Comité Estatal de Aduanas Federación Rusa
Administración de Aduanas del Noroeste de la Federación Rusa
ADUANAS DE SAN PETERSBURGO
Sobre el nombramiento de los responsables del trabajo de oficina
en las divisiones de la aduana de San Petersburgo
De acuerdo con la orden del Comité Estatal de Aduanas de Rusia N 78 del 12 de febrero de 1996, con el fin de mejorar aún más el soporte de documentación y el control de la ejecución de documentos en las divisiones de la aduana de San Petersburgo.
Ordeno:
1. Designar funcionarios en los puestos de aduanas y departamentos encargados del trabajo de oficina y archivos (Anexos 1, 2).
2. Los jefes de puestos y departamentos aduaneros para asegurar:
- organización del trabajo de oficina y el trabajo del archivo en sus subdivisiones de acuerdo con los requisitos de las "Instrucciones sobre el trabajo de oficina en la Aduana de San Petersburgo";
- antes del 10 de febrero de 1999 sobre la base de un modelo (ver Apéndice 3), de conformidad con la orden del Comité Estatal de Aduanas de la Federación Rusa del 16 de febrero de 1998 N 80 "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el procedimiento para el desarrollo y aprobación de la descripción del trabajo de un empleado de la autoridad aduanera de la Federación Rusa", desarrollar, coordinar en a su debido tiempo y aprobar del jefe de aduanas las descripciones de puestos de los empleados responsables del trabajo de oficina y el trabajo del archivo en la unidad;
- informar inmediatamente al departamento de apoyo a la documentación (en adelante, ODO) sobre todos los cambios en la composición de los funcionarios responsables del trabajo de oficina.
3. La gestión metodológica del trabajo de los funcionarios responsables del trabajo de oficina y el trabajo del archivo en las divisiones se asigna a la ODO (Varlamov S.A.). Con el fin de mejorar la formación y perfeccionamiento de los funcionarios encargados del trabajo de oficina, continuar sus pasantías en la ODO, realizar seminarios trimestrales con ellos.
4. Designar a los funcionarios enumerados en el Anexo 1 de la presente orden, responsables en las unidades de contabilidad, uso y almacenamiento de timbres aduaneros.
6. El control de la ejecución de la presente orden será ejercido por el Subjefe de Aduanas de servicio de personal Frolov VI
jefe de aduanas
Mayor General del Servicio de Aduanas
VG Eremenko
Anexo 1 de la orden. Responsable del trabajo de oficina en los departamentos.
Anexo 1
ordenar
de fecha 06.01.99 N° 8
Posición | Número personal |
||
Pavlenko E. B. | ved inspector | ||
Zavyalova E.A. | inspector | ||
Inspección L/s | Arbidan T.Yu. | ved inspector | |
Arte. inspector | |||
Sevastyanova T.I. | Arte. operatorio. | ||
Sokolova L. F. | Arte. inspector | ||
Smirnova E.N. | inspector | ||
Suvorin Yu.F. | jefe del departamento de | ||
Mezeneva S.V. | Arte. inspector | ||
Petrova O. N. | Arte. inspector | ||
Besedina T.V. | inspector | ||
V.P. Kulikova | ved inspector | ||
Nikolaev O. N. | inspector | ||
Morozova LA | inspector | ||
Lovtsova I. N. | inspector | ||
Efimova MK | Arte. inspector | ||
Zimogliad G.V. | Arte. inspector | ||
Gnoevoy IA | Arte. inspector | ||
Gusarov B. N. | temprano Departamento | ||
Panfilov V. I. | cap. inspector | ||
O costumbres. proteccion | Andreeva V.P. | ved inspector | |
Ivanova IP | Arte. inspector | ||
Zhukova E.B. | cap. inspector | ||
Kalembet P.I. | Arte. inspector | ||
OTO&TK N 1 | Vasilieva O.A. | inspector | |
t/c Yuzhni | Chistiakova S.A. | Arte. inspector | |
t/c Severny | Petrova V.O. | inspector | |
t/p Sev.-Zapadny | Buganova S.Yu. | Arte. inspector | |
t/p Yugo-Zap. | Filippov V. V. | inspector | |
Gorrión O.M. | Arte. inspector | ||
Clemátide. Tennesse | televisión kazaja | Arte. inspector | |
Voitenko N.A. | ved inspector | ||
Tatarchuk L. N. | Arte. inspector | ||
Bazylevich I.A. | inspector | ||
OTO&TK N 2 | Mochalova E.V. | ved inspector | |
Ozerova M.G. | inspector | ||
Stekolnikova G. V. | inspector | ||
OTO&TK N 3 | Kalinina T.R. | inspector | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T. N. | ved inspector | |
Gromova M. N. | Arte. inspector | ||
Artemyeva S.V. | inspector | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N. L. | Arte. inspector | |
Luga t/c | Smirnov S. E. | Arte. inspector | |
Voljov t/c | Matrosova E.G. | inspector | |
Vsévolozhsk t/c | Bogachkova O.A. | inspector | |
Golovanova I. V. | cap. inspector | ||
Odintsova E.K. | Arte. inspector | ||
Petrova E.A. | inspector |
Jefe de ODO
capitán de aduanas
S. A. Varlamov
Anexo 2 de la orden. Responsable del archivo en las divisiones
Apéndice 2
ordenar
de fecha 06.01.99 N° 8
Nombre de las divisiones estructurales | Posición | Número personal |
|
Pavlenko E. B. | ved inspector | ||
Zavyalova E.A. | inspector | ||
Inspección L/s | Arbidan T.Yu. | ved inspector | |
Arte. inspector | |||
Sevastyanova T.I. | Arte. operatorio. | ||
Sokolova L. F. | Arte. inspector | ||
Smirnova E.N. | inspector | ||
Suvorin Yu.F. | jefe del departamento de | ||
Magazova L. P. | inspector | ||
Mezeneva S.V. | Arte. inspector | ||
Petrova O. N. | Arte. inspector | ||
Besedina T.V. | inspector | ||
Glushkova Yu.G. | Arte. inspector | ||
Nikolaev O. N. | inspector | ||
Buyanova O. | inspector | ||
Lovtsova I. N. | inspector | ||
Efimova MK | Arte. inspector | ||
Zimogliad G.V. | Arte. inspector | ||
Gnoevoy IA | Arte. inspector | ||
Gusarov B. N. | temprano Departamento | ||
Panfilov V. I. | cap. inspector | ||
O costumbres. proteccion | Andreeva V. N. | ved inspector | |
Tolstikova S.A. | inspector | ||
Zhukova E.B. | cap. inspector | ||
Kalembet N. I. | Arte. inspector | ||
OTO&TK N 1 | Marusina M.G. | inspector | |
t/c Yuzhni | Grebennik O.Yu. | inspector | |
t/c Severny | Dobrodeev A.M. | inspector | |
t/p Sev.-Zapadny | Strashenko I.E. | inspector | |
t/p Yugo-Zap. | Filippov V. V. | inspector | |
Gorrión O.M. | Arte. inspector | ||
Clemátide. Tennesse | Zhuravleva S. M. | inspector | |
Voitenko N.A. | ved inspector | ||
Tatarchuk L. N. | Arte. inspector | ||
Bazylevich I.A. | inspector | ||
OTO&TK N 2 | Gavrilin AP | cap. inspector | |
Solodyankin MA | inspector | ||
Stekolnikova G. V. | inspector | ||
OTO&TK N 3 | Gorbacheva G. I. | Arte. inspector | |
Kirishi t/p | Kuzmicheva T. N. | ved inspector | |
Gromova M. N. | Arte. inspector | ||
Artemyeva S.V. | inspector | ||
Gatchina t/p | Ioutsen N. L. | Arte. inspector | |
Luga t/c | Smirnov S. E. | Arte. inspector | |
Voljov t/c | Matrosova E.G. | inspector | |
Vsévolozhsk t/c | Bogachkova O.A. | inspector | |
Golovanova I. V. | Arte. inspector | ||
Zykova Yu.A. | cap. inspector | ||
Odintsova E.K. | Arte. inspector | ||
Petrova E.A. | inspector |
Jefe de ODO
capitán de aduanas
S. A. Varlamov
Anexo 3 de la orden. Responsabilidades laborales aproximadas de la persona responsable del trabajo de oficina y el trabajo del archivo en las divisiones estructurales de aduanas
Anexo 3
ordenar
de fecha 06.01.99 N° 8
1. Disposiciones generales
1.1. El inspector responsable del trabajo de oficina y del archivo en la subdivisión estructural de la oficina de aduanas es designado por orden de la oficina de aduanas a propuesta del jefe de la subdivisión estructural.
1.2. El inspector responsable del trabajo de oficina y el trabajo del archivo en la unidad estructural, en sus actividades se guía por las órdenes e instrucciones del Comité Estatal de Aduanas de la Federación Rusa, la Administración de Aduanas del Noroeste, aduanas, las Regulaciones sobre el Departamento de Documentación, instrucción estándar en el papeleo y el trabajo del archivo en la aduana (en el puesto de aduana), así como estos deberes oficiales.
1.3. El inspector está directamente subordinado al jefe de la unidad estructural, metódicamente, al jefe del departamento de soporte de documentación.
2. Principales tareas y responsabilidades
2.1. La tarea principal de la persona responsable del trabajo de oficina y el trabajo del archivo es garantizar la corrección de la contabilidad, la transferencia oportuna de documentos a la gestión de la unidad estructural y los ejecutores, el control del paso de documentos y su devolución a la documentación. departamento, organización del trabajo del archivo de la unidad.
2.2. Para realizar esta tarea, el responsable del trabajo de oficina y del archivo debe:
- conocer los requisitos de las instrucciones para el trabajo de oficina en la aduana de San Petersburgo;
- recibir la correspondencia entrante contra recibo en el Departamento de Documentación;
- presentar para el registro al departamento de documentación los documentos recibidos por los empleados del departamento directamente de otras organizaciones;
- ver la correspondencia recibida y someterla a consideración del jefe de la unidad estructural o directamente al ejecutor de acuerdo con la resolución del jefe de aduanas, haciendo las anotaciones necesarias en el registro o registros de registro;
- transfiera la resolución del jefe del jefe de la unidad estructural al diario y transfiera el documento para su ejecución contra recibo;
- mantener registros del movimiento del documento de albacea a albacea dentro de la unidad estructural;
- familiarizar a los empleados de la unidad estructural con los documentos informativos;
- controlar los plazos para la ejecución de los documentos;
- informar al departamento de soporte de documentación de los nombres de los albaceas según los documentos puestos bajo control;
- recordar periódicamente a los artistas intérpretes o ejecutantes los plazos para la ejecución de los documentos;
- tomar medidas para la eliminación oportuna del control de los documentos ejecutados o la extensión del plazo para la ejecución de un documento;
- verificar la exactitud de la ejecución de los documentos ejecutados (disponibilidad de visas, números de casos según la nomenclatura, marcas de ejecución, etc.);
- transferir información sobre la ejecución del documento al diario y transferir el documento al inspector superior del departamento de soporte de documentación que ejerce el control;
- realizar la contabilidad y el control del uso y almacenamiento de los timbres aduaneros en el fraccionamiento;
- formar los documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos de la unidad estructural;
- realizar la contabilidad y garantizar la total seguridad de las cajas aceptadas para el almacenamiento;
- controlar la observancia en los locales del archivo de las condiciones necesarias para garantizar la seguridad de los documentos;
- informar al jefe de la unidad estructural sobre la composición y el contenido de los documentos del archivo, emitir casos, documentos o copias de documentos en la forma prescrita, cumplir con las solicitudes de organizaciones, declaraciones de ciudadanos;
- mantener registros del uso de los documentos almacenados en el archivo;
- controlar la implementación de las reglas para trabajar con documentos en el departamento:
- preparar expedientes de la subdivisión estructural para su presentación al archivo aduanero, elaborar listas de aceptación para los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), actuar sobre la asignación para la destrucción de documentos y archivos con períodos de almacenamiento vencidos;
- preparar propuestas de modificación y complemento de la nomenclatura de casos de la unidad estructural y someterla a consideración del departamento de soporte documental.
Jefe de ODO
capitán de aduanas
S. A. Varlamov
El texto del documento es verificado por:
distribución oficial
Le diremos cómo, sin violar la ley de datos personales, redactar y emitir una orden para nombrar a un empleado responsable del trabajo de oficina en la empresa. Descargue la muestra y el formulario de dicho pedido.
Descargar documentos útiles:
¿A quién se puede dar una orden para nombrar a una persona responsable del trabajo de oficina?
En organizaciones pequeñas, el volumen de flujo de documentos suele ser pequeño. Por lo tanto, las funciones de un empleado pueden confiarse en conjunto a uno de los empleados. Pero solo el deseo del líder no es suficiente para esto. El artículo 60.2 del Código de Trabajo dice que puede realizar tareas de trabajo adicionales como una combinación instruir al empleado solo si expresa su consentimiento por escrito.
Además, la combinación asume que el empleado realizará funciones adicionales durante el tiempo establecido para el trabajo principal. Es decir, la intensidad de su trabajo, la carga del empleado aumentará. Por lo tanto, el empleador tendrá que pagar extra al empleado que realiza funciones laborales adicionales a las principales.
El cambio de los términos del contrato de trabajo inicial con un empleado se realiza mediante dos órdenes. Uno de ellos es una orden para nombrar a una persona responsable del trabajo de oficina. Con esta orden, es recomendable designar no solo al que desempeñará constantemente las funciones de un empleado, sino también a un empleado que pueda reemplazarlo en caso de enfermedad, vacaciones, viaje de negocios.
Porque la administración de empresas requiere conocimiento especial Es recomendable designar a los responsables de esta área de actividades de la empresa que trabajan con documentos.
Por regla general, los responsables del trabajo de oficina son designados oficial de personal o secretario. Estos especialistas ya están involucrados en el procesamiento, registro y almacenamiento de documentos, será más fácil para ellos realizar funciones adicionales de un empleado. Si es necesario, si aumenta el flujo de documentos, los empleados de los departamentos pueden participar en el trabajo con documentos. En este caso, también será necesario elaborar una orden sobre la designación de responsables de trabajo de oficina para los departamentos y servicios de la empresa.
como formular ordenar el nombramiento de varias personas responsables
Consejos para secretarias principiantes. 6 esquemas de procesos de negocio
¿Qué orden debe redactarse todavía, además de la orden sobre el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina?
Dado que las nuevas funciones asignadas al empleado deben pagarse adicionalmente, la asignación también debe establecerse por orden. Pero esto debe hacerse en un orden separado.
El hecho es que la orden de designación de un responsable del trabajo de oficina se refiere a documentos internos para la actividad principal. Otros empleados, empleados de otros departamentos también tienen acceso a dichas órdenes. Al mismo tiempo, la remuneración de un empleado en particular es información personal y no está sujeta a divulgación.
Por lo tanto, simultáneamente con la orden sobre el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina, se redacta una segunda orden para el personal, por la cual se otorga al empleado una asignación para combinar.
Orden de pago adicional por combinación de profesiones/cargos
La información personal se indica en ambas órdenes, pero la orden sobre el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina contiene solo un hecho notorio. A pesar de que la orden sobre el establecimiento de la asignación contiene información clasificada por ley como datos personales, esta es información clasificada, no debe ser de dominio público. La violación de esta regla está cargada de grandes multas para el empleador.
Cómo redactar una orden para el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina
Dado que la forma unificada de tal orden es federal regulaciones no establecido, puede redactar un documento en cualquier forma. La hoja de pedido deberá ser aprobada como anexo al documento que regula el trabajo de oficina en la empresa -.
Los requisitos para la ejecución de órdenes están establecidos por GOST R 7.0.97-2016. Detalles a completar sin fallar, relacionar:
- nombre de la organización de acuerdo con los documentos estatutarios;
- nombre y asunto del pedido;
- lugar y fecha de elaboración del documento;
- el texto, que incluye las partes indagatoria y administrativa;
- firmas y cargos del jefe y de todos los empleados que se mencionaron en la orden.
La parte determinativa del texto de la orden sobre el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina comienza con las palabras " Para optimizar el negocio...". Además, debe contener el nombre de la organización.
La parte administrativa del texto comienza con la frase " Ordeno:". Le siguen los elementos que deben completarse para lograr los objetivos especificados en el preámbulo. El primer elemento es el empleado a quien se le encomiendan las responsabilidades de mantenimiento de registros y la fecha a partir de la cual realizará responsabilidades adicionales en orden de combinación.
En la parte administrativa, puede especificar las funciones que el empleado realizará adicionalmente si aún no se ha desarrollado una nueva para él. descripción del trabajo con una lista de nuevas responsabilidades.
Además, es aconsejable designar al mismo empleado que reemplazará al empleado en caso de ausencia por el mismo orden en el nombramiento de una persona responsable del trabajo de oficina. La frase estándar incluida en el texto de la orden es una cláusula sobre quién ejercerá el control sobre la implementación de esta orden.
Según la orden sobre el nombramiento de personas responsables del trabajo de oficina, el jefe y los empleados designados deben firmar con sus propias manos. Después de eso, los empleados mencionados en la orden adquieren el estatus de "funcionarios responsables del trabajo de oficina en la organización". Esto significa que a partir de este momento, no solo la cabeza, sino también ellos, están cubiertos por el Artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, que prevé castigo administrativo por violar las reglas de almacenamiento de documentos establecidas por la ley federal.
Cómo hacer cambios en los pedidos al cambiar el responsable dirá el especialista de la revista "Secretary's Handbook" en el campo del trabajo de oficina y el archivo.
Responsabilidades de la persona responsable del mantenimiento de registros en los departamentos de la Universidad
SGC RD 7.3.13-2012
Ex. No. ______
Copia No. _________
San Petersburgo
PREFACIO
1 DESARROLLADO por el Departamento de Gestión Documental y el Departamento de Calidad de la Universidad
2 INTRODUCIDO por primera vez
3 APROBADO por el Rector de la Universidad ____.____.2012
4 Frecuencia de inspección 3 años
1 área de uso. 4
3 Términos y definiciones. cinco
4 Designaciones y abreviaturas. 6
5 Responsabilidad y autoridad. 6
7 Funciones del responsable del registro. 7
9 Derechos de la persona responsable del mantenimiento de registros. 8
10 Responsabilidad del secretario. nueve
Anexo A Notificación del nombramiento de una persona responsable del mantenimiento de registros 10
Anexo B El acto de aceptación y traslado de casos al cambiar el responsable del trabajo de oficina. once
Hoja de consentimiento. 12
Lista de referencia. 13
Cambiar hoja de registro. catorce
Hoja de registro de controles periódicos. 15
1 área de uso
Este Reglamento establece los derechos, deberes y responsabilidades de los empleados responsables del mantenimiento de registros en divisiones estructurales Universidad.
El reglamento se redactó para agilizar el trabajo de oficina en las divisiones estructurales de la Universidad, para registrar y controlar adecuadamente el movimiento y la ejecución oportuna de documentos, para mantener una interacción constante de las divisiones estructurales con el departamento de gestión de documentación y el departamento de archivo en la formación. de los documentos en los casos, su almacenamiento actual, preparación para la transferencia a almacenamiento de archivos de archivos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), destrucción de archivos y documentos con períodos de almacenamiento vencidos.
Este Reglamento es de aplicación por todas las direcciones estructurales de la Universidad y está incluido en los documentos del sistema de gestión de la calidad.
2 Referencias normativas
ISO 9000:2005 Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
QMS DP 4.2.01-2012 Sistema de gestión de la calidad. procedimiento documentado. Gestión de documentación.
QMS DP 4.2.03-2012 Sistema de gestión de la calidad. procedimiento documentado. Requerimientos generales a la construcción, presentación y ejecución de la documentación del sistema de gestión de la calidad.
QMS DP 4.2.04-2012 Sistema de gestión de la calidad. procedimiento documentado. Control normativo de la documentación del sistema de gestión de la calidad.
QMS MI 3.01.01-2011 Sistema de gestión de la calidad. Instrucción metódica. Términos y definiciones en el campo de la gestión de la calidad de la educación superior y profesional.
GOST R Trámites y archivo. Términos y definiciones.
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de 01.01.01 N 477 Reglas para el trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo.
Orden de los Archivos Federales No. 76 del 01.01.01 Pautas sobre la elaboración de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.
Ley Federal de 01.01.01 "Sobre el archivo en la Federación Rusa".
Instrucciones para el mantenimiento de registros en la Universidad.
3 Términos y definiciones
En este Reglamento, los términos y definiciones se utilizan de acuerdo con ISO 9000:2005, QMS MI 3.01.01 y las siguientes definiciones:
documentación: fijación de información en medios materiales de la manera prescrita;
trabajo de oficina: una actividad que garantiza la creación de documentos oficiales y la organización del trabajo con ellos en la Universidad;
documento - documento oficial, creado agencia del gobierno, un organismo de gobierno local, una persona jurídica o un individuo, redactado en la forma prescrita e incluido en el flujo de documentos de la Universidad;
tipo de documento: el documento pertenece a un determinado grupo de documentos en función del contenido y el propósito previsto;
preparación de documentos: fijación de los detalles necesarios, reglas establecidas documentación;
detalles del documento: un elemento obligatorio de la ejecución del documento;
formulario de documento: un conjunto de detalles que identifican al autor de un documento escrito oficial;
documento original - la primera o única copia del documento;
copia de un documento - un documento que reproduce completamente la información del documento original y sus características externas, que no tiene fuerza legal;
copia certificada - una copia de un documento en el que, de acuerdo con orden establecido anotar los detalles necesarios que le dan fuerza legal;
forma unificada documento: un conjunto de detalles y fragmentos típicos del texto del documento, establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información;
plantilla de formulario (formulario de documento unificado) - formulario de documento (formulario de documento unificado) presentado en formato electrónico;
flujo de documentos: el movimiento de documentos desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución, la colocación en el archivo y (o) el envío;
registro de documentos - asignación a un documento número de registro y registro en la forma prescrita de información sobre el documento;
nomenclatura de casos: una lista sistematizada de nombres de casos formados en la Universidad, indicando los términos de su almacenamiento;
caso - un conjunto de documentos o documento separado relativo a un tema o área de actividad de la Universidad (unidad estructural).
4 Símbolos y abreviaturas
Las siguientes abreviaturas se aplican en este Reglamento:
6.2. El empleado responsable del mantenimiento de registros reporta a su supervisor inmediato.
6.3. El empleado responsable del trabajo de oficina en sus actividades se guía por: Código de Trabajo de la Federación Rusa, la Carta de la Universidad, documentos del sistema de gestión de calidad, reglamentos sobre la unidad estructural, órdenes del supervisor inmediato, reglamentos sobre el trabajo con datos personales, instrucciones para el mantenimiento de registros en la Universidad y otras regulaciones locales sobre el organización del archivo y mantenimiento de registros en la Universidad, este Reglamento.
6.4 El empleado responsable del mantenimiento de registros en la unidad estructural debe saber:
Instrucciones para el mantenimiento de registros en la Universidad;
Reglas de documentación;
Familiarizar a los empleados de la unidad estructural con los documentos normativos y metodológicos sobre trabajo de oficina y archivo.
9 Derechos de la persona responsable del mantenimiento de registros
Un empleado responsable del mantenimiento de registros en una subdivisión estructural de la Universidad tiene derecho a:
Solicitar y recibir información y documentos necesarios para el adecuado desempeño de sus funciones;
Recibir asesoramiento sobre cómo trabajar con documentos de empleados del departamento de instituciones educativas preescolares y otros departamentos de la Universidad;
Devolución a los artistas intérpretes o ejecutantes de los documentos de revisión redactados en violación de los requisitos establecidos;
Hacer sugerencias para mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos.
10 Responsabilidad del secretario
El empleado es responsable de:
El incumplimiento de las obligaciones previstas por las disposiciones reglamentarias vigentes que regulan el trabajo de oficina y el presente Reglamento;
Preservación de toda la documentación ubicada en la unidad;
Informar oportunamente a la gerencia de la unidad sobre la recepción de pedidos y pedidos.
11 Coordinación, almacenamiento, distribución y modificaciones
11.1 La coordinación de este Reglamento se realiza con el Vicerrector Primero - Representante de la Gestión de la Calidad, Jefe del Servicio de Gestión de Personal, Jefe del Departamento de Institución Educativa Preescolar, Jefe del Código Penal, Jefe del Departamento Jurídico, Presidente del Comité Sindical y se redacta en la Hoja de Aprobación.
11.2 El control normativo de este Reglamento se realiza de acuerdo con el QMS DP 4.2.04.
11.3 La responsabilidad por el almacenamiento del original, la reproducción y la distribución de copias de trabajo registradas a los suscriptores se asigna al Código Penal.
11.4 La emisión de copias de trabajo registradas se registra de acuerdo con QMS DP 4.2.01.
11.5 Los cambios a este Reglamento deben realizarse de acuerdo con QMS DP 4.2.01 y redactarse en la Hoja de registro de cambios.
Anexo A
(obligatorio)
Aviso de nombramiento de una persona responsable del mantenimiento de registros
jefe de departamento DOE
Notificación
__________________________________
(Nombre de Departamento)
Apellido, nombre, patronímico del empleado responsable del trabajo de oficina. | Posición | número de audiencia | Teléfono del trabajo, |
Estoy de acuerdo con las responsabilidades asignadas:
Anexo B
(obligatorio)
El acto de aceptación y transferencia de casos al cambiar la persona responsable del trabajo de oficina.
APROBAR ___________________________________________ (puesto de jefe de departamento) _________________ _____________________ (firma) (nombre completo) ________________ |
||
AGENCIA FEDERAL TRANSPORTE FERROVIARIO Institución Educativa Presupuestaria del Estado Federal de Educación Profesional Superior "Universidad Estatal de Comunicaciones de Petersburgo"(PGUPS VPO FGBOU)ACTUAR____________________ № _____________________ |
||
Transferencia y aceptación de casos durante un turno responsable de los negocios | ||
De acuerdo con la orden de __________________________ de fecha ___________________
(posición de la cabeza)
Transferido y ______________________________________ recibido
(Nombre completo del remitente) (cargo, nombre completo del receptor)
en presencia de una comisión formada sobre la base de esta orden, compuesta por:
presidente de la comisión _________________________________________________________
Nombre completo, puesto
Miembros del comité:
1. ______________________________________________________________________
Nombre completo, puesto
2. ___________________________________________________________________________
Nombre completo, puesto
Los siguientes documentos:
Índice de casos | Título del caso | plazos | Número de hojas |
|
En total, se aceptaron casos de ________________________________________________________.
(en números y palabras)
Estado de los documentos: _______________________________________________________________
(característica general del estado)
Presentado por ___________ ________________________
Aceptado ___________ ________________________
(firma) (transcripción de la firma)
Presidente de la Comisión ___________ ____________________________
(firma) (transcripción de la firma)
Miembros de la comisión ___________ ____________________________
(firma) (transcripción de la firma)
___________ ________________________
(firma) (transcripción de la firma)
Compilado en 2 copias:
1ra copia. - departamento de la institución educativa preescolar;
La legislación establece que mientras el trabajador esté empleado en contrato laboral, su trabajo debe mantenerse en la empresa que es su patrón. Porque esta forma considerando la BSO, es necesario organizar adecuadamente la contabilidad para la recepción de libros, su almacenamiento y emisión. A estos efectos, la dirección de la entidad deberá dictar una orden designando a un responsable del mantenimiento libros de trabajo.
Toda la mano de obra que ingrese a la empresa y las personas trabajadoras deberán ser almacenadas en un lugar especialmente habilitado para ello. Por daños o pérdidas de esta forma, la empresa, así como su responsable, asumen la responsabilidad que corresponda. Después de todo, estos documentos reflejan toda la información necesaria para establecer una pensión para el empleado en el futuro.
Por lo tanto, el director de la organización para crear todas las condiciones para el trabajo adecuado con mano de obra en la empresa. Y como además de esto tiene muchos otros asuntos de responsabilidad, el líder elige ejecutivo, quien, sobre la base de la orden emitida, se encarga de llevar registros de las formas de trabajo.
Al mismo tiempo, la responsabilidad permanece en el jefe, y la persona seleccionada es responsable de contabilizar la mano de obra solo dentro de una entidad comercial en particular. Es él quien aceptará el trabajo de los empleados, llevará sus registros correctamente, hará los registros correspondientes a los documentos de respaldo y los entregará al despido a los empleados de la empresa.
¡Atención! Si no cumple con sus deberes o no los cumple en su totalidad, será responsable ante la administración de la empresa sobre la base de una orden emitida para nombrar responsable a este empleado.
¿Es posible prescindir de un responsable?
El jefe, de acuerdo con las normas de la ley, debe nombrar a un responsable del mantenimiento del trabajo o asumir esa responsabilidad. Dichos requisitos se especifican en las Reglas para el mantenimiento de libros de trabajo.
Así, la necesidad de establecer una persona responsable está consagrada en la ley.
Si aún no ha sido designado, de acuerdo con el Código de Infracciones Administrativas, se impondrá una multa, cuyo monto alcanzará los 50 mil rublos. Al mismo tiempo, este castigo no se impone al funcionario, sino directamente a la organización.
Independientemente de la afiliación industrial o el régimen fiscal, todas las entidades comerciales (organizaciones y empresarios individuales) están obligadas a llevar documentos contables y fiscales. En otras palabras, mantener un archivo.
Se entiende por documento de archivo un soporte material con información registrada en él, que posee detalles que permiten su identificación, y es objeto de almacenamiento por la trascendencia del soporte indicado y de información para los ciudadanos, la sociedad y el Estado (inciso 2 , artículo 3 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ).
Hablamos sobre los términos de almacenamiento de documentos contables en uno separado, y sobre el almacenamiento de documentos contables fiscales y la declaración de impuestos, en este. Recuerda que para algunos documentos de personal(por ejemplo, tarjetas personales, cuentas personales, contratos de trabajo) la vida útil alcanza los 75 años (Orden del Ministerio de Cultura del 25 de agosto de 2010 N° 558).
EN caso general el jefe de la organización es responsable del mantenimiento del archivo. Sin embargo, por su orden (instrucción), puede nombrar a otro empleado responsable del archivo. Cómo redactar una orden sobre el nombramiento de una persona responsable del mantenimiento del archivo en la organización, lo diremos en nuestra consulta.
Elaboramos una orden sobre la persona responsable del archivo.
Una orden sobre el nombramiento de una persona responsable del archivo de una organización se redacta de forma arbitraria. Indica el nombre completo. y el cargo del empleado designado como responsable del archivo, la fecha a partir de la cual se asignan las funciones de "archivo" al empleado o el período de responsabilidad correspondiente.
Con la orden sobre el nombramiento de la institución (organización) responsable del archivo, es necesario familiarizar al empleado correspondiente contra la firma.
Aquí hay un ejemplo de relleno para el pedido en el nombramiento de una persona responsable del archivo.
Es extremadamente importante para las organizaciones y los empresarios individuales garantizar el almacenamiento completo y confiable de los documentos de acuerdo con los períodos de retención establecidos para ellos. Después de todo, por violación de los términos de almacenamiento. documentos de archivo organización, los empresarios individuales y sus funcionarios pueden ser considerados responsables.
Así, por ejemplo, la ausencia de documentos contables primarios, registros contables o estados financieros se considera una violación grave de los requisitos de contabilidad. Esto amenaza con una multa a los funcionarios por un monto de 5.000 a 10.000 rublos. Y por una violación similar repetida dentro de un año, un funcionario de una organización puede ser multado por un monto de 10,000 a 20,000 rublos o inhabilitado por un período de 1 a 2 años (partes 1.2 del artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).
Por violación de las reglas de almacenamiento, adquisición, contabilidad o uso de documentos de archivo, la responsabilidad está prevista en el art. 13.20 Código Administrativo de la Federación Rusa.
Ausencia documentos primarios, las facturas, los registros contables o fiscales también amenazan con la responsabilidad en virtud del Código Fiscal de la Federación Rusa. La multa es de 10 000 rublos, y en caso de infracciones durante más de un período impositivo: 30 000 rublos (partes 1 y 2 del artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
En consecuencia, la ausencia de documentos debido a la violación de los términos y procedimientos para su almacenamiento no permitirá que la organización, por ejemplo, envíe dichos documentos a pedido. autoridad fiscal. Y esto está plagado de llevar a la responsabilidad administrativa y fiscal de conformidad con