Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácií. Nové pravidlá pre archívy: čo sa zmenilo? Oddiel IV

21. septembra začal fungovať Pravidlá pre organizáciu uchovávania, nadobúdania, účtovania a používania dokladov Archívny fond Ruská federácia a iné archívne dokumenty v orgánoch štátnej moci, orgány miestna vláda a organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526; ďalej - nové pravidlá).

Čo vás viedlo pred vydaním nových pravidiel?

Pred schválením nových Pravidiel sa archívy štátnych orgánov, samospráv, organizácií (ďalej len archívy organizácií) pri svojej práci riadili Základnými pravidlami pre prácu archívov organizácií a niektoré archívy z. organizácie úplne využili starý dokument- Základné pravidlá práce rezortné archívy. Oba dokumenty neboli normatívnymi dokumentmi, ale definovali ich status ako normatívne metodický dokument. Zároveň Základné pravidlá z roku 1985 mali skutočne štatút normatívneho dokumentu, keďže boli schválené príkazom Hlavného archívu a Základné pravidlá z roku 2002 neboli schválené Federálnym archívom, preto nemali štatút normatívneho dokumentu.

Z akého dôvodu bolo v prítomnosti základných pravidiel z roku 2002 potrebné vypracovať nový, navyše regulačný dokument o organizácii ukladanie dokumentov v archívoch organizácií?

Faktom je, že v roku 2004 bol prijatý federálny zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ (ďalej len federálny zákon č. 125-FZ), ktorý zaviedol mnohé inovácie do organizácie archívnictva. v krajine:

extrakcia

od federálny zákonč. 125-FZ

Článok 13. Vytváranie archívov

1. Štátne orgány, samosprávy mestskej časti a mestskej časti potrebné na vytváranie archívov na uchovávanie, získavanie, účtovanie a používanie archívnych dokumentov vzniknutých pri ich činnosti.

2. Organizácie a občania právo na vytváranie archívov na účely uchovávania archívnych dokumentov, ktoré vznikli pri ich činnosti, a to aj na účely uchovávania a používania archívnych dokumentov, ktoré nepatria do majetku štátu alebo obce.

Článok 17 Povinnosti vládne agentúry, samosprávy, organizácie a občania zapojení do podnikateľská činnosť bez vzdelania právnická osoba, na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov

1. Štátne orgány, orgány územnej samosprávy, organizácie a občania, ktorí vykonávajú podnikateľskú činnosť bez právnickej osoby, sú povinní zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o personáli počas lehôt ich uloženia ustanovených federálnymi zákonmi, inými zákonmi. regulačné právne úkony Ruská federácia, ako aj zoznamy dokumentov […]

Tento federálny zákon tiež zaviedol pojem vlastníctva archívnych dokumentov (dokumenty môžu byť štátne (federálne, majetok zakladajúcich subjektov Ruskej federácie), obecné, súkromný pozemok(mimovládne organizácie a jednotlivci)).

Okrem toho vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 18. januára 2007 č. 19 schválila Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v stave a mestské archívy, múzeá a knižnice, organizácie Ruská akadémia vied (ďalej len Pravidlá z roku 2007).

Tieto dve okolnosti, ako aj skutočnosť, že Základné pravidlá nemali štatút normatívneho dokumentu, nás prinútili obrátiť sa na vypracovanie normatívneho dokumentu, ktorý určuje postup pri ukladaní dokumentov v archívoch organizácií.

"Aké budú komentáre?"

Počas prípravy návrhu nových pravidiel bol dokument medzi archivármi dvakrát široko diskutovaný:

prvýkrát - zamestnancami riadiacich orgánov archívov v zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie, štátnych a obecných archívov;
druhýkrát - zamestnanci federálnych orgánov výkonná moc.

Len zo štátnych a obecných archívov prišlo viac ako 400 pripomienok. Všetky prijaté pripomienky boli dôkladne posúdené a záverečná fáza- dočasná pracovná skupina, v ktorej boli špecialisti z Federálneho archívu a VNIIDAD. Treba poznamenať, že mnohé pripomienky vyvolala túžba archivárov čo najpodrobnejšie popísať jednotlivé procesy archívnych technológií používaných na zabezpečenie bezpečnosti, účtovania, zostavovania a používania dokumentov v archívoch organizácií, ktoré v r. vzhľadom na postavenie nových pravidiel ako normatívneho dokumentu nebolo možné.

Niektoré pripomienky mali zároveň zásadný charakter, napríklad poznámka, že v časti „Zostavovanie“ návrhu nových pravidiel nebola dôsledne uvedená otázka skúmania hodnoty dokumentov, a to najmä z dôvodu skutočnosť, že ustanovenia týkajúce sa nomenklatúry prípadov boli vylúčené. Vzhľadom na to, že v súčasnosti podobu nomenklatúry záležitostí organizácie a postup jej vypracovania stanovuje iba metodický dokument - Metodické odporúčania pre vypracovanie pokynov pre prácu v kancelárii federálne orgány výkonnej moci sa pri finalizácii návrhu nových pravidiel rozhodlo zaradiť do časti „Balenie“ hlavné ustanovenia o nomenklatúre vecí vrátane formy nomenklatúry vecí (súhrn a konštrukčná jednotka).

Vymenovanie nových pravidiel

Nové Pravidlá sú určené orgánom verejnej moci, samosprávam, organizáciám, ktoré vytvárajú archívy na uchovávanie, získavanie, účtovanie a používanie archívnych dokumentov vzniknutých pri ich činnosti.

Nevzťahujú sa na organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Nové pravidlá sú normatívnym dokumentom. ich regulačný status definuje prísnejšie požiadavky na ich obsah. Predtým vydané pravidlá (pozri vyššie) obsahovali nielen normy (pravidlá, požiadavky), ale aj odporúčania, metódy, ako tieto normy aplikovať. Z nových Pravidiel sú vylúčené všetky ustanovenia odporúčacieho, metodického a popisného charakteru. Práve v tejto časti bol návrh týchto Pravidiel počas diskusie kritizovaný zo strany archivárov, ktorí neustále hovorili, že Pravidlá by mali byť podrobné a obsahovať nielen samotné pravidlá, ale aj mechanizmus ich implementácie.

Štruktúra a obsah nových pravidiel

Nové pravidlá pozostávajú zo siedmich častí:

Všeobecné ustanovenia.
Organizácia ukladania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii.
Účtovanie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii.
Dopĺňanie archívu o dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie a iné archívne dokumenty.
Organizácia používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie.
Odovzdanie dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu.
Prevod dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie.

V prílohách nového poriadku sú uvedené účtovné a iné formy dokumentov používaných v archívoch organizácií.

Poradie hlavných častí týchto pravidiel zodpovedá federálnemu zákonu č. 125-FZ a pravidlám z roku 2007, hoci, ako mnohí odborníci poznamenali vo fáze diskusie, bolo by logickejšie začať nadobudnutím a skončiť používaním.

Časti nových pravidiel odrážajú hlavné funkcie archívu organizácie:

organizácia uchovávania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
účtovanie dokladov;
doplnenie archívu organizácie o dokumenty;
organizácia používania archívnych dokumentov;
odovzdanie dokumentov na uloženie do štátneho (mestského) archívu.

Okrem toho nové Pravidlá obsahujú časť „Prevod dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmene vedúceho archívu organizácie“.

Poznámka

Na rozdiel od Základných pravidiel z roku 2002, Pravidlá č.526 neobsahujú ustanovenia týkajúce sa organizačných aspektov činnosti samotného archívu (nie sú definované ciele a zámery archívu, jeho funkcie, práva a pod.). Ich hlavným účelom je stanoviť požiadavky na organizáciu procesov archívneho uchovávania dokumentov od akvizície archívu organizácie s dokumentmi až po organizáciu používania dokumentov.

Pozrime sa na sekcie podrobnejšie.

Časť I. Všeobecné ustanovenia

Definuje zákonné dôvody vývoj a rozsah dokumentu a obsahuje aj ustanovenia, ktoré vymedzujú niektoré organizačné základy činnosti archívu organizácie.

Nové pravidlá sa vzťahujú na orgány verejnej moci, samosprávy a organizácie – zdroje získavania štátnych a obecných archívov, v rámci ktorých vznikajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie (ďalej len organizácie). Ustanovenia týchto pravidiel môžu využiť aj iné štátne a neštátne organizácie, pri ktorých činnosti nevznikajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie.

Na základe ustanovení federálneho zákona č. 125-FZ nové pravidlá uvádzajú, že štátne orgány, orgány územnej samosprávy mestskej časti, mestskej časti a intramestského obvodu sú povinné vytvárať archívne dokumenty na uchovávanie, získavanie, účtovanie a používanie. archívnych dokumentov vytvorených pri ich činnosti. Úlohy a funkcie archívu (centrálneho archívu) štátneho orgánu, orgánu územnej samosprávy, organizácie - zdroja akvizície štátneho, obecného archívu určuje predpis schválený vedúcim organizácie.

Poznámka

Nové pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Oddiel II. Organizácia ukladania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii

Vymedzuje pojem archívny fond organizácie a druhy archívnych fondov organizácie.

Archívny fond organizácie je súčasťou dokumentačného fondu, ktorý zahŕňa dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, dokumenty o personáli a dokumenty dočasných (nad 10 rokov) uložených v evidencii archívu. Archívny fond podlieha uloženiu v archíve organizácie.

Druhy archívnych fondov organizácie:

archívny fond organizácie pozostávajúci z dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
spoločný archívny fond, ktorý tvoria dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, ktoré vznikli činnosťou dvoch alebo viacerých organizácií, a iné archívne dokumenty, ktoré sú medzi sebou historicky a/alebo logicky podmienené;
archívna zbierka pozostávajúca z jednotlivých archívnych dokumentov rôzneho pôvodu, spojených podľa jednej alebo viacerých charakteristík (tematické, autorské, špecifické, vecné a pod.).

Skladovanie papierové dokumenty. Článok 2.9 nových pravidiel zdôrazňuje: archívne dokumenty sú systematicky ukladané v rámci archívneho fondu. Jednotkou systemizácie dokumentov archívneho fondu v archíve organizácie je jednotka uloženia. Pravidlá definujú aj znaky systemizácie úložných jednotiek archívneho fondu:

štrukturálne (patriace skladových jednotiek k štrukturálnym divíziám organizácie);
chronologické (podľa období alebo dátumov, ku ktorým úložné jednotky patria);
funkčná, odvetvová, tematická, predmetová otázka (s prihliadnutím na funkcie organizácie, témy alebo otázky súvisiace s obsahom úložných jednotiek);
nominálne (podľa úradnej formy - typy a odrody dokumentov);
korešpondent (pre organizácie v dôsledku korešpondencie, s ktorou sa vytvorili skladovacie jednotky);
geografické (podľa určitých území, osady a iné geografické objekty, s ktorými je spojený obsah dokumentov, ich autori, korešpondenti);
autorov (pod názvami organizácií alebo menami občanov, ktorí sú autormi dokumentov).

Stanovujú sa požiadavky na zaistenie bezpečnosti dokumentov (normatívne (optimálne) podmienky na uchovávanie dokumentov; racionálne umiestňovanie dokumentov v archíve; kontrola dostupnosti a stavu dokumentov, postup pri vyhľadávaní dokumentov) vrátane funkcie ukladania elektronických dokumentov

Ukladanie elektronických dokumentov. Pravidlá definujú povinné podmienky uchovávania takýchto dokumentov:

prítomnosť najmenej dvoch kópií každej jednotky uchovávania elektronických dokumentov v archíve organizácie (hlavná a pracovná kópia musia byť umiestnené na rôznych fyzických zariadeniach);
dostupnosť technických a softvérových nástrojov určených na reprodukciu, kopírovanie, konverziu a migráciu elektronických dokumentov, kontrolu ich fyzických a technický stav;
zabezpečenie režimu uchovávania elektronických dokumentov s vylúčením straty, neoprávneného rozširovania, zničenia alebo skreslenia informácií.

Formát textových elektronických dokumentov odovzdaných na uloženie do archívu organizácie – zdroj akvizície štátneho a mestského archívu – PDF/A.

Pravidlá stanovujú, že v prípade zmeny softvérového a hardvérového prostredia a zastarania počítačových formátov, poškodenia média, archív organizácie vykonáva práce na prevode elektronických dokumentov do nových formátov a / alebo na nové médiá.

Okrem uvažovaných ustanovení sa v tomto oddiele ustanovuje postup pri kontrole dostupnosti a stavu archívnych dokumentov (odsek 2.39-2.43), organizovanie vyhľadávania nezistených dokumentov (odsek 2.44), postup pri vydávaní dokumentov z archívov (odsek 2.45 -2,48), ako aj postup zabezpečujúci bezpečnosť archívnych dokumentov počas núdzové situácie(časť 2.49).

Kontrola dostupnosti a stavu papierových dokumentov. Vykonáva v archíve organizácie komisia alebo najmenej dvaja zamestnanci najmenej raz za 10 rokov, elektronické dokumenty - najmenej raz za 5 rokov.

Podľa bodu 2.11.5 Poriadku z roku 2007 mimoriadne jednorazové kontroly dostupnosti a stavu všetkých dokumentov archívu organizácie resp. oddelené časti(skupiny) sa konajú:

kedy prírodné katastrofy hromadný pohyb a iné okolnosti, v dôsledku ktorých môže dôjsť k strate alebo poškodeniu archívnych dokumentov,
pri výmene vedúcich archívov.

Na základe výsledkov auditu sa vypracúvajú tieto akty:

kontrola dostupnosti a stavu archívnych dokumentov (príloha č. 3);
o technických chybách v účtovných dokladoch (ak sú) (príloha č. 4);
o náleze dokumentov (netýkajúcich sa tohto fondu, nezaúčtovaných) (príloha č. 5).

Postup pri vydávaní dokumentov z archívu. Dokumenty sa vydávajú na základe písomného súhlasu vedúceho archívu organizácie alebo jeho zástupcu (ak je archívom inštitúcia), vedúceho štruktúrnej zložky organizácie (ak je archív štruktúrnou jednotkou):

zamestnanci štrukturálnych oddelení organizácie;
súdnictvo, orgány činné v trestnom konaní a iné oprávnených orgánov v v pravý čas;
iným používateľom na základe písomnej žiadosti.

Lehota na vydanie dokumentov z archívu by nemala presiahnuť:

jeden mesiac - na použitie zamestnancami organizácie a inými používateľmi;
šesť mesiacov - súdnym orgánom, orgánom činným v trestnom konaní a iným oprávneným orgánom.

Lehotu na vydávanie dokladov je možné predĺžiť - s povolením vedúceho organizácie na základe písomného potvrdenia užívateľa o uchovaní / uchovaní dokladov.

Elektronické dokumenty sa z archívu vydávajú vo forme elektronických kópií alebo kópií na papieri.

Dokumenty z archívov sa nevydávajú:

ak existuje fond použitia;
v zlom fyzickom stave.

Oddiel III. Účtovanie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii

Venované otázkam pár dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšie archívne dokumenty v organizácií.

Ako je ustanovené v odseku 3.1 nových pravidiel, všetky dokumenty uložené v archíve organizácie vrátane dokladov o zamestnancoch, kópií dokladov z fondu použitia (ak existujú) a súpisov prípadov a dokladov podliehajú účtovaniu.

Hlavnými účtovnými jednotkami archívnych dokumentov sú:

Každá úložná jednotka má pridelené číslo účtu, ktoré je súčasťou archívnej šifry.

Náš slovník

Archívna šifra- označenie používané v ľavom dolnom rohu každej úložnej jednotky za účelom zabezpečenia účtovníctva a identifikácie - pozostáva z: čísla archívneho fondu; čísla súpisu prípadov, dokumentov; číslo skladovej jednotky.

Archívna šifra elektronických dokumentov uložených na samostatných elektronických médiách je uvedená na vložke priloženej v obale na médiá. Archívna šifra elektronických dokumentov uložených v informačný systém archívu, je súčasťou meta popisu (povinný prvok popisu) kontajnera elektronického dokumentu.

Údaje o účtovných jednotkách archívu sa premietajú do účtovných dokladov. Novým ustanovením Pravidiel v organizácii účtovníctva dokladov je ustanovenie o prideľovaní dvoch skupín účtovných dokladov v archíve organizácie: hlavnej (povinnej) a pomocnej.

Zloženie hlavných (povinných) účtovných dokumentov archívu organizácie zahŕňa:

kniha účtovníctva pre príjem a vyradenie prípadov, dokladov (príloha č. 11);
zoznam fondov (príloha č. 12);
fondový list (Príloha č. 13);
inventarizácia prípadov, dokumentov (prílohy č. 14-16);
registra zásob (príloha č. 19).

Formuláre súpisov elektronických kufríkov sú uvedené v prílohách č. 17, 18 nových Pravidiel.

Skladba pomocných účtovných dokladov nie je upravená, každý archív má právo použiť ako pomocné tie účtovné tlačivá, ktoré potrebuje vzhľadom na špecifiká uložených dokladov, prípadne z iných dôvodov.

Pravidlá tiež stanovujú, že archív organizácie môže viesť záznamy v automatizovanom režime pomocou účtovných databáz (DB) (pozri odsek 3.13). Účtovné databázy archívu organizácie - zdroj akvizície štátneho (mestského) archívu musí byť kompatibilný s príslušnými účtovnými databázami štátnych (obecných) archívov a orgánov správy archívov.

Oddiel IV. Dopĺňanie archívu o dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšie archívne dokumenty

oddaný otázky doplnenia archívu organizácie o dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalšie archívne dokumenty. Akvizícia archívu organizácie je systematické dopĺňanie archívu dokumentmi štruktúrnych útvarov organizácie.

Zistilo sa, že dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a dokumenty s dočasnou (nad 10-ročnou) dobou uloženia vrátane. dokumenty o zamestnancoch sa prenášajú do archívu organizácie najskôr jeden rok a najneskôr tri roky po ukončení prípadov v kancelárskej práci. Výnimkou sú doklady o personálnych pomeroch štátnych občianskych a obecných zamestnancov prepustených zo služobného pomeru - do archívu organizácie sa prenášajú po 10 rokoch odo dňa prepustenia zamestnancov.

Poznámka

Prípady lehôt dočasného uloženia (do 10 rokov vrátane), ako je to dlhodobo ustálené v praxi archívov organizácií, sa do archívu neprenášajú, ukladajú sa v štruktúrnych oddeleniach organizácie a po uplynutí doby skladovania podliehajú zničeniu predpísaným spôsobom.

V nových pravidlách sa uvádza, že prípady sa po preskúmaní ich hodnoty presúvajú do archívu organizácie. Z tohto dôvodu sa v tejto časti ustanovuje postup pri preverovaní hodnoty dokumentov, príprave prípadov na odovzdanie do archívu organizácie, zostavovaní súpisov prípadov štrukturálnych oddelení, na základe ktorých sa prípady odovzdávajú do archívu. organizácie a zároveň zdôrazňuje, že pred preskúmaním hodnoty dokumentov predpísaným spôsobom je zakázané ničenie dokumentov.

Ustanovenia oddielu upozorňujú na to, že na porade sa posudzujú súpisy prípadov trvalého uloženia a personálu, úkony na zničenie dokumentov odborná komisia organizácie (EK), zvyčajne súčasne. Na základe výsledkov posudzovania EK koordinuje súpisy prípadov, dokumentov trvalého uloženia a personálu a koná o prideľovaní dokumentov na zničenie.

Organizácie - zdroje akvizície štátneho (mestského) archívu predkladajú na posúdenie odbornej overovacej komisii (EPC) archívnej inštitúcie súpisy spisov dokumentov trvalej doby uloženia a personálu (ročné úseky), odsúhlasené EK organizácie. :

doba trvalého uloženia - na schválenie;
o personalistike - po dohode.

Po súpisoch prípadov, dokladov odsúhlasí a odsúhlasí EPC, tieto súpisy a zákon o pridelení dokladov, ktoré nepodliehajú úschove na skartáciu, schvaľuje vedúci organizácie. Okrem toho možno zničiť prípady pridelené podľa zákona na zničenie.

Organizácie, ktorých činnosť nevytvára dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, by nemali koordinovať inventarizáciu prípadov personálom s EPC archívnej inštitúcie.

Poznámka

Článok 4.13 nových pravidiel stanovuje, že elektronické súbory s uplynutou dobou uloženia podliehajú všeobecnému prideleniu na zničenie, po ktorom sú fyzicky zničené alebo zničené softvérom a hardvérom s príslušnou poznámkou v zákone.

Osobitná pozornosť v tejto časti pravidiel sa venuje nomenklatúre záležitostí organizácie. Podľa jeho hlavných princípov:

fixuje triedenie (zoskupovanie) vyhotovených dokumentov do spisov (elektronických spisov) a je hlavným účtovným dokladom odrážajúcim zloženie a organizáciu dokumentačného fondu organizácie;
je podkladom na zostavovanie súpisov kaziet, dokladov o lehotách trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj na evidenciu prípadov dočasných (do 10 rokov vrátane) lehôt uloženia;
je vypracovaný na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov s uvedením lehôt uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj štandardných a vzorových nomenklatúr prípadov;
sa vyhotovuje v predpísanej forme (príloha č. 25) na základe číselníkov prípadov štruktúrneho členenia (príloha č. 26).

Organizácie - zdroje akvizície štátnych (mestských) archívov raz za päť rokov koordinujú nomenklatúru prípadov s CEK (EK) organizácie a predkladajú ju na schválenie príslušnému EPC alebo štátnemu (mestskému) archívu, v súlade s právomocami, ktoré mu boli udelené. Organizácie, ktorých činnosť nevytvára dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, samy schvaľujú nomenklatúru prípadov.

Pravidlá určujú poradie školenia na prenos do archívu organizácie elektronických dokumentov. Predovšetkým je ustanovené, že sa zostavujú samostatné inventúrne súpisy pre úložné jednotky elektronických dokumentov trvalého uloženia, dočasných (nad 10 rokov) úložných lehôt vr. personálom. Formuláre súpisov elektronických kufríkov, ako sme už povedali, sú uvedené v prílohách č. 17, 18 nových Pravidiel.

Oddiel V. Organizácia používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie

Táto časť stanovuje pravidlá týkajúce sa organizácie používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie. Hlavné ustanovenia pravidiel v tejto časti sú nasledovné:

Pre tvoju informáciu

Nové Pravidlá určujú formy použitia archívnych dokumentov. Hlavné sú:

informačná podpora zamestnancov organizácie;

vybavovanie požiadaviek užívateľov vr. dopyty občanov sociálneho a právneho charakteru;

vydávanie listín a kufríkov na dočasné použitie, poskytovanie kópií archívnych dokumentov na požiadanie používateľov vr. vo forme elektronických dokumentov.

Osobitná pozornosť sa v nových pravidlách venuje organizácii práce s požiadavkami používateľov. Definované:

typy žiadostí (tematický a sociálno-právny charakter);
náležitosti písomnej žiadosti (jej formu, zloženie informácií, ktoré musí žiadosť obsahovať);
postup pri práci so žiadosťami (lehoty na registráciu, posúdenie, presmerovanie vedľajších žiadostí, príprava odpovedí na požiadavky používateľov vo forme archívneho odkazu, archívneho výpisu a archívnej kópie);
funkcie organizácie práce so žiadosťami prijatými cez internet.

Nové pravidlá definujú prípady, v ktorých môže archív odmietnuť vydať archívne dokumenty:

dostupnosť fondu použitia;
zlý fyzický stav dokumentov;
dokumenty neprešli vedeckým popisom a technickým návrhom (až do ukončenia týchto prác);
obmedzenia používania stanovené právnymi predpismi Ruskej federácie alebo pôvodcom fondu.

R oddiel IV. Odovzdanie dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu

Určuje postup pri odovzdávaní dokumentov organizácie na uloženie do štátneho (mestského) archívu. Táto časť stanovuje, že:

organizácie - zdroje akvizície štátnych (mestských) archívov po uplynutí dočasného uloženia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie v archíve, organizácie ich odovzdávajú na trvalé uloženie do príslušného štátneho (mestského) archívu v súlade s Pravidlami č. 19;
štátne a neštátne organizácie, ktoré nie sú zdrojmi získavania štátnych (mestských) archívov, môžu na základe zmlúv previesť dokumenty z Archívneho fondu Ruskej federácie, ktoré vznikli pri ich činnosti, do štátnych (mestských) archívov.

Nové pravidlá stanovujú postup prenosu dokumentov. Zdôrazňujú, že na trvalé uloženie sa dokumenty odovzdávajú usporiadaným spôsobom s príslušným vedeckým referenčným aparátom a odovzdanie dokumentov do štátneho (mestského) archívu je formalizované aktom o prevzatí a odovzdaní dokumentov na uloženie (príloha č. 30). ).

Oddiel VII. Prevod dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie

Určuje objednávku presun dokumentov pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie. V tomto oddiele sa stanovuje, že za prevod dokumentov likvidovanej organizácie je zodpovedná komisia vytvorená na prevod vecí a majetku.

V prípade likvidácie organizácií - zdrojov akvizície štátnych (mestských) archívov je v likvidačnej komisii zaradený zástupca štátneho (mestského) archívu.

Pri zmene vedúceho archívu organizácie (zodpovednej osoby za archív organizácie) sa prijímanie a odovzdávanie dokumentov z archívu, účtovníctva a. vedecký referenčný prístroj sa im vykonáva podľa zákona.

Zhrnutie

1. Nové pravidlá sú zložité predpisov, ktorá zahŕňa všetky hlavné procesy vykonávané archívom organizácie:

organizácia ukladania dokumentov,
archivácia dokumentov,
archivácia dokumentov
používanie archívnych dokumentov.

2. Keďže tieto Pravidlá sú normatívny dokument, je možné, že v procese jeho uplatňovania v praxi môže vzniknúť potreba metodického doplnku dokumentu (vypracovanie odporúčaní, resp. usmernenia podľa Pravidiel ako celku resp oddelené sekcie pravidlá).

3. Hlavným základným rozdielom medzi novými pravidlami a inými dokumentmi je, že tieto pravidlá sú normatívnym dokumentom. Základné pravidlá z roku 2002 majú poradný charakter, Základné pravidlá z roku 1985 boli regulačným a metodickým dokumentom. Z tohto dôvodu majú nové pravidlá oveľa menší rozsah: obsahujú len tie ustanovenia (pravidlá, požiadavky), ktoré sa musia aplikovať v celkom určite. Všetko ostatné – teda ako to urobiť – je na milosť a nemilosť archivárov.

4. Môžeme povedať, že požiadavky sa znížili. Znížil sa počet formulárov dokumentov, ktoré sú povinné. Predtým ich bolo viac ako 40: v Základných pravidlách č. 263 - 44 formulárov, v Základných pravidlách - 48, teraz v nových pravidlách - 30. To znamená, že archívy môžu v prípade potreby použiť vlastné formuláre. V praxi to tak bolo.

5. Nové Pravidlá sú zamerané predovšetkým na organizácie, ktoré sú zdrojmi akvizície štátnych a obecných archívov, čo však nie je v dokumente priamo uvedené, preto by bolo správnejšie povedať, že pravidlá sú určené organizáciám, ktoré majú svoje vlastný archív.

Schválené nariadením Hlavného archívu ZSSR z 5. septembra 1985 č. 263 (ďalej len Základné pravidlá z roku 1985). V skutočnosti stratili svoju silu zverejnením príkazu Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526, ktorým sa schválili nové pravidlá, o ktorých sa v článku uvažujeme.

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanová 15. február 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol účinnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá-2015».

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Pokiaľ nie sú nové pravidlá priateľskejšie elektronické dokumenty... O stave nových a starých pravidiel pre archiváciu hovoríme v tomto článku. Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015 si môžete stiahnuť aj tu.

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (schválené nariadením Hlavného archívu SSR z 5. septembra 1985 N 263). Bol to jediný normatívny (čiže povinný) dokument o archívnictve v Rusku do 21.09.2015.

V liste Federálneho archívneho úradu z 18. septembra 2015 N 2 / 2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú uplatňovaniu.“ Už ich nemôžete používať.

Druhým sú Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002). Toto je metodický (nepovinný, ale informatívny) dokument, ktorý nikto nezrušil, ale môžete a dokonca musíte použiť, pretože. v Pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa problémov súvisiacich s praktickými činnosťami pri uchovávaní dokumentov v organizáciách.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Základné pravidlá – metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade sa vytvorenie archívu v organizácii javí ako veľmi náročné. Hlavné pravidlá sú schválené len rozhodnutím Kolégia Rosarchive, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako v Pravidlách-2015.

Stiahnite si Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (PDF, 4,02 Mb).

Na čo sa teraz v teréne spoľahnúť regulácia a metodická podpora archívnictva?

po prvé, na aktuálny dokument kto nosí normatívny charakter: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 31.3.2015). č. 526), ktorý nadobudol účinnosť koncom septembra minulého roka. Ďalej v článku to nazveme Pravidlá-2015.

a po druhé, o aktuálnom dokumente, ktorý má metodický charakter: Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002, ďalej len Základné pravidlá). Mnohé praktické otázky, ktorých sa týkajú len pravidlá z roku 2015, sú tu podrobne popísané, napríklad postup tvorby nomenklatúry prípadov.

Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov (schválené nariadením Hlavného archívu SSR zo dňa 05.09.1985 č. 263), ktoré dlho vzhľadom na vek neboli celkom pracovným dokumentom, boli nakoniec zaslané do studne. -zaslúžený odpočinok a nepodliehajú uplatňovaniu na území Ruskej federácie od nadobudnutia účinnosti pravidiel -2015 (list Federálneho archívu z 18. septembra 2015 č. 2/2133-A).

Je potrebné uchovávať dokumenty?

Dokumenty sa musia uschovať. Napriek tomu, že Pravidlá-2015 hovoria, že „organizácie správne (zvýraznenie pridané) vytvárať archívy na účely uchovávania archívnych dokumentov vzniknutých pri ich činnosti...“, toto právo sa pri bližšom skúmaní stáva skutočnou povinnosťou.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom existujú zamestnanci, čo znamená kompletný súbor dokumentov o zamestnancoch pre každého z nich.

Po druhé, ak existuje organizácia, potom existuje aj jej daňové účtovníctvo, reprezentované aj papierovými alebo elektronickými dokumentmi.

Po tretie, musia sa uschovať aspoň všetky uvedené dokumenty termíny. Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uloženia (schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558) ;
Zoznam typických archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobné činnosti organizácie s uvedením lehôt uloženia (schválené nariadením Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182).

Určené na použitie vládnymi aj mimovládnymi organizáciami. Ukazuje sa teda, že každá, dokonca aj najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má súbor dokumentov na archiváciu. A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré spĺňajú nový regulačný dokument: Pravidlá-2015. Absencia štruktúrneho členenia pod názvami „archív“, „kancelária“ túto povinnosť nijako neovplyvňuje.

Ukladanie elektronických dokumentov

Inováciou, ktorej venovali pozornosť všetci odborníci na kancelársku prácu a archiváciu, je dlho očakávaný postup ukladania elektronických dokumentov uvedený v Pravidlách-2015. Myslia sa sekcie 2.30-2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách-2015 sa vykonáva pomerne náhle, bez nadpisov, ihneď po správe, že v archíve je zakázané byť v špinavých topánkach.

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

2.30. Povinné podmienky uchovávanie elektronických dokumentov sú:

prítomnosť najmenej dvoch kópií každej jednotky uchovávania elektronických dokumentov v archíve organizácie (hlavná a pracovná kópia musia byť umiestnené na rôznych fyzických zariadeniach);

dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzického a technického stavu;

zabezpečenie režimu uchovávania elektronických dokumentov s vylúčením straty, neoprávneného rozširovania, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou novinkou je definícia formátu archívneho uchovávania elektronických dokumentov podľa pravidiel z roku 2015:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 31. marca 2015 č. 526, nadobudol účinnosť 21. septembra 2015)

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na uloženie do archívu organizácie, ktorá je zdrojom akvizície štátnych a mestských archívov, sa realizuje vo formáte PDF/A.

PDF je nepochybne univerzálny formát. PDF/Archives (PDF/A) je variácia tohto formátu, špeciálne navrhnutá na dlhodobé archivovanie dokumentov a zakotvená v norme ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Správa dokumentov. Formát súboru elektronického dokumentu na dlhodobé uchovávanie. Ale ako všetko univerzálne, ani PDF nie je dokonalé. V tomto formáte sa dokumenty správy cítia skvele, ale organizácie nepoužívajú iba balík Microsoft Office. Takže napríklad výkresy vytvorené vo formáte .dwg sa pri prevode do .pdf zobrazujú nesprávne. Správanie elektroniky digitálny podpis pri prevode dokumentu do formátu .pdf.

Postup pri prenose elektronických súborov a dokumentov je popísaný v časti 4.34 Pravidiel. Z textu vyplýva nasledovné:

po prvé, elektronické dokumenty môžu byť prenesené do archívu a uložené ako na samostatných fyzických médiách, tak aj „prostredníctvom informačnej a telekomunikačnej siete“,
po druhé, inventár elektronických kufríkov a dokumentov sa zostavuje však v papierová forma(to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, inventár bude musieť byť doručený archivárovi osobne),
po tretie, „pri prijímaní do archívu sú elektronické súbory certifikované elektronický podpis vedúci organizácie alebo ním poverený úradník". Nič také sa nevyžaduje pre papierové dokumenty. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, Pravidlá z roku 2015 mlčia.

Napokon „pre rýchly prístup k elektronickým dokumentom na referenčné a vyhľadávacie účely sa v archíve vytvára fond na používanie elektronických dokumentov“ (odsek 2.33). Koncepcia fondu použitia nie je zverejnená.

Účtovanie dokladov

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

3.5. V archíve organizácie sa uchovávajú hlavné (povinné) a pomocné účtovné doklady. Skladba a formy hlavných účtovných dokladov sa určujú v súlade s týmito pravidlami. Zloženie a formy sprievodných účtovných dokladov určuje archív organizácie samostatne.

Hlavné pravidlá vysvetlili, prečo sa účtovníctvo archívnych dokumentov vykonáva a aká je sústava účtovných dokladov, pričom je jasne formulovaný jej účel. Tieto definície z pravidiel z roku 2015 zmizli. Pripomeňme si ich, aby sme pochopili, prečo sa budeme zaoberať účtovníctvom:

A hlavná zmena: zoznam účtovných dokladov archívu sa v roku 2015 zredukoval o viac ako polovicu, z 11 na 5 pozícií. iba:

kniha účtovníctva pre príjem a vyradenie prípadov, dokladov;
zoznam fondov;
fondový list;
inventarizácia prípadov, dokumentov;
popisný register.

Postup pri zostavovaní a vedení účtovných tlačív, aj keď striedmo, je popísaný v bodoch 3.7-3.11 Pravidiel z roku 2015.

Ostatné je na uvážení organizácie. Ak ide o zdroj akvizície štátneho (mestského) archívu, musí byť dodatočne vypracovaný pas organizácie (bod 3.12 Pravidiel-2015). Tu je odkaz na nariadenie štátne účtovníctvo dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie z roku 1997 a schválených formou archívneho pasu. Všimnite si, že Základné pravidlá navrhli formu, aj keď takmer identickú, ale predsa len „čerstvejšiu“ ako spomínané nariadenia. Prinajmenšom sa v ňom začalo účtovanie s dvetisícinou, a nie s deväťdesiatymi rokmi.

Skúmanie hodnoty dokumentov

Pravidlá-2015 nepriniesli nič zásadné nové do postupu vykonávania každoročného preskúmania hodnoty dokumentov. Pozornosť si zaslúži iba odsek 4.12:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

4.12. Organizácie, ktoré svojou činnosťou nevytvárajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, vytvárajú personálne súpisy prípadov a súpisy prípadov dočasného uloženia (nad 10 rokov) a zabezpečujú ich bezpečnosť.

V tomto ustanovení sa hovorí o tom, že bez ohľadu na prítomnosť v organizácii archívu a jeho príslušnosť k počtu zdrojov získavania štátnych (mestských) archívov je povinný nakladať s jeho dokumentmi aspoň v minimálnom rozsahu. Koniec koncov, možno len málokto bude schopný zostaviť zoznam prípadov dočasných (nad 10 rokov) období skladovania bez toho, aby najprv zostavil nomenklatúru prípadov.

Nomenklatúra prípadov

O nomenklatúre prípadov, ktorú pravidlá z roku 2015 nazývajú „hlavný účtovný doklad odzrkadľujúci zloženie a organizáciu dokumentárneho fondu organizácie“, hovoria veľmi striedmo a nedávajú mu ani žiadnu zrozumiteľnú definíciu. Z textu dokumentu vyplýva len to, že (s. 4.14-4.18):

„Nomenklatúra vecí stanovuje triedenie (zoskupovanie) vyhotovených dokumentov do prípadov (elektronických prípadov)“;
nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého formulára;
nomenklatúra záležitostí organizácie je zostavená na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych členení (formulár je priložený, podľa obsahu ho však nebude možné nájsť: obsahuje dve prílohy s názvom „ Nomenklatúra prípadov“; č. 26 odkazuje na štrukturálne členenia);
nomenklatúra záležitostí organizácie je vypracovaná na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov s uvedením lehôt uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj typických a vzorových nomenklatúr prípadov;
organizácie - zdroje akvizície štátnych (mestských) archívov to budú koordinovať s "príslušným EPC alebo štátnym (obecným) archívom, v súlade s ním udelenými právomocami";
organizácie, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátnych (mestských) archívov, si svoje názvoslovie spisov dohodnú samy.

Pravidlá na rok 2015 už neobsahujú žiadne praktické informácie o vývoji a udržiavaní nomenklatúry záležitostí organizácie. Jednoznačne treba povedať: bez Základných pravidiel to bežný úradník, najmä po prvý raz, nevypracuje.

Registrácia prípadov

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

4.19. Dokončené prípady kancelárskych prác s trvalými a dočasnými (nad 10 rokov) skladovacími obdobiami, vrátane pre personál, po skončení kalendárny rok, do ktorých boli zapísané, sa pripravujú na prevod do archívu organizácie a podliehajú evidencii a popisu.

V závislosti od podmienok skladovania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Plný dizajn prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) doby skladovania a personálu podliehajú.

Papierovanie zahŕňa:

zakladanie alebo viazanie dokumentov k prípadu (neformátované dokumenty sú uložené v uzavretých pevných zložkách alebo v škatuliach);

číslovanie listov puzdra;

vyhotovenie dôkazného materiálu vo veci (príloha č. 8);

vyhotovenie interného súpisu spisov (príloha č. 27);

návrh krytu puzdra (príloha č. 28).

Príprava elektronických spisov na presun do archívu organizácie zabezpečuje zostavenie súpisu elektronických spisov, dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo zahŕňa čiastočnú registráciu prípadov a ako to závisí od podmienok uchovávania dokumentov, sa neuvádza.

Ak sa skôr interný inventár zostavoval len „v nevyhnutné prípady“(Základné pravidlá, odsek 3.6.3.), potom bola táto fráza z pravidiel 2015 odstránená. Záhlavie súpisného formulára uvedeného v dodatku 27 neuvádza žiadne odkazy na obdobia skladovania.

Nemali by byť popísané všetky elektronické prípady, ale iba tie, ktoré majú dočasnú (nad 10 rokov) a trvalú dobu uloženia (inventárne formuláre sú v prílohách 17 a 18).

Vybavovanie žiadostí

V oblasti vybavovania žiadostí organizácií a občanov podávaných do archívu dochádza k inovácii: archívne potvrdenie, výpis a kópia podľa nových pravidiel možno „vydávať v r. elektronickej forme na elektronických médiách alebo zasielané prostredníctvom informačných a komunikačných sietí. Takéto osvedčenia, kópie a výpisy sú osvedčené „elektronickým podpisom vedúceho organizácie alebo iného oprávneného úradníka“.

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá 2015 tradične končia súborom aplikácií - formulárov dokumentov, ktoré sprevádzajú určité procesy ukladania dokumentov.

Vo všeobecnosti by sa malo povedať, že po prvé, v Pravidlách-2015 je menej formulárov ako v Základných pravidlách, po druhé, medzi nimi sú dve aplikácie s rovnakými názvami, čo je veľmi nepohodlné, a po tretie, sú umiestnené v poradí zmienok v texte (a nie podľa dôležitosti alebo logickej postupnosti, ako je to v Základných pravidlách). Niektoré aplikácie zmenili názvy, niektoré mierne zmenili podobu. Všeobecné odporúčanie bude nasledovná: ak je potrebné vyhotoviť akýkoľvek dokument o archívnictve, archivár by si mal najskôr vyhľadať jeho formu v Pravidlách-2015 a až v prípade, že v nich požadovaný formulár nenájde, pozrieť sa na Základné pravidlá .

Nižšie sú uvedené 3 zoznamy. Prvým (vo forme tabuľky) sú prílohy z Pravidiel z roku 2015 a príslušné formuláre zo Základných pravidiel. Druhou sú novinky vo formulároch predstavené v roku 2015. Tretím sú formuláre zo Základných pravidiel, ktoré neboli zahrnuté do Pravidiel-2015, ale ani zrušené (ako sa hovorí, použite to pre svoje zdravie).

tabuľky

Zbaliť reláciu

Znovu sa objavilo a schválilo Pravidlá-2015:

Inventár elektronických súborov, dokumentov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uloženia;
Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania;
Akt prijatia a prenosu archívnych dokumentov na uloženie (z organizácie do organizácie. - Poznámka. vyd.)
Popis prípadov;
Inventarizácia elektronických spisov, dokumentov s prílohou k inventarizácii elektronických spisov, dokumentov.

Posledné dve tlačivá sú určené na nahradenie dodacích listov a predstavujú vlastne úkony prevzatia a odovzdania dokumentov na uloženie do archívu organizácie.

Súpis prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu štrukturálnej jednotky organizácie (príloha 12 základných pravidiel);
Záverečný záznam a certifikačný zápis (príloha 13);
Titulný list súpisu listín na trvalé uloženie (príloha 14);
Príkaz (požiadavka) na vydanie dokladov (príloha 17);
Kniha vydávania dokladov (príloha 19);
Inventár obzvlášť cenných prípadov (príloha 23);
Kniha účtovníctva o príjme a nakladaní s poistným fondom a fondom použitia (príloha 27);
Súpis poistného fondu (príloha 28);
Pas archívu organizácie, ktorá uchováva manažérska dokumentácia(Príloha 29);
Pas organizácie uchovávajúcej dokumenty sektorového fondu (príloha 30);
Evidenčný lístok jednotky účtovníctva elektronických dokladov (ED) (príloha 31);
Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
Vestník príjmu a likvidácie elektronických dokumentov (príloha 33);
Vestník registrácie migrácií a prepisovania elektronických dokumentov (príloha 34);
Zákon o dokumentoch osobného pôvodu (príloha 38);
Zákon o vytvorení spoločného archívneho fondu (príloha 39);
Evidenčný vestník vydaných kópií, výpisov, odkazov, tematických materiálov (príloha 44);
Vestník evidencie návštev používateľov čitárne (príloha 45);
Ročný plán práce archívu (príloha 46);
Karta účtu pre prácu s organizáciou (príloha 47);
Úkon prevzatia a odovzdania pri zmene vedúceho archívu (príloha 48).

Je zrejmé, že Pravidlá-2015 sú určené pre pripraveného čitateľa. V mnohých prípadoch sa však, žiaľ, do kancelárskej práce a archivácie v organizácii zapájajú buď sekretárky, alebo (ak je to potrebné) zamestnanci rôznych oddelení: účtovníci, personalisti, ochrana práce, právnici atď. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké pochopiť, čo sa od nich v oblasti ukladania dokumentov vyžaduje.

Pravidlá-2015 poskytujú absolútne minimum opatrení na zabezpečenie uchovávania dokumentov v organizácii. Informácie, ako toto minimum zaviesť do praxe, si budú musieť čitatelia pravidiel hľadať sami v metodických zdrojoch. Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií, napriek ich voliteľnému štatútu, budú teda s príchodom pravidiel-2015 v úradoch žiadané. ruské organizácie ešte silnejší ako predtým.

Dňa 21.9.2015 nadobudol právoplatnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 31.3.2015 č.526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „Pravidlá-2015“.

Stojí za zmienku, že zverejnením Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Pokiaľ nie sú nové pravidlá prívetivejšie k elektronickým dokumentom... O stave nových a starých pravidiel pre archiváciu hovoríme v tomto článku. Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015 si môžete stiahnuť aj tu.

Pred a po

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Pravidlá-2015 je regulačný dokument. Je povinný pre všetky organizácie bez ohľadu na rozsah ich činnosti a formu vlastníctva. Schvaľuje sa nariadením ministerstva kultúry.

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá pre prácu archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanová 15. február 2016 13:58

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím platnosti príkazu: organizácie pracovali podľa dvoch dokumentov.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie: