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El pedido de documentos de la organización, incluido el personal, debe realizarse a más tardar tres años después del final de su trabajo de oficina.
De conformidad con el art. 2 ley Federal"Sobre el archivo en Federación Rusa» de fecha 22 de octubre de 2004 N° 125-FZ bajo racionalización documentos de archivo se entiende como la realización de un complejo de trabajos sobre la formación de documentos de archivo en unidades de almacenamiento (archivos), descripción y ejecución de dichas unidades de almacenamiento (archivos) de acuerdo con las reglas establecidas por el Gobierno especialmente autorizado de la Federación Rusa organismo federal poder Ejecutivo.
El procedimiento para organizar los documentos de la organización se establece en Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones.(en adelante, las Reglas para el trabajo de los archivos de organizaciones), aprobadas por decisión de la junta de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002
Las unidades de almacenamiento (cajas) deben ser descritas, sistematizadas, ingresadas en inventarios y ejecutadas de manera que aseguren su contabilidad, búsqueda y uso.
La preparación de documentos sobre el personal para el almacenamiento a largo plazo la llevan a cabo los empleados del servicio de personal de la organización con la asistencia metodológica del jefe del archivo de la organización (responsable del archivo). Si la organización es una fuente de adquisición del archivo estatal o municipal, los empleados de la institución archivística pertinente pueden participar como consultores.
Mucha gente tiene la impresión de que el procesamiento de documentos es el trabajo de encuadernarlos, numerar las hojas, diseñar las cubiertas de los casos y hacer un inventario de los mismos. Está léjos de la verdad. Antes de continuar con el procesamiento de los casos, debe prestar atención a la correcta ejecución de los documentos y la integridad de su composición. Es necesario verificar todos los documentos administrativos, la presencia de todos los detalles necesarios: fechas y números, firmas. Al mismo tiempo, debe recordarse que los documentos se seleccionan para el almacenamiento de archivos a largo plazo solo en forma de sus originales. A falta de documentos originales, se sustituyen por copias certificadas.
Al determinar los períodos de retención de los documentos, uno debe guiarse porUna lista de los típicos documentos de gestión formado en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento(en adelante, la Lista Estándar) (M., 2000), así como las listas departamentales.
Para el almacenamiento de archivos a largo plazo, se seleccionan documentos con una vida útil de 10 años (y más). Como regla general, los siguientes tipos de documentos se incluyen en el inventario de archivos de personal y se organizan en la siguiente secuencia: órdenes (instrucciones) para el personal, listas de empleados, tarjetas de registros de personal, archivos personales, cuentas personales para salarios trabajadores y empleados, documentos personales no reclamados de los empleados ( libros de trabajo, certificados, certificados, etc.), informes de accidentes relacionados con el desempeño deberes oficiales. Además de los documentos especificados, se seleccionan los siguientes documentos para el almacenamiento: contratos de trabajo, no incluidos en los archivos personales, hojas de asistencia o equipos de los trabajadores en profesiones peligrosas.
La selección de documentos para su posterior almacenamiento se lleva a cabo mediante una revisión hoja por hoja de los casos. No está permitido realizar un examen del valor de los documentos solo por encabezados en las cubiertas de los casos. Al mismo tiempo, se eliminan de los casos copias adicionales de documentos o documentos que no están relacionados con los asuntos sobre los que se formó el caso.
El registro de casos prevé: sistematización de documentos en el caso, archivo o encuadernación del caso, numeración de las hojas del caso, elaboración de una hoja de prueba del caso, compilación (en casos necesarios) inventario interno de documentos.
Al compilar los documentos en los casos, se deben observar los siguientes requisitos básicos:
· colocar en los expedientes únicamente los documentos debidamente ejecutados que, en su contenido, correspondan al encabezamiento del caso según la nomenclatura de casos;
· incluir en el caso una copia del documento;
· documentos de grupo de uno año del calendario (con la excepción de asuntos personales);
· reunir todos los documentos relacionados con el mismo tema;
· el archivo no debe contener más de 250 hojas con un espesor de no más de 4 cm.
Está prohibido agrupar borradores y duplicados de documentos, así como documentos para ser devueltos a los casos.
Los documentos se agrupan en casos de tal manera que cubren ciertos temas secuencialmente en un orden lógico. Como regla general, los documentos se organizan en casos en orden cronológico.
Considere, como ejemplo, la formación de documentación administrativa para el personal.- pedidos.
Los pedidos de personal se forman en cajas según el momento de su almacenamiento. Al mismo tiempo, debe recordarse que está prohibido agrupar documentos con términos diferentes almacenamiento.
De conformidad con el art. 6b Lista de modelos Las órdenes de personal tienen dos períodos de almacenamiento: 75 años y 5 años.
Las órdenes con una vida útil de 75 años incluyen órdenes de admisión, despido, reubicación, bonificaciones, incentivos, largas licencias por cuidado, largos viajes de negocios. Los pedidos con un período de almacenamiento de 5 años incluyen pedidos para la provisión de vacaciones regulares y de estudio, servicio, sanciones, viajes de negocios nacionales a corto plazo.
Los autos, instrucciones y demás documentos administrativos sobre personal se archivan en expedientes dentro de un año calendario, re-sistematizados en orden ascendente de su número, en orden cronológico y con las solicitudes correspondientes. Al comienzo del caso, se deben ubicar las órdenes, las instrucciones del primer número.
Asimismo, de acuerdo con el principio cronológico, se lleva a cabo la sistematización de documentos en casos que contengan hechos de accidentes.
Los documentos en los archivos personales se ordenan a medida que se reciben.
Las cuentas personales de nómina y las tarjetas personales, los contratos de trabajo (acuerdos), las hojas de asistencia y los equipos para los trabajadores en profesiones peligrosas deben organizarse en archivos ordenados alfabéticamente por apellido.
La presentación de los casos formados se lleva a cabo solo después de la finalización del examen del valor de los documentos.
Los documentos del caso están ribeteados, entrelazados en cuatro pinchazos con hilos ásperos. Los documentos se archivan, encuadernados de manera que se asegure la libre lectura del texto.
Si en el expediente personal existen documentos personales no reclamados (certificados, cédulas, libros de trabajo, carnés militares, etc.), se introducen en un sobre que, junto con otros documentos, se archiva en el expediente. Es más conveniente elaborar un inventario separado para documentos personales no reclamados, en el que cada documento se ingrese con un número independiente.
Al comienzo de cada caso, se adjunta una hoja de papel en blanco, al final, una hoja de certificación en la forma prescrita.
En la hoja de certificación, en números y en letras, el número de hojas numeradas en el caso, la presencia de faltantes y numeros de letras, el número de hojas del inventario interno del caso. No está permitido emitir una inscripción de garantía en el reverso último documento caja o en la tapa de la caja.
Después de una hoja limpia al comienzo del caso, se archiva un inventario interno de los documentos del caso.
Se compila un inventario interno para archivos personales en la forma prescrita.
La numeración de hojas en los casos se realiza con el fin de garantizar la seguridad y fijar el orden de los documentos incluidos en el caso. En este caso, todas las hojas del caso (excepto las hojas de la inscripción de la certificación y el inventario interno) se numerarán en forma expandida con números arábigos en orden bruto. Los números de hoja se escriben con un lápiz gráfico negro en la esquina superior derecha de la hoja en un lugar libre de texto. No se permiten bolígrafos ni lápices de colores. Las hojas del inventario interno se numeran separadamente de los documentos del caso.
En la presencia de un número grande errores cometidos al numerar las hojas del caso, es necesario volver a numerar las hojas nuevamente. Al mismo tiempo, los números antiguos se tachan y los nuevos se colocan junto a ellos. Está prohibido corregir el número antiguo por uno nuevo.
Si se cometen errores menores en la numeración de las hojas, se permiten números de letras. Por ejemplo: 25, 25a, 25b, 26, 27, etc También se permite tener números faltantes en el caso. Por ejemplo: 25, 27, 28, 29, etc
Todas estas características de la numeración de las hojas del caso (la presencia de letras y números faltantes) se especifican en la hoja de testigo del caso.
Por ejemplo, el último número de hoja de caso- 122, pero a la vez hay dos números de letra de la hoja en el expediente: 25a, 25b y falta un número- 26. En este caso, la inscripción de la certificación del caso será así: “123 (ciento veintitrés) folios se encuentran archivados y numerados en el caso, incluyendo: letras números de folios- 25a, 25b; falta el numero de hoja- 26 ... ".
Una vez realizada la numeración de las hojas, se procede al diseño de la tapa del estuche.
De acuerdo con las Reglas para el trabajo de archivos de organizaciones. Los elementos obligatorios de la descripción de la cobertura de un caso son:
· nombre de la compañía;
· Nombre unidad estructural;
· índice de casos (de acuerdo con la nomenclatura de casos);
título del caso;
la fecha del caso;
· el número de hojas en el archivo;
· el período de almacenamiento del caso;
· cifrado de archivo de caso.
En la portada del caso, el nombre completo de la organización se indica de acuerdo con sus documentos constitutivos, y entre paréntesis, el nombre abreviado aceptado. En este caso, se debe tener en cuenta lo siguiente: en la portada del caso se muestra el nombre que tenía la organización en el momento en que se crearon los documentos de este caso. Lo mismo se aplica al nombre de la unidad estructural en cuyas actividades se formaron los documentos del caso.
El índice del caso se traslada a la portada desde la nomenclatura de casos.
Uno de los detalles más importantes de la portada del caso es el título del caso. El uso de los documentos contenidos en él depende de cuán correctamente esté redactado.
El encabezamiento debe reflejar con precisión y en forma generalizada el contenido y composición principal de los documentos del caso. Es necesario abstenerse de formulaciones inespecíficas, palabras introductorias y giros sintácticos complejos.
Los títulos de los casos deben contener los siguientes elementos, dispuestos en una secuencia específica:
· el nombre del tipo de caso (revista, libro, expediente personal, etc.) o el tipo de documentos (órdenes, cuentas personales, actas, etc.);
· el nombre de la organización o unidad estructural en cuyas actividades se formaron los documentos del caso (el autor de los documentos);
· un resumen de los documentos del caso;
· fechas (período) a que se refieren los documentos del caso.
La composición de los elementos del encabezado del caso está determinada por la naturaleza de los documentos del caso. Si es necesario, también se puede complementar con elementos tales como:
· el nombre de la localidad (territorio) con la que se relaciona el contenido de los autos;
La autenticidad de los documentos del caso no se especifica en el título.
PARA documentos administrativos se dan sus números. Por ejemplo: "Tarjetas para registrar el personal de los empleados de la sucursal de Tver de Sberbank de Rusia alfabéticamente por apellidos de la letra "A" a "B" para 2000" o "Órdenes No. 1-130 del gerente del banco sobre bonos para empleados. copias".
En los encabezados de archivos personales, el apellido, el nombre, el patronímico se escriben en su totalidad. Por ejemplo: "El archivo personal del despedido Isaev Viktor Grigorievich en 2000".
Me gustaría llamar la atención de los empleados. servicios de personal para el diseño de las carátulas de estuches que contengan cuentas personales (nómina) para salarios. Al compilar el encabezado del caso, es necesario indicar el nombre completo de la unidad estructural, cuyos empleados acumularon salarios. No está permitido utilizar varias abreviaturas en la forma: OGM, OM, ORP, GPO, etc., ya que esto complica aún más la búsqueda. Información necesaria contenida en los documentos. Por ejemplo, no puede escribir: "Cuentas personales para los salarios de los empleados de las instalaciones públicas". Debe escribirse: "Cuentas personales para los salarios de los empleados del departamento organizacional y legal".
Si la empresa tiene condiciones dañinas mano de obra, luego para el almacenamiento a largo plazo (75 años) se seleccionan las mesas y los equipos de los trabajadores en profesiones peligrosas. Al mismo tiempo, en el título del caso, es necesario indicar el taller, la unidad en la que trabajaron.
Requisito obligatorio de la funda del estuche es fecha de los documentos del caso- año(s) de establecimiento y finalización del caso en trabajo de oficina.
A los documentos administrativos y de información y de referencia se les fijan los plazos para el establecimiento y finalización de los expedientes.
Los documentos administrativos, incluido el personal, incluyen órdenes y órdenes. Para información y referencia - cuentas personales de salarios, actas, libros (revistas), etc.
Las fechas límite de los documentos del caso son las fechas (día, mes, año) de registro (compilación) de los primeros y últimos documentos incluidos en el caso.
Si el caso es un libro (diario) de registro de órdenes u órdenes para el personal, entonces la fecha del caso será la exacta fechas del calendario la primera y última entrada en el libro (revista).
La fecha de un expediente personal es la fecha de firma de las órdenes de admisión y destitución de la persona por quien se presenta.
Al designar la fecha del documento, se indica primero el día, luego el mes y el año. El día y el año se indican con números arábigos, el nombre del mes se escribe con letras. Por ejemplo: 5 de junio de 2003
También se permite la escritura numérica abreviada de la fecha del documento. Por ejemplo: 05/06/2003.
El siguiente requisito para el diseño de la cubierta de la caja es el número de hojas en la caja, que se transfiere de la hoja de certificación de la caja.
El período de almacenamiento del caso se fija de acuerdo con el artículo de la Lista Modelo o la nomenclatura de los casos de la organización después de cotejarlo con la Lista Modelo.
El cifrado de archivo del caso incluye: Número de fondo, Número de inventario, Número de caso, Número de paquete (caja).
número de fondoes asignado por el archivo estatal o municipal correspondiente, cuya fuente de adquisición es la organización. Si la organización no es una fuente de adquisición de una institución de archivo, el número de fondo se asigna de acuerdo con la lista de fondos. La lista de fondos es el principal documento contable del archivo de la organización. Se mantiene en el archivo de la organización, que almacena documentos de dos o más fondos.
Si el archivo de la organización almacena solo un fondo de archivo, no es necesario asignarle un número.
numero de inventarioasignado en el archivo de la organización de acuerdo con la hoja de fondos (que también es el principal documento contable del archivo).
Número de casocorresponde al número de caso según el inventario.
numero de cajaasignado durante la conformación de bultos, cajas en orden bruto después de que se haya realizado todo el trabajo de agilización de documentos por parte del personal, coordinación y aprobación de inventarios para documentos por parte del personal.
cifrados de archivoen las cubiertas de los casos se fijan con tinta (tinta) después de que los casos se incluyen en las secciones anuales de las listas resumidas de casos por personal, aprobado comisión de expertos organizaciones acordaron con la comisión de expertos y verificación del organismo de archivo pertinente (en el caso de que los documentos de la organización se clasifiquen como Fondo de archivo RF) y aprobado por el responsable de la organización. Antes de esto, el cifrado de archivo se fija con un lápiz.
Las cubiertas de los estuches están hechas con tinta resistente a la luz con una letra manuscrita clara y legible. No se permiten correcciones a los detalles de la cubierta del caso. Si se comete un error, se vuelve a escribir el registro. Es recomendable utilizar tinta negra al diseñar la cubierta de la caja, ya que es más resistente a las influencias externas. ambiente y conserva sus propiedades por más tiempo. Las inscripciones se aplican directamente sobre la tapa dura (cartón) del estuche.
EA Koshelev, diputado Director del Archivo Estatal Central de la Región de Moscú
Hoja de certificación del caso compilado para tener en cuenta el número de hojas en el caso en el formulario prescrito, que se da en el Apéndice 9
Reglas para llenar la hoja de certificación del caso
Y en cuanto al personal, una vez finalizado el año natural en que se establezcan, deberán estar preparados para su traslado al archivo. La preparación previa al archivo de los expedientes incluye dos procedimientos: registro y descripción.
El registro es realizado por la persona responsable de trabajar con documentos. El diseño incluye la elaboración de una hoja de certificación.
La hoja de testigo se redacta en el caso en una hoja separada (formato A4, A5) en el reverso de la última hoja en blanco.
Está prohibido sacar la hoja de certificación en la cubierta del caso o en el reverso en blanco de la hoja del último documento. Si la caja está grapada o encuadernada sin el formulario de la hoja de certificación, se pega en la parte superior de la hoja en el interior de la cubierta de la caja.
En la hoja de certificación se indica con números y con letras el número de hojas numeradas, y separadamente, mediante el signo “+”, el número de hojas del inventario interno (si lo hubiere).
En la hoja testigo se anotan las características de la numeración de hojas, el estado físico de los documentos y la ejecución de la causa:
- la presencia de números de letras de hojas;
- la presencia de hojas faltantes;
- números de hojas con fotografías pegadas;
- número de hojas de gran formato;
- número de sobres con anexos y número de hojas que contienen;
- número de hojas dañadas:
- la presencia en el caso de ejemplares impresos de folletos con el número de hojas en ellos, si no estuvieran señalados en la numeración bruta general del caso.
El número de hojas con letras que faltan debe tenerse en cuenta en los datos finales sobre el número de hojas numeradas. Por ejemplo, la última hoja del archivo tiene el número 252, pero el archivo tiene hojas con los números 5a y 30a y falta el número 17. En este caso, el número total de hojas será 252+2-1=253.
La hoja de testigo está firmada por su compilador, se indica su cargo, decodificación de firma, fecha de compilación.
Todos los cambios posteriores en la composición del caso (daños, reemplazo de documentos originales) se anotan en la hoja de certificación con referencia al acto relevante.
¿Está preparando documentos para archivar? No olvide hacer una declaración de prueba del caso. Ingrese en el formulario correspondiente información sobre el número de hojas y su condición física. Explicar las características de la numeración. Del artículo aprenderás:
- ¿Por qué se necesita una hoja de certificación y es obligatoria?
- cómo se elabora una hoja de testigos del expediente personal;
- hoja de certificación de un archivo personal: un diseño de muestra;
- qué información se indica al llenar la hoja de certificación;
Hoja de certificación en el sistema de documentos contables El trabajo de oficina moderno es un área de actividad separada dedicada a los problemas de documentación, así como a la organización del trabajo con documentación.
Hoja de certificación del caso: contenido y diseño
Luego, la hoja del testigo se pega detrás de la parte superior de la hoja en el interior de la cubierta del caso. ¿Es posible realizar cambios en la hoja de certificación? Las Reglas de 2015 requieren que todos los cambios en la condición física o composición del caso se registren en la hoja de certificación. La condición física no plantea dudas, pero ¿realmente puede cambiar la composición del estuche cosido? Si quizas.
Un ejemplo llamativo son los libros de trabajo no reclamados de los que hablamos hace una semana. Como pueden venir a buscarlos en cualquier momento, los libros sobre el firmware del volumen no están perforados. Los sobres en los que se encierran están perforados, y 1 sobre corresponde a una hoja del estuche.
Si después de algunos años una persona o sus familiares solicitan este libro, entonces lo emitimos en orden general. Después de eso, no olvide hacer una entrada adecuada en la hoja de certificación del caso, de lo contrario resultará que perdimos el libro directamente del caso.
Cómo redactar un certificado de un archivo personal
Los detalles de compilar un inventario interno de documentos de un archivo personal es que se incluye en el caso inmediatamente cuando se abre y se completa en el curso de su mantenimiento. Es por eso que el inventario interno prevé el reflejo de la inclusión de nuevos documentos en el archivo personal, así como la eliminación de documentos del archivo personal, la sustitución de los originales por copias (registrados en la columna "Nota"). Si el archivo ya está encuadernado y archivado, el inventario interno de documentos certificados por el compilador se pega con el borde superior hacia el interior de la portada.
Tenga en cuenta que al preparar el caso para el archivo, las hojas del inventario interno se numeran por separado de las hojas del archivo personal. Después de que se despide al empleado, se cierra su archivo personal, es decir, se elimina de la carpeta y se actualiza. En este caso, es importante no olvidar emitir una hoja de certificación.
Hoja de certificación del caso
La hoja de testigo se redacta en el caso en una hoja separada, en libros, en el reverso de la última hoja en blanco, en archivadores, en una hoja en blanco separada de formato de tarjeta. La hoja de certificación del caso se redacta de acuerdo con el formulario establecido (Anexo 9), que indica en números y en letras el número de hojas numeradas del caso, el número de hojas del inventario interno, las características de la numeración de los números de expediente (la presencia de números de cartas, números que faltan, números de hojas con fotografías pegadas, números de hojas de gran formato, sobres con anexos y el número de hojas que se adjuntan en ellos), así como la presencia en el caso de copias impresas de folletos con el número de hojas en ellos, si no se anotaron en la numeración bruta total en el caso. La hoja de certificación del caso está firmada por su compilador.
Blanker.ru
Ministerio de Cultura (Orden N° 526 de fecha 31 de enero de 2015), el llenado de la hoja de certificación está incluido en el procedimiento de radicación de expedientes de copia impresa junto con el archivo de la documentación, su numeración, la elaboración de un inventario interno y diseño de portada. Su forma se define los requisitos reglamentarios a la organización del almacenaje de los documentos de archivo. Un formulario de muestra de la hoja de certificación del caso se encuentra en el Apéndice No. 8 de las Reglas de Archivo.
Ayuda Los detalles estándar del formulario incluyen:
- El nombre del tipo de documento;
- Nombre de la posición del compilador;
- Firma;
- descifrado;
- Fecha de preparación;
La siguiente información se ingresa en el formulario: El número total de hojas del caso (indicado en letras y números); números de letras; Números perdidos; Características de la condición física y la formación del caso; El tamaño de papel recomendado para el registro del formulario es A4.
Atención
En la portada de los casos de almacenamiento permanente, se proporciona un lugar para el nombre del archivo estatal en el que se aceptarán los archivos de la organización, las designaciones de los códigos del archivo estatal y la organización. Al cambiar el nombre de la organización (unidad estructural) durante el período cubierto por los documentos del caso, o al transferir el caso a otra organización (a otra unidad estructural), la portada del caso indica el nuevo nombre de esta organización u organización sucesora , y el nombre anterior de la organización (unidad estructural) está entre corchetes. El encabezamiento del caso en la portada de los casos se traslada de la nomenclatura de casos de la organización, acordada con la comisión pericial y de verificación de la institución archivística correspondiente.
En los casos necesarios, se hacen aclaraciones al encabezamiento (números de órdenes, protocolos, etc.).
La hoja de certificación es un elemento obligatorio en la ejecución de cada caso de un período de almacenamiento permanente y un archivo personal. La hoja de testigo del caso se redacta en una hoja separada y se coloca al final del caso. Al entregar libros (revistas) al archivo, la inscripción de certificación se redacta en el reverso de una hoja en blanco, en archivadores, en una hoja en blanco separada de formato de tarjeta.
En la hoja, en números y en letras, se indica el número de hojas numeradas del caso y separadamente, mediante el signo “+” (más), el número de hojas del inventario interno (si lo hubiere). La hoja de certificación estipula las siguientes características de la numeración de los documentos del caso: la presencia de números de letra de la hoja del caso; la presencia de números faltantes de hojas del caso; la presencia de números de hoja con fotografías pegadas, documentos, recortes de periódicos; número de hojas de gran formato; número de sobres con anexos y el número de hojas que contienen.
Creación de archivos para almacenamiento permanente
Personal no superfluo Dado que el procedimiento para mantener un archivo personal no está regulado para las organizaciones presupuestarias, recomendamos que el empleador adopte una ley reglamentaria local que regulará los problemas de mantenimiento, procesamiento y almacenamiento de archivos personales. Para tu información. Un caso es un documento o conjunto de documentos relacionados con un tema o área de actividad, colocados en una cubierta separada. Los casos se consideran iniciados desde el momento en que se incluye en ellos el primer documento ejecutado.
Se deben seguir reglas estrictas en la gestión de los archivos personales de los empleados, incluso si esto no es requisito obligatorio al empleador Es importante recordar que cualquiera que sea el nombre de las carpetas ("datos personales", "expediente" o de otro modo), contienen los datos personales del empleado, por lo tanto, todos los requisitos previstos en el Cap.
expediente personal del empleado
El caso se considera archivado después de ser incluido en la carpeta para el almacenamiento del primer documento ejecutado. Al mismo tiempo, se dibuja la tapa del estuche abierto. La portada del caso se redacta en la forma prescrita (Apéndice 3) La siguiente información se coloca en la portada del caso abierto: el nombre de la organización; el nombre de la unidad estructural de la organización en la que se formó; índice de casos según la nomenclatura de casos; título del caso; el período de almacenamiento del estuche o la inscripción “Conservar permanentemente” (transferido de la nomenclatura de estuches).
En la portada de los casos de almacenamiento permanente, se proporciona un lugar para el nombre del archivo estatal en el que se aceptarán los archivos de la organización, las designaciones de los códigos del archivo estatal y la organización.
3.6. requisitos para el registro de casos aceptados para archivo
Los plazos de los casos que contengan documentación organizativa, administrativa, creativa y de otro tipo (actas, transcripciones, cartas, informes, etc.), para los cuales se tiene fecha exacta importancia, así como los casos que constan de varios volúmenes (partes), se fijan los plazos para los documentos del caso, es decir. las fechas de registro (redacción) de los documentos más antiguos y más recientes incluidos en el caso. Si el caso es un registro de órdenes, instrucciones, etc., entonces la fecha del caso será la fecha exacta del calendario de la primera y última entrada en el diario. Las fechas límite para un caso que contenga actas de reuniones son las fechas de aprobación (para los documentos que se aprueben) o de la primera y última acta que componen el caso.
Los plazos para un expediente personal son las fechas de firma de la orden de admisión y destitución de la persona a favor de la cual se ha presentado este expediente.
Estamos hablando, por ejemplo, de la presencia en el caso de documentos con texto ilegible, hojas pegadas (si hay diagramas grandes, etc.), hojas rotas, fotografías pegadas, si hay sobres en el caso y hay archivos adjuntos. en ellos, etc La hoja de testigo del caso debe ser firmada por su compilador, mientras se descifra el cargo y la firma, se fija la fecha. En el proceso de uso de documentos de archivo, si es necesario, las marcas necesarias se hacen en la hoja de certificación en el futuro.
Si el archivo se presenta sin una hoja de testigo, entonces debe pegarse en la parte superior en el interior de la cubierta del caso. Pero generalmente se coloca después del último documento y de esta forma se cose el caso. Al comienzo del artículo, se da un ejemplo de llenado de una hoja de certificación. También puedes descargar en formato muestra de documento hoja de certificado de caso. Para presentar un caso, es posible que también necesite una muestra del inventario interno de los documentos del caso.
¿Es posible utilizar números de hoja con letras al archivar casos? ¿Se utiliza la numeración de letras en el trabajo de oficina moderno o este método ya no es relevante?
Del artículo aprenderás:
La palabra "litera" llegó a nuestro idioma del latín y literalmente significa "letra". Muchos lo han conocido como parte de la dirección postal, donde sirve para aclarar el edificio, por ejemplo: casa número 81, letra A. Alguien lo recordará por historias sobre Sherlock Holmes, quien guardaba una “dignísima colección de villanos” bajo el letra "M". En el trabajo de oficina moderno, este método de numeración también ha encontrado una amplia aplicación. Es conveniente para la identificación precisa de los documentos, su ordenación en archivos y catálogos.
La mayor parte de la documentación oficial de la empresa se encuentra almacenada en su archivo por los períodos señalados a nivel legislativo. Su preparación para la transferencia al archivo es un proceso administrativo importante. Todos los papeles deben estar debidamente preparados y encuadernados. En cuanto a la numeración de hojas en casos preparados para el almacenamiento de archivos, se puede distinguir como una etapa separada de este proceso.
Al preparar un caso, es necesario asegurarse de que los documentos incluidos en él correspondan al encabezado según la nomenclatura y estén ordenados de acuerdo con ciertos principios: por los temas en consideración, características geográficas, cronología o en orden alfabético.
El número de carta en el archivo suele ser parte del índice del documento. Durante el proceso de indexación, a toda la documentación se le asignan designaciones alfanuméricas. Con su ayuda, cualquier documento oficial puede identificarse con precisión y encontrarse en el archivo si es necesario. La composición del índice está determinada por las tareas de búsqueda.
¿Cómo utilizar números de letras en el inventario de casos?
Se elabora un inventario de casos o un inventario de archivos para sistematizar las unidades de almacenamiento de archivos. Ayuda a mantener registros precisos de los casos y revela su contenido. De hecho, dicho inventario cumple las funciones de un libro de referencia de archivo, una lista sistematizada de casos transferidos al archivo.
Para los casos de almacenamiento permanente y temporal, así como casos de personal y casos específicos de esta organización, se elaboran listas separadas.
Las descripciones de los casos incluyen los siguientes elementos:
- Número de serie del caso (su volumen o parte);
- Índice;
- Título según la portada;
- fechas de casos;
- número de hojas;
- notas
Los volúmenes y partes del caso tienen numeración independiente. Si es necesario ingresar en el inventario documentos oficiales con los mismos encabezados, entonces, para el primer caso, esta columna se completa por completo, y los siguientes casos homogéneos se indican con las palabras "Igual". Como ejemplo del uso de números de letras en el inventario, se puede citar un fragmento de la lista de casos por personal.
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Índice de casos |
Título del caso |
plazos |
Número de hojas |
Duracion |
Nota |
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Contratos de trabajo con trabajadores despedidos. B - K.T.1 |
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Mismo. Letras L - Z. T.2 |
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En este fragmento, el caso que contiene contratos de trabajo con empleados despedidos se divide en 2 volúmenes, en cada uno de los cuales los documentos están ordenados alfabéticamente. Las primeras letras de los nombres de los miembros del personal sirven como números de letra de sección para cada volumen.
¿Cómo se numeran las hojas al hacer un inventario interno?
Interno de hecho, es su título. Este documento está compilado para casos de las siguientes categorías:
- con una vida útil de más de 10 años;
- almacenamiento permanente;
- casos en el personal, independientemente de los términos de almacenamiento;
La forma unificada del inventario se encuentra en el Apéndice No. 27 de la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa No. 526 del 31 de marzo de 2015 "Sobre la aprobación de las reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa ...". De acuerdo con estas reglas, al presentar un caso, es necesario flashear o encuadernar todos los papeles incluidos en él, numerarlos, levantar una hoja de certificación y un inventario interno de la documentación, y levantar la cubierta del caso.
En el proceso de numeración, hay una serie de sutilezas que todo empleado debe conocer:
- El número se coloca en la esquina superior derecha;
- Para su fijación se utiliza un numerador o lápiz de grafito;
- Hojas inventario interno numerados por separado;
- Cada volumen o parte del caso tiene su propia numeración;
- En los dibujos, fotografías e ilustraciones, la numeración se asienta al reverso en el ángulo superior izquierdo;
- Una hoja con documentos bien pegados se numera como uno, si se pegan con un borde, entonces cada uno de ellos debe estar numerado;
- Los documentos con numeración propia se numeran en el orden general;
En cuanto a los números de letras utilizados en el archivo, se anotan en el caso de que se hayan cometido errores en la numeración. Si su número es insignificante, por ejemplo, solo faltan unas pocas hojas, puede insertar las páginas que faltan en el estuche. Para su numeración, toman el número anterior, lo colocan en una hoja sin numerar con la adición de un índice de letras en orden ascendente. El orden de numeración será el siguiente: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47... Estos números de letras deben indicarse en el inventario de los documentos del caso en la columna correspondiente.
¿Pueden ser útiles los números de letras al compilar una hoja de certificación de casos?
Hoja de verificación- esta documento separado, que se compila para tener en cuenta el número de hojas en el caso. La ley lo aprobó forma unificada(Anexo No. 8 al Reglamento de Archivo). Esto indica:
- el número de hojas numeradas (en números y en palabras);
- el número de hojas del inventario interno;
- funciones de numeración;
- información sobre el estado físico de la documentación;
Los datos sobre la presencia de números de letras de hojas en la carpeta son información que debe indicarse en la hoja de certificación. Estoy gordo se cometieron errores, y su composición se modificó o complementó, y las hojas adjuntas se numeraron con letras, es necesario enumerarlas. Por ejemplo: “213 (doscientos trece) folios fueron archivados y numerados en el expediente, incluyendo: números de letras de los folios: 45a, 45b, 45c + folios del inventario interno - 4”.
Si con posterioridad a la emisión de la hoja de certificación, la composición y el estado del caso sufrieran cambios (reemplazo de originales por copias, daño o pérdida de la documentación), es necesario hacer una anotación adecuada al respecto con la fecha y una referencia a el acto correspondiente.
¿Es posible utilizar números de letras en los pedidos?
La asignación de índices únicos a todas las órdenes emitidas en la organización es necesaria para los siguientes propósitos:
agilizar los procesos de registro de documentación oficial;
agilizar el procedimiento de búsqueda y reconocimiento de un pedido en el conjunto documental general;
facilitar la clasificación en la preparación de la documentación para el almacenamiento de archivos;
Numeración de pedidos según GOST
De acuerdo a " . norma nacional Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Documentación organizativa y administrativa...", que entrará en vigor el 1 de julio de 2018, requisito obligatorio cada documento es su número de registro. Este es un identificador numérico o alfanumérico, que incluye número de serie y un número de letra adicional de acuerdo con la nomenclatura de los asuntos de la organización.
código digital: un índice de acuerdo con la fecha de emisión de la orden desde el comienzo del año calendario;
un número de letra es un cifrado alfabético que le permite determinar si un pedido pertenece a uno u otro tipo;
La relevancia de la numeración de letras
Los números de letras en los pedidos se utilizan para mejorar la eficiencia de la indexación de documentos. Este proceso le permite asignar cada papel oficial, incluida la orden, un índice numérico-letra único que indica el momento de su registro, el lugar de compilación, el tiempo de ejecución y el período de almacenamiento.
Este procedimiento es bastante individual. se define aprobado por las normas locales de la empresa. La disponibilidad de números de letras depende, en primer lugar, de numero totalórdenes emitidas y la necesidad de distinguirlas claramente por tipo.
En las empresas pequeñas, los pedidos por variedad, por regla general, no se dividen. Sin embargo, al prepararlos para el almacenamiento de archivos, el empleado debe dividirlos según el período de almacenamiento. para que esto a través de una barra inclinada o un guión, se agrega un número de letra o índice de letras: “k” (personal), “l” (personal). El primero puede significar que el pedido pertenece a la categoría de documentos de períodos de almacenamiento a corto plazo, el segundo, al grupo de documentos con un período de almacenamiento de 75 años.
EN grandes compañias el sistema de índice se puede expandir a 10 o más códigos de letras. Por ejemplo, las siguientes letras se encuentran a menudo:
P - órdenes de empleo;
K - viajes de negocios;
MK - viajes de negocios locales;
OTD - licencia sin goce de sueldo;
OTK - formación y vacaciones regulares;
Por lo tanto, un número de letra es una forma de identificar un pedido, resaltarlo en el flujo general de documentación y determinar sin ambigüedades su propiedad.
En las actividades de cada organización, se forma una categoría especial de casos: casos de almacenamiento permanente. En el artículo, le diremos cómo organizar tales casos para transferirlos al archivo.
CONSTANTEMENTE - ¿CUÁNTO?
Los términos de almacenamiento de documentos se establecen mediante listas estándar:
- Una lista de documentos de archivo gerenciales típicos generados en el curso de las actividades. agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25.08.2010 No. 558, modificada el 16.02.2016; en adelante, la Lista 2010);
- Una lista de documentos de archivo típicos generados en los ámbitos científico, técnico y actividades de producción organizaciones, indicando los términos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de julio de 2007 No. 1182, modificada el 28 de abril de 2011; en adelante, la Lista 2007).
El período de retención de documentos también se puede establecer en la industria documentos normativos. En este caso, la palabra "permanentemente" se puede reemplazar por un sinónimo, por ejemplo, "indefinidamente".
- Si la organización no es una fuente de adquisición del archivo estatal.
La columna 3 "Período de retención de documentos" de la Lista de 2010 contiene una nota a pie de página<*>, que establece que el período de almacenamiento de documentos “permanentemente” (Permanente) en organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales, municipales no puede ser inferior a diez años. Nos referimos únicamente a aquellos documentos cuyos períodos de conservación se indican en la Lista de 2010.
Por lo tanto, si una organización no es una fuente de adquisición del archivo estatal (municipal), debe almacenar documentos con un período "permanente" de al menos 10 años, y luego ser libre de destruirlos en el modo normal, junto con los casos. que han expirado a esta hora. Al mismo tiempo, en las instrucciones para el trabajo de oficina o en otro local acto normativo dedicada al almacenamiento de documentos, es recomendable establecer término mínimo almacenamiento de estos documentos. Por ejemplo:
Dado que la Compañía no es una organización, una fuente de adquisición de archivos estatales (municipales), el período de almacenamiento "permanente" de los documentos de gestión es de 10 años.
Nota
La lista de 2007 no contiene notas a pie de página ni instrucciones de ningún otro tipo. Por lo tanto, si un documento de la Lista de 2007 tiene un período de retención “permanente”, esto significa que se mantendrá durante toda la existencia de la organización.
- Si la organización es una fuente de adquisición del archivo estatal, entonces el período de retención "permanentemente" significa "mientras exista la organización". Si la organización liquidada tiene un sucesor, entonces “permanentemente” durará todo el tiempo de existencia de la organización sucesora. En el caso de que una organización se liquide sin sucesores, el archivo estatal al que pertenece realiza un examen del valor de los documentos con un período de almacenamiento permanente y toma los que considera útiles en sus depósitos. Los documentos que no sean de interés para el archivo podrán ser destruidos.
FORMAMOS Y ORGANIZAMOS CASOS Y DOCUMENTOS
Características de la formación de casos.
La preparación de un caso para el almacenamiento comienza mucho antes de que el documento se complete en el mantenimiento de registros. Todos los procesos DOW se realizan secuencialmente y están interconectados.
Nota
Ya en proceso de recibir documento entrante o creando uno saliente, debe comprender en qué caso se colocará el documento y cuáles son las características de la formación de este caso.
Por ejemplo, las órdenes para actividades básicas deben tenerse en cuenta y formarse estrictamente por separado de las órdenes para el personal. Las organizaciones pequeñas suelen pecar de lo contrario, donde el secretario combina las funciones de empleado y oficial de personal. Antes de enviar un archivo compuesto de este tipo para su almacenamiento, deberá disolverse, y esto es un trabajo adicional.
En cuanto a la correspondencia, debe formarse según el principio de “petición-respuesta”, cuando cada carta entrante o saliente se archiva en el expediente según su pregunta, y no por tipo (entrante o saliente). Esto debe hacerse de inmediato, de lo contrario, cuando llegue el momento de enviar los casos para su almacenamiento, la secretaria gastará gran cantidad tiempo para formar la historia de la correspondencia.
Formas de organizar los documentos.
Los documentos en el caso se pueden sistematizar:
- Cronológicamente, es decir, en el momento de la creación. Por regla general, en tales casos, los documentos se ordenan estrictamente de acuerdo con números de registro, por ejemplo:
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Número de hoja de caso (volumen) |
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Orden de 12/01/2015 N° 1 |
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Orden de fecha 13.01.2015 No. 2 |
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Orden de fecha 13.01.2015 No. 3 |
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Orden de fecha 16.01.2015 No. 4 |
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Orden de fecha 19.01.2015 No. 5 |
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- alfabéticamente- por ejemplo, apellidos o nombres de proyectos:
- manera combinada- primero, los documentos están ordenados alfabéticamente, y luego también cronológicamente, por ejemplo:
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Documento y sus datos de registro |
Número de hoja de caso (volumen) |
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Correspondencia con Astra LLC |
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Hoja separadora |
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Árbitro. No. 53 del 14.01.2015 |
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En. N° 243 del 16/01/2015 |
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Árbitro. N° 105 del 23/01/2015 |
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En. N° 341 del 28/01/2015 |
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Correspondencia con Vasilek LLC |
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Hoja separadora |
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En. No. 14 del 01/12/2015 |
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Árbitro. No. 18 del 13.01.2015 |
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En. No. 201 del 15.01.2015 |
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Los documentos divididos en bloques alfabéticamente se separan entre sí, por ejemplo, mediante separadores de colores. Esto es opcional, pero hace que trabajar con el volumen sea mucho más fácil. Al numerar las hojas, los separadores reciben números en el orden general.
Así, para cuando se archiven los expedientes para su almacenamiento, los documentos ya estarán correctamente conformados en expedientes, y dentro de los expedientes estarán sistematizados.
PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL REGISTRO
- Retiramos el exceso. Lo más probable es que hasta ahora los documentos se guardaran en carpetas: registradores. Todavía es demasiado pronto para sacarles documentos. Para empezar, desplacémonos por cada carpeta y eliminemos borradores, copias dobles (repetidas) de documentos, hojas con notas y clips y grapas de los propios documentos.
- Dividimos los casos en volúmenes. En esta etapa, determinamos cuántos volúmenes del caso resultarán al final y cómo es mejor dividir los documentos en volúmenes: por meses, por el número de hojas, por contratistas, por apellidos, etc. De acuerdo con la cláusula 4.20 de las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos en las autoridades el poder del Estado, gobiernos locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526; en adelante - Reglas 2015) en cada caso no debe haber más de 250 hojas.
No es necesario en absoluto idear algún tipo de sistema para dividir documentos en volúmenes, es suficiente seguir esta regla. La distribución uniforme de las hojas, por un lado, permite formar volúmenes de aproximadamente el mismo espesor y, por otro lado, facilita la búsqueda de documentos en el archivo. Por lo tanto, si hay alrededor de 300 hojas en el archivo, es mejor hacer dos volúmenes de 150 hojas cada uno, y no 250 y 50.
Luego extraemos cuidadosamente los documentos de las carpetas, los distribuimos por volúmenes y procedemos al registro para el almacenamiento.
REGISTRO DE CAJAS PARA ALMACENAMIENTO
Dependiendo del período de almacenamiento, los casos pueden procesarse parcial o totalmente. Todos los casos presentados en la organización y que tengan una vida útil de más de 5 años se procesan parcialmente, con excepción de los casos sobre el personal. diseño completo Los siguientes casos están sujetos a almacenamiento, de acuerdo con las Reglas de 2015:
- período de almacenamiento permanente;
- período de almacenamiento temporal (más de 10 años);
- documentos de personal todos, incluidos los que tienen una vida útil de cinco años).
Etapas de registro de cada volumen. El registro completo para el almacenamiento de cada volumen del archivo se produce en el siguiente orden:
1) numeración de hojas del caso;
2) levantar un inventario interno del caso;
3) registro de la hoja - el testigo del caso;
4) archivo o encuadernación de los documentos del caso;
5) diseño de portada (portada).
Primera etapa: numeración de las hojas del volumen
Si los documentos ya han sido numerados previamente por alguien en la misma esquina superior derecha y la nueva numeración no coincide con la anterior, tache el número anterior y escriba el nuevo al lado. No es necesario corregir los números colocados en otras partes de la hoja. Si en ese volumen se incluye un folleto con su propia numeración de páginas, entonces cada una de sus hojas, incluida la cubierta, recibe su número en el orden general.
Cada volumen numerado se puede etiquetar con una etiqueta con la siguiente información:
- número total de hojas;
- números perdidos;
- numeros de letras
Esta información nos será de utilidad un poco más adelante a la hora de redactar el acta de testigos del caso.
Si faltan varios números con letras en el volumen, deben tenerse en cuenta al contar el número de hojas. Por ejemplo, si hay 100 hojas por números en un volumen, pero faltan tres números y dos con letras, entonces el número total de hojas en el volumen será 99 (100 - 3 +2).
Las reglas de 2015 no dicen nada sobre el número de revisiones en la numeración del volumen. Obviamente, si hay demasiados errores, entonces es mejor volver a numerar las hojas. Sin embargo, se desconoce con qué significado comienza este "demasiado". En este caso, le recomendamos que se familiarice con la cláusula 75 de las Reglas para el trabajo de la oficina notarial (aprobada por decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2012, por orden del Ministerio de Justicia de Rusia del 16 de abril de 2012). 2014 núm. 78):
extracción
del Reglamento de trabajo de la oficina notarial
75. […] Si se cometen más de 5 errores en la numeración de las hojas del expediente (tomo), se numeran nuevamente las hojas del expediente (tomo).
Esta regla no es necesaria para el trabajo general de oficina, pero al menos da una idea de cuántos errores es mejor para renumerar un volumen.
Segunda etapa: elaboración de un inventario interno del volumen
No siempre es necesario compilar un inventario interno de los documentos del volumen. Para citar las Reglas de 2015:
extracción
de las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa
y otros documentos en autoridades estatales, gobiernos locales y organizaciones
4.30. Para dar cuenta de documentos de ciertas categorías de casos en papel (personales, casos judiciales, materiales de casos penales, casos de otorgamiento de títulos académicos y otorgamiento de títulos académicos, casos relacionados con la emisión de certificados de derechos de autor y patentes de invenciones), un inventario interno de casos se compilan los documentos.
El inventario interno es una especie de índice del volumen.
El secretario, si es necesario, puede crear un inventario interno para otras categorías de casos. Esto es lo que dicen sobre este Reglamento básico para el trabajo de los archivos de las organizaciones (aprobado por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002):
extracción
de las Reglas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos de las Organizaciones
3.6.17. Se elabora un inventario interno de documentos del caso para registrar los documentos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), cuya contabilidad se origina por las especificidades de esta documentación (especialmente valiosos, personales, judiciales, expedientes de investigación, etc.), como así como para registrar el almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), formado según los tipos de documentos, cuyos títulos no revelan el contenido específico del documento.
Por lo tanto, es posible compilar un inventario interno tanto para el volumen con pedidos para la actividad principal (especialmente si, debido a una sistematización incorrecta, se violó la numeración en él), como para el volumen con correspondencia, si esto facilita el uso de volúmenes
La forma del inventario interno se da en las Reglas 2015 (Anexo No. 27). El inventario tiene su propia numeración de hojas, que se pueden colocar automáticamente en la etapa de creación de un documento en MS Word (Ejemplo 1).
Tercera etapa: elaboramos un pliego de prueba del caso
Se compila una hoja de certificación para cada volumen del caso. El formulario de la hoja también está contenido en las Reglas 2015 (Anexo No. 8). Es fácil rellenarlo: ya sabemos cuántas hojas hay en cada volumen, así como cuántas faltan y números con letras. En cuanto a las "características de la condición física", entonces estamos hablando de:
- sobre hojas rotas;
- hojas encoladas;
- folletos, documentos cosidos y sellados como parte del volumen;
- hojas de un formato más grande que la mayoría en el volumen y otros documentos no estándar para este volumen (Ejemplo 2).
Paso cuatro: unir el volumen
- Elegimos una funda. Los documentos de caducidad permanente se emiten en cubiertas de cartón especialmente diseñadas para casos de caducidad permanente (Fig. 1). Es más fácil encontrarlos en los sitios web de las tiendas en línea y no en los pisos comerciales: este producto no es el más popular, por lo que a menudo se olvidan de ponerlo en el mostrador.
La carpeta de encuadernación de cartón se complementa con un lomo ancho flexible con una capa adhesiva. Las cubiertas superior e inferior están plegadas con una muesca desde el borde izquierdo de 25 mm, lo que le permite hojear el estuche como un libro y copiar hojas sin dificultad.
Un volumen diseñado con una cubierta de este tipo parece un libro ordinario, solo que en un formato grande. Los volúmenes diseñados de esta manera se pueden colocar verticalmente en el estante sin temor a que se doblen y aplasten el contenido.
- Hacemos una funda. Si la gerencia piensa que es demasiado caro, la secretaria tendrá que tomar tijeras, cartón y crear las cubiertas él mismo. Sin embargo, hacer portadas decentes solo funcionará si puede encontrar cartón de alta calidad cortado en hojas iguales o un poco más grandes que A4. Del habitual "Para la creatividad de los niños" no saldrá nada bueno.
Para hacer la cubierta usted mismo, necesitará cartón, una hoja de bumvinyl (material de encuadernación duradero e impermeable a base de papel) y cinta adhesiva de doble cara.
El principio de coser cubiertas compradas y hechas en casa es el mismo:
1. Coloque la cubierta inferior, los documentos y la cubierta superior juntos, taladre y engrape la encuadernación.
2. Envuelva el material blando (en caso de que lo haga usted mismo, una tira de bumvinyl) hacia abajo detrás de la cubierta inferior y pegue la cinta firmemente desde la parte inferior (Fig. 2).
Como resultado, la cubierta casera se verá casi igual que en la Fig. 3.
- Usamos un perforador. Dado que los documentos se grapan en 4 orificios, es mejor usar perforadores especiales de 4 orificios para esto, que perforan una pila de documentos de 150 a 300 hojas a la vez (Fig. 4, 5).
También puede usar una perforadora normal de 10 hojas con dos agujeros, sin embargo, tendrá que perforar estas diez hojas dos veces. La distancia entre los cuatro agujeros debe ser de 8 cm (según
con las recomendaciones de GOST 17914-72 “Cubrir cubiertas para cajas de almacenamiento a largo plazo. Especificaciones”), por lo que el medidor debe configurarse en “888”.
Antes de perforar agujeros en el volumen, debe organizar los documentos del caso en el siguiente orden:
1) inventario interno (si se creó);
2) documentos del caso;
3) hoja de certificación.
- Seleccionamos una aguja e hilo. La aguja de coser es demasiado pequeña, es mejor usar una bolsa (la llamada "gitana") - larga (unos 12 cm) y con un ojo ancho. El hilo necesitará uno fuerte, pero puedes doblarlo varias veces y el habitual. También puede coser con hilo de banco, pero no es fácil enhebrarlo incluso en una aguja "gitana".
La longitud del hilo en un volumen estándar es de aproximadamente 1 metro. Es mejor determinar empíricamente la longitud óptima para usted; ya en el tercer volumen cosido quedará claro cuánto se necesitará. No es necesario hacer un nudo al final del hilo, como en la costura ordinaria; de todos modos, los extremos se cortarán a la longitud óptima. Si el volumen se perforó (perforó, perforó) con cuidado, no habrá problemas para enhebrar el hilo, ya que el diámetro de la aguja es mucho más pequeño que el diámetro del orificio del taladro o perforador.
La dirección de la aguja con el hilo al suturar el volumen se muestra en la Figura 6.
Después de sacar ambos extremos del hilo de la parte posterior del volumen, se atan (no apretados, de modo que el volumen no solo se pueda abrir, sino también, si es necesario, hacer una copia de cualquier documento, pero no débilmente, para que las hojas del estuche no "caminan") y se cortan.
Nota: en general y trabajo de oficina de personal No es necesario sacar los extremos de los hilos del interior de la funda y sujetarlos con una etiqueta de autenticación. Los extremos se cortan y, si es posible, se ocultan debajo de la cubierta. Si no hay tapa, simplemente se emiten desde el interior sin más manipulaciones.
Etapa cinco: distinguimos la portada (portada) del volumen
La forma de la portada del caso se da en las Reglas de 2015 (Apéndice No. 28). Su relleno no suele causar dificultades. No olvide solo que la línea superior de la portada "Nombre del archivo estatal (municipal)" permanece en blanco. Si el caso alguna vez llega a los archivos estatales, sus empleados completarán esta línea ellos mismos.
En la esquina inferior izquierda de la carátula, se fija el código de archivo del caso: el número de fondo, el número de inventario y el número de esta unidad de almacenamiento según el inventario (Ejemplo 3).
Pegue la página del título a la portada del volumen. Lo mejor es usar pegamento PVA, pero luego la caja debe presionarse inmediatamente durante varias horas, de lo contrario, la página del título se pegará de manera desigual y se arrugará en algunos lugares. Lo menos adecuado para esto es una barra de pegamento (la cubierta se despegará en un par de horas) y pegamento de papelería (demasiado líquido y arruinará la página del título para que ninguna prensa la guarde). La impresión de cubiertas en hojas con una capa adhesiva es costosa e ineficiente: la "capa adhesiva" en ellas es condicional y la cubierta se puede quitar con el movimiento de una mano.
Entonces, el algoritmo para registrar documentos para almacenamiento permanente es el siguiente:
QUÉ COMPRAR EN EL ARCHIVO
La variedad de papelería especial para el archivo, presentada en las tiendas, es pequeña, pero puede elegir algo.
- Máquinas para encuadernación de archivo. El volumen de la caja se fija en ellos y se perfora. La máquina puede ser manual (para perforar, debe girar un mango especial, Fig. 7) y eléctrica (el taladro se inicia presionando un botón, Fig. 8). Las opiniones de los expertos sobre estas máquinas difieren: alguien las considera convenientes, alguien, exactamente lo contrario. Pero un agujero perforado por un perforador definitivamente se ve más suave y limpio que un agujero perforado por una máquina.
- Caja de almacenaje. Los volúmenes listos para usar se pueden simplemente colocar en un estante o se pueden empaquetar adicionalmente en cajas. Hay muchos tipos de cajas. Observemos, por ejemplo, una caja con cuerdas, en la que se colocan varios volúmenes encuadernados de casos (Fig. 9).
A la venta también puede encontrar cajas grandes con tapa abatible (Fig. 10). Esta caja puede contener 10 o más volúmenes.
Es conveniente obtener el volumen o fardo deseado de cajas con tapa abatible sin sacar la caja de la estantería. Algunas cajas incluso tienen soportes de fijación especiales, lo que le permite formar un estante conectando las cajas (Fig. 11).
