Numeración de órdenes para la actividad principal bajo la fracción. Numeración de documentos de personal

¿Es posible emitir un número de pedido con una fracción, por ejemplo 84/1, si se olvidaron de registrarlo? ¿Qué se debe seguir en este caso?

Respuesta

El registro de documentos es una parte integral y una de las más importantes del sistema general para organizar el trabajo con documentos, elemento esencial cadena tecnológica de movimiento y procesamiento de documentos. Registro de un documento: asignación de un número de registro a un documento e ingreso de datos sobre el documento en el formulario de registro y contabilidad (GOST R 7.0.8-2013. norma nacional Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones" (aprobado por Orden de Rosstandart de 17 de octubre de 2013 N 1185-st)).

El registro de documentos debidamente organizado es la base para crear sistemas de referencia e información para documentos de una organización, le permite crear una base de datos correcta de documentos, monitorear su ejecución y recibir rápidamente información sobre el documento en sí y su movimiento en la organización.

asignado a documentos número de registro:

Da legitimidad al documento;

es uno de sus elementos clave de búsqueda;

Le permite evaluar rápidamente el volumen de flujo de trabajo durante un determinado período de calendario dentro de la matriz registrada. En este sentido, al organizar el trabajo de registro de documentos, es importante seguir las reglas clave establecidas: registrar documentos dentro de los conjuntos de documentos y períodos de calendario establecidos, registrar documentos sistemáticamente, evitando lagunas en la numeración de serie.

El registro de documentos administrativos, por regla general, se lleva a cabo dentro de los grupos de documentos establecidos (por separado, órdenes e instrucciones, por separado, órdenes de personal, etc.) con numeración bruta dentro de año del calendario. Se pueden agregar índices digitales o alfabéticos a los números de registro asignados, por ejemplo: OD (órdenes para actividades principales), R (órdenes), etc.

El registro de documentos administrativos debe realizarse el día en que se firman, y con la correcta organización del trabajo con documentos, el cumplimiento de las reglas para preparar y registrar documentos, no debe haber lagunas en los números de registro.

Sin embargo, en las actividades de cada organización hay casos en los que es necesario registrar documentos " retroactivo". Por supuesto, esta práctica debe minimizarse configurando el trabajo con documentos de tal manera que los ejecutores preparen los documentos de manera oportuna, las personas coordinadoras los consideren de manera oportuna y luego el documento acordado se transfiera rápidamente para su firma al cabeza y registro, pero es casi imposible eliminar por completo las circunstancias de fuerza mayor.

Al registrar documentos "retroactivamente" y, en consecuencia, la asignación de números de registro fuera del sistema de registro común establecido debe tener en cuenta los siguientes factores:

1. Evaluar los riesgos de dicho registro de documentos.
2. Evaluar las capacidades de los formularios de registro/sistemas de registro utilizados.

Al evaluar los riesgos es necesario tener en cuenta las circunstancias que contribuyeron a la transferencia de documentos para el registro tardío. Por ejemplo, se sabe que una serie de documentos deben entrar en vigencia a partir del 1 de enero del año en curso, pero a menudo se trata de documentos complejos, complejos, cuya preparación puede exceder el plazo establecido, sin embargo, el riesgo de su ausencia en la organización en el marco legislativo o reglamentario fijar tiempo excede el riesgo de incumplimiento de las normas internas establecidas para la organización del trabajo con documentos, porque puede resultar en multas y otras sanciones administrativas.

Es posible que las características de los formularios de contabilidad no permitan hacer una entrada sobre el documento "retrocediendo" o asignar un número de registro fraccionario (o letra) al documento. Por ejemplo, esto es prácticamente imposible con un sistema de registro de revistas o con ciertas configuraciones (duras) de los sistemas de información.

En este último caso, se pueden ofrecer las siguientes opciones:

1. reservar números de cuenta para documentos previstos para firma o aprobación;
2. registrar los documentos por numeración bruta con la asignación del siguiente número de registro serial, pero indicando la fecha de registro requerida.

En conclusión, cabe señalar que por un lado orden general registro ciertos tipos los documentos deben estar consagrados en un documento normativo interno, por ejemplo, en las instrucciones para el trabajo de oficina, pero además de documento normativo, también es importante fijar en las reglas volumen de negocios la posibilidad de registrar documentos en caso de fuerza mayor, por ejemplo, utilizando números fraccionarios (84/1) o letras (84a), y tener en cuenta este factor al planificar el trabajo del servicio administrativo y al establecer sistemas de información contable.

Al hacerlo, debe guiarse por:

1. necesidad de producción, teniendo en cuenta la reducción de riesgos comerciales para la organización,
2. características de los formularios de registro o sistemas de información utilizados.

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La organización lleva numerando pedidos desde principios de año. Si es necesario emitir un pedido, pero no hay un número de pedido libre. ¿Se pueden usar fracciones? Por ejemplo, 198/1.

Respuesta

Respuesta a la pregunta:

Este tema no está regulado por la ley.

Al registrarse, a cada documento se le debe asignar un número específico y símbolo(índice).

Al mismo tiempo, el sistema para registrar documentos, incluidos los pedidos, es desarrollado por la propia organización y fijado en el local. acto normativo, por ejemplo, Instrucciones para el mantenimiento de registros.

De este modo, legislatura actual no prohíbe la numeración órdenes de personal a través de la fracción. Sin embargo, al comprobar el cumplimiento derecho laboral o en caso de conflicto con un empleado y litigio la numeración de las órdenes mediante una fracción puede ser evidencia de la emisión de una orden con carácter retroactivo. Y, por lo tanto, tal orden podría ser falsificada por el empleador para encubrir una violación de las leyes laborales.

Con base en lo anterior, con el fin de evitar problemas con las autoridades reguladoras y conflictos con los empleados, numerar las órdenes de personal a través de una fracción No recomendado .

Detalles en los materiales del Personal del Sistema:

1. Respuesta: Cómo indexar (número) los documentos recibidos por el servicio de personal

Nina Kovyazina, subdirector del departamento educación médica y política de personal en el cuidado de la salud del Ministerio de Salud de Rusia

Cuando los documentos se registran, se indexan. Es decir, a cada documento se le debe asignar un número y símbolo (índice) específico.* Los índices son necesarios a la hora de buscar, registrar y sistematizar documentos. El índice de matriculaciones no se repite durante el año.

El índice de registro consta de:

• número de serie del documento dentro de una determinada matriz (por ejemplo, los pedidos de actividades y personal básicos, contratos, instrucciones, etc. se numeran por separado);
• el símbolo de la unidad estructural (la unidad estructural puede tener un índice alfabético: "k", "ok", "o / k" y digital).

Por ejemplo, una orden para contratar a un empleado puede tener el número 134-k, donde 134 - número de serie documento, y "k" es la designación de la unidad estructural.

Además, el índice de registro suele incluir el número de caso por . En respuesta a una carta, los detalles del índice se organizan en orden inverso: por ejemplo, en el número 08-11/144, el primero es el índice digital de la unidad estructural - 08, luego, a través del guión, el número de caso según a la nomenclatura - 11, de la cual el número de serie del documento - 144 está separado por una barra oblicua.

Dichas reglas se establecen en el párrafo 3.2.1.1 del GSDOU, aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. 33.

Con respeto y deseos de un trabajo cómodo, Yulia Meskhia,

Personal Experto en Sistemas

Leer más... Las inscripciones para el seminario se realizarán los días 24, 25 y 28 de mayo. Mesas redondas El 25 de abril se llevará a cabo la mesa redonda "Actividad económica exterior - cambios en la legislación". La autora y presentadora es Nagam Elena Rafailovna, directora de Tax Strategy LLC, consultora fiscal en ejercicio. Leer más…Regístrese en la mesa redonda Consultas del auditor todos El asesor fiscal certificado Roman Vyacheslavovich Guselnikov responde a las preguntas ¿el monto del artículo con descuento? La diferencia de precio puede diferir varias veces, por lo que el IVA puede ser muy diferente. Señale las referencias en la legislación. Respuesta… 16/04/2018: Hemos cerrado un acuerdo con la agencia para la compra de billetes para viajes de negocios por transferencia bancaria.

¿Es posible utilizar números de orden fraccionarios?

Por lo general, se coloca un número con una letra si el pedido debe realizarse de forma retroactiva, y el siguiente número en secuencia ya está ocupado. Antalya 2009-04-17 09:19  Se suele poner un número con una letra si la orden se debe realizar de forma retroactiva, y ya se toma el siguiente número en secuencia.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 comienza a prestar más atención a esto y pregunta por qué es así 😉 es decir si realizó el pedido de esta manera, deje que todo lo demás en los documentos esté en orden sobre este tema, entonces no encontrarán fallas, pero observarán con mucho cuidado a todos los demás 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Este es su derecho… no existen documentos que regulen la numeración de su documentación…

¿Cómo puedo hacer un pedido con carácter retroactivo?

¿Es posible utilizar números de pedido fraccionarios (el pedido con fecha 03.03.2012 No. 1, el siguiente pedido No. 2 con fecha 05.05.2012, y un pedido con fecha 03.04.2012 No. 1/1 debe insertarse entre ellos)? Secretario del jefe, región de Arkhangelsk ¿Es posible utilizar números de pedido fraccionarios (el pedido con fecha 03.03.2012 No. 1, el siguiente pedido No. 2 con fecha 05.05.2012, y un pedido con fecha 03.04.2012 No. 1/1 debe insertarse entre ellos)? Secretario del jefe, región de Arkhangelsk

Atención

Dado que un número de orden fraccional solo puede aparecer si la orden se emite, como dicen, de forma retroactiva, entonces solo puede haber una respuesta a esta pregunta: no puede hacer esto. Creo que no es necesario recordar que la fecha de la orden (la fecha se ingresa durante el registro) es la fecha de su firma por parte del funcionario.

De acuerdo con las normas de trabajo de oficina, el documento se registra el día de su firma o el siguiente día hábil si el documento se firmó al final de la jornada laboral.

Correcta numeración de pedidos en la gestión de expedientes de personal

¡La vida es bella!)) Marina Federación Rusa, San Petersburgo #9 27 de marzo de 2009, 10:50 digamos que la gente se tomó vacaciones (incluso sin pago de vacaciones) me pasó un par de veces, le advertí a mi gerente, pero No lo entendí, estoy hablando de gráficos de vacaciones generalmente silenciosos. No redacté nada, luego dejé a las personas con el número actual y el número de serie actual emitió unas vacaciones.
Sé que esta violación es bastante grave, y si algo le sucede a una persona durante esas vacaciones, no puedo quitarme la cabeza, pero no puedo escalar en el período pasado, porque. el mes está cerrado, las cifras se transfieren todas a las cabeceras del libro. Quiero llamar la atención de un moderador sobre este mensaje porque: Se está enviando una notificación...

Órdenes de numeración a través de una fracción

Por favor dígame, ¿es posible poner el número de pedido con una fracción? Por ejemplo, existe la Orden No. 32, ¿es posible redactar la Orden No. 32/1? Si el contenido es el mismo? Gracias de antemano Foro:

• Gestión de registros de recursos humanos

Palabras clave:

• Pedido

Evenstar 2009-04-15 08:39 Mejor con una letra, por ejemplo №32a ¿Qué significa, el mismo contenido? Expressio 15-04-2009 09:01 Bueno, por ejemplo, fueron contratados o enviados en un viaje de negocios, es decir, el contenido es el mismo gracias. Un número a través de una fracción es indeseable, ¿verdad? Evenstar 2009-04-15 12:32 Por lo general, el número del pedido con una fracción lo ofrece el propio programa 1C, si, por ejemplo, envía a varias personas en un viaje de negocios con un pedido y selecciona el formulario T9 para imprimir.

Luego, para cada empleado habrá un pedido separado con el número 32/1, 32/2, etc. Puede imprimirlo en el formulario T9a, luego todos los empleados enviados en un viaje de negocios estarán en una tabla.

Votar:

La agencia emitió una factura con fecha 31.01.2018. indicando en él todas las entradas adquiridas durante enero de 2018 y el importe del IVA asignado a cada entrada. Qué documento registrar en el libro de compras: una factura de una agencia o boletos electronicos(itinerario/recibos)? Respuesta…
Consultas de recursos humanos toda la consultora de recursos humanos Skobtsova Valentina Petrovna responde preguntas 25/04/2018: al hacer una cita para un trabajo como director de un jardín de infantes, cometieron un error: se perdieron las palabras "para el puesto", simplemente indicaron " aceptado por el director del jardín de infancia ... ". ¿Necesito invalidar el registro y hacer uno nuevo? Respuesta…
17/04/2018: El empleado escribió en UNA solicitud de licencia el 28/04/2018, el 05/05/2018.
Todo es lo mismo. Sin dinero, sin mujeres, sí, y no puede ser. Sin estaca, sin patio, Y sin rostros con piel, Y sin amigos...., Sí, y no puede ser. Todos mis panqueques tienen grumos, y no solo el primero... (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra 9 de diciembre de 2011, 08:23 [ show ] Enviado #3 Mensajes de gurú: 1 695 por supuesto que es posible. 0/0 QuoteTop Shy 9 de diciembre de 2011, 09:29 [ show ] Enviado #4 Publicaciones de invitados: 330De: La incertidumbre es posible, no se preocupe)))) A menudo sucede Shy 0/0 Quote Top adv 9 de diciembre de 2011, 09 :30 [ show ] Publicado por #5 Guru Publicaciones: 28,084De: la residencia no tiene lugar por ley no está regulada Después de las palabras "¡es hora de irse!" el liberal pregunta "¿dónde?", y el patriota - "¿quién?" Convoy humanitario 1941 0/0 QuoteTop .
La decodificación del número de pedido es la siguiente:

• se asigna un código digital para todos los pedidos desde el inicio del año calendario, independientemente de su tipo;
• la letra cifrada actúa como prefijo del número, lo que permite identificar la especie del orden.

Un guión, una fracción, un punto, etc. pueden actuar como separadores. Tanto el número como el cifrado se pueden ingresar de forma continua, sin separadores especiales, con o sin espacio.

Por ejemplo, los pedidos para el personal de una pequeña empresa pueden tener este aspecto: el pedido No. 1 / k y el pedido No. 2 l / s, que simbolizan 2 grupos de pedidos que difieren en el tiempo de almacenamiento. empresa grande con una gran cantidad de empleados y una variedad de pedidos, será necesario desarrollar un sistema de numeración especial, fijándolo en un acto local intraempresarial.

• elaboración de la documentación organizativa (calendario de vacaciones, dotación de personal y etc.);
• trabajar en el contenido contrato de empleo(especificando el texto, haciendo adiciones y cambios), etc.

Familiarícese con la gestión de registros de personal utilizando los materiales de nuestro sitio web: al mismo tiempo, de todo el conjunto de documentos elaborados por los oficiales de personal Atención especial dado al proceso de numeración de órdenes. Esto está relacionado con el hecho de que servicio de personal redacta solo una parte del conjunto general de pedidos de la empresa: los relacionados con el personal. Deben distinguirse de otros 2 grupos de órdenes emitidas por la empresa (por actividad principal y naturaleza administrativa y económica).

Incluso si la empresa no es particularmente activa, su flujo de trabajo es papeles oficiales sobre la constitución y registro de una empresa, documentación que transmita los procedimientos de contratación y despido de los empleados y, por supuesto, órdenes como manifestaciones de voluntad y órdenes de la dirección de la empresa en diversas ocasiones. La legislación no prevé sistema unificado trabajo de oficina para todas las organizaciones.

Solo hay órdenes departamentales separadas que aprueban instrucciones para el mantenimiento de registros en agencias gubernamentales específicas (por ejemplo, orden del Servicio Federal de Trabajo y Empleo No. 219 del 28 de septiembre de 2007, Orden No. 206 del Tesoro Federal del 27 de mayo de 2007). 2011). Así, las empresas reciben libertad jurídica establecer un sistema interno de gestión de documentos.

Así, la numeración de las cartas salientes se complementa con el código de la unidad que inició el documento. Para evitar confusiones con la definición documento administrativo las órdenes de personal se numeran con la asignación del índice K (personal) o LS (por personal), se acostumbra complementar el número de orden con la letra P. Cuando se recibe una solicitud para buscar un documento, la secretaria por número, más precisamente, mediante un índice adicional asignado, puede averiguar fácilmente en qué caso ( carpeta) buscarlo, por ejemplo: No. 26-r - en los pedidos; No. 26-ls - en órdenes de personal; No. 26-óperas - entre las actas de las reuniones operativas. Complementando el número de serie del documento recibido con la letra F (fax) o E ( Correo electrónico) puede resolver el problema de contabilizar el método de entrega de una carta a su organización sin aumentar los formularios de registro (logs). El registro de documentos se basa en las siguientes reglas básicas.

Atención

Cómo registrarse documento saliente v programa especial sin pasar por la revista, dice el video. ¿Duracion? El período de almacenamiento típico para el registro de documentos salientes es de 3 años, después de los cuales la comisión de inspección de expertos (EPC) designada por orden del jefe realiza un examen del valor de los documentos. Por decisión de esta comisión, los documentos que no tienen valor están sujetos a destrucción con la preparación de un acto apropiado.

¿Cómo llenar? Debe decirse de inmediato que no vale la pena buscar un registro de muestra de registro de documentos salientes, ya que requisitos unificados llenar no existe. Todas las reglas para mantener un registro de registro están dictadas por la lógica y la conveniencia de la contabilidad de documentos, así como por algunas características específicas de la organización. En primer lugar, cabe mencionar aquellos documentos de salida que no necesitan registro.

La información sobre el registro de documentos salientes también se ingresa en el diario, pero para documentos salientes. vamos a traer forma aproximada tal revista. Np/p N y fecha del documento saliente A quien va dirigido el documento Breve resumen Firmado por Marca de ejecución N del expediente donde se presenta el documento ... ... ... ... ... ... ... 12 N 01-16yu del 23.01.2012 Moscú Sobre la participación de los abogados de la empresa en la conferencia Director Enviado por correo 03 Los documentos salientes certificados deben enviarse por correo u otro medio de comunicación.
Registro automatizado Los documentos se pueden registrar utilizando un software que se instala en una computadora personal. Con dicho registro, la información sobre el documento se ingresa en una tarjeta electrónica de registro y control, que se almacena en la base de datos.

• Registro de documentos en preguntas y respuestas.
• Registro de documentos salientes: compra e inicio de mantenimiento
• Registro de documentos
• ¿Es posible registrar letras a través de una fracción?

Registro de documentos en preguntas y respuestas Los documentos recibidos por la empresa en papel están sujetos a procesamiento primario, revisión preliminar, registro, revisión por parte de la gerencia y son entregados a los ejecutantes. Los sobres con documentos se abren (a excepción de los sobres marcados como "Personalmente") y cada documento recibido por la organización se marca con un recibo de documento.

Registro de documentos salientes.

Información

¿Cómo registrarlos? Los documentos electrónicos recibidos se pueden registrar directamente en el sistema gestión de documentos electrónicos. Para ello, se crea una ficha de registro y control independiente para cada carta recibida. Al registrar un documento electrónico entrante, es necesario verificar los detalles de la carta, la presencia de archivos adjuntos y archivos adjuntos indicados por el autor.

Los originales de los documentos electrónicos entrantes deben enviarse con una carta de presentación al archivo. Si es necesario, los documentos recibidos por correo electrónico se pueden imprimir en copia impresa. Documentos salientes Los documentos creados en la organización deben registrarse el día en que se firman o aprueban.

¿Es posible designar el número de registro del pedido a través de una fracción?

Reglas para el mantenimiento y almacenamiento. libros de trabajo, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225). Registro de documentos Con la ayuda de listas desplegables, por regla general, los datos (campos) se completan:

• tipo de documento - ya que el número de tipos de documentos es limitado;
• el autor de la resolución es una lista de los líderes de la organización;
• unidad estructural - lista divisiones estructurales;
• artistas intérpretes o ejecutantes: por regla general, este campo consta de dos partes: el nombre (y / o índice) de la unidad estructural y el apellido y las iniciales del artista intérprete o ejecutante;
• número de caso - asociado a la nomenclatura de los casos de la organización;
• documentos relacionados: estos datos establecen la conexión del documento registrado con otros (por ejemplo, el documento de respuesta está asociado con el documento de iniciativa).

Con la ayuda de la lista reabastecida, se completa el "corresponsal" de datos (campo).

Registro de documentos entrantes.

En la institución, las órdenes e instrucciones se registran con fecha pasada y número a través de una fracción (por ejemplo, 15/1, 15/2). ¿Cómo explicar que es inaceptable hacerlo? En arte. 4 Código Civil Federación de Rusia, se establece claramente que los actos ley civil no tengo retroactivo, los actos administrativos se aplican a las relaciones surgidas después de su entrada en vigor. Según la cláusula 3.11 R GOST 6.30-2003, la fecha del documento es la fecha de su firma.
Antes de esta fecha, el documento entrará en vigor efecto legal no puede. Imagínense que después de un tiempo se conozca algún hecho negativo para el período del 1 al 10 de junio, que acarree las correspondientes consecuencias (castigo) para la persona que fue designada responsable.

4 reglas clave para completar el registro de registro de documentos salientes

Si es necesario fijar el método de recepción del documento en la oficina, es más conveniente ingresar el código de identificación (F - fax, ES - correo electrónico) en el número de registro "entrante" o complementar el registro de registro (base de datos) con la columna correspondiente, donde indicar el método de entrega. Otra cuestión es si la organización está obligada a responder por fax o documento electronico, dado que en nuestro país, tradicionalmente, el significado del documento está dado por la firma "viva" del autor, y una serie de solicitudes (sobre datos personales, sobre el movimiento de fondos en la cuenta del contribuyente) son completamente nulas sin un sello "vivo". Pero este tema está fuera de las facultades del secretario.

1. ¿Es posible registrar órdenes después de un evento que ya ocurrió, por ejemplo, una orden para nombrar un responsable del 01/06/2012 para ser registrada el 10/06/2012? 2.

Importante

Notas de oficina y los memorandos se pueden registrar en el lugar de publicación (en una unidad estructural) o centralmente con el secretario.La elección del método de registro depende de la estructura de la organización y debe prescribirse en las instrucciones de trabajo de la oficina. Registro de documentos entrantes El registro de registro en sí generalmente tiene las siguientes columnas (columnas):

• número de documento saliente;
• fecha;
• destinatario (destinatario);
• resumen;
• ejecutor;
• Nota.

De estas columnas, el número, la fecha y el destinatario serán obligatorios. Es conveniente tener un resumen para que no sea necesario levantar la presentación de documentos cada vez en busca de una letra Las grandes organizaciones indican el contratista, pero si un empresario trabaja, entonces, naturalmente, esta columna será superflua.

¿Es posible registrar letras a través de una fracción?

De acuerdo con el párrafo 3.2.1.3 Sistema Estatal soporte de documentación de gestión (GSDOU), aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 25 de mayo de 1988. Es costumbre registrar por separado los pedidos para el personal y los pedidos para las actividades principales de la empresa. Los memorandos creados por las divisiones estructurales de la empresa, por regla general, se registran en las divisiones de autoría. Si es necesario enviar tales documentos "al mundo exterior", un carta de envio y presentado para su registro y envío.
El número de registro de un documento redactado conjuntamente por dos o más organizaciones consiste en los números de registro de los documentos de cada una de estas organizaciones.
Cláusula 3.4.9 recomendaciones metodológicas sobre el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo, aprobado por orden del Archivo Federal del 23 de diciembre de 2009 No. 76, prevé fijar en las instrucciones para el trabajo de oficina el lugar y el método de registro de información interna y documentos de referencia (informes, oficina, notas analíticas, certificados, etc.) , el procedimiento de transferencia de documentos entre divisiones estructurales. Los memorandos y memorandos se pueden registrar en el lugar de publicación (en una unidad estructural) o centralmente con la secretaría. La elección del método de registro depende de la estructura de la organización y debe especificarse en las instrucciones para el trabajo de oficina.

En toda empresa, independientemente de su tamaño, actividad, ingresos y demás indicadores, documentos oficiales con la firma del responsable y el sello de la organización.

En la implementación de la gestión documental, una de las acciones importantes es la numeración del documento. No se implementa en todos los casos.

La documentación debe ser numerada para su ordenación. Entidad tiene derecho a establecer de forma independiente su propio sistema de gestión de documentos, así como el orden de su numeración.

Qué es: concepto y esencia

La numeración representa asignar un número de secuencia a un documento.

El número se pone el día de la firma de la correspondencia saliente y el día de la recepción de la correspondencia entrante.

La asignación es una señal de que tiene efecto legal. El proceso de anotación de la numeración significa su registro en el sistema de gestión documental general de la empresa. Y ya no es posible eliminar y deshacerse de dicho documento.

Numeración de lugares predilectos objetivos básicos:

• sistematización de documentos en la empresa;
• búsqueda conveniente;
• implementación de acciones de control de la documentación firmada.

lo que existe

La numeración puede ser entrante y saliente con documentación recibida de una organización de terceros o fuera de la organización, respectivamente.

La numeración puede ser automático o manual. Como regla general, se utiliza el segundo método para anotar el número, ya que debe asignarse después de que la persona responsable firme el documento. Cuando se asigna automáticamente, el programa operativo lo establece en el momento de la compilación antes de firmar.

El número (índice) en sí puede ser numérico, alfanumérico y mezclado con caracteres. El código numérico se puede usar por separado (por ejemplo, No. 156), alfabético y simbólico junto con el numérico (por ejemplo, 12-11/158 o 12-k, etc.). Las letras se usan con mayor frecuencia en documentos de personal y son una designación de un tipo u otro, por ejemplo, una orden de empleo - "p", para un viaje de negocios - "k", etc.

En algunos casos, para evitar la duplicación, establezca límites numéricos. Por ejemplo, No. 1 - 100 - órdenes de admisión, No. 101 - 200 - para despido.

El método de numeración de los documentos lo elige la propia empresa, tal y como se indica en la normativa local. actos legales. Si se realiza algún cambio, se reflejará allí. Sin embargo, puede cambiar el método de numeración solo desde el comienzo de un nuevo año calendario.

Los documentos sobre la actividad principal están numerados. separado de la documentación del personal. Puede numerar automáticamente en programa de trabajo(la mayoría de las veces 1C), y manualmente.

Para la correcta asignación se utiliza el log de registro (libro de registro). Refleja la fecha, número, contenido e información sobre las personas que compilaron y firmaron la orden.

Si el flujo de trabajo de la empresa es grande, además de números, también hay letras en la composición. La mayoría de las veces, las designaciones de letras se utilizan para documentos con diferentes períodos de retención.

El registro se puede realizar ingresando el número, la fecha y el nombre en el registro de registro o las características principales en el sistema de gestión de documentos electrónicos.

la empresa elige método de registro preferido. En algunos casos, se utilizan ambos tipos. Este no es un procedimiento obligatorio, pero se lleva a cabo con el fin de seguridad y confiabilidad.

El registro de registro se compila en papel y representa una tabla con los nombres de las columnas. La forma de dicho diario, así como el contenido, lo establece la persona jurídica.

La numeración se realiza en función de los tipos de pedidos de la empresa.
Sí, destaca las siguientes actividades:

• principal;
• por personal;
• administrativo y económico.

Dependiendo de la variedad, se determina el lugar en el sistema de gestión de documentos de la empresa, la numeración y la vida útil.

Por actividad principal

Estos incluyen órdenes:

• sobre el establecimiento de una empresa;
• en la aprobación del cronograma estatal;
• previa aprobación del cronograma de vacaciones o viajes de negocios;
• en la creación de divisiones estructurales separadas de la organización;
• sobre fusiones con otras empresas;
• sobre reorganización o liquidación;
• otros relacionados con las actividades de la empresa.

Los pedidos, por regla general, se dividen según el período de almacenamiento para la asignación de números de registro.

Las órdenes relativas a la actividad principal tienen un número de registro que consta de números y signos, o solo números. Las designaciones de letras se utilizan principalmente para numerar órdenes de personal.

Personal

Estas órdenes incluyen todo el flujo de documentos relacionados con los empleados de la empresa. Variedades la siguiente:

• sobre contratación;
• sobre la transferencia de un empleado;
• sobre las bonificaciones de los empleados;
• sobre el aumento;
• sobre el despido;
• sobre medidas disciplinarias;
• sobre un viaje de negocios;
• sobre entrenamiento, etc

En otras palabras, todas las acciones en relación con los empleados de la empresa están fijadas por órdenes que se relacionan con la gestión de registros de personal.

Ejemplos y Muestras

A continuación se muestran ejemplos de documentos que contienen el número.

Este orden consta de números y signos. Los números "02" indican el número del departamento a través de una fracción. números "17" - número de serie desde el comienzo del año.

El siguiente consta de números, signos y letras. Donde, el número "15" es el número en orden y, a través de la fracción, la designación de la letra "OD", según el tipo principal de actividad.

Y por último, el tercero, cuyo índice se compone exclusivamente de los números "12".

Como se indicó anteriormente, toda la documentación se registra y se refleja en el registro de registro. El registro de pedidos de la actividad principal incluye el número de pedido, su fecha, un resumen, información sobre el responsable y el originador, así como el plazo para comentarios.

El registro también indica el comienzo del llenado y su final. Al final se pone el sello y firma del responsable del llenado. Luego se cose a los anteriores. Por regla general, se recopila y utiliza durante todo el año natural.

Regulación regulatoria

Cada organización en el curso de sus actividades emite y firma varios documentos. Legislativamente no provisto sistema general flujo de documentos dentro de la empresa, así como el procedimiento de numeración.

Solo en ciertos organismos estatales tales actividades están reguladas por órdenes de departamentos superiores en relación con servicios específicos. Estos incluyen: el Servicio de Impuestos Federales, Hacienda Federal, servicio federal sobre el trabajo y el empleo y otras estructuras estatales.

Las empresas no estatales desarrollan independientemente las reglas para mantener la circulación de documentos dentro de su empresa, que se fija por orden. Pero estas reglas no deben contradecir la Ley Federal "Sobre Asuntos de Archivos" de fecha 22.10.2004 No. 125-FZ, así como el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa "Sobre la adopción e implementación de la Norma Estatal de la Federación Rusa". Federación" de fecha 08.03.2003 No. 65-FZ y la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia " Sobre la aprobación de la Lista de documentos de archivo gerenciales estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando el períodos de almacenamiento” de fecha 25.08.2010 N° 558.

Por lo tanto, el orden de gestión de documentos en la empresa lo establece la propia organización y se fija documentos oficiales. El procedimiento para asignar un número de registro se selecciona en función del tamaño de la organización y el número de sus empleados, así como del flujo de documentos en toda la empresa.

Este procedimiento es necesario tanto por la comodidad de utilizar la documentación de la propia organización, como para ejercer el control por parte de servicios de terceros.