Numerele foilor cu litere: ce este și cum se utilizează în munca de birou? Formarea și înregistrarea cazurilor în instituții, organizații și întreprinderi Ce sunt foile de scrisori.

Reguli de completare a fișei de certificare a cazului

Fișa de certificare a cazului: conținut și design

Cum se întocmește un certificat de dosar personal

Fișa de certificare a cazului

Blanker.ru

Realizarea de fișiere pentru stocare permanentă

Dosarul personal al angajatului

3.6. cerințe pentru înregistrarea cazurilor acceptate pentru arhivare

Cum se folosesc numerele de litere în inventarul de cazuri?

Este posibil să folosiți numere de litere în comenzi?

Relevanța numerotării literelor

CONSTANT - CÂT?

FORMĂM ȘI ORGANIZAM CAZURI ȘI DOCUMENTE

PREGĂTIREA DOCUMENTE PENTRU ÎNREGISTRARE

ÎNREGISTRAREA CAZURILOR PENTRU DEPOZITARE

CE SE CUMPĂRĂ ÎN ARHIVĂ

Din articol vei afla:

Cum se numerotează foile la întocmirea unui inventar intern?

În procesul de numerotare, există o serie de subtilități despre care fiecare funcționar trebuie să le cunoască:

Numerele literelor pot fi utile atunci când compilați o fișă de certificare a cazului?

Numerotarea comenzilor conform GOST

Caracteristici ale formării cazurilor

Modalități de organizare a documentelor

Etapa întâi: numerotarea foilor volumului

Etapa a doua: alcătuirea unui inventar intern al volumului

Etapa a treia: întocmim o fișă de probă a cauzei

Pasul patru: Cuserea volumului

Etapa a cincea: distingem pagina de titlu (copertă) a volumului

Noua pagina 1

Comandarea documentelor organizației, inclusiv a personalului, ar trebui să fie efectuată în cel mult trei ani de la încheierea activității lor de birou.

În conformitate cu art. 2 lege federala„La arhivarea în Federația Rusă» din 22 octombrie 2004 Nr.125-FZ în curs de raționalizare documente de arhivă se înțelege ca realizarea unui complex de lucrări privind formarea documentelor de arhivă în unități de depozitare (fișiere), descrierea și execuția acestor unități de depozitare (fișiere) în conformitate cu regulile stabilite de Guvernul special autorizat al Federației Ruse. agentie federala putere executiva.

Procedura de organizare a documentelor organizației este stabilită în Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor(în continuare - Regulile de funcționare a arhivelor organizațiilor), aprobate prin decizia consiliului de administrație al Arhivelor Federale din 6 februarie 2002

Unitățile (cazurile) de depozitare trebuie descrise, sistematizate, înscrise în inventariere și executate într-o manieră care să asigure contabilizarea, căutarea și utilizarea acestora.

Pregătirea documentelor privind personalul pentru păstrarea pe termen lung este efectuată de angajații serviciului de personal al organizației cu asistența metodologică a șefului arhivei organizației (responsabil de arhivă). În cazul în care organizația este o sursă de achiziție a arhivei de stat sau municipale, pot fi implicați în calitate de consultanți angajați ai instituției arhivistice relevante.

Mulți oameni au impresia că prelucrarea documentelor este munca de legare a acestora, numerotarea foilor, proiectarea copertelor cutii și întocmirea unui inventar asupra acestora. Acest lucru este departe de a fi adevărat. Înainte de a continua cu procesarea cazurilor, ar trebui să acordați atenție executării corecte a documentelor și completitudinii compoziției acestora. Este necesar să se verifice toate documentele administrative, prezența tuturor detaliilor necesare: date și numere, semnături. În același timp, trebuie amintit că documentele sunt selectate pentru stocarea arhivă pe termen lung numai sub forma originalelor lor. În lipsa documentelor originale, acestea se înlocuiesc cu copii certificate.

Atunci când se determină perioadele de păstrare a documentelor, ar trebui să ne ghidămO listă de tipice documentele de management formate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de depozitare(denumită în continuare Lista standard) (M., 2000), precum și listele departamentale.

Pentru stocarea de arhivă pe termen lung, sunt selectate documente cu o perioadă de valabilitate de 10 ani (și mai mult). De regulă, inventarul cazurilor de personal include următoarele tipuri de documente și aranjate în următoarea succesiune: comenzi (instrucțiuni) pentru personal, liste de angajați, fișe de evidență a personalului, dosare personale, conturi personale pt. salariile lucrătorilor și angajaților, documente personale nerevendicate ale angajaților ( cărți de muncă, certificate, certificate etc.), rapoarte de accidente legate de performanță atributii oficiale. Pe lângă documentele specificate, pentru stocare sunt selectate următoarele documente: contracte de munca, neincluse în dosarele personale, fișele de pontaj sau ținutele lucrătorilor în profesii periculoase.

Selecția documentelor pentru stocarea ulterioară se realizează prin efectuarea unei analize foaie cu foaie a cazurilor. Nu este permisă efectuarea unei examinări a valorii documentelor numai prin rubrici de pe copertele dosarelor. Totodată, din dosare sunt eliminate copii suplimentare ale documentelor sau documentelor care nu au legătură cu problemele asupra cărora s-a constituit cauza.

Înregistrarea cauzelor prevede: sistematizarea înscrisurilor în cauză, clasarea sau legarea cauzei, numerotarea filelor cauzei, întocmirea unei foi de probă a cauzei, întocmirea (în cazurile necesare) inventarul intern al documentelor.

La compilarea documentelor în cazuri, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

· plasează în dosarele doar înscrisuri executate, corect executate, care, în cuprinsul lor, corespund rubricii cauzei conform nomenclatorului cauzelor;

· includeți în acest caz o copie a documentului;

· documente de grup de unul an calendaristic (cu excepția chestiunilor personale);

· adună toate documentele legate de același subiect;

· dosarul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.

Este interzisă gruparea redactării și duplicatelor de copii ale documentelor, precum și a documentelor care urmează să fie returnate în cutii.

Documentele sunt grupate în cazuri astfel încât să acopere anumite probleme secvenţial într-o ordine logică. De regulă, documentele sunt aranjate în cazuri în ordine cronologică.

Luați în considerare, ca exemplu, formarea documentației administrative pentru personal- Comenzi.

Comenzile pentru personal sunt formate în cutii în funcție de momentul depozitării acestora. În același timp, trebuie amintit că este interzisă gruparea documentelor cu termeni diferiți depozitare.

În conformitate cu art. 6b Lista de modele comenzile de personal au două perioade de depozitare: 75 de ani și 5 ani.

Comenzile cu termen de valabilitate de 75 de ani includ comenzi de admitere, concediere, relocare, bonusuri, stimulente, concedii lungi pentru îngrijire, călătorii lungi de afaceri. Comenzile cu o perioadă de stocare de 5 ani includ comenzi pentru acordarea de concedii regulate și de studii, taxe, penalități, călătorii de afaceri interne pe termen scurt.

Ordinele, instrucțiunile și alte documente administrative privind personalul se formează în dosare în decurs de un an calendaristic, resistematizate în ordinea crescătoare a numărului acestora, în ordinea cronologică și cu cererile aferente. La începutul cazului, ar trebui să fie localizate comenzile, instrucțiunile de la primul număr.

În mod similar, conform principiului cronologic, se realizează sistematizarea documentelor în cazurile care conţin acte de accidente.

Documentele din dosarele personale sunt aranjate pe măsură ce sunt primite.

Conturile personale de salarizare și cardurile personale, contractele de muncă (acordurile), foile de pontaj și ținutele pentru lucrătorii din profesii periculoase ar trebui să fie formate în fișiere în ordine alfabetică, după nume.

Arhivarea dosarelor formate se efectuează numai după finalizarea examinării contravalorii documentelor.

Documentele cauzei sunt tivite, împletite în patru înțepături cu fire aspre. Documentele sunt depuse, legate astfel încât să fie asigurată citirea liberă a textului.

Dacă în dosarul personal există documente personale nerevendicate (certificate, certificate, carnete de muncă, legitimații militare etc.), acestea se pun într-un plic, care, împreună cu alte documente, se depun la dosar. Este mai oportun să se întocmească un inventar separat pentru documentele personale nerevendicate, în care fiecare document este înscris sub un număr independent.

La începutul fiecărui caz, se anexează o foaie de hârtie goală, la sfârșit - o foaie de certificare în forma prescrisă.

În foaia de certificare, în cifre și în cuvinte, numărul de foi numerotate din caz, prezența lipsurilor și numere de litere, numărul de foi din inventarul intern al cazului. Nu este permisă eliberarea unei inscripții de asigurare pe verso ultimul document carcasă sau pe coperta carcasei.

După o foaie curată la începutul cauzei, se întocmește un inventar intern al actelor cauzei.

Se întocmește un inventar intern pentru dosarele personale în forma prescrisă.

Numerotarea foilor în cutii se efectuează pentru a asigura siguranța și fixarea ordinii documentelor cuprinse în carcasă. În acest caz, toate foile carcasei (cu excepția foilor inscripției de certificare și a inventarului intern) sunt numerotate în formă extinsă cu cifre arabe în ordine brută. Numerele foilor sunt așezate cu un creion grafic negru în colțul din dreapta sus al foii într-un loc fără text. Nu sunt permise pixuri și creioane colorate. Filele inventarului intern se numerotează separat de actele cauzei.

În prezența un numar mare erori comise la numerotarea foilor carcasei, este necesara renumerotarea foilor. În același timp, numerele vechi sunt tăiate, iar altele noi sunt aplicate lângă ele. Este interzisă corectarea numărului vechi cu unul nou.

Dacă se fac erori minore la numerotarea foilor, sunt permise numerele de litere. De exemplu: 25, 25a, 25b, 26, 27 etc. De asemenea, este permis să lipsească numere în carcasă. De exemplu: 25, 27, 28, 29 etc.

Toate aceste trăsături ale numerotării filelor cauzei (prezența numerelor cu litere și lipsă) sunt precizate în foaia de martor a cauzei.

De exemplu, ultimul număr de foaie de caz- 122, dar în același timp există două numere de litere ale foii în dosar: 25a, 25b și un număr lipsă- 26. În acest caz, inscripția de certificare a cauzei va arăta astfel: „În cauză se depun și se numerotează 123 (o sută douăzeci și trei) de file, cuprinzând: litere numere de foi.- 25a, 25b; lipsește numărul foii- 26...".

După ce s-a efectuat numerotarea foilor, trecem la proiectarea capacului carcasei.

În conformitate cu Regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor Elementele obligatorii ale descrierii copertei unui caz sunt:

· Numele companiei;

· Nume unitate structurală;

· indicele cazurilor (conform nomenclatorului cazurilor);

titlul cauzei;

data cauzei;

· numărul de foi din dosar;

· perioada de depozitare a carcasei;

· cifrul dosarului de caz.

Pe coperta cazului, numele complet al organizației este indicat în conformitate cu documentele sale constitutive, iar între paranteze - numele abreviat acceptat. În acest caz, trebuie avut în vedere următoarele: pe coperta dosarului se afișează denumirea pe care o avea organizația la momentul constituirii documentelor din acest caz. Același lucru este valabil și pentru denumirea unității structurale în a cărei activități s-au constituit actele cauzei.

Indexul cazului se trece pe coperta din nomenclatorul cazurilor.

Unul dintre cele mai importante detalii ale husei carcasei este titlul cazului. Utilizarea documentelor cuprinse în acesta depinde de cât de corect este întocmită.

Titlul trebuie să reflecte cu acuratețe și într-o formă generalizată conținutul și componența principală a actelor cauzei. Este necesar să se abțină de la formulări nespecifice, cuvinte introductive și transformări sintactice complexe.

Titlurile cazurilor ar trebui să conțină următoarele elemente, aranjate într-o anumită secvență:

· denumirea tipului de dosar (revista, carte, dosar personal etc.) sau tipul documentelor (comenzi, conturi personale, acte etc.);

· denumirea organizației sau unității structurale în ale cărei activități s-au constituit actele cauzei (autorul documentelor);

· un rezumat al actelor cauzei;

· datele (perioada) la care se referă actele cauzei.

Compoziția elementelor antet cauzei este determinată de natura actelor cauzei. Dacă este necesar, poate fi completat și cu elemente precum:

· denumirea localitatii (teritoriului) cu care se raporteaza continutul actelor cauzei;

Autenticitatea actelor cauzei nu este specificată în titlu.

LA acte administrative sunt date numerele lor. De exemplu: „Cartele pentru înregistrarea personalului angajaților sucursalei Tver a Sberbank din Rusia în ordine alfabetică după nume de familie de la litera „A” la „B” pentru anul 2000” sau „Comenzile nr. 1-130 ale managerului băncii privind bonusurile pentru angajati. Copii”.

În rubricile dosarelor personale sunt scrise integral numele de familie, numele, patronimul. De exemplu: „Dosarul personal al demisului Isaev Viktor Grigorievici în 2000”.

Aș dori să atrag atenția angajaților servicii de personal pentru proiectarea copertelor cazurilor care conțin conturi personale (statul de plată) pentru salarii. La alcătuirea rubricii cazului, este necesar să se indice numele complet al unității structurale, ai cărei angajați aveau salarii acumulate. Nu este permisă utilizarea diferitelor abrevieri sub forma: OGM, OM, ORP, GPO etc., deoarece acest lucru complică și mai mult căutarea informatie necesara cuprinse în documente. De exemplu, nu puteți scrie: „Conturi personale pentru salariile angajaților din instituțiile publice”. Ar trebui scris: „Conturi personale pentru salariile angajaților departamentului organizatoric și juridic”.

Dacă firma are conditii nocive manoperă, apoi pentru depozitare pe termen lung (75 de ani) se selectează mesele și ținutele lucrătorilor din profesii periculoase. Totodată, în titlul cauzei, este necesar să se indice atelierul, unitatea în care au lucrat.

Cerința obligatorie a husei carcasei este data actelor cauzei- anii de constituire și finalizare a cazului în muncă de birou.

La documentele administrative și de informare și de referință se aplică termenele de stabilire și completare a dosarelor.

Documentele administrative, inclusiv personalul, includ comenzi și comenzi. Pentru informare și referință - conturi personale pentru salarii, acte, cărți (reviste), etc.

Datele limită ale documentelor de caz sunt datele (ziua, luna, anul) de înregistrare (compilare) a celor mai vechi și mai recente documente incluse în dosar.

Dacă cazul este o carte (jurnal) de înregistrare a comenzilor sau a comenzilor pentru personal, atunci data cauzei va fi exactă. date calendaristice prima și ultima intrare din carte (revista).

Data unui dosar personal este data semnarii ordinelor de admitere si concediere a persoanei pentru care se depune.

La desemnarea datei documentului se indică mai întâi ziua, apoi luna și anul. Ziua și anul sunt indicate cu cifre arabe, numele lunii este scris în cuvinte. De exemplu: 5 iunie 2003

Este permisă și o scriere numerică prescurtată a datei documentului. De exemplu: 06/05/2003.

Următoarea cerință pentru proiectarea capacului carcasei este numărul de foi din carcasă, care este transferat din foaia de certificare a carcasei.

Perioada de depozitare a cazului se aplică în conformitate cu articolul din Lista model sau cu nomenclatorul cazurilor organizației după verificarea acestuia cu Lista model.

Cifrul arhivistic al cazului include: nr. fond, nr. inventar, nr. caz, nr. pachet (cutie).

Numărul fonduluieste atribuită de arhiva de stat sau municipală relevantă, a cărei sursă de achiziție este organizația. Dacă organizația nu este o sursă de achiziție a unei instituții de arhivă, atunci numărul fondului este atribuit conform listei de fonduri. Lista fondurilor este principalul document contabil al arhivei organizației. Se păstrează în arhiva organizației, care stochează documente a două sau mai multe fonduri.

Dacă arhiva organizației stochează un singur fond de arhivă, atunci nu este nevoie să îi atribuiți un număr.

numarul de inventarrepartizat în arhiva organizației conform fișei de fond (care este și principalul document contabil al arhivei).

Numărul cazuluicorespunde cu numărul cazului conform inventarului.

numarul cutieiatribuite în timpul formării pachetelor, cutii în ordinea brută după ce s-au efectuat toate lucrările de eficientizare a documentelor de către personal, coordonarea și aprobarea inventarelor pentru documente de către personal.

Cifre de arhivăpe copertele dosarelor se aplică cu cerneală (cerneală) după ce cazurile sunt incluse în secțiunile anuale ale listelor rezumative ale cazurilor de către personal, aprobate. comisie de experti organizații convenite cu comisia de expertiză și de verificare a organismului arhivistic relevant (în cazul în care documentele organizației sunt clasificate ca Fond de arhivă RF) și aprobat de șeful organizației. Înainte de aceasta, cifrul de arhivă este aplicat cu un creion.

Coperțile carcasei sunt realizate cu cerneală rezistentă la lumină, cu un scris de mână clar lizibil. Nu sunt permise corecții la detaliile capacului cazului. Dacă se comite o eroare, înregistrarea este rescrisă. Este indicat să folosiți cerneală neagră atunci când proiectați husa carcasei, deoarece este mai rezistentă la influențele externe. mediu inconjuratorși își păstrează proprietățile mai mult timp. Inscripțiile sunt aplicate direct pe capacul dur (carton) al carcasei.

E.A. Koshelev, deputat Director al Arhivei Centrale de Stat a Regiunii Moscova

Fișa de certificare a cazului compilat pentru a lua în considerare numărul de foi din caz în formularul prescris, care este dat în Anexa 9

Iar în ceea ce privește personalul, după încheierea anului calendaristic în care sunt înființați, acesta trebuie pregătit pentru trecerea în arhivă. Pregătirea ante-arhivă a dosarelor include două proceduri: înregistrare și descriere.

Înregistrarea se face de către persoana responsabilă cu lucrul cu documentele. Proiectarea include pregătirea unei fișe de certificare.

Foaia de martor se întocmește în cauză pe o foaie separată (format A4, A5) pe versoul ultimei foi albe.

Este interzisa scoaterea fisei de certificare de pe coperta carcasei sau de pe spatele alb al colii ultimului document. Dacă carcasa este capsată sau legată fără forma foii de certificare, aceasta este lipită în partea de sus a foii pe interiorul capacului carcasei.

În fișa de certificare se indică numărul de foi numerotate în cifre și cuvinte, iar separat, prin semnul „+”, numărul de foi ale inventarului intern (dacă există).

În foaia de martor se notează caracteristicile numerotării foilor, starea fizică a înscrisurilor și executarea cauzei:

prezența numerelor de litere ale foilor;
prezența foilor lipsă;
numere de foi cu fotografii lipite;
numărul de foi de format mare;
numărul de plicuri cu atașamente și numărul de foi incluse în acestea;
numărul de foi deteriorate:
prezența în cazul exemplarelor tipărite ale broșurilor cu numărul de coli din acestea, dacă acestea nu erau marcate în numerotarea generală brută în cauză.

Numărul de foi cu litere, care lipsesc, ar trebui să fie luat în considerare în datele finale privind numărul de foi numerotate. De exemplu, ultima filă a dosarului are numărul 252, dar dosarul are foi cu numerele 5a și 30a și numărul lipsă 17. În acest caz, numărul total de foi va fi 252+2-1=253.

Foaia de martor este semnată de redactorul acesteia, se indică funcția acestuia, decodificarea semnăturii, data întocmirii.

Toate modificările ulterioare în componența cauzei (deteriorări, înlocuire a documentelor originale) sunt notate în fișa de certificare cu referire la actul relevant.

Pregătiți documente pentru arhivare? Nu uitați să faceți o declarație de probă a cazului. Introduceți în formularul corespunzător informații despre numărul de foi și starea lor fizică. Explicați caracteristicile numerotării. Din articol vei afla:

de ce este necesară o fișă de certificare și este obligatorie;
modul în care se întocmește fișa de martor la dosar personal;
fișa de certificare a unui dosar personal: un model de proiect;
ce informatii sunt indicate la completarea fisei de certificare;

Fișa de certificare în sistemul de documente contabile Munca modernă de birou este un domeniu separat de activitate dedicat problemelor de documentare, precum și organizării muncii cu documentație.

Foaia martorului este apoi lipită în spatele părții superioare a foii, pe interiorul capacului cazului. Este posibil să se facă modificări la fișa de certificare? Regulile din 2015 cer ca toate modificările în starea fizică sau compoziția cazului să fie înregistrate în fișa de certificare. Condiția fizică nu ridică întrebări, dar se poate schimba cu adevărat compoziția carcasei cusute? Da poate.
Un exemplu izbitor sunt cărțile de muncă nerevendicate despre care am vorbit acum o săptămână. Deoarece pot veni oricând după ei, cărțile despre firmware-ul volumului nu sunt străpunse. Plicurile în care sunt închise sunt străpunse, iar 1 plic corespunde unei coale a carcasei.
Dacă după câțiva ani o persoană sau rudele sale au solicitat această carte, atunci o emitem în ordine generală. După aceea, nu uităm să facem o înscriere corespunzătoare în foaia de certificare a cazului, altfel se va dovedi că am pierdut cartea chiar din carcasă.

Specificul întocmirii unui inventar intern al documentelor unui dosar personal este că acesta este inclus în carcasă imediat când este deschis și completat în cursul întreținerii acestuia. De aceea, inventarul intern prevede reflectarea includerii de noi documente in dosarul personal, precum si scoaterea documentelor din dosarul personal, inlocuirea originalelor cu copii (inregistrate in coloana „Nota”). Dacă dosarul este deja legat și clasat, inventarul intern al documentelor certificate de compilator se lipește cu marginea de sus pe interiorul copertei frontale.

Vă rugăm să rețineți că la pregătirea cazului pentru arhivare, filele inventarului intern sunt numerotate separat de foile dosarului personal. După ce angajatul este concediat, dosarul său personal este închis, adică este scos din folder și flashat. În acest caz, este important să nu uitați să eliberați o fișă de certificare.

Foaia de martor se întocmește în cauză pe o foaie separată, în cărți - pe versoul ultimei foi albe, în dulapuri pentru dosare - pe o foaie albă separată de format card. Fișa de certificare a cauzei se întocmește conform formularului stabilit (Anexa 9), care indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate ale cauzei, numărul de foi ale inventarului intern, caracteristicile numerotației. a numerelor cazurilor (prezența numerelor majusculelor, a numerelor lipsă, a numerelor de coli cu fotografii lipite, a numerelor de coli de format mare, a plicurilor cu atașamente și a numărului de coli cuprinse în acestea), precum și prezența în cazul copii tipărite ale broșurilor cu numărul de foi din ele, dacă nu au fost notate în numerotarea totală brută a cazului. Fișa de certificare a cazului este semnată de redactorul acestuia.

Ministerul Culturii (Ordinul nr. 526 din 31 ianuarie 2015), completarea fisei de certificare este inclusa in procedura de depunere a dosarelor pt. pe suport de carton odata cu depunerea documentatiei, numerotarea acesteia, intocmirea inventarului intern si proiectarea copertei. Forma lui este definită cerințele de reglementare la organizarea depozitării documentelor de arhivă. Un exemplu de formular al fișei de certificare a cazului este conținut în Anexa nr. 8 la Regulile de arhivare.

Ajutor Detaliile standard ale formularului includ:

Numele tipului de document;
Denumirea poziției compilatorului;
Semnătură;
decriptare;
Data pregătirii;

În formular se introduc următoarele informații: Numărul total de foi ale cazului (indicat în cuvinte și cifre); numere de litere; numere pierdute; Caracteristicile condiției fizice și formarea carcasei; Dimensiunea hârtiei recomandată pentru înregistrarea formularului este A4.

Atenţie

Pe coperta cazurilor de depozitare permanentă este prevăzut un loc pentru denumirea arhivei de stat în care vor fi acceptate dosarele organizației, denumiri ale codurilor arhivei și organizației de stat. La schimbarea denumirii organizației (unității structurale) în perioada acoperită de documentele cazului sau la transferarea cazului către o altă organizație (la altă unitate structurală), noul nume al acestei organizații sau organizației succesoare este indicat pe coperta cazul, iar denumirea anterioară a organizației (unitatea structurală) este cuprinsă între paranteze. Titlul cauzei de pe coperta dosarelor se trece din nomenclatorul cazurilor organizației, convenit cu comisia de expertiză și verificare a instituției arhivistice corespunzătoare.

În cazurile necesare, se fac precizări la titlu (număr de comenzi, protocoale etc.).

Fișa de certificare este un element obligatoriu în executarea fiecărui caz a unei perioade de păstrare permanentă și a unui dosar personal. Foaia de martor al cauzei se întocmește pe o filă separată și se pune la capătul cauzei. La predarea cărților (revistelor) către arhivă, inscripția de certificare se întocmește pe versoul unei foi albe, în dulapuri de dosare - pe o coală goală separată de format card.

În fișă, în cifre și în cuvinte, se indică numărul de foi numerotate ale carcasei și separat, prin semnul „+” (plus), numărul de foi ale inventarului intern (dacă există). Fișa de certificare prevede următoarele caracteristici ale numerotării actelor cauzei: prezența numerelor de litere ale fișei cauzei; prezența unor numere lipsă de foi ale carcasei; prezența numerelor de foi cu fotografii lipite, documente, decupaje din ziare; numărul de foi de format mare; numărul de plicuri cu atașamente și numărul de foi incluse în acestea.

Personal nu este de prisos Întrucât procedura de menținere a unui dosar personal nu este reglementată pentru organizațiile bugetare, recomandăm ca angajatorul să adopte un act de reglementare local care să reglementeze aspectele menținerii, procesării și stocării dosarelor personale. Pentru informația dumneavoastră. Un caz este un document sau un set de documente legate de o problemă sau domeniu de activitate, plasat într-o copertă separată. Cazurile se consideră inițiate din momentul în care se include în ele primul document executat.

În gestionarea dosarelor personale ale angajaților trebuie respectate reguli stricte, chiar dacă nu este așa cerinta obligatorie catre angajator. Este important de reținut că indiferent de modul în care sunt denumite dosarele („date personale”, „dosar” sau altfel), acestea conțin datele personale ale angajatului, prin urmare, toate cerințele prevăzute la cap.

Dosarul se consideră clasat după ce a fost inclus în dosarul de stocare a primului document executat. În același timp, se întocmește capacul carcasei deschise. Coperta dosarului se întocmește în forma prescrisă (Anexa 3) Pe coperta dosarului deschis se pun următoarele informații: denumirea organizației; denumirea unității structurale a organizației în care s-a format; indice de cazuri conform nomenclatorului cazurilor; titlul cauzei; perioada de păstrare a carcasei sau inscripția „A se păstra permanent” (transferată din nomenclatorul cutii).
Pe coperta cazurilor de depozitare permanentă este prevăzut un loc pentru denumirea arhivei de stat în care vor fi acceptate dosarele organizației, denumiri ale codurilor arhivei și organizației de stat.

Termenele cazurilor care conțin documentație organizatorică, administrativă, creativă și de altă natură (procese verbale, stenograme, scrisori, rapoarte etc.), pentru care s-a dat data exactă. importanţă, precum și cauzele formate din mai multe volume (părți), se aplică termenele pentru actele cauzei, i.e. datele de înregistrare (întocmire) a celor mai vechi și mai recente documente incluse în cauză. Dacă cazul este un registru de comenzi, instrucțiuni etc., atunci data cazului va fi datele calendaristice exacte ale primei și ultimelor înregistrări din jurnal. Datele limită pentru un caz care conține procese-verbale ale ședințelor sunt datele aprobării (pentru documentele care sunt aprobate) sau ale primului și ultimului proces-verbal care alcătuiesc cazul.
Termenele pentru un dosar personal sunt datele semnării ordinului de admitere și de eliberare a persoanei pentru care s-a întocmit acest dosar.
Vorbim, de exemplu, despre prezența în cazul documentelor cu text ilizibil, a foilor lipite (dacă sunt diagrame mari etc.), a foilor rupte, a fotografiilor lipite, dacă în carcasă sunt plicuri și sunt atașate. în ele etc. Foaia de martor a cauzei trebuie să fie semnată de redactorul acesteia, în timp ce funcția și semnătura sunt descifrate, se aplică data. În procesul de utilizare a documentelor de arhivă, dacă este necesar, în viitor se fac mărcile necesare în fișa de certificare.
Dacă dosarul este depus fără foaie de martor, atunci acesta trebuie lipit în partea de sus, pe interiorul capacului cazului. Dar de obicei este plasat după ultimul document și în această formă carcasa este cusă. La începutul articolului este dat un exemplu de completare a unei fișe de certificare. De asemenea, puteți descărca în format eșantion de doc fișa certificatului de caz. Pentru a depune un dosar, este posibil să aveți nevoie și de o mostră din inventarul intern al documentelor cauzei.

Este posibil să folosiți numerele de foi cu litere la depunerea dosarelor? Numerotarea literelor este folosită în munca modernă de birou sau această metodă nu mai este relevantă?

Cuvântul „litera” a venit în limba noastră din latină și înseamnă literal „scrisoare”. Mulți l-au întâlnit ca parte a adresei poștale, unde servește la clarificarea clădirii, de exemplu: numărul casei 81, litera A. Cineva își va aminti de el din poveștile despre Sherlock Holmes, care a păstrat o „colecție demnă de răufăcători” sub litera „M”. În munca modernă de birou, această metodă de numerotare și-a găsit o aplicație largă. Este convenabil pentru identificarea precisă a documentelor, ordonarea lor în arhive și cataloage.

Cea mai mare parte a documentației oficiale a companiei este stocată în arhiva acesteia pentru perioadele specificate la nivel legislativ. Pregătirea lui pentru transferul în arhivă este un proces clerical important. Toate lucrările trebuie să fie pregătite și legate corespunzător. În ceea ce privește numerotarea foilor în cutiile pregătite pentru depozitarea arhivistică, se poate distinge ca o etapă separată a acestui proces.

La întocmirea unui dosar, este necesar să se asigure că documentele cuprinse în acesta corespund rubricii conform nomenclatorului și sunt aranjate după anumite principii: după problemele luate în considerare, trăsături geografice, cronologie, sau în ordine alfabetică.

Numărul literei din arhivă face de obicei parte din indexul documentului. În timpul procesului de indexare, tuturor documentației i se atribuie denumiri alfanumerice. Cu ajutorul lor, orice hârtie oficială poate fi identificată cu acuratețe și găsită în arhivă dacă este necesar. Compoziția indexului este determinată de sarcinile de căutare.

Se întocmește un inventar de cazuri sau un inventar de arhivă pentru a sistematiza unitățile de stocare a arhivei. Ajută la păstrarea înregistrărilor exacte ale cazurilor și dezvăluie conținutul acestora. De fapt, un astfel de inventar îndeplinește funcțiile unei cărți de referință arhivistice, o listă sistematizată a cazurilor transferate în arhivă.

Pentru cazurile de depozitare permanenta si temporara, precum si cazurile de personal si cazuri specifice acestei organizatii se intocmesc liste separate.

Descrierile de caz includ următoarele elemente:

Numărul de serie al carcasei (volumul sau partea sa);
Index;
Titlul conform copertei;
datele cazului;
Număr de foi;
Note.

Volumele și părțile carcasei au numerotare independentă. Dacă este necesar să se înscrie în inventar documente oficiale cu aceleași rubrici, atunci pentru primul caz această coloană este completată complet, iar următoarele cazuri omogene sunt indicate prin cuvintele „Același”. Ca exemplu de utilizare a numerelor de litere în inventar, se poate cita un fragment din lista de cazuri de către personal.

În acest fragment, dosarul conținând contracte de muncă cu lucrători disponibilizați este împărțit în 2 volume, în fiecare din care actele sunt aranjate în ordine alfabetică. Primele litere ale numelor membrilor personalului servesc drept numere de litere de secțiune pentru fiecare volum.

Intern de fapt, este titlul lui. Acest document este întocmit pentru cazurile din următoarele categorii:

cu termen de valabilitate de peste 10 ani;
depozitare permanentă;
cazuri asupra personalului, indiferent de termenele de depozitare;

Forma unificată a inventarului este dată în Anexa nr. 27 la Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 526 din 31 martie 2015 „Cu privire la aprobarea regulilor de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse ...”. Conform acestor reguli, la depunerea unui dosar, este necesar să se fulgere sau să legă toate documentele incluse în acesta, să le numeroteze, să se întocmească o fișă de certificare și un inventar intern al documentației și să se întocmească coperta cazului.

Numărul este plasat în colțul din dreapta sus;
Pentru fixarea lui se folosește un numărător sau un creion de grafit;
Foi inventar intern numerotate separat;
Fiecare volum sau parte a carcasei are propria sa numerotare;
Pe desene, fotografii și ilustrații, numerotarea este pusă pe verso în colțul din stânga sus;
O foaie cu documente lipite strâns este numerotată ca una, dacă sunt lipite cu o margine, atunci fiecare dintre ele trebuie numerotată;
Documentele cu numerotare proprie sunt numerotate în ordinea generală;

În ceea ce privește numerele de litere folosite în arhivă, acestea se notează în cazul în care s-au făcut erori la numerotare. Dacă numărul lor este nesemnificativ, de exemplu, lipsesc doar câteva coli, puteți introduce paginile lipsă în carcasă. Pentru numerotarea lor, iau numărul anterior, îl pun pe o foaie nenumerată cu adăugarea unui index de litere în ordine crescătoare. Ordinea de numerotare va arăta astfel: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Aceste numere de litere trebuie indicate în inventarul actelor cauzei în coloana corespunzătoare.

Fisa de verificare- aceasta document separat, care este întocmit pentru a ține cont de numărul de foi din carcasă. Legea a aprobat-o formă unificată(Anexa nr. 8 la Regulile de arhivare). Acesta indică:

numărul de foi numerotate (în cifre și în cuvinte);
numărul de foi ale inventarului intern;
caracteristici de numerotare;
informații despre starea fizică a documentației;

Datele cu privire la prezența numerelor de litere ale colilor în liant sunt informații care trebuie indicate în fișa de certificare. Eu gras au fost făcute greșeli, iar compoziția sa a fost modificată sau completată, iar foile anexate au fost numerotate cu litere, este necesar să le enumerați. De exemplu: „Au fost depuse și numerotate în dosar 213 (două sute treisprezece) file, inclusiv: litere numere de foi: 45a, 45b, 45c + foile inventarului intern - 4”.

Dacă, după emiterea fișei de certificare, componența și starea cauzei suferă modificări (înlocuirea originalelor cu copii, deteriorarea sau pierderea documentației), este necesar să se facă o notă corespunzătoare despre aceasta cu data și o referință la actul relevant.

Atribuirea de indici unici tuturor comenzilor emise în organizație este necesară în următoarele scopuri:

să eficientizeze procesele de înregistrare a documentației oficiale;

accelerarea procedurii de căutare și recunoaștere a unei comenzi în matricea documentară generală;

să faciliteze clasificarea în pregătirea documentației pentru depozitarea arhivistică;

Conform " . standard national Federația Rusă. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Documentație organizatorică și administrativă...”, care va intra în vigoare la 1 iulie 2018, cerinţă obligatorie fiecare document este numărul său de înregistrare. Acesta este un identificator numeric sau alfanumeric, care include număr de serieși un număr suplimentar de literă în conformitate cu nomenclatorul treburilor organizației.

cod digital - un index în conformitate cu data emiterii comenzii de la începutul anului calendaristic;

un număr de litere este un cifru alfabetic care vă permite să determinați dacă o ordine aparține unuia sau altuia;

Numerele literelor din ordine sunt folosite pentru a îmbunătăți eficiența indexării documentelor. Acest proces vă permite să atribuiți fiecare hârtie oficială, inclusiv comanda, un index unic literă-numeric care indică ora înregistrării acesteia, locul întocmirii, timpul de execuție și perioada de păstrare.

Această procedură este destul de individuală. Este definit aprobat prin reglementările locale ale companiei. Disponibilitatea numerelor de litere depinde, în primul rând, de numărul total ordinele emise și necesitatea de a le distinge clar după tip.

În companiile mici, comenzile după varietate, de regulă, nu sunt împărțite. Cu toate acestea, atunci când le pregătește pentru depozitarea arhivă, funcționarul trebuie să le împartă în funcție de perioada de depozitare. Pentru aceasta să printr-o bară oblică sau o cratimă se adaugă un număr de litere sau index de litere: „k” (personal), „l” (personal). Prima poate însemna că comanda aparține categoriei de documente cu perioade scurte de păstrare, a doua - grupului de documente cu o perioadă de păstrare de 75 de ani.

V companii mari sistemul de indexare poate fi extins la 10 sau mai multe coduri de litere. De exemplu, se găsesc adesea următoarele litere:

P - comenzi de angajare;
K - călătorii de afaceri;
MK - călătorii de afaceri locale;
OTD - concediu fără plată;
OTK - antrenament și vacanțe regulate;

Astfel, un număr de litere este o modalitate de a identifica o comandă, de a o evidenția în fluxul general al documentației și de a determina fără ambiguitate proprietatea acesteia.

În activitățile fiecărei organizații se formează o categorie specială de cazuri - cazuri de depozitare permanentă. În articol vă vom spune cum să aranjați astfel de cazuri pentru transferul în arhivă.

Termenele de păstrare a documentelor sunt stabilite prin liste standard:

O listă de documente tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558, modificat la 16.02.2016; în continuare - Lista 2010);
O listă de documente tipice de arhivă generate în științifice, tehnice și activitati de productie organizații, indicând termenii de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 iulie 2007 nr. 1182, modificat la 28 aprilie 2011; în continuare - Lista 2007).

Perioada de păstrare a documentelor poate fi stabilită și în industrie documente normative. În acest caz, cuvântul „permanent” poate fi înlocuit cu un sinonim, de exemplu, „la nesfârșit”.

Dacă organizaţia nu este o sursă de achiziţie a arhivei statului.

Coloana 3 „Perioada de păstrare a documentelor” din Lista 2010 conține o notă de subsol<*>, care prevede că perioada de păstrare a documentelor „permanente” (permanente) în organizații care nu sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale nu poate fi mai mică de zece ani. Vorbim doar despre acele documente ale căror perioade de păstrare sunt indicate în Lista 2010.

Astfel, dacă o organizație nu este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), trebuie să păstreze documente cu o perioadă „permanentă” de cel puțin 10 ani, iar apoi să fie liberă să le distrugă în regim normal, alături de cazuri. care au expirat până în acest moment. În același timp, în instrucțiunile pentru munca de birou sau într-un alt local act normativ dedicat depozitarii documentelor, este indicat sa se stabileasca termen minim stocarea acestor documente. De exemplu:

Întrucât Societatea nu este o organizație - o sursă de achiziție a arhivelor de stat (municipale), perioada de păstrare „permanentă” a documentelor de gestiune este de 10 ani.

Notă

Lista din 2007 nu conține astfel de note de subsol sau instrucțiuni în niciun alt mod. Prin urmare, dacă un document din Lista 2007 are o perioadă de păstrare „permanentă”, aceasta înseamnă păstrare pentru întreaga existență a organizației.

Dacă organizația este o sursă de achiziție a arhivei statului, atunci perioada de păstrare „permanent” înseamnă „atâta timp cât organizația există”. Dacă organizația lichidată are un succesor, atunci „permanent” va dura tot timpul existenței organizației succesoare. În situația în care o organizație este lichidată fără succesori, arhiva statului de care aparține efectuează o examinare a valorii documentelor cu termen de păstrare permanent și le preia în depozitele sale pe cele pe care le consideră utile. Documentele care nu prezintă interes pentru arhivă pot fi distruse.

Pregătirea unui caz pentru depozitare începe cu mult înainte ca documentul să fie completat în evidența. Toate procesele DOW sunt efectuate secvenţial şi sunt interconectate.

Notă

Deja în proces de primire document de intrare sau crearea unuia de ieșire, trebuie să înțelegeți în ce caz va fi plasat documentul și care sunt caracteristicile formării acestui caz.

De exemplu, comenzile pentru activitățile de bază ar trebui luate în considerare și formate strict separat de comenzile pentru personal. Organizațiile mici păcătuiesc adesea opusul, în care secretarul combină funcțiile de funcționar și de ofițer de personal. Înainte de a trimite un astfel de fișier compozit pentru stocare, va trebui să fie desființat, iar aceasta este o muncă suplimentară.

În ceea ce privește corespondența, aceasta ar trebui să fie formată conform principiului „cerere-răspuns”, atunci când fiecare scrisoare de intrare sau de ieșire este introdusă în dosar în funcție de întrebarea sa, și nu după tip (intrat sau ieșit). Acest lucru trebuie făcut imediat, în caz contrar, când vine timpul să trimiteți cutii pentru depozitare, secretara va cheltui o cantitate mare timpul pentru a forma istoria corespondenței.

Documentele din caz pot fi sistematizate:

Cronologic, adică în momentul creaţiei. De regulă, în astfel de cazuri, documentele sunt aranjate strict în funcție de numere de înregistrare, De exemplu:

	Numărul foii de caz (volum)
Ordin din 01.12.2015 Nr.1
Ordin din 13.01.2015 nr.2
Ordin din 13.01.2015 nr.3
Ordin din 16.01.2015 nr.4
Ordin din data de 19.01.2015 nr.5

alfabetic- de exemplu, prenumele sau numele proiectelor:

Mod combinat- mai întâi, documentele sunt aranjate în ordine alfabetică, apoi și cronologic, de exemplu:

Documentul și datele de înregistrare ale acestuia	Numărul foii de caz (volum)
Corespondență cu Astra SRL
Foaie separatoare
Ref. Nr 53 din data de 14.01.2015
În. Nr 243 din data de 16.01.2015
Ref. Nr 105 din data de 23.01.2015
În. Nr 341 din 28.01.2015
Corespondență cu Vasilek SRL
Foaie separatoare
În. Nr.14 din data de 12.01.2015
Ref. Nr.18 din data de 13.01.2015
În. Nr.201 din data de 15.01.2015

Documentele împărțite în blocuri alfabetic sunt separate unele de altele, de exemplu, prin separatoare colorate. Acest lucru este opțional, dar face lucrul cu volumul mult mai ușor. La numerotarea foilor, separatoarele primesc numere în ordinea generală.

Astfel, în momentul în care dosarele vor fi depuse pentru stocare, documentele vor fi deja corect formate în dosare, iar în interiorul dosarelor acestea vor fi sistematizate.

Îndepărtăm excesul. Cel mai probabil, până acum documentele erau păstrate în mape – registratori. Este încă prea devreme pentru a scoate documente din ele. Pentru început, să parcurgem fiecare dosar și să eliminăm ciorne, copii dublu (repetate) ale documentelor, foi cu note din el și agrafe și capse din documentele în sine.
Împărțim cazurile în volume.În această etapă, determinăm câte volume ale cazului vor ieși în final și cum este mai bine să împărțim documentele în volume: pe luni, după numărul de foi, pe antreprenori, pe nume etc. În conformitate cu clauza 4.20 din Regulile pentru organizarea stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente din autorități puterea statului, guvernele și organizațiile locale (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526; în continuare - Reguli 2015) în fiecare caz nu ar trebui să fie mai mult de 250 de foi.

Nu este deloc necesar să veniți cu un fel de sistem de împărțire a documentelor în volume, este suficient să urmați această regulă. Distribuția uniformă a foilor, în primul rând, face posibilă formarea unor volume de aproximativ aceeași grosime, iar în al doilea rând, facilitează căutarea documentelor în dosar. Astfel, dacă în dosar există aproximativ 300 de coli, atunci este mai bine să faceți două volume a câte 150 de coli fiecare, și nu 250 și 50.

Apoi extragem cu grijă documentele din foldere, le distribuim pe volume și trecem la înregistrarea pentru stocare.

În funcție de perioada de depozitare, cazurile pot fi procesate parțial sau complet. Toate dosarele depuse în organizație și cu termen de valabilitate mai mare de 5 ani sunt parțial procesate, cu excepția cazurilor privind personalul. Design complet Următoarele cazuri sunt supuse depozitării, în conformitate cu Regulile din 2015:

perioada de depozitare permanenta;
perioada de depozitare temporara (peste 10 ani);
documentele de personal toate, inclusiv cele care au o perioadă de valabilitate de cinci ani).

Etapele de înregistrare a fiecărui volum.Înregistrarea completă pentru stocarea fiecărui volum al fișierului are loc în următoarea ordine:

1) numerotarea foilor cazului;

2) întocmirea unui inventar intern al cazului;

3) înregistrarea foii - martorul cauzei;

4) depunerea sau legarea actelor cauzei;

5) designul copertei (pagina de titlu).

Dacă documentele au fost deja numerotate anterior de cineva în același colț din dreapta sus și noua numerotare nu se potrivește cu cea veche, atunci tăiați numărul vechi și scrieți-l pe cel nou lângă el. Numerele aplicate în alte părți ale foii nu trebuie corectate. Dacă în volumul respectiv este inclusă o broșură cu propria numerotare a paginilor, atunci fiecare dintre foile sale, inclusiv coperta, își primește numărul în ordinea generală.

Fiecare volum numerotat poate fi etichetat cu un autocolant cu următoarele informații:

numărul total de foi;
numere pierdute;
numere de litere.

Aceste informații ne vor fi utile puțin mai târziu la întocmirea foii de martor a cauzei.

Dacă în volum lipsesc mai multe numere cu litere, atunci ele trebuie luate în considerare la numărarea numărului de foi. De exemplu, dacă într-un volum există 100 de coli după numere, dar lipsesc trei numere și două cu litere, atunci numărul total de coli din volum va fi 99 (100 - 3 +2).

Regulile din 2015 nu spun nimic despre numărul de revizuiri în numerotarea volumului. Evident, dacă sunt prea multe erori, atunci este mai bine să renumerotați foile. Cu toate acestea, cu ce semnificație începe acest „prea mult” nu se știe. În acest caz, vă recomandăm să vă familiarizați cu clauza 75 din Regulile pentru activitatea de birou notarial (aprobată prin decizia Consiliului FNP din 17 decembrie 2012, prin ordin al Ministerului Justiției din Rusia din 16 aprilie, 2014 nr. 78):

extracţie

din Regulile muncii de birou notarial

75. […] Dacă se comite mai mult de 5 erori la numerotarea foilor din carcasă (volum), foile cutiei (volumului) se numerotează din nou.

Această regulă nu este necesară pentru munca generală de birou, dar cel puțin oferă o idee despre câte erori este mai bine să renumerotezi un volum.

Alcătuirea unui inventar intern al documentelor volumului nu este întotdeauna necesară. Pentru a cita Regulamentul 2015:

extracţie

din Regulile pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse

și alte documente în autoritățile de stat, administrațiile și organizațiile locale

4.30. Să contabilizeze documentele anumitor categorii de cauze pe hârtie (personale, cauze judiciare, materiale de dosare penale, cazuri de acordare a diplomelor academice și conferirea de titluri academice, cauze legate de eliberarea certificatelor de drept de autor și a brevetelor de invenție), un inventar intern al cauzei. documentele sunt întocmite.

Inventarul intern este un fel de cuprins al volumului.

Secretarul, dacă este necesar, poate realiza un inventar intern pentru alte categorii de cazuri. Iată ce spun ei despre aceste Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002):

extracţie

din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor

3.6.17. Se întocmește un inventar intern al actelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror contabilitate este determinată de specificul acestei documentații (în special dosare valoroase, personale, judiciare, de anchetă etc.), precum precum și să înregistreze depozitarea permanentă și temporară (peste 10 ani), formată în funcție de tipurile de documente ale căror titluri nu dezvăluie conținutul specific al documentului.

Astfel, este posibil să se întocmească un inventar intern atât pentru volumul cu comenzi pentru activitatea principală (mai ales dacă, din cauza unei sistematizări incorecte, numerotarea a fost încălcată în acesta), cât și pentru volumul cu corespondență, dacă aceasta facilitează utilizarea volumele.

Forma inventarului intern este dată în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 27). Inventarul are propria numerotare a foilor, care poate fi depusă automat în etapa creării unui document în MS Word (Exemplu 1).

Se întocmește o fișă de certificare pentru fiecare volum al cazului. Formularul de fișă este cuprins și în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 8). Este ușor de completat: știm deja câte foi sunt în fiecare volum, precum și câte dintre ele lipsesc și numere cu litere. În ceea ce privește „caracteristicile condiției fizice”, atunci vorbim despre:

despre foi rupte;
foi lipite;
broșuri, documente cusute și sigilate ca parte a volumului;
foi de un format mai mare decât majoritatea din volum și alte documente non-standard pentru acest volum (Exemplul 2).

Alegem o husă. Documentele cu termen de valabilitate permanent se eliberează în huse din carton special concepute pentru cazurile cu termen de valabilitate permanent (Fig. 1). Este mai ușor să le găsești pe site-urile magazinelor online și nu în platformele comerciale - acest produs nu este cel mai popular, așa că adesea uită să-l pună pe tejghea.

Dosarul de legare din carton este completat cu un cotor lat flexibil cu un strat adeziv. Capacele de sus și de jos sunt încrețite cu o adâncime de la marginea stângă de 25 mm, ceea ce vă permite să răsfoiți carcasa ca pe o carte și să copiați foile fără dificultate.

Un volum conceput într-o astfel de copertă arată ca o carte obișnuită, doar într-un format mare. Volumele astfel concepute pot fi asezate vertical pe raft fara teama ca se vor indoi, strivind continutul.

Facem o copertă. Dacă conducerea consideră că este prea scump, secretarul va trebui să ia foarfece, carton și să creeze singur husele. Cu toate acestea, realizarea de coperți decente va funcționa numai dacă puteți găsi carton de înaltă calitate tăiat în coli egale sau puțin mai mari decât A4. Din obișnuitul „Pentru creativitatea copiilor” nu va ieși nimic bun.

Pentru a realiza singur coperta, veți avea nevoie de carton, o foaie de bumvinil (material de legare durabil, rezistent la apă, pe bază de hârtie) și bandă cu două fețe.

Principiul cusăturii huselor achiziționate și de casă este același:

1. Așezați capacul inferior, documentele și capacul superior împreună, găuriți și capsați legarea.

2. Înfășurați materialul moale (în cazul autoproducției - o bandă de bumvinil) în spatele capacului inferior și lipiți banda strâns de jos (Fig. 2).

Ca rezultat, capacul de casă va arăta aproape la fel ca în Fig. 3.

Folosim un perforator. Deoarece documentele sunt capsate în 4 găuri, este mai bine să utilizați perforatoare speciale cu 4 găuri pentru aceasta, care perforează un teanc de documente de la 150 la 300 de coli o dată (Fig. 4, 5).

De asemenea, puteți utiliza un perforator obișnuit cu 10 coli cu două găuri, cu toate acestea, va trebui să perforați aceste zece coli de două ori. Distanța dintre cele patru găuri ar trebui să fie de 8 cm (conform
cu recomandările GOST 17914-72 „Huse de acoperire pentru cutii de depozitare pe termen lung. Specificații”), deci contorul trebuie setat la „888”.

Înainte de a perfora găurile în volum, trebuie să aranjați documentele carcasei în următoarea ordine:

1) inventar intern (dacă a fost creat);

2) acte de caz;

3) fișa de certificare.

Selectăm un ac și un fir. Acul de cusut este prea mic, este mai bine să folosiți o pungă (așa-numita „țigan”) - lungă (aproximativ 12 cm) și cu ochiul larg. Firul va avea nevoie de unul puternic, dar îl puteți plia de mai multe ori și de cel obișnuit. Puteți coase și cu sfoară de bancă, dar nu este ușor să o înfilați chiar și într-un ac „țigănesc”.

Lungimea firului pe un volum standard este de aproximativ 1 metru. Cel mai bine este să determinați empiric lungimea optimă pentru dvs. - deja la al treilea volum cusut va deveni clar cât de mult va fi nevoie. Nu este nevoie să legați un nod la capătul firului, ca în cusutul obișnuit - oricum, capetele vor fi tăiate la lungimea optimă. Dacă volumul a fost străpuns (găurit, găurit) cu atenție, nu vor fi probleme cu filetarea firului, deoarece diametrul acului este mult mai mic decât diametrul găurii de la burghiu sau perforator.

Direcția acului cu firul la suturarea volumului este prezentată în Figura 6.

După ce ambele capete ale firului sunt scoase din spatele volumului, acestea sunt legate (nu strânse, astfel încât volumul să poată fi deschis nu numai, ci și, dacă este necesar, faceți o copie a oricărui document, dar nu slab, pentru ca foile carcasei să nu „mergă”) și să fie tăiate.

Notă:în general şi munca de birou de personal Nu este nevoie să scoateți capetele firelor din interiorul capacului și să le fixați cu un autocolant de autentificare. Capetele sunt tăiate și, dacă este posibil, ascunse sub capac. Dacă nu există capac, acestea sunt pur și simplu scoase din interior fără alte manipulări.

Forma paginii de titlu a cauzei este dată în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 28). Umplerea sa de obicei nu provoacă dificultăți. Nu uitați doar că linia de sus a copertei „Numele arhivei statului (municipale)” rămâne goală. Dacă cazul ajunge vreodată în arhivele statului, angajații acesteia vor completa ei înșiși acest rând.

În colțul din stânga jos al paginii de titlu este aplicat codul de arhivă al casei: numărul fondului, numărul de inventar și numărul acestei unități de depozitare conform inventarului (Exemplu 3).

Lipiți pagina de titlu pe coperta volumului. Cel mai bine este să folosiți adeziv PVA, dar apoi carcasa trebuie pusă imediat sub presiune timp de câteva ore, altfel pagina de titlu se va lipi neuniform și se va încreți pe alocuri. Cel mai puțin potrivit pentru aceasta este un lipici (coperta se va desprinde în câteva ore) și un lipici de papetărie (prea lichid și va strica pagina de titlu, astfel încât nicio apăsare nu o va salva). Imprimarea copertelor pe foi cu un strat adeziv este costisitoare și ineficientă: „stratul adeziv” de pe ele este condiționat, iar capacul poate fi îndepărtat cu o mișcare a mâinii.

Deci, algoritmul de înregistrare a documentelor pentru stocare permanentă este următorul:

Index de caz

Titlul cazului

Termenele limită

Număr de foi

Termen de valabilitate

Contracte de munca cu salariatii concediati. B - K.T.1

De asemenea. Literele L - Z. T.2

Sortimentul de papetărie speciale pentru arhivă, prezentat în magazine, este mic, dar poți alege ceva.

Mașini de legare arhivă. Volumul carcasei este fixat în ele și găurit. Mașina poate fi manuală (pentru găurire, trebuie să rotiți un mâner special, Fig. 7) și electrică (burghiutul este pornit prin apăsarea unui buton, Fig. 8). Opiniile experților despre aceste mașini diferă: cineva le consideră convenabile, cineva - exact opusul. Dar o gaură perforată de un perforator arată cu siguranță mai netedă și mai îngrijită decât o gaură forată de o mașină.

Cutie de depozitare. Volumele gata făcute pot fi pur și simplu puse pe un raft sau pot fi ambalate suplimentar în cutii. Există multe tipuri de cutii. Să remarcăm, de exemplu, o cutie cu șiruri, în care sunt așezate mai multe volume legate de cutii (Fig. 9).

La vânzare puteți găsi și cutii mari cu capac cu balamale (Fig. 10). Această cutie poate conține 10 sau mai multe volume.

Este convenabil să obțineți volumul sau pachetul dorit din cutii cu capac cu balamale fără a scoate cutia de pe raft. Unele cutii au chiar suporturi speciale de fixare, care vă permit să formați un rack prin conectarea cutiilor (Fig. 11).