Sa opisina, madalas na kinakailangan na magpadala ng mga kopya sa pamamagitan ng e-mail - mga elektronikong bersyon ng mga naka-print na dokumento. Ang mga ito ay maaaring iba't ibang gawain, invoice, sulat, kontrata, charter, tala sa opisina at anumang iba pang posibleng dokumento.
Sa bahay, mayroon kaming mga lumang litrato na naging hurado sa paglipas ng mga taon, at nais naming panatilihin ang mga ito.
Binigyan kami ng isang kawili-wiling libro para sa isang sandali, ngunit nais naming magkaroon nito sa amin. Paano gawin ang lahat? Ang aming panandaliang papel na mga dokumento ay dapat i-convert sa electronic form, iyon ay, digitized at naka-imbak.
Ang digitization ay ang conversion ng isang imahe o analog signal ng audio/video sa isang digital na format na angkop para sa pag-record sa electronic media.
Upang i-digitize ang mga larawan ng isang bagay, mayroong mga espesyal na device - mga scanner. May mga barcode scanner, film scanner. Binabasa ng mga biometric scanner ang pattern ng retina ng mata o ang papillary pattern ng balat ng mga daliri. Ang hugis ng isang three-dimensional na bagay ay binabasa ng isang three-dimensional na 3D scanner.
Sa mga scanner para sa pagproseso ng papel na media - mga guhit, litrato, mga tekstong dokumento, ang imahe ay iluminado linya sa pamamagitan ng linya na may isang espesyal na lampara, at ang reflected light flux ay nakatutok sa isang photosensitive matrix. Kino-convert ng analog-to-digital converter ang mga natanggap na electrical signal sa isang binary data system, na bumubuo ng digital copy ng imahe.
Ang pagpili ng isang scanner ay depende sa mga gawain at mga detalye ng aplikasyon nito. Ang isang scanner sa isang opisina ay halos palaging ginagamit upang i-digitize ang mga dokumento. Kahit na ang mga litrato ay na-scan, hindi sila napapailalim sa mataas na kalidad na mga kinakailangan sa opisina. Ang isang resolusyon ng 300 dpi ay sapat na upang matiyak ang tumpak na operasyon ng mga programa sa pagkilala at makakuha ng mahusay nababasang teksto. Anumang scanner na ginawa ngayon ay nagbibigay ng isang katanggap-tanggap na resolusyon para sa trabaho sa opisina.
Nalalapat din ito sa lalim ng kulay. Halos bawat modernong scanner ay nagpaparami ng antas ng kulay abong kinakailangan para sa mga naka-print na dokumento.
Ito ay mahalaga sa opisina, kung saan ang pangunahing gawain ay ang mabilis na pag-digitize ng bawat pahina ng mga dokumento ng teksto, ito ang automation ng proseso ng pag-scan. Maaaring gamitin ang mga sheet-fed scanner. Dito, ang isang sheet ng dokumento ay ipinasok sa puwang ng makina at hinila, tulad ng sa isang fax machine, kasama ang mga roller ng gabay. Ang ganitong scanner ay maginhawa sa isang built-in na awtomatikong sheet feeder. Nag-load kami ng ilang sheet ng isang multi-page na dokumento sa tray, at habang nagdi-digitize ang scanner, sabay-sabay kaming gumagawa ng iba. Simple lang ang lahat dito. Kung ang naaangkop na OCR software ay naka-install, ang isang solong pagpindot sa pindutan ay sapat upang i-digitize at i-save ang isang dokumento sa nais na format sa naturang scanner.
Ang isang modernong solusyon sa opisina para sa isang departamento ng isang kumpanya ng engineering, halimbawa, ay maaaring isang A3 scanner na kasama sa isang multifunctional na device kasama ng isang A3/A4 printer. Sa tulad ng isang MFP ito ay maginhawa upang i-digitize at gumawa ng mga kopya ng mga guhit.
Malinaw na hindi gagana ang pag-scan ng nakatali na magazine o ng isang spread ng libro sa isang sheet-feed scanner.
Upang mag-scan ng dalawang panig na mga dokumento, mayroong mga duplex scanner, kung saan ang dalawang elemento ng pag-scan ay nagpoproseso sa magkabilang panig ng sheet sa isang pass.
Ang isang magandang solusyon para sa bahay ay isang color inkjet MFP. Ang MFP ay isang multifunctional na device na may kasamang scanner at printer. Ang ganitong aparato ay isang copier din. Iyon ay, ang MFP ay maaaring awtomatikong mag-scan ng isang dokumento at mag-print ng isang kopya nito - lumikha ng isang photocopy ng dokumento.
Ang compact na device na may pinagsamang mga function ay tumatagal ng mas kaunting espasyo sa mesa. Ang halaga nito ay magiging makabuluhang mas mababa kaysa sa kabuuang halaga ng mga device na kasama dito, kung bibilhin mo ang mga ito nang hiwalay. Sa isang color inkjet printer, gumagawa kami ng mga de-kalidad na larawang may kulay at business card, at gamit ang isang flatbed scanner, nagdi-digitize kami ng mga dokumento, photo album o mga kinakailangang aklat.
Sa mga sumusunod na aralin, matututunan natin kung paano manu-manong i-digitize, i-convert at i-save ang mga dokumento ng teksto sa isang flatbed scanner, bawat pahina.
Sa mga halimbawang ito, gumamit ako ng sikat na A4 desktop MFP para sa pag-scan. Ang gayong murang aparato ay ang pinakamahusay na solusyon para sa tahanan at maaaring maging pangalawang, karagdagang MFP sa opisina.
Ipagpalagay na mayroon kaming isang multipage na lohikal kaugnay na dokumento, na kailangang i-digitize at ipadala sa pamamagitan ng email sa aming katapat. Tawagin natin itong "Kontrata".
Sa aming minamahal na Windows XP, mayroong isang karaniwang "Scanner o Digital Camera Wizard". Para gumana ang wizard, dapat na naka-install ang scanner sa computer at dapat paganahin. Ang pagtatrabaho sa wizard ay napaka-simple at mayroong isang maliit na gabay sa aralin sa Pag-digitize ng Mga Dokumento sa Windows XP.
Sa Windows 7, ang tool para sa paglikha ng mga elektronikong kopya ng mga naka-print na dokumento at larawan ay ang karaniwang bahagi ng Windows Fax at Scan.
Kaya, binabasa namin ang mga aralin at sa tulong ng isa sa mga programang ito ay nakatanggap ng mga scan file ng mga pahina ng aming kontrata sa isa sa mga graphic na format, na-save, at mangyaring ilakip ang mga ito sa isang email, ipadala sa address.
Ang masamang bagay dito ay kapag nag-scan ng isang multi-page na dokumento gamit ang mga program na ito, hindi namin magagawang pagsamahin ang mga page scan sa isang file. Siyempre, maaari mong bilangin ang mga file ng pahina sa pagkakasunud-sunod at i-zip ang mga ito upang maipadala mo ang mga ito nang maayos. Ngunit ang aming addressee ay makakakita lamang ng mga pahina sa isang graphical na editor, nang hindi nakakapag-navigate sa dokumento. Ito ay hindi komportable at nag-aaksaya ng oras. At sa pangkalahatan ay hindi katanggap-tanggap.
Sa katunayan, gamit ang mga tool na ito, nakakakuha kami ng mga indibidwal na digital na litrato ng mga pahina ng isang dokumento.
Upang i-convert ang aming mga nakakalat na pag-scan sa nag-iisang dokumento na may posibilidad ng full-text na paghahanap, kailangan mo ng programa sa pagkilala sa teksto. Ang pinakamahusay para sa ngayon ay ang FineReader.
Ang FineReader ay isang programa kumpanyang Ruso ABBYY. Ang pinakabagong ABBYY FineReader na bersyon 12 ay inilabas noong Pebrero 2014. Kinukuha ng program na ito ang data ng teksto mula sa mga digital na imahe - kinikilala ang mga character ng teksto. Maaaring ma-download ang bersyon ng pagsusuri ng ABBYY FineReader 12 Professional mula sa opisyal na mapagkukunan: http://www.abbyy.ru/finereader at magsanay sa loob ng 30 araw.
Ito ay mas mahusay kapag ang isa sa mga pinakabagong pro bersyon ay naka-install sa computer. Dito at sa ibaba, ang trabaho sa ABBYY FineReader 10 Professional Edition ay inilalarawan.
Kaya, sa mga nakaraang aralin, na-scan namin ang mga pahina na may karaniwang mga tool sa Windows, binilang ang mga ito, nai-save ang mga ito gamit ang extension na "jpg" at inilagay ang mga ito sa isang hiwalay na folder, na tinawag naming "Kasunduan".
Kaya, gamit ang mga kahanga-hangang tampok ng programa sa pagkilala, madali naming mai-convert ang iba't ibang mga imahe sa mga nae-edit na format.
Higit pa tungkol dito, mangyaring, sa susunod na aralin: Pag-scan sa ABBYY FineReader.
Kaya, binabasa namin ang mga araling ito at tingnan kung anong mga pakinabang ang ibinibigay sa amin ng programa sa pagkilala. Sa halip na nakakapagod at nakakaubos ng oras na pag-type mula sa isang libro o brochure, ini-scan lang namin ang mga kinakailangang page gamit ang FineReader, i-edit ang mga ito kung kinakailangan, at i-save ang mga ito sa napiling format. Kaya, maaari kang mabilis na makabuo, halimbawa, ng isang artikulo o abstract .
At kung paano i-scan ang mga pahina ng mga libro at i-digitize ang mga librong nabasa natin sa paksa: Pag-digitize ng libro.
Sa konklusyon, ibubuod natin ang paksa: ang isang scanner na pinagsama sa isang programa ng pagkilala ay isang makatwirang kapalit para sa pag-type mula sa keyboard. Ang pagkakaroon ng isang bersyon ng papel - isang teksto na naka-print sa isang printer o sa isang printing house, sa halip na pumasok mula sa keyboard, ini-scan lang namin ito. Ang isa pang tanyag na lugar ng aplikasyon ng scanner ay ang pag-digitize ng iba't ibang mga naka-print na produkto - mga label, postkard, litrato, magasin, libro.
Sa kasalukuyan, higit na binibigyang pansin ang mga isyu ng ari-arian ng kultura. Sa bagay na ito, ito ay naaprubahan mga programa ng pamahalaan, kung saan, ayon sa intensyon ng kanilang mga tagalikha, ang paggamit ng mga bagong teknolohiya, mga makabagong diskarte, pati na rin ang karanasan sa mundo ay titiyakin ang kaligtasan ng pamana ng kultura, mga makabuluhang dokumento sa kasaysayan. Samakatuwid, ngayon ang mga archive ng Russia ay nagsasalin mga dokumentong papel v elektronikong anyo. Tungkol sa kung ano ang simula ng malakihang gawaing ito, kung ano ang mga paghihirap na kinakaharap ng mga archivist at kung paano nila nalutas ang mga isyu sa pangangalaga ng mga digitized na dokumento, Deputy Head ng Federal Archival Agency (Rosarchiv) Oleg Naumov sinabi sa isang PC Week/RE correspondent Olga Zvonareva.
Linggo ng PC: Mangyaring sabihin sa amin kung paano nagsimula ang proseso ng digitization mga dokumento sa archival Ano ang mga tampok ng gawaing ito?
Oleg Naumov: Ang gawain ng mass conversion ng mga dokumento ng archival sa electronic form ay itinakda sa programa " Impormasyong panlipunan(2011-2020)”. Ito ay hindi isang madaling gawain sa lahat. Bilang karagdagan, isang bagay ang pag-digitize ng mga dokumento, at ang isa pang bagay ay ang pag-digitize kagamitang pang-agham na sanggunian(NSA), kung wala ito ay hindi mahahanap kinakailangang dokumento. Samakatuwid, kapag dalawang taon na ang nakaraan ang posibilidad ng normal na financing ng trabaho sa loob ng balangkas ng pederal target na programa"Kultura ng Russia 2012-2018", una sa lahat, nagsimula silang lumikha ng isang NSA sa electronic form, na nagbibigay-daan sa iyo upang epektibong maghanap ng mga dokumento.
Linggo ng PC: Ano software ginamit para dito?
SIYA.: Matagal bago ang pag-ampon ng programang "Information Society", ang Federal Archives ay nagsimulang bumuo ng all-Russian standardized software para sa pag-aayos ng accounting ng dokumento - ang software package na "Archival Fund". pagmamay-ari na sistema Pederasyon ng Russia, ipinakilala sa antas ng pederal, rehiyonal at munisipal na mga archive. Sa paggamit nito, nilikha ang isang central stock catalog, na naka-host sa portal ng Archives of Russia. Sa una, ang Archival Fund ay nilikha bilang isang accounting apparatus, ngunit pagkatapos ay nagsimula itong gamitin bilang isang search apparatus. Ngayon, maraming mga archive ang gumagamit ng mga espesyal na search engine.
Linggo ng PC: Anong karanasan sa archive ang pangunahing sa pag-digitize ng mga imbentaryo?
SIYA.: Ang Russian State Historical Archive sa St. Petersburg ang unang nag-digitize ng lahat ng mga imbentaryo, dahil lamang sa mga pangyayari. Nang lumitaw ang tanong tungkol sa kanyang paglipat, ang mga imbentaryo ay na-scan, at ang kanilang mga elektronikong imahe ay ginamit sa lahat ng mga yugto ng paglipat, iyon ay, bawat kahon, bawat kaso ay sinusubaybayan.
Ito ay isang magandang karanasan, ngunit mula sa punto ng view ng pag-unlad ng teknolohiya ng impormasyon, ito ay hindi masyadong matagumpay. Bagaman naging posible na makilala sila sa silid ng pagbabasa at online, ang koleksyon ng mga graphic na imahe ay hindi nagpapahintulot para sa awtomatikong paghahanap. Kung saan ang higit na kaginhawahan ay ibinibigay sa mga user sa pamamagitan ng mga imbentaryo na isinalin sa isang format ng database, na may posibilidad ng simple at advanced na paghahanap. Sinimulan ni Rosarchiv na aktibong pondohan ang mga gawaing ito. Sa ngayon, humigit-kumulang 20-30% ng mga imbentaryo ng mga pederal na archive ang nagawa.
Linggo ng PC: Anong mga hamon ang kinakaharap ng mga archive kapag nagdi-digitize ng mga dokumento?
SIYA. Ang unang problema ay ang manipis na dami. Ang kabuuang dami ng Archival Fund ng Russian Federation ay 494 milyong mga file, kung saan 9% ay nasa mga pederal na archive.
Ngunit ang pinakamahirap na bagay ay upang matukoy kung aling mga dokumento ang dapat i-digitize. Ang pinakasimpleng sagot ay ang pinaka hinahangad. At paano matukoy ang demand na ito? Ngayon kailangan natin ng isang bagay, bukas ay isa pa. At sa panahon ng Sobyet ipinakilala ang konsepto ng mga partikular na mahalagang pondo at dokumento ng archival. Gumawa sila ng insurance fund sa microfilm, gayundin ng pondo para sa paggamit. Gayunpaman, ngayon ang mga dokumentong ito ay halos hindi hinihiling. Iyon ay, ang pamantayan para sa halaga at pangangailangan para sa mga dokumento ng panahon ng Sobyet ay hindi gumagana ngayon. Ang demand ay patuloy na nagbabago. Halos imposibleng tiyakin kung aling mga dokumento ang higit na hihilingin.
Mahalaga rin ang teknikal na bahagi ng isyu. Halimbawa, mayroong isang malaking pangangailangan para sa pag-compile ng kanilang sariling mga pedigree. Mabuti naman at kailangan. Nagsimula silang aktibong mag-order ng mga kasong ito: mga rehistro ng parokya, mga kuwento ng rebisyon. Ngunit ang mga ito ay ganap na hindi inangkop para sa gayong paggamit ng masa. Ang pag-scan sa kanila bilang pinakasikat ay walang kapararakan. Mula sa isang aklat na 80 cm ang kapal, isang pahina lamang ang kailangan ng isang tao. At para matugunan ang pangangailangang ito, kailangan mong i-scan ang buong libong pahina. Oo, kahit may turnover. Ngunit, sa kabilang banda, kung ang mga dokumentong ito ay na-scan, ang mga orihinal ay aalisin sa sirkulasyon at ang kanilang pisikal na kaligtasan ay ginagarantiyahan. Lahat sila ay natatangi. At higit sa lahat, hindi dadalhin ng mga kapus-palad na tagapag-alaga (kabilang ang maraming kababaihan) ang lahat ng toneladang papel na ito sa kanilang mga bisig.
Gayunpaman, dito kami tumakbo sa anyo ng pagbibigay ng impormasyon. Pagkatapos ng lahat, ito ay mas kawili-wili para sa gumagamit na makakuha ng hindi isang imahe, ngunit isang decryption at isang database. At ang hanay ng mga dokumentong ito ay napakalaki. Tanging sa RGADA sa pondo 350 "Landratsky na mga libro at mga rebisyon na libro" - higit sa limang libong mga kaso, mga 3 milyong pahina. Ilang tao ang kailangang makilahok? Sa Perm, nakahanap sila ng magandang paraan: nakakuha sila ng mga pananalapi na inilaan upang magbigay ng mga trabaho. Ang gawain ay ginawa ng mga tao sa bahay. Matagumpay na nalutas ang problema ng kawalan ng trabaho. At sa huli, nagawa nila ang hindi kayang gawin ng sinuman sa Russia, sa aking memorya.
Ang karanasan ng pag-scan sa mga pederal na archive ay nagpapahintulot sa amin na gumuhit ng dalawang konklusyon. Una, ang paglikha ng elektronikong pondo ng paggamit nang hindi gumagawa ng NSA ay isang hindi produktibong trabaho. Lumalabas ang isang malaking tumpok ng mga pag-scan, kung saan imposibleng mahanap ang tama. Pangalawa, ang pag-scan, lalo na ang mass scanning, ay kapaki-pakinabang upang ilantad ang mga natapos na complex - mga pondo o imbentaryo. Kasabay nito, ang mga kaso ay dapat na ma-scan nang buo upang maiwasan ang mga salungatan sa kaso ng mga pagkakamali sa pagnunumero. V indibidwal na mga kaso, dahil sa pagiging natatangi at kahalagahan ng mga dokumento, hindi alintana kung mayroong anumang teksto sa likod ng sheet o wala, kinakailangang i-digitize ang sheet, kabilang ang likod. Tapos yung tanong na baka may tinatago tayo.
May problema sa pagpili ng kagamitan. Sa isang lugar kailangan mo ng isang simpleng scanner, sa isang lugar dapat itong maging mas kumplikado. Halimbawa, para sa pag-digitize ng mga aklat ng Landrat, isang "malalim na duyan" ang espesyal na iniutos. Kung hindi man, huwag kopyahin, dahil ang kapal ng gulugod ng ilang mga libro ay umabot sa 80 cm.
Linggo ng PC: Ano ang pangunahing layunin ng digitization sa kasalukuyang panahon?
SIYA. Tatlo sila. Ang una ay ang pagpapalawak at pagpapasimple ng pag-access sa mga dokumento ng Archival Fund. Ang pangalawa ay upang matiyak ang kaligtasan ng mga orihinal sa pamamagitan ng pag-alis ng mga ito mula sa sirkulasyon at pagbibigay ng access sa elektronikong pondo ng paggamit. Ang ikatlo ay ang pagpapasimple ng pagbibigay ng serbisyo publiko. Ngayon maraming mga indibidwal na kahilingan mula sa mga mamamayan para sa mga dokumento sa mga tauhan. Nagsisimula na ring i-digitize ng mga archive ang mga ito at gumamit ng mga elektronikong kopya upang maghanda ng mga sagot, na lubos na nagpapabilis sa gawain.
Linggo ng PC: Paano idinidigitize ng mga archive ang mga dokumento?
SIYA. Magkaiba ang proseso: sa isang lugar sila mismo ang gumagawa nito, gamit ang mga improvised na paraan o pagkuha ng iba't ibang kagamitan. Ang pangalawang paraan ay ang pagsali sa labas ng mga organisasyon. Ngunit gayon pa man, wala pang malinaw na sagot sa pinakamahalagang tanong: ano ang ating sinisikap sa pamamagitan ng pag-digitize ng mga dokumento?
PC Week: At walang nagtatanong sa kanila?
SIYA. Bakit, lahat nagtatanong. Ngunit paano mahahanap ang tanging tamang sagot? Siyempre, ang bentahe ng paggamit ng mga digitized na dokumento ay halata. Ito at seguridad, at malayuang pag-access, at ang kadalian ng pagbibigay ng impormasyon, at ang kadalian ng paggawa ng mga kopya - isang buong hanay ng mga plus. Ang isa pang bagay ay kung paano makamit ito? Narito ikaw ay isang user, pumasok ka sa site at natukoy na ang mga dokumentong kailangan mo ay nasa imbakan. Sabihin natin sa Perm. Nagpunta kami sa site sa pamamagitan ng link, nakakita ng mga paglalarawan ng mga kaso. May isang kawili-wiling bagay. At paano ito makukuha? Well, kung ito ay na-digitize na. At kung hindi? Pumunta mismo sa archive at mag-order ng mga orihinal? O dapat bang i-digitize ng archive ang lahat ng kaso? Ngunit ito ay hindi totoo. Kaya, sa katunayan, mayroon lamang isang pagpipilian na natitira. Paglikha sa bawat archive ng posibilidad ng agarang paggawa ng mga elektronikong kopya sa kahilingan ng gumagamit. At hindi kailangang sarili mong unit. Maaari rin itong outsourcing. Ngunit ang ganitong serbisyo ay dapat na maibigay kaagad. Ngunit ang paggawa ng mga kopyang ito, gaya ng ipinapakita ng karanasan, makatuwiran lamang kapag mayroon na elektronikong sistema, na magbibigay-daan sa mataas na kalidad at nakabalangkas na paglalagay ng mga materyales na ito. Iyan ay kung kailan ito gagana. Kailan natin ito gagawin, at kung magagawa natin ito, sa totoo lang, hindi ko alam.
Linggo ng PC: Malamang, bago pa man maaprubahan ang programa ng Information Society noong 2010, naisagawa na ang gawain sa digitization?
SIYA. Oo. Nagkaroon ng magkakahiwalay na proyekto. Halimbawa, ang Electronic Archive ng Comintern o isang koleksyon ng mga dokumento mula sa SVAG. Bilang isang patakaran, sila ay ipinatupad nang magkasama sa mga dayuhang kasosyo. Hindi sapat ang sariling pondo para sa kanilang pagpapatupad. Hindi naging madali ang bagay. Nagkaroon ng teknikal, metodolohikal, organisasyonal at teknolohikal na mga paghihirap. Ngunit ang karanasan ay naiipon. At ngayon ito ay lubhang kapaki-pakinabang.
Linggo ng PC: Ibig sabihin, pagkatapos ng pag-apruba ng programa, sinimulan nilang matukoy kung ano ang dapat na pangunahing pamantayan para sa pag-digitize ng mga dokumento?
SIYA. Ang programang ito, sabihin natin, ay nagbigay-daan sa mga archivist na maakit ang atensyon ng mga awtoridad sa katotohanang may problema at kailangan itong lutasin. Maghanda at aprubahan ang mga programa sa digitalization. At akitin ang pananalapi para dito. Ngunit ngayon walang unibersal na pamantayan. Mahirap tukuyin ang isang diskarte para sa lahat, dahil ang mga archive ay nag-iimbak ng ganap na magkakaibang dokumentasyon.
Linggo ng PC: Kaya ang bawat archive ay talagang tinukoy ang pamantayan mismo?
SIYA. Sa totoo lang oo. Sa prinsipyo, apat na pamantayan ito, karaniwang tinatanggap, ngunit hindi ko sasabihin na sila ang pinaka tama. Ito ang pangangailangan para sa mga dokumento, pagtiyak ng kaligtasan, pagpapadali sa gawain ng mga empleyado ng archive, pagpapabuti ng mga kondisyon ng serbisyo ng gumagamit. Dagdag pa, pinapabilis nito ang trabaho. Kung mayroon akong electronic NSA sa aking site, ang user ay pupunta sa archive na inihanda sa pamamagitan ng pagtingin sa imbentaryo sa Internet. Kung ang mga kinakailangang dokumento ay nai-digitize na, siya ay may pagkakataon na tingnan ang mga ito sa kanyang computer nang hindi pumupunta sa archive, o upang matanggap ang mga ito sa silid ng pagbabasa nang walang pagkaantala.
Linggo ng PC: Lumalabas na ang bawat archive ay dapat magpasya para sa sarili kung ano ang idi-digitize sa unang lugar?
SIYA. Medyo tama. Ito ay dapat na isang eksklusibong indibidwal na programa para sa bawat archive. Hindi ka makakagawa ng isa. Ito ay nakasalalay sa maraming mga kadahilanan: sa mga pagkakataon sa pananalapi, sa antas ng pag-unlad at pagpapatupad ng mga teknolohiyang IT, sa partikular na pangangailangan. Kaya, ang isang tao ay may malaking pangangailangan para sa mga dokumento sa mga tauhan, at ito ay kinakailangan upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga mamamayan. Bagaman mula sa punto ng view ng archival, ang mga dokumentong ito ay hindi permanente, ngunit may pansamantalang panahon ng pag-iimbak na 75 taon. Ngunit ginagawa nitong mas madali ang trabaho at tumutulong sa mga tao, dahil ang isang tao ay hindi naghihintay ng tugon sa isang kahilingan sa loob ng isang buwan, ngunit natatanggap ang kinakailangang impormasyon sa loob ng dalawang araw. Kaya, kinakailangan na mamuhunan sa pagsisikap at mga mapagkukunang ito.
Linggo ng PC: Kapag tinutukoy ang mga priyoridad ng mga dokumentong idi-digitize, iniuugnay ba ng mga archive ang mga ito sa Russian Archives?
SIYA. Kung pag-uusapan natin ang tungkol sa mga archive ng rehiyon, kung gayon hindi. Ito ang negosyo ng bawat archive. Ipinapadala nila sa amin ang kanilang mga programa sa pag-impormasyon at pag-digitize. Nakikilala natin sila at nagbibigay ng ating payo. Tinutulungan namin sila sa abot ng aming makakaya, naglalaan kami ng mga pondo mula sa FTP. Ang isa pang bagay ay ang mga pederal na archive. Narito ang posisyon ng Russian Archive ay napakahalaga. Ngunit kahit dito walang unibersal na pamantayan. Upang matugunan ang patuloy na pagtaas ng pangangailangan para sa impormasyon ng genealogical, ang Russian Archive ay naglaan ng higit sa 40 milyong rubles. para sa paglipat ng mga landrat na aklat na nakaimbak sa RGADA sa electronic form. Ang pagtugon sa tuluy-tuloy na interes ng lipunan sa kasaysayan ng ating sariling bayan sa nakalipas na nakaraan, noong Hunyo ng taong ito ay inilunsad ang site na "Mga Dokumento ng panahon ng Sobyet", kung saan ang mga larawan ng mga dokumento mula sa personal na pondo ng IV Stalin at ng Politburo ng ang Komite Sentral ay naka-post. Ang mga proyekto sa Internet na nakatuon sa ika-1150 anibersaryo ay inihanda estado ng Russia, ika-400 anibersaryo ng pagtatapos ng Troubles, ika-200 anibersaryo Digmaang Makabayan 1812. Naturally, ang mga larawan ng pinakamahalaga at tanyag na mga dokumento ay nai-post doon.
Linggo ng PC: Kaya ngayon ay mga elektronikong kopya lamang ang ibibigay sa silid ng pagbabasa ng archive, at hindi mga orihinal na dokumento?
SIYA. Sa isip, kailangan mo ng isang tao upang mahanap ang dokumentong hinahanap nila sa site, mag-order ng kaso, at bibigyan sila ng mga na-scan na dokumento. At ang orihinal ay nananatiling buo. Gayunpaman, may mga kaso kung kailan kailangan mong makita ang orihinal. Halimbawa, gaano man kahusay ang pamamaraan, hindi ito maghahatid ng mga watermark. At sa kanila maaari mong itakda ang petsa ng dokumento. Ngunit ang mga ganitong kaso ay isa sa isang libo.
Linggo ng PC: Lumalabas na ang archive ay ibinigay sa gumagamit serbisyo publiko, ngunit pagkatapos ng digitized na kopya ng dokumento ay kailangang i-save?
SIYA. Siyempre, ito ang bentahe ng pag-scan. Dati, may microfilms, xerox, typescript. At ang archivist, na gumawa ng mga kopya, ay ibinigay ang mga ito sa gumagamit. Ibig sabihin, wala siyang kopya ng dokumento. Sa kaso ng digitization, nananatili ang isang kopya. Ngunit para dito ang lugar ng imbakan ay dapat na malinaw na tinukoy. At kung may pangalawang kahilingan mamaya, hindi na kailangang itaas ang kaso. Kailangan mong magkaroon ng karanasan sa ganitong uri ng trabaho.
Linggo ng PC: Paano tinutukoy ang mga deadline para sa pag-digitize ng mga arrays ng mga dokumento?
SIYA. Ang mga termino ay nakasalalay sa tatlong dahilan: sa teknikal at pinansyal na mga posibilidad at sa estado ng mga dokumento. May mga dokumentong nakatali sa paraang kahit na ang pinakamodernong teknolohiya ay hindi lubusang makakuha ng teksto. Ibig sabihin, kakailanganin silang burdahan, na hindi talaga gusto ng mga dokumento o archivists. Scan. Pagkatapos ay tahiin pabalik. Kailangan ng oras. Gayundin, ang mga termino ay nakasalalay sa dami ng mga kaso, sa bilang ng mga sheet sa kanila. Hindi napakahirap na i-scan ang isang stack ng mga papel sa isang karaniwang format, ngunit ang isang 3x8 m card ay mas mahirap. Ayon sa mga dokumento ng accounting, ito ay isang sheet. Ngunit ito ay na-scan lamang sa mga bahagi. At pagkatapos ay sa software kailangan mong "i-stitch" ang lahat ng ito, ayusin ito at tingnan kung ano ang magiging hitsura ng dokumentong ito.
Linggo ng PC: Paano nagpapatuloy ang gawain sa pagpapatupad ng ika-89 na punto ng pederal na target na programa na "Kultura ng Russia (2012-2018): pagbuo ng mga elektronikong mapagkukunan ng archival at ang kanilang probisyon sa Internet"?
SIYA. Bilang bahagi ng pagpapatupad ng item na ito, ang imbentaryo ay na-digitize. Dini-digitize din ang mga dokumento, kabilang ang mga landrat na libro. Bukod dito, sinusubukan din naming tulungan ang mga rehiyon: isinasama namin ang mga lima o anim na rehiyon sa isang taon sa programang ito at naglalaan ng mula 10 hanggang 15 milyong rubles. Lumilikha kami ng mga online na eksibisyon, atbp. Sa kabuuan, 67 milyong rubles ang inilalaan bawat taon para sa pagpapatupad ng trabaho sa ilalim ng programang ito.
Linggo ng PC: Nakadepende ba ang pamamahagi ng mga pondo sa antas ng kahalagahan at kahalagahan ng mga dokumento?
SIYA. Oo. Ang mga archive ay nagsumite ng mga aplikasyon sa isang tiyak na anyo para sa pakikilahok, isinasaalang-alang namin ang mga aplikasyong ito. Gayundin, naaangkop ang mga kumpanyang naniniwalang nag-aalok sila ng mga kawili-wiling bagay. Isinasaalang-alang namin ang mga ito, pumili ng mga kawili-wiling promising na solusyon, gumuhit ng isang pangkalahatang plano at magsagawa ng mga pagbili sa mapagkumpitensyang batayan. Noong nakaraang taon, mayroong 52 kontrata ng estado para sa kaganapang ito. Ibig sabihin, every week pumipirma kami ng kontrata.
Linggo ng PC: Nahawakan mo ang paksa ng mga dokumentong nakaimbak na sa mga archive, simula noong ika-11 siglo, ngunit ang mga bagong dokumentong papel ay darating din sa mga archive at ito ay isang malaking hanay. Paano ginagawa ang trabaho sa kanila? Paano nareresolba ang isyu ng kanilang digitization?
SIYA. Para sa amin, isa lang ang mahalaga: kung ang mga dokumentong ito ay kabilang sa komposisyon ng archival fund o hindi. Ibig sabihin, napapailalim sila sa isang permanenteng shelf life o hindi. At pagkatapos, mula sa punto ng view ng paggamit, hindi mahalaga kung ang mga ito ay mga dokumento ng ika-11 o ika-21 na siglo. Sa bagay na ito, sila ay pantay-pantay. Ang isa pang bagay ay natural na mayroon tayong pondo sa seguro at isang pondo para sa paggamit para sa mga dokumento ng ika-11 siglo. At ang mga natatanging dokumentong ito ay napakabihirang ibigay. May espesyal Rehistro ng Estado natatanging mga dokumento ng Russian Federation, na nai-post sa website ng Federal Archive at naglalaman ng kanilang mga paglalarawan at mga elektronikong larawan.
Linggo ng PC: Sa bagay na ito, mas madaling tanggapin para sa mga dokumento ng imbakan na isinalin sa elektronikong format? Halimbawa, ang mga pagbabago sa batas tungkol sa dokumentasyon ng mga tauhan ay nagsimula na, at ang mga archive, marahil, ay maaaring tanggapin ito sa elektronikong anyo?
SIYA. I guess, oo. Ngunit ngayon ay walang partikular na kahulugan para sa archive ng estado na tanggapin ang mga modernong dokumento sa mga tauhan. Para saan? Kalkulahin ang iyong pensiyon? meron Pondo ng Pensiyon, na nagtatag ng espesyal na pagpaparehistro ng mga mamamayan, mula noong 2000.
Linggo ng PC: Kaya ang mga archive ay hindi tumatanggap ng mga talaan na 75 taong gulang?
SIYA. Hindi, matagal na namin itong itinatago. At ngayon kami ay aktibong nakikipag-usap sa parehong Pension Fund, upang mabawasan namin ang panahong ito para sa mga dokumentong papel mula 75 hanggang 15 taon. Ngunit nangangamba ang Pension Fund na maaaring bumagsak ang kanilang electronic system.
At ang mga dokumentong iyon na darating sa amin sa elektronikong anyo ay isang napakalaki at ganap na hiwalay na problema. Ito ay mga katanungan tungkol sa pamamahala ng elektronikong dokumento, mga elektronikong dokumento. Kung paano dalhin ang mga ito, kung paano iimbak ang mga ito, ay isang hiwalay na isyu.
PC Week: Hindi pa nakakatanggap ng mga ganoong dokumento?
SIYA. Hindi, ginagawa nila. Ang mga materyales ng census ng populasyon at ang census ng agrikultura ay tinanggap ng GARF sa elektronikong anyo. Ang isa pang bagay ay ang mga census na ito ay umiiral lamang sa elektronikong anyo. Ngunit wala pang malawakang pagtanggap ng dokumentasyon ng negosyo. Mayroong ilang mga hindi nalutas na mga isyu dito.
PC Week: At paano naman ang mga dokumento ng mga liquidated na organisasyon? Tinatanggap ba sila para sa imbakan?
SIYA. Tinatanggap namin. Totoo, sa kaganapan ng pagkabangkarote at pagpuksa ng isang kumpanya, ang mga tagapangasiwa ng bangkarota ay obligadong maghanap ng pera upang ilarawan ang mga dokumento ng mga liquidated na organisasyon, ngunit hindi nila ito laging nahahanap.
Linggo ng PC: Ang Federal Archives ay namamahala ng 15 pederal na archive. Mga archive ng rehiyon sa kasalukuyan inalis sa kontrol ng iyong departamento?
SIYA. Oo, walang direktang kontrol sa kanila. Sumunod sila mga ehekutibong katawan mga paksa ng pederasyon. Sa isang lugar ang mga ito ay mga independiyenteng serbisyo ng archival. Sa isang lugar sila, tulad natin, ay kasama sa mga ministeryo ng kultura. Sa isang lugar - sa Ministri ng Hustisya o direkta sa opisina ng gobernador. Ngunit ang vertical ng kapangyarihan na umiral sa Unyong Sobyet at tumagal hanggang 2004, sa kasamaang-palad, ay wala na. Hangga't pinapanatili natin ang pagkakaisa ng pamamaraan. Paano tayo makakatulong sa mga archive ng rehiyon. Ang mga kinatawan ng Federal Archive ay nakikilahok sa taunang mga kaganapan na gaganapin sa bawat isa pederal na distrito siyentipiko at metodolohikal na mga konseho. Minsan sa isang taon, ginaganap ang Archival Council, kung saan nagtitipon ang mga archivist mula sa buong bansa. Ibig sabihin, nananatili ang mga koneksyon. Nagbibiro kami na ang archivist ay isang propesyon kung saan sa anumang lungsod ay makikita mo ang iyong sarili nang walang pera at mga bagay, pumunta sa mga kapwa archivist, at tatanggapin ka nila, pakainin at pauwiin ka. Mayroong isang kapatiran na, sa katunayan, ay hindi katangian ng anumang iba pang propesyon.
PC Week: Salamat sa chat.
01/21/2016, Huwebes, 17:51, oras ng Moscow, Text: Pavel Prytula 3068
Ang conversion ng mga makasaysayang dokumento sa electronic form at ang pagbuo ng mga database batay sa archival inventories ay isa sa pinakamahirap na uri ng digitization, na nangangailangan ng espesyal na kagamitan, teknolohiya, at maingat na atensyon sa orihinal na mga dokumento.
Tulad ng sa lahat ng iba pang sangay ng aktibidad ng estado at komersyal, ang pag-digitize ng mga pondo sa mga archive ng estado at munisipyo ay nagsisilbi upang malutas ang ilang mga problema nang sabay-sabay: pag-aayos ng mga bagay sa stock accounting, pagpapasimple sa paghahanap ng mga dokumento, pagbabawas ng pasanin sa mga empleyado at oras kung kailan pagpoproseso ng mga kahilingan ng gumagamit, pagpepreserba ng sira-sira na mga orihinal, hanggang sa pagbibigay ng mga serbisyo sa archival sa elektronikong anyo, kabilang ang mga bayad na serbisyo.
Ang trabaho sa paglipat ng mga pondo ng archival sa electronic form ay nagsimula sa pagliko ng milenyo. Para sa panahong lumipas mula noon Mga archive ng Russia daan-daang libong mga makasaysayang dokumento at imbentaryo ang na-digitize. Ngunit gayon pa man, ito ay isang maliit na bahagi lamang ng Archival Fund ng Russian Federation.
Dalawang approach
1. Kung karaniwang iniisip natin ang mga pondo ng isang institusyong archival sa anyo ng isang pyramid, kung gayon ang pangunahing dami nito ay ang mga dokumento mismo, at isang maliit na bahagi lamang sa itaas ang isang pang-agham na sangguniang kagamitan (imbentaryo), na nagbibigay ng nabigasyon sa pamamagitan ng mga pondo. at ang paghahanap para sa mga kinakailangang kaso at dokumento.
Maraming mga institusyon ang gumagamit ng digitization upang malutas ang isang beses, makitid na mga gawain. Sa pamamagitan ng pagkakatulad sa pagpapakilala ng maraming produkto ng software para sa bawat maliit na gawain, ang naturang digitization ay tinatawag na "tagpi-tagpi". Halimbawa, may kaugnayan sa anibersaryo ng isang taong makabuluhan para sa paksa ng Russian Federation, inaasahan ang pagtaas ng interes ng mga mananaliksik sa mga dokumento ng archival. Ang archive ay tumatanggap ng pagpopondo, ini-scan ang mga pondong ito at kino-convert ang kaukulang mga imbentaryo sa isang 2-3 na format ng database.
Halimbawa, may kaugnayan sa anibersaryo ng isang taong makabuluhan para sa paksa ng Russian Federation, inaasahan ang pagtaas ng interes ng mga mananaliksik sa mga dokumento ng archival. Ang archive ay tumatanggap ng pagpopondo, ini-scan ang mga pondong ito at kino-convert ang kaukulang mga imbentaryo sa isang 2-3 na format ng database.
Ang landas na ito ay isang hindi sistematikong diskarte na nagbibigay-daan sa iyong mag-ulat sa gawaing ginawa sa maikling panahon, ngunit hindi nakakaapekto sa pangkalahatang kahusayan ng archive, dahil ang kabuuang dami ng mga dokumento na inilipat sa electronic form ay isang fraction ng isang porsyento ng mga pondo ng mga institusyon. Maraming archive ang pumupunta sa rutang ito dahil lamang sa kakulangan ng pondo. Ngunit naiintindihan pa rin ng nakararami na kailangan ang pangmatagalang gawain.
2. Samakatuwid, marami ang naghahabol ng mga pangmatagalang programmatic na badyet at naghahabol ng ibang diskarte na higit na nangangako sa mga tuntunin ng pagbuo ng mga serbisyo ng archival at mga online na serbisyo. Ang diskarte na ito ay sinusuportahan din ng Federal Archival Agency (Rosarchiv).
Ibinibigay ang priyoridad sa paglipat ng buong pang-agham at reference na kagamitan sa elektronikong anyo. Binibigyang-daan ka ng landas na ito na lumipat sa isang ganap na awtomatikong accounting ng mga pondo, kabilang ang paglikha ng pinag-isang mga sistema ng impormasyon para sa mga archive ng rehiyon.
Bilang karagdagan, mayroong posibilidad ng isang simple at maginhawang paghahanap para sa mga pondo, na nagpapadali sa mga panloob na aktibidad at nagpapahintulot sa iyo na lumipat sa pagkakaloob ng mga serbisyo ng archival sa elektronikong anyo.
Ang mga dokumento ay ini-scan sa kasalukuyang mode kapag natanggap ang mga kahilingan mula sa mga user. Upang gawin ito, sapat na para sa archive na magkaroon ng hindi bababa sa isang propesyonal na scanner. Ngunit para sa pag-digitize ng malalaking array, imbentaryo, pati na rin lalo na ang mahahalagang dokumento, kasangkot pa rin ang mga eksperto mula sa mga organisasyong dalubhasa sa pag-scan at retroconversion.
Ang mga detalye ng pag-digitize ng mga dokumento ng archival
Ngayon tingnan natin ang ilan sa mga tampok ng pag-scan at pag-index ng mga dokumento at imbentaryo ng archival. Hindi tulad, halimbawa, mga replicated na libro, halos lahat ng dokumento sa mga archive ay natatangi. Ang isang malaking responsibilidad ay nakasalalay sa operator ng pag-scan, na dapat makita ang espesyal na estado ng dokumento (pagkasira, pagkasira, pag-iwan ng teksto sa gulugod, espesyal na tahi, atbp.) at agad na i-set up ang kagamitan, o ilipat ang dokumento para sa pagpapanumbalik.
Ang isa sa mga madalas na na-scan na uri ng mga pondo ng archival ay ang pagsusuri ng lupa. Ito ay isang karaniwang dokumento ng archival na may makapal na gulugod. Gayunpaman, sa kanyang mga sheet ay may mga attachment ng format hanggang sa A0. Hindi ka maaaring magburda ng mga bagay, hindi mo magagamit ang pamamaraan ng broaching. Ang tagapalabas ay dapat magkaroon ng ibang klase ng kagamitan - mga malalaking-format na planetary-type scanner (halimbawa).
Ang karanasan na kasangkot sa trabaho sa institusyon ay nakakakuha ng napakataas na halaga. Tulad ng ipinakita ng pangmatagalang kasanayan, ang madalas na muling pagsasaayos ng kagamitan, ang pangangailangan na subaybayan ang kalidad ng mga orihinal at natanggap na mga elektronikong larawan sa real time ay lampas sa kapangyarihan ng mga nagsisimula sa digitalization. Kung ang naturang kumpanya ay nanalo sa tender, may mataas na panganib na makabuluhang madagdagan ang oras ng proyekto o makakuha ng isang mababang kalidad na mapagkukunan (samakatuwid, kinakailangan upang masusing suriin ang mga inihandang elektronikong imahe kapag ibigay ang trabaho).
Kagamitan
Ang mga kakaiba ng mga dokumento ay naglalagay din ng simetriko mataas na pangangailangan sa kagamitan. Para sa mga dokumento ng archival, maaari mo lamang gamitin ang non-contact scanning technology - mga planetary scanner.
Bukod dito, ang scanner ay dapat magkaroon ng pinakamataas na katangian ng resolution, pagpaparami ng kulay at kaibahan, dahil mayroong malaking presensya ng mababang-contrast, kumukupas na mga teksto at mga imahe. Anong mga kagamitan ang sikat sa merkado ng planetary scanner ay matatagpuan sa aming pagsusuri sa 2014.
Ang unang naturang scanner ay binuo ng ELAR bilang bahagi ng digitalization project para sa pondong 350 "Revision tales and confession sheets" ng Russian State Archive of Ancient Acts. Upang ma-scan ang sira-sira na mga orihinal hanggang sa 50 cm ang taas at tumitimbang ng hanggang 50 kg, ang scanner ay nilagyan ng motorized cradle. Ang isang ligtas na antas ng puwersa ng pagpindot laban sa salamin ay kinokontrol ng ilang mga sensor.
Ang espesyal na istraktura, kapal, bigat ng mga dokumento ng archival kung minsan ay humahantong sa pangangailangan na bumuo ng mga espesyal na kagamitan. Kaya, sa karamihan ng mga archive ng estado, kabilang sa mga hinahangad na pondo ng genealogical, may mga kaso na may kapal na higit sa 30 cm at tumitimbang ng hanggang 60 kg: halimbawa, mga materyales sa sensus ng populasyon (mga aklat ng sensus), mga dokumento ng kapanganakan ng mga parokya ng simbahan, atbp. Sa mahabang panahon, sa kabila ng pangangailangan, ang mga pondong ito ay hindi na-scan dahil sa kakulangan ng kagamitan. Ang mga angkop na scanner ay lumitaw sa merkado lamang sa pagtatapos ng 2013, ngunit ngayon ay nakakuha na sila ng katanyagan.
Pag-index
Upang mapanatili ang mga rekord at makapaghanap ng mga dokumento, dapat na ma-index ang mga ito - punan ang mga card sa AIS. Karamihan sa mga dokumento ng archival at imbentaryo ay ginawa nang manu-mano o gamit ang isang makinilya, ibig sabihin, hindi sila pumapayag sa mataas na kalidad na pagkilala sa software. Nangangailangan ng manu-manong retroconversion.
Muling lumitaw Mga karagdagang kinakailangan sa performer. Una, kailangan niyang magkaroon ng sapat na tauhan para matapos ang gawain sa oras. Hanggang sa 700 indexing operator ang lumahok sa pinakamalalaking proyekto para sa digitalization ng archival funds ngayon. Ang pagpapanatiling tulad ng isang permanenteng kawani ay hindi kumikita, kaya ang malalaking at may karanasan na mga kumpanya ay kadalasang nakakaakit ng lokal na populasyon para sa malalaking proyekto ng archival ng rehiyon. Sa unang pagkakataon, ginamit ang teknolohiyang ito sa pag-digitize ng mga rehistro ng mga kapanganakan para sa proyektong "Mga Henerasyon Teritoryo ng Perm". Ilang daang tao ang pansamantalang natrabaho sa pamamagitan ng Employment Center. At nagtrabaho sila sa bahay, sa pamamagitan ng isang espesyal na aplikasyon.
Ang isang klasikong halimbawa ay ang petsang Mayo 37 ay ipinahiwatig sa isang lumang dokumento. Ang isang sinanay at matalinong operator, siyempre, ay hindi nagpasok ng maling data, ngunit nilinaw ang petsa ayon sa mga kalapit na pahina ng rehistro ng mga kapanganakan.
Ang pangunahing tanong ay kung paano makamit ang 100% na kalidad? Pagkatapos ng lahat, sa pangalan, petsa, numero, hindi ka maaaring magkamali. Isang matibay na sistema at teknolohiya ang sumagip. Halimbawa, ang double entry na paraan, kapag ang impormasyon ay pumasok sa Database pagkatapos lamang ng parehong entry ng 2 operator.
Ngunit nananatili pa rin ang problema ng mga patay na wika at pagsulat. Kapag nire-retroconvert ang mga naturang dokumento, nauuna ang karanasan ng mga lider ng grupo sa pag-index, na kadalasang kailangang lutasin ang mga kumplikadong hindi karaniwang gawain.
Imbentaryo
At ngayon tungkol sa pangunahing bagay. Tulad ng nabanggit sa simula ng artikulo, isang promising na diskarte para sa digitization ng archival funds ay ang conversion ng isang kumpletong NSA sa electronic form. Ito ang pinaka mahirap na trabaho. mga rekomendasyong metodolohikal Itinatag ng Rosarchive ang mga patakaran para sa pagpapanatili ng mga database sa mga imbentaryo ng archival. Samakatuwid, ang mga imbentaryo ay dapat na ma-index ng isang malawak na hanay ng mga patlang.
Ang pagiging kumplikado ng pag-digitize ng mga imbentaryo ng archival ay isinasaalang-alang, bukod sa iba pang mga bagay, sa 44-FZ "Sa sistema ng kontrata". Ayon sa bahagi 2 ng Art. 56 ng batas, "ang pagkakaloob ng mga serbisyo na may kaugnayan sa pangangailangang tanggapin ang mga kontratista, mga gumaganap sa mga database ng pagpaparehistro ng mga museo, archive, mga aklatan" ay ang batayan para sa pagdaraos ng isang kumpetisyon na may limitadong partisipasyon (limitado ang paglahok sa mga resulta ng pre- pagpili ng kwalipikasyon). Iyon ay, pagkatapos lamang makumpirma ng aplikante ang kanyang mga kakayahan at karanasan sa pagsasagawa ng mga katulad na proyekto.
Ang mga imbentaryo, tulad ng mga dokumento, ay maaaring sira-sira at nakasulat sa isa sa mga patay na wika. Ang mga imbentaryo ay maaaring magkaroon ng napakakomplikadong istraktura at naglalaman ng . Ang format ng mga imbentaryo para sa ordinaryong at pang-agham at teknikal na dokumentasyon, pati na rin ang mga bagay ng non-stock accounting, ay naiiba. Ang nabuong database ay dapat na ilagay sa Archival Fund software package, atbp.
Kung walang malalim na pag-unawa sa mga proseso ng aktibidad ng archival, kaalaman sa regulasyon at metodolohikal na balangkas, hindi posible na magsagawa ng isang de-kalidad na pagsasalin ng NSA sa elektronikong anyo. Samakatuwid, kinakailangang magtiwala sa digitization lamang sa mga pinagkakatiwalaang kumpanya na napatunayan sa pagsasanay ang kanilang kakayahang pangasiwaan pondo ng archival. At maaari mong tantiyahin ang badyet sa pamamagitan ng pag-order.
Sa mga nakalipas na taon, ang serbisyo para sa pag-digitize ng mga dokumento ay naging napakapopular para sa karamihan ng mga kumpanya. Halos lahat ng mga modernong organisasyon ay pinagkadalubhasaan ang teknolohiya ng impormasyon sa isang antas o iba pa at hindi maaaring isipin ang kanilang trabaho nang walang paggamit ng mga personal na computer. Ngayon, ang mga template ng dokumento ay unang ginawa sa isang computer at pagkatapos ay naka-print out. ngunit legal na epekto may mga dokumentong may mga lagda at mga selyo, at muli silang kailangang i-digitize sa tulong ng digitalization ng mga dokumento.
Para dito, kailangan ang digitization ng mga dokumento.
Kadalasan kailangan mong sumangguni sa dokumentasyon ng archival, kaya maraming mga kumpanya ang mas gusto na magkaroon ng mga elektronikong kopya ng lahat ng mga papel na dokumento ng kanilang kumpanya. Ang pag-digitize ng mga dokumento sa papel ay maaaring gawing mas madali ang buhay hindi lamang para sa mga tagapamahala, accountant, ekonomista at sekretarya, kundi pati na rin para sa mga kinatawan ng mga teknikal at malikhaing propesyon: mga taga-disenyo at taga-disenyo ng fashion, mga tagabuo at arkitekto, mga inhinyero at taga-disenyo, pati na rin ang maraming iba pang mga propesyonal. Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento ng archival na naglalaman ng iba't ibang mga diagram, drawing, formula, drawing at litrato ay mas matrabaho at nangangailangan ng partisipasyon ng mga kwalipikadong espesyalista na may malawak na karanasan sa pag-digitize ng mga dokumento.
Ano ang kailangan mong bigyang pansin kapag nagdi-digitize ng mga dokumento:
propesyonal na kagamitan
Ang pag-digitize ng mga kumplikadong dokumento ay nangangailangan ng propesyonal na kagamitan na may malaking bilang ng mga teknikal na kakayahan. Pagkatapos ng digitization, sinusuri ng espesyalista ang mga dokumento at ang elektronikong kopya, kinikilala ng computer ang teksto ng dokumento, at itinatama ang mga posibleng pagkakamali.
Handmade posible
Kapag nagdi-digitize ng mga dokumento, ang manu-manong paggawa ay kailangang-kailangan, ito ay kinakailangan kapag:
- paghahanda ng mga dokumento para sa pag-scan: pag-alis ng mga clip ng papel, mga file at iba pang mga fastener;
- manu-manong pag-scan ng mga dokumento;
- reverse packaging ng mga dokumento sa mga folder;
- kapag nagpasok ng impormasyon sa system;
- pagpapatunay ng inilagay na impormasyon.
Software
Ang wastong napiling software ay nagbibigay-daan sa iyo na pasimplehin at pabilisin ang solusyon ng mga gawain para sa pag-digitize ng mga dokumento kung minsan.
Karanasan at bilis
Ang kumpanyang "Capital Archivist" ay may maraming taon ng karanasan sa pag-digitize ng mga dokumentong papel at ganap na garantiya. Na ang lahat ay gagawin sa oras at sa pinakamagandang presyo.
Ang digitization ng mga dokumento ay ang conversion ng mga dokumento sa digital form. Maaari mong i-digitize ang mga guhit, teksto at aklat. Ang aktibidad ng anumang karaniwang opisina o institusyon, maaga o huli ay humahantong sa pagbuo sa loob ng mga pader nito marami mga dokumento. Ang mga dokumento ay naka-imbak sa mga istante at sa mga desk drawer. Kukunin nila ang isang malaking halaga ng espasyo sa mga cabinet ng opisina at sa mga mesa ng mga empleyado ng opisina. Mga bundok ng dokumentasyon, na napakahirap maunawaan, at halos imposibleng mabilis na makahanap ng isa o ibang dokumento. Upang ang opisina ay hindi maging isang archival repository ng mga dokumento, at ang mga empleyado nito ay maaaring mabilis na magtrabaho sa anuman kinakailangang dokumentasyon, kailangan mong i-digitize ang lahat ng mga dokumentong makukuha sa kumpanya at ilipat ang mga ito mula sa papel patungo sa electronic form, gamit ang mga serbisyo ng pag-scan at pagkilala ng mga dokumento. Ang mga elektronikong dokumento ay mas madaling iproseso at iimbak. Hindi sila kumukuha ng maraming espasyo sa opisina. Hindi sila maaaring mawala o masira, at ang paghahanap ng isang dokumento sa isang digitized na electronic archive, kung saan ang lahat ay na-systematize at pinagsunod-sunod sa mga bundle ay mas madali kaysa sa isang malaking stack ng mga papel na nakaimbak sa isang cabinet ng opisina. Ang mga digitized na dokumento ay maginhawa din para sa paggamit sa kaso kapag ang isang empleyado ng kumpanya ay pupunta sa isang business trip o para sa mga negosasyon. Ang isang maliit na flash drive sa iyong bulsa ay magagawang upang mapaunlakan ang buong archive ng mga dokumento ng kumpanya, at magbibigay sa kanya ng pagkakataon, kung kinakailangan, upang mabilis na mahanap ang anumang kinakailangang dokumento. Napaka-convenient at praktikal na gumamit ng mga naka-digitize na dokumento, habang ang mga serbisyo sa pag-digitize ng dokumento ay hindi sapat na mahal at magagamit hindi lamang sa malalaking korporasyon, kundi pati na rin sa maliliit na kumpanya at mga organisasyong may badyet.
Pag-digitize ng mga guhit
Ang pag-digitize ng mga guhit, o bilang ito ay tinatawag ding vectorization, ay nagpapahintulot sa iyo na ilipat ang mga teknikal at arkitektura na mga guhit mula sa papel patungo sa elektronikong format. Ang mga serbisyo ng digitization para sa mga guhit ay maaaring makabuluhang pasimplehin at gawing sistematiko ang sistema ng pag-iimbak ng archival ng dokumentasyon ng disenyo, at napaka-kaugnay para sa parehong mga negosyong pang-industriya at mga institusyong pang-agham, pati na rin para sa mga bureaus ng arkitektura at disenyo, pribadong arkitekto, mag-aaral, at lahat ng tao na, ayon sa mga detalye ng kanilang trabaho o pag-aaral, ay gumagana sa mga guhit. Bilang isang patakaran, ang pangunahing problema ng pag-archive ng dokumentasyon ng disenyo ay ang paghahanap para sa nais na pagguhit, ang mga kondisyon kung saan ang pagguhit na naka-print sa papel na Whatman ay dapat na naka-imbak at ang bulkiness nito. Ang pag-digitize ng mga guhit ay maaaring epektibong malutas ang mga problemang ito. Kapag ang isang pagguhit ay inilipat mula sa papel patungo sa elektronikong format dahil sa pag-digitize, hindi nito kailangang magkaroon ng malalaking lugar ng archival para sa imbakan nito, ngunit sapat lamang ang isang maliit na halaga ng libreng espasyo sa hard drive ng isang computer o anumang iba pang electronic media. Kasabay nito, sapat na upang i-systematize ang mga nilalaman ng archive nang isang beses, i-decomposing ang mga digitized na mga guhit sa mga pampakay na folder, at pagkatapos ay madaling makahanap ng anumang kinakailangang pagguhit. Ang mga guhit na nakaimbak sa electronic archive ay hindi napapailalim sa mekanikal na stress, o sa impluwensya ng anumang iba pang natural na puwersa at elemento. Hindi sila maaaring mabasa, mapunit o mawala, at salamat sa backup system, maaari mong isang daang porsyento na protektahan ang iyong sarili mula sa kanilang pagkawala o pagkawala. Ang pagtatrabaho sa mga digitized na guhit ay mas madali kaysa sa kanilang mga katapat na papel. Mas maginhawang magdala ng laser disc sa iyo, kung saan palagi kang may access sa buong archive, kaysa sa dami ng malalaking papel at hindi maginhawang mga guhit. Oo, at ipakita ang pagguhit sa customer, kung saan ito ay mas maginhawa sa monitor ng isang computer o laptop, ngunit walang paglalahad ng multi-meter drawing paper sa kanyang mesa. Hindi banggitin na ang digitized na pagguhit ay maaaring ipadala lamang sa pamamagitan ng e-mail, habang tinitipid ang iyong oras at oras ng isa kung kanino nilayon ang pagguhit na ito. Ngayon, maraming mga kumpanya ang nagbibigay ng mga serbisyo para sa pag-digitize ng mga guhit, at nalulugod kaming sabihin ang katotohanan na ang aming kumpanya ay isa sa mga nangunguna sa larangan ng pag-digitize ng mga dokumento. Sa ngayon, mayroon kaming lahat ng kinakailangang kagamitan at programa upang matiyak ang pag-digitize ng anumang pagguhit na may ganap na detalyadong pangangalaga sa kalidad nito.
Pag-digitize ng mga teksto
Ang pag-digitize ng mga teksto ay isang paraan ng pag-convert ng naka-print na teksto mula sa papel sa elektronikong format. Ang pag-digitize ng mga teksto ay kailangang-kailangan bilang isang maginhawang tool para sa paglikha mga elektronikong archive at bilang isang kasangkapan para sa pag-digitize ng mga aklat at aklat-aralin. Ngayon ang mga mahilig sa pampanitikan na salita ay hindi na kailangang umupo nang maraming oras sa mga aklatan o magdala ng mabigat at hindi komportable na libro. Ito ay sapat na magkaroon ng isang elektronikong tablet na madaling magkasya sa iyong bulsa o pitaka, at magbasa ng anumang fiction o reference na literatura.
Pag-digitize ng mga libro
Ang pag-digitize ng teksto ay nagpapahintulot sa iyo na ilipat ang isang libro sa anumang laki sa digital na format. Ito ay napaka-maginhawa at praktikal. Bilang karagdagan sa kadalian ng paggamit, ito ay nagkakahalaga ng pagbanggit ng mga halatang benepisyo sa ekonomiya. Malayo sa dati maaari mong bilhin ito o ang aklat-aralin o aklat na iyon para sa iyong sarili, at sa parehong oras maaari mo itong hiramin mula sa aklatan o mula sa isang kaibigan, at salamat sa serbisyo ng pag-digitize, maging may-ari ng elektronikong bersyon, gumagastos ng mas kaunti pera para dito kaysa sa pagbili ng libro. Ang pag-digitize ng mga aklat ay lubos ding nagpadali sa proseso ng pag-iimbak ng mga bihirang manuskrito at mga aklat na may halaga sa kasaysayan. Pagkatapos ng lahat, ang papel ay hindi walang hanggan, ngunit elektronikong bersyon Ang naka-print na salita ay talagang maiimbak sa loob ng libu-libong taon at hinding-hindi mawawala ang orihinal na nilalaman nito, na pinapanatili hindi lamang ang teksto, kundi pati na rin ang mga ilustrasyon para sa mga susunod na henerasyon.