Читання 9 хв. Переглядів 19 Опубліковано 11.03.2018
Для передачі товарно-матеріальних цінностей використається спеціальна супровідна документація – товарна накладна. Однак у деяких організаціях практикується складання додаткових додатків, що належать до основного договору. Одним із таких додатків є акт приймання-передачі товару. У цій статті ми розглянемо шаблон заповнення цього документів і розберемося в юридичних тонкощах.
Акт приймання-передачі товару – документ, в якому докладно характеризується товар, що передається або отримується, або будь-які матеріальні цінності, а також відображається їхня загальна грошова вартість
Призначення
Папери про прийом та передачу товарно-матеріальних цінностей є документальним свідченням переміщення товару. У цьому бланку фіксуються різні параметри товару, включаючи обсяг, вартість та якість. У тому випадку, коли замовник має претензію до виконавця, пов'язану з кількістю, складом або фізичними дефектами отриманих товарно-матеріальних цінностей, акт приймання-передачі є одним з ключових документівдоказової основи. Саме ця юридична особливістьдокумента, що пояснює необхідність його наявності під час судових розглядів.
Важливо звернути увагу, що існує окрема категоріятоварно-матеріальних цінностей, що поставляється замовнику лише у супроводі з цим документом. До цієї категорії товарів відносяться різні види техніки чи високотехнологічне обладнання. Пояснити необхідність наявності супровідних паперів можна тим, що під час передачі такого товару у неухильному порядку проводиться перевірка якості та фізичного стану.
Також необхідність у створенні документа виникає у разі відправки товарів на тривале зберігання у третьої особи. У цій ситуації в акті фіксуються такі параметри, як технічні характеристики, якість, інформація про стан та зовнішній вигляд товару. Крім цього, в подібних паперах вказується тривалість зберігання та необхідні умови. Також, в організації приймаючої товар для зберігання, призначається співробітник, завданням якого входить подальша безпека ТМЦ.
Як скласти бланк про прийом та передачу ТМЦ
Перед складанням первинної документації необхідно переконатися, що посадові особи, які представляють різні сторони, мають посадові повноваженнядля складання таких документів. Як підтвердження наявності необхідних повноважень можуть виступити службові накази, а також довіреності, засвідчені нотаріусом. Тільки наявність таких документів підтверджує, що особа, яка бере участь у складанні акта, має право «говорити» від імені підприємства.
Чіткий регламент, що обмежує форму написання цього бланку, не передбачено.Однак, при заповненні паперів слід враховувати діловодні стандарти, що регулюють правила оформлення первинної документації. Заповнений бланк повинен містити інформацію про кожну зі сторін, що бере участь у процесі передачі ТМЦ. Тут необхідно вказати реквізити обох організацій, прізвище та ініціали відповідальних осіб, а також посади, які вони займають. Після цього вказується перелік товарів, що передаються замовнику. У цій графі слід зазначити такі параметри, як вид ТМЦ, вартість та кількість.
За наявності фізичних дефектів інформація про пошкодження фіксується у спеціальній графі.
Документ є двостороннім, у зв'язку з цим акт передбачає складання у двох примірниках За потреби доповнити документ, допускається внесення до акта додаткової інформації. До неї відносяться такі дані, як умови відправлення товару, термін передачі коштів, а також додаткові додатки до основного договору. Важливо звернути увагу на те, що додаткова інформація вказується лише після угоди між обома сторонами.
Розглянутий документ складається на фірмовому бланкуорганізації, що виступає як постачальник або стандартний лист, формату «А4». Важливо звернути увагу, що акт має бути підготовлений у двох примірниках, один з яких залишається у постачальника, а другий передається замовнику. У кожній із копій повинні стояти оригінали підписів відповідальних осіб та печатки організацій. Наявність друку не обов'язковою вимогою, на підставі закону Російської Федераціївід двох тисяч шістнадцятого року. Однак у разі конфліктних ситуацій, які потребують втручання органів влади, наявність друку не буде зайвою.
Інструкція із заповнення акту
Написання подібних паперів можна розділити на три умовні стадії, що відповідають розділам документа.
Дані сторін
У цій частині документа фіксується інформація про належність акта до конкретного договору. Для цього вказується номер додатка, самого договору та дата його укладання. Далі вказуються реквізити компанії, що виступає як виконавець. Тут потрібно вказати посадову особу, відповідальну за передачу ТМЦ. Найчастіше, у цій графі вказуються дані керівника фірми, генерального директора чи іншого співробітника, має необхідні посадові повноваження. Далі вказуються відомості про сторону, що виступає як замовник.
Акт у обов'язковому порядкуповинен містити необхідні для заповнення реквізити Нижче представлений зразок акта приймання-передачі товару, що містить у собі всю перелічену вище інформацію.
прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей
ЗАТ «Морський Лев» в особі Виконавчого директораМорозова П.В., що діє на підставі Положення №2, іменоване далі, як Продавець, з одного боку та ВАТ «Чиста Вода» в особі Керівника Леонтьєва А.К., що діє на підставі Статуту, що іменується надалі Покупець, з іншого боку (надалі разом іменовані «Сторони» та окремо «Сторона»), склали справжній АКТ про наступне.»
Перелік товарно-матеріальних цінностей та умови передачі-прийому
У цій частині документа фіксуються різні дані, пов'язані із передачею ТМЦ.Насамперед слід зафіксувати саму передачу товарів та вказати документ, який є підставою для даних дій. Тут слід зазначити номер договору разом із датою його укладання.
Далі в акті наводиться таблиця, що містить у собі докладний перелік товарно-матеріальних цінностей, що передаються. У даній таблиці повинні бути такі параметри, як назва товару, кількість, ціна за одну одиницю і Загальна вартість. Далі вказується загальна ціна ТМЦ. Важливо звернути увагу, що вартість товару вказується як цифрами, а й прописом.
Після цього, в бланк вноситься пункт, де розглядається стан товарів, що передаються. Важливо звернути увагу, що обов'язково фіксуються наявні несправності та дефекти. У разі їх наявності створюється додаток, інформація про який вказується в акті. Також слід зазначити, що замовник не має претензій, пов'язаних з якістю отриманого товару або його обсягом. Ця позначка встановлюється лише після того, як буде проведена ретельна перевірка відповідності якості товару, вимогам, зазначеним на сторінці договору.
Акт приймання-передачі товару може складатися як для окремого товару, так і для певної партії товару Акт прийому-передачі товару зразок простий повинен містити інформацію про кількість копій документа, а також мати відмітку про їх рівнозначність перед законом. Давайте розглянемо вищезазначені вимоги на конкретному прикладі:
«1. Відповідно до пункту № 4.1 Договору між Сторонами №24 від «25» лютого 2018 року Продавець передає, а Покупець приймає Товарно-матеріальні цінності наступного асортименту у наведеній нижче кількості:
Ціна Товарно-матеріальних цінностей, поставлених виходячи з умов Договору, становить 6480,00 крб. (шість тисяч чотириста вісімдесят карбованців 00 копійок), з урахуванням ПДВ.
2. Прийняті Покупцемтоварно-матеріальні цінності мають якість та асортимент, відповідний вимогам, зазначеним у Договорі. Товар поставлений у встановлений термін. Покупець не має жодних претензій до прийнятого товару.
3. Цей Акт складений у кількості двох примірників, які мають рівну юридичною силою, по одному примірнику для кожної Сторони і є невід'ємною складовою Договору, укладеного Сторонами».
Завершення складання акту
У самому низу акта приймання-передачі товару повинні знаходитися підписи керівництва підприємств, що беруть участь у угоді або посадових осіб, які мають необхідні повноваження. У разі необхідності, підпис засвідчується фірмової печаткою.
«Покупець: ВАТ «Чиста вода» від імені Директора Леонтьєва А.К.
Продавець: ЗАТ "Морський Лев" в особі Генерального Директора Морозова П.В.
Після того, як сторони залишать свої підписи, відповідальність за збереження ТМЦ переходить на бік замовника. П за наявності претензій до організації, яка виступила як постачальник, потрібно звернутися до суду.
Вказівка валюти
Важливо звернути увагу на те, що в даному документі обов'язково має бути зазначена величина грошового виміру. На сьогоднішній день, у поточному законодавстві відсутній регламент щодо вказівки форми валюти. Незважаючи на це, слід врахувати, що ведення бухгалтерського облікупередбачає відбиток доходів, витрат і активів лише у рублях. Грунтуючись у цьому факті, можна дійти невтішного висновку, що у первинної документації повинна вказуватися ціна лише у рублях.
У тому випадку, коли однією зі сторін є іноземна організація, та зазначення іноземної валюти є обов'язковою умовоюугоди можна зробити кілька пунктів, де будуть вказані різні одиниці виміру. Також можна скласти додаток до договору, який міститиме інформацію про акт, складений з урахуванням оплати в іноземній валюті.
Акт прийому-передачі товару – вільна форма Юридичні аспекти
Важливо звернути увагу на те, що документ, що розглядається, в обов'язковому порядку складається в декількох примірниках, один з яких залишається у постачальника, а другий передається замовнику. Підписанням актів мають займатися лише особи, які мають необхідні посадові повноваження. У ситуації, коли у ролі покупця виступає юридична особа, то повноваження представника-фізичної особи повинні підтверджуватись довіреністю, завіреною в нотаріальній конторі.
При передачі товарно-матеріальних цінностей зі складанням акта слід відобразити факт його оформлення на сторінках договору. Цей документ має бути невід'ємною частиною договору. Дотримання цих правил наділяє додаток тією самою юридичною силою, як і договір.
Слід звернути увагу, що для юристів має важливе значенняграмотність заповнення первинної документації.
Акт приймання-передачі ТМЦ є одним з важливих документівдля врегулювання конфліктних ситуацій за допомогою органів влади. Цей документ відображає прийом і передачу товарів у кількості та якості, що вказуються на сторінках договору. Як доказ відсутності дефектів та інших порушень можуть виступити такі факти, як:
- Відсутність розбіжностей у таких параметрах як якість і кількість.
- Вчасно здійснена доставка, яка не порушує умови постачання.
- Детальний огляд отриманих товарно-матеріальних цінностей у присутності особи, яка представляє постачальника.
- Підпис про відсутність претензій до постачальника.
Висновок
Цей документ може використовуватися не тільки між двома організаціями, а й:
- Декількома фізичними особами.
- Фізичною та юридичною особою.
У тому випадку, коли однією зі сторін виступає фізична особа, зазначаються лише паспортні дані, прізвище та ініціали. В даному випадку, потреби у засвідченні документа фірмовою печаткою відсутня.
Як правило, у фізичних осіб, на відміну великих організацій, відсутні шаблонні бланки первинної документації. В цьому випадку, можна заповнити всі необхідні рядки. Слід звернути увагу, що підписання документа має здійснюватися у день прийому товару, щоб виключити необхідність заповнення додаткових додатків.
Вконтакте
Це двосторонній (як мінімум) документ, що складається з метою передати товар від однієї особи до іншої. Варіантів, між ким складають документ, безліч:
- два працівники бюджетної організації;
- установа та її співробітник;
- дві організації, які уклали договір про покупку або передачу на зберігання.
Для всіх цих операцій господарського життязнадобиться заповнити акт прийому-передачі.
Як оформляти та скільки зберігати
Правильніше передавати куплений товар по уніфікований документТОРГ-12 уніфікована форматоварної накладної. Але якщо скласти його неможливо, а умови договору дозволяють або навіть наполягають на складанні акта передачі матеріальних цінностей, то пам'ятайте, що він є первинним обліковим документом, що передається в бухгалтерську службу. Це означає, що в ньому необхідно вказати обов'язкові реквізити(Ст. 9 Федерального законувід 06.12.2011 (N 402-ФЗ). Також у ньому мають бути такі дані:
- найменування та дата складання;
- найменування організації та співробітника, який становить;
- зміст факту господарського життя (що передаємо, на якій підставі);
- одиниці виміру предметів, що передаються, їх кількість, ціна;
- найменування посади, підпис та розшифровка підпису того, хто приймає ТМЦ.
Оформляється у двох примірниках, а потім передається за примірником кожної із сторін угоди. Як і інші первинні бухгалтерські документи, він зберігається через п'ять років після звітного року.
Пам'ятайте, що такий акт не замінює договір, а складається на його підставі!
Комісійний акт прийому матеріалів
Якщо сторона, що приймає, вважає, що поставлений товар не відповідає умовам договору, або папери, передані з ТМЦ, розходяться за якістю або кількістю з поставкою, вона оформляє папір за формою 0504220. Його підписує комісія з надходження та вибуття активів установи у присутності матеріально відповідальної особи та представника організації - постачальника чи іншого незацікавленого представника.
Як скласти для прийому-передачі матеріальних цінностей
Наступний варіант - передача майна всередині організації: від однієї матеріально відповідальної особи (далі - МОЛ) до іншого або від організації до працівника. І тут необхідно скласти документ. Це дозволяється зробити у довільній формі з обов'язковою вказівкою дати процедури, найменування предметів передачі, їх кількості та осіб, кому передаються цінності. Якщо передача походить від одного МОЛ до іншого, нового, то з другим необхідно підписати договір про індивідуальну (або колективну) матеріально відповідальність. Один екземпляр знаходиться у МОЛ, другий - у бухгалтерії.
Оформляти передачу матеріальних цінностей на тимчасове зберігання слід папером, що підтверджує, що товарно-матеріальні цінності передані на зберігання. Для цього створено уніфіковану форму МХ-1 (код за ОКУД 0335001), яка не є обов'язковою для застосування, але дуже зручна у використанні, тому широко застосовується у бюджетних організаціях.
Доказом виконання обов'язків сторони у низці договорів є письмовий акт приймання-передачі.
Документ підписується, як правило, сторонами договору та в рамках договірних відносин: передача товару за договором постачання, транспортного засобучи іншої речі за договором купівлі-продажу, у межах орендних відносин тощо. Такий акт фіксує не лише факт виконання зобов'язань, а й стан майна, що передається, на момент передачі. Тому в рамках судових суперечокакт приймання-передачі може стати важливим.
Обов'язковість складання такого документа, як акт приймання-передачі, може бути передбачена прямо в договорі, а може випливати з норм Цивільного кодексуРФ. Наприклад, у силу ст. 556 ДК РФ факт передачі нерухомості за договором купівлі-продажу та прийняття її покупцем здійснюється за передавального акту. Або ст. 655 ЦК України (оренда будівлі). Акт приймання-передачі може бути складений сторонами будь-якого зобов'язання та з особистої ініціативи.
Приклад акта приймання-передачі
за договором купівлі-продажу житлового будинку та земельної ділянки
Громадянин РФ Одинцов Дмитро Валерійович, паспорт серія 56 14 номер 1684325, виданий 04.11.2012 р. Відділом УФМС Росіїпо Ульянівській області у Жовтневому районі м. Ульяновська, адреса реєстрації: Ульянівська область, м. Ульяновськ, вул. Кірова, 79 – 14, іменований надалі Продавець, та
громадянин РФ Петросухов Семен Аркадійович, паспорт серія 79 86 номер 4684215, виданий 08.02.2002 ТОМ Залізничного району м. Омська, адреса реєстрації: Омська область, м. Омськ, вул. Московська, 49, іменований надалі Покупець, а разом іменований Сторони,
склали цей акт приймання-передачі про наступне:
- На виконання п. 3.4 Договору купівлі-продажу житлового будинку та земельної ділянки від 01 лютого 2017 р. Продавець передав, а Покупець прийняв таке майно:
- Житловий будинок, розташований за адресою: Росія, Ульяновська область, м. Ульяновськ, вул. Перемоги, 17, загальною площею 215 кв.м., поверховість: 2, кадастровий номер: 29/725/798-81/5652, що належить Продавцю на праві власності, що підтверджується Свідоцтвом про державної реєстраціїправа від 17 травня 1998 р. серія АВ № 36422546, видана Управлінням Росреєстру по Ульяновській області.
- Земельна ділянка, розташована за адресою: Росія, Ульянівська область, м. Ульяновськ, вул. Перемоги, 17, загальною площею 556 кв.м., призначення земель: під індивідуальне житлове будівництво, кадастровий номер: 29/795/451-13/5614, що належить Продавцю на праві власності, що підтверджується Свідоцтвом про реєстрацію права від 17 травня 1998 м. серія АВ № 36422546, видана Управлінням Росреєстру по Ульянівській області.
- Майно Покупцем оглянуто, внаслідок огляду недоліків не виявлено. Якість майна відповідає умовам договору купівлі-продажу житлового будинку та земельної ділянки від 01 лютого 2017 р., претензій до стану майна Покупець не має.
- Одночасно з майном Продавець передав Покупцеві 3 (три) комплекти ключів, а також оригінали правовстановлюючих документів на житловий будинок та земельну ділянку, документи про технічний стан.
- Ризик випадкової загибелі чи випадкового пошкодження житлового будинку та земельної ділянки переходить на Покупця з моменту підписання цього акту.
- Цей Акт приймання-передачі складений у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної із Сторін.
Продавець: Одинцов Дмитро Валерійович
Покупець: Петросухов Семен Аркадійович
Що включити до акта приймання-передачі
Законом обов'язкових реквізитів такого документа не встановлено. У той самий час, щоб використати акт приема-передачи у бухгалтерських та інших юридично значимих цілях, він обов'язково має містити такі сведения:
- найменування сторін. Якщо договором передбачено обов'язок вручити майно третій особі, акт підписується із третьою особою. Найчастіше складається акт приема-передачи тими самими сторонами, як і договір. Пам'ятайте, що від імені юридичної особи без довіреності може діяти лише той, хто прямо вказаний в установчих документах (директор, генеральний директор). Тому при прийманні товару працівником необхідно переконатися в наявності довіреності або повноважень здійснити прийом товару.
- відомості про реквізити договору, у межах якого здійснюється передача та прийом товару.
- індивідуальні ознаки речі, кількість, асортимент, якість.
- наявність (відсутність) претензій до зовнішньому виглядуречі, якість за результатами візуального огляду.
- передача приналежності до речі; документи до неї.
- підписи сторін, дата складання.
Особливості складання акта приймання-передачі між юридичними особами
Підтвердження факту передачі товару є підставою для оплати з боку Покупця. Тому організаціям слід приділяти окрему увагу при складанні таких документів.
Юридичні особи мають право використовувати уніфіковані форми бланків. Наприклад, ТОРГ-12 (товарна накладна). Аналіз судової практикине дозволяє дати однозначну відповідь на питання, чи є доказом прийому-передачі товару товарна накладна, підписана не уповноваженою особою, але має печатку організації. Тому необхідно переконатися в наявності у особи, яка приймає товар, таких повноважень.
Свідчення також допускаються не завжди, тому скласти акт прийому-передачі товару необхідно для підтвердження факту вручення майна певної якості.
Акт приймання-передачі товару належить до двосторонніх типів документів. У ньому дуже докладно розглядаються якісні та кількісні характеристики товару (матеріальних цінностей), що передається та приймається. Завдяки цьому документу можна дізнатися про повну вартість товару або інших цінностей.
Варто зауважити, що акт прийому передачі складається завжди у двох примірниках. Один екземпляр отримує підприємство, яке передає товар, а другий приймає його. Причому не допускається копіювання документа. Акт має бути справжнім. На ньому мають утримуватися всі необхідні реквізити та дані. Інакше документ не є дійсним.
Які реквізити містить бланк акту прийому передачі товару?
Бланк акту прийому передачі товару містить у собі такі реквізити:
- - Назва документу;
- - місце, в якому документ було складено;
- — дата, коли складався документ;
- - інформація про продавця та покупця, у тому числі ПІБ, дані паспортів, номери контактних телефонів;
- - Номер документа (договору);
- - максимально повний опис якісних характеристиктовару, що передається (приймається);
- - Вказуються наявні дефекти товару;
- — підписи осіб, що у процедурі передачі – прийому товара;
- - Друкування організацій.
Варто зауважити, що акт приймання-передачі може бути складений як однієї одиниці товару, так цілої партії.
У цьому документі також зазначаються і можливі претензії, які висуваються з боку підприємств щодо якості та кількості товару.
Якщо у процесі передачі товару було виявлено будь-які вади чи дефекти, то одержувач може вимагати від продавця грошове відшкодування.
Також можливі ситуації, коли товар у процесі передачі втрачають чи ушкоджують. Тому в договорі про продаж товару необхідно обов'язково обговорити пункт, що стосується відшкодування збитків у зв'язку з неотриманням товару.
Рішення щодо періодичності складання акта приймання-передачі товару приймається, як правило, підприємством – продавцем та його контрагентом.
Акт прийому – передачі товару постачальника під час бухгалтерського обліку є основою проведення списання цінностей.
Що таке форма акта прийому передачі товару?
Акт прийому - передачі товару, по суті, є документом, який підтверджує факт передачі і отримання цінностей, що відбулася. Найзручніша у використанні уніфікована форма акта прийому передачі товару.
Дана форма може використовуватися в різних ситуаціях, зокрема, коли з одного складу передається товар зберігання на інший.
Причому дана передача повинна проводитись згідно заздалегідь складеного договору. Акт підтверджуватиме умови виконання договору. Цей документ необхідно зберігати у бухгалтерії (не менше трьох років).
Варто зауважити, що Податковий Кодекс не передбачає обов'язкове використанняакта прийому – передачі товарів. Однак використання затвердженого на законодавчому рівні бланку дозволяє уникнути безлічі проблем, які можуть виникнути внаслідок перевірки діяльності підприємства контролюючими органами.
Тому правильне складання акта прийому – передачі товарів є справжньою панацеєю у сфері документального оформленняпередачі та отримання товару для підприємств.
Форма акта приймання-передачі товару передбачає той факт, що всі ціни у бланку вказуються у національній валюті. Застосування іншої валюти під час заповнення документа вважається порушенням.
Примітно, що у формі акту є графа Маса нетто. Ця графа заповнюється лише тому випадку, якщо відбувається передача – отримання вагового товару.
Якщо товар передається та приймається у штуках, то цю графу не заповнюють.
Акт приймання-передачі починають складати із зазначення найменування документа. З того моменту, як підписано цей документ, у сторін виникають по відношенню один до одного обов'язки та певні права.
Документ зазвичай і називають «Акт прийому – передачі товарів». Назва документа вказана у середині верхньої половини листа.
Назва зазвичай написано великими літерами та виділено жирним шрифтом. Під назвою вказується дата, коли відбулося складання документа. Зазвичай, ця графа знаходиться з лівого боку акта.
Головною частиною документа є графи, у яких виконується опис товару. У цих графах вказується повне найменування товару, кількість, стан, дефекти та інші нюанси, які одержувач або особа, яка передає матеріальні цінності, вважає за потрібне вказати.
По суті, форма документа не встановлена на законодавчому рівні, тому легко можна варіювати графами, які є в документі.
Проте перелік реквізитів, які необхідно вказати у документі, має бути заповнено обов'язково. Варто розуміти, що ідеальної форми документа немає.
Навпаки, підприємство може використовувати кілька форм акту, адаптованих під конкретне найменування товару. Наприклад, можуть різнитися форми документа партії товарів чи для одиничної продукції.
При складанні акта дуже важливо перевірити наявність усіх зазначених реквізитів. Варто пам'ятати, що без друку та підпису документ не має сили. Також не дійсний документ, оформлений заднім числом.
У цьому підписувати акт можуть і особи, які доставили товар, тобто вантажники. Однак у цьому випадку вони повинні бути уповноваженими зробити це засобами складання відповідного наказу на підприємстві, а також довіреності.
Це правило дуже важливо дотримуватися. Це з тим, що у разі оформлення претензії до суду, якщо акт підписано не уповноваженою особою, він не має сили.
Тобто, документ не дійсний. Ці особи ставлять відповідний штамп на документ. Причому на штампі має бути номер, а також дата складання наказу, в якому повідомляється, що ці особи мають право підписувати акт прийому – передачі товарів.
Можна також додатково оформити довіреність у нотаріуса скоєння зазначених действий. У цьому випадку, якщо виникнуть будь-які претензії з боку обох сторін, то при судових розглядах, акт матиме юридичну силу.
Окремим пунктом у формі акта можна вказати той факт, що товар, який доставлений, має всі якості та характеристики, зазначені в договорі.
Це дозволить постачальнику уникнути проблем із несумлінним покупцем. Також важливо додати графу з текстом «Товар поставлений у строки, зазначені у договорі». Покупцеві потрібно лише поставити галочку у цій графі.
Рекомендується використовувати і таку фразу: "Покупець претензій до якості та кількості товару претензій не має". Рекомендується також вказати у формі акта та пункт договору, згідно з яким провадиться доставка.
Примітно, що форма акта, в якій враховані всі нюанси, що виникають під час передачі та прийому товарів, називається розширеною.
Акт прийому передачі товару: чи необхідний зразок?
Коли складається акт прийому передачі товару, зразок може зіграти вирішальну роль правильному формуванні документа. За допомогою зразка документа можна ознайомитися з основними графами, які в обов'язковому порядку підлягають заповненню.
У цьому можна зрозуміти, що слід писати у документі, якщо у процесі процедури передачі товару виникнуть якісь труднощі.
Наприклад, дуже важливо ознайомитись з тим, як правильно описувати дефекти товару. Не секрет, що один запис може докорінно змінити ситуацію. Тому зразок допоможе не помилитися у складанні документа, а також врахувати усі можливі нюанси.
Акт прийому передачі товару: чи можна завантажити?
Акт приймання передачі товару можна завантажити на спеціалізованих бухгалтерських ресурсах. Саме там можна подивитися зразкові форми, які підійдуть для складання актів з передачі та отримання різних типівцінностей. Також на спеціалізованих ресурсах можна ознайомитись і з тонкощами заповнення документів.
Дуже часто підприємства складають власні формита використовують саме їх. Але можна скористатися вже складеними фахівцями формами та додати до них необхідні рядки.
Наприклад, зручний рядок під назвою «Наявність дефектів». Цей рядок варто зробити ширшим. Це з тим, що сюди покупець має право записати всі виявлені на товарі дефекти.
Покупець може не підписувати акт у разі виявлення дефектів. Він має право вимагати відшкодування збитків, рівного вартості окремої частини товарів чи всієї партії.
Чи можна підприємству відмовитись від оформлення акта прийому – передачі товару?
Існує думка, що якщо створюється під час продажу товару накладна, то акт прийому – передачі заповнювати не потрібно. Насправді ж акт можна не складати.
ПРОПОНУЄМО ВІДЕО: Акт приймання матеріалів
Проте варто розуміти, що акт приймання-передачі товару є єдиним підтверджуючим документом, у якому прописуються всі характеристики товару, зокрема наявні дефекти.
При цьому всі ці відомості підкріплюються підписами відповідальних осіб та печатками. Тобто за допомогою цього документасторони можуть врегулювати спірні ситуації, що виникли. Тоді як за допомогою звичайної накладної цього не зробити. Хоча, слід зазначити те що, що перевіряючі органи вимагають наявності акта прийому – передачі товару.
Чи є акт приймання-передачі товару заміною договору?
Акт прийому – передачі товару перестав бути заміною договору. Більше того, саме на підставі чинного договоруміж двома сторонами та складається акт прийому-передачі. Тобто на підприємстві має бути і договір, і акт, складений на його основі. Акт є підтвердженням того, що договір повністю виконано.
По суті, акт прийому – передачі товару є юридичним підтвердженнямвчинення будь-якої значущої дії для підприємств, пов'язаного з рухом товарів та грошових коштів(Оплата товару) між ними.
Тому успішність угоди між підприємствами найчастіше може бути підтверджена саме за допомогою правильно складеного документа, в якому вказано всі необхідні реквізити обох сторін, а також розкрито всі особливості товару, у тому числі вказано претензії щодо його якості або кількості, а також упаковки, часу доставки та інших нюансів.
Оформлення акта приймання-передачі документів не є обов'язковою процедурою. Однак у деяких випадках передача документів між контрагентами супроводжується його підписанням. Акт приймання-передачі документів має юридичне значення, тому у разі виникнення будь-яких спірних ситуаційі розбіжностей між сторонами, що його підписали він має доказову силу та може бути використаний у суді.
Акт прийому-передачі документів створюється і всередині підприємств – наприклад, під час передачі кадрової, бухгалтерської та ін. документації при зміні співробітників. У цьому випадку документи повинні пройти попередню перевірку на їх утримання та повноту, щоб згодом працівник, який приймає документи, не зіткнувся з несподіваними неприємностями.
ФАЙЛИ
Основні правила оформлення акта приймання-передачі документів
Уніфікованого стандартного зразка із заповнення даного документа немає, тому підприємства та організації вправі самостійно розробити його шаблон або оформляти документ у вільній формі. Заповнювати його можна як у простому письмовому вигляді, так і друкувати на комп'ютері Оформляється акт приймання-передачі документів на звичайному аркуші формату А4 у двох примірниках – по одному для кожної із зацікавлених сторін. Кожна копія повинна мати підписи керівників організацій або уповноважених на це осіб.
За необхідності документ можна завірити печаткою, але це необов'язково, т.к. з 2016 року юридичні особимають право не використовувати у своїй діяльності печатки та штампи.
Також акт має містити певний перелік обов'язкових відомостей. Зокрема тут має бути вказана інформація про сторони, між якими фіксується факт передачі документів, а також повний списокпереданих документівз їх чітким найменуванням та кількістю. Якщо передаються оригінали документів – це слід обов'язково вказати в акті (у разі їх втрати, претензії будуть пред'явлені тій стороні, на руках якої вони були на момент запитання), якщо ж копії, то вони повинні бути завірені передавальною стороною.
Також слід врахувати, що у разі передачі оригіналів документів, сторона, що передає, повинна обзавестися їх копіями.
У випадках особливої цінності документів, що передаються, в акт бажано вносити більш повні відомості про підприємства (повні реквізити з ОГРН, ІПН, КПП тощо), а також паспортні дані співробітників, зайнятих у процесі передачі. Якщо передаються стандартні документи, можна обмежитися простішою формою акта.
Інструкція із заповнення акта приймання-передачі документів
З погляду діловодства, цей акт має цілком стандартну форму і повинен викликати особливих труднощів при заповненні. У прикладі документи передаються від одного підприємства іншому.
- Спочатку пишеться найменування документа з коротким позначенням його суті.
- У рядку нижче вказується місто, де працює організація, що виписує акт, а також дата його оформлення.
- Далі вписується інформація про компанію, яка передає документи: вноситься її назва із зазначенням організаційно-правової форми (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ), а також посада відповідальної особи (зазвичай тут пишуть Директор, Генеральний директорабо вказують іншого, уповноваженого на підписання подібного родудокументів співробітника) його прізвище, ім'я, по батькові (повністю).
- Потім все те саме вноситься про другий бік: назву організації, посаду, прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи.
Після внесення відомостей про підприємства, потрібно написати повний перелік документів, що передаються.
Як правило, такі акти складаються в тих випадках, коли список документів, що передаються, або особливо цінний, або досить значний, тому найкраще оформити їх список у вигляді таблиці.
До першого стовпчика потрібно внести порядковий номерпереданого документа у цій таблиці, у другий – повне найменування, у третій – дату його складання, у четвертий – номер документа з внутрішнього документообігу. У п'ятому стовпці треба вказати оригінал або копія (завірена) передається другій організації, а шостий стовпчик – кількість листів, що містяться в документі.
За необхідності таблицю можна розширити, внісши до неї будь-яку додаткову інформацію.
Під таблицею слід написати, скільки екземплярів акта було складено та скільки отримали на руки зацікавлені сторони, а також поставити підписи керівників обох підприємств.
Після підписання акта приймання-передачі документів всю відповідальність за повноту, зміст, збереження переданої документації сторона, що прийняла її, автоматично бере на себе.