Baza legislativă a Federației Ruse. Reguli de lucru în organele executive federale Munca de birou în organele executive federale ale puterii de stat

Nu este un secret pentru niciunul dintre colegii mei că munca de birou în țara noastră practic nu este reglementată în niciun fel. nivel federal. Vorbesc despre organizații comerciale: un număr imens companiilor nestatale li se poate recomanda doar să urmeze unul sau altul document „normativ”. Despre unul dintre ei vom vorbi astăzi. Potrivit acestuia, toate organele de stat sunt obligate să desfășoare munca de birou: acestea sunt regulile de lucru de birou în organisme federale putere executiva. Le puteți descărca aici.

Statutul Regulilor

În ciuda faptului că, prin numele lor, regulile se referă numai la organele executive federale, legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” spune că „regulile pentru munca de birou și flux documentar stabilit de alte organe, organisme ale statului administrația localăîn competența lor, trebuie să respecte cerințele, stabilit de Guvern Federația Rusă în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale” (Articolul 11). Astfel, regulile pentru autoritățile executive federale sunt obligatorii pentru toate organele de stat și guvernele locale.

Obligați să le urmați organizatii comerciale nu este posibil, doar recomandat. Din fericire, majoritatea companiilor încă urmează aceste reguli.

Reguli de documentare în organele executive federale: modificări actuale

În mai 2016, regulile de funcționare a biroului în organele executive federale au fost modificate:

Secțiunea „Termeni și definiții” a fost actualizată, în special, sintagma ciudată „imagine electronică a unui document” a dispărut și a apărut o „copie electronică a unui document” complet de înțeles și incontestabil;

Au apărut două elemente de recuzită noi (nu sunt incluse): semnatura electronicași Link către document;

La contabilizarea documentelor, a devenit posibilă separarea zilei de primire (semnare, aprobare) a documentului și ziua înregistrării acestuia pentru a o înregistra oficial în instrucțiunile dvs. de lucru de birou;

Secțiunea „Particularități ale lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal” a fost complet reproiectată;

Regulile au o anexă: O listă de informații obligatorii despre documentele utilizate în scopul contabilizării și căutării documentelor în EDMS al autorității executive federale.

Au fost adoptate noi reguli pentru munca de birou în organele executive federale. Am rugat unul dintre dezvoltatorii Regulilor să ne povestească despre acest eveniment de referință - director adjunct al Institutului de Cercetare a Documentației și Arhivelor din întreaga Rusie, candidat la științe istorice, profesor asociat Valentina Fedorovna Yankova.

- Când au fost aprobate noile reguli, când intră în vigoare? Care este soarta reguli model, acționând înainte pentru autoritățile federale?

Regulile pentru munca de birou în organele executive federale (denumite în continuare Reguli) au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Regulile au intrat în vigoare de la data aprobării lor.

Într-adevăr, înainte de adoptarea Regulilor, am lucrat la un alt document de reglementare - Instrucțiuni de model privind documentele în organele executive federale. Dar statutul acestui document era complet diferit: instrucțiunea standard a fost aprobată de Ministerul Culturii și Comunicațiilor de Masă (în prezent, Ministerul Culturii) al Federației Ruse. document nou- Regulile muncii de birou în organele executive federale - aprobat de Guvern Federația Rusă. De menționat că acesta este primul caz din istoria țării noastre, inclusiv perioada sovietică când documentul care reglementează munca de birou este adoptat de Guvern. Aceasta indică, în primul rând, că odată cu trecerea la gestionarea electronică a documentelor, în contextul introducerii interdepartamentale managementul documentelor electroniceȘi e-guvernare, rolul și importanța muncii de birou este doar în creștere.

Revenind la Instrucțiunile Standard pentru Documentele în Organele Executive Federale, vreau să spun că acest document și-a pierdut puterea odată cu adoptarea Regulilor. Acest lucru este menționat în textul rezoluției în sine. Permiteți-mi să vă reamintesc: Instrucțiunea Standard (așa cum a fost modificată în 2005) a fost elaborată în legătură cu adoptarea model de reglementare interacțiunea dintre autoritățile executive federale, în paragraful 11.1 din care se spunea:

„Munca de birou în organele executive federale este organizată în conformitate cu instrucțiunile standard pentru munca de birou în organul executiv federal ... aprobate de Ministerul Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse. Autoritățile executive federale emit propriile instrucțiuni pentru munca de birou, convenite cu Agenția Federală de Arhivă.

Decretul Guvernului Federației Ruse, care a aprobat noile reguli, a adus și modificări acestui alineat al regulamentelor model, acum este valabil în următoarea ediție:

„11.1. Munca de birou în organele executive federale se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Pe baza acestor reguli, organele executive federale, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul cauzelor emit instrucțiuni pentru păstrarea evidenței.

În consecință, principalul document de reglementare, pe baza căruia autoritățile executive federale elaborează instrucțiuni pentru munca de birou, acum sunt regulile, și nu instrucțiunile standard pentru documentele din autoritățile executive federale.

- Pentru cine sunt obligatorii noile reguli? Care sunt consecințele nerespectării acestora?

Din titlul Regulilor rezultă că acestea sunt adresate autorităților executive federale. În conformitate cu Decretul președintelui Federației Ruse nr. 724 din 12 mai 2008, organele noastre executive federale includ:

ministerele federale, agențiile federale și agentii federale, ale căror activități sunt conduse de Președintele Federației Ruse, precum și de serviciile federale și agențiile federale subordonate acestor ministere federale;
Ministerele federale gestionate de Guvernul Federației Ruse, precum și serviciile federale și agențiile federale subordonate acestor ministere federale;
servicii federaleși agenții federale gestionate de Guvernul Federației Ruse.

Dar gama de consumatori ai acestor Reguli nu se limitează la aceasta. Cert este că însăși elaborarea Regulilor a fost întreprinsă în legătură cu adoptarea Legii federale „Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, în art. 11 (p. 2) care spunea următoarele.

În ea a apărut pentru prima dată prevederea că Guvernul Federației Ruse stabilește procedura de documentare a activităților organelor executive federale și a menționat în continuare „Regulile muncii de birou și fluxul de documente”, care în alte organisme de stat și administrațiile locale trebuie să respecte regulile care sunt stabilite pentru puterea executivă a organismelor federale (a se vedea articolul 11, paragraful 2).

Prin urmare, răspunzând direct la întrebarea dumneavoastră, subliniez că, în conformitate cu lege federala„Despre informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” utilizatorii Regulilor sunt autoritățile puterea statului(nu numai federale, ci și autoritățile entităților constitutive ale Federației Ruse) și guvernele locale.

Dacă vorbim despre consecințele în cazul nerespectării regulilor, atunci trebuie să acordați atenție paragrafului 3 al acestui document de reglementare: „organul executiv federal pe baza acestor reguli, ținând cont de condițiile și specificul activităților sale, elaborează o instrucțiune privind munca de birou aprobată de șeful puterii executive a organului federal în acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării”, adică cu Agenția Federală de Arhivă (Rosarchiv). Prin urmare, dacă instrucțiunile privind munca de birou ale organului executiv federal nu sunt conforme cu regulile, Arhiva Federală nu va fi de acord cu aceasta.

- Cum pot alte organizații să folosească Regulile în activitatea lor? De exemplu, atunci când interacționați cu autoritățile federale, și nu numai.

La un moment dat, Instrucțiunea standard privind munca de birou în organele executive federale, deși era destinată numai organismelor federale, a fost folosită pe scară largă și nu numai de către organismele guvernamentale, ci și de către organizațiile statale și nestatale, cel puțin în acest sens. parte care nu a purtat în specificul propriu inerent agentii guvernamentale. Cred că Regulile vor fi, de asemenea, utilizate pe scară largă, deși, bineînțeles, nu în același mod cu Instrucțiunile standard pentru documente.

Trebuie să înțelegeți că statutul Regulilor este destul de ridicat, documentul este aprobat de Guvernul Federației Ruse. Astfel de documente conțin de obicei principii generale, reguli, norme. Detaliile și detaliile nu sunt prescrise în astfel de documente. Unora li se poate părea că multe prevederi ale Regulilor sunt asemănătoare afirmației „Volga se varsă în Marea Caspică”, dar adevărul este că aceste „adevăruri simple” nu au fost niciodată, în niciun document de reglementare, în special de acest nivel, consacrat. Adesea ele constituie așa-numitele „practici de afaceri”. Suntem adesea întrebați despre cutare sau cutare regulă clericală: „Unde este scris?”, Și destul de des se întâmplă să nu existe de fapt nimic la care să ne referim. Cred că acum, cel puțin o parte din astfel de prevederi, a primit consolidare normativă. În plus, trebuie să vă întoarceți Atentie speciala la secțiunea a 6-a a Regulilor „Particularitățile lucrului cu documente electronice în organul executiv federal” și o anexă la document, care definește lista de informații obligatorii despre documentul necesar pentru a include documentul în sistemul de gestionare a documentelor electronice, contabilitate si cautare documente. Determinarea compoziției acestor informații obligatorii despre documente este importantă pentru implementarea managementului electronic al documentelor interdepartamentale.

- Ce este nou în acest document?

După părerea mea, cea mai importantă și valoroasă este secțiunea care stabilește unele principiile de bază ale lucrului cu documente electronice. Nevoia sa este întârziată - în prezent, atât la nivel federal, cât și la nivelul subiecților Federației Ruse și municipii se lucrează mult pentru a crea e-guvernare și a implementa managementul electronic interdepartamental al documentelor.

Vă reamintesc că în acest domeniu de activitate la nivel federal există doar Legea Federală „Cu privire la semnătura electronică digitală”, adoptată în 2002, practic nu există legislație în domeniul gestiunii electronice a documentelor, mai ales în ceea ce privește organizarea muncii. cu documente electronice. În acest sens, autoritățile executive federale sunt nevoite să se dezvolte propriile reguli lucrează cu documente electronice, dar acestea sunt implementate numai în cadrul managementului departamental al documentelor electronice. Pentru a implementa fluxul de lucru interdepartamental, sunt necesare reguli comune, unificate. În acest sens, Regulamentul formulează cerințe uniforme sa lucreze cu documente electronice, necesare in ceea ce priveste munca de birou. Cele mai importante prevederi includ următoarele:

documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal (clauza 37 din Reguli);
semnăturile digitale electronice sunt folosite pentru a semna documente electronice ale organului executiv federal. Mijloacele de semnătură digitală electronică utilizate trebuie să fie certificate în la momentul potrivit. Atunci când se analizează și se aprobă documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care electronice semnatura digitala nefolosit (p. 38, 39);
pentru înregistrarea și căutarea documentelor în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, se utilizează informațiile obligatorii despre documente prezentate în anexa la Norme. În plus față de informațiile obligatorii specificate de Norme, informații suplimentare despre documente pot fi utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal (clauza 25);
la transferul documentelor electronice primite pentru a fi luate în considerare de către șeful organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice către diviziile structurale și executanții responsabili ai organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice și stocarea documentelor electronice, datele de înregistrare ale acestora sunt transmise (stocate) împreună cu electronice. acte (clauza 42) ;
acceptarea și trimiterea documentelor electronice se efectuează de către serviciul administrativ al organului executiv federal (clauza 40);
documentele electronice executate sunt sistematizate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri al organului executiv federal. La compilarea nomenclatorului cazurilor, se indică faptul că cazul se desfășoară în în format electronic. Documente electronice după executarea lor, acestea sunt supuse depozitării în conformitate cu procedura stabilită în organul executiv federal pentru perioadele prevăzute pentru documente similare pt. pe suport de carton(pag. 44-46).

Nu mai puțin important secțiunea V „Fondul documentar al organului executiv federal”. Conține o prevedere conform căreia organul executiv federal elaborează și aprobă, de comun acord cu Arhivele Federale, o listă a documentelor generate în cursul activităților sale, precum și în cursul activităților organizațiilor subordonate acestuia, indicând păstrarea perioade. În prezent, doar câteva autorități executive federale au elaborat liste departamentale (de industrie) de documente cu perioade de păstrare. Absența lista departamentală creează mari dificultăți în alcătuirea nomenclatorului cauzelor și determinarea termenelor de păstrare a documentelor, deoarece liste de modele documentele cu perioade de păstrare nu conțin documentație care să reflecte specificul activităților organului executiv federal și a organismelor și organizațiilor sale subordonate.

- Când ați început să lucrați la noile reguli?

Elaborarea Regulilor a fost prevăzută de Planul de pregătire a proiectelor de acte necesare implementării Legii federale „Cu privire la informația, tehnologiile informației și protecția informațiilor” din 27 iulie 2007 nr. 149-FZ, aprobat prin ordin al Guvernul Federației Ruse din 27 iulie 2007 Nr. 1002- R. Executorul responsabil a fost determinat de Ministerul Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (acum - Ministerul Culturii), co-executori - Ministerul Dezvoltării Economice al Rusiei, Serviciul Federal de Securitate al Rusiei și alte departamente. Ministerul Culturii din Rusia a încredințat elaborarea proiectului de document Agenției Federale de Arhivă (Rosarchiv), care a implicat în această lucrare Institutul de Cercetare a Documentării și Arhivării din întreaga Rusie.

Lucrările la reguli au început de fapt în 2008. În prima jumătate a anului a fost întocmit un proiect de Reguli, după care a început discutarea documentului cu co-executorii și aprobarea acestuia. Procesul a fost lung, deoarece a trebuit să se țină seama de opiniile diferitelor departamente. Documentul a fost revizuit de trei ori în timpul procesului de aprobare. Trebuie spus că practic nu au fost ridicate obiecții fundamentale în timpul procesului de coordonare. Proiectul de Reguli aprobat a fost înaintat Guvernului Federației Ruse de către Ministerul Culturii deja în 2009. Deși au fost aduse modificări foarte serioase textului în timpul discuției proiectului de Reguli în Guvernul Federației Ruse, procesul de discuție în sine. a procedat într-un spirit foarte constructiv și nu a luat mult timp.

- De ce atât de mult timp? Ce provocări ai avut de depășit în timpul procesului de dezvoltare?

În primul rând, a fost necesar să înțelegem scopul acestui document. Textul Regulilor spune că acestea stabilesc „o procedură unificată pentru munca de birou în organele executive federale”. Ținând cont de faptul că orice document de reglementare stabilește norme pe termen lung concepute pentru o gamă largă de organizații sau persoane, a fost necesar să se izoleze ceea ce ar putea constitui această „procedură unică pentru munca de birou”, ce ar putea acționa perioadă lungă de timp, și ceva care poate fi aplicat de toate autoritățile executive federale.

Desigur, este necesar de remarcat stilul deosebit de prezentare a documentului normativ. Deși institutul avea experiență în pregătirea unui proiect de lege privind suportul documentar al conducerii și altele documente normative, din aceleași Instrucțiuni standard pentru munca de birou în organele executive federale, cu toate acestea, nu a fost ușor de descris procedura pentru munca de birou fără a intra în tehnologia de lucru cu documente, care face obiectul instrucțiunii.

- Care au fost problemele cu aprobarea Regulamentului și cum au fost ele rezolvate? Ce bucăți au trebuit îndepărtate? Vor fi mutați în instrucțiuni privind aplicarea noilor reguli?

După cum am spus deja, în procesul de finalizare a proiectului de document în Guvernul Federației Ruse, acesta a suferit unele modificări și, mai ales, a fost redus semnificativ.

În versiunea „noastră” a acestui document a existat o secțiune mai completă „Documentarea activităților organului executiv federal”, în special, au existat două anexe la această secțiune: mostre de formulare ale organului executiv federal și regulile de prelucrare a detaliilor documentelor, care au fost eliminate în ultima etapă a discuției. În plus, denumirile unor cerințe au fost schimbate, în opinia mea, în mod nerezonabil, de exemplu, cerința „Întregul text” din Reguli se numește „Numele documentului”. Sunt alte prevederi cu care nu sunt de acord.

Cel mai mult regret că noi nu a apărat secțiunea „Serviciul de management al biroului organului executiv federal”. Din punctul nostru de vedere, a fost foarte important pentru ridicarea statutului acestor divizii în organele executive federale. Conform datelor pe care le avem, serviciile de birou în majoritatea organelor executive federale nu sunt unități independente. Dar acest lucru nu este atât de rău, principalul lucru este că fac parte dintr-o varietate de departamente (birouri) - de la control și analitic sau departament serviciu public si personalul juridic si administrativ-economic. Am încercat să aducem măcar o oarecare ordine în acest sens, cel puțin am formulat o prevedere conform căreia serviciul clerical al organului executiv federal este o unitate structurală independentă care raportează direct șefului organ executiv federal sau șef adjunct responsabil de informare și documentare. Mai era, în opinia noastră, o prevedere importantă care structura si numărul de angajați Serviciile de gestionare a înregistrărilor sunt aprobate de șeful organului executiv federal pe baza reglementărilor muncii. Această secțiune a fost, din păcate, eliminată. Dar pierderea noastră a fost compensată de faptul că clauza 3 a fost inclusă în textul rezoluției în sine, care a modificat clauzele 2.38 și 2.39 din Regulamentul-Model. organizare internă organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 28 iulie 2005 nr. 452. În versiunea veche a acestui document, clauza 2.29 a fost formulată după cum urmează:

„2.39. Responsabilitatea pentru organizarea și desfășurarea muncii de birou în subdiviziunile structurale ale organelor executive federale revine șefilor acestor subdiviziuni.

Lucrările directe privind suportul documentației în diviziile structurale sunt efectuate de persoane responsabile cu munca de birou.

ÎN noua editie arata cam asa:

„2.39. Organizarea și păstrarea evidenței în organul executiv federal se realizează de subdiviziunea structurală a organului executiv federal, căruia îi sunt încredințate funcțiile de păstrare a evidenței, precum și de persoanele responsabile cu păstrarea evidenței în alte divizii structurale ale corpului executiv federal. .

Cu siguranță, o parte a materialului care nu este inclus în Regulile aprobate poate și ar trebui inclusă în Ghidul pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale prevăzute de Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477, dar multe dintre prevederile din instrucțiuni nu vor fi incluse doar pentru motivul pentru care poartă caracter normativși nu poate fi decât în normativ act juridic, iar recomandările, după cum înțelegeți, sunt un document cu un alt statut - o recomandare.

- Când ne putem aștepta la aceste linii directoare?

Cronologie de dezvoltare acest document sunt stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477, unde paragraful 4 spune următoarele: „Înainte de 1 ianuarie 2010, Agenția Federală de Arhivă va aproba liniile directoare pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou. în organele executive federale.” Pregătirea recomandărilor a fost, de asemenea, încredințată institutului nostru - Institutul de Cercetare din întreaga Rusie pentru Gestionarea și Arhivarea Înregistrărilor, care a fost și dezvoltatorul modelului de instrucțiuni pentru documente în autoritățile executive federale. Această lucrare este deja în derulare.

- Vă mulțumim că ați deschis vălul funcționării interioare de dezvoltare și aprobare cadrul de reglementare in scop de afaceri. Sperăm că conversația despre noile reguli de muncă în biroul autorităților executive federale va fi primul semn, iar în viitor, când se va finaliza lucrările privind Orientările pentru aplicarea regulilor, veți putea oferi noi îndrumări pentru cititorii noștri.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

În conformitate cu articolul 11 din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, Guvernul Federației Ruse decide:

1. Aprobați Regulile anexate privind activitatea de birou în organele executive federale.

2. Prezentați clauza 11.1 din Regulamentul model pentru interacțiunea organismelor executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 N 30 , în următoarea ediție:

„11.1. Munca de birou în organele executive federale se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 N 477. Pe baza acestor reguli, organele executive, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, emit instrucțiuni privind munca de birou.

3. Clauzele de stat 2.38 și 2.39 din Regulamentul model pentru organizarea internă a organelor executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 28 iulie 2005 N 452 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N3 1, art. 3233), după cum urmează:

„2.38. Munca de birou în organul executiv federal se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 N 477. Pe baza acestor reguli , organul executiv federal de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării emite instrucțiuni pentru munca de birou.

Lucrările cu documente secrete, telegrame cifrate, alte documente cu acces limitat, precum și prelucrarea informațiilor secrete și a altor informații cu acces limitat se efectuează în conformitate cu instrucțiuni speciale.

2.39. Organizarea și păstrarea evidenței în organul executiv federal se realizează de subdiviziunea structurală a organului executiv federal, căruia îi sunt încredințate funcțiile de păstrare a evidenței, precum și de persoanele responsabile cu păstrarea evidenței în alte divizii structurale ale corpului executiv federal. .

4. Până la 1 ianuarie 2010, Agenția Federală de Arhivă va aproba recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale.

Președintele Guvernului Federației Ruse

V. Putin

Regulile de lucru ale biroului în organele executive federale

I. Prevederi generale

1. Prezentele reguli stabilesc o procedură unificată pentru munca de birou în organele executive federale.

2. Prezentele Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

3. Organul executiv federal, pe baza prezentelor reguli, ținând seama de condițiile și specificul activităților sale, elaborează o instrucțiune privind munca de birou, aprobată de șeful corpului executiv federal de comun acord cu organul executiv federal în domeniu. de arhivare.

II. Noțiuni de bază

4. Următoarele concepte de bază sunt utilizate în prezentele reguli:

„documentare” - fixarea informațiilor pe suporturi materiale în modul prescris;

„munca de birou” – activitate care asigură creația documente oficialeși organizarea lucrului cu aceștia în organele executive federale;

„document” - un document oficial creat de un organism de stat, organism administrativ local, juridic sau individual emise în conformitate cu procedura stabilită și incluse în fluxul de documente al organului executiv federal;

„flux de documente” - deplasarea documentelor din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării, plasării în dosar și (sau) trimiterii;

„detalii document” - un element obligatoriu al documentului;

„document original” - prima sau singura copie a documentului;

„copie a unui document” - un document care reproduce integral informațiile documentului original și caracteristicile sale externe, care nu are forță juridică;

„înregistrare document” - atribuirea unui număr de înregistrare unui document și înregistrarea informațiilor despre document în modul prescris;

"nomenclatura cazurilor" - o listă sistematizată a numelor cazurilor formate în organul executiv federal, indicând termenii de stocare a acestora;

„caz” - un set de documente sau document separat referitoare la o problemă sau domeniu de activitate a organului executiv federal;

„Serviciul de gestionare a biroului” - o subdiviziune structurală a organului executiv federal, care are funcțiile de a efectua lucrări de birou, precum și persoane responsabile cu menținerea lucrărilor de birou în alte subdiviziuni structurale ale corpului executiv federal.

III. Crearea de documente în organul executiv federal

5. Documentele create în organul executiv federal sunt întocmite pe antet, pe coli standard de hârtie în format A4 (210x297 mm) sau A5 (148x210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, a acestora locatie si executie.

6. Formele organului executiv federal sunt elaborate pe baza opțiunii unghiulare sau longitudinale pentru localizarea detaliilor. Cu versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus al foii. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare.

7. Fiecare coală a unui document, întocmită atât pe antet, cât și pe o coală standard de hârtie, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm - stânga, 10 mm - dreapta, 20 mm - sus și 20 mm - jos.

8. Exemplele de formulare sunt aprobate prin ordin al conducătorului organului executiv federal.

9. Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt:

a) emblema de stat a Federației Ruse;

b) denumirea organului executiv federal;

c) funcţia persoanei care a semnat documentul;

d) semnătura oficial;

e) tipul documentului;

f) locul întocmirii (publicării) documentului;

g) date de referință privind organul executiv federal;

h) destinatar;

i) data documentului;

la) număr de înregistrare document;

k) denumirea documentului;

o) o notă despre prezența aplicațiilor;

o) ștampila de aprobare;

p) ștampila de aprobare;

r) amprenta de etanșare;

s) o marcă pe certificarea copiei;

t) notă despre interpret;

x) instrucțiuni pentru executarea documentului;

v) marca de control document;

h) o notă privind executarea documentului;

w) nota de confidentialitate.

10. Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.

11. Aprobarea documentului în organul executiv federal se eliberează prin viza unui funcționar autorizat al organului executiv federal. Aprobarea unui document creat într-un organism executiv federal cu alte autorități și organizații de stat este formalizată printr-o ștampilă (foaie) de aprobare, un protocol sau o scrisoare de aprobare.

IV. Cerințe pentru organizarea circulației documentelor în organul executiv federal

12. Următoarele fluxuri de documente se disting în fluxul de documente al organului executiv federal:

a) documentație de intrare (incoming);

b) documentație trimisă (ieșire);

c) documentaţie internă.

13. În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se realizează prin mijloace de comunicații poștale, comunicații curier și telecomunicații.

14. Documentele primite de organul executiv federal sunt supuse procesării primare, înregistrării, examinării preliminare, transferului către conducere cu titlu oneros, sunt transferate executorilor și, după executare, sunt plasate în dosare.

15. Prelucrarea primară a documentelor primite include verificarea livrării corecte a documentelor și a disponibilității documentelor și anexelor la acestea, precum și distribuirea documentelor în înregistrate și nesupuse înregistrării.

16. Înregistrarea documentelor primite se efectuează, de regulă, în ziua primirii, creată - în ziua semnării sau aprobării sau în următoarea zi lucrătoare.

17. Apelurile cetățenilor sunt înregistrate și formate în cazuri separat de alte documente ale organului executiv federal.

18. Documentele înregistrate sunt transferate de către serviciul de evidență pentru a fi luate în considerare șefului organului executiv federal sau, prin decizie a șefului corpului executiv federal, altor funcționari ai organului executiv federal. Documentele cu instrucțiuni de execuție sunt transferate de către serviciul de evidență către executanți.

19. Originalul documentului este trimis subdiviziunii structurale a organului executiv federal responsabil de executarea documentului. Dacă sunt mai mulți executori, documentul original este transferat unității structurale care este executantul responsabil, unitățile rămase primesc o copie a documentului.

20. Documentele după ce sunt semnate de șeful (șeful adjunct) al organului executiv federal sunt transferate către serviciul de producție pentru înregistrare și trimitere.

21. Serviciul de gestionare a evidențelor verifică corectitudinea documentului, caracterul complet al documentului și conformitatea numărului de copii ale documentului cu lista de corespondență. Documentele executate incorect sunt returnate contractantului.

22. Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.

23. Transferul documentelor între subdiviziunile structurale ale organului executiv federal se realizează prin serviciul de evidență.

24. În organul executiv federal, serviciul de gestionare a înregistrărilor ține evidența documentelor primite, create și trimise. Datele privind numărul de documente sunt rezumate, analizate de serviciul de evidență și prezentate șefului organului executiv federal în modul prescris de acesta.

25. Pentru înregistrarea și căutarea documentelor în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, se utilizează informații obligatorii despre documente în conformitate cu anexa. Informații suplimentare despre documente pot fi utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

V. Fond documentar al organului executiv federal

26. Organul executiv federal:

a) își formează fondul documentar din documentele formate în cursul activităților sale;

b) elaborează și aprobă, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, o listă a documentelor generate în cursul activităților sale, precum și în cursul activităților organizațiilor subordonate acestuia, indicând perioadele de păstrare; .

27. Formarea fondului documentar al organului executiv federal se realizează de către serviciul de gestionare a evidențelor prin întocmirea unui nomenclator de cazuri, formarea și prelucrarea dosarelor, asigurarea siguranței acestora, înregistrarea și transferarea cazurilor în arhiva organului executiv federal.

28. Nomenclatorul cazurilor organului executiv federal:

a) se întocmește de către serviciul de evidență pe baza nomenclatoarelor de cazuri ale diviziilor structurale;

b) se aprobă după coordonarea sa cu centrala comisie de experti a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și intră în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;

c) o dată la 5 ani, se coordonează cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal, căreia îi sunt transferate pentru păstrare permanentă documentele formate în cursul activităților organului executiv federal. Fond de arhivă Federația Rusă;

d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal.

29. Denumirile secțiunilor din nomenclatorul de cazuri ale organului executiv federal sunt denumirile subdiviziunilor structurale ale organului executiv federal.

30. Cazurile se formează în conformitate cu nomenclatorul dosarelor, precum și cu respectarea principiilor de sistematizare a documentelor și de repartizare (grupare) a acestora pentru cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), inclusiv cazuri pentru personal, și pentru cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

31. Cazurile de la data formării lor până la trecerea în arhiva organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în unități structurale la locul formării lor.

32. Cazurile sunt emise pentru utilizare temporară angajaților diviziilor structurale pentru o perioadă determinată de șeful organului executiv federal, iar după expirarea acesteia sunt supuse returnării.

Alte organisme guvernamentale cazurile și organizațiile sunt emise pe baza cererilor lor scrise, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu munca de birou.

33. Retragerea documentelor din dosarele de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând în caz o copie a documentului certificată în modul prescris și un act privind motivele emiterii originalului.

34. Cazurile de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhiva organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la data utilizării sau depozitării lor în unități structurale. Transferul cazurilor în arhiva organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor cazurilor de depozitare permanentă, depozitare temporară (peste 10 ani) și personal, întocmite în subdiviziunile structurale ale organului executiv federal. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) în arhiva organului executiv federal nu sunt transferate și sunt supuse distrugerii în modul prescris.

35. Baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.

36. Procedura de întocmire a nomenclatorului cauzelor și a inventarelor cauzelor, formarea și executarea dosarelor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară în organul executiv federal este determinată de organul executiv federal în domeniul arhivării.

VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal

37. Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

38. Pentru semnarea documentelor electronice ale organului executiv federal, se folosesc semnături digitale electronice. Mijloacele de semnătură electronică digitală utilizate trebuie să fie certificate în conformitate cu procedura stabilită.

39. Atunci când se analizează și se aprobă documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice în care nu este utilizată semnătura digitală electronică.

40. Recepția și expedierea documentelor electronice se efectuează de către serviciul administrativ.

41. La primirea documentelor electronice, serviciul administrativ verifică autenticitatea semnăturii digitale electronice.

42. La transferul documentelor electronice primite spre examinare de către șeful organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice către diviziile structurale și executanții responsabili ai organului executiv federal, trimiterea documentelor electronice și stocarea documentelor electronice, datele de înregistrare ale acestora sunt transferate (stocate) de-a lungul cu documente electronice.

43. Unitatea de contabilitate a unui document electronic este un document electronic înregistrat în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

44. Documentele electronice executate sunt sistematizate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cauzelor organului executiv federal.

45. La întocmirea nomenclatorului cauzelor, se indică faptul că cauza se desfășoară în formă electronică.

46. După executarea lor, documentele electronice sunt supuse stocării în conformitate cu procedura stabilită în organul executiv federal pentru perioadele prevăzute pentru documentele similare pe hârtie.

47. După expirarea perioadei stabilite pentru stocarea fișierelor electronice (documente electronice), în baza unui act privind alocarea lor spre distrugere, aprobat de șeful organului executiv federal, aceste fișiere electronice (documente electronice) sunt supuse distrugerii.

Apendice

Lista informațiilor obligatorii despre documentele utilizate în scopul contabilizării și căutării documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor ale organelor executive federale

1. Destinator

2. Destinatar

3. Funcția, prenumele și parafa persoanei care a semnat documentul

4. Tipul documentului

5. Data documentului

6. Numărul documentului

7. Data primirii documentului

10. Denumirea textului

12. Informații despre transmiterea documentelor

13. Numărul de foi ale documentului principal

14. Numărul de cereri

15. Numărul total de foi de cerere

16. Instructiuni de executare a documentului

17. Funcția, prenumele și parafa interpretului

18. Notificare de confidențialitate

„Cu privire la aprobarea regulilor de documentare în organele executive federale”

Ediția din 26.04.2016 - Valabil de la 06.05.2016

 Afișați modificările

GUVERNUL FEDERATIEI RUSE

REZOLUŢIE
din 15 iunie 2009 N 477

PRIVIND APROBAREA REGULAMENTULUI DE LUCRARE A DOCUMENTULUI ÎN AUTORITĂȚILE EXECUTIVE FEDERALE

din 07.09.2011 N 751, din 26.04.2016 N 356)

1. Aprobați Regulile anexate privind activitatea de birou în organele executive federale.

4. Până la 1 ianuarie 2010, Agenția Federală de Arhivă va aproba recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale.

primul ministru
Federația Rusă
V. PUTIN

APROBAT
Decret de Guvern
Federația Rusă
din 15 iunie 2009 N 477

REGULI
MUNCĂ DE BIROU ÎN AUTORITĂȚILE EXECUTIVE FEDERALE

(Modificat prin Decretele Guvernului Federației Ruse din 09.07.2011 N 751, din 26.04.2016 N 356)

I. Prevederi generale

1. Prezentele reguli stabilesc o procedură unificată pentru munca de birou în organele executive federale.

2. Prezentele Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

II. Termeni și definiții din 26 aprilie 2016 N 356)

4. În sensul prezentelor Reguli, se folosesc următorii termeni și definiții: (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„documentare” - fixarea informațiilor pe suporturi materiale în modul prescris;

„hârtii” - activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizarea muncii cu acestea în organele executive federale;

„document” - un document oficial creat de un organism de stat, organism local de autoguvernare, persoană juridică sau persoană fizică, întocmit în conformitate cu procedura stabilită și inclus în fluxul de documente al organului executiv federal;

„flux de documente” - deplasarea documentelor din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării, plasării în dosar și (sau) trimiterii;

„document necesar” - un element al documentului necesar pentru proiectarea și organizarea lucrului cu acesta; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„document original” - prima sau singura copie a documentului;

„copie a unui document” - un document care reproduce integral informațiile documentului original și caracteristicile sale externe, care nu are forță juridică;

„înregistrare document” - atribuirea unui număr de înregistrare unui document, introducerea informațiilor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„nomenclatura cazurilor” - o listă sistematizată a titlurilor cazurilor cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„caz” - un set de documente sau un document separat referitor la o problemă sau un domeniu de activitate al organului executiv federal;

„Serviciul de gestionare a biroului” - o unitate structurală căreia îi sunt încredințate funcțiile de desfășurare a lucrărilor de birou, precum și persoanele responsabile cu menținerea lucrărilor de birou în alte unități structurale; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„copie electronică a unui document” - o copie a unui document creat în formular electronic; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

Alineatul 14 - Abrogat. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„sistem electronic de gestionare a documentelor” - un sistem informatic automatizat care asigură realizarea de documente electronice și copii electronice ale documentelor, gestionarea acestora, stocarea acestora și accesul la acestea, precum și înregistrarea documentelor; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

„gestionare electronică a documentelor” - gestionarea documentelor folosind Sistem informatic. (modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 07.09.2011 N 751)

Alte concepte utilizate în prezentele reguli corespund conceptelor definite în legislația Federației Ruse. (modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 07.09.2011 N 751)

III. Crearea de documente în organul executiv federal

5. Documentele create în organul executiv federal se întocmesc pe antet, pe coli standard de hârtie în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă componența stabilită. de detalii, locația și înregistrarea acestora.

La crearea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se folosesc șabloane de documente electronice. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

8. Modelele de formulare și modelele electronice de documente sunt aprobate de șeful organului executiv federal. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

9. Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt: (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

a) emblema de stat a Federației Ruse; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

b) denumirea organului executiv federal; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

c) nume unitate structurală organ executiv federal; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

d) titlul postului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

e) date de referință privind organul executiv federal; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

f) denumirea tipului de document; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

g) data documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

h) numărul de înregistrare al documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

i) referire la numărul de înregistrare și data documentului de primire; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

j) locul întocmirii (publicării) documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

k) ștampila de restricție a accesului la document; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

l) destinatar; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

m) ștampila de aprobare a documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

n) instrucțiuni pentru executarea documentului (rezoluție); (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

n) titlul textului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

p) textul documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

c) marca de control; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

r) o notă despre cerere; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

s) semnătură; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

t) marca semnăturii electronice; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

x) ștampila de aprobare a documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

v) viza; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

h) imprimare; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

w) o marcă pe certificarea copiei; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

w) o notă despre interpret; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

e) o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

j) o notă la primirea documentului; (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

10. Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.

IV. Cerințe pentru organizarea circulației documentelor în organul executiv federal

12. Următoarele fluxuri de documente se disting în fluxul de documente al organului executiv federal:

a) documentație de intrare (incoming);

b) documentație trimisă (ieșire);

c) documentaţie internă.

13. În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se realizează prin mijloace de comunicații poștale, comunicații curier și telecomunicații.

16. Înregistrarea documentelor primite și create se efectuează în ziua primirii, creării (semnării sau aprobării) sau în următoarea zi lucrătoare, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede altfel. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

17. Clauza nu mai este valabilă. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

18. Documentele înregistrate sunt transferate de către serviciul de evidență pentru a fi luate în considerare șefului organului executiv federal sau, prin decizie a șefului corpului executiv federal, altor funcționari ai organului executiv federal. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

Documentele sau copiile acestora cu instrucțiuni de executare (rezoluții) sunt transferate de către serviciul de evidență către executanți. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

Atunci când oferă executantului posibilitatea de a accesa o copie electronică a documentului în sistemul electronic de gestionare a documentelor, documentul original poate rămâne în serviciul de evidență, dacă acest lucru este stabilit prin instrucțiunile de păstrare a evidenței din organul executiv federal. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

20. Documente după semnarea lor de către șeful organului executiv federal sau altul persoană autorizată sunt transferate la serviciul administrativ pentru înregistrare și expediere. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

22. Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.

23. Transferul documentelor între subdiviziunile structurale ale organului executiv federal se realizează prin serviciul de evidență.

V. Fond documentar al organului executiv federal

26. Organul executiv federal:

a) își formează fondul documentar din documentele formate în cursul activităților sale;

c) elaborează și aprobă un album de șabloane forme unificate documente create de organul executiv federal. (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

28. Nomenclatorul cazurilor organului executiv federal:

a) se întocmește de către serviciul de evidență pe baza nomenclatoarelor de cazuri ale diviziilor structurale;

b) este aprobat după acordul său cu comisia centrală de experți a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și intră în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;

c) o dată la 5 ani, este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal, căreia documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse constituite în cursul activităților organului executiv federal sunt transferate în mod permanent. depozitare;

d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal.

29. Denumirile secțiunilor din nomenclatorul de cazuri ale organului executiv federal sunt denumirile subdiviziunilor structurale ale organului executiv federal.

31. Cazurile de la data formării lor până la trecerea în arhiva organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în unități structurale la locul formării lor.

Cazurile sunt transmise altor organisme și organizații de stat pe baza cererilor scrise ale acestora, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu munca de birou.

33. Retragerea documentelor din dosarele de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând o copie certificată a documentului și un act privind motivele eliberării originalului. )

35. Baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.

VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal (Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

37. Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

38. Un document electronic trebuie eliberat conform reguli generale munca de birou și să aibă detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția detaliilor „Emblema de stat a Federației Ruse”.

Organul executiv federal utilizează documente electronice (fără documentație prealabilă pe hârtie) și copii electronice ale documentelor.

39. Compoziția documentelor electronice create în organul executiv federal este stabilită de lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv sub formă de documente electronice la organizarea activităților interne ale organului executiv federal, elaborate pe baza recomandărilor Agenției Federale de Arhivă.

Lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se efectuează exclusiv sub formă de documente electronice atunci când se organizează activitățile interne ale organului executiv federal, este aprobată de șeful acestui organ executiv federal în acord cu Arhiva Federală. Agenţie.

40. Documentele electronice trimise autorităților de stat și guvernelor locale sunt semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită a unui funcționar al organului executiv federal, în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

41. În sistemul de gestionare a documentelor electronice al organului executiv federal, pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care sunt utilizate alte tipuri de semnături electronice în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

42. Primirea și expedierea documentelor electronice se efectuează de către serviciul administrativ.

43. După primirea documentelor electronice semnate cu semnătură electronică, serviciul de evidență verifică valabilitatea semnăturii electronice.

44. După includerea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se generează date de înregistrare și contabilitate despre document care asigură gestionarea documentului, inclusiv căutarea acestuia, accesul la document, controlul, stocarea, utilizarea și alte date.

45. Documentele create în organul executiv federal și (sau) primite de organul executiv federal pe hârtie sunt înregistrate în sistemul electronic de gestionare a documentelor odată cu crearea unei copii electronice a unui astfel de document în acesta.

46. Înregistrarea și contabilizarea documentelor electronice se efectuează în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

47. Documentele electronice se formează în dosare electronice în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

Nomenclatorul cauzelor indică faptul că cazul se desfășoară în formă electronică, ceea ce este notat în antetul cauzei sau în coloana „Notă”.

(Modificat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356)

2. Destinatar

3. Funcția, prenumele și parafa persoanei care a semnat documentul

4. Denumirea tipului de document

5. Data documentului

6. Numărul de înregistrare al documentului

7. Data primirii documentului

8. Numărul de înregistrare al documentului primit

9. Informații despre documente relatate(denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, tipul comunicării)

10. Titlul textului ( rezumat document)

12. Informații despre transmiterea documentelor

13. Numărul de foi ale documentului principal

Ce este munca de birou și fluxul de documente (2019)? Tutorial, precum și un dicționar economic modern, definește fluxul de lucru ca mișcarea documentelor între compilatori și executanți de-a lungul lanțurilor tehnologice informaționale, făcând posibilă informarea tuturor părțile interesate, aduceți la ei deciziile luate, contabilitate si control. La rândul său, munca de birou reprezintă activitățile de menținere, actualizare și control a documentației.

Deoarece valoarea informaţiei în lumea modernăși de afaceri este dificil de supraestimat, munca de birou și fluxul de documente al organizației este dat rol important. Adesea, corectitudinea luării deciziilor și rezultatul final depind de claritatea și claritatea formulării, de viteza de lucru.

Există trei tipuri de flux de documente:

incoming (intrare in organizatie);
ieșire (trimise de la organizație);
intern (documentație creată și utilizată de angajați în procesul de management).

Etapele muncii

Lucrul cu documentele în organizație este împărțit în etape.

Pentru intrare:

primirea și prelucrarea;
examinarea prealabilă de către grefier;
înregistrare;
luarea în considerare de către conducerea organizației și direcția de execuție;
controlul executiei.

Pentru ieșiri:

dezvoltare, proiectare;
înregistrare;
trimitere.

Pentru intern:

dezvoltare, proiectare;
înregistrare;
prelucrarea, executarea, pregătirea răspunsurilor;
controlul executiei.

Pentru toți:

contabilizarea si analiza volumelor fluxului de documente;
depozitare.

Viteza de trecere a etapelor depinde direct de corectitudinea documentelor, precum și de normele de flux de documente aprobate de organizație. Un exemplu de regulament privind fluxul de documente într-o organizație (2019) poate fi descărcat mai jos.

GOST pentru munca de birou 2019

Cerințele pentru executarea documentelor oficiale în prezent sunt formulate în standardul național al Federației Ruse. El s-a schimbat standard de stat Federația Rusă GOST R 6.30-2003.

Cunoașterea GOST cu privire la munca de birou, în opinia noastră, este utilă pentru a începe cu studiul terminologiei, care este descrisă în detaliu de către altcineva. standard national- (munca de birou și arhivare GOST), deoarece aceste cunoștințe vor ajuta la înțelegerea și utilizarea corectă a vocabularului profesional.

Acesta definește conceptele folosite în articol:

Un document este o informație fixată pe un transportator cu detalii care permit identificarea acestuia.
Executarea documentului - aplicarea detaliilor necesare pe document.
Un atribut de document este un element al designului documentului.

GOST R 7.0.8-2013

Lucrări de birou-2019: noi cerințe pentru documente

Ținând cont de definițiile descrise, vom lua în considerare regulile de oficializare a documentelor oficiale.

Pentru cei care au aflat despre existența unui standard în domeniul muncii de birou din acest articol, o analiză detaliată a secțiunilor GOST va fi utilă. Pentru funcționarii cu experiență, vă sugerăm să vă familiarizați cu modificările care au intrat în vigoare la 07.01.2018 împreună cu.

O nouă secțiune importantă atrage imediat atenția asupra ei. Cerințe generale la crearea documentelor”, care sistematizează și descrie regulile referitoare la toate tipurile de detalii, inclusiv text:

numerele paginilor;
fonturi și dimensiuni de font preferate;
liniuța paragrafului;
valoarea spațierii între linii, spațierea dintre litere și cuvinte;
alinierea textului;
lungimea maximă a liniei pentru dispunerea unghiulară și longitudinală;
reguli de selectare a textului aldine;
aspectul paginii de titlu.

Toate modificările au ca scop îmbunătățirea cerințelor. Lista de cerințe a fost extinsă, a fost adăugată:

ștampila de restricție de acces;
semnătură electronică;
denumirea unității structurale - autorul documentului;
denumirea funcției persoanei - autorul documentului.

Unele detalii sunt combinate într-una singură, de exemplu, variabila „date de referință despre organizație” poate include nu numai adresa poștală și numărul de telefon, ci și OKPO, PSRN, TIN / KPP.

Secțiunea „Detalii de prelucrare” este completată cu regulile de utilizare a adreselor introductive și fraza finală de etichetă, semnătura electronică, precum și semnătura persoanei care acționează ca șef.