Службова записка про покарання. Як правильно скласти доповідну про некоректну та хамську поведінку працівника? Види доповідних записок

Добре, коли на робочому місці панує дружня атмосфера і колектив працює як один злагоджений механізм.

Але що робити, якщо одна чи кілька людей підривають дисципліну або відмовляються виконувати свої обов'язки, тим самим підставляючи під удар успіх усієї команди? У такому разі доведеться складати скаргу.

Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків

Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків – це документ, який інформує керівника або вищі інстанціїпро невиконання одним або групою співробітників своїх прямих посадових обов'язків.

Доповідна також містить у собі прохання про покарання співробітника та притягнення його до відповідальності (найчастіше – дисциплінарної).

Як написати доповідну записку про невиконання посадових обов'язків

Для того, щоб записка була прийнята з першого разу і прохання про покарання співробітника було виконано, потрібно вказувати такі пункти:

• Повна назва підрозділу, у якому працює порушник;
• назва самого документа (у даному випадку"Доповідна записка");
• номер документа за порядком, фактичну дату його складання;
• прізвище та ініціали керівника, якому здається записка;
• вказівку під основною назвою документа додаткового заголовка, наприклад, «про невиконання посадових зобов'язань»;
• перейшовши до змісту записки, слід розпочати з опису ситуації, у якій співробітник не виконав своїх зобов'язань;
• у наступному абзаці викладається прохання про покарання;
• документ засвідчується підписом укладача, його прізвищем та ініціалами.

Дата написання записки має бути поточною, оскільки складання документації « заднім числом» суперечить чинному законодавствуРФ.

Доповідна записка

Дата складання, порядковий номер документа

Про невиконання (щодо невиконання) посадових обов'язків ( посадової інструкції)

Прошу Вас прийняти до відома той факт, що співробітника (назва відділу) підрозділу (ПІБ працівника), не виконав свій прямий трудовий обов'язок (описати). Такою поведінкою він/вона порушив (а) статтю № посадової інструкції.

У зв'язку з такими обставинами пропоную (вимагаю) покарати вищезазначеного співробітника (зазначити запропоноване покарання).

Види доповідних записок

Існує три основні види записок, відмінність яких полягає в їхньому змісті:

1. ініціативнізаписки пишуться співробітниками, які хочуть вплинути на свого колегу та керівника. У такій записці описується одна або ряд подій, та пропонуються методи вирішення проблеми;
2. інформативнідоповідні не приймають за мету доповідь на конкретну людину та її покарання, вони складаються регулярно для загального контролюроботи та складання звітності;
3. звітні- пишуться на кінцевому етапі роботи або після її повного завершення. У такій формі керівнику надається звіт про виконану роботу та про внесок кожного з учасників процесу.

Як оформити доповідну записку на працівника?

• правильне розташування елементів записки відіграє не останню роль у її складанні: в лівомурозі розташовується назва відділу, у якому працює автор доповідної. Правийж кут призначений для розміщення персональної інформаціїпро керівника, який має прийняти та відреагувати на записку;
• н назва документа зазвичай пишуть по центру, але допускається розташування ближче до лівого краю (для тих, хто має розгонистий почерк);
• дата, яка вказується одразу під назвою документапишеться виключно арабськими цифрами у форматі день. місяць. рік;
• суть проблеми потрібно описати чітко та коротко, не опускається художній стиль та використання літературних прийомів (наприклад, гіпербола);
• звинувачення, висунуте працівнику, має бути підтверджено пунктом з посадової інструкції чи іншого нормативного документа;
• запропоноване покарання вказуєтьсяу рекомендаційній формі, без перебільшень;
• посаду, ПІБ, та підпис авторазаписки вказуються на тому самому рядку.

Докладна записка зразок

Доповідні записки немає затвердженої законом форми, проте, вищезгаданий зразок вважатимуться «золотим стандартом».

Може змінюватися лише текст основної частини, але імпровізація в оформленні шапки записки неприпустима.

Тематика записок

Тематика подібних документів може бути різною, починаючи від одиничного дрібного інциденту на виробництві, закінчуючи доповіддю про систематичне невиконання обов'язків, які спричиняють неприємні, або навіть небезпечні, наслідки.

Доповідати начальству можна навіть про побутове хамство, яке заважає комфортній роботі та взаємодії співробітників у колективі. Запізненняє найчастішим приводом для складання скарг, як і, як і невиконання посадових обов'язків.

Працівник, який має право делегувати деякі зі своїх обов'язків молодшому за рангом, може поскаржитися начальнику у разі відмови працівника виконувати доручення.

Події, які могли спричинити (або спричинили) матеріальні або фізичні втрати, вважаються найпоширенішим приводом для написання записок.

Розбіжності в колективі призводять до написання скарг, але така ситуація рідкісна і свідчить про тотальне розлад між колегами. У такому разі керівник повинен уважно поставитися до проблеми, провести бесіди і, якщо потрібно, розформувати колектив.

Часто доповідні на конкретну особу пишуть тоді, коли хочуть зняти відповідальність з індивіда чи іншої групи.

Спрямованість доповідної

За спрямованістю, доповідні ділять на два види:

1. внутрішні;
2. зовнішні;

Перший варіант найпоширеніший, оскільки всі проблеми, описані в доповідній, вирішуються дома. Поширення проблем і вихід їх за межі підрозділу, чреват негативними наслідкамияк для співробітника, на якого було складено записку, так і для керівника.

Внутрішні записки може писати будь-який співробітник відділу, незалежно від рангу та статусу. Перевіряє їх та приймає рішення керівник цього структурного підрозділу.

Причиною для написання може бути невиконання посадової інструкції, порушення техніки безпеки, відмова від виконання наказів, прогул і некоректна поведінка стосовно колег.

Зовнішня ж доповідна, виходить межі підрозділи, і часто доходить до керівників організації загалом. Писати зовнішню доповідну може лише начальник підрозділу, а чи не рядовий співробітник.

Ще однією важливою відмінністю і те, що така доповідна може бути складена звичайному аркуші, її написання передбачає заповнення певної форми, яку видає підприємство чи організація.

Загальною рисою для цих двох видів доповідних є те, що складаються вони строго згідно з вимогами, оскільки кожна з них прикладається до особистої справи працівника.

На погляд здається, що між службової, доповідної і пояснювальної записками немає істотної різниці, т.к. ці документи схожі за своїм призначенням - вони носять інформаційний характер. Проте це різні документи, що відрізняються змістом, адресністю, цілями складання. Крім того, в них не містяться доручення, а повідомляються відомості, що спонукають адресата до прийняття остаточного рішення з питання, що розглядається.

У чому полягають особливості службової, доповідної, пояснювальної записки? Як правильно оформити кожен документ на паперовому носії? На ці та інші питання намагатимемося відповісти з практичної точки зору.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка(код 0286041 по ОКУД) - це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.

Визначення «доповідна записка» як самостійного поняттяу законодавстві немає.

Доповідна записка складається як за письмовою чи усною вказівкою керівника, так і з ініціативи самих працівників (наприклад, у випадках, коли для врегулювання будь-якого виробничого чи господарського питання виникає необхідність викласти інформацію у письмовій формівищому керівництву). За допомогою такого документа можна внести пропозицію щодо покращення технічної сторони виробничих процесів, висловити незгоду з рішенням, прийнятим вищестоящим керівником, і навіть викласти свою думку у разі розбіжностей із колегами. Тому під час підготовки доповідної записки автору насамперед важливо доступно сформулювати свою позицію, та був навести переконливі аргументи на її користь.

Види доповідних записок

• на ініціативні;
• інформаційні;
• звітні.

Ініціативнадоповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішеннятому в тексті записки викладаються факти, містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.

ІнформаційнаДоповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі, результати або методи виконання роботи.

Звітнадоповідна записка інформує про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо.

В залежності від адресатадоповідні записки поділяються:

• на зовнішні;
• внутрішні.

Зовнішня доповідна запискаадресується керівнику конкретної установи, оформляється на загальному бланкуорганізації, що підписується керівником і зазвичай містить наступні реквізити:

• найменування організації;
• дату;
• індекс;
• місце складання;
• адресата;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис керівника;
• прізвище виконавця, номер телефону.

Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищої організації (Приклад 1).

Приклад 1

Зовнішня доповідна записка

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

Про залучення додаткових

трудових ресурсів

Шановний Андрію Васильовичу!

Через брак кандидатів на стадії формування адміністративного апарату для філії у Москві необхідно залучити трудові ресурсиіз додаткових джерел у строк до 14.04.2014. Співбесіди із новими кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплату витрат за додатковими послугами буде здійснено відповідно до п. 4.5 Договору послуг № 04/56 від 14.02.2014.

Начальник відділу кадрів СеменовВ.О. Семенов

У справу №03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутрішня доповідна запискаспрямовується за межі установи, наприклад, у вищестоящу організацію, оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів» (Приклад 2).

До обов'язковим реквізитамвнутрішньої доповідної записки відносяться:

• найменування структурного підрозділу;
• найменування виду документа (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА);
• дата;
• реєстраційний (вихідний номер);
• заголовок до тексту;
• текст;
• позначка про наявність програми (якщо є);
• адресат;
• підпис укладача (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).

Приклад 2

Внутрішня доповідна записка

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

Про прогул, здійснений менеджером

відділу продажів

Доводжу до Вашої інформації, що сьогодні, 07.04.2014, менеджер з продажу Петрова Валентина Іванівна була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня з 10 годин 00 хвилин до 18 годин 30 хвилин.

Жодних відомостей чи документів, що підтверджують поважність причини відсутності Петрової В.І., надано не було.

У зв'язку із допущеним порушенням пропоную звільнити Петрову В.І. за прогул.

Керівник відділу продажу ІгнатьєвО.А. Ігнатьєв

У справу №02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформлення реквізитів доповідної записки

При оформленні доповідної записки використовують як кутове (Приклад 3), і поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини (Приклад 4).

Приклад 3

Кутове розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування

структурного підрозділуАдресат

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Приклад 4

Поздовжнє розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування структурного підрозділу

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Назва виду документапишеться великими літерами (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля.

Датаі номердоповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами. 21.04.2014 ) або буквенно-числовим способом ( 21 квітня 2014 р.).

Зверніть увагу

Датою зовнішньої доповідної записки є дата її візування та надсилання адресату, датою внутрішньої доповідної записки - дата складання та підписання.

Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання - в залежності від системи реєстрації документів, що діє в організації.

Якщо доповідну записку повинні розглянути зацікавлені особи, на ній проставляють візи погодження, а після ухвалення рішення - резолюціякерівника.

Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.

Зверніть увагу

Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, буде підставою для вжиття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.

Заголовокдо тексту коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальним правиламскладання заголовків до документів: за допомогою прийменника про/проі віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад Про прогул Лазаренко О.О.

ТекстДоповідна записка складається з двох або трьох смислових частин:

• у першій - констатуючоючастини- викладаються причини, факти або події, що стали приводом для її написання;
• у другій - аналізуючої частини- міститься аналіз ситуації, що склалася і наводяться можливі варіанти рішення;
• у третій - резюмуючої частини- містяться висновки та пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити.

Друга частина у доповідній записці може бути відсутня. У цьому випадку текст доповідної записки містить обґрунтування, висновки та пропозиції укладача.

Якщо у доповідної записки є програма, відмітка прододаткуробиться до оформлення підпису.

Відмітку про наявність програми, названої в тексті записки, оформлюють так:

Додаток: на 3 л. в 1 екз.

Якщо записка має програму, не названу в тексті, то вказують її назву, кількість аркушів та екземплярів.

Додаток: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

Внутрішню доповідну записку підписуютьукладач (якщо вона представляється керівнику підрозділу) та керівник підрозділу (якщо вона представляється керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписуєКерівник організації.

Зверніть увагу

Якщо доповідна записка оформлена на двох і більше сторінках, то друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Порядкові номери проставляються у правій частині верхнього поля сторінки арабськими цифрами.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Службова запискає різновидом доповідної. Це письмове інформаційне повідомлення, широко застосовується у практиці роботи сучасних управлінських структур найрізноманітніших рівнів та організаційно-правових форм. Службові записки забезпечують безпосередній зв'язок між об'єктами управління на горизонтальному рівні.

До речі

Службова записка – документ, який не має офіційного статусу. В ОКУД він не передбачено.

Службові записки готують у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні цілі цього документа включають:

• запит інформації;
• видачу інструкцій;
• супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
• оголошення (повідомлення).

Текст службової записки містить інформацію про причини її складання як пропозиції, прохання, заявки. Це може бути інформація про переміщення персоналу, зустрічі, зміни в корпоративній культурі компанії тощо. Службові записки оформляються на стандартному аркуші паперу формату А4.

Службову записку підписує спеціаліст чи керівник підрозділу. Датою службової записки є дата її складання та підписання.

Законодавством не передбачені жорсткі вимоги до складання та оформлення службових записок, тому порядок їх оформлення з урахуванням специфіки організації слід закріпити у локальному нормативному акті, Наприклад, в інструкції з діловодства. Формат службової записки має служити цілям спрощення та прискорення процесів внутрішньої комунікації.

Зразок оформлення службової записки представлений у Прикладі 5 .

Приклад 5

Службова записка

У суботу, 19.04.2014, з 9:00 до 16:00 у відділі кадрів ТОВ «Північ» проводитиметься монтажні роботиіз встановлення сигналізації.

Прошу Вас дозволити доступ для виконання робіт наступним співробітникам компанії «Енергомережа»:

1. Сімакіну І.П.

2. Іванову П.М.

Начальник АХО СвиридовН.М. Свиридов

У справу №02-14

Ільїна 16.04.2014

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Пояснювальна записка- це внутрішній документ, що пояснює причини будь-якої дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації та подається вищій посадовій особі.

Відповідно до частини першої ст. 193 Трудового кодексу Російської Федераціїдо застосування дисциплінарного стягненняроботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення. Працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарної провинисаме в пояснювальній записці. На основі пояснювальної записки керівник приймає рішення щодо застосування до співробітника дисциплінарного стягнення. Крім того, цей документ є однією з підстав для оцінки роботодавцем тяжкості скоєної провини та обставин, за яких він був скоєний.

В ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується лише один раз - Пояснювальна запискапро порушення трудової дисципліни (код 0286091), що відноситься до класу 0286000 "Документація з оформлення дисциплінарних стягнень".

Види пояснювальних записок та їх особливості

• на складені для пояснення окремих положеньвиконаної роботи (проекту, звіту, розробки);
• складаються у разі виникнення штатних ситуацій, порушення дисципліни, провинах тощо.

Пояснювальна записка пишеться працівником від руки в єдиному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується особі, яка її зажадала. Вона також може бути набрана на комп'ютері з використанням трафаретної форми, прийнятої організації. Форма пояснювальної записки, а також спосіб виконання (рукописний або комп'ютер) законодавчо не закріплені.

Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом чи конкретною посадовою особою.

Записка як доказ

Роботодавець, вимагаючи від працівника пояснювальну записку, написану від руки, цим захищає себе від неправомірних дій з боку працівника при трудовій суперечці. Він виключає заміну вихідного документа.

Якщо в компанії застосовуються шаблонні форми, то наприкінці тексту можна зробити позначку:Пояснення складено особисто із використанням персонального комп'ютера. Дата. Підпис.

Оформлення окремих реквізитів доповідної записки

З метою уніфікації інформаційно-довідкових документів пояснювальну записку слід складати та оформлювати відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003.

Датоюпояснювальною запискою є дата її складання.

Текстпояснювальної записки повинен містити:

Опис фактів, що стали приводом для її написання;

Аргументи, які пояснюють ситуацію, що склалася.

Текст записки повинен бути переконливим та містити незаперечні докази.

При оформленні підписивказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.

В якості додатківможуть наводитися документи, що виправдовують дії укладача документа та підтверджують ті чи інші обставини.

По структурі тексту пояснювальна записка відрізняється від доповідної тим, що містить висновків і пропозицій (Приклад 6).

Зверніть увагу

Якщо в компанії розроблено та затверджено типові формипояснювальних записок, що застосовуються в різних ситуаціях, це означає, що працівники повинні оформляти записки по затвердженим формам. Документ, складений за формою, також може бути дійсним.

Приклад 6

Пояснювальна записка

Застосувати дисциплінарне стягнення
як догани Олександрової І.І.

Відділ кадрів видати наказ.
Смолкін 17.04.2014

Директору ТОВ «СВ»

А.В. Смолкіну

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Про відсутність на робочому місці

Я, Олександрова Ірина Ігорівна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці 14.04.2013 з 9 годин 00 хвилин до 15 годин 30 хвилин за особистими обставинами.

Виправдувальних документів не маю.

Бухгалтер ОлександроваІ.І. Олександрова

РЕЄСТРАЦІЯДОКЛАДНИХ, Службових, пояснювальних записів

Однією з функцій діловодної служби організації є забезпечення оперативного пошуку потрібної інформації, пов'язаної з просуванням переданих документів до виконавця Для зручнішого пошуку цих даних використовуються різні реєстраційні форми.

Доповідні, службові, пояснювальні записки за своїм функціональним призначенням є носіями певної інформації. Оскільки викладене у записці питання вимагає письмового оформлення рішення у вигляді резолюції керівника організації чи іншої повноважної посадової особи, документи необхідно реєструвати.

Нагадаємо, що існують три форми реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована. Організація має право вибрати найбільш ефективну і відповідну їй форму реєстрації.

▪ Журнальна форма реєстрації -найпоширеніша, але завжди зручна, т.к. реєстрація всіх документів у ній йде у хронологічному порядку, а при пошуку певного документа фахівцю доводиться переглядати усі аркуші журналу. Пошук інформації ускладнений ще й тим, що ініціативний документ може бути зареєстрований, наприклад, в одному журналі, а на нього - в іншому. Обов'язкових реєстраційних форм (журналів) законодавством не передбачено. Рекомендовану форму журналу реєстрації наведено в Прикладі 7.

Приклад 7

Фрагмент журналу реєстрації доповідних та пояснювальних записок

Дата документу	Реєстраційний номер	Вид документу, короткий зміст	Ким підписано документ	Виконавець	Куди передано	Розписка в отриманні (підпис, дата)	Відмітка про направлення документа у справу
07.04.2014	03-10/14	Про відкликання з відпустки касира Швець О.Р.	Начальник відділу кадрів	Інспектор відділу кадрів	Відділ кадрів	Смирнова В.А. 07.04.2014	У справу №03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карткова форма реєстраціїв порівнянні з журнальною є більш зручною та адаптованою. Створювані реєстраційно-контрольні картки документів під час пошуку у класифікаторі дають можливість оптимізувати процес пошуку документа та скоротити час процесу реєстрації. Очевидна перевага карткової реєстрації у тому, що реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;

▪ Автоматизована (електронна) форма реєстраціїпередбачає використання спеціального програмного забезпечення. Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних. Одночасно із реєстрацією може відбуватися друк реєстраційно-контрольної картки.

Зазвичай доповідні та пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, який формулюється так само, як індекс вихідного документа. Реєстраційний номер складається з індексу справи за номенклатурою справ (включаючи індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) та порядкового номерадокумента у межах календарного року.

Зверніть увагу

Питання реєстрації та обліку документів в організації повинні бути відображені в інструкції з діловодства. В інструкції слід зафіксувати:

1) перелік документів, що не реєструються.

2) перелік реєстрованих груп документів, причому для кожної групи обов'язково вказується:

Місце реєстрації;

Час та порядок реєстрації;

Правило утворення реєстраційного номера;

Форма, у якій проводиться реєстрація;

Перелік реквізитів, що заносяться у форму, правила їх заповнення;

правила обліку руху документів після реєстрації;

принцип реєстрації (одноразова або повторна реєстрації при передачі документа в інший підрозділ);

3) порядок дій при повторному надходженні документа до організації (для вхідних документів).

Терміни зберігання доповідних, службових, пояснювальних записок

Терміни зберігання встановлені в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Відповідно до зазначеного Переліку терміни зберігання доповідних записок можуть становити 1 рік, 3 роки, 5 років, 75 років, постійно. Пояснювальні записки слід зберігати постійно.

Наша порада

При оформленні записок необхідно дотримуватись єдиного стилю, а основний текст документів повинен відповідати правилам ділової етики та встановленим вимогам до оформлення документів. Неприємне враження залишають неакуратно складені та оформлені документи з граматичними помилками. Не поспішайте надіслати документ адресату, а уважно віднімайте його, виправляючи, за наявності, граматичні помилки чи описки.

Доповідна записка про хамському поведінці співробітника є документом інформаційного характеру, що пишеться з ім'ям вищого керівництва і свідчить про неналежному поведінці співробітника. Як скласти такий папір, дізнаєтесь із нашої статті.

Записка про хамську поведінку співробітника

Модель підпорядкування однієї особи іншій (керівник та інші співробітники) у робочій обстановці, зазвичай, ні в кого не викликає нарікань. Однак іноді керівник починає поводитися по-хамськи і може дозволити уїдливі зауваження на адресу співробітника — а це вже випадок, на який слід звернути пильную увагу та вжити відповідних заходів. Також часто «агресорами» можуть стати і колеги, тобто співробітники, які обіймають рівнозначну посаду. Що робити в цьому випадку громадянину, який зазнав нападів?

У рамках робочого процесу — написати доповідну записку на ім'я керівника, який вищий за ініціатор паперу за посадою. У документі необхідно відобразити не лише особу особи, яка поводиться по-хамськи, а й вказати обставини, за яких це було зроблено.

Записку необхідно подавати офіційно, через секретаря чи іншу особу, яка її зареєструє. На цей папір обов'язково має бути відповідь адресата.

ДЛЯ ДОВІДКИ! ГК РФ передбачає можливість захисту честі та гідності ображеного, якщо кривдник не зможе довести свої слова. Заявник у разі має право звернутися до суду і вимагати вибачень з боку грубіяна чи відшкодування моральної шкоди.

Чи не знаєте своїх прав?

Зразок доповідної записки на співробітника

Обов'язковими реквізитами є:

• найменування адресата із зазначенням конкретної посади, підрозділу та П.І.Б.;
• дата та вихідний номер паперу (документ може бути зареєстрований як внутрішня пошта організації);
• текст записки;
• Дата складання;
• підпис заявника та його розшифровка із зазначенням посади та підрозділу.

Основне правило при написанні доповідної записки: потрібно якнайдокладніше викласти обставини справи. Адже крім обзивання посадова особаможе допустити і скорочення/збільшення робочого дня підлеглих, ввести заборону на обід або відлучення з робочого місця тощо. та співробітника.

Наприклад, це може виглядати так:

« Старший менеджер М. своїми діями вносить розлад у роботу колективу, дозволяючи собі неприпустиму форму спілкування зі співробітниками, яка виявляється у приниженні переваг людини. Досить часто з її вуст чуються лайки, звернені до конкретної особи. Вважаю таку поведінку хамською і прошу вжити заходів щодо недопущення такого надалі.»

Не слід забувати при складанні записки про такі важливі складові робочого процесу, як дотримання субординації та правил ділового етикету. Так, не варто в тексті записки використовувати фрази на кшталт "ви можете накласти на А. штраф за його хамську поведінку" або "рекомендую В. звільнити". Розгляд питання, викладеного в документі, і вжиття якихось заходів здійснюється адресатом листа, подібні ж приписки тільки створять негативне враження про заявника.

Що робити, якщо на одного із працівників немає управи? Якщо він творить, що йому заманеться, чи не справляється зі своїми прямими обов'язками? Можна написати доповідну записку на такого співробітника, де повідомити про його хамську поведінку та образу інших осіб, а також - про невиконання посадових обов'язків або прогул. Вона складається за зразками внутрішнього ділового документообігу.

Що є доповідна записка на співробітника

Доповідна записка про хамську поведінку працівника - це повідомний документ, метою якого є проінформувати начальство про неналежну поведінку одного зі співробітників, яке не укладається у дозволені рамки корпоративної етики чи законодавства.

Також існує доповідна записка про невиконання посадових обов'язків. Цей документ повідомляє про те, що працівник не виконує тих вимог, які викладені у трудовому договоріта правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Ще є доповідна записка про відсутність робочому місці. Вона інформує начальство про те, що співробітник прогулював чи запізнювався на роботу. Прогулом вважається відсутність більше 4 годин поспіль або протягом дня або зміни. Все, що менше цього часу – запізнення.

Записка фіксує факт неналежної поведінки. Зазвичай, у документі значиться прохання застосувати до співробітника відповідні заходи. Якщо її не подати, до відповідальності таку людину притягти буде важко.

Як правильно написати: форми, зразки, приклади

Текст доповідної записки може бути вільним. Єдиної формині. Необхідно викласти ситуацію, описавши якнайбільше подробиць. Головне, щоб у ній містилися всі необхідні факти порушення та атрибути ділового документообігу. Оформлення проводиться за стандартом ГОСТ 6.30-2003: аркуш паперу формату А4, всі реквізити.

Хамська поведінка, образа працівників та клієнтів

У доповідній записці про хамство того чи іншого працівника повинні обов'язковому порядкузначитися такі параметри:

• найменування адресата із зазначенням конкретної посади, підрозділу та ПІБ;
• дата та вихідний номер паперу (документ може бути зареєстрований як внутрішня пошта організації);
• текст записки;
• Дата складання;
• підпис заявника та його розшифровка із зазначенням посади та підрозділу.

Невиконання посадових обов'язків

У доповідній записці про невиконання посадових обов'язків є такі складові:

• найменування адресата;
• назва документа (по центру);
• дата, коли було складено папір, та номер;
• текст записки, що відображає перелік обов'язків, які працівник не виконує належним чином, та наслідки, що настали в результаті;
• пропозиції щодо міри відповідальності, яка буде застосована до працівника;
• підпис та посада заявника.

Прогул та запізнення

У доповідній записці про прогул або запізнення зазначаються:

• назва підрозділу, якого належить співробітник (відсутній на роботі);
• ПІБ керівника та його посада;
• Заголовок;
• текст, що містить факт та часовий проміжок відсутності на робочому місці;
• пропозиція щодо міри дисциплінарного стягнення;
• посада подає, його підпис та розшифровка.

Чим загрожують співробітнику доповідні записки

Доповідна записка відноситься до внутрішньої кореспонденції. Не вирок і гарантія застосування покарань, лише виявлення порушень. Керівництво розглядає звернення та робить висновок, наскільки обґрунтовано застосувати санкції. Співробітнику обов'язково дадуть шанс виправдатись. Їм пишеться пояснювальна записка. Якщо роботодавець вважає виправдання незадовільним, він видає наказ про дисциплінарне стягнення.За законом це може бути зауваження, догану та звільнення.

Відео: як покарати працівника

Існує кілька видів доповідних записок, які дозволяють повідомляти начальству про ті чи інші провини працівника. До кожного їх пред'являються свої вимоги.

У процесі роботи організації виникають ситуації, коли керівникам підрозділів та іншим співробітникам необхідно донести до керівництва різні відомості. Зробити це потрібно письмово. Для цього використовують або службові, або доповідні записки.

Що це таке

Доповідна записка – це документ, у якому працівник підприємства доводить керівництво будь-яку інформацію. У цьому полягає її головна відмінність від службової записки, в якій працівники просять керівництво про що-небудь.

Найчастіше вони зустрічаються в кадрове діловодствооскільки інформація, що доводиться до керівництва, майже завжди стосується співробітників організації. Вони є первинним документом, на підставі якого пізніше складаються інші документи та проводяться різноманітні заходи (накази, службові розслідування).

Хто і кому їх пише

Доповідні записки складаються керівниками відділів та підрозділів. Потім вони вирушають до вищого начальника. Їх може писати і найпростіший співробітник.

При їх підготовці необхідно дотримуватися таких правил:

• співробітник неспроможна писати доповідну записку «сам він», тобто у складеному документі, обличчя, її що склала, може бути тим, кого доповідають керівництву;
• можна написати або про нижчого співробітника, або про рівне в ієрархії підприємства.
• завжди пишеться на адресу вищого керівництва;
• навіть якщо у титульному аркуші зазначено прізвище керівника підприємства, службова записка спочатку передається безпосередньому керівництву працівника, який її написав.

Всі вищезазначені принципи не регламентовані законодавством, вони склалися на практиці діловодства.

У яких випадках застосовується

Доповідна записка пишеться у випадках коли потрібно довести до вищого керівництва відомості:

• про порушення працівниками трудової дисципліни чи посадової інструкції;
• про порушення, рішення яких може прийняти лише керівник.

Іншими словами, вона має інформаційний характер і передбачає, що подальший порядок дій визначає саме вище керівництво.

Порядок передачі

Якщо дотримуватися всіх правил діловодства, необхідно дотримуватися наступний порядок передачі доповідної записки:

1. Оформлення записки.
2. Її передача безпосередньому керівнику. Якщо записка передається відразу керівнику організації, її необхідно передати через секретаря, який її реєструє.
3. Після того, як керівник приймає рішення щодо документа, він ставить на ньому резолюцію та передає назад секретареві.
4. Секретар надсилає її працівникові, який має виконувати зазначені резолюції.
5. Після вирішення проблеми, зазначеної в записці, вона відправляється на зберігання.

Такий порядок суворо дотримується, як правило, лише якщо підприємство велике. У невеликих компаніях цю систему спрощено і доповідні відправляються одночасно керівнику організації.

Правила оформлення

Доповідні записки повинні оформлятися відповідно до правил діловодства.

На бланку чи ні

Уніфікованого бланку для оформлення таких документів не передбачено, його складають або на бланку підприємства, або на простому аркуші паперу.

Скласти її можна від руки або надрукувати на комп'ютері.

У будь-якому випадку, якщо доповідна записка міститиме всі необхідні реквізити, вона матиме силу документа, незалежно від того, у якому вигляді вона складена.

Деякі організації розробляють свої бланки для складання різних документів, які не мають уніфікованих бланків Навіть для доповідних записок.

Шапка документа

Складається аналогічно, як і в інших документах, наприклад:

• шапка повинна розташовуватись у верхньому правому кутку аркуша паперу або бланка;
• у перших двох рядках пишеться посада, прізвище та ініціали керівника підприємства;
• далі пишеться посада, прізвище та ініціали працівника, який склав доповідну.

Якщо підприємстві затверджено бланк для доповідної записки, то ньому, зазвичай, вже є шаблон для шапки.

Порядок написання

1. Шапка документа.
2. Найменування документа, у разі «Докладна записка». Найменування може бути або зліва, або посередині рядка. Воно пишеться з великої літери.
3. Нижче назви розміщується безпосередньо текст з інформацією. Він повинен утримувати якнайбільше докладний описпроблеми.
4. Нижче ставиться дата і підпис особи, яка склала документ.

Приклад оформлення

Директору ТОВ «Промінь»

І.І. Нікітенкову

від головного бухгалтера

О.М. Рильонковий

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що під час проведеної інвентаризації складу виявлено нестачу товарно-матеріальних цінностей у сумі 1548,28 рублів.

Термін та місце зберігання

Після того як проблеми, викладені в доповідній записці вирішені, її відправляють на зберігання. Зберігати її можна у таких місцях:

• підшити до книги, де збираються всі підстави для наказів (заяви, службові записки, довідки тощо);
• , які були складені на підставі цієї доповідної записки (службове розслідування, наказ тощо).

Термін зберігання доповідної записки залежатиме від того, які документи будуть у результаті складені. У середньому цей термін коливається від 3 до 5 років. Тому папку, де зберігаються всі доповідні записки, можна не зшивати, а зберігати просто на швидкозшивачі.

Зразки доповідних записок

Текст доповідної записки складається у довільній формі, але для найпоширеніших випадків можна використовувати зразки.

Про відсутність працівника на робочому місці

Доводжу до Вашого відома, що зварювальник А.А. Буренков відсутня на робочому місці без попередження з початку робочого дня та до теперішнього часу (з 8 годин 00 хвилин до 12 годин 30 хвилин). Прошу розпорядитись про проведення службового розслідування за цим фактом.

Про невиконання посадових обов'язків

Доводжу до Вашого відома, що бухгалтер Н.А. Павлова припустилася помилки при нарахуванні заробітної платипрацівникам виробничого цеху. Також вона регулярно порушує свої посадові обов'язкита нехтує розпорядженнями свого безпосереднього керівника. Прошу прийняти міри.

Про некоректну поведінку співробітника

Доводжу до Вашої інформації, що менеджер І.А. Єзерський, спілкуючись із клієнтами організації, дозволяє собі використовувати нецензурну лексику та образи. Прошу прийняти міри.

Про появу працівника на робочому місці у стані алкогольного сп'яніння

Доводжу до Вашого відома, що електромонтер О.В. Юдін перебуває на своєму робочому місці з ознаками алкогольного сп'яніння: нетверда хода, незв'язне мовлення, характерні запах. Прошу розпорядитися про усунення даного працівникавід виконання службових обов'язків та провести службове розслідування за цим фактом.

Висновки

Доповідна записка - це документ, за допомогою якого співробітники інформують керівника організації про різні ситуації, прийняття рішень щодо яких залежить від керівництва.

Цей документскладається у вільній формі, але при цьому оформлюють її відповідно до вимог правил діловодства.

Відео — у чому різниця між доповідними та службовими записками: