V kancelárii je často potrebné posielať kópie e-mailom – elektronické verzie tlačených dokumentov. Môžu to byť rôzne akty, faktúry, listy, zmluvy, listiny, kancelárske poznámky a všetky ďalšie možné dokumenty.
Doma máme staré fotografie, ktoré rokmi chátrali a chceli by sme si ich ponechať.
Dostali sme na chvíľu zaujímavú knihu, ale chceme ju mať pri sebe. Ako to všetko urobiť? Naše papierové dokumenty s krátkou životnosťou musia byť prevedené do elektronickej podoby, teda zdigitalizované a uložené.
Digitalizácia je prevod obrazu alebo analógového audio/video signálu do digitálneho formátu vhodného na záznam na elektronické médiá.
Na digitalizáciu obrázkov objektu existujú špeciálne zariadenia - skenery. Existujú skenery čiarových kódov, skenery filmov. Biometrické skenery čítajú vzor sietnice oka alebo papilárny vzor kože prstov. Tvar trojrozmerného objektu sníma trojrozmerný 3D skener.
V skeneroch na spracovanie papierových médií - kresby, fotografie, textové dokumenty, obraz je riadok po riadku osvetlený špeciálnou lampou a odrazený svetelný tok je zaostrený na fotocitlivú matricu. Analógovo-digitálny prevodník prevádza prijaté elektrické signály do binárneho dátového systému, ktorý tvorí digitálnu kópiu obrazu.
Výber skenera závisí od úloh a špecifík jeho aplikácie. Skener v kancelárii sa takmer vždy používa na digitalizáciu dokumentov. Aj keď sú fotografie naskenované, nepodliehajú v kancelárii vysokým požiadavkám na kvalitu. Rozlíšenie 300 dpi je dosť dostatočné na zabezpečenie presného fungovania rozpoznávacích programov a získanie dobrého čitateľný text. Každý dnes vyrobený skener poskytuje rozlíšenie prijateľné pre kancelársku prácu.
To platí aj pre farebnú hĺbku. Takmer každý moderný skener reprodukuje úroveň šedej farby potrebnú pre tlačené dokumenty.
Je to dôležité v kancelárii, kde je hlavnou úlohou rýchlo po stránke digitalizovať textové dokumenty, ide o automatizáciu procesu skenovania. Možno použiť hárkové skenery. Tu sa list dokumentu vloží do štrbiny zariadenia a ťahá sa, ako vo faxe, pozdĺž vodiacich valčekov. Takýto skener je pohodlný so vstavaným automatickým podávačom listov. Do zásobníka vložíme niekoľko listov viacstranového dokumentu a zatiaľ čo skener digitalizuje, súčasne robíme niečo iné. Všetko je tu jednoduché. Ak je nainštalovaný príslušný OCR softvér, stačí stlačenie jediného tlačidla na digitalizáciu a uloženie dokumentu v požadovanom formáte na takomto skeneri.
Moderným kancelárskym riešením pre oddelenie strojárskej firmy môže byť napríklad A3 skener, ktorý je súčasťou multifunkčného zariadenia spolu s tlačiarňou A3/A4. Na takomto MFP je vhodné digitalizovať a vytvárať kópie výkresov.
Je jasné, že skenovanie zviazaného časopisu alebo šírky knihy na hárkovom skeneri nebude fungovať.
Na skenovanie obojstranných dokumentov existujú duplexné skenery, kde dva skenovacie prvky spracujú obe strany hárku jedným prechodom.
Dobrým riešením pre domácnosť je farebná atramentová multifunkčná tlačiareň. MFP je multifunkčné zariadenie, ktoré obsahuje skener a tlačiareň. Takýmto zariadením je aj kopírka. To znamená, že MFP dokáže automaticky naskenovať dokument a vytlačiť jeho kópiu – vytvoriť fotokópiu dokumentu.
Kompaktné zariadenie s kombinovanými funkciami zaberie na stole menej miesta. Jeho náklady budú výrazne nižšie ako celkové náklady na zariadenia, ktoré sú v ňom zahrnuté, ak si ich kúpite samostatne. Na farebnej atramentovej tlačiarni vyrobíme kvalitné farebné fotografie a vizitky, plochým skenerom zdigitalizujeme dokumenty, fotoalbumy či potrebné knihy.
V nasledujúcich lekciách sa naučíme, ako ručne digitalizovať, konvertovať a ukladať textové dokumenty na plochom skeneri, stránku po strane.
V týchto príkladoch som na skenovanie použil populárnu stolnú multifunkčnú tlačiareň formátu A4. Takéto lacné zariadenie je najlepším riešením pre domácnosť a môže byť druhým doplnkovým multifunkčným zariadením v kancelárii.
Predpokladajme, že máme logicky viacstránku súvisiaci dokument, ktorý je potrebné zdigitalizovať a poslať e-mailom našej protistrane. Nazvime to „Zmluva“.
V našom milovanom systéme Windows XP je štandardný „Sprievodca skenerom alebo digitálnym fotoaparátom“. Aby sprievodca fungoval, musí byť skener nainštalovaný v počítači a musí byť povolený. Práca v sprievodcovi je veľmi jednoduchá a v lekcii Digitalizácia dokumentov vo Windows XP je malý návod.
V systéme Windows 7 je nástrojom na vytváranie elektronických kópií tlačených dokumentov a obrázkov štandardná súčasť Windows Fax and Scan.
Takže sme si prečítali lekcie a pomocou jedného z týchto programov sme dostali skenovacie súbory stránok našej zmluvy v jednom z grafických formátov, uložené a priložte ich k e-mailu, pošlite na adresu.
Zlé je, že pri skenovaní viacstranového dokumentu pomocou týchto programov nebudeme môcť spojiť skeny strán do jedného súboru. Súbory strán môžete samozrejme očíslovať v poradí a zazipsovať, aby ste ich mohli kompaktne odosielať. Náš adresát si však bude môcť postupne prezerať stránky iba v grafickom editore bez toho, aby sa mohol pohybovať v dokumente. Je to nepohodlné a stráca to čas. A všeobecne neprijateľné.
V skutočnosti pomocou týchto nástrojov získame jednotlivé digitálne fotografie stránok dokumentu.
Previesť naše rozptýlené skeny na jeden dokument s možnosťou fulltextového vyhľadávania potrebujete program na rozpoznávanie textu. Najlepší na dnešok je FineReader.
FineReader je program ruská spoločnosť ABBYY. Najnovšia verzia ABBYY FineReader 12 bola vydaná vo februári 2014. Tento program extrahuje textové údaje z digitálnych obrázkov - rozpoznáva textové znaky. Testovaciu verziu ABBYY FineReader 12 Professional si môžete stiahnuť z oficiálneho zdroja: http://www.abbyy.ru/finereader a trénujte 30 dní.
Je lepšie, keď je v počítači nainštalovaná jedna z najnovších verzií profesionálov. Tu a nižšie je popísaná práca v ABBYY FineReader 10 Professional Edition.
V predchádzajúcich lekciách sme teda stránky naskenovali štandardnými nástrojmi Windows, očíslovali, uložili s príponou „jpg“ a umiestnili do samostatného priečinka, ktorý sme nazvali „Dohoda“.
Takže pomocou úžasných funkcií rozpoznávacieho programu môžeme jednoducho previesť rôzne obrázky do upraviteľných formátov.
Viac o tom nájdete v nasledujúcej lekcii: Skenovanie v ABBYY FineReader.
A tak čítame tieto lekcie a vidíme, aké výhody nám program rozpoznávania dáva. Namiesto zdĺhavého a zdĺhavého písania z knihy alebo brožúry jednoducho naskenujeme potrebné strany pomocou FineReader, v prípade potreby ich upravíme a uložíme vo zvolenom formáte, takže môžete rýchlo zostaviť napríklad článok alebo abstrakt .
A ako skenovať stránky kníh a digitalizovať knihy, ktoré čítame v téme: Digitalizácia knihy.
Na záver si zhrňme tému: skener v kombinácii s rozpoznávacím programom je racionálnou náhradou za písanie z klávesnice. Ak máme papierovú verziu - text vytlačený na tlačiarni alebo v tlačiarni, namiesto zadávania z klávesnice ho jednoducho naskenujeme. Ďalšou populárnou oblasťou použitia skenera je digitalizácia rôznych tlačených produktov - štítkov, pohľadníc, fotografií, časopisov, kníh.
V súčasnosti sa čoraz väčšia pozornosť venuje problematike o kultúrny majetok. V tomto smere je schválený vládne programy, v rámci ktorých podľa zámeru ich tvorcov, využitím nových technológií, inovatívnych prístupov, ako aj svetových skúseností zaistia bezpečnosť kultúrneho dedičstva, historicky významných dokumentov. Preto sa dnes archívy Ruska prekladajú papierové dokumenty v elektronickej forme. O tom, aký bol začiatok tejto rozsiahlej práce, s akými ťažkosťami sa archivári stretávajú a ako riešia otázky uchovávania digitalizovaných dokumentov, zástupca vedúceho Federálneho archívneho úradu (Rosarchive) Oleg Naumov povedal korešpondent PC Week/RE Oľga Zvonarevová.
PC Week: Povedzte nám, ako začal proces digitalizácie archívne dokumenty Aké sú vlastnosti tohto diela?
Oleg Naumov:Úloha hromadnej konverzie archívnych dokumentov do elektronickej podoby bola stanovená v programe „ Informačná spoločnosť(2011-2020)“. Nie je to vôbec ľahká úloha. Navyše, jedna vec je digitalizovať dokumenty a druhá vec je digitalizovať vedecký referenčný prístroj(NSA), bez ktorých sa nedá nájsť požadovaný dokument. Preto, keď pred dvoma rokmi možnosť normálneho financovania prác v rámci spol cieľový program„Kultúra Ruska 2012-2018“, v prvom rade začali vytvárať NSA v elektronickej podobe, ktorá vám umožňuje efektívne vyhľadávať dokumenty.
PC Week: Čo softvér používa sa na to?
ON.: Dlho pred prijatím programu „Informačná spoločnosť“ začal federálny archív vyvíjať celoruský štandardizovaný softvér na organizáciu účtovníctva dokumentov – softvérový balík „Archívny fond“. proprietárny systém Ruská federácia, zavedené na úrovni federálnych, krajských a mestských archívov. S jeho využitím bol vytvorený centrálny akciový katalóg umiestnený na portáli Archives of Russia. Archívny fond bol pôvodne vytvorený ako účtovný aparát, no potom sa začal využívať ako vyhľadávací aparát. V súčasnosti mnoho archívov používa špecializované vyhľadávacie nástroje.
PC Week: Aké archívne skúsenosti boli zásadné pri digitalizácii inventárov?
ON.: Ruský štátny historický archív v Petrohrade ako prvý zdigitalizoval všetky súpisy, výlučne kvôli okolnostiam. Keď vyvstala otázka o jeho presťahovaní, inventáre sa naskenovali a ich elektronické obrázky sa použili vo všetkých fázach sťahovania, to znamená, že sa sledovala každá krabica, každý prípad.
Bola to dobrá skúsenosť, no z pohľadu rozvoja informačných technológií nie veľmi úspešná. Hoci bolo možné sa s nimi zoznámiť v čitárni a online, zber grafických obrázkov neumožňuje automatizované vyhľadávanie. Kde väčšie pohodlie používateľom poskytujú inventáre preložené do databázového formátu s možnosťou jednoduchého a pokročilého vyhľadávania. Rosarchiv začal tieto práce aktívne financovať. K dnešnému dňu je vykonaných asi 20 – 30 % súpisov federálnych archívov.
PC Week: Akým výzvam čelia archívy pri digitalizácii dokumentov?
ON. Prvým problémom je samotný objem. Celkový objem Archívneho fondu Ruskej federácie je 494 miliónov spisov, z toho 9 % vo federálnych archívoch.
Najťažšie je však určiť, ktoré dokumenty by sa mali digitalizovať. Najjednoduchšia odpoveď je najhľadanejšia. A ako určiť túto požiadavku? Dnes potrebujeme jednu vec, zajtra druhú. A v Sovietsky čas zaviedla sa koncepcia osobitne cenných archívnych fondov a dokumentov. Vytvorili poistný fond na mikrofilme, ako aj fond na použitie. Dnes však tieto dokumenty prakticky nie sú žiadané. To znamená, že kritériá pre hodnotu a dopyt po dokumentoch sovietskej éry teraz vôbec nefungujú. Dopyt sa neustále mení. Je takmer nemožné s istotou určiť, ktoré dokumenty budú najviac žiadané.
Dôležitá je aj technická stránka problému. Obrovský dopyt bol napríklad po zostavovaní vlastných rodokmeňov. Je to dobré a potrebné. Začali aktívne objednávať tieto prípady: farské matriky, revízne rozprávky. Ale absolútne nie sú prispôsobené na také masové použitie. Skenovať ich ako najobľúbenejšie je nezmysel. Z knihy hrubej 80 cm človeku stačí jedna strana. A na uspokojenie tejto požiadavky musíte naskenovať celých tisíc strán. Áno, aj s obratom. Ale na druhej strane, ak sú tieto dokumenty naskenované, potom sú originály stiahnuté z obehu a je zaručená ich fyzická bezpečnosť. Všetky sú jedinečné. A čo je najdôležitejšie, nešťastní správcovia (vrátane mnohých žien) nebudú nosiť všetky tieto tony papierov v náručí.
Tu však narážame na formu poskytovania informácií. Koniec koncov, pre používateľa bolo oveľa zaujímavejšie získať nie obrázok, ale dešifrovanie a databázu. A množstvo týchto dokumentov je obrovské. Len v RGADA vo fonde 350 „Landratských kníh a revíznych kníh“ je viac ako päťtisíc prípadov, asi 3 milióny strán.Koľko ľudí treba zapojiť? V Perme našli dobré východisko: prilákali financie, ktoré boli pridelené na zabezpečenie pracovných miest. Prácu vykonávali ľudia doma. Úspešne vyriešil problém nezamestnanosti. A nakoniec sa im podarilo to, čo nikto iný v Rusku, na moju pamiatku, nedokázal.
Skúsenosti so skenovaním vo federálnych archívoch nám umožňujú vyvodiť dva závery. Po prvé, vytvorenie elektronického fondu používania bez vytvorenia NSA je neproduktívne zamestnanie. Ukáže sa obrovská hromada skenov, kde nie je možné nájsť ten správny. Po druhé, skenovanie, najmä hromadné, je účelné na odhalenie dokončených komplexov - fondov alebo zásob. Prípady by sa zároveň mali skenovať celé, aby sa predišlo konfliktom v prípade chýb v číslovaní. V jednotlivé prípady, vzhľadom na jedinečnosť a význam dokumentov, bez ohľadu na to, či je na zadnej strane hárku text alebo nie, je potrebné hárok vrátane zadnej strany digitalizovať. Potom mizne otázka, že sme možno niečo skryli.
Problém je s výberom vybavenia. Niekde potrebujete jednoduchý skener, niekde by to malo byť komplikovanejšie. Napríklad na digitalizáciu landratských kníh bola špeciálne objednaná „hlboká kolíska“. V opačnom prípade nekopírujte, pretože hrúbka chrbta niektorých kníh dosahuje 80 cm.
PC Week: Čo je hlavným cieľom digitalizácie v súčasnosti?
ON. Sú tri. Prvým je rozšírenie a zjednodušenie prístupu k dokumentom Archívneho fondu. Druhým je zaistenie bezpečnosti originálov ich stiahnutím z obehu a poskytnutím prístupu do elektronického fondu použitia. Tretím je zjednodušenie poskytovania verejných služieb. Teraz existuje veľa individuálnych žiadostí občanov o dokumenty o personáli. Archívy ich tiež začínajú digitalizovať a na prípravu odpovedí využívajú elektronické kópie, čo značne urýchľuje prácu.
PC Week: Ako archívy digitalizujú dokumenty?
ON. Proces prebieha inak: niekde to robia sami, pomocou improvizovaných prostriedkov alebo získania rôznych zariadení. Druhým spôsobom je zapojenie externých organizácií. Stále však neexistuje jednoznačná odpoveď na najdôležitejšiu otázku: o čo sa snažíme digitalizáciou dokumentov?
PC Week: A nikto sa ich nepýta?
ON. Prečo, pýtajú sa všetci. Ako však nájsť jedinú správnu odpoveď? Samozrejme, výhoda používania digitalizovaných dokumentov je zrejmá. Toto a bezpečnosť a vzdialený prístup a jednoduchosť poskytovania informácií a jednoduchosť vytvárania kópií - celý rad plusov. Ďalšia vec je, ako to dosiahnuť? Tu ste používateľom, vstúpili ste na stránku a zistili ste, že dokumenty, ktoré potrebujete, sú uložené. Povedzme v Perme. Išli sme na stránku odkazom, našli sme popisy prípadov. Je tu zaujímavá záležitosť. A ako ho získať? No ak je to už zdigitalizované. A ak nie? Ísť sám do archívu a objednať si originály? Alebo by mal archív digitalizovať všetky prípady? Ale toto je neskutočné. Takže vlastne ostáva len jedna možnosť. Vytvorenie možnosti rýchlej výroby elektronických kópií v každom archíve na žiadosť používateľa. A nemusí to byť vaša vlastná jednotka. Môže ísť aj o outsourcing. Takáto služba však musí byť poskytnutá okamžite. Ale robiť tieto kópie, ako ukazujú skúsenosti, má zmysel iba vtedy, keď už existujú elektronický systém, čo umožní kvalitné a štruktúrované umiestnenie týchto materiálov. Vtedy to bude fungovať. Kedy sa nám to podarí a či sa nám to podarí, úprimne povedané, neviem.
PC Week: Pravdepodobne už pred schválením programu Informačná spoločnosť v roku 2010 boli práce na digitalizácii realizované?
ON.Áno. Boli samostatné projekty. Napríklad Elektronický archív Kominterny alebo zbierka listín od SVAG. Spravidla sa realizovali spoločne so zahraničnými partnermi. Vlastné prostriedky na ich realizáciu nestačili. Záležitosť nebola jednoduchá. Vyskytli sa technické, metodické, organizačné a technologické ťažkosti. Skúsenosti sa však hromadili. A teraz je to veľmi užitočné.
PC Week: To znamená, že po schválení programu začali určovať, aké by mali byť hlavné kritériá pre digitalizáciu dokumentov?
ON. Tento program, povedzme, umožnil archivárom upozorniť úrady na to, že existuje problém a treba ho riešiť. Pripraviť a schváliť programy digitalizácie. A prilákať na to financie. Ale dnes neexistuje žiadne univerzálne kritérium. Je ťažké definovať jednotný prístup pre každého, pretože archívy uchovávajú úplne odlišnú dokumentáciu.
PC Week: Takže každý archív vlastne definoval kritériá sám?
ON. Vlastne áno. V zásade sú to štyri kritériá, sú všeobecne akceptované, ale nebudem tvrdiť, že sú najsprávnejšie. Ide o dopyt po dokumentoch, zaistenie bezpečnosti, uľahčenie práce zamestnancov archívu, zlepšenie podmienok obsluhy používateľov. Navyše to urýchli prácu. Ak mám na svojej stránke elektronický NBÚ, používateľ príde do archívu pripraveného nahliadnutím do inventára na internete. Ak sú požadované dokumenty už zdigitalizované, má možnosť si ich pozrieť na svojom počítači bez toho, aby chodil do archívu, alebo ich bezodkladne dostať do čitárne.
PC Week: Ukazuje sa, že každý archív sa musí sám rozhodnúť, čo bude digitalizovať?
ON. Celkom správne. Toto by mal byť výlučne individuálny program pre každý archív. Nemôžete urobiť jeden. Závisí to od mnohých faktorov: od finančných možností, od stupňa rozvoja a implementácie IT technológií, od konkrétneho dopytu. Niekto je teda veľmi žiadaný o personálne dokumenty a je potrebné uspokojiť potreby občanov. Aj keď z archívneho hľadiska tieto dokumenty nie sú trvalé, ale majú dočasnú dobu uloženia 75 rokov. To ale uľahčuje prácu a pomáha ľuďom, pretože človek nečaká na odpoveď na žiadosť mesiac, ale požadované informácie dostane do dvoch dní. Preto je potrebné investovať do tohto úsilia a zdrojov.
PC Week: Pri určovaní priorít dokumentov, ktoré sa majú digitalizovať, ich archívy koordinujú s ruskými archívmi?
ON. Ak hovoríme o regionálnych archívoch, tak nie. To je vecou každého archívu. Posielajú nám svoje programy informatizácie a digitalizácie. Poznáme ich a poradíme. Pomáhame im, ako najlepšie vieme, prideľujeme prostriedky z FTP. Ďalšia vec sú federálne archívy. Tu má rozhodujúci význam postavenie Ruského archívu. Ale ani tu neexistuje univerzálne kritérium. Na uspokojenie neustále sa zvyšujúceho dopytu po genealogických informáciách vyčlenil Ruský archív viac ako 40 miliónov rubľov. na prevod landratových kníh uložených v RGADA do elektronickej podoby. V reakcii na neustály záujem spoločnosti o históriu našej vlasti v nedávnej minulosti bola v júni tohto roku spustená stránka „Dokumenty sovietskej éry“, kde sú obrázky dokumentov z osobného fondu IV. Stalina a politbyra r. sú vyslaní ústredný výbor. Boli pripravené internetové projekty venované 1150. výročiu ruská štátnosť, 400. výročie ukončenia Útrap, 200. výročie Vlastenecká vojna 1812. Prirodzene, boli tam umiestnené obrázky najdôležitejších a najobľúbenejších dokumentov.
PC Week: V čitárni archívu sa teda teraz budú vydávať len elektronické kópie a nie originálne dokumenty?
ON. V ideálnom prípade potrebujete osobu, ktorá na stránke nájde dokument, ktorý hľadá, objedná si puzdro a dostane naskenované dokumenty. A originál zostáva nedotknutý. Sú však prípady, kedy potrebujete vidieť originál. Napríklad, bez ohľadu na to, aká dobrá je technika, neprenesie vodoznaky. A na nich môžete nastaviť dátum dokumentu. Ale takýchto prípadov je jeden z tisíc.
PC Week: Ukázalo sa, že archív bol poskytnutý používateľovi verejná služba, ale po digitalizovanej kópii dokumentu je potrebné uložiť?
ON. To je samozrejme výhoda skenovania. Predtým existovali mikrofilmy, xerox, strojopis. A archivár, ktorý urobil kópie, ich dal používateľovi. To znamená, že nemal kópiu dokumentu. V prípade digitalizácie zostáva kópia. Miesto skladovania by však malo byť jasne definované. A ak sa neskôr objaví druhá žiadosť, nebude potrebné prípad otvárať. V takejto práci musíte získať skúsenosti.
PC Week: Ako sa určujú termíny na digitalizáciu polí dokumentov?
ON. Termíny závisia od troch dôvodov: od technických a finančných možností a od stavu dokladov. Existujú dokumenty, ktoré sú zviazané tak, že ani najmodernejšia technika nedokáže plnohodnotne získať text. To znamená, že budú musieť byť vyšívané, čo sa nepáči ani dokumentom, ani archivárom. skenovať. Potom šiť späť. Zaberie to čas. Podmienky tiež závisia od objemu prípadov, od počtu listov v nich. Naskenovať stoh papierov v štandardnom formáte nie je až také náročné, no kartička 3x8 m je už náročnejšia. Podľa účtovných dokladov ide o jeden list. Ale skenuje sa len po častiach. A potom v softvéri musíte všetko „zošiť“, upraviť a uvidíte, ako bude tento dokument vyzerať.
PC Week: Ako prebieha práca na implementácii 89. bodu federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska (2012-2018): tvorba archívnych elektronických zdrojov a ich poskytovanie na internete“?
ON. V rámci realizácie tejto položky prebieha digitalizácia inventára. Digitalizujú sa aj dokumenty vrátane landratských kníh. Okrem toho sa snažíme pomôcť aj regiónom: do tohto programu zahrnieme asi päť alebo šesť regiónov ročne a pridelíme 10 až 15 miliónov rubľov. Vytvárame online výstavy atď. Celkovo je na realizáciu prác v rámci tohto programu ročne pridelených 67 miliónov rubľov.
PC Week: Závisí rozdelenie financií od stupňa dôležitosti a významu dokumentov?
ON.Áno. Archívy predkladajú žiadosti o účasť v určitej forme, tieto žiadosti berieme do úvahy. Prihlasujú sa aj firmy, ktoré veria, že ponúkajú zaujímavé veci. Zvažujeme ich, vyberáme zaujímavé sľubné riešenia, zostavujeme všeobecný plán a realizujeme nákupy na konkurenčný základ. Vlani bolo na toto podujatie uzatvorených 52 štátnych zákaziek. To znamená, že každý týždeň sme podpísali zmluvu.
PC Week: Dotkli ste sa témy dokumentov už uložených v archívoch od 11. storočia, no do archívov prichádzajú aj nové papierové dokumenty, ktorých je obrovské množstvo. Ako sa s nimi pracuje? Ako sa rieši otázka ich digitalizácie?
ON. Pre nás je dôležité len jedno: či tieto dokumenty patria do zloženia archívneho fondu alebo nie. To znamená, že podliehajú alebo nepodliehajú trvalej trvanlivosti. A potom je z hľadiska použitia úplne jedno, či ide o dokumenty 11. alebo 21. storočia. V tomto smere sú si rovní. Ďalšia vec je, že prirodzene máme poistný fond a fond na použitie dokumentov 11. storočia. A tieto jedinečné dokumenty sa rozdávajú veľmi zriedka. Existuje špeciálna Štátny register jedinečné dokumenty Ruskej federácie, ktoré sú zverejnené na webovej stránke Federálneho archívu a obsahujú ich popisy a elektronické obrázky.
PC Week: Je v tomto smere jednoduchšie akceptovať na uloženie dokumenty preložené do elektronického formátu? Napríklad vstúpili do platnosti zmeny v legislatíve týkajúcej sa personálnej dokumentácie a archívy ju pravdepodobne môžu akceptovať v elektronickej podobe?
ON. Myslím že áno. Teraz však nemá zmysel, aby štátny archív prijímal moderné dokumenty o personáli. Za čo? Vypočítajte si dôchodok? existuje Dôchodkový fond, ktorá od roku 2000 zriadila špecializovanú evidenciu občanov.
PC Week: Takže archívy neakceptujú záznamy staré 75 rokov?
ON. Nie, držíme ho už dlho. A teraz aktívne rokujeme s tým istým dôchodkovým fondom, aby sme mohli skrátiť toto obdobie pre papierové dokumenty zo 75 na 15 rokov. Dôchodkový fond sa však obáva, že ich elektronický systém môže skolabovať.
A tie dokumenty, ktoré k nám časom prídu v elektronickej podobe, sú veľmi veľký a úplne samostatný problém. Toto sú otázky o elektronická správa dokumentov, elektronické dokumenty. Ako ich brať, ako ich skladovať, je samostatný problém.
PC Week: Ešte ste nedostali takéto dokumenty?
ON. Nie, robia. Materiály sčítania obyvateľstva a poľnohospodárskeho sčítania prijal GARF v elektronickej podobe. Ďalšia vec je, že tieto sčítania existujú len v elektronickej forme. K hromadnému prijímaniu obchodnej dokumentácie však zatiaľ nedochádza. Je tu pomerne veľa nevyriešených problémov.
PC Week: A čo dokumenty likvidovaných organizácií? Sú prijaté na uskladnenie?
ON. Schvaľujeme. Pravda, v prípade konkurzu a likvidácie firmy sú správcovia povinní nájsť peniaze na popísanie dokumentov likvidovaných organizácií, no nie vždy ich nájdu.
PC Week: Federal Archives spravuje 15 federálnych archívov. Regionálne archívy v v súčasnosti vyňatý spod kontroly vášho oddelenia?
ON.Áno, neexistuje nad nimi priama kontrola. Poslúchajú výkonné orgány subjekty federácie. Niekde ide o nezávislé archívne služby. Niekde sú, podobne ako my, zaradení na ministerstvách kultúry. Niekde - na ministerstvo spravodlivosti alebo priamo na úrad guvernéra. Ale vertikála moci, ktorá existovala v Sovietskom zväze a trvala do roku 2004, žiaľ, už neexistuje. Pokiaľ zachováme metodickú jednotu. Ako môžeme pomôcť regionálnym archívom. Zástupcovia spolkového archívu sa zúčastňujú každoročných podujatí, ktoré sa konajú v každom z nich federálny okres vedeckých a metodických rád. Raz ročne sa koná Archívna rada, kde sa schádzajú archivári z celej krajiny. To znamená, že spojenia zostávajú. Žartujeme, že archivár je povolanie, v ktorom sa v ktoromkoľvek meste ocitnete bez peňazí a vecí, prídete za kolegami archivármi a tí vás prijmú, nakŕmia a pošlú domov. Existuje bratstvo, ktoré v skutočnosti nie je charakteristické pre žiadne iné povolanie.
PC Week: Ďakujeme za rozhovor.
21.01.2016, štvrtok, 17:51 moskovského času, Text: Pavel Prytula 3068
Konverzia historických dokumentov do elektronickej podoby a vytváranie databáz na základe archívnych súpisov je jedným z najťažších typov digitalizácie, ktorý si vyžaduje špeciálne vybavenie, technológie a starostlivú starostlivosť o pôvodné dokumenty.
Tak ako vo všetkých ostatných odvetviach štátnej a komerčnej činnosti, digitalizácia fondov v štátnych a obecných archívoch slúži na riešenie viacerých problémov naraz: uvedenie vecí do poriadku v skladovom účtovníctve, zjednodušenie vyhľadávania dokumentov, zníženie záťaže zamestnancov a času pri vybavovanie požiadaviek užívateľov, uchovávanie schátraných originálov, až po poskytovanie archívnych služieb v elektronickej podobe vrátane platených služieb.
Práce na prevode archívnych fondov do elektronickej podoby sa začali na prelome tisícročí. Za čas, ktorý odvtedy uplynul Ruské archívy boli digitalizované státisíce historických dokumentov a inventárov. Ale stále je to len malá časť Archívneho fondu Ruskej federácie.
Dva prístupy
1. Ak si fondy archívnej inštitúcie konvenčne predstavíme vo forme pyramídy, tak jej hlavným objemom budú samotné dokumenty a len malá časť navrchu je vedecký referenčný aparát (inventár), ktorý zabezpečuje navigáciu vo fondoch. a vyhľadávanie požadovaných prípadov a dokumentov.
Mnohé inštitúcie využívajú digitalizáciu na riešenie jednorazových, úzkych úloh. Analogicky so zavedením mnohých softvérových produktov pre každú malú úlohu sa takáto digitalizácia nazýva „patchwork“. Napríklad v súvislosti s výročím osobnosti významnej pre tému Ruskej federácie sa očakáva nárast záujmu bádateľov o archívne dokumenty. Archív prijíma financie, skenuje tieto fondy a konvertuje zodpovedajúce inventáre do formátu 2-3 databázy.
Napríklad v súvislosti s výročím osobnosti významnej pre tému Ruskej federácie sa očakáva nárast záujmu bádateľov o archívne dokumenty. Archív prijíma financie, skenuje tieto fondy a konvertuje zodpovedajúce inventáre do formátu 2-3 databázy.
Táto cesta je nesystematický prístup, ktorý umožňuje podávať správy o vykonanej práci v krátkom čase, ale neovplyvňuje celkovú efektivitu archívu, keďže celkový objem dokumentov prevedených do elektronickej podoby je zlomok percent prostriedkov inštitúcií. Mnohé archívy idú touto cestou výlučne z dôvodu nedostatku financií. Ale väčšina stále chápe, že je potrebná dlhodobá, plánovaná práca.
2. Preto mnohí sledujú dlhodobé programové rozpočty a sledujú inú stratégiu, ktorá je oveľa perspektívnejšia z hľadiska rozvoja archívnych služieb a online služieb. Túto stratégiu podporuje aj Federálna archívna agentúra (Rosarchiv).
Prioritou je prevod celého vedeckého a referenčného aparátu do elektronickej podoby. Táto cesta vám umožňuje prejsť na plnohodnotné automatizované účtovanie finančných prostriedkov vrátane vytvorenia jednotného informačné systémy pre oblastné archívy.
Navyše je tu možnosť jednoduchého a pohodlného vyhľadávania fondov, čo uľahčuje internú činnosť a umožňuje prejsť na poskytovanie archívnych služieb v elektronickej podobe.
Dokumenty sa skenujú v aktuálnom režime po prijatí požiadaviek od používateľov. Na to stačí, aby archív mal aspoň jeden profesionálny skener. Ale na digitalizácii veľkých polí, inventárov, ako aj obzvlášť cenných dokumentov, sú stále zapojení odborníci z organizácií špecializujúcich sa na skenovanie a retrokonverziu.
Špecifiká digitalizácie archívnych dokumentov
Teraz sa pozrime bližšie na niektoré funkcie skenovania a indexovania archívnych dokumentov a inventárov. Na rozdiel napríklad od replikovaných kníh je takmer každý dokument v archívoch jedinečný. Obrovská zodpovednosť leží na operátorovi skenovania, ktorý musí vidieť špeciálny stav dokumentu (chátranie, poškodenie, ponechanie textu v chrbte, špeciálne šitie a pod.) a promptne nastaviť zariadenie, prípadne dokument odovzdať na reštaurovanie.
Jedným z často skenovaných typov archívnych fondov je zememeračstvo. Ide o štandardný archívny dokument s hrubým chrbtom. Medzi jeho hárkami sú však prílohy formátu do A0. Nemôžete vyšívať veci, nemôžete používať techniku preťahovania. Interpret musí mať inú triedu vybavenia – veľkoformátové skenery planetárneho typu (príklad).
Skúsenosti, ktoré sú súčasťou práce v inštitúcii, nadobúdajú veľmi vysokú hodnotu. Ako ukázala dlhodobá prax, časté prestavovanie zariadení, nutnosť sledovania kvality originálov a prijímaných elektronických obrázkov v reálnom čase je nad sily začiatočníkov v digitalizácii. Ak by takáto firma vyhrala súťaž, sú vysoké riziká výrazného predĺženia času projektu alebo získania nekvalitného zdroja (preto je potrebné pri odovzdávaní diela dôkladne skontrolovať pripravené elektronické obrázky).
Vybavenie
Zvláštnosti dokumentov kladú symetricky vysoké nároky aj na vybavenie. Pre archívne dokumenty môžete použiť len technológiu bezkontaktného skenovania - planetárne skenery.
Okrem toho musí mať skener najvyššie charakteristiky rozlíšenia, reprodukcie farieb a kontrastu, pretože je tu veľa málo kontrastných vyblednutých textov a obrázkov. Aké vybavenie je populárne na trhu planetárnych skenerov, nájdete v našej recenzii z roku 2014.
Prvý takýto skener vyvinula spoločnosť ELAR ako súčasť projektu digitalizácie fondu 350 „Revízne rozprávky a priznania“ Ruského štátneho archívu starých činov. Pre skenovanie schátraných originálov do výšky 50 cm a hmotnosti do 50 kg je skener vybavený motorizovanou kolískou. Bezpečná úroveň prítlačnej sily na sklo je riadená niekoľkými senzormi.
Špeciálna štruktúra, hrúbka, hmotnosť archívnych dokumentov niekedy vedie k potrebe vyvinúť špeciálne vybavenie. Vo väčšine štátnych archívov sa tak medzi vyhľadávanými genealogickými fondmi nachádzajú prípady s hrúbkou viac ako 30 cm a hmotnosťou do 60 kg: napríklad sčítacie materiály obyvateľstva (sčítacie knihy), rodné listiny cirkevných farností, príp. atď Po dlhú dobu, napriek tomu, že je dopyt, tieto prostriedky neboli skenované kvôli nedostatku vybavenia. Vhodné skenery sa na trhu objavili až koncom roka 2013, no dnes si už získali obľubu.
Indexovanie
Pre vedenie evidencie a možnosť vyhľadávania dokumentov je potrebné, aby boli indexované - vyplňte karty v AIS. Väčšina archívnych dokumentov a inventárov sa robí ručne alebo pomocou písacieho stroja, to znamená, že nie sú prístupné pre kvalitné softvérové rozpoznanie. Vyžaduje manuálnu retrokonverziu.
Znova sa objaviť Ďalšie požiadavky interpretovi. Po prvé, musí mať dostatočný počet zamestnancov, aby dokončil prácu načas. Na najrozsiahlejších projektoch digitalizácie archívnych fondov sa v súčasnosti podieľalo až 700 operátorov indexovania. Udržiavať takýto stály personál je nerentabilné, preto veľké a skúsené firmy často lákajú miestnych obyvateľov na veľké regionálne archívne projekty. Prvýkrát bola táto technológia použitá pri digitalizácii matrík pre projekt „Generácie Permské územie". Cez Ústredie práce bolo dočasne zamestnaných niekoľko stoviek ľudí. A pracovali doma, cez špeciálnu aplikáciu.
Klasickým príkladom je dátum 37. máj uvedený v starom dokumente. Vyškolený a príčetný operátor, samozrejme, nezadal nesprávne údaje, ale upresnil dátum podľa susedných stránok matriky narodených.
Hlavnou otázkou je, ako dosiahnuť 100% kvalitu? Koniec koncov, v mene, dátumoch, číslach nemôžete robiť chyby. Na pomoc prichádza rigidný systém a technológie. Napríklad metóda dvojitého zadávania, kedy sa informácie do databázy dostanú až po rovnakom zadaní 2 operátormi.
Ale problém mŕtvych jazykov a písania stále zostáva. Pri spätnej konverzii takýchto dokumentov vystupujú do popredia skúsenosti vedúcich indexačných skupín, ktorí musia často riešiť zložité neštandardné úlohy.
Inventár
A teraz o tom hlavnom. Ako bolo uvedené v úvode článku, sľubnou stratégiou digitalizácie archívnych fondov je prevod kompletného NBÚ do elektronickej podoby. Toto je najviac ťažká práca. metodické odporúčania Rosarchive stanovil pravidlá pre vedenie databáz archívnych inventárov. Preto musia byť zásoby indexované podľa širokého spektra oblastí.
Náročnosť digitalizácie archívnych súpisov zohľadňuje okrem iného aj 44-FZ „Dňa zmluvný systém". Podľa časti 2 čl. 56 zákona „poskytovanie služieb súvisiacich s potrebou prijatia zhotoviteľov, výkonných umelcov do registračných databáz múzeí, archívov, knižníc“ je základom pre uskutočnenie súťaže s obmedzenou účasťou (účasť je obmedzená na výsledky pred- výber kvalifikácie). Teda až potom, čo žiadateľ potvrdí svoje kompetencie a skúsenosti s realizáciou podobných projektov.
Súpisy, podobne ako dokumenty, môžu byť schátralé a napísané v niektorom z mŕtvych jazykov. Zásoby môžu mať veľmi zložitú štruktúru a môžu obsahovať . Líši sa formát inventúr pre bežnú a vedecko-technickú dokumentáciu, ako aj predmety neskladového účtovníctva. Vygenerovanú databázu je potrebné zadať do softvérového balíka Archívneho fondu a pod.
Bez hlbokého pochopenia procesov archívnej činnosti, znalosti regulačného a metodického rámca nebude možné zrealizovať kvalitný preklad NBÚ do elektronickej podoby. Preto je potrebné dôverovať digitalizácii len dôveryhodným firmám, ktoré v praxi preukázali svoju schopnosť zvládnuť archívne fondy. A rozpočet môžete odhadnúť objednávkou.
Služba na digitalizáciu dokumentov sa v posledných rokoch stala veľmi populárnou pre veľkú väčšinu spoločností. Takmer všetky moderné organizácie ovládajú informačné technológie do tej či onej miery a nevedia si predstaviť svoju prácu bez použitia osobných počítačov. Dnes sa šablóny dokumentov najskôr vytvoria v počítači a potom sa vytlačia. ale právnu silu mať dokumenty s podpismi a pečaťami a opäť ich treba digitalizovať pomocou digitalizácie dokumentov.
Na to je potrebná digitalizácia dokumentov.
Často sa musíte odvolávať na archívnu dokumentáciu, takže mnohé spoločnosti uprednostňujú elektronické kópie všetkých papierových dokumentov svojej spoločnosti. Digitalizácia papierových dokumentov môže uľahčiť život nielen manažérom, účtovníkom, ekonómom a sekretárkam, ale aj zástupcom technických a kreatívnych profesií: dizajnérom a módnym návrhárom, stavbárom a architektom, inžinierom a dizajnérom, ako aj mnohým ďalším odborníkom. Proces digitalizácie archívnych dokumentov obsahujúcich rôzne schémy, nákresy, vzorce, kresby a fotografie je náročnejší a vyžaduje si účasť kvalifikovaných odborníkov s bohatými skúsenosťami s digitalizáciou dokumentov.
Na čo si treba dať pozor pri digitalizácii dokumentov:
profesionálne vybavenie
Digitalizácia zložitých dokumentov si vyžaduje profesionálne vybavenie s veľkým množstvom technických možností. Po digitalizácii odborník skontroluje dokumenty a elektronickú kópiu, počítač rozpozná text dokumentu a opraví prípadné chyby.
Ručná výroba možná
Pri digitalizácii dokumentov je ručná práca nevyhnutná, je potrebná, keď:
- príprava dokumentov na skenovanie: odstránenie kancelárskych sponiek, šanónov a iných spojovacích prvkov;
- manuálne skenovanie dokumentov;
- spätné balenie dokumentov do priečinkov;
- pri zadávaní informácií do systému;
- overenie zadaných údajov.
softvér
Vhodne zvolený softvér umožňuje občas zjednodušiť a urýchliť riešenie úloh pri digitalizácii dokumentov.
Skúsenosti a rýchlosť
Spoločnosť "Capital Archivist" má dlhoročné skúsenosti s digitalizáciou papierových dokumentov a plne ručí. Že všetko bude urobené načas a za najlepšiu cenu.
Digitalizácia dokumentov je prevod dokumentov do digitálnej podoby. Môžete digitalizovať kresby, texty a knihy. Činnosť každého priemerného úradu alebo inštitúcie skôr či neskôr vedie k formovaniu v jeho stenách obrovské množstvo Dokumenty. Dokumenty sú uložené na policiach a v zásuvkách stola. V kancelárskych skriniach a na stoloch zamestnancov kancelárie zaberajú obrovské množstvo miesta. Hory dokumentácie, ktorej je veľmi ťažké porozumieť a rýchlo nájsť ten či onen dokument je takmer nemožné. Aby sa úrad nezmenil na archívne úložisko dokumentov a jeho zamestnanci mohli rýchlo pracovať s akýmikoľvek potrebnú dokumentáciu, potrebujete zdigitalizovať všetky dokumenty dostupné vo firme a previesť ich z papierovej do elektronickej podoby s využitím služieb skenovania a rozpoznávania dokumentov. Elektronické dokumenty sa oveľa jednoduchšie spracúvajú a uchovávajú. V kancelárii nezaberú veľa miesta. Nedajú sa stratiť ani poškodiť a nájsť dokument v digitalizovanom elektronickom archíve, kde je všetko systematizované a roztriedené do zväzkov, je oveľa jednoduchšie ako v obrovskom stohu papierov uložených v kancelárskej skrini. Digitalizované dokumenty je vhodné použiť aj v prípade, keď zamestnanec spoločnosti odchádza na pracovnú cestu alebo na rokovania. Na malý flash disk vo vrecku sa zmestí celý archív firemných dokumentov a dá mu možnosť v prípade potreby rýchlo nájsť akýkoľvek potrebný dokument. Využitie digitalizovaných dokumentov je veľmi pohodlné a praktické, pričom služby digitalizácie dokumentov nie sú dostatočne nákladné a sú dostupné nielen veľkým korporáciám, ale aj malým firmám a rozpočtovým organizáciám.
Digitalizácia výkresov
Digitalizácia výkresov, alebo ako sa tiež nazýva vektorizácia, umožňuje prenášať technické a architektonické výkresy z papierovej do elektronickej podoby. Služby digitalizácie výkresov môžu výrazne zjednodušiť a systematizovať systém archivácie projektovej dokumentácie a sú veľmi dôležité pre obe strany. priemyselné podniky a vedecké ústavy, ako aj pre architektonické a dizajnérske kancelárie, súkromných architektov, študentov a všetkých, ktorí podľa špecifík svojej práce alebo štúdia pracujú s kresbou. Hlavným problémom archivácie projektovej dokumentácie je spravidla hľadanie požadovaného výkresu, podmienky, za ktorých by mal byť výkres vytlačený na papieri Whatman skladovaný a jeho objemnosť. Digitalizácia výkresov môže tieto problémy efektívne vyriešiť. Pri prevode výkresu z papierového do elektronického formátu z dôvodu digitalizácie nepotrebuje mať na uloženie veľké archívne plochy, ale stačí len malé množstvo voľného miesta na pevnom disku počítača alebo iného elektronického média. Zároveň stačí obsah archívu raz systematizovať, digitalizované výkresy rozložiť do tematických priečinkov a následne je ľahké nájsť potrebný výkres. Výkresy uložené v elektronickom archíve nepodliehajú mechanickému namáhaniu, ani vplyvom iných prírodných síl a prvkov. Nedajú sa namočiť, roztrhnúť ani stratiť a vďaka záložnému systému sa stopercentne ochránite pred ich stratou či stratou. Práca s digitalizovanými kresbami je oveľa jednoduchšia ako s ich papierovými náprotivkami. Je oveľa pohodlnejšie nosiť so sebou laserový disk, na ktorom máte vždy prístup k celému archívu, ako objemy veľkých papierov a nepohodlných výkresov. Áno, a ukážte výkres zákazníkovi, kde je to pohodlnejšie na monitore počítača alebo notebooku, ale bez rozloženia viacmetrového výkresového papiera na jeho stole. Nehovoriac o tom, že digitalizovaný výkres je možné jednoducho poslať cez e-mail, pričom šetríte svoj čas aj čas toho, komu bola táto kresba určená. Služby v oblasti digitalizácie výkresov dnes poskytuje mnoho spoločností a s potešením môžeme konštatovať, že naša spoločnosť patrí medzi lídrov v oblasti digitalizácie dokumentov. K dnešnému dňu máme všetko potrebné vybavenie a programy na zabezpečenie digitalizácie akéhokoľvek výkresu s úplným detailným zachovaním jeho kvality.
Digitalizácia textov
Digitalizácia textov je spôsob prevodu tlačeného textu z papierovej do elektronickej podoby. Digitalizácia textov je nevyhnutná ako pohodlný nástroj na tvorbu elektronické archívy a ako nástroj na digitalizáciu kníh a učebníc. Teraz milovníci literárneho slova nemusia sedieť hodiny v knižniciach alebo nosiť ťažkú a nepohodlnú knihu. Stačí mať elektronický tablet, ktorý sa ľahko zmestí do vrecka alebo kabelky, a prečítať si akúkoľvek beletriu alebo referenčnú literatúru.
Digitalizácia kníh
Digitalizácia textu umožňuje preniesť knihu akejkoľvek veľkosti do digitálneho formátu. Je to veľmi pohodlné a praktické. Okrem jednoduchosti použitia stojí za zmienku zrejmé ekonomické výhody. Zďaleka nie vždy si môžete kúpiť tú či onú učebnicu alebo knihu pre seba a zároveň si ju môžete požičať v knižnici alebo od kamaráta a vďaka službe digitalizácie sa stať majiteľom elektronickej verzie a míňať oveľa menej peňazí peniaze za to ako pri kúpe knihy. Digitalizácia kníh tiež výrazne zjednodušila proces uchovávania vzácnych rukopisov a kníh historickej hodnoty. Papier predsa nie je večný, ale elektronickej verzii Vytlačené slovo môže byť skutočne uložené na tisíce rokov a nikdy nestratí svoj pôvodný obsah, čím sa zachová nielen text, ale aj ilustrácie pre potomkov.