Una hoja completa es el testigo del caso en la organización. números de letras

En las actividades de cada organización, se forma una categoría especial de casos: casos de almacenamiento permanente. En el artículo, le diremos cómo organizar tales casos para transferirlos al archivo.

CONSTANTEMENTE - ¿CUÁNTO?

Los términos de almacenamiento de documentos se establecen mediante listas estándar:

• Una lista de gerentes típicos documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, organos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25 de agosto de 2010 No. 558, modificada el 16 de febrero de 2016; en adelante, la Lista 2010);
• Una lista de documentos de archivo típicos generados en los ámbitos científico, técnico y actividades de producción organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de julio de 2007 No. 1182, modificada el 28 de abril de 2011; en adelante, la Lista 2007).

El período de almacenamiento de documentos también se puede establecer en las regulaciones de la industria. En este caso, la palabra "permanentemente" se puede reemplazar por un sinónimo, por ejemplo, "indefinidamente".

• Si la organización no es una fuente de adquisición del archivo estatal.

La columna 3 "Período de retención de documentos" de la Lista de 2010 contiene una nota a pie de página<*>, que establece que el período de almacenamiento de documentos “permanentemente” (Permanente) en organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales, municipales no puede ser inferior a diez años. Nos referimos únicamente a aquellos documentos cuyos períodos de conservación se indican en la Lista de 2010.

Por lo tanto, si una organización no es una fuente de adquisición del archivo estatal (municipal), debe almacenar documentos con un período "permanente" de al menos 10 años, y luego ser libre de destruirlos en el modo normal, junto con los casos. que han expirado a esta hora. Al mismo tiempo, en las instrucciones para el trabajo de oficina o en otra ley local reguladora del almacenamiento de documentos, es conveniente establecer término mínimo almacenamiento de estos documentos. Por ejemplo:

Dado que la Compañía no es una organización, una fuente de adquisición de archivos estatales (municipales), el período de retención es "permanentemente" para documentos de gestión equivale a 10 años.

Nota

La lista de 2007 no contiene notas a pie de página ni instrucciones de ningún otro tipo. Por lo tanto, si un documento de la Lista de 2007 tiene un período de retención “permanente”, esto significa que se mantendrá durante toda la existencia de la organización.

• Si la organización es una fuente de adquisición del archivo estatal, entonces el período de retención "permanentemente" significa "mientras exista la organización". Si la organización liquidada tiene un sucesor, entonces “permanentemente” durará todo el tiempo de existencia de la organización sucesora. En el caso de que una organización se liquide sin sucesores, el archivo estatal al que pertenece realiza un examen del valor de los documentos con un período de almacenamiento permanente y toma los que considera útiles en sus depósitos. Los documentos que no sean de interés para el archivo podrán ser destruidos.

FORMAMOS Y ORGANIZAMOS CASOS Y DOCUMENTOS

Características de la formación de casos.

La preparación de un caso para el almacenamiento comienza mucho antes de que el documento se complete en el mantenimiento de registros. Todos los procesos DOW se realizan secuencialmente y están interconectados.

Nota

Ya en proceso de recibir documento entrante o creando uno saliente, debe comprender en qué caso se colocará el documento y cuáles son las características de la formación de este caso.

Por ejemplo, las órdenes para actividades básicas deben tenerse en cuenta y formarse estrictamente por separado de las órdenes para el personal. Las organizaciones pequeñas suelen pecar de lo contrario, donde el secretario combina las funciones de empleado y oficial de personal. Antes de enviar un archivo compuesto de este tipo para su almacenamiento, deberá disolverse, y esto es un trabajo adicional.

En cuanto a la correspondencia, debe formarse según el principio de “petición-respuesta”, cuando cada carta entrante o saliente se archiva en el expediente según su pregunta, y no por tipo (entrante o saliente). Esto debe hacerse de inmediato, de lo contrario, cuando llegue el momento de enviar los casos para su almacenamiento, la secretaria gastará gran cantidad tiempo para formar la historia de la correspondencia.

Formas de organizar los documentos.

Los documentos en el caso se pueden sistematizar:

• Cronológicamente, es decir, en el momento de la creación. Como regla general, en tales casos, los documentos se organizan estrictamente por números de registro, por ejemplo:

	Número de hoja de caso (volumen)
Orden de 12/01/2015 N° 1
Orden de fecha 13.01.2015 No. 2
Orden de fecha 13.01.2015 No. 3
Orden de fecha 16.01.2015 No. 4
Orden de fecha 19.01.2015 No. 5

• alfabéticamente- por ejemplo, apellidos o nombres de proyectos:

• manera combinada- primero, los documentos están ordenados alfabéticamente, y luego también cronológicamente, por ejemplo:

Documento y sus datos de registro	Número de hoja de caso (volumen)
Correspondencia con Astra LLC
Hoja separadora
Árbitro. No. 53 del 14.01.2015
En. N° 243 del 16/01/2015
Árbitro. N° 105 del 23/01/2015
En. N° 341 del 28/01/2015
Correspondencia con Vasilek LLC
Hoja separadora
En. No. 14 del 01/12/2015
Árbitro. No. 18 del 13.01.2015
En. No. 201 del 15.01.2015

Los documentos divididos en bloques alfabéticamente se separan entre sí, por ejemplo, mediante separadores de colores. Esto es opcional, pero hace que trabajar con el volumen sea mucho más fácil. Al numerar hojas, los separadores reciben números en orden general.

Así, para cuando se archiven los expedientes para su almacenamiento, los documentos ya estarán correctamente conformados en expedientes, y dentro de los expedientes estarán sistematizados.

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL REGISTRO

• Retiramos el exceso. Lo más probable es que hasta ahora los documentos se guardaran en carpetas: registradores. Todavía es demasiado pronto para sacarles documentos. Para empezar, desplacémonos por cada carpeta y eliminemos borradores, copias dobles (repetidas) de documentos, hojas con notas y clips y grapas de los propios documentos.
• Dividimos los casos en volúmenes. En esta etapa, determinamos cuántos volúmenes del caso resultarán al final y cómo es mejor dividir los documentos en volúmenes: por meses, por el número de hojas, por contratistas, por apellidos, etc. De acuerdo con la cláusula 4.20 de las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos fondo de archivo Federación Rusa y otros documentos en las autoridades el poder del Estado, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526; en adelante - Reglas 2015) en cada caso no debe haber más de 250 hojas.

No es necesario en absoluto idear algún tipo de sistema para dividir documentos en volúmenes, es suficiente seguir esta regla. La distribución uniforme de las hojas, por un lado, permite formar volúmenes de aproximadamente el mismo espesor y, por otro lado, facilita la búsqueda de documentos en el archivo. Por lo tanto, si hay alrededor de 300 hojas en el archivo, es mejor hacer dos volúmenes de 150 hojas cada uno, y no 250 y 50.

Luego extraemos cuidadosamente los documentos de las carpetas, los distribuimos por volúmenes y procedemos al registro para el almacenamiento.

REGISTRO DE CAJAS PARA ALMACENAMIENTO

Dependiendo del período de almacenamiento, los casos pueden procesarse parcial o totalmente. Todos los casos presentados en la organización y que tengan una vida útil de más de 5 años se procesan parcialmente, con excepción de los casos sobre el personal. diseño completo Los siguientes casos están sujetos a almacenamiento, de acuerdo con las Reglas de 2015:

• período de almacenamiento permanente;
• período de almacenamiento temporal (más de 10 años);
• documentos de personal todo, incluidos los que tienen una vida útil de cinco años).

Etapas de registro de cada volumen. El registro completo para el almacenamiento de cada volumen del archivo se produce en el siguiente orden:

1) numeración de hojas del caso;

2) levantar un inventario interno del caso;

3) registro de la hoja - el testigo del caso;

4) archivo o encuadernación de los documentos del caso;

5) diseño de portada (portada).

Primera etapa: numeración de las hojas del volumen

Si los documentos ya han sido numerados previamente por alguien en la misma esquina superior derecha y la nueva numeración no coincide con la anterior, tache el número anterior y escriba el nuevo al lado. No es necesario corregir los números colocados en otras partes de la hoja. Si en ese volumen se incluye un folleto con su propia numeración de páginas, entonces cada una de sus hojas, incluida la cubierta, recibe su número en el orden general.

Cada volumen numerado se puede etiquetar con una etiqueta con la siguiente información:

• número total de hojas;
• números perdidos;
• numeros de letras

Esta información nos será de utilidad un poco más adelante a la hora de redactar la hoja de testigos del caso.

Si faltan varios números con letras en el volumen, deben tenerse en cuenta al contar el número de hojas. Por ejemplo, si hay 100 hojas por números en un volumen, pero faltan tres números y dos con letras, entonces el número total de hojas en el volumen será 99 (100 - 3 +2).

Las reglas de 2015 no dicen nada sobre el número de revisiones en la numeración del volumen. Obviamente, si hay demasiados errores, entonces es mejor volver a numerar las hojas. Sin embargo, se desconoce con qué significado comienza este "demasiado". En este caso, le recomendamos que se familiarice con la cláusula 75 de las Reglas para el trabajo de la oficina notarial (aprobada por decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2012, por orden del Ministerio de Justicia de Rusia del 16 de abril de 2012). 2014 núm. 78):

extracción

del Reglamento de trabajo de la oficina notarial

75. […] Si se cometen más de 5 errores en la numeración de las hojas del expediente (tomo), se numeran nuevamente las hojas del expediente (tomo).

Esta regla no es necesaria para trabajos generales de oficina, pero al menos da una idea de cuántos errores es mejor para renumerar un volumen.

Segunda etapa: elaboración de un inventario interno del volumen

No siempre es necesario compilar un inventario interno de los documentos del volumen. Para citar las Reglas de 2015:

extracción

de las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa

y otros documentos en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones

4.30. Para registrar documentos de ciertas categorías de casos en copia impresa(personales, casos judiciales, materiales de casos penales, casos sobre otorgamiento de títulos académicos y otorgamiento de títulos académicos, casos relacionados con la emisión de certificados de derechos de autor y patentes de invenciones) se compila un inventario interno de los documentos del caso.

El inventario interno es una especie de índice del volumen.

El secretario, si es necesario, puede crear un inventario interno para otras categorías de casos. Esto es lo que dicen sobre este Reglamento básico para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002):

extracción

de las Reglas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos de las Organizaciones

3.6.17. Se elabora un inventario interno de documentos del caso para registrar los documentos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), cuya contabilización está determinada por las especificidades de esta documentación (especialmente valiosos, personales, judiciales, expedientes de investigación, etc.), como así como para registrar el almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), formado según los tipos de documentos, cuyos títulos no revelan el contenido específico del documento.

Por lo tanto, es posible compilar un inventario interno tanto para el volumen con pedidos para la actividad principal (especialmente si, debido a una sistematización incorrecta, se violó la numeración en él), como para el volumen con correspondencia, si esto facilita el uso de volúmenes

La forma del inventario interno se da en las Reglas 2015 (Anexo No. 27). El inventario tiene su propia numeración de hojas, que se pueden colocar automáticamente en la etapa de creación de un documento en MS Word (Ejemplo 1).

Tercera etapa: elaboramos un pliego de prueba del caso

Se compila una hoja de certificación para cada volumen del caso. El formulario de la hoja también está contenido en las Reglas 2015 (Anexo No. 8). Es fácil rellenarlo: ya sabemos cuántas hojas hay en cada volumen, así como cuántas faltan y números con letras. En cuanto a las "características de la condición física", entonces estamos hablando de:

• sobre hojas rotas;
• hojas encoladas;
• folletos, documentos cosidos y sellados como parte del volumen;
• hojas de un formato más grande que la mayoría en el volumen y otros documentos no estándar para este volumen (Ejemplo 2).

Paso cuatro: unir el volumen

• Elegimos una funda. Los documentos de caducidad permanente se emiten en cubiertas de cartón especialmente diseñadas para casos de caducidad permanente (Fig. 1). Es más fácil encontrarlos en los sitios web de las tiendas en línea y no en los pisos comerciales: este producto no es el más popular, por lo que a menudo se olvidan de ponerlo en el mostrador.

La carpeta de encuadernación de cartón se complementa con un lomo ancho flexible con una capa adhesiva. Las cubiertas superior e inferior están plegadas con una muesca desde el borde izquierdo de 25 mm, lo que le permite hojear el estuche como un libro y copiar hojas sin dificultad.

Un volumen diseñado con una cubierta de este tipo parece un libro ordinario, solo que en un formato grande. Los volúmenes diseñados de esta manera se pueden colocar verticalmente en el estante sin temor a que se doblen y aplasten el contenido.

• Hacemos una funda. Si la gerencia piensa que es demasiado caro, la secretaria tendrá que tomar tijeras, cartón y crear las cubiertas él mismo. Sin embargo, hacer portadas decentes solo funcionará si puede encontrar cartón de alta calidad cortado en hojas iguales o un poco más grandes que A4. Del habitual "Para la creatividad de los niños" no saldrá nada bueno.

Para hacer la cubierta usted mismo, necesitará cartón, una hoja de bumvinyl (material de encuadernación duradero e impermeable a base de papel) y cinta adhesiva de doble cara.

El principio de coser cubiertas compradas y hechas en casa es el mismo:

1. Coloque la cubierta inferior, los documentos y la cubierta superior juntos, taladre y engrape la encuadernación.

2. Envuelva el material blando (en caso de que lo haga usted mismo, una tira de bumvinyl) hacia abajo detrás de la cubierta inferior y pegue la cinta firmemente desde la parte inferior (Fig. 2).

Como resultado, la cubierta casera se verá casi igual que en la Fig. 3.

• Usamos un perforador. Dado que los documentos se grapan en 4 orificios, es mejor usar perforadores especiales de 4 orificios para esto, que perforan una pila de documentos de 150 a 300 hojas a la vez (Fig. 4, 5).

También puede usar una perforadora normal de 10 hojas con dos agujeros, sin embargo, tendrá que perforar estas diez hojas dos veces. La distancia entre los cuatro agujeros debe ser de 8 cm (según
con las recomendaciones de GOST 17914-72 “Cubrir cubiertas para cajas de almacenamiento a largo plazo. Especificaciones”), por lo que el medidor debe configurarse en “888”.

Antes de perforar agujeros en el volumen, debe organizar los documentos del caso en el siguiente orden:

1) inventario interno (si se creó);

2) documentos del caso;

3) hoja de certificación.

• Seleccionamos una aguja e hilo. La aguja de coser es demasiado pequeña, es mejor usar una bolsa (la llamada "gitana") - larga (unos 12 cm) y con un ojo ancho. El hilo necesitará uno fuerte, pero puedes doblarlo varias veces y el habitual. También puede coser con hilo de banco, pero no es fácil enhebrarlo incluso en una aguja "gitana".

La longitud del hilo en un volumen estándar es de aproximadamente 1 metro. Es mejor determinar empíricamente la longitud óptima para usted; ya en el tercer volumen cosido quedará claro cuánto se necesitará. No es necesario hacer un nudo al final del hilo, como en la costura ordinaria; de todos modos, los extremos se cortarán a la longitud óptima. Si el volumen se perforó (perforó, perforó) con cuidado, no habrá problemas para enhebrar el hilo, ya que el diámetro de la aguja es mucho más pequeño que el diámetro del orificio del taladro o perforador.

La dirección de la aguja con el hilo al suturar el volumen se muestra en la Figura 6.

Después de sacar ambos extremos del hilo de la parte posterior del volumen, se atan (no apretados, de modo que el volumen no solo se pueda abrir, sino también, si es necesario, hacer una copia de cualquier documento, pero no débilmente, para que las hojas del estuche no "caminan") y se cortan.

Nota: en general y trabajo de oficina de personal No es necesario sacar los extremos de los hilos del interior de la funda y sujetarlos con una etiqueta de autenticación. Los extremos se cortan y, si es posible, se ocultan debajo de la cubierta. Si no hay tapa, simplemente se emiten desde el interior sin más manipulaciones.

Etapa cinco: distinguimos la portada (portada) del volumen

La forma de la portada del caso se da en las Reglas de 2015 (Apéndice No. 28). Su relleno no suele causar dificultades. No olvide solo que la línea superior de la portada "Nombre del archivo estatal (municipal)" permanece en blanco. Si el caso alguna vez llega a los archivos estatales, sus empleados completarán esta línea ellos mismos.

En la esquina inferior izquierda de la carátula, se fija el código de archivo del caso: el número de fondo, el número de inventario y el número de esta unidad de almacenamiento según el inventario (Ejemplo 3).

Pegue la página del título a la portada del volumen. Lo mejor es usar pegamento PVA, pero luego la caja debe presionarse inmediatamente durante varias horas, de lo contrario, la página del título se pegará de manera desigual y se arrugará en algunos lugares. Lo menos adecuado para esto es una barra de pegamento (la cubierta se despegará en un par de horas) y pegamento de papelería (demasiado líquido y arruinará la página del título para que ninguna prensa la guarde). La impresión de cubiertas en hojas con una capa adhesiva es costosa e ineficiente: la "capa adhesiva" en ellas es condicional y la cubierta se puede quitar con el movimiento de una mano.

Entonces, el algoritmo para registrar documentos para almacenamiento permanente es el siguiente:

QUÉ COMPRAR EN EL ARCHIVO

La variedad de papelería especial para el archivo, presentada en las tiendas, es pequeña, pero puede elegir algo.

• Máquinas para encuadernación de archivo. El volumen de la caja se fija en ellos y se perfora. La máquina puede ser manual (para perforar, debe girar un mango especial, Fig. 7) y eléctrica (el taladro se inicia presionando un botón, Fig. 8). Las opiniones de los expertos sobre estas máquinas difieren: alguien las considera convenientes, alguien, exactamente lo contrario. Pero un agujero perforado por un perforador definitivamente se ve más suave y limpio que un agujero perforado por una máquina.

• Caja de almacenaje. Los volúmenes listos para usar se pueden simplemente colocar en un estante o se pueden empaquetar adicionalmente en cajas. Hay muchos tipos de cajas. Observemos, por ejemplo, una caja con cuerdas, en la que se colocan varios volúmenes encuadernados de casos (Fig. 9).

A la venta también puede encontrar cajas grandes con tapa abatible (Fig. 10). Esta caja puede contener 10 o más volúmenes.

Es conveniente obtener el volumen o fardo deseado de cajas con tapa abatible sin sacar la caja de la estantería. Algunas cajas incluso tienen soportes de fijación especiales, lo que le permite formar un estante conectando las cajas (Fig. 11).

¿Es posible utilizar números de hoja con letras al archivar casos? ¿Se utiliza la numeración de letras en el trabajo de oficina moderno o este método ya no es relevante?

Del artículo aprenderás:

La palabra "litera" llegó a nuestro idioma del latín y literalmente significa "letra". Muchos lo han conocido como parte de la dirección postal, donde sirve para aclarar el edificio, por ejemplo: casa número 81, letra A. Alguien lo recordará por historias sobre Sherlock Holmes, quien guardaba una “dignísima colección de villanos” bajo la dirección letra "M". En el trabajo de oficina moderno, este método de numeración también ha encontrado una amplia aplicación. Es conveniente para la identificación precisa de los documentos, su ordenación en archivos y catálogos.

La mayor parte de la documentación oficial de la empresa se encuentra almacenada en su archivo por los períodos señalados a nivel legislativo. Su preparación para la transferencia al archivo es un proceso administrativo importante. Todos los papeles deben estar debidamente preparados y encuadernados. En cuanto a la numeración de hojas en casos preparados para el almacenamiento de archivos, se puede distinguir como una etapa separada de este proceso.

Al preparar un caso, es necesario asegurarse de que los documentos incluidos en él correspondan al encabezado según la nomenclatura y estén ordenados de acuerdo con ciertos principios: por los temas en consideración, características geográficas, cronología o en orden alfabético.

El número de carta en el archivo suele ser parte del índice del documento. Durante el proceso de indexación, a toda la documentación se le asignan designaciones alfanuméricas. Con su ayuda, cualquier documento oficial puede identificarse con precisión y encontrarse en el archivo si es necesario. La composición del índice está determinada por las tareas de búsqueda.

¿Cómo utilizar números de letras en el inventario de casos?

Se elabora un inventario de casos o un inventario de archivos para sistematizar las unidades de almacenamiento de archivos. Ayuda a mantener registros precisos de los casos y revela su contenido. De hecho, dicho inventario cumple las funciones de un libro de referencia de archivo, una lista sistematizada de casos transferidos al archivo.

Para los casos de almacenamiento permanente y temporal, así como casos de personal y casos específicos de esta organización, se elaboran listas separadas.

Las descripciones de los casos incluyen los siguientes elementos:

• Número de serie del caso (su volumen o parte);
• Índice;
• Título según la portada;
• fechas de casos;
• número de hojas;
• notas

Los volúmenes y partes del caso tienen numeración independiente. Si es necesario ingresar documentos oficiales con los mismos encabezados en el inventario, entonces, para el primer caso, esta columna se completa por completo, y los siguientes casos homogéneos se indican con las palabras "Lo mismo". Como ejemplo del uso de números de letras en el inventario, se puede citar un fragmento de la lista de casos por personal.

	Índice de casos	Título del caso	plazos	Número de hojas	Duracion	Nota
		Contratos de trabajo con trabajadores despedidos. B - K.T.1
		También. Letras L - Z. T.2

En este fragmento, el caso que contiene contratos de trabajo con trabajadores despedidos, dividida en 2 tomos, en cada uno de los cuales se ordenan alfabéticamente los documentos. Las primeras letras de los nombres de los miembros del personal sirven como números de letra de sección para cada volumen.

¿Cómo se numeran las hojas al hacer un inventario interno?

Interno de hecho, es su título. Este documento está compilado para casos de las siguientes categorías:

• con una vida útil de más de 10 años;
• almacenamiento permanente;
• casos en el personal, independientemente de los términos de almacenamiento;

La forma unificada del inventario se encuentra en el Apéndice No. 27 de la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa No. 526 del 31 de marzo de 2015 "Sobre la aprobación de las reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa ...". De acuerdo con estas reglas, al presentar un caso, es necesario flashear o encuadernar todos los papeles incluidos en él, numerarlos, levantar una hoja de certificación y un inventario interno de la documentación, y levantar la cubierta del caso.

En el proceso de numeración, hay una serie de sutilezas que todo empleado debe conocer:

1. El número se coloca en la esquina superior derecha;
2. Para su fijación se utiliza un numerador o lápiz de grafito;
3. Hojas inventario interno numerados por separado;
4. Cada volumen o parte del caso tiene su propia numeración;
5. En los dibujos, fotografías e ilustraciones, la numeración se asienta al reverso en el ángulo superior izquierdo;
6. Una hoja con documentos bien pegados se numera como uno, si se pegan con un borde, entonces cada uno de ellos debe estar numerado;
7. Los documentos con numeración propia se numeran en el orden general;

En cuanto a los números de letras utilizados en el archivo, se anotan en el caso de que se hayan cometido errores en la numeración. Si su número es insignificante, por ejemplo, solo faltan unas pocas hojas, puede insertar las páginas que faltan en el estuche. Para su numeración, toman el número anterior, lo colocan en una hoja sin numerar con la adición de un índice de letras en orden ascendente. El orden de numeración será el siguiente: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47... Estos números de letras deberán indicarse en el inventario de los documentos del caso en la columna correspondiente.

¿Pueden ser útiles los números de letras al compilar una hoja de certificación de casos?

Hoja de verificación- eso documento separado, que se compila para tener en cuenta el número de hojas en el caso. La ley lo aprobó forma unificada(Anexo No. 8 al Reglamento de Archivo). Esto indica:

• el número de hojas numeradas (en números y en palabras);
• el número de hojas del inventario interno;
• funciones de numeración;
• información sobre el estado físico de la documentación;

Los datos sobre la presencia de números de letras de hojas en la carpeta son información que debe indicarse en la hoja de certificación. Estoy gordo se cometieron errores, y su composición se modificó o complementó, y las hojas adjuntas se numeraron con letras, es necesario enumerarlas. Por ejemplo: “213 (doscientos trece) folios fueron archivados y numerados en el expediente, incluyendo: números de letras de los folios: 45a, 45b, 45c + folios del inventario interno - 4”.

Si con posterioridad a la emisión de la hoja de certificación, la composición y el estado del caso sufrieran cambios (reemplazo de originales por copias, daño o pérdida de documentación), es necesario hacer una anotación adecuada al respecto con la fecha y una referencia a el acto correspondiente.

¿Es posible utilizar números de letras en los pedidos?

La asignación de índices únicos a todas las órdenes emitidas en la organización es necesaria para los siguientes propósitos:

agilizar los procesos de registro de documentación oficial;

agilizar el procedimiento de búsqueda y reconocimiento de un pedido en el conjunto documental general;

facilitar la clasificación en la preparación de la documentación para el almacenamiento de archivos;

Numeración de pedidos según GOST

De acuerdo a " . norma nacional Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Documentación organizativa y administrativa...", que entrará en vigor el 1 de julio de 2018, requisito obligatorio cada documento es su número de registro. Este es un identificador numérico o alfanumérico, que incluye un número de serie y un número de letra adicional de acuerdo con la nomenclatura de casos de la organización.

código digital - índice de acuerdo con la fecha de emisión de la orden desde el principio año del calendario;

un número de letra es un cifrado alfabético que le permite determinar si un pedido pertenece a uno u otro tipo;

La relevancia de la numeración de letras

números de letras en los pedidos se utilizan para mejorar la eficiencia de la indexación de documentos. Este proceso le permite asignar cada papel oficial, incluida la orden, un índice numérico-letra único que indica el momento de su registro, el lugar de compilación, el tiempo de ejecución y el período de almacenamiento.

Este procedimiento es bastante individual. se define aprobado por las normas locales de la empresa. La disponibilidad de números de letras depende, en primer lugar, del número total de órdenes emitidas y de la necesidad de distinguirlas claramente por tipo.

En las empresas pequeñas, los pedidos por variedad, por regla general, no se dividen. Sin embargo, al prepararlos para el almacenamiento de archivos, el empleado debe dividirlos según el período de almacenamiento. para que esto a través de una barra inclinada o un guión, se agrega un número de letra o índice de letras: “k” (personal), “l” (personal). El primero puede significar que el pedido pertenece a la categoría de documentos de períodos de almacenamiento a corto plazo, el segundo, al grupo de documentos con un período de almacenamiento de 75 años.

V grandes compañias el sistema de índice se puede expandir a 10 o más códigos de letras. Por ejemplo, las siguientes letras se encuentran a menudo:

P - órdenes de empleo;
K - viajes de negocios;
MK - viajes de negocios locales;
OTD - licencia sin goce de sueldo;
OTK - formación y vacaciones regulares;

Por lo tanto, un número de letra es una forma de identificar un pedido, resaltarlo en el flujo general de documentación y determinar sin ambigüedades su propiedad.

Sobre el diseño de la hoja de certificación, termina el volumen del caso. Dónde obtener su formulario y cómo completar una hoja de certificación del caso, qué son los números de letras y qué características del estado del caso deben reflejarse en él, así como una muestra de la hoja de certificación del caso en el artículo. También puede descargar el formulario aquí.

Hoja-certificador del caso: análisis del formulario

El formulario de la hoja de testigos de la causa es el Anexo No. 8 a. Os recuerdo que son obligatorias para todo el mundo.

El formulario en sí es simple. Primero, en números y en palabras, escribimos cuántas hojas del caso hay archivadas en ese tomo. No se consideran hojas del inventario interno. Luego indique los números de las últimas hojas del caso, por ejemplo:

del #1 al #204.

Luego vienen los números con letras y los perdidos. Los números con letras son números con letras: 10a, 55a, etc. Se forman si, al numerar las hojas, se omitió una accidentalmente (todas las personas, todos se equivocan). En este caso, no necesita rehacer nada, simplemente tome el número anterior y póngalo en una hoja sin numerar, pero con una letra. Resulta, por ejemplo, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Lo mismo con los que faltan: accidentalmente se perdió una hoja sobre numeración; está bien, pero no olvide reflejar esto en la hoja de certificación.

Si no hay hojas con letras o faltantes, coloque guiones en estos campos.

Luego indicamos por separado el número de hojas del inventario interno.

A continuación se presenta una tabla con las características del estado físico del caso. En la columna de la izquierda escribimos qué tipo de característica, en la derecha, en qué hojas. Las características son diferentes: la hoja puede rasgarse, llenarse de agua u otra cosa, la copia puede ser muy pálida o, por el contrario, oscura al borde de la legibilidad. Arreglemos esto.

Se recomienda indicar aquí las reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones:

• números de hojas con fotografías pegadas;
• número de hojas de gran formato;
• sobres con anexos y el número de hojas que contienen;
• la presencia en el caso de copias impresas de folletos con el número de hojas en ellos, si no se anotaron durante la numeración general de las hojas del caso.

Si, afortunadamente, el caso no tiene ninguna característica, tachamos esta tabla con la letra Z.

La hoja de certificación está firmada por la persona que la compiló.

Dónde y cómo se coloca la hoja de certificación

La hoja de testigo del caso se archiva en último lugar. Por lo tanto, el volumen de un caso completo se ve así: una portada con una página de título, luego, luego los documentos del caso, una hoja de certificación, una portada.

Si antes de usted los casos se redactaron sin hojas de certificación, entonces no necesita bordar volúmenes para ellos. Luego, la hoja del testigo se pega detrás de la parte superior de la hoja en el interior de la cubierta del caso.

¿Es posible realizar cambios en la hoja de certificación?

Las Reglas de 2015 requieren que todos los cambios en la condición física o composición del caso se registren en la hoja de certificación. La condición física no plantea dudas, pero ¿realmente puede cambiar la composición del estuche cosido? Si quizas. Un ejemplo vívido es el que hablamos hace una semana. Como pueden venir a buscarlos en cualquier momento, los libros sobre el firmware del volumen no están perforados. Los sobres en los que se encierran están perforados, y 1 sobre corresponde a una hoja del estuche. Si después de algunos años una persona o sus familiares solicitan este libro, entonces lo emitimos de la manera general. Después de eso, no olvide hacer una entrada adecuada en la hoja de certificación del caso, de lo contrario resultará que perdimos el libro directamente del caso.

¿Está preparando documentos para archivar? No olvide hacer una declaración de prueba del caso. Ingrese en el formulario correspondiente información sobre el número de hojas y su condición física. Explicar las características de la numeración.

Del artículo aprenderás:

Hoja de certificación en el sistema de documentos contables.

El trabajo de oficina moderno es un campo de actividad separado dedicado a los problemas de documentación, así como a la organización del trabajo con documentación. Una de las áreas más importantes trabajo de oficina considerada como la formación de casos. El término “caso” se refiere a documentos que se agrupan según el principio de pertenencia a un área de trabajo. Un caso combina documentación relacionada con el mismo asunto. Entonces, por ejemplo, puede ser personal, informes o documentos financieros.

La seguridad de los papeles de oficina más importantes, así como la rapidez de su búsqueda durante el trabajo posterior, depende de la correcta distribución de la documentación en los casos. De gran importancia en la formación de casos es la sistematización y disposición de los documentos dentro del caso, es decir el principio de su formación.

El inventario pertenece a la categoría de los documentos contables y es, de hecho, una especie de índice, una lista. La descripción los enumera números de secuencia, índices de identificación, títulos, fechas de emisión, números de página. La necesidad y las reglas para compilar inventarios están determinadas por el reglamento interno. acto normativo: instrucciones comerciales así como disposiciones e instrucciones especiales.

La declaración del caso también puede considerarse un documento contable. Contiene información sobre las características del contenido del caso en el archivo de la institución y los detalles de su formación. Se utiliza para realizar un seguimiento del número total de hojas en un caso. Además, corrige las características de su numeración.

Plantilla de hoja de verificación

Con el fin de agilizar el proceso de formación de casos y unificar la documentación contable existente, para documentos como el inventario y la hoja de certificación del caso, desarrollan y aprueban sus propios formularios especiales a nivel legislativo.

De acuerdo con el Reglamento de Archivo, aprobado por el Ministerio de Cultura (Ordenanza N° 526 del 31/01/2015), el llenado de la hoja de certificación está incluido en el procedimiento de archivo de archivos en papel, junto con el archivo de documentos, numerándolos, elaboración de un inventario interno y diseño de la portada. Su forma se define los requisitos reglamentarios a la organización del almacenaje de los documentos de archivo. Un formulario de muestra de la hoja de certificación del caso se encuentra en el Apéndice No. 8 de las Reglas de Archivo.

Los detalles estándar del formulario incluyen:

1. El nombre del tipo de documento;
2. Nombre de la posición del compilador;
3. Firma;
4. descifrado;
5. Fecha de preparación;

En el formulario se ingresa la siguiente información:

El número total de hojas del caso (indicar en letras y números);

números de letras;

Números perdidos;

Características de la condición física y la formación del caso;

El tamaño de papel recomendado para el registro del formulario es A4. Esta debe ser una página separada, que se archiva en el archivo en último lugar. En una situación en la que el caso se redactó y cosió originalmente sin una hoja de certificación, no es necesario bordar el volumen para doblar el formulario en él. Basta con rellenarlo y pegarlo por la parte superior hacia el interior de la funda. El caso resultante se verá así:

Hoja de certificación de un expediente personal: diseño de muestra

Las Reglas para la organización del almacenamiento de documentos de archivo vigentes (Anexo No. 8) ofrecen el siguiente ejemplo para el diseño de una hoja de certificación:

Esta muestra es válida para todos los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años). Los casos de personal no son una excepción a esta regla. Todos los casos que se estén preparando para su transferencia al archivo de la institución después del final del año calendario deben ser descritos y ejecutados en establecido por las Reglas bueno. De acuerdo a esto documento normativo, al final de cada caso en papel, se debe presentar una hoja de certificación. Está dentro caso general tiene el formato A4, en archivadores corresponde al formato de la tarjeta. La hoja no podrá colocarse en la portada del caso ni en el reverso de la última página.

Subdocumentos:

Llenar la hoja de verificación

Al llenar la hoja de certificación del caso, se debe seguir el siguiente algoritmo:

Indicar el número de expediente asignado de acuerdo con la nomenclatura de expedientes;

Indique en números y palabras el número total de páginas numeradas archivadas en el volumen (nótese que el inventario interno no se toma en cuenta en este caso);

Indicar los números de las hojas extremas, por ejemplo: “Del N° 1 al N° 308”;

Lista de números de letras.

Número con letras significa un número con una letra, por ejemplo: 11a, 24b. Dichos números aparecen en una situación en la que una o más páginas se saltan accidentalmente durante la numeración. Para no rehacer la numeración, a las hojas faltantes se les asigna el número anterior con una letra, por ejemplo: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Haz una lista de los números que faltan;

Si no hubiera hojas faltantes y con letras en el archivo, es necesario poner guiones en las líneas correspondientes del formulario de la hoja de certificación.

Tenga en cuenta que el número de hojas faltantes y con letras debe tenerse en cuenta al calcular el número total de hojas numeradas. Entonces, por ejemplo, si la última hoja del volumen tiene el número 264, pero el archivo contiene las hojas 34a y 34b con letras, y también se omite la hoja número 647, numero total las hojas se calcularán de la siguiente manera: 264+2-1=265.

Indicar el número de hojas del inventario interno;

Complete las columnas de la tabla sobre las características de la condición física y la formación del caso. En la columna de la izquierda, es necesario clasificar la característica, en la columna de la derecha, indicar el número de hojas en las que ocurre.

Tales características incluyen:

• fotos pegadas;
• Formato no estándar (grande);
• La presencia de sobres con archivos adjuntos (la tabla indica no solo el hecho de la presencia de un sobre, sino también la cantidad de hojas que contiene);
• Daño físico (por ejemplo, páginas rotas o empapadas, fotocopias difíciles de leer);
• Disponibilidad de copias impresas de folletos (si el número de páginas no está indicado en la numeración general, debe indicarse en la tabla);

Si los documentos del caso no tienen tales características, la tabla debe tacharse con la letra Z.

Indicar el nombre del cargo de la persona que compiló la hoja de testigo, poner una firma y descifrarla.

Anote la fecha de emisión;

En algunos casos, después del registro del caso, se puede cambiar su composición y estado. Por ejemplo, algunos documentos pueden dañarse durante el almacenamiento. O será necesario reemplazar el original con una copia de uno u otro papel de oficina. Como ejemplo adicional se pueden citar los libros de trabajo, que no se archivan en el maletín, sino que se meten en un sobre. Después de que haya pasado un tiempo ex empleado o sus familiares podrán solicitar un libro de trabajo del archivo, lo que dará lugar a un cambio en la composición del caso. En este caso, todos los cambios realizados deben registrarse en el acto correspondiente y debe hacerse una nota en la hoja de certificación del caso con referencia a este acto.

La entrada en este caso se vería así:

Se expidió libro de trabajo (folio 58), en el Libro de Actas de Movimiento libros de trabajo se hizo el asiento correspondiente N° 118.

jefe del departamento de archivo Vasilyeva P. K. ORDENADOR PERSONAL. vasiliev

25.04.2017

Cabe señalar que la correcta ejecución de los casos (incluido el llenado de la hoja de certificación) contribuye a la seguridad de los documentos y acelera significativamente su búsqueda para un uso posterior. Además, la correcta agrupación de la documentación y su sistematización permite facilitar procesos como la realización de un examen de valor y la preparación de documentos para su traslado a archivo.

Subdocumentos:

Hoja de certificación del caso compilado para tener en cuenta el número de hojas en el caso en el formulario prescrito, que se da en el Apéndice 9

Reglas para llenar la hoja de certificación del caso

Y en cuanto al personal, una vez finalizado el año natural en que se establezcan, deberán estar preparados para su traslado al archivo. La preparación previa al archivo de los expedientes incluye dos procedimientos: registro y descripción.

El registro es realizado por la persona responsable de trabajar con documentos. El diseño incluye la elaboración de una hoja de certificación.

La hoja de testigo se redacta en el caso en una hoja separada (formato A4, A5) en el reverso de la última hoja en blanco.

Está prohibido sacar la hoja de certificación en la cubierta del estuche o en el reverso en blanco de la hoja. último documento. Si la caja está grapada o encuadernada sin el formulario de la hoja de certificación, se pega en la parte superior de la hoja en el interior de la cubierta de la caja.

En la hoja de certificación se indica con números y con letras el número de hojas numeradas y, separadamente, mediante el signo “+”, el número de hojas del inventario interno (si lo hubiere).

En la hoja testigo se anotan las características de la numeración de hojas, el estado físico de los documentos y la ejecución de la causa:

• la presencia de números de letras de hojas;
• la presencia de hojas faltantes;
• números de hojas con fotografías pegadas;
• número de hojas de gran formato;
• número de sobres con anexos y número de hojas que contienen;
• número de hojas dañadas:
• la presencia en el caso de ejemplares impresos de folletos con el número de hojas en ellos, si no estuvieran señalados en la numeración bruta general del caso.

El número de hojas con letras que faltan debe tenerse en cuenta en los datos finales sobre el número de hojas numeradas. Por ejemplo, la última hoja del caso tiene el número 252, pero el expediente tiene hojas con los números 5a y 30a y falta el número 17. En este caso, el número total de hojas será 252+2-1=253.

La hoja de testigo está firmada por su compilador, se indica su cargo, decodificación de firma, fecha de compilación.

Todos los cambios posteriores en la composición del caso (daños, reemplazo de documentos originales) se anotan en la hoja de certificación con referencia al acto relevante.