Munca de birou în organizația sindicală regională Gestionarea documentelor - știința muncii de birou Pavlovskaya TM, președintele organizației publice Barabinsky. Munca de birou a organizațiilor publice Instrucțiuni pentru munca de birou în organizațiile publice

Gestionarea arhivelor Regiunea Sverdlovsk

Instituția de Stat „Centrul de documentare

organizații publice din regiunea Sverdlovsk"

EXEMPLU DE INSTRUCȚIUNI PENTRU LUCRĂRI ÎN AFACERI

IN ASOCIATIILE PUBLICE

REGIUNEA SVERDLOVSK

Ekaterinburg
2008

1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. O instrucțiune exemplară cu privire la munca de birou în asociațiile publice din regiunea Sverdlovsk (denumită în continuare Instrucțiunea exemplară) a fost elaborată cu scopul de a crea baza metodologica pentru organizarea rațională a suportului de documentare pentru managementul în asociațiile obștești - surse de personal ale Instituției de Stat Centrul de documentare a organizațiilor publice din Regiunea Sverdlovsk (în continuare - TsDOOSO). Asociația obștească este înțeleasă ca o formațiune voluntară, autonomă, necomercială, creată la inițiativa cetățenilor uniți pe baza unui interes comun în vederea realizării unor scopuri comune specificate în statutul unei asociații obștești.

O instrucțiune exemplară a fost elaborată în conformitate cu legea Federația Rusăși regiunea Sverdlovsk, GOST R 6.30-2003 " Sisteme unificate documentație. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente" (în continuare - GOST R 6.30-2003), instrucție standard munca de birou in organele executive puterea statului al Regiunii Sverdlovsk, aprobat prin Decretul Guvernului Regiunii Sverdlovsk din 29 iunie 2006 Nr. 561-PP.

1.2. Un set de instrucțiuni exemplar Cerințe generale la funcționarea serviciilor de documentare suport al managementului, documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în asociațiile obștești din regiunea Sverdlovsk. Sunt recomandate cerințele acestui manual.

1.3. Asociațiile publice organizează și desfășoară activitatea de birou în conformitate cu instrucțiunile individuale elaborate pe baza acestui model de instrucțiuni, precum și pe baza altor documente de reglementare și metodologice ale Federației Ruse și ale Regiunii Sverdlovsk în domeniul managementului și arhivării documentare.

Instrucțiunile individuale pentru munca de birou sunt aprobate de șefii asociațiilor publice după acordul cu comisia de experți și verificare a Administrației Arhivelor din Regiunea Sverdlovsk (denumită în continuare EPC).

1.4. Prevederile Instrucțiunilor-Model se aplică organizării muncii cu documente, indiferent de tipul suporturilor, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea și controlul executării acestora, efectuate cu ajutorul tehnologiilor automatizate (calculatoare).

Tehnologiile automate de prelucrare a informațiilor documentare utilizate într-o asociație obștească trebuie să îndeplinească cerințele instrucțiunilor pentru activitatea de birou a acestei asociații.

1.5. Regulile de lucru cu documente secrete, documente marcate „Pentru uz oficial” sunt stabilite prin instrucțiuni speciale.

1.6. Controlul general pentru conformare regulile stabilite, procedura de lucru cu documentele și asigurarea securității acestora se realizează de către conducătorul asociației obștești.

1.7. Evidența directă se atribuie salariatului responsabil cu evidența, numit prin hotărâre a organului colegial, prin ordin al conducătorului asociației obștești. Sunt stabilite sarcinile angajatului responsabil cu munca de birou Descrierea postului(Anexa nr. 26), acest model de instrucțiuni.

1.8. În caz de absență temporară (vacanță, călătorie de afaceri), concediere sau relocare a angajaților, toate documentele pe care le dețin, la indicația managerului, sunt transferate altui salariat. În cazul concedierii persoanei responsabile cu munca de birou, documentele sunt transferate în temeiul actului unui alt salariat care își îndeplinește atribuțiile sau este acceptat pentru această funcție.

1.9. Cum se utilizează informatii de serviciu cuprinse în documente, transferul documentelor (copiilor documentelor) către alte organizații, mass-media, membri ai unei asociații obștești și cetățeni este stabilit de șeful asociației obștești.

1.10. Angajații nou angajați ai unei asociații obștești, precum și membrii organelor alese, trebuie să fie familiarizați cu instrucțiunile pentru evidența unei asociații obștești.

1.11. Angajații asociațiilor obștești responsabilitate personala pentru respectarea cerințelor instrucțiunilor, luarea în considerare și executarea la timp a documentelor, executarea corectă și siguranța acestora.
2. REGULI DE PREGĂTIREA ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR
2.1. FORME DE DOCUMENTE
2.1.1. Documentele organizatorice și administrative ale unei asociații obștești trebuie să fie întocmite pe formulare și să aibă un set stabilit detaliile necesareîn conformitate cu GOST R 6.30-2003.

Formele documentelor se realizează pe coli standard de hârtie în formate A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).

Fiecare filă a documentului, întocmită atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă următoarele câmpuri:

stânga - nu mai puțin de 20 mm;

dreapta - nu mai puțin de 10 mm;

partea superioară - nu mai puțin de 20 mm;

mai jos - nu mai puțin de 20 mm.

2.1.2. Asociațiile obștești folosesc următoarele forme:

forma generala;

antet;

forma unui anumit tip de document (comandă, decizie, protocol etc.).

Formularul general (Anexa nr. 1) este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția unei scrisori, și, în funcție de actele constitutive ale unei asociații obștești, include următoarele detalii:

emblema asociației obștești (dacă există),

data documentului,

locul documentului.

Forma scrisorii (Anexa nr. 2), în funcție de actele constitutive ale asociației obștești, cuprinde următoarele detalii:

logo-ul asociației,

numele asociației obștești,

numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice,

numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP),

date de referință despre asociația obștească,

și, dacă este necesar, marcaje limită pentru limitele superioare ale zonelor pentru localizarea detaliilor:

data documentului,

rezoluţie,

titlu în text

marca de control,

textul documentului.

Forma unui anumit tip de document (cu excepția unei scrisori) (Anexa nr. 3), în funcție de actele constitutive ale unei asociații obștești, cuprinde următoarele detalii:

emblema asociației obștești (dacă există),

numele asociației obștești,

denumirea tipului de document,

locul întocmirii sau publicării documentului,

și, dacă este necesar, marcaje limită pentru limitele zonelor pentru localizarea detaliilor:

data documentului,

titlu în text

marca de control.

În funcție de locația detaliilor, sunt instalate două versiuni ale formularelor - unghiulară și longitudinală.

Detaliile formularului și marcajele de limită pentru detalii în limitele zonelor de localizare a detaliilor sunt plasate într-un mod centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt îndepărtate în mod egal de la limitele zonei de locație a detaliilor) sau într-un mod steag (fiecare linia de detalii începe de la marginea stângă a zonei de locație a detaliilor).

Compoziția specifică a tipurilor și formelor de formulare utilizate într-o asociație obștească se aprobă de către conducătorul acesteia.

2.1.3. Formularele de documente se produc pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare, în principal prin metoda tipăririi, de către întreprinderile tipografice care dețin licențe pentru tipul de activitate corespunzător, prin ordin al unei asociații obștești. Este permisă utilizarea formularelor obținute cu ajutorul tipăririi operaționale (fotocopii), precum și reproducerea tuturor detaliilor necesare ale formularului direct la crearea document specific pe un computer personal.

2.1.4. Introducerea în circulație a unor noi forme de documente se realizează cu permisiunea conducătorului asociației obștești.

2.1.5. Controlul asupra producerii, folosirii formularelor în cadrul unei asociații obștești este atribuit persoanei responsabile cu munca de birou.

2.2. ÎNREGISTRAREA DETALIILOR DOCUMENTELOR
La pregătirea documentelor organizatorice și administrative, angajații asociațiilor obștești întocmesc detaliile documentelor, ținând cont de cerințele GOST R 6.30-2003.

2.2.1. Emblema asociației obștești.

Emblema asociației obștești (dacă există) este plasată pe antet în conformitate cu statutul (regulamentele) asociației obștești.

2.2.2. Denumirea asociației obștești.

Denumirea asociației obștești care este autorul documentului trebuie să corespundă denumirii stabilite în actele constitutive.

Dacă există o denumire prescurtată a asociației obștești înființată prin actele constitutive, aceasta se pune (în paranteze) sub numele complet sau în spatele acesteia.

Deasupra numelui asociației publice indicați prescurtarea, iar în lipsa acesteia - numele complet al organizației-mamă (dacă există).

Denumirea unei asociații obștești trebuie să prevadă organizarea acesteia - forma legalași sfera de aplicare teritorială. De exemplu: organizația publică regională Sverdlovsk „Protecție”, fondul public regional Sverdlovsk „Protecție” etc.

2.2.3. Numărul principal de înregistrare de stat al persoanei juridice.

Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei asociații obștești se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

2.2.4. Număr de identificare fiscală.

Numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP) se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

Detaliile specificate în clauzele 2.2.3, 2.2.4 sunt indicate la discreția asociației obștești.

2.2.5. Date de referință despre asociația obștească.

Datele de referință ale asociației obștești includ: adresă poștală, număr de telefon, fax, telex, numere de cont bancar, adresă E-mailși alte informații la latitudinea asociației obștești.

2.2.6. Numele tipului de document.

Denumirea tipului de document organizatoric și administrativ creat de o asociație publică trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de Clasificatorul integral rus al documentelor de management.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Aspecte teoretice organizarea suportului de documentare pentru management într-o unitate sanitară. Diferențele dintre munca de birou și managementul documentelor. Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia. Analiza cifrei de afaceri documentare a spitalului.

teză, adăugată la 01.06.2013


Sistem modern de organizare a muncii de birou. Activitate administratia teritoriala Agenția Federală de Administrare a Proprietății din Sankt Petersburg, probleme și modalități de îmbunătățire a organizării managementului documentelor. Dezvoltare sisteme automatizate afaceri electronice.

teză, adăugată 29.11.2012


Automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente la întreprindere. Beneficiile sistemului managementul documentelor electronice. Scopul, tipurile și funcțiile principale ale software-ului de gestionare a documentelor electronice. Specificitatea și filosofia standardelor ITIL și COBIT.

lucrare de termen, adăugată 02.05.2016


Conceptul și semnificația muncii de birou. Apariția muncii de birou în Rusia. Comanda munca de birou, sistem de lucru de birou colegial. Sistemul muncii de birou ministeriale din secolul XIX-începutul secolului XX, raționalizarea managementului și a muncii de birou.

lucrare de termen, adăugată 29.04.2014


Compoziția documentară care reglementează activitățile Administrației Veterinare a Regiunii Tyumen. Sistem de afaceri modern. Scopuri și obiective de automatizare a proceselor de lucru de birou și de circulație a documentelor. Selectarea sistemelor electronice de management al documentelor.

teză, adăugată 27.11.2013


Sisteme software de automatizare de birou. Evaluarea eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor. Analiza serviciului de birou în ZAO Tekhnoliga. Crearea unui sistem electronic de management al documentelor bazat pe EDMS „BOSS-Referent”.

lucrare de termen, adăugată 03.04.2015


Analiză sisteme moderne biromatică în organizarea și managementul documentelor electronice, caracteristici ale clasificării acestora. Probleme de automatizare a managementului documentelor electronice. Beneficiile implementării unui sistem electronic de management al documentelor.

lucrare de termen, adăugată 15.01.2013

Munca de birou a organizațiilor publice s-a format sub influența normelor și regulilor de documentare a activităților institutii publiceși marile întreprinderi private. Totodată, organizaţiile publice ca asociaţii voluntare ale cetăţenilor pentru rezolvarea anumitor probleme (politice, profesionale, economice, ştiinţifice etc.) s-au ghidat în activitatea lor de propriile carte şi instrucţiuni create în conformitate cu acestea.

Cea mai mare atenție a istoricilor este atrasă în mod tradițional de complexele de materiale ale organizațiilor și partidelor politice. Ca sistem de documentare și muncă de birou, ele apar în Rusia din a doua jumătate a secolului 19. Se obișnuiește să se distingă trei etape în dezvoltarea lor: 1) 19-lea - începutul secolului 20. - documente ale organizaţiilor populiste, PSDLP, burgheze, mic-burgheze, social-democrate, partide politice monarhice: 2) octombrie 1917 - august 1991 - documente ale RSDLP (b) - VKPB (b) - PCUS; 3) 1990 - documente ale partidelor și mișcărilor politice ale Federației Ruse.

În condițiile secretului subteran și strict, nu se puteau forma seturi semnificative de documente ale organizațiilor populiste: multe ordine erau transmise oral, scrisorile erau criptate, iar în caz de pericol de arestare sau percheziție, acestea erau adesea distruse. Carta organizației „Land and Freedom” spunea: „Întâlnirile și mesajele personale sunt recunoscute ca fiind cea mai bună formă de comunicare între cercuri; dar de atunci acest fel comunicarea nu este întotdeauna posibilă, atunci în astfel de cazuri corespondența criptată este permisă prin adresele corecte. În cazuri de o importanță deosebită, nicio corespondență nu trebuie permisă deloc: întreaga afacere ar trebui să se desfășoare prin medierea directă a oamenilor lor. Munca de birou a altor organizații populiste a fost organizată în același mod. Documentele supraviețuitoare ale populiștilor sunt prezentate în modul cel mai sistematizat în două publicații: „Arhiva pământului și libertății” și „Narodnaya Volya” (M., 1932) și „Populismul revoluționar al anilor 70 ai secolului XIX”. (M., 1964 - 1965).

În anii revoluţiei din 1905-1907. partidele politice au luat forma în Rusia. Programele lor au fost publicate. Au fost publicate procese-verbale ale congreselor și conferințelor. Informații despre aceste publicații sunt oferite în cartea „Partidele politice din Rusia. Sfârşitul XIX prima treime a secolului XX. Enciclopedie” (M., 1996). În lucrările istoricilor sovietici din anii 1960-1990, multe documente din arhivele acestor partide și ale liderilor lor stocate în URSS au fost introduse în circulația științifică. În anii '90, editura ROSSPEN a publicat documente ale partidelor: Uniunea din 17 octombrie, democrați constituționali, revoluționari socialiști, menșevici etc.

De la începutul secolului al XX-lea, în cursul activităților PSRSD, s-a format un set de documente ale Partidului Bolșevic. O serie de prevederi ale cartei adoptate în 1903 la Congresul II - cu privire la rolul congreselor de partid, la deciziile Comitetului Central, la raportarea organizațiilor de partid - au avut un impact semnificativ asupra activității sale de birou.

una dintre cele mai grupuri mari documentele partidului era documentație de protocol. Este reprezentat de procesele-verbale ale congreselor, conferințelor, ședințelor Comitetului Central, ședințelor, ședințelor organizațiilor de partid. Începând de la al II-lea Congres, şedinţele acestuia corp suprem petrecerile au fost înregistrate. Înregistrările discursurilor au fost aprobate în cadrul ședințelor regulate. O comisie specială aleasă de delegați a pregătit spre publicare procesul-verbal al congresului, care a fost publicat în 1904 la Geneva. Trebuie avut în vedere că, din motive de secret, unele rezoluții nu au fost incluse în publicațiile pre-revoluționare; în publicații nu erau indicate numele reale ale delegaților, ci doar pseudonimele lor de partid. În 1927 - 1937. procesele-verbale ale acestor congrese au fost republicate.

Activitățile unui partid politic strict centralizat necesită raportare constantă de la organizațiile și organele inferioare către cele superioare: organizațiile locale trimiteau rapoarte Comitetului Central sau congresului, în timp ce organele centrale raportau congresului. Deja la cel de-al II-lea Congres al RSDLP au fost prezentate rapoarte de către Comitetul de Organizare pentru pregătirea Congresului, organizarea ziarului Iskra, organizatii localeîn Rusia (în special, comitetele Tver, Tula, Baku).

Funcția de comunicare constantă în afaceri a fost îndeplinită prin corespondență. Astfel, în raportul organizației Iskra către cel de-al Doilea Congres al Partidului, se raporta că redacția a stabilit corespondență directă cu majoritatea comitetelor locale. Aceste materiale sunt prezentate în publicația „Corespondențele lui V.I. Lenin și ziarul Iskra cu organizații social-democrate locale din Rusia 1900-1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). În contextul activităților ilegale ale partidului, mesajele erau adesea criptate. Pentru a stoca documentele de partid ale RSDLP în perioada pre-revoluționară, au fost create arhive la Geneva și Paris.

În perioada octombrie 1917-august 1991 RSDLP(b)-RKP(b) - VKP(b) - PCUS a fost partidul de guvernământ. Prin urmare, în biroul ei lucrează pentru perioada sovietică istoria națională a reflectat, alături de problemele interne ale partidului, toate problemele semnificative din viața statului.

Comitetele de partid la toate nivelurile (de la Comitetul Central la comitetele raionale și comitetele orașului, inclusiv) au asigurat menținerea documentelor în legătură cu ocuparea posturilor de lucrători seniori în organele sovietice, economice, sindicale și komsomol. Aceste posturi erau indicate în liste speciale – nomenclator și de aceea au fost numite nomenclatură. Timp de trei ani, dosarele lor personale au fost păstrate în gestiunea evidenței partidelor, iar pentru o perioadă anterioară au fost stocate certificate și rapoarte statistice privind componența și cifra de afaceri a angajaților instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor cuprinse în nomenclatorul comitetelor relevante. arhivele partidului. Prin urmare, documentația partidului de guvernământ conține informații despre cadrele de conducere ale URSS care sunt unice în completitudine și sistematicitate.

În anii 1920, în aparatul Comitetului Central al partidului a fost creat un departament de informare. Comitetele republicane și regionale au transmis aici procesele-verbale ale conferințelor și plenurilor lor, precum și rapoarte de informare care au caracterizat regiunea din punct de vedere politic și economic. O practică similară a existat în verticala informațională a comitetului raional - comitet regional. Rapoartele generale au fost completate cu unele speciale, care au fost solicitate de jos de către direcțiile sectoriale (industrie, agricultură, construcții, transport etc.) ale comitetelor superioare de partid. Astfel, s-a format o gamă reprezentativă de informații, care acoperă toate aspectele vieții statului sovietic.

Ca și în gestionarea evidenței instituțiilor de stat, documentația organelor de partid prezintă pe larg materiale privind luarea în considerare a scrisorilor și plângerilor de la lucrători primite de acestea. O analiză a subiectelor cărora le sunt dedicate face posibilă reconstituirea complexului de probleme cotidiene care au provocat o reacție negativă a poporului sovietic. Cealaltă latură a tabloului - pozitivă - s-a reflectat în documentația privind problemele decernării și acordării de titluri onorifice, care a fost coordonată în instanțe de partid în conformitate cu procedura actuală.

Atenția cercetătorilor din ultimii ani a fost atrasă de așa-numitele „mape speciale” formate în activitatea clericală a PCUS (b) - PCUS, care au fost păstrate personal de șefii direcțiilor generale ale comitetelor raionale, regionale. comitete și Comitetul Central cu documente marcate „Top secret, de o importanță deosebită”. Acestea erau consemnate în jurnalele speciale de înregistrare și erau în plicuri sigilate, pe care doar două persoane din comitetul de partid aveau dreptul să le deschidă: prim-secretar și șeful departamentului general. Alcătuirea documentelor „mapelor speciale” și admiterea la lucru cu acestea au fost stabilite nu prin instrucțiuni, ci prin decizia personală a șefului comitetului de partid.

Nu toate documentele cuprinse în „mapele speciale” i se pot părea istoricului meritând eticheta de „Importanță deosebită”. De exemplu, în jurnalul Buletinul Arhivei Președintelui Federației Ruse (nr. 1, 1995), publicat ca parte a revistei Istochnik, a fost publicat un mic document: „Top secret. Dosar special. Personal. Nr P 187/154. Tt. Gorbaciov, Boldin. Extras din procesul-verbal al ședinței Biroului Politic al Comitetului Central al PCUS nr.187 din 23 iunie 1990. Traduceți public-public documente de arhivă depozitat în sectorul VI al Departamentului General al Comitetului Central al PCUS, în arhiva Președintelui URSS. secretar al Comitetului Central. Prin ordinul președintelui URSS din 10 septembrie 1991, în această arhivă au fost transferate documente din arhiva Biroului Politic al Comitetului Central al PCUS pentru anii 1919-1991. „ca având valoare informativă și de referință” Astfel, a fost creat un alt tip de „dosar special”. În prezent, este stocat în Arhiva Președintelui Federației Ruse (AP RF).

Poziția partidului de guvernământ a permis PCUS să-și creeze propriile arhive – centrale și locale – în care erau depozitate pentru păstrare permanentă documente care își pierduseră valoarea de referință operațională și informațională. După încetarea activităților PCUS și lichidarea sistemului arhivelor de partid, documentele celor mai înalte și centrale organe ale partidului au fost dispersate în trei arhive de la Moscova: Academia de Științe a Federației Ruse, RGA de Istorie Contemporană. (RGANI) și RGA de Istorie Socio-Politică (RGASPI). Documentele organizațiilor locale de partid se află în fostele arhive de partid ale subiecților Federației Ruse.

În mai multe arhive a fost depusă și documentația altor organizații publice. Vom oferi informații despre locul unde se află documentele celor mai înalte și centrale organe ale organizațiilor publice.

Tabelul 4

Arhivele care stochează documente ale organizațiilor publice în Imperiul Rus,

RSFSR, URSS, RF

Activitatea de birou a organizațiilor publice din Federația Rusă se dezvoltă în conformitate cu tradițiile care s-au format în perioada sovietică. Ca surse istorice, aceste documente practic nu sunt încă folosite.