INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ
ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS
FACULTATEA DE DREPT
CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE
Test
Pe discipline: „Documentarea activităților de management”
pe tema „Organizarea muncii de birou în organe puterea statuluiși autoguvernarea locală”
Completat de: elev din grupa 303
Panshina E.Yu.
Verificat:
Kemerovo, 2010
Introducere………………………………………………………………………………..….3
1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității…………...….5
2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală…………………………………………………….…..7
3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru……………10
4. Sisteme de organizare a managementului documentelor electronice………..12
5. Fluxul documentelor documente oficiale…………………………..…..14
6. Automatizarea schimbului de documente între autorități……………18
7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri……………...20
8. Solutie pt autoritate locală autoguvernare………………………………………….21
Concluzie……………………………………………………………………………………23
Lista literaturii utilizate……………………………………………………..25
Introducere.
Necesitatea de a automatiza procesele și organizarea biroului managementul documentelor electronice recunoscut astăzi de autoritățile publice și de autoguvernarea locală în aproape toate subiectele Federația Rusă. Dar, odată cu înțelegerea unei astfel de nevoi, apar o serie de întrebări, fără a primi răspunsuri la care este imposibil să trecem la implementarea practică a proiectelor.
De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre cele disponibile mijloace tehnice upgrade mai întâi, ce poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?
De fapt, toate aceste aspecte se referă la construirea unui plan competent pentru implementarea proiectului pe câțiva ani înainte, ținând cont de finanțarea planificată, nevoile de producție, dotarea tehnică și modernizarea planificată a parcului tehnic.
munca inginerilor, proiectanților, directorilor de producție
mult timp este dedicat studiului, analizei și compilarii diverselor
documentație. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, când
în curs de dezvoltare documente de producție, care se datorează în primul rând lipsei cunoștințe speciale la compilatori. Eliminarea timpului neproductiv petrecut în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar acest lucru, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte,
familiarizarea redactorilor de documente cu cele mai multe legi generale percepția documentelor, pe de altă parte, iar aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea reguli generaleşi norme pentru întocmirea documentelor de bază.
scop testul este studiul fundamente teoretice organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală.
După scopul controlului în lucrare, urmează sarcini:
Definiți conceptul de flux de lucru;
Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;
Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;
Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.
1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității.
Lucru de birou într-o agenție federală putere executiva efectuată în conformitate cu Regulile de muncă de birou în organisme federale a puterii executive, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. În baza prezentelor reguli, autoritatea executivă federală, de comun acord cu autoritatea executivă federală în domeniul arhivării, emite o instrucțiune despre munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.
Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.
Toate documentele sunt împărțite în intrare, ieșire și interne. Documentele primite trec prin procesare primară, înregistrare, examinare preliminară în serviciul de birou, sunt transferate conducerii pentru examinare și apoi ajung la artiști. După executare, documentele sunt plasate în dosare.
Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal relevantă. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Decretul stabilește procedura de tratare documente electronice.
Termenul „flux de lucru” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape a fiecărui sistem informațional. Automatizarea fluxului de lucru este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi „o abordare integrată a automatizării fluxului de lucru”. În același timp, varietatea sistemelor este cea mai largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software pentru controlul proceselor tehnologice.
În această lucrare, termenii „flux de documente”, „muncă de birou” etc. considerată exclusiv în contextul organizării muncii autorităţilor publice şi a autonomiei locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv cu utilizarea reglementărilor naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.
Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de lucru este „mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente din organizație înainte ca acestea să fie transferate în arhivă sau spre distrugere.
Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Totuși, în " Instrucțiuni de model privind munca de birou în organele executive federale" din 27 noiembrie 2000, funcțiile de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să argumentăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), dar şi proiecte de documente.
2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.
În Rusia, la scară națională, o tehnologie unificată pentru lucru documentele de management, așa-numitul sistem de stat de suport de documentare pentru management (GS DOW). Documentele rusești nu au analogi în alte țări, fie în ceea ce privește detaliile dezvoltării tehnologiei de lucru cu documente, fie în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, vorbim despre automatizarea tehnologiei tradiționale a fluxului de lucru de birou.
Care sunt caracteristicile model rusesc" munca de birou? Există trei avantaje cele mai izbitoare:
Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;
Centralizarea functiilor de control;
Norme uniforme de circulație a documentelor.
Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă Documentul este pus sub control în momentul primirii lui de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și de autoguvernarea locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.
Centralizarea maximă a controlului asupra fluxului de documente presupune ca documentul să fie mai întâi raportat conducerii, iar abia apoi, dobândind rezoluții în conformitate cu ierarhia de servicii, se coboară la executanții direcți.
O altă caracteristică importantă a „modelului rusesc” este prezența unor reguli unificate și detaliate pentru lucrul cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate. Toate activitățile serviciilor de birou - expediții, birouri, grupuri de control - sunt reglementate în conformitate cu regulile de completare a jurnalelor de înregistrare, a dosarelor și a formularelor de raportare.
În contextul existenței în autorități a unei astfel de reglementări detaliate a fluxului de documente, introducerea fără adaptare a unei tehnologii fundamental noi a unuia sau altuia software străin este nerealistă. În acest caz, putem vorbi despre automatizarea muncii tradiționale de birou folosind tehnologii informaționale moderne.
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
Documente similare
În sensul prezentelor Reguli, se folosesc următorii termeni și definiții:
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„documentație” - fixarea informațiilor pe medii tangibile în la momentul potrivit;
„hârtii” - activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizarea muncii cu acestea în organele executive federale;
„document” - un document oficial creat de un organism de stat, organism local de autoguvernare, entitate juridică sau persoană fizică, întocmit în modul prescris și inclus în fluxul de documente al organului executiv federal;
„flux de documente” - deplasarea documentelor din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării, plasării în dosar și (sau) trimiterii;
„Documentul necesar” - un element al documentului necesar pentru proiectarea și organizarea lucrului cu acesta;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„document original” - prima sau singura copie a documentului;
„copie a unui document” - un document care reproduce integral informațiile documentului original și caracteristicile sale externe, care nu are forță juridică;
„înregistrare document” - atribuirea unui număr de înregistrare unui document, introducerea informațiilor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„nomenclatura cazurilor” - o listă sistematizată a titlurilor cazurilor cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„caz” - un set de documente sau document separat referitoare la o problemă sau domeniu de activitate a organului executiv federal;
„Serviciul de gestionare a biroului” - o unitate structurală căreia îi sunt încredințate funcțiile de desfășurare a lucrărilor de birou, precum și persoanele responsabile cu menținerea lucrărilor de birou în alte unități structurale;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„copie electronică a unui document” - o copie a unui document creat în formular electronic;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
paragraful este invalid. - ;
„sistem electronic de gestionare a documentelor” - un sistem informatic automatizat care asigură realizarea de documente electronice și copii electronice ale documentelor, gestionarea acestora, stocarea acestora și accesul la acestea, precum și înregistrarea documentelor;
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
„managementul documentelor electronice” - managementul documentelor folosind un sistem informatic.
()
Alte concepte utilizate în prezentele reguli corespund conceptelor definite în legislația Federației Ruse.
(paragraful a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 7 septembrie 2011 nr. 751)
III. Crearea de documente în organul executiv federal
Documentele create de organul executiv federal sunt întocmite pe antet, pe coli standard de hârtie A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora.
Formele organului executiv federal sunt dezvoltate pe baza versiunii unghiulare sau longitudinale a locației detaliilor. Cu versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus al foii. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare.
La crearea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se folosesc șabloane de documente electronice.
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Fiecare coală a unui document, întocmită atât pe antet, cât și pe o coală standard de hârtie, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm - stânga, 10 mm - dreapta, 20 mm - sus și 20 mm - jos.
Exemplele de formulare și modelele electronice de documente sunt aprobate de șeful organului executiv federal.
(p. 8 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt:
a) emblema de stat a Federației Ruse;
b) denumirea organului executiv federal;
c) denumirea subdiviziunii structurale a organului executiv federal;
d) titlul postului;
e) date de referință privind organul executiv federal;
f) denumirea tipului de document;
g) data documentului;
h) număr de înregistrare document;
j) locul întocmirii (publicării) documentului;
k) ștampila de restricție a accesului la document;
l) destinatar;
m) ștampila de aprobare a documentului;
n) instrucțiuni pentru executarea documentului (rezoluție);
n) titlul textului;
p) textul documentului;
c) marca de control;
r) o notă despre cerere;
s) semnătură;
t) marca semnăturii electronice;
x) ștampila de aprobare a documentului;
h) imprimare;
w) o marcă pe certificarea copiei;
w) o notă despre interpret;
e) o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză;
j) o notă la primirea documentului;
(p. 9 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.
Aprobarea documentului în organul executiv federal se eliberează prin viza unui funcționar autorizat al organului executiv federal. Aprobarea unui document creat într-un organism executiv federal cu alte autorități și organizații de stat este formalizată printr-o ștampilă (foaie) de aprobare, un protocol sau o scrisoare de aprobare.
IV. Cerințe pentru organizarea circulației documentelor în organul executiv federal
În fluxul de documente al organismului executiv federal, se disting următoarele fluxuri de documente:
a) documentație de intrare (incoming);
b) documentație trimisă (ieșire);
c) documentaţie internă.
În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se efectuează prin comunicații poștale, comunicații curier și telecomunicații.
Documentele primite de organul executiv federal sunt supuse procesării primare, înregistrării, examinării preliminare, transferului către conducere cu titlu oneros, sunt transferate executorilor și, după executare, sunt plasate în dosare.
Procesarea primară a documentelor primite include verificarea livrării corecte a documentelor și a disponibilității documentelor și a anexelor la acestea, precum și distribuirea documentelor în înregistrate și care nu sunt supuse înregistrării.
Înregistrarea documentelor primite și create se efectuează în ziua primirii, creării (semnării sau aprobării) sau în următoarea zi lucrătoare, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede altfel.
(p. 16 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
A pierdut puterea. - Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356.
Documentele înregistrate sunt transferate de serviciul de evidență pentru a fi luate în considerare de către șeful organului executiv federal sau, prin decizie a șefului corpului executiv federal, de către altcineva. oficiali organ executiv federal.
Documentele sau copiile acestora cu instrucțiuni de executare (rezoluții) sunt transferate de către serviciul de evidență către executanți.
(paragraful 18 astfel cum a fost modificat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Originalul documentului este trimis subdiviziunii structurale a organului executiv federal responsabil de executarea documentului. Dacă sunt mai mulți executori, documentul original este transferat unității structurale care este executantul responsabil, unitățile rămase primesc o copie a documentului.
Atunci când oferă executantului posibilitatea de a accesa o copie electronică a documentului în sistemul electronic de gestionare a documentelor, documentul original poate rămâne în serviciul de evidență, dacă acest lucru este stabilit prin instrucțiunile de păstrare a evidenței din organul executiv federal.
(paragraful a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Documente după semnarea lor de către șeful organului executiv federal sau altul persoană autorizată sunt transferate la serviciul administrativ pentru înregistrare și expediere.
(paragraful 20 astfel cum a fost modificat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Serviciul de management al înregistrărilor verifică corectitudinea documentului, caracterul complet al documentului și corespondența numărului de copii ale documentului cu lista de corespondență. Documentele executate incorect sunt returnate contractantului.
Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.
Transferul documentelor între subdiviziunile structurale ale organului executiv federal se realizează prin intermediul serviciului clerical.
În organismul executiv federal, serviciul de gestionare a înregistrărilor păstrează evidența documentelor primite, create și trimise. Datele privind numărul de documente sunt rezumate, analizate de serviciul de evidență și prezentate șefului organului executiv federal în modul prescris de acesta.
Pentru a înregistra și a căuta documente în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, informațiile obligatorii despre documente sunt utilizate în conformitate cu anexa. Informații suplimentare despre documente pot fi utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.
V. Fond documentar al organului executiv federal
Autoritatea executivă federală:
a) își formează fondul documentar din documentele formate în cursul activităților sale;
b) elaborează și aprobă, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, o listă a documentelor generate în cursul activităților sale, precum și în cursul activităților organizațiilor subordonate acestuia, indicând perioadele de păstrare; ;
c) elaborează și aprobă un album de șabloane pentru forme unificate de documente create de organul executiv federal.
(pp. „c” a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Formarea fondului documentar al organului executiv federal se realizează de către serviciul de gestionare a înregistrărilor prin întocmirea unui nomenclator de cazuri, formarea și prelucrarea dosarelor, asigurând siguranța acestora, înregistrarea și transferarea cazurilor în arhiva organului executiv federal.
Nomenclatorul cazurilor organului executiv federal:
a) întocmite de către serviciul de evidență pe baza nomenclatoarelor de cazuri diviziuni structurale;
b) este aprobat după acordul său cu comisia centrală de experți a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și intră în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;
c) o dată la 5 ani, se coordonează cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal, căreia îi sunt transferate pentru păstrare permanentă documentele formate în cursul activităților organului executiv federal. Fond de arhivă Federația Rusă;
d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal.
Denumirile secțiunilor din nomenclatorul de cazuri ale organului executiv federal sunt denumirile subdiviziunilor structurale ale corpului executiv federal.
Cazurile se formează în conformitate cu nomenclatorul dosarelor, precum și cu respectarea principiilor de sistematizare a documentelor și repartizarea (gruparea) acestora pentru cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), inclusiv cazurile pentru personal, precum și pentru cazuri. de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).
Cazurile de la data formării lor până la transferul în arhiva organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în unități structurale la locul formării lor.
Cazurile sunt emise pentru utilizare temporară angajaților diviziilor structurale pentru o perioadă determinată de șeful organului executiv federal, iar după expirarea acesteia sunt supuse returnării.
Cazurile sunt transmise altor organisme și organizații de stat pe baza cererilor scrise ale acestora, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu munca de birou.
Retragerea documentelor din fișierele de depozitare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând în dosar o copie a documentului certificată în modul prescris și un act asupra motivelor pentru eliberarea originalului.
Cazurile cu perioade de stocare permanente și temporare (peste 10 ani) sunt transferate în arhiva organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea cazurilor de către serviciul de gestionare a evidențelor. Transferul dosarelor în arhiva organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor cazurilor cu perioadă de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și a dosarelor de personal, formate în subdiviziunile structurale ale organului executiv federal. Cazurile cu o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhiva organului executiv federal și sunt supuse distrugerii în modul prescris la expirarea perioadei de stocare.
(p. 34 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.
Notă.
Pentru întrebări privind întocmirea nomenclatorului dosarelor și inventarelor dosarelor, formarea și executarea dosarelor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară, a se vedea „Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor” (aprobate de decizia Consiliului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002), Reguli pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477, Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altele documente de arhivăîn autoritățile publice, administrațiile și organizațiile locale, aprobat. Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor și a inventarelor cazurilor, formarea și înregistrarea cazurilor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară în organul executiv federal este stabilită de organul executiv federal în domeniul arhivării.
VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.
Documentul electronic trebuie să fie reguli generale munca de birou și să aibă detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția detaliilor „Emblema de stat a Federației Ruse”.
Organul executiv federal utilizează documente electronice (fără documentație prealabilă pe hârtie) și copii electronice ale documentelor.
Compoziția documentelor electronice create în organul executiv federal este stabilită de lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv sub formă de documente electronice la organizarea activităților interne ale organului executiv federal, elaborată pe pe baza recomandărilor Agenţiei Federale de Arhivă.
Lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se efectuează exclusiv sub formă de documente electronice atunci când se organizează activitățile interne ale organului executiv federal, este aprobată de șeful acestui organ executiv federal în acord cu Arhiva Federală. Agenţie.
Documentele electronice trimise autorităților publice și autorităților locale sunt semnate de un calificat îmbunătățit semnatura electronica funcționar al organului executiv federal în conformitate cu lege federala„Pe semnătura electronică”.
În sistemul de gestionare a documentelor electronice al organului executiv federal, pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care sunt utilizate alte tipuri de semnături electronice în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.
Primirea și expedierea documentelor electronice se efectuează de către serviciul administrativ.
După primirea documentelor electronice semnate cu semnătură electronică, serviciul de management al biroului verifică valabilitatea semnăturii electronice.
După ce documentele electronice sunt incluse în sistemul electronic de gestionare a documentelor, sunt generate date de înregistrare și contabilitate despre document care asigură gestionarea documentelor, inclusiv căutarea acestuia, accesul la document, control, stocare, utilizare și alte date.
Documentele create în organul executiv federal și (sau) primite de organul executiv federal pe hârtie sunt înregistrate în sistemul electronic de gestionare a documentelor odată cu crearea unei copii electronice a unui astfel de document.
Înregistrarea și contabilizarea documentelor electronice se efectuează în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.
Documentele electronice sunt formate în dosare electronice în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.
Nomenclatorul cauzelor indică faptul că cazul se desfășoară în formă electronică, ceea ce este notat în antetul cauzei sau în coloana „Notă”.
Documentele electronice după executarea sau trimiterea lor sunt supuse stocării în conformitate cu procedura stabilită în sistemele informaționale ale organului executiv federal pentru perioadele prevăzute pentru documentele similare pe hârtie.
După expirarea termenelor stabilite pentru stocarea documentelor electronice, acestea sunt supuse distrugerii pe baza unui act aprobat de șeful organului executiv federal.
Funcția, prenumele și parafa persoanei care a semnat documentul
Nume tip document
Data documentului
Numărul de înregistrare a documentului
Data primirii documentului
Numărul de înregistrare al documentului primit
Informatii despre documente relatate(numele tipului de document, data, numărul de înregistrare, tipul de comunicare)
Titlul textului rezumat document)
Indice de cazuri după nomenclatura cazurilor
Informații despre redirecționarea documentelor
Numărul de foi ale documentului principal
Notă de aplicare (număr de cereri, numărul total de foi de cerere)
Instrucțiuni pentru executarea documentului (executor, ordin, data executării)
Bifează marcajul
Bara de restricții de acces
Informații despre semnătura electronică
Verificarea semnăturii electronice
Subdiviziune - executor responsabil al documentului
Cod Civil Federația Rusă, care determină temeiul juridic pentru activitățile persoanelor juridice și documentația acesteia. Reglementarea normativă și metodologică a muncii de birou (sau documentația suport a conducerii), neajunsuri ale legislației.
lucrare de termen, adăugată 02.12.2014
Conceptul, principiile și funcțiile sistemului de autoguvernare locală din Rusia. Reguli autoguvernarea locală ca subiect de aplicare a legii. Acte normative-juridice la nivel federal, subiecte ale Federației Ruse și sisteme de autoguvernare locală.
lucrare de termen, adăugată 11.12.2008
Conceptul și dezvoltarea temeiului juridic al autoguvernării locale. Constituția Federației Ruse, legile federale, actele juridice ale autorităților de stat în sistemul de acte juridice privind autoguvernarea locală. Principiile de bază ale autoguvernării locale a Federației Ruse.
rezumat, adăugat 06.02.2008
Conceptul și esența autoguvernării locale. Bazele normativ-juridice ale autoguvernării locale. Principalele documente care reglementează jurisdicția comunităților. Caracteristicile autoguvernării în zonele rurale. Organismele locale de autoguvernare ale unei aşezări rurale.
lucrare de termen, adăugată 24.12.2011
Poziţia autoguvernării locale în structura statală a ţării şi sistem politic societate, cadrul legal al acesteia. Baza legislativă a autoguvernării locale în MO GO "Orașul Yuzhno-Sakhalinsk". Modalități de rezolvare a problemei bugetului local.
lucrare de termen, adăugată 13.03.2009
Organizarea corectă a documentației suport pentru management în organisme guvernamentale. Proces de management în organele de afaceri interne (OVD). Principalele elemente, conținut, tipuri și sarcini ale activității de birou în cadrul Departamentului Afaceri Interne, reglementarea legală a acestuia.
lucrare de termen, adăugată 27.11.2011
Recunoașterea oficială și publică a autonomiei locale ca instituție a democrației. Subiecte ale autoguvernării locale, probleme importanță locală, puteri guvernamentale. Probleme legate de implementarea funcțiilor de autoguvernare locală.
(in rosu. Decretele Guvernului Federației Ruse din 07.09.2011 nr. 751, din 26.04.2016 nr. 356)
I. Prevederi generale
Aceste reguli stabilesc o procedură unificată pentru munca de birou în organele executive federale.
Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.
Organul executiv federal, pe baza acestor reguli, ținând seama de condițiile și specificul activităților sale, elaborează o instrucțiune privind munca de birou, aprobată de șeful organului executiv federal de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării. .
II. Termeni și definiții
()
Apendice
la Regulile de afaceri
în agențiile federale
putere executiva
Lista informațiilor necesare despre documente,
utilizate în scopul contabilității și căutării documentelor
în sistemele electronice de gestionare a documentelor
autorități executive federale
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ
ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS
FACULTATEA DE DREPT
CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE
Test
Pe discipline: „Documentarea activităților de management”
pe tema „Organizarea muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală”
Completat de: elev din grupa 303
Panshina E.Yu.
Kemerovo 2010
Introducere
Concluzie
Introducere
Necesitatea de a automatiza procesele de birou și de a organiza gestionarea electronică a documentelor este recunoscută astăzi de autoritățile de stat și de autoritățile locale în aproape toate subiectele Federației Ruse. Dar, odată cu înțelegerea unei astfel de nevoi, apar o serie de întrebări, fără a primi răspunsuri la care este imposibil să trecem la implementarea practică a proiectelor.
De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre mijloacele tehnice disponibile ar trebui actualizat în primul rând și care poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?
De fapt, toate aceste aspecte se referă la construirea unui plan competent pentru implementarea proiectului pe câțiva ani înainte, ținând cont de finanțarea planificată, nevoile de producție, dotarea tehnică și modernizarea planificată a parcului tehnic.
Munca inginerilor, proiectanților, managerilor de producție petrece mult timp studiind, analizând și compilând diverse documentații. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, în elaborarea documentelor de producție, care se datorează în primul rând lipsei de cunoștințe speciale în rândul compilatorilor. Eliminarea cheltuielilor de timp neproductive în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar aceasta, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte, familiarizarea compilatorilor de documente cu cele mai generale legi ale percepția documentelor, pe de altă parte, și aceasta este sarcina principală, formularea și sistematizarea regulilor și normelor generale pentru întocmirea documentelor de bază.
Scopul lucrării de control este studierea fundamentelor teoretice ale organizării muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.
În funcție de scopul lucrării de control, au fost stabilite următoarele sarcini:
Definiți conceptul de flux de lucru;
Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;
Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;
Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.
1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității
Munca de birou în organul executiv federal se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Borodina V.V. Munca de birou în sistem controlat de guvern. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 154C În baza prezentului Regulament, organul executiv federal, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, emite o instrucțiune privind munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.
Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.
Toate documentele sunt împărțite în intrare, ieșire și interne. Documentele primite trec prin procesare primară, înregistrare, examinare preliminară în serviciul de birou, sunt transferate conducerii pentru examinare și apoi ajung la artiști. După executare, documentele sunt plasate în dosare.
Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal relevantă. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Rezoluția stabilește procedura de lucru cu documentele electronice.
Termenul „flux de lucru” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape a fiecărui sistem informațional. Automatizarea fluxului de lucru este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi „o abordare integrată a automatizării fluxului de lucru”. În același timp, varietatea sistemelor este cea mai largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software pentru controlul proceselor tehnologice.
În această lucrare, termenii „flux de documente”, „muncă de birou” etc. considerată exclusiv în contextul organizării muncii autorităţilor publice şi a autonomiei locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv cu utilizarea reglementărilor naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.
Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de lucru este „mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente din organizație înainte ca acestea să fie transferate în arhivă sau spre distrugere.
Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Cu toate acestea, în „Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” din 27 noiembrie 2000, funcțiile de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să afirmăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și proiectelor de documente.
2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală
În Rusia, la scară națională, s-a dezvoltat o tehnologie unificată de lucru cu documentele de management, așa-numitul sistem de stat de suport documentar pentru management (GS DOW). Documentele rusești nu au analogi în alte țări, fie în ceea ce privește detaliile dezvoltării tehnologiei de lucru cu documente, fie în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, vorbim despre automatizarea tehnologiei tradiționale a fluxului de lucru de birou.
Care sunt caracteristicile „modelului rusesc” al muncii de birou? Există trei avantaje cele mai izbitoare: Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 98C.
Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;
Centralizarea functiilor de control;
Norme uniforme de circulație a documentelor.
Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă un document este pus sub control în momentul în care este primit de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și un organism de autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.
Centralizarea maximă a controlului asupra fluxului de documente presupune ca documentul să fie mai întâi raportat conducerii, iar abia apoi, dobândind rezoluții în conformitate cu ierarhia de servicii, se coboară la executanții direcți.
O altă caracteristică importantă a „modelului rusesc” este prezența unor reguli unificate și detaliate pentru lucrul cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate. Toate activitățile serviciilor de birou - expediții, birouri, grupuri de control - sunt reglementate în conformitate cu regulile de completare a jurnalelor de înregistrare, a dosarelor și a formularelor de raportare.
În contextul existenței în autorități a unei astfel de reglementări detaliate a fluxului de documente, introducerea fără adaptare a unei tehnologii fundamental noi a unuia sau altuia software străin este nerealistă. În acest caz, putem vorbi despre automatizarea muncii tradiționale de birou folosind tehnologii informaționale moderne.
Hârtiile tradiționale implică întreținerea multor jurnale și/sau dosare care servesc documente pe hârtie. Și întreținerea acestor dulapuri de fișiere este obiectul principal al automatizării biroului. În același timp, nimic nu împiedică includerea în sistemul automatizat a posibilității de a lega cardul cu imaginea electronică a documentului în sine (text și chiar imagine, sunet și video). Astfel, se creează condiții tehnologice pentru trecerea la managementul electronic al documentelor. Trecerea la gestionarea electronică a documentelor, la rândul său, creează premisele formării arhive electronice cu mecanisme eficiente de referință și lucru analitic pe o varietate de documente în diverse forme de prezentare.
Pe de altă parte, utilizarea unei rețele de calculatoare creează condiții pentru descentralizarea îndeplinirii diferitelor funcții de birou, menținând în același timp controlul centralizat asupra fluxului de documente. Puteți, de exemplu, să permiteți departamentelor și chiar angajaților individuali să înregistreze documente în mod independent și, în același timp, să controleze central trecerea acestora. În plus, prezența unei rețele care conectează autoritățile la distanță teritorială permite controlul centralizat asupra fluxului de documente, ceea ce este imposibil de implementat în cadrul tehnologiei pur hârtiei.
Modelul de flux de lucru rus nu este doar pe deplin compatibil cu abordări moderne la procesele de management, dar depășește semnificativ și modelele occidentale de management al documentelor. La urma urmei, în modelul rus, pierderea documentelor poate apărea numai din cauza unei încălcări directe a instrucțiunilor de lucru de birou.
3. Alegerea unei abordări pentru automatizarea fluxului de lucru
Necesitatea automatizării fluxului de lucru al autorităților publice și al autoguvernării locale este acum evidentă pentru toată lumea.
Munca de birou care utilizează jurnale de hârtie și dulapuri de dosare este incompatibilă cu cerințele de îmbunătățire a eficienței muncii funcționarilor publici din mai multe motive.
Informațiile despre documente și cursul executării acestora sunt distribuite între sistemul de dosare ale organizației și diviziile sale structurale. Prin urmare, obținerea de informații despre lucrul cu documente într-o întreprindere necesită căutarea și procesarea datelor din dulapuri de fișiere eterogene și descentralizate.
Dosarele cu documente sunt de obicei separate de artiști. Acestea conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor.
Reproducerea și mișcarea unui număr mare de documente pe hârtie, întreținerea numeroaselor și duplicarea revistelor și a dulapurilor de dosare duce la cantități mari de costuri neproductive ale forței de muncă.
Cu toate acestea, abordările cardinale, revoluționare ale fluxului de lucru al autorităților de stat și ale autoguvernării locale sunt foarte periculoase. Acest lucru poate duce nu numai la o întârziere în implementare, ci și la probleme serioase în management.
Microsoft împreună cu parteneri oferă două soluții software și metodologice pas cu pas în domeniul organizării fluxului de documente a autorităților publice și a autonomiei locale: Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V.V. Borodin. Editura: RAGS, 2008. -184C.
Lucru automatizat de birou pentru fluxul de lucru pe hârtie;
Management electronic de documente și muncă de birou.
O astfel de abordare în etape va face posibilă creșterea treptată a eficienței activității autorității, eliminând posibilitatea dezorganizării activităților sale. Munca automatizată de birou pentru fluxul de lucru pe hârtie este, pe termen scurt, principala abordare a automatizării fluxului de lucru în autoritățile publice și administrațiile locale.
Documentele procesate de autoritate, inclusiv cele transmise prin tehnologia informatică, au două forme - în mod tradițional pe hârtie și electronice. Această simbioză este rezultatul facilitati moderne pregătirea documentelor implică o formă electronică de stocare a documentelor, și baza normativăși reguli de circulație stabilite – hârtie. De asemenea, cel mai important argument în favoarea conservării suport de hârtie documentele este o comoditate de neegalat de a lucra cu ele. Regulile și obiceiurile se schimbă mult mai lent decât capacitățile tehnologiei informaționale moderne.
În autoritățile publice și în autoguvernarea locală, se pare că de mult timp, la procesarea documentelor în formă electronică, se vor salva operațiunile care necesită crearea copiilor lor pe hârtie. De regulă, managerii preferă să lucreze cu documente în formular de hârtie. În plus, în timp ce schimbul de documente oficiale între autorități și transferul acestora la arhivele statului are loc și pe hârtie.
Managementul electronic al documentelor și munca de birou (EDD) este un răspuns tehnologic la cerințele moderne ale situației politice și economice actuale pentru eficiență autorităţile ruse puterea de stat și administrația locală. EDD este susținut, de asemenea, de experiența implementării sale în organismele guvernamentale occidentale și de exemple de funcționare în structuri comerciale mari și progresive din Rusia.
4. Sisteme care organizează gestiunea electronică a documentelor
După cum am menționat mai sus, managementul electronic al documentelor este un set de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Tehnologiile aplicate permit organizarea interacțiunii „fără întreruperi” a sistemelor care asigură diverse operațiuni de procesare a documentelor. În primul rând, astfel de tehnologii includ: Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 68C.
Tehnologii de recunoaștere a textului care transformă documentele primite pe hârtie într-o formă complet electronică de prezentare;
Analog electronic al unei semnături de mână;
Mijloace de transmitere a datelor;
Mijloace de stocare a informațiilor electronice.
Aceste tehnologii permit subsistemelor care îndeplinesc diverse funcții să se completeze organic unele pe altele. O astfel de interacțiune poate crește dramatic eficiența funcționarilor publici atunci când lucrează cu documente.
Managementul electronic al documentelor vă permite să creați un singur spațiu informațional în autoritate, integrând toate sistemele documentare în nodul informațional. Integrarea se realizează fără pierderea calității muncii cu documente, păstrând în același timp tradițiile munca de birou ruseasca. Baza unei astfel de integrări este stocarea documentelor fiabile și sistemele de flux de lucru care interacționează cu acesta. Toate documentele procesate sunt stocate într-un singur depozit, ceea ce permite căutarea și selecția optimă a informațiilor la pregătirea materialelor. În prezent, în majoritatea autorităților și administrațiilor locale, multe operațiuni sunt deja efectuate folosind tehnologia computerizată. Sarcina sistemului automatizat este de a organiza o muncă colectivă eficientă asupra textelor documentelor și de a oferi fiecărui funcționar public un spațiu informațional bogat pentru a-și asigura activitățile.
5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale
Scopul principal în dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor electronice a fost acela de a obține o continuitate maximă a regulilor și tehnicilor de gestionare a documentelor pe hârtie și a muncii de birou de fișiere jurnal, ceea ce face posibilă asigurarea unei tranziții nedureroase de la tehnologiile tradiționale la cele moderne.
Sistemul de management al înregistrărilor procesează documentele stocate într-un singur depozit de documente al autorității. Acest lucru vă permite să includeți documente procesate de managementul documentelor oficiale într-un singur spațiu de informații al autorității.
Tehnologia de gestionare a documentelor electronice este susținută de următoarele funcţionalitate sisteme: M.I. Basakov. Munca de birou. Tutorial pentru studenti institutii de invatamant mijloc învăţământul profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. -95C.
Înregistrarea în mod automatizat a documentelor primite transmise prin e-mail sau prin portalul de internet, inclusiv a celor dotate cu dispozitiv electronic semnatura digitala(EDS) și criptoprotecție;
scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie folosind tehnologia OCR încorporată;
Atașarea la cardul de înregistrare (RC) a unei imagini electronice a documentului sub forma unui fișier (fișiere) de orice format;
diferențierea drepturilor de acces la fișierele atașate ale unei imagini electronice a unui document;
Furnizarea fiecărui funcționar - participant la procesul clerical - cu propriul său birou virtual personal, care să asigure că funcționarul are acces doar la documentele legate de competența sa;
Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;
căutarea text integral și atributiv a documentelor electronice, inclusiv căutarea text integral la distanță;
Trimiterea documentelor electronice de ieșire prin e-mail sau publicarea pe portalul de internet al autorității (folosind orice E-mail, care acceptă MAPI), protejat de EDS și criptat folosind instrumente certificate;
Formarea și executarea cazurilor, i.e. gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei;
Arhivarea documentelor electronice, treburile autorității.
Unitatea principală de contabilitate din sistem este RC-ul documentului, a cărui caracter complet al detaliilor oferă posibilitatea generării de rapoarte statistice și analitice pe diferite secțiuni de informații, ușurință de căutare.
În același timp, setul principal de detalii ale RC poate fi extins cu un set arbitrar de detalii suplimentare, determinate pentru fiecare grup de documente. Conform detaliilor suplimentare ale Republicii Kazahstan, este posibil, împreună cu detaliile principale, să se caute și să selecteze date atunci când se generează rapoarte. La primirea unui document electronic de intrare, înregistrarea acestuia se efectuează automat. Pentru documentul primit ca urmare a schimbului dintre cele două sisteme EDD, majoritatea detaliilor RK sunt generate automat. Imaginea electronică a documentului este atașată AC. Totodată, se verifică identitatea documentului prevăzut cu EDS și criptoprotecție. În cazul în care documentul primit ajunge în formă de hârtie, pachetul OCR este apelat din mediul de sistem, iar la primirea imaginii sale electronice, acesta este returnat în sistemul de management al biroului cu atașarea simultană a documentului la AC. Utilizatorul sistemului, care a atașat fișierul documentului, stabilește drepturile de acces la fișier la nivel de secret, precum și protecția (anularea protecției) față de editare.
Dacă este necesară traducerea unui volum relativ mare de documente pe hârtie destinate executării și stocării în formă electronică, se propune utilizarea opțiunii „Înregistrare în flux”. În acest caz, după introducerea datelor de înregistrare despre document în Republica Kazahstan, utilizatorul stației de lucru automatizate (AWS) de înregistrare în linie imprimă pe prima foaie a codului de bare, care corespunde numărului de sistem intern atribuit de către sistemul la documentul înregistrat. După aceea, documentele în ordine aleatorie de la diferite stații de lucru de înregistrare a fluxului ajung la stația de lucru de scanare echipată cu un scaner de mare viteză. Imaginile electronice scanate ale documentelor intră în baza de date și, datorită tehnologiei de extracție a codurilor de bare, sunt atașate cardurilor de înregistrare a documentelor corespunzătoare.
După înregistrare, AC cu documentul atașat este trimis prin rețea funcționarului responsabil cu luarea unei decizii cu privire la executarea documentului, iar apoi executorilor documentului în conformitate cu detaliile rezoluției. Totodată, fiecare manager sau executor este înzestrat cu anumite drepturi care fac posibilă asigurarea organizării muncii cu documente cât mai apropiate de munca tradițională la o masă la care documente sunt doar de competența acestui angajat și care sunt fie în așteptarea începerii execuției (în folderul Primite) sunt aranjate în foldere, fie acceptate de angajat pentru execuție (în folderul La execuție), fie transferate subordonaților cu indicarea termenului limită de execuție (în folderul On executie). folder de control).
În timpul lucrului cu documente electronice, este oferită o căutare combinată text integral și atributiv pentru documentul solicitat, inclusiv prin accesul web la baza de date de documente a sistemului.
Fișiere cu texte (imagini) de ieșire și documente interne conform tehnologiei standard sunt, de asemenea, atașate la RK. Document de ieșire, însoțit de cerințele RK, poate fi protejat printr-un EDS, criptat și transferat către destinatar.
Astfel, coroborat cu posibilitatea de înregistrare a documentelor primite prin linii de comunicare, este asigurată gestionarea electronică a documentelor corporative. Documentele executate sunt transformate în cutii și transferate în depozitul de arhivă.
6. Automatizarea schimbului de documente între autorități
În prezent, multe autorități publice folosesc deja moștenirea sisteme automatizate managementul documentelor. Sunt construite pe diferite baze de software și hardware. Unele dintre ele, furnizate de partenerii Microsoft (inclusiv sistemul Delo al companiei Electronic Office Systems descris mai sus), sunt implementate pe baza tehnologiilor moderne. De asemenea, un număr semnificativ de sisteme din generațiile anterioare bazate pe MS DOS și alte platforme sunt încă în funcțiune. Unificarea sistemelor în toate organele statului în viitorul apropiat este imposibilă atât din punct de vedere politic (drepturile subiecților Federației și ale guvernelor locale), cât și din punct de vedere practic. Implementarea, și mai ales înlocuirea sistemelor de operare, este un proces destul de lung, dificil și costisitor.
În această situație, soluția firească este dezvoltarea unui astfel de instrument de schimb interdepartamental de documente care ar putea fi ușor adaptat la diverse formate de mesaje de intrare/ieșire și ar permite conectarea diferitelor sisteme.
Schimbul de documente electronice trebuie să fie securizat corespunzător. Documentele trebuie să fie prevăzute cu o semnătură electronică, care să garanteze paternitatea și imuabilitatea conținutului documentului, iar în cazuri individuale- închis prin mijloace criptografice de la acces neautorizat.
Fiecare organizație are multe organizații corespondente cu care se fac schimb de documente și toate pot avea diferite formate de mesaje și chiar rețele. Încărcați sistemele organizațiilor individuale cu funcția de suport continuu informatii de serviciu necesar pentru organizarea schimbului este impracticabil. Este logic să construim schimbul de documente nu pe principiul „fiecare cu fiecare”, ci pe baza principiului „stea” - pe baza centrelor de schimb de documente (DPC).
Centrele de date pot îndeplini următorul set de funcții: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 127 p.
Transformarea și coordonarea formatelor documentelor de intrare-ieșire;
Suport pentru bazele de date de adrese și calculul rutelor de livrare a documentelor;
Livrare garantată a documentelor;
Arhivarea suplimentară a documentelor;
Suport și sincronizare a directoarelor.
Centrele de mesagerie pot, de asemenea, să-și asume rolul CA-urilor care mențin infrastructura cheii private și publice, procedurile de autentificare pentru organizațiile care participă la schimb.
Pentru integrarea cu centrul de date, sistemele corporative vechi, dacă este necesar, pot fi suplimentate cu module speciale de interfață care asigură proceduri preliminare de conversie a formatului și schimb cu centrul de date.
7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri
O soluție pentru autoritățile municipale și alte autorități cu un flux de lucru redus. Această categorie poate fi clasificată structuri municipale management cu o cantitate mică de flux de documente, care nu au o bază tehnică suficientă pentru implementarea unui sistem EDD cu drepturi depline. Pentru aceștia se poate recomanda o soluție monoutilizator, dotată cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu o organizație superioară – direct sau prin intermediul centrului de date. Utilizatorul unei astfel de soluții este de obicei un angajat responsabil de munca de birou a organizației. În același timp, se lucrează cu documente pe hârtie, dar sistemul menține înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, înregistrarea rezoluțiilor pe documente, documente scoase din cauza și arhivate. La în număr mare de asemenea, angajații pot ține evidența mișcării originalelor pe hârtie. Documentele primite în formă electronică de la o organizație superioară sunt imediat înregistrate, tipărite și încep să fie executate înainte de sosirea originalelor pe hârtie. Organizația-mamă primește automat o notificare că documentul a fost înregistrat. Această soluție permite: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 154C.
Accelerarea schimbului de documente de intrare/ieșire cu o organizație superioară;
Reduceți numărul de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută.
8. Soluție pentru administrația locală
Această categorie poate include în mod condiționat structurile de conducere municipale care au un volum mediu de circulație a documentelor de la 3.000 la 10.000 de documente pe an, biroul sau secretariatul ca unitate structural separată și lucrează nu numai cu documente de la organizații, ci și cu scrisori și apeluri de la cetățeni. si intreprinderi. Astfel de organizații au de obicei o flotă suficientă de computere personale conectate la o rețea locală. Pentru ei se poate recomanda o solutie multi-utilizator cu numarul de locuri de munca de la 5 la 20, dotata cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu organizatiile superioare si inferioare (direct sau printr-un centru de date), comunicare cu un portal de informare. și primirea de aplicații de la cetățeni și organizații și posibilitatea de acces la internet la distanță.acces la datele sistemului EDD. Sistemul ar trebui să asigure înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, contabilizarea rezoluțiilor asupra documentelor, a documentelor scoase din cauză și în curs de arhivare. De asemenea, trebuie păstrată o evidență a mișcării originalelor din hârtie.
Utilizatorii unei astfel de soluții sunt de obicei nu numai personal de birou, ci și un număr de angajați ai departamentelor funcționale. Întrucât majoritatea angajaților unor astfel de organizații au calculatoare personale, în cadrul unei astfel de soluții, lucrul cu o parte din documente poate fi organizat în principal sau exclusiv în formă electronică. Documentele pe hârtie primite pot fi digitizate, iar toate lucrările ulterioare cu acestea pot fi deja efectuate electronic. Procesul de executare a documentelor (impunerea și executarea hotărârilor) poate fi organizat și în formă electronică.
În cazul în care organizația are un canal disponibil permanent pe Internet, accesul la distanță la sistemul EDD poate fi organizat printr-o interfață web, care vă permite să controlați evoluția muncii atât pentru funcționarii plecați, cât și pentru organizațiile superioare.
Această soluție permite: Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.
Accelerarea schimbului de documente cu organizațiile superioare și inferioare;
Reduceți sarcina asupra personalului de birou prin transferarea unei părți din funcții către departamente;
Creșterea eficienței controlului asupra executării documentelor;
Organizarea unui sistem eficient de stocare a documentelor aferente;
Reduceți timpul de căutare a documentelor necesare;
Reducerea numărului de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută;
Accelerează și fă mai mult munca eficienta angajați pentru executarea documentelor;
Reducerea costurilor de lucru cu contestațiile cetățenilor și organizațiilor depuse electronic (prin portal);
Oferiți control asupra execuției documente importante din organizaţiile superioare.
Dezvoltarea și sprijinirea portalului, precum și organizarea accesului la internet la distanță la datele sistemului EDD, un set de tehnologii Internet de la Microsoft (Internet Information Services, tehnologie ASP, Microsoft Index Server) și API-ul furnizat de sistemul Delo-Enterprise pentru publicare documentele pot fi folosite.direct de la baza.
automatizarea puterii fluxului de lucru
Concluzie
O caracteristică a muncii de birou și a fluxului de lucru în autoritățile publice sau administrația locală, ca sistem de suport documentar pentru management, este o reflectare 100% a proceselor de management în formă documentară. Din acest motiv, procesele de lucru de birou și de circulație a documentelor capătă un caracter autonom și necesită un sistem de management propriu.
În prezent, procesul de introducere a tehnologiei informatice și a rețelelor în institutii publice, iar în multe dintre ele nivelul atins până în prezent este suficient pentru introducerea tehnologiilor moderne de lucru cu documente. Dar, pe lângă computere și rețele, acest lucru necesită un set de soluții software moderne.
Federația Rusă este pe deplin conștientă de importanța acestui domeniu, care se reflectă în Federal programul țintă„Rusia electronică” în general și într-o serie de activități specifice ale acesteia.
Rezultatul final al activităților administrative ale aparatului de stat depinde de multe verigi intermediare, dintre care una este producția de afaceri, care permite eficiența și flexibilitatea în luarea deciziilor. Lucrarea de caz coordonează toate etapele de lucru - de la proiectare până la implementarea practică a soluțiilor. Procesul de management include următoarele principale operațiuni tipice documentate:
Colectarea si prelucrarea informatiilor documentare; pregătirea deciziilor;
luarea deciziilor și documentare; aducerea de decizii executorilor;
Executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță;
Transfer de informații prin link-uri verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.
Aparatul administrativ își implementează funcțiile în principal prin organizare universală și autorizată și acte administrative creat circuland indiferent de specificul activitatilor din toate sectoarele economiei si administratiei publice. Dacă luăm în considerare că în aparatul administrativ sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că efectivul regulament acest proces are mare importanță. Ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor documentare, documentar standardele de stat, toate clasificatorii sindicali și sisteme unificate documentație. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de documente în țară pe parcursul întregului ciclu tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă pentru gestionarea gestiunii documentelor a fiecărei unități administrative.
Lista literaturii folosite
1. M.I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 376s.
3. Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M.V. Kirsanov. - Editura: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Studii superioare)
4. Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I.N. Kuznețov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.
5. Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 256s.
6. Sistemul de stat suport pentru managementul documentației. Cerințe generale la documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991
Găzduit pe Allbest.ru
...Documente similare
Studiul puterilor puterii de stat și ale autoguvernării locale în Rusia modernă. Modalitati de implementare de catre autoritati autorităţile municipale individual puterile statului. Relațiile dintre autoritățile locale și autoritățile de stat.
lucrare de termen, adăugată 05/04/2010
Aspecte teoretice ale organizării suportului de documentare pentru management într-o unitate de sănătate. Diferențele dintre munca de birou și managementul documentelor. Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia. Analiza cifrei de afaceri documentare a spitalului.
teză, adăugată la 01.06.2013
Studiul caracteristicilor managementului personalului în divizia Volgograd a Ministerului Combustibilului, Energiei și Reglementării Tarifelor. Îmbunătățirea cadrului legal pentru managementul personalului în autoritățile publice.
teză, adăugată 04.08.2014
Caracteristicile administrării așezării rurale Sushchevsky din regiunea Kostroma. Bazele juridice ale organizării autoguvernării locale. Relația administrațiilor locale cu autoritățile publice. Managementul personalului administrativ.
raport de practică, adăugat la 07.09.2009
Analiza autoguvernării locale, determinarea locului și rolului acesteia în sistemul administrației publice. Principalele probleme în domeniul interacțiunii dintre autoritățile locale. Caracteristicile interacțiunii autorităților în municipalitate Surgut.
teză, adăugată 22.08.2011
Conceptul și importanța muncii de birou în activitățile întreprinderii, principiile și rolul automatizării. Sarcinile serviciului de gestionare a documentelor. Tehnologii pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor, instrumente software utilizate.
lucrare de termen, adăugată 01.10.2015
Consultanta de personal: concept, esenta si continut. Dezvoltarea consultanței de personal în Rusia. Externalizarea ca metodă de consultanță. Optimizarea proceselor administrative și manageriale în autoritățile publice și autoguvernarea locală din Federația Rusă.
lucrare de termen, adăugată 26.06.2013
Descrieri ale aplicării tehnologiilor informatice pentru îmbunătățirea proceselor de gestionare a documentației. Caracteristicile muncii de birou ale Conservatorului de Stat din Astrakhan. Analiza fluxurilor de documente, organizarea muncii cu documente.
teză, adăugată 12.12.2011
Esența structurii organizatorice a autorităților publice, principii și abordări ale formării acesteia, caracteristici și criterii de evaluare a eficacității. Recomandări pentru îmbunătățirea structurii organizatorice a Comitetului Executiv al unei anumite regiuni.
teză, adăugată 04.08.2015
Documentarea activitatilor de management. Sistemul de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar. Scriere de afaceri și comerciale. Organizarea muncii cu documente. Automatizarea proceselor de suport de documentare a managementului. Istoria informatizării muncii de birou.