - hindi bababa sa 4 na araw 25 .
Samakatuwid, kapag pumipili ng mga mode ng imbakan para sa electronic media, dapat isaalang-alang ng isa ang maraming mga kadahilanan at iugnay ang intensity ng paggamit ng media, ang mga gastos sa pagpapanatili ng mga mode ng imbakan (na maaaring maging makabuluhan) sa mga gastos ng regular na pagkopya ng mga dokumento sa "sariwang" media . Tulad ng nabanggit sa itaas, kapag nag-aayos ng pangmatagalang imbakan ng mga elektronikong dokumento, ang isang panahon ng 10 taon ay lubos na katanggap-tanggap para sa pag-iimbak ng media kung saan sila ay naitala. Kasabay nito, pinapayagan ang mga mode ng imbakan ng "opisina": para sa mga magnetic tape - +23C, para sa mga optical disk +25C, sa isang kamag-anak na kahalumigmigan na 50%. Ang "Basic Rules for the Work of State Archives" ay nagtatatag ng mga sumusunod na kondisyon ng temperatura at halumigmig sa mga archive: temperatura + 17-19C, relatibong halumigmig 50-55%. Sa ilalim ng mga kundisyong ito, maaari kang umasa sa shelf life ng mga CD-R disc hanggang 20 taon.
Konklusyon
Ang kasaysayan ng pag-unlad ng mga archive sa ating bansa ay puno ng madalas na mga kaso ng pagkasira ng dokumento. Ang mga dahilan para dito ay ang parehong klimatiko na kondisyon ng ating bansa at ang iresponsableng saloobin sa mga dokumento. Upang malunasan ang sitwasyon, mula noong 1550, nagsimulang maglabas ng mga batas sa bansa na nagtatakda ng iba't ibang pananagutan para sa pinsala at pagkawala ng mga dokumento. Ang mga batas na may parehong kahulugan ay inilabas hanggang ngayon, halimbawa, ang Mga Regulasyon sa Federal Archival Agency ng Hunyo 17, 2004 at iba pa mga regulasyon.
Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, kailangan mong malaman ang mga sumusunod na pangunahing kaalaman: pagtiyak sa pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento; paglikha ng isang materyal at teknikal na base para sa pag-iimbak ng mga dokumento; accounting para sa paggalaw ng mga dokumento; pagkopya ng mga dokumento upang lumikha ng isang pondo ng seguro at isang pondo para sa paggamit; pangangalaga ng mga dokumento.
Ang unang kinakailangan para sa paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay ang pagkakaroon ng isang gusali na nakakatugon sa lahat ng mga parameter para sa pagtiyak ng kanilang kaligtasan. Ang mga kinakailangan para sa mga lugar ng archive ay naayos sa mga modernong regulasyon at metodolohikal na mga dokumento, lalo na sa Mga Pangunahing Panuntunan para sa Operasyon ng Mga Archive ng Organisasyon, pati na rin ang isang bilang ng mga GOST at pamamaraang pag-unlad. Ang mga pangunahing lugar ng gusali ay nakalaan para sa imbakan; sila ay nakahiwalay sa silid ng pagbabasa at mga lugar ng administratibo. Naka-install ang mga nakatigil na metal rack sa mga pasilidad ng imbakan. Hindi lamang ang gusali mismo, kundi pati na rin ang mga pasilidad sa loob nito ay mahalaga upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento. Ang mga parameter ng kapaligiran na ito ay tinutukoy ng pagsunod sa mga mode ng imbakan.
Mayroong mga sumusunod na mode ng imbakan: ilaw; temperatura at halumigmig; paglaban sa sunog; seguridad. Ang permanenteng imbakan ay dapat isagawa sa dilim. Upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa liwanag, ginagamit ang imbakan sa mga binder, folder, kahon, cabinet. Ang temperatura at halumigmig ay ang pangunahing mga kadahilanan na nagsisiguro sa kaligtasan ng mga pondo ng archival. Sa mga silid ng imbakan, ang pinakamabuting kalagayan ng temperatura at halumigmig ay dapat mapanatili. Ang isang kanais-nais na microclimate para sa mga dokumento ay nilikha sa isang positibong temperatura at kamag-anak na kahalumigmigan ng 30-60%. Hindi dapat magkaroon ng matalim na pagbabagu-bago sa temperatura at halumigmig sa lugar, dahil sinisira nito ang daluyan ng imbakan. Ang kontrol sa klima ay isinasagawa ayon sa tatlong mga parameter ng klimatiko: temperatura, kamag-anak na kahalumigmigan at ganap na kahalumigmigan ng hangin. Para sa mga sukat, ginagamit ang espesyal na instrumento.
Ang sanitary at hygienic na rehimen ay nagpapahiwatig ng isang hanay ng mga kinakailangan na naglalayong mapanatili ang kalinisan. Ang alikabok ay maaaring magdulot ng pisikal at kemikal na pagkasira ng mga dokumento, gayundin ang naglalaman ng mga spore ng fungal at mga itlog ng insekto. Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa pantakip sa sahig sa mga pasilidad ng imbakan, na isang pangunahing pinagmumulan ng alikabok.
Nalalapat ang rehimeng pangseguridad sa buong silid ng archive. Ang mga hakbang sa kaligtasan ng sunog ay dapat na mahigpit na sinusunod sa archive. Kasama sa mga teknikal na hakbang sa seguridad ang: panlabas na kagamitan sa pagsubaybay, panloob na kagamitan sa pagsubaybay na ginagamit sa mga oras na hindi nagtatrabaho, panloob na kagamitan sa pagsubaybay sa oras ng trabaho.
Ang isang mahalagang papel sa organisasyon ng imbakan ay nilalaro ng topograpiya, iyon ay, ang pagtatalaga ng mga lokasyon ng imbakan para sa mga partikular na imbentaryo at mga file. Upang ayusin ang lugar ng imbakan ng mga dokumento sa mga imbakan, ang mga espesyal na direktoryo ay nilikha - mga topographic index. Bilang isang patakaran, ang index ay pinagsama-sama sa anyo ng card. Malaki ang kahalagahan ng accounting sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga materyales sa archival. Ang accounting para sa mga materyales sa archival ay kinabibilangan ng pagtatatag at pagpaparehistro sa mga espesyal na dokumento tungkol sa kanilang dami at komposisyon. Upang maiwasan ang pagnanakaw, isang detalyadong sistema para sa pagsubaybay sa paggalaw ng mga dokumento ay binuo. Ang pagpapalabas ng mga dokumento mula sa imbakan ay maaaring isagawa lamang para sa mga limitadong layunin at para sa isang mahigpit na tinukoy na panahon. Kasabay nito, ang pagpapalabas ng mga dokumento mula sa imbakan ay kinakailangang naitala sa mga espesyal na dokumento ng accounting.
Ang isang ipinag-uutos na uri ng trabaho upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ay upang suriin ang kanilang kakayahang magamit at kundisyon. Ito ang pagtatatag ng mga sulat sa pagitan ng aktwal na bilang ng mga yunit ng imbakan at mga talaan sa mga dokumento ng accounting ng archive. Ang pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ay dapat isagawa nang hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon.
Sa panahon ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento, sila ay sa ilang mga lawak nakalantad sa iba't ibang mga kadahilanan na nagdudulot ng hindi maibabalik na pagbabago sa mga katangian ng mga materyales - pagtanda. Ang layunin ng pag-iimbak ay upang mabawasan ang epekto ng mga salungat na salik at dagdagan ang tibay ng mga dokumento. Upang gawin ito, kinakailangan upang matupad ang lahat ng kinakailangang mga kinakailangan para sa mga lugar, mga kondisyon ng imbakan, paggalaw ng mga dokumento.
Mga Tala
1. Gorfein, G.M. Pag-archive. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971.
2. Okhotnikov A.V. Pamamahala ng dokumento at gawain sa opisina. - M.: ICC "Mart", 2003.
3. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan. Secretarial na negosyo. – 2003.
4. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan / E.V. Alekseeva // Secretarial na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 58
5. Okhotnikov, A.V. Dekreto. op. - M.: ICC "Mart", 2003. - S. 205
6. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 59
7. Kraiskaya, Z.V. Pag-archive. - M.: NORMA, 1996. - S. 202
8. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 61
9. Kraiskaya, Z.V. Dekreto. op. S. 203
10. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 59
11. Kraiskaya, Z.V. Dekreto. op. S. 205
12. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 60
13. USSR Academy of Sciences. Laboratory ng konserbasyon at pagpapanumbalik ng mga dokumento. Gabay sa Pag-iingat ng Dokumento. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 25
14. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 4. – p. 61
15. Ang problema ng pag-iingat ng mga materyales sa dokumentaryo. - Leningrad: Nauka, 1977. - S. 54
16. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan. Secretarial na negosyo. - 2003 - No. 5. – p. 57
17. Ibid. p.58
18. Mga Alituntunin sa Pagpapanatili ng Dokumento. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 37
19. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 5. – p. 59
20. Sergazin Zh.F. Mga pangunahing kaalaman sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento. - M .: Mas mataas na paaralan, 1986. - S. 51
21. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 5. – p. 60
22. Gorfein, G.M. Dekreto. op. - Leningrad: Leningrad University Publishing House, 1971. - P. 24
23. Alekseeva E.V. Dekreto. op. //Sekretarya na negosyo. - 2003 - No. 6. – p. 55
24. Kuznetsova, T.V. Gawain sa opisina. - M.: UNITI-DANA, 2003. - S. 325
25. Pag-iimbak ng archival ng mga elektronikong dokumento: mga problema at solusyon. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Listahan ng bibliograpiya
1. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan / E.V. Alekseeva // Secretarial na negosyo. - 2003 - No. 4. - S. 58-61.
2. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan / E.V. Alekseeva // Secretarial na negosyo. - 2003 - No. 5. - S. 57-61.
3. Alekseeva E.V. Mga aspeto ng pag-archive sa trabaho sa opisina: tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archive at pag-aayos ng kanilang imbakan / E.V. Alekseeva // Secretarial na negosyo. - 2003 - No. 6. - P. 55-60.
4. Gorfein, G.M. Pag-archive / G.M. Gorfein, L.E. Shepelev. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971. - 86 p.
5. Kuznetsova, T.V. Mga Papel / T.V. Kuznetsova, L.V. Sankina, T.A. Bykov. - M.: UNITI-DANA, 2003. - 359 p.
6. Kraiskaya, Z.V. Pag-archive / Z.V. Kraiskaya, E.V. Cellini. - M.: NORMA, 1996. - 224 p.
7. Okhotnikov, A.V. Pamamahala ng dokumento at gawain sa opisina / A.V. Okhotnikov, E.A. Bulavin. - M.: ICC "Mart", 2003. - 304 p.
8. Ang problema ng pangangalaga ng mga materyales sa dokumentaryo / Academy of Sciences ng USSR. Laboratory ng konserbasyon at pagpapanumbalik ng mga dokumento. - Leningrad: Nauka, 1977. - 112 p.
9. Mga patnubay para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento / Academy of Sciences ng USSR. Laboratory para sa Conservation at Restoration ng mga Dokumento - Leningrad: Nauka, 1978. - 119 p.
10. Sergazin Zh.F. Mga pangunahing kaalaman sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento / Zh.F. Sergazin. - M.: Mas mataas na paaralan, 1986. - 239 p.
11. Pag-iimbak ng archival ng mga elektronikong dokumento: mga problema at solusyon. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Bilang resulta ng pagkabisado ng mga materyales ng kabanatang ito, ang mag-aaral ay dapat: alam
- ang mga pangunahing anyo at aktibidad ng mga archive upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento;
- ang pangunahing mga kadahilanan na humahantong sa pinsala sa mga dokumento;
- pangunahing mga parameter para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa iba't ibang media;
- pangunahing paraan ng pagpapanumbalik at pag-iingat ng mga dokumento; magagawang
- sumunod sa mga alituntunin at regulasyon para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento kapag ginagamit ang mga ito;
sariling
Mga pangunahing pamamaraan para matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival.
Ang isa sa mga pangunahing gawain ng mga archive sa buong mundo ay palaging isinasaalang-alang, isinasaalang-alang at isasaalang-alang ang pag-iimbak ng mga dokumento na matatagpuan sa kanila. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga prinsipyo at pamamaraan ng pag-iimbak ng mga dokumento ay sumasakop sa isa sa mga nangungunang lugar sa archival science (archival science), at sa normative at methodological na mga dokumento na dapat gabayan ng mga archive sa kanilang pang-araw-araw na gawain, at sa batas sa archive at archive. .
Ngunit, salungat sa mga ideya tungkol sa mga archive na umiiral sa antas ng sambahayan, ang pag-iimbak sa mga archive ay hindi lamang isang passive na pagmamasid sa mga dokumento sa kanila, ngunit isang napaka-aktibong aktibidad na naglalayong tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento.
Pag-secure ng mga Dokumento- paglikha at pagpapanatili ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pagpapanatili ng mga dokumento ng archival, pag-aalis ng mga kadahilanan na nag-aambag sa kanilang pagkawala, pati na rin ang paglikha ng mga kopya ng pinakamahalagang dokumento sa kaso ng pagkawala ng mga orihinal.
Para sa mga archive ng estado na nag-iimbak ng mga dokumento ng Archival AF ng Russian Federation, i.e. mga dokumento na, sa bisa ng kanilang halaga, ay karapat-dapat sa permanenteng (walang hanggan) na imbakan, pangangalaga, ayon sa kahulugan, ay nangangahulugan ng paglikha ng mga kondisyon para sa mga dokumentong ito na mapangalagaan magpakailanman.
Ngunit kapwa para sa mga archive ng departamento at para sa kasalukuyang gawain sa opisina, ang kinakailangan upang matiyak ang mga kondisyon na hindi kasama ang pagkawala ng mga dokumento sa proseso ng kanilang pansamantalang imbakan ay hindi gaanong nauugnay.
Pangunahin mga kadahilanan, na humahantong sa pagkawala at pagkasira ng mga dokumento, ay:
- - pagnanakaw at sadyang pagsira ng mga dokumento ("human factor");
- - sunog, baha at iba pang natural na sakuna, pati na rin ang mga digmaan;
- - masamang epekto ng pisikal at kemikal na mga salik;
- - masamang epekto ng biological na mga kadahilanan, biodamages;
- - natural na pagtanda ng mga carrier ng dokumento;
- - pamumura ng mga dokumento sa kurso ng kanilang paggamit.
Pagnanakaw ng dokumento(pati na rin ang mga aklat at eksibit sa museo) na sinamahan ng mga archive, aklatan, museo sa buong panahon ng kanilang pag-iral. Ang mga naturang pagnanakaw ay at ginagawa kapwa para sa layunin ng tubo, at para sa layunin ng monopolyong pagmamay-ari ng mahahalagang makasaysayang dokumento, ang kanilang koleksyon. Sa ilang mga kaso, ang dahilan ng pagnanakaw ay maaaring mga pagtatangka na itago ang hindi gustong (halimbawa, pagkompromiso sa isang partikular na tao o organisasyon) na impormasyon. Ang sadyang pagsira ng mga dokumento ay maaaring maganap bilang isang gawa ng paninira at bilang isang pagtatangka na itago ang ebidensya. Ngunit marami pang mga dokumento ang nawasak bilang resulta ng hindi kwalipikadong pagsusuri, halimbawa, "mga kampanya ng basura." Upang maiwasan ang naturang pagkasira ng mga dokumento, mayroong isang sistema ng pagkuha at pagsusuri, kabilang ang mga kinakailangan sa regulasyon at pamamaraan para sa pagpili ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan at para sa paglalaan ng mga dokumento na walang halaga para sa pagkasira. Ang sistemang ito ay nagpapahintulot sa iyo na i-save ang pinakamahahalagang dokumento ng mga indibidwal at non-government na institusyon at organisasyon.
Mga likas na sakuna kasama rin ang mga archive sa buong pagkakaroon ng sibilisasyon ng tao. Laban sa sunog, mayroong sistema para matiyak ang kaligtasan ng sunog, paglaban sa sunog at paglikas ng mga endangered (kahit ang pinakamahalaga) na materyales. Laban sa baha, lindol at iba pa mga natural na Kalamidad ang mga kinakailangan ay nakadirekta sa paglalagay ng mga archive sa labas ng malinaw na nanganganib na mga zone, sa seismological na katatagan ng mga gusali ng archival, atbp. Ang mga mapaminsalang epekto ng mga digmaan, na sa kanilang panahon ay humantong sa pagkamatay ng maraming mga archive, ay maaaring pagaanin (o higit na maalis) sa pamamagitan ng paglikas ng pinakamahahalagang dokumento sa mga ligtas na lugar, pagpapalakas ng mga hakbang sa kaligtasan ng sunog, at paggawa ng mga kopya ng pinakamahahalagang dokumento. .
Masamang epekto ng pisikal at kemikal na mga salik ay inalis (o higit na limitado) sa pamamagitan ng paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon ng imbakan, kabilang ang pagtatayo ng mga espesyal na gusali para sa mga archive na nagbibigay ng gayong mga kondisyon, mga espesyal na kagamitan para sa mga archive at, siyempre, patuloy na pagsubaybay sa mga kondisyon ng imbakan.
Mga masamang epekto ng biological na mga kadahilanan (biodamage- niya) ay inaalis sa pamamagitan ng pagkasira ng mga organismo na nakakapinsala sa mga dokumento at patuloy na biomonitoring ng mga imbakan at dokumento.
Natural na pagtanda ng media ng dokumento sa kasamaang palad ay hindi maiiwasan. Ngunit ang pagtanda na ito ay maaaring mapabagal sa pamamagitan ng paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon ng imbakan, espesyal na pagproseso ng mga dokumento para sa layunin ng pagpapapanatag, at para sa pinakamahalagang mga dokumento, maaari kang (at dapat) lumikha ng kanilang mga kopya ng seguro, na nagpapahintulot sa iyo na i-save ang pangunahing impormasyon ng mga ito. mga dokumento.
Sa proseso ng paggamit ng mga dokumento, ito man ay pag-flip sa isang paper-based na case, panonood ng pelikula o pakikinig sa sound recording, ito ay hindi maiiwasan. amortisasyon ng mga dokumento. Ang pangunahing at hindi maaalis na kontradiksyon na likas sa lahat ng mga aktibidad ng mga archive ay ang pagkakasalungatan sa pagitan ng pangangailangan na gumamit ng mga dokumento (kung wala ang kanilang imbakan ay nawawala ang kahulugan nito) at ang hindi maiiwasang mga negatibong epekto ng paggamit na ito sa kaligtasan ng mga dokumento (kung wala ito, sa huli. , ang paggamit mismo ay nagiging imposible). Ang mga kahihinatnan ng kontradiksyon na ito ay pinapagaan, una, sa pamamagitan ng pagsunod ng mga gumagamit (kapwa kawani ng archive at mga mananaliksik) ng mga patakaran para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento sa proseso ng kanilang paggamit, at pangalawa, sa pamamagitan ng pagpapalit ng mga orihinal ng mga kopya kapag ginagamit ang mga ito. . Halimbawa, ipinagbabawal na maglagay ng mga archive sa mga lugar na madaling kapitan ng regular na pagbaha, upang mag-imbak ng mga dokumento ng archival sa mga basement na banta ng pagbaha. Sa St. Petersburg, bago ang pagtatayo ng dam, ang pagbabawal na ito ay partikular na nauugnay.
Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba
Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga estudyante, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.
Nai-post sa http://www.allbest.ru/
archive storage dokumento klimatiko
Panimula
1.2 Storage media
2.1 Armed mode
2.2 Light mode
3.1 Ang klimatiko na estado ng hangin ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga sumusunod na pangunahing parameter
Panimula
Ang pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archival ay isang hanay ng mga hakbang na gagawin mga kondisyon ng regulasyon, pagsunod sa mga regulasyong rehimen at wastong organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng archival, hindi kasama ang kanilang pagnanakaw at pagkawala at pagtiyak ng kanilang pagpapanatili sa isang normal na pisikal na kondisyon, tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival sa archive.
Ang mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival ay ibinigay:
Konstruksyon, muling pagtatayo at pagkumpuni ng mga gusali ng archive;
Paglikha ng pinakamainam (normative) pag-iwas sa sunog, - seguridad, temperatura-halumigmig, liwanag at sanitary-hygienic na mga rehimen sa gusali at lugar ng archive;
Ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paggalaw ng mga dokumento ng archival (mga rack, cabinet, safe, kahon, folder, atbp.).
Sa papel na ito, iminungkahi na isaalang-alang ang mga halaga ng pinakamainam na aparato ng archive upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento.
1. Pag-aayos at kagamitan ng mga archive ng estado
1.1 Mga gusali at lugar ng mga archive
Ang mga dokumento ng archival ay dapat ilagay sa isang espesyal na itinayong gusali, sa magkahiwalay na bahagi mga gusali, gayundin sa mga lugar na inangkop para sa archive.
Dapat magkita ang mga gusali teknikal na mga kinakailangan tibay at lakas ng mga istraktura, paglaban sa sunog, pagiging maaasahan ng proteksyon. Dapat silang magkaroon ng kagamitan sa paglaban sa sunog, mga babala na kagamitan, at imbakan, bilang karagdagan, mga portable na kagamitan sa pamatay ng sunog na ligtas para sa mga dokumento. Ang archive building ay nilagyan ng burglar alarm at protective bar sa mga bintanang bumubukas palabas.
Pinipili ang lokasyon ng archive building mula sa mga bagay na mapanganib sa sunog at mga bagay na may mapanganib na alikabok at gas na paglabas.
Ang mga gusali at lugar na inangkop para sa archive ay tinatanggap para sa operasyon pagkatapos ng isang naka-target na pagsusuri na may partisipasyon ng archival, sunog, sanitary, construction services ayon sa batas. Ang pagtatasa ay dapat magtatag ng kondisyon ng gusali at ang pagiging angkop nito, na isinasaalang-alang ang mga potensyal na pagkarga sa sahig.
Ang mga sumusunod na bagay ay hindi tinatanggap para sa operasyon: kahoy at sira-sira; basement at attic; walang pag-init at bentilasyon; na may pagpainit ng kalan; na may pangunahing komunikasyon ng init-tubig-gas-electric; sa mga gusaling may nasusunog, kemikal, mga teknolohiya sa pagkain. Kinakailangan na ihiwalay ang silid na inangkop para sa archive mula sa natitirang bahagi ng gusali.
Ang complex ng mga lugar ng archive, ang kanilang komposisyon, lokasyon, kagamitan ay dapat matiyak ang katuparan ng mga functional na gawain para sa resibo para sa imbakan, imbakan, paggamit ng mga dokumento at ang kanilang espesyal na pagproseso.
Ang pangunahing lugar ng archive ay nakalaan para sa pag-iimbak ng dokumento. Ang mga repository ay dapat na malayo hangga't maaari mula sa laboratoryo, produksyon, mga lugar ng sambahayan ng archive at walang mga ventilation duct na karaniwan sa kanila. Ang mga pasilidad ng imbakan ay nakahiwalay sa mga katabing lugar sa pamamagitan ng mga hindi masusunog na kisame at dingding na may paglaban sa sunog na hindi bababa sa 2 oras. Ang kumbinasyon ng mga imbakan at lugar ng pagtatrabaho ng anumang layunin ay hindi pinapayagan.
Ipinagbabawal na maglagay ng suplay ng tubig at mga tubo ng dumi sa alkantarilya, teknolohikal o domestic na mga saksakan ng tubig sa mga pasilidad ng imbakan.
Ang mga materyales sa kagamitan sa pag-iimbak, pati na rin ang mga materyales para sa panloob na dekorasyon ng mga pasilidad ng imbakan, ay hindi dapat mangolekta o magbuga ng alikabok, maging mapagkukunan ng mga agresibong kemikal.
Ang mga silid ng imbakan ay dapat magkaroon ng natural o artipisyal na bentilasyon. Ang taas ng mga pasilidad ng imbakan ay dapat na hindi bababa sa 2.25 m. Kapag gumagamit ng matataas na silid, pinapayagan na gumamit ng mga tiered ceiling at tiered na pasilidad ng imbakan, napapailalim sa mga kondisyon para sa maginhawang pag-access sa mga dokumento at seguridad mga gawa sa archival.
Ang mga pasilidad ng imbakan ay dapat may mga labasan sa mga elevator at hagdanan na maginhawa para sa paglikas.
Sa mga silid ng imbakan, dapat na mai-install ang mga nakatagong mga kable ng kuryente at mga selyadong socket. Ang mga switchboard ng pamamahagi, piyus, pangkalahatan at mga switch sa sahig ay inilalagay sa labas ng mga pasilidad ng imbakan. Ang mga portable na kagamitan na ginagamit sa mga pasilidad ng imbakan ay dapat na may rubber insulated cords.
Ang mga isyu sa organisasyon ng paglalagay at accounting ng mga dokumento sa mga imbakan, pag-access sa mga ito, paggalaw ng mga dokumento, proteksyon at pagpapatakbo ng mga imbakan ay tinutukoy ng Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga archive ng estado at munisipyo, mga museo, mga aklatan, mga organisasyon ng Russian Academy of Sciences” (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation (M. 2007).
1.2 Storage media
Ang mga metal rack ay ang pangunahing kagamitan sa imbakan. Pinapayagan na gumamit ng mga nakatigil na kahoy na rack sa silid na may normal na sanitary at biological na estado, na ginagamot sa mga retardant ng apoy. Pinapayagan din na gumamit ng mga mobile na metal rack ng bukas na uri.
Sa mga silid na may mahusay na bentilasyon at matatag na mga kondisyon ng thermal, ang mga metal cabinet, safe, closed-type na shelving cabinet, pati na rin ang mga nakatigil na compartment na may mga metal na istante ay maaaring gamitin bilang espesyal na pangunahing o pantulong na kagamitan.
Ang mga closed-type na kagamitan ay hindi inirerekomenda para sa paggamit sa mga silid na may mahinang bentilasyon at mga pagbabago sa temperatura upang maiwasan ang pagbuo ng mga closed stagnant zone ng inertial microclimate na may mas mataas na panganib ng biodamage ng dokumento. Ang mga cabinet ay hindi rin maginhawa dahil ginagawa nilang mahirap ang paglilinis, pinapanatili ang kahalumigmigan sa ilalim ng mga ito sa loob ng mahabang panahon, at maaaring magsilbing kanlungan para sa mga insekto.
Sa mga pasilidad ng imbakan na may natural na liwanag, ang mga shelving at open-type na mga cabinet ay naka-install patayo sa mga dingding na may mga bukas na bintana.
Ang mga rack, cabinet, iba pang kagamitan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay hindi dapat ilagay malapit sa mga panlabas na dingding ng gusali, sa mga pinagmumulan ng init at mababang mga duct ng hangin.
Ang mga rack, cabinet ay naka-install sa mga pasilidad ng imbakan bilang pagsunod sa mga sumusunod na pamantayan: distansya sa pagitan ng mga hilera (pangunahing daanan) - 120 cm; mga pasilyo sa pagitan ng mga rack - 75 cm; ang distansya sa pagitan ng panlabas na dingding ng gusali at ang mga rack na kahanay sa dingding - 75 cm; ang distansya sa pagitan ng dingding at dulo ng rack (cabinet) - 45 cm; ang distansya sa pagitan ng sahig at sa ilalim na istante ng rack ay hindi bababa sa 15 cm, at sa mga basement floor ng hindi bababa sa 30 cm.
Ang mga karaniwang sukat ng pangunahing at pantulong na kagamitan, ang mga pamantayan para sa paglalagay nito sa mga pasilidad ng imbakan ay tinutukoy ng mga probisyon ng mga rekomendasyong pamamaraan.
Ang mga dokumento ng papel ay inilalagay sa mga rack o sa mga cabinet nang pahalang o patayo sa mga kahon, mga folder, mga kaso, na isinasaalang-alang ang mga anyo ng matigas o malambot na takip. Sa pagitan ng kisame o istante ng rack at sa itaas na hiwa ng kahon, mag-iwan ng puwang para sa sirkulasyon ng hangin na hindi bababa sa 5 cm.
2. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento sa panahon ng kanilang pag-iimbak
Ang pag-iimbak ng mga dokumento ay dapat isagawa sa mga pasilidad ng imbakan na nakakatugon sa itinatag na mga kinakailangan.
Ang paglalagay ng mga dokumento sa mga folder, mga kahon, at ang huli sa mga cabinet at sa mga istante ay dapat matiyak na libre, walang hirap ang paggalaw ng mga pasilidad ng imbakan, pagkuha at paglalagay sa mga nakatali na mga kaso, at walang makabuluhang pagkarga sa mga dokumento.
Ang itinatag na liwanag, temperatura at halumigmig, sanitary at hygienic na kondisyon para sa pagtiyak ng pangmatagalang pangangalaga ng mga dokumento (mga mode ng imbakan) ay dapat na sundin sa mga silid ng imbakan.
2.1 Armed mode
Ang rehimeng pangseguridad ng archive ay tinitiyak ng isang hanay ng mga hakbang upang matiyak ang engineering at teknikal na fortification, ang pagbibigay ng gusali (mga lugar) ng archive na may mga alarma sa seguridad, pag-aayos ng isang post ng seguridad (mga), pag-seal sa lugar, pagmamasid sa intra-object at kontrol sa pag-access, pag-iimbak ng mga susi sa lugar ng opisina.
Ang mga kinakailangan para sa mga archive at iba pang mga lugar ng archive, kung saan ang mga lihim na dokumento ng archival ay naka-imbak at ang trabaho ay isinasagawa kasama nila, ay itinatag ng regulasyon. mga legal na dokumento upang matiyak ang rehimen ng lihim sa Russian Federation.
Ang organisasyon ng proteksyon ng archive ay isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng pambatasan at iba pang mga regulasyong ligal na kilos ng Russian Federation, pati na rin ang Mga Tagubilin sa pamamaraan para sa pagpapatupad ng proteksyon ng archive, na napagkasunduan sa sa tamang panahon kasama ang yunit na nagpoprotekta sa archive at ang nauugnay na katawan ng mga panloob na gawain ng Russian Federation.
Ang mga archive at lugar kung saan ang mga dokumento ng archival ay permanente o pansamantalang naka-imbak, pati na rin ang mga materyal na asset, emergency at emergency exit mula sa archive building, ang pangunahing pasukan sa kawalan ng isang round-the-clock security post ay napapailalim sa mandatoryong kagamitan na may seguridad mga alarma at sealing.
Ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga susi sa oras ng pagtatrabaho at hindi pagtatrabaho, pagtanggap ng mga susi sa serbisyo ng seguridad, pagbibigay ng mga susi at lugar sa ilalim ng proteksyon ay itinatag sa pamamagitan ng pagtuturo sa mode ng bantay ng archive, na naaprubahan sa inireseta na paraan.
Ang imbakan ng archive sa mga oras ng pagtatrabaho, kung ang mga empleyado ay hindi nagtatrabaho dito, ay dapat na sarado gamit ang isang susi. Sa mga oras ng trabaho, ang mga susi sa archive depository ay itinatago ng pinuno ng archive depository o ng taong papalit sa kanya.
Ang pag-alis mula sa archive ng mga dokumento ng archival, materyal na asset at mga libro ng scientific reference library, pati na rin ang scientific reference apparatus ay pinapayagan lamang sa mga espesyal na pass na ibinigay sa inireseta na paraan.
2.2 Light mode
Ang light mode ay nakatakda na isinasaalang-alang ang mga kakaibang pagkilos ng liwanag. Ang permanenteng imbakan ay dapat isagawa sa dilim, na sinisiguro ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga binder, mga folder, mga kahon, pati na rin ang magaan na rehimen sa lugar.
Ang pag-iilaw sa mga vault ay maaaring artipisyal o natural. Ang oryentasyon ng mga bintana ay mas mabuti sa hilaga.
Huwag ilantad ang mga dokumento sa direktang sikat ng araw o liwanag na naaaninag mula sa mga puting ibabaw. Sa natural na liwanag, para mabawasan ang mga light flux, ginagamit ang light-scattering glass, protective curtains, filters, blinds, at partial painting ng salamin na may puting pintura.
Para sa artipisyal na pag-iilaw, ang mas ligtas na mga lamp na maliwanag na maliwanag ay ginagamit sa mga closed shade na may makinis na panlabas na ibabaw. Ang mga fluorescent lamp na may pinababang ultraviolet na rehiyon ng spectrum ay pinapayagan.
Ang mga hakbang na ito ay dapat lumikha ng isang pag-iilaw ng 20-50 lux sa mga imbakan (sa patayong ibabaw ng rack sa pangunahing pasilyo sa taas na 1 m mula sa sahig). Pag-iilaw sa mga desktop 100 lux.
Ang proteksyon ng mga dokumento mula sa pagkilos ng liwanag ay dapat ibigay hindi lamang sa mga imbakan, kundi pati na rin sa lahat ng lugar para sa anumang uri ng trabaho na may mga dokumento.
2.3 Mga kondisyon ng temperatura at halumigmig
Ang temperatura at halumigmig na rehimen ay na-normalize na isinasaalang-alang ang pag-uugali ng mga dokumento sa iba't ibang klimatiko na kondisyon. Sa mga silid ng imbakan na nilagyan ng mga air conditioning system, ang pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig ay dapat mapanatili: temperatura 17-19 ºС, kamag-anak na kahalumigmigan 50-55%. Sa mga silid na may unregulated na klima, i.e. sa mga pinainit na silid na may natural o sapilitang pagpapalitan ng hangin, pinapayagan na baguhin ang mga parameter ng hangin sa loob ng mga sumusunod na limitasyon: temperatura 10-30 ºС, kamag-anak na kahalumigmigan 30-60%.
Ang mga matalim na pagbabago sa temperatura at halumigmig ng hangin sa mga silid ng imbakan ay hindi pinapayagan. Sa isang pangmatagalang matatag na paglabag sa rehimen ng imbakan (5-7 araw), na sinamahan ng isang mapanganib na pagtaas sa kamag-anak na kahalumigmigan hanggang sa 80-90%, kinakailangan na gumawa ng mga hakbang upang gawing normal. mga kondisyong pangklima(masinsinang bentilasyon na isinasaalang-alang ang mga kondisyon ng panahon, sapilitang pag-dehumidification ng mga pasilidad ng imbakan).
Sa kaso ng mga emerhensiyang paglabag sa rehimeng imbakan na sanhi ng pagpasok ng tubig sa lugar, kinakailangan na gumawa ng agarang aksyon upang maalis ang mga sanhi at kahihinatnan ng aksidente, alisan ng tubig ang imbakan at, kung kinakailangan, patuyuin ang mga dokumento.
Ang mga klimatiko na parameter ng hangin sa mga pasilidad ng imbakan ay dapat na subaybayan ng mga espesyal na aparato. Ang mga pagsukat ng kontrol ay isinasagawa: sa mga silid na naka-air condition nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo; sa mga bodega na may unregulated na klima nang hindi bababa sa 2-3 beses sa isang linggo; sa paglabag sa rehimeng imbakan 1-2 beses sa isang araw.
Ang iba't ibang uri ng mga dokumento ay dapat na naka-imbak sa magkahiwalay na mga silid, na pinagsasama-sama ang mga ito na isinasaalang-alang ang likas na katangian ng daluyan at ang pagkakapareho ng mga kondisyon ng imbakan. Sa mga naka-air condition na silid para sa mga pangkat na ito, ang sumusunod na pinakamainam na klimatiko na rehimen ay na-normalize: para sa mga materyales ng pelikula na itim at puti (15 ° C at 40-55%) at kulay (2-5 ° C at 40-55%); para sa mga dokumento sa mga magnetic tape at disk (15-20 C 50~65%).
Kapag pinilit na ilagay ang mga dokumento ng iba't ibang uri sa parehong silid, ginagabayan sila ng mga pamantayan ng klimatiko na pinagtibay para sa dokumentasyon ng papel. Kasabay nito, alinsunod sa mga pangunahing patakaran para sa pagpapatakbo ng mga archive, ang paglalagay, pag-iimbak, at transportasyon ng iba't ibang uri ng mga dokumento ay isinasagawa gamit ang mga tipikal na pangunahing pasilidad ng imbakan (mga kahon, folder, mga espesyal na kaso, mga pakete, mga pakete, atbp. .) pinagtibay para sa mga tiyak na uri. Ang mga dokumento na may magnetic layer ay nangangailangan din mga espesyal na hakbang kanilang proteksyon laban sa demagnetization.
2.4 Sanitary at hygienic na rehimen
Ang sanitary at hygienic na rehimen ay isang hanay ng mga hakbang upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa mga biological na peste na matatagpuan sa mga archive. Ang mga pasilidad ng imbakan ay dapat panatilihing malinis, sa mga kondisyon na hindi kasama ang posibilidad ng amag, insekto, daga, alikabok. Ang libreng sirkulasyon ng hangin ay dapat ibigay sa mga silid ng imbakan nang walang pagbuo ng mga unventilated zone na mapanganib sa sanitary at biological terms. Ang lahat ng mga pasilidad sa imbakan ng isang saradong uri ay dapat na pana-panahong buksan, siniyasat, maaliwalas. Ang paglalagay ng mga dokumento sa sahig, window sills, warehousing sa mga unsorted na tambak ay hindi pinapayagan. Ang mga bintana na nagbubukas sa panahon ng mainit na panahon, pati na rin ang mga pagbubukas ng bentilasyon sa mga sahig, kisame, mga dingding ng mga pasilidad ng imbakan at mga panlabas na pagbubukas ng mga sistema ng bentilasyon ng gusali ay dapat protektahan ng mga mesh na may diameter na mesh na hindi hihigit sa 0.5 mm.
Ipinagbabawal na manatili sa damit na panlabas, basa at maruming sapatos, upang maghanap ng mga dayuhang bagay o kagamitan sa mga silid ng imbakan, gayundin ang mag-imbak at gumamit ng mga produktong pagkain, at paninigarilyo.
Sa lugar ng mga pasilidad ng imbakan, kinakailangan na magsagawa ng sistematikong basang paglilinis. Hindi bababa sa isang beses sa isang taon, ang mga rack, cabinet, storage facility ay inaalis ng alikabok, at ang mga sahig, skirting board, window sills, basement na bahagi ng mga rack ay pinupunasan ng antiseptic aqueous solution (2% formalin; 5% catamine AB, atbp.). Kapag nagpoproseso, ang mga solusyon ay hindi dapat mahulog sa mga kahon, kaso, dokumento.
Dalawang beses sa isang taon (sa simula at sa pagtatapos ng panahon ng pag-init) ang mga silid ng imbakan at mga dokumento (piliin) ay sinisiyasat upang napapanahong makakita ng mga insekto, fungi, rodent.
Kapag natukoy ang mga biyolohikal na peste, ang mga kagyat na hakbang ay isinasagawa upang disimpektahin at pagdidisimpekta ng mga dokumento, mga pasilidad ng imbakan, lugar ng mga archive o Rospotrebnadzor, mga serbisyo sa kuwarentenas.
Ang pangunahing gawain sa pag-iwas sa archive ay upang maiwasan ang paglaki ng solong, pangunahing pagpapakita ng aktibidad ng mga biological na peste sa marami, at pagkatapos ay napakalaking foci ng bioinfection ng mga dokumento.
3. Pangunahing klimatiko na mga parameter ng hangin
3.1 Klimatikong kalagayan ng hangin
Ang thermal regime ay nailalarawan sa temperatura ng hangin. Ito ay sinusukat sa absolute units at ipinahayag sa degrees Celsius (1, C).
Ang rehimen ng kahalumigmigan ay sinusuri ng mga sumusunod na yunit ng kahalumigmigan:
Ang ganap na halumigmig (A, g/m) ay ang bilang ng mga gramo ng singaw ng tubig na nasa isang metro kubiko (libong litro) ng hangin. Sa totoong mga kondisyon, ang ganap na halumigmig ay maaaring mag-iba mula sa zero (ganap na tuyo na hangin) hanggang sa pisikal na limitasyon ng air saturation na may kahalumigmigan sa isang partikular na temperatura. Ang limitasyong ito ay tinatawag na moisture content ng hangin.
Ang moisture content ng hangin (V, g / m ") ay ang pinakamataas na posibleng dami ng singaw ng tubig na maaaring mapaloob sa isang cubic meter ng hangin sa isang naibigay na temperatura (ibig sabihin, ang pinakamataas na ganap na kahalumigmigan).
Habang tumataas ang temperatura, tumataas ang moisture content ng hangin. Halimbawa, sa zero na temperatura, ang hangin ay maaaring maglaman ng singaw ng tubig na hindi hihigit sa 4.84 g / m 3 (kapasidad ng kahalumigmigan sa zero), sa 20 - hindi hihigit sa 17.1 g / m 3, at sa 40 - hindi hihigit sa 50.2 g / m 3 .
Sa pagsasagawa, karaniwang ginagamit nila ang hindi ganap, ngunit kamag-anak na mga yunit ng pagpapahayag para sa kahalumigmigan, i.e. relatibong halumigmig.
Ang relatibong halumigmig (H, %) ay ang ratio ng ganap na halumigmig ng hangin sa kapasidad ng kahalumigmigan nito sa isang naibigay na temperatura, na ipinahayag bilang isang porsyento:
Ang kamag-anak na kahalumigmigan ay ipinahayag sa mga numero mula 0 hanggang 100%. Maginhawa ang expression ng porsyento dahil agad itong nagpapakita ng antas ng saturation ng hangin na may kahalumigmigan. Sa isang kamag-anak na halumigmig na 0-30%, ang hangin ay itinuturing na tuyo, sa 30-60% - katamtamang kahalumigmigan, sa 60 - 100% na mahalumigmig (napaka-mahal). Sa mga yunit ng relatibong halumigmig, karamihan sa mga kagamitan sa klima ay naka-calibrate. Ang parehong mga yunit ay nagpapakilala sa kahalumigmigan ng hangin sa mga pang-araw-araw na ulat ng serbisyong hydrometeorological.
3.2 Mga kontrol sa klima
Sa kasalukuyan, maraming device ang ginagawa na nagbibigay-daan sa iyong sukatin ang temperatura at halumigmig, o ang parehong mga parameter sa parehong oras. Ang mga modelo ng mga device ay magkakaiba at patuloy na ina-update.
Ang mga climate control device na ginagamit sa archive ay dapat na maaasahan at matibay, madaling gamitin, nasubok ayon sa pamantayan. Dapat tiyakin ng disenyo ng mga device ang posibilidad ng kanilang mga pana-panahong pagsusuri at pagsasaayos.
Thermometers - mga aparato para sa pagsukat ng temperatura ng kapaligiran (mercury, alkohol, electronic, atbp.). Sa mga archive, mas mainam na gumamit ng mga likidong thermometer (mercury, alkohol). Ang thermometer ay dapat magkaroon ng sukat na maginhawa para sa pagmamasid at pagbabasa na may halaga ng paghahati na 0.2-0.5 C, pati na rin ang isang angkop na hanay ng temperatura (mula sa zero hanggang 40-50 C) at isang aparato na nagbibigay-daan sa iyo upang ibitin ito sa dingding ( rack).
Ang mga psychrometer ay mga aparato para sa pagsukat ng temperatura at halumigmig ng hangin. Ginagamit nila ang pisikal na prinsipyo ng psychrometry, ang pag-aari ng mga katawan na nabasa ng tubig upang lumamig kapag ang moisture ay sumingaw. Mayroong dalawang pangunahing uri ng psychrometer: na may natural at sapilitang paraan ng pagsingaw ng kahalumigmigan.
Ang karaniwang psychrometer (sambahayan o Augusta) ay ang pinakaluma, kilalang modelo na ginamit nang higit sa isang daang taon, kasama na sa mga archive, museo, aklatan.
Ang aparato ay may dalawang thermometer na naayos sa panel. Ang isa sa mga thermometer, ang tinatawag na "basa" ay nakabalot sa isang solong layer ng cambric, ang dulo ng cambric ay libre at ibinaba sa isang tangke ng tubig. Kapag ang tubig ay sumingaw mula sa basang cambric, ang thermometer ay lumalamig at nagpapakita ng mas mababang temperatura. Ang pangalawa, ang tinatawag na dry thermometer, ay nagpapakita ng temperatura ng hangin. Ayon sa pagkakaiba sa pagitan ng mga pagbabasa ng tuyo at basa na mga thermometer, gamit ang mga talahanayan na nakakabit sa aparato, matukoy ang halaga ng kamag-anak na kahalumigmigan ng hangin.
Aspiration psychrometer - isang aparato na idinisenyo upang sukatin ang temperatura at relatibong halumigmig ng panloob at panlabas na hangin. Saklaw ng pagsukat: mga temperatura mula ~5°C hanggang 50°C na may katumpakan na 0.2; kamag-anak na kahalumigmigan mula 10 hanggang 100%.
Ang modelo ng aspirasyon ay isang mas tumpak na aparato kaysa sa isang sambahayan. Hindi tulad ng aspirasyon, ang psychrometer ng sambahayan ay walang sapilitang daloy ng hangin at gumagana sa mga mode ng natural na pagsingaw ng kahalumigmigan mula sa batiste, na naiiba sa iba't ibang mga punto sa imbakan. Ang psychrometer ng sambahayan, bilang panuntunan, ay nagpapakita ng mas mataas na kamag-anak na kahalumigmigan kaysa sa aktwal na ito. Kapag gumagamit ng mga psychrometer ng sambahayan, ipinapayong ihambing ang kanilang mga pagbabasa sa isang tumpak na aparato (aspiration, electronic), sinusuri ang tunay na pagkakaiba sa kanilang mga pagbabasa. Mas mainam na gumawa ng gayong paghahambing nang dalawang beses sa taglamig at tag-araw, i.e. sa mababa (20-30%) at mas mataas (40-70%) relatibong halumigmig sa lugar.
Ang isang aspiration psychrometer ay karaniwang ginagamit upang subukan ang iba pang mga instrumento (household psychrometers, hygrometers, atbp.), pati na rin sa serbisyo ng ilang mga silid sa isang gusali, lalo na kung ang climate control ay sentralisado.
Sa loob ng mahabang panahon, ginamit ang MV-4M aspiration psychrometer sa mga archive; sa kasalukuyan, ang parehong uri ng device na M-34 ay ginagawa. Kung mayroong iba't ibang mga modelo, ipinapayong pumili ng mga device na may mekanikal kaysa sa electric fan motor.
Hygrometers - mga aparato para sa pagsukat ng kamag-anak na kahalumigmigan ng hangin. Ginagamit nila ang pisikal na prinsipyo ng hygrometry: ang pag-aari ng mga hygroscopic na materyales, tulad ng buhok o mga espesyal na sinulid, upang baguhin ang haba depende sa halumigmig ng hangin. Ang mga hygrometer na tumatakbo sa naturang mekanikal na drive ay kadalasang pointer.
Ang mga digital na electronic climate control device ay unti-unting pinapalitan ang mga lumang mekanikal na modelo. Mayroong maraming mga uri ng mga elektronikong aparato: ang ilan ay sumusukat lamang ng temperatura (digital electronic thermometers), ang iba ay sumusukat ng temperatura at kamag-anak na halumigmig nang sabay-sabay (thermohygrometers), ang iba ay nagpapatakbo sa mode ng maliliit na istasyon ng panahon, pagsukat ng temperatura at halumigmig sa ilang mga punto (halimbawa, sa ang tamang lugar at sa kalye).
Ito ay pinaka-makatwiran na gumamit ng naturang aparato bilang isang multifunctional na aparato para sa sentralisadong pagpapanatili ng lahat ng mga imbakan ng isang malaking archive; upang kontrolin, ayusin, suriin ang iba pang mga aparato ng archive (nakatigil); para sa kontrol sa operasyon na may madalas maramihang mga sukat sa matinding sitwasyon.
4. Kontrol sa klima sa pag-iimbak ng dokumento
Ang kontrol sa klima sa mga pasilidad ng pag-iimbak ng dokumento ay sapilitan. Isinasagawa ito gamit ang tatlong pangunahing mga parameter: temperatura (I, C), kamag-anak na kahalumigmigan (H,%) at ganap na kahalumigmigan (A, g / m 3). Ang temperatura at kamag-anak na halumigmig ay sinusukat ng mga instrumento sa klima, ang ganap na kahalumigmigan ay matatagpuan sa pamamagitan ng pagkalkula.
Ang pangunahing mga parameter I, H, A ay nakuha para sa panloob at panlabas na hangin.
Ang mga nakatigil na klimatiko na aparato - isang thermometer, isang hygrometer (o isang nakatigil na psychrometer ng uri ng VIT-1) ay naka-mount sa isang kalasag at inilagay sa isang tiyak na lugar sa imbakan (control point). Ang bawat control point ay itinalaga serial number. Ang parehong numero ay inilalapat sa mga device, na mahalaga para sa accounting, pagsusuri, at pagtatakda ng mga device. Pinipili ang control point na malayo sa mga sistema ng pagpainit at bentilasyon, mas mabuti sa pangunahing pasilyo. Ang panel ng instrumento ay naka-mount sa isang haligi ng suporta o rack, sa ilalim nito ay isang desktop. Ang mga control point ay itinakda batay sa: na may room single-tier system, isa sa bawat kwarto (storage), na may multi-tier system, isa sa bawat tier.
Sa panahon ng pagpapatakbo ng mga nakatigil na aparato, hindi bababa sa isang beses bawat tatlong buwan, ang kanilang kasalukuyang pagsusuri ay isinasagawa ayon sa mga indikasyon ng isang reference na portable na aparato (aspiration psychrometer, electronic thermohygrometer).
Ang mga nakatigil na hygrometer na ginamit ay dapat suriin at ayusin sa gitna isang beses sa isang taon. Ang trabaho ay karaniwang isinasagawa sa tag-araw sa H katumbas ng 40-60%, sa anumang nakahiwalay o maliit na binibisitang silid. Sa panahon ng inspeksyon, ang silid ay hindi maaliwalas. Ang mga hygrometer ay nakabitin sa isang lugar at araw-araw, sa loob ng 3-4 na araw, sinusuri sila ayon sa sanggunian na aparato, nababagay, ang mga hindi angkop ay tinanggihan, ang iba ay ibinalik sa mga nagtatrabaho na punto alinsunod sa mga numero.
Ang mga nakatigil na psychrometer ay hindi sumasailalim sa sentralisadong pag-verify, na limitado sa kanilang kasalukuyang pag-verify. Ang mga nakatigil na device ng archive ay sinusuri gamit ang kanilang karaniwang portable device o sa ilalim ng isang kontrata.
Ang pagdating ng portable, mabilis na kumikilos at madaling gamitin na mga thermohygrometer ay nagbubukas ng posibilidad ng sentralisadong pagpapanatili ng lahat ng mga repositoryo ng archive alinman sa isang portable na aparato o sa batayan ng sentralisadong awtomatikong pagsubaybay sa computer ng mga kondisyon sa kapaligiran sa mga repositoryo ng archive.
Pagsusuri ng data ng kontrol
Ang kontrol sa klima ay nagbibigay ng patuloy na impormasyon tungkol sa pagbabago ng sitwasyon ng klima. Ang impormasyong ito ay dapat na maayos na masuri at magamit. Ang pagsusuri ay maaaring maging operational (kasalukuyan) at pangwakas.
Ang isang pagtatasa sa pagpapatakbo ay isinasagawa kaagad pagkatapos ng pagtanggap at pagpaparehistro ng kontrol at data ng klima. Ang mga data na ito ay sumasalamin sa mabilis na pagbabago ng mga kondisyon ng panahon. Nailalarawan nila ang estado ng microclimate ng imbakan sa araw ng mga sukat at ginagawang posible na gumawa ng isang desisyon sa pagiging angkop ng bentilasyon (bentilasyon) ng silid.
Ang panghuling pagtatasa ay karaniwang isinasagawa sa katapusan ng taon batay sa kabuuan ng lahat ng data ng klimatiko na nakuha para sa isang partikular na imbakan para sa taon at para sa archive sa kabuuan. Para sa mga huling pagtatasa, ginagamit ang data ng klima na ipinakita sa graphical na anyo.
Listahan ng mga ginamit na mapagkukunan at literatura
1. Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation".
2. Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Hunyo 17, 2004 No. 290 "Sa Federal Archival Agency".
3. Mga regulasyon para sa pagpaparehistro ng estado ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archives ng Nobyembre 17, 1997 No. 61, na nakarehistro sa Ministry of Justice ng Russia noong Hulyo 8, 1997, registration No. 1344).
4. Mga panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa estado at munisipal na archive, museo, aklatan, organisasyon ng Russian Academy of Sciences "(naaprubahan ng order ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation na may petsang Enero 18, 2007 No. 19, na nakarehistro ng Ministry of Justice of Russia, reg. No. 9059 na may petsang Marso 6, 2007)
5. Alekseeva E.V., Afanas'eva L.P., Burova E.M., Pag-archive. Teksbuk. M.: Publishing Center "Academy", 2005.
Naka-host sa Allbest.ru
Mga Katulad na Dokumento
Ang kasaysayan ng batas at ang batayan para sa pangangalaga ng mga dokumento ng archive. Pag-aayos, kagamitan at pagpapatakbo ng mga lugar. Ang pamamaraan para sa pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga partikular na mahalaga at natatanging mga dokumento. Topograpiya at accounting ng paggalaw ng mga materyales sa elektronikong anyo.
term paper, idinagdag noong 03/17/2019
Tinitiyak ang mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival. Topograpiya. Ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paglipat ng mga dokumento. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan. Sinusuri ang availability, status. Tinitiyak ang kaligtasan ng pisikal at kemikal.
term paper, idinagdag noong 09/01/2008
Mga teoretikal na prinsipyo ng accounting ng dokumento. Ang yunit ng accounting para sa mga dokumento ng archival. Pagpaparehistro ng mga dokumento sa archive ng estado. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa mga archive. Tinitiyak ang pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento. Aklat ng mga resibo ng mga dokumento.
term paper, idinagdag 04/22/2016
Mga dokumento bilang batayan ng impormasyon ng mga aktibidad ng organisasyon. Pagpapanatili ng dokumento ng archive: ang kasaysayan ng batas at ang mga pangunahing kaalaman sa seguridad. Accounting para sa paggalaw ng mga dokumento. Mga mode ng imbakan ng dokumento: liwanag, seguridad, temperatura at halumigmig, pag-iwas sa sunog.
term paper, idinagdag noong 06/10/2011
Mga gawain, tungkulin, karapatan, responsibilidad ng mga archive. Organisasyon ng mga dokumento, accounting ng mga dokumento, paggamit ng mga dokumento sa archive. Mga kinakailangan para sa pagsasama-sama ng mga nomenclature ng mga kaso at pagbuo ng mga kaso. Pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento.
term paper, idinagdag noong 07/19/2008
Kasaysayan ng Orenburg at Orenburg province. Ang modernong sistema ng organisasyon ng archive, ang mga legal na kilos nito. Ang mga pangunahing gawain, tungkulin, kapangyarihan ng Committee for Archives. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga set, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival.
term paper, idinagdag 03/20/2014
Mga tampok at panuntunan para sa pag-iimbak ng mga dokumento alinsunod sa kasalukuyang batas Pederasyon ng Russia. Mga modernong diskarte sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento. Mga pangunahing patakaran para sa pag-iimbak at pagkasira ng mga dokumento sa mga komersyal na organisasyon.
abstract, idinagdag 09/23/2010
Ang mga pangunahing aktibidad ng mga electronic archive. Pagkilala sa mga pangunahing tampok ng pagsusuri ng halaga ng mga elektronikong dokumento. Normative at methodological support ng archival storage ng mga dokumento, mga problema sa kaligtasan at pagiging tunay.
term paper, idinagdag noong 12/08/2011
Mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paggalaw ng mga dokumento at ang kanilang kaligtasan. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan at pagsuri sa kanilang presensya. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival. Kontrol sa pagsunod sa batas sa pag-archive sa Russian Federation.
term paper, idinagdag noong 04/19/2016
Ang konsepto ng mga pondo ng archival at mga dokumento ng archival. Ang kanilang kahalagahan sa organisasyon. Mga antas ng organisasyon ng mga pondo ng archival at mga dokumento ng archival. Mga prinsipyong pang-agham ng pag-aayos ng mga dokumento sa antas ng pondo ng archival ng bansa. Komposisyon ng mga dokumento ng archive.
Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba
Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga estudyante, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.
Nai-post sa http://www.allbest.ru/
Nai-post sa http://www.allbest.ru/
Komite ng Estado ng Republika ng Mari El para sa Vocational Education
Estado institusyong pang-edukasyon
Pangalawang bokasyonal na edukasyon
Republika ng Mari El
"Kolehiyo ng Kalakalan at Teknolohiya"
gawaing kurso
Ayon sa disiplina "Apag-archive"
Paksa:Opangangalaga ng mga dokumento ng archivalsamga pulis
Nakumpleto - Vaseneva Polina Nikolaevna
Espesyalidad - 032002
Dokumentasyon ng Pamamahala
Pangkat - D-31
Sinuri - guro Suslova O.I.
Yoshkar-Ola
Panimula
1. Tinitiyak ang mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival
1.1 Paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento
1.2 Paglalagay ng mga dokumento sa repositoryo. topograpiya
2. Ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paglipat ng mga dokumento
2.1 Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan
2.2 Sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga kaso
2.3 Paglikha ng isang pondo ng seguro para sa mga partikular na mahahalagang dokumento at isang pondo para sa paggamit
3. Tinitiyak ang pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento ng archival
3.1 Pagsusuri sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento
3.2 Pisikal, kemikal at teknikal na pagproseso ng mga dokumento ng archival
Konklusyon
Listahan ng ginamit na panitikan
Apendise
V pagsasagawa
Ang kaugnayan ng paksa ng gawaing kurso. Ang archivist ang kasalukuyang unang humarap sa impormasyong nilikha sa nakaraan. Dapat niyang kunin at itago. Ngunit ang archive ay hindi isang bodega, ngunit isang institusyong pang-agham na nagsasagawa ng gawain ng pagbuo ng isang pangmatagalang memorya ng lipunan ng lipunan. pondo ng topograpiya ng dokumento ng imbakan
Mga katawan ng estado, mga katawan lokal na pamahalaan, mga organisasyon at mamamayang kasangkot sa aktibidad ng entrepreneurial walang edukasyon legal na entidad, ay obligadong tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, sa mga panahon ng kanilang imbakan na itinatag ng mga pederal na batas, iba pang mga regulasyong ligal na aksyon ng Russian Federation, pati na rin ang mga listahan ng mga dokumento na ibinigay para sa Federal Law "Sa Pag-archive sa Russian Federation" na may petsang 22 Oktubre 2004 No. 125 FZ.
Ang pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ay ang pangunahing gawain ng mga archive ng estado. Ang pagiging kumplikado ng paglutas ng problema ay natutukoy sa pamamagitan ng katotohanan na walang sinuman ang lumikha ng mga dokumento para sa "walang hanggan" na imbakan. Kasabay nito, ang mga archive ay taun-taon na pinupunan ng mga bagong pondo, at ang mga posibilidad ng pagpapanumbalik ay nananatiling katamtaman. Ang modernong diskarte sa paglutas ng problemang ito ay batay sa prinsipyo ng isang unti-unting paglipat sa isang pagkakaiba-iba, prinsipyo ng elektoral tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival, isinasaalang-alang ang kanilang halaga, pisikal na kondisyon.
Ang isang magkakaibang diskarte ay nagsasangkot ng paglalaan ng kabuuang dami ng mga dokumento na nakaimbak sa archive, ang tinatawag na mga priority object sa antas ng mga pondo, mga bahagi ng mga pondo, mga indibidwal na dokumento. Ang batayan para sa priority allocation ay dalawang pamantayan: ang halaga ng mga dokumento at mga palatandaan ng isang pisikal na kondisyon na nagbabanta sa kanilang kaligtasan. Ang isang hanay ng mga hakbang upang lumikha ng mga kondisyon ng regulasyon, ang pagsunod sa mga regulasyong rehimen ay nagsisiguro sa kaligtasan ng mga dokumento ng archival sa archive.
Ang mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival ay ibinigay:
Konstruksyon, muling pagtatayo at pagkumpuni ng mga gusali ng archive;
Paglikha ng pinakamainam (normative) pag-iwas sa sunog, seguridad, temperatura-halumigmig, liwanag at sanitary-hygienic na mga rehimen sa gusali at lugar ng archive;
Ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paggalaw ng mga dokumento ng archival.
Ang pangunahing layunin ng gawaing kurso ay pag-aralan ang problema sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archival bilang isa sa mga pangunahing lugar ng trabaho ng mga archive. Mula sa kung gaano katama ang pagpili ng diskarte para sa pag-iimbak ng mga dokumento, ang kanilang pisikal na kondisyon at ang posibilidad na gamitin ang mga ito para sa isang malawak na iba't ibang mga layunin ay nakasalalay.
Upang makamit ang layuning ito, kinakailangan upang malutas ang mga sumusunod na gawain:
1. Isaalang-alang ang mga hakbang upang matiyak ang mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento.
2. Upang ipakita ang pamamaraan para sa paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paggalaw ng mga dokumento ng archival.
3. Siyasatin ang pamamaraan para sa pagtiyak ng pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento.
1 . Seguridad normatibo mga kondisyon ng imbakan mga dokumento sa archival
1. 1 Paglikha ng pinakamainam na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento
Ang pinakamainam na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay ibinibigay ng: pagtatayo, muling pagtatayo at pagkumpuni ng mga gusali ng archive; pagbibigay ng mga pasilidad sa imbakan ng mga paraan ng pamatay ng sunog, seguridad at mga alarma sa sunog; ang paggamit ng mga teknikal na paraan upang lumikha ng pinakamainam na temperatura at halumigmig na rehimen para sa imbakan, upang magsagawa ng mga sanitary at hygienic na mga hakbang sa mga pasilidad ng imbakan; ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak ng mga dokumento (rack, cabinet, safe, kahon, folder, atbp.).
Ang mga gusali para sa mga archive ng estado ay maaaring espesyal na itayo o i-convert mula sa ibang mga lugar. Dapat silang alisin mula sa mga negosyong pang-industriya pagdumi sa hangin (mga agresibong gas, alikabok ng semento, atbp.), mula sa mga bagay at istruktura na mapanganib sa mga tuntunin ng sunog (mga pasilidad sa pag-iimbak ng langis, mga istasyon ng gas, mga paradahan, mga garahe, atbp.), pati na rin alinsunod sa mga kinakailangan mga code ng gusali at mga tuntunin.
Ang pagiging angkop ng lokasyon ng archive ay tinutukoy na isinasaalang-alang ang mga konklusyon ng departamento ng bumbero at ang sanitary at epidemiological station sa antas ng polusyon sa hangin Banasyukevich V.D. Aktwal na pang-agham na mga problema sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento ng archival // Mga domestic archive. -2001. - Hindi. 2.
Ang gusali ng archive ay isang kumplikadong mga pangunahing at pantulong na lugar na idinisenyo upang matupad ang mga gawain ng archive para sa pag-iimbak, pagproseso, paggamit ng mga dokumento ng archival at mga gawain ng isang administratibo, teknikal, domestic na kalikasan, upang matugunan ang mga kinakailangan ng isang nakapangangatwiran na layout ng lugar.
Ang archive ay binibigyan ng mga archive, isang silid sa pagbabasa, mga silid para sa trabaho, mga silid para sa isang awtomatikong library ng naaalis na electronic media, server at kagamitan sa komunikasyon.
Ang mga archive ay binibilang sa mga numerong Arabe sa kabuuang pagkakasunud-sunod at matatagpuan nang nakahiwalay sa layo mula sa laboratoryo, produksyon, mga pasilidad ng imbakan na nauugnay sa paggamit (imbak) ng mga kemikal, pagkain, at elektronikong archive- mula sa mga pinagmumulan ng electromagnetic radiation at force field.
Ang mga kamalig ay inirerekomenda na matatagpuan sa mga gusali na may mga bintana sa hilagang bahagi. Ang natural na pag-iilaw ay pinapayagan lamang na may ipinag-uutos na proteksyon ng mga dokumento mula sa direktang liwanag ng araw. Ang diffused lighting ay pinahihintulutan sa paggamit ng mga blind, protective filter, kurtina o painted glass sa mga bintana. Para sa artipisyal na pag-iilaw, ang mga incandescent lamp sa closed shade o fluorescent lamp na may pinutol na ultraviolet na bahagi ng radiation spectrum ay ginagamit.
Ang mga dokumento ng archival ay naka-imbak sa dilim. Ang proteksyon ng mga dokumento mula sa liwanag ay sinisiguro sa pamamagitan ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga kahon, mga folder at mga binding, gamit ang mga opaque at light-diffusing na mga kurtina sa mga bintana, atbp. Ang mga dokumento sa electronic media ay naka-imbak sa mga kondisyon na hindi kasama ang direktang liwanag at napapailalim sa karagdagang proteksyon mula sa mga agresibong impurities sa hangin (sulfur dioxide, hydrogen sulfide, mercury vapor, nitrogen oxides, ammonia), electromagnetic ionization (radiation) exposure.
Ang mga archive ay ibinigay modernong paraan fire extinguishing, seguridad at fire alarm system. Ang mga general at floor switch ay matatagpuan sa labas ng archive. Ang mga gusali ng mga archive ay nilagyan ng supply ng tubig sa sunog, mga pamatay ng apoy ng carbon dioxide, mga sistema ng seguridad at alarma sa sunog.Banasyukevich V.D. Aktwal na pang-agham na mga problema sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento ng archival // Mga domestic archive. -2001. - Hindi. 2.
Ang rehimeng pangseguridad ng archive ay tinitiyak ng isang hanay ng mga hakbang upang matiyak ang engineering at teknikal na fortification, ang pagbibigay ng gusali (mga lugar) ng archive na may mga alarma sa seguridad, pag-aayos ng isang (mga) post ng seguridad, pag-seal sa lugar, pagmamasid sa loob ng bagay at mga mode ng pag-access, pag-iimbak ng mga susi sa mga lugar ng opisina.
Ang mga archive at iba pang lugar kung saan ang mga dokumento ng archival ay permanente o pansamantalang nakaimbak ay nilagyan ng mga pinto na may tumaas teknikal na lakas laban sa posibleng pagnanakaw, nilagyan ng mataas na mga kandado sa seguridad.
Ang pag-alis mula sa archive ng mga dokumento ng archival, materyal na asset at mga libro ng scientific reference library, pati na rin ang scientific reference apparatus ay pinapayagan lamang sa mga espesyal na pass na ibinigay sa inireseta na paraan.
Ang mga dokumento ay nakaimbak sa mga kundisyong nagsisiguro mga parameter ng normatibo liwanag, temperatura-humidity at sanitary-hygienic na rehimen.
Sa mga archive na nilagyan ng mga air conditioning system, ang mga sumusunod na pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig ay pinananatili para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa:
1) media ng papel - temperatura +17 - +19 C, kamag-anak na kahalumigmigan 50-55 porsyento;
2) black and white film media - temperatura +15 C, relative humidity 40-55 percent;
3) color film media - temperatura +2 - +5 C, relative humidity 40-55 percent;
4) electronic media - temperatura +15 - +25оС, kamag-anak na kahalumigmigan ng hangin 40-60 porsyento.
Sa mga archive na may hindi maayos na klima, ang nakapangangatwiran na pag-init, bentilasyon ng gusali at humidification (dehumidification) ng hangin ay isinasagawa. Ang mga matalim na pagbabagu-bago (pana-panahon at sa loob ng isang araw) ng temperatura (+-5.С) at kamag-anak na kahalumigmigan ng hangin (+-10%) ay hindi pinapayagan.
Ang temperatura at halumigmig na rehimen ay kinokontrol sa pamamagitan ng regular na pagsukat ng temperatura at kamag-anak na halumigmig ng panloob at panlabas na hangin sa parehong oras: sa mga naka-air condition na silid - hindi bababa sa isang beses sa isang linggo; sa mga archive na may unregulated na klima - 2 beses sa isang linggo; sa paglabag sa rehimen - 1 oras bawat araw.
Ang mga pagbabasa ng mga kontrol at pagsukat na aparato ay naitala sa mga espesyal na logbook, na sumasalamin din sa pag-verify ng kawastuhan ng mga pagbabasa ng mga aparato at ang mga hakbang na ginawa upang gawing normal ang temperatura at halumigmig na rehimen sa mga kaso ng paglabag nito.
Ang pangunahing paraan ng pag-iimbak ng mga dokumento ay nakatigil o mobile na mga rack ng metal, mga rack na gawa sa kahoy na ginagamot ng mga retardant ng apoy. Ang mga metal cabinet, safe, shelving cabinet, pati na rin ang mga nakatigil na compartment na may mga metal na partition at istante ay maaaring gamitin bilang pantulong o espesyal na kagamitan.
Ang mga dokumento ng pelikula, mga roll microfilm ay naka-imbak sa isang pahalang na posisyon sa mga metal o plastik na kahon sa mga herringbone-type na rack o sa mga nakatigil na rack. Ang mga dokumento ng pelikula sa isang non-flammable triacetate base ay iniimbak sa maluwag na metal o plastic na mga kahon na may mga butas upang maiwasan ang akumulasyon ng mga singaw ng acetic acid na inilabas ng film base sa loob ng kahon. Ang mga dokumento ng video ay naka-imbak sa isang patayong posisyon sa kanilang orihinal na packaging.
Hindi pinapayagan na mag-imbak ng mga dokumento ng archival sa media na may magnetic working layer sa ferromagnetic metal racks; Maaaring gamitin ang mga steel rack sa mga pambihirang kaso, kung ang mga rack circuit ay demagnetize at sarado.
Ang bawat storage unit ng isang audiovisual o electronic na dokumento ay inilalagay sa hindi hermetic na indibidwal na packaging. Kasabay nito, ang libreng paggalaw ng dokumento ng archival sa loob ng package ay dapat na hindi kasama.
Ang mga dokumento ng archival na nakabatay sa papel ay inilalagay sa mga rack, sa mga metal na cabinet nang pahalang o patayo sa mga kahon o iba pang pangunahing storage media (mga folder, kaso, atbp.).
Ang mga pasilidad ng imbakan ay naka-install patayo sa mga dingding na may mga pagbubukas ng bintana. Hindi pinapayagan ang mga ito na ilagay malapit sa mga panlabas na dingding ng gusali at mga pinagmumulan ng init.
Ang pag-aayos ng mga pasilidad ng imbakan ay isinasagawa alinsunod sa mga sumusunod na pamantayan: ang distansya sa pagitan ng kanilang mga hilera ay 120 cm; ibig sabihin ng imbakan - 75 cm; ang panlabas na dingding ng gusali at mga pasilidad ng imbakan na kahanay nito - 75 cm; pader at dulo na mukha ng pasilidad ng imbakan - 45 cm; sahig at ilalim na istante ng pasilidad ng imbakan - 15 cm.
1.2 Paglalagay ng mga dokumento sa repositoryo. topograpiya
Ang paglalagay ng mga dokumento sa mga repositoryo ay dapat na makatwiran. Ang mga dokumento ay dapat ilagay alinsunod sa mga dokumento ng accounting sa paraang nagsisiguro sa kanilang agarang paghahanap.
Para sa mabilis na paghahanap ng mga dokumento sa archive, isang pang-agham na reference apparatus ay nilikha para sa mga dokumento ng archive:
- mga imbentaryo ng mga kaso at nomenclature ng mga kaso na pinapalitan ang mga ito;
- paksa, paksa-temang file cabinet;
- mga file ng tauhan;
- mga payo;
- makasaysayang impormasyon;
- pagsusuri ng dokumento.
Ang mga dokumento ng permanenteng imbakan ay inilalagay nang hiwalay mula sa mga dokumento ng pangmatagalang (mahigit 10 taon) na imbakan at mga dokumento sa mga tauhan.
Ang pagkakasunud-sunod ng paglalagay ng mga pondo sa archive ay tinutukoy ng plano (scheme) ng kanilang paglalagay. Ang pamamaraan ay nagbibigay para sa pamamahagi ng mga complex ng pondo sa mga imbakan, na nagpapahiwatig (kung kinakailangan) ang mga bilang ng mga pondo para sa bawat rack ng imbakan.
Ang isang imbakan ng archive ay maaaring maglaman ng mga dokumento ng archival na may iba't ibang uri, ngunit nangangailangan ng parehong mga mode ng imbakan (halimbawa, mga dokumento ng archival sa mga magnetic tape at disk media na may magnetic layer; mga dokumento ng archival sa pelikula at microform, atbp.).
Ang lahat ng lugar ng archive (mga gusali, gusali, sahig, tier, silid), pati na rin ang mga rack, cabinet at istante ay binibilang. Ang mga pasilidad ng imbakan ay independiyenteng binibilang mula kaliwa hanggang kanan mula sa pasukan sa archive, ang kanilang mga istante - mula sa itaas hanggang sa ibaba, kaliwa hanggang kanan.
Upang ayusin ang lugar ng imbakan at paghahanap ng mga dokumento sa imbakan, pinagsama-sama ang mga index ng topographic ng stock at istante. Nasa baraha sila. Ang isang fund topographic index card ay pinagsama-sama nang hiwalay para sa bawat pondo, ang mga card na ito ay nakaayos sa pagkakasunud-sunod ng mga numero ng mga pondo ng archival. Hindi., cabinet No., shelf No., mga tala (tingnan ang Appendix 1).
Ang mga shelf topographic index card ay inilalagay sa bawat rack at inayos ayon sa mga numero ng rack sa loob ng isang hiwalay na silid. Ang isang kopya ng mga topographic index ay itinatago ng (mga) empleyado na responsable para sa accounting para sa mga dokumento ng archive, ang pangalawa - sa mga archive.
Ang pagpapanatili ng mga topographic index ay maaaring isagawa sa papel o sa isang awtomatikong mode alinsunod sa mga itinatag na detalye. Ang mga pagbabago sa paglalagay ng mga dokumento ay makikita sa isang napapanahong paraan sa lahat ng mga kopya, pati na rin sa pamamaraan ng paglalaan ng mga pondo.
2 . Ang paggamit ng mga espesyal na paraan ng pag-iimbak at paglipat ng mga dokumento
2.1 Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan
Ang mga kaso ay inilabas mula sa mga imbakan:
- para sa paggamit (para sa mga gumagamit sa silid ng pagbabasa, para sa mga empleyado ng archive sa lugar ng pagtatrabaho, para sa mga institusyon at organisasyon para sa pansamantalang imbakan);
- para sa gawaing archival na may mga dokumento.
Ang mga kaso na naglalaman ng mga sira-sirang dokumento, lalo na ang mahahalagang dokumento, ay hindi ibinibigay para sa paggamit mula sa mga deposito, ang mga kopya ay ibinibigay sa halip. Ang pagpapalabas ng mga kaso mula sa mga vault at ang kanilang resibo pabalik ay isinasagawa ng tagapag-ingat ng mga pondo.
Ang mga dokumento sa pag-archive ay ibinibigay mula sa mga archive para sa isang panahon ng: hanggang isang buwan - sa mga gumagamit sa silid ng pagbabasa at mga manggagawa sa archive (maliban sa mga partikular na mahalagang dokumento na inisyu para sa isang panahon na hindi hihigit sa dalawang linggo); hanggang tatlong buwan - mga tagalikha ng pondo; hanggang anim na buwan - sa hudikatura, tagapagpatupad ng batas at iba pang awtorisadong katawan.
Ang pagpapalabas ng mga dokumento ng archival mula sa mga archive para sa pagkakalantad ay isinasagawa para sa isang panahon na tinutukoy ng kasunduan sa pagdaraos ng eksibisyon.
Ang pagpapalabas ng mga kaso mula sa mga imbakan ay pinapormal ng mga kaugnay na dokumento at nakarehistro sa mga espesyal na aklat. Ang pagpapalabas ng mga dokumento ng archival mula sa mga archive at ang kanilang pagtanggap pabalik, kabilang ang isang sheet-by-sheet na tseke ng presensya at kondisyon ng mga dokumento ng archive bago ilabas ang mga ito mula sa archive at sa pagbabalik, ay isinasagawa ng isang empleyado ng archive. Ang isa-isang pagsusuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival na ibinalik ng mga gumagamit sa silid ng pagbabasa ay isinasagawa ng isang empleyado ng silid ng pagbabasa.
Ang mandatoryong sheet-by-sheet na pag-verify ng availability at kundisyon bago ang pag-isyu ng mga dokumento ng archival mula sa mga archive at sa kanilang pagbabalik ay napapailalim sa: mga natatanging dokumento at lalo na sa mahahalagang dokumento; mga dokumento ng archival na may mga mahalagang bato at metal sa kanilang disenyo o kalakip; hindi nakatali na mga dokumento ng archival; mga kaso na hindi pa nailalabas mula sa mga archive at walang mga sheet ng sertipikasyon; mga kaso na naglalaman ng mga autograph, mga graphic na dokumento, postal at opisyal na mga karatula, mga selyo, mga postkard, mga sobre na may mga address, mga selyo, at iba pang mga dokumento ng archival na potensyal na interes sa mga kolektor.
Ang komposisyon ng iba pang mga kaso na napapailalim sa pag-verify ng sheet-by-sheet ay tinutukoy ng pamamahala ng archive batay sa desisyon ng komisyon ng eksperto-methodological.
Ang isang kapalit na card ay inilalagay sa lugar ng mga yunit ng imbakan at mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumentong inilabas mula sa archive.
Ang mga dokumento ng archival na inilabas mula sa mga archive ay dapat may archival code, mga sheet na may numero, isang sheet ng sertipikasyon at isang sheet ng paggamit ng dokumento.
Ang paghahanda ng mga dokumento ng archival para sa pagpapalabas mula sa mga archive ay kinabibilangan ng: pag-agaw ng mga dokumento ng archival; pagkakasundo ng archival cipher at mga heading (annotation) sa imbentaryo (libro ng accounting at paglalarawan) ng mga kaso, dokumento; sheet check ng archival files - sa mga naitatag na kaso.
Ang pagkakasundo ng archival cipher ng mga dokumento ng archival sa imbentaryo (aklat ng accounting at paglalarawan) ng mga kaso at dokumento ay nagsasangkot ng pagsuri sa kawastuhan ng pabalat at pahina ng pamagat ng kaso, ang pangunahing paraan ng pag-iimbak ng isang audiovisual, elektronikong dokumento, ang kawastuhan ng ang pamagat at cipher ng storage unit. Kung may mga pangunahing pagwawasto, ang pabalat at pahina ng pamagat ay papalitan, na pananatilihin ang lumang pabalat kung kinakailangan.
Kapag naghahanda para sa pagpapalabas mula sa archive ng mga indibidwal na dokumento ng archival na inalis mula sa mga file, sa reverse side ng bawat sheet, sa labas ng teksto ng archival document, isang selyo na may archival code ay nakakabit.
Upang makontrol ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival, sinusuri ng yunit na responsable para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival na inisyu mula sa mga archive. Ang mga pagsusuri ay isinasagawa sa isang nakaplanong paraan o kung kinakailangan sa kasunduan sa pamamahala ng archive.
Kapag ang mga dokumento ng archival ay ibinalik sa archive, ang isang sheet-by-sheet na pagsusuri ng kanilang pisikal na kondisyon ay isinasagawa sa inireseta na paraan. Sa libro ng isyu ng mga dokumento ng archival, isang tala ang ginawa tungkol sa pagbabalik ng mga dokumento ng archival sa presensya ng mga manggagawa sa archive o ang tagalikha ng pondo na nagbalik sa kanila. Kung ang pinsala sa ibinalik na mga dokumento ng archival ay nakita, ang isang aksyon ay iginuhit sa anumang anyo, na nilagdaan ng empleyado ng archive at ang taong nagbabalik ng mga dokumento ng archival, at isinumite sa pamamahala ng archive para sa pagsasaalang-alang.
Kapag nagdadala ng mga dokumento ng archival sa anumang distansya, ang mga hakbang ay isinasagawa upang maprotektahan at maprotektahan ang mga ito mula sa mga epekto ng mga nakakapinsalang salik.
Upang ilipat ang mga dokumento ng archival sa loob ng archive, ginagamit ang mga mobile cart at iba pang paraan ng transportasyon.
Ang intracity na transportasyon ng mga dokumento ng archival ay isinasagawa sa mga saradong sasakyan na may sapilitan na samahan ng isang manggagawa sa archive. Ang transportasyon ng mga dokumento ng archival sa malalayong distansya ay isinasagawa sa isang nakabalot na anyo sa isang sakop na sasakyan.
2.2 Sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga kaso
Ang layunin ng pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga kaso sa mga archive ay upang maitaguyod ang pagsusulatan ng aktwal na pagkakaroon ng mga kaso sa mga deskriptibong artikulo at huling mga entry sa mga imbentaryo; tukuyin ang mga nasirang file na naglalaman ng mga dokumento na may kumukupas na mga teksto na nangangailangan ng pagpapanumbalik, pagbubuklod, pagdidisimpekta, pag-flip sa kabilang panig, at mga katulad nito.
Ang mga pagsusuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival ay isinasagawa sa isang nakaplanong paraan, pati na rin sa isang pagkakataon (pambihirang).
Sa archive ng estado, museo, library, archive ng Russian Academy of Sciences, ang isang naka-iskedyul na cyclic check ng presensya at kondisyon ay isinasagawa:
- natatanging mga dokumento - taun-taon;
- lalo na ang mahahalagang dokumentong nakabatay sa papel - isang beses bawat 10 taon (sa aklatan ng estado - isang beses bawat 5 taon);
- audiovisual at electronic na mga dokumento - isang beses bawat 5 taon;
- mga dokumento ng pelikulang batay sa nitro - isang beses bawat 2 taon.
Ang cyclicality ng pagsuri sa pagkakaroon ng iba pang mga dokumento ng archival ay tinutukoy batay sa desisyon ng expert-methodological na komisyon (o iba pang advisory body) ng archive, depende sa intensity ng paggamit at ang estado ng accounting para sa mga dokumento ng archival, ngunit hindi bababa sa isang beses bawat 25 taon (sa aklatan ng estado - isang beses bawat 15 taon ).
Sa munisipal na archive, museo, library, ang isang naka-iskedyul na cyclic check ng pagkakaroon ng mga dokumento ng archival ay isinasagawa isang beses bawat 10 taon.
Kung sakaling magkaroon ng mga natural na sakuna, paggalaw ng masa at iba pang mga pangyayari kung saan maaaring mawala ang mga dokumento, isinasagawa ang pambihirang isang beses na pagsusuri sa pagkakaroon at kondisyon ng lahat ng pondo sa archive o indibidwal na hanay ng mga materyales.
Ang pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga kaso ay isinasagawa ng isang pangkat ng mga empleyado sa halagang hindi bababa sa 2 tao.
Bago simulan ang trabaho, ang pagkakumpleto ng mga dokumento ng accounting para sa pondo na sinusuri ay itinatag, ang mga dokumento ng accounting ay maingat na napatunayan, iyon ay, ito ay itinatag kung ang mga numero ng kaso na aktwal na nakalista sa imbentaryo ay tama na makikita sa mga huling entry. Isinasagawa ang pag-verify sa pamamagitan ng pag-reconcile sa aktwal na pagkakaroon ng mga kaso sa imbentaryo. Kasabay nito, ang numero ng kaso, index ng kaso, pamagat, mga deadline ng mga dokumento ng kaso, ang bilang ng mga sheet na ipinahiwatig sa imbentaryo ay sinusuri laban sa paglalarawan ng kaso sa pabalat nito. Ang pisikal na kondisyon ay natutukoy sa pamamagitan ng visual na inspeksyon ng kaso.
Ang lahat ng mga kakulangan na natuklasan sa panahon ng inspeksyon (kawalan ng mga kaso, mga teknikal na pagkakamali sa pagkalkula, mga pagkakamali sa paglalarawan, pisikal na pinsala) ay ipinasok sa checklist para sa pagkakaroon at katayuan ng mga kaso. Ang check sheet ay direktang pinupunan sa panahon ng tseke para sa bawat imbentaryo nang hiwalay, ang mga check sheet ay binibilang sa numerical order at nilagdaan ng tagapalabas.
Kapag sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga kaso, kinakailangan: upang mapanatili ang pagkakasunud-sunod ng pag-aayos ng mga kaso sa mga rack, sa mga kahon, mga folder; ilagay sa kanilang mga lugar, natuklasan sa panahon ng pag-audit, maling inilagay ang mga file ng iba pang mga pondo; sakupin ang mga kaso na hindi kasama sa imbentaryo; ipaalam sa pinuno ng archive ang tungkol sa mga kaso na nahawahan ng mga biological na peste para sa kanilang agarang paghihiwalay. Ang mga kaso na hindi kasama sa imbentaryo ay inilalagay sa dulo ng pondo. Ang pagsasama sa imbentaryo ng mga hindi naitalang kaso sa panahon ng pag-audit ay ipinagbabawal.
Sa pagtatapos ng pag-verify ng pagkakaroon at katayuan ng mga kaso, sa dulo ng imbentaryo, ang selyong "nasuri", petsa, posisyon at lagda ay nakakabit.
Batay sa mga huling entry sa mga sheet (sheet) ng tseke, ang isang aksyon ay iginuhit upang suriin ang pagkakaroon at katayuan ng mga kaso, na nagpapahiwatig ng numero, pangalan at kategorya ng pondo, ang petsa ng tseke, pati na rin ang ang buod ng data sa mga resulta ng tseke: ang bilang ng mga kaso na nakalista ayon sa mga imbentaryo, ang bilang ng mga kaso na hindi natagpuan sa stock, ang bilang ng mga numero ng titik na hindi minarkahan sa imbentaryo, mga nawawalang numero, pati na rin ang bilang ng mga kaso na magagamit. Ipinapahiwatig din ng batas ang bilang ng mga kaso na nangangailangan ng paghahain, pagdidisimpekta at pagdidisimpekta, pagpapanumbalik, pagpapanumbalik ng mga napabayaang teksto (tingnan ang Apendise).
Maaaring may mga kaso kung saan ang pagsuri sa presensya ay nagpapakita ng walang mga kaso. Ito ay nagpapahiwatig ng mga paglabag sa kaligtasan ng mga dokumento at nangangailangan ng agarang aksyon. Sa kasong ito, ang archive ay dapat magsimulang maghanap ng mga file sa loob ng isang taon mula sa petsa ng pagkumpleto ng tseke.
Sa panahon ng paghahanap, dapat mong:
Suriin ang mga dokumento ng accounting para sa pagpapalabas ng mga kaso mula sa imbakan;
Suriin ang kawastuhan ng huling entry sa imbentaryo, ayon sa kung saan nakalista ang mga hindi natukoy na kaso, dahil ang mga teknikal na error ay maaaring ginawa sa serial numbering ng mga kaso, at kapag kino-compile ang mga huling entry, nawawala at mga titik na numero ay hindi isinasaalang-alang;
Suriin ang mga heading ng mga hindi natukoy na kaso sa mga imbentaryo ng kaso, na gagawing posible na matukoy ang mga kaso na kasama sa imbentaryo nang dalawang beses o kasama sa isa pang imbentaryo ng organisasyong ito, ngunit sa ilalim ng ibang numero;
Suriin ang mga lumang imbentaryo ng mga kaso na dati nang sumailalim sa pang-agham at teknikal na pagproseso, ihambing ang mga ito sa imbentaryo kung saan isinagawa ang tseke;
Ayusin ang isang paghahanap para sa mga kaso na hindi natagpuan sa panahon ng inspeksyon sa mga nauugnay na organisasyon, kung saan ang mga aktibidad na hindi natukoy na mga kaso ay nabuo, na dati nang pinag-aralan ang kanilang mga imbentaryo;
Suriin ang mga aksyon ng pagtanggap at paglipat ng mga kaso sa archive mula sa mga organisasyon;
Upang pag-aralan ang mga aksyon sa paglalaan ng mga kaso at mga dokumento para sa pagkawasak, ang mga gawa ng pag-isyu ng mga kaso para sa pansamantalang paggamit.
Para sa mga kaso na natagpuan sa panahon ng paghahanap, ang isang sertipiko ay iginuhit, na nilagdaan ng pinuno ng archive. Ang mga natagpuang kaso ay inilalagay sa lugar. Sa record card ng mga hindi natukoy na kaso, ang isang entry na "nahanap" ay ginawa na nagpapahiwatig ng petsa at numero ng sertipiko. Para sa mga nawawalang dokumento, ang mga landas sa paghahanap na kung saan ay naubos, isang aksyon sa hindi pagtuklas ng mga kaso at isang detalyadong sertipiko ng trabaho sa paghahanap ay iginuhit. Ang pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga gawain ay itinuturing na nakumpleto pagkatapos gumawa ng mga pagbabago sa mga dokumento ng accounting ng na-audit na pondo.
2.3 Paglikha ng isang pondo ng seguro para sa mga partikular na mahahalagang dokumento at isang pondo para sa paggamit
Ang pondo ng seguro ay isang hanay ng mga kopya ng insurance ng mga partikular na mahahalagang dokumento sa archive. Ang isang kopya ng insurance ng isang dokumentong nakabatay sa papel ay isang negatibong microfilm ng unang henerasyon, na ginawa mula sa kaukulang uri ng photographic film sa pamamagitan ng direktang pagkuha ng litrato sa dokumento at pagkatapos ay tinawag na "microfilm ng pondo ng insurance" na Privalov V.F. Tinitiyak ang pangangalaga ng pamana ng dokumentaryo sa mga modernong kondisyon // Mga archive sa tahanan. - 1999. - Hindi. 2. .
Ang pondo ng seguro ay nilikha upang mapanatili ang mahalagang impormasyon sa dokumentaryo kung sakaling mawala o masira ang mga orihinal na dokumento. Ang priyoridad ng pagkopya ng insurance ay tinutukoy na isinasaalang-alang ang pisikal na kondisyon ng mga natatanging dokumento at lalo na ang mahahalagang dokumento at ang intensity ng kanilang paggamit.
Ang pagkopya ng seguro ay isinasagawa bilang pagsunod sa sistematisasyon ng mga yunit ng imbakan sa imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento, na kinopya bago ang mga yunit ng imbakan. Ang lahat ng mga dokumento ng archival na kasama sa storage unit ay napapailalim sa pagkopya ng insurance.
Sa pagkopya ng insurance, ang mga kaso, bilang panuntunan, ay hindi napapailalim sa pagtahi. Ang mga unbinding na file ay isinasagawa sa mga pambihirang kaso na sumasang-ayon sa pamamahala ng archive sa kaso ng kumpletong imposibilidad na kopyahin ang nakatali na kaso. Sa pagtatapos ng trabaho, ang kaso ay rebound ng laboratoryo o ng organisasyon - ang tagagawa ng mga kopya ng insurance muli.
Ang isang hanay ng mga kopya ng mga dokumento ng archival na ginawa sa iba't ibang materyal na media at inilaan para sa paggamit upang matiyak ang kaligtasan ng mga orihinal na dokumento ng archival (mula dito ay tinutukoy bilang ang pondo ng paggamit) ay nilikha, bilang panuntunan, kasabay ng paglikha ng seguro. pondo, pati na rin ang target na pamamaraan para sa pinaka ginagamit na mga dokumento ng archival, sa proseso ng iba pang mga gawa (declassification ng mga dokumento ng archival, organisasyon ng kanilang paggamit).
Ang pagsasama sa pondo ng paggamit ng mga kopya ng mga dokumento ng archival, kabilang ang sa electronic media, na nilikha sa kurso ng iba pang mga gawa, ay isinasagawa ng archive nang nakapag-iisa.
3 . Tinitiyak ang pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento ng archival
3.1 Pagsusuri sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento
Ang pagsuri sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento ay isinasagawa upang linawin ang pangkalahatang larawan ng estado ng mga pondo ng archive at tukuyin ang mga dokumento na may partikular na pinsala na nangangailangan ng kagyat o binalak na espesyal na pagproseso.
Ang pagsusuri sa pisikal na kondisyon ay nakabatay din sa isang magkakaibang diskarte.
Ang pagsuri sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento ay palaging isinasagawa sa pamamagitan ng pagtingin sa mga file nang isa-isa.
May tatlong paraan upang masuri ang pisikal na kondisyon ng malalaking hanay ng mga dokumento:
1) isang patuloy na pagsusuri ng lahat ng mga bagay ng pinag-aralan na hanay (halimbawa, lahat ng mga dokumento ng pondo). Ang bentahe ng pamamaraan ay nagbibigay ito ng kumpletong impormasyon tungkol sa estado ng lahat ng mga dokumento ng pondo. Disadvantage - mataas na gastos sa oras;
2) isang piling pamamaraan, kapag ang isang maliit na bahagi lamang (isang random na maliit na sample) ay pinili mula sa buong dami ng array at ang estado ng buong array (pondo) ay hinuhusgahan dito. Ang 2% ng sample mula sa buong array ay sapat na upang ipakita ang estado ng array sa kabuuan. Kalamangan - mas mababa ang gastos sa oras. Disadvantage - nagbibigay ng average na impormasyon tungkol sa estado ng buong array nang walang tiyak na pagtatasa ng estado ng mga dokumento na hindi kasama sa sample;
3) hindi sinasadyang pagkakakilanlan ng mga dokumento na may mga depekto sa papel at teksto ng lahat ng mga empleyado ng archive sa kurso ng kanilang mga opisyal na tungkulin (kung ang kanilang mga tungkulin ay nauugnay sa sheet-by-sheet na pagsusuri ng mga kaso). Sa kasong ito, mas mainam na i-encode ang pisikal na estado ng mga dokumento ng mga empleyado ng isang departamento - ang departamento ng pagtiyak ng pangangalaga ng mga dokumento. Dignidad - ang pinakamaliit na gastos sa oras. Ang kawalan ay ang mga resulta ng hindi sinasadyang pagkakakilanlan ng mga dokumento na may mga depekto sa maraming mga pondo ay hindi ginagawang posible upang makagawa ng mga konklusyon tungkol sa pisikal na kondisyon ng bawat indibidwal na pondo ng archival, upang ibuod ang mga resulta sa mga istatistikal na talahanayan.
Ang pisikal na kondisyon ng mga dokumento ay tinatasa sa pamamagitan ng kawalan o pagkakaroon ng mga tipikal na depekto sa papel o mga teksto. Ang presensya at uri ng isang depekto sa papel at teksto ay nakikitang nakikita sa panahon ng isang sheet-by-sheet na pagtingin sa bawat indibidwal na dokumento. Sa kasong ito, kinakailangang bigyang-pansin ang "edad" ng dokumento (ang taon ng paglikha nito).
Ang pagsuri at pagsusuri sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento ay nauugnay sa pagtukoy ng mga katangian ng husay (degree ng pagkupas, kulay, paraan ng pagsulat, lakas ng papel, atbp.), sa halip na mga quantitative indicator (timbang, haba, numero, atbp.) Tinutukoy nito ang ilang eksperto sa subjectivity mga rating. Samakatuwid, ang paghahanda ng dalubhasa ay partikular na kahalagahan. Dapat niyang gawin ang pamamaraan ng pagsusuri sa mga modelo. Ang tagasuri ay hindi dapat makaligtaan ang mga depekto, kahit na ang mga ito ay pareho ang uri.
Ang accounting para sa pisikal at teknikal na kondisyon ng mga dokumento ng archival sa isang papel na batayan ay isinasagawa sa: sheet ng sertipikasyon; sheet at pagkilos ng pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival; record card para sa mga dokumento ng archival na may pinsala sa media; record card ng mga dokumento ng archival na may sirang teksto; card index (libro) ng accounting para sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento ng archival.
Ang accounting para sa pisikal at teknikal na kondisyon ng mga audiovisual na dokumento ay isinasagawa sa: isang card para sa pagtatala ng teknikal na kondisyon ng isang dokumento ng pelikula; isang card para sa pagtatala ng teknikal na kondisyon ng isang dokumento ng larawan; card para sa pagtatala ng teknikal na kondisyon ng dokumento ng phono; card para sa pag-record ng teknikal na kondisyon ng dokumento ng video.
Ang accounting para sa pisikal at teknikal na kondisyon ng mga dokumento ng archival ay maaaring isagawa sa papel o sa isang awtomatikong mode alinsunod sa itinatag na mga detalye ng kontrol at mga dokumento ng accounting.
3.2 Pisikal, kemikal at teknikal na pagproseso ng mga dokumento ng archival
Ang physico-chemical at teknikal na pagproseso ng mga dokumento ng archival ay isinasagawa upang: alisin ang mga sanhi ng pinabilis na pagtanda at pagkasira ng mga dokumento ng archival; pagpapanumbalik ng kanilang mga katangian, teknikal na katangian, tibay; pagpaparami ng dokumentaryo na impormasyon sa mas matatag na media.
Ang mga pangunahing uri ng pagpoproseso na ito ng mga dokumento ng archival na nakabatay sa papel ay:
- pagdidisimpekta, pagdidisimpekta, deratization ng mga archive bilang isang hanay ng mga hakbang para sa bioprophylaxis, bioprotection at pagkasira ng mga biological na peste sa mga archive at sa mga dokumento ng archival;
- pagpapanumbalik (pagpapanumbalik at pagpoproseso ng konserbasyon), bilang isang hanay ng mga gawa at teknolohikal na operasyon upang maibalik ang mga katangian at tibay ng mga orihinal ng mga dokumento ng archival;
- pagpaparami ng mga dokumento ng archival upang lumikha ng isang pondo ng seguro ng mga kopya ng mga natatanging dokumento at lalo na ang mahahalagang dokumento at isang pondo para sa paggamit; pagpapanumbalik ng larawan ng mga dokumento ng archival na may kupas at mababang-contrast na teksto, atbp.;
- pagbubuklod ng mga dokumento ng archival;
- pag-alis ng mga dokumento ng archival;
- pagproseso ng mga dokumento ng archival sa mode ng mga operasyon ng pagliligtas, kabilang ang paggamit ng mga paraan at pamamaraan ng pagpapatayo, pagdidisimpekta, pagyeyelo, pagpapanumbalik.
Ang mga audiovisual at electronic na dokumento, depende sa pisikal na katangian ng carrier, ay napapailalim sa sumusunod na pagpapanumbalik at pag-iingat at pag-iwas sa gawain:
a) mga dokumento ng archival sa magnetic tape:
- paglilinis ng ibabaw mula sa alikabok at dumi na mga particle gamit ang mga espesyal na kagamitan sa paglilinis;
- pagpapalit ng tuyo at bingkong mga pandikit;
- pagpaparehistro ng mga roll ng magnetic tape na may proteksiyon na magnetic tape sa magkabilang panig ng 2-2.5 m;
- pag-rewind upang mapawi ang mga panloob na stress sa mga roll ng magnetic tape na lumitaw dahil sa pagbabago ng temperatura at halumigmig sa panahon ng pag-iimbak at transportasyon ng mga dokumento ng archival;
b) mga dokumento ng archival sa disk media: dedusting; pagpahid ng isang antistatic agent;
c) mga dokumento ng pelikula at larawan, microforms at phonograms para sa mga pelikula:
- dedusting;
- pag-alis ng waks, grasa at iba pang mga kontaminant;
- pagpapalakas ng gluings at notches;
- pag-aayos ng pagbubutas;
- pagbabago ng magaspang, bingkong mga patch at pandikit;
- pag-aayos ng mga nasirang frame field.
Ang mga gawain sa physicochemical at teknikal na pagproseso ng mga dokumento ng archival ay nahahati sa naka-iskedyul at hindi naka-iskedyul.
Ang naka-iskedyul na pagproseso ng mga dokumento ng archival ay isinasagawa batay sa mga resulta ng pagsuri sa kanilang kondisyon sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad na itinatag sa archive, na isinasaalang-alang ang kanilang pag-aari sa iba't ibang mga pangkat ng halaga, ang mga katangian ng pisikal na estado ng mga dokumento ng archival ng iba't ibang uri at ang mga kakayahan ng archive.
Kasama sa hindi naka-iskedyul na trabaho ang gawaing isinagawa sa mga sitwasyong pang-emergency na nauugnay sa lokal o malawakang pagkasira ng mga dokumento ng archival sa pamamagitan ng apoy, tubig, mga kemikal.
Ang nomenclature, pamamaraan para sa pagsasagawa at teknolohiya ng trabaho sa pisikal-kemikal at teknikal na pagproseso ng mga dokumento ng archival ay tinutukoy ng mga regulasyon ng industriya at pamamaraang mga dokumento.
Konklusyon
Ang layunin ng pananaliksik sa kurso ay nakakamit sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga gawain.
Bilang resulta ng pag-aaral sa paksang "Organisasyon ng archive fund ng Russian Federation", isang bilang ng mga konklusyon ang maaaring makuha:
Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento sa archive, ang mga sumusunod ay dapat isagawa:
- isang hanay ng mga hakbang para sa organisasyon ng imbakan, na nagbibigay para sa paglikha ng isang materyal at teknikal na base para sa pag-iimbak ng mga dokumento (gusali at lugar ng mga pasilidad ng imbakan, mga pasilidad ng imbakan para sa mga dokumento, mga pasilidad sa imbakan ng seguridad at kaligtasan, mga pasilidad sa pagkontrol sa klima, mga paraan para sa pagkopya at pagpapanumbalik ng mga nasirang dokumento, atbp.);
- isang hanay ng mga hakbang upang lumikha at sumunod sa mga kondisyon ng regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento (temperatura at halumigmig, ilaw, sanitary at kalinisan, mga mode ng imbakan ng seguridad).
Ang sistema ng mga hakbang para sa pag-aayos ng imbakan ay dapat tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento at kontrol ng kanilang pisikal na kondisyon sa pagtanggap ng mga dokumento sa archive bago ilipat ang mga ito sa permanenteng imbakan.
Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archive sa archive, ang mga sumusunod na hanay ng mga magkakaugnay na gawain ay dapat isagawa:
- paglikha ng pinakamainam na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento;
- paglalagay ng mga dokumento sa mga imbakan, topograpiya;
- pagsunod sa pamamaraan para sa pag-isyu ng mga kaso mula sa imbakan;
- pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga kaso;
- paglikha ng isang pondo ng seguro para sa mga partikular na mahahalagang dokumento at isang pondo para sa paggamit;
- tinitiyak ang pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento.
Listahan ng ginamit na panitikansary
1. Pederal na Batas "Sa Pag-archive sa Russian Federation" ng Oktubre 22, 2004 No. 125 FZ (tulad ng sinusugan ng Federal Law ng Disyembre 4, 2006 No. 202-FZ).
2. Banasyekevich V.D. Aktwal na pang-agham na mga problema sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento ng archival // Mga domestic archive. - 2001. - No. 2
3. Tinatalakay ng pamahalaan ang mga isyu sa pangangalaga at paggamit ng mga archive // Domestic Archives. - 2001. - No. 1.
4. Popova E.N. Tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation sa modernong batas ng Russian Federation at mga paksa nito // Bulletin of the archivist. - 2000. - No. 1.
5. Privalov V.F. Tinitiyak ang pangangalaga ng pamana ng dokumentaryo sa mga modernong kondisyon // Mga archive sa tahanan. - 1999. - No. 2.
Apendise A
Form ng pagkilos ng pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga kaso
APPROVE
Opisyal na pangalan Pamagat ng trabaho
mas mataas na katawan ng pinuno ng organisasyon
___________ Paliwanag
Opisyal na pangalan (personal na lagda) ng lagda
Petsa ng Organisasyon
ACT N___
Lugar ng compilation
Sinusuri ang pagkakaroon at estado ng mga gawain ng pondo ng archival N____
Ang batas na ito ay binuo ng isang komisyon na binubuo ng _____________________
(buong pangalan ng chairman at mga miyembro ng komisyon) na may kaugnayan sa _________________
__________________________________________________________
(base)
Nalaman ng tseke na:
1. Sa kabuuan, nakalista ito ayon sa mga imbentaryo ng kaso ng mga _______________ na kaso, kabilang ang mga seksyon ng pinagsama-samang mga imbentaryo ng kaso na inaprubahan ng __________________________
_____________________________________________________________
(Opisyal na pangalan ng awtorisadong katawan) (sa mga numero at salita)
2. Sa kabuuan, __________________ na mga kaso ay hindi magagamit, kabilang ang mga seksyon ng pinagsama-samang mga imbentaryo ng mga kaso na inaprubahan ng ____________________________
______________________________________________________ kaso
(Opisyal na pangalan ng awtorisadong katawan) (sa mga numero at props)
3. Maling inilagay na mga kaso na may kaugnayan sa iba pang mga pondo ng archival, _________________ na mga kaso.
4. Lumalabas na ang mga ____________ na kaso ay magagamit para sa pondong ito ng archival.
5. May mga hindi inilarawang ________________ na mga kaso.
6. Sa kabuuan, mayroong _______________ na mga kaso sa archive fund, kung saan:
1) __________________ mga kaso na nangangailangan ng pagdidisimpekta;
2) ________________ kaso na nangangailangan ng pagdidisimpekta;
3) ________________ mga kaso na nangangailangan ng pagpapanumbalik;
4) nangangailangan ng pagbubuklod at pagsasampa ng __________________ na mga kaso;
5) nangangailangan ng pagpapanumbalik ng mga kumukupas na teksto ng ____________ kaso;
6) mga kaso ng hindi na mababawi na pinsalang ___________________;
7) __________________ mga kaso na inisyu para sa pansamantalang paggamit.
7. __________________________________________________________
(Mga pangkalahatang katangian ng estado at mga kondisyon ng pag-iimbak ng mga dokumento.)
_____________________________________________________________.
(Ang pangunahing negatibong phenomena sa estado at mga kondisyon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga pulis)
Ang tseke ay isinagawa:
Tagapangulo ng komisyon _________________ Transcript
(personal na lagda) sign at si
Mga miyembro ng komisyon _______________________ Mga Transcript
(personal na pirma) ayon sa mga lagda
Naka-host sa Allbest.ru
...Mga Katulad na Dokumento
Ang konsepto ng pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento ng archival. Mga petsa para sa pagsuri sa availability at kondisyon ng mga dokumento. Ang pangangailangang suriin ang pisikal at teknikal na kondisyon. Pagpaparehistro ng mga resulta: pag-aayos ng mga nakitang pagkukulang, pagguhit ng mga kilos.
pagsubok, idinagdag noong 03/29/2012
Archival Fund ng Russian Federation bilang bahagi ng makasaysayang at kultural na pamana, ang potensyal ng impormasyon ng estado at lipunan. Ang problema sa seguridad at kaligtasan ng mga dokumento. Sistema ng proteksyon ng mga dokumento ng archival, mga teknikal na paraan at kagamitan sa pag-iimbak.
pagtatanghal, idinagdag noong 01/12/2015
Mga anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento at kontrol sa kanilang pagpapatupad. Systematization ng mga dokumento at ang pagbuo ng mga koleksyon ng mga dokumento. Ang pagkakasunud-sunod ng pangangalaga sa mga institusyon ng archival at ang kanilang pagpapalabas para sa pansamantalang paggamit. Paglipat ng mga dokumento ng GKN sa archive ng organisasyon.
pagtatanghal, idinagdag noong 04/16/2012
I-archive ang mga file: konsepto, kakanyahan, mga pag-andar. Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon. Pagsusuri ng proseso ng pagsuri sa pagkakaroon at katayuan ng mga file ng archival. Mga tuntunin ng pag-iimbak ng electronic digital signature, mga tampok ng paggamit nito. Mga panahon ng pagpapanatili ng dokumento.
pagsubok, idinagdag noong 01/19/2016
Ang konsepto ng accounting para sa mga dokumento sa archive ng estado (munisipal). Accounting at tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival fund ng Russian Federation. Ang sistema ng mga dokumento ng accounting ng archive, ang kanilang nilalayon na layunin. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento ng accounting ng archive.
pagsubok, idinagdag noong 03/29/2012
Mga direksyon at layunin ng paggamit ng mga dokumento ng archival. Ipaalam sa pamamahala at istrukturang mga dibisyon ng organisasyon tungkol sa pagkakaroon ng mga dokumento sa mga archive at ang kanilang nilalaman. Organisasyon ng mga pampublikong pagpupulong. Pag-isyu ng mga orihinal na kaso para sa pansamantalang paggamit.
term paper, idinagdag noong 11/09/2012
Mga yugto ng paghahanda ng mga dokumento para sa paglipat sa archive. Ang pagkakasunud-sunod ng pagpapalabas mula sa imbakan ng mga sertipiko. Pag-drawing ng isang imbentaryo ng mga dokumento para sa permanenteng, pangmatagalang imbakan. Isang halimbawa ng isang personal na resume. Aplikasyon para sa isang trabaho. Paggawa ng entry sa work book.
pagsubok, idinagdag noong 09/19/2014
Isang buong cycle ng pagproseso at paggalaw ng mga dokumento mula sa sandaling nilikha ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad at pagpapadala. Pagsusuri (pagsusuri) ng pang-agham at praktikal na halaga ng mga dokumento. Mga paglalarawan at pagpapatupad ng mga kaso. Paglalarawan ng mga dokumento ng permanenteng at pangmatagalang imbakan.
pagsubok, idinagdag noong 03/14/2009
Legal na Balangkas paggamit ng mga dokumento ng archival; organisasyon ng mga dokumento at kaso sa loob ng pondo. Mga problema sa pag-archive kasalukuyang yugto, pederal na batas ng Russian Federation. Ang mga pangunahing sitwasyon ng kumplikado at limitadong pag-access sa mga archive.
term paper, idinagdag 05/22/2014
Istraktura at layunin ng mga gawain sa nomenclature. Mga kinakailangan para sa kanilang pagbuo at mga panuntunan sa imbakan. Pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Pagsasama-sama ng mga imbentaryo ng mga kaso at ang pamamaraan para sa kanilang paglipat sa archive. Ang kakanyahan ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento sa elektronikong anyo. Mga komite ng dalubhasa.
Para sa isang sapat na malaking makasaysayang panahon, ang pangangailangan upang mapanatili ang mga dokumento ng archival at ang responsibilidad para sa kanilang pagkawasak ay nakasaad sa batas. Kaya, ang Sudebnik ng 1550 ay naglaan para sa gayong matinding parusa gaya ng paghampas ng latigo para sa mga nakapipinsalang dokumento. Sa panahon ni Peter the Great, ang corporal punishment ay napalitan ng monetary punishment. Noong panahon ng Sobyet, ang regulasyon sa GAF ng USSR (1941) ay nagbanta sa pananagutan sa kriminal para sa pagkawasak at pagnanakaw ng mga dokumento, pati na rin para sa pagsisiwalat ng lihim na impormasyon mula sa mga dokumento. Ang isa sa mga unang espesyal na batas na pambatasan sa mga problema ng pagprotekta sa mga dokumento ng archival ay ang Batas ng USSR na "Sa Proteksyon at Paggamit ng mga Monumento ng Kasaysayan at Kultura" noong 1976. Binigyang-diin ng batas na ang mga makasaysayang at kultural na monumento ay pag-aari ng mga tao at bumubuo ng mahalagang bahagi ng pamana ng kultura ng mundo. Kasama rin sa batas ang mga monumento ng dokumentaryo sa mga naturang monumento. Ang kasalukuyang Batas sa Archival Affairs ay nagsasaad din na ang mga may-ari ng mga dokumento na inuri bilang bahagi ng Archival Fund ng Russian Federation ay obligadong tiyakin ang kanilang kaligtasan. Ang sistema ng mga hakbang para sa pag-aayos ng imbakan ay kinabibilangan ng mga sumusunod na lugar:
1) pagtiyak ng pisikal at kemikal na kaligtasan ng mga dokumento(organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento alinsunod sa mga kinakailangan para sa temperatura at halumigmig, liwanag, sanitary at hygienic, rehimen ng seguridad, pati na rin ang mga kinakailangan sa kaligtasan ng sunog);
2) paglikha ng isang materyal at teknikal na base para sa pag-iimbak ng mga dokumento, kabilang ang mga gusali at lugar ng mga imbakan, paraan ng proteksyon at kaligtasan ng imbakan, pag-iingat ng mga dokumento;
3) accounting ng paggalaw at kontrol sa pisikal na kondisyon ng mga dokumento, kinasasangkutan ng pagmuni-muni ng lahat ng mga pagbabago sa mga anyo ng accounting ng archive;
4) pagkopya ng mga dokumento para makalikha ng insurance fund at pondo para magamit. Ang lugar na ito ng aktibidad ay nagpapataw sa archivist ng karagdagang mga gawain ng accounting at pag-aayos ng pag-iimbak ng mga kopya ng seguro bilang karagdagan sa mga pangunahing pondo ng archive.
Mga kinakailangan para sa pag-aayos ng mga archive. Una sa lahat, ang pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumentaryong materyales ay isinasagawa sa pamamagitan ng pagtatayo ng mga pasilidad ng imbakan na may saradong pag-access. Ang mga karaniwang proyekto ay binuo para sa mga archive na may iba't ibang kapasidad ng imbakan. Nagbibigay sila ng mga espesyal na silid para sa dedusting at pagpapanumbalik ng mga dokumento. Ang mga kinakailangan para sa mga gusali at lugar ng archive ay naitala sa modernong regulasyon at metodolohikal na mga Dokumento - "Mga Pangunahing Panuntunan para sa Trabaho ng Mga Archive ng Estado ng Russian Federation", sa isang bilang ng mga GOST, at mga pag-unlad ng pamamaraan. Ang mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay naiiba depende sa kanilang komposisyon at ang materyal kung saan sila ginawa (naka-print na mga dokumento, sine at mga dokumento ng larawan sa papel o pelikula). Kung, halimbawa, ang organisasyon ay hindi nagbibigay ng isang espesyal na silid para sa archive, kung gayon ang isang bahagi ng administratibong gusali ay dapat i-convert upang mag-imbak ng mga dokumento alinsunod sa mga kinakailangan sa regulasyon. Ang silid ay hindi dapat sira-sira, kahoy, basement, attic, hindi pinainit, walang natural na bentilasyon. Dapat ay walang mga bagay na mapanganib sa sunog malapit sa silid ng archive, mga gusaling pang-industriya pagdumi sa hangin ng mga kinakaing unti-unting gas at alikabok. Hindi mo maaaring ilagay ang archive malapit sa lugar na inookupahan ng mga serbisyo ng catering, mga bodega ng pagkain. Sa direktang pag-iimbak ng mga materyales sa archival, ipinagbabawal na pagsamahin ang mga storage at workroom para sa anumang layunin. Ang mga lugar ay dapat na may mga labasan sa mga elevator at hagdanan na maginhawa para sa paglikas. Ang panloob na dekorasyon ng lugar ay dapat isagawa gamit ang mga materyales na hindi mangolekta ng alikabok. Ang suplay ng tubig at mga tubo ng dumi sa alkantarilya ay hindi dapat ilagay sa mga silid ng imbakan; kung ang mga tubo ay inilatag, kung gayon ang mga ito ay nakapaloob sa mga insulating box at napapailalim sa patuloy na pagsubaybay upang hindi isama ang posibilidad ng isang aksidente. Dapat nakatago ang mga kable. Maipapayo na paghiwalayin ang mga imbakan mula sa kalapit na lugar ng archive na may mga dingding na hindi masusunog. Kung ang archive ay matatagpuan sa ground floor, ang mga bintana ay natatakpan ng mga metal bar. Ang mga lugar para sa archive ay dapat matugunan ang mga kinakailangan ng kaligtasan ng sunog at nilagyan ng alarma sa sunog. Ipinagbabawal na gumamit ng mga de-koryenteng kasangkapan sa mga naturang silid, magsindi ng kandila, usok.
Ang mga lugar para sa archive ay kinakailangang nilagyan ng mga air conditioning unit at iba pang kagamitan na nagbibigay ng pinakamainam na kondisyon ng temperatura at halumigmig para sa pag-iimbak ng mga dokumento. Inirerekomenda na mapanatili ang isang pare-parehong temperatura sa hanay na 14 hanggang 20 degrees Celsius.
Ang pagpainit ng tubig ay dapat ibigay sa lugar ng silid ng pagbabasa. Ang air exchange sa reading room ay ibinibigay ni karaniwang sistema supply ng bentilasyon na may air exchange rate: supply - 3, tambutso - 2; Ang dekorasyon sa dingding at kisame ay dapat gawa sa mga hindi nasusunog na materyales. Ang silid ng pagbabasa ay dapat na nilagyan ng mga portable carbon dioxide na pamatay ng apoy.
Sa kaganapan na ang gusali ng archive ay itinayo sa layunin, ang pagtatayo at pagpapatakbo nito ay dapat isagawa bilang pagsunod sa mga kinakailangan sa kaligtasan ng sunog, mga patakaran at mga tagubilin para sa kaligtasan ng sunog sa mga institusyon ng Russian Archive. Kung ang isang gusali (lugar) ay inilalaan para sa conversion sa isang archive, maaari itong kilalanin bilang angkop lamang pagkatapos ng isang pagsusuri. isang komisyon ng dalubhasa na binubuo ng lahat ng dalubhasa
mga serbisyo (archival, sunog, sanitary, seguridad)
maingat na pag-aralan ang lugar ng inilalaan na lugar; ang lokasyon ng silid na ito sa gusali (sahig); lokasyon ng gusali; ang estado ng pisikal at kemikal na kapaligiran ng silid. Ayon sa mga pamantayang ito, dapat makuha ang tiyak na data. Para sa kaginhawahan, ang isang plano sa pagguhit ng inilalaan na lugar ay iginuhit. Kung ang pagsunod sa mga lugar na may pamantayan sa itaas ay itinatag, ang isang kilos ay iginuhit, na nilagdaan ng lahat ng mga miyembro ng komisyon ng dalubhasa.
Upang isaalang-alang ang lokasyon ng imbakan ng bawat pangkat ng mga materyales sa archive, lahat ng mga silid ng archive, racks at istante ay binibilang. Kung ang archive ay may mga lugar sa iba't ibang mga gusali (gusali), ang bawat isa sa kanila ay itinalaga ng isang numero. Ang pag-numero ng mga silid ay independyente para sa bawat gusali at palapag, ang mga silid ay binibilang mula sa pasukan mula kaliwa hanggang kanan. Kung ang mga silid ay pumasa sa isa't isa, pagkatapos ay ang pagnunumero ay isinasagawa nang sunud-sunod mula sa unang silid. Ang mga istante ay binibilang, bilang panuntunan, sa loob ng mga silid mula kaliwa hanggang kanan mula sa pasukan. Ang mga rack ay may dalawang panig (nakatayo na ang mga dulo sa dingding) at isang panig (na matatagpuan sa tabi ng dingding). Ang mga ito ay binibilang sa isang hilera, anuman ang haba, taas, one-sidedness o two-sidedness, at iba pang mga tampok. Ang mga rack ay binubuo ng mga seksyon - sa mga archive ay karaniwang tinatawag silang mga cabinet. Ang mga rack cabinet ay binibilang din sa loob ng bawat rack mula kaliwa hanggang kanan mula sa pasukan. Sa double-sided rack, ang pag-numero ng mga cabinet ay nagsisimula sa dingding, dinadala sa panlabas na gilid ng rack at nagpapatuloy sa kabilang panig. Ang mga istante ay binibilang mula sa itaas hanggang sa ibaba, dahil ang pag-install o pagsasalansan ng mga kaso sa mga rack ay nagsisimula mula sa tuktok na mga istante.
Mayroong ilang mga paraan ng pagsasalansan ng mga dokumento sa mga rack: patayo at pahalang, sa mga bundle at sa mga kahon. Sa kasalukuyan, ang lahat ng mga kaso ng permanenteng imbakan ay magkakaugnay, samakatuwid, sa estado at mga archive ng departamento sila ay karaniwang naka-imbak sa patayong posisyon. Ang mga kaso ay medyo mahigpit na pinindot sa isa't isa, ngunit ang pangunahing presyon ay nakadirekta sa gulugod, kaya ang mga sheet sa loob ng kaso ay hindi nakakaranas ng presyon, at ito ay may positibong epekto sa kaligtasan ng mga dokumento. Ang pagkuha ng patayong nakatayo na mga kaso ay madali (kung hindi ito nakatali ng ikid). Kapag nagdadala, para sa kaginhawahan at kaligtasan, dapat gumawa ng mga bundle ng mga kaso at mga label na nakalakip sa kanila. Sa pagtatapos ng taon sa opisina at mga istrukturang dibisyon maghanda ng mga pabalat alinsunod sa katawagan ng mga kaso. Para sa layuning ito, bilang panuntunan, ginagamit ang mga hard folder-folder. Ang mga case sa mga paperback ay hindi maiimbak nang patayo, dahil nagiging sanhi ito ng pagkasira at pagkapunit sa ibabang mga gilid ng mga dokumento. Bilang karagdagan, ang ikid na kung saan ang mga kaso ay nakatali ay madalas na napunit ang mga pabalat. Samakatuwid, ipinapayong mag-imbak ng mga paperback case sa posisyong pahalang.
Kung ang mga materyales ay madalas na ginagamit para sa sanggunian, kung gayon ang kanilang mas maginhawang ilagay sa mga kahon, dahil sa patuloy na pagkakatanggal at pagkakatali ng mga bundle, hindi lamang ang mga takip ay napuputol, ngunit ang mga dokumento ay nagdurusa din, at madaling ilabas at ilabas ang mga kaso sa mga kahon. Ang mga ito ay nakatali sa mga bundle, at nakadikit sa mga kahon mga label na nagpapahiwatig ng pangalan ng pondo at yunit ng istruktura, numero ng pondo (kung saan marami sa kanila), numero ng imbentaryo, taon, una at huling mga numero ng kaso na kasama sa bundle (kahon) at numero ng bundle o kahon. Ang mga link ay binibilang sa loob ng pondo o bahagi ng pondo (depende sa pagkakasunud-sunod kung saan inilalagay ang mga materyales). Sa ilang mga archive ng estado at departamento, para sa mga nakatali na kaso, ginagamit nila paglilipat ng mga label mula sa malambot na karton tulad ng isang folder na walang mga balbula, ngunit may mga ribbon tie.
topographic marker. Para sa oryentasyon sa patuloy na pagbabago ng mga materyales na nakaimbak sa archive, topographic marker- mga direktoryo na sumasalamin sa paglalagay ng mga dokumento sa archive. Mayroong dalawang uri ng topographic index: rack at stock index. ang shelf index ay nakabatay sa lugar imbakan. Ang layunin ng index ng pondo ay magbigay ng impormasyon kung saan nakaimbak ang mga dokumento ng isang partikular na pondo, i.e. nakabatay ang index ng pondo sa isang bagay imbakan Kaya, ang bawat uri ng topographic index ay may sariling layunin. Hindi nila pinapalitan ang isa't isa at hindi man lang nagpupuno dahil ginagamit ang mga ito para sa iba't ibang layunin. Gayunpaman, magkakaugnay ang mga ito, dahil ang impormasyon tungkol sa lokasyon ng isang partikular na kaso (pangkat ng mga kaso) ay dapat tumugma sa parehong mga indeks. Ang paggalaw ng anumang bundle ng mga kaso ay dapat tandaan sa parehong mga indeks, kung hindi, hindi nila maipapakita nang tama ang lokasyon ng mga dokumento at, samakatuwid, ay hindi isasagawa ang patutunguhan nito. Ang mga index ay pinagsama-sama sa malalaking format na mga card o sheet. Kung ang lahat ng impormasyon sa isang partikular na pondo (o isang partikular na rack) ay hindi magkasya sa isang sheet, ang susunod na sheet ay pupunan. Ang lahat ng mga sheet o card na kabilang sa parehong pondo (o rack) ay pinagsama-sama, ngunit sa paraang maaaring gawin ang mga pagbabago sa kanila. Kung ang isang malaking pondo ay naka-imbak, ito ay pinahihintulutan na gumuhit ng hiwalay na mga card ng isang stock index para sa mga istrukturang dibisyon.
Ang patuloy na paggalaw ng mga complex ng mga kaso ay hindi palaging ginagawang posible upang compactly ilagay ang mga materyales, samakatuwid, sa katunayan, topographic indicator ay kinakailangan. Ang mga anyo ng topographic index ay binuo para sa mga archive ng estado, ngunit ang mga kakaibang katangian ng pag-iimbak ng mga materyales sa mga archive ng departamento ay kinakailangan upang magbigay ng karagdagang mga hanay sa parehong uri ng mga pointer. Kaya, ang paglalagay ng mga dokumento sa pamamagitan ng panahon ng imbakan ay nangangailangan ng pagpapakilala ng kolum na "panahon ng pagpapanatili", ang accounting para sa mga pansamantalang dokumento ng imbakan sa pamamagitan ng nomenclature ay nangangailangan ng pagtukoy sa taon kung saan nabibilang ang mga materyales.
Sa ilang maliliit na archive ng mga institusyon, ang mga topographic index ay hindi pinagsama-sama, kung isasaalang-alang na ang pinuno ng archive (o ang archivist o ang taong responsable para sa archive) ay sapat na alam ang komposisyon at paglalagay ng mga materyales. Ngunit ang gayong pagganyak ay walang batayan. Ang pondo ng dokumentaryo sa archive ng institusyon ay nakakalat sa mga bahagi, at mas kaunting mga file ang nilikha taun-taon sa institusyon, mas maliit ang hanay ng mga dokumento ng bawat panahon ng imbakan para sa isang partikular na taon at mas mahirap makita ang kumplikadong ito sa ang istante. Maaaring alam talaga ng isang may karanasang archive worker kung saan matatagpuan ang bawat file, ngunit sa isang pagbabago o pansamantalang pagpapalit, ang bagong manggagawa ay masusumpungan ang kanyang sarili sa isang mahirap na posisyon. Magagawa mo nang walang shelf topographic index sa isa o dalawang silid na archive, ngunit kailangan ng stock topographic index sa bawat archive.
Mga mode ng imbakan ng dokumento. Ang paraan upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ay ang pagpapanatili ng isang espesyal storage mode, na nauunawaan bilang isang set ng temperatura-halumigmig at sanitary-hygienic na kondisyon na nilikha sa mga archive. Mayroong mga mode ng imbakan tulad ng temperatura-halumigmig, sanitary-hygienic, pag-iwas sa sunog, seguridad, liwanag - tatalakayin natin ito nang mas detalyado.
Maliwanag na matalim na imbakan ng archival dapat matugunan ang mga sumusunod na kondisyon: mas kaunting liwanag, mas mabuti - dapat na isagawa ang permanenteng imbakan sa dilim. Ang pag-iilaw ng imbakan ng dokumento na may sikat ng araw ay hindi pinapayagan: ang mga bahagi ng solar spectrum, lalo na ang ultraviolet, ay may mapanirang epekto sa mga dokumento. Kung titingnan mo nang mas malapitan ang mga dalubhasang gusali ng archival, kung gayon, walang alinlangan, maaari mong bigyang-pansin ang makitid na mga hiwa ng mga bintana sa mga silid ng imbakan, medyo nakapagpapaalaala sa mga yakap ng mga bunker o mga butas sa medieval. labas ng mga kuta. Ang archive ay dapat na isang uri ng kuta na nagpoprotekta sa mga dokumento mula sa mga mapanirang kadahilanan. Ang mga baso ng archive ay mayroon ding isang tiyak na madilim na tuktok.
Liwanag ng araw sa imbakan ay pinahihintulutan lamang kung mayroong mga light diffuser, awtomatikong luminous flux regulators, protective filters, blinds. Upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa pagmuni-muni, ang imbakan sa mga binder, folder, kahon, cabinet, sa mga saradong rack ay ginagamit. Bilang karagdagan, sa mga lugar ng imbakan na may natural na liwanag, ang mga istante at mga cabinet (kahit na may mga kahon at iba pang mga fixture na sarado mula sa liwanag) ay naka-install patayo sa mga dingding na may mga pagbubukas ng bintana.
Para sa artipisyal na pag-iilaw sa imbakan, ang mga lamp na maliwanag na maliwanag ay ginagamit sa mga closed shade na may makinis na panlabas na ibabaw. Ang paggamit ng mga fluorescent lamp na may pinutol na bahagi ng ultraviolet ng spectrum ay pinapayagan.
Ang pinakamagaan na lugar sa archive ay dapat na ang silid ng pagbabasa. Ang mga table lamp ay dapat na naka-install sa mga talahanayan ng mga mambabasa. Gayunpaman, sa lugar para sa pansamantalang pag-iimbak ng mga dokumento, kung maaari, ang parehong liwanag na rehimen tulad ng sa imbakan ay dapat sundin.
Pinakamahalaga may magandang sirkulasyon ng hangin sa silid. Ito ay nakakamit sa pamamagitan ng bentilasyon at wastong pag-install ng istante. Kung ang mga dokumento ay nakasalansan malapit sa dingding, sila ay mamasa-masa at lumilitaw ang amag. Upang maalis ito, ang pagdidisimpekta ng mga lugar ay isinasagawa, na nagpoprotekta sa mga archive mula sa paglitaw ng amag. Upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa alikabok, inirerekumenda na tiyakin ang maximum na higpit ng imbakan ng archive, at magbigay ng kasangkapan sa sistema ng bentilasyon na may mga filter. Ang gawaing pagpapanumbalik ng mga dokumento ay kinakailangang isagawa sa archive. Ang pangangailangang ito ay lumitaw hindi lamang bilang isang resulta ng hindi pagsunod sa paraan ng kanilang imbakan, kundi pati na rin dahil sa natural na proseso ng pagtanda, kung saan ang mga dokumento ay napapailalim sa parehong paraan tulad ng mga tao. Sa ilalim ng pagtanda ng mga dokumento, maunawaan ang pagbabago sa orihinal na pisikal at kemikal na mga katangian ng dokumento sa ilalim ng impluwensya ng panlabas at panloob na mga kadahilanan. Kung sakaling magkaroon ng sunog, pagbaha sa lugar o iba pang sakuna, kung may nakitang paglabag sa integridad ng selyo sa pinto, pinsala sa mga kandado sa mga pinto at bintana, o mga halatang bakas ng hindi awtorisadong tao na pumapasok sa lugar, ang isang kilos ay iginuhit sa pakikilahok ng mga kinatawan ng mga may-katuturang awtoridad. Ang mga hakbang ay ginagawa upang maprotektahan ang mga materyales, at ang pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ay sinusuri. 4. Mga prinsipyo ng pagsusuri at pamantayan para sa halaga ng mga dokumento
Sa proseso ng pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga organisasyon, milyon-milyong mga dokumento ang nilikha. Iba ang kanilang praktikal at siyentipikong halaga. Ang tanong ng halaga ng mga dokumento ay nauugnay sa tanong ng kanilang imbakan at karagdagang paggamit: ang ilan sa mga dokumento ay naiwan para sa imbakan dahil sa pangangailangan na gamitin ang mga ito para sa mga layunin ng pamamahala, at ang ilan bilang isang mapagkukunan - v mga layuning pang-agham at pangkasaysayan. Ang pagpili ng mga dokumento ay isinasagawa sa proseso ng pagtukoy ng kanilang pang-agham at praktikal na halaga - pagsusuri ng halaga ng mga materyales sa archival, na tumutukoy sa pagpapasiya ng antas ng pampulitika, siyentipiko, historikal at kultural na kahalagahan ng mga dokumento. Ang layunin ng pagsusuri ay upang matukoy kung aling mga dokumento ang lubos na nakakatugon sa mga layunin ng pagbibigay sa estado at lipunan ng kinakailangang impormasyon.
Ang kasaysayan ng pag-unlad ng pagsusuri ng halaga ng mga materyales sa archival sa Russia. Ang problema sa pagpili para sa pag-iimbak at espesyal na pagproseso lamang ng dokumentaryong impormasyon na magagamit sa hinaharap ay may kaugnayan sa higit sa isang daang taon. Ito ay lumitaw na may kaugnayan sa mga praktikal na pangangailangan ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga archive ng mga institusyon. Hangga't ang mga institusyon ay nag-iingat ng isang medyo maliit na bilang ng mga dokumento, ang problemang ito ay hindi umiiral. Bilang resulta ng reporma ng pampublikong administrasyon sa simula ng siglo XIX. isang masalimuot na bureaucratic apparatus ang nabuo, na may malaking bilang ng mga istrukturang yunit, ang regulasyon ng kanilang trabaho at ang organisasyon ng trabaho sa opisina sa kanila. Ang komplikasyon ng apparatus ng estado, ang paglago ng produksyon, panloob at panlabas na relasyon ay nagbigay-buhay sa pangangailangan para sa isang makabuluhang pagtaas sa dami ng dokumentaryo na impormasyon. Sa ilalim ng mga kundisyong ito, ang akumulasyon ng isang malaking hanay ng mga dokumento sa mga institusyon kasama ang kanilang kasunod na paglipat sa mga archive ay nagtaas ng tanong tungkol sa posible at kapaki-pakinabang na bilang ng mga nakaimbak na dokumento.
Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento sa mga archive ng mga institusyong Ruso ay nagsimula noong 1930s at 1940s. XIX siglo, kapag walang pare-parehong pamantayan para sa pagpili at pagkasira ng mga kaso. Niresolba ng archive ng bawat departamento ang mga isyung ito alinsunod sa sarili nitong mga tuntunin at tagubilin. Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay nagsimula sa trabaho sa opisina. Ang mga pinuno ng mga ministri at departamento ay responsable para sa pagsusuri sa mga sentral na institusyon. Dahil walang pare-parehong mga patakaran para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento para sa lahat ng mga institusyon, ang mga taong kasangkot sa pagsusuri ng mga kaso ay lumapit sa pagtatasa ng kanilang kahalagahan mula sa mga posisyon ng makitid na mga departamento, at madalas itong humantong sa pagkawasak ng mga mahahalagang dokumento. .
Pagkatapos ng Rebolusyong Oktubre ng 1917, ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay nakakuha ng pambansang kahalagahan. Kaugnay ng pangangailangang i-save ang mahahalagang dokumentaryong materyales mula sa pagkawasak, kinuha ng mga institusyon ng archival ang tungkulin ng pagsusuri. Noong Enero 1919, isang espesyal na tagubilin ang inilabas sa mga isyu sa pagsusulit. Nagtatag ito ng isang solong pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri para sa lahat ng mga institusyon, nagbigay ng pangunahing mga alituntunin upang matukoy ang halaga ng mga dokumento. Sa mga sumunod na taon, ang mga isyu sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento ay higit na binuo, tulad ng sa mga regulasyon, gayundin sa mga manwal na pamamaraan at panitikan. Ang karapatang sa wakas ay malutas ang mga tanong tungkol sa halaga ng mga materyal na dokumentaryo ay itinalaga sa mga komisyon sa pagpapatunay ng dalubhasa ng mga katawan ng archival.
Pamantayan para sa pagpili ng mga dokumento para sa imbakan. Mayroong ilang mga pamantayan para sa pagpili ng mga dokumentong materyal para sa pag-iimbak sa mga archive. Nagsisimula sila sa mga pangunahing prinsipyo para sa pagsusuri ng mga materyales, tulad ng ang kahalagahan ng fundraiser(mga institusyon, mga tao kung saan ang mga aktibidad ay nabuo ang mga dokumento); ang kahulugan ng nilalaman ng mga dokumento, pag-uulit ng impormasyon; oras at lugar ng paglitaw ng mga dokumento; kanilang legal na puwersa, pati na rin ang panlabas na mga tampok(halimbawa, ang materyal kung saan nakasulat ang mga ito). Kaya, ang unang pamantayan sa pagpili ay ang kahalagahan ng mga institusyon, bilang isang resulta kung saan ang mga dokumento ay nilikha. Sa proseso ng pag-unlad ng estado at lipunan, ang isang malaking bilang ng mga institusyon, organisasyon, negosyo na may iba't ibang uri ng mga pag-andar ay nilikha, na nag-iipon ng mga materyales sa dokumentaryo. Ang halaga ng hanay ng mga dokumento na nilikha sa bawat isa sa kanila ay tinutukoy, una sa lahat, sa pamamagitan ng kahalagahan ng institusyon sa sistema ng pampublikong pangangasiwa, sa pagpapaunlad ng agham, pambansang ekonomiya, kultura, atbp. Samakatuwid, ang pagpili ng mga dokumento para sa imbakan ng estado ay ginawa mula sa mga institusyong pinakamaraming gumaganap mahalagang papel sa buhay ng lipunan.
Para sa mga materyal na personal na pinagmulan, mga publishing house, mga sinehan, mga museo, atbp., inilalapat namin ang naturang pamantayan bilang copyright, ang kahalagahan ng mga indibidwal sa siyentipikong pampulitika, panlipunan, kultural na buhay ay makabuluhang nakakaapekto sa halaga ng dokumentasyong kanilang nilikha. Ang partikular na atensyon ay binabayaran sa mga manuskrito, mga dokumentong nilagdaan ng kanilang mga may-akda. Maaaring ipakita ng mga dokumento ang produksyon, panlipunan, malikhaing mga aktibidad ng taong pinanggalingan ng mga ito. Ang pang-agham na interes ay ang mga dokumento ng publiko at mga estadista, siyentipiko, pinuno ng militar, manunulat, artista, atbp.
Ang pamantayan sa pagpili ay din ang kahalagahan ng kanilang nilalaman, pagkatapos ng lahat, kahit na sa pinakamahalagang institusyon, hindi lahat ng mga dokumento ay may halaga. Ang mga materyales ay itinuturing na mga materyales na sumasalamin sa mga pangunahing aktibidad ng institusyon, at mga dokumento na gumaganap ng isang sumusuportang papel, na kinakailangan para sa kasalukuyang gawain ng institusyon. Ang unang pangkat ng mga dokumento na lubos na sumasalamin sa mga pangunahing aktibidad ng mga institusyon ay kinabibilangan ng mga charter, regulasyon, mga talahanayan ng mga tauhan, mga order, promising at taunang plano, taunang at buod na mga ulat ng industriya, mga ulat, pagsusuri, minuto ng mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong, ilan sa mga direktiba ng mas mataas na katawan at pakikipag-ugnayan dito sa pagpapatupad ng mga gawaing kinakaharap ng institusyon, mga direktiba na ipinadala sa mga subordinate na organisasyon, mga materyales sa pagpapatunay ng pagpapatupad ng mga desisyon ng pamahalaan, mga utos ng ministro at iba pang mga materyales sa kontrol, bahagi ng mga materyales sa imbensyon at rasyonalisasyon, ilang mga materyales sa kaligtasan. Bilang isang patakaran, mayroong higit pang mga dokumento ng pangalawang grupo. Ang ilan sa mga ito ay may pangmatagalang halaga ng sanggunian (halimbawa, isang mahalagang bahagi ng mga dokumento sa mga tauhan), ngunit karamihan sa mga dokumento ay nawawala ang kanilang pagpapatakbo at reference na halaga pagkatapos ng isang taon, pagkatapos ng tatlo, limang taon. Kabilang dito ang mga dokumento ng pag-uulat at accounting ng pagpapatakbo at accounting, mga tabulagram, mga sulat sa suplay, kasalukuyang pag-aayos at marami pang ibang mga isyu na hindi sumasalamin sa mga pangunahing aktibidad ng institusyon.
Ang nilalaman ng mga dokumento ay isang hanay ng impormasyon na naitala sa kanila tungkol sa mga partikular na kaganapan, phenomena, bagay, tao, atbp. Ang halaga ng nilalaman ay nakasalalay sa kahalagahan ng kaganapan, ang pagkakumpleto ng saklaw nito, ang pagiging natatangi ng impormasyon tungkol sa mga kilalang katotohanan at phenomena. Isang kadahilanan tulad ng ang kahulugan ng mga kaganapan, oras at lugar ng pagbuo ng mga dokumento, isinasaalang-alang sa pagsusuri ng mga materyales mga makasaysayang panahon(mga rebolusyon, digmaan, atbp.). Kasabay nito, ang mga materyales na naglalaman ng hindi gaanong mahalagang impormasyon ay maaari ding iwan para sa permanenteng imbakan. Tulad ng nakikita mo, ang mga pamantayang ito ay magkakaugnay: ang pamantayan ng lokasyon ay karaniwang inilalapat sa mga kaso kung saan ang mga makabuluhang kaganapan ay nangyayari sa teritoryo ng isang partikular na rehiyon, rehiyon, atbp. Ang pagiging tunay at mga kopya ng mga dokumento. Kapag pumipili para sa imbakan, ang kagustuhan ay palaging ibinibigay sa mga orihinal (mga order, protocol, plano, atbp.) - Gayunpaman, ang ilang mga kategorya ng mga dokumento ay magagamit sa mga institusyon lamang sa mga kopya, kabilang ang mga mahahalagang materyales tulad ng mga ulat, memorandum, iba't ibang mga sertipiko sa ang mga aktibidad ng institusyon, ang mga orihinal na kung saan ay ipinadala sa isang mas mataas na awtoridad at sa iba pang mga pagkakataon. Ang mga kopya ng mga liham na ipinadala ng institusyon (bakasyon) ay dapat na sertipikado, may numero at petsa. Ang panuntunang ito ay umiral nang mahabang panahon at sinusunod sa karamihan ng mga institusyon. Ngunit ang natitirang mga kopya ng mga ulat ay hindi palaging ibinibigay. Sa maraming kaso, ito ang pangatlong kopya, kung minsan ay may mga hindi naitama na error at typo, na may hindi kumpletong hanay ng mga application. Kadalasan mayroong mga ulat na hindi nalagdaan at walang petsa, at kung mayroong dalawang edisyon ng isang hindi nabuong ulat, maaaring mahirap magpasya kung alin ang pinal.
Ang susunod na pamantayan sa pagpili ay ang legal na puwersa ng dokumento, mga. mga katangian ng dokumento na iniulat dito mga legal na regulasyon. Bilang isang tuntunin, ito mga opisyal na dokumento: mga resolusyon, utos, protocol, utos, atbp. Ang pamantayang ito ay nauugnay sa nauna, dahil legal na epekto karamihan ay may mahusay na pagkakabuo ng mga orihinal.
Dobletness ng mga dokumento - ang pamantayang ito ay may mahalagang papel sa pagpili ng mga materyales para sa imbakan ng estado dahil sa malawak na pamamahagi ng mga duplicate na dokumento. Ang mga orihinal na dokumento ay pinananatiling permanente. Kung ang dokumento ay may malaking kahalagahang pang-agham, kung gayon ang isa o dalawang kopya ng mga kopya ay naiwan din para sa permanenteng imbakan. Ang mga na-replicated na dokumento ay tinatawag na doublets, isang makabuluhang bahagi ng mga ito ay mga protocol, plano, ulat, atbp. Kapag pumipili ng mga duplicate na dokumento para sa imbakan ng estado, ang kanilang kahalagahan para sa mga aktibidad ng institusyon kung saan ang pondo ay idineposito ay isinasaalang-alang. Kadalasan, ang mga dokumento ay espesyal na ginawa para ipamahagi sa mga institusyon o mga istrukturang subdibisyon para sa pagganap ng ilang trabaho, at kung minsan para sa impormasyon. Nakakatulong ang mga doublet na panatilihin sa mabuting kalagayan ang mga orihinal na dokumento, kadalasang ginagamit para sa pang-araw-araw na gawain sa opisina, sa archive ng institusyon: mga plano, ulat, mga order, lalo na para sa mga tauhan. Kaya, ang paniwala pag-uulit ng impormasyon.
Ang pisikal na estado ng dokumento- ang pamantayang ito ay inilalapat sa mga kaso kung saan ang mga dokumentong materyal ay lubhang napinsala, halimbawa, nasunog sa apoy, binaha ng tubig, natatakpan ng amag, atbp. Kasabay nito, itinatag kung anong uri ng mga dokumento ang nabibilang sa sirang materyal, lalo na: kung naglalaman ito ng pangunahing o karagdagang impormasyon. Yaong mga dokumento na, bagama't naglalaman ang mga ito kapaki-pakinabang na impormasyon, ngunit hindi mahalaga, ay maaaring ilaan para sa pagkasira ayon sa pamantayan ng pisikal na kondisyon. Gayunpaman, dapat tandaan na ang mga dokumento na may espesyal na halaga ay dapat na mapanatili, gaano man kalubha ang pagkasira nito, lalo na dahil ang pamamaraan ng pagpapanumbalik ng mga nasirang materyales ay nagpapabuti sa paglipas ng mga taon. May mga bagong paraan para mabawi ang mga dokumentong sumailalim sa external masamang epekto. Kung ang isang mahalagang dokumento ay nasira nang husto, ngunit bukod dito ay may pangalawa at pangatlong kopya, kung gayon sa kasong ito ang opisyal na inilabas na orihinal ay hindi nawasak, ngunit ang isang kopya ay nakalakip dito, na ginagamit kung kinakailangan.
Mayroong ilang iba pang pamantayan para sa pagpili ng mga materyales para sa imbakan, tulad ng wika o artistikong katangian ng dokumento(ang dokumento ay pinili para sa imbakan, anuman ang nilalaman nito, pinagmulan at pagmamay-ari). Ang mga dokumento na may ilang mga panlabas na tampok ay naiwan para sa permanenteng pagsugat: may masining na pagpipinta, dekorasyon, mga miniature; mga dokumento na nakasulat sa isang espesyal na materyal (birch bark, parchment). Ang paleographic, linguistic, artistic at iba pang mga tampok ng mga materyales sa archival ay mahalaga para sa pag-aaral ng mga dokumento mula sa mga institusyon ng pre-revolutionary Russia, mga pondo ng personal na pinagmulan at mga koleksyon.
Pamantayan para sa pagsusuri ng mga dokumento ng pelikula at larawan. Pamantayan sa pagsusuri nilalaman ng mga dokumento ng pelikula at larawan ay ang kahalagahan ng kaganapan, tao, paksa, pagtatala; petsa at lugar ng kaganapan; pagkakumpleto ng pag-iilaw; bagong bagay o karanasan ng impormasyon; pagiging natatangi at hindi naa-access ng mga bagay sa pagbaril; artistikong merito; pagmuni-muni sa mga pondo ng archival; pag-uulit ng mga kaganapan; pagkakaroon ng pansuportang dokumentasyon. Pamantayan sa pagsusuri mga form ng dokumento ng pelikula ihatid ang kanilang mga kwalipikadong varieties; panlabas na mga tampok, kalidad ng paghahatid ng imahe; bagong bagay o karanasan ng pamamaraan ng pagbaril; teknikal na kondisyon. Pamantayan pinanggalingan ng pelikula photophonodocument t ay ang makasaysayang tagpuan, oras at lugar ng kanilang paglikha; ang kahalagahan ng mga may-akda, organisasyon at tao na lumilikha ng mga dokumento ng film-photo-phono; pagiging maaasahan ng mga kaganapan na makikita sa mga dokumento; ang layunin ng cinema-photo-phono-document gov. Mula sa mga dokumentong photographic Ang pagpili para sa imbakan ng estado sa mga archive ay napapailalim sa mga kung saan ang mga kaganapan ng panlipunang kahalagahan ay naitala, na sumasalamin sa katangian, at hindi random na mga aspeto ng katotohanan. Pamantayan ng halaga phonododocumen- Ang mga kalakal ay ang kahalagahan ng kaganapan, publikasyon, may-akda, oras ng pag-record, pagkakumpleto ng pag-record, pagsipsip, doble.
Pamantayan para sa pagsusuri ng mga tipikal na kategorya ng mga materyal na dokumentaryo. Ang mga tipikal na kategorya ng mga materyal sa dokumentaryo ay nauunawaan bilang mga naturang dokumento na nabuo sa mga aktibidad sa pamamahala ng karamihan sa mga institusyon. Kabilang dito ang mga dokumento na sumasalamin sa mga tungkulin ng pamamahala, pagpaplano, financing, accounting at pag-uulat, atbp. Sa kaso ng pagtatasa ng halaga ng dokumentaryong materyal ng mga organisasyon, mga listahan. Mayroong dalawang uri ng mga listahan: mga listahan ng mga dokumentong nagsasaad ng kanilang mga panahon ng pagpapanatili at mga listahan ng mga dokumentong ililipat sa imbakan ng estado. Ang mga listahan ng mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili ay nahahati sa dalawang pangkat: listahan ng mga karaniwang dokumento(karaniwang tinutukoy bilang "mga listahan ng modelo") at mga listahan ng departamento. Ang mga listahan ng mga dokumentong ililipat sa imbakan ng estado ay karaniwan din, ngunit sinasaklaw lamang ng mga ito ang mga dokumento ng permanenteng imbakan.
Kasama sa aplikasyon ng listahan ipinag-uutos na pagsunod pamantayan para sa pagsusuri ng halaga sa pamamagitan ng pagsusuri sa lahat ng mga dokumentong nakapaloob sa mga file. Pagkatapos lamang na suriin ang mga dokumento, ginagamit nila ang listahan bilang isang reference tool upang magtatag ng mga partikular na panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento. Kasabay nito, dapat itong isaalang-alang na ang mga listahan ng mga karaniwang dokumentaryo na materyales ay hindi maaaring magsama ng ganap na lahat ng mga dokumento na tatanggapin sa mga archive ng estado. Samakatuwid, ang isang direktang pagsusuri ng mga dokumento sa mga tuntunin ng kanilang nilalaman ay mahalaga. Ito ay partikular na kahalagahan sa pagsusuri ng mga sulat. Bilang karagdagan, ang pamantayan para sa halaga ng mga dokumento ay hindi maaaring maayos. Ang isang mahalagang gawain sa gawain ng pagtukoy sa pagsusuri ng halaga ay ang pagpili ng mga materyales na hindi napapailalim sa imbakan.
Pagsusuri ng halaga ng mga materyales sa archival. Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay isinasagawa ng awtorisadong ehekutibong katawan ng paksa ng Russian Federation sa larangan ng pag-archive, estado, munisipal na archive kasama ang may-ari o may-ari ng mga dokumento ng archival. Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay isinasagawa sa maraming yugto: una, ang materyal ay sinusuri sa proseso ng pagbuo nito; ang mga posibleng panahon ng pag-iimbak ng mga kaso ay itinatag; pagkatapos ang lahat ng mga kaso ng pansamantalang imbakan ay inilalaan para sa pagkawasak habang ang kanilang paggamit ay nag-expire. Ang huling yugto ay ang huling pagpili ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan.
Ang direktang gawain sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento ay itinalaga sa mga komisyon sa pagsusuri ng dalubhasa at dalubhasa. Mga komisyon ng eksperto(EC) ay nilikha sa lahat ng institusyon, organisasyon at negosyo ng bansa. Ang mga sentral na komisyon ng eksperto (CEC) ay nakaayos sa mga ministri at sentral na institusyon ng mga kagawaran, at ang mga dalubhasang komisyon ng mga departamento ay nakaayos sa mga istrukturang dibisyon ng mga departamento. EC. ay makukuha rin sa mga archive ng rehiyon at kanilang mga sangay. Mga komisyon sa pagsusuri ng eksperto(EPK) ay nagpapatakbo sa ilalim ng mga pangangasiwa ng archival ng mga nasasakupang entity ng Federation, gayundin sa mga archive ng central state. Sa ilalim ng Rosarchive na nilikha sentral na eksperto at mga komisyon sa pagpapatunay(CEPC).
Mga tungkulin ng mga eksperto at sentral na komisyon ng dalubhasa. Karamihan sa mga tungkulin ng CEC at EC na nauugnay sa praktikal na gawain ay nag-tutugma. Kaya, isinasaalang-alang at inaprubahan ng mga komisyon sa pagsusuri ng dalubhasa at dalubhasa ang mga draft na nomenclature para sa mga yunit ng istruktura at isang pinagsama-samang katawagan para sa institusyon; ang iskedyul para sa paglipat ng mga materyales mula sa mga dibisyon ng istruktura sa archive ng institusyon at ang iskedyul para sa paglipat ng mga dokumento sa archive ng estado (pinagsama-sama ng archive ng institusyon at sumang-ayon sa archive ng estado). Ang komisyon ng dalubhasa taun-taon, kasama ang mga manggagawa sa opisina ng mga istrukturang dibisyon at ang archive, ay nagsasagawa pagpili ng mga dokumento para sa permanenteng at pangmatagalang imbakan upang ilipat ang mga archive ng institusyon. Ito ang pinakamahalagang yugto sa gawain sa pagsusuri ng halaga, dahil sa kasong ito, sa katunayan, ang pagpili ng mga kaso ay nagaganap para sa karagdagang paglipat sa imbakan ng estado. Sinusuri ng mga miyembro ng EC sa mga istrukturang subdibisyon ang kawastuhan ng trabaho sa pagsusuri ng halaga, tinitingnan ang mga imbentaryo ng mga kaso para sa permanenteng at pansamantalang imbakan, kumikilos sa paglalaan ng mga kaso para sa pagkawasak, ang mga kaso mismo, pinili ayon sa kategorya. Kapag sinusuri ang mga kaso, lumalabas kung gaano katama ang pagkakabuo ng mga ito (upang walang mga hindi kinakailangang papel sa mga kaso na ililipat sa imbakan ng estado, at mahahalagang dokumento sa mga kaso na inilaan para sa pagkawasak). Ang partikular na atensyon ay binabayaran sa paglalaan na may markang "EPK", dahil para sa bawat ganoong kaso kinakailangan upang maitaguyod kung ito ay may halagang pampulitika, pang-agham, pang-ekonomiya o kultura, kung dapat itong piliin para sa permanenteng imbakan o mayroon lamang itong isang halaga ng sanggunian at ang panahong iyon ay sapat na para dito. imbakan, na nasa harap ng markang "EPK". Ang Central Expert Commission ay nagsasagawa ng kontrol sa pagpili ng mga kaso sa mga structural division at subordinate na organisasyon. Sinusuri ng komisyon ng dalubhasa ang mga imbentaryo na ginawa sa mga institusyon, pagkatapos nito isumite ang mga kaso para sa pag-apruba sa EP K. EC at inaprubahan ng CEC ang mga imbentaryo ng mga pangmatagalang kaso ng imbakan para sa institusyon at para sa mga subordinate na organisasyon; isaalang-alang at aprubahan ang mga aksyon sa paglalaan para sa pagsira ng mga dokumentaryong materyales na may mga nag-expire na panahon ng imbakan; magbigay ng metodolohikal na tulong sa mga subordinate na istruktura na hindi nakarehistro sa mga institusyon ng archival; magsagawa ng pag-aaral ng halaga ng iba't ibang grupo ng mga dokumento. Isinasaalang-alang nila ang mga panukala upang baguhin ang mga panahon ng pagpapanatili ilang mga kategorya mga dokumento at ang pagtatatag ng mga panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumentong hindi ibinigay ng kasalukuyang mga listahan, pamantayan at huwarang mga nomenclature. Pagkatapos nito, isang desisyon ang ginawa upang magsumite ng mga panukala para sa pag-apruba ng EPC.
Ang EC at CEC ay mga advisory body. Ang mga minuto ng mga komisyon (mga desisyon) ay inaprubahan ng pamamahala ng institusyon. Ang mga desisyon sa ilang mga isyu sa loob ng kakayahan ng EC at ng CEC ay dapat aprubahan ng mga institusyong pang-archive (o sumang-ayon sa kanila). Ito ay mga desisyon sa pag-apruba ng mga imbentaryo para sa mga kaso ng permanenteng imbakan at para sa mga tauhan; kumikilos sa paglalaan para sa pagkasira ng mga kaso na may markang "EPK"; metodolohikal na tulong para sa pagsusuri ng halaga at pagproseso ng mga kaso; buod ng nomenclature ng institusyon; mga proyekto ng pamantayan at huwarang mga katawagan para sa mga istrukturang dibisyon at mga subordinate na institusyon; mga panukala upang baguhin ang mga panahon ng pag-iimbak para sa ilang mga uri ng mga dokumento na itinatag ng mga pamantayan at mga listahan ng departamento o naunang naaprubahan na pamantayan at huwarang mga nomenclature ng file; Ang isang kopya ng teksto ng desisyon na ginawa sa bawat isa sa mga isyung ito ay itinataguyod ng pinuno ng institusyon at ipinadala sa EIC ng institusyong arkibal.
Mga function ng central expert commission. Ang CEC, bilang katawan ng sentral na institusyon ng departamento, ay may mga tungkuling natatangi dito. Isa sa pinakamahalagang tungkulin ng CEC ay gawaing pamamaraan sa larangan ng kadalubhasaan. Isinasaalang-alang at "nagsusumite ang CEC para sa pag-apruba sa draft ng mga listahan ng departamento ng institusyong archival na may mga panahon ng pagpapanatili at mga listahan ng mga dokumento na ililipat sa mga archive ng estado, mga classifier, huwarang at karaniwang mga nomenclature, mga tagubilin sa trabaho sa opisina at iba pang mga manu-manong regulasyon at pamamaraan (nakikibahagi ang EC sa ang paghahanda at pagsasaalang-alang ng mga manwal na ito).
mga dokumento bilang mga rekomendasyon sa mga isyu sa organisasyon at pamamaraan ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento; mga listahan ng mga institusyon, organisasyon at negosyo ng industriya, ang mga dokumento kung saan napapailalim at hindi napapailalim sa paglipat sa imbakan ng estado; karaniwang mga probisyon sa mga ekspertong komisyon ng mga istrukturang dibisyon at mga subordinate na organisasyon, iba pang mga manu-manong regulasyon at pamamaraan. Ang lahat ng mga proyektong ito, pagkatapos ng pag-apruba ng CEC at pag-apruba ng pinuno ng institusyon, ay isinumite para sa pagsasaalang-alang ng EPC ng institusyong arkibal. Sa kasunduan sa institusyon ng archival, ang CEC ay maaaring magpasya na bigyan ang mga ekspertong komisyon ng mga istrukturang dibisyon ng ministeryo (kagawaran) at mga subordinate na organisasyon ng karapatang independiyenteng sirain ang mga dokumento na may mga nag-expire na panahon ng pag-iimbak pagkatapos ng pag-apruba ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng at mahabang- terminong mga panahon ng pag-iimbak at mga tauhan para sa mga kaukulang taon. Ang nasabing desisyon ay maaaring gawin sa kondisyon na mayroong isang aprubadong listahan ng departamento ng mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili. Kaya, ang CEC ng departamento ay gumaganap ng parehong mga tungkuling likas sa komisyon ng eksperto ng institusyon, at ang mga tungkuling likas lamang sa sentral na lupon ng dalubhasa ng departamento.
Mga pag-andar ng mga ekspertong komisyon ng mga archive ng estado na may permanenteng komposisyon ng mga dokumento. Gumagana ang mga komisyong ito sa ilang direksyon. Sa partikular, isinasagawa nila;
1) pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa loob ng archive (pagsasaalang-alang ng mga imbentaryo pagkatapos ng pagpapabuti ng pagproseso at pagkilos sa paglalaan at pagkasira ng mga dokumento, pagtukoy ng pamamaraan para sa pagsusuri ng mga kumplikadong pondo at mga kumplikadong pondo upang matiyak ang isang komprehensibong pagtatasa ng mga dokumento , atbp.);
2) pagsasaalang-alang ng mga pamamaraan ng tulong na binuo sa archive para sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento (mga listahan ng mga kategorya ng mga file para sa permanenteng imbakan, mga tagubilin sa trabaho, atbp.);
3) magtrabaho sa pagkumpleto ng archive ng estado (pag-aaral ng komposisyon ng mga dokumento sa mga institusyon na nagsumite ng mga kaso sa archive ng estado, nakikilahok sa pagbuo ng mga listahan ng mga institusyon na nag-donate at hindi nagbibigay ng mga materyales para sa imbakan ng estado sa nauugnay na teritoryo, mga listahan ng mga dokumentong napapailalim sa permanenteng imbakan, atbp.). Mga tungkulin ng mga komisyon sa pagsusuri ng eksperto. Ang EPC ng mga katawan ng pamamahala ng archival at ang mga archive ng sentral na estado ay nakikitungo sa malawak na mga isyu ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento at ang pagkuha ng mga archive ng estado sa kanila (sa loob ng kanilang kakayahan). Para sa isang komprehensibo at kwalipikadong talakayan ng kadalasang napakakomplikadong mga isyu ng pagsusuri ng halaga at pagkuha, kasama sa komisyon ang mga espesyalista mula sa iba't ibang larangan: mga abogado, ekonomista, kinatawan ng mga institusyong pang-agham, kultural, atbp. Kasama sa mga tungkulin ng EPC ang pagsasaalang-alang sa mga listahan ng mga institusyon , mga organisasyon at negosyo na ang mga dokumento ay napapailalim at hindi napapailalim sa pagtanggap para sa pampublikong imbakan; mga listahan ng mga dokumentong tatanggapin sa mga archive ng estado; mga proyekto ng pamantayan at huwarang mga nomenclature ng mga kaso para sa mga institusyon, koordinasyon ng mga tiyak na nomenclature ng mga kaso, mga panukala para sa pagbabago ng mga panahon ng pag-iimbak para sa ilang mga kategorya ng mga dokumento na itinatag ng pamantayan at mga listahan ng departamento, at pagtatatag ng mga panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento na hindi ibinigay ng kasalukuyang mga listahan, pamantayan at huwarang mga katawagan (na may kasunod na pagsusumite ng mga panukala sa CEPK ); mga imbentaryo ng paglalaan ng permanenteng imbakan at mga tauhan na isinumite ng mga institusyon; ang isyu ng pagkumpleto ng archive ng estado na may mga dokumento ng personal na pinagmulan; pantulong sa pagtuturo sa mga isyu ng pagsusuri ng halaga at pagproseso ng mga dokumento; pati na rin ang koordinasyon ng mga aksyon sa paglalaan para sa pagkasira ng mga kaso na may markang "EPK"; pakikinig sa mga institusyon ng EC at pagbibigay sa kanila ng tulong. Bilang karagdagan, ang mga tungkulin ng EPC ng mga katawan ng archival ay kinabibilangan ng paggawa ng mga rekomendasyon sa mga isyung pamamaraan ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento at pagkumpleto ng mga archive ng estado.
Mga function ng central expert-inspection commission. Ang CEPK ay ang pinakamataas na awtoridad para sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Ginagawa nito ang sumusunod na gawain: bubuo ng mga prinsipyo ng pagkuha ng Archival Fund ng Russian Federation at nagpasya sa pagtatalaga ng mga pondo o mga dokumento sa complex ng mga pondo ng all-Russian na kahalagahan; bubuo ng mga prinsipyo para sa pagsusuri ng pang-agham at praktikal na halaga ng mga dokumento ng State Archives ng Russian Federation at tinutukoy ang mga kategorya ng mga institusyon, organisasyon at negosyo kung saan ang mga dokumento ay tinatanggap sa mga archive ng estado; bubuo ng mga karaniwang listahan ng mga dokumento at isinasaalang-alang ang mga listahan ng departamento ng mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili; tinutukoy ang komposisyon ng mga dokumentong itatabi sa mga archive ng estado at mga archive ng mga ministri at departamento; isinasaalang-alang ang mga panukala para sa mga pagbabago sa indibidwal na mga kaso mga tuntunin ng imbakan ng departamento ng mga dokumento sa mga archive ng mga ministri at departamento at sa pagbabago ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng ilang mga kategorya ng mga dokumento na ibinigay para sa listahan ng departamento, a
gayundin sa pagtatatag ng mga panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumentong hindi ibinigay ng mga listahan ng departamento at karaniwang; gumagawa ng mga desisyon sa pagpapahintulot sa mga indibidwal na ministri at mga departamento na may inaprubahang listahan ng mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili na magpasya sa kanilang sarili sa isyu ng pagsira ng mga dokumento.
Direktang pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Ang paghahatid ng mga kaso sa archive ng institusyon ay isinasagawa isang taon pagkatapos ng pagtatapos ng kanilang trabaho sa opisina. Sa panahon ng taon, ang kumplikado ng mga kaso ng nakaraang taon ay nasa istrukturang yunit, ang mga dokumentong ito ay maaaring ma-access sa kurso ng mga aktibidad sa pagpapatakbo ng institusyon. Kasabay nito, maraming trabaho ang ginagawa sa pagpili ng mga file para sa permanenteng imbakan, na dapat makumpleto kaagad pagkatapos ng pagtatapos ng taon ng opisina. Maipapayo na simulan ang gawaing ito mula sa paghahati ng taunang complex sa mga grupo ayon sa mga panahon ng imbakan: permanente, pangmatagalan (mahigit 10 taon) at pansamantala (hanggang 10 taon kasama). Kung nasa institusyong ito Ang mga file na may sampung at limang taong mga panahon ng imbakan ay inilipat sa archive, ang bilang ng mga grupo ay tumataas nang naaayon. Ang grupo ng hotel ay binubuo ng mga kaso na may markang "EPK", dahil ang isyu ng kanilang oras ng pag-iimbak ay pagpapasya sa panahon ng pagsusuri.
Sa pamamagitan ng paghahati ng mga kaso sa mga pangkat, maaari kang magpatuloy sa pagpili ng mga kaso para sa permanenteng imbakan, mga. tingnan ang lahat ng mga kaso na may "permanenteng" panahon ng pagpapanatili upang matukoy kung mayroong anumang mga dokumento na maling naisama sa mga ito. Ang pagsusuri ng mga kaso ay dapat magsimula sa una sa mga tuntunin ng nomenclature, dahil lamang sa sunud-sunod na pagsusuri ay makakakuha ng isang tamang ideya ng hanay ng mga dokumento na pinili para sa permanenteng imbakan (ang pagsusuri ng dokumento ay dapat na isagawa sa pinagsama-samang). Ang mga espesyalista ng nauugnay na profile ay nakikilahok sa pagtukoy ng halaga ng mga dokumento. Kasabay nito, dapat tandaan na ang kaso ay dapat na maingat na pag-aralan, hindi isang solong dokumento ang maaaring tanggalin. Ang iyong mga panukala para sa bawat kaso na may markang "EPK" ay dapat na itala sa isang espesyal na kuwaderno.
Ang resulta ng pagsusuri ng halaga ng isang partikular na hanay ng mga dokumento sa yugtong ito ay mga imbentaryo ng mga file para sa permanenteng imbakan at pangmatagalang imbakan at kumikilos sa paglalaan ng mga file at dokumento para sa pagkawasak. Ngunit ang mga kasong iyon lamang ang maaaring isama sa mga sertipiko ng pagkasira, ang panahon ng pag-iimbak nito ay nag-expire na (anim na buwan o isang taon pagkatapos ng pagtatapos ng taon ng pag-iingat ng rekord). Aaprubahan sila ng pinuno ng institusyon (o organisasyonal-separate structural unit) pagkatapos maaprubahan ng EIC ng archival institution ang imbentaryo ng mga permanenteng kaso ng imbakan para sa taong ito. Samakatuwid, ang paglalaan para sa j pagkasira ng mga file na may mas mahabang panahon ng imbakan ay isasagawa na sa susunod na yugto ng pagsusuri, na pagsusuri ng mga kaso na may nag-expire na mga panahon ng imbakan. Bawat taon, ang mga panahon ng pag-iimbak ng iba't ibang grupo ng mga file na matatagpuan sa mga dibisyon ng istruktura at sa mga archive ng mga institusyon ay nag-e-expire. Ang mga panahon ng pag-iimbak ay kinakalkula mula sa unang araw ng taon kasunod ng pag-iingat ng talaan. Posibleng maglaan ng mga kaso para sa pagkasira mula sa unang araw ng taon kasunod ng pag-expire ng itinakdang panahon ng imbakan. Halimbawa, ang mga kaso na natapos noong 2000 ay maaaring ilaan para sa pagkawasak: noong 2004 - isang tatlong-taong panahon ng imbakan, noong 2006 - isang limang-taong panahon ng imbakan, at noong 2011 - isang sampung-taong panahon ng imbakan. Sa turn, noong 2000, ang mga kaso ng isang tatlong-taong panahon ng imbakan na nakumpleto noong 1996, isang limang-taong panahon - noong 1994, isang sampung-taong panahon - noong 1989, atbp. ay inilalaan para sa pagkawasak.
Ang mga kaso na nag-expire na ang mga panahon ng pag-iimbak ay muling sinusuri ng mga manggagawa sa opisina o mga manggagawa sa archive at isang miyembro ng EC, pagkatapos nito ay isasama sila sa isang batas sa paglalaan ng mga kaso para sa pagkawasak, kung ang imbentaryo para sa taong iyon ay naaprubahan na. Ang kilos ay isinasaalang-alang sa isang pulong ng komisyon ng dalubhasa, na nilagdaan ng lahat ng mga miyembro nito at inaprubahan ng pinuno ng institusyon. Ang partikular na atensyon ay binabayaran sa mga kaso na may markang "EPK", na, kapag naghahanda ng mga kaso para sa pagsusumite sa archive, ay naiwan para sa pansamantalang imbakan. Muli silang pinag-aaralang mabuti at, kung walang alinlangan na wala silang halaga, kasama sila sa akto ng paghihiwalay ng mga kaso para sa pagkawasak. Para sa kategoryang ito ng mga kaso, hiwalay na kilos, na, pagkatapos ng pagsasaalang-alang sa pulong ng EC, ay sumang-ayon sa EPC ng institusyon ng archival.