Sergey Bushmelev, IT AnalystDIRECTUM
Pangangailangan sa System pamamahala ng elektronikong dokumento mga pederal na katawan ang mga awtoridad (SED FOIV) ay inaprubahan ng Order of the Ministry of Telecom at Mass Communications ng Russian Federation No. 221 ng 09/02/2011 "Mga kinakailangan para sa mga sistema ng impormasyon para sa pamamahala ng elektronikong dokumento ng mga pederal na ehekutibong awtoridad, na isinasaalang-alang, bukod sa iba pang mga bagay, ang pangangailangan para sa pagproseso sa pamamagitan ng mga sistemang ito impormasyon ng serbisyo limitadong pamamahagi. Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna na ang komunidad ng SED ay tumugon nang napaka-ambiguously sa mga kinakailangang ito. Nagkaroon din ng hindi pagkakaunawaan, ngunit mayroon ding medyo malalim at walang kinikilingan na pagsusuri sa dokumentong ito. Ngayon na ang mga emosyon ay humupa, ito ay nagkakahalaga ng muling pagtingin sa dokumento nang mabuti at subukang maunawaan kung ano ang ibig sabihin ng mga may-akda sa mga tuyong linya ng opisyal na dokumento.
Bago natin makuha ang mga kinakailangan mismo, napakahalagang maunawaan kung ano ang layunin ng mga kinakailangang ito. Ang sagot ay diretso at simple - isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Karamihan sa mga may-akda na nag-unsubscribe tungkol sa mga kinakailangang ito, tila, ang ibig sabihin ng EDMS FOIV ay isang naka-box na produkto o isang solusyon sa sirkulasyon na inaalok ng isang vendor ng EDMS, tatawagin namin itong isang produkto ng EDMS sa hinaharap. Ngunit ito, sa palagay ko, ang kanilang pangunahing pagkakamali, na humadlang sa kanila na tingnan ang mga kinakailangan mula sa tamang anggulo.
Bahagyang dapat sisihin para sa gayong hindi sapat na tamang pang-unawa sa mga kinakailangan ay ang mga may-akda ng dokumento mismo, na nagpabaya sa itinatag na kasanayan na ilagay sa simula ng dokumento o magsama ng isang glossary ng mga terminong ginamit bilang isang apendiks dito. At sa ilang kadahilanan ay inilagay nila ang sagot sa tanong, ano ang EDMS, sa simula ng ikalawang seksyon, sa talata 4: "Ang EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad ay isang sistema ng impormasyon na idinisenyo upang pamahalaan ang lahat ng mga dokumento ng pederal na ehekutibong awtoridad. , kabilang ang mga draft na dokumento (maliban sa mga dokumentong naglalaman ng impormasyon na lihim ng estado)". Ang kahulugan ng isang sistema ng impormasyon ay matatagpuan sa pederal na batas N 149-FZ ng Hulyo 27, 2006 "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon", sa talata 3 ng Artikulo 2: "Ang isang sistema ng impormasyon ay isang kumbinasyon ng impormasyon na nilalaman sa mga database at teknolohiya ng impormasyon at mga teknikal na paraan na nagsisiguro sa pagproseso nito. ” Ibig sabihin, hindi lang ito isang distribution kit para sa isang electronic document management system, ngunit isang set ng hardware (server part, network infrastructure, personal computing device) at software (system, infrastructure, application software+ mga setting ng software), pati na rin ang impormasyong nakapaloob sa system. Sa aking opinyon, ang isang mas kumpletong kahulugan ng isang sistema ng impormasyon ay matatagpuan sa mga dokumento ng gabay sa seguridad. Halimbawa, ang RD "Information Technology Security. Information Technology Security Assessment Criteria", na inaprubahan ng State Technical Committee ng Russia noong Hunyo 19, 2002, ay nagbibigay ng sumusunod na kahulugan: "Ang isang sistema ay isang tiyak na pagpapatupad ng IT na may partikular na layunin at mga kondisyon sa pagpapatakbo." Ang kahulugan na ito ay nagbibigay-diin na Teknolohiya ng Impormasyon nakapaloob sa sistemang ito sa isang tiyak, indibidwal na paraan, upang makamit ang isang tiyak na layunin. Ang mga kondisyon ng operating ay natatangi din: lugar, organisasyon ng pag-access sa teritoryo ng organisasyon, organisasyon ng operasyon ng system (mga pamantayan, regulasyon). Ang mga kondisyon ng pagpapatakbo, sa aking opinyon, ay maaaring maiugnay sa mga tauhan. Ito ay mula sa kanyang mga kwalipikasyon at kasipagan na ang pagganap ng anumang sistema ng impormasyon ay sa huli ay nakasalalay.
Kaya kapag natukoy namin iyon sistema ng impormasyon = silid + lahat ng hardware + lahat ng software + lahat ng mga setting ng software + tauhan + mga regulasyon, maaari kang magpatuloy sa mga kinakailangan nang may kapayapaan ng isip. Para sa bawat pangkat ng mga kinakailangan na natukoy, susubukan naming tukuyin kung aling mga bahagi ng sistema ng impormasyon ang maaaring maging "responsable" para sa pagtupad sa mga kinakailangang ito.
Muli, nais kong sisihin ang mga may-akda ng dokumento para sa kakulangan ng isang detalyadong istraktura ng mga kinakailangan. Sa kabila ng katotohanan na, ayon sa mga eksperto, ang ilang mga ideya ay nakuha mula sa MoReq2, ang mga kinakailangan sa dokumento ay talagang pinagsama-sama. Ang pagkakaroon ng tatlong malalaking seksyon ay hindi nakakatulong, dahil, halimbawa, isang malawak na iba't ibang mga kinakailangan ang nakolekta sa pangalawang seksyon, at ang mga kinakailangan sa seguridad ay nakakalat sa lahat ng tatlong mga seksyon.
Gaya ng nakasaad sa talata 2, ang mga kinakailangan na inaprubahan ng utos ng Ministry of Telecom at Mass Communications ay nalalapat sa ipinatupad na EDMS at sa mga naipatupad na system, kapag nasuri ang mga ito. Ang dokumento ay hindi naglalaman ng impormasyon tungkol sa mismong pamamaraan ng pagsusuri, na medyo lohikal. Inaasahan ko na ang may-katuturang katawan ay maglalabas ng isang hiwalay na dokumento na naglalaman ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagtatasa, ang komposisyon ng mga inspektor na responsable sa lupa, kung ano ang gagawin sa kaso ng hindi pagsunod, ang pamamaraan at mga mapagkukunan ng mga pondo para sa pagdadala ng mga sistema ng impormasyon sa alinsunod sa mga kinakailangan, gayundin ang takdang panahon kung kailan dapat gawin ang pagtatasa na ito.
Hindi ko susuriin nang detalyado ang bawat item ng mga kinakailangan, ngunit susubukan kong pagsama-samahin ang mga ito gamit ang sarili kong lohika sa halip. Kung ano ang lumabas dito, suriin ang iyong sarili.
Non-functional na mga kinakailangan
Sa palagay ko, ang katotohanan na ang dokumento ay nagsisimula sa mga di-functional na mga kinakailangan ay maaari ding ituring na isang bago. Sa MoReq2, inuri sila bilang opsyonal, inilagay ang mga ito halos sa dulo ng dokumento, ngunit ang mga lokal na mambabatas ay sumusunod sa ibang lohika.
Ang pinakauna ay ang mga kinakailangan para sa scalability at performance ng EDMS. Kaya, ang pag-access sa EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad ay dapat isagawa sa loob ng 3 segundo, pag-access sa card ng dokumento - sa loob ng 5 segundo. Matapos dumaan sa mga magagamit na opsyon, napagpasyahan ko na ang 3 segundo ay ang oras ng pagtugon ng system sa mga aksyon ng user, at ang 5 segundo ay ang oras kung kailan dapat buksan ang card ng dokumento. Naniniwala ako na, sa konteksto ng limitadong badyet ng mga ahensya ng gobyerno at mga kakulangan sa kawani, ang mga responsableng empleyado ng awtoridad na kasangkot sa pagpili ng EDMS ay magkakaroon ng pagnanais na ihagis ang bola sa gilid ng tagagawa ng EDMS, habang ito ay magiging mas tama, sa palagay ko, upang suriin ang mga kakayahan ng hardware (parehong bahagi ng server at client), arkitektura ng EDMS, mga kakayahan ng software ng application, mga kwalipikasyon ng mga nagpapatupad at mga tagapangasiwa ng system.
Kalahating oras ang inilaan upang maalis ang downtime ng system. Muli, isang kinakailangan para sa imprastraktura, mga regulasyon at teknikal na kawani ng awtoridad. Kung isasaalang-alang natin ang dami ng mga dokumento na nakaimbak sa system (tatalakayin ito sa ibang pagkakataon), kung gayon mahirap asahan na ang backup ng database ay maaaring itaas sa ganoong oras. Isang bagay na lang ang natitira: ang organisasyon ng isang fault-tolerant system na may mainit na redundancy ng kagamitan, na may duplikasyon ng mga database. Duda ako na ang isang hiwalay na awtoridad ng estado ay magkakaroon ng pondo para dito. Ang natitira ay ang paggamit ng cloud system na naka-host, halimbawa, sa isang Rostelecom data center. Nagtataka ako kung ang mga kinakailangan ay nasuri para sa sangkap na anti-korapsyon?
Ang parehong halaga, iyon ay, tatlumpung minuto, ay inilaan para sa pagpapanumbalik ng isang dokumento mula sa isang backup na kopya. Maaaring magkaroon ng maraming dahilan para sa pagpapanumbalik ng isang dokumento: mula sa isang error ng gumagamit hanggang sa pagkabigo ng pisikal na media kung saan matatagpuan ang database. Ang bawat isa sa mga banta ay magkakaroon ng sarili nitong solusyon, kaya makatarungang sabihin na ito ay kinakailangan kapwa para sa arkitektura ng EDMS at para sa organisasyon ng system sa organisasyon, kabilang ang pag-backup at pagbawi ng impormasyon kung sakaling mabigo at iba pa. mga kaguluhan.
Nakikita ko ang kinakailangan para sa dami ng database ng system bilang kapansin-pansin - dapat itong "siguraduhin ang pag-iimbak ng lahat ng mga elektronikong dokumento na naproseso sa pederal na ehekutibong awtoridad sa loob ng hindi bababa sa 5 taon." Sa isang magaan na puso, iniuugnay namin ang pangangailangang ito sa "isang partikular na pagpapatupad ng teknolohiya ng impormasyon, iyon ay, ang arkitektura ng EDMS, ang kakayahang magproseso ng ganoong bilang ng mga dokumento at ganoong dami ng data, at ang pagtitiwala ng EDMS sa ang software sa imprastraktura ay dapat isaalang-alang. Halimbawa, kung ang isang partikular na DBMS ay ginagamit upang bumuo ng isang EDMS, ito ay nagkakahalaga ng pagsusuri kung ang DBMS ay may kakayahang mag-scale hanggang sa ganoong dami. At sa wakas, ang awtoridad mismo o ang operator na pinahintulutan nito ay dapat magbigay ng kinakailangang halaga ng espasyo sa disk.
Mga kinakailangan sa pag-andar
Halos ang buong pangalawang seksyon ng dokumento ay nakatuon sa mga kinakailangan sa pagganap. Matapos matukoy ang EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad, mayroong kinakailangan para sa pagkakaisa ng EDMS sa sistema ng interdepartmental na pamamahala ng elektronikong dokumento. Ito ay isang kinakailangan para sa isang partikular na halimbawa ng EDMS, dahil mula sa punto ng view ng pagsasama, hindi mahalaga kung ang EDMS ay may kinakailangang pag-andar o isang espesyal na solusyon sa pagsasama ang ginamit. Siyempre, mas magiging madali ang pagsasama-sama ng produkto ng EDMS sa MEDO, mas maraming puntos ang maaaring makuha ng vendor na ito sa kompetisyon para sa pagpili ng EDMS na isinasagawa ng ahensya ng estado.
Sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na katawan kapangyarihan ng estado dapat suportahan ang pamamahala ng mga dokumento sa buong ikot ng kanilang buhay. Ang dokumento mismo ay hindi naglalaman ng gayong konsepto; bukod dito, ang mga kinakailangan mismo ay hindi naisalokal ng mga yugto ng siklo ng buhay, na medyo kumplikado sa kanilang pagsusuri. Gayunpaman, subukan nating pangkatin sila sa ganitong paraan.
Pagkuha (paglikha) ng mga dokumento
Dapat suportahan ng EDMS FOIV ang mga sumusunod na paraan ng pagkuha ng dokumento:
● pag-import ng isang elektronikong dokumento na natanggap sa pamamagitan ng MEDO channel;
● pag-import ng isang elektronikong dokumento na natanggap sa pamamagitan ng SMEV channel;
● pag-import ng isang elektronikong dokumento na natanggap sa pamamagitan ng e-mail;
● pag-scan ng isang papel na dokumento at pag-save ng imahe nito sa system;
● pag-save ng impormasyon tungkol sa isang papel na dokumento sa system nang hindi nai-save ang imahe nito sa system (ayon sa mga kinakailangan sa seguridad);
● paggawa ng isang dokumento nang direkta sa EDMS federal executive authority.
Hiwalay, huminto ang mga may-akda ng dokumento sa pag-input ng mga multicomponent na dokumento. Kaya, "Dapat magbigay ang EDMS FOIV ng kakayahang pangasiwaan ang elektronikong dokumentong ito sa kabuuan, pinapanatili ang ugnayan sa pagitan ng mga bahagi at pagpapanatili ng integridad ng istruktura ng elektronikong dokumento." Dapat ding suportahan ng EDMS ang kakayahang magpasok ng isang dokumento sa system kahit na wala ang application kung saan nilikha ang dokumentong ito.
Ang mga pangunahing kinakailangan para sa pagkolekta at pagproseso ng metadata ng mga dokumentong nakaimbak sa EDMS ng mga pederal na ehekutibong awtoridad ay tinutukoy din. Kaya dapat suportahan ng EDMS ang:
● Awtomatikong pagkuha ng metadata para sa mga dokumentong natanggap mula sa MEDO, SMEV at iba pang mga sistema ng impormasyon. Ang komposisyon ng mga na-import na patlang at mga uri ng mga dokumento ay tinutukoy ng tagapangasiwa ng EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad.
● Pagpapanatili ng pagkakaugnay ng metadata sa dokumento sa lahat ng ikot ng buhay.
● Ipakita ang metadata sa screen.
● I-prompt ang user na maglagay ng mga halaga ng metadata na hindi awtomatikong na-populate.
● Ipaalam sa user ang tungkol sa walang laman na metadata.
Parehong ang mismong produkto ng EDMS, lalo na sa mga tuntunin ng pagproseso ng metadata, at ang mga paraan, pamamaraan at tauhan na nagtitiyak sa pagsasama ng EDMS sa e-mail, MEDO, SMEV at iba pang mga sistema ng impormasyon ang may pananagutan sa pagpapatupad ng mga kinakailangang ito.
Koordinasyon ng mga dokumento
Ang yugto ng pag-apruba ng dokumento sa mga kinakailangan ay tahasang kinokontrol lamang ang isang talata. Ang bahagi ng daloy ng trabaho ng EDMS ay dapat matugunan ang mga sumusunod na kinakailangan:
● Pagdadala ng mga dokumento sa mga kalahok sa proseso ng pag-apruba
● Kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin.
Kung ang dokumento ay pinag-ugnay sa loob ng mga hangganan ng isang pagkakataon ng system, ang mga kinakailangang ito ay maaari lamang maiugnay sa produkto ng EDMS. Sa kaso ng end-to-end na koordinasyon, kapag ang mga user ng iba't ibang instance ng system o kahit na ilang magkakaibang sistema ay nakibahagi sa proseso, isang serbisyo para sa pag-aayos ng intersystem na pakikipag-ugnayan ay kinakailangan.
Ang isa pang kinakailangan na hindi maiuugnay lamang sa yugto ng pag-apruba ay ang pangangailangang magpakita ng mga file ng ilang partikular na format. Ang mga ipinag-uutos na format ay pdf, rtf, doc, tiff, ngunit hindi iniisip ng mga may-akda ng mga kinakailangan kung ang system ay makakapagpakita ng iba pang mga format. Sa paghusga sa mga napiling format, ang mga kinakailangan ay malinaw na hindi inihanda ng mga hardline na tagasuporta ng libreng software. Hindi ko talaga alam kung paano maipapaliwanag ang pagsasama ng kahit na sikat, ngunit pagmamay-ari na mga format sa listahan - pagtanggap sa katotohanan o tiwaling interes pa rin. Ang mga kinakailangang ito ay ipinatupad ng mga application-editor, na bahagi ng sistema ng impormasyon na EDMS FOIV.
Hiwalay, ito ay nagkakahalaga ng paninirahan sa mga kinakailangan para sa pagsuporta sa mga electronic na lagda. Ang electronic signature infrastructure ay binubuo ng maraming bahagi. Kahit na isinasaalang-alang lamang natin ang teknikal na bahagi, ito ay mga tool sa proteksyon ng impormasyon ng cryptographic (CIPF), kabilang ang hardware, mga provider ng cryptographic, mga protocol. Sa wakas, ang mismong produkto ng EDMS sa antas ng aplikasyon at system ay dapat na sumusuporta sa proteksyon ng cryptographic na impormasyon, kabilang ang mga na-certify ng regulator. Marahil ay nahulaan mo na na muli kitang dinadala sa parehong ideya - ito ang mga kinakailangan para sa isang partikular na sistema ng impormasyon na kinabibilangan ng lahat ng kinakailangang dokumento.
Imbakan ng dokumento
Ipinapalagay ng mga kinakailangan na ang awtoridad ng estado ay bubuo ng isang pamamaraan ng pag-uuri, na binubuo ng mga seksyon at mga subseksyon, na naaayon sa mga seksyon at subseksyon ng nomenclature ng mga kaso ng pederal na awtoridad sa ehekutibo. Para sa bawat seksyon at subsection ng scheme ng pag-uuri, dapat na maitatag ang hindi bababa sa isang panahon ng pagpapanatili. Posibleng mag-alis / magtakda ng pagbabawal sa pagkasira ng isang seksyon ng scheme ng pag-uuri.
Sa pangkalahatan, ang mga panahon ng pagpapanatili ng mga dokumento sa mga kinakailangan ay magkahiwalay na mga bagay. Maaari silang malikha, italaga sa isang tiyak na seksyon ng scheme ng pag-uuri, binago, nawasak. Ang mga panahon ng pag-iimbak ng hindi bababa sa isang daang taon ay dapat ibigay. Ang buong kasaysayan ng mga manipulasyon na may mga panahon ng pagpapanatili ay dapat na awtomatikong i-save. Mayroong malinaw na pagkakatulad sa MoReq2.
Sa pagtatapos ng panahon ng pag-iimbak ng dokumento, isang abiso ang dapat ipadala sa administrator ng system. Dapat ibigay ng ERMS ang sumusunod na minimum na hanay ng mga aksyon:
● permanenteng iimbak ang dokumento;
● magsagawa ng pagsusuri sa halaga ng dokumento;
● sirain ang dokumento;
● ipadala ang dokumento sa ibang storage;
● pumili ng dokumento para sirain.
Ang pangkat ng mga kinakailangan na ito ay hindi rin dapat iugnay lamang sa produkto ng EDMS. Ang pagsunod ay higit na nakadepende sa pagkakaroon ng mga regulasyon at mga normatibong dokumento, pagsasaayos ng mga panahon ng pagpapanatili, ang pagkakaroon ng diskarte sa pagpapanatili - para sa mga dokumentong may mahabang panahon ng pagpapanatili, maaaring kailanganin na mag-convert mula sa mga hindi napapanahong format patungo sa mga moderno at lumipat sa bagong media. At sa wakas, ang lahat ng pagsisikap ay magiging walang kabuluhan kung ang kawani ay hindi kumilos alinsunod sa mga itinatag na regulasyon.
Pangangailangan sa kaligtasan
Sa kabila ng katotohanan na ang mga kinakailangang ito ay maaaring maiuri bilang functional, na-highlight ko ang mga ito sa isang espesyal na seksyon. Tulad ng nabanggit ko, ang mga kinakailangan na ito ay nakakalat sa buong mga seksyon. Kasama sa mga kinakailangan ang:
● proteksyon mula sa hindi awtorisadong pag-access sa mga kaso kung saan ang EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad ay nagbibigay para sa pagproseso ng impormasyon ng serbisyo ng limitadong pamamahagi - hindi mas mababa sa klase 1G;
● ang posibilidad ng pag-aayos ng isang dokumento sa pamamagitan ng pagbabawal sa paggawa ng mga pagbabago dito;
● pagtiyak sa pagiging tunay ng dokumento;
● pagtiyak sa integridad ng dokumento;
● pag-aayos ng lahat ng mga operasyon sa dokumento, imposibilidad na baguhin o tanggalin ang impormasyong ito;
● organisasyon ng kontrol sa pag-access sa mga dokumento;
● sentralisadong kontrol ng mga karapatan sa pag-access at pamamahala ng gumagamit;
Gayundin, kasama sa mga kinakailangan sa seguridad ang mga kinakailangan para sa pagkakaroon ng mga awtomatikong pamamaraan para sa pag-back up at pagpapanumbalik ng impormasyon.
Ang nakaraang karanasan ay nagsasabi sa akin na ang isang sitwasyon ay maaaring lumitaw, tulad ng kaso sa personal na data. Upang maipatupad nang tama ang mga kinakailangan sa seguridad, kinakailangan:
● pagkakaroon ng isang patakaran sa seguridad, pag-unawa sa mga banta sa seguridad at isang binuo na diskarte para sa pagliit ng mga ito;
● pagpili ng mga tool sa proteksyon ng seguridad na sapat sa mga pagbabanta;
● organisasyon ng mga proteksiyon na hakbang at pang-araw-araw na gawain upang mapanatili ang kinakailangang antas ng kaligtasan.
Ang mga operator ng personal na data na walang kakayahan, paraan, o pagnanais na ipatupad ang mga kinakailangan sa itaas ay may lubos na nauunawaan na pagnanais na ilipat ang lahat ng ito sa mga balikat ng vendor ng EDMS. Ang mystical certificate ay dapat na palitan ang buong sistema ng mga kaganapan.
Siyempre, ang ilan sa mga kinakailangang ito ay dapat ipatupad sa EDMS, ngunit ang ilang mga kinakailangan ay hindi palaging posible at mahusay na ipatupad lamang sa antas ng aplikasyon.
Sa halip na isang resume
Ang pag-unawa kung ano ang layunin ng mga kinakailangan, ang pagsasama ng lahat ng mga bahagi ng sistema ng impormasyon kung saan nakasalalay ang katuparan ng mga kinakailangan, ay magpapahintulot sa pag-aayos ng kanilang karampatang pagpapatupad. At kapag malinaw na kung ano ang gagawin, maaari ka nang pumili ng mga opsyon, pag-optimize sa mga pagsusumikap na ginawa at mga mapagkukunang ginugol.
(4.58 - ni-rate ng 3 tao)
Alexey Mikryukov, analyst sa DIRECTUM. Hunyo 14, 2018 sa opisyal na website ng Federal Archival Agency (Rosarchiv) sa seksyong "Mga Proyekto ng Dokumento" ay nag-post ng "Draft standard functional na mga kinakailangan para sa mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento at mga sistema ng imbakan mga elektronikong dokumento sa mga archive mga ahensya ng gobyerno» na may dami ng 37 na pahina.
Matagal nang hinihintay ng industriya ang dokumentong ito. At tulad ng nakasaad sa proyekto, ang mga kinakailangan ay binuo upang bumuo ng isang pinag-isang balangkas ng regulasyon para sa mga electronic document management system (EDMS) at electronic document storage system (EDMS), gayundin para sa pagsusuri ng nagamit nang EDMS at EDMS. Ang dokumento ay gumagawa ng isang malinaw na pagkakaiba sa pagitan ng ERMS at ERMS, at ito ay isang mahalagang punto.
Ang paglalaan ng terminong SHED ay isa sa mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga bagong kinakailangan. Mayroong malinaw na diin sa yugto ng pag-iimbak ng archival sa siklo ng buhay ng isang dokumento. Dati, ito ay higit sa lahat tungkol sa EDMS, at ang mga isyu ng pag-iimbak ng mga electronic na dokumento (ED) ay nanatili sa likod ng mga eksena. Alinsunod dito, ang mga pangmatagalang dokumento sa imbakan ay dati o orihinal na ginawa sa anyo ng papel, o naka-print bago itago.
Isinasaalang-alang lamang ng dokumento ang mga kinakailangan sa paggana, hindi katulad ng mga nakaraang dokumento ng regulasyon ( Mga kinakailangan para sa mga electronic document management system ng mga pederal na awtoridad (EDMS FOIV), naaprubahanOrder ng Ministry of Telecom at Mass Communications ng Russian Federation No. 221 ng 09/02/2011 ; Tingnan dinpagsusuri ng mga kinakailangan ) . System at teknikal na mga kinakailangan, mga kinakailangan para sa seguridad ng impormasyon, pagiging maaasahan, pati na rin ang mga kinakailangan para sa interface ng mga automated na workstation para sa mga user ng EDMS at EDMS. Ang mga kinakailangan ay hindi nalalapat upang gumana sa mga dokumentong naglalaman ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado.
Kapag sinusuri ang isang dokumento, pinaka-kagiliw-giliw na isaalang-alang ang mga kinakailangan na nauugnay sa organisasyon ng imbakan ng dokumento. Ang mga kinakailangan para sa paglikha o pagpasok, pagrehistro, pagpapatupad at pagkontrol kapag nagtatrabaho sa mga dokumento ay hindi masyadong kawili-wili, dahil ito ang mga pangunahing gawain ng EDMS. Halos wala nang malalaking organisasyong natitira na hindi magpapa-automate sa mga gawaing ito gamit ang EDMS. Samakatuwid, ang mga kinakailangan para sa EDMS ay kawili-wili lamang para sa pagsusuri ng mga umiiral at ginagamit na mga sistema sa oras ng pag-update o pagbabago, at ito ay isang paksa para sa isang hiwalay na materyal.
Pangkalahatang mga kinakailangan sa pag-andar
Magsimula tayo sa "Mga pangkalahatang kinakailangan para sa pamamahala ng dokumento sa EDMS at EDMS".
Ang seksyong ito, sa aking opinyon, ay sumasalamin sa dalawang mahahalagang punto:
Una« 2.3. Ang EDMS at EDMS ay dapat sumunod sa mga kinakailangan para sa pagiging tunay, bisa, integridad at kaangkupan para sa paggamit mga elektronikong dokumento na kasama sa mga sistemang ito».
Upang matiyak ang pagsunod sa mga kinakailangang ito sa panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, kinakailangan na kapag ang mga dokumento ay inilipat para sa imbakan sa SSEC, dapat silang tunay, maaasahan, kumpleto at magagamit. Alinsunod dito, bago ang paglipat ng dokumento sa EDMS, ang "responsibilidad" para sa pagtupad sa mga kinakailangang ito ay nakasalalay sa operating system (EDMS o iba pang sistema ng impormasyon).
Pangalawa“2.4. Ang metadata ng mga dokumento ay dapat mabuo at maimbak sa EDMS at EDMS:
- nilikha kapag ang isang dokumento ay kasama sa system (EDMS o EDMS);
- nabuo pagkatapos ng pagsasama ng dokumento sa EDMS o EDMS bilang bahagi ng ikot ng buhay nito sa system;
- ginagamit sa pakikipag-ugnayan ng EDMS at EDMS sa iba pang mga sistema ng impormasyon (kabilang ang MEDO, SMEV, atbp.)
- nauugnay sa paglipat para sa kasunod na imbakan (mula sa EDMS- sa SHED, mula sa SHED- sa archive ng estado).
Ang metadata tungkol sa mga dokumentong kasama sa isang ERMS o ERMS ay dapat na nauugnay sa dokumentong kanilang tinutukoy.
Ibig sabihin, ang metadata na nauugnay sa dokumento ay nabuo sa buong cycle ng buhay ng dokumento, kasama ang buong panahon ng pag-imbak nito. Kasabay nito, walang mga tahasang kinakailangan para sa format o paraan ng pag-iimbak ng metadata.
Paggawa gamit ang mga dokumento ng archival
Paghahanda para sa paglipat ng mga dokumento para sa imbakan sa SHED (mga sugnay 3.8 at 3.9).
“Kabilang sa mga tungkulin ng SED ang:
- Pagbubuo at pagpapanatili ng nomenclature ng mga kaso
- Pagtatalaga ng mga dokumento sa mga kaso
- Pagbubuo ng mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento mga istrukturang dibisyon
- Pagsusuri sa halaga ng mga dokumento, kabilang ang pagpili ng mga electronic file, mga dokumentong ililipat sa SHED at ang paglalaan para sa pagsira ng mga dokumentong hindi napapailalim sa imbakan.
Sa mga dokumentong nakaimbak sa SED, malinaw ang lahat. Ngunit ang mga organisasyon ay may iba Sistema ng Impormasyon, na maaaring mag-imbak ng mga dokumento, tulad ng ERP. Ang mga sistemang ito ay maaaring walang "alam" sa anumang bagay tungkol sa mga katawagan ng mga kaso at mga pamantayan ng trabaho sa opisina. Alinsunod dito, dapat silang paunlarin karagdagang mga patakaran, ayon sa kung saan ang mga dokumento ay ililipat para sa imbakan sa SHED.
Walang sinasabi ang dokumento tungkol sa kung paano mag-upload ng mga dokumento mula sa ibang mga system, ang parehong ERP. Samakatuwid, kung nais ng isang organisasyon na mag-imbak ng mga dokumento mula sa ERP, kakailanganing makabuo ng ilang mga patakaran ayon sa kung saan:
1) ang mga dokumentong ito ay mada-download mula sa ERP - ito ang aktwal na gawain ng ERP;
2) ang mga dokumentong ito ay ilalagay sa SHED - ito ang gawain ng SHED, at mayroon kaming mga tool para dito.
Pagtanggap ng mga dokumento sa SHED (clause 4.3)
“Dapat magbigay ang SHED ng:
- Pagtanggap ng mga elektronikong file, dokumento at imbentaryo ng mga istrukturang yunit na may pagsusuri sa pagkakumpleto
- Suriin mga elektronikong lagda mga dokumento
- Sinusuri ang reproducibility ng mga elektronikong dokumento
- Pagbubuo ng mga mensahe ng tugon tungkol sa kumpirmasyon o pagtanggi na tanggapin ang mga dokumento.
Ang mga kinakailangan para sa muling paggawa ay ipinahiwatig, ngunit hindi malinaw kung paano ito ipatupad.
Ang dokumento ay may tahasang indikasyon ng format ng mga ED container, na " zip archive na naglalaman ng nilalaman at metadata ng isang electronic na dokumento, mga electronic signature file at isang nai-render na kopya ng isang text electronic na dokumento sa PDF/A na format».
Accounting at pag-uuri ng mga dokumento sa ASHED (sugnay 4.4)
Ang mga kinakailangan para sa accounting para sa mga elektronikong dokumento sa ESS ay halos hindi naiiba sa mga kinakailangan para sa accounting para sa mga dokumentong papel. Kasabay nito, ang mga kinakailangan para sa komposisyon ng ED metadata ay isinasaalang-alang lamang ang mga detalye ng mga dokumentong tipikal para sa mga ahensya ng gobyerno (mga liham, mga order, atbp.). Sa komersyal na organisasyon ang iba't ibang mga dokumento ay mas malaki: panukalang komersyal, charter ng proyekto, teknikal na gawain, protocol ng procurement commission, atbp. Sa ganitong kahulugan, ang mga kinakailangan ay halos hindi naaangkop sa iba pang mga uri ng mga dokumento.
Imbakan ng mga electronic na file, mga dokumento sa SHED (sugnay 4.5)
Ang bloke na ito ay mukhang isa sa mga pinaka hindi pa nabuong mga kinakailangan sa proyekto. Inaayos nito ang mga kinakailangan para sa pagbibigay ng mga kakayahan sa EDMS:
● backup ng mga elektronikong dokumento;
● pagsuri sa presensya at kondisyon ng paggamit ng ED mga espesyal na programa pagsuri sa teknikal na kondisyon ng mga elektronikong dokumento at pag-aayos ng mga resulta ng mga tseke sa mga nauugnay na aksyon;
● conversion at/o paglipat ng mga elektronikong dokumento sa mga bagong format;
Ngunit sa parehong oras, walang sinabi tungkol sa pagtiyak ng legal na kahalagahan ng ED sa panahon ng pangmatagalang imbakan. Ang mga kinakailangan na ito ay tinalakay kanina sa isang artikulo sa ECM-Journal.
Ang paggamit ng mga elektronikong file na kasama sa ACS (mga sugnay 4.2 at 4.6).
Ang paggamit ng ED ay kinabibilangan ng:
- Pagbibigay ng permanente at pansamantalang mga karapatan sa pag-access sa mga dokumento
- Pagbubuo ng isang pondo para sa paggamit ng mga elektronikong file at samahan ng isang elektronikong silid sa pagbabasa sa batayan nito
- Paghahanap ng maraming pamantayan
- Pagbubuo ng mga kopya ng archival, mga sertipiko ng mga extract
- Accounting para sa paggamit ng mga electronic na file.
Dito, nananatili ang mga tanong, pangunahin sa pagkakaloob ng mga elektronikong dokumento sa kahilingan ng iba't ibang mga organisasyon, dahil pinag-isang pangangailangan walang probisyon para sa ED sa labas ngayon, at ang pagsasanay ay hindi pa nabuo.
Pagsusuri ng halaga at paglalaan para sa pagkasira ng mga elektronikong file, mga dokumento na may mga nag-expire na panahon ng imbakan (mga sugnay 4.7 at 4.8).
Ang mga kinakailangan na ibinigay sa proyekto ay halos hindi rin naiiba sa mga kinakailangan kapag nagtatrabaho mga dokumentong papel. Ang pagkakaiba ay nasa mga tampok lamang ng pagkasira ng mga elektronikong dokumento (halimbawa, pagtanggal ng mga backup na kopya at garantisadong pagkasira).
Mga kinakailangan para sa paglipat ng mga elektronikong dokumento para sa imbakan sa estado. ang archive ay inilarawan nang pormal. Ang dahilan ay malamang na nauugnay sa kakulangan ng mga naitatag na kasanayan.
Pangkalahatang konklusyon
Matapos suriin ang mga kinakailangan sa draft, may pakiramdam na ang nakasaad dito ay "nakahabol" sa kasalukuyang kalagayan, nagpapatibay sa mga kasalukuyang pag-unlad, ngunit hindi ganap na sinasagot ang mga umiiral na katanungan, at higit pa sa gayon ay hindi sinusubukang hulaan at magbigay ng mga sagot sa mga tanong sa malapit na hinaharap.
Ang dokumento ay nagpapakita na mayroong maraming mga tiyak na kinakailangan para sa sistema ng pangmatagalang imbakan ng mga elektronikong dokumento. Ang ilan sa kanila ay medyo matigas at tiyak. Ang mga negosyo ay may maraming system na bumubuo ng mga dokumento na napapailalim sa pangmatagalang storage, o nagpapahiwatig ng pangmatagalang storage: ERP, HR, ECM. CRM at iba pa. Kaya, ito ay maaaring concluded na ang pinaka-angkop maglaan ng hiwalay na pangmatagalang sistema ng imbakan isinama sa mga source system. Upang ipatupad ang mga kinakailangan sa lahat ng mga sistema sa itaas ay mahaba at mahal.
Sa kabilang banda, ang mga kinakailangan ay mayroon nang isang teknolohikal na batayan na nagpapahintulot sa pagpapatupad ng mga naturang sistema. Ang mga sistema ng pamamahala ng dokumento na magagamit sa merkado ay maaari at dapat suriin para sa pagsunod sa mga kinakailangan na binuo sa balangkas ng regulasyon.
Pagpapatupad ng mga Kinakailangan
Isang halimbawa ng system na nagpapakita ng kahandaan at ganap na nakakatugon sa mga kinakailangang ito ay ang Long-Term Archive na solusyon mula sa DIRECTUM.
Ang "pangmatagalang archive" ay isang kumplikadong sistema para sa pamamahala ng papel at elektronikong mga archive ng isang organisasyon. Ang solusyon ay binuo bilang pagsunod sa mga patakaran ng gawain sa opisina ng archival ng Russia. Pinapayagan ka nitong mag-imbak ng mga dokumento ng anumang uri para sa panahon na itinatag ng batas ng Russian Federation, na ginagarantiyahan legal na epekto mga dokumento sa buong panahon ng imbakan.
Ang solusyon ay maaaring gumana sa anumang mga sistema ng ECM, hindi lamang sa mga solusyon sa DIRECTUM, sumasama ito sa ERP at iba pang mga sistema gamit ang mga nakahanda nang mekanismo.
Bilang karagdagan, ang solusyon ay hindi lamang ngayon isinasara ang mga gawain ng paglikha ng isang electronic archive, ngunit gumagana din para sa hinaharap. Kasama sa solusyon ang kakayahang magtrabaho kasama ang mga awtomatikong tool sa pagproseso ng dokumento batay sa artificial intelligence para sa pag-uuri at pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Bilang karagdagan, ito ay gumagamit ng sarili nitong natatanging teknolohiya upang matiyak ang legal na kahalagahan, na sa hinaharap ay maaaring ilipat sa mga teknolohiyang blockchain.
Scalability. Ang sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat na sumusuporta sa isang makabuluhang pagbabago ng bilang ng mga gumagamit, ang kakayahang dagdagan ang kapasidad nito ay dapat na matukoy lamang ng kapasidad ng kaukulang hardware.
pamamahagi. Ang mga pangunahing problema kapag nagtatrabaho sa mga dokumento ay lumitaw sa mga organisasyong ipinamamahagi sa heograpiya, kaya ang arkitektura ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat suportahan ang pakikipag-ugnayan ng mga ibinahagi na site. Bukod dito, ang mga ibinahaging site ay maaaring pagsamahin sa mga pinaka magkakaibang mga channel ng komunikasyon sa mga tuntunin ng bilis at kalidad, halimbawa, ang isang opisina ay gumagana sa isang naupahan na linya, isang suburban warehouse - sa isang rural na linya ng telepono.
Modularity. Posibleng hindi agad kailanganin ng customer na ipatupad ang lahat ng bahagi ng sistema ng daloy ng trabaho, at kung minsan ang hanay ng mga gawaing nalutas ng customer ay mas mababa kaysa sa buong hanay ng mga gawain sa daloy ng trabaho. Kung gayon, malinaw na ang sistema ng daloy ng trabaho ay dapat na binubuo ng mga hiwalay na module na isinama sa isa't isa.
pagiging bukas. Ang lahat ng EDMS ay binuo sa isang modular na batayan, at ang kanilang mga API ay bukas. Nagbibigay-daan ito sa iyong magdagdag ng mga bagong feature sa EDMS o pagbutihin ang mga dati. Sa kasalukuyan, ang pagbuo ng mga application na isinama sa EDMS ay naging hiwalay na view negosyo.
Mataas na antas pagsasama sa software ng application: isang pangunahing tampok ng EDMS ay isang mataas na antas ng pagsasama sa iba't ibang software application sa pamamagitan ng paggamit ng mga teknolohiyang OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI, atbp. Ang mga user ay nakikitungo lamang sa mga ordinaryong application program: sa oras ng pag-install ng ang bahagi ng kliyente ng EDMS, ang mga programa ng aplikasyon ay pupunan ng mga bagong function at mga item sa menu.
Mga kakaiba organisasyon ng imbakan mga dokumento. Karamihan sa EDMS ay nagpapatupad ng isang hierarchical na sistema ng pag-iimbak ng dokumento (ayon sa prinsipyong "cabinet/shelf/folder"). Hindi dapat limitahan ang bilang ng mga antas ng nesting kapag nag-iimbak ng mga dokumento. Ang parehong dokumento ay dapat na maisama sa ilang mga folder at istante. Ang isang bilang ng EDMS ay nagpatupad ng mas makapangyarihang mga kakayahan sa pag-imbak sa pamamagitan ng pag-aayos ng mga link sa pagitan ng mga dokumento.
Mga kakaiba pagruruta mga dokumento. Ang mga module ng EDMS na responsable para sa aktwal na daloy ng dokumento ay karaniwang tinatawag na mga module ng pagruruta ng dokumento. Sa "libre" na pagruruta, ang sinumang user na nakikilahok sa daloy ng trabaho ay maaaring, sa sarili niyang pagpapasya, baguhin ang kasalukuyang ruta para sa pagpasa ng mga dokumento. Sa "mahirap" na pagruruta, ang mga ruta para sa pagpasa ng mga dokumento ay mahigpit na kinokontrol, at ang mga gumagamit ay walang karapatang baguhin ang mga ito. Sa karamihan ng EDMS, ang routing module ay kasama sa package, sa ilang EDMS dapat itong bilhin nang hiwalay.
Pagkokontrolado(nakadepende ang hanay ng mga set na pahintulot sa partikular na ERMS): ganap na kontrol sa dokumento, karapatang mag-edit ngunit hindi sirain ang dokumento, karapatang lumikha ng mga bagong bersyon ng dokumento, ngunit hindi i-edit ito, karapatang i-annotate ang dokumento , ngunit hindi i-edit ito at hindi lumikha ng mga bagong bersyon, ang karapatang basahin ang dokumento, ngunit hindi i-edit ito, ang karapatang ma-access ang card, ngunit hindi sa mga nilalaman ng dokumento, ang kumpletong kawalan ng mga karapatan sa pag-access sa dokumento, buong pagtotroso.
Availability pagtingin sa mga utility Mga dokumento ng iba't ibang mga format: karamihan sa EDMS ay may kasamang mga kagamitan para sa pagtingin ng mga dokumento (ang tinatawag na mga tumitingin) na nakakaunawa sa dose-dosenang mga format ng file.
Anotasyon ng dokumento. Dahil sa ilang mga kaso, ang mga user ay inaalisan ng karapatang gumawa ng anumang mga pagbabago sa dokumento sa proseso ng pag-apruba nito, dapat nilang ma-annotate ito, magdagdag ng mga komento, pagbabago, at tala.
Suporta iba't ibang programa ng kliyente. Ang mga kliyente ng karamihan sa EDMS ay maaaring mga PC na nagpapatakbo ng MS Windows ng iba't ibang henerasyon at platform, kung minsan ay UNIX/Linux at Macintosh platform. Bilang karagdagan, halos lahat ng modernong EDMS ay nagpapahintulot sa iyo na magtrabaho kasama ang mga dokumento sa pamamagitan ng karaniwang mga Web-navigator (mga browser).
Ang komposisyon ng EDMS
Kapag nag-automate ng daloy ng trabaho, dapat mong unahin ang pagkakaiba sa pagitan ng:
(a) pagpapatupad mga aplikasyon na nag-automate ng mga partikular na proseso sa pagproseso ng dokumento at (b) nagpapatupad mga platform para sa naturang automation.
Ang isa sa mga pangunahing dahilan para sa pagkabigo ng pagpapatupad ng mga sistema ng automation ng daloy ng trabaho ay ang paghahalo ng dalawang gawaing ito. Isaalang-alang ang ilan perpekto isang workflow automation system na kinabibilangan ng maximum na bilang ng mga function. Naturally, ang anumang tunay na sistema ay magsasama lamang ng isang subset ng mga function na kinakailangan ng isang partikular na organisasyon.
5.6.1 
Mga application ng automation ng daloy ng trabaho
Narito ang mga halimbawa ng mga partikular na proseso, mga gawaing nalutas ng mga application na ito:
pagpaparehistro ng sulat;
· koordinasyon at pag-apruba;
kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order;
automation ng proseso ng kontraktwal;
· pag-aayos ng mga paglalakbay sa negosyo;
portal ng panloob na impormasyon;
kontrol ng kaalaman ng mga empleyado; atbp.
Kadalasan, ang mga function sa pagpoproseso ng dokumento ay bahagi ng mga proseso ng negosyo na awtomatiko na sa isang partikular na negosyo gamit ang iba't ibang mga teknolohiya ng software. Samakatuwid, ito ay kinakailangan upang matiyak ang kawalan ng pagdoble at pagkakatugma. Mga halimbawa ng naturang gawain:
Pagbubuo ng mga dokumento sa proseso ng badyet;
ang proseso ng pag-publish at pagpuno sa site;
pagsubaybay sa pagproseso ng invoice sa labas ng mga hangganan ng warehouse accounting;
kontrol at abiso sa application ng pamamahala ng contact;
daloy ng dokumento sa pamamahala ng proyekto;
pag-apruba ng mga dokumento sa pagbabayad; atbp.
Mga kinakailangan para sa enterprise electronic document management system
Mga kinakailangan para sa isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento
Ang pagpili ng isang sistema para sa pagpapatupad at ang pagpapasiya ng komposisyon ng mga module kung saan ito ay binubuo ay dahil sa kakayahan ng electronic document management system na makamit ang mga layunin ng pagpapatupad na itinakda ng organisasyon para sa sarili nito. Kapag pumipili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, ang antas ng automation ng mga proseso ng negosyo ay isinasaalang-alang.
Ang pagkamit ng mga layunin sa pagpapatupad ay isinasagawa sa pamamagitan ng solusyon ng mga sumusunod na gawain sa negosyo:
Sa usapin ng negosyo. Pagpapanatili ng nomenclature ng mga kaso, pagtatrabaho sa panloob na dokumentasyon, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin / resolusyon, pagsubaybay sa pagbabalik ng mga dokumento, pag-uulat;
Bahagi ng pamamahala ng relasyon sa customer. Pagbubuo ng isang diskarte sa negosyo sa larangan ng trabaho sa mga kliyente, paglikha at pagpapanatili iisang base mga organisasyon at contact person, pamamahala ng mga aktibidad sa marketing, akumulasyon at pagsusuri ng data sa mga contact at aktibidad sa marketing para sa pagbuo ng iba't ibang mga ulat;
Sa mga tuntunin ng dokumentasyon ng proyekto. Pagsunod at kontrol sa mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto, magtrabaho kasama ang plano ng proyekto, pamamahala sa peligro ng proyekto, kontrol sa kalidad at kahusayan sa pamamahala ng proyekto, paglikha ng isang archive ng mga dokumento ng proyekto, tinitiyak ang pakikipag-ugnayan at komunikasyon ng mga kalahok sa proyekto;
Sa mga tuntunin ng pamamahala ng kalidad. Pamamahala ng mga panloob na pag-audit, pamamahala ng hindi pagsunod, pamamahala ng mga pagwawasto at pag-iwas, pamamahala ng mga komento at reklamo, pagsusuri sa pamamahala.
Mga kinakailangan para sa imprastraktura ng organisasyon kapag nagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento
Ang imprastraktura ng impormasyon ng organisasyon kapag nagpapatupad ng Electronic Document Management System ay dapat matugunan ang mga kinakailangan para sa espasyo ng impormasyon, workstation ng kliyente at server.
Ang mga lugar ng trabaho ng EDMS ay matatagpuan sa isang espasyo ng impormasyon ng organisasyon at nakakatugon sa mga minimum na kinakailangan para sa mga lokal na lugar ng trabaho kapag nag-i-install ng software ng EDMS;
Processor: 1.6 -2.4 GHz;
RAM: 1 GB o higit pa;
Inkjet o laser printer (posibleng network);
software ng system:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-bit o 64-bit;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-bit o 64-bit;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-bit o 64-bit;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-bit o 64-bit;
· Opisina: Microsoft Office 2007/2010 (maliban sa Starter Edition) 32-bit o 64-bit;
Iba pa:
Mga aplikasyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong nakaimbak sa EDMS;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-bit o 64-bit (upang isama ang mga gawain sa mga kalendaryo ng Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 at mas mataas;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Bilang karagdagan, kinakailangang isaalang-alang ang mga mapagkukunan na kinakailangan ng OS.
Ang minimum na sinusuportahang resolution ng screen ay 800x600, ang inirerekomendang resolution ay 1024x768 o mas mataas.
Ang mga kinakailangan ng server ay nakasalalay sa bilang ng mga kasabay na gumagamit at sa dami ng data na pinoproseso. Ang mga kinakailangan para sa hardware at software ng server ay binuo batay sa karaniwang mga kondisyon ng operating at tinutukoy sa panahon ng disenyo ng system.
Ang mga negosyo ngayon ay nangangailangan ng isang tunay na ipinamahagi na arkitektura ng pamamahala ng dokumento, i.e. isa na nakakatugon sa mga sumusunod na kinakailangan:
Functionality at flexibility ng system.
Posibilidad ng karagdagang modernisasyon at pagbuo ng kapasidad ng sistema (kabilang ang independyente).
Pagsasama sa iba pang mga sistema ng korporasyon - ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay hindi maaaring at hindi dapat umiral nang nakahiwalay mula sa iba pang mga sistema, halimbawa, kung minsan ay kinakailangan upang isama ang system sa isang aplikasyon ng accounting. Kung gayon ang sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat magkaroon ng bukas na mga interface para sa posibleng pagpipino at pagsasama sa ibang mga sistema.
Ang posibilidad ng ibinahagi na malayuang trabaho at pakikipag-ugnayan sa iba pang mga sangay - ang mga pangunahing problema kapag nagtatrabaho sa mga dokumento ay lumitaw sa mga organisasyong ipinamamahagi sa heograpiya, kaya ang arkitektura ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat suportahan ang pakikipag-ugnayan ng mga ibinahagi na lugar. Bukod dito, ang mga ipinamahagi na lugar ay maaaring pagsamahin sa pinaka magkakaibang mga channel ng komunikasyon sa mga tuntunin ng bilis at kalidad. Gayundin, dapat suportahan ng arkitektura ng system ang pakikipag-ugnayan sa mga malalayong user. Ang naipamahagi, nasusukat na pamamahala ng dokumento ay humahantong sa isang kapansin-pansing pagtaas sa produktibidad ng empleyado, na nagpapalakas sa pangkalahatang pagiging mapagkumpitensya ng organisasyon.
Scalability - ito ay kanais-nais na ang workflow system ay maaaring suportahan ang parehong lima at limang libong mga gumagamit, at ang kakayahan ng system upang madagdagan ang kapasidad nito ay tinutukoy lamang ng kapasidad ng kaukulang hardware. Ang pangangailangang ito ay maaaring matugunan sa pamamagitan ng pagsuporta sa mga server ng database na ginawa ng mga kumpanya tulad ng Sybase, Oracle, Informix, atbp., na umiiral sa halos lahat ng posibleng mga platform ng hardware at software, sa gayon ay nagbibigay ng pinakamalawak na hanay ng pagganap.
Modularity - ito ay lubos na posible na ang customer ay maaaring hindi agad na kailangan upang ipatupad ang lahat ng mga bahagi ng workflow system, at kung minsan ang hanay ng mga gawain na nalutas ng customer ay mas mababa kaysa sa buong hanay ng mga gawain sa daloy ng trabaho. Kung gayon, malinaw na ang sistema ng daloy ng trabaho ay dapat na binubuo ng mga hiwalay na module na isinama sa isa't isa.
Openness Efficiency - pagtiyak ng makatuwirang balanse sa pagitan ng mga gastos sa paglikha ng isang sistema at mga target na epekto, kabilang ang mga resulta ng pag-aautomat ng pamamahala ng dokumento; ang kakayahang magpatupad ng malawak na hanay ng mga karagdagang teknolohiya upang mapataas ang antas ng return on funds na ginugol sa system.
Dapat mo ring bigyang pansin pangkalahatang katangian developer ng system (supplier) (karanasan sa kumplikadong solusyon ng katulad o mas kumplikadong mga gawain, pagkakaloob ng lahat ng mga yugto ng inspeksyon ng enterprise, pagpapatupad ng system, pagsasanay sa gumagamit, pagpapanatili at pag-unlad ng system, kung ang kumpanya ay direktang developer ng system, mayroon man itong serbisyo center, mga espesyalista sa kwalipikasyon, lokasyong heograpikal, atbp.).
Pag-uuri ng SUD
Sa merkado ng mga tool sa pamamahala ng elektronikong dokumento, maaari naming kondisyon na makilala ang limang kategorya ng mga teknolohiya. Dapat tandaan na walang pag-uuri na tila perpekto. Bilang resulta, ang ilang mga produkto ay nabibilang sa higit sa isang kategorya sa parehong oras at may mga tampok na partikular sa mga produkto mula sa iba't ibang kategorya.
· Mga CMS system na nakatuon sa mga proseso ng negosyo: Documentum, FileNet (Panagon at Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Karaniwang idinisenyo para sa partikular na patayo at pahalang na mga aplikasyon, kung minsan ay naka-target sa isang partikular na industriya. Ang mga solusyong ito ay karaniwang nagbibigay ng kumpletong lifecycle ng dokumento, kabilang ang mga teknolohiya ng imaging, mga talaan at pamamahala ng daloy ng trabaho, pamamahala ng nilalaman (tingnan sa ibaba), at higit pa.
· Corporate DMS: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise add-on, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Magbigay ng imprastraktura ng kumpanya para sa paggawa, pakikipagtulungan, at pag-publish ng mga dokumento, na karaniwang available sa lahat ng user sa isang organisasyon. Ang mga pangunahing tampok ng mga system na ito ay katulad ng mga system na nakatuon sa mga proseso ng negosyo. Gayunpaman, sila natatanging katangian ay ang paraan ng paggamit at pamamahagi. Katulad ng mga kasangkapan tulad ng mga text editor at mga spreadsheet, ang corporate DMS ay ang standard, "default" na application para sa paggawa at pag-publish ng mga dokumento sa isang organisasyon. Bilang isang patakaran, ang mga tool na ito ay hindi nakatuon sa paggamit lamang sa isang partikular na industriya o para sa isang makitid na tinukoy na gawain. Inaalok at ipinapatupad ang mga ito bilang mga teknolohiya sa buong kumpanya na magagamit sa halos anumang kategorya ng mga user.
· Content management system (mula sa English content - content, essence): Adobe, Excalibur.
Magbigay ng proseso para sa pagsubaybay sa paglikha, pag-access, kontrol at paghahatid ng impormasyon hanggang sa antas ng seksyon ng mga dokumento at mga bagay para sa kanilang kasunod na muling paggamit at pagsasama-sama. Posible, ang pagkakaroon ng impormasyon hindi sa anyo ng mga dokumento, ngunit sa mas maliliit na bagay ay nagpapadali sa proseso ng pagpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga aplikasyon.
Mga sistema ng pamamahala ng imahe
I-convert ang impormasyon mula sa papel patungo sa digital na format, bilang panuntunan, ito ay TIFF (Tagged Image File Format), pagkatapos nito ay magagamit ang dokumento sa trabaho na nasa electronic form na.
· Mga sistema ng pamamahala ng daloy ng trabaho: Lotus (Domino/Notes at Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Ang mga sistemang ito ay pangunahing idinisenyo upang matiyak ang paggalaw ng ilang mga bagay sa mga paunang natukoy na ruta (ang tinatawag na "hard routing"). Sa bawat yugto, maaaring magbago ang bagay, kaya tinatawag itong karaniwang salitang "trabaho" (trabaho). Ang mga sistema ng ganitong uri ay tinatawag na mga sistema ng daloy ng trabaho - "daloy ng trabaho" (sa kasamaang palad, walang eksaktong katumbas sa Russian para sa terminong ito). Maaaring ilakip ang mga dokumento sa mga trabaho, ngunit hindi mga dokumento ang pangunahing bagay ng mga sistemang ito. Sa tulong ng naturang mga sistema, posible na ayusin ang ilang mga gawa kung saan ang lahat ng mga yugto ay alam nang maaga at maaaring inireseta.
Russian Documentation Support System
|
Manufacturer |
Maikling Paglalarawan |
|
|
Ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay idinisenyo upang i-automate ang trabaho sa opisina sa isang korporasyon na may medyo kumplikadong branched na istraktura, na kinabibilangan ng ilang mga negosyo, ay may higit sa isang daang empleyado at may isang masinsinang daloy ng trabaho ng parehong papasok at papalabas na mga dokumento, pati na rin ang pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga departamento nito. Sistema KORONA nagbibigay ng sumusunod na hanay ng mga functional na serbisyo:
|
||
|
Code: Daloy ng Trabaho |
SE "Sentro para sa Pag-unlad ng Computer" |
Isang kumplikadong magkakaugnay na mga sistema ng trabaho sa opisina, mga bangko ng dokumento at mga serbisyo ng korporasyon. Sistema ng korporasyon "Code: Daloy ng Trabaho" ay isang kumplikado ng magkakaugnay na mga sistema ng trabaho sa opisina, mga bangko ng dokumento at mga serbisyo ng korporasyon na nagbibigay ng isang awtomatikong solusyon sa mga gawain ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa mga pampublikong awtoridad at iba pang mga organisasyon. Ang mga pangunahing katangian ng system: Mga handa na solusyon para sa mga karaniwang gawain sa opisina (mga function). Ang bawat isa sa mga sistema na bumubuo sa sistema ng korporasyon ay dalubhasa para sa pagpapatupad ng mga tipikal na gawain sa pagproseso ng dokumento: pagpaparehistro at kontrol ng paggalaw ng opisyal na sulat, pagpaparehistro at kontrol ng pagsasaalang-alang ng mga apela ng mga mamamayan, sentralisadong kontrol mga dokumentong pang-administratibo at mga tagubilin, atbp.
Pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga subsystem, sentralisadong pagpapanatili ng mga pandaigdigang direktoryo, pagpapatupad ng ubiquitous na pag-access sa mga database gamit ang Internet / Intranet na teknolohiya, pamamahagi ng mga mensahe, mga buod, mga babala sa pamamagitan ng e-mail. Ang cost-effectiveness ng system ay natutukoy sa pamamagitan ng paggamit ng sarili nitong mga produkto at teknolohiya, isang pagtutok sa pinakasikat na software at hardware platform, lalo na sa Microsoft, at mababang gastos sa pagpapatupad. Mga functional na subsystem na bahagi ng "Code: Daloy ng Trabaho": - "Code: Opisyal na Korespondensiya" pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na dokumento ng organisasyon (subdibisyon); pagbuo ng kaukulang kaso batay sa nomenclature ng mga kaso ng yunit na ito, organisasyon ng paggalaw ng mga dokumento ng mga tagapagpatupad at kontrol ng kanilang pagpapatupad; pagtatakda ng mga dokumento para sa sentralisadong kontrol na may paglipat ng data sa subsystem na "Code: Control of the execution of documents". - "Code: Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento" pagpaparehistro kontrolin ang mga dokumento, mga gawain, tagapalabas, pamamahagi ng mga control chart para sa mga gumaganap; pagpaparehistro ng mga pagpapaliban ng mga gawain; awtomatiko at manu-manong pag-alis mula sa kontrol ng ganap na binuo na mga dokumento ng kontrol; pagbuo ng kaukulang kaso batay sa nomenclature ng mga kaso ng yunit na ito; awtomatikong muling pagpaparehistro ng mga dokumento kapag naglilipat ng mga dokumento ng kontrol sa mga subordinate na yunit na nagtatrabaho sa isang katulad na subsystem. - "Code: Mga Liham at Apela ng mga Mamamayan" pagpasok ng data tungkol sa mga aplikante; pagpaparehistro ng mga apela at mga tanong na ibinangon sa kanila; kontrol sa pagsasaalang-alang ng mga apela at mga tagubilin ng pinuno, na ibinigay na may kaugnayan sa kanilang pagsasaalang-alang. - "Code: System ng Paghahanda ng Dokumento" paglikha ng isang electronic full-text archive ng mga dokumento - "Code: System para sa pagpaparehistro ng mga normatibo at administratibong dokumento" - "Code: sistema ng sanggunian daloy ng trabaho" pagbibigay ng access sa mga database ng dokumento gamit ang teknolohiya ng Intranet/Internet at agarang pagtanggap ng impormasyon tungkol sa daloy ng dokumento mula sa anumang remote na computer. - "Code: Palitan ng Dokumento" pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga subsystem, kapwa sa loob ng lokal na network ng computer at sa pagitan ng mga geographically remote subsystem. Ang mga sistema ay ipinatupad sa dalawang bersyon - file-server at client-server. |
|
DocsVision 2.0 "Pamamahala ng Archive-Office" |
Isang application para sa paglikha ng mga archive ng dokumento, pag-automate ng mga pangunahing pamamaraan ng opisina at mga proseso ng pagproseso ng dokumento ng negosyo sa isang organisasyon. Ang DocsVision 2.0 system na "Archive - Paperwork" ay isang kumpletong application na idinisenyo upang lumikha ng mga archive ng mga dokumento, i-automate ang mga pangunahing pamamaraan ng opisina at mga proseso ng negosyo para sa pagproseso ng mga dokumento sa isang organisasyon, kabilang ang:
Maaaring gamitin ang system na ito bilang kumpletong solusyon para sa pagpapatupad sa mga kumpanya, o gamitin bilang prototype kapag bumubuo ng custom na application. Ang istraktura ng system ay maaaring ipasadya ayon sa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon. |
|
|
СompanyMedia-Pamamahala ng mga elektronikong dokumento |
Web-based na electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento. Web-based na electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento. Medyo mura, ngunit medyo functional na sistema ay idinisenyo para sa:
|
|
|
CompanyMedia-Opisina trabaho |
Ang system ay idinisenyo upang i-automate ang daloy ng trabaho sa pagsubaybay sa paggalaw ng mga dokumento sa real time. Ang system ay idinisenyo upang i-automate ang daloy ng trabaho sa pagsubaybay sa paggalaw ng mga dokumento sa real time. Nagbibigay ang system ng automation ng mga sumusunod na uri ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala:
Ang mga tampok ng pagtatayo ng sistema ng "SM-Office work" ay kinabibilangan ng:
|
|
|
OfficeMedia-Trabaho sa opisina |
Ang kit ay idinisenyo upang i-automate ang gawain ng mga sekretarya o departamento ng trabaho sa opisina. Ang kit ay idinisenyo upang i-automate ang gawain ng mga kalihim o departamento ng pamamahala ng opisina at nagbibigay sa mga tagapamahala ng lahat ng antas ng pagkakataon na magbigay ng mga tagubilin sa mga natanggap na dokumento at kontrolin ang kanilang pagpapatupad. Ang set na "OfficeMedia - Paperwork" ay binubuo ng mga sumusunod na database:
"Mga dokumento ng organisasyon at administratibo" - para sa pagbuo ng mga draft na order, mga tagubilin, mga memo, ang kanilang pag-apruba, lagda at kontrol ng pagpapatupad. |
|
|
Locia Soft |
Management Complex teknikal na dokumentasyon. Ang kumplikado para sa pamamahala ng teknikal na dokumentasyon batay sa DOCS Open ay isang solusyon sa pagsasama-sama batay sa mga pinaka-advanced na pag-unlad ng mga dayuhan at lokal na kumpanya na nangunguna sa larangan ng paglikha mga elektronikong archive, pamamahala ng teknikal na dokumento, komposisyon ng produkto at pamamahala ng data ng disenyo, pati na rin ang input ng impormasyon mula sa paper media, na binuo sa arkitektura ng client-server. Pinapayagan ng complex
Upang magtatag at mailarawan ang mga lohikal na link sa pagitan ng mga dokumento, maaaring gamitin ang karagdagang module na "Watcher", na kinabibilangan din ng kakayahang ipakita ang lohikal na istraktura ng archive gamit ang mekanismo ng pagtatanghal. Ang bahagi ng server ng complex ay maaaring gumana pareho sa PC platform at sa mga workstation na nagpapatakbo ng iba't ibang bersyon ng UNIX OS (HP, Sun, Digital, atbp.). Bilang isang kliyente, iba't-ibang Mga bersyon ng Windows. Ang trabaho sa pamamagitan ng Internet ay suportado. Ang isa sa mga pinakasikat na pang-industriyang database server (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) ay maaaring gamitin bilang isang DBMS sa halos anumang software at hardware platform. |
|
|
"GRAND DOC" para sa Windows |
Granite Center |
Automated document management at office work system para sa gobyerno at mga istruktura ng munisipyo pamamahala. Ang "Grand Doc" ay isang espesyal na sistema para sa pag-automate ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa mga istruktura ng pamahalaan ng estado at munisipyo. Ang sistema ay idinisenyo upang i-automate ang mga proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento:
"Grand Doc - Lite" - isang bersyon ng single-user para sa mga istruktura ng pamahalaang munisipyo na may maliit na dami ng daloy ng trabaho. Idinisenyo para sa accounting at pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang lugar ng trabaho. Microsoft SQL platform. "Grand Doc" - isang bersyon ng network para sa mga istruktura ng pamamahala ng estado at munisipyo na may dami ng daloy ng trabaho na 5,000 hanggang 30,000 na dokumento bawat taon at ang bilang ng mga user mula 20 hanggang 150. "Grand Doc" - bersyon ng korporasyon ("Pinag-isang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento at gawain sa opisina ng mga istruktura ng pamamahala ng munisipyo administratibong distrito») - isang sistema pamamahala ng elektronikong dokumento at gawain sa opisina ng distritong administratibo. Maaari itong maiugnay sa mga dalubhasang sistema automation ng opisina at daloy ng trabaho. |
|
Effect-Opisina |
ICC "Garant International" |
Isang serye ng mga produkto ng software para sa systematization, ligtas na imbakan at mahusay na pagkuha ng dokumento. Ang "Effect Office" ay isang serye ng mga produkto ng software para sa systematization, ligtas na imbakan at epektibong paghahanap ng mga dokumento. "Epekto Opisina" sistema ng pamamahala ng dokumento. Dinisenyo upang lumikha ng isang electronic archive ng dokumentasyon at organisasyon ng computer workflow ng enterprise. Ipinatupad ang mga opsyon sa lokal at client-server. Personal na archive ng "Epekto Opisina". Espesyal na bersyon ng system para sa isang user. "Graphic Effect", "Graphic Effect Plus". System para sa pagtatrabaho sa mga graphic na larawan. "Kalihim ng Epekto", lugar ng trabaho kalihim. "Epekto ng Mail". Sentralisadong sistema ng pagtanggap, pagpapadala at pagpaparehistro Email. |
|
Komprehensibong automation ng mga proseso ng trabaho sa opisina at pag-archive ng mga elektronikong dokumento. Ang sistema ng LanDocs ay idinisenyo para sa kumplikadong automation ng mga proseso ng trabaho sa opisina at pag-archive ng mga elektronikong dokumento. Kasama sa system ang: LanDocs: Clerical na trabaho. Ang pangunahing sistema para sa pag-automate ng mga proseso ng trabaho sa opisina at pagpapanatili ng isang archive ng mga elektronikong dokumento. LanDocs: DOCUMENT SERVER. Server software para sa sentralisadong pamamahala ng pag-iimbak ng mga dokumento (mga file ng dokumento) sa isang electronic archive. Nakikipag-ugnayan sa sistema ng LanDocs: OFFICE PRODUCTION. LanImage: SCAN AT VISUALIZATION NG MGA IMAHEN. Isang sistema para sa pag-scan ng mga dokumentong papel at pag-visualize ng kanilang mga elektronikong larawan. LanDocs: INTERNET ACCESS. Dalubhasang WEB-server. LanDocs: MAIL SERVER at LanDocs: MAIL CLIENT. LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM. Proteksyon ng impormasyon sa pamamagitan ng electronic digital signature at encryption. LanDocs: ROUTING. Pagmomodelo ng mga proseso ng paggalaw ng dokumento sa pamamagitan ng pagbuo ng mga graphic na mapa. Nagpupuno sa LanDocs: OFFICE PRODUCTION. |
||
|
Automation ng mga pangunahing pamamaraan ng modernong trabaho sa opisina at organisasyon ng daloy ng trabaho. Ang sistema ng OPTiMA-WorkFlow ay idinisenyo upang pamahalaan ang mga proseso ng paglikha, pagproseso, pagkopya at pag-iimbak ng mga dokumento, gayundin upang i-automate ang mga pangunahing pamamaraan ng modernong gawain sa opisina at pamamahala ng dokumento. Kasama sa sistema ang
|
||
|
DIS: mga sistema |
Document-oriented corporate information systems (DIS: system). Automation ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (DOE). Ang mga document-oriented corporate information system (DIS: systems) ay nagbibigay ng pagtaas sa kahusayan ng mga aktibidad sa pamamahala sa pamamagitan ng pag-automate ng management documentation support (DOE). Ang mga sistema ng DIS: ay flexible na nako-customize, ipinapatupad sa iba't ibang platform at may maginhawang modular na istraktura. Sa ngayon, ang mga sumusunod na modyul ay binuo: DIS:class - electronic office na "Cinderella" - ay isang klasikong teknolohiya ng opisina na may end-to-end na kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at nagbibigay-daan sa iyong i-automate ang mga pangunahing function ng opisina, pangkalahatan o organisasyonal na departamento - pagpaparehistro, pagproseso at kontrol ng ang pagpapatupad ng mga dokumento. DIS:library - Library - awtomatikong sistema pagpapanatili ng mga aklatan at archive ng mga elektronikong dokumento. Pinapayagan kang ayusin ang mga aklatan ng mga dokumento sa pamamagitan ng functional na lugar ng aktibidad, mga aklatan ng mga materyales ng impormasyon, mga form at mga karaniwang anyo. Gumagana sa teksto, graphics, audio at video na materyales. DIS:reception - Business mail - isang automated system para sa pagproseso ng electronic na sulat ng organisasyon. DIS:manager - Mga Order - isang awtomatikong sistema para sa pagdodokumento at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order. DIS:contact - Dossier - isang awtomatikong sistema para sa pagkolekta ng impormasyon tungkol sa mga contact at kaganapan, organisasyon, proyekto at ang pag-usad ng kanilang pagpapatupad. DIS:writer - Paghahanda ng dokumento - isang awtomatikong sistema para sa paghahanda at pag-apruba ng mga dokumento. Mga module DIS:users - Users, DIS:structure - Structure at DIS:assistant - Ang workstation ay idinisenyo upang tugunan ang mga isyu sa pangangasiwa. |
|
|
BOSS-Referent |
Electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento (batay sa Lotus Notes/Domino platform). Ang "BOSS-Referent" ay isang electronic document management system, isang software package na binuo sa Lotus Notes/Domino platform. Binibigyang-daan ka ng "BOSS-Referent" na bumuo ng isang ganap na sistema para sa pamamahala ng mga proseso ng negosyo para sa pagproseso ng mga dokumento at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga ito at ito ay isang hakbang patungo sa pagbuo ng Knowledge Management System ng isang organisasyon. Ang mga bahagi ng system ay:
Ginagamit ng system iba't ibang batayan data sa mga dokumento, kaganapan, ulat, atbp.
Para sa magkasanib na talakayan ng iba't ibang isyu sa working group, ginagamit ang conference mode. |
|
|
Euphrates-Document Management |
Mga Teknolohiyang nagbibigay-malay |
Sistema ng pamamahala para sa mga daloy ng impormasyon at mga dokumento ng organisasyon. Ang sistema ng "EUFRATS-Document Management" ay nagbibigay-daan sa iyo na bumuo ng isang kumpletong sistema para sa pamamahala ng mga daloy ng impormasyon at mga dokumento ng isang organisasyon, at naglalaman din ng lahat ng mga kinakailangang tool para sa matagumpay na automation ng pamamahala ng dokumento para sa anumang kumpanya, anuman ang bilang at anyo ng pagmamay-ari. Ang sistema ay idinisenyo upang gumana kapwa sa loob ng isang maliit na departamento at sa loob ng buong organisasyon na may kumplikadong pamamaraan ng mga daloy ng impormasyon. Ang Euphrates-Document Management ay flexible at madaling i-set up. Kasama ng mga handa na solusyon, isang kumpletong hanay ng mga tool ay inaalok para sa matagumpay na pagbagay sa mga katangian ng anumang kumpanya. Programa
|
|
Mga Teknolohiyang nagbibigay-malay |
Ito ay inilaan para sa organisasyon ng dokumentasyon ng suporta ng pamamahala. Ang bersyon na "Euphrates @Soho" ay nagpapatupad ng electronic archive. Nagbibigay ito ng input at paghahanap mga kinakailangang dokumento; nagbibigay-daan sa iyo na lumikha at mapanatili ang mga electronic na archive ng mga dokumento ng iba't ibang uri, kahit na audio at video; mga pahina ng tindahan na na-download mula sa Internet. Ang bersyon ng Euphrates Office ay isang unibersal na sistema ng pamamahala ng dokumento na nagbibigay-daan sa iyong magtrabaho kasama ang parehong mga dokumentong papel at mga elektronikong dokumento at mga form. Sinusuportahan ng system ang mga function ng pagpasok, pagrehistro, pagtingin, paghahanap, pag-export, pag-print ng mga dokumento, pati na rin ang paglikha ng mga electronic archive, mga ulat at pagtiyak ng kontrol at ehekutibong disiplina. Upang matiyak ang pagtutulungan ng magkakasama, ang arkitektura na "Euphrates Client Server. |
|
|
Sistema ng pamamahala ng dokumento sa buong negosyo. Idinisenyo upang mapabuti ang kahusayan ng sama-samang gawain ng mga empleyado sa mga archive ng mga elektronikong dokumento at kontrol sa disiplina sa pagganap. Ang “1C:Archive” ay isang enterprise-wide document management system at idinisenyo upang pataasin ang kahusayan ng sama-samang gawain ng mga empleyado sa mga archive ng mga elektronikong dokumento at kontrolin ang disiplina sa pagganap.
|
Ang ilan mga banyagang sistema suporta sa dokumentasyon
|
Manufacturer |
Maikling Paglalarawan |
|
|
Application ng Client-server para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang Hummingbird DOCS Open ay isang client-server na application sa Windows platform na nagbibigay-daan sa iyong ayusin ang isang sentralisadong imbakan ng data. Naglalaman ng mga advanced na tool para sa paghahanap, pag-aayos ng pakikipagtulungan, kontrol sa bersyon at seguridad.
|
||
|
Mga Serbisyo sa Nilalaman ng Panagon |
Isang pamilya ng mga programa para sa pagbibigay ng trabaho sa mga dokumento sa malalaking negosyo. Mga programang pampamilya Mga Serbisyo sa Nilalaman ng Panagon idinisenyo upang lumikha, pamahalaan, magbigay ng accessibility at seguridad, pati na rin para sa dynamic na trabaho sa mga electronic na dokumento. Mga pangunahing tampok na ipinatupad:
|
|
|
Isang pangkat ng mga application upang suportahan ang pakikipagtulungan at pamamahala ng kaalaman. Mga aplikasyon sa negosyo: pamamahala ng nilalaman Binibigyang-daan ka ng Livelink na lumikha ng mga object ng data para sa pag-iimbak at paggamit ng nilalaman, pagkuha ng mga pagbabago at pamahalaan ang bawat bahagi ng istraktura ng dokumento hanggang sa mga talata at seksyon, pamahalaan ang mga relasyon sa dokumento, tukuyin ang pagkakaroon ng mga bagay ng data, at i-automate ang proseso ng paglikha ng mga custom na dokumento. Pamamahala ng mga talaan Ang iRIMS mula sa Open Text ay nagbibigay ng lifecycle management para sa lahat ng corporate na dokumento at iba pang impormasyon sa papel at electronic form. Nagbibigay ng interoperability sa iba pang mga application sa pagpoproseso ng impormasyon, isinasama sa email at mga elektronikong sistema pamamahala ng dokumento. Kasama ng Livelink ang paghahanap, pakikipagtulungan, pamamahala ng dokumento at daloy ng trabaho.
|
||
|
Content management system (para sa enterprise information management system). Ginagawa ng Hummingbird DM ang impormasyong nakaimbak sa mga dokumento sa base ng kaalaman ng kumpanya. Pinapayagan ka ng system na ayusin at pamahalaan ang mga dokumento ng korporasyon, nagbibigay ng magkasanib na trabaho sa kanila, nagpoproseso ng mga kahilingan mula sa mga gumagamit ng system, at tinitiyak din ang kaligtasan ng impormasyon. Maaaring i-configure ng mga administrator ng Hummingbird DM ang istraktura ng nilalaman, pati na rin ang pag-set up ng system, istraktura ng pag-iimbak ng dokumento, mga form ng dokumento, pag-import ng metadata, isama ang system sa iba pang mga application, malayuan at sentral na i-configure ang mga interface ng gumagamit, at pamahalaan ang katayuan ng dokumento. Maaari rin itong gumana kasabay ng
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Isang platform ng pagmemensahe at pakikipagtulungan. Microsoft Exchange Server nagsisilbing platform para sa email, pag-iskedyul ng koponan, pakikipagtulungan, at pamamahala ng dokumento at mga aplikasyon sa pagruruta ng dokumento. Microsoft Exchange 2000 Server kasama ang kliyente Microsoft Outlook 2000, ay nagbibigay ng maaasahan, nasusukat, at madaling pamahalaan ang imprastraktura ng pagmemensahe at pakikipagtulungan na nagbibigay sa mga user ng access sa isang knowledge base. Microsoft Exchange 2000 ganap na isinama sa operating system Microsoft Windows 2000 at idinisenyo para sa mga organisasyon sa anumang laki: mula sa maliliit na organisasyon hanggang sa pinakamalaking mga negosyong nahahati sa heograpiya. Modernong web resource storage system Microsoft Web Storage System pinagsasama ang pagiging maaasahan at scalability Microsoft Exchange 2000 na may kakayahang magamit at pagiging bukas ng Internet, kaya nagbibigay ng parehong imbakan ng kaalaman na may mga advanced na kakayahan at isang platform para sa mga aplikasyon sa negosyo. Server ng Kumperensya Exchange 2000 Conferencing Server ay isang platform para sa kumpletong impormasyon, mga serbisyo ng audio at video conferencing na nagbubukas ng mga bagong pagkakataon para sa pakikipagtulungan. |
|
|
Novell Group Wise 6 |
Isang tool para sa pagmemensahe at pakikipagtulungan sa isang kapaligiran sa Net, pati na rin para sa pakikipagtulungan. GroupWise 6 ay isang Net na tool sa pagmemensahe at pakikipagtulungan at isang solusyon sa pakikipagtulungan. GroupWise 6 Pinapabuti ang pagiging produktibo sa loob ng isang organisasyon sa pamamagitan ng pagpapabilis ng mga oras ng pagtugon, pagpapalawak ng pakikipagtulungan, mga secure na pakikipag-ugnayan sa mga vendor at customer, at pagbibigay sa mga administrator ng kakayahang mag-customize ng teknolohiya upang matugunan ang mga pangangailangan at layunin ng negosyo. Pangunahing pakinabang:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Isang modernong solusyon para sa pamamahala ng mga dokumento sa isang distributed na kapaligiran. Isang modernong solusyon para sa pamamahala ng mga dokumento sa isang distributed na kapaligiran. Domino.Doc batay sa isang distributed web architecture. Domino.Doc ay mahalaga bahagi ang IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) software package para sa pamamahala ng dokumento sa buong enterprise. Mga pangunahing katangian at pakinabang:
|