Inițierea emiterii ordinului se încheie. Comenzi în organizație: tipuri și caracteristici de proiectare

În etapa de pregătire a Ordinului se efectuează următoarele operațiuni

• pregătirea proiectului de Ordin;
• redactarea Ordinului.

Pregătirea și executarea proiectelor de Ordine se realizează de către funcționari - șefi de departamente (specialiști) în numele șefului întreprinderii.

1. Întocmirea proiectului de Ordin

La pregătirea unui proiect de Ordin se studiază problema și se întocmește textul proiectului de Ordin.

Textul Ordinului, de regulă, este format din două părți: constatatoare și administrative.

În partea constatatoare, se precizează temeiurile (fapte, evenimente, documente etc.) și motivează în scopul emiterii Ordinului.

Partea de declarare a Ordinului este omisă dacă partea sa administrativă nu necesită clarificări (adică motivul emiterii Ordinului este evident).

Partea constatatoare a Ordinului este separată de partea administrativă prin cuvântul despărțitor „COMAND:”, care este tipărit pe o linie separată de poziția zero a tabulatorului, cu majuscule și două puncte, fără spațiu și ghilimele.

În partea administrativă a Ordinului, ele precizează „cui” (antreprenorul sau unitatea structurală - cei responsabili de implementare), „ce trebuie să facă” (se indică lucrarea specifică), „până la ce dată” (termenele pentru realizarea acesteia). completare). Dacă instrucțiunea către executant este dată permanent, atunci termenul de execuție poate lipsi.

Partea administrativă a textului Ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Ultimul paragraf indică persoana sau unitatea structurală căreia i se încredințează controlul asupra executării Ordinului în ansamblu.

Dacă este necesar, un paragraf separat la sfârșitul Ordinului enumeră documentele emise anterior (Ordine, Hotărâri etc.) sau părți din acestea, care sunt anulate, modificate sau completate prin prezentul Ordin.

Sarcini separate (de exemplu, o sarcină care conține date digitale) sau puse în aplicare printr-o Comandă reguli(Instrucțiuni, Regulamente, Reguli etc.), de regulă, sunt întocmite sub forma unei Anexe la Ordin cu referire la acestea în paragrafele relevante ale Ordinului. Pe prima pagină a Anexei din colțul din dreapta sus este realizată inscripția: „Anexă la ordinul șefului SA „NUMELE FIRMEI” din data de 00.00.00 Nr. 000”.

Paginile Comenzii și Aplicațiile sunt numerotate ca un singur document.

2. Înregistrarea proiectului de Ordin

Executarea proiectului de Ordin constă în depunerea în locuri strict definite a unui formular sau a unei fișe standard a setului de detalii necesar (definit pentru acest tip de document) (conform GOST 6.38-90). În această etapă, pe proiectul de ordin sunt atașate următoarele detalii:

• emblema organizației;
• cod de organizare conform OKPO;
• cod document conform OKUD;
• Numele companiei;
• denumirea tipului de document;
• locul de compilare sau publicare;
• titlul textului;
• text;
• un marcaj privind prezența aplicației;
• numele artistului și numărul de telefon.

Comenzile pentru activitatea principală (prima foaie) se întocmesc, de regulă, pe antetul general al întreprinderii.

Semnarea Ordinului

• aprobarea proiectului de Ordin;
• transferul proiectului de Ordin către serviciul DOW;
• verificarea corectitudinii executării proiectului de Ordin;
• ajustarea proiectului de Ordin;
• aplicarea cerinței „ștampilei de restricționare a accesului la document”;
• semnarea proiectului de ordin.

3. Aprobarea proiectului de Ordin

Semnarea proiectului de Ordin începe cu aprobarea acestuia. Funcționarul care pregătește proiectul de ordin îl coordonează cu:

• șefii diviziilor structurale;
• un avocat;
• contabil șef;
• alți funcționari interesați.

O astfel de aprobare se face sub forma aplicării „vizei” necesare într-un loc strict definit Forma generală sau o fișă tip pe care se întocmește proiectul de Ordin (denumit în continuare „pe Formularul de Comandă”). Dacă apar comentarii în timpul coordonării, atunci acestea sunt indicate fie în viză în sine (dacă comentariul este scurt), fie pe o foaie separată cu o notă corespunzătoare pe Formularul de comandă („Comentariile sunt atașate” lângă viză). Vizele sunt colectate pe ultima pagină a proiectului de Ordin.

4. Transferul proiectului de Ordin către serviciul DOW

După finalizarea aprobării, proiectul de Ordin este înaintat de către Funcționarul care l-a întocmit la serviciul DOW pentru semnare de către șeful întreprinderii (sau adjunctul acestuia care are drepturile corespunzătoare - denumit în continuare „adjunctul său”).

5. Verificarea corectitudinii executării proiectului de Ordin

Înainte de a transfera proiectul de ordin spre semnare șefului întreprinderii (adjunctul acestuia), angajatul serviciului DOW verifică corectitudinea executării acestuia în conformitate cu actualul standardele de stat privind documentația organizatorică și administrativă. Un proiect de ordin executat incorect este returnat Oficialului care l-a pregătit pentru revizuire.

6. Rectificarea proiectului de Ordin

Șeful întreprinderii (adjunctul său) poate face modificări și completări la proiectul de Ordin primit de la specialistul serviciului DOW pentru semnare. Astfel de modificări și completări devin parte integrantă a proiectului de Ordin și nu încalcă forța sa juridică.

7. Introducerea cerinței „Ștampila de restricționare a accesului la document”

Dacă proiectul de Ordin conține informații cuprinse în Lista informațiilor constitutive secret comercialÎntreprindere, pe proiectul de Ordin, Șeful (adjunctul său) depune recuzita „ștampila restricționării accesului la document”.

8. Semnarea proiectului de Ordin

Ordinul este semnat (se pune „semnătura” necesară pe Formularul de comandă) de către șeful întreprinderii (sau adjunctul acestuia, care are drepturile corespunzătoare). Prima copie a Ordinului este semnată (original). Ordinul intră în vigoare din momentul semnării sale, dacă nu se prevede altfel în textul său.

Înregistrarea comenzii

În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:

• înregistrarea Ordinului;
• aplicarea obligatorie „Marca de control”.

9. Înregistrarea Ordinului

O Comanda complet pregatita, executata si semnata, inainte de a o transfera Antreprenorului pentru lucrare (executie), este inregistrata de catre specialistii serviciului DOW. Înregistrarea este necesară pentru a asigura siguranța documentelor, căutarea promptă, contabilizarea și controlul acestora. Există mai multe forme de înregistrare a documentelor: centralizată, descentralizată și mixtă (în acest material Nu ne vom opri asupra caracteristicilor lor detaliate).

Înregistrarea unei Comenzi este o fixare a faptului creării acesteia prin punerea pe aceasta a detaliilor „index” și „data” (pe Formularul de Comandă) cu înregistrarea ulterioară informatie necesara despre Comandă în formulare de înregistrare (reviste și/sau carduri).

Comanda se inregistreaza o singura data - in ziua semnarii acesteia. La transferul unui Ordin înregistrat de la o unitate structurală a întreprinderii la alta, acesta nu este reînregistrat.

„Data” necesară este aplicată pe Comandă după semnarea acesteia (de către specialiștii serviciului DOW).

„Indexul” necesar al Ordinului, de regulă, sunt cifrele arabe fără caractere alfabetice, înscrise în ordine cronologică (numerotare simplă în serie) de la început. an calendaristic. Această cerință este aplicată pe Ordin (pe Formular de Comandă) de către specialiștii direcțiilor structurale relevante (serviciul instituției de învățământ preșcolar, direcția structurală al cărei șef a întocmit proiectul de Ordin), în funcție de forma de înregistrare a documentelor adoptată la intreprinderea.

Indecii nu sunt atașați la Anexele la Ordin.

Comenzile pentru activitatea principală se înregistrează în formulare de înregistrare separate (Jurnalele de înregistrare a comenzilor pentru activitatea principală). Forma jurnalului de înregistrare nu este reglementată, adică compoziția și aranjarea optimă a coloanelor de înregistrare (detalii) este determinată de serviciul DOW al întreprinderii, la discreția sa. Forma și procedura de menținere a unor astfel de jurnale este fixată în „Instrucțiunile de menținere a unui jurnal (fișuri) pentru înregistrarea Comenzilor pentru activitățile de bază” în curs de dezvoltare de întreprindere. De regulă, următoarele câmpuri de înregistrare sunt utilizate în formularele de înregistrare:

• index și data;
• autor (dezvoltator);
• cine a semnat;
• titlu și/sau rezumat;
• aplicații;
• rezoluție (conținutul comenzii, executantul, autorul comenzii, data);
• chitanța contractantului de primire a Comenzii;
• perioada de executie;
• marca de control;
• progresul executiei;
• nota de performanta;
• Numărul cazului;
• transferul de date către un suport de mașină

In cazul in care Comanda contine informatii incluse in Lista informatiilor care constituie secret comercial al intreprinderii, Comanda se inregistreaza intr-un formular special de contabilitate (inregistrare). Tehnologia transmiterii documentelor care conțin secrete comerciale la întreprindere nu este luată în considerare în acest material.

10. Introducerea „Marcă de control” necesară

Înregistrarea Ordinului poate fi considerată ca etapa inițială de control asupra executării acestuia. După ce șeful (adjunctul său) întreprinderii a indicat că Ordinul urmează să fie plasat sub control, specialistul instituției de învățământ preșcolar pune pe marginea stângă a Ordinului „marcajul de control” necesar, vizavi de „rubrica necesară la textul” (mai rar – vizavi de punctele controlate ale acestui Ordin).

Executarea și controlul executării ordinului

În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:

• reproducerea Ordinului;
• certificarea copiilor duplicate ale Ordinului;
• distribuirea Ordinului (copiilor) către interpreți;
• plasarea unei Comenzi pentru control;
• verificarea primirii la timp a Ordinului (copiilor) de catre executori;
• executarea Ordinului;
• verificarea și reglementarea executării Ordinului;
• raportează șefului întreprinderii cu privire la implementarea Ordinului;
• acceptând modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului;
• modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului;
• finalizarea executării ordinului.

Ordinul, semnat de Șef (adjunctul acestuia) și înregistrat de specialiștii serviciului DOW, se transferă Antreprenorilor indicați în acesta contra chitanță pentru lucrările de implementare a acestuia.

11. Reproducerea Ordinului

Daca in Comanda sunt indicati mai multi Antreprenori, atunci pentru a asigura executarea prompta a Comenzii este permisa reproducerea acesteia in numarul necesar de copii. Necesitatea reproducerii Ordinului și numărul de exemplare (listă de corespondență) este determinată de persoana care organizează executarea acestuia (Executor responsabil). Lista de corespondență indică numele Ordinului, numele executantului, unitatea structurală, numărul de exemplare transferate, data. Este responsabilitatea executiv care a pregătit acest ordin.

12. Certificarea copiilor duplicate ale Ordinului

Copiile replicate ale Ordinului sunt certificate de specialiștii serviciului DOW. Pentru a certifica o copie a Ordinului, un specialist al serviciului DOW aplică pe Formularul Ordinului, pe care se eliberează fiecare copie a Ordinului, recuzita „certificarea copiei”.

Toate copiile reproduse și certificate ale Comenzii fie sunt transferate de către specialiștii serviciului DOW către Executorul Responsabil pentru autodistribuire către Antreprenori, fie specialiștii serviciului DOW înșiși le distribuie fiecărui Contractant. Copiile Comenzii sunt transferate Antreprenorilor sub o semnătură personală, care este aplicată de aceștia pe lista de corespondență (de obicei, pe spatele ultimei pagini a Comenzii originale). În primul caz, Executorul Responsabil va semna, indicând numărul de copii primite, în al doilea caz, toți Executorii care au primit o copie a Ordinului vor semna.

Procesarea Comenzilor și transferul acestora pentru lucru (execuție) către Antreprenori trebuie să fie efectuate în termen de o zi lucrătoare din momentul în care sunt primite după semnarea la serviciul DOW.

14. Declarație de Ordin de control

Executarea tuturor Comenzilor înregistrate este supusă controlului.

Responsabil de organizarea controlului asupra executării Ordinului este șeful (adjunctul său) al întreprinderii. Scopul principal al organizării controlului este de a asigura executarea la timp și de înaltă calitate a Ordinului. Controlul asupra executării Ordinului este efectuat de specialiștii serviciului DOW și de funcționarul care a pregătit acest Ordin.

Pentru a pune Ordinul sub control, specialiștii instituției de învățământ preșcolar completează coloanele corespunzătoare în formularele de înscriere (reviste și/sau cartonașe).

15. Verificarea primirii la timp a Ordinului (copiilor) de catre executori

În cazul în care distribuirea Comenzii (copiile acesteia) către Antreprenori a fost efectuată în mod independent de către Antreprenorul Responsabil, atunci specialiștii serviciului DOW trebuie să verifice primirea lor la timp de către Antreprenori pentru a începe lucrările la executarea instrucțiunilor consemnate în aceasta.

16. Executarea Ordinului

Efectuarea de lucrări specifice de către Antreprenor în conformitate cu sarcina (sarcina) înregistrată în Comanda.

17. Verificarea și reglementarea executării Ordinului

Executorul responsabil controlează în mod independent personal progresul executării Ordinului.

Specialiștii serviciului DOW controlează termenul limită pentru executarea Comenzii. Termenul de executare a Ordinului este perioada de timp alocată executării Ordinului sau data calendaristică până la care este programată executarea. Termenii de executare a Comenzii pot fi standard sau individuali.

Termenele tipice de executare a documentelor sunt stabilite prin acte corpuri supreme puterea statului si management. Se acordă 10 zile pentru examinarea și raportarea privind executarea Ordinelor la termenele standard de executare, dacă termenul de executare nu este specificat în Ordin.

Termenii individuali de executare sunt indicați de autorul Ordinului în textul acestuia sau sunt stabiliți de șeful (adjunctul său) al întreprinderii. Termenii tipici și individuali sunt calculați în zile calendaristice din momentul semnării (intrării în vigoare) a Ordinului. Dacă termen individual executarea Ordinului diferă de cea standard, atunci termenul individual este considerat a fi timpul de execuție. Dacă este necesar să se îndeplinească punctele Ordinului în momente diferite, fiecare articol are propriul termen limită de executare.

Monitorizarea progresului de executare a Ordinului se realizează zilnic, dacă înainte Data scadentă execuția se lasă de la 1 la 5 zile și de două ori în timpul perioadei - dacă au mai rămas de la 5 la 10 zile înainte de termenul de execuție.

18. Raportează Șefului întreprinderii cu privire la implementarea Ordinului

Executorul responsabil și specialiștii serviciului DOW, pe baza rezultatelor controlului, informează Șeful (adjunctul său) al întreprinderii despre progresul executării Ordinului, rezultatele obținute și circumstanțele apărute care împiedică executarea. a Ordinului la timp.

19. Coordonarea modificărilor în calendarul și procedura de executare a Ordinului

V cazurile necesareȘeful (adjunctul său) al întreprinderii și executorul responsabil vor conveni asupra unei modificări a calendarului și a procedurii de executare a Ordinului. La baza acestui lucru se află memoriul Executivului Responsabil cu motivarea necesității unor astfel de schimbări. Decizia de modificare a calendarului și a procedurii de executare a Ordinului este reflectată în rezoluția șefului (adjunctul său) al întreprinderii.

Modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului trebuie să fie executată cu cel puțin două zile înainte de expirarea Ordinului.

20. Modificarea termenilor si procedurii de executare a Ordinului

În baza rezoluției șefului (adjunctul acestuia) al întreprinderii, specialiștii serviciului DOW modifică termenii și procedura de executare a Ordinului prin efectuarea ajustărilor necesare la coloanele corespunzătoare din formularele de înregistrare (reviste și/sau carduri).

21. Finalizarea executării Ordinului

Ordinul se consideră executat dacă măsurile prevăzute în acesta sunt efectiv îndeplinite (se realizează o anumită sarcină, se întocmește un răspuns scris etc.) sau se întocmește un alt document în vederea executării lui.

Transferul ordinului executat în cauză

În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:

• returnarea Ordinului executat către serviciul DOW;
• o înregistrare a executării Ordinului;
• scoaterea de sub control a Ordinului executat si clasarea acestuia in cauza.

22. Returnarea Ordinului executat către serviciul DOW

Ordinul inregistrat de catre specialistii serviciului DOW, dupa executare, trebuie returnat de catre Executorul Responsabil la serviciul DOW pentru clasare in dosar (formarea dosarelor).

23. Înregistrarea executării Ordinului

Rezultatul executării Ordinului este prezentat într-un raport scris sau notat în forma scurta pe comanda propriu-zisă (Executorul responsabil și/sau specialiștii serviciului DOW completează câmpul „ informatie scurta privind executarea „condiției” o marcare la executarea actului și trimiterea acestuia în cauză”). În plus, specialiștii serviciului DOW realizează notificările (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din formularele de înregistrare ( reviste și/sau cartonașe).

24. Scoaterea de sub control a Ordinului executat si depunerea lui la dosar

Ordinul este scos de sub control după executarea sa. Dacă nevoia de a executa Ordinul a dispărut, atunci acesta este scos de sub control de către persoana care l-a pus sub control. Totodată, specialiștii instituției de învățământ preșcolar realizează notele (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din fișele de înscriere (reviste și/sau cartonașe).

Depunerea unui Ordin într-un dosar (formarea dosarelor) este o grupare a Ordinelor executate în dosare în conformitate cu Nomenclatorul afacerilor unei întreprinderi. Formarea cazurilor se realizează de către un specialist în serviciul instituției de învățământ preșcolar sub directa supraveghere a șefului întreprinderii.

Pe Formularul Ordinului depus în cauză, specialiștii serviciului DOW înscriu obligatoriu „marca la executarea actului și transmiterea lui în cauză” și fac marcajele (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din formulare de înregistrare (reviste și/sau carduri).

La crearea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe:

• în carcasă sunt plasate numai Ordinele executate și executate corect;
• Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de Comenzile pentru personal;
• de regulă, Ordinele de un an sunt grupate în caz (cu excepția celor trecătoare);
• o copie (original) a Ordinului este inclusă în caz;
• Comenzile din carcasă sunt aranjate în ordine numerică (în ordinea crescătoare a numerelor de înregistrare (secvențiale) a acestora);
• Anexele (documentul este marcat „Anexă”) la Ordin se depun la dosar împreună cu Ordinul corespunzător;
• documentele pentru Ordine sunt grupate și depuse separat și păstrate de persoana care le-a întocmit proiectele;
• Comenzile care conțin informații incluse în Lista informațiilor care constituie secret comercial al întreprinderii sunt grupate și depuse într-un dosar separat.

Când pasiunile au făcut furori în jurul coordonării punctelor controversate, când toate cuvintele și semnele de punctuație au fost verificate, când avocatul a aprobat fără tragere de inimă proiectul agreat de toți, când managerul a avut în sfârșit câteva minute pentru a se familiariza cu rezultatul muncii de cele mai bune minți ale companiei și el, mulțumit de aceste rezultate, își pune măturator semnătura sub document, ordinul cade în mâinile secretarului. Din acest moment, întreaga sa soartă viitoare pierde orice imprevizibilitate sau variabilitate. Va urma un curs strict stabilit, va supraviețui procedurilor prevăzute în prealabil de instrucțiunile necontestate pentru munca de birou și va fi depusă la frați într-un dosar strict agreat. Căci din momentul semnării comenzii intră în acțiune pârghii numite „suport tehnic pentru trecerea actului administrativ”.

Înregistrarea sau crearea de sisteme de regăsire a informațiilor acte administrative

Comanda semnată ar trebui să fie înregistrată, de ex. introduceți anumite informații despre document în sistemul de informații și referințe: data, numărul de serie, rezumatul. Comenzile pentru activitățile de bază se înregistrează prin numerotare brută în cursul anului calendaristic. Multă vreme, pentru procesul de înregistrare s-au folosit carnetele de comenzi, care erau prescrise a fi cusute cu numerotarea obligatorie a foilor pentru a evita orice fraudă.

Astăzi, însă, cărțile clasice fac loc cărților de referință electronice. Chiar dacă aveți o înregistrare tradițională (scrisă de mână) a comenzilor, vă recomand duplicarea contabilității în în format electronic, datorită căruia, prin apăsarea simultană a butoanelor „CTRL” și „F”, este posibil în câteva minute să găsești orice comandă pentru orice solicitare, ceea ce este deosebit de important atunci când secretarei i se cere să găsească „o comandă” fără precizând data, numărul, referitor la una sau la alta întrebare.

În plus, contabilitatea electronică facilitează transformarea informațiilor introduse în cursul anului într-un inventar intern de documente la pregătirea comenzilor pentru transferul în depozitul de arhivă.

Multe comenzi pot completa, precum și anula, total sau parțial, efectul comenzilor emise anterior. Prin urmare, pe lângă detaliile comenzii în sine, formularul de înregistrare ar trebui să fie completat cu semnele corespunzătoare în înregistrările existente (Exemplul 1).

Exemplul 1

Realizarea unui cont în registrul comenzilor

			Notă
		Cu privire la componența comitetului tarifar	A pierdut puterea. Vezi ordinul 45 din 2011
		Cu privire la aprobarea Regulamentului privind arhiva	S-au făcut modificări. Vezi ordinul 77 din 2011; ordinul 104 din 2011
		Despre amendamentele nr. 2 la Regulamentul Arhivei

Formarea corectă a versiunilor electronice ale documentelor contribuie, de asemenea, la o căutare eficientă a unei comenzi în viitor. Pentru a face acest lucru, obligați toți executanții să vă trimită o versiune electronică a comenzii împreună cu versiunea pe hârtie cu toate aplicațiile. Formarea dosarelor electronice cu comenzi se realizează în mod clasic: creați foldere diferite pentru comenzi de ani diferiți și, de asemenea, puneți un fișier cu un inventar de comenzi în fiecare folder.

Notă. Când denumiți fișierul cu versiunea electronică a comenzii, respectați cu strictețe același șablon. Vă recomand să începeți întotdeauna numele fișierului cu numărul comenzii. În același timp, asigurați-vă că numărul conține un număr de cifre strict definit: cu o cifră mai mult decât este conținut în numărul ultimei comenzi din anul precedent. De exemplu, dacă anul trecut numărul ultimei comenzi a fost format din două cifre (de exemplu, 56), atunci numele fișierelor pentru comenzile din acest an ar trebui să conțină 2 + 1 cifre, de exemplu. 001, 016, 089. Dacă anul trecut ați înregistrat ultima comandă cu un număr din trei cifre, atunci anul acesta lista fișierelor cu comenzi ar trebui să arate astfel: 0001, 0016, 0156. În caz contrar, unele programe pot sorta comenzile în în felul lor, plasând după 1 nu 2, ci 11. Când salvați atașamente la o comandă, numele fișierului ar trebui să înceapă cu un număr, similar cu ordinea în sine. De exemplu, dacă comanda este salvată ca „0034.doc”, atunci fișierul cu aplicația poate arăta astfel: „0034 application 1.doc” sau „0034 instruction for OT.doc”. Dacă să decriptați sau nu conținutul comenzii sau al aplicației în numele fișierului depinde de dvs.

Pe lângă versiunea electronică în format Word, pentru comoditate, puteți salva o copie scanată a comenzii în format jpg sau pdf, ceea ce este deosebit de important pentru companiile cu o rețea regională largă: prezența unei copii scanate vă permite să refuzați să trimită copii ale comenzilor semnate de șef către departamentele îndepărtate pe suport de hârtie. Când salvați o copie scanată, utilizați numele documentului principal pentru numele fișierului. De exemplu, dacă o comandă este salvată ca „0034.doc”, copia sa scanată ar trebui salvată ca „0034.pdf” sau „0034.jpg”

Orice modificare a ordinii stabilite a cuvintelor și numerelor din numele fișierului poate duce la confuzie, ceea ce face dificil de găsit documentul solicitat.

Lista dosarelor cu comenzi în formă electronică, supuse principiului uniformității, este dată în Exemplul 2. Comenzile sunt ordonate. Prezența unei aplicații în comandă este evidentă.

Exemplul 2

Lista dosarelor cu comenzi în formă electronică, sub rezerva principiului uniformității

Dacă principiul uniformității nu este respectat, programul nu poate sorta ordinele în ordine (Exemplul 3). Aplicațiile trebuie căutate în întreaga listă. Găsirea completă a documentului potrivit este dificilă.

Exemplul 3

Lista dosarelor cu comenzi in format electronic in cazul nerespectarii principiului uniformitatii

Ordinul semnat și înregistrat, inclusiv toate cererile menționate în acesta, trebuie adus la cunoștință părțile interesate.

Astăzi, tot mai multe companii trec la gestionarea electronică a documentelor sau la utilizarea anumitor documente mijloace tehnice pentru schimbul de documente, incl. pentru a trimite instrucțiuni de management, cum ar fi e-mail, portal general etc.

Există însă cei care, în virtutea practicii consacrate, continuă să afișeze comenzi pe standuri de informare sau să ofere executorilor o copie pe hârtie. Alegerea formei de familiarizare cu documentația administrativă depinde de mărimea companiei, de distribuția sa teritorială, de obiceiurile managerului etc. În orice caz, forma și procedura de trimitere a comenzilor (instrucțiunilor) trebuie să fie stabilite în instrucțiunile pentru munca de birou și să îndeplinească cerințele de oportunitate.

Distribuirea documentului către executanți se realizează conform listei întocmite de inițiatorul comenzii. O astfel de listă ar trebui să cuprindă toate persoanele implicate direct sau indirect în executarea ordinului. Lista de corespondență, împreună cu informațiile despre inițiator și aprobare, ar trebui incluse în lista detaliilor tehnice necesare la pregătirea documentului.

Exemplul 4

Exemplu de înregistrare a informațiilor tehnice pentru un document administrativ

(de regulă, se întocmește pe versoul ultimei foi a documentului administrativ)

Comanda pregatita

Titlul postului semnătură personală I.O. Prenume

Ext.tel 00-00

DE ACORD:

Denumirea funcției

curator de activitate,

descrise în ordine (de obicei

din rândul șefului adjunct al organizației) semnătură personală I.O. Prenume

Contabil șef

(dacă ordinul conține probleme financiare) semnătură personală

Specialist serviciu juridic semnătură personală I.O. Prenume

Alți lideri

Familiarizat cu comanda*:

Titlul postului semnătură personală I.O. Prenume

Comanda trimisă pe e-mail: nume de posturi, divizii.

* Este permisă întocmirea unei „Fișe de familiarizare a comenzii” ca document independent.

Într-o serie de organizații, ei se limitează la sintagma „Secretar să aducă ordinul în atenția părților interesate”, care este categoric greșit, deoarece. secretarul, din diverse circumstanțe, poate să nu cunoască toți participanții implicați în implementarea anumitor procese de afaceri.

Când trimiteți o comandă prin e-mail (Exemplul 5), acordați o atenție deosebită pentru a vă asigura că toate fișierele legate de comandă sunt atașate la e-mail.

Exemplul 5

Trimiterea unei comenzi prin e-mail

Când trimiteți o comandă prin e-mail, începeți întotdeauna să completați coloana „Subiect” după un singur șablon: urmăriți numărul de spații, nu alternați cuvinte, caractere etc. Toate acestea vor permite pe viitor să căutați rapid transportul necesar.

Dacă coloana „Subiect” din mesajul de e-mail este formatată corect, atunci când lista este generată pentru această coloană, toate comenzile vor fi afișate în ordine.

La gresit la crearea unei liste pentru această coloană, comenzile vor fi afișate intercalate cu alte mesaje electronice trimise, iar ordinea în sine a comenzilor va fi încălcată.

V companii mari, în special cu o rețea extinsă de sucursale, este recomandabil să compilați lista de e-mail-uri, formându-le după cele mai comune caracteristici, de exemplu, „Filiale”, „Șefi de departamente”, etc. (Exemplu 5). Pe lângă supraveghetorii imediati, aceste liste ar trebui să includă adresele de e-mail ale adjuncților sau alte rezervă în caz de absență (vacanță, boală, călătorie de afaceri etc.) a angajatului principal.

Familiarizarea. Împărtășim domenii de responsabilitate

Promptitudinea și calitatea executării voinței conducerii depind în mare măsură de familiarizarea în timp util a executantului cu ordinul. În această etapă, este important ca documentul semnat să fie imediat adus la cunoștința executorilor în modul stabilit de societate: postat pe o resursă publică, transmis prin e-mail, transferat sub formă de copie pe hârtie. Această îndatorire, de regulă, este atribuită secretarului sau angajatului corespunzător al serviciului DOW, ale cărui funcții includ mandatul de muncă de birou.

Dar uneori angajații care se află în corespondență activă nu acordă imediat atenție e-mailului primit de la secretară. Mulți cred că responsabilitatea interpretului vine doar după familiarizarea „sub semnătură” cu conținutul comenzii. Dar dacă executantul a lipsit de la locul de muncă în momentul trimiterii comenzii? Cine este de vină pentru termenele limită ratate? Răspunsul la această întrebare depinde de sistemul de familiarizare a documentelor instalat în companie, prescris în instrucțiunile de lucru de birou. Prin urmare, n notați responsabilitatea fiecărui participant în instrucțiunile pentru păstrarea evidenței.

În multe companii mici, responsabilitatea pentru familiarizarea în timp util a interpreților cu documentația administrativă revine secretarului. Cu toate acestea, sunt posibile și alte opțiuni. De exemplu, responsabilitatea poate trece de la secretar la executor în momentul livrării mesajului electronic către destinatar. Responsabilitatea poate fi, de asemenea, atribuită în totalitate șefilor de departamente, care nu sunt doar obligați să vizualizeze periodic în mod independent informațiile publicate pe portalul comun sau să se familiarizeze cu conținutul mesajelor electronice primite în timp util, ci și să aducă la atenţia angajaţilor obişnuiţi ai departamentelor le-au încredinţat ordinele conducerii societăţii.

În plus, șefilor de departamente și alți angajați-cheie ar trebui să li se ceară adjuncților lor dreptul de a accesa e-mailul lor oficial sau să se asigure că corespondența este transmisă angajatului responsabil pentru perioada de absență. Acest postulat este deosebit de relevant în companiile mari, unde secretarul nu este capabil să urmărească mișcările și vacanțele multor personal.

În ciuda noilor tehnologii, este încă relevant să se confirme faptul familiarizării cu ordinul cu semnătura personală a executorului. Pentru firmele mici, colectarea semnăturilor interpreților poate fi efectuată pe versoul ultimei foi a comenzii, în companiile mari este mai oportun să se întocmească o „Fișă de familiarizare”, în care toate detaliile comenzii ( data, numărul, rezumatul) trebuie introduse.

Fixați în instrucțiunile pentru munca de birou că, în cazul distribuirii electronice a documentelor administrative, data de familiarizare a contractantului cu comanda să fie considerată data trimiterii mesajului electronic, și nu data semnării fișei de familiarizare.

În cazul întocmirii unei fișe de familiarizare ca document independent, comanda originală este depusă în dosar imediat după trimitere, iar o copie a comenzii este fixată pe foaia de familiarizare. Carcasa cu copii poate fi folosită în lucrarea curentă. Acest lucru vă permite să asigurați siguranța comenzii originale, care este deosebit de importantă în organizațiile mari și/sau dispersate geografic.

Stocarea curentă și transferul comenzilor în arhivă

Ordinele sunt depuse în caz cu toate cererile menționate în textul ordinului. În același timp, ar trebui să verificați cu atenție prezența tuturor semnăturilor atât în ​​coloana „Acord”, cât și în anexe.

Temeiurile care au condus la emiterea unui ordin pentru activitatea principală, precum și materialele pentru executarea acesteia, se formează separat.

Pe măsură ce documentele se acumulează în dosar, este indicat să îl tipăriți pe cel pe care îl aveți versiune electronica ordine contabile și depunerea în calitate de informator de căutare.

De regulă, comenzile pentru activitățile de bază sunt cele mai solicitate în primii doi ani. Trebuie reținut că pentru a asigura siguranța comenzilor originale nu trebuie să părăsească incinta stabilită pentru depozitarea acestora. Copii sau extrase din comenzi se eliberează pentru muncă. Copiile scanate ale comenzilor devin din ce în ce mai populare.

Procedura de emitere a unui ordin presupune opt etape consecutive – de la declanșarea procesului până la aducerea textului documentului la executanți. Instrucțiuni pas cu pas iar regulile de emitere a ordinelor sunt date în acest articol.

Din articol vei afla:

Procedura de emitere a ordinului

Procedura de intocmire si emitere a oricarui document administrativ consta in opt etape. V Acest articol le vom lua în considerare pe toate pe exemplul emiterii unui ordin.

Opt pași pentru emiterea unei comenzi:

1. Initierea procesului de publicare.
2. Colectarea de informații pentru pregătirea unui proiect de document.
3. Pregatirea proiectului.
4. Coordonarea si aprobarea proiectului de document.
5. Efectuarea de ajustări la proiect pe baza comentariilor aprobatorilor.
6. Semnarea și aprobarea de către șef.
7. Înregistrare de către departamentul DOW.
8. Aducerea textului către interpreți.

Toți pașii de mai sus trebuie parcurși secvențial, fără a rata niciunul. Excepție este al cincilea pas, care, dacă nu există comentarii, poate fi sărit. Să luăm în considerare fiecare pas în detaliu.

Inițierea procesului de emitere a unui ordin

Procedura de pregătire a proiectului poate începe din următoarele motive:

• Anterior a fost elaborat un plan de eliberare a documentelor administrative;
• Conducerea întreprinderii a dat ordin de pregătire a proiectului;
• Șeful unității structurale sau un specialist individual a luat inițiativa pregătirii unui proiect de document.

Forma de justificare a necesității emiterii unui document administrativ poate fi un raport sau notificare, referință analitică sau informațională, act, scrisoare oficială, propunere, concluzie etc. Ei demarează procesul de pregătire a proiectului.

Colectarea si analiza informatiilor pentru intocmirea unui proiect de comanda

Pentru a elabora o decizie de management rezonabilă și motivată, sunt necesare informații obiective, relevante și cuprinzătoare cu privire la această problemă. În acest scop sunt colectate și analizate datele necesare.

Datele solicitate pot fi obținute din următoarele surse:

1. relevante documente normativeși acte legislative;
2. documentație actualizată a întreprinderii;
3. documentație primită de la alte companii;
4. documentație de arhivă;
5. publicații în surse de informare deschise;
6. date teoretice ale materialelor de cercetare.

Decizia managementului se ia pe baza rezultatelor analizei informatiilor colectate.

De regulă, în această etapă sunt luate în considerare mai multe soluții, iar după obținerea de informații suplimentare și o evaluare cuprinzătoare a opțiunilor, este selectată una, cea mai acceptabilă.

Citeste si:

Procedura de pregătire și emitere a unei comenzi

Întocmirea unui proiect de ordin

Trebuie subliniat imediat că în această etapă se pregătește proiectul, și nu documentul final. Proiectul nu are forță juridicăși nu este un ordin. Pentru a deveni unul, trebuie agreat, semnat și înregistrat, despre asta se va discuta mai târziu.

Elaborarea proiectului de ordin se realizează de către un specialist sau mai mulți specialiști din diferite departamente. În cazul în care proiectul de document administrativ privește mai multe divizii structurale, atunci conducerea poate crea o comisie temporară sau un grup de lucru pentru dezvoltarea proiectului.

Atunci când se elaborează un proiect de document administrativ, trebuie să se ghideze după cerințele stabilite în GOST R 6.30-2003. Valabilitatea acestui regulament a fost prelungită până la data de 01.07.2018.

Pentru a tipări proiectul de document, se folosesc formulare standard A4. Conform regulii general acceptate pentru Comenzi elaborați formulare speciale care conțin următoarele detalii:

Pentru intreprinderi de stat- stema Federației Ruse sau stema subiectului federației.

Pentru toate celelalte firme - logo sau marcă înregistrată;

Numele companiei. Dacă există o versiune prescurtată, aceasta este dată sub cea completă;

Principalele detalii ale întreprinderii sunt banca de decontare, adresa legala, e-mail, coduri OKPO, KPP;

Numărul de înregistrare al companiei conform PSRN și TIN-ul acesteia;

Nu uitați să oferiți un loc pentru a face detaliile cerute hârtie de afaceri - număr de înregistrareși date.

Pentru formular se folosește o coală în format standard A4. Marginile textului din partea de sus și de jos sunt de 20 mm, în dreapta sunt de 10 mm și în stânga sunt de 30 mm.

Pentru executarea documentelor administrative standard se folosește adesea formularul tip Nr. T-1.

Antetul comenzii

În toate proiectele Comenzi titlul viitorului document trebuie să fie prezent. Titlul include conținutul comenzii într-o formă scurtă. Se formulează în cazul prepozițional și răspunde la întrebarea: „Despre ce? (Despre cine?)”. De exemplu, „Cu privire la procedura de realizare a măsurilor de reparare a departamentului de transport” sau „Cu privire la desfășurarea de sesiuni de instruire suplimentare pentru angajații Communication Technologies LLC” sau „Cu privire la implementarea conceptului de îmbunătățire a activității de transfer a cazurilor în arhivă” , etc.

Pe o notă

1. Titlul este tipărit fără indentare de paragraf și fără ghilimele.
2. Titlul începe cu majusculă și nu se termină cu punct.
3. Lungimea titlului nu poate depăși 5 rânduri de 150 de caractere.
4. Distanța dintre liniile de antet este unică.

Caracteristici ale designului proiectului de comandă

Textul documentului este enunțat la persoana I, la singular („Comand”).

Bloc de instrucțiuni (preambul)

Acest bloc oferă o justificare pentru acțiunile prescrise pentru execuție. Poate fi de două tipuri:

La baza pregătirii și publicării documentului a stat legislativ sau act normativ autoritate superioară sau o lucrare de afaceri care a fost publicată anterior la această întreprindere. În acest caz, trebuie să specificați numele acestei lucrări, numărul și data acesteia. În acest caz, blocul de declarare al comenzii va începe cu cuvintele:

• „În urma (un ordin, un ordin, o decizie”);
• „În baza (decizie, rezoluție)”;
• „În conformitate cu (decret, hotărâre etc.).

Inițiativa a stat la baza emiterii ordinului. CEO, șeful unității structurale sau un specialist individual. În acest caz, este necesar să se formuleze scopurile și obiectivele acțiunilor prevăzute de ordin sau să se precizeze faptele sau evenimentele care au determinat adoptarea acestuia. În acest caz, blocul de declarare va începe cu cuvintele:

• „În scopul (îmbunătățirea, optimizarea, etc.)”;
• „În legătură (cu necesitate)”.

Destul de comune sunt situațiile în care acțiunile prescrise nu au nevoie de explicații și justificare. De exemplu, o ofertă de muncă. În astfel de cazuri, partea de constatare lipsește.

Bloc administrativ

Acest bloc începe cu cuvântul „COMANDĂ”. Acest cuvânt este tipărit pe o nouă linie cu majuscule.

De regulă, această listă conține mai multe articole: un articol pentru fiecare acțiune. Aici ele indică termenele limită executarea și persoana care este desemnată responsabilă pentru execuție. Lângă fiecare articol, trebuie să fie indicate numele de familie și inițialele anumitor interpreți.

Data publicării și aprobării ordinului

Aprobarea proiectului de ordin

Acest pas presupune coordonarea textului documentului cu șefii de departamente ale căror interese le afectează. Acesta poate fi departamentul de personal, contabilitate, planificare sau Departamentul legal. Pentru această procedură, documentul prevede „viza de aprobare a documentelor” necesară.

Semnarea comenzii

După ce proiectul este aprobat și toate vizele sunt aplicate, acesta este transferat pentru a nu fi semnat de Directorul General. Uneori, vizele de aprobare nu sunt puse pe spatele ultimei foi a proiectului, ci pe o hârtie separată. În acest caz, trebuie depus și directorului spre semnare.

Semnătura CEO-ului se atașează proiectului forță juridicăși o transformă în Ordin, care trebuie înregistrată.

Înregistrarea comenzii

Acreditările despre un document care consemnează faptul creării acestuia sunt înregistrate conform ordinea stabilită. Această procedură necesare pentru contabilizarea ulterioară a documentelor de afaceri, organizare lucrare de referintași ușurează găsirea datelor potrivite.

Procedura de înregistrare se desfășoară într-unul din trei moduri:

cu formă jurnal de înregistrare - se face o înscriere în jurnal;

cu formular card de înregistrare - se face o înscriere în cardul de înregistrare și control;

cu un formular de înregistrare automată - informațiile despre document sunt introduse în sistem managementul documentelor electronice.

Aducerea ordinului către interpreți

Aducerea documentelor de afaceri către artiști se realizează prin replicare și trimitere prin poștă sau transfer către artiști cât mai curând posibil. În practică, acest lucru se întâmplă după cum urmează - numărul necesar de copii sunt făcute din document, care sunt apoi distribuite de către diviziuni structurale. După aceea, acestea sunt transferate artiștilor interpreți direcți împotriva semnăturii.

După aceea, ordinul intră în vigoare.

Înregistrarea documentului – aceasta este o înregistrare a acreditărilor despre un document în forma prescrisă, fixând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

În cazul nostru înregistrare va înregistra creația document. Trebuie remarcat faptul că înregistrarea este necesară și pentru contabilizarea ulterioară a documentelor și organizarea lucrărilor de referință.

înregistrare se poate face într-unul din trei moduri:

o înregistrare a documentului într-un jurnal de hârtie (formular de înregistrare a jurnalului);

o înscriere într-un card de înregistrare și control pe hârtie (formular card de înregistrare);

Introducerea informațiilor despre document în sistemul de birotică și gestionarea electronică a documentelor (formular automat de înregistrare).

Trebuie remarcat faptul că în prezent este oportun , deoarece are multe avantaje față de formele de înregistrare revistă și card. Pentru a numi câteva dintre aceste beneficii:

· cautare rapida documente cu privire la orice detalii sau detalii;

generarea automată de rapoarte, rezumate, efectuarea lucrărilor de referință și analitice asupra documentelor;

control automat asupra executării comenzilor (documentelor);

Posibilitatea de înregistrare simultană a documentelor la mai multe locuri de muncă și altele.

Și înregistrarea automată a documentelor posibil fără introducerea software-ului specializat la întreprindere.

În majoritatea companiilor mici, se realizează folosind MS Excel completând un tabel obișnuit.

În timpul înregistrării, documentului i se atribuie un număr de înregistrare și o dată a documentului. . Data comenzii și comenzii ar trebui să fie data semnării, de la care putem concluziona că ordine și directive trebuie să fie înregistrate în ziua semnării.

Înregistrarea documentelor se realizează în grupuri, în funcție de denumirea tipului de document. În plus, comenzile (precum și comenzile) pentru activitatea principală, pentru personal și pentru probleme administrative și economice se înregistrează separat. Aceasta înseamnă că subtipurile de comenzi și instrucțiuni de mai sus nu vor avea o numerotare comună, ci separată.

Acum vom oferi cerințele pentru înregistrarea numărului de înregistrare și a datei documentului, consacrate în GOST R 6.30-2003.

Fragment de document

Fragment de document

De obicei, este metoda digitală care este utilizată pentru emiterea datei comenzii și comenzii, de exemplu, 02/05/2007 (vezi Exemplul 6).

Semnat de șef și înregistrat comanda cu fisa de aprobare