Správa dokumentov vo výkonných orgánoch. Kancelárske práce v orgánoch štátnej správy a samosprávy

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE

KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA

FAKULTA PRÁVA

PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"

na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch štátnej moci a miestna vláda»

Vyplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Úvod

Záver

Úvod

Potrebu automatizácie kancelárskych procesov a organizácie elektronickej správy dokumentov dnes uznávajú štátne orgány a samosprávy takmer vo všetkých subjektoch Ruskej federácie. Ale spolu s pochopením takejto potreby vzniká množstvo otázok, bez odpovedí, na ktoré nie je možné prejsť k praktickej realizácii projektov.

Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technické prostriedky najprv upgradujte, čo môže čakať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

V podstate všetky tieto otázky sa týkajú vybudovania kompetenčného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu s prihliadnutím na plánované financovanie, potreby výroby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.

Práca inžinierov, konštruktérov, výrobných manažérov zaberá veľa času študovaním, analyzovaním a zostavovaním rôznej dokumentácie. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla pri vývoji výrobné dokumenty, čo je primárne spôsobené nedostatkom špeciálne znalosti u kompilátorov. Eliminácia neproduktívnych časových výdavkov v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane oboznámenie spracovateľov dokumentov s najväčšmi všeobecné zákony vnímanie dokumentov, na druhej - a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecné pravidlá a normy na prípravu základných dokumentov.

Účelom kontrolnej práce je preštudovať teoretické základy organizácie práce úradu v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

Podľa účelu kontrolnej práce boli stanovené tieto úlohy:

Definujte pojem pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;

Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu

kancelárska práca v federálny orgán výkonná moc sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č.477. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme kontrolovaná vládou. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154C Na základe týchto Pravidiel vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva pokyn o kancelárskej práci. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovenú skladbu podrobností, ich umiestnenie a vyhotovenie. Vzorové tlačivá schvaľuje príkaz vedúceho výkonného orgánu.

Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením v duchovnej službe, sú odovzdané vedeniu na odplatu a potom sa dostanú k účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súborov.

Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Vyhláška ustanovuje postup pri nakladaní s elektronické dokumenty.

Pojem „workflow“ sa v súčasnosti používa mimoriadne široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovného toku implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovného toku“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.

V tomto príspevku sú pojmy „tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. sa posudzujú výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. V súlade s tým sa pojmy vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na prácu vládnych orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je pracovný tok „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, to znamená celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii až do ich presunu do archívu alebo na zničenie.

Kancelárska práca alebo „dokumentačná podpora manažmentu“ podľa toho istého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradné dokumenty". To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v " Modelový návod o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch" z 27. novembra 2000 sa funkcie úradu už neobmedzujú len na reguláciu toku úradných dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie úradov by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj aj návrhy dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy

V Rusku je v celoštátnom meradle jednotná technológia pre prácu s riadiace dokumenty, tzv štátny systém podpora správy dokumentácie (GS DOW). Ruské papierovanie nemá v iných krajinách obdoby, či už z hľadiska detailnosti vývoja technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, potom v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.

Aké sú vlastnosti Ruský model"Práca v kancelárii? Existujú tri najvýraznejšie výhody: Spivak V.A. Dokumentácia manažérskych činností. [Text] / V.A. Spivak. - Vydavateľ: Peter, 2008. - 98C.

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy obehu dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi, v Ruská prax Dokument je pod kontrolou v momente jeho prijatia orgánom. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje vysledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a orgánom územnej samosprávy so zárukou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.

Z maximálnej centralizácie kontroly toku dokumentov vyplýva, že dokument musí byť najprv nahlásený vedeniu a až potom, po získaní rozhodnutí v súlade s hierarchiou služieb, prechádza k priamym vykonávateľom.

Ďalšou dôležitou črtou „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s riadiacimi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti administratívnych služieb - expedície, úrady, kontrolné skupiny - sú upravené až po pravidlá pre vypĺňanie registratúrnych denníkov, kartoték a výkazov.

V kontexte existencie takejto podrobnej regulácie toku dokumentov v orgánoch je zavedenie zásadne novej technológie jedného alebo druhého zahraničného softvéru nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii klasickej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.

Tradičné papierovanie zahŕňa údržbu mnohých časopisov a/alebo kartoték slúžiacich na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartoték je primárnym predmetom automatizácie kancelárie. Zároveň nič nebráni začleniť do automatizovaného systému možnosť prepojenia karty s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video). Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronické archívy s účinnými mechanizmami pre referenčnú a analytickú prácu na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

Na druhej strane využitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu výkonu rôznych kancelárskych funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad tokom dokumentov. Môžete napríklad povoliť delenie a dokonca jednotlivých zamestnancov vykonávať nezávislú evidenciu dokumentov a zároveň centrálne kontrolovať ich prechod. Prítomnosť siete spájajúcej územne vzdialené orgány navyše umožňuje centralizovanú kontrolu nad tokom dokumentov, čo nie je možné realizovať v rámci čisto papierovej technológie.

Ruský model pracovného toku je nielen plne kompatibilný s moderné prístupy k riadiacim procesom, ale výrazne prevyšuje aj západné modely správy dokumentov. Koniec koncov, v ruskom modeli môže dôjsť k strate dokumentov iba v dôsledku priameho porušenia pokynov pre prácu v kancelárii.

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku

Potreba automatizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy je dnes už zrejmá každému.

Kancelárska práca využívajúca papierové časopisy a kartotéky je nezlučiteľná s požiadavkami na zefektívnenie práce štátnych zamestnancov z viacerých dôvodov.

Informácie o dokumentoch a priebehu ich vyhotovenia sú distribuované medzi systém kartoték organizácie a jej štruktúrnych oddelení. Preto získavanie informácií o práci s dokumentmi v podniku vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartoték.

Spisové skrine sú zvyčajne oddelené od účinkujúcich. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokladov.

Reprodukcia a pohyb veľkého množstva papierových dokumentov, údržba početných a rozmnožovacích žurnálov a kartoték vedie k veľkým neproduktívnym mzdovým nákladom.

Veľmi nebezpečné sú však kardinálne, revolučné prístupy k pracovnému postupu štátnych orgánov a miestnej samosprávy. To môže viesť nielen k oneskoreniu implementácie, ale aj k vážnym problémom v riadení.

Microsoft spolu s partnermi ponúka dva postupné softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy: Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184 °C.

Automatizovaná kancelárska práca pre tok papiera;

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

Takýto postupný prístup umožní plynulo zvýšiť efektívnosť práce orgánu, čím sa eliminuje možnosť dezorganizácie jeho činností. Automatizovaná kancelárska práca pre papierový workflow je z krátkodobého hľadiska hlavným prístupom k automatizácii workflow vo verejných orgánoch a samosprávach.

Dokumenty spracovávané úradom, vrátane tých, ktoré sú prenášané pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy – tradične papierovú a elektronickú. Táto symbióza je výsledkom moderné vybavenie príprava dokumentov zahŕňa elektronickú formu uchovávania dokumentov a normatívna základňa a ustanovené pravidlá obehu – papier. Tiež najdôležitejší argument v prospech zachovania papierové médiá dokumenty je neprekonateľný komfort práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

V orgánoch verejnej moci a územnej samospráve zrejme dlhodobo pri vybavovaní dokumentov v v elektronickom formáte transakcie, ktoré vyžadujú vytvorenie ich papierových kópií, budú uložené. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierová forma. Navyše, pričom výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov prebieha aj v papierovej forme.

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou odpoveďou na moderné požiadavky súčasnej politickej a ekonomickej situácie na efektivitu ruských úradovštátna moc a samospráva. EDD podporujú aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania vo veľkých, progresívnych ruských komerčných štruktúrach.

4. Organizácia systémov elektronická správa dokumentov

Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je súbor nových technológií pre prácu s dokumentmi. Aplikované technológie umožňujú organizovať "bezproblémovú" interakciu poskytovaných systémov rôzne operácie spracovanie dokumentov. V prvom rade medzi takéto technológie patria: Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 68C.

Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú prichádzajúce papierové dokumenty na plne elektronickú formu prezentácie;

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky prenosu údajov;

Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.

Tieto technológie umožňujú, aby sa podsystémy vykonávajúce rôzne funkcie navzájom organicky dopĺňali. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektivitu štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.

Elektronická správa dokumentov umožňuje vytvoriť v úrade jeden informačný priestor, ktorý integruje všetky dokumentačné systémy do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií Ruská kancelárska práca. Základom takejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a systémy workflow, ktoré s ňou interagujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jedinom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa na väčšine úradov a samospráv už mnohé operácie vykonávajú pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizovaného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na zabezpečenie jeho činnosti.

5. Pracovný postup úradných dokumentov

Hlavným cieľom pri vývoji technológií elektronickej správy dokumentov bolo dosiahnutie maximálnej kontinuity pravidiel a techník správy papierových dokumentov a práce v žurnálovom spise, čo umožňuje zabezpečiť bezbolestný prechod od tradičných k moderným technológiám.

Systém správy záznamov spracováva dokumenty uložené v jednom úložisku dokumentov úradu. To umožňuje zahrnúť dokumenty spracované úradnou správou dokumentov do jedného informačného priestoru úradu.

Technológia správy elektronických dokumentov je podporovaná nasledujúcimi spôsobmi funkčnosť systémy: M.I. Basakov. Kancelárska práca. Študijná príručka pre študentov vzdelávacie inštitúcie stredná odborné vzdelanie. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. -95C.

Registrácia v automatizovanom režime prichádzajúcich dokumentov prenášaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu vrátane tých, ktoré sú vybavené elektronickými digitálny podpis(EDS) a kryptoochrana;

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Priloženie elektronického obrazu dokumentu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu k registračnej karte (RC);

diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Poskytnutie vlastnej osobnej virtuálnej kancelárie každému úradníkovi – účastníkovi administratívneho procesu, ktorý zabezpečuje, že úradník má prístup len k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (vizuácie) návrhov dokumentov;

fulltextové a atribútové vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane vzdialeného fulltextového vyhľadávania;

Odosielanie elektronických odchádzajúcich dokumentov e-mailom alebo zverejnenie na internetovom portáli úradu (pomocou ľubovoľného Email, podporujúce MAPI), chránené EDS a šifrované pomocou certifikovaných nástrojov;

Zakladanie a vykonávanie vecí, t.j. zoskupovanie vyhotovených listín do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín vo veci;

Archivácia elektronických dokumentov, záležitosti úradu.

Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je RC dokumentu, ktorého úplnosť detailov poskytuje možnosť generovania štatistických a analytických správ o rôznych informačných výsekoch, jednoduché vyhľadávanie.

Zároveň je možné hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností, určených pre každú skupinu dokumentov. Podľa dodatočných podrobností Kazašskej republiky je možné spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná automaticky. Pre dokument prijatý ako výsledok výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností o RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je priložený k AC. Zároveň sa overuje identita dokumentu opatreného EDS a kryptoochranou. Ak došlý dokument príde v papierovej podobe, z prostredia systému sa vyvolá OCR balík a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti späť do systému riadenia kancelárie so súčasným priložením dokumentu k AC. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastaví prístupové práva k súboru na úrovni zabezpečenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred editáciou.

Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vyhotovenie a uloženie v elektronickej podobe, navrhuje sa využiť možnosť „Registrácia streamu“. V tomto prípade po zadaní registračných údajov o dokumente v Kazašskej republike používateľ automatizovanej pracovnej stanice (AWS) in-line registrácie vytlačí na prvý list čiarového kódu, ktorý zodpovedá internému systémovému číslu pridelenému systému k registrovanému dokumentu. Potom dokumenty v náhodnom poradí z rôznych pracovných staníc na registráciu prúdu dorazia na skenovaciu stanicu vybavenú vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarového kódu sú pripojené k príslušným evidenčným kartám dokumentov.

Po registrácii sa AC s priloženým dokumentom odošle cez sieť úradníkovi zodpovednému za vydanie rozhodnutia o vykonaní dokumentu a potom vykonávateľom dokumentu v súlade s podrobnosťami uznesenia. Zároveň je každý vedúci alebo vykonávateľ obdarený určitými právami, ktoré umožňujú zabezpečiť organizáciu práce s dokumentmi čo najbližšie klasickej práci pri stole, na ktorom sú dokumenty, ktoré sú v kompetencii len tohto zamestnanca a ktoré buď čakajú na začatie exekúcie (v priečinku Prijaté) sú usporiadané do priečinkov , alebo prijaté zamestnancom na vykonanie (v priečinku V exekúcii), alebo prevedené na podriadených s uvedením termínu exekúcie (v priečinku Dňa ovládací priečinok).

V rámci práce s elektronickými dokumentmi je zabezpečené kombinované fulltextové a atribútové vyhľadávanie požadovaného dokumentu, a to aj prostredníctvom webového prístupu do databázy dokumentov systému.

Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interné dokumenty podľa štandardnej technológie sú pripojené aj k RK. Odchádzajúci dokument, spolu s náležitosťami RK, môžu byť chránené EDS, zašifrované a odovzdané adresátovi.

V spojení s možnosťou registrácie dokumentov prijatých prostredníctvom komunikačných liniek je teda zabezpečená podniková elektronická správa dokumentov. Vyhotovené dokumenty sú formované do škatúľ a prenášané do archívu.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi

V súčasnosti v mnohých vládne orgány moc už používa zdedený automatizované systémy správa dokumentov. Sú postavené na odlišnom softvérovom a hardvérovom základe. Niektoré z nich dodávané partnermi Microsoftu (vrátane vyššie opísaného systému Delo spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na báze moderných technológií. Taktiež je stále v prevádzke značný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch je v dohľadnej dobe nemožné tak z politických (práva subjektov federácie a samospráv), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia a najmä výmena operačných systémov je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.

V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký nástroj na medzirezortnú výmenu dokumentov, ktorý by sa dal jednoducho prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich/odchádzajúcich správ a umožňoval by prepojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Je potrebné poskytnúť dokumenty elektronický podpis zaručujúce autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu a v jednotlivé prípady- uzavreté kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.

Každá organizácia má mnoho korešpondenčných organizácií, s ktorými sa vymieňajú dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Je nevhodné zaťažovať systémy jednotlivých organizácií funkciou neustálej podpory obslužných informácií potrebných pre organizáciu výmeny. Je logické postaviť výmenu dokumentov nie na princípe „každý s každým“, ale na princípe „hviezdy“ – na základe centier výmeny dokumentov (DPC).

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúcu sadu funkcií: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 127 s.

Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočet trás doručenia dokumentov;

Garantované doručenie dokumentov;

Dodatočná archivácia dokumentov;

Podpora a synchronizácia adresárov.

Centrá správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré udržiavajú infraštruktúru súkromných a verejných kľúčov, autentizačné postupy pre organizácie zúčastňujúce sa výmeny.

Pre integráciu s dátovým centrom môžu byť staršie podnikové systémy v prípade potreby doplnené špeciálnymi modulmi rozhrania, ktoré poskytujú predbežnú konverziu formátu a postupy výmeny s dátovým centrom.

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní

Riešenie pre obecné a iné úrady s malým množstvom pracovných postupov. Túto kategóriu možno klasifikovať komunálnych štruktúr manažment s malým množstvom toku dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu pre implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednoužívateľské riešenie vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo cez dátové centrum. Používateľom takéhoto riešenia je spravidla zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém vedie evidenciu došlých/odoslaných dokumentov, evidenciu uznesení o dokumentoch, dokumentov odpisovaných k prípadu a archivovaných. o vo veľkom počte zamestnanci môžu viesť aj evidenciu pohybu papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej forme od vyššej organizácie sa okamžite zaevidujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Nadradená organizácia automaticky dostane oznámenie, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154C.

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe.

8. Riešenie pre miestne úrady samospráva

Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry samospráv, ktoré majú priemerný objem obehu dokumentov od 3 000 do 10 000 dokumentov ročne, kanceláriu alebo sekretariát ako stavebne oddelenú jednotku a pracujúcu nielen s dokumentmi organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov. a podnikmi. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočnú flotilu osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť viacužívateľské riešenie s počtom pracovných miest od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo cez dátové centrum), komunikáciou s portálom pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet.prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečiť evidenciu došlých / odoslaných dokladov, účtovanie uznesení o dokladoch, odpis dokladov k prípadu a ich archiváciu. O pohybe papierových originálov treba viesť aj záznam.

Používateľmi takéhoto riešenia sú spravidla nielen pracovníci kancelárie, ale aj množstvo pracovníkov funkčných oddelení. Keďže väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto riešenia možno prácu s časťou dokumentov organizovať prevažne alebo výlučne v elektronickej forme. Prichádzajúce papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetku ďalšiu prácu s nimi už možno vykonávať elektronicky. Proces vybavovania dokumentov (ukladanie a výkon uznesení) je možné organizovať aj v elektronickej forme.

Ak má organizácia trvalo dostupný kanál na internete, vzdialený prístup do systému EDD je možné organizovať prostredníctvom webového rozhrania, ktoré vám umožňuje kontrolovať priebeh práce ako úradníkov preč a vyššie organizácie.

Toto riešenie umožňuje: Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť zaťaženie kancelárskeho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;

Organizujte efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;

Skráťte čas na hľadanie potrebných dokumentov;

Znížiť počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vybavovaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s výzvami od občanov a organizácií, ktoré boli predložené elektronickej forme(cez portál);

Poskytnite kontrolu nad vykonávaním dôležité dokumenty z vyšších organizácií.

Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizovanie vzdialeného internetového prístupu k údajom systému EDD, súbor internetových technológií od spoločnosti Microsoft (Internet Information Services, ASP technológia, Microsoft Index Server) a API poskytované systémom Delo-Enterprise na publikovanie. dokumenty možno použiť priamo zo základne.

automatizácia napájania pracovného toku

Záver

Charakteristickým rysom kancelárskej práce a workflow vo verejnej správe alebo samospráve, ako systém dokumentárnej podpory riadenia, je 100% odraz procesov riadenia v dokumentárnej forme. Procesy kancelárskej práce a obehu dokumentov preto nadobúdajú samostatný charakter a vyžadujú si vlastný systém riadenia.

V súčasnosti prebieha proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí v r verejné inštitúcie, pričom v mnohých z nich je doteraz dosiahnutá úroveň dostatočná na zavedenie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. To si ale okrem počítačov a sietí vyžaduje aj súbor moderných softvérových riešení.

Ruská federácia si je plne vedomá dôležitosti tohto smerovania, čo sa odráža vo federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“ vo všeobecnosti a v množstve jeho konkrétnych aktivít.

Konečný výsledok administratívnej činnosti štátneho aparátu závisí od mnohých medzičlánkov, jedným z nich je obchodno-výrobný, čo umožňuje efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová práca koordinuje všetky fázy práce – od návrhu až po praktickú realizáciu riešení. Proces riadenia zahŕňa nasledujúce hlavné typické zdokumentované operácie:

Zber a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutí;

rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone;

Prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.

Správny aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a poverených organizačných a administratívne dokumenty vytvárané obehové bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach hospodárstva a verejnej správy. Ak vezmeme do úvahy, že v administratívnom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je približne 60 miliárd hárkov a stále rastie, potom niet pochýb o tom, že účinná regulačná regulácia tohto procesu veľký význam. Ako jeden z prostriedkov regulácie tokov dokumentov je dokumentárny štátne normy, celozväzové klasifikátory a jednotné systémy dokumentáciu. Tieto a ďalšie štandardy sú uznávané na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu, na vytvorenie optimálnej technológie na riadenie správy dokumentov každej administratívnej jednotky.

Zoznam použitej literatúry

1. M.I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanov. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256s.- (Vyššie vzdelanie)

4. Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I.N. Kuznecov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 256 s.

6. Štátny systém dokumentačnej podpory manažmentu. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991

Hostené na Allbest.ru

...

Podobné dokumenty

Štúdium právomocí štátnej moci a miestnej samosprávy v r moderné Rusko. Spôsoby implementácie niektorými obecnými úradmi štátne právomoci. Vzťahy medzi samosprávami a štátnymi orgánmi.

ročníková práca, pridaná 04.05.2010

Teoretické aspekty organizácia dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a správou dokumentov. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza dokumentárneho obratu nemocnice.

práca, pridané 01.06.2013

Štúdium charakteristík personálneho manažmentu vo Volgogradskej divízii Ministerstva palív, energetiky a regulácie taríf. Zlepšenie právneho rámca pre personálny manažment v orgánoch verejnej moci.

práca, pridané 04.08.2014

Charakteristika správy vidieckej osady Sushchevsky v regióne Kostroma. Právne základy organizácie miestnej samosprávy. Vzťah samospráv k orgánom verejnej moci. Personálny manažment administratívy.

správa z praxe, pridaná 07.09.2009

Analýza miestnej samosprávy, určenie jej miesta a úlohy v systéme verejnej správy. Hlavné problémy v oblasti interakcie medzi samosprávami. Vlastnosti interakcie orgánov v obci Surgut.

práca, pridané 22.08.2011

Pojem a význam kancelárskej práce v činnosti podniku, princípy a úloha automatizácie. Úlohy služby správy dokumentov. Technológie na implementáciu systémov elektronickej správy dokumentov, používané softvérové nástroje.

semestrálna práca, pridaná 1.10.2015

Personálne poradenstvo: koncept, podstata a obsah. Rozvoj personálneho poradenstva v Rusku. Outsourcing ako metóda poradenstva. Optimalizácia administratívnych a riadiacich procesov v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy v Ruskej federácii.

semestrálna práca, pridaná 26.06.2013

Popisy aplikácie počítačových technológií na zlepšenie procesov riadenia dokumentácie. Charakteristika kancelárskej práce Astrachanského štátneho konzervatória. Analýza tokov dokumentov, organizácia práce s dokumentmi.

práca, pridané 12.12.2011

Esencia Organizačná štruktúra orgány verejnej moci, zásady a prístupy k jej formovaniu, znaky a kritériá hodnotenia efektívnosti. Odporúčania na zlepšenie organizačnej štruktúry výkonného výboru daného regiónu.

práca, pridané 04.08.2015

Dokumentácia riadiacich činností. Štátny systém predškolských vzdelávacích inštitúcií. Obchodné a komerčné písanie. Organizácia práce s dokumentmi. Automatizácia procesov dokumentačnej podpory manažmentu. História informatizácie kancelárskej práce.

(v červenej farbe. Nariadenia vlády Ruskej federácie zo 7. 9. 2011 č. 751, z 26. 4. 2016 č. 356)

I. Všeobecné ustanovenia

Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká svojej činnosti vypracuje pokyn na prácu úradu, ktorý schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva. .

II. Pojmy a definície
()

Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície:

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„dokumentácia“ – fixácia informácií na hmotných nosičoch v v pravý čas;

„papierovačky“ – činnosť, ktorá zabezpečuje tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

„dokument“ – úradný dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom územnej samosprávy, právnym resp individuálny vydané v súlade so stanoveným postupom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

„tok dokumentov“ - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia, založenia do spisu a (alebo) odoslania;

"Potrebný dokument" - prvok dokumentu potrebný na jeho návrh a organizáciu práce s ním;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

"originál dokumentu" - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

"kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie z pôvodného dokumentu a jeho vonkajšie prvky, ktorý nemá právnu silu;

"evidencia dokladu" - pridelenie evidenčného čísla dokladu, zadanie údajov o doklade do evidenčného a účtovného formulára;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„názvoslovie vecí“ – systematizovaný zoznam názvov vecí s uvedením lehôt ich uchovávania;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„prípad“ – súbor dokumentov resp samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

„Služba riadenia kancelárie“ - štrukturálna jednotka, ktorá je poverená funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osôb zodpovedných za udržiavanie kancelárskych prác v iných štrukturálne členenia;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

"elektronická kópia dokumentu" - kópia dokumentu vytvorená v elektronickej podobe;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

odsek je neplatný. - ;

"elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje tvorbu elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, ich uchovávanie a prístup k nim, ako aj evidenciu dokumentov;

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„elektronická správa dokumentov“ – správa dokumentov pomocou informačného systému.

()

Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

(paragraf bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie zo 7. septembra 2011 č. 751)

III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
Dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom sa vyhotovujú na hlavičkovom papieri, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovenú skladbu podrobností, ich umiestnenie a prevedenie.

Formuláre federálneho výkonného orgánu sa vyvíjajú na základe uhlovej alebo pozdĺžnej verzie umiestnenia detailov. Pri rohovej verzii sú detaily formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. V pozdĺžnej verzii sú detaily formulára umiestnené v strede listu pozdĺž horného okraja.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Každý hárok dokumentu napísaný na hlavičkovom papieri aj na štandardnom hárku papiera musí mať okraje minimálne 20 mm – vľavo, 10 mm – vpravo, 20 mm – hore a 20 mm – dole.

Vzory formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.

(8 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) štátny znak Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štrukturálneho oddelenia federálneho výkonného orgánu;

d) názov pracovného miesta;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

f) názov druhu dokumentu;

g) dátum dokladu;

h) evidenčné číslo dokument;

j) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu;

k) pečiatka obmedzenia prístupu k dokumentu;

l) adresát;

m) pečiatka schválenia dokumentu;

n) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie);

n) názov textu;

p) text dokumentu;

c) značka kontroly;

r) poznámku o žiadosti;

s) podpis;

t) značka elektronického podpisu;

x) pečiatka schválenia dokumentu;

h) tlač;

w) značka na overení kópie;

w) poznámka o výkonnom umelcovi;

e) poznámku o vyhotovení listiny a jej odoslaní na vec;

j) poznámku o prevzatí písomnosti;

(9 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne sa vydáva vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s inými štátnymi orgánmi a organizáciami sa formalizuje pečiatkou (hárkom) schválenia, protokolom alebo schvaľovacím listom.

IV. Požiadavky na organizáciu obehu dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlú dokumentáciu (došlú);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúce);

c) interná dokumentácia.

Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštových komunikácií, kuriérskych komunikácií a telekomunikácií.

Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením, odovzdaním vedeniu za odplatu, prechádzajú exekútorom a po vykonaní sa ukladajú do spisov.

Primárne spracovanie došlých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručenia dokumentov a dostupnosti dokumentov a príloh k nim, ako aj distribúciu dokumentov do evidovaných a nepodliehajúcich evidencii.

Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpisu alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

(16 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Stratená sila. - Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356.

Evidované dokumenty odovzdáva evidenčná služba na odplatu vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu iným funkcionárom federálneho výkonného orgánu.

Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (uznesenia) odovzdáva spisová služba exekútorom.

(odsek 18 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Originál dokumentu sa zasiela štrukturálnemu oddeleniu federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vyhotovenie dokumentu. Ak je vykonávateľov viacero, originál dokumentu sa odovzdá štruktúrnej jednotke, ktorá je zodpovedným vykonávateľom, ostatné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

Pri poskytnutí možnosti prístupu exekútora k elektronickej kópii dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov môže originál dokumentu zostať v evidencii, ak to ustanovujú pokyny na vedenie evidencie vo federálnom výkonnom orgáne.

(paragraf bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iné autorizovaná osoba sú odovzdané duchovnej službe na registráciu a odoslanie.

(odsek 20 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Spisová služba skontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a súlad počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia zhotoviteľovi.

Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.

Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi útvarmi federálneho výkonného orgánu sa uskutočňuje prostredníctvom duchovnej služby.

Vo federálnom výkonnom orgáne vedie spisová služba evidenciu došlých, vytvorených a odoslaných dokumentov. Údaje o počte dokladov zosumarizuje, analyzuje evidenčná služba a predloží ju predsedovi federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

Na evidenciu a vyhľadávanie dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch v súlade s prílohou. Ďalšie informácie o dokumentoch môžu byť použité v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

V. Dokumentačný fond federálneho výkonného orgánu
Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentačný fond z dokumentov vytvorených pri svojej činnosti;

b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov vytvorených pri svojej činnosti, ako aj pri činnosti jemu podriadených organizácií s uvedením lehôt uchovávania ;

c) vyvinie a schvaľuje album šablón jednotné formy dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom.

(pp. „c“ bolo zavedené nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Vytvorenie dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy záznamov zostavením nomenklatúry prípadov, vytvorením a spracovaním prípadov, zaistením ich bezpečnosti, zaznamenaním a odovzdaním prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu.

Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) zostavuje služba správy záznamov na základe číselníkov prípadov štrukturálnych oddelení;

b) sa schvaľuje po jeho koordinácii s centrálou odborná komisia federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, ktorej sa na trvalé uloženie odovzdávajú dokumenty vzniknuté pri činnosti federálneho výkonného orgánu Archívny fond Ruská federácia;

d) pri zmene funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu.

Názvy sekcií nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvami štruktúrnych jednotiek federálneho výkonného orgánu.

Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou vecí, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia vrátane prípadov pre personál a pre prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane).

Prípady odo dňa ich vzniku až do odovzdania do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych jednotkách v mieste ich vzniku.

Puzdrá sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na dobu určenú vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jej uplynutí podliehajú vráteniu.

Iným štátnym orgánom a organizáciám sa veci vydávajú na základe ich písomnej žiadosti s povolením vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu povereného prácou úradu.

Sťahovanie dokumentov zo spisov na trvalé uloženie je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom v spise sa ponecháva kópia dokumentu overená predpísaným spôsobom a zákon o dôvodoch na vydanie originálu.

Prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) uchovávacích lehôt sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadu evidenčnou službou. Prenos spisov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe súpisov prípadov trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov) a spisov o zamestnancoch vytvorených v štruktúrnych útvaroch federálneho výkonného orgánu. Prípady dočasnej (do 10 rokov vrátane) doby uloženia sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu a po uplynutí doby ich uchovávania podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.

(34 v platnom znení. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Podkladom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia je číselník prípadov.

Poznámka.
Otázky týkajúce sa zostavovania nomenklatúry vecí a súpisov vecí, tvorby a vykonávania vecí, ako aj likvidácie prípadov dočasného uloženia nájdete v „Základných pravidlách činnosti archívov organizácií“ (schvaľuje hl. rozhodnutie Rady spolkového archívu zo 6. februára 2002), Pravidlá pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené Nariadenie vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č.477 Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iné archívne dokumenty v orgánoch verejnej moci, samosprávach a organizáciách, schválené. Príkaz Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526.

Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, pri tvorbe a evidencii vecí, ako aj pri likvidácii prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archívnictva.

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

Elektronický dokument musí byť všeobecné pravidlá kancelárske práce a mať na papieri ustanovené podrobnosti o podobnom dokumente, s výnimkou údajov „Štátny znak Ruskej federácie“.

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predchádzajúcej dokumentácie na papieri) a elektronické kópie dokumentov.

Skladbu elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne ustanovuje zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, vypracovaný dňa na základe odporúčaní Federálneho archívneho úradu.

Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní vnútornej činnosti federálneho výkonného orgánu uskutočňuje výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnym archívom. agentúra.

Elektronické dokumenty zasielané štátnym orgánom a samosprávam sú podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka federálneho výkonného orgánu v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“.

V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť metódy potvrdzovania akcií elektronickými dokumentmi, v ktorých sa používajú iné typy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“.

Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva duchovná služba.

Evidenčná služba po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom skontroluje platnosť elektronického podpisu.

Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa vygenerujú evidenčné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, používania a ďalších údajov.

Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v papierovej forme sú zaregistrované v systéme elektronickej správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu v ňom.

Registrácia a účtovanie elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu.

Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

Z nomenklatúry vecí vyplýva, že vec sa vedie elektronickou formou, čo je uvedené v záhlaví veci alebo v stĺpci „Poznámka“.

Elektronické dokumenty po ich vyhotovení alebo odoslaní podliehajú uloženiu v súlade so stanoveným postupom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu na obdobia stanovené pre podobné dokumenty v papierovej forme.

Po uplynutí lehôt stanovených na uchovávanie elektronických dokumentov podliehajú zničeniu na základe zákona schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.

Dodatok
k Obchodnému poriadku
vo federálnych agentúrach
výkonná moc

zoznam požadovaných informácií o dokumentoch,
slúži na účely účtovníctva a vyhľadávania dokladov
v systémoch správy elektronických dokumentov
federálne výkonné orgány

(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Funkcia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

Názov typu dokumentu

Dátum dokumentu

Evidenčné číslo dokumentu

Dátum prijatia dokumentu

Evidenčné číslo došlého dokladu

Informácie o súvisiace dokumenty(názov druhu dokumentu, dátum, evidenčné číslo, typ komunikácie)

Nadpis k textu zhrnutie dokument)

Index prípadov podľa nomenklatúry prípadov

Informácie o preposielaní dokumentov

Počet listov hlavného dokumentu

Aplikačná poznámka (počet aplikácií, celkový počet aplikačných listov)

Pokyny na vyhotovenie dokumentu (exekútor, príkaz, dátum vyhotovenia)

Fajka

Lišta obmedzenia prístupu

Informácie o elektronickom podpise

Overenie elektronického podpisu

Subdivízia - zodpovedný vykonávateľ dokumentu

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE

KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA

FAKULTA PRÁVA

PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"

na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch verejnej moci a VÚC“

Vyplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod………………………………………………………………………………..….3

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu…………………….5

2. Ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve………………………………………………………….…..7

3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku………………………10

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov……………….…..12

5. Pracovný postup úradných dokumentov………………………………..…..14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi 18

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní………………………...20

8. Rozhodnutie pre samosprávu………………………………..21

Záver ……………………………………………………………………… 23

Zoznam použitej literatúry………………………………………………..25

Úvod.

Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali v prvom rade modernizovať a ktoré môžu počkať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

práca inžinierov, konštruktérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentáciu. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla vtedy, keď

vývoj výrobných dokumentov, čo je primárne spôsobené nedostatkom špeciálnych znalostí zostavovateľov. Eliminácia neproduktívneho času stráveného v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane tzv.

oboznámenie spracovateľov dokumentov s najvšeobecnejšími zákonitosťami vnímania dokumentov na druhej strane, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem pre prípravu základných dokumentov.

cieľ kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie práce úradu v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

Podľa účelu kontroly v práci nasledovné úlohy:

Definujte pojem pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;

Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu.

Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel sa spolkový výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva vydáva obchodnú príručku. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Uznesenie ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je pracovný tok „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, teda celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii pred ich odovzdaním do archívu alebo na zničenie.

Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. V „Štandardných pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa však funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku úradných dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

V Rusku sa v celoštátnom meradle vyvinula jednotná technológia pre prácu s dokumentmi riadenia, takzvaný štátny systém dokumentárnej podpory manažmentu (GS DOW). Ruské papierovanie nemá v iných krajinách obdoby, či už z hľadiska detailnosti vývoja technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, potom v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Existujú tri najvýraznejšie výhody:

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy obehu dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument pod kontrolou v momente, keď ho úrad dostane. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje so zárukou sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a územnou samosprávou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.

ÚVOD

1.1 Koncepcia dokumentačnej podpory pre manažment a orgány samosprávy

1.2Vlastnosti dokumentačnej podpory riadenia na obecných úradoch

1.3Charakteristika organizácie toku dokumentov samospráv

KAPITOLA 2

2.1 Historické pozadie vzniku Správy okresu Bolkhovsky

2.2Organizácia práce s dokumentmi Správy okresu Bolkhovsky

2.3 Klasifikácia úradných dokumentov Správy okresu Bolkhovsky

2.4 Vývoj na zlepšenie kancelárskej práce
ZÁVER
ZOZNAM POUŽITEJ LITERATÚRY
APPS

ÚVOD
Relevantnosť: Dokumenty zaznamenávajú každý krok nášho života, od momentu narodenia, prijatia do školy, potom na špeciálne stredné alebo vyššie vzdelávacia inštitúcia, pracovať. Zaznamenali manželstvo a rozvod, odchod človeka zo života. Prípravu, vyhotovenie dokumentov a organizáciu práce s nimi upravujú legislatívne a regulačné a metodické akty, ktorých znalosť a implementácia sú povinné pre každého, kto sa zaoberá dokumentmi.
Organizácia a vedenie záznamov si vyžaduje odborné znalosti a zručnosti. Dokumenty odrážajú a zohľadňujú činnosť inštitúcií. Preto je uchovávanie mnohých dokumentov predpísané zákonom. Pri kontrole práce inštitúcie, vykonávaní auditu, kontrolujú predovšetkým dokumenty, v ktorých je zaznamenaná činnosť organizácie. Operatívna práca s dokumentmi je veľmi dôležitá: včas sa zaregistrovať, predložiť manažmentu na posúdenie, získať jasné uznesenie, bezodkladne odovzdať dodávateľovi, zorganizovať kontrolu a vybrať potrebné informácie. Všetky tieto jednoduché kroky v moderných podmienkach trhových vzťahov a konkurencie sa môžu stať rozhodujúcimi pri nadväzovaní obchodných vzťahov s inými organizáciami a inštitúciami. Na príprave a vyhotovení dokumentov sa podieľajú takmer všetci špecialisti v oblasti manažmentu. Každý manažér by preto mal poznať požiadavky na prípravu a vyhotovenie úradných dokumentov.
Takže dnes zlepšenie riadenia výrobných a ekonomických systémov, zvýšenie úrovne organizácie a efektívnosti manažérskej práce do značnej miery závisí od toho, ako racionálne je papierovanie organizované v samosprávach.
Predmetom záverečnej kvalifikačnej práce je kancelárska práca obecných úradov správy okresu Bolkhovsky.
Predmetom štúdie sú črty kancelárskej práce v obecných úradoch na príklade miestnej správy okresu Bolkhovsky.
Účelom je študovať a analyzovať organizáciu správy dokumentov v obecných úradoch Správy okresu Bolkhovsky.
Nami stanovený cieľ tvorí nasledujúce úlohy:
1. Analyzujte pojmy „správa dokumentov“ a „obecné úrady“.
2. Identifikovať znaky dokumentačnej podpory riadenia na obecných úradoch.
3. Zvážte klasifikáciu dokumentov miestnych samospráv.
4. Popíšte organizáciu pracovného toku samospráv.

Organizácia kancelárskej práce na obecných úradoch zodpovedá všeobecným požiadavkám a štandardom kancelárskej práce. Kancelárska práca vo všeobecnosti a najmä v miestnych samosprávach nestojí na mieste, ale každým dňom sa zlepšuje, pričom sa menia normy a metódy organizácie.
V diplomovej práci je regulačný a metodický rámec prezentovaný vo forme:
1. Zákony: „Na všeobecné zásady organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“; Ústava Ruskej federácie; "O účtovníctve".
2. Štátne normy: GOST R51141-98 „Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície"; OST 2479-2481 - Obchodné listy OST 1780 - telefonické správy OST 1781 - zápisnice zo stretnutí OST 1782 - oznámenia o stretnutiach; Jednotný systém štátnej evidencie: základné ustanovenia; GOST R 6.30-2003 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie: Požiadavky na papierovanie; Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie.
3. Štátne pokyny, predpisy, pravidlá: Štandardná vyhláška o vedení evidencie návrhov, žiadostí a sťažností občanov v štátnych orgánoch, podnikoch, inštitúciách a organizáciách; Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií; Základné pravidlá pre prácu štátnych archívov ZSSR; Základné pravidlá pre prácu štátnych archívov Ruskej federácie; Pokyny pre účtovníctvo v rozpočtové inštitúcie; Vzorové pokyny pre kancelársku prácu v miestnych samosprávach územia Altaj; Charta, pokyny pre prácu v kancelárii a popisy práce Správa Rady obce Zudilovsky v okrese Pervomajsky na území Altaj.

Systém princípov, vedeckých metód a rôznych charakteristík charakterizujúcich jednotlivé etapy práce s dokumentmi (skupiny - pri evidencii dokumentov, kategórie - pri ich vyhotovení) tvoria vedecký základ modernej organizácie dokumentačnej podpory riadenia v orgánoch samosprávy. Vedecký základ táto práca je prezentovaná vo forme:
Metodologickým základom štúdie je princíp historizmu, ktorý pomáha sledovať zmeny v práci s dokumentmi v minulosti, súčasnosti a počiatkoch budúcnosti.
V metodológii výskumu diplomovej práce bol použitý štrukturálno-funkčný prístup, ktorý umožnil študovať štruktúru a fungovanie dokumentačnej podpory riadenia na obecných úradoch. Typologická metóda je zároveň metódou skúmania údajov o dizertačnej práci. V dôsledku typológie sa vytvorili štatisticky stabilné skupiny znakov, ktoré vytvárajú model organizácie kancelárskej práce v oblasti samospráva.
Empirickým základom je pozorovanie a analýza organizácie kancelárskej práce v správe okresu Bolkhovsky. To znamená, že databáza obsahuje dokumenty vydané správou okresu Bolkhovsky: organizačné (charta, popisy práce, pokyny pre prácu v kancelárii); administratívne (vyhlášky, príkazy, rozhodnutia); informácie a referencie (certifikáty, akty, listy, telegramy, telefónne správy a faxy).
Metódy výskumu: zovšeobecnená analýza, syntéza, porovnávacia metóda, pozorovanie.
Výskum:
1. Bola vykonaná komplexná analýza organizácie dokumentačnej podpory na obecných úradoch. Posudzujú sa definície obecných úradov a dokumentačná podpora riadenia, ako aj systém organizácie dokumentačnej podpory riadenia v obecných úradoch.
2. Odhaľuje sa charakter a vlastnosti kancelárskej práce v samosprávach. Je popísaná klasifikácia kancelárskej práce a charakteristika organizácie pracovného toku v samosprávach.
3. Teoretické a praktické údaje boli študované na príklade Správy okresu Bolkhovsky. Je opísaná štruktúra správy dedinskej rady a charakterizované črty organizácie dokumentačnej podpory pre správu okresu Bolkhovsky.
Diplomová práca pozostáva z úvodu, troch kapitol, šiestich odsekov, záveru, bibliografie a príloh. Celkový objem práce je ………….. strán strojom písaného textu.

KAPITOLA 1. DOKUMENTÁCIA PRE RIADENIE NA ORGÁNOCH OBEC

1.1 Koncepcia orgánov samosprávy a riadenia dokumentácie
Mestské orgány sú volené priamo obyvateľstvom a (alebo) tvorené zastupiteľským orgánom obce orgány s vlastnými právomocami riešiť problémy miestny význam.
Obecné úrady možno definovať ako miestnu samosprávu.

Orgány miestnej samosprávy sú orgány územných samosprávnych celkov, ktorými sú v skutočnosti obce. Tieto orgány sú tvorené priamo obyvateľmi alebo zástupcami obyvateľstva (zastupiteľský orgán) a zodpovedajú za nesprávny výkon svojej pôsobnosti predovšetkým obyvateľom obce. V demokratickom systéme riadenia spoločnosti a štátu majú osobitné miesto a je determinované predovšetkým tým, že prítomnosť orgánov samosprávy zabezpečuje takú decentralizáciu systému riadenia, ktorá z tohto systému robí najvhodnejšie na zabezpečenie záujmov obyvateľstva na mieste, berúc do úvahy historické a iné miestne tradície. Pomocou orgánov územnej samosprávy sa uskutočňuje organizácia VÚC, zabezpečuje sa samostatné riešenie otázok miestneho života občanmi, organizačné oddelenie správy miestnych záležitostí v systéme riadenia spoločnosti a štátu. .

Orgány miestnej samosprávy nie sú integrálnou súčasťou mechanizmu riadenia štátu. Podľa Ústavy Ruskej federácie (článok 12) nie sú zahrnuté v systéme štátnych orgánov, preto predstavujú nezávislú formu ľudu, ktorý vykonáva svoju moc. Orgány miestnej samosprávy, ktoré nie sú orgánmi verejnej moci, zároveň vykonávajú imperatívnu činnosť, pretože sú jednou z foriem realizácie moci ľudu. Rozhodnutia nimi prijaté v rámci svojej pôsobnosti sú preto na území miestnej samosprávy záväzné pre všetky organizácie, funkcionárov, občanov, verejné združenia. Zverenie orgánov miestnej samosprávy do samostatných štátnych právomocí sa vykonáva iba federálnym zákonom a zákonmi subjektov federácie. Určujú tiež podmienky, ako aj postup štátnej kontroly nad vykonávaním niektorých štátnych právomocí samosprávami. Zároveň nie je povolený výkon územnej samosprávy štátnym orgánom a štátnym úradníkom. Rozhodnutia orgánov územnej samosprávy môžu orgány, ktoré ich prijali, zrušiť alebo rozhodnutím súdu vyhlásiť za neplatné.

V súlade s čl. 131 Ústavy Ruskej federácie štruktúru orgánov miestnej samosprávy určuje obyvateľstvo samostatne. Obyvateľstvo môže v miestnom referende schváliť štruktúru orgánov miestnej samosprávy. O štruktúre orgánov územnej samosprávy môže rozhodnúť zastupiteľstvo obce a zakotviť ho v zriaďovacej listine obce. Federálny zákon z 28. augusta 1995 „O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ ustanovil len jeden povinný orgán miestnej samosprávy, ktorý by mal byť v každej obci: zastupiteľský orgán miestna vláda. Federálny zákon zo 6. októbra 2003 „O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ rieši novým spôsobom otázku prítomnosti orgánov miestnej samosprávy v štruktúre väzobné orgány, pričom sa v porovnaní s federálnym zákonom z roku 1995 oveľa viac dbalo na právnu úpravu vzniku a činnosti samospráv.

Štruktúru orgánov miestnej samosprávy tvorí zastupiteľstvo obce, prednosta obce, VÚC, kontrolný orgán mestského zloženia, iných orgánov miestnej samosprávy ustanovených zriaďovacou listinou mestského zloženia a majúcich vlastnú právomoc riešiť otázky miestneho významu. Postup vzniku, pôsobnosť, funkčné obdobie, zodpovednosť, zodpovednosť samosprávy, ako aj ďalšie otázky organizácie a činnosti týchto orgánov určuje zriaďovacia listina obce. Účasť orgánov verejnej moci a ich funkcionárov pri vytváraní orgánov územnej samosprávy, menovaní a odvolávaní funkcionárov územnej samosprávy je prípustné len v prípadoch a spôsobom štatutárne. Zmena v štruktúre orgánov územnej samosprávy sa uskutočňuje len zmenou zriaďovacej listiny obce. Rozhodnutie zastupiteľstva obecného zastupiteľstva o zmene štruktúry orgánov územnej samosprávy nadobudne právoplatnosť najskôr po uplynutí funkčného obdobia zastupiteľstva obecného zastupiteľstva, ktoré o ňom rozhodlo. Financovanie výdavkov na údržbu orgánov územnej samosprávy sa uskutočňuje výlučne na úkor vlastných príjmov rozpočtov príslušných obcí.

Funkcie miestnej samosprávy určuje jej charakter, miesto v systéme demokracie, tie úlohy a ciele, ku ktorým smeruje činnosť obce. Funkcie miestnej samosprávy sú chápané ako hlavné smery komunálne aktivity. Funkcie miestnej samosprávy sa vyznačujú určitou stabilitou a stabilitou, pretože sa v nich prejavuje neustály, cieľavedomý vplyv obyvateľstva, orgánov miestnej samosprávy na vzťahy obce s cieľom čo najefektívnejšie riešiť otázky miestneho významu. Spoločne ukazujú možnosti a efektívnosť systému miestnej samosprávy, charakterizujúci spoločenský účel miestnej samosprávy (správny) a proces jeho realizácie (existujúci). Berúc do úvahy úlohu miestnej samosprávy pri organizovaní a uplatňovaní moci ľudu, úlohy riešené v procese obecnej činnosti a právomoci miestnej samosprávy, možno rozlíšiť tieto hlavné funkcie:

1. zabezpečenie participácie obyvateľstva na riešení otázok miestneho významu;

2. kontrola obecný majetok, finančné prostriedky miestnej samosprávy;

3. zabezpečenie integrovaného rozvoja územia obce;

4. zabezpečenie uspokojovania potrieb obyvateľstva v oblasti sociálno-kultúrnych, verejnoprospešných a iných životne dôležitých služieb;

5. ochrana verejného poriadku;

6. zastupovanie a ochrana záujmov a práv miestnej samosprávy zaručených Ústavou Ruskej federácie a federálnymi zákonmi.

Podľa Ústavy Ruskej federácie sa miestna samospráva v Ruskej federácii vykonáva v rôznych organizačné formy ach (v. 130). Tieto formy spolu tvoria systém miestnej samosprávy v rámci príslušných obcí, prostredníctvom ktorých sa zabezpečuje riešenie otázok miestneho významu, miestneho života. Jednota systému miestnej samosprávy je daná tým, že je založená na demokratických princípov organizácia miestnej samosprávy v Ruskej federácii je postavená s prihliadnutím na úlohu a funkcie miestnej samosprávy v spoločnosti a štáte, ako aj na historické a iné miestne tradície a je určená počtom obyvateľov príslušných obcí nezávisle. Jednota tohto systému sa prejavuje v delimitácii subjektov jurisdikcie a právomocí medzi jednotlivými formami jeho realizácie, ako aj v tom, že všetky jeho organizačné formy sú v úzkom prepojení, interakcii a vzájomnej závislosti. V rámci tohto prepojenia a vzájomnej závislosti sú niektoré formy odvodené od iných alebo sú prepojené vzťahmi vedenia, zodpovednosti a zodpovednosti alebo zodpovednosti a zodpovednosti. Federálny zákon stanovuje formy interakcie mestskej časti s mestskými a vidieckymi sídlami, ktoré sú súčasťou mestskej časti; umožňuje vytvorenie zastupiteľstva mestskej časti zo zástupcov príslušných orgánov miestnej samosprávy sídiel. Federálny zákon zabezpečuje rozvoj spolupráce medzi obcami. Mestské útvary môžu vytvárať medziobecné združenia, zakladať hospodárske spoločnosti a iné medziobecné organizácie. Pojem „systém miestnej samosprávy“ sa používa na charakteristiku verejno-mocenskej organizácie a foriem činnosti obyvateľstva, nimi tvorené orgány na riešenie otázok miestneho významu v obci.

Zákon ustanovuje niekoľko skupín organizačných foriem, prostredníctvom ktorých sa vykonáva miestna samospráva v Ruskej federácii.

Do prvej skupiny patria formy priamej realizácie miestnej samosprávy obyvateľstvom Priama demokracia v systéme miestnej samosprávy sa uskutočňuje rôznymi formami priameho prejavu vôle obyvateľstva alebo jeho jednotlivých skupín žijúcich v medziach. okresov, miest, okresov v mestách, obciach, vidieckych sídlach, v ktorých sa vykonáva miestna samospráva . Pri jej realizácii zohráva osobitnú úlohu, ktorá je daná predovšetkým tým, že prostredníctvom takých foriem priamej demokracie, akými sú voľby, verejné zhromaždenia a mnohé iné, dochádza k formovaniu a fungovaniu všetkých najdôležitejších zložiek miestnej samosprávy. štátna sústava – jej orgány sú zabezpečené. S ohľadom na to môžeme povedať, že v praxi miestnej samosprávy sa formy priamej a zastupiteľskej demokracie vzájomne prelínajú, dopĺňajú. Úlohu priamej demokracie pri realizácii územnej samosprávy navyše určuje aj skutočnosť, že niektoré jej formy (miestne referendá, občianske zhromaždenia a iné) sú súčasťou systému miestnej samosprávy ako integrálna súčasť z toho.

Druhú skupinu tvoria orgány a funkcionári miestnej samosprávy, ktorí sú poverení hlavnou každodennou prácou na výkone miestnej samosprávy na území príslušných obcí. Orgány miestnej samosprávy sú jedným zo základov demokratického systému verejnej správy, ktorý umožňuje demokratizovať správny aparát a rozhodovať miestne problémy s oveľa vyššou účinnosťou v porovnaní s centralizovaným riadiacim systémom; zabezpečiť, aby sa pri vykonávaní zohľadňovali záujmy malých komunít verejná politika; optimálne spájať záujmy a práva človeka a záujmy regiónov a štátu ako celku.

Do tretej skupiny patria formy participácie obyvateľstva na miestnej samospráve, v ktorej ústredné miesto zaujíma územná verejná samospráva. Početné, rôznorodé formy participácie obyvateľstva na realizácii miestnej samosprávy slúžia ako masová podpora miestnej samosprávy, posilňujú jej väzby s obyvateľstvom. Ich činnosť prejavuje priamu občiansku iniciatívu obyvateľstva, živenú stabilnými záujmami rôznych sociálnych skupín. Tieto záujmy a tradície premieňajú na aktívne občianske správanie, praktickú prácu.

Právna úprava miestna samospráva v Rusku patrí medzi subjekty jurisdikcie subjektov federácie. Spoločná jurisdikcia federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie zahŕňa iba stanovenie všeobecných zásad pre systém miestnej samosprávy. V súlade s tým má federácia právo vydávať zákony o všeobecných zásadách miestnej samosprávy a robí tak. Miestna samospráva je podrobne upravená zákonmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a chartami samotných obcí. Právna úprava sa neobmedzuje len na zásady. Právnym základom miestnej samosprávy je kombinácia rôznych regulačných právnych aktov a individuálnych právne predpisy upravujúcich otázky miestnej samosprávy. Časť právny základ miestna samospráva v Rusku zahŕňa predovšetkým niektoré medzinárodné právne normy obsiahnuté v zákonoch medzinárodné právo.Ide o všeobecne uznávané princípy a normy medzinárodného práva, ako aj medzinárodné zmluvyštátom ratifikovaný. Zloženie právneho základu miestnej samosprávy v Rusku zahŕňa aj ustanovenia obsiahnuté v iných právnych aktoch. Toto je Ústava Ruskej federácie (článok 12, kapitola 8 atď.); základné zákony (ústavy, charty) zakladajúcich subjektov Ruskej federácie; rámcové federálne zákony (o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy, 1995); federálnych zákonov vydávaných vo vývoji rámcových zákonov a upravujúcich základ jednotlivých aspektov samosprávy v r federálnej úrovni(O finančné základy miestna samospráva, 1997, na zákl komunálnej služby, 1998 a ďalšie); dekréty prezidenta Ruskej federácie (napríklad o schválení hlavných ustanovení štátnej politiky v oblasti rozvoja miestnej samosprávy, 1999); Vyhlášky vlády Ruskej federácie (napríklad o federálny register obce, 1998); vyhlášky Ústavný súd Ruská federácia (súd poukázal napr. na to, že subjekty federácie nie sú oprávnené nahrádzať orgány miestnej samosprávy vytvorením orgánov miestnej samosprávy subjektu federácie); zákony zakladajúcich subjektov federácie o miestnej samospráve (takéto zákony alebo zákony s podobným názvom boli prijaté vo všetkých zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie); štatúty obcí; niektoré ďalšie právne úkony konkrétna obec. Právny rámec miestnej samosprávy môže zahŕňať ustanovenia federálnych právnych aktov a aktov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré sa vo všeobecnosti týkajú iných oblastí regulácie, ale zahŕňajú určité normy ovplyvňujúce otázky miestnej samosprávy (napr. zákony o školstve, o knihovníctve, o postupe pri privatizácii štátnej a obecný majetok, o črevách a iných). Osobitné miesto medzi prameňmi komunálneho práva zaujímajú listiny obcí a Európska charta miestnej samosprávy z roku 1985. Listina je zakladajúcim dokumentom obce, ktorá má za r. toto vzdelanie komplexného charakteru, ktorý je základom tvorby pravidiel obcí a vyznačuje sa osobitným (komplikovaným) postupom prijímania a zmeny.

Charta je hlavným zákonom upravujúcim problematiku miestnej samosprávy v rámci jednej obce. Prijíma ho buď zastupiteľský orgán alebo miestne referendum. V súlade so zákonmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie by charta mestskej formácie mala odrážať: hranice a zloženie územia; otázky miestneho významu súvisiace s pôsobnosťou obce; postup účasti miestneho obyvateľstva na riešení týchto otázok; štruktúra a postup pri vytváraní orgánov miestnej samosprávy a jej funkcionárov; mená volených orgánov a funkcionárov; ich funkčné obdobie; druhy, postup prijímania a nadobudnutia účinnosti regulačných právnych aktov samospráv; záruky práv, dôvody a druhy zodpovednosti orgánov a funkcionárov (odvolanie, vyslovenie nedôvery, predčasné ukončenie právomoci atď.) otázky komunálnej služby; postup pri držbe, užívaní a nakladaní s majetkom obce; znaky organizácie miestnej samosprávy v oblastiach s hustou populáciou etnických skupín, kozákov, berúc do úvahy historické a iné tradície. Zriaďovacie listiny obcí podliehajú štátna registrácia. Do právneho rámca konkrétnej obce patria okrem zriaďovacích práv aj regulačné právne akty prijímané orgánmi a predstaviteľmi miestnej samosprávy. Môžu to byť predpisy pre prácu miestnych zastupiteľstiev, rozhodnutia zastupiteľských orgánov územnej samosprávy (napríklad o ustanovení miestnych daní a poplatkov), ustanovenia o územnej verejnej samospráve v rámci obcí. Pri úprave pôsobnosti orgánov samosprávy sa uplatňuje princíp subsidiarity ako pri vymedzení pôsobnosti štátu (RF) resp. štátne útvary(subjekty Ruskej federácie) na jednej strane a obce na strane druhej znamená: problémy, ktoré je možné riešiť na nižšej úrovni, by sa nemali presúvať na vyššiu úroveň; obecných úradovúlohy, s ktorými sa občianske združenia nedokážu vyrovnať, sa prenášajú pomocou sebaorganizácie, iných foriem priamej demokracie.

Koncepcia pôsobnosti miestnej samosprávy charakterizuje jej možnosti a zodpovednosti v každej z oblastí pôsobnosti. Subjekty pôsobnosti a právomoci tvoria vo svojom súhrne pôsobnosť územnej samosprávy.

Subjektmi, nositeľmi právomocí sú samosprávy, ich úradníci a určitá kategória občanov – voliči. Každý z týchto troch prvkov má svoju kompetenciu (napr. zastupiteľský orgán - v oblasti rozpočtu, prednosta obce - v oblasti hospodárenia, občania - určovanie zloženia volených alebo ich predčasné odvolávanie), ale ich spojením, s prihliadnutím na subjekty pôsobnosti, vzniká nová kvalita, ktorá nie je vlastná žiadnemu z prvkov samostatne, kompetencii obce. Z vyššie uvedeného zoznamu jurisdikcií vyplýva, že miestna samospráva má významné kompetencie v rôznych oblastiach. Predmet jurisdikcie a oprávnenia sa spájajú do konkrétnej udalosti, ktorá predstavuje táto udalosť pôsobnosť miestnej samosprávy a konkrétnejšia pôsobnosť orgánu (napríklad vedúceho samosprávy), ktorý úlohu plní. Všeobecné ustanovenia o predmetoch pôsobnosti obce dostávajú ich konkretizáciu do pôsobnosti, tvoriacej spolu s prvou pôsobnosť obce, ktorá sa rozvíja v pôsobnosti jej orgánov a funkcionárov.

Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. V procese činnosti akéhokoľvek podniku, organizácie alebo inštitúcie sa manažérske rozhodnutia prijímajú o rôznych otázkach. Zároveň je možné predložiť potrebné informácie pre rozhodovanie a samotné rozhodnutia vo forme dokumentov. Preto sa kancelárska práca nazýva aj manažérska dokumentácia. Od organizácie kancelárskej práce závisí efektívnosť riadenia, ziskovosť, efektívnosť, kultúra práce riadiacich zamestnancov. Vývoj nových informačných technológií v manažmente, nových kancelárskych programov prebieha na základe tradičných pravidiel kancelárskej práce. Kancelárska práca pozostáva z dvoch neoddeliteľne spojených zložiek: dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi.

Všetky operácie s dokumentmi upravuje regulačný a metodický rámec kancelárskej práce. Riadi sa ním:
- pravidlá pre papierovanie;
- pravidlá práce s dokumentmi;
- zaistenie bezpečnosti dokumentov;
- postup prenosu dokumentov na archiváciu;
- práca kancelárskej pracovnej služby (funkcie, štruktúra);
- zavádzanie nových informačných technológií;
- pracovať s dokumentmi, ktoré majú pečiatku obmedzenia prístupu;
- právne aspekty týkajúce sa dokumentov a iných záležitostí.

Otázky dokumentačnej podpory manažmentu upravujú:
- zákony Ruskej federácie;
- štátne a priemyselné normy;
- celoruské klasifikátory;
- štátne a priemyselné usmernenia kancelárska práca;
- pokyny pre kancelársku prácu konkrétnej organizácie.

Správa dokumentácie vykonáva niekoľko nasledujúcich funkcií.

Založenie formulárov a detailov dokumentov. Po zostavení textu dokumentu musí byť správne naformátovaný, aby mal právnu silu. Postup vydávania úradných dokumentov určuje GOST R6.30-2003 Požiadavky na vyhotovenie dokumentov, ktoré stanovujú pravidlá pre vydávanie každého prvku dokumentu. Dokument pozostáva z niekoľkých základných prvkov, ktoré sa nazývajú detaily. Keďže sa objavil odborný výraz rekvizity, prezradíme jeho obsah. V GOST 351141-98 pre pojmy a definície sa požiadavka dokumentu nazýva „povinný prvok pri vyhotovení úradného dokumentu“. Rôzne dokumenty pozostávajú z rôznych detailov. Počet detailov charakterizujúcich dokumenty je určený účelmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tento dokument, spôsob dokumentovania. Okrem náležitostí možno dokument charakterizovať aj takými znakmi, ako je originalita a číslo kópie, pravosť a falzifikát, fyzický stav dokumentu, formát papiera, spôsob vyhotovenia dokumentu. Mnohé dokumenty majú prísne obmedzený počet podrobností. Neprítomnosť alebo nesprávne uvedenie akejkoľvek požiadavky v úradný dokument robí dokument neplatným. Pre množstvo listín vydaných orgánmi verejnej moci a verejnou správou je skladba náležitostí listín ustanovená v legislatívnych a predpisov. Dokumenty, ktorých forma nie je poskytnutá, musia obsahovať nasledovné požadované podrobnosti:
a) názov dokumentu;
b) dátum vyhotovenia dokumentu;
c) názov organizácie, v mene ktorej sa dokument vyhotovuje;
d) obsah obchodnej transakcie;
e) nástroje na meranie ekonomických transakcií vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;
f) názvy pozícií osôb zodpovedných za obchodnú transakciu a správnosť jej vykonania;
g) vlastnoručné podpisy uvedených osôb.

Súbor detailov, ktoré tvoria dokument, sa nazýva formulár dokumentu. Formulár charakteristický pre určitý typ dokumentu, napríklad príkaz, akt, sa nazýva štandardný formulár. Štandardný formulár sa vyznačuje určitým počtom podrobností usporiadaných v prísnom poradí. Keď sa v 20. rokoch 20. storočia u nás začalo pracovať na zjednocovaní a štandardizácii dokumentov, vznikli prvé štátne štandardy pre dokumenty týkajúce sa ich formy a umiestnenia detailov. Tieto normy platili až do začiatku 40. rokov 20. storočia. V 60. rokoch sa opäť obnovili práce na štandardizácii dokumentov. V rokoch 1965-1975. boli vypracované normy, ktoré ustanovujú požiadavky na jednotlivé dokumentačné systémy používané v oblasti riadenia (zahraničný obchod, domáci obchod, organizačný a administratívny, primárny, účtovný).

Organizácia kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE

KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA

FAKULTA PRÁVA

Test

Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"

na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch verejnej moci a VÚC“

Vyplnil: študent skupiny 303

Panshina E. Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod …………………………………………………………………………..…. 3

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu……………………. 5

2. Ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve………………………………………………….….. 7

3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku………………………10

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov……………….….. 12

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi 18

7. Systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 20

8. Rozhodnutie pre VÚC……………………………….. 21

Záver ……………………………………………………………………… 23

Zoznam použitej literatúry……………………………………………….. 25

Úvod.

Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali v prvom rade modernizovať a ktoré môžu počkať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

plánovaná modernizácia technického parku.

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentáciu. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla vtedy, keď

cieľ kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie práce úradu v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

Podľa účelu kontroly v práci nasledovné úlohy:

Definujte pojem pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;

Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.

RF zo dňa 15.6.2009 č. 477. Na základe týchto Pravidiel vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva pokyn na prácu úradu. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Uznesenie ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.

„tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. sú posudzované výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. V súlade s tým sa pojmy vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na prácu vládnych orgánov.

Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. V „Štandardných pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa však funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku oficiálnych dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Existujú tri najvýraznejšie výhody:

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy obehu dokumentov.

kontrola hneď po „narodení“ – teda afirmácia. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje so zárukou sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a územnou samosprávou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.

môže hovoriť o automatizácii klasickej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.

kancelárska práca. Zároveň nič nebráni začleniť do automatizovaného systému možnosť prepojenia karty s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video). Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronických archívov s účinnými mechanizmami referenčnej a analytickej práce na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

Na druhej strane využitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu výkonu rôznych kancelárskych funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad tokom dokumentov. Môžete napríklad umožniť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom samostatne evidovať dokumenty a zároveň centrálne kontrolovať ich priechod. Prítomnosť siete spájajúcej územne vzdialené orgány navyše umožňuje centralizovanú kontrolu nad tokom dokumentov, čo nie je možné realizovať v rámci čisto papierovej technológie.

modely, k strate dokladov môže dôjsť len v dôsledku priameho porušenia pokynov pre prácu v kancelárii.

3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku.

Potreba automatizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy je dnes už zrejmá každému.

Kancelárska práca využívajúca papierové časopisy a kartotéky je nezlučiteľná s požiadavkami na zefektívnenie práce štátnych zamestnancov z viacerých dôvodov.

a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartoték.

Spisové skrine sú zvyčajne oddelené od účinkujúcich. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokladov.

problémy s riadením.

Microsoft spolu s partnermi ponúka dvojfázové softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov pre orgány verejnej moci a samosprávy:

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

je v krátkodobom horizonte hlavným prístupom k automatizácii pracovného toku vo verejnej správe a miestnej samospráve.

Dokumenty spracovávané úradom, vrátane tých, ktoré sú prenášané pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy – tradične papierovú a elektronickú. Takáto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné prostriedky prípravy dokumentov zahŕňajú elektronickú formu uchovávania dokumentov, zatiaľ čo regulačný rámec a stanovené pravidlá obehu sú papierové. Najdôležitejším argumentom v prospech šetrenia papierových dokumentov je tiež neprekonateľná pohodlnosť práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

V orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy sa zrejme na dlhú dobu pri spracovávaní dokumentov v elektronickej forme budú šetriť operácie vyžadujúce vytváranie ich papierových kópií. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierovej forme. Navyše, pričom výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov prebieha aj v papierovej forme.

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou odpoveďou na moderné požiadavky, ktoré súčasná politická a ekonomická situácia kladie na efektivitu ruských štátnych orgánov a miestnej samosprávy. EDD podporujú aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania vo veľkých, progresívnych ruských komerčných štruktúrach.

4. Systémy, ktoré organizujú správu elektronických dokumentov.

Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je súbor nových technológií pre prácu s dokumentmi. Použité technológie umožňujú organizovať "bezproblémovú" interakciu systémov zabezpečujúcich rôzne operácie spracovania dokumentov. Po prvé, tieto technológie zahŕňajú:

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky prenosu údajov;

Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.

Elektronická správa dokumentov umožňuje vytvoriť v úrade jeden informačný priestor, ktorý integruje všetky dokumentačné systémy do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi, pričom sa zachovávajú tradície ruskej kancelárskej práce. Základom takejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a systémy správy dokumentov, ktoré s ním spolupracujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jedinom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa na väčšine úradov a samospráv už mnohé operácie vykonávajú pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizovaného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na zabezpečenie jeho činnosti.

5. Pracovný postup úradných dokumentov.

Technológiu elektronickej správy dokumentov podporujú nasledujúce funkcie systému:

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Priloženie elektronického obrazu dokumentu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu k registračnej karte (RC);

Poskytnutie každého úradníka - účastníka administratívneho procesu - jeho osobnej virtuálnej kancelárie, ktorá zabezpečí, že úradník má prístup len k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (vizuácie) návrhov dokumentov;

pomocou certifikovaných prostriedkov;

Zakladanie a vybavovanie vecí, t. j. zoskupovanie vybavovaných listín do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín vo veci;

Archivácia elektronických dokumentov, záležitosti úradu.

Zároveň je možné hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností, určených pre každú skupinu dokumentov. Podľa dodatočných podrobností Kazašskej republiky je možné spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná automaticky. Pre dokument prijatý ako výsledok výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností o RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je priložený k AC. Zároveň sa overuje identita dokumentu opatreného EDS a kryptoochranou. Ak došlý dokument dorazí v papierovej podobe, systém zavolá balík na optické rozpoznávanie textu a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti späť do systému riadenia kancelárie so súčasným priložením dokumentu k AC. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastaví prístupové práva k súboru na úrovni zabezpečenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred editáciou.

K AC sa štandardnou technológiou pripájajú aj súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interných dokumentov. Odchádzajúci dokument spolu s náležitosťami Kazašskej republiky môže byť chránený EDS, zašifrovaný a odovzdaný adresátovi.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

V súčasnosti sa v mnohých verejných orgánoch už používajú staršie automatizované systémy správy dokumentov. Sú postavené na odlišnom softvérovom a hardvérovom základe. Niektoré z nich dodávané partnermi Microsoftu (vrátane vyššie opísaného systému Delo spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na báze moderných technológií. Taktiež je stále v prevádzke značný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch je v dohľadnej dobe nemožné tak z politických (práva subjektov federácie a samospráv), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia a najmä výmena operačných systémov je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.

a umožnilo by prepojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť opatrené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu, a v niektorých prípadoch musia byť kryptografickými prostriedkami uzavreté pred neoprávneným prístupom.

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúce funkcie:

Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočet trás doručenia dokumentov;

Garantované doručenie dokumentov;

Podpora a synchronizácia adresárov.

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní.

Riešenie pre obecné a iné úrady s malým tokom dokumentov Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry obcí s malým množstvom toku dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu pre implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednoužívateľské riešenie vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo cez dátové centrum. Používateľom takéhoto riešenia je spravidla zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém vedie evidenciu došlých/odoslaných dokumentov, evidenciu uznesení o dokumentoch, dokumentov odpisovaných k prípadu a archivovaných. Pri veľkom počte zamestnancov možno viesť aj evidenciu pohybu papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej forme od vyššej organizácie sa okamžite zaevidujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Nadradená organizácia automaticky dostane oznámenie, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje:

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe.

8. Riešenie pre samosprávu.

divízia a práca nielen s dokumentmi organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov a podnikov. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočnú flotilu osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť viacužívateľské riešenie s počtom pracovných miest od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo cez dátové centrum), komunikáciou s portálom pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet.prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečiť evidenciu došlých / odoslaných dokladov, účtovanie uznesení o dokladoch, odpis dokladov k prípadu a ich archiváciu. O pohybe papierových originálov treba viesť aj záznam.

Ak má organizácia trvalo dostupný kanál na internete, vzdialený prístup do systému EDD je možné zorganizovať cez webové rozhranie, ktoré umožňuje kontrolovať priebeh prác tak pre úradníkov, ktorí sú preč, ako aj pre vyššie organizácie.

Toto riešenie umožňuje:

Znížiť zaťaženie kancelárskeho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;

Organizujte efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;

Skráťte čas na hľadanie potrebných dokumentov;

Znížiť počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vybavovaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s výzvami občanov a organizácií podávanými elektronicky (cez portál);

Záver.

V súčasnosti aktívne prebieha proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí vo verejných inštitúciách a v mnohých z nich doterajšia úroveň postačuje na zavádzanie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. To si ale okrem počítačov a sietí vyžaduje aj súbor moderných softvérových riešení.

rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone;

Prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.

Riadiaci aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a oprávnených organizačných a administratívnych dokumentov vytváraných v obehu bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy. Ak zoberieme do úvahy, že v administratívnom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je približne 60 miliárd hárkov a stále rastie, potom je nepochybné, že účinná regulačná regulácia tohto procesu je veľký význam. Dokumentárne štátne normy, celoúnijné klasifikátory a jednotné dokumentačné systémy sú jedným z prostriedkov regulácie tokov dokumentov. Tieto a ďalšie štandardy sú uznávané s cieľom stabilizovať tok dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu, aby sa vytvorila optimálna technológia na riadenie správy dokumentov každého

riadiaca jednotka.

Zoznam použitej literatúry:

2. Borodina VV Práca úradu v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M. V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256 s. - (Vyššie vzdelanie)

4. Kuznecov I. N. Správa dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Dokumentácia riadiacej činnosti. [Text] / V. A. Spivák. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 256s.

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991

Borodina VV Práca úradu v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154С

Spivak V. A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V. A. Spivák. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 98C.

Borodina VV Práca úradu v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V. A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V. A. Spivák. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Vydavateľstvo Basakov M.I.: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154C.

Správa dokumentov vo výkonných orgánoch. Kancelárske práce v orgánoch štátnej správy a samosprávy

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Podobné dokumenty

I. Všeobecné ustanovenia

II. Pojmy a definície ()

III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

IV. Požiadavky na organizáciu obehu dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

V. Dokumentačný fond federálneho výkonného orgánu

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne (v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

zoznam požadovaných informácií o dokumentoch, slúži na účely účtovníctva a vyhľadávania dokladov v systémoch správy elektronických dokumentov federálne výkonné orgány

II. Pojmy a definície
()

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v červenej farbe. Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

zoznam požadovaných informácií o dokumentoch,
slúži na účely účtovníctva a vyhľadávania dokladov
v systémoch správy elektronických dokumentov
federálne výkonné orgány