Corespondența este o parte importantă a vieții de birou printre diferitele tipuri de comunicare de afaceri. Instrumentul său principal sunt binecunoscutele memorii, care, în funcție de conținut, sunt explicative, memorandum etc.
Ce este o notă și de ce este necesară?
Conform scopului său, o notă este un mesaj informațional adresat angajaților proprii sau altor departamente, conducerii departamentelor, firmelor, diviziilor, filialelor. Lista subiectelor abordate în astfel de documente este destul de largă. Notele informează despre principalele evenimente din viața companiei, despre efectuarea muncii curente, situații anormale existente, conțin reclamații și modalități de rezolvare a diverselor probleme de producție.
Scopul principal al acestui tip de comunicare este coordonarea diferitelor probleme de lucruîn cazurile în care decizie orală imposibil din anumite motive. notificare poate fi folosit și de conducere pentru a întocmi comenzi, care, spre deosebire de comenzi, sunt mai informale.
Tipurile și scopul memorandumurilor
Un memoriu este cel mai popular tip de memoriu, adresat șefului întreprinderii, contabilului șef sau oricărui alt angajat senior. Scopul principal al raportului este informarea superiorilor despre orice situatie, efectuarea muncii, precum și pregătirea recomandărilor pentru rezolvarea (eliminarea) problemei etc. Un memoriu, spre deosebire de un memoriu, este întotdeauna trimis la un nivel superior și are efect juridic.
Cel mai frecvent tip de memorii sunt rapoartele care informează conducerea despre implementarea planurilor, progresul lucrărilor curente etc. Mai rar, rapoartele sunt întocmite raportând orice situație neplanificată care necesită un răspuns din partea conducerii superioare. Gama de probleme ale unor astfel de rapoarte este destul de largă: de la informații legate de principalele activități industriale ale întreprinderii, până la plângeri privind organizarea condițiilor de muncă și rapoarte privind nerespectarea disciplinei muncii și financiare, comportament oficial etc.
Memorandum - exemplu
Alcătuirea unei note adecvate
Structura unei note necesită prezența obligatorie a următoarelor elemente:
- „Majuscule” indicând organizația, numele complet și funcția destinatarului, numele complet și funcția emitentului.
- Un bloc de text constând din titlul documentului („Memorandum”) și un rezumat al situației, orice acțiuni, solicitări.
- Datele și semnăturile compilatorului (pe un rând, de la stânga la dreapta, sunt indicate data, semnătura și numele complet al compilatorului).
De asemenea, un număr de înregistrare poate fi indicat în memoriu dacă, conform regulilor întreprinderii, acesta este înregistrat în jurnal. Este important de remarcat faptul că, deoarece memoriile sunt utilizate numai în cadrul organizației, prezența formularelor nu este condiție prealabilă cu excepția cazului în care este cerut de regulile companiei. În același timp, unele întreprinderi au propriul antet cu un logo, conceput special pentru corespondența de afaceri.
Cum se scrie un raport?
Memorandumul are o structură similară cu o notă. Principala sa diferență este destinatarul: dacă informațiile dintr-un memoriu pot fi trimise oricărui alt angajat, atunci într-un memoriu mesajul este adresat unui funcționar superior.
Metodele de pregătire a unui memoriu diferă în funcție de scop. În special, un memoriu intern transmis conducerii din cadrul organizației este întocmit în același mod ca un memoriu. Diferența constă în conținutul blocului de text, care se numește „Memorandum”, conține o declarație a esenței problemei, propuneri pentru eliminarea acesteia sau o descriere a măsurilor deja luate.
Dar atunci când se întocmește un memorandum extern, care se adresează angajaților altor organizații, regulile sunt mai stricte:
- Documentul este întocmit pe antet organizatii.
- Nota este înregistrată în registrul scrisorilor de ieșire a companiei, în timp ce numărul de înregistrare atribuit este indicat în antetul notei. De asemenea, atunci când se primește o notă, aceasta este înregistrată ca document de intrareîn organizarea destinatarului.
- Nota externă este semnată, de regulă, de șeful firmei sau de adjunctul acestuia. La trimitere pot fi necesare și semnături de la șefii altor departamente.
- Data notei este data semnării și trimiterii acesteia.
- Dacă nota este însoțită de anexe documentare, atunci în partea sa de text este întocmită o listă de documente atașate.
Partea de text a memorandumului depinde de scopul său:
- Raportul de raportare ar trebui să conțină informații despre progresul lucrărilor, respectarea termenelor limită, o descriere a problemelor curente etc. Un astfel de raport permite șefului să observe la timp neajunsurile în muncă și să le elimine.
- Un memoriu de informare cu privire la o anumită situație constă în descriere detaliata probleme şi propuneri de îmbunătăţire (eliminare) a acestuia. În practică, destul de des, astfel de documente sunt dedicate plângerilor privind încălcările disciplinei muncii de către angajați și sunt de natură negativă, prin urmare, în prezentarea informațiilor, este important să omiteți componenta emoțională și să rămâneți la obiect.
Memo sau memorandum: deci care este diferența?
După cum puteți vedea, serviciul și memorandumurile au multe aspecte comune. Deci, ambele opțiuni sunt folosite pentru comunicarea de afaceri, au o structură de design similară. În același timp, există o serie de diferențe:
- Un memoriu se adresează angajaților de diferite grade din cadrul întreprinderii, în timp ce un memoriu se întocmește doar la un nivel superior (proprie sau terță parte).
- Un memoriu este un document intern, în timp ce un memoriu poate fi folosit în corespondența externă cu alte persoane juridice.
- Un memoriu, spre deosebire de un memoriu, nu are forță juridică.
- Deoarece memoriul este utilizat în cadrul întreprinderii, acesta poate fi întocmit pe o foaie obișnuită de hârtie. Conform aceluiași principiu, se întocmește un raport intern dacă acesta este utilizat în cadrul companiei. În același timp, dacă raportul este trimis unei alte organizații, atunci când îl întocmesc, se utilizează un antet, un număr de înregistrare și alte elemente obligatorii ale corespondenței oficiale.
O notă este o formă de flux de lucru intern care vă permite să rezolvați cel mai eficient și rapid situațiile curente de producție.
Cum să îi scrieți o notă în format electronic, vom spune mai jos.
Caracteristici ale managementului documentelor electronice
Dacă organizația permite schimbul de date prin intermediul comunicării electronice, inclusiv prin e-mail, atunci trimiterea unei note este simplificată. Avantajele unei astfel de circulații a documentelor în cadrul întreprinderii includ și eficiența luării în considerare a aplicațiilor.
Cum se scrie o notă în formă electronică? Exact la fel ca în versiunea clasică pe pe suport de carton. Nu există diferențe semnificative în documente. O mostră în acest format nu este practic diferită de exemplul anterior.
Partea principală a notei dvs. (adică descrierea situației în sine și propunerile prezentate spre examinare) rămâne exact aceeași ca în exemplul nostru.
Singura excepție este că nu trebuie să indicați destinatarul în memoriu. Numele utilizatorului căruia i se trimite contestația va fi introdus în rândul „Adresă”. Dacă vorbim despre schimbul de documente printr-o resursă partajată (de exemplu, o adresă de e-mail pentru fiecare departament), trebuie să indicați în linia Subiect cui este adresat mesajul.
În plus, atunci când utilizați e-mail (căsuță poștală individuală), în cele mai multe cazuri există deja o semnătură care este inserată automat în textul scrisorii. Acest lucru vă permite să economisiți timp semnificativ, inclusiv scrierea unei note. Dacă e-mailul dvs. nu vă permite să identificați expeditorul (de exemplu, atunci când utilizați o cutie poștală partajată), asigurați-vă că includeți numele și poziția dvs. la sfârșitul scrisorii.
Important: atunci când trimiteți informații prin e-mail nu uitați să solicitați o notificare despre citirea mesajului trimis (pentru aceasta trebuie să bifați caseta corespunzătoare). Această notificare este dovada că ați trimis de fapt o notă unui anumit destinatar la un moment dat.
Vă vom răspunde în cazul în care ei alcătuiesc un memoriu și cum să întocmească corect acest document intern. Descarca mostre gatași să le folosești la serviciu.
Descărcați și utilizați documente exemple gata făcute:
De ce să scrieți o notă
Înainte de a scrie o notă, este necesar să înțelegeți clar în ce cazuri este întocmit acest tip de document și cum diferă de alte tipuri de note utilizate în fluxul de lucru intern al întreprinderii.
Pentru interacțiunea în cadrul organizației se folosesc mai multe tipuri de documente de serviciu:
- raportare (personal);
- explicativ;
- explicativ;
- oficial.
Nu numai că au nume diferite, ci și un scop.
memorandum constituie în caz de încălcare de către salariat a regimului de muncă stabilit, regulamentul intern al muncii. Ea sta la baza emiterii unei sanctiuni disciplinare salariatului infractor.
Un sfat din Manualul Secretarului. Localizarea detaliilor pe memorandum
Notă explicativă este un angajat care a săvârșit o încălcare a disciplinei, regulilor de protecție a muncii, condițiilor contract de muncă etc. Fără acest document, angajatorul nu are dreptul de a lua o decizie privind impunerea de pedepse salariatului.
Un exemplu de notă explicativă
Descărcați eșantionul
Notă explicativă compune ca anexă la pachetul de documente. Scopul său este de a explica ce documente sunt conținute în pachet și ce acțiuni sunt așteptate de la antreprenor după procesarea acestor documente.
notificare- un model de interacțiune operațională între conducerea și angajații unei unități sau conducerea diferitelor unități. Scopul documentului este de a informa despre problemele de producție care împiedică îndeplinirea efectivă a sarcinilor de muncă. Exemplul de formular de memoriu vă permite, de asemenea, să includeți propuneri pentru corectarea situației actuale, inclusiv propuneri de bonusuri pentru angajați, în partea de text. Prin urmare, un memoriu este adesea baza pentru luarea deciziilor manageriale care vizează creșterea motivației, productivității și eficienței muncii.
Făcând o notă
Deși nota face parte din fluxul de lucru intern, există cerințe stabilite pentru executarea lui. Respectarea cerințelor standardului și completarea tuturor detaliilor necesare confirmă forța juridică a acestui document. Acest conditie necesara, deoarece pe baza informațiilor cuprinse în memoriu se iau decizii de management.
Prin urmare, înainte de a scrie o notă, citiți cerințele GOST. Standardul stabilește o listă cu detaliile acestui tip de documente care trebuie completate. Acestea includ:
- denumirea departamentului în care este trecut autorul notei;
- numele tipului de document intern - " notificare»;
- Data pregătirii;
- numărul de înregistrare intern al documentului;
- funcția, subdiviziunea, numele și parafa destinatarului;
- titlul textului;
- partea de text;
- semnătura, prenumele și inițialele compilatorului.
Un sfat din Manualul Secretarului. Cum se scrie o mostră de notă
Descărcați eșantionul
În unele cazuri, un exemplu scris de notă de serviciu poate conține aprobarea vizei. De regulă, acest lucru este necesar dacă nota conține propuneri privind munca sau interacțiunea cu alte unități. O viză de aprobare va fi necesară și în cazul în care se întocmește un memoriu nu pe numele supervizorului imediat, ci pe numele unui șef superior. Aceasta va fi confirmarea faptului că supervizorul imediat este la curent cu ceea ce se întâmplă și este de acord cu propunerile făcute de angajat.
Ei întocmesc, de regulă, un memoriu în numele angajatului, specialistului, inclusiv al șefului unității. Prin urmare, la prezentarea esenței se folosește persoana întâi singular. Dacă sunt mai mulți autori, textul se scrie la persoana întâi plural. Poate fi scris pe o coală standard de hârtie A4 de mână sau pe calculator, dar în acest caz, angajatul trebuie să semneze cu propria sa mână.
Cum se scrie o mostră de notă
Dacă nu știți cum să scrieți o notă, puteți descărca o mostră de design din linkurile de la începutul articolului. Dar Atentie speciala ar trebui să fie dat la partea de text a documentului. Este important să se determine în ce scop este compilat. De exemplu, o notă poate fi scrisă la:
- Subliniați dificultățile care au apărut în muncă, aduceți aceste informații conducerii și, astfel, eliberați-vă de responsabilitate.
- Justificați necesitatea stimulentelor materiale pentru angajații care au dat rezultate ridicate în muncă.
- Solicitați informații de la un alt departament.
- Informați funcționarul autorizat despre posibilitatea de a raționaliza munca și de a face modificări la proces tehnologic pentru a îmbunătăți performanța.
- Justificați necesitatea achiziționării de instrumente sau echipamente suplimentare, caz în care nota poate fi un document principal contabilitate pe baza căreia costurile vor fi suportate ulterior.
Legea nu stabilește modul în care este redactată un memoriu, dar o întreprindere poate dezvolta independent șabloane cu care angajații vor întocmi și întocmi corect astfel de documente.
Principiul general al alcătuirii textului: o enunțare a problemei, indicând toate persoanele implicate și opțiunile propuse pentru rezolvarea acesteia. Esența problemei trebuie prezentată pe scurt și logic. Pentru persuasivitate, ar trebui să se facă referire la cifre, fapte și documente care pot confirma corectitudinea compilatorului.
Descărcați eșantionul
Volumul total al părții de text a notei nu trebuie să depășească 8-10 rânduri. Dacă este necesar, destinatarul poate solicita oricând emitatorului documentului informații suplimentare.
Nu uitați să înregistrați o notă într-un registru special pentru înregistrarea documentelor interne. Acest lucru va elimina situațiile conflictuale asociate cu pierderea și transmiterea prematură a informațiilor către conducere.
23.01.2019 , Sasha Bukashka
Un memorandum este o informație documentată că un angajat nu și-a îndeplinit sau și-a îndeplinit în mod necorespunzător sarcinile de serviciu. De asemenea, nota sugerează de obicei măsuri care trebuie luate de conducere în legătură cu un angajat neglijent.
Deci, ești un manager de mijloc pe, din nou, mijloc uzină de producție Să spunem managerul magazinului. Ai 40 de lucrători sub supravegherea ta. Moderat profesionist, dar fiecare cu propriile necazuri, probleme și interese. Când și în ce cazuri trebuie să scrieți rapoarte despre ele? Acum hai să ne dăm seama!
Cum se scrie un memoriu pentru un angajat: eșantion
Notă: eșantionul (blank) arată astfel:
Cum se scrie un raport privind încălcarea disciplinei muncii
După cum știți, toți cei care primesc un loc de muncă citesc și semnează Descrierea postului. Dacă în procesul de muncă nu îndeplinește funcțiile specificate în instrucțiuni sau le îndeplinește într-un mod greșit, atunci acesta este un motiv pentru a-l pedepsi. Poate fi orice: întârzieri regulate, documente executate incorect...
Orice acțiuni care implică pierderi sunt pedepsite. Tu, în calitate de manager de linie, poți aborda aceste probleme prin avertismente sau conversații. Dar dacă conversațiile nu funcționează, atunci angajatul trebuie pedepsit. Principalul lucru este să o faci conform legii.
După cum susțin mulți, un memorandum privind încălcarea disciplinei muncii poate servi drept cel mai bun remediu pentru a face față întârzierilor.
Dar cum? La urma urmei, toate deciziile despre acțiune disciplinară compania își acceptă doar conducerea de vârf. Tocmai pentru a sesiza autoritățile despre abaterea angajatului se scrie un memoriu adresat, de exemplu, directorului general al companiei.
Apropo, un raport poate fi scris nu numai de o persoană superioară, ci și de orice angajat. Cu toate acestea, documentele interne ale unui număr de firme prevăd o procedură strictă de depunere a reclamațiilor. Potrivit acestuia, un angajat obișnuit este obligat să nu scrie un raport, ci să se plângă superiorilor săi nemijloși.
Memorandum privind neîndeplinirea atribuțiilor oficiale
Cum se scrie un raport? Nu există un format special pentru acest document în Codul Muncii din Rusia. Cu toate acestea, fiecare organizație poate avea documente interne, printre care există șabloane de raport aprobate. Îl poți scrie atât pe computer, cât și manual. Regulile generale pentru întocmirea documentelor oficiale dictează următoarea formă de scriere. Raportul despre angajat, sau mai bine zis, schema lui, arată așa.
- Colțul din dreapta sus: cui i se adresează scrisoarea (funcția și numele complet).
- Mai jos: de la cine (funcția și numele complet).
- Mai jos, în centru (inclinat): titlu - memoriu.
- Mai jos este textul principal al mesajului. Aici, solicitantul enumeră lista acelor atribuții ale angajatului (cu referire la documente interne, de exemplu, regulamentul intern sau fișa postului) pe care nu le-a îndeplinit.
- Următoarea este o indicație asupra acțiunilor angajatului, ce consecințe a implicat abaterea sa.
- Textul principal al notei se încheie cu o propunere de măsuri disciplinare, care, în opinia conducătorului imediat, trebuie să fie aplicată salariatului care a comis o amendă pentru a corecta situația.
- În stânga jos este data la care a fost scris documentul.
- În dreapta jos este semnătura.
Dacă este necesar, unele dovezi ale vinovăției angajatului pot fi atașate raportului, de exemplu, o fotografie a desktopului dacă acesta nu lucrează toată ziua, dar stă pe Internet. Referirile la astfel de anexe sunt făcute în corpul principal al notei.
Raportare: un exemplu de scriere
De exemplu, angajatul dvs. a emis incorect o factură pentru mărfuri. Drept urmare, reprezentanții clientului au refuzat să descarce mașina cu produsul, care a parcurs un anumit număr de kilometri și a ars o anumită cantitate de benzină. Clientul a refuzat să accepte versiunea corectată în formă electronică, solicitând originalul. Trebuia să reeditezi urgent documente și să trimiți un curier într-o mașină la depozitul clientului.
Memorandum: exemplu
Director al Veselushka LLC Ivanov S.P.
de la șeful departamentului de producție al Veselushka LLC Petrov I.P.
nota de raport.
Vă aduc la cunoștință că lucrătorul atelierului de producție Sidorov L.E. a emis greșit o factură pentru furnizarea de bunuri (5 tone) pentru firma „Consumator al produselor noastre”. Ca urmare a executării incorecte a facturii, clientul a refuzat să descarce marfa. Pentru a remedia situația, a trebuit să se folosească o mașină Zhiguli pentru a transfera scrisoarea de trăsură corectată către client.
Consecințele unei astfel de atitudini neglijente a angajatului care a emis factura au fost o simplă mașină în depozit; utilizarea unei mașini; consum crescut de combustibil și lubrifianți; reputația deteriorată a furnizorului.
Pentru atitudine neglijentă față de muncă, vă rog să declarați Sidorov L.E. mustrare.
Totul, raportul este gata! Ce urmeaza? Dacă în documente interne firmele au o indicație a procedurii pentru a conveni asupra unor astfel de documente, de exemplu, acestea trebuie mai întâi luate în considerare și o rezoluție făcută, de exemplu, de către directorul de producție sau serviciul de securitate, ceea ce înseamnă că dumneavoastră, urmând standardul de navigație indicat, transferați documentul către departamentele corespunzătoare.
Memorandum (eșantion conform GOST) în caz de comportament rău
Dacă nu există nicio indicație a ordinii de aprobare, atunci mergeți cu această hârtie la recepție și dați-o secretarului, în timp ce acesta marchează documentul în lista de inbox și îi atribuie un număr.
Memorandum privind neîndeplinirea îndatoririlor oficiale (eșantion)
Și ce să faci mai departe? Nimic! Așteptați doar consecințele (și cu siguranță vor fi, pentru că pe hârtie oficială, care este un memoriu, trebuie să existe un răspuns oficial). Măsurile disciplinare de influență sunt indicate în ordinul organizației. Dar se întâmplă și ca faptele declarate să fie verificate. Apoi comanda conține informații despre activitățile care sunt necesare pentru a confirma sau infirma faptele pe care le-ați specificat.
Raportare: o mostră de nepoliticos față de un coleg sau client
Managementul, adică luarea deciziilor cu privire la alocarea resurselor, este posibilă numai pe baza unor informații fiabile și în timp util. Aceste informații trebuie să fie corecte și să ajungă prompt. Asta servește document oficial numită „memorandum”, despre care veți afla mai târziu.
Ce este acest bilet?
Un memorandum este o formă standard de transfer de informații „de jos în sus” - de la angajații de nivel inferior la conducere. Notele descriu evenimente critice, activități în desfășurare și starea generală de sănătate a companiei. Pe baza rapoartelor, managerul poate face o analiză mai precisă a stării de fapt din organizație și poate da comenzi adecvate.
Crearea unui raport poate fi o idee atât a subordonatului însuși, cât și a managementului său direct. Dacă inițiativa vine de la conducere, atunci de multe ori ordinul de a efectua această muncă este adus subordonatului verbal.
Există și alte tipuri de note pentru comunicarea de afaceri. Acestea nu trebuie confundate cu un raport, așa că luați în considerare tipurile lor populare:
- Memo - folosit pentru a transfera informații între departamente sau angajați care nu sunt direct subordonați unul altuia. Unele cereri de cooperare sau sesizări de evenimente în desfășurare în cadrul organizației pot fi exprimate în acest mod, prin urmare acest formular nu poate fi considerat un memorandum.
- , în care angajatul explică de obicei conducerii acțiunile sale, cel mai adesea cele care au dus la o întrerupere a funcționării normale a organizației. Nici acesta nu este un raport.
Mai jos puteți viziona un videoclip care explică diferența dintre noțiuni și noțiuni:
Trebuie avut în vedere faptul că memoriul este unul serios document legal. Poate fi necesar să vă referiți la el în viitor când litigii, așa că tratați-i conținutul cu atenție.
Tipuri de memorandum
Există o împărțire condiționată a rapoartelor pe subiecte, a cărei direcție aproximativă este clară din titlu:
- Raportare. Cel mai adesea, se folosesc astfel de rapoarte. Compilarea lor este reglementată în prealabil de o structură superioară pentru a controla parametrii care au nevoie în mod regulat de monitorizare simplă, dar continuă.
- Inițiativă. Acestea sunt înaintate conducerii în mod neregulat în cazurile în care subordonații au o propunere de raționalizare sau optimizare a proceselor din întreprindere.
- Informativ. Sunt scrise pentru a anunța superiorii despre unele schimbări drastice (adesea negative) în activitatea bine stabilită a unui departament sau companie. În astfel de cazuri, este de obicei necesar un răspuns rapid al managementului pentru a nu suferi pierderi sau a pierde posibile profituri.
Indiferent de subiect, documentul poate fi:
- Intern. Pentru rezolvarea problemelor care apar în cadrul instituției se folosesc rapoarte interne. Deciziile după examinarea lor sunt luate proprii angajați organizatii.
- Extern. Se întocmește un raport extern pentru o organizație externă care se urmărește să fie implicată în procesele care au loc în propria instituție.
Cum sunt întocmite astfel de memorandumuri, vom analiza în continuare.
Cum se scrie un memorandum intern?
Rapoartele interne sunt de obicei scrise pe coli simple de hârtie. Enumerăm componentele necesare și indicăm locația lor tradițională:
- Cui i se adresează raportul (cui va trebui să ia o decizie) - în dreapta sus, în cazul dativ.
- Informații despre persoana care a întocmit documentul cu o indicație indispensabilă a departamentului (diviziunii). Se mai indică în dreapta, sub partea anterioară, în cazul dativ.
- Numele documentului - „Memorandum” - în centrul foii (punct, două puncte și alte semne de punctuație nu sunt puse după nume). Dacă subiectul raportului este standard (despre absenteism, despre ofertă, despre bonusuri) - îl poți adăuga imediat sub titlu.
- Număr de înregistrareși data (dacă este cerut de munca internă de birou).
- Este posibil să se menționeze motivele care au determinat întocmirea notei.
- Din alineat - o declarație, adică o enunț a situației care s-a dezvoltat în orice proces din punctul de vedere al respondentului (fapte, evenimente, împrejurări, cronologie, relații cauzale).
- Din noul paragraf - analitică, adică o descriere exactă a problemelor care există deja sau care sunt posibile în viitor, așa cum i se pare vorbitorului (uneori sunt oferite oportunități potențiale care nu sunt încă utilizate, dar pot servi în beneficiul Organizatia).
- Dintr-o nouă linie - recomandări, adică modalități de eliminare a problemelor sau propuneri de minimizare a pierderilor dacă este imposibil să se evite impactul negativ al anumitor factori (sau cel mai bun mod de a dezvolta resurse neutilizate).
- Data, data, datele personale ale vorbitorului - semnătura, funcția, parafa (numele complet).
Un formular de document alb poate fi descărcat.
Cele mai populare forme ale unui astfel de memorandum vor fi luate în considerare mai jos.
Despre încălcarea disciplinei muncii
Un astfel de document este foarte serios, deoarece pe baza lui poate fi:
- emis (mustrare);
- retrogradarea unui angajat;
- a fost lansată procedura de concediere a unui salariat în temeiul articolului relevant Codul Muncii RF;
- proces deschis.
Desigur, o astfel de informație este internă, astfel încât pătrunderea ei în afara instituției este nedorită.
Textul principal ar trebui să indice clar și specific de ce sa făcut vinovat angajatul. Este și mai bine dacă sunt citate direct articolele din Codul Muncii al Federației Ruse și regulamentele interne încălcate de angajat.
Textul conține de obicei o mențiune că angajatul a dat o explicație pentru comportamentul său într-o notă explicativă, indicând numărul, data și alți identificatori ai acestui document. Dacă nu există o astfel de explicație, aceasta este și aceasta indicată.
Se poate descărca un exemplu de memorandum intern în care se menționează că angajatul a încălcat disciplina muncii pentru că nu se afla la locul de muncă.
Despre neîndeplinirea sarcinilor
De regulă, pentru nerespectare atributii oficiale salariatul trebuie pedepsit sub forma tragerii la răspundere disciplinară. Formele sale pot fi:
- neplata primei;
- amenda;
- mustrare;
- retrogradare.
Un exemplu de memorandum privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale este invitat să fie descărcat.
Salariatul are dreptul de a da în judecată angajatorul dacă consideră pedeapsa nedreaptă sau excesivă, prin urmare, la întocmirea unui raport, sunt necesare acuratețea formulării și verificarea cerințelor prezentate, de exemplu, cu referire la programul de lucru intern .
Despre bonusuri
Această formă de raportare este utilizată în cazurile în care unui angajat i se atribuie un bonus. În textul principal, se semnează pentru ce lucrare se atribuie bonusul și în ce valoare. Puteți descărca o mostră a unui astfel de document.
Cum se scrie un raport extern?
Astfel de documente se întocmesc pe antetul companiei cu indicarea obligatorie a detaliilor și a datelor de contact ale companiei. Emblema de pe formular va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid cu cine are de-a face. Pentru a confirma autenticitatea documentului, trebuie aplicat un sigiliu albastru al întreprinderii.
Deoarece documentele de afaceri vor fi trimise în lumea exterioară, cerințele pentru completarea acesteia sunt următoarele:
- Numele organizației destinatare. Abrevierile și omisiunile nu sunt permise (dreapta sus).
- Executiv la care este trimis documentul (de obicei " către CEO" sau ceva similar) - sub partea anterioară.
- Numele organizației care trimite, de asemenea, fără abrevieri și omisiuni (stânga sus).
- Titlul oficial complet al documentului (un memorandum despre călătoria de afaceri a unui angajat, de exemplu) se află în centrul documentului.
- Esența problemei, care este enunțată într-o formă de afaceri, este concisă și clară.
- Funcția, semnătura și parafa șefului organizației de trimitere (în centrul părții inferioare).
- Informații despre interpret - poziție, inițiale, număr de telefon de contact (la birou) (sub partea anterioară).
Iată o mostră dintr-o astfel de notă:
5 cerințe pentru formularul de raport
Memorandumul nu are un strict formular obligatoriu, este însă un mesaj clerical, de aceea este scris într-un format informal, care are următoarele elemente obligatorii:
- Informațiile solicitate trebuie să fie clar precizate.
- Erorile grave și omiterea datelor importante sunt inacceptabile, altfel raportul poate fi invalidat în viitor.
- Evaluările emoționale și o atitudine personală față de situația descrisă nu sunt de obicei binevenite, deoarece nu contribuie la acceptare. decizie administrativa.
- Când descrieți circumstanțele, este necesar să indicați toate detaliile esențiale ale situației. Detaliile minore pot fi omise.
- La sfârșitul documentului, trebuie să se prescrie poziția compilatorului și numele complet al acestuia.
Mai sus, v-ați familiarizat cu diferitele tipuri de rapoarte, așa că acum înțelegeți mult mai bine cum să le compuneți și ce ar trebui să fie scris în ele. Acest lucru este util în special pentru angajați să știe. institutii publice, ai căror şefi sunt obligaţi să scrie memorii.