Cum se completează detaliile din contract. Care sunt detaliile cardului

1.1. Înregistrarea detaliilor

Standard- un document care stabilește caracteristicile produselor, regulile de implementare și caracteristicile proceselor de producție, exploatare, depozitare, transport, vânzare și eliminare, efectuarea lucrărilor sau prestarea de servicii în scopul utilizării multiple.

Detalii document- inscripțiile, care sunt elemente obligatorii ale proiectării documentelor oficiale.

Fiecare document are un set individual de detalii care reflectă caracteristicile și scopul său.

Formularul documentului- un set de detalii ale unui document oficial scris, dispuse într-o anumită secvență.

Document gol– un set de detalii de identificare a autorului unui document oficial scris.

antet(detalii: de la 01 la 17 și 19) conține informații despre organizație și date primare despre documentul în sine.

Făcând parte(detalii de la 22 la 30) conține detalii care confirmă autenticitatea documentului și acuratețea informațiilor conținute în acesta.

Tine minte!

Detaliile afectează forța juridică a documentului, de aceea este important să îl întocmești corect în conformitate cu reglementările în vigoare.

Printre detaliile obligatorii se numără detalii permanente și care se modifică sau se schimbă complet.

Detaliile documentului se află pe partea frontală foaie de hartie.

Executarea bilaterală a documentelor este permisă la întocmirea documentelor cu perioade scurte de păstrare.

Documentele supuse depozitării pe termen lung, pe termen lung sunt mai convenabile să se întocmească pe o parte a colii pentru a asigura un grad mai mare de siguranță a hârtiei.

În conformitate cu Secțiunea 2 din GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru execuția documentelor ”alcătuirea detaliilor documentului include 30 de elemente.

01 - Emblema de stat Federația Rusă;

02 - emblema subiectului Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - starea principală număr de înregistrare intreprinderi;

06 - numărul contribuabilului individual / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP);

07 - cod formular document;

08 - denumirea organizației;

09 - date de referință despre organizație;

10 - denumirea tipului de document;

11 – data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

15 - informatii despre destinatar;

16 - ștampila de aprobare a documentului;

17 - rezoluție;

18 - titlul textului;

19 - o marcă pe declarația documentului pentru control;

20 – textul documentului;

21 - un marcaj privind prezența aplicațiilor;

22 - semnătură;

23 - ștampila de aprobare a documentului;

24 – vize de aprobare a documentelor;

25 - amprenta sigiliului organizatiei;

26 - o marcă pe certificarea unei copii a documentului;

27 - o notă despre executorul înscrisului;

28 - marcajul asupra executării actului și trimiterea acestuia în cauză;

29 - un marcaj pe primirea documentului în organizație;

30 – identificatorul copiei electronice a documentului.

Schema 1. Locația detaliilor și limitele zonelor pe formatul A4 al formularului de colț (dimensiunile sunt indicate în mm).

Schema 2. Localizarea detaliilor și limitele zonelor pe formatul A4 al formei longitudinale.

Schema 3. Un exemplu de antet cu un aranjament de colț de detalii.

Schema 4. Un eșantion de antet cu un aranjament longitudinal de detalii.

Recuzită 01. Emblema de stat a Federației Ruse

În conformitate cu Regulamentul privind emblema de stat, aprobat prin Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1993 nr. 2050, emblema de stat este reprezentată pe formularele:

președintele Federației Ruse;

Camerele Adunării Federale;

Guvernul Federației Ruse;

Curtea Constituțională a Federației Ruse;

Curtea Supremă a Federației Ruse;

Suprem Curtea de Arbitraj Federația Rusă;

organele centrale ale federalului putere executiva(ministerie, departamente);

instanțele federale;

Parchetul Federației Ruse;

Banca Centrală a Federației Ruse;

comisarul pentru drepturile omului;

Camera de Conturi;

Misiuni diplomatice, oficii consulare și alte reprezentanțe oficiale ale Federației Ruse în străinătate.

Imaginea stemei se află în câmpul de sus al documentului, centrat în raport cu numele organizației.

Tine minte!

În documentele create de organizațiile neguvernamentale, stema nu este reprezentată.

Recuzită 02. Stema subiectului Federației Ruse

Emblema subiectului Federației Ruse este plasată pe formularele documentelor în conformitate cu acte juridice autoritățile entităților constitutive ale Federației Ruse. De regulă, emblema subiectului Federației Ruse este reprezentată pe antetele reprezentantului și organele executive autoritățile și administrațiile republicilor, teritoriilor, regiunilor, formațiunilor autonome și orașelor de subordonare federală - Moscova și Sankt Petersburg, precum și pe antetele organizațiilor aflate în subordinea acestora. Același lucru este valabil și pentru imaginile de pe formele stemelor. municipii(orașe, așezări rurale).

Recuzită 03. Emblema organizației sau mărcii (marca de serviciu)

Emblema organizației sau a mărcii comerciale (alte mărci de serviciu) sunt utilizate în conformitate cu Legea Federației Ruse din 23 septembrie 1992 N 3520-I „La mărci comerciale, mărcile de serviciu și denumirile de origine ale mărfurilor” (modificată și completată la 27 decembrie 2000, 30 decembrie 2001, 11, 24 decembrie 2002).

Emblema întreprinderii- Acest denumire grafică, care vă permite să distingeți bunurile și serviciile unor persoane juridice sau persoane fizice de bunurile omogene ale altora.

Tine minte!

Nu puteți înlocui numele unei întreprinderi sau instituții cu o emblemă.

Emblema trebuie să fie înregistrată oficial.

Marca comercială nu poate fi utilizată de către alții.

Dacă stema este indicată pe formular, atunci emblema nu este reprodusă.

Marca comercială (emblema) este plasată în câmpul de sus al documentului centrat în raport cu numele organizației.

Este permisă plasarea emblemelor pe partea din zona ocupată de recuzita „Numele organizației”.

Recuzită 04. Cod de organizare

Toate instituțiile înregistrate au un cod de organizare. Codul de organizare se aplică conform Clasificator integral rusescîntreprinderi și instituții (OKPO).

Codul organizației - autorul documentului servește la accelerarea transferului de informații documentate prin canalele de comunicare electronică și la reducerea numărului de erori care apar la transferul numelor lungi și greu de perceput ale organizațiilor.

Cerința 05. Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al întreprinderii ( entitate legală)

Cerința 06. Numărul individual de contribuabil/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP)

Se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale. Cerința se află pe formularul din dreapta sau dedesubtul cerinței 04 conform OKPO.

Un exemplu de aplicare a detaliilor: 04, 05 și 06 sunt prezentate în diagramele 3 și 4.

Recuzită 07. Cod formular document

Codul formularului este aplicat dacă tipul corespunzător de document este inclus în clasificator conform clasificatorului All-Russian documentatia de management(OKUD), clasa 0200000. Această cerință este tipărită la alcătuirea unui anumit tip de document și este inclusă în informațiile de referință despre organizație sub formă de scrisori, în alte cazuri este aplicată lângă denumirea tipului de document.

Un exemplu de design și locație a codului formularului de document

Cerința 08. Numele organizației

Tine minte!

Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în lipsa acesteia - numele complet al organizației-mamă.

Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse care au, împreună cu limba de stat a Federației Ruse (rusa), limba de stat a entităților constitutive ale Federației Ruse, sunt tipărite în două limbi.

Numele organizației în limba de stat a entității constitutive a Federației Ruse sau într-o altă limbă este plasat sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.

Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub numele complet.

Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței este indicată dacă este autorul documentului, și este plasată sub denumirea organizației.

Recuzită 09. Date de referință despre organizație

Această cerință este utilizată numai pentru corespondență și nu este atașată documentelor interne.

Datele de referință despre organizație includ: adresa poștală; numere de telefon și alte informații la latitudinea organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă de e-mail etc.).

Adresa poștală se întocmește în conformitate cu cerințele Regulilor pentru prestarea serviciilor poștale.

Tine minte!

Adresa poștală nu trebuie să conțină abrevieri sau simboluri.

Ordinea scrierii adresei destinatarului:

1) numele destinatarului (pentru persoane fizice - nume, prenume, patronimic);

2) numele străzii, numărul casei, numărul apartamentului;

3) denumirea aşezării (oraş, localitate);

4) numele regiunii, regiunii, regiune autonomă, republici;

5) țara (pentru trimiteri poștale internaționale);

6) cod poștal;

7) numărul de telefon, fax, e-mail și site-ul web;

8) detalii bancare (scrisori privind decontarea și tranzacțiile monetare).

Recuzită 10. Denumirea tipului de document

Tipul documentului scris- aceasta este apartenența sa pe bază de conținut și scop desemnat la sistemul de documentare.

Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație este reglementată de cartă (regulamente privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).

Tine minte!

Scrisoarea nu indică tipul de document.

Condiție 11. Data documentului

Data este unul dintre principalele detalii care asigură forța juridică a documentului.

Data documentului este întocmită cu cifre arabe în ordinea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; anul cu patru cifre arabe.

Datele pot avea o secvență diferită în funcție de standarde internaționale: an lună zi:

2005.29.12

Este permisă proiectarea unei date numerice de cuvânt:

Tine minte!

Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului.

Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată.

După scrierea datei, cuvântul „an” nu se pune.

Numerele romane nu sunt permise.

Data de pe document se aplică de către funcționar, direct la semnare sau aprobare.

Data poate fi scrisă de mână.

Recuzită 12. Numărul de înregistrare al documentului

Numărul de înregistrare (index) al unui document este o desemnare digitală sau alfanumerică atribuită fiecărui document de ieșire (trimis), intern și de intrare (intrat) în timpul înregistrării acestuia. Înregistrarea documentelor se realizează în conformitate cu sistemul de indexare adoptat de organizație, care se bazează pe număr de serie document.

În funcție de tipurile de documente, de tipul de sistem de lucru de birou existent în organizație, de disponibilitatea clasificatoarelor etc., la numărul de serie pot fi adăugate și alte componente, de exemplu, la înregistrarea scrisorilor oficiale, indexul cazurilor conform la numărul de ordine se adaugă nomenclatorul cazurilor, iar dacă este necesar, codul documentului pe clasificator tematic, cod corespondent etc.

Pe documentele întocmite în comun de mai multe organizații, numerele de înregistrare ale autorilor sunt trecute printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document. Prezența unui număr de înregistrare pe document indică faptul că acesta este inclus în matricea de informații a organizației și se află sub controlul și responsabilitatea acesteia.

Cerința constă într-o parte a șablonului „_________№_______”, care se completează manual cu data și numărul de înregistrare.

Cerința este înscrisă numai pe scrisorile de răspuns trimise și include numărul de înregistrare și data documentului la care este dat răspunsul:

La Nr.03–15/45 din 29.12.2005

Recuzită 14. Locul întocmirii sau publicării documentului

Cerința este utilizată numai în forme generale și forme ale unor tipuri specifice de documente (cu excepția scrisorilor). La înregistrarea acestei cerințe, administrativ împărțirea teritorialățări care folosesc abrevieri comune. De exemplu:

Moskvag. Balakovo, regiunea Saratov

Georgievsk, Teritoriul Stavropol. Ivanovka, districtul Mytishchi, regiunea Moscova.

Locul întocmirii sau publicării documentului nu poate fi indicat dacă numele teritoriului este inclus în numele organizației:

Academia de Cultură și Arte din Samara

Tine minte!

Este necesar să se țină cont de împărțirea administrativ-teritorială, deoarece pot exista repetari ale numelor unora aşezăriîn diverse regiuni.

Abrevierea „g”. nu este pus în numele „Moscova” și în numele orașelor care se termină în „grad” și „burg”.

Recuzită 15. Informații despre destinatar

Destinaţie- aceasta este o organizație, unitate structurală, funcționar sau persoană căreia i se adresează documentul.

Cerința este utilizată în scrisori și documente interne destinate să fie luate în considerare de către conducere (declarații, rapoarte, note explicative si etc.). „Adresa” necesară poate include o adresă poștală.

Numele organizației și a acesteia unitate structurală indicat în cazul nominativ.

CJSC BUSINESSCONSULT, dar nu

"LA societate pe actiuni"Consultant de afaceri"

Documentul poate fi adresat conducătorului organizației, în acest caz indicați în cazul dativ titlul postului, inclusiv denumirea organizației și parafa și prenumele șefului. Inițialele sunt plasate înaintea numelui de familie:

către CEO

CJSC „Businessconsult”

A. P. Ignatiev

La adresarea unui document conducătorilor unei unități structurale sau specialiștilor, adresarea începe cu numele organizației în cazul nominativ:

CJSC „Businessconsult”

Contabil șef

I.P. Karpova

CJSC „Businessconsult”

Șef Departament Relații Publice

S.B. Markin

Când se adresează unui funcționar, se folosește cuvântul-apel (academician, domn, profesor):

Președintelui JSCB

"Rosinvest"

Domnul Panyukin A.K.

Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie:

Președinte al asociației horticole

„Zavolzhsky a dat”

Kryukin O.P.

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații și nu unei anumite persoane, se indică numele și adresa poștală:

Institutul rus de cercetare de documentare și arhivare

Str. Profsoyuznaya, 82,

Moscova, 117393

Uneori, un document trebuie trimis la mai multe organizații omogene simultan. Astfel de documente se adresează în general:

Directorii generali ai întreprinderilor complexului de gaze

Când adresați un document unei persoane, indicați mai întâi adresa poștală, apoi inițialele și prenumele destinatarului:

Sf. Tulupnaya, 10, ap. 32

aşezare Alekseevka,

Regiunea Samara, 419108

ESTE. şoptător

Când vă adresați documentelor interne, puteți specifica doar numele unității sau funcția, inițialele și prenumele șefului acesteia.

Tine minte!

Adresa poștală nu este indicată dacă documentul este trimis la autorități superioare puterea statuluiși conducere, organizație-mamă, organizații subordonate sau corespondenți permanenți.

Cerința este aplicată pe formularul documentului din dreapta.

Încercați să trimiteți documentul unei anumite persoane.

Pe document nu pot fi indicate mai mult de patru adrese.

Recuzită 16. Ştampila de aprobare a documentului

Ştampila de aprobare - recuzită document oficial, dând un normativ sau natura juridica continutul acestuia.

Documente de management care necesită aprobarea ștampilei.

Acte, sarcini, instrucțiuni, standarde, liste, rapoarte, planuri, programe, reglementări, estimări, tarife, formulare de documente unificate, tabele de personal, fisele postului, preturile pentru productia de lucrari sau servicii.

Documentul este aprobat:

Un oficial (manager);

Publicarea corespondentei document administrativ;

organ colegial.

La aprobarea unui document, ștampila conține cuvântul APROB, titlul funcției persoanei care aprobă documentul, o semnătură personală, transcrierea acesteia și data aprobării:

APROBA

CEO

CJSC „Businessconsult”

Semnătura A.P. Ignatiev

29.12.2005

Dacă documentul este aprobat printr-un act administrativ sau un organ colegial, atunci ștampila de aprobare trebuie să conțină denumirea, numărul și data documentului în care este consemnată decizia de aprobare.

APROBAT

in ordine

Director general

CJSC „Businessconsult”

din 29 decembrie 2005 Nr. 178

Dacă pe document există mai multe ștampile de aprobare, atunci acestea sunt situate în paralel (stânga și dreapta) la același nivel.

Tine minte!

Ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROB fără ghilimele.

La aprobarea unui document, denumirea documentului de aprobare este dată în cazul instrumental.

Atunci când un document este aprobat de mai multe persoane, semnăturile acestora sunt date la același nivel.

Recuzită 17. Rezoluție

Rezoluţie- aceasta este inscripția de pe document, care este aplicată de funcționar și conține decizia luată de acesta.

Instrucțiunile de executare a actului trebuie să cuprindă: prenumele și parafa executorului, conținutul ordinului și termenul de executare.

Rezoluția este scrisă de mână în antetul documentului în orice loc fără text. Este permisă întocmirea unei hotărâri pe foi separate de hârtie cu indicarea numărului de înregistrare și a datei documentului la care se referă rezoluția.

ESTE. Botkin

Întocmește un proiect de contract la 26.12.2005

Semnătura 12.12.2005

Dacă în document sunt indicați mai mulți interpreți, atunci primului i se atribuie cel responsabil, dar nu se fac note suplimentare.

Recuzită 18. Titlul textului

Titlul textului- Acest rezumat document.

Din punct de vedere gramatical, titlul este în concordanță cu numele tipului de document:

ordin de angajare, proces-verbal al adunării acționarilor, Descrierea postului inginer - tehnolog, regulament privind departamentul de contacte externe, reglementări interne de muncă, ordin privind acordarea concediului unui angajat.

Tine minte!

Titlul este situat în stânga deasupra textului documentului.

Titlul textului de pe documente în format A5 nu este indicat.

Titlul este tipărit sub detaliile formularului fără ghilimele și nu este subliniat.

Nu există niciun punct la sfârșitul titlului.

Volumul nu trebuie să depășească 5 rânduri, fiecare cu maximum 28-30 de caractere.

Cerința 19. Marcați pe controlul documentului

Marca de control înseamnă că documentul este pus sub control în procesul executării lui pentru a se asigura termenele limită specificate în rezoluție sau termene standard.

Există două tipuri de termene limită pentru un document:

1) termenul standard pentru executarea documentului- termenul de executare a documentului, pentru un grup de documente tip (de exemplu, pentru contestațiile cetățenilor) termenul de executare a cererilor tip etc.;

2) termen individual executarea documentului- termenul de executare a actului, stabilit prin documentul primit, instrucțiunea sau precizat în rezoluție. Toate documentele care necesită executare sunt supuse controlului.

În conformitate cu GOST, cel mai mult este aplicat un marcaj privind controlul asupra execuției documente importanteși este indicat prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”. Pentru claritate, acest atribut poate fi evidențiat în culoare.

Recuzită 20. Textul documentului

Textul documentului- acesta este principalul atribut al documentului, care conține informații obiective și de încredere, prezentate pe scurt, exact, clar și fără cusur în termeni juridici.

În conformitate cu legislația Federației Ruse și a entităților constitutive ale Federației Ruse privind limbile de stat, textul documentului este redactat în limba rusă sau în limba națională.

Documentul poate fi prezentat sub forma unui chestionar, tabel, text.

Textele mari sunt împărțite în paragrafe, paragrafe, subparagrafe, secțiuni, care sunt numerotate cu cifre arabe:

1.1.Subsecţiunea

1.1.1.Articol

1.1.1.1 Subclauza

Text înrudit marime mare constă de obicei din două părți. Prima parte indică motivul, temeiul și scopul întocmirii documentului.

A doua parte conține decizii, concluzii, solicitări, propuneri și recomandări.

În documentele (ordine, ordine etc.) ale organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și în documentele adresate conducerii organizației, textul este enunțat la persoana I singular („Comand”, „oferă”. ", "Vă rog").

În actele organelor colegiale, textul este înscris la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărăște”).

În documentele comune, textul este enunțat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”).

Textul protocolului este redactat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).

În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale (regulamente, instrucțiuni), precum și care conțin o descriere, evaluarea faptelor sau concluzii (act, certificat), se utilizează forma de prezentare a textului de la persoana a treia singular sau plural („departamentul îndeplinește funcții”, „fac parte din asociație”).

Textul sub forma unui chestionar conține informații constante despre un obiect pe o serie de indicatori. Textele chestionarelor sunt cel mai des folosite în documentele de resurse umane și de marketing.

Textul sub forma unui tabel conține informații despre mai multe obiecte pe mai multe motive. Tabelele sunt utilizate pe scară largă în raportare, planificare, documente financiare și alte documente.

Dacă tabelul este plasat pe mai multe pagini, coloanele sunt numerotate, iar pe paginile următoare sunt tipărite numai numerele coloanelor. Dacă documentul conține mai multe tabele, atunci cuvântul „Tabel” este scris deasupra tabelului din dreapta și este indicat numărul de serie fără semn.

Textul conectat poate fi compus în mod arbitrar sau bazat pe șabloane care conțin informații constante și spații pentru a introduce informații variabile:

Utilizarea textelor șablon poate crește semnificativ viteza de compilare a documentelor, eliminând în același timp etapele de editare și retipărire a textului. Utilizarea șabloanelor este deosebit de eficientă la compilarea documentelor pe un computer.

Tine minte!

Textele documentului sunt scrise în limba rusă atunci când sunt trimise la:

1) autoritățile federale puterea statului;

2) autorităților de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse;

3) în organizații și întreprinderi care nu se află sub jurisdicția acestei entități;

4) în organizații și întreprinderi situate pe teritoriul altor subiecți ale Federației Ruse.

Recuzită 21. Marcați prezența aplicațiilor

În documentele administrative, informațiile despre prezența aplicațiilor sunt indicate în text.

Informațiile despre prezența anexelor la scrisori, certificate, planuri, rapoarte etc. se întocmesc în următoarea ordine.

Dacă textul conține numele complet al aplicației, atunci marcajul de pe prezența aplicațiilor este prescurtat.

Aplicare: pentru 3 litri. in 3 exemplare.

În cazul în care documentul are un atașament nespecificat în text, atunci numele complet al documentelor incluse în el trebuie să fie indicat în nota despre prezența acestuia.

Anexa 1. Instrucțiune tipică munca de birou - 2 litri. in 2 exemplare.

2. Lista documentelor care indică perioadele de păstrare - pentru 4 litri. in 2 exemplare.

Dacă un document este atașat la scrisoarea care are deja un atașament, atunci marcajul de pe prezența anexelor este alcătuit după cum urmează.

Anexă: Contract de închiriere din 03.04.2003 Nr.07/23 și anexe la acesta, pentru 12 file în total.

La cererile legate, numărul de foi nu este indicat.

Dacă documentul este trimis la mai multe adrese, iar anexa la acesta nu este trimisă la toate adresele, atunci acest lucru se reflectă în nota despre prezența aplicației.

Aplicare: pentru 3 litri. in 2 exemplare. doar la prima adresă

Pe aplicațiile în sine, în colțul din dreapta sus, se face un marcaj unde este scris cuvântul „Cerere”, cu cifre arabe numărul cererii (dacă sunt mai multe), numele, data și numărul documentului principal.

Anexa 1

din 26 decembrie 2005 Nr. 76

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” cu majuscule, centrați și această expresie, numele documentului, data și numărul de înregistrare raportat la cel mai lung rând, de exemplu:

Anexa 1

la ordinul directorului CJSC „Atlant”

din 26 decembrie 2005 Nr. 76

Recuzită 22. Semnătură

Semnătură- aceasta este o cerință obligatorie a oricărui document, atât oficial, cât și personal. Compoziția „Semnăturii” necesară include:

1) denumirea funcției persoanei care a semnat documentul (cu numele organizației, dacă documentul nu este întocmit pe antet, și fără numele organizației, dacă documentul este întocmit pe antet; );

2) semnătură personală;

3) decodarea semnăturii (inițiale și prenume).

Director general al ZAO Businessconsult Signature A.P. Ignatiev

Când un document este semnat de mai mulți oficiali semnăturile acestora sunt plasate una sub alta, în conformitate cu funcția deținută:

Director general al ZAO Businessconsult Signature A.P. Ignatiev

Contabil șef CJSC „Businessconsult” Semnătura I.P. Karpov

Dacă un document este semnat de mai multe persoane egale, semnăturile acestora se află, de exemplu, la același nivel.

Toate copiile documentelor rămase în afacerile întreprinderii trebuie să conțină autentic semnăturile funcționarilor și aprobarea vizei. Singurele excepții sunt copiile scrisorilor trimise, în care, în loc de semnătură, se pune o marcă pe certificarea copiei.

Dacă nu există nici un funcționar a cărui semnătură a fost prevăzută pe proiectul de document, atunci actul poate fi semnat de adjunctul acestuia sau de persoana care acționează în calitatea sa. În acest caz, este imperativ să se indice funcția efectivă și prenumele celui care a semnat documentul. Remediază „Zam”. sau "I.O." sunt introduse de mână sau dactilografiate, nu este permisă introducerea unei bare oblice sau a prepoziției „pentru” înaintea titlului postului.

Actele organului colegial ( Adunare Generală participanții la SA, Consiliul de Administrație etc.) sunt semnate de președintele acestui organ și de secretar.

Documentele întocmite de comisie indică nu pozițiile efective ale persoanelor care au întocmit documentul, ci repartizarea responsabilităților în componența comisiei (Președinte, Membrii comisiei).

Atributul „Semnătură” este pus sub atributul „Text” și tipărit astfel: poziție - de la marginea câmpului din stânga; decriptarea semnăturii - după 48 de caractere tipărite de la marginea marginii din stânga

Recuzită 23. Ştampila de aprobare

Coordonare- aceasta este o analiză preliminară a aspectelor cuprinse în textul documentului, care este necesară pentru luarea deciziilor corecte de management. Coordonarea poate fi realizată atât cu funcționarii din cadrul organizației (coordonare internă), cât și cu funcționari ai altor organizații (coordonare externă). Aprobarea externă include și aprobarea documentului cu asociațiile obștești (consilii ale colectivelor de muncă, organele sindicale etc.).

Pentru aprobarea internă se folosește aprobarea documentelor, pentru aprobarea externă se folosește ștampila de aprobare.

Ștampila de aprobare conține fără ghilimele cuvântul „ACORDAT”, titlul funcției persoanei cu care se înțelege documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, transcrierea acesteia și data.

DE ACORD

Șef Departament Relații Publice

CJSC „Businessconsult”

Semnături S.B. Markin

29.12.2005

La convenirea asupra unui document cu un organ colegial, ștampila de aprobare indică denumirea documentului (în cazul nominativ), data și numărul acestuia.

DE ACORD

Procesul-verbal al adunării acționarilor

26.12.2005 № 6

Dacă aprobarea unui document se realizează prin emiterea unui alt document, atunci tipul de document, autorul acestuia (numele organizației), data și indexul documentului sunt indicate în ștampila de aprobare:

DE ACORD

Scrisoare din partea Prezidiului Academiei Ruse de Științe

din data de 26.12.05 Nr 08-124

Tine minte!

Atributul „Ștampila de acord” se află sub atributul „Semnătură”, iar dacă există mai multe ștampile de aprobare, acestea sunt de obicei plasate pe o foaie de aprobare separată.

Cerință 24. Vize de aprobare a documentelor

Vize de aprobare a documentelor- detalii ale documentului, indicând acordul sau dezacordul oficialului organizației - autorul documentului cu conținutul acestuia.

document - se avizează în funcție de natura și conținutul documentului de către antreprenor, funcționarii interesați, persoanele responsabile ale serviciilor juridice, financiare și economice, adjunctul șefului organizației care se ocupă de această problemă, șeful serviciului de evidență.

Viza include semnătura aprobatorului, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data; dacă este necesar, poziția autorizatorului:

Semnătura A.S. Antonenko

29.12.2005

Dacă există comentarii la document, atunci se face o notă despre prezența lor:

Comentarii atașate

Director al fabricii "Krasnaya Zarya"

Semnătura A.S. Antonenko

29.12.2005

Vizele se aplică pe versoul ultimei pagini a originalului documentului administrativ, pe o copie a documentului (scrisorii) care se trimite.

Dacă în timpul procesului de aprobare se fac modificări semnificative la proiectul documentului, acesta este supus aprobării din nou. Reaprobarea nu este necesară dacă, la finalizarea proiectului de document, se fac clarificări care nu schimbă esența acestuia.

Recuzită 25. Amprenta sigiliului organizației

Amprente de sigiliu care înfățișează emblema de stat a Federației Ruse, stema unei entități constitutive a Federației Ruse, stema unui oraș, regiune a Federației Ruse, precum și sigiliul organizațiilor (cu numele de organizațiilor) care nu au dreptul de a reprezenta simboluri de stat (denumite în continuare sigiliul), sunt plasate pe documentele care necesită autentificarea semnăturii în conformitate cu legislatia actuala sau act normativ organizatii. Lista indicativă documente care sunt ștampilate: acte, contracte, împuterniciri, scrisori de garanție, instrucțiuni, devize, certificate, acte și reglementări ale organizațiilor, tabele de personal, norme etc.).

Sigiliile sunt oficiale și simple.

Sigiliu oficial rotund, în centru se află o imagine a stemei, iar numele complet al instituției este indicat de-a lungul circumferinței.

Sigilii simple forma poate fi: rotundă, pătrată, triunghiulară și dreptunghiulară. Pe astfel de sigilii nu există o stemă, ci doar numele instituției sau al unității sale structurale.

Tine minte!

Amprenta sigiliului trebuie aplicată în așa fel încât amprenta sigiliului aplicat și semnătura personală să fie clar lizibile.

Literele de pe antet nu necesită sigiliu.

Lista documentelor pe care este plasată ștampila:

1) contracte de drept civil sau contracte (cu privire la livrări, contracte, activități comune, închiriere de spații, cu privire la efectuarea lucrărilor etc.);

2) contracte de muncă, contracte de răspundere;

3) împuterniciri (pentru a primi obiecte de inventar, a desfășura afaceri în arbitraj etc.);

4) acte de acceptare a instalațiilor, echipamentelor, lucrărilor efectuate, radierelor, examinărilor etc.;

5) scrisori de garanție și scrisori comerciale (pentru efectuarea de lucrări, servicii etc.);

6) certificate care confirmă fapta juridică;

7) acte personale oficiale (diploma de studii, cărți de muncă, certificat de căsătorie etc.);

8) documente contabile(rochii etc.);

9) cerere de acreditiv, refuz de acceptare etc.;

10) ordine bugetare, bancare, de pensii, de plată (consolidate în bai pentru primirea și transferul valutei, pentru import etc.);

11) registre de cecuri, ordine bugetare depuse la bănci

12) adeverințe privind plata sumelor asigurate, a salariilor deduse și datorate etc.;

13) estimări de cost (pentru producția de produse noi pentru construcția capitalului, costul pentru contract etc.);

14) aplicații pentru echipamente etc.;

15) certificate de călătorie;

16) mostre de sigilii și semnături ale angajaților îndreptățiți să efectueze tranzacții financiare și de afaceri;

17) specificații (de produse, produse etc.);

18) tabele de personal și modificări ale acestora.

Recuzită 26. Marcați pe certificare a unei copii a documentului

Această recuzită este atașată pentru a oferi o copie forță juridică. O marcă de pe certificarea unei copii a unui document constă din cuvântul „corect”, denumirea funcției angajatului care a certificat copia, o semnătură personală, transcrierea acesteia și data certificării.

Dreapta

Șef Departament Relații Publice

ZAO Businessconsult Signature S.B. Markin

29.12.2005

Tine minte!

Dacă o copie a documentului este trimisă unei alte instituții sau înmânată, atunci marca de certificare este certificată printr-un sigiliu.

Un document trimis prin fax nu are forță legală, așa că copiile certificate sunt trimise prin poștă.

Recuzită 27. Notă despre executorul înscrisului

Cerința asigură comunicarea operațională cu persoana care a întocmit documentul, pentru clarificarea și clarificarea oricăror probleme.

Marca despre executant include numele de familie (sau prenumele, numele, patronimicul) executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia.

Cerința se află pe fața sau pe spatele ultimei foi a documentului, în colțul din stânga jos.

Da. Kondratiev

248 75 39

Julia Pavlovna Kondratieva 248 75 39

Dacă documentul urmează să fie reprodus, atunci nota despre interpret este plasată pe față.

Recuzită 28. O notă cu privire la executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză

Cerința se aplică numai documentelor executate, care sunt depuse în dosar pentru păstrarea ulterioară și utilizarea în scop de referință.

Descrieți detaliile pe prima pagină a documentului, în marginea de jos.

Tine minte!

Recuzitele includ:

Cuvântul „În afaceri”;

Numărul cazului în care va fi stocat documentul (eventual cu indicarea anului);

Semnătura executorului înscrisului;

Data marcajului.

Marca de execuție este depusă și datată fie de către executant însuși, fie de către șeful unității structurale.

În cazul 13–45 pentru 2005

Semnătura 24.01.2005

Scrisoare trimisă

23.12.2005 № 01–11/201

În cazul 7–1 Semnătura 24.12.2005

Sesizat telefonic la O.A.Antonova la data de 23.12.2005

În cazul 02-7

Semnătura 24.12.2005

Condiție 29. Marcați pe primirea documentului de către organizație

Marcajul de pe primirea documentului de către organizație este aplicat pe documentele primite manual sau folosind o ștampilă specială de înregistrare.

Cerința include un număr de serie, data primirii documentului, ore și minute, dacă este necesar.

Marcajul este situat în colțul din dreapta jos al părții frontale a primei foi a documentului.

Cerința 30. Identificatorul copiei electronice a documentului

ID-ul copiei electronice a documentului- acesta este un marcaj care este plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și conține numele fișierului de pe suport de mașină, codul operatorului, data, locul de fabricație și alte date de căutare acceptate de organizație.

Este recomandabil să specificați calea completă către fișier:

C: Ordine asupra personalului Izmailov

GOST R6.30-2003 conține cerințe pentru formularele pe care sunt întocmite documentele întreprinderii. În conformitate cu cerințele GOST, se utilizează formulare în format A4 (210x297 mm) sau A5 (148x210).

Tabel 1. Caracteristici dimensionale ale formatelor de hârtie de consum (mm)

Hârtia folosită pentru a face antet trebuie să fie culoare alba sau, în cazuri excepționale, crem sau galben slab colorat. Formularele pentru documentele de păstrare permanentă trebuie făcute pe hârtie de cel mai înalt grad.

Pe formularele de documente, marginea din stânga trebuie să fie de cel puțin 20 mm, cea dreaptă - cel puțin 10 mm, partea de sus (inclusiv câmpul pentru detalii 01,02,03,16,19) - cel puțin 20 mm, partea de jos - cel puțin 20 mm.

Formele documentelor ar trebui realizate în principal într-un mod tipografic. Pentru documentele cu o perioadă de stocare temporară, este permisă utilizarea formularelor obținute cu ajutorul tipăririi operaționale (fotocopii), precum și reproducerea tuturor detaliilor necesare ale formularului direct la crearea document specific pe un computer personal.

Formularele cu emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației ca recuzită și care fac obiectul unei responsabilități stricte sunt produse exclusiv prin metoda tipografică. Aceeași regulă ar trebui urmată în fabricarea formelor de organizații și a imaginii logo-ului înregistrat al organizației.

GOST stabilește următoarele tipuri de documente organizatorice și administrative pentru o organizație, unitatea sa structurală și oficial:

1) forma generala pentru producerea oricărui tip de document (cu excepția unei scrisori);

2) antet;

3) un formular pentru un anumit tip de document (cu excepția unei scrisori).

Formularele de toate tipurile pot fi produse atât pe baza aranjamentului unghiular, cât și pe cel longitudinal al documentelor. Cu o aranjare longitudinală a detaliilor, marginile lor sunt extinse până la marginea marginii din dreapta a formularului.

În cazurile în care detaliile tipărite în limbile naționale și rusă sunt plasate în zona alocată pentru versiunea de colț, este recomandabil să se producă formulare cu locația colțului a detaliilor. În plus, fiecare atribut este indicat în partea de sus în limba națională, iar mai jos - în rusă.

8.2. DOCUMENTARE Album forme unificate documentația contabilă primară, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 30 octombrie 1997 nr. 71a, conține doar forma unui card contabil active necorporale(Formular nr. NMA-1). Este folosit pentru a contabiliza toate tipurile