Kontrol sa pagpapatupad ng mga order. Organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento (mga order)

"Pamamahala ng Tauhan", 2008, N 22

Ang personal na pagiging epektibo ng manager, ang epektibong paggamit ng kanyang oras ay 30% ay isang bagay ng kanyang personal na organisasyon at 70% ay isang bagay ng epektibong delegasyon ng mga gawain. Sa pamamahala, ang mga isyu sa delegasyon ay nabuo nang seryoso - kung paano hikayatin ang mga nasasakupan na kumpletuhin ang mga gawain, kung paano bigyan sila ng kinakailangang awtoridad, kung paano magtakda ng makatotohanang mga deadline, atbp.

Tinitingnan ng corporate time management ang problema ng delegasyon mula sa sarili nitong anggulo. Paano nakayanan ng isang pinuno sa kanyang personal na gawain ang napakaraming magkakaibang mga gawain at takdang-aralin na ipinamahagi sa mga subordinates? Ano ang nagpapahintulot sa kanya na hindi "mawala" sa kaguluhang ito, upang makontrol ang mga kinakailangang order sa tamang oras?

Kung isa itong nangungunang tagapamahala ng isang malaking korporasyon, bilang panuntunan, isang pormal na sistema ng korporasyon para sa pagsubaybay sa mga gawain, mga takdang-aralin, memo, minuto ng mga pagpupulong, atbp. Ang problema ay ang ganitong uri ng burukratikong sistema ay medyo mabigat, malamya. Kasabay nito, malayo sa lahat ng mga gawain na itinakda ng pinuno na sa pangkalahatan ay nararapat na "magmaneho" sa pamamagitan ng mga burukratikong mekanismong ito, upang barilin ang mga maya mula sa isang kanyon.

Ang tagapamahala ay nangangailangan ng isang mas simpleng sistema na sumasaklaw sa lahat ng aspeto ng kanyang trabaho, kabilang ang mga impormal na pakikipag-ugnayan sa mga kasamahan na hindi dumaan sa burukratikong mekanismo. Kasabay nito, ang sistema ay dapat na awtomatiko hangga't maaari, na nagbibigay ng mga sagot sa mga tanong na "Anong mga gawain ang nauugnay sa taong ito?", "Sa proyektong ito?", "Sa panahong ito?" Sa isang pag-click ng daga? atbp.

Ang isang maayos na sistema ng kontrol ng order ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-unload ang ulo ng tagapamahala, alisin ang maraming nakakalat na mga paalala sa iba't ibang electronic at papel na media, habang may buong kumpiyansa na ang bawat order ay makukumpleto sa oras.

Ang sistema para sa pagsubaybay sa mga tagubilin ay lalong epektibo kasabay ng isang maayos na sekretariat (tandaan na ang isang sekretarya, ngunit nilagyan ng tamang mga regulasyon at sistema ng trabaho, ay isa ring sekretariat). Sa ganoong sitwasyon, ang pangunahing pagkarga sa "control routine" ng mga tagubilin ay inililipat sa mga sekretarya nang hindi nawawala ang kalidad ng kontrol.

Mga prinsipyo ng kontrol sa pagtuturo

Ang sistema ng kontrol ng order ay batay sa tatlong simpleng prinsipyo, katulad:

1. Ang lahat ng mga utos ng ulo ay dapat na maisakatuparan, na ipinasok sa isang solong imbakan.

2. Dapat na i-set up ang mga view ng system na sapat sa karaniwang mga kahilingan ng managerial ng manager ("Sa pamamagitan ng mga tao", "Sa pamamagitan ng mga proyekto", "Sa pamamagitan ng mga tuntunin", atbp.).

3. Ang regular na pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay dapat isagawa alinsunod sa kanilang priyoridad; ang tagapamahala ay dapat makatanggap ng mga ulat sa katayuan ng mga takdang-aralin.

Ang perpektong teknikal na embodiment para sa naturang sistema ay ang Microsoft Outlook, dahil naglalaman ito ng lubos na kakayahang umangkop na mga mekanismo para sa pag-set up ng tinatawag na mga custom na view. Bilang karagdagan sa mga karaniwang view na "Sa pamamagitan ng mga gumaganap", "Sa pamamagitan ng mga kategorya", "Sa mga takdang petsa", maaari mong i-configure ang anumang iba pang mga view ng mga gawain - "Sa pamamagitan ng mga pabrika", "Sa pamamagitan ng mga komite", "Only overdue na mga gawain, ang takdang petsa ng na nag-expire mula 5 hanggang 20 araw na nakalipas " atbp. Kapag na-configure, magiging available ang view "sa isang pag-click ng mouse".

Minsan ang ganitong sistema ay naka-configure sa batayan ng Lotus Notes o Excel, ngunit ito functionality at, bilang panuntunan, mas mahirap.

Mahalaga na sa pagkakaroon ng isang malaking dami ng mga gawain at takdang-aralin, ang manager ay madalas na kailangang isipin ang isang modelo ng ilang mga sitwasyon, upang magkaroon ng ideya ng lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa isang tiyak na aspeto ng gawain. At kung mas kumplikado ang kinokontrol na sistema, mas kumplikado ang sistema ng kontrol, mas kumplikado ang modelo ng sitwasyon. At ang hindi gaanong iniangkop upang lumikha ng gayong modelo ay ang aming pag-iisip, dahil ang mga kakayahan ng aming RAM ay medyo limitado. Ang Outlook, samakatuwid, ay nagbibigay-daan sa manager na sakupin ang mas malaking bilang ng mga gawain at takdang-aralin, na gumagastos ng mas kaunting intelektwal na enerhiya dito.

Paano nakapasok ang mga order sa control system

Mayroong ilang mga paraan na nagbibigay-daan sa manager na ayusin ang assignment nang kumportable.

1. Dictaphone. Mga Plus - kadalian ng paggamit, ang kakayahang mag-record ng isang order sa anumang kapaligiran (pulong, kotse, gym ...). Naturally, dapat maging maingat ang isa sa etikal na bahagi ng paggamit ng voice recorder upang walang malabo at mapanganib na mga sitwasyon.

Kapag nag-aayos ng mga tagubilin sa dictaphone, ang pag-record ng dictaphone ay maaaring direktang ipadala sa tagapalabas. Ngunit mas madalas ang order mismo ay ibinibigay ng ulo nang pasalita (sa pamamagitan ng telepono, nang personal), at ang maikling impormasyon lamang ang naitala sa recorder, na kailangang ipasok ng kalihim sa Outlook: kung kanino ibinigay ang order, ang takdang petsa, buod mga order, ang kanilang prayoridad.

2. Ang utos ay pasalitang inihayag sa sekretarya - ito ay maginhawa kapag ikaw ay nasa opisina na may direktang pakikipag-ugnayan.

3. Pagmarka sa mga gilid ng mga gumaganang dokumento sa panahon ng negosasyon. Ang pamamaraang ito ay napaka-maginhawa at maigsi, kung saan kinakailangan na magbigay para sa pagbuo ng isang naaangkop na listahan ng mga tala sa proyekto ng pagpapasadya ng secretariat.

4. Pagpasa ng e-mail na may tiyak na markang "para sa kontrol".

5. Record ng ulo sa "order control form".

Ang ganitong mga form ay binuo sa panahon ng proyekto ng pagpapasadya ng secretariat.

Bilang isang patakaran, maraming mga pamamaraan ang inilalapat nang sabay-sabay. Ang pangunahing bagay ay ang mga ito ay sapat na makikita sa mga regulasyon sa pagkontrol ng order at mayroong isang hindi malabo na pag-unawa sa proseso ng pinuno at ng kalihim.

Tandaan. Valery Ermakov, Pangkalahatang Direktor, Megafon-Povolzhye

Napakahalaga para sa akin na kontrolin ang aking oras at kasabay nito ay pangasiwaan ang sistema ng oras ng mga kasamahan kung saan palagi akong nakikipag-ugnayan (inner circle of management). Kapag nag-oorganisa ng ilang uri ng mga pagpupulong, pagpupulong o kumperensya, dapat kong malaman nang maaga kung ano ang mga plano ng aking mga nasasakupan, upang i-coordinate namin ang aming mga pinagsamang gawain upang ang mga proseso ay hindi magkakapatong sa isa't isa. Sa kabaligtaran, kapag pinaplano ng aking mga empleyado ang kanilang araw, dapat nilang makita ang aking kalendaryo at iugnay ito kapag ako ay libre o abala. Ito ay isang axiom: kung gusto mong pamahalaan ang iyong oras nang epektibo, magagawa mo lang ito kung ang iyong mga kasamahan ay nakikipag-ugnayan sa iyo nang kasing epektibo. Ngayon na ang kumpanya ay gumagamit ng Microsoft Exchange Server at pag-calenda sa Outlook, nakikita ko kung nasaan ang aking kasamahan at magiging sa susunod na tatlong buwan, at maaari akong mag-iskedyul ng isang pulong sa kanya. Alinsunod dito, ipinapakita ko sa kanya ang aking kalendaryo sa susunod na tatlong buwan, at maaari siyang mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa akin. Ang oras ay isang kategorya kung saan hindi kayang pamahalaan nang mag-isa, lahat ay dapat kumilos nang sama-sama.

Para gumana ang TM system sa buong kumpanya, kailangan muna naming i-set up ang task management system sa Outlook sa aking case management. Alin ang ginawa namin. Ngayon mayroon akong malinaw na sistema ng mga tagubilin at kontrol. Ang mga tagubilin ay binigay ko nang pasalita, sa pamamagitan ng e-mail o sa papel, at lahat ay nahuhulog sa isang listahan, ayon sa kung saan sinusubaybayan ang mga deadline para sa pagpapatupad. Kung ang isang bagay ay hindi nagawa sa oras, nakakatanggap ako ng mga abiso at batay doon, ang sekretariat ay humihingi ng karagdagang impormasyon tungkol sa kung bakit nangyari ang pagkabigo. Susunod, ang tagapalabas ay nag-uulat sa akin, at gumawa kami ng isang desisyon: maaaring ipagpaliban namin ang deadline, o gumawa kami ng iba pa. Ang pangunahing bagay ay na ngayon ay hindi isang solong order ang nawala o nakalimutan - dahil ito ay nasa ilalim ng kontrol, at ito, sa palagay ko, ay napakahalaga.

Ang susunod na hakbang pagkatapos magtatag ng isang sistema para sa pagsubaybay sa aking mga order ay ang pagpapakilala ng magkakatulad na mga pamantayan sa pamamahala ng oras sa kumpanya. Ang mga kalendaryo at mga gawain na nakaimbak sa Exchange server ay naka-synchronize sa mga mobile terminal. Halimbawa, kailangan kong gumawa ng appointment. Kinuha ko ang aking communicator, tingnan ang mga numero, hanapin ang "window" at tawagan ang oras. Ang impormasyong ito ay agad na ipinadala sa Exchange server, at alam na ngayon ng aking sekretarya na magiging abala ako mula 11 hanggang 12. Kung ang ilang pagpupulong ay hindi ko hinirang, pagkatapos ay pinaplano ito ng kalihim, pinipili ang aking libreng oras, at nakikita ko ang update na ito sa aking kalendaryo at alam ko na kung kailan at kung kanino ako dapat makipagkita. Alinsunod dito, maaari akong magbigay ng mga tagubilin sa aking mga nasasakupan - upang maghanda ng mga materyales para sa pagpupulong na ito upang mabunga akong makipag-usap sa kausap. Kaya, walang oras ang nasasayang. Ang lahat ay malinaw, ang lahat ay naka-iskedyul, ang oras ng bawat tao ay ginagamit nang mahusay hangga't maaari. Nakikita ko ang mga kalendaryo ng lahat ng aking mga nasasakupan sa loob ng tatlong buwan nang maaga, at mayroong isang hiwalay na opsyon na nagpapakita kung sino at kailan ang nasa mga business trip. Halimbawa, kinabukasan ay darating ako sa opisina sa Samara - ngunit ngayon nakikita ko kung alin sa aking mga subordinates ang naroroon, at alam ko kung anong mga pagpupulong ang maaari kong iiskedyul para sa panahong ito. Hindi maaaring mangyari na mag-iskedyul ako ng isang pagpupulong at biglang lumabas na dalawa o tatlong tao ang nasa isang business trip. Alinsunod dito, ang aking kalendaryo ay nakikita rin ng mga nasasakupan, alam nila kung kailan ako aalis, kung kailan ako papasok sa opisina, kung anong mga agwat ng oras maaari silang makipagkita o makipag-ugnay sa akin. At pinaka-mahalaga - lahat ng impormasyon ay naka-imbak sa server. Kung ang naunang mail ay naipon sa mga personal na laptop at maaaring aksidenteng matanggal, ngayon ang lahat ay nasa isang lugar, sa Exchange server. Nangangahulugan ito na ang email ay hindi mawawala - ito ay naging isang ganap na dokumento. Ngayon, lahat ng nangungunang tagapamahala ay lumipat sa bagong modelong ito ng pagpaplano at pamamahala ng oras.

Pagsubaybay ng kalihim

Maaaring gamitin ng manager ang task control system na personal na na-configure sa Outlook o, kung mayroon siyang sekretarya, sa tulong ng isang sekretarya.

Sa pagtatrabaho sa anumang pagtatalaga, dalawang bahagi ang maaaring makilala: ang aktwal na pamamahala (upang mag-udyok, magbigay ng kapangyarihan, atbp.) at ang "routine of control". Ang control routine ay ang lahat ng mga aksyon mula sa serye na "pumunta sa kontratista, alamin ang katayuan ng proseso, kung may mga paglihis - itatag ang kanilang dahilan, paalalahanan ang tungkol sa mga nakaplanong deadline", atbp. Sa madaling salita, sa Russia ay hindi sapat na magtakda ng isang gawain at asahan na ito ay matutupad sa loob ng isang takdang panahon. Kailangang gumawa ng sapat malaking bilang ng galaw ng katawan para magawa ang trabaho.

Ang mga paggalaw ng katawan na ito, ang gawaing pangkontrol na ito, ang perpektong itinalaga sa sekretarya salamat sa pasadyang sistema ng kontrol ng order. Minsan sa isang araw at isang beses sa isang linggo, binubuksan ng sekretarya ang kaukulang Pang-araw-araw na Pagsusuri at Lingguhang Pagsusuri na mga view sa Outlook, na awtomatikong ina-update kapag may mga bagong gawain. Alinsunod sa mga regulasyon sa pagkontrol ng order, nakikipag-ugnayan ang sekretarya sa mga tagapagpatupad, nililinaw ang kasalukuyang kalagayan at ipinapasok ang naaangkop na mga tala sa system. Ang manager ay iniharap sa isang pasalita o nakasulat (awtomatikong nabuo mula sa Outlook) na ulat. Kung kinakailangan, itinala ng ulo ang mga gawain kung saan kinakailangan ang kanyang pakikipag-ugnay sa tagapalabas, at ikinonekta sila ng kalihim sa isang maginhawang oras para sa ulo.

Mahalagang tandaan na sa sistema ng kontrol ng order, ang sekretarya ay hindi isang transmission link, isang filter sa pagitan ng manager at executor (ito ay isang karaniwang pagkakamali). Ang sekretarya ay, wika nga, "sa tabi" at hindi "sa pagitan" at pinapayagan ang pinuno na huwag mag-aksaya ng enerhiya sa nakagawiang kontrol, na eksklusibong nakatuon sa bahagi ng nilalaman ng isyu.

Kasabay nito, ang kaginhawahan ng system ay nakasalalay din sa katotohanan na, salamat sa mahusay na ginawang mga setting ng Outlook at malinaw na tinukoy na mga regulasyon, ang pinakakaraniwang sekretarya ng antas ng receptionist ay maaaring gumana dito. Ang kontrol ng order ay hindi nangangailangan ng mahal at mahirap hanapin na referent. Bagaman kung ang tagapamahala ay may eksaktong isang referent (personal na katulong), at hindi lamang isang sekretarya, kung gayon ang kahusayan ng paggamit ng system ay mas mataas.

Tandaan. Karanasan sa korporasyon

Sa RUSAL (kasalukuyang kilala bilang Russian Aluminum), ang ilang mga opisina ng senior executive ay na-set up gamit ang Outlook-based na mga order control system. Noong nakaraan, kapag ang mga tagapamahala ay may mga katanungan tulad ng: "Ano ang mayroon tayo para sa halaman ng Sayanogorsk?", "Ano ang mayroon tayo para sa Agosto?", "Ano ang mayroon tayo para sa komite ng mga tauhan?", ang mga kalihim at referent ay kailangang magsagawa ng isang malawak na lawak. paghahanap ng impormasyon sa mga elektronikong mensahe, minuto ng pagpupulong, mga tala sa Outlook, atbp. Pagkatapos i-set up ang system, ang lahat ng mga tagubilin ay nagsimulang mahulog sa parehong format sa karaniwang mga base pananaw. Dahil sa ang katunayan na ang mga pangalan ng mga takdang-aralin at ang mga kategoryang itinalaga sa kanila ay na-standardize, naging posible na pumili ayon sa paksa. Awtomatikong nabubuo na ngayon ang mga sagot sa mga tanong ng mga tagapamahala. Kasabay nito, ang ilang mga bagay ay hindi nangangailangan ng kahilingan mula sa mga tagapamahala: alam ng mga katulong na, ang pag-imbita ng isang tagapamahala sa komite ng tauhan, alinsunod sa mga tagubilin para sa pagsubaybay sa mga takdang-aralin, dapat nilang i-print ang kaukulang view mula sa Outlook. Sa panahon ng komite, ang pinuno ay may ganap na kontrol sa sitwasyon, gumagawa ng mga tala sa printout at pagkatapos ay ibinibigay ang mga ito sa mga kalihim upang gumawa ng mga pagbabago sa sistema. Kasabay nito, ganap na iwasan papel na media imposible, kaya ang sistema ay sumasama sa kanila.

Kung, pagkatapos ng negosasyon, hihilingin ng pinuno na i-save ang anumang dokumento kasama ang kanyang mga tala (na nagdadala ng maraming emosyonal na makabuluhang impormasyon), inilalagay ito sa imbakan. Ito ay nabanggit sa kaukulang gawain sa Outlook. Para sa susunod na mga negosasyon sa parehong tao (o sa parehong proyekto), ang manager ay magkakaroon hindi lamang ng isang printout ng mga gawain para sa proyektong ito mula sa Outlook, kundi pati na rin ng isang sheet ng papel kasama ang kanyang mga tala mula sa mga nakaraang negosasyon.

Executive Secretariat

Bilang karagdagan sa pagtulong na kontrolin ang mga takdang-aralin, ang sekretarya (o secretariat) ng pinuno ay maaaring magbigay ng maraming upang madagdagan ang kaginhawahan, kaginhawahan at kahusayan ng nangungunang tagapamahala. Sa karaniwang bersyon ng proyekto na "Pag-set up ng secretariat", na isinasagawa ng kumpanya na "Organization of Time", ang mga sumusunod na bloke ng trabaho ay isinasagawa: "Pag-set up ng pagbabadyet at pagpaplano ng oras ng manager", "Pag-set up ng pagkagambala mode at mga signal ng impormasyon", "Pagse-set up ng trabaho sa mga "araw-araw" na function".

Batay sa Outlook, ang mga epektibong view ay binuo para sa pagpaplano at pagbabadyet sa oras ng manager, na nagbibigay-daan para sa quantitative analysis. Ang isang senior manager, bilang isang panuntunan, "ay hindi pag-aari sa kanyang sarili", isang malaking bilang ng mga tao ang nag-aaplay para sa kanyang oras. Ang ganitong sistema ay nagpapahintulot sa iyo na ibalik ang pamamahala ng badyet ng oras sa mga kamay ng tagapamahala, upang maipamahagi ang oras na ito nang mas mahusay. Kabilang ang paghahanap ng oras para sa trabaho na may "mahalaga ngunit hindi kagyat" na kalikasan - pagbabasa ng iba't ibang mga dokumentong analitikal, pagbuo ng madiskarteng mahahalagang pangmatagalang isyu, atbp.

Ang mode ng mga pagkaantala at signal ng impormasyon ay ang pag-aaral ng buong hanay ng mga tanong: "Kanino, paano at kailan kumonekta o hindi kumonekta sa isang papasok na tawag sa telepono?", "Aling mga dokumento ang pipirmahan kaagad, na - sa isang tiyak na oras?", "Alin mga keyword maaari bang sabihin ng pinuno sa mga sekretarya na bakod mula sa buong mundo sa labas o bahagi nito?" atbp.

Panghuli, ang mga function na "sambahayan" ay lahat ng bagay na nauugnay sa pagkain, mga driver, pag-book ng mga tiket sa eroplano, atbp. Karaniwan ang mga ideya tungkol sa mga gawi at kagustuhan ng pinuno ay umiiral sa isipan ng mga sekretarya, at ang kaligayahan, kung ang sekretarya ay matino, ay matino at hindi napupunta sa maternity leave. Kapag nagse-set up ng secretariat, inililipat ang kaalamang ito sa mga nauugnay na regulasyon, gayundin sa mga regular na gawain sa Outlook. Kung sa Biyernes ng umaga ang pahayagan na "Vedomosti - Pyatnitsa" ay dapat na nakahiga sa desk ng ulo nang hiwalay mula sa pahayagan na "Vedomosti" mismo, kung gayon ang kaalamang ito ay hindi dapat nasa isip ng mga sekretarya. Inilalagay ito sa kaukulang lingguhang gawain sa Outlook. Kaya, ang kaginhawahan ng gawain ng pinuno ay hindi nagiging isang bagay ng kamalayan o katalinuhan ng mga tao, ito ay nagiging isang bagay ng pagpapatakbo ng isang maayos na naka-configure na sistema.

Ritmo modernong buhay nagdidikta ng pangangailangan na patuloy na maghanap ng mga bagong paraan upang malutas ang mga problema, pinipilit tayong maging flexible, umaayon sa isang galit na galit na bilis. Kaya naman ang isang bagong ideolohiya ng organisasyong paggawa batay sa mahusay na paggamit modernong online na mga tool. Kapag ang mga empleyado ay mas malamang na nasa lugar ng trabaho, nasa mga paglalakbay sa negosyo, sa mga pagpupulong kasama ang mga kliyente, at maaaring gamitin ang pagkakataong magtrabaho mula sa bahay paminsan-minsan, ang pag-master ng mga naturang tool ay kinakailangan. Ang buo o bahagyang paglipat sa mga online na pamamaraan ng trabaho ay naglalagay ng mataas na pangangailangan sa pamamahala at imprastraktura ng impormasyon ng kumpanya. May pangangailangan para sa transparency ng oras at mga gawain ng mga empleyado na gumugugol ng malaking bahagi ng kanilang oras sa malayo sa opisina.

Ang unang hakbang sa pagtatatag ng isang epektibong "remote" na istraktura ng pamamahala ay ang pagpapakilala ng kontrol sa mga tagubilin ng ulo. Kung hindi natin makontrol ang pagiging epektibo ng isang empleyado sa pamamagitan ng kanyang pisikal na presensya sa opisina, dapat nating matutunan itong gawin sa pamamagitan ng mga resulta ng pagganap ng mga nakatalagang gawain.

Mag-usap tayo agad. Sa malaki at katamtamang laki ng mga korporasyon, ang "kontrol sa order" ay karaniwang nangangahulugan ng isang medyo mabigat na sistema ng daloy ng trabaho na gumagana sa mga order, desisyon ng board, atbp. Bilang isang patakaran, pinapayagan ka ng system na ito na kontrolin lamang ang pinakamalaki, malakihang mga order ng mga unang tao ng organisasyon, na ganap na iniiwan sa likod ng mga eksena ang kasalukuyang gawain, na binubuo ng maraming maliliit ngunit mahahalagang gawain.

Pagkatapos nito, pinag-uusapan natin ang tungkol sa kontrol ng pagpapatakbo, pang-araw-araw na mga gawain at mga takdang-aralin, na mayroon ang sinumang nangungunang tagapamahala mula sa ilang dosena hanggang ilang daan, at marami sa kanila ay malayo sa pagiging napakalaking sukat upang ma-overload ang burukratikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa kanila. , at ang ilan sa kanila, sa prinsipyo, ay wala doon. nakakakuha - halimbawa, kontrol sa mga kinakailangang pang-araw-araw na aktibidad ng mga supplier, mamamahayag, customer at iba pang panlabas na katapat ng kumpanya.

Isang kaso mula sa buhay ng isang tao. Ang may-akda sa isang diagnostic na pagpupulong kasama ang isang miyembro ng lupon ng isa sa pinakamalaking kumpanya ng enerhiya ng Russia ay nagtanong ng tanong: "Paano mo makokontrol ang iyong mga order"? (isang malakas na sistema ng pamamahala ng dokumento sa kumpanya, siyempre, ay magagamit). “Nakikita mo ba ang mga leaflet sa dingding - mga printout mula sa Word? Ito ang mga minuto ng mga pulong ng lupon. Ang dilaw na marker ay nagha-highlight kung ano ang tungkol sa aking mga departamento, i.e. sa katunayan, ang mga tagubilin ng board sa akin. "Okay, paano mo makokontrol ang iyong mga takdang-aralin na ginagawa mo batay sa mga linyang naka-highlight na may marker?" "Narito, mayroon akong isang pakete ng mga sticker sa mesa. Totoo, ito ay lumalaki nang mas mabilis kaysa sa kontrolin ko ito, kaya ang ilalim ng pack ay dapat na regular na ipadala sa shredder ... "

Pagkalipas ng tatlong linggo, ang nangungunang tagapamahala ay na-set up na may isang sistema para sa pagsubaybay sa mga takdang-aralin sa pagpapatakbo sa Outlook (Larawan 1), sa anumang oras na nagbibigay sa kanya ng impormasyon sa napiling aspeto: mga proyekto, pagpupulong, mga subordinate, atbp. Bukod dito, ang pangunahing gawain sa pagpasok at pag-update ng mga tagubilin ay isinagawa ng kalihim, at ginamit ng pinuno ang resulta.

Larawan 1

Mga order ng CEO, pagpili ayon sa departamento

Suriin ang pagiging epektibo. Nagising ka na ba noong Linggo sa bansa na may kaisipang "nakalimutan ba ni Petrov na magpadala ... sumang-ayon ... mag-sign"? O, nakikita si Petrov sa koridor, tandaan na may kailangan siyang gawin kahapon? Ang isa sa mga pinaka-seryosong sanhi ng stress, pagka-burnout sa trabaho, talamak na fatigue syndrome ay ang labis na karga ng trabaho ng manager na may maraming mga isyu, isang pakiramdam ng patuloy na pagkabalisa na ang bahagi ng trabaho ay maaaring hindi tapos sa oras o hindi tapos na. Ang pag-aalis ng patuloy na stress na ito, na nakakamit sa pamamagitan ng kontrol ng mga order, ay napakahirap sukatin sa mga tuntunin ng pera. Ang kalusugan at kasiyahan mula sa bawat sandali ng buhay ay hindi mabibili.

Mga prinsipyo ng control system

Ang mga prinsipyo ng sistema ng kontrol ng order ay napaka-simple.

• Materialization ng lahat ng mga order ng head sa isang solong repository. Sa karamihan ng mga kaso, ang Outlook ang pinakamadali at pinakamaginhawang storage na gagamitin. Ang mga bentahe nito ay ang world standard na "de facto"; pamilyar dito (hindi bababa sa bilang isang mail program) ng karamihan sa kasalukuyan at hinaharap na mga empleyado ng organisasyon; pinag-isang kontrol ng mga tagubilin gamit ang e-mail, mga kalendaryo at mga contact; ganap na pagkakaugnay sa labas ng mundo (lalo na, nakikita ko kung paano "pumupunta" ang mga pagpupulong at gawain sa pamamagitan ng Outlook sa pagitan ng mga kumpanya, at hindi lamang sa loob ng kumpanya). Minsan ang isang madaling gamiting repository para sa mga errands ay SharePoint, na tatalakayin sa ibaba.
• "Mga pagpipiliang pampakay" sa iba't ibang sitwasyon ng pamamahala. Ang pakikipag-usap sa isang subordinate, ang manager ay maaaring makakuha ng isang seleksyon ng mga gawain para sa subordinate sa isang pag-click ng mouse; pagsasagawa ng pulong sa pagpaplano para sa proyekto - isang seleksyon ng mga gawain para sa proyekto; sa isang pag-uusap sa telepono (o sesyon ng Skype) sa isang sangay - ayon sa sangay, atbp. Sa Outlook, ang posibilidad na ito ay ibinibigay sa pamamagitan ng pagtatakda ng tinatawag na "custom view".
• Regular na preventive control. Ang gawain ay dapat na ipaalala sa mga subordinates nang maaga, at paulit-ulit, upang matiyak na ito ay nakumpleto sa oras. Unti-unti, tataas ng control system ang disiplina sa pagganap at bawasan ang pangangailangan para sa mga naturang paalala. Kapaki-pakinabang din para sa tagapamahala na maunawaan nang maaga, sa kurso ng gawain, ang kasalukuyang katayuan nito, posibleng mga problema atbp.

Kung ang tagapamahala ay may isang sekretarya, isang malaking halaga gawaing teknikal maaaring italaga sa kanya. Kung paano eksaktong napupunta ang mga order mula sa manager sa sekretarya (sa pamamagitan ng Outlook, gamit ang voice recorder, order control form, atbp.) ay isang hiwalay na isyu na kailangang linawin kapag nagse-set up ng order control.

Mayroong isang pagtatanghal para sa isang kliyente - isang kumpanya ng konstruksiyon na tumatakbo sa isa sa mga lungsod ng Siberia ng Russia. Ang aming consultant ay nagtanong: "Pakitandaan ang kaso kapag ang kakulangan ng isang order control system ay humantong sa pagkalugi para sa kumpanya." CEO: Dali! Isang buwan na ang nakalipas, dahil sa katotohanan na maraming mga gawain sa loob ng kumpanya ang hindi natapos sa oras, huli kaming nagrenta ng parking lot at napilitang bigyan ang mga customer ng mga diskwento sa halaga ng mga parking space. Ang kabuuang pagkalugi ay humigit-kumulang 600 libong rubles, para sa aming maliit na kumpanya ito ay isang napakaseryosong halaga.

Isa pang halimbawa. Sa isang kumpanya ng telekomunikasyon, nakalimutan ng data center cooling system na mag-order ng mga kapalit na air conditioning kit, na teknikal na kinakailangang palitan tuwing tatlong buwan. Nakalimutan ng isang empleyado na gawin ito, nakalimutan ng isa pang suriin ito. Bilang resulta, dahil sa kakulangan ng isang kit na nagkakahalaga ng ilang daang dolyar, nabigo ang isang air conditioner na nagkakahalaga ng sampu-sampung libong dolyar. Mabuti na ang data center ay orihinal na idinisenyo na may isang reserba at ang pagkabigo ng isang air conditioner ay hindi nakakaapekto sa pagganap ng buong sistema. Kung hindi, ang mga pagkalugi ay maaaring tumaas: dahil sa air conditioner, ang mga server ay nabigo, ang gawain ng mga programa na tumatakbo sa kanila ay tumigil, atbp. Sa pangkalahatan, ang kabayo ay naging pilay, ang kumander ay napatay, ang labanan ay nawala "dahil walang pako sa forge."

Pasimplehin ang pag-uulat at dagdagan ang pagganyak

Ang isang napaka-kapaki-pakinabang na tampok ay ang awtomatikong pagbuo ng pormal na pag-uulat ng kumpanya mula sa Outlook - mga plano, mga ulat sa mga natapos na gawain, mga minuto ng mga pulong, atbp. Sa kasamaang palad, hindi ito isang native na feature ng Outlook, ngunit isang macro add-in na binuo ng aming kumpanya. Ang setting nito ay kasama sa pangkalahatang listahan ng mga trabaho kapag nagse-set up ng kontrol ng order.

Isang halimbawa mula sa pagsasanay ng mga kliyente. Ang isa sa mga reserbang kahusayan, na pinangalanan sa panahon ng mga diagnostic ng mga miyembro ng lupon ng Baikal Bank ng Sberbank ng Russia, ay ang mahabang pagbuo ng mga minuto pagkatapos ng mga pagpupulong, na maaaring tumagal ng ilang araw (paglilinaw ng mga salita, mga deadline, atbp.), na kung saan pinabagal ang pagpapatupad ng mga gawain.

Sa kurso ng pag-set up ng kontrol ng mga tagubilin, ang sumusunod na modelo ng mga aksyon ay pinagtibay at kasama sa mga regulasyon: ang mga tagubilin ay nilikha sa panahon ng pulong kaagad sa Outlook ng sekretarya ng board, at ang window ng Outlook ay ipinapakita sa malaking screen , makikita ng lahat ang mga salita, ang mga deadline, ang mga responsable, at maaaring gumawa ng sarili nilang mga paglilinaw. Sa pagtatapos ng pulong, ang protocol ng opisyal na format na pinagtibay ng bangko (Fig. 2) sa letterhead Word ay awtomatikong nilikha mula sa Outlook, nilagdaan at may "puwersa ng batas".

Figure 2

Isang halimbawa ng pag-export ng mga tagubilin mula sa Outlook patungo sa isang opisyal na format na dokumento

Ang kakayahang gumawa ng mga pormal na dokumento mula sa mga gawain sa Outlook ay nakakatipid ng sampu at daan-daang oras ng oras, habang ginagawang mas nauugnay at sapat ang pag-uulat. Nagbibigay-daan din ito sa iyo na i-link ang order control system sa KPI (key performance indicators) ng mga empleyado at departamento, isang motivation system, at isang planning system.

Para sa Tagapangulo ng Lupon ng Pamamahala ng isa sa mga bangko ng Russia, isang sistema ng kontrol ng order ay binuo, na naging posible na bumuo ng isang rating ng pagganap ng empleyado sa buwanang batayan gamit ang pag-export ng mga order sa Excel at awtomatikong pagsusuri sa pamamahala (isinasaalang-alang. ang "bigat" ng utos, pagkaantala sa pagpapatupad, atbp.). Ang sistema ay naging napakasimple at transparent na pagkaraan ng ilang oras ang mga elemento ng monetary motivation ay nakatali sa rating na ito - bahagi ng quarterly bonus ng empleyado ay nagsimulang umasa sa koepisyent ng pagpapatupad ng mga tagubilin.

Mga kalendaryo ng empleyado at pagsubaybay sa oras

Anumang "online" at "malayuan" sa trabaho ng kumpanya ay nangangailangan ng isang napaka-magalang na saloobin sa accounting ng oras at mga resulta. Kung hindi natin pisikal na nakikita ang isa't isa sa araw ng trabaho, dapat tayong matutong magtakda ng mga gawain nang tumpak at tama ang pagtatantya ng mga gastos sa paggawa.

Napakahalaga ng kontrol na ito, at hindi lahat dahil ang mga tao ay kontrabida at naghahanap ng mga paraan upang maiwasan ang trabaho. Lahat tayo ay hindi perpekto, kailangan natin ng mga "props" na makakatulong sa atin upang gumana nang epektibo, upang madaig ang ating sariling katamaran.

Ang isyu ng transparent at mapapamahalaang setting ng mga gawain ay malulutas sa tulong ng order control, na napag-usapan na natin. Ang isyu ng transparency at pamamahala ng oras ay nalutas sa tulong ng isang corporate standard para sa pag-iskedyul sa mga kalendaryo.

Ang mga prinsipyo ng pamantayang ito ay medyo simple:

• Ang lahat ng mga manager at empleyado ay nagpaplano ng kanilang oras (mga pulong at malalaking "naka-budget" na gawain) eksklusibo sa mga kalendaryo ng Outlook, walang "mga papel", mga sticker, atbp. hindi pwede; ang imbitasyon sa pulong ay isinasagawa lamang sa pamamagitan ng Outlook, nang walang mga tawag sa telepono at email.
• Ang mga kalendaryo, maliban sa mga appointment na minarkahan ng isang "pribado" na checkbox, ay available sa mga kasamahan alinsunod sa patakaran ng korporasyon na namamahala sa kung sino at kaninong mga kalendaryo ang makakakita, makakapag-edit, makakapag-iskedyul ng mga appointment sa kanila nang direkta, atbp.
• Kapag nagpapanatili ng mga kalendaryo, ginagamit ang isang pamantayan para sa pagpasok ng impormasyon: color coding ng mga pulong, mga keyword sa mga pamagat, paggamit ng mga attachment (agenda ng pulong, mga direksyon sa isang panlabas na pagpupulong, atbp.).

Ang ganitong sistema ay nagbibigay ng isang makabuluhang pagtaas sa pamamahala para sa mga tagapamahala at kadalian ng trabaho - para sa lahat. Lagi mong makikita kung sino ang nagpaplanong gawin kung ano at nasaan sila. Kapag nagpupulong ng pulong, madali mong ma-on ang mga kalendaryo ng mga taong kailangan mo at mapipili ang pinakamaraming bagay maginhawang oras(Ang Outlook ay mayroon ding feature na nagpapadali sa paghahanap ng tamang oras; Figure 3).

Larawan 3

Kolektibong gawain sa mga kalendaryo

Kasabay nito, hindi ito tungkol sa kabuuang kontrol: alinsunod sa mga prinsipyo ng pamamahala ng oras, hanggang sa 30-40% ng araw ng pagtatrabaho (ang figure na ito ay maaaring mag-iba para sa iba't ibang mga posisyon) ay nananatiling gumagana sa mga hindi inaasahang gawain.

Kung kinakailangan, ang pamantayan sa pagpaplano ng oras ng kumpanya ay maaaring magsama ng mga kapaki-pakinabang na opsyon:

• Pag-uugnay ng pag-iiskedyul sa mga kalendaryo sa mga mobile device– mga smartphone, tagapagbalita, atbp. Dahil nasa isang off-site na pulong, ilalagay mo ang pulong na ito sa iyong smartphone - at sa loob ng ilang minuto ay nasa kalendaryo na ng iyong server, makikita ng lahat ng empleyado ang pinakabago at pinakabagong bersyon ng iyong iskedyul. Sa kabaligtaran, kung ang isang tao mula sa opisina ay nagpadala sa iyo ng isang imbitasyon sa isang pulong, sa isang minuto ay makikita mo na ito sa iyong smartphone.
• Pag-uugnay sa pagpaplano at pag-uulat. Salamat sa pag-export ng mga appointment sa kalendaryo sa Word o Excel, maaari kang bumuo ng lingguhan o buwanang mga ulat, mga ulat ng proyekto, nang literal sa pamamagitan ng pag-click ng isang pindutan (Larawan 4). Ang kagandahan ay ang paglikha ng mga ulat ay hindi nangangailangan ng "pagsusulat", ang paggasta ng oras at pagsisikap ng mga empleyado. Sa isang bilang ng mga kumpanya, halimbawa, ang mga buwanang ulat ng mga consultant ng proyekto ay nilikha sa isa o dalawang minuto, na ganap na mga opisyal na dokumento kung saan nakasalalay ang sahod.

Larawan 4

Ulat ng order

Isang taon pagkatapos ng pagkumpleto ng proyekto, tinanong namin ang pinuno, direktor ng pag-unlad ng kumpanya ng produksiyon at pangangalakal ng Siberia: "Ngayon, makalipas ang isang taon, nang matagal nang nilagdaan ang mga sertipiko ng pagtanggap at mga liham ng pasasalamat, ano ang tunay na "tuyo nalalabi"?"

Sa kumpanyang ito, kapag ipinakilala ang pamamahala ng oras, ang diin ay inilagay sa mga kalendaryo. Ang tugon ng manager ay: “Alam mo, naaalala ko ang mga panahong nabubuhay tayo nang walang mga mobile phone. Kinakailangang mapagtanto na binibisita na ngayon ni Kolya si Fedya, at dahil walang landline na telepono si Fedya, kailangan mong tawagan ang kanyang kapitbahay at hilingin sa kanya na tawagan si Kolya sa telepono ... Naaalala ko ang aming buhay nang walang karaniwang mga kalendaryo, transparent at naiintindihan, tulad ng buhay na walang mobile phone . Lahat ng mga talaarawan, papeles, walang katapusang mga tawag para mag-set up ng appointment, mas maraming tawag para mag-reschedule ng appointment, magkakapatong at hindi pagkakapare-pareho sa mga pagpupulong ... Sa pangkalahatan, ang buhay na walang corporate standard para sa pagpaplano ay parang buhay na walang mobile phone. Sa teoryang posible, praktikal - lubhang hindi maginhawa at hindi mahusay."

Suriin ang pagiging epektibo. Ang pagpapakilala ng isang pamantayan ng korporasyon para sa pagpaplano at pagbabadyet ng oras ay nakakatulong na malaya ang iskedyul ng bawat tagapamahala, depende sa posisyon, mga tatlo hanggang anim na oras sa isang linggo, na ginugugol sa mga hindi produktibong gastos kapag nagpaplano at nag-oorganisa ng mga pagpupulong, na katumbas ng tungkol sa 10% ng payroll. Kasabay nito, ang pagtaas ng kahusayan sa pamamahala dahil sa transparency ng oras at mga gastos sa paggawa ay umaabot mula 10 hanggang 25%.

"Sa isang sandali lang ng araw, kapag sumandal ka sa iyong upuan at nagrelax, dadaan ang amo sa opisina."
Sampling theory

Sistema ng kontrol sa pagpapatupad ESCOM.BPM

Layunin ng automated execution control system

Isa sa pinakamahalagang gawaing kinakaharap ng mga system pamamahala ng elektronikong dokumento Ito ang automation ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento. Ang paglipat sa isang automated na solusyon ay nagbibigay ng pagtaas sa disiplina sa pagganap at isang pagbawas sa mga deadline dahil sa pagpapakilala ng mga epektibong paraan ng pamamahala ng kontrol. Ang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga tagubilin (mga gawain) sa base ay nagbibigay ng isang husay na pagtaas sa ehekutibong disiplina sa pamamagitan ng paggamit ng isang hanay ng mga awtomatikong pamamaraan para sa pagsubaybay at pagkontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga tagubilin.

Ang aming solusyon ay hindi lamang isa sa pinakamakapangyarihan, komprehensibo at ganap na tampok sa mga katulad na programa para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order, ngunit isa rin sa pinaka-abot-kayang sa mga tuntunin ng mga gastos sa pananalapi: ang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order ay maaaring mabili sa edisyong "" para sa 21 na koneksyon para lamang sa 33,600 rubles. Kasabay nito, ang mga lisensya ay walang petsa ng pag-expire at bumili ng karagdagang software hindi kailangan.

Ang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order (mga gawain) ay isang yari na pinagsama-samang nababagay na solusyon para sa pag-automate ng mga proseso ng pagtatrabaho sa mga order, awtomatikong pagpapatupad, agarang abiso ng mga kalahok sa proseso tungkol sa mga kaganapan at mga deadline, pagpapadala ng mga paalala, awtomatikong pagsubaybay at kontrol. ng pagpapatupad.

Ang programa ay naglalaman ng mga ulat sa disiplina sa pagganap at nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na ipakita ang kasalukuyang sitwasyon sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa organisasyon, kapwa sa konteksto ng mga departamento at para sa bawat tagapalabas.

Ang isang tampok ng Order Execution Control System ay ang gawaing may mga order sa automated system ay malinaw na kinokontrol. Halimbawa, hindi mo maaaring tanggalin ang isang gawain na isinasagawa, hindi mo maaaring itama ang isang gawain nang hindi inaabisuhan ang tagapalabas tungkol dito, ang isang gawain ay maaari lamang ipadala sa isang subordinate na empleyado, at hindi sa sinuman, atbp.

mahalaga bentahe ng execution control system ay ang posibilidad ng pagkalkula ng koepisyent ng disiplina sa pagganap para sa bawat tagapalabas, na maaaring magamit sa pagkalkula ng motivational component ng isang empleyado (bonus).

Ang execution control system ay maaaring ibigay bilang isang independiyenteng solusyon (), o bilang bahagi ng (mga edisyong "-DELO, Standard-CONTRACTS, Standard-PROF, Big Business at Corporate").

Mga function ng execution control system

Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order ay naglalaman ng mga sumusunod na awtomatikong function:

Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ay naglalaman ng isang direktoryo ng istraktura ng organisasyon ng organisasyon. Bago simulan ang trabaho sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad, dapat itong makumpleto. Kasama sa direktoryo ang organisasyon at mga sangay, dibisyon, empleyado at yunit ng kawani nito. Ang data mula sa direktoryo na ito ay ginagamit kapag nag-a-update ng mga tungkulin - kapag pinupunan ang mga patlang sa mga task card, pati na rin kapag bumubuo ng mga ulat sa pagpapatupad ng mga tagubilin, halimbawa, sa konteksto ng mga departamento.

Ang direktoryo ng istraktura ng organisasyon ay nagpapahintulot din sa iyo na itakda ang relasyon Head - Subordinates.

Ginagamit ng execution control system ang relasyon na ito kapag pinupunan ang order card - ang listahan ng mga performer ay magiging limitado para sa bawat manager.

Para sa bawat yunit ng kawani, posibleng mag-configure ng isa o higit pang mga kinatawan.

Deputies sa execution control system

Sinusuportahan ng execution control system ang pagpapalit ng mga empleyado. Pinapayagan nito ang mga kinatawan na magsagawa ng mga aksyon para sa iba pang mga empleyado sa sistema ng kontrol ng pagpapatupad - pag-coordinate ng mga gawain, markahan ang pagpapatupad, magsagawa ng pag-verify, atbp. Gayunpaman, kapag nagsasagawa ng mga aksyon, awtomatikong itinatala ng order card kung sino ang eksaktong at kailan ginawa ang pagkilos na ito.

Para sa sinumang empleyado sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento, maaari kang lumikha ng isa o higit pang mga representante. Ang kapalit ay maaaring permanente o para sa isang tinukoy na tagal ng panahon.

Ang Deputy ay maaaring bigyan ng karapatang mag-coordinate ng mga takdang-aralin para sa Pinuno at ipadala ang mga ito sa mga tagapagpatupad, upang suriin, tanggihan at kumpirmahin ang pagpapatupad ng atas.

Ang Deputy Contractor ay maaaring bigyan ng karapatang bumuo ng mga ulat sa pagsasagawa ng gawain. Para sa kinatawan, maaari mong i-configure ang pagdoble ng mga abiso na natanggap ng empleyado na kanyang pinalitan.

Personal na gawain

Ang isang personal na gawain ay ang pangunahing paraan ng pagpormal at pagkontrol sa gawain sa sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento. Lahat ng bagay tungkol
Ang mga ulat sa pagpapatupad ay batay sa impormasyon mula sa mga personal na instruction card. Ang task card ay awtomatikong nagpapanatili ng log ng kaganapan, na nagtatala ng lahat ng nangyari mula sa sandali ng paglikha hanggang sa pagkumpleto.

Ang ESCOM.BPM execution control system ay nagpapahintulot sa iyo na lumikha ng mga personal na gawain sa isang "manual" na mode o awtomatiko sa konteksto ng pagpapatupad ng dokumento (paglalathala at pagpapatupad ng mga resolusyon). Kapag gumagawa ng isang order mula sa isang document card (halimbawa, isang Order), isang order card ay awtomatikong nagagawa at ang mga field nito ay napunan. Ang mga ginawang task card ay awtomatikong iniuugnay ng execution control system sa document card.

Ang card ng dokumento sa pahina ng "Progreso" ay nagpapakita ng mga nilikhang subordinate na gawain at ang kanilang mga katayuan, pati na rin ang impormasyon tungkol sa natitirang oras hanggang sa takdang petsa. Kung ang gawain ay overdue, ang oras kung kailan ang gawain ay overdue ay ipapakita. Ang ganitong gawain ay ipinapakita gamit ang isang espesyal na icon.

Kung ang gawain ay may mga subtask, pagkatapos ay ipinapakita din ang mga ito sa card ng dokumento, na lumilikha ng isang hierarchical na listahan ng mga gawain kasama ang pangunahing gawain. Ang ganitong istraktura na may dynamic na pagpapakita ng mga katayuan at oras ay nagbibigay-daan sa iyo upang biswal na ipakita ang pag-usad ng dokumento.

Ang isang personal na gawain sa execution control system ay maaaring italaga sa isang Contractor lamang. Ang bawat tagapagpatupad ay may pananagutan para sa pagganap ng mga personal na gawain na itinalaga sa kanya.

Upang magbigay ng pagkakataong magtalaga ng isang order sa ilang empleyado nang sabay-sabay, ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ay naglalaman ng isang gawain ng Grupo.

Upang ipakita ang mga personal na gawain sa execution control system, isang nako-customize na hanay ng mga journal na "Mga personal na gawain" ay ibinigay. Ang mga log ay naglalaman ng mga nako-customize na filter na pumipili ng mga task card mula sa database ayon sa tinukoy na pamantayan at ipinapakita ang mga ito sa anyo ng isang listahan - isang log. Ang execution control system ay nagpapahintulot din sa iyo na lumikha ng mga bagong order journal at i-customize ang mga kasalukuyang journal.

Pangkatang gawain

Ang isa sa mga aplikasyon ng isang pangkatang gawain ay upang bawasan ang oras na kinakailangan upang lumikha ng parehong uri ng mga personal na order card na may karaniwang teksto ng order at isang deadline. Ang gawain ng Grupo ay maaari ding gamitin bilang isang pinakamataas na antas ng gawain, ang pagpapatupad nito ay nahahati sa ilang mga subtask, na ang bawat isa, sa turn, ay maaaring hatiin sa mga subtask.

Hindi tulad ng isang personal na takdang-aralin, ang isang pangkat na pagtatalaga ay naglalaman ng isang listahan ng mga gumaganap na maaaring mabilis na ma-populate gamit ang mga template. Kapag ang isang pangkatang gawain ay ipinadala sa trabaho, awtomatiko itong nahahati sa mga personal na gawain ayon sa bilang ng mga gumaganap. Ang mga halaga mula sa kaukulang mga field ng group task card ay ilalagay sa mga field ng personal assignment card. Ipinapakita ng card ng pangkat ng gawain ang nilikha na mga personal na gawain at ang kanilang mga katayuan, na nagbibigay-daan sa iyong subaybayan ang pag-unlad ng pangkalahatang gawain. Ang pangkatang gawain ay makukumpleto pagkatapos makumpleto ang lahat ng nilikhang personal na gawain.

Upang ipakita ang mga gawain ng pangkat, ang Document Execution Control System ay naglalaman ng isang nako-customize na journal na "Group Tasks".

Gawain na may iskedyul

Ang ESCOM.BPM execution control system ay nagbibigay-daan sa iyo na awtomatikong lumikha ng mga personal na order ayon sa isang iskedyul - isang iskedyul. Upang gawin ito, ang system ay nagbibigay ng isang espesyal na proseso na "Task na may iskedyul". Halimbawa, kailangan mo ng mga subordinate na empleyado sa ika-25 ng bawat buwan upang mabigyan ka ng buwanang ulat sa pagpapatupad ng plano sa trabaho. Ang isang gawain na may iskedyul ay nagpapahintulot sa iyo na ipatupad ang gawaing ito. Ayon sa naka-configure na iskedyul, ang execution control system ay awtomatikong lilikha at maghahatid ng mga personal na gawain sa mga gumaganap. Sa kaibuturan nito, ang nakaiskedyul na trabaho ay isang pangkatang trabaho na may idinagdag na iskedyul ng pagtakbo dito.

Kapag dumating ang deadline na itinakda sa iskedyul, awtomatikong gagawa ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ng mga personal na task card para sa bawat tagapalabas. Ipinapakita ng task card na may iskedyul ang mga nilikhang personal na gawain at ang kanilang mga katayuan, na nagbibigay-daan sa iyong subaybayan ang pag-usad ng kanilang pagpapatupad. Ang naka-iskedyul na gawain ay hindi nagtatapos pagkatapos ng pagpapatupad ng mga personal na gawain, ngunit awtomatikong ilulunsad muli sa susunod na petsa ng pagsisimula. Kung kinakailangan, ang naka-iskedyul na gawain ay maaaring ihinto at pagkatapos ay i-restart.

Upang ipakita ang mga gawain na may iskedyul sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento, ang journal na "Mga Gawain na may iskedyul" ay ibinigay.

Paghahanda ng isang personal na gawain

Ang task card ay naglalaman ng isang pamagat ng gawain na maikling naglalarawan sa kakanyahan ng gawain at ipinapakita sa mga log ng gawain. Sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento, posibleng piliin ang uri ng gawain mula sa classifier ng mga tipikal na gawain. Sa kasong ito, awtomatikong mapupunan ang field ng pamagat, pati na rin ang karaniwang deadline para sa pagkumpleto ng gawain. Maaari mo ring tukuyin Detalyadong Paglalarawan gawain, ipahiwatig ang kahalagahan nito, ipahiwatig ang mga co-executor, ilakip ang mga attachment file sa card.

Pagtatalaga ng mga TUNGKULIN ng gumaganap at pinuno

Pagkatapos lumikha ng isang personal na task card, ang papel ng May-akda at Supervisor ay awtomatikong ipinasok ng empleyado na lumikha ng card. Hindi mababago ang tungkulin ng May-akda. Ang ESCOM.BPM execution control system ay awtomatikong nagla-log ng impormasyon tungkol sa kung sino at kailan ginawa ang personal na task card, pati na rin ang impormasyon tungkol sa iba pang mga kaganapan, sa log ng kasaysayan ng gawain.

Ang Task Executor ay pinili mula sa isang dialog box na naglalaman ng isang listahan ng mga empleyado na nag-uulat sa tinukoy na Manager. Kung nais mong magbigay ng isang gawain sa isang empleyado na wala sa listahan ng mga gumaganap, pagkatapos ay kailangan mo munang i-clear ang field na "Manager", pagkatapos ay piliin ang nais na tagapalabas (ipapakita ng system ang isang listahan ng lahat ng mga empleyado). Kapag natukoy na ang tagapagpatupad, kailangan mong tukuyin ang task manager mula sa dialog box ng pagpili ng empleyado, na maglalaman ng listahan ng mga tagapamahala para sa tagapagpatupad na ito.

Deadline at pagpapatupad at kontrol

Ang isang personal na gawain ay dapat may takdang petsa. Sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order, maaaring itakda ang field na "Takdang petsa" bilang isang ganap na halaga ng petsa o bilang isang kamag-anak na halaga, na tinukoy sa mga araw ng negosyo o oras mula sa petsa ng pagsisimula ng gawain na tinukoy sa field na "Petsa ng pagsisimula".

Ang field na "Petsa ng kontrol" ay maaaring itakda bilang isang ganap na halaga ng petsa, o kamag-anak, na tinukoy sa mga araw ng trabaho o oras mula sa petsa ng takdang petsa. Kung ang deadline at takdang petsa ay itinakda sa mga kamag-anak na yunit (araw at oras ng pagtatrabaho), pagkatapos ay awtomatikong kakalkulahin ang mga partikular na petsa kapag ipinadala ang gawain para sa trabaho. Ang subsystem na " " ay ginagamit para sa tamang pagkalkula ng mga deadline.

Ang task card ay nagpapakita rin ng kinakalkula na impormasyon tungkol sa nakaplanong tagal ng gawain, ang nakaplanong dami ng trabaho at ang dami ng overdue na oras (para sa mga overdue na gawain). Ang halaga ng mga gastos sa paggawa ay ipinasok ng Manager o awtomatikong kinakalkula ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order.

• Ang pagpapagana sa flag na "Ihatid kaagad ang gawain" ay magreresulta sa agarang paghahatid ng gawain sa Tagapatupad pagkatapos mai-publish ang gawain. Kung ang flag ay hindi pinagana, ang gawain ay ihahatid ng order execution control system pagkatapos ng deadline na tinukoy sa field na "Petsa ng pagsisimula".
• Ang pagpapagana sa flag na "Ang gawain ay hindi nauugnay pagkatapos ng deadline" ay humahantong sa katotohanan na ang sistema ng kontrol ng pagpapatupad ay awtomatikong nagtatalaga ng katayuan na "Kinansela" sa naturang gawain, kung ang gawain ay hindi minarkahan bilang nakumpleto bago ang takdang petsa na tinukoy sa card.

JOB ATTACHMENT FILES

Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-attach ng ilang mga attachment file ng mga arbitrary na uri sa isang task card. Ang may-ari lang ng attachment ang makakapag-edit ng attachment file. Maaaring lumikha ang ibang mga empleyado.

Kahalagahan ng gawain

Sa task card, maaari mong ipahiwatig ang antas ng kahalagahan ng gawain. Sa ESCOM.BPM order execution control system, ang mga gawain na may mataas na kahalagahan ay itinalaga ang pinakamataas na kadahilanan ng kahalagahan. Kung ang gawain ay overdue o hindi nakumpleto, pagkatapos ay itinalaga ang pinakamataas na kadahilanan ng kahalagahan.

Depende sa katayuan ng gawain (nakumpleto sa oras; hindi natapos sa oras - overdue; hindi nakumpleto) at ang tinukoy na kahalagahan ng koepisyent, kapag bumubuo ng isang ulat sa gumaganap na disiplina, ang koepisyent ng pagsasagawa ng disiplina ay kakalkulahin mula 0 hanggang 1 para sa bawat performer. Kung mas mataas ang koepisyent, mas mahusay ang tagapagpahiwatig ng disiplina sa pagganap ng empleyado. Maaaring gamitin ang data sa disiplina sa pagganap kapag nagkalkula ng mga bonus.

Pagpapadala ng gawain para magtrabaho SA CONTROL SYSTEM

Kapag nagpapadala ng isang gawain para sa trabaho, sinusuri ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ang pagpuno ng mga patlang ng card. Kung may nakitang error, maglalabas ng mensahe ang execution control system. Sinusuri din ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng gawain kung ang empleyado na nagpapadala ng gawain ay maaaring magtalaga ng gawain sa Tagapatupad. Kung hindi, ipapadala ang gawain para sa pag-apruba sa empleyado na tinukoy sa field na "Manager". Bago ipadala ang gawain nang direkta sa Kontratista, sinusuri ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order ang flag na "Ihatid kaagad ang gawain", at kung ito ay pinagana, ang gawain ay inihahatid kaagad. Kung hindi, ang gawain ay itinalaga ang katayuan na "Naantala ang paghahatid" at ang gawain ay ihahatid sa tagapalabas kapag dumating ang deadline na tinukoy sa field na "Petsa ng pagsisimula."

Pagtanggal ng ORDER SA CONTROL SYSTEM

Sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order, ang isang personal na task card ay maaaring tanggalin lamang kung hindi ito naipadala para sa trabaho. Maaaring tanggalin ng administrator ang mga nakumpleto at nakanselang trabaho. Kung ang utos ay isinasagawa, dapat itong bawiin at pagkatapos lamang na maaari itong tanggalin.

Koordinasyon ng gawain SA CONTROL SYSTEM

Ang ESCOM.BPM document execution control system ay nagpapaalam sa Manager tungkol sa gawaing natanggap para sa pag-apruba sa pamamagitan ng isang notification. Ang paghahatid ng mga abiso sa ESCOM.BPM ay ibinibigay ng " ". Sa kurso ng koordinasyon, ang Pinuno ay maaaring:

• Aprubahan ang gawain at ipadala ito sa gumaganap. Sa kasong ito, ang tagapalabas ay makakatanggap ng isang abiso tungkol sa pagtatalaga ng gawain.
• Tanggihan ang trabaho at ibalik ito sa nagpasimula. Sa kasong ito, makakatanggap ang nagpasimula ng abiso na tinanggihan ang trabaho.

Ang tagapamahala ay maaari ding:

• Isaayos ang mga field ng task card (tagal, kahalagahan, atbp.)
• Magpalit ng artista

Upang ipakita ang mga task card na nasa ilalim ng pag-apruba sa execution control system, mayroong isang journal na "Tasks -> Approval".

Naantala ang Paghahatid

Kung ang flag na "Ihatid kaagad ang gawain" ay naka-off sa task card, pagkatapos ma-publish ang gawain ay nasa estado na "Naantala ang paghahatid." Kapag dumating ang deadline na tinukoy sa field na "Start date", ang gawain ay awtomatikong ihahatid sa Contractor. Upang ipakita ang mga task card sa estado na "Naantala ang paghahatid" sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order, ang log na "Mga Gawain -> Naghihintay sa paghahatid" ay nilayon.

Pagpapatupad ng gawain

Paghahatid ng mga gawain sa mga gumaganap

Sa sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order, upang napapanahong dalhin ang mga nakatalagang gawain sa mga tagapagpatupad, ang paghahatid ng gawain ay sinamahan ng awtomatikong paghahatid ng isang abiso sa Tagapatupad. Naka-duplicate din ang notification email tagapalabas.
"Lumalabas" ang notification card sa mga bukas na window sa monitor ng tagapalabas.

Ang notification ay naglalaman ng text, petsa ng ipinadala, petsa ng paghahatid, isang hyperlink sa gawain, at isang button na Kumpirmahin ang Basahin. Kapag nag-click ka sa pindutan ng pagkumpirma para sa pagbabasa o kapag binuksan mo ang isang task card sa pamamagitan ng hyperlink, ang petsa ng pagbabasa ng notification ay awtomatikong naayos. Hindi matatanggal ang paunawa.

Ang mga abiso sa pagbabasa sa sistema ng kontrol ng order ay inilalagay sa isang espesyal na log. Kapag nag-click ang isang empleyado sa button na "Kumpirmahin ang Pagbasa" sa notification card o nag-click sa isang hyperlink, awtomatikong ire-record ang petsa kung kailan binasa ang notification. Sa task card, maaari kang tumawag sa isang form na naglalaman ng listahan ng lahat ng notification na ipinadala sa konteksto ng gawain. Ang listahan ay naglalaman ng mga pamagat ng notification, impormasyon sa status ng notification, mga petsang ipinadala, at mga petsa ng pagbasa.

Magkasama, ang lahat ng mga tool na ito ay nagbibigay ng garantisadong abiso ng empleyado tungkol sa gawaing itinalaga sa kanya at nagbibigay ng kontrol sa paghahatid ng gawain sa tagapagpatupad. Ang mga gawaing inihatid sa tagapagpatupad ay may katayuang "Isinasagawa".

Upang ipakita ang mga gawain na isinasagawa sa ESCOM.BPM na sistema ng pagkontrol sa pagpapatupad ng dokumento, ang log ng “Mga Gawain -> Pagpapatupad” ay ibinigay.

Para sa kaginhawahan ng mga tagapagpatupad, ang ESCOM.BPM order execution control system ay nagbibigay ng isang pangkat ng mga journal na "Mga nakatalagang gawain", na kinabibilangan ng mga journal na pumipili ng mga gawain na itinalaga sa isang tagapagpatupad na may tiyak na deadline:

• Mga misyon na may mataas na kahalagahan
• Deadline ngayon
• Deadline sa kasalukuyang linggo
• Petsa ng takdang petsa sa kasalukuyang buwan
• Deadline sa susunod na linggo
• iba pa.

Pagrerehistro ng mga Trabaho

Ang mga naihatid na gawain sa sistema ng kontrol ng pagpapatupad ng order ay awtomatikong itinalaga ng isang natatangi serial number. Ang numero ay ipinapakita sa job card at sa mga journal. Ang numero ng trabaho ay nagpapahintulot sa iyo na sumangguni sa trabaho at makilala ito mula sa iba pang mga trabaho na may parehong titulo. Para sa mga naka-link na trabaho, ang isang indibidwal na numero ay awtomatikong idinaragdag sa pangunahing numero ng trabaho sa pamamagitan ng isang panahon, halimbawa 012.1 o 012.1.2

Pamamahagi ng trabaho sa isang gawain

Ang tagapalabas ay maaaring direktang lumikha ng mga personal na gawain para sa kanyang mga subordinates nang direkta mula sa task card na itinalaga sa kanya, na, sa turn, ay maaari ring lumikha ng mga gawain para sa kanilang mga subordinates. Awtomatikong nalilikha ang isang koneksyon sa pagitan ng mga naturang gawain sa ESCOM.BPM document execution control system, na nagbibigay-daan sa iyong biswal na subaybayan ang progreso ng buong hanay ng mga gawain sa anyo ng isang hierarchical (tulad ng puno) na istraktura.

Ang pag-usad ng pagpapatupad ng mga gawain ay ipinapakita sa card ng pangunahing gawain o dokumento. Ang mga gumaganap ng mga subordinate na gawain ay naglalagay ng impormasyon tungkol sa aktwal na mga gastos sa paggawa sa kanilang mga task card at bumubuo ng mga ulat sa pagganap. Matapos kumpirmahin ng Superbisor ang pagpapatupad ng subordinate na gawain, ang pangwakas na impormasyon sa aktwal na mga gastos sa paggawa at ang ulat ng tagapalabas ay inilipat mula sa subordinate na gawain sa card ng pangunahing gawain.

Kung ang isang espesyal na bandila ay pinagana sa task card, ang gawain ay maaaring awtomatikong makumpleto pagkatapos ng pagkumpleto ng pagpapatupad ng mga subordinate na gawain. Kaya, sapat na para sa Task Executor na suriin at kumpirmahin ang pagpapatupad ng mga subordinate na gawain. Sa sandaling gawin niya ito, ang kanyang gawain ay awtomatikong mamarkahan bilang nakumpleto ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order.

Delegasyon ng trabaho

Upang maisaaktibo ang mga reserba ng organisasyon dahil sa pinakamainam na paggamit ng kakayahan ng mga empleyado at ang pagpapalabas ng oras para sa mga tagapamahala sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ng ESCOM.BPM, ang posibilidad ng delegasyon ng gawain ay ibinigay.

Kapag ginawa ang delegasyon, ang isang empleyado mula sa mga subordinates ng tagapagpatupad ay ipinahiwatig, kung kanino ipagkakaloob ang mga karapatang isagawa ang gawain. Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng gawain ay awtomatikong nagpapaalam sa bagong tagapagpatupad tungkol sa itinalagang gawain. Ang empleyado kung kanino ipinagkatiwala ang gawain ay nakikipagtulungan sa kanya na para bang siya ay hinirang bilang Tagapatupad ng Gawain.

Kontrol sa pagpapatupad ng gawain

Kapag ang isang gawain ay ipinadala sa Kontratista sa ESCOM.BPM document execution control system, ang control timer ay awtomatikong sinisimulan, na susubaybay sa deadline para sa pagpapatupad ng gawain. Kapag dumating ang deadline, ang execution control system ay magpapakita ng window sa monitor screen ng Contractor na may paalala ng natitirang oras.

Kung ang gawain ay mananatili sa "In Progress" na estado kapag dumating ang nakatakdang petsa ng pagpapatupad, ang execution control system ay magdaragdag ng markang "Overdue" sa task card. Kasabay nito, ang ESCOM.BPM order execution control system ay awtomatikong magpapadala ng mga notification sa Contractor at sa Controller, at mula sa sandaling iyon, ito ay magpapaalala sa kanila araw-araw ng overdue na gawain.

Ang task card, pati na rin ang mga tala ng gawain, ay nagpapakita ng natitirang oras hanggang sa takdang petsa, at kung ang gawain ay overdue, pagkatapos ay ang oras kung saan ito ay overdue. Kung ang flag na "Isaalang-alang ang gawain bilang hindi nakumpleto kung ito ay nalampasan ng tinukoy na bilang ng mga araw" ay pinagana sa form ng pagtuturo, kung gayon ang overdue na pagtuturo ay awtomatikong mamarkahan ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng pagtuturo bilang hindi nakumpleto pagkatapos ng bilang ng mga araw tinukoy sa card.

Ang mga order na may status na "Overdue" ay ipinapakita sa "Assignments -> Overdue" na journal. Ang mga order na nasa ilalim ng kontrol ay ipinapakita sa ESCOM.BPM execution control system sa "Tasks -> Under control" log.

Pagpapaliban ng deadline

Kung kinakailangan, ang Kontratista ay maaaring magpadala ng isang kahilingan sa Pinuno na may kahilingan na baguhin ang deadline o ayusin ang gawain. Ang tagapamahala mismo ay maaaring magpasimula ng proseso ng pagsasaayos ng gawain. Sa kasong ito, ang pagtuturo ay aalisin mula sa yugto ng "Pagpapatupad" at ililipat sa yugto ng "Suriin ng tagapamahala." Ang pagbabago sa takdang petsa ay naitala ng execution control system sa seksyong "Rescheduling" ng order card at isinasaalang-alang kapag bumubuo ng mga ulat sa pagpapatupad ng mga gawain.

Maaaring tanggihan ng manager ang kahilingan ng Contractor. Sa kasong ito, ang deadline para sa pagpapatupad ng utos ay hindi magbabago.

Ang mga tagubilin na sinusuri (itinatama) ay ipinapakita sa journal na "Mga Takdang-aralin -> Sa ilalim ng Suriin". Ang mga na-reschedule na gawain ay ipinapakita sa "Assignments -> Rescheduled" log

Accounting para sa aktwal na mga gastos sa paggawa

Sa panahon ng trabaho sa gawain, maaaring ipasok ng Kontratista sa seksyong "Actual labor cost" ang impormasyon tungkol sa oras na aktwal na ginugol sa pagpapatupad ng gawain. Ang ipinasok na impormasyon tungkol sa oras na ginugol ay awtomatikong summed up ng ESCOM.BPM na sistema ng pagkontrol sa pagpapatupad ng dokumento, at ang kinakalkula na halaga ay naitala sa field na "Actual labor cost" ng instruction card.

Kung ang pangunahing gawain ay may mga subtask, pagkatapos ay kapag nakumpleto na ang mga ito, ang buod ng impormasyon tungkol sa aktwal na paggawa mula sa mga card ng mga subtasks ay awtomatikong ipinasok sa seksyong "Actual labor cost" ng pangunahing gawain. Kaya, sa card ng pangunahing order, ang lahat ng mga gastos sa paggawa para sa pagpapatupad ay nakolekta.

Ulat ng tagapagpatupad

Sa sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento, ang Task Executor ay may kakayahang magpasok ng mga pansamantalang ulat ng pag-unlad sa task card, kung saan maaari mong ipahiwatig ang kasalukuyang porsyento ng pagkumpleto ng gawain. Kapag lumilikha ng isang ulat, ang kasalukuyang dami ng aktwal na mga gastos sa paggawa ay awtomatikong pinapalitan dito.
Ang mga ulat sa pagpapatupad ay ipinapakita sa order card, sa kaukulang seksyon. Dapat ipahiwatig ng Kontratista ang porsyento ng pagpapatupad ng order, punan ang nilalaman ng ulat at i-save ang ulat sa gawain sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "OK".

Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng order ay awtomatikong nag-aabiso sa Manager tungkol sa ulat.

Ipinapakita ng task card ang kasalukuyang porsyento ng pagkumpleto ng gawain, ang halaga ng aktwal na mga gastos sa paggawa, at ang natitirang oras hanggang sa deadline.

Ang huling ulat ay nabuo sa parehong paraan tulad ng intermediate. Sa panghuling report card, dapat mong ipahiwatig ang porsyento ng pagkumpleto ng 100% at itakda ang flag na "Markahan ang gawain bilang nakumpleto."

Upang ipakita ang naisagawa, ngunit hindi na-verify na mga personal na gawain sa ESCOM.BPM order execution control system, isang espesyal na journal na "Sa Pagsusuri" ay ibinigay.

Pagsusuri sa pagpapatupad

Kung ang Controller at ang Manager ay magkaibang empleyado, pagkatapos ay sa document execution control system, ang nakumpletong gawain ay unang isusumite para sa verification sa Controller. Sa kasong ito, ang pagtuturo ay nagpapatuloy sa yugto na "Pagpapatunay ng controller".
Kapag sinusuri ang natapos na gawain, sinusuri ng Controller ang order card para sa kawastuhan ng pagpuno sa ulat ng tagapagpatupad at, kung kinakailangan, ibabalik ang gawain sa Tagapatupad para sa rebisyon. Kung ang Controller ay walang komento, pagkatapos ay ipapadala niya ang utos sa Pinuno para sa pagsasaalang-alang at pagpapasya. Ang gawaing ipinadala para sa pagsusuri ng tagapamahala ay itinalaga ang katayuang "Suriin ng tagapamahala".

Kung, bilang resulta ng pagsusuri ng Pinuno ng utos, nagpasya siyang ibalik ang gawain sa Kontratista para sa rebisyon, bago gawin ito, kailangan niyang magpahiwatig ng bagong deadline.

Ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ay awtomatikong nagpapaalam sa Kontratista tungkol sa pangangailangang tapusin ang gawain sa pamamagitan ng isang abiso. Ang Supervisor at Supervisor ay maaaring magbigay ng kanilang mga komento sa seksyong "Mga Komento" ng task card. Kapag tinatapos ang gawain, ang Kontratista ay kailangang gumawa ng mga tala sa pag-aalis ng mga komento.

Maaaring kumpirmahin ng manager ang pagkumpleto ng gawain, at ang petsa ng aktwal na pagkumpleto ng trabaho ay awtomatikong naitala. Sa mga kaso kung saan ang pagtatalaga ay hindi makumpleto para sa anumang kadahilanan, o kapag sinusuri ang pagpapatupad ng pagtatalaga, ang kalidad ng pagtatalaga ay nahayag, ang Manager ay maaaring markahan ang pagtatalaga bilang hindi natupad.

Upang ipakita ang mga hindi nakumpletong gawain, ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ay naglalaman ng log na "Hindi Nakumpleto".

Ang pagkakaroon ng naturang mga tagubilin ay may negatibong epekto sa koepisyent ng disiplina sa pagganap ng tagapalabas.

Ang mga order na nangangailangan ng rebisyon ay ipinapakita sa ESCOM.BPM execution control system sa journal na “Tasks –> Under revision”.

Kung ang pagpapatuloy ng trabaho sa pagtatalaga ay hindi kinakailangan, pagkatapos ay maaaring markahan ng Manager ang pagtatalaga bilang "Kanselado". Ang ganitong mga tagubilin ay hindi nakakaapekto sa koepisyent ng disiplina sa pagganap. Sa ESCOM.BPM order execution control system, ang mga nakumpletong gawain ay ipinapakita sa “Tasks –> Completed” log.

MGA ULAT SA PAGGANAP NG MGA INSTRUKSYON

Ang data sa pag-unlad at mga resulta ng pagsubaybay sa pagganap ay dapat isaalang-alang at masuri. Ang mga resulta ng gawaing ito ay mga ulat sa pagganap
mga dokumento at gawain na ibinibigay sa mga tagapamahala.

Ang sistema para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento ay nagbibigay ng posibilidad na makabuo ng iba't ibang mga ulat sa pagpapatupad ng mga tagubilin at sa disiplina sa pagganap. Ang mga ulat ay nagbibigay-daan sa iyo upang masuri ang antas ng disiplina sa pagganap para sa isang tiyak na tagal ng panahon, na nagbibigay ng impormasyon sa mga natapos, natitirang at overdue na mga gawain kapwa para sa organisasyon sa kabuuan at para sa laki ng mga aktibidad ng isang yunit o empleyado.

Para sa mga layunin ng pagsubaybay, ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad ay naglalaman ng mga nako-customize na log ng gawain na nagpapakita ng mga card ng mga dokumento at mga order para sa isang tiyak na tagal ng panahon, na may isang tiyak na katayuan (sa trabaho, pag-verify, rebisyon, atbp.).

Ang mga log ng sistema ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento ay may kakayahang magpakita ng impormasyon sa iba't ibang mga hiwa ng impormasyon, halimbawa:

Ayon sa kasalukuyang katayuan ng order; - Sa pamamagitan ng performers; - Sa pamamagitan ng mga pinuno; - Sa pamamagitan ng paghahati; - Sa pamamagitan ng deadline; - Sa pamamagitan ng overdue at iba pang mga katangian ng mga gawain; - Sa pamamagitan ng pinagsama-samang pagpapangkat, halimbawa, ng mga performer at status, ng mga pinuno at performer, atbp.

Sa journal ng execution control system, ang kabuuang bilang ng mga tagubilin ay awtomatikong kinakalkula, pati na rin ang bilang ng mga gawain sa bawat pangkat. Bilang karagdagan, ang mga log ay may kakayahang pag-uri-uriin ayon sa ilang mga hanay, pag-filter ng data sa mga hanay, pag-highlight ng mga talaan na may mga nais na halaga, paghahanap ng data, pagtatakda ng pagkakasunud-sunod at komposisyon ng mga hanay.

• Ang ulat na nabuo sa ganitong paraan ay maaaring i-print o i-export sa isang file.
• Binibigyang-daan ka ng execution control system na makabuo ng mga graph at diagram batay sa data mula sa mga log ng gawain, na nagsisiguro sa kahusayan at visibility ng nasuri na impormasyon.
• Para sa mga tagapamahala, may mga espesyal na ulat na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na masuri ang estado ng mga gawain sa pagpapatupad ng mga tagubilin.

KATANGIAN AT BUONG TEXT NA PAGHAHANAP NG GAWAIN

Bilang karagdagan sa mga tala ng trabaho, naglalaman ang sistema ng kontrol sa pagpapatupad mga espesyal na hugis para sa attribute at full-text na paghahanap ng mga task card. Binibigyang-daan ka ng mga form sa paghahanap na mabilis na pumili mga kinakailangang card ayon sa arbitraryong pamantayan sa pagpili. Kapag nagsasagawa ng paghahanap

ang mga karapatan sa pag-access ng gumagamit na nagsasagawa ng paghahanap ay isinasaalang-alang. Makikita lamang ng user ang mga gawaing iyon sa mga card kung saan siya ipinahiwatig - iyon ay, siya ay isang tungkulin. Ang mga napiling quest card ay ipinapakita bilang isang quest log.

Paano bumili ng solusyon na "Order Execution Control System"

Ang solusyon na "Automated execution control system" ay available sa lahat ng edisyon ng ESCOM.BPM.

Bumili desisyong ito Magagawa mo ito nang mag-isa sa aming online na tindahan. Upang gawin ito, kailangan mong maglagay ng isang lisensya ng server ng napiling edisyon sa basket, halimbawa, at ang kinakailangang bilang ng mga lisensya ng kliyente, halimbawa . Pagkatapos ay mag-order.

Maaari ka ring sumulat sa amin ng isang liham na may mga pangunahing parameter ng iyong gawain sa automation at maghahanda kami ng pinakamainam na komersyal na alok para sa iyo.

Pebrero 26, 2010 03:19 PM

Alexey Afanasiev, Direktor ng Kalidad ng InterTrust

Sa maraming mga negosyo sa Russia, lalo na sa mga nakaranas sa mga nakaraang taon mabilis na paglaki, ang parehong problema ay sinusunod: ang kawalan ng kakayahan ng mga opisyal ng organisasyon na magbigay ng mataas na kalidad at tamang kontrol sa pagpapatupad ng kanilang mga tagubilin. Karaniwan, ang mga bagong kumpanya ay nagdurusa sa problemang ito, habang ang mga organisasyong iyon na mayroon pa ring nakaraan ng Sobyet, pati na rin ang mga administrasyon ng munisipal, rehiyonal at pederal na mga awtoridad ay lubos na epektibong gumagamit ng karanasan sa pamamahala ng direktiba, na partikular na popular sa ating bansa bago ang perestroika. Itinatakda ng artikulong ito bilang pangunahing layunin nito ang tiyak na paglipat ng karanasan sa larangan ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga utos ng mga executive sa mga modernong kumpanya.

Halos anumang uri ng aktibidad sa pamamahala ng isang organisasyon ay nauugnay sa pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa pamamahala nito, kaya mahalagang magtatag ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin. Ang mga order ay maaaring:

● nakakabit sa anyo ng mga resolusyon sa panloob at papasok na mga dokumento (halimbawa, mga memo at liham);

● mabuo sa mga dokumentong pang-administratibo mga collegiate body (sa mga protocol) at mga indibidwal na namumunong katawan (sa mga order at tagubilin).

Tungkol sa mga apela ng mga mamamayan, tandaan namin ang mga sumusunod. Pormal, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa kanila ay magkapareho sa pagproseso ng mga papasok na sulat, ngunit ang mga deadline ay kinokontrol. kasalukuyang batas sa pederal na antas, na dapat isaalang-alang ng manager na nagtatakda ng mga deadline para sa pagpapatupad, at ng performer na tinawag na sumunod sa mga deadline na ito.

Maraming mga dokumento sa kurso ng kanilang ikot ng buhay maaaring ilagay sa ilalim ng kontrol. Makikita natin ang parehong selyo na may titik na "K" at ang salitang "Control" na may nakasulat na pulang panulat o ginawa sa anyo ng isang imprint (tingnan ang Halimbawa 1). Ang gawain ng naturang mga tala ay isa - upang maakit ang pansin sa pangangailangan na kontrolin ang mga tagubilin na ibinigay sa teksto ng dokumento o sa resolusyon dito (sa aming halimbawa, ang papasok na liham ay naglalaman ng isang resolusyon kasama ang pagtuturo ni Ignatova Yu .S., ano at kailan gagawin). Hanggang sa makumpleto ang pagpapatupad, ang mga naturang dokumento ay naka-imbak sa isang hiwalay na folder. Sa pagkumpleto ng pagpapatupad, ang isang tala ay ginawa sa dokumento tungkol dito (sa Halimbawa 1, sa kanang ibabang sulok noong 07.10.2009, isang entry ang ginawa tungkol sa pagtatapos ng kontrata at ang paglalagay ng dokumento sa kaso No. 08-24).

Pagtatakda ng gawain para sa mga gumaganap

Sino ang bumubuo ng utos? Ginagawa ito ng mga pinuno sa lahat ng antas. Karaniwan lang na ang pagpapatupad ng mga tagubilin ng unang tao o ang buong nangungunang pamamahala ng organisasyon ay nasa ilalim ng kontrol, at ang serbisyo ng DOW ay nakikibahagi dito. At ang mga tagubilin ng mas mababang ranggo na mga tagapamahala - ang mga pinuno ng mga departamento, bilang panuntunan, ay pinangangasiwaan ng mga empleyado ng parehong mga departamento na responsable para sa trabaho sa opisina sa kanila.

Tila na sa teksto ng isang resolusyon o isang administratibong dokumento, dapat na malinaw at hindi malabo ang pagkakabalangkas nito:

● ang mismong order,

● takdang petsa,

● tiyak na tagapalabas.

Kung sakaling ang hindi bababa sa isa sa mga kundisyong ito ay hindi matugunan (na mangyayari), ito ay kinakailangan indibidwal na manggagawa, na malinaw na makakapag-reformulate ng mga kinakailangan ng mga tagapamahala, at, kung kinakailangan, hatiin ang mga ito sa mas maliliit, ngunit may malinaw na tinukoy na mga gumaganap.

Kapag bumubuo ng mga tagubilin, ipinapayong sumunod sa mga sumusunod na simpleng patakaran: ang mga salita ay dapat na maigsi, maigsi, hindi kasama ang kalabuan ng interpretasyon hangga't maaari, at may malinaw na tinukoy at nasusukat na resulta. Ang lahat ng ito ay magbibigay-daan sa iyo na huwag mag-aksaya ng oras sa mga karagdagang paglilinaw ng order. Sa kabilang banda, binibigyan nito ang tagapagpatupad ng isang layunin, at ang may-akda ng pagtatalaga - ang kumpiyansa na ang resulta ng mga aksyon ng tagapagpatupad ay inaasahan.

Narito ang mga halimbawa ng hindi malinaw na mga pormulasyon at ang kanilang kaukulang tamang istruktura ng teksto:

Kapag nagtatatag ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa organisasyon, ang mga dokumento ay nagsisimulang magbago sa lalong madaling panahon: sa halip na mga pangkalahatang kinakailangan, ang maikli at kumpletong mga tagubilin ay lilitaw na may isang tiyak na tagapagpatupad, deadline at inaasahang resulta. Ito ay makabuluhang pinatataas ang kahusayan ng pamamahala ng kumpanya, na halos kaagad na napansin ng parehong pamamahala at mga may-ari nito.

Deadline ng pagpapatupad ng order

Ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga order sa organisasyon ay karaniwang itinakda ng punong may-akda na lumikha ng order. Sa ilang mga kaso, ang deadline para sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay maaaring itatag ng isang lokal na aksyon ng organisasyon o isang panlabas na dokumento ng regulasyon.

Quote dito regulasyon ng modelo pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pederal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap:

Fragment ng Dokumento

Modelong regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pederal na ehekutibong awtoridad, naaprubahan. Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation Blg. 30 ng Enero 19, 2005, na sinususugan noong Pebrero 21, 2008 Ang utos ay napapailalim sa pagpapatupad sa loob ng panahong tinukoy dito. Kung ang isang yugto ng panahon ay itinakda bilang ang huling araw, ang petsa ng pagpirma sa pagtuturo ay itinuturing na simula nito. Ang isang utos na naglalaman ng indikasyon na "kagyatan" ay sasailalim sa pagpapatupad sa loob ng 3 araw. Ang indikasyon na "kaagad" ay nagbibigay ng 10 araw na panahon para sa pagpapatupad ng utos. Kung ang deadline para sa pagpapatupad ay hindi tinukoy sa utos, ito ay sasailalim sa pagpapatupad sa loob ng isang panahon ng hanggang 1 buwan mula sa petsa ng pagpirma nito (hanggang sa kaukulang petsa ng susunod na buwan, at kung walang ganoong petsa sa sa susunod na buwan, pagkatapos huling araw buwan). Kung ang huling araw ng termino para sa pagpapatupad ng isang tagubilin ay bumagsak sa isang araw na hindi nagtatrabaho, ito ay sasailalim sa pagpapatupad sa naunang araw ng negosyo.

Upang mapabuti ang sistema ng pamamahala ng organisasyon, makatuwiran para sa mga order na nasa ilalim ng kontrol upang pag-isahin ang mga deadline - upang dalhin ang mga ito sa isang solong batayan na itinatag sa organisasyon. Sa una, ang naturang desisyon ay kailangang idokumento sa lokal na gawa, halimbawa, sa Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina. Ang pagpapalit ng deadline ay dapat ding posible lamang sa mga kaso na nakadokumento sa mga lokal na aksyon ng organisasyon. At siyempre, ang ipinakilalang sistema ng pagkalkula ng mga termino ay dapat tumutugma sa sentido komun. Pagkatapos ng lahat, ito ay mahirap na makahanap ng isang mas demotivating kadahilanan para sa gumaganap kaysa sa isang imposibleng gawain.

Magbigay tayo ng mga halimbawa ng ilang mga salita ng mga order at ipaliwanag kung aling petsa para sa bawat isa sa kanila ang ituturing na huling petsa para sa napapanahong pagpapatupad ng utos. Ito ay napakahalaga, dahil Kadalasan mayroong kalituhan sa isyung ito.

Ang isang medyo karaniwang sitwasyon ay kapag ang isang manager ay ipinagkatiwala ang pagpapatupad ng isang gawain sa isa pang manager ng isang mas mababang antas, at siya, sa kanyang sariling paghuhusga, ibinababa ang pagkakasunud-sunod ng isa pang "sahig sa ibaba". Kaya, ang utos ay dumaan sa mga kamay ng ilang mga pinuno bago ito umabot sa huling tagapagpatupad. Totoo, pababa sa hagdan na ito, ang gawain ay maaaring "magsanga" sa ilang "subtask" na ginagawa ng iba't ibang tao sa magkaibang petsa. Ang sistemang ito ay tinatawag na "nested order" na paggawa.

Kapag nag-formulate"nested" na mga order, mahalagang maglagay ng pansamantalang reserba. Kaugnay ng "magulang" na order, ito ay dapat na hindi bababa sa 1 hanggang 3 araw ng negosyo. Maipapayo na iwasan ang labis na "pugad" ng mga tagubilin, hindi kasama sa kadena ang mga pinunong "nagpapasa ng baton". Kung mayroong isang tagapagpatupad na responsable para sa pagpapatupad ng buong kautusan sa kabuuan, siya ay tinatawag na "responsableng tagapagpatupad".

Bilang halimbawa, kapag ang deadline para sa pagpapatupad ng isang order ay kinokontrol ng isang panlabas dokumentong normatibo, binanggit namin ang Pederal na Batas Blg. 59-FZ "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang sa Mga Apela ng mga Mamamayan sa Russian Federation". Ayon sa dokumentong ito pinakamataas na termino Ang pagsasaalang-alang ng isang nakasulat na aplikasyon ng isang mamamayan ng Russian Federation ay 30 araw, at nagsisimula itong isaalang-alang mula sa sandaling ang naturang dokumento ay nakarehistro (ang Batas ay naglalaan ng 3 araw para sa pamamaraang ito mula sa sandaling natanggap ang aplikasyon).

Kung ang isang mamamayan, halimbawa, ay nangangailangan ng tulong ng isang lokal na katawan ng self-government sa paggamit ng kanilang mga karapatan, kung gayon ang tagal ng panahon na kinakailangan para dito ay kadalasang higit na lumalampas sa 1 buwan. Sa ganoong sitwasyon, ang aplikante ay pinadalhan ng nakasulat na tugon sa loob ng isang buwan, na hindi niresolba ang kanyang isyu sa mga merito, ngunit malinaw na inilalarawan ang pamamaraan para sa karagdagang tulong ng awtoridad. Sa parehong awtoridad, ang pagtuturo na nabuo batay sa pagsasaalang-alang ng naturang reklamo ay dapat ilagay sa ilalim ng kontrol sa pagtatrabaho na may regular na ulat sa pag-unlad ng sitwasyon sa ulo - ang may-akda ng pagtuturo.

Madalas na nangyayari na mali ang pagtugon ng mga mamamayan sa kanilang mga apela. At pagkatapos ay hindi isinasaalang-alang ng addressee ang mga ito, ngunit ipinapasa ang mga ito sa katawan na iyon o opisyal na may hurisdiksyon sa usapin. Itinatadhana ito ng Batas sa loob ng 7 araw mula sa petsa ng pagpaparehistro ng apela. Sa kasong ito, inaabisuhan ang mamamayan ng naturang pag-redirect. At, sa pamamagitan ng paraan, ang Batas ay hayagang ipinagbabawal ang pagpapasa ng mga reklamo para sa pagsasaalang-alang sa katawan na iyon o sa opisyal na iyon na ang desisyon o aksyon (hindi pagkilos) ay inaapela.

Pamamaraan ng kontrol sa pagpapatupad ng order

Ngayon, ang pagkakaroon ng pangunahing impormasyon sa paghahanda ng mga tagubilin, kinakailangang isaalang-alang nang detalyado ang mismong pamamaraan para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin.

Tandaan na sa isang partikular na kumpanya maaaring isagawa ang trabaho upang makontrol ang pagpapatupad ng mga utos:

● manu-manong gamit ang file ng registration at control card (RCC);

● sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kung saan ang komposisyon ng impormasyong nakatala sa "mga electronic card" ay nananatiling pareho, ngunit maraming mga operasyon upang ipaalam sa mga gumaganap at makabuo ng pag-uulat sa disiplina sa pagganap ay awtomatikong isinasagawa;

● mayroon pa ring intermediate na opsyon, kapag ang mga kakayahan ng MS Excel ay ginagamit upang mapadali ang trabaho - ang mga tagubilin na nasa ilalim ng kontrol ay inilarawan sa isang tabular na form, kung saan maaari mong i-filter ang impormasyon ng mga tagapagpatupad, mga deadline, atbp. Tingnan .

Sa yugto ng "Paglalagay ng kontrol", inirerehistro ng manggagawa sa opisina ang order. Kung ito ay nakapaloob sa dokumento, pagkatapos ay ang isang imprint ng selyong "K" o "Control" ay inilalagay dito, o pareho ay nakasulat sa isang maliwanag na panulat, posible ring ilipat lamang ang dokumento sa folder ng kinokontrol. mga tagubilin.

Ang tagapagpatupad, na tumatanggap ng utos, dapat maging pamilyar dito at, bago matapos ang deadline na nakasaad sa order, kumpletuhin ang mga gawaing itinakda dito. Kung ang tagapalabas ay kailangang maglipat ng trabaho na gagawin ng ibang mga empleyado na nasa ilalim niya, pagkatapos ay lumilikha siya ng mga order ng isang mas mababang antas, tulad ng tinalakay natin kanina.

Kung napagtanto ng tagapalabas na ang deadline ay hindi tumutugma sa kakayahang kumpletuhin ang tinukoy na mga gawain sa oras, nagpetisyon siya sa pinuno na nagbigay ng utos na ipagpaliban ang petsa ng pagpapatupad. Sa ibang kaso, kung alam ng kontratista na ang pagpapatupad ng utos ay lampas sa kanyang kakayahan at lugar ng pananagutan, maaari siyang mag-aplay para sa buo o bahagyang pagkansela ng utos.

Kung nagpasya ang manager na ipagpaliban o kanselahin ang pagtatalaga, ipinapaalam niya sa taong responsable para sa pagkontrol sa oras tungkol dito. Sa anumang kaso, ang mga kahilingan mula sa kontratista na ipagpaliban o kanselahin ang pagtatalaga ay dapat isumite sa manager bago ang petsa ng pag-expire ng deadline para sa pagtatalaga.

« Kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa mga merito» ay karaniwang isinasagawa ng isang empleyado na may sapat na kakayahan upang masuri ang kaugnayan ng nakamit na resulta ng pagsasagawa ng gawaing itinakda sa takdang-aralin. Ang nasabing kontrol ay maaaring simulan ng isang karampatang tao sa pagtanggap ng ulat ng pagganap at maaaring makumpleto sa pamamagitan ng pag-alis mula sa kontrol o pagbabalik para sa rebisyon.

Ang pamamaraan ng "Pag-alis mula sa kontrol" ng utos ay isinasagawa ng empleyado na pinangangasiwaan ang pagpapatupad ng utos ayon sa mga merito, gayundin kung sakaling matugunan ng tagapamahala ang kahilingan na alisin ang order nang buo.

Bilang bahagi ng entablado Kontrol sa pagpapatupad ng deadline» Kinokontrol ng isang dedikadong empleyado ang timing ng pagpapatupad ng lahat ng aktibo, iyon ay, patuloy na mga order sa parehong oras (kung ang naturang gawain sa organisasyon ay isinasagawa nang manu-mano o gamit ang MS Excel, kung gayon ito ay karaniwang ginagawa ng sekretarya ng may-akda ng utos o mga empleyado ng serbisyo ng DOW). Sa kasalukuyan, ang karamihan sa gawaing ito ay maaaring isagawa ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, na nagpapaalam sa mga tagapagpatupad tungkol sa mga takdang oras para sa pagkumpleto ng pagpapatupad ng mga tagubilin. Ang pagbibigay-alam ay isang cut-off na babala para sa lahat ng mga tagubilin na hindi naalis sa kontrol (tingnan ang Halimbawa 4).

Ang pagkarga sa isang indibidwal na tagapalabas ay patuloy na tumataas at, bilang isang resulta, ang disiplina sa pagganap ng mga empleyado ay nagsisimulang bumagsak dahil sa elementarya na pagkalimot. Ang pana-panahong pagpapaalam sa mga empleyado, halimbawa, lingguhan, ay nagbibigay-daan sa iyo na malinaw na maunawaan ang saklaw ng mga takdang-aralin na dapat tapusin at i-orient ang iyong sarili sa oras ng pag-uulat.

sheet ng impormasyon maaaring maging maikli (tingnan), o mas kumpleto, kasama ang komposisyon ng impormasyon na ipinakita sa talahanayan mula sa. Sa pamamagitan ng paraan, kung sa naturang talahanayan ng MS Excel ay sinasala namin ang mga order para sa isang partikular na kontratista na may walang laman na marka ng pagpapatupad, pagkatapos ay sa pamamagitan ng pag-print ng resulta, makakakuha lamang kami ng isa pang bersyon ng sheet ng impormasyon para sa kontratista.

Kung ang mga naturang sheet ay nabuo ng EDMS, kung gayon ito ay maginhawa upang magsama ng isang column sa tabular form na may bilang ng mga araw na natitira hanggang sa katapusan ng takdang petsa. Ang pagraranggo ng order ayon sa petsa ng pag-expire ay napaka-maginhawa rin - binibigyang-daan nito ang tagapalabas na mag-navigate nang mas mabilis at pamahalaan ang kanilang sariling oras ng pagtatrabaho nang mas mahusay.

Pag-uulat tungkol sa disiplina sa pagganap

Nagsasanay ang ilang organisasyon pansamantalang pag-uulat ng mga gumaganap. Kung kinakailangan upang regular na subaybayan ang pag-unlad ng pagpapatupad ng partikular na mahalagang mga tagubilin, ang kanilang mga may-akda ay nagdaragdag sa teksto ng impormasyon ng pagtuturo tungkol sa pangangailangan para sa pana-panahon, halimbawa, lingguhang pag-uulat, na dapat ibigay sa buong panahon ng pagpapatupad. Ang isang pansamantalang ulat sa pagganap ay karaniwang inihahanda sa libreng nakasulat na anyo o sa anyo ng isang memorandum. Ang mga ulat na ito ay maaaring ihanda ng:

● mismong tagapalabas

● subordinate secretary,

● isang empleyadong responsable para sa disiplina sa pagganap sa kumpanya.

Upang masubaybayan ang antas ng disiplina sa pagganap sa organisasyon, pana-panahon o sa kahilingan ng pamamahala, ilang uri ng mga ulat ang inihanda na maaaring nauugnay sa disiplina sa pagganap:

● indibidwal na executive officer;

● partikular na yunit

● ang organisasyon sa kabuuan;

● mga tagubiling ibinigay ng isang partikular na pinuno, atbp.

Para sa pamamahala sa anyo ng isang buod ng istatistika, ang impormasyon ay buod tungkol sa naihatid, naisakatuparan, pati na rin ang paglilipat sa ibang mga tagubilin sa panahon ng pag-uulat. Upang paganahin ang mas epektibong pamamahala ng disiplina sa pagganap, iba't ibang modelo ng pag-uulat ang ginagamit. Ang mga variant ng mga form ng pag-uulat ay ipinakita sa at sa opinyon ni E. Kameneva.

Dahil ang mga naturang ulat ay inihanda kapwa para sa organisasyon sa kabuuan at para sa mga dibisyon nito sa partikular, ang mga opisyal lamang na direktang binibigyan ng mga tagubilin ng pinuno ang kasama sa seksyon ng mga gumaganap. Halimbawa, para sa CEO ito ang kanyang magiging mga kinatawan at pinuno ng mga aktibidad, habang para sa pinuno ng departamento ito ang magiging mga pinuno ng mga departamento at, posibleng, mga sektor.

Kahit na ang organisasyon ay walang ganap na pag-automate ng daloy ng trabaho sa pamamagitan ng EDMS, ang naturang dokumento ay medyo maginhawa upang i-compile at mapanatili sa spreadsheet system na Microsoft Excel o OpenOffice.org Calc. Ang mga system na ito ay may halos kaparehong interface at functionality, makakatulong ang mga ito na i-automate ang accounting at bumuo ng pag-uulat sa isang maliit at katamtamang laki ng kumpanya. Ang pangunahing bagay ay malinaw na malaman kung ano ang eksaktong kailangan mong makuha sa output.

Opinyon

Isinaalang-alang namin ang mga isyu ng paglalagay at pag-aalis ng mga order mula sa kontrol, pati na rin ang pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga tagubilin at pag-uulat sa pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad. Ang mga modelo ng pamamahala ng direktiba na iminungkahi sa artikulo ay makakatulong na gawing mas malinaw at mas transparent ang pamamahala ng organisasyon.

Daloy ng dokumento at mga tagubilin - ito ang dalawang pangunahing plug sa trabaho ng anumang kumpanya. Ang pagtiyak ng disenteng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin ay mahirap, ngunit posible. Ang parehong naaangkop sa pag-iimbak ng mga dokumento - bawat isa sa lugar nito. Sa tingin mo ba ito ay isang fairy tale? Hindi naman, at ang pangalan ng totoong kwentong ito ay LeaderTask.

Paano ayusin ang kontrol ng order

Una, tukuyin natin ang mga pangunahing isyu ng pag-aayos ng kontrol ng order:

1. Paano malalaman sa anong yugto ang pagpapatupad ng iyong order?
2. Paano maiwasan ang hindi pagpansin sa mga order?
3. Paano suriin ang resulta ng nakatalagang gawain?

Ang lahat ng mga sagot ay matatagpuan sa programa LeaderTask. Salamat sa binuong sistema ng mga order, wala sa iyong mga gawain ang mawawala sa view. I-enroll ang lahat ng empleyado sa programa at magbigay ng nakasulat na mga tagubilin ng anumang sukat - hanggang sa pandaigdigang proyekto.

Kapag ipinadala mo ang iyong order sa isa sa mga subordinates, ang kanyang avatar sa tapat ng pangalan ng gawain ay magiging translucent - nangangahulugan ito na ang order ay naihatid na, ngunit hindi pa nababasa. Sa sandaling magbukas ang isang empleyado ng isang gawain mula sa iyo, ang kanyang avatar sa programa ay magkakaroon ng karaniwang kulay. Kaya, ang mga pahayag tulad ng " Hindi ko nakita ” ay magiging hindi naaangkop.

Hindi rin magagawang laktawan ng isang empleyado ang iyong gawain - maliban kung, siyempre, nagtakda ka ng deadline para sa paglutas ng gawain. Lalabas ito sa listahan ng gagawin ng iyong nasasakupan, at ipapakita ng program navigator ang iyong pangalan kasama ang bilang ng mga nakatalagang gawain.

Kung ang takdang-aralin ay hindi nakumpleto sa deadline, pagkatapos ay sa susunod na araw ay lalabas ito sa iyong listahan ng gagawin, at maaari mong tanungin ang tagapalabas kung ano ang dahilan ng pagkaantala. Maaari ka ring magtanong sa built-in na chat na lilitaw para sa bawat gawain pagkatapos itong gawin.

Sa gayon, ang lahat ng iyong mga utos ay matutupad nang walang kabiguan, at wala sa kanila ang mawawala. Tutulungan ka ng LeaderTask sa organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin sa 100%. Para sa karagdagang impormasyon kung paano malalaman kung nabasa na ang isang order, maaari mong panoorin ang video sa ibaba:

At ano ang tungkol sa mga dokumento sa ngalan? Paano masisiguro ang ganap na kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at tagubilin?

Paggawa gamit ang mga dokumento sa LeaderTask

Ang lahat ng mga file at dokumento para sa isang partikular na gawain ay naka-imbak sa loob ng mismong gawaing ito. Ang mga ito ay maaaring mga Microsoft Office file, litrato, video, atbp.

Halimbawa, ang gawain ay lumikha ng mga graphics para sa isang bagong site - ilakip ang lahat ng kinakailangang mga file sa pagtatalaga o proyekto. Tanging ang mga empleyadong pinapayagan mo ang magkakaroon ng access sa kanila. Kaya't ang kumpidensyal na impormasyon ay hindi kailanman mahuhulog sa mga kamay ng mga hindi awtorisadong tao - ito ay hindi kasama!

Ilang tao ang nakakaalam, ngunit sa loob ng LeaderTask maaari ka ring gumawa ng sarili mong mga dokumento - mga tala na may pag-format sa loob mismo ng gustong gawain. Para dito sa kinakailangang gawain hanapin ang kaukulang pindutan at sa window na bubukas, lumikha ng mga dokumento ng anumang nilalaman.

Paano biswal na i-highlight ang mahalaga at agarang mga gawain at dokumento?

Mga developer ng software ibinigay ang lahat ng kailangan mo para sa visual na trabaho na may mga gawain - mga kulay, mga label, mga subtask at marami pang iba. Halimbawa, kung ang isa sa iyong mga order ay apurahan, pagkatapos ay gumawa ng tag na may parehong pangalan at ilakip ito sa ang tamang gawain. Makikita ito ng empleyado sa notification at sa listahan ng gagawin, at agad na sisimulan ang pagpapatupad nito.

Madaling pag-hack ng buhay mula sa ating sarili- magdagdag ng sugnay sa Mga Panuntunan ng Kumpanya na ang mga order na may naaangkop na mga label ay dapat makumpleto muna, na ipagpaliban ang lahat ng iba pang mga gawain para sa ibang pagkakataon. At sa ganitong paraan, magagawa mong bumuo ng isang buong sistema ng trabaho na may mga takdang-aralin sa loob ng iyong organisasyon.

I-visualize ang impormasyon, i-highlight ang lahat ng pinakamahalagang bagay, at magsimula sa pamamagitan ng pag-download ng LeaderTask, isang programa sa pamamahala ng order.