Mayroong mandatory (provided) at inirerekomendang mga dokumento. Kung ang iyong KDP ay isang kumpletong zero, dapat mong puspusang kunin ang paggawa ng mandatoryong dokumentasyon. Sa pinaka pangkalahatang pananaw ito ay nabibilang sa dalawang kategorya:
- Mga lokal na regulasyon.
- Mga dokumento na nilikha sa panahon ng pagpaparehistro ng mga relasyon sa paggawa.
- probisyon ng proteksyon.
Dito, ngunit isinasaalang-alang ang mga detalye, maaari naming isama ang:
- mga regulasyon sa atbp. (kung ang mga naturang feature ay umiiral sa iyong negosyo).
- mga talaan ng tauhan (trabaho, mga kontrata ng batas sibil; mga order ng tauhan; mga personal na card ng empleyado);
- mga dokumento sa accounting ng mga oras ng pagtatrabaho at mga kalkulasyon (timesheets, payrolls);
- mga personal na dokumento ng mga empleyado mga libro sa trabaho, mga personal na dokumento).
Pagbilang ng mga order sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan
Kadalasan ang mga nagsisimula ay may tanong: paano magbilang ng mga order? Magandang balita: legal na pangangailangan hindi naka-install, gumamit ng sentido komun.
Mayroong ilang mga pahiwatig na tanong, sa pamamagitan ng pagsagot kung saan maaari kang lumikha ng iyong sariling lohika sa pagnunumero ng order.
- Ilang full-time na empleyado sa organisasyon: 10, 50, higit sa limampu?
- Ano ang turnover ng tauhan?
- Gaano kadalas mo kailangang baguhin ang mga kondisyon sa pagtatrabaho (maglipat ng mga empleyado mula sa posisyon patungo sa posisyon, isali sila sa trabaho sa katapusan ng linggo, atbp.)?
Kung nakikita mo na ang dami ng mga order ay magiging maliit, maaari kang gumawa ng tuluy-tuloy na pagnunumero na may pagdaragdag ng titik na "K" (taun-taon simula sa No. 01-K) upang paghiwalayin ang mga ito mula sa mga order para sa pangunahing aktibidad. Kung mayroong maraming mga order, ipinapayo ng mga may karanasan na opisyal ng tauhan na hatiin at markahan ang iba't ibang uri ng mga order gamit ang mga titik, depende sa kanilang paksa.
Upang hindi malito at panatilihing maayos ang dokumentasyon, inirerekomenda din na panatilihin ang isang rehistro ng mga order.
Pamamahala ng mga talaan ng tauhan
Ang mahirap na gawaing ito ay isinasagawa sa batayan, na naglalaman ng isang library ng mga sample ng lahat ng mga dokumento - maaari mong kunin at gamitin. Sa pamamagitan ng paraan, mula noong 2013, walang sinuman ang may karapatang humiling ng mga dokumento lamang sa anyo kung saan ipinakita ang mga ito sa resolusyon: ngunit bakit mag-aaksaya ng oras sa pag-imbento ng bisikleta?
Upang magsimula, inirerekumenda na maglabas ng isang tagubilin o regulasyon sa KDP, kung saan nakasulat kung paano ang lahat ng mga pamamaraan ng tauhan ay dokumentado, kung paano ito nagaganap sa loob ng organisasyon, atbp. Ang nasabing pagtuturo ay magiging isang maaasahang batayan para sa buong KDP sa negosyo at magbibigay-daan sa iyong ilagay ito sa perpektong pagkakasunud-sunod.
Ano ang gawain sa opisina at daloy ng dokumento (2019)? Pagtuturo, pati na rin ang isang modernong pang-ekonomiyang diksyunaryo, ay tumutukoy sa daloy ng trabaho bilang ang paggalaw ng mga dokumento sa pagitan ng kanilang mga compiler at executor kasama ang mga teknolohikal na chain ng impormasyon, na ginagawang posible na ipaalam sa lahat mga stakeholder, dalhin sa kanila ginawang desisyon, accounting at kontrol. Sa turn, ang trabaho sa opisina ay ang mga aktibidad para sa pagpapanatili, pag-update at pagkontrol ng dokumentasyon.
Dahil ang halaga ng impormasyon sa modernong mundo at negosyo mahirap mag-overestimate, binibigyan ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento ng organisasyon mahalagang papel. Kadalasan, ang kawastuhan ng paggawa ng desisyon at ang huling resulta ay nakasalalay sa kalinawan at kalinawan ng mga salita, ang bilis ng gawaing papel.
May tatlong uri ng daloy ng dokumento:
- papasok (pagpasok sa organisasyon);
- papalabas (ipinadala mula sa organisasyon);
- panloob (dokumentasyon na nilikha at ginagamit ng mga empleyado sa proseso ng pamamahala).
Mga yugto ng trabaho
Ang pagtatrabaho sa mga dokumento sa organisasyon ay nahahati sa mga yugto.
Para sa papasok:
- pagtanggap at pagproseso;
- paunang pagsasaalang-alang ng klerk;
- pagpaparehistro;
- pagsasaalang-alang ng pamamahala ng organisasyon at direksyon para sa pagpapatupad;
- kontrol sa pagpapatupad.
Para sa papalabas:
- pag-unlad, disenyo;
- pagpaparehistro;
- nagpapadala.
Para sa panloob:
- pag-unlad, disenyo;
- pagpaparehistro;
- pagproseso, pagpapatupad, paghahanda ng mga tugon;
- kontrol sa pagpapatupad.
Para sa lahat:
- accounting at pagsusuri ng mga volume ng daloy ng dokumento;
- imbakan.
Ang bilis ng pagdaan sa mga yugto nang direkta ay nakasalalay sa kawastuhan ng mga papeles, pati na rin sa mga pamantayan ng daloy ng dokumento na inaprubahan ng organisasyon. Maaaring ma-download sa ibaba ang isang sample na regulasyon sa daloy ng dokumento sa isang organisasyon (2019).
Mga GOST para sa trabaho sa opisina 2019
Ang mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga opisyal na dokumento ay kasalukuyang binuo sa pambansang pamantayan Pederasyon ng Russia. Nagbago siya pamantayan ng estado Russian Federation GOST R 6.30-2003.
Ang kakilala sa GOST sa trabaho sa opisina, sa aming opinyon, ay kapaki-pakinabang upang magsimula sa pag-aaral ng terminolohiya, na inilarawan nang detalyado ng isa pa pambansang pamantayan- (GOST office work at archive), dahil ang kaalamang ito ay makakatulong upang maunawaan nang tama at magamit ang propesyonal na bokabularyo.
Tinutukoy nito ang mga konseptong ginamit sa artikulo:
- Ang isang dokumento ay impormasyong naitala sa isang carrier na may mga detalye na nagpapahintulot na ito ay makilala.
- Pagpapatupad ng dokumento - paglalagay ng mga kinakailangang detalye sa dokumento.
- Ang isang katangian ng dokumento ay isang elemento ng disenyo ng dokumento.
GOST R 7.0.8-2013
Trabaho sa opisina-2019: mga bagong kinakailangan para sa papeles
Isinasaalang-alang ang inilarawan na mga kahulugan, isaalang-alang ang mga patakaran para sa pag-formalize ng mga opisyal na papel.
Para sa mga natutunan ang tungkol sa pagkakaroon ng isang pamantayan sa larangan ng trabaho sa opisina mula sa artikulong ito, ang isang detalyadong pagsusuri ng mga seksyon ng GOST ay magiging kapaki-pakinabang. Para sa mga may karanasang klerk, iminumungkahi namin na pamilyar ka sa mga pagbabagong ipinatupad noong 07/01/2018 kasama ng.
Ang isang bagong mahalagang seksyon ay agad na nakakakuha ng pansin sa sarili nito. Pangkalahatang mga kinakailangan sa paglikha ng mga dokumento", na nag-systematize at naglalarawan ng mga patakaran na nauugnay sa lahat ng uri ng mga detalye, kabilang ang teksto:
- mga numero ng pahina;
- ginustong mga typeface at laki ng font;
- indent ng talata;
- ang halaga ng line spacing, spacing sa pagitan ng mga titik at salita;
- pagkakahanay ng teksto;
- maximum na haba ng linya para sa angular at longitudinal arrangement;
- mga tuntunin sa pagpili ng naka-bold na teksto;
- layout ng pahina ng pamagat.
Ang lahat ng mga pagbabago ay naglalayong mapabuti ang mga kinakailangan. Ang listahan ng mga kinakailangan ay pinalawak, ito ay idinagdag:
- selyo ng paghihigpit sa pag-access;
- marka ng Electronic Signature;
- Pangalan yunit ng istruktura- ang may-akda ng dokumento;
- ang pangalan ng posisyon ng tao - ang may-akda ng dokumento.
Ang ilang mga detalye ay pinagsama sa isa, halimbawa, ang variable na "data ng sanggunian tungkol sa organisasyon" ay maaaring kabilang hindi lamang ang postal address at numero ng telepono, kundi pati na rin ang OKPO, PSRN, TIN / KPP.
Ang seksyong "Mga detalye ng pagproseso" ay dinagdagan ng mga patakaran para sa paggamit ng mga panimulang address at ang panghuling etiquette na parirala, electronic na lagda, pati na rin ang pirma ng taong gumaganap bilang pinuno.
Ang trabaho sa opisina sa isang organisasyon ay nagsasangkot ng paglikha ng mga opisyal na dokumento at ang organisasyon ng trabaho sa kanila. Upang pag-isahin ang mga proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento, dagdagan ang kanilang kahusayan at pagiging epektibo sa samahan, ang isang pagtuturo sa trabaho sa opisina ay maaaring mabuo. Bilang karagdagan, maaari ring ipakilala ng organisasyon ang posisyon ng isang klerk, na ang bilog opisyal na tungkulin isinaalang-alang namin sa isang hiwalay na . Sa konsultasyon na ito, gagawin natin karaniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina 2017 at 2018.
Ang gawain sa opisina bilang isang proseso
Ang pagtuturo sa trabaho sa opisina sa isang organisasyon ay maaaring sumaklaw sa lahat ng mga yugto ng paggalaw ng mga dokumento sa isang organisasyon at magbigay, sa partikular, para sa pamamaraan:
- pagtanggap, pagtatala, pagpaparehistro, pagpasa at pagpapadala ng sulat;
- pagbalangkas at disenyo mga opisyal na dokumento;
- paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo (mga order, minuto ng mga opisyal na pagpupulong);
- pag-iipon ng mga nomenclature ng mga kaso at pagbuo ng mga kaso sa trabaho sa opisina;
- paghahanda ng mga dokumento para sa kasunod na imbakan at paggamit;
- accounting, imbakan at paggamit ng mga form.
Halimbawa, ang proseso ng paghahanda ng mga dokumento para sa kasunod na imbakan at paggamit ay maaaring may kasamang:
- pagsusuri ng halaga ng mga dokumento, i.e. pagtukoy ng halaga ng mga dokumento upang mapili ang mga ito para sa imbakan at magtatag ng mga panahon ng imbakan;
- pagpaparehistro ng mga kaso, i.e. isang hanay ng mga gawa sa paglalarawan ng kaso sa pabalat, polyeto, pag-numero ng mga sheet at pagguhit ng isang inskripsiyon ng sertipikasyon;
- paglilipat ng mga kaso sa archive at tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento.
Bilang karagdagan, ang pagtuturo sa trabaho sa opisina ay maaaring magbigay para sa pamamaraan para sa paglalapat ng selyo, sapilitang paggamit na kasalukuyang hindi kinakailangan sa mga kumpanya ng negosyo.
Anumang aktibidad legal na entidad(lalo na sa mga tauhan) ay nagsasangkot ng paglikha ng iba't ibang uri ng mga dokumento. At sa isang tiyak na yugto, ang tanong ay lumitaw sa pag-aayos ng trabaho sa kanila, pati na rin ang kanilang accounting at imbakan. Mahirap bang ayusin ang negosyo? Ang mga sunud-sunod na tagubilin 2017 ay makakatulong dito.
Mula sa artikulo matututunan mo:
- kung ito ay kinakailangan upang bigyang-pansin ang trabaho sa opisina;
- kung paano ayusin ang trabaho sa opisina mula sa simula: hakbang-hakbang na mga tagubilin 2017;
- kung paano ayusin ang mga talaan ng HR: hakbang-hakbang na mga tagubilin 2017.
Regulatory Framework
Ang gawain sa opisina ay kinikilala bilang isang aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon (paglikha ng mga opisyal na dokumento) at tinutukoy ang pamamaraan para sa pag-aayos ng trabaho kasama ang mga opisyal na dokumento. Siyempre, ang tanong kung kinakailangang pag-isipan ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento kapag mahirap makahanap ng isang partikular na dokumento. Sa isang banda, dapat tayong matuwa na ang kumpanya ay umuunlad at lumalaki, ngunit sa kabilang banda, isang bagong gawain ang nasa agenda - kung paano maayos at maginhawang ayusin ang daloy ng dokumento.
Mas madali sa trabaho sa opisina sa mga opisyal na institusyon - doon ang prosesong ito ay kinokontrol ng mga espesyal na regulasyon. Halimbawa:
- Order ng Ministry of Justice ng Russia na may petsang Abril 16, 2014 No. 78 "Sa Pag-apruba ng Mga Panuntunan para sa Notary Office Work" (kasama ang Mga Panuntunan para sa Notary Office Work na inaprubahan ng desisyon ng Lupon ng FNP na may petsang Disyembre 17, 2012, Order of the Ministry of Justice of Russia na may petsang Abril 16, 2014 No. 78) inaprubahan ang mga patakaran para sa daloy ng dokumento sa mga notaryo;
- Ang Desisyon ng Lupon ng Eurasian Economic Commission na may petsang 05.05.2015 No. 46 "Sa Mga Panuntunan para sa Panloob na Pamamahala ng Dokumento sa Eurasian Economic Commission" ay tumutukoy sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa EEC;
- sa pamamagitan ng utos Kagawaran ng Hudikatura sa korte Suprema RF na may petsang Abril 29, 2003 No. 36 na naaprubahan Mga Tagubilin para sa trabaho sa opisina ng hudikatura sa korte ng distrito;
- Decree of the CEC of Russia dated January 20, 2016 No. 321 / 1831-6 adopted Instructions for office work in the Central komisyon sa halalan Pederasyon ng Russia;
- Ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Hunyo 15, 2009 No. 477 ay inaprubahan ang Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap.
Mayroon ding mga partikular na regulasyon na nagbabanggit kung paano sulit ang pag-oorganisa ng trabaho sa opisina sa ilang partikular na organisasyon, halimbawa, ang Federal Law ng Abril 15, 1998 No. 66-ФЗ "Sa Horticultural, Gardening at Dacha Non-Commercial Association of Citizens" ay nagsasaad ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng gawaing pang-opisina sa naturang mga entidad.
Basahin ang paksa sa e-zine
- Gaano kahalaga ang panatilihin ang isang quantitative record ng mga sheet ng mga dokumentong natanggap?
- Pag-audit sa trabaho sa opisina: kailan kumikita ang pagsali ng isang audit firm
- Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento
Sa mga pribadong kumpanya, ang lahat ng mga isyu ng pag-aayos ng trabaho sa opisina ay napagpasyahan ng mga may-ari. O sa halip, upang bumuo ng trabaho sa opisina mula sa simula: sunud-sunod na mga tagubilin para sa 2017 ay itinalaga sa mga partikular na tagapalabas - minsan mga opisyal ng tauhan, kung minsan ay mga kalihim. Dahil matured na ang naturang pagtuturo, nangangahulugan ito na talagang kailangan ang naturang regulasyon.
- Mga uri ng mga dokumento sa trabaho sa opisina
- Mga Layunin sa Opisina
- Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento 2017
Paano ayusin ang negosyo
taon ay makakatulong sa iyo na magpasya kung saan magsisimula at kung anong resulta ang dapat mong pagsikapan. Sa isip, ang isang organisasyon ay dapat magpatibay panloob na dokumento- mga tagubilin sa negosyo. Kung ang kumpanya ay malaki, na may mga subdivision, mga sangay, kung gayon ang pag-aampon ng ilang lokal na batas na kumokontrol sa mga isyung ito ay makatwiran.
Hakbang 1.
Una sa lahat, kinakailangang magpasya kung aling mga dokumento ang sasaklawin ng mga tagubiling idinisenyo upang ayusin ang daloy ng trabaho. Alalahanin na ang buong masa ng mga papel sa organisasyon ay nahahati sa panloob (lokal), papalabas at papasok. Ang pagkakasunud-sunod ng pakikipagtulungan sa kanila ay magkakaiba, kaya sulit na ilarawan ito sa iba't ibang mga seksyon.
Hakbang 2
Mga tagubilin sa pagsulat (mga seksyon nito). Hiwalay na magbigay para sa lokal na kilos: kung paano sila tinatanggap, kung paano pamilyar ang mga empleyado sa kanila, kung saan at kung kanino nakaimbak ang mga lokal na kilos. Ayon sa papasok na dokumentasyon, kinakailangang ilarawan kung sino at saan nagrerehistro ng papasok na dokumentasyon, sa anong time frame, kung paano naitala ang paglipat ng dokumento para sa pagpapatupad, kung saan ito nakaimbak papasok na dokumento matapos itong sagutin at iba pang procedural points. Para sa papalabas - katulad na lutasin ang isyu ng pamamaraan ng pagpaparehistro, ang mga patakaran para sa pagpapadala, pag-sign.
Hakbang 3
Dapat ipahiwatig ng mga tagubilin kung aling mga dokumento ang naaprubahan karaniwang anyo, at sa paghahanda kung alin ang dapat gabayan ng naaprubahang GOST.
Hakbang 4
Tinutukoy namin ang mga responsableng tao para sa pagpapatupad ng bawat seksyon ng pagtuturo.
Nagpapasya kami sa kung anong pagkakasunud-sunod, kung saan, sa ilalim kung kaninong responsibilidad ang mga dokumento ay maiimbak.
Hakbang 5
Tinutukoy namin ang pangangailangan para sa mga karagdagang seksyon ng mga tagubilin. Depende sa mga detalye ng mga aktibidad ng organisasyon, maaaring kailanganin na ipahiwatig ang pamamaraan para sa paggawa ng mga kopya, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga selyo at mga selyo, ang pamamaraan para sa pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga departamento.
Ang isang bilang ng mga dokumento ay maaaring sumailalim sa iba pang mga lokal na aksyon, halimbawa, sa ilalim ng naaprubahang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa personal na data o ang pagkakasunud-sunod ng kaligtasan lihim ng kalakalan mga organisasyon. Ito ay kanais-nais na gumawa ng mga sanggunian sa mga lokal na gawain. Bilang karagdagan, ang pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang bilang ng mga organisasyon ay maaari ding kontrolin ng espesyal na batas - halimbawa, pamamahala ng dokumento sa institusyon ng kredito ay napapailalim sa pederal na batas"Sa mga bangko at mga aktibidad sa pagbabangko", na kumokontrol sa pamamaraan para sa paghawak ng lihim ng bangko. Ang mga puntong ito ay dapat ding isaalang-alang kapag gumuhit ng mga tagubilin.
Hakbang 6
Pag-apruba ng mga tagubilin at pagdadala sa kanila sa atensyon ng mga empleyado. Pagkatapos ng yugtong ito lokal na kilos pumapasok sa puwersa, at ang pagpapatupad nito ay nagiging mandatoryo para sa lahat ng empleyado ng kumpanya.
Paano ayusin ang HR
Parehong mahalaga para sa kumpanya na isipin ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan, ang sunud-sunod na mga tagubilin 2017 ay makakatulong dito.
Ang mga yugto ng organisasyon ng daloy ng trabaho ng mga tauhan, sa prinsipyo, ay hindi naiiba sa mga yugto ng pagbuo ng trabaho sa opisina sa kabuuan. Tinutukoy din nito ang isang listahan ng mga dokumento na bubuuin, babaguhin, kokopyahin at ipapamahagi alinsunod sa mga tagubilin para sa gawain sa opisina ng tauhan. Narito ito ay kinakailangan upang isaalang-alang na ang organisasyon ay may silid para sa "pantasya" na may kaugnayan sa mga dokumento ng tauhan mas mababa kaysa doon sa walang sablay dapat naroroon sa kumpanya para sa mga talaan ng tauhan, ay ipinahiwatig sa Kodigo sa Paggawa RF at iba pa mga regulasyon. At para sa kawalan o hindi tamang pagpapatupad ng mga dokumento ng tauhan, maraming multa ang ibinibigay. Samakatuwid, ang paghahanda ng pagtuturo na ito ay dapat na lapitan nang buong kaseryosohan.
Ang mga seksyon ng pagtuturo sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa mga binuo na karaniwang dokumento sa kumpanya (halimbawa, ang naaprubahang form kontrata sa pagtatrabaho, mga order), pati na rin ang pamamaraan para sa pamilyar sa mga empleyado sa mga dokumento. Kinakailangan din na ipakita ang mga tiyak na aspeto ng mga aktibidad ng isang partikular na organisasyon: kung ang mga iskedyul ay iginuhit, kung kailan at sa anong pagkakasunud-sunod ang mga ito ay isinumite para sa pag-apruba, kung ang mga kagamitan sa proteksiyon ay inisyu, kung gayon sa anong pagkakasunud-sunod ang mga talaan ay itatago, atbp.
Dapat ding isaalang-alang na para sa organisasyon ng trabaho sa opisina, kabilang ang mga tauhan, ang mga espesyal na tool sa software ay binuo upang i-automate ang mga prosesong ito. Mga malalaking kumpanya ang mga ito ay kasalukuyang ginagamit, ngunit ang katotohanang ito ay hindi nagpapawalang-bisa sa pangangailangang bumuo at sundin ang mga tagubilin.
- Ang mga unang yugto ng trabaho sa opisina sa organisasyon
- Teknolohiya ng dokumento. Daloy ng dokumento
- Mga Tagubilin sa Negosyo. Mga nuances ng disenyo
gawain sa opisina
Mga dokumentong kumokontrol sa paglikha at mga aktibidad ng Tula Regional Universal Scientific Library
A.I. Izgarshev
gawain sa opisina
Mga aspeto ng pagganyak ng paglikha at paggamit mga dokumento sa pamamahala. Pagganyak para sa paglikha ng mga dokumento sa pamamahala
PER. Safiullina
gawain sa opisina
Bagong GOST para sa papeles
S.L. Kuznetsov
gawain sa opisina
Mga modernong internasyonal na kumperensya sa mga isyu sa pamamahala ng dokumento
L.N. Varlamov
gawain sa opisina
III International Scientific and Practical Conference "Document Management: Past, Present, Future", na nakatuon sa memorya ng Propesor T.V. Kuznetsova
Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konkova
gawain sa opisina
20 taon ng journal na "Deloproizvodstvo"
Sergey Kuznetsov
Teknolohiya ng Impormasyon
Standardisasyon ng Pamamahala ng Dokumento sa Russia: Kasalukuyang Estado at Mga Pamamaraan sa Pag-aaral
E.V. Osennikova
Teknolohiya ng Impormasyon
Mula sa papeles hanggang sa dokumentado pakikipag-ugnayan sa elektroniko
V.A. Ipatov
Dokumentasyon
Mga tampok ng pag-aaplay para sa isang trabaho mga dayuhang mamamayan
L.R. Fionova, V.A., Efimova