Nuevas reglas para los archivos: ¿qué ha cambiado? Sección VII. Transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización

administración 20.05.2019 0 comentarios

En qué confiar ahora en el campo regulación y apoyo metodológico del archivo?

Primero, en documento actual quien viste caracter normativo: Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos fondo de archivo Federación Rusa y otros documentos de archivo en los organos el poder del Estado, organos Gobierno local y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526), que entró en vigor a fines de septiembre del año pasado. Más adelante en el artículo lo llamaremos Reglas-2015.

Y en segundo lugar, al presente documento, que es de carácter metodológico: las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Collegium of the Federal Archives del 6 de febrero de 2002, en lo sucesivo denominada Base Normas). Muchas cuestiones prácticas que solo se abordan en las Reglas de 2015 se abordan aquí con cierto detalle, por ejemplo, el procedimiento para desarrollar una nomenclatura de casos.

reglas basicas de trabajo archivos departamentales(aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS con fecha 05.09.1985 No. 263), que durante mucho tiempo, debido a su antigüedad, no fueron un documento de trabajo, finalmente se enviaron a un merecido descanso y no son sujeto a aplicación en el territorio de la Federación Rusa desde el momento en que las Reglas-2015 entraron en vigor (carta del Archivo Federal de fecha 18 de septiembre de 2015 No. 2/2133-A).

¿Es necesario conservar los documentos?

¿Qué es un documento de archivo? Consulte el artículo “¿Qué organizaciones son requeridas por las nuevas reglas de archivo? ¿Y quién tiene documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa?”

Los documentos deben ser guardados. A pesar de que las Reglas de 2015 dicen que “las organizaciones tienen el derecho (énfasis añadido) de crear archivos para almacenar los documentos de archivo formados en el curso de sus actividades…”, este derecho, tras un examen más detenido, se convierte en un verdadero obligación.

En primer lugar, si hay una organización, entonces hay empleados, lo que significa un conjunto completo de documentos sobre el personal para cada uno de ellos.

En segundo lugar, si existe una organización, también existe su contabilidad fiscal, también representada por documentos en papel o electrónicos.

En tercer lugar, al menos todos los documentos enumerados deben conservarse para plazos. Fuentes de vida útil - listas especiales:

Lista de documentos de archivo gerenciales típicos generados en el curso de las actividades agencias gubernamentales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 No. 558);
La lista de documentos de archivo típicos generados en el ámbito científico, técnico y actividades de producción organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa del 31 de julio de 2007 No. 1182).

Estas listas son de uso obligatorio1 tanto para organizaciones estatales como no estatales. Entonces resulta que cualquiera, incluso la empresa más pequeña y modesta, tiene un conjunto de documentos para el almacenamiento de archivos. Y para ellos se deben crear las condiciones que atiendan al nuevo documento normativo: el Reglamento-2015. La ausencia de subdivisiones estructurales bajo los nombres de "archivo", "oficina" no afecta de ninguna manera este deber.

Almacenamiento de documentos electrónicos.

La innovación, que llamó la atención de todos los especialistas en trabajo de oficina y archivo, es el procedimiento largamente esperado para almacenar documentos electrónicos, dado en las Reglas-2015. Se entienden las secciones 2.30–2.33. Transición a documentos electronicos en las Reglas-2015 se lleva a cabo de manera bastante abrupta, sin ningún encabezado, inmediatamente después del mensaje de que está prohibido estar en zapatos sucios en el archivo.

2.30. Condiciones obligatorias almacenamiento de documentos electrónicos son:

la presencia en el archivo de la organización de al menos dos copias de cada unidad de almacenamiento de documentos electrónicos (las copias principal y de trabajo deben estar en diferentes dispositivos físicos);

disponibilidad de hardware y software diseñado para reproducir, copiar, reescribir documentos electrónicos, controlar el estado físico y técnico;

asegurar el modo de almacenamiento de los documentos electrónicos, excluyendo la pérdida, distribución no autorizada, destrucción o distorsión de la información.

Otra gran innovación es la definición por las Reglas de 2015 del formato para el almacenamiento de archivos de documentos electrónicos:

Fragmento del documento CollapseShow Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 N° 526, en vigor desde el 21 de septiembre de 2015)

2.31. La transferencia de documentos electrónicos de texto para su almacenamiento en el archivo de una organización que es una fuente de adquisición de los archivos estatales y municipales se realiza en formato PDF / A.

PDF es innegablemente un formato universal. PDF/Archives (PDF/A) es una variación de este formato, especialmente diseñado para el almacenamiento de documentos en archivos a largo plazo y consagrado en la norma ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico para almacenamiento a largo plazo. Pero como todo lo universal, el PDF no es perfecto. Los documentos de gestión se sienten muy bien en este formato, pero las organizaciones no solo usan el paquete de Microsoft Office. Entonces, por ejemplo, los dibujos hechos en formato .dwg se muestran incorrectamente cuando se convierten a .pdf. El comportamiento de la electronica. firma digital al convertir un documento a .pdf.

El procedimiento para la transferencia de archivos y documentos electrónicos se describe en la sección 4.34 de las Reglas. Del texto se desprende lo siguiente:

en primer lugar, los documentos electrónicos pueden transferirse al archivo y almacenarse tanto en medios físicos separados como “a través de la red de información y telecomunicaciones”,
en segundo lugar, el inventario de casos y documentos electrónicos se compila, sin embargo, en forma de papel(es decir, aunque formemos un archivo en el EDMS, entonces habrá que entregar el inventario al archivero personalmente),
en tercer lugar, “cuando se reciben para el almacenamiento de archivos, los archivos electrónicos se certifican firma electronica jefe de la organización o autorizado por él oficial". No se requiere nada de eso para los documentos en papel. Cómo cumplir con este requisito para las organizaciones que crean documentos electrónicos, pero no usan EDS, las Reglas de 2015 no dicen nada.

Finalmente, “para el rápido acceso a los documentos electrónicos con fines de consulta y búsqueda, se crea en el archivo un fondo para el uso de documentos electrónicos” (párrafo 2.33). El concepto del fondo de uso no se divulga.

Contabilidad de documentos

3.5. El archivo de la organización mantiene los documentos contables principales (obligatorios) y auxiliares. La composición y formas de los principales documentos contables se determinan de acuerdo con estas reglas. La composición y las formas de los documentos contables de respaldo están determinadas por el archivo de la organización de forma independiente.

Las reglas principales explicaron por qué se lleva a cabo la contabilidad de documentos de archivo y cuál es el sistema de documentos contables, formulando claramente su propósito. Estas definiciones han desaparecido de las Reglas de 2015. Recordémoslos para entender por qué nos ocuparemos de la contabilidad:

La contabilidad de documentos en el archivo de una organización es la determinación de su número y composición en unidades contables establecidas y la fijación (registro) de la pertenencia de cada unidad contable a un determinado complejo y su número total en documentos contables2.
El sistema de documentos contables del archivo es un complejo de documentos contables y bases de datos interrelacionados que reflejan el número y la composición de los documentos de archivo de la organización y sus cambios, componente sistema de contabilidad estatal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa3.

Y el principal cambio: la lista de documentos contables del archivo en 2015 se redujo a más de la mitad, de 11 a 5 posiciones. Solamente:

libro de contabilidad para la recepción y disposición de casos, documentos;
lista de fondos;
hoja de fondo;
inventario de casos, documentos;
registro de descripción.

El procedimiento para compilar y mantener formularios contables, aunque con moderación, se describe en los párrafos 3.7 a 3.11 de las Reglas de 2015.

El resto queda a criterio de la organización. Si es una fuente de adquisición del archivo estatal (municipal), se debe redactar adicionalmente un pasaporte de organización (cláusula 3.12 de las Reglas-2015). También hay una nota al pie de las Regulaciones sobre el Registro Estatal de Documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, con fecha de 1997 y aprobó la forma de un pasaporte de archivo. Nótese que las Reglas Básicas propusieron una forma, aunque casi idéntica, pero aún más “fresca” que las normas mencionadas. Al menos, el cómputo en él comenzó con los dos mil, y no con los noventa.

Examen del valor de los documentos

Las Reglas-2015 no aportaron nada fundamentalmente nuevo al procedimiento para realizar un examen anual del valor de los documentos. Solo el párrafo 4.12 merece atención:

4.12. Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa crean inventarios de casos por personal e inventarios de casos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) y garantizan su seguridad.

Esta disposición se refiere a la conversación de que, independientemente de la presencia en la organización del archivo y su pertenencia al número de fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), está obligado a tratar sus documentos al menos en una medida mínima. Después de todo, quizás, pocas personas podrán compilar un inventario de casos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) sin compilar primero una nomenclatura de casos.

Nomenclatura de casos

Ver el artículo "Nuevas Reglas para el trabajo de archivos sobre la nomenclatura de expedientes"

Hablan muy parcamente sobre la nomenclatura de los casos, que las Reglas de 2015 denominan “el principal documento contable que refleja la composición y organización del fondo documental de la organización”, y ni siquiera le dan una definición inteligible. Del texto del documento se deduce únicamente que (cláusulas 4.14–4.18):

“la nomenclatura de casos fija la clasificación (agrupación) de documentos ejecutados en casos (casos electrónicos)”;
la nomenclatura de casos se compila de acuerdo al formulario adjunto;
la nomenclatura de asuntos de la organización se compila sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales (el formulario se adjunta, sin embargo, no será posible encontrarlo en la tabla de contenido: contiene dos apéndices con el nombre " Nomenclatura de casos”; el N° 26 se refiere a divisiones estructurales);
la nomenclatura de los asuntos de la organización se desarrolla sobre la base de listas estándar, departamentales y de otro tipo de documentos que indican los períodos de almacenamiento, otros actos legales reglamentarios, así como nomenclaturas típicas y ejemplares de casos;
organizaciones - fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) lo coordinarán con "el EPC correspondiente o el archivo estatal (municipal), de acuerdo con los poderes que se le otorgan";
las organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) acuerdan su propia nomenclatura de archivos.

Las Reglas de 2015 no contienen más información práctica sobre el desarrollo y mantenimiento de la nomenclatura de los asuntos de la organización. Debe decirse inequívocamente: sin las Reglas Básicas, un empleado ordinario, especialmente por primera vez, no podrá redactarlo.

Registro de casos

4.19. Casos de trabajo de oficina completados de períodos de almacenamiento permanentes y temporales (más de 10 años), incluso para el personal, después del final año del calendario, en el que fueron ingresados, están siendo preparados para su transferencia al archivo de la organización y están sujetos a registro y descripción.

Dependiendo de los términos de almacenamiento, se lleva a cabo el registro total o parcial de los casos. diseño completo están sujetos los casos de períodos permanentes y temporales (más de 10 años) de almacenamiento y personal.

Haciendo casos para copia impresa proporciona:

archivo o encuadernación de los documentos del caso (los documentos no formateados se almacenan en carpetas rígidas cerradas o en cajas);

numeración de hojas del caso;

elaboración de acta de prueba del caso (Anexo No. 8);

levantar un inventario interno de los documentos del caso (Anexo No. 27);

diseño de la tapa del estuche (Anexo No. 28).

La preparación de archivos electrónicos para su transferencia al archivo de la organización prevé la compilación de un inventario de archivos electrónicos, documentos (Apéndices No. 17, 18).

No se informa qué incluye el registro parcial de los casos y cómo depende de los términos de almacenamiento de los documentos.

Si anteriormente el inventario interno se compilaba solo “en casos necesarios”(Reglas Básicas, cláusula 3.6.3.), luego esta frase fue eliminada de las Reglas-2015. El encabezamiento del formulario de inventario, presentado en el Apéndice 27, no da ninguna referencia a los períodos de almacenamiento.

No se deben describir todos los archivos electrónicos, sino solo aquellos que tienen un período de almacenamiento temporal (más de 10 años) y permanente (los formularios de inventario se encuentran en los anexos 17 y 18, respectivamente).

Aplicaciones: formularios de documentos

Tradicionalmente, las Reglas-2015 terminan con un conjunto de aplicaciones: formularios de documentos que acompañan a ciertos procesos de almacenamiento de documentos.

En general, se debe decir que, en primer lugar, hay menos formularios en las Reglas-2015 que en las Reglas Básicas, en segundo lugar, entre ellos hay dos aplicaciones con los mismos nombres, lo cual es muy inconveniente, y en tercer lugar, están ubicados en orden de mención en el texto (y no en orden de importancia o secuencia lógica, como en las Reglas Básicas). Algunas aplicaciones han cambiado de nombre, algunas han cambiado ligeramente la forma. Recomendación general será de la siguiente manera: si es necesario redactar algún documento sobre archivo, el archivero debe primero buscar su formulario en las Reglas-2015, y solo si no se encuentra el formulario requerido en ellos, consulte las Reglas Básicas .

A continuación hay 3 listas. El primero (en forma de tabla) son los anexos de las Reglas de 2015 y los formularios correspondientes de las Reglas Básicas. El segundo son las novedades en formas introducidas en 2015. El tercero son los formularios de las Reglas Básicas que no se incluyeron en las Reglas-2015, pero tampoco se cancelaron (como dicen, úsalo para tu salud).

Cumplimiento de las formas de las Reglas 2015 y las Reglas Básicas

ContraerMostrar

Reaparecido y aprobado por el Reglamento-2015:

Inventario de archivos electrónicos, documentos de períodos temporales (más de 10 años) de almacenamiento;
Apéndice al inventario de archivos electrónicos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años);
El acto de aceptación y transferencia de documentos de archivo para su almacenamiento (de organización a organización. - Aprox. Aut.)
Descripción de casos;
Inventario de expedientes electrónicos, documentos con anexo al inventario de expedientes electrónicos, documentos.

Los dos últimos formularios están diseñados para reemplazar las listas de entrega y en realidad representan actos de aceptación y transferencia de documentos para su almacenamiento en el archivo de la organización.

Inventario de cajas de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y personal unidad estructural organizaciones (Anexo 12 de las Reglas Básicas);
Inscripción de acta definitiva y certificación (Anexo 13);
Portada del inventario de documentos para almacenamiento permanente (Anexo 14);
Orden (requisito) para la expedición de documentos (Anexo 17);
Libro de expedición de documentos (Anexo 19);
Inventario de casos especialmente valiosos (Anexo 23);
El libro de contabilidad para la recepción y disposición del fondo de seguro y del fondo de uso (Anexo 27);
Inventario del fondo de seguro (Anexo 28);
Pasaporte del archivo de la organización que almacena documentación de gestión(Anexo 29);
Pasaporte de la organización que custodia los documentos del fondo sectorial (Anexo 30);
Tarjeta de registro de la unidad de contabilidad de documentos electrónicos (ED) (Anexo 31);
Ley de migración y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 32);
Diario de recepción y disposición de documentos electrónicos (Anexo 33);
Diario de registro de migraciones y reescritura de documentos electrónicos (Anexo 34);
Ley de descripción de documentos de origen personal (Anexo 38);
Ley sobre la formación de un fondo de archivo conjunto (Apéndice 39);
Diario de registro de ejemplares emitidos, extractos, referencias, materiales temáticos (Apéndice 44);
Diario de registro de visitas de usuarios de la sala de lectura (Anexo 45);
Plan de trabajo anual del archivo (Anexo 46);
Tarjeta de cuenta para trabajar con la organización (Apéndice 47);
El acto de aceptación y traslado al cambiar la cabecera del archivo (Anexo 48).

Es obvio que las Reglas-2015 están diseñadas para un lector preparado. Pero en muchos casos, desafortunadamente, las secretarias o (si es necesario) los empleados de varios departamentos se dedican al trabajo de oficina y al archivo en la organización: contadores, oficiales de personal, protección laboral, abogados, etc. Será muy difícil para estas personas inocentes comprender lo que se requiere de ellos en el campo del almacenamiento de documentos.

Las reglas de 2015 proporcionan un mínimo absoluto de medidas para garantizar el almacenamiento de documentos en la organización. Los lectores de las reglas deberán buscar información sobre cómo implementar este mínimo en la práctica en fuentes metodológicas por su cuenta. Así, las Reglas Básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, a pesar de su estatus facultativo, con la llegada de las Reglas-2015 serán demandadas en las oficinas organizaciones rusas incluso más fuerte que antes.

notas al pie

ContraerMostrar

Decisión de la Corte Suprema de Arbitraje de la Federación Rusa del 21 de febrero de 2012 No. 14589/11. regresar

Cláusula 6.1.1. Reglas básicas. regresar

Cláusula 6.3.1. Reglas básicas. regresar

Gratis 1 número de la revista

"Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones" (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002)

Aprobado
decisión
Colegios de Rosarkhiv
del 06.02.2002

REGLAS BÁSICAS
OBRAS DE ARCHIVOS DE ORGANIZACIONES

INTRODUCCIÓN

Las reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones son un documento normativo y metodológico que determina sus actividades. Las reglas se basan en la actual marco legal en el campo de la información, soporte de documentación de gestión y archivo, sintetizar la experiencia del archivo doméstico, tener en cuenta los logros modernos en la aplicación medios tecnicos Y tecnologías de la información en el trabajo con documentos.

El derecho y la obligación de crear archivos de organizaciones para el almacenamiento temporal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa clasificados como propiedad del Estado, establecido por la Legislación Básica de la Federación Rusa sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los archivos (1993), el Reglamento sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa (1994) y el Reglamento sobre el Servicio Federal de Archivos de Rusia (1998) , correspondiente regulaciones súbditos de la Federación Rusa.

Estas Reglas se aplican a los archivos organizaciones gubernamentales, y también son obligatorios para todas las organizaciones no gubernamentales en términos de garantizar la seguridad, descripción, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa clasificados como propiedad estatal.

Los archivos de organizaciones que almacenan documentos de películas, fotografías, audio y video (audiovisuales), documentos científicos y técnicos, cartográficos y telemétricos se rigen por estas Reglas en términos de organización, planificación, informes, trabajo metódico con los documentos de gestión almacenados en los archivos; en todos los demás asuntos, el trabajo con estos documentos está regulado por las instrucciones y reglas pertinentes.

Las reglas no se aplican a los documentos cuyo trabajo está regulado por la Ley de la Federación Rusa del 21 de julio de 1993 N 5485-1 "Sobre secreto de estado” y Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 30 de noviembre de 1995 N 1203 “Sobre la aprobación de la lista de información clasificada como secretos de estado”.

Las organizaciones estatales que no estén incluidas en la composición de las fuentes de adquisición de los archivos estatales, así como las organizaciones no estatales, podrán guiarse por estas Reglas al organizar y asegurar el trabajo de sus archivos.

Las Reglas van acompañadas de formularios de documentos que aseguran el funcionamiento del archivo.

Las reglas principales para el trabajo de los archivos de las organizaciones fueron preparadas por el grupo de trabajo de los Archivos Federales y VNIIDAD compuesto por: Eremchenko V.A. (jefe de equipo), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Agrupación de actos administrativos

El trabajo de oficina de archivo implica la sistematización de diferentes tipos de medios de información. También incluyen reglamentos. Se agrupan según tipo y cronología con aplicaciones:

Los reglamentos, estatutos, aprobados por actos administrativos, actúan como anexos a los mismos. Se agrupan. Si las disposiciones, instrucciones, cartas fueron aprobadas como actos independientes, se sistematizan en casos separados.
Las órdenes de estructuras superiores y las resoluciones sobre su implementación se agrupan según las áreas de trabajo de la empresa.
Los pedidos relacionados con el personal se sistematizan de acuerdo a los períodos de almacenamiento. Con una gran cantidad de materiales informativos, es recomendable agrupar por separado los actos relacionados con diferentes aspectos del trabajo de la empresa.
Las órdenes en un área clave de actividad se sistematizan por separado de los actos sobre el personal. Por ejemplo, una orden para el trabajo de la oficina de archivo se incluye en una carpeta y, por designación del jefe del departamento responsable, en otra.
Límites aprobados, informes, estimaciones, listas de títulos, planos, etc. agrupados por separado de los proyectos por ellos.
La ordenación de los documentos en los expedientes personales se realiza por orden de recepción.
Las cuentas personales de los empleados por salario se sistematizan en carpetas separadas. Están ordenados en orden alfabético.
Las quejas, propuestas, declaraciones de los ciudadanos sobre las actividades de la empresa, la documentación para su consideración e implementación se agrupan por separado de las apelaciones de los particulares sobre cuestiones personales.
La correspondencia suele sistematizarse para un período de calendario en orden cronológico. Las respuestas se colocan después de las preguntas. En caso de reanudación de la correspondencia sobre un tema separado, iniciada en el año anterior, los documentos se incluyen en la carpeta del período actual. En este caso, se indica el índice del caso del año anterior.

Matices

El trabajo de oficina de archivo es un tipo de actividad en la que los especialistas garantizan no solo la seguridad de los medios de información, sino también la capacidad de trabajar con ellos si es necesario. Para ello, los actos que componen las carpetas se encuadernan con cuatro pinchazos en una cubierta de cartón. También se les permite encuadernarse, teniendo en cuenta la posibilidad de lectura de textos, resoluciones, fechas, visados en todos los papeles.

En preparación para la agrupación, se quitan todos los sujetadores de metal. Los materiales destinados al almacenamiento permanente y que consisten en actos particularmente valiosos o sin formatear, se encuentran contenidos en carpetas cerradas con tres solapas con lazos o en cajas especiales.

Si hay documentos no reclamados de carácter personal en el caso ( libros de trabajo, certificados, boletas militares, etc.) se introducen en un sobre aparte y se archivan en él con el resto del material. Al final de las carpetas debe haber una hoja de testigo en blanco. Al inicio de la carpeta se archiva un formulario para el inventario interno. Para garantizar la seguridad y el orden de los papeles, cada hoja está numerada con números arábigos. Esta regla no se aplica a la página de certificación y al formulario de inventario. El número se escribe a lápiz en la esquina superior derecha.

Inventario interno

Está formado para almacenar y registrar materiales de información de contenido temporal (más de 10 años) y permanente. También se compila un inventario interno para casos creados sobre la base de tipos de documentos, en cuyos títulos no se revela su contenido. El formulario debe contener información sobre números seriales documentos de la carpeta, índices, encabezados, fechas y números de página.

Se adjunta una entrada final al inventario interno. Indica en números y en letras el número de documentos incluidos en él, así como el número de hojas que lo forman. El compilador aprueba el inventario interno. Si la carpeta está encuadernada o encuadernada sin un formulario, la hoja compilada se pega en el interior de la portada.

Los cambios en la composición de los materiales de la carpeta deben reflejarse en el campo "Notas". En particular, se refiere a la retirada, sustitución de papeles por copias, la inclusión documentos adicionales a una carpeta. Al mismo tiempo, se adjuntan enlaces a los actos pertinentes. Si es necesario, se puede formar un nuevo asiento generalizador para la hoja de inventario interno, así como la inscripción de certificación de la carpeta.

El 21 de septiembre de 2015 entró en vigor la orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526. Aprobó las "Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones". Más adelante en el texto del artículo, por brevedad, los llamaremos "Reglas-2015".

Vale la pena señalar que no hubo una revolución en el archivo con la publicación de las Reglas-2015. A menos que las nuevas reglas sean más amigables con los documentos electrónicos... Hablamos sobre el estado de las reglas nuevas y antiguas para archivar en este artículo. También puede descargar las reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015 aquí.

Antes y después de

Recordemos cómo era antes de la entrada en vigor de la orden: las organizaciones funcionaban según dos documentos.

El primero de ellos son las Reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales (aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 5 de septiembre de 1985 N 263). Fue el único documento normativo (es decir, obligatorio) sobre archivo en Rusia hasta el 21/09/15.

La carta de la Agencia Federal de Archivos de fecha 18 de septiembre de 2015 N 2 / 2133-A establece que desde el momento en que entra en vigor la Orden No. 526, "Las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales no están sujetas a aplicación". Ya no puedes usarlos.

El segundo son las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002). Este es un documento metódico (opcional, pero informativo) que nadie ha cancelado, pero puede e incluso necesita usarlo, porque. en el Reglamento-2015, muchas cuestiones relacionadas con las acciones prácticas para el almacenamiento de documentos en las organizaciones quedaron atrás.

Así, nos quedan dos documentos de trabajo: las Reglas de 2015 y las Reglas Básicas. Tienen un estado completamente diferente:

Reglas-2015 - documento normativo. Es obligatorio para todas las organizaciones, independientemente de su ámbito de actividad y forma de propiedad. Se aprueba por orden del Ministerio de Cultura.

Reglas básicas - documento metodológico. No es necesario usarlo, aunque en este caso, crear un archivo en una organización parece muy difícil. Las reglas principales solo se aprueban por decisión del Collegium of the Rosarchive, lo que significa que su estado es mucho más bajo que el de las Reglas-2015.

Trabajo de oficina y oficina

Reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015.

Eugenia Kozhanova 15 de febrero de 2016 13:58

Desde septiembre de 2015, entró en vigor la orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 31 de marzo de 2015 No. 526. Aprobó las "Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones". Más adelante en el texto del artículo, por brevedad, los llamaremos " Reglas-2015».

Recordemos cómo era antes de la entrada en vigor de la orden: las organizaciones funcionaban según dos documentos.

Así, nos quedan dos documentos de trabajo: las Reglas de 2015 y las Reglas Básicas. Tienen un estado completamente diferente:

Reglas básicas - un documento metodológico. No es necesario usarlo, aunque en este caso, crear un archivo en una organización parece muy difícil. Las reglas principales solo se aprueban por decisión del Collegium of the Rosarchive, lo que significa que su estado es mucho más bajo que el de las Reglas-2015.

Descargue las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones (PDF, 4.02 Mb).

Trabajo de oficina y oficina

Reglas para el trabajo de archivos de organizaciones 2015.

Eugenia Kozhanova 15 de febrero de 2016 13:58

Recordemos cómo era antes de la entrada en vigor de la orden: las organizaciones funcionaban según dos documentos.

Así, nos quedan dos documentos de trabajo: las Reglas de 2015 y las Reglas Básicas. Tienen un estado completamente diferente: