Sergey Bushmelev, IT analytikDIRECTUM
Požiadavky na systém elektronická správa dokumentov federálne orgány orgány (SED FOIV) boli schválené nariadením Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie č. iné veci, potreba spracovania cez tieto systémy servisné informácie obmedzená distribúcia. Stojí za zmienku, že komunita SED na tieto požiadavky reagovala veľmi nejednoznačne. Došlo tiež k nedorozumeniu, ale došlo aj k pomerne hlbokému a nestrannému rozboru tohto dokumentu. Teraz, keď emócie opadli, stojí za to znova sa na dokument dôkladne pozrieť a pokúsiť sa pochopiť, aký význam autori vkladajú do suchých riadkov oficiálneho dokumentu.
Než sa dostaneme k samotným požiadavkám, je veľmi dôležité pochopiť, čo je predmetom týchto požiadaviek. Odpoveď bude priama a jednoduchá – elektronický systém správy dokumentov. Väčšina autorov, ktorí sa odhlásili o týchto požiadavkách, zjavne mysleli EDMS FOIV krabicový produkt alebo obehové riešenie ponúkané predajcom EDMS, v budúcnosti to budeme nazývať produkt EDMS. To bola ale podľa mňa ich hlavná chyba, ktorá im bránila pozerať sa na požiadavky zo správneho uhla.
Čiastočnú vinu za takéto nedostatočne správne vnímanie požiadaviek majú aj samotní autori dokumentu, ktorí zanedbali zaužívanú prax umiestňovať na začiatok dokumentu alebo uvádzať slovník použitých pojmov ako jeho prílohu. A z nejakého dôvodu odpoveď na otázku, čo je EDMS, umiestnili na začiatok druhej časti, do odseku 4: „EDMS federálneho výkonného orgánu je informačný systém určený na správu všetkých dokumentov federálneho výkonného orgánu. , vrátane návrhov dokumentov (okrem dokumentov obsahujúcich informácie, ktoré štátne tajomstvo)". Definíciu informačného systému nájdete v federálny zákon N 149-FZ z 27. júla 2006 „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ v článku 2 ods. 3: „Informačný systém je kombinácia informácií obsiahnutých v databázach a informačných technológií a technických prostriedkov, ktoré zabezpečujú ich spracovanie. “ To znamená, že nejde len o distribučnú súpravu pre systém elektronickej správy dokumentov, ale o súbor hardvéru (serverová časť, sieťová infraštruktúra, osobné počítačové zariadenia) a softvéru (systém, infraštruktúra, aplikácia softvér+ nastavenia softvéru), ako aj informácie obsiahnuté v systéme. Podľa môjho názoru možno ešte úplnejšiu definíciu informačného systému nájsť v dokumentoch s usmerneniami o bezpečnosti. Napríklad RD "Bezpečnosť informačných technológií. Kritériá hodnotenia bezpečnosti informačných technológií", schválený Štátnym technickým výborom Ruska 19. júna 2002, uvádza nasledujúcu definíciu: "Systém je špecifická implementácia IT so špecifickým účelom a prevádzkové podmienky.“ Táto definícia to zdôrazňuje informačné technológie včlenené do tohto systému špecifickým, individuálnym spôsobom, na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Prevádzkové podmienky sú tiež jedinečné: priestory, organizácia prístupu na územie organizácie, organizácia prevádzky systému (normy, predpisy). Za prevádzkové podmienky podľa mňa môže personál. Výkon akéhokoľvek informačného systému bude v konečnom dôsledku závisieť od jeho kvalifikácie a usilovnosti.
Takže keď sme to určili informačný systém = miestnosť + všetok hardvér + všetok softvér + všetky nastavenia softvéru + personál + predpisy, môžete pokojne prejsť k požiadavkám. Pre každú identifikovanú skupinu požiadaviek sa pokúsime určiť, ktoré komponenty informačného systému môžu byť „zodpovedné“ za splnenie týchto požiadaviek.
Opäť by som chcel autorom dokumentu vyčítať chýbajúcu podrobnú štruktúru požiadaviek. Napriek tomu, že podľa odborníkov boli niektoré nápady získané z MoReq2, požiadavky v dokumente sú v skutočnosti spojené. Prítomnosť troch veľkých sekcií nepomáha, pretože napríklad v druhej sekcii sa zhromažďuje široká škála požiadaviek a požiadavky na bezpečnosť sú rozptýlené vo všetkých troch sekciách.
Ako je uvedené v odseku 2, požiadavky schválené nariadením Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií sa vzťahujú na implementovaný EDMS a na už implementované systémy pri ich vyhodnocovaní. Dokument neobsahuje informácie o samotnom postupe hodnotenia, čo je celkom logické. Očakávam, že príslušný orgán vydá samostatný dokument, ktorý bude obsahovať postup vykonávania hodnotenia, zloženie zodpovedných inšpektorov na mieste, čo robiť v prípade nesúladu, postup a zdroje financií na uvedenie informačných systémov do prevádzky. v súlade s požiadavkami, ako aj časový rámec, v ktorom by sa toto hodnotenie malo vypracovať.
Nebudem podrobne analyzovať každú položku požiadaviek, ale namiesto toho sa ich pokúsim zoskupiť pomocou vlastnej logiky. Čo z toho vyšlo, posúďte sami.
Nefunkčné požiadavky
Za novinku možno podľa mňa považovať aj to, že dokument začína nefunkčnými náležitosťami. V MoReq2 sú klasifikované ako nepovinné, umiestnili sa takmer na koniec dokumentu, no domáci zákonodarcovia sa riadia inou logikou.
Úplne prvým sú požiadavky na škálovateľnosť a výkon EDMS. Prístup k EDMS federálneho výkonného orgánu by sa teda mal uskutočniť do 3 sekúnd, prístup na kartu dokumentu - do 5 sekúnd. Po prejdení dostupných možností som dospel k záveru, že 3 sekundy je čas odozvy systému na akcie používateľa a 5 sekúnd je čas, počas ktorého by sa mala karta dokladu otvoriť. Domnievam sa, že v súvislosti s obmedzeným rozpočtom vládnych agentúr a nedostatkom personálu budú mať zodpovední zamestnanci orgánu podieľajúceho sa na výbere EDMS túžbu hodiť loptu na stranu výrobcu EDMS, pričom by správnejšie je podľa mňa hodnotiť možnosti hardvéru (serverovej aj klientskej časti), architektúru EDMS, možnosti aplikačného softvéru, kvalifikáciu implementátorov a systémových administrátorov.
Polhodina je pridelená na odstránenie prestojov systému. Opäť požiadavka na infraštruktúru, predpisy a technický personál úradu. Ak zoberieme do úvahy objem dokumentov uložených v systéme (o tom bude reč neskôr), ťažko možno očakávať, že sa záloha databázy v takom čase zdvihne. Zostáva len jedna vec: organizácia systému odolného voči chybám s horúcou redundanciou zariadení s duplikáciou databáz. Pochybujem, že na to bude mať financie samostatný štátny orgán. Čo zostáva, je použitie cloudového systému hosťovaného, povedzme, v dátovom centre Rostelecom. Zaujímalo by ma, či boli skontrolované požiadavky na protikorupčnú zložku?
Rovnaké množstvo, teda tridsať minút, je vyčlenených na obnovenie dokumentu zo záložnej kópie. Dôvodov na obnovenie dokumentu môže byť veľa: od chyby používateľa až po zlyhanie fyzického média, na ktorom sa databáza nachádza. Každá z hrozieb bude mať svoje riešenie, preto by bolo fér povedať, že ide o požiadavku ako na architektúru EDMS, tak aj na organizáciu systému v organizácii, vrátane zálohovania a obnovy informácií v prípade porúch a iných problémy.
Za povšimnutie vidím požiadavku na objem systémovej databázy – musí „zabezpečiť uchovávanie všetkých elektronických dokumentov spracovávaných vo federálnom výkonnom orgáne po dobu minimálne 5 rokov“. S ľahkým srdcom túto požiadavku pripisujeme „špecifickej implementácii informačnej technológie, teda architektúre EDMS, jej schopnosti spracovať také množstvo dokumentov a takého objemu dát a závislosti EDMS na musí sa brať do úvahy softvér infraštruktúry. Napríklad, ak sa na zostavenie EDMS používa špecifický DBMS, stojí za to vyhodnotiť, či je DBMS schopný škálovania na takýto objem. A napokon, požadované množstvo miesta na disku musí poskytnúť samotná autorita alebo ňou poverený operátor.
Funkčné požiadavky
Takmer celá druhá časť dokumentu je venovaná funkčným požiadavkám. Po určení EDMS federálneho výkonného orgánu vzniká požiadavka na integrovateľnosť EDMS so systémom medzirezortného riadenia elektronických dokumentov. Toto je požiadavka pre konkrétnu inštanciu EDMS, pretože z hľadiska integrácie nezáleží na tom, či má EDMS potrebnú funkcionalitu alebo sa použije špecializované integračné riešenie. Samozrejme, čím jednoduchšie je integrovať produkt EDMS do MEDO, tým viac bodov môže tento predajca získať vo výberovej súťaži EDMS, ktorú organizuje štátna agentúra.
Elektronický systém správy dokumentov federálneho orgánu štátnej moci by mala podporovať správu dokumentov počas ich životného cyklu. Samotný dokument takýto koncept neobsahuje, navyše samotné požiadavky nie sú lokalizované podľa štádií životného cyklu, čo trochu komplikuje ich analýzu. Skúsme ich však takto zoskupiť.
Zachytávanie (vytváranie) dokumentov
EDMS FOIV by mal podporovať nasledujúce spôsoby získania dokumentu:
● import elektronického dokumentu prijatého cez kanál MEDO;
● import elektronického dokumentu prijatého cez kanál SMEV;
● import elektronického dokumentu prijatého e-mailom;
● skenovanie papierového dokumentu a uloženie jeho obrazu do systému;
● uloženie informácií o papierovom dokumente v systéme bez uloženia jeho obrazu v systéme (podľa bezpečnostných požiadaviek);
● vytvorenie dokumentu priamo vo federálnom výkonnom orgáne EDMS.
Samostatne sa autori dokumentu zastavili pri vstupe viaczložkových dokumentov. Takže, "EDMS FOIV by mala poskytovať schopnosť spravovať tento elektronický dokument ako celok, udržiavať vzťah medzi komponentmi a udržiavať štrukturálnu integritu elektronického dokumentu." EDMS musí podporovať aj možnosť vložiť dokument do systému aj bez aplikácie, v ktorej bol tento dokument vytvorený.
Stanovujú sa aj hlavné požiadavky na zber a spracovanie metadát dokumentov uložených v EDMS federálnych výkonných orgánov. Takže EDMS by mal podporovať:
● Automatická extrakcia metadát pre dokumenty prijaté z MEDO, SMEV a iných informačných systémov. Zloženie importovaných polí a typy dokumentov určuje správca EDMS federálneho výkonného orgánu.
● Zachovanie asociácie metadát s dokumentom o celom životnom cykle.
● Zobrazenie metadát na obrazovke.
● Vyzvite používateľa, aby zadal hodnoty metadát, ktoré neboli vyplnené automaticky.
● Informovanie používateľa o prázdnych metadátach.
Za implementáciu týchto požiadaviek je zodpovedný tak samotný produkt EDMS, najmä z hľadiska spracovania metadát, ako aj prostriedky, postupy a personál, ktorý zabezpečuje integráciu EDMS s e-mailom, MEDO, SMEV a inými informačnými systémami.
Koordinácia dokumentov
Stupeň schvaľovania dokumentu v požiadavkách výslovne upravuje len jeden odsek. Komponent pracovného toku EDMS musí spĺňať tieto požiadavky:
● Prinesenie podkladov účastníkom schvaľovacieho procesu
● Kontrola vykonávania pokynov.
Ak je dokument koordinovaný v rámci hraníc jednej inštancie systému, tieto požiadavky možno pripísať iba produktu EDMS. V prípade koordinácie end-to-end, keď sa na procese zúčastňujú používatelia rôznych inštancií systému alebo dokonca niekoľkých heterogénnych systémov, bude potrebná služba na organizovanie interakcie medzi systémami.
Ďalšou požiadavkou, ktorú nemožno pripísať len fáze schvaľovania, je potreba zobrazovať súbory určitých formátov. Povinné formáty sú pdf, rtf, doc, tiff, ale autorom požiadaviek nevadí, ak je systém schopný zobraziť aj iné formáty. Súdiac podľa zvolených formátov, požiadavky zjavne nepripravili zarytí zástancovia slobodného softvéru. Naozaj neviem, ako sa dá vysvetliť zahrnutie aj keď populárnych, ale proprietárnych formátov do zoznamu - akceptovanie reality alebo stále skorumpovaný záujem. Tieto požiadavky sú implementované aplikačnými editormi, ktoré sú súčasťou informačného systému EDMS FOIV.
Samostatne stojí za to zastaviť sa pri požiadavkách na podporu elektronických podpisov. Infraštruktúra elektronického podpisu pozostáva z množstva komponentov. Aj keď berieme do úvahy len technickú stránku, ide o nástroje na ochranu kryptografických informácií (CIPF), vrátane hardvéru, kryptografických poskytovateľov, protokolov. Nakoniec samotný produkt EDMS na aplikačnej a systémovej úrovni musí podporovať ochranu kryptografických informácií vrátane tých, ktoré sú certifikované regulátorom. Asi ste už uhádli, že vás opäť privádzam k rovnakej myšlienke – to sú požiadavky na konkrétny informačný systém, ktorý obsahuje všetky potrebné dokumenty.
Ukladanie dokumentov
Požiadavky predpokladajú, že štátny orgán vypracuje klasifikačnú schému pozostávajúcu z oddielov a pododdielov zodpovedajúcich oddielom a pododdielom nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu. Pre každý oddiel a pododdiel klasifikačnej schémy sa musí stanoviť aspoň jedno obdobie uchovávania. Malo by byť možné odstrániť/zakázať zničenie časti klasifikačnej schémy.
Vo všeobecnosti sú doby uchovávania dokumentov v požiadavkách samostatnými predmetmi. Môžu byť vytvorené, priradené k určitému oddielu klasifikačnej schémy, zmenené, zničené. Mali by sa zabezpečiť doby skladovania najmenej sto rokov. Celá história manipulácií s dobami uchovávania by sa mala automaticky uložiť. Existujú jasné paralely s MoReq2.
Na konci obdobia uchovávania dokumentu by malo byť zaslané upozornenie správcovi systému. ERMS musí poskytnúť nasledujúci minimálny súbor činností:
● uložiť dokument natrvalo;
● vykonať kontrolu hodnoty dokumentu;
● zničiť dokument;
● odoslať dokument na iné úložisko;
● vyberte dokument na zničenie.
Táto skupina požiadaviek by sa tiež nemala pripisovať iba produktu EDMS. Súlad ešte viac závisí od existencie predpisov a normatívne dokumenty, ktorá upravuje doby uchovávania, existencia stratégie uchovávania – pri dokumentoch s dlhými dobami uchovávania môže byť potrebné konvertovať zo zastaraných formátov na moderné a migrovať na nové médiá. A napokon, všetko úsilie bude márne, ak sa personál nebude správať v súlade so stanovenými predpismi.
Bezpečnostné požiadavky
Napriek tomu, že tieto požiadavky možno klasifikovať ako funkčné, zdôraznil som ich v osobitnej časti. Ako som už spomenul, tieto požiadavky sú roztrúsené po častiach. Požiadavky zahŕňajú:
● ochrana pred neoprávneným prístupom v prípadoch, keď EDMS federálneho výkonného orgánu zabezpečuje spracovanie servisných informácií obmedzenej distribúcie – nie nižšej ako trieda 1G;
● možnosť opraviť dokument zákazom vykonávania jeho zmien;
● zabezpečenie pravosti dokumentu;
● zabezpečenie integrity dokumentu;
● fixácia všetkých operácií s dokumentom, nemožnosť zmeniť alebo vymazať tieto informácie;
● organizácia kontroly prístupu k dokumentom;
● centralizovaná kontrola prístupových práv a správa používateľov;
Medzi bezpečnostné požiadavky patria aj požiadavky na dostupnosť automatizovaných postupov na zálohovanie a obnovu informácií.
Predchádzajúca skúsenosť mi hovorí, že môže nastať situácia, ako je to v prípade osobných údajov. Pre správnu implementáciu bezpečnostných požiadaviek je potrebné:
● dostupnosť bezpečnostnej politiky, pochopenie bezpečnostných hrozieb a vypracovaná stratégia na ich minimalizáciu;
● výber nástrojov bezpečnostnej ochrany adekvátnych hrozbám;
● organizácia ochranných opatrení a každodenných činností na udržanie požadovanej úrovne bezpečnosti.
Prevádzkovatelia osobných údajov, ktorí nemajú kompetencie, prostriedky alebo chuť implementovať vyššie uvedené požiadavky, mali úplne pochopiteľnú túžbu presunúť to všetko na plecia predajcu EDMS. Mystický certifikát mal nahradiť celý systém udalostí.
Samozrejme, niektoré z týchto požiadaviek musia byť implementované v EDMS, ale množstvo požiadaviek nie je vždy možné a efektívne implementovať len na aplikačnej úrovni.
Namiesto životopisu
Pochopenie toho, čo je predmetom požiadaviek, zahrnutie všetkých komponentov informačného systému, od ktorých závisí plnenie požiadaviek, umožní organizovať ich kompetentnú implementáciu. A keď je jasné, čo robiť, môžete si už vybrať možnosti, optimalizovať vynaložené úsilie a vynaložené zdroje.
(4,58 – hodnotilo 3 ľudí)
Alexey Mikryukov, analytik spoločnosti DIRECTUM. 14. júna 2018 na oficiálnej stránke Federálneho archívneho úradu (Rosarchiv) v sekcii „Dokumentové projekty“ bol uverejnený „Návrh štandardných funkčných požiadaviek na systémy elektronickej správy dokumentov a úložné systémy elektronické dokumenty v archívoch vládne agentúry» s objemom 37 strán.
Priemysel na tento dokument dlho čakal. A ako je uvedené v projekte, požiadavky sú vyvinuté tak, aby tvorili jednotu regulačný rámec pre systémy elektronickej správy dokumentov (EDMS) a systémy na ukladanie elektronických dokumentov (EDMS), ako aj pre hodnotenie už používaných EDMS a EDMS. Dokument jasne rozlišuje medzi ERMS a ERMS, a to je dôležitý bod.
Pridelenie pojmu SHED je jedným zo zásadných rozdielov medzi novými požiadavkami. Jasný dôraz je kladený na štádium archivácie v životnom cykle dokumentu. Predtým išlo najmä o EDMS a problematika uchovávania elektronických dokumentov (ED) zostala v zákulisí. V súlade s tým boli dokumenty dlhodobého uchovávania predtým alebo pôvodne vytvorené v papierová forma alebo vytlačte pred uložením.
Dokument zohľadňuje iba funkčné požiadavky, na rozdiel od predchádzajúcich regulačných dokumentov ( Požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov federálnych orgánov (EDMS FOIV), schválenéVyhláška Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie č. 221 z 9.2.2011 ; pozri tiežanalýza požiadaviek ) . Systémové a technické požiadavky, požiadavky na informačná bezpečnosť, spoľahlivosť, ako aj požiadavky na rozhranie automatizovaných pracovných staníc pre používateľov EDMS a EDMS. Požiadavky sa nevzťahujú na prácu s dokumentmi obsahujúcimi informácie predstavujúce štátne tajomstvo.
Pri analýze dokumentu je najzaujímavejšie zvážiť požiadavky, ktoré s tým súvisia organizácia ukladania dokumentov. Požiadavky na vytváranie alebo zadávanie, registráciu, vykonávanie a kontrolu pri práci s dokumentmi nie sú také zaujímavé, pretože to sú hlavné úlohy EDMS. Prakticky nezostali žiadne veľké organizácie, ktoré by tieto úlohy neautomatizovali pomocou EDMS. Požiadavky na EDMS sú preto zaujímavé len pre hodnotenie existujúcich a používaných systémov v čase aktualizácie alebo zmeny a toto je téma na samostatný materiál.
Všeobecné funkčné požiadavky
Začnime „Všeobecnými funkčnými požiadavkami na správu dokumentov v EDMS a EDMS“.
Táto časť podľa môjho názoru odráža dva dôležité body:
najprv« 2.3. EDMS a EDMS musia spĺňať požiadavky pre pravosť, platnosť, integrita a vhodnosť na použitie elektronické dokumenty zahrnuté v týchto systémoch».
Aby sa zabezpečil súlad s týmito požiadavkami počas uchovávania dokumentov, je potrebné, aby pri prenose dokumentov na uloženie v SSEC boli autentické, spoľahlivé, úplné a použiteľné. Pred odovzdaním dokumentu do EDMS teda „zodpovednosť“ za splnenie týchto požiadaviek nesie operačný systém (EDMS alebo iný informačný systém).
Po druhé„2.4. Metadáta dokumentov by sa mali vytvárať a uchovávať v EDMS a EDMS:
- vytvorené, keď je dokument zahrnutý do systému (EDMS alebo EDMS);
- vzniká po zaradení dokumentu do EDMS alebo EDMS ako súčasť jeho životného cyklu v systéme;
- používa sa pri interakcii EDMS a EDMS s inými informačnými systémami (vrátane MEDO, SMEV atď.)
- súvisiace s prevodom na následné uloženie (z EDMS- do KÚĽA, od KÚDLA- v štátnom archíve).
Metadáta o dokumentoch zahrnutých v ERMS alebo ERMS musia byť spojené s dokumentom, na ktorý sa vzťahujú.
To znamená, že metaúdaje spojené s dokumentom sa tvoria počas celého životného cyklu dokumentu, a to aj počas celého obdobia jeho uchovávania. Zároveň neexistujú žiadne explicitné požiadavky na formát alebo spôsob uchovávania metadát.
Práca s archívnymi dokumentmi
Príprava na odovzdanie dokladov na uloženie v KÚLNE (bod 3.8 a 3.9).
„Funkcie SED zahŕňajú:
- Tvorba a udržiavanie nomenklatúry prípadov
- Prideľovanie dokumentov k prípadom
- Vytváranie súpisov prípadov, dokumentov štrukturálne členenia
- Skúmanie hodnoty dokumentov vrátane výberu elektronických súborov, dokumentov určených na presun do KÚLNE a pridelenie na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú úschove.
S dokumentmi uloženými v SED je všetko jasné. Ale organizácie majú iné Informačné systémy, ktorý dokáže ukladať doklady, napríklad ERP. Tieto systémy možno „nevedia“ vôbec nič o nomenklatúre prípadov a normách kancelárskej práce. Podľa toho by sa mali rozvíjať dodatočné pravidlá, podľa ktorej budú doklady odovzdané na uloženie do KÚLNE.
Dokument nehovorí nič o tom, ako nahrať dokumenty z iných systémov, rovnakého ERP. Preto, ak chce organizácia ukladať dokumenty z ERP, bude potrebné vymyslieť niekoľko pravidiel, podľa ktorých:
1) tieto dokumenty budú stiahnuté z ERP - to je skutočná úloha ERP;
2) tieto dokumenty budú umiestnené v KÚLNE - to je úlohou KÚLNE a máme na to nástroje.
Prijímanie dokumentov v SHED (odsek 4.3)
"SHED by mala poskytnúť:
- Prijímanie elektronických spisov, dokumentov a súpisov konštrukčných celkov s kontrolou úplnosti
- Skontrolujte elektronické podpisy Dokumenty
- Kontrola reprodukovateľnosti elektronických dokumentov
- Vytváranie správ s odpoveďou o potvrdení alebo odmietnutí prijatia dokumentov.
Požiadavky na reprodukovateľnosť sú uvedené, ale nie je jasné, ako to implementovať.
Dokument má výslovný údaj o formáte ED kontajnerov, čo je „ zip archív obsahujúci obsah a metadáta elektronického dokumentu, súbory elektronického podpisu a vykreslenú kópiu textového elektronického dokumentu vo formáte PDF/A».
Účtovanie a klasifikácia dokladov v ASHED (odsek 4.4)
Požiadavky na účtovanie elektronických dokladov v ESS sa prakticky nelíšia od požiadaviek na účtovanie papierových dokladov. Požiadavky na skladbu metadát ED zároveň zohľadňujú len špecifiká dokumentov typických pre orgány štátnej správy (listy, objednávky a pod.). o komerčné organizácie rozmanitosť dokumentov je oveľa väčšia: ponuka, projektová charta, technická úloha, protokol obstarávacej komisie a pod. V tomto zmysle sú požiadavky len ťažko aplikovateľné na iné typy dokumentov.
Ukladanie elektronických súborov, dokumentov v SHED (odsek 4.5)
Tento blok vyzerá ako jedna z najviac nevyvinutých požiadaviek v projekte. Stanovuje požiadavky na poskytovanie schopností EDMS:
● zálohovanie elektronických dokumentov;
● kontrola prítomnosti a stavu ED pomocou špeciálne programy kontrola technického stavu elektronických dokumentov a stanovenie výsledkov kontrol v príslušných zákonoch;
● konverzia a/alebo migrácia elektronických dokumentov do nových formátov;
Ale zároveň sa nehovorí nič o zabezpečení právneho významu ED pri dlhodobom skladovaní. Tieto požiadavky sú diskutované vyššie v článku o ECM-Journal.
Používanie elektronických súborov zahrnutých v ACS (odseky 4.2 a 4.6).
Použitie ED zahŕňa:
- Poskytovanie trvalých a dočasných prístupových práv k dokumentom
- Vytvorenie fondu na používanie elektronických súborov a organizácia elektronickej čitárne na jeho základe
- Vyhľadávanie podľa viacerých kritérií
- Vytváranie archívnych kópií, potvrdení výpisov
- Účtovanie používania elektronických súborov.
Tu zostávajú otázky, predovšetkým o poskytovaní elektronických dokumentov na žiadosť rôznych organizácií, od r jednotné požiadavky v súčasnosti neexistuje žiadne zabezpečenie pre ED vonku a prax nebola vytvorená.
Skúmanie hodnoty a pridelenie na zničenie elektronických súborov, dokumentov s uplynutými lehotami uloženia (odseky 4.7 a 4.8).
Požiadavky uvedené v projekte sa tiež prakticky nelíšia od požiadaviek pri práci s papierové dokumenty. Rozdiel je len vo vlastnostiach zničenia elektronických dokumentov (napríklad vymazanie záložných kópií a zaručené zničenie).
Požiadavky na prenos elektronických dokumentov na uloženie v štáte. archív sú popísané formálne. Dôvod s najväčšou pravdepodobnosťou súvisí s nedostatkom zavedených postupov.
Všeobecné závery
Po analýze návrhu požiadaviek vzniká pocit, že to, čo je v ňom uvedené, „dobieha“ súčasný stav, posilňuje existujúci vývoj, ale neodpovedá v plnej miere na existujúce otázky, ba čo viac sa nesnaží predvídať a poskytnúť odpovede na otázky blízkej budúcnosti.
Z dokumentu vyplýva, že existuje veľa špecifických požiadaviek na systém dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov. Niektoré z nich sú dosť tvrdé a špecifické. Podniky majú veľa systémov, ktoré generujú dokumenty, ktoré sú predmetom dlhodobého skladovania alebo implikujú dlhodobé skladovanie: ERP, HR, ECM. CRM a ďalšie. Dá sa teda usúdiť, že najvhodnejšie prideliť samostatný systém dlhodobého skladovania integrované so zdrojovými systémami. Implementácia požiadaviek vo všetkých vyššie uvedených systémoch je dlhá a nákladná.
Na druhej strane požiadavky už majú technologický základ, ktorý umožňuje implementáciu takýchto systémov. Dokumentové systémy dostupné na trhu môžu a mali by sa kontrolovať z hľadiska súladu s požiadavkami formulovanými v regulačnom rámci.
Implementácia požiadaviek
Jedným z príkladov systému, ktorý ukazuje pripravenosť a plne spĺňa tieto požiadavky, je riešenie Long-Term Archive od spoločnosti DIRECTUM.
„Dlhodobý archív“ je komplexný systém na správu papierových a elektronických archívov organizácie. Riešenie bolo vyvinuté v súlade s pravidlami ruskej archívnej práce. Umožňuje vám centrálne ukladať dokumenty akéhokoľvek druhu po dobu stanovenú právnymi predpismi Ruskej federácie, zaručujúc právny účinok dokumentov počas celej doby uloženia.
Riešenie dokáže spolupracovať s akýmikoľvek ECM systémami, nielen s riešeniami DIRECTUM, integruje sa s ERP a inými systémami pomocou hotových mechanizmov.
Okrem toho riešenie nielen teraz uzatvára úlohy vytvorenia elektronického archívu, ale funguje aj do budúcnosti. Riešenie zahŕňa schopnosť pracovať s nástrojmi na automatické spracovanie dokumentov na báze umelej inteligencie na klasifikáciu a skúmanie hodnoty dokumentov. Navyše na zabezpečenie právneho významu využíva vlastnú unikátnu technológiu, ktorá sa v budúcnosti môže preniesť aj do blockchainových technológií.
Škálovateľnosť. Systém správy dokumentov musí podporovať výrazne sa meniaci počet používateľov, jeho schopnosť zvyšovať svoju kapacitu by mala byť určená iba kapacitou zodpovedajúceho hardvér.
distribúcia. Hlavné problémy pri práci s dokumentmi vznikajú v geograficky distribuovaných organizáciách, takže architektúra systémov správy dokumentov musí podporovať interakciu distribuovaných lokalít. Okrem toho je možné distribuované miesta kombinovať s najrozmanitejšími komunikačnými kanálmi z hľadiska rýchlosti a kvality, napríklad kancelária funguje na prenajatej linke, prímestský sklad - na vidieckej telefónnej linke.
Modularita. Je možné, že zákazník nemusí okamžite implementovať všetky komponenty workflow systému a niekedy je rozsah úloh riešených zákazníkom menší ako celý rozsah úloh workflow. Potom je zrejmé, že systém workflow by mal pozostávať zo samostatných modulov integrovaných medzi sebou.
otvorenosť. Všetky EDMS sú postavené na modulárnom základe a ich API sú otvorené. To vám umožňuje pridávať nové funkcie do EDMS alebo vylepšovať existujúce. V súčasnosti sa vývoj aplikácií integrovaných s EDMS stal samostatný pohľad podnikania.
Vysoký stupeň integrácia s aplikačným softvérom: kľúčovou vlastnosťou EDMS je vysoký stupeň integrácie s rôznymi softvérovými aplikáciami pomocou technológií OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI atď.. Používatelia sa zaoberajú iba bežnými aplikačnými programami: klientskej časti EDMS sú aplikačné programy doplnené o nové funkcie a položky menu.
Zvláštnosti organizácia skladovania Dokumenty. Väčšina EDMS implementuje hierarchický systém ukladania dokumentov (podľa princípu „skrinka/polica/priečinok“). Počet úrovní vnorenia pri ukladaní dokumentov by nemal byť obmedzený. Ten istý dokument by sa mal dať vložiť do niekoľkých priečinkov a políc. Množstvo EDMS implementovalo ešte výkonnejšie možnosti ukladania organizáciou prepojení medzi dokumentmi.
Zvláštnosti smerovanie Dokumenty. Moduly EDMS zodpovedné za skutočný tok dokumentov sa bežne nazývajú moduly smerovania dokumentov. Pomocou „bezplatného“ smerovania môže každý používateľ, ktorý sa zúčastňuje pracovného postupu, podľa vlastného uváženia zmeniť existujúcu cestu odovzdávania dokumentov. Pri „tvrdom“ smerovaní sú cesty odovzdávania dokumentov prísne regulované a používatelia nemajú právo ich meniť. Vo väčšine EDMS je smerovací modul súčasťou balenia, v niektorých EDMS je potrebné ho zakúpiť samostatne.
Riadenie prístupu(množina nastavených oprávnení závisí od konkrétneho ERMS): plná kontrola nad dokumentom, právo dokument upravovať, ale neničiť, právo vytvárať nové verzie dokumentu, ale neupravovať ho, právo dokument komentovať , ale neupravovať ho a nevytvárať nové verzie, právo čítať dokument, ale neupravovať ho, právo na prístup ku karte, nie však k obsahu dokumentu, úplná absencia prístupových práv k dokumentu, plné ťažba dreva.
Dostupnosť prehliadanie inžinierskych sietí Dokumenty rôznych formátov: väčšina EDMS obsahuje nástroje na prezeranie dokumentov (tzv. prehliadače), ktoré rozumejú desiatkam formátov súborov.
Anotácia dokumentu. Keďže v niektorých prípadoch sú používatelia zbavení práva vykonávať akékoľvek zmeny dokumentu v procese jeho schvaľovania, mali by mať možnosť ho komentovať, pridávať komentáre, dodatky a poznámky.
podpora rôzne klientske programy. Klientmi väčšiny EDMS môžu byť počítače s operačným systémom MS Windows rôznych generácií a platforiem, niekedy platformy UNIX/Linux a Macintosh. Okrem toho takmer všetky moderné EDMS umožňujú prácu s dokumentmi prostredníctvom štandardných webových navigátorov (prehliadačov).
Zloženie EDMS
Pri automatizácii pracovného toku musíte najprv rozlišovať medzi:
a) vykonávanie aplikácie ktoré automatizujú špecifické procesy spracovania dokumentov a (b) implementujú platformy pre takúto automatizáciu.
Jedným z hlavných dôvodov zlyhania implementácie systémov automatizácie pracovného toku je miešanie týchto dvoch úloh. Zvážte niektoré ideálne systém automatizácie pracovného toku, ktorý zahŕňa maximálny počet funkcií. Prirodzene, každý reálny systém bude obsahovať iba podmnožinu funkcií požadovaných konkrétnou organizáciou.
5.6.1 
Aplikácie na automatizáciu pracovného toku
Tu sú príklady konkrétnych procesov, úloh riešených týmito aplikáciami:
registrácia korešpondencie;
· koordinácia a schvaľovanie;
kontrola vykonávania dokumentov a príkazov;
automatizácia zmluvného procesu;
· organizovanie služobných ciest;
interný informačný portál;
kontrola vedomostí zamestnancov; atď.
Funkcie spracovania dokumentov sú veľmi často súčasťou obchodných procesov, ktoré sú už v danom podniku automatizované pomocou rôznych softvérových technológií. Preto je potrebné zabezpečiť absenciu duplicity a kompatibilitu. Príklady takýchto úloh:
Tvorba dokumentov v rozpočtovom procese;
proces publikovania a plnenia stránky;
sledovanie spracovania faktúry mimo hraníc skladového účtovníctva;
ovládanie a oznamovanie v aplikácii na správu kontaktov;
tok dokumentov v riadení projektov;
schvaľovanie platobných dokumentov; atď.
Požiadavky na podnikový elektronický systém správy dokumentov
Požiadavky na elektronický systém správy dokumentov
Voľba systému na implementáciu a určenie zloženia modulov, z ktorých pozostáva, je spôsobené schopnosťou systému elektronickej správy dokumentov dosahovať ciele implementácie, ktoré si organizácia stanoví. Pri výbere elektronického systému správy dokumentov sa berie do úvahy miera automatizácie obchodných procesov.
Dosiahnutie cieľov implementácie sa uskutočňuje prostredníctvom riešenia nasledujúcich obchodných úloh:
Z hľadiska podnikania. Vedenie nomenklatúry vecí, práca s internou dokumentáciou, sledovanie plnenia pokynov / uznesení, sledovanie vrátenia dokumentov, výkazníctvo;
Súčasť riadenia vzťahov so zákazníkmi. Formovanie obchodnej stratégie v oblasti práce s klientmi, tvorby a údržby jediná základňa organizácie a kontaktné osoby, riadenie marketingových aktivít, zhromažďovanie a analýza údajov o kontaktoch a marketingových aktivitách na zostavovanie rôznych reportov;
V zmysle projektovej dokumentácie. Dodržiavanie a kontrola postupov projektového riadenia, práca s projektovým plánom, riadenie rizík projektu, kontrola kvality a efektívnosť projektového riadenia, vytváranie archívu projektových dokumentov, zabezpečenie interakcie a komunikácie účastníkov projektu;
Z hľadiska riadenia kvality. Riadenie interných auditov, riadenie nezhôd, riadenie nápravných a preventívnych opatrení, riadenie pripomienok a sťažností, kontrola vedením.
Požiadavky na infraštruktúru organizácie pri implementácii systému elektronickej správy dokumentov
Informačná infraštruktúra organizácie pri implementácii systému elektronickej správy dokumentov musí spĺňať požiadavky na informačný priestor, klientsku pracovnú stanicu a server.
EDMS pracoviská sú umiestnené v jedinom informačnom priestore organizácie a spĺňajú minimálne požiadavky na lokálne pracoviská pri inštalácii EDMS softvéru;
Procesor: 1,6 -2,4 GHz;
RAM: 1 GB alebo viac;
Atramentová alebo laserová tlačiareň (prípadne sieťová);
systémový softvér:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-bitový alebo 64-bitový;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-bitový alebo 64-bitový;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-bitový alebo 64-bitový;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-bitový alebo 64-bitový;
· Office: Microsoft Office 2007/2010 (okrem Starter Edition) 32-bitový alebo 64-bitový;
Iné:
Aplikácie na prácu s dokumentmi uloženými v EDMS;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-bitový alebo 64-bitový (na integráciu úloh s kalendármi programu Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 a novší;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Okrem toho je potrebné vziať do úvahy zdroje požadované operačným systémom.
Minimálne podporované rozlíšenie obrazovky je 800 x 600, odporúčané rozlíšenie je 1024 x 768 alebo vyššie.
Požiadavky na server závisia od počtu súbežných používateľov a množstva spracovávaných údajov. Požiadavky na hardvér a softvér servera sa vyvíjajú na základe priemerných prevádzkových podmienok a určujú sa počas návrhu systému.
Dnešné podniky vyžadujú skutočne distribuovanú architektúru správy dokumentov, t.j. taký, ktorý spĺňa nasledujúce požiadavky:
Funkčnosť a flexibilita systému.
Možnosť ďalšej modernizácie a budovania kapacity systému (vrátane samostatného).
Integrácia s inými podnikovými systémami – systém správy dokumentov nemôže a nemal by existovať izolovane od iných systémov, niekedy je napríklad potrebné integrovať systém s účtovnou aplikáciou. Potom by mal mať systém správy dokumentov otvorené rozhrania pre možné spresnenie a integráciu s inými systémami.
Možnosť distribuovanej práce na diaľku a interakcie s inými pobočkami – hlavné problémy pri práci s dokumentmi vznikajú v geograficky distribuovaných organizáciách, preto architektúra systémov správy dokumentov musí podporovať interakciu distribuovaných miest. Okrem toho je možné distribuované miesta kombinovať s najrozmanitejšími komunikačnými kanálmi z hľadiska rýchlosti a kvality. Architektúra systému musí tiež podporovať interakciu so vzdialenými používateľmi. Distribuovaná, škálovateľná správa dokumentov vedie k dramatickému zvýšeniu produktivity zamestnancov, čím sa posilňuje celková konkurencieschopnosť organizácie.
Škálovateľnosť - je žiaduce, aby systém workflow mohol podporovať päť aj päť tisíc používateľov a schopnosť systému zvýšiť svoju kapacitu bola určená iba kapacitou zodpovedajúceho hardvéru. Túto požiadavku je možné splniť podporou databázových serverov vyrábaných spoločnosťami ako Sybase, Oracle, Informix atď., ktoré existujú na takmer všetkých možných hardvérových a softvérových platformách, čím poskytujú najširší rozsah výkonu.
Modularita - je dosť možné, že zákazník nemusí okamžite implementovať všetky komponenty workflow systému a niekedy je rozsah úloh riešených zákazníkom menší ako celý rozsah úloh workflow. Potom je zrejmé, že systém workflow by mal pozostávať zo samostatných modulov integrovaných medzi sebou.
Otvorenosť Efektívnosť - zabezpečenie racionálnej rovnováhy medzi nákladmi na vytvorenie systému a cieľovými efektmi, vrátane konečných výsledkov automatizácie správy dokumentov; schopnosť implementovať širokú škálu dodatočných technológií na zvýšenie úrovne návratnosti prostriedkov vynaložených na systém.
Mali by ste tiež venovať pozornosť všeobecné charakteristiky systémový vývojár (dodávateľ) (skúsenosti s komplexným riešením podobných alebo zložitejších úloh, zabezpečenie všetkých etáp podnikovej kontroly, implementácie systému, školenia užívateľov, údržby a rozvoja systému, či je firma priamym vývojárom systému, či má službu centrum, kvalifikovaní špecialisti, geografická poloha atď.).
Klasifikácia SUD
Na trhu nástrojov elektronickej správy dokumentov môžeme podmienečne rozlíšiť päť kategórií technológií. Treba poznamenať, že žiadna klasifikácia sa nezdá byť ideálna. Výsledkom je, že niektoré produkty spadajú do viacerých kategórií súčasne a majú vlastnosti, ktoré sú špecifické pre produkty z rôznych kategórií.
· CMS systémy zamerané na obchodné procesy: Documentum, FileNet (Panagon a Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Typicky navrhnuté pre špecifické vertikálne a horizontálne aplikácie, niekedy zamerané na konkrétny priemysel. Tieto riešenia zvyčajne poskytujú celý životný cyklus dokumentov vrátane zobrazovacích technológií, správy záznamov a pracovných tokov, správy obsahu (pozri nižšie) a ďalších.
· Firemné DMS: Lotus (Domino.Doc), doplnky Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (kontext).
Poskytnite podnikovú infraštruktúru na vytváranie, spoluprácu a publikovanie dokumentov, všeobecne dostupnú všetkým používateľom v organizácii. Hlavné črty týchto systémov sú podobné systémom zameraným na obchodné procesy. Avšak oni charakteristický znak je spôsob používania a distribúcie. Podobne ako nástroje ako napr textové editory a tabuľkové procesory, je firemný DMS štandardnou, „predvolenou“ aplikáciou na vytváranie a publikovanie dokumentov v organizácii. Tieto nástroje spravidla nie sú zamerané na použitie len v určitom odvetví alebo na úzko definovanú úlohu. Sú ponúkané a implementované ako celopodnikové technológie dostupné takmer akejkoľvek kategórii používateľov.
· Redakčné systémy (z anglického content - content, essence): Adobe, Excalibur.
Poskytnite proces na sledovanie vytvárania, prístupu, kontroly a doručovania informácií až po úroveň sekcií dokumentov a objektov na ich následné opätovné použitie a kompiláciu. Potenciálne dostupnosť informácií nie vo forme dokumentov, ale v menších objektoch uľahčuje proces výmeny informácií medzi aplikáciami.
Systémy na správu obrázkov
Previesť informácie z papiera na digitálny formát, spravidla je to TIFF (Tagged Image File Format), po ktorom je možné dokument použiť v práci už v elektronickej podobe.
· Systémy riadenia pracovného toku: Lotus (Domino/Notes a Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Tieto systémy sú určené najmä na zabezpečenie pohybu určitých objektov po vopred určených trasách (tzv. „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa objekt môže meniť, preto sa nazýva bežné slovo „práca“ (práca). Systémy tohto typu sa nazývajú workflow systémy – „workflow“ (žiaľ, v ruštine pre tento výraz neexistuje presný ekvivalent). Dokumenty môžu byť pripojené k úlohám, ale dokumenty nie sú základným objektom týchto systémov. Pomocou takýchto systémov je možné organizovať určité práce, pri ktorých sú všetky etapy vopred známe a môžu byť predpísané.
Ruské systémy na podporu dokumentácie
|
Výrobca |
Stručný opis |
|
|
Systém správy dokumentov je určený na automatizáciu kancelárskej práce v spoločnosti, ktorá má pomerne zložitú rozvetvenú štruktúru, ktorá zahŕňa niekoľko podnikov, má viac ako sto zamestnancov a má intenzívny pracovný tok prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov, ako aj výmenu dokumentov. dokumentov medzi jej oddeleniami. systém CROWN poskytuje nasledovné funkčné služby:
|
||
|
Kód: Pracovný postup |
SE "Centrum pre vývoj počítačov" |
Komplex vzájomne prepojených kancelárskych pracovných systémov, dokumentových bánk a podnikových služieb. Firemný systém "Kód: Pracovný postup" je komplex vzájomne prepojených kancelárskych pracovných systémov, dokumentových bánk a podnikových služieb, ktoré poskytujú automatizované riešenie úloh kancelárskej práce a toku dokumentov v orgánoch verejnej moci a iných organizáciách. Hlavné charakteristiky systému: Hotové riešenia pre typické kancelárske úlohy (funkcie). Každý zo systémov, ktoré tvoria podnikový systém, je špecializovaný na vykonávanie typických úloh spracovania dokumentov: evidencia a kontrola pohybu úradnej korešpondencie, evidencia a kontrola posudzovania odvolaní občanov, centralizovaná kontrola administratívne dokumenty a pokyny atď.
Výmena dokumentov medzi subsystémami, centralizovaná údržba globálnych adresárov, implementácia všadeprítomného prístupu k databázam pomocou technológie Internet / Intranet, distribúcia správ, súhrnov, varovaní e-mailom. Cenovú efektívnosť systému určuje použitie vlastných produktov a technológií, orientácia na najpopulárnejšie softvérové a hardvérové platformy, predovšetkým Microsoft, a nízke náklady na implementáciu. Funkčné podsystémy, ktoré sú súčasťou "Kód: Pracovný postup": - "Kód: Oficiálna korešpondencia" evidencia prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov organizácie (pododdelenie); vytvorenie príslušného prípadu na základe nomenklatúry prípadov tejto jednotky, organizácia pohybu dokumentov vykonávateľmi a kontrola ich výkonu; nastavenie dokladov pre centralizovanú kontrolu s prenosom údajov do podsystému „Kód: Kontrola vyhotovenia dokladov“. - "Kód: Kontrola vykonávania dokumentu" registrácia kontrolné dokumenty, úlohy, interpreti, distribúcia kontrolných tabuliek pre výkonných umelcov; evidencia odkladov úloh; automatické a manuálne odstránenie plne rozvinutých kontrolných dokumentov spod kontroly; vytvorenie zodpovedajúceho prípadu na základe nomenklatúry prípadov tejto jednotky; automatická preevidencia dokladov pri odovzdávaní kontrolných dokladov podriadeným útvarom pracujúcim s podobným podsystémom. - "Kódex: Listy a výzvy občanov" zadávanie údajov o uchádzačoch; registrácia odvolaní a otázok v nich vznesených; kontrola posudzovania odvolaní a pokynov vedúceho v súvislosti s ich posudzovaním. - "Kód: Systém prípravy dokumentov" vytvorenie elektronického plnotextového archívu dokumentov - "Kód: Systém registrácie normatívnych a administratívnych dokumentov" - "Kód: referenčný systém pracovný tok" poskytovanie prístupu k databázam dokumentov pomocou technológie Intranet/Internet a rýchly príjem informácií o toku dokumentov z akéhokoľvek vzdialeného počítača. - "Kód: Výmena dokumentov" výmena dokumentov medzi subsystémami, tak v rámci lokálnej počítačovej siete, ako aj medzi geograficky vzdialenými subsystémami. Systémy sú implementované v dvoch verziách - file-server a klient-server. |
|
DocsVision 2.0 "Správa archívu-Office" |
Aplikácia na vytváranie archívov dokumentov, automatizáciu základných kancelárskych postupov a procesov spracovania obchodných dokumentov v organizácii. Systém DocsVision 2.0 "Archive - Paperwork" je kompletná aplikácia určená na vytváranie archívov dokumentov, automatizáciu hlavných kancelárskych postupov a obchodných procesov na spracovanie dokumentov v organizácii vrátane:
Tento systém je možné použiť ako kompletné riešenie pre implementáciu vo firmách, alebo použiť ako prototyp pri vývoji zákazkovej aplikácie. Štruktúru systému je možné prispôsobiť podľa potrieb konkrétnej organizácie. |
|
|
СompanyMedia-Správa elektronických dokumentov |
Webový elektronický systém správy dokumentov. Webový elektronický systém správy dokumentov. Relatívne lacný, ale celkom funkčný systém je určený pre:
|
|
|
SpoločnosťMedia-kancelárska práca |
Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval workflow so sledovaním pohybu dokumentov v reálnom čase. Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval workflow so sledovaním pohybu dokumentov v reálnom čase. Systém poskytuje automatizáciu nasledujúcich typov podpory manažérskej dokumentácie:
Vlastnosti konštrukcie systému „SM-Office work“ zahŕňajú:
|
|
|
OfficeMedia-Kancelárska práca |
Súprava je určená na automatizáciu práce sekretárky alebo oddelenia kancelárskych prác. Súprava je určená na automatizáciu práce sekretárky alebo oddelenia riadenia kancelárie a poskytuje manažérom všetkých úrovní možnosť dávať pokyny k prijatým dokumentom a kontrolovať ich vykonávanie. Sada "OfficeMedia - Paperwork" pozostáva z nasledujúcich databáz:
"Organizačné a administratívne dokumenty" - na tvorbu návrhov príkazov, pokynov, poznámok, ich schvaľovanie, podpisovanie a kontrolu vykonávania. |
|
|
Locia Soft |
Manažérsky komplex technická dokumentácia. Komplex pre správu technickej dokumentácie na báze DOCS Open je integračným riešením založeným na najmodernejšom vývoji zahraničných a domácich spoločností, ktoré sú lídrami v oblasti tvorby elektronické archívy, správa technických dokumentov, správa údajov o zložení produktu a návrhu, ako aj vstup informácií z papierových médií, zabudované v architektúre klient-server. Komplex umožňuje
Na vytvorenie a vizualizáciu logických väzieb medzi dokumentmi je možné použiť doplnkový modul „Watcher“, ktorý zahŕňa aj možnosť zobrazenia logickej štruktúry archívu pomocou prezentačného mechanizmu. Serverová časť komplexu môže pracovať ako na platforme PC, tak aj na pracovných staniciach s rôznymi verziami OS UNIX (HP, Sun, Digital atď.). Ako klient, rôzne Verzie systému Windows. Práca cez internet je podporovaná. Jeden z najpopulárnejších priemyselných databázových serverov (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) môže byť použitý ako DBMS na takmer akejkoľvek softvérovej a hardvérovej platforme. |
|
|
"GRAND DOC" pre Windows |
Granitové centrum |
Automatizovaný systém správy dokumentov a kancelárskych prác pre vládu a komunálnych štruktúr zvládanie. „Grand Doc“ je špecializovaný systém na automatizáciu kancelárskej práce a toku dokumentov v štruktúrach štátnej správy a samosprávy. Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval procesy práce s dokumentmi:
"Grand Doc - Lite" - verzia pre jedného používateľa pre štruktúry samosprávy s malým množstvom pracovných postupov. Určené pre účtovníctvo a prácu s dokladmi na jednom pracovisku. Platforma Microsoft SQL. "Grand Doc" - sieťová verzia pre štátne a samosprávne riadiace štruktúry s objemom pracovného toku 5 000 až 30 000 dokumentov ročne a počtom používateľov od 20 do 150. "Grand Doc" - firemná verzia ("Jednotný systém elektronickej správy dokumentov a kancelárskej práce mestských riadiacich štruktúr správny obvod») - jeden systém elektronická správa dokumentov a kancelárska práca správneho obvodu. Dá sa to pripísať špecializované systémy automatizácia kancelárie a pracovný tok. |
|
Effect-Office |
ICC "Garant International" |
Séria softvérových produktov pre systematizáciu, bezpečné skladovanie a efektívne vyhľadávanie dokumentov. "Effect Office" je séria softvérových produktov pre systematizáciu, bezpečné ukladanie a efektívne vyhľadávanie dokumentov. Systém správy dokumentov "Effect Office". Navrhnuté na vytvorenie elektronického archívu dokumentácie a organizácie počítačového pracovného toku podniku. Implementované lokálne možnosti a možnosti klient-server. Osobný archív „Effect Office“. Špeciálna verzia systému pre jedného užívateľa. "Grafický efekt", "Grafický efekt Plus". Systém pre prácu s grafickými obrázkami. "Sekretár efektov", pracovisko sekretárka. "Efekt pošty". Centralizovaný systém prijímania, odosielania a registrácie Email. |
|
Komplexná automatizácia kancelárskych pracovných procesov a archivácia elektronických dokumentov. Systém LanDocs je určený pre komplexnú automatizáciu kancelárskych pracovných procesov a archiváciu elektronických dokumentov. Systém obsahuje: LanDocs: Administratívna práca. Základný systém pre automatizáciu kancelárskych pracovných procesov a vedenie archívu elektronických dokumentov. LanDocs: DOKUMENTOVÝ SERVER. Serverový softvér na centralizovanú správu ukladania dokumentov (súborov dokumentov) v elektronickom archíve. Spolupracuje so systémom LanDocs: KANCELÁRSKA VÝROBA. LanImage: SKENOVANIE A VIZUALIZÁCIA OBRÁZKOV. Systém na skenovanie papierových dokumentov a vizualizáciu ich elektronických obrázkov. LanDocs: PRÍSTUP NA INTERNET. Špecializovaný WEB server. LanDocs: MAIL SERVER a LanDocs: MAIL KLIENT. LanDocs: BEZPEČNOSTNÝ SUBSYSTÉM. Ochrana informácií prostredníctvom elektronického digitálneho podpisu a šifrovania. LanDocs: ROUTOVANIE. Modelovanie procesov pohybu dokumentov vytváraním grafických máp. Dopĺňa LanDocs: KANCELÁRSKA VÝROBA. |
||
|
Automatizácia hlavných postupov modernej kancelárskej práce a organizácie pracovného toku. Systém OPTiMA-WorkFlow je určený na riadenie procesov tvorby, spracovania, replikácie a ukladania dokumentov, ako aj na automatizáciu základných postupov modernej kancelárskej práce a správy dokumentov. Systém zahŕňa
|
||
|
DIS: systémy |
Podnikové informačné systémy orientované na dokumenty (DIS: systémy). Automatizácia podpory dokumentácie pre manažment (DOE). Dokumentovo orientované podnikové informačné systémy (DIS: systems) poskytujú zvýšenie efektívnosti riadiacich činností automatizáciou podpory manažérskej dokumentácie (DOE). Systémy DIS:systems sú flexibilne prispôsobiteľné, implementované na rôznych platformách a majú pohodlnú modulárnu štruktúru. K dnešnému dňu boli vyvinuté tieto moduly: DIS:class - elektronická kancelária "Popoluška" - je klasická kancelárska technológia s end-to-end kontrolou nad vybavovaním dokumentov a umožňuje automatizovať hlavné funkcie úradu, všeobecného alebo organizačného oddelenia - evidenciu, spracovanie a kontrolu vyhotovenie dokumentov. DIS:knižnica - Knižnica - automatizovaný systém udržiavanie knižníc a archívov elektronických dokumentov. Umožňuje organizovať knižnice dokumentov podľa funkčnej oblasti činnosti, knižnice informačných materiálov, formulárov a štandardné formuláre. Pracuje s textom, grafikou, audio a video materiálmi. DIS:reception - Obchodná pošta - automatizovaný systém na spracovanie elektronickej korešpondencie organizácie. DIS:manager - Objednávky - automatizovaný systém na dokumentovanie a sledovanie realizácie objednávok. DIS:contact - Dossier - automatizovaný systém na zhromažďovanie informácií o kontaktoch a podujatiach, organizáciách, projektoch a priebehu ich implementácie. DIS:writer - Príprava dokumentov - automatizovaný systém na prípravu a schvaľovanie dokumentov. Moduly DIS:users - Users, DIS:structure - Structure a DIS:assistant - Workstation sú určené na riešenie administračných problémov. |
|
|
BOSS-Referent |
Elektronický systém správy dokumentov (založený na platforme Lotus Notes/Domino). „BOSS-Referent“ je elektronický systém správy dokumentov, softvérový balík vyvinutý na platforme Lotus Notes/Domino. „BOSS-Referent“ vám umožňuje vybudovať plnohodnotný systém pre riadenie obchodných procesov pre spracovanie dokumentov a sledovanie ich implementácie a je krokom k vybudovaniu Knowledge Management System organizácie. Komponenty systému sú:
Systém využíva rôzne základyúdaje o dokumentoch, udalostiach, správach a pod.
Na spoločnú diskusiu o rôznych problémoch v pracovnej skupine sa využíva konferenčný režim. |
|
|
Eufrat – správa dokumentov |
Kognitívne technológie |
Systém riadenia informačných tokov a dokumentov organizácie. Systém "EUFRATS-Document Management" umožňuje vybudovať kompletný systém pre správu informačných tokov a dokumentov organizácie a zároveň obsahuje všetky potrebné nástroje pre úspešnú automatizáciu správy dokumentov pre akúkoľvek spoločnosť bez ohľadu na počet a formu vlastníctvo. Systém je navrhnutý tak, aby fungoval v rámci malého oddelenia aj v rámci celej organizácie s komplexnou schémou informačných tokov. Správa dokumentov Euphrates je flexibilná a ľahko sa nastavuje. Spolu s hotovými riešeniami je ponúkaná kompletná sada nástrojov na úspešné prispôsobenie charakteristikám každej spoločnosti. Program
|
|
Kognitívne technológie |
Je určený na organizáciu dokumentačnej podpory manažmentu. Verzia „Euphrates @Soho“ implementuje elektronický archív. Poskytuje vstup a vyhľadávanie potrebné dokumenty; umožňuje vytvárať a udržiavať elektronické archívy dokumentov rôznych typov, dokonca aj audio a video; ukladať stránky stiahnuté z internetu. Verzia Euphrates Office je univerzálny systém správy dokumentov, ktorý umožňuje prácu s papierovými dokumentmi aj elektronickými dokumentmi a formulármi. Systém podporuje funkcie zadávania, evidencie, prezerania, vyhľadávania, exportu, tlače dokumentov, ako aj vytváranie elektronických archívov, výkazov a zabezpečenie kontrolnej a výkonnej disciplíny. Na zabezpečenie tímovej práce je architektúra „Euphrates Client Server. |
|
|
Celopodnikový systém správy dokumentov. Určené na zefektívnenie tímovej práce zamestnancov s archívmi elektronických dokumentov a kontrolu výkonovej disciplíny. „1C:Archive“ je celopodnikový systém správy dokumentov a je navrhnutý tak, aby zvýšil efektivitu kolektívnej práce zamestnancov s archívmi elektronických dokumentov a kontroloval disciplínu výkonu.
|
Niektorí cudzie systémy dokumentačnú podporu
|
Výrobca |
Stručný opis |
|
|
Klient-server aplikácia na prácu s dokumentmi. Hummingbird DOCS Open je aplikácia klient-server na platforme Windows, ktorá vám umožňuje organizovať centralizované ukladanie údajov. Obsahuje pokročilé nástroje na vyhľadávanie, organizovanie spolupráce, správu verzií a zabezpečenie.
|
||
|
Služby obsahu Panagon |
Rodina programov na poskytovanie práce s dokumentmi vo veľkých podnikoch. Rodinné programy Služby obsahu Panagon určené na vytváranie, správu, poskytovanie prístupnosti a bezpečnosti, ako aj na dynamickú prácu s elektronickými dokumentmi. Kľúčové implementované funkcie:
|
|
|
Skupina aplikácií na podporu spolupráce a správy znalostí. Obchodné aplikácie: obsahový management Livelink umožňuje vytvárať dátové objekty na ukladanie a používanie obsahu, zachytávať zmeny a spravovať každý komponent štruktúry dokumentu až po odseky a sekcie, spravovať vzťahy medzi dokumentmi, určovať dostupnosť dátových objektov a automatizovať proces vytvárania vlastných dokumentov. Správa záznamov iRIMS od Open Text poskytuje správu životného cyklu pre všetky firemné dokumenty a ďalšie informácie v papierovej a elektronickej forme. Poskytuje interoperabilitu s inými aplikáciami na spracovanie informácií, integruje sa s e-mailom a elektronické systémy správa dokumentov. Spolu s Livelink poskytuje vyhľadávanie, spoluprácu, správu dokumentov a workflow.
|
||
|
Redakčný systém (pre podnikový informačný systém). Hummingbird DM premieňa informácie uložené v dokumentoch na firemnú vedomostnú základňu. Systém vám umožňuje organizovať a spravovať firemné dokumenty, zabezpečuje s nimi spoločnú prácu, spracováva požiadavky používateľov systému a tiež zaisťuje bezpečnosť informácií. Správcovia Hummingbird DM môžu konfigurovať štruktúru obsahu, ako aj nastaviť systém, štruktúru ukladania dokumentov, formuláre dokumentov, importovať metadáta, integrovať systém s inými aplikáciami, vzdialene a centrálne konfigurovať používateľské rozhrania a spravovať stav dokumentov. Môže fungovať aj v spojení s
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Platforma na odosielanie správ a spoluprácu. Microsoft Exchange Server slúži ako platforma pre e-mail, tímové plánovanie, spoluprácu a aplikácie na správu a smerovanie dokumentov. Server Microsoft Exchange 2000 spolu s klientom Microsoft Outlook 2000, poskytuje spoľahlivú, škálovateľnú a ľahko spravovateľnú infraštruktúru pre zasielanie správ a spoluprácu, ktorá používateľom poskytuje prístup k znalostnej báze. Microsoft Exchange 2000 plne integrovaný s operačný systém Microsoft Windows 2000 a je určený pre organizácie akejkoľvek veľkosti: od malých organizácií až po najväčšie geograficky rozdelené podniky. Moderný systém na ukladanie webových zdrojov Webový úložný systém spoločnosti Microsoft spája spoľahlivosť a škálovateľnosť Microsoft Exchange 2000 s dostupnosťou a otvorenosťou internetu, čím poskytuje úložisko znalostí s pokročilými možnosťami a platformu pre obchodné aplikácie. Konferenčný server Exchange 2000 Conferencing Server je platforma pre plnohodnotné informačné, audio a video konferenčné služby, ktorá otvára nové možnosti spolupráce. |
|
|
Novell Group Wise 6 |
Nástroj na zasielanie správ a spoluprácu v jednom prostredí siete, ako aj na spoluprácu. GroupWise 6 je jediný nástroj na odosielanie správ a spoluprácu v sieti a riešenie spolupráce. GroupWise 6 Zlepšuje produktivitu v rámci organizácie zrýchlením doby odozvy, rozšírením spolupráce, bezpečnými interakciami s dodávateľmi a zákazníkmi a dáva administrátorom možnosť prispôsobiť technológiu tak, aby vyhovovala obchodným potrebám a cieľom. Hlavné výhody:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Moderné riešenie pre správu dokumentov v distribuovanom prostredí. Moderné riešenie pre správu dokumentov v distribuovanom prostredí. Domino.Doc založené na distribuovanej webovej architektúre. Domino.Doc sú neoddeliteľnou súčasťou softvérový balík IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) pre celopodnikovú správu dokumentov. Hlavné vlastnosti a výhody:
|