Генеральний директор, як і всі працюючі росіяни, теж має право піти у відпустку за чинним трудовому законодавству. Проте статус вищого керівника дуже відрізняється від становища та обов'язків будь-якого іншого працівника.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
В даному випадкучасто виникає спірне питання: оформляти чи ні відповідний наказ? Однозначно можна стверджувати одне: наявність наказу про відпустку генерального директораза формою Т-6 убереже від проблем із боку податкових та трудових інспекторів, якщо ті прийдуть перевіряти діяльність підприємства.
На що треба звернути особливу увагукадровим працівникам у ході оформлення документації, пов'язаної із відпочинком керівника?
Що каже ТК РФ?
Керівник є таким самим працівником, як і всі інші офіційно працевлаштовані співробітники підприємства.
Але підприємства мають право та самостійно приймати розпорядження про строки та порядок зберігання документації.
Термін зберігання наказу про відпустку становить:
- 5 років, якщо він не включений до особистої справи співробітника;
- якщо порядок, встановлений на підприємстві, передбачає включення наказу в особисту справу, термін зберігання становить 75 років.
Кадровикам необхідно детально ознайомитися з усіма нюансами оформлення та зберігання наказів про відпустки, щоб уникнути претензій з боку будь-яких органів контролю.
Як ознайомити та як повідомити про початок відпочинку?
Важливий момент ознайомлення генерального директора та інших працівників із майбутньою відпусткою. Найголовніше у цьому питанні – це своєчасність.
Дізнатися про свою відпустку співробітник повинен як мінімум за 2 тижні до початку.
Кадровику потрібно оформити в письмовому виглядіповідомлення про майбутню відпустку, показати або зачитати його генеральному директору та отримати його підпис на цьому документі.
Своїм підписом керівник підтверджує свою згоду із наказом.
Важливо повідомити не лише директора чи співробітника про майбутні дні відпочинку, а ще й бухгалтерію, яка має нарахувати йому відпускні та видати їх до відпустки.
Повідомлення пишеться у довільній формі:
Як оформити передачу повноважень?
Коли директор має заступника, то відхід у відпустку керівника не створить проблем, і всі повноваження виконуватиме друга особа підприємства.
За відсутності такого посадової особизаміщення доручається обраного відповідального співробітника. Він має бути призначений окремим наказом на час відсутності керівника.
Йому може бути призначено доплату за тимчасове виконання обов'язків генерального директора.
Зверніть увагу!Навіть за мінімальної відпустки першого керівника необхідно оформити наказ про покладання його повноважень на співробітника організації з метою юридичної правомірності підписання документів.
Ось так виглядає наказ про заміщення директора на час його відпустки:
Чи можна відкликати керівника?
Іноді виникають обставини, коли генеральний директор потрібний для вирішення якоїсь ситуації. Трудове законодавство визначає порядок таких дій у .
У ній зазначено, що викликати його на роботу можна лише на підставі особистої згоди та залежно від умов, викладених у Статуті підприємства.
Порядок дій при відкликанні директора з відпустки:
- Якщо він не є єдиним засновником, збори або інший засновник компанії виносять рішення про його передчасне повернення на роботу до закінчення відпускного періоду. Однак причина має бути дуже вагомою для того, щоб документ отримав юридичну силу.
- З рішення видається наказ про відкликання керівника. Підписує документ інший засновник чи голова зборів.
У разі, коли директор є єдиним засновником, досить просто видати наказ про його достроковому поверненнідо роботи.
Приклад наказу:
Основи
Першу особу, яка керує підприємством, можна відкликати з відпустки за дотримання правил ТК РФ.
Підстави для відкликання повинні бути досить вагомими:
- запобігання виникненню стихійного, екологічного лиха або усунення його наслідків;
- у разі виникнення загрози виробничої аварії;
- для усунення наслідків у разі НП;
- для запобігання причин, які можуть спричинити нещасний випадок, простий, загибель або псування матеріальних цінностейчи майна підприємства;
- в інших випадках, що можуть негативно вплинути на діяльність організації.
Увага!
- У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
Відпустка директору може бути надано за рішенням засновників, а може бути у компетенції самого керівника. Це питання регулюється статутом компанії. У кожному разі порядок оформлення свій.
Ситуація 1.Відпустка директора надається за рішенням засновників. Керівнику необхідно повідомити засновників компанії про своє бажання піти у відпустку. Засновники на загальних зборах ухвалюють відповідне рішення, оформляючи його протоколом. Далі про надання відпустки слід скласти наказ за формою № Т-6, який підписує уповноважений на те засновник. Цим наказом і оформляється відпустка директора. Документ директор підписує як працівник.
Ситуація 2.Надання відпустки директору перебуває у його компетенції. У цьому випадку директор, який зібрався у відпустку, уповноважений підписати усі необхідні документисам. Тобто відпустка директора оформляється наказом про його надання, яку директор оформлює самостійно. У цій ситуації заяву на відпустку писати не потрібно.
В обох ситуаціях на підставі наказу заповніть записку-розрахунок про надання відпустки директору ( уніфікована форма№ Т-60). І виплатіть відпускні не пізніше ніж за три календарних днівна початок відпустки (ст. 136 ТК РФ).
Оформлення передачі повноважень на час відпустки директора
На час відпустки директор має підписати наказ про передачу своїх обов'язків. Це не кадровий наказ, а внутрішній документпо організації, і скласти його можна у вільній формі. На підставі такого наказу повноваження директора на час відпустки перейдуть до призначеної особи.
Передачу всіх або частини повноважень керівника можна і потрібно здійснити, додатково оформивши довіреність на певну особу (лист Мінфіну Росії від 25.09.2012 № 03-02-07/1-227). У довіреності пропишіть перелік повноважень, які надаються уповноваженій особі. Довіреність краще оформити на фірмовому бланкукомпанії, де вказано її основні реквізити. У нотаріальному оформленні довіреності з загальному правилунемає необхідності (ст. 185.1 ЦК України).
Зазначимо, що директор несе повну матеріальну відповідальністьза прямий дійсні збитки, Заподіяний організації (ст. 277 ТК РФ). Крім того, за збитки, заподіяні суспільству його винними діями або бездіяльністю, директор несе цивільно-правову відповідальність (п. 2 ст. 71 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ та п. 2 ст. 44 Федерального закону від 08.02.98 № 14-ФЗ). Тому якщо на час відпустки директор не залишить заступника, то за всі події, що трапилися в період його відсутності, він сам нестиме матеріальну, адміністративну та кримінальну відповідальність.
Які обов'язкові реквізити має містити довіреність
Вимоги до оформлення довіреності встановлено у статтях та ЦК РФ. Так, у ній мають бути зазначені:
Дата видачі;
- Особа, що видає довіреність (довіритель);
- особа, якій виписується довіреність (представник);
- Повноваження представника. Перераховувати їх слід чітко та повно. Не потрібно використовувати загальні формулювання, наприклад таку, як "представляти інтереси фірми".
- підпис довірителя. Вона має бути справжньою, тобто власноручною.
Директор організації зазвичай підписує накази про відпустки працівників. Але що робити, якщо керівник сам йде у відпустку. Хто його відпускає, кому він пише заяву? Розберемо цю ситуацію
Чи повинен директор писати заяву про відпустку?
Писати чи писати заяву керівнику залежить від цього, як описано у статуті.
Варіант 1.У статуті зазначено, що рішення про відпустку генерального директора вирішується на загальних зборах учасників (акціонерів) товариства. У разі керівник писати заяву про відпустку зобов'язаний, причому пише з ім'ям голови загальних зборівабо зборів загалом.
Учасники зборів – акціонери товариства також часто вирішують питання, хто замінятиме директора під час відпустки. Рішення має бути оформлене у вигляді протоколу, що підписується всіма учасниками зборів. Зразок протокол зборів акціонерів щодо надання відпустки генеральному директору .
Якщо цей спосіб не зазначений у статуті або інших документах, то йдемо за другим варіантом.
Варіант 2.Директор сам планує свою відпустку. Відпустка керівника має бути у графіку відпусток, а також інших співробітників
Заява керівнику писати не потрібно, але повинен підписати повідомлення про свою відпустку за мінімум 2 тижні (ст. 123 ТК РФ)
Після цього складається наказ про надання відпустки (форма № Т-6). Якщо рішення прийняте зборами, цей документ має бути підписаний головою зборів. Якщо ж використовувався другий спосіб, наказ підписується керівником. В обох випадках він повинен поставити підпис, що означає згоду.
Хто підписує наказ на відпустку директору?
У формі № Т-6 та № Т-6а передбачено підпис першої особи організації.
Про призначення заступника
Перед відходом у відпустку керівник може призначити виконувача обов'язків керівника організації
До відходу генерального директора у відпустку вирішується питання, хто в цей час виконуватиме обов'язки керівника. Якщо є заступник, все просто. У нього ця функція часто прямо прописано у договорі. Якщо зама немає, то вибирається надійний співробітник і складається наказ про покладання обов'язків. Текст приблизно такий: «Наказую покласти обов'язки генерального директора (ПІБ) на термін (зазначити період). Встановити на цей термін доплату (посаду та ПІБ заступника), за тимчасове виконання обов'язків керівника організації у розмірі (сума цифрами)», дивіться зразок
Чи можна відкликати директора з відпустки?
Окремо для керівника питання відкликання із відпустки законодавством не регламентується. Тому використовуємо загальні нормитрудового законодавства (ст. 125 ТК України).
Хто приймає рішення про відкликання
Це рішення може бути прийняте як загальними зборами, так і самим керівником організації. У першому випадку складається протокол. І, як та інші працівники, директор теж має давати свою письмову згоду (ст. 125 ТК РФ).
Рішення про відкликання директора з відпустки може бути прийняте на засіданні загальних зборів та оформлене протоколом та виданим на його підставі наказом. Не забувайте, що, як і будь-який інший працівник, директор має дати свою письмову згодудостроково вийти із відпустки (ст. 125 ТК РФ).
У другому варіанті директор із своєї ініціативи перериває відпустку. Документально це оформляється наказом про достроковому виходіз відпустки, див.
Підписувати важливі документиможе не лише керівник. Особливо гостро це питання стоїть, коли начальство пішло у відпустку. Хто може його замінити? Хто підпише накази, лікарняні листита ін замість нього? Допоможемо зорієнтуватися.
Відпускний статус
Трудовий кодекс надає право на оплачувану відпустку гендиректору організації (президенту, керівнику) нарівні з іншими найманими працівниками. У цьому начальник має значно більше повноважень, ніж штатний працівник. Тому, щоб підприємство не завмерло під час його відсутності, на виконання функцій управителя має бути поставлена інша людина.
Як і для будь-якого підлеглого, час хвороби та відпустки у прямому розумінні не оплачується заробітною платою, тому що це не робочий час. Натомість, є відпускні та лікарняні виплати. Крім того, начальник під час перебування у відпустці або на лікарняному формально не є посадовцем компанії і не може виконувати свої обов'язки. У тому числі, підписувати різні документипідприємства: накази та інше.
Передача повноважень
Приймати рішення про заступництво необхідно в окремих випадкахвідсутність начальника. Якщо ж відсутність буде короткостроковою, то цього немає потреби.
Отже, перед тим як піти у відпустку, керуючий компанією повинен призначити працівника, який його замінятиме, оформивши відповідний наказ. У цьому документі зазначають, що особа, яка виконує обов'язки управителя, уповноважена здійснювати тимчасове керівництво підприємством. Він підписує документи, коли директор відсутній, укладає з новими працівниками трудові договори, засвідчує папери податкової та бухгалтерської звітності, представляє фірму в судах, державні органита інше. Наказ – це чинний документдля діяльності усередині підприємства.
Окрім наказу, необхідно зробити довіреність на передачу всіх (або частин) повноважень керівника. Вона необхідна в тому випадку, якщо за статутом організації немає можливості передати повноваження без начальника.
Читайте також З 01.01.2018 не діють федеральні стандарти аудиторської діяльності(ФСАД)
Оформляють довіреність на фірмовому бланку із певними реквізитами. У ній наводять дані щодо термінів дії, дати видачі, кому виписана, складу повноважень, підпис чинного начальника компанії. Якщо в довіреності не вказано терміну, то вона актуальна протягом одного року з моменту видачі. Усі вимоги та правила щодо оформлення такого документа зазначені у статтях 185 та 186 Цивільного кодексуРФ.
Довіреність повинна обов'язково мати підпис керівника, дату підписання та печатку, якщо фірма з нею працює.
Майте на увазі: без довіреності під час відсутності начальника організація не зможе працювати безперебійно, призупиняться виплати зарплат, відпускних та лікарняних. Уповноважений заступник, маючи офіційний документ, зможе розпоряджатися грошима компанії та здійснювати необхідні закупівлі, продажі, підписувати важливі папери.
Довіреність будь-коли може бути скасована начальником. Має право від неї відмовитися і співробітник, на якого вона виписана. Але тільки у разі безвідкличного доручення (ст. 188.1 ДК РФ). Її можна скасувати лише у певних випадках.
Хто може бути заступником
В великих компаніяху гендиректора для тимчасової передачі управління зазвичай є штатний заступник, у якого трудовому договоріпрописано обов'язок замінювати першого за необхідності. Між сторонами трудового договору за згодою встановлюється розмір додаткової оплатизаступнику як особі, що поєднує посади (ст. 151 ТК РФ). Як правило, його величина дорівнює різниці окладів начальника та замінника.
Якщо немає штатного заступника
Найчастіше, у невеликих організаціях та в ІП немає штатного заступника. У разі повноваження можна передати одному з керівників підрозділів для суміщення посад. Перед тим, як видати наказ, слід підписати угоду, яка буде доповненням до трудового договору. У ньому прописують термін виконання обов'язків директора і розмір доплати.
Читайте також Порядок розрахунку чистих активів за 2016 рік
Начальник у наказі про суміщення посад має зазначити:
- конкретні повноваження заступника (тобто яку роботу йому доведеться виконувати і в якому обсязі);
- терміни виконання заступником повноважень;
- конкретний розмір доплати;
- має право заступник підписувати фінансові документи.
Закон не пред'являє конкретних вимог до тимчасово виконуючого обов'язки начальника особи. Тим не менш, його кваліфікація має бути високою, щоб він зміг грамотно керувати бізнесом.
Ще один варіант - працівник, який не поєднує свою посаду з обов'язками управителя, а тимчасово переведений на таке місце. Процедуру перекладу прописано у ст. 72.2 ТК РФ. Такий переклад може бути терміном до одного року. Але якщо термін закінчився, а співробітнику, що заміщає, не було надано колишнє місце роботи, то переклад автоматично перетікає в постійну роботу.
Не варто забувати, що при переведенні співробітника на посаду звільняється ділянку виконуваної ним роботи. Тож доведеться шукати на його місце іншу людину. Тому переклад працівника не дуже зручний і потребує великих зусиль.
На кому відповідальність за відсутність гендира
За шкоду, заподіяну підприємства, матеріальну відповідальність повністю несе виконувач обов'язків керівника (ст. 277 ТК РФ). Крім цього, він несе правову відповідальність за заподіяні збитки. Про це говорить Закон про ТОВ (п. 2 ст. 44) та Закон про акціонерних товариствах(П. 2 ст. 71).
Якщо ж керівник не залишив уповноваженого заступника, то за всі події в його відсутність нести кримінальну, адміністративну та матеріальну відповідальність буде він сам.
Керівник нікого не призначив
Якщо директор, йдучи у відпустку, нікому не передав своїх повноважень, то для організації такий стан речей буде дуже плачевним. Будь-які готівкові або безготівкові виплати буде припинено, тому що для таких грошових операцій потрібний підпис головної посадової особи на документі про платеж. А підробка підпису начальника неприпустима, як, втім, і проставлення підписів на порожніх бланках"наперед".
Жодна компанія чи організація не може обійтися без керівного працівника, який має ширші повноваження, у тому числі право на підписання документації. Але директор, як будь-який інший працівник, відповідно до ст.21 ТК РФ, має право заслужений відпочинок. І коли керівник збирається йти у відпустку, виникає питання про те, хто під час його відсутності виконуватиме його обов'язки.
Щоб діяльність організації не завмирала у зв'язку з відсутністю директора, цей період його функції покладаються іншого співробітника. Особливо це стосується підписання документів, оскільки, необхідність візування паперів виникає майже кожен день.
Хто підписує документи замість директора, який пішов у відпустку?
Якщо на підприємстві є заступник директора, всі необхідні процедури виконуються ним. Відповідні положення містяться у його трудовому договорі, що передбачає можливість тимчасового виконання обов'язків начальника за його відсутності.
Зазначені обов'язки можуть бути покладені і на іншого співробітника, який обіймає іншу посаду. У цьому мається на увазі поєднання обов'язків, тому може використовуватися лише за згодою трудящегося. Це також має бути зазначено у трудовому договорі чи додатку до нього.
У разі, коли у фірмі посади заступника директора не передбачено і немає працівника, який виконує його обов'язки по суміщенню, керівник повинен делегувати свої повноваження іншій особі. Для цього може використовуватись тимчасовий переклад на іншу посаду або підписання термінового договоруна виконання конкретних посадових обов'язків. В обох випадках делегування повноважень відбувається лише за згодою працівника.
Відповідні дії мають бути належним чином оформлені шляхом видання наказу на підприємстві. Крім того, якщо тимчасове виконання обов'язків передбачає подання інтересів фірми перед 3-ма особами, то директор повинен скласти довіреність на вказану особу. Її нотаріальне завіренняне вимагається. Достатньо поставити підпис керівника та печатку підприємства.
Як оформити?
Незалежно від того, на підставі якого документа працює працівник, на якого покладаються обов'язки керівника, для делегування повноважень слід видати наказ. Зазначений документ раціонально оформляти лише у випадку, якщо директора не буде достатньо тривалого часу.
У разі, навіть якщо виконувати його обов'язки буде заступник, начальнику необхідно видати відповідний наказ. У зазначеному документі має міститися інформація, що стосується:
- Термін передачі повноважень;
- Підстав для їхнього делегування;
- Порядку виконання обов'язків директора (за суміщенням);
- Доплати у зв'язку із виконанням додаткових обов'язків, У порядку встановленому ст.285 ТК РФ;
При необхідності, у зазначеному документі можуть бути надані обов'язки, які покладаються на зазначеного працівника. Наприклад: підписання внутрішньої документації (накази з кадрів, звіти та інше), візування прибутково-витратних паперів, представлення інтересів фірми держорганах тощо.
Необхідність оформлення довіреності на особу, яка тимчасово виконує обов'язки директора, виникає у разі, якщо локальна документаціяне містить положень, що регулюють передачу таких повноважень. Зазначений документ видається на фірмовому бланку. Основний текст оформляється у вільній формі.
Основні вимоги, що висуваються до таких документів, закріплені в ст.185,186 ДК РФ. Необхідно враховувати, що за відсутності в довіреності терміну її дії вона вважається оформленою на рік. При цьому в загальному порядкузазначений документ може бути у будь-який момент відкликаний особою, що її видала.
Виняток становлять лише випадки укладання безвідкличних довіреностей, можливість оформлення яких передбачена ст.188.1 ЦК України. У разі її анулювання можливе лише за певних умов.
Відповідальність І.О.
Директор, як керівний працівник, несе відповідальність за вчинені ним дії відповідно до діючим законодавством. При делегуванні правий і обов'язків іншій особі, разом із нею нею покладається відповідальність.
Відповідно до ст.277 ТК РФ, І.О. керівника фірми відповідає за шкоду заподіяну підприємству внаслідок прийняття ним невірних рішень. Це стосується і випадків, коли його дії спричинили псування майна третіх осіб, яке перебувало на умовах відповідального зберіганнябіля організації. Також він може бути притягнутий і до правової відповідальності залежно від тяжкості його провини та її наслідків.
У зв'язку з цим, як особа, яка тимчасово замінює директора, вибирається працівник, який має пізнання у податковому, кримінальному, трудовому законодавстві. Оскільки у разі скоєння правопорушення саме нього покладатиметься вся відповідальність.
У разі відсутності на підприємстві працівників, на яких можуть бути покладені повноваження директора, роботодавець має право залучити найманого спеціаліста. Сьогодні діє чимало компаній, які надають послуги з надання тимчасових працівників різної кваліфікації. У тому числі й керівних працівників для тимчасової заміни директора.
Чи може директор підписувати документи, перебуваючи у відпустці?
Може виникнути ситуація, коли з якихось причин директор не передав своїх повноважень іншому співробітнику і пішов у відпустку. На практиці часто таке трапляється в декількох випадках. Наприклад, якщо заступника не було призначено у зв'язку з передбачуваною короткою тривалістю відсутності. Згодом час відсутності затягнувся, а потреба підписання документів залишилася.
Також нерідко буває, що на фірмі нема кому делегувати обов'язки або керівник не хоче цього робити. У разі він залишає у себе декларація про підписання необхідних паперів.
З погляду законодавства, виконання трудових обов'язків у період щорічного відпочинкуне є порушенням. У зв'язку з цим підписи, поставлені тим часом директором, вважаються дійсними і не втрачають своєї юр. сили, оскільки керівник зберігає у себе відповідні повноваження.
Проте трактування положень законодавства у разі не однозначна. У деяких ситуаціях при оцінці законності візування документів керівником, який перебуває у відпустці, зазначається, що згідно з трудовим законодавством час відпочинку передбачає звільнення з посадових обов'язків. Повернення на роботу можливе, але має оформлятися відповідними документами.
Законодавцем це питання чітко не врегульовано, однак ФАС Московського округу висловив свою думку з цього приводу, видавши постанову № КА-А41/5089-10 від 24.05.2010р., у зазначеному документі він зазначив, що відсутність директора на робочому місці у зв'язку з щорічною відпусткоюне позбавляє його права підписання документів. З чого можна дійти невтішного висновку, що візування паперів керівником за відсутності заступника чи особи, тимчасово виконує обов'язки є законним.
А от у разі, якщо делегування повноважень було здійснено, але директор продовжує підписувати документи, перебуваючи у відпустці, то це може бути розцінено як порушення. У разі з погляду законодавства керівник вважається тимчасово не виконує свої обов'язки. У зв'язку з цим його підписи на документах не мають юридичної сили. Такі документи можуть бути оскаржені у судовому порядку.
Наприклад, під час підписання договору директором, які у відпустці, друга сторона може направити позовну заявуз вимогою анулювати зазначений документ. Насправді, найчастіше, суди приймають рішення на користь позивача, аргументуючи їх тим, що фактично дана особана той момент не мало повноважень на підписання таких документів.
Може бути й інше рішення у разі, якщо контрагентом виконували умови договору до якогось моменту. Тоді суд може ухвалити рішення на користь відповідача, керуючись ст.183 ЦК України, яка передбачає визнання домовленості дійсною, якщо друга сторона висловила згоду з нею шляхом виконання умов угоди.