GOST R 6.30-2003
Grupa T54
STANDARDUL DE STAT AL FEDERATIEI RUSA
Sisteme de documentare unificate
SISTEM UNIFICAT DE DOCUMENTARE ORGANIZAȚIONALĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ
Cerințe de documentare
sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentare managerială. Cerințe pentru prezentarea documentelor
Pentru textul Comparației GOST R 6.30-2003 cu GOST R 7.0.97-2016, consultați linkul.
- Nota producătorului bazei de date.
____________________________________________________________________
OK 01.140.30
OKSTU 0006
Data introducerii 2003-07-01
cuvânt înainte
cuvânt înainte
1 DEZVOLTAT de Institutul de Cercetare pentru Documentare și Arhivare (VNIIDAD) al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia
INTRODUS de Departamentul Științific și Tehnic al Standardului de Stat al Rusiei
2 ADOPTAT ȘI PUNERE ÎN VIGOARE prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 3 martie 2003 N 65-st
3 INTRODUS PENTRU PRIMA Oara
4 REVIZUIRE. martie 2007
1 domeniu de utilizare
Acest standard se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD) - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. (denumite în continuare documente) incluse în OK 011- 93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” (OKUD) (clasa 0200000).
Acest standard stabilește: alcătuirea detaliilor documentelor; cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor; cerințe pentru formularele de documente, inclusiv formele de documente cu reproducerea emblemei de stat Federația Rusă.
Schemele de localizare a detaliilor documentelor sunt date în Anexa A; exemple de formulare de documente - în Anexa B.
Cerințele acestui standard sunt recomandări.
2 Alcătuirea detaliilor documentelor
La pregătirea și prelucrarea documentelor se folosesc următoarele detalii:
01 - Emblema de stat a Federației Ruse;
02 - emblema subiectului Federației Ruse;
03 - emblema organizației sau marcă(marca de serviciu);
04 - cod de organizare;
05 - stare principală număr de înregistrare(OGRN) entitate legală;
06 - numărul de identificare a contribuabilului / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP);
07 - cod formular document;
08 - denumirea organizației;
09 - date de referință despre organizație;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data documentului;
12 - numărul de înregistrare al documentului;
14 - locul întocmirii sau publicării documentului;
15 - destinatar;
16 - ștampila de aprobare a documentului;
17 - rezoluție;
18 - titlul textului;
19 - marca de control;
20 - textul documentului;
21 - un marcaj privind prezența aplicației;
22 - semnătură;
23 - ștampila de aprobare a documentului;
24 - vize de aprobare a documentelor;
25 - imprimare amprentă;
26 - o marcă pe certificarea unei copii;
27 - nota despre interpret;
28 - marcajul asupra executării actului și trimiterea acestuia în cauză;
29 - un marcaj pe primirea documentului de către organizație;
30 - identificatorul copiei electronice a documentului.
3 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor
3.1 Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe antet în conformitate cu Legea constituțională federală „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse” (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, nr. 52, partea I, art. 5021).
3.2 Emblema subiectului Federației Ruse este plasată pe formularele documentelor în conformitate cu acte juridice subiecții Federației Ruse.
3.3 Emblema organizației sau mărcii comerciale (marca de serviciu) este plasată pe antetele organizațiilor în conformitate cu cartea (regulamente privind organizația).
3.4 Codul organizației este înscris conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO).
3.5 Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
3.6 Numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP) se înscrie în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
3.7 Codul formularului de document este aplicat în conformitate cu clasificatorul All-Russian al documentației de management (OKUD).
3.8 Numele organizației care este autorul documentului trebuie să corespundă cu numele stabilit în documentele sale constitutive.
Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în absența acesteia - numele complet al organizației-mamă (dacă există).
Numele organizațiilor subiecților Federației Ruse, care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse (rusa), au limba de stat a subiecților Federației Ruse, sunt tipărite în două limbi.
Numele organizației în limba de stat a subiectului Federației Ruse sau într-o altă limbă este plasat sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.
Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau după numele complet.
Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței este indicată dacă este autorul documentului, și este plasată sub denumirea organizației.
3.9 Datele de referință despre organizație includ: adresa poștală; număr de telefon și alte informații la latitudinea organizației (fax, telex, numere de cont bancar, adresă E-mail si etc.).
3.10 Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație trebuie să fie determinată de cartă (regulamente privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).
3.11 Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru proces-verbal - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului. Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată.
Data documentului este întocmită cu cifre arabe în ordinea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.
De exemplu, data 5 iunie 2003 trebuie introdusă ca 06/05/2003.
Este permisă o modalitate verbal-numerică de formatare a datei, de exemplu, 05 iunie 2003, precum și formatarea datei în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.06.05.
3.12 Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul de ordine al acestuia, care poate fi completat la discreția organizației cu indexul cazurilor conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori etc.
Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.
3.14 Locul întocmirii sau publicării documentului este indicat dacă este dificil de determinat prin detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul întocmirii sau publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată, cuprinde doar abrevieri general acceptate.
3.15 Destinatarul poate fi organizații, unitățile structurale ale acestora, funcționari sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ. De exemplu (în continuare, exemplele de nume de organizații, datele de referință ale acestora etc. sunt condiționate):
Ministerul Justiției al Rusiei |
Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:
către CEO |
|
SA „Electrocentromontazh” |
Dacă documentul este trimis către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații, atunci acestea ar trebui să fie indicate într-un mod generalizat, de exemplu:
Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie. De exemplu:
Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Cu un număr mai mare de destinatari, se întocmește o listă de corespondență a documentului.
„Adresa” necesară poate include o adresă poștală. Elementele adresei poștale sunt specificate în ordine, stabilite prin reguli prestare de servicii postale.
Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu:
Când se adresează unui document unui individ indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, de exemplu:
3.16 Documentul este aprobat de un oficial (funcționari) sau un document special eliberat. La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de semnătură a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării, de exemplu:
APROBA |
||
Semnătura personală | V.A. Stepanov |
|
Este permisă în variabila „Ștampila de aprobare document” centrarea elementelor în raport cu linia cea mai lungă, de exemplu:
Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.
Atunci când un înscris este aprobat prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea actului de aprobare în cauza instrumentală, data acestuia, numărul. De exemplu:
APROBAT |
|
APROBAT |
Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.
3.17 Rezoluția înscrisă pe document de către oficialul relevant include numele, inițialele artiștilor executanți, conținutul comenzii (dacă este necesar), data scadenței, semnătura și data, de exemplu:
Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată.
3.18 Titlul textului include rezumat document. Titlul trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document.
Titlul poate răspunde la întrebări precum:
despre ce (despre cine)?, de exemplu:
Ordin privind constituirea unei comisii de atestare;
ce (cine)?, de exemplu:
Descrierea postului expertului principal.
Este permisă neindicarea antetului textului documentelor întocmite pe antet de format A5.
3.19 Marca de pe controlul asupra executării documentului este indicată prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.
3.20 Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limbile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, în conformitate cu legislația Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse.
Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent, sau sub forma unei combinații a acestor structuri.
La compilarea unui text sub forma unui chestionar, denumirile trăsăturilor obiectului caracterizat trebuie exprimate printr-un substantiv la cazul nominativ sau o frază cu verb la persoana a doua plural al prezentului sau al trecutului („au”, „proprie” sau „au fost”, „au fost”, etc.). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu numele semnelor.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și liniilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.
Un text conectat constă de obicei din două părți. În prima parte sunt indicate motivele, temeiurile, scopurile întocmirii documentului, în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, comenzi - o parte administrativă fără declarație; scrisori, declarații - o cerere fără explicație).
În textul unui document întocmit pe baza documentelor altor organizații sau a documentelor publicate anterior, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, antetul textului.
Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii etc., atunci acesta poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
În documentele (ordinea, instrucțiunea etc.) ale organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și în documentele adresate conducerii organizației, textul este enunțat la persoana I singular („Comand”, „I ofertă”, „Întreb”).
În actele organelor colegiale, textul este înscris la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărăște”).
În documentele comune, textul este enunțat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”).
Textul protocolului este enunțat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).
În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale (regulamente, instrucțiuni), precum și care conțin o descriere, evaluarea faptelor sau concluzii (act, certificat), utilizați forma de prezentare a textului de la o terță persoană, singular sau plural („departamentul îndeplinește funcții”, „asociația include”, „comisia a stabilit”).
Următoarele forme de prezentare sunt folosite în scrisori:
- de la persoana I plural („vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți spre considerație”);
- de la persoana I singular („Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);
- de la persoana a III-a singular („ministerul nu se opune”, „VNIIDAD consideră posibil”).
3.21 O notă despre prezența aplicației menționate în textul scrisorii este întocmită după cum urmează:
Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.
Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:
Apendice: | 1. Reglementări privind Departamentul de Creditare Regională pe 5 ani. în 1 exemplar. | |||
2. Reguli de întocmire și executare a documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare. | ||||
Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.
Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:
Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 05.06.2003 02-6/172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.
Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:
Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.
În anexa la actul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima filă din colțul din dreapta sus scrie „Anexă” indicând denumirea actului administrativ, data și numărul de înregistrare. , de exemplu:
Anexa 2 |
Se permite tipărirea expresiei „ANEXA” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la cel mai lung rând, de exemplu:
ANEXA 2 |
3.22 „Semnătura” obligatorie include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este emis pe formularul documentului, și prescurtat - pe document, eliberat pe formular); semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:
Vicepreședinte al Asociației Întreprinderilor Regionale | Semnătura personală | A.A. Borisov |
sau pe formularul: | ||
Vice-președinte | Semnătura personală | A.A. Borisov |
Este permisă în atributul „Semnătură” să se centreze titlul postului celui care a semnat documentul, raportat la rândul cel mai lung. De exemplu:
La emiterea unui document pe un formular oficial funcţia acestei persoane nu este indicată în semnătură.
Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:
Director al Institutului | Semnătura personală | M.V. Larin |
Contabil șef | Semnătura personală | Z.V. Maryash |
Când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, de exemplu:
Director adjunct | Director adjunct | ||
Semnătura personală | SUD. Demidov | Semnătura personală | K.I. Ignatiev |
La semnarea unui document comun, prima foaie se întocmește nu pe antet.
Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei în conformitate cu repartizarea, de exemplu:
Președintele Comisiei | Semnătura personală | V.D. Banasyukevici |
membrii comisiei | Semnătura personală | UN. Sokova |
Semnătura personală | LA FEL DE. Krasavin |
|
Semnătura personală | O.I. Ryskov |
3.23 Ștampila de aprobare a documentului constă în cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care a fost aprobat documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, decodarea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, de exemplu:
DE ACORD
Rectorul Academiei Financiare
sub Guvernul Federației Ruse
Semnătura personală | A.G. Gryaznova |
În cazul în care aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește după cum urmează:
DE ACORD Scrisoare de la Academia Rusă |
DE ACORD Procesul-verbal al ședinței Consiliului |
3.24 Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viză), care include semnătura și poziția aprobatorului documentului, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:
Semnătura personală | LA FEL DE. Orlov |
Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:
Comentarii atașate
Șef Departament Juridic |
|
Semnătura personală | LA FEL DE. Orlov |
Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.
Pentru un document al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei pagini a documentului original.
Pentru un document al cărui original este trimis de la o organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos partea frontală copii ale documentului trimis.
Este posibil să se elibereze un document de viză pe o foaie de aprobare separată.
Este permisă, la discreția organizației, aprobarea foaie cu foaie a documentului și aplicarea acestuia.
3.25 Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele care atestă drepturile persoanelor care stabilesc fapte legate de resurse financiare, precum și pe alte documente care prevăd verificarea unei semnături autentice.
Documentele sunt certificate de sigiliul organizației.
3.26 La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub mențiunea „Semnătură” necesară scrieți inscripția de certificare: „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:
Inspector Resurse Umane | Semnătura personală | T.S. Levcenko |
Este permisă certificarea unei copii a documentului cu sigiliu, determinată la discreția organizației.
3.27 Nota despre executant cuprinde parafa si prenumele executorului inscrisului si numarul de telefon al acestuia. O notă despre interpret este plasată pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, de exemplu:
V.A. Jukov
3.28 O notă privind executarea documentului și depunerea lui în cauză include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia sau în absența unui astfel de document informatie scurta despre performanță; cuvintele „În afaceri”; numărul cazului în care va fi păstrat documentul.
O notă privind executarea actului și direcția acestuia în cauză este semnată și datată de către executorul înscrisului sau șeful unității structurale în care a fost executat actul.
3.29 Marca la primirea documentului de către organizație conține următorul număr de serieși data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).
Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub formă de ștampilă.
3.30 Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține denumirea dosarului pe suportul mașinii, data și alte date de căutare stabilite în organizație. .
4 Cerințe pentru formularele de documente
4.1 Documentele se întocmesc pe formulare.
Sunt instalate două formate standard de formulare de document - A4 (210297 mm) și A5 (148210 mm).
Fiecare filă a documentului, întocmită atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
20 mm - stânga;
10 mm - dreapta;
20 mm - sus;
20 mm - mai jos.
4.2 Formele documentelor trebuie realizate pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare.
4.3 Formularele de documente sunt întocmite în conformitate cu Anexa A. Limitele aproximative ale zonelor pentru localizarea detaliilor sunt indicate printr-o linie punctată. Fiecare zonă este determinată de setul de detalii incluse în ea.
4.4 În funcție de locația detaliilor, sunt instalate două versiuni ale formelor - unghiulară (Figura A.1) și longitudinală (Figura A.2).
4.5 Atributul 01 (02 sau 03) este plasat deasupra mijlocului atributului 08. Atributul 03 poate fi plasat la nivelul atributului 08.
Detaliile 08, 09, 10, 14, marcajele restrictive pentru detaliile 11, 12, 13 în limitele zonelor pentru localizarea detaliilor sunt plasate într-unul din următoarele moduri:
- centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt îndepărtate în mod egal de la granițele zonei în care sunt situate detaliile);
- steag (fiecare rând de detalii începe de la marginea din stânga a zonei în care se află detaliile).
4.6 Pentru o organizație, subdiviziunea sa structurală, un funcționar, se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documente:
- forma generala;
- antet;
- forma unui anumit tip de document.
4.7 Formularul general este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția unei scrisori.
Formularul general, în funcție de actele constitutive ale organizației, cuprinde detaliile 01 (02 sau 03), 08, 11, 14.
Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01 (02 sau 03), 04, 05, 06, 08, 09 și, dacă este necesar, marcaje restrictive pentru limitele superioare ale zonelor pentru amplasament a detaliilor 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Forma unui anumit tip de document, cu excepția unei scrisori, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01 (02 sau 03), 08, 10, 14 și, dacă este necesar, mărci restrictive pentru limitele zonelor. unde se află detaliile 11, 12, 13, 18, nouăsprezece.
4.8 Pentru organizațiile entităților constitutive ale Federației Ruse care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, au limba de stat a unei entități constitutive a Federației Ruse, este recomandabil să se folosească o formă longitudinală; în același timp, detaliile 08, 09, 14 sunt tipărite în două limbi: rusă (stânga) și națională (dreapta) la același nivel.
4.9 La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, paginile a doua și următoarele sunt numerotate.
Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginii superioare a foii.
ANEXA A (informativă). SCHEMA LOCALIZARE A DETALIILOR DOCUMENTELOR
ANEXA A
(referinţă)
Figura A.1 - Localizarea detaliilor și a limitelor zonei pe formatul A4 al formularului de colț
Figura A.2 - Localizarea detaliilor și a limitelor zonei pe formatul A4 al formei longitudinale
ANEXA B (informativ). EXEMPRE DE FORME DE DOCUMENTE
ANEXA B
(referinţă)
Figura B.1 - Un eșantion de forma generală a organizației
Figura B.2 - Exemplu de antet de organizare
Figura B.3 - Exemplu de antet longitudinal al unei organizații
Figura B.4 - Exemplu de formă longitudinală a unei scrisori de la un funcționar
UDC 658.516:002:006.354 | OK 01.140.30 | ||
Cuvinte cheie: documente organizatorice și administrative, alcătuirea detaliilor documentelor, document, formular, antet oficial, contabilitate, înregistrare, control, detalii |
|||
Textul electronic al documentului
pregătit de Kodeks JSC și verificat împotriva:
publicație oficială
M.: Standartinform, 2007
Conceptul de „sistem unificat de documentare”. Dezvoltarea sistemelor de documentare unificate reprezintă o nouă etapă în unificarea și standardizarea documentelor. Caracteristicile sistemelor de documentare unificate. Standarde de stat pentru sisteme unificate. Experiență în standardizarea documentelor internaționale.
Direcția principală de îmbunătățire a muncii cu documente este unificarea și standardizarea.
Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea documentelor poate fi ca standardepentru documente individuale(de exemplu, un raport de cercetare) sau pe anumite tipuri produse (de exemplu, acoperirea unor cutii pentru perioade lungi de depozitare), și sisteme de documentare unificate.
Sistem de documentare unificat(USD) este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate (GOST R 51141-98).
Unificarea documentelor se realizează în scopul de a reducerea numărului de documente utilizate în activitățile de management, tipificarea formelor acestora, stabilirea cerințelor uniforme pentru execuția documentelor create la rezolvarea aceluiași tip de sarcini de gestiune, reducerea costurilor de muncă, timp și materiale pentru pregătirea și prelucrarea documentelor, realizarea compatibilității informaționale a bazelor de date. creat în diverse industrii Activități.
Sistemele de documentare unificate se împart în 3 categorii:
1) întreg rusesc - OKUD;
2) sectorial (departamental) - documentația fiscală a IFTS;
3) organizații și întreprinderi - un raport și un album de forme unificate de documente.
Tabelul formelor unificate de documente- aceasta este o listă de forme unificate de documente permise pentru utilizare. Este dezvoltat pentru a reduce numărul de forme de documente utilizate în organizație și pentru a eficientiza tehnologia pentru pregătirea și aplicarea acestora și, de asemenea, face posibilă căutarea rapidă. formele necesare documente.
Documentul principal al sistemului de documentare unificat în întregime rus este OKUD din 30 decembrie 1993 nr. 299 - clasificatorul acoperă sisteme de documentare unificate și forme de documente permise pentru utilizare în economia națională. OKUD include numele cifrelor formularelor de document și codul documentului de 8 cifre (clasa de formulare, de exemplu, ORD; subclasa de formulare - documente de angajare; numărul de înregistrare al formularului unificat al documentului în cadrul subclasei + număr de control ).
În prezent, următoarele 9 DDD au fost dezvoltate și sunt în funcțiune:
sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; 02
sistem unificat de documentație contabilă primară; 03
sistem unificat de documentație bancară; 04
sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare instituţiile bugetareși organizații; 05
sistem unificat de raportare și documentare statistică; 06
sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor; 07
sistem unificat de documentație de muncă; 08
sistem de documentare unificat fond de pensie Federația Rusă; 09
sistem unificat de documentare a comerțului exterior. 10
Pentru fiecare sistem de documentare unificat, a standard de stat. Dezvoltatorii USDD sunt respectivii ministere (departamente), realizarea coordonării într-o anumită ramură de activitate. Astfel, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse este responsabil pentru documentația contabilă, Arhiva Federală a Federației Ruse - pentru documentele organizatorice și administrative.
Aceleași ministere și departamente aprobă formele unificate de documente incluse în USD.
Un formular de document unificat (UFD) este un ansamblu de detalii stabilit în conformitate cu sarcinile de rezolvat în acest domeniu de activitate și situat într-o anumită ordine pe suportul de informații.
Un document obligatoriu este un element obligatoriu în proiectarea unui document oficial, cum ar fi o semnătură, un sigiliu, un text etc.
Un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență, se numește formular de document.
Fiecare tip de document (comandă, act, scrisoare etc.) are propriul său set de detalii. dar unificarea documentelorîn fiecare sistemrealizat prin construirea unei chei de aspect documente pentru un anumit sistem de documentare și stabilirea pe baza acestuia a compoziției optime a detaliilor pentru un anumit sistem de documentare, anumite tipuri de documente, un anumit document etc. Cheie de aspect documentul este „un model pentru construirea unui document care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile câmpurilor, cerințele pentru construirea unei grile structurale și detaliile de bază”.
Astfel, în fiecare sistem unificat are o cheie de layout, pe baza cărora sunt elaborate forme uniforme de documente, cerințe uniforme pentru proiectarea detaliilor documentelor. DDD ar trebui, de asemenea, să dezvolte forme unificate de documente utilizate în acest sistem.
Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) este un sistem de documentare utilizat în orice organizație, instituție, întreprindere.
Utilizarea USORD este reglementată de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.
GOST se aplică documentelor organizatorice și administrative prevăzute de USORD (denumite în continuare documente), - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori care înregistrează deciziile pe probleme administrative și organizatorice, precum și probleme de management, interacțiune , asigurarea și reglementarea activităților:
organismele guvernamentale federale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, inclusiv entitățile constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, organismele administrația locală;
întreprinderile, organizațiile și asociațiile acestora, indiferent de forma organizatorică și juridică a tipului de activitate.
Acest standard specifică:
alcătuirea detaliilor;
cerințe pentru înregistrarea detaliilor;
cerințe pentru formulare și documente;
cerințe pentru fabricarea, contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, embleme ale entităților constitutive ale Federației Ruse.
Standardizare internațională- acesta este un set de organizații internaționale de standardizare și produse ale activităților lor - standarde, recomandări, rapoarte tehnice și alte produse științifice și tehnice. Există trei astfel de organizații: Organizația Internațională pentru Standardizare - ISO (ISO), Comisia Electrotehnică Internațională - IEC (IEC), Uniunea Internațională de Telecomunicații - ITU (ITU).
Organizația Internațională pentru Standardizare este cea mai mare și cea mai autorizată dintre cele de mai sus. Înființată Organizația Internațională de Standardizare în 1946 d. 25 de organizații naționale de standarde. De fapt, munca ei a început în 1947.. De două ori un reprezentant al Gosstandart a fost ales președinte al organizației ISO (ISO) - Organizația Internațională de Standardizare.
ISO își definește obiectivele astfel: să promoveze dezvoltarea standardizării și activităților conexe în lume pentru a asigura schimbul internațional de bunuri și servicii. Precum și dezvoltarea cooperării în domeniile intelectual, științific, tehnic și economic. În ultimii ani, ISO a acordat multă atenție standardizării sistemelor de calitate. Rezultatul practic al eforturilor acestei organizații este dezvoltarea și publicarea standardelor internaționale. Atunci când le dezvoltă, ISO ține cont de așteptările tuturor părților interesate - producătorul de produse (servicii), consumatori, cercurile guvernamentale, organizațiile științifice și tehnice și publice.
V sistemul rusesc aproximativ jumătate din standardele internaționale ISO au fost aplicate standardizării.
Standardele internaționale ISO nu au statutul de obligatorii pentru toate țările participante. Orice țară din lume are dreptul să le aplice sau să nu le aplice. În Rusia, a fost adoptată următoarea procedură pentru implementarea standardelor internaționale:
aplicarea directă a standardului internațional fără includerea de cerințe suplimentare;
utilizarea textului autentic al standardului internațional cu cerințe suplimentare care reflectă nevoile economiei naționale.
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
Introducere
În ultima treime a secolului XX, odată cu începerea utilizării pe scară largă a noilor tehnologii informaționale, s-a pus problema necesității unificării informațiilor documentate, în primul rând în domeniul managementului. În 1971, a fost adoptat un decret special al Guvernului URSS pentru a accelera lucrările de creare a sistemelor de documentare unificate și a clasificatoarelor de informații tehnice și economice. Dezvoltarea lor a fost realizată pe baza unor sisteme de documentare funcționale.
La noi, de fapt, pentru prima dată în domeniul intern și practica straina a fost creat un sistem de documentare suport pentru management pentru a stabili o procedură unificată de documentare a activităților de management pe întreg teritoriul statului. Ea a primit numele EGSD-1973 (Sistemul unificat de evidență de stat).În total, în Uniunea Sovietică au fost dezvoltate 16 sisteme de documentare unificate.
Îmbunătățirea sistemului de management al producției sociale este întotdeauna în centrul atenției statului nostru. Este suficient să reamintim că producția modernă se caracterizează prin rate ridicate de progres științific și tehnologic. Amploarea sa este în creștere, legăturile economice devin din ce în ce mai complicate. Toate acestea necesită o îmbunătățire constantă a activităților aparatului administrativ, îmbunătățirea structurii acestuia și o creștere a dotării tehnice a muncii manageriale.
Activitatea eficientă a aparatului administrativ este indisolubil legată de organizarea corespunzătoare a muncii cu documente. Aproape niciuna dintre funcțiile de management tehnologic asociate cu sursele de informații, pregătirea și luarea deciziilor nu se poate lipsi de documentare - procesul de creare, execuție și prelucrare a documentelor.
Activitățile tuturor angajaților aparatului de management sunt legate de documentație: de la executanți tehnici până la manageri de toate nivelurile. Unii creează documente, alții asigură executarea și transferul acestora, iar alții se ghidează după aceste documente și iau decizii pe baza acestora.
Conceptul de „document” este definit de Standardul de stat al Federației Ruse pentru terminologia muncii de birou și arhivare. Este obligatoriu pentru utilizare în documentația de tot felul: în manuale, manuale, literatură tehnică și de referință.
Un document este un mijloc de fixare a informațiilor despre fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană în diferite moduri pe un material special. Astfel, conceptul de „document” este derivat din înțelegerea informației ca informație. Informațiile conțin informații despre unele evenimente pe care le reflectă.
În activitatea de zi cu zi a întreprinderilor se creează documente pe diverse probleme de producție, activități economice, financiare și sociale. Acestea sunt ordine, decizii, scrisori, acte, contracte, protocoale, declarații, telegrame, certificate etc. Documentele care se întocmesc la întreprinderi sunt denumite în mod obișnuit corespondență.
Totalitatea muncii legate de crearea documentelor, înregistrarea, clasificarea, deplasarea, contabilitatea și depozitarea acestora se numește muncă de birou.
Succesul întreprinderii depinde în mare măsură de organizarea corectă a muncii de birou. Munca de birou la întreprinderi și instituții se desfășoară pe baza Unificatului sistem de stat managementul înregistrărilor (EGSD), ale căror principale prevederi sunt aprobate prin Decret Comitetul de Stat Consiliul de Miniștri al Federației Ruse.
Sistemul unificat de evidență de stat ajută la evitarea concedierilor și dublării lucrărilor, deoarece formulează cerințe și recomandări uniforme privind întocmirea documentelor, organizarea fluxului de lucru, contabilitate și regăsirea informațiilor, monitorizarea utilizării documentelor și gruparea acestora pe cazuri.
Organizarea științifică a muncii de birou și cultura comportamentului acesteia au un efect pozitiv asupra întregului activitate economicăîntreprinderilor. Munca de birou ar trebui să fie simplă și eficientă. Nu poate fi loc pentru birocrație și birocrație în ea.
În condiții moderne, sarcina principală este de a asigura dezvoltarea în continuare și creșterea eficienței sistemelor automate de control și a centrelor de calcul, combinându-le constant într-un sistem național de colectare și prelucrare a informațiilor; extinde producția și utilizarea echipamentelor de birou pentru a eficientiza munca de birou și pentru a îmbunătăți organizarea muncii manageriale.
Rezolvarea acestei probleme trebuie neapărat combinată cu eficientizarea bazei de informații, îmbunătățirea proceselor de documentare. Cea mai mare eficiență din utilizarea tehnologiei electronice de calcul poate fi obținută prin eficientizarea tuturor informațiilor inițiale, al cărei purtător de masă este documentația.
Creșterea eficienței managementului producției este inseparabilă de îmbunătățirea proceselor de documentare la toate nivelurile de management, raționalizarea fluxului de lucru și organizarea științifică a muncii de birou.
1. Unificarea documentelor de gestiune
Unificare- aceasta este reducerea oricăror obiecte (inclusiv documente) la un singur sistem, formă, uniformitate și reducerea setului inițial al acestor obiecte (de exemplu, forme sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora). Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale (de ceva timp destul de lungă) în orice domeniu de activitate, inclusiv în documentare.
Unificarea documentelor- aceasta este aducerea documentelor într-un singur sistem, formă, uniformizare și reducerea setului inițial de formulare sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora. Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale pentru un timp destul de lung în documentație. Cu alte cuvinte, esența unificării documentelor se rezumă la reducerea diversității lor nejustificate prin stabilirea unei alcătuiri raționale a formelor documentelor, uniformizarea acestora prin unitatea structurii, detaliilor, structurilor limbajului și operațiunilor de prelucrare, contabilizare și stocare. documente. Odată cu unificarea, se realizează o reducere a numărului de tipuri și forme de documente prin eliminarea documentelor redundante și duplicate din lanțurile de documente care s-au dezvoltat în sistemul de documentare.
Documentele de management utilizate într-o varietate de domenii și organismele de conducere ar trebui întocmite într-un mod uniform. Acest lucru vă permite să includeți documente într-un singur sistem de muncă de birou pentru țară, contribuie la procesarea și executarea lor promptă, reduce timpul petrecut cu lucrul cu documente nu numai pentru personalul de birou, ci și pentru toți angajații aparatului administrativ - de la manageri până la angajații obișnuiți.
Unificarea documentelor este stabilirea uniformității în componența și formele documentelor de gestiune create în procesul de implementare a aceluiași tip de funcții și sarcini de gestiune, operațiuni de prelucrare, contabilitate și stocare a acestora. Unificarea permite eficientizarea muncii cu numeroase documente, simplifică și accelerează schimbul de informații de afaceri.
Unificarea documentelor de gestiune presupune unificarea compoziţiei documentele create la rezolvarea problemelor manageriale și unificare forme documente.
Unificarea compoziției documentelor organizarea este selectarea și consolidarea unui set de documente necesare și suficiente pentru rezolvarea sarcinilor manageriale (ca urmare, componența documentelor organizației poate fi redusă semnificativ).
Unificarea formularelor documentelor- este selectarea și consolidarea în forme unificate a documentelor a indicatorilor de informații și a detaliilor corespunzătoare scopului documentelor, precum și constituirea cerințe unificate la proiectarea și dezvoltarea lor.
Unificarea în munca de birou poate fi fie muncă independentă, și o etapă în munca de standardizare.
În conformitate cu articolul 2 din Legea federală „On reglementare tehnică» din 27 decembrie 2002 Nr. 184-FZ, standardizare - este „activitatea de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul reutilizării lor voluntare , care vizează realizarea ordinii în sferele producției și circulației produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.
Conform acelorași articole" standard ... este un document în care, în scopul reutilizării voluntare, se stabilesc caracteristicile produsului, regulile de implementare și caracteristicile proceselor de producție, exploatare, depozitare, transport, vânzare și eliminare, efectuarea lucrărilor sau prestarea de servicii. Standardul poate conține, de asemenea, cerințe privind terminologia, simbolurile, ambalajul, marcarea sau etichetele și regulile de aplicare a acestora.
Esența standardizării este dezvoltarea regulilor și cerințelor optime pentru pregătirea, executarea, contabilizarea și stocarea documentației de afaceri adoptate în la momentul potrivitși recomandat pentru utilizarea lor generală și repetată în munca de birou. Cu alte cuvinte, standardizare documente - aceasta este stabilirea unor norme și reguli uniforme pentru documente în vederea eficientizării managementului. Standardizarea este rezultatul unificării, forma sa cea mai înaltă.
Standardizare mijloace erecție în norma legala regulile și cerințele de bază la elaborarea şi executarea documentelor de management. Datorită standardizării, o masă uriașă de documente este creată după aceleași reguli, mai rapid și mai ușor de perceput de către destinatari.
Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea poate fi fie standarde pentru anumite tipuri de documente (de exemplu, GOST 7.32-91. Raport asupra lucrărilor de cercetare. Structura și regulile de proiectare), fie elementele acestora (de exemplu, GOST 9327. Hârtia de consum. Formate). ), ca și pe sisteme de documentare unificate (de exemplu, GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare). Sistemele de documentare unificate constau dintr-un set de forme interconectate de documente care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități de management și afaceri.
2. Sistem de documentare unificat
Sistem unificat de documentare (UDS), conform definiției standardizate, este „un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-o anumită zonă de activitate”. După cum vedem, această definiție reflectă esența a două concepte: „sisteme de documentare” și „unificare a documentelor”.
Dacă sistemul de documentare este format pe baza nevoilor de documentare a unei anumite activități, atunci un sistem de documentare unificat este rezultatul unificării documentelor acestui sistem: aducerea documentelor într-un singur sistem, formă, uniformizare și reducerea setului inițial de formulare sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora. Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale pentru un timp destul de lung în documentație.
Sistemul de documentare unificat contribuie la:
1) reducerea costului muncii manuale în procesele de informare (ca urmare, este necesar un minim de efort din partea unei persoane pentru a completa sau a citi documente);
2) utilizarea pe scară largă a calculatoarelor electronice, întrucât formele unificate de documente sunt convenabile pentru prelucrarea electronică (acest lucru se realizează prin asigurarea compatibilității software, tehnică și informațională a documentelor, dezvoltarea formelor adecvate de documente, clasificatoare, dicționare etc.);
3) eficientizarea fluxurilor de informații;
4) reducerea numărului de documente;
5) îmbunătățirea în continuare a culturii documentelor și a culturii informaționale în general.
Toate acestea luate împreună fac posibilă creșterea eficienței managementului, deoarece se realizează o eficiență mai mare în obținerea de informații de înaltă calitate, se reduce numărul de erori în documente, se reduc operațiunile manuale, se crește natura creativă a muncii manageriale și costurile financiare. pentru lucrul cu documente sunt reduse.
Acest lucru se aplică nu numai la sfera rusă lucra cu documente. Așadar, conform studiilor efectuate în Statele Unite, costul unei scrisori oficiale compilate și tipărite individual a ajuns la suma de 3,75 USD, în timp ce costul întocmirii unei scrisori-formular, adică a unui document unificat, a fost de doar 25 de cenți.
Standardizarea este o formă de consolidare juridică a rezultatelor unificării. Prin urmare, USD este un set de standarde de stat care determină, în primul rând, principalele prevederi ale sistemului unificat și, în al doilea rând, formă unică toate documentele incluse în acesta. Cu alte cuvinte, sistemul unificat de documentare (UDS) include: 1) standarde de stat; 2) forme unificate de documente, 3) instrucțiuni la cererea lor. Nucleul întregului USDD este alcătuit din forme unificate de documente.
Formular de document unificat- este „un set de detalii stabilite în concordanță cu sarcinile de rezolvat în acest domeniu de activitate și situate într-o anumită ordine pe suportul de informații” .
În funcție de nivelul de aprobare, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:
întreg rusesc;
Industrie (departamentală);
Formulare de documente ale subiecților Federației;
Formulare de documente ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor.
Formele unificate integral rusești sunt intersectoriale. Aceste formulare sunt folosite pentru a documenta procesele tipice de management inerente tuturor organizațiilor, indiferent de tipurile de activități și formele organizatorice și juridice. Aceste formulare sunt aprobate la nivel federal. Dezvoltatorii formelor unificate la nivel rusesc sunt Agenția Federală de Arhivă, serviciu federal statistici de stat, Ministerul Finanțelor al Rusiei, Banca Centrală a Federației Ruse. Formele naționale unificate de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile, întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora. Un exemplu de forme unificate de documente pentru nivel național poate servi ca forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat al Federației Ruse privind Statistica din 05 ianuarie 2004 nr. 1.
Alături de sistemele de documentare intersectorială, există forme de documente care reflectă specificul suportului informațional pentru anumite industrii sau organizații individuale. Acest specific poate fi de două tipuri: 1) special Cerințe suplimentare la informații pentru rezolvarea funcțiilor tipice de management, de exemplu, înregistrarea admiterii, deplasării și concedierii personalului din educație, sănătate etc.; 2) activitate specifică, pentru implementarea căreia s-a format, de fapt, cutare sau cutare ramură de activitate și conducerea acesteia. Acest tip cu siguranță există documentație specifică, deoarece aceste documente înregistrează principalele activități ale industriei, de exemplu, documentația medicală (rețete, concediu medical, istoric medical etc.); documentație de arhivă (descrieri de cazuri, fișe de certificare, ghiduri etc.); documentație de explorare geologică (hărți, profile, fișe puțuri etc.); documentație educațională (orare, fișe de progres, programe de curs etc.). Problemele de determinare a compoziției acestei documentații, conținutul ei de informații, organizarea internă și designul sunt tratate de departamente și (sau) alte organizații identificate oficial ca lideri într-un anumit domeniu de activitate, de exemplu, Biblioteca de Stat Rusă - pt. restul bibliotecilor ţării. Formele de industrie de documente au caracter normativîn cadrul sistemului administrativ (departamental), de exemplu, documentația judiciară, notarială etc., sau pentru toate organizațiile care desfășoară activități specifice, de exemplu, documentație de asigurări, medicale etc.
Forme de documente ale subiecților Federației se aprobă la nivelul regiunilor, regiunilor, teritoriilor, republicilor, guvernelor locale și reflectă specificul documentării activităților acestor entități. Utilizarea unor astfel de formulare se extinde la organizațiile și instituțiile aflate sub jurisdicția subiectelor relevante ale Federației Ruse.
La nivel local se elaborează, se aprobă și se aplică formulare de documente ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor.
Unificarea formei documentelor îmbunătățește calitatea acestora, deoarece conținutul formularului unificat include numărul optim de indicatori comparabili, detaliile necesare. Acest formular este rațional în ceea ce privește locația detaliilor, oferă modalități convenabile de completare și compilare. Utilizarea formularelor unificate în practică dă un efect semnificativ ca urmare a reducerii costurilor de compilare, fabricare, prelucrare a documentelor, transmiterea și prelucrarea acestora. Toate acestea vă permit să grăbiți trecerea documentelor în organizație, să optimizați fluxul de lucru. Îmbunătățirea conținutului documentelor vă permite să îmbunătățiți calitatea acestuia, să optimizați sarcinile de management prin obținerea informațiilor necesare și suficiente.
Rezultatele unificării componenței documentelor sunt fixate în Tabelul formularelor de documente, iar rezultatele unificării formelor documentelor - în Albumul formularelor documentelor.
În vederea reducerii numărului de formulare de documente utilizate în mod strict legal și funcțional în ministere, departamente, organizații specifice, în urma rezultatelor unificării, se elaborează Tabele de formulare unificate de documente.
Tabelul formelor unificate de documente- aceasta este o „listă de forme unificate de documente permise pentru utilizare” .
O fișă de pontaj exemplară este un singur document de reglementare, care este o listă de forme unificate de documente necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management ale întreprinderii, cu o descriere a statutului lor juridic, a principalelor etape de pregătire și trecere, supunere și stabilit formular obligatoriu. În practică, Raportul este o modalitate reală de a eficientiza procesul de documentare sau compilare a documentelor, pentru a crea o schemă vizuală pentru fixarea tuturor tipurilor de activități în documente. Raportul stabilește reguli stricte pentru această fixare în ceea ce privește locul, ora, factorii de decizie și forma documentară. Fișa de pontaj trebuie să includă toate documentele, indiferent de cine și pe ce suport sunt realizate.
În activitatea curentă, Tabelul de formulare de documente îndeplinește funcția de carte de referință care conține într-o formă ordonată formele de documente utilizate de organizație pentru a-și documenta propriile activități de management și permițându-vă să căutați rapid formele necesare de documente. indicând toate sau principalele etape de pregătire și execuție a documentului.
Fișa formularelor de documente este destinată:
Optimizarea compoziției formelor documentelor utilizate în organizație și consolidarea acestora într-un singur document de reglementare;
Clasificarea formelor documentelor utilizate în activitățile organizației pe funcții și domenii de activitate;
Unificarea și consolidarea reglementară a procedurii de întocmire a documentelor în organizație;
Unificarea formularelor de documente;
Raționalizarea bazei documentare a organizației în vederea creșterii eficienței utilizării tehnologiilor informatice informatice în activitățile de management.
Baza legală pentru elaborarea Tabelului formelor unificate de documente este intrarea corespunzătoare în Sistemul de management al documentației de stat (GSDM): „alcătuirea documentelor de management create în organizații este determinată de competența și funcțiile acestora, de procedura de soluționare a problemelor. , volumul și natura relației dintre organizații și se fixează în tabelul de documente”. În conformitate cu GSDOU, Tabelul formularelor de documente trebuie întocmit în fiecare organizație. Este interzisă utilizarea documentelor nespecificate în Tabel. GSDOU oferă formă aproximativă Tabelul formelor unificate de documente ale organizației. Este sub forma unui tabel. Schema de raportare se bazează pe clasificarea funcțiilor îndeplinite de toate departamentele organizației.
Odată cu elaborarea Fișei de pontaj a formularelor de document, se recomandă elaborarea unui Album de formulare de documente care să cuprindă formularele de documente incluse în Fișa de pontaj și care să stabilească rezultatele unificării componenței și formelor documentelor organizației. Atât formularele Albumul, cât și Fișa documentelor sunt aprobate de șeful organizației. Formularele de documente sunt concepute pe baza Albumului de formulare de documente.
Albumul de formulare de documente conține forme unificate de documente incluse în Fișa de pontaj și consolidează rezultatele unificării componenței și formelor documentelor organizației pe funcții de conducere.
Formele naționale unificate de documente sunt elaborate ținând cont de posibilitatea prelucrării lor computerizate. Ele sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora.
Album de formulare de documente- o colecție de documente unificate de referință necesare pentru susținerea documentară a conducerii acestei organizații, instituții, întreprinderi particulare
Albumul formularelor de documente din organizație ar trebui să fie prezentat în două versiuni:
Hârtie (probă de referință), care este stocată în serviciul de management al biroului Organizației (în birou);
O copie electronică care ar trebui să fie pe fiecare stație de lucru.
Trasaturi caracteristice albumele de forme unificate de documente incluse în sistemele unificate de documentare de gestiune sunt:
Omogenitatea în construirea formularelor și reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem; excluderea din documente a datelor duplicate, precum și a datelor incluse în mod tradițional în acestea, dar neutilizate în rezolvarea unor probleme specifice, ceea ce face posibilă realizarea unei intrări unice de informații în procesul de rezolvare a unei probleme manageriale;
Unitatea terminologiei utilizate și simboluri, care face posibilă realizarea comparabilității indicatorilor în timpul trecerii de la un nivel de management la altul și de la un sistem la altul bazat pe unificarea algoritmilor de formare a indicatorilor și documentelor;
Un anumit set finit de detalii și indicatori pentru fiecare tip de document și crearea de modele uniforme pentru construirea tipurilor de documente și a formularelor specifice;
Stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare și specificate în cazurile cu caracteristici specifice.
Utilizarea Foii de pontaj și a Albumului de formulare de document oferă:
Conformarea formelor de documente utilizate cu sarcinile de rezolvat;
Eficienta in implementarea functiilor de management;
Reducerea costului timpului de lucru pentru intocmirea, executarea si prelucrarea documentelor.
DDD sunt poziționate de organismele de standardizare și dezvoltatori ca fiind obligatorii pentru orice structuri de management și organizații care utilizează diverse tehnologii pentru suport pentru documentația de management (DOW).
Cel mai extins în ceea ce privește componența sarcinilor și documentelor este un set de documente de reglementare (standarde) și sisteme unificate de documentație de management dezvoltate pe baza acestora, inclusiv câteva sute de forme de documente.
Cel mai complet set de sisteme unificate de documentație de management și formele corespunzătoare de documente sunt prezentate în clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-931 (OKUD), unde fiecare tip de document a primit denumirea de cod, determinată de apartenența la unul dintre DDD și plasați în acest sistem. Această desemnare de cod confirmă conformitatea cu eșantionul standard aprobat pentru utilizare obligatorie.
În prezent, în Federația Rusă există următoarele sisteme unificate de documentație de management.
3. Unifisisteme de documentare citate
1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă:
Documentatie privind crearea unei organizatii, intreprinderi;
Documentatie privind reorganizarea unei organizatii, intreprinderi;
Documentatia privind lichidarea unei organizatii, intreprinderi;
Documentaţie privind privatizarea statului şi organizatii municipale, întreprinderi;
Documentație activitate managerială organizarea întreprinderii
Documentație privind reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, întreprinderi;
Documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților unei organizații, întreprinderi;
Documentatie de angajare;
Documentație privind concedierea de la muncă;
Lăsați documentația;
Documentație privind înregistrarea stimulentelor;
Documentație privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare.
Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) este de o importanță deosebită pentru munca de birou . Aproape toate serviciile de birou funcționează cu majoritatea documentelor acestui sistem, indiferent de direcția organizației și de forma organizatorică și juridică a acesteia.
USORD include standard de stat, un album de forme unificate de documente și instrucțiuni pentru completarea și aplicarea acestora
Standardul de stat pentru documentația organizatorică și administrativă a avut mai multe ediții, dintre care prima a fost pusă în vigoare în 1972 prin Decretul Standardului de stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65 GOST aprobat R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, care a intrat în vigoare la 1 iulie 2003. Acest standard stabilește regulile de bază pentru documente, cerințele privind conținutul informațiilor din formular, procedura de adresare, acordare, semnare, aprobare a ORD.
2. Unifsistemul citat de documentație contabilă primară:
Documentatie privind contabilitatea muncii si plata acesteia;
Documentatia privind contabilitatea mijloacelor fixe si a activelor necorporale;
Documentatie privind contabilizarea tranzactiilor cu numerar;
Documentatia privind contabilitatea materialelor mentiunea privind contabilitatea rezultatelor inventarierii;
Documentatie privind contabilizarea articolelor de valoare redusa si purtatoare;
Documentatie privind contabilizarea lucrarilor in constructii capitale si lucrari de reparatii si constructii;
Documentatie privind contabilitatea produselor agricole si a materiilor prime;
Documentație privind contabilizarea mișcării cerealelor;
Documentatie privind contabilizarea circulatiei altor produse vegetale;
Documentație privind înregistrarea mișcării animalelor;
Documentatie privind contabilizarea circulatiei produselor zootehnice;
Documentatie de contabilitate pentru vanzarea produselor;
Documentatie pentru contabilizarea produselor, obiectelor de inventar in spatiile de depozitare;
Documentație privind contabilitatea pentru funcționarea mașinilor și mecanismelor de construcții;
Documentatie privind contabilitatea lucrarilor in transportul auto.
3. Sistem unificat de documentație bancară:
Documentatie de plata pentru plati fara numerar;
Documentatie privind emisiunea-numerar si tranzactii bugetare;
Documentație de potrivire a sfaturilor;
Documentație privind organizarea reglementării valutare și controlului valutar;
Documentație pentru controlul decontărilor cu utilizarea notelor de aviz între instituțiile Băncii Rusiei;
Documentatii privind operatiunile de creditare ale bancilor;
Documentatie privind circulatia monetara;
documentatie de raportare bancara;
Documentatia contabilitatii de depozit.
4. Sistem unificat de documentație financiară bugetară, contabilă și de raportare:
documentatie financiara;
Documentatie privind raportarea bugetara;
Documentatie privind contabilitatea bugetara;
Documentația de raportare a performanței buget federal transmisă Guvernului Federației Ruse;
Documentație privind situațiile financiare privind execuția bugetului federal pentru depunere la Camera de Conturi Federația Rusă.
5. Sistem unificat de raportare și documentare statistică:
Documentație privind transformările instituționale din economie, dezvoltarea sectorului non-statal;
Documentație privind indicatorii macroeconomici și bilanțele economice;
Documentatia privind veniturile si nivelul de trai al populatiei;
Documentație pentru știință și inovare;
Documentație privind demografia și infracțiunile;
Documentatii privind activitatea economica a populatiei, salariile si conditiile de munca ale salariatilor;
Documentatie privind comertul cu ridicata;
Documentație financiară (Finanțe publice și rulaj de bani, finanțele organizației);
Documentație resurse naturale si protectie mediu inconjurator, locuințe și servicii comunale, sănătate, turism și recreere, educație și cultură, servicii cu plată;
Documentatie privind statistica industriala;
Documentatii agricole;
Documentatie de constructie;
Documentatie privind activitatea economica straina;
Documentație cu amănuntul si catering;
Documentatia privind transportul si comunicatiile;
Documentatia privind preturile si tarifele;
Documentatie de investitie.
6. Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor:
Raportarea documentatiei contabile;
Registre contabile;
Documentatie contabila primara;
Forme de raportare strictă.
7. Sistem unificat de documentare a muncii:
Documentatie privind starea pietei muncii;
Documentație privind relațiile de muncă;
Documentatie privind pregatirea avansata a angajatilor organelor de munca;
documentatia de protectie a muncii;
Documentatia privind bugetele minime de consumator;
Documentație privind contestațiile la autoritățile de muncă.
8. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse:
Documentatie privind contabilitatea si repartizarea fondurilor;
Documentatie privind planificarea si activitatea economica;
Documentatie privind activitatile de control si verificare.
9. Sistem unificat de documentație de comerț exterior:
Documentatii operationale si comerciale;
Documentația de expediere;
Decontare documentație de comerț exterior;
Asigurare documentatie de comert exterior;
Documentatie eliberata la import (export);
Transport documentatie de comert exterior;
Transmiterea documentației de comerț exterior.
Toate sistemele unificate includ standarde, seturi de documente specifice actualizate după caz, precum și materiale normative și metodologice pentru completarea și aplicarea acestor documente.
Uniformitatea unui număr semnificativ de sarcini de rezolvat, tehnologiile uniforme pentru documentarea acestora, repetabilitatea unei cantități semnificative de informații obligatorii au făcut posibilă, în scopuri practice, identificarea unui număr de alte sisteme de documentare unificate și cerințe de bază pentru acestea. aplicarea.
Primul dintre aceste sisteme ar trebui să fie Sistem de stat de standarde și specificații(GSS). Sistemul, dezvoltat pentru prima dată în 1965, include standarde de stat care definesc principalele scopuri și obiective ale standardizării, organizarea și metodologia de desfășurare a activității de standardizare în țară; procedura de elaborare, implementare, circulație a standardelor și a altor documentații de reglementare și tehnică, efectuarea modificărilor acestora; organizarea supravegherii de stat şi control departamental pentru implementarea și aplicarea lor.
În cadrul acestui sistem se definesc obiecte de standardizare, categorii și tipuri de standarde în curs de creare: standarde de stat, de industrie și specificații, standarde ale întreprinderilor specifice, precum și reguli uniforme de construcție, conținut și prezentare a standardelor, indiferent de tipul și categoria acestora, până la cerințele de suport metrologic și de siguranță cuprinse în standardele și condițiile tehnologice.
În 1971, a fost dezvoltat setul principal de peste 20 de standarde și documente de orientare - un singur sistem documentatie tehnologica (ESTD). A fost numită principală deoarece, în componența sa, putea rezolva diverse sarcini în domeniul înregistrării și circulației documentației tehnologice ca scop general, și specializată în tipurile de muncă la întreprinderi și organizații, indiferent de tipul și natura lor de producție. Complex instalat Dispoziții generaleși scopul unui sistem unificat, cerințe generale asociate cu dezvoltarea formularelor documente tehnologice, executarea formularelor de documente și executarea documentelor tehnologice, regulile de executare a inscripțiilor principale, regulile de întocmire a documentelor, ținând cont de prelucrarea lor automatizată, caracterul complet al documentelor, terminologia, cerințele pentru alcătuirea documentelor; clasificatoare de informaţii tehnice şi economice utilizate în documente.
Similar ca structură și conținut Sistem unificat de documentație de proiectare(ESKD), creat în paralel. Standardizarea documentației de proiectare se realizează în cadrul cerințelor internaționale ISO/TKU „Desenele tehnice” și IEC/TKZ „Simboluri grafice”.
Fiecare dintre sistemele de mai sus include reguli, care determină procedura de producere și execuție a documentelor relevante, organizarea contabilității acestora, caracteristicile de stocare.
Există două sisteme de documentare în scopuri de producție: Sistem unificat documentatia proiectului pe construcție capitalăși Sistemul Unificat de Pregătire Tehnologică a Producției (produse de inginerie, echipamente de instrumentare și automatizare). aproape de ei şi Sistem unificat de standarde pentru sistemele automate de control, Sistem unificat de documentare a programelor, Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.
În ultimii ani, completat în mod activ cu noi documente de reglementare Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea(SIVID), în special standardele pentru managementul documentelor în contextul utilizării tehnologiei informatice.
Lucrări de unificare și standardizare a documentelor se desfășoară și în străinătate (în Belgia, Marea Britanie, Norvegia, Suedia, Republica Federală Germania, Republica Populară Chineză și alte țări). Această activitate implică organizații internaționale, inclusiv ISO, EEC și altele.
Sistemele de documentare unificate sunt direct legate de clasificatorii informațiilor tehnice, economice și sociale.
Concluzie
Astfel, unificarea documentelor constă în stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune care fixează implementarea aceluiași tip de funcții de conducere. Standardizarea documentelor este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a gradului de constrângere a acesteia. Au fost stabilite următoarele categorii de standarde: standarde de stat (GOST), standarde industriale (OST), standarde republicane (RST). Unificarea documentelor se realizează pentru a reduce numărul de documente utilizate, a standardiza formele acestora, a îmbunătăți calitatea, a reduce complexitatea prelucrării lor și a obține compatibilitatea informațiilor. diverse sisteme documentație privind funcțiile de control similare și conexe, mai mult utilizare eficientă tehnologia calculatoarelor.
Lucrarea de unificare include:
Dezvoltarea unui sistem unificat de management al documentelor (UDS), care este realizat de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;
Implementarea DDD-urilor intersectoriale (interdepartamentale) în cadrul DDD-urilor republicane și de ramură;
Menținerea USDD și a Clasificatorului industrial al documentației tehnice și economice (OKTEI) pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;
Dezvoltarea de complexe de forme unificate de documente specifice industriei care reflectă specificul industriei și care nu sunt incluse în DUR, precum și înregistrarea lor de stat;
Elaborarea de clasificatoare sectoriale de informații tehnice și economice care să reflecte specificul industriei.
unificare documentație juridică managerială
Bibliografie
1. Berezina N. M., Lysenko L. M., Vorontsova E. P. Muncă modernă de birou. a 3-a ed. - Sankt Petersburg: Piter, 2007. - 224 p.
2. Marele dicționar enciclopedic. - M., 1991. - S. 526.
3. Bukin V.P., Ordinartseva N.P. Standardizarea și calitatea produsului: Tutorial/ Sub editie generala Doctor în științe tehnice, profesorul G.P. Shlykov. - Penza: TSNTI, 2004. - 107 p.
4. GOST 17914-72. Acoperire pentru cutii de depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni, cerinte tehnice. - M., 1972.
5. GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. -M., 1998.-S. 2, punctul 34.
6. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate Sistem unificat de documentare organizatorica si administrativa . -M., 2003.-19 p.
7. Kirsanova M.V. Lucru modern de birou: manual. - Ed. a II-a, corectată. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Acordul Siberian, 2001. - 288s.
8. Krylova G. D. „Fundamentele standardizării, certificării, metrologiei”. Manual pentru licee. Moscova: Unitate-Dana. 1999
9. Organizarea muncii cu documente: Manual / V.A. Kudryaev și alții - M.: INFRA-M, 1999, 575 p.
10. Română L. A. Muncă de birou: Manual pentru elevi. instituții medii. prof. învăţământ, studenţi la specialităţile juridice. -M.: Măiestrie, 2002. - 208 p.
11. Shishkin I. F. „Metrologie, standardizare și management al calității”. Manual. M.: Editura de standarde. 1990
Găzduit pe Allbest.ru
...Documente similare
Studiul cerințelor generale pentru documentația organizatorică și administrativă. Principii de unificare și standardizare a documentelor de management. Reguli de înregistrare a detaliilor documentației organizatorice-juridice, administrative și de referință informativă.
rezumat, adăugat 17.05.2011
Cerințe generale la documentaţia organizatorică şi administrativă. Unificarea și standardizarea documentației de management. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Detalii despre documente organizatorice și administrative.
teză, adăugată 02.10.2009
Sistemul de documentare administrativă a organizației și pregătirea acesteia. Fluxul documentelor, etapele sale principale, formele documentelor. Îmbunătățirea sistemului de unificare a documentației organizatorice și administrative în organizație pe exemplul SRL „Serviciul Universal”.
lucrare de termen, adăugată 16.11.2014
Fundamentarea problemei unificării și standardizării documentelor de management ca factor de creștere a productivității muncii manageriale. Studiul sistemelor de documentare unificate. Studiul compoziției și locației principalelor detalii ale documentului.
rezumat, adăugat 04.07.2014
Suport informațional management. Forme unificate de documente ca urmare a unificării și consolidării ulterioare de reglementare. Clasificarea, codificarea, raționalizarea fluxului de lucru. Tehnologie pentru efectuarea de modificări la formularele unificate.
rezumat, adăugat 24.10.2013
Caracteristici ale unificării și standardizării documentelor de management. Conceptul de standardizare, caracteristicile obiectelor de standardizare. Experiență internațională și națională în zona de studiu. Unificarea documentelor - aducerea lor într-un singur sistem, formă.
lucrare de termen, adăugată 13.01.2011
Conceptul și caracteristicile funcționale, studiul organizării practice a unui sistem dat de documentație administrativă. Identificarea deficiențelor existente și elaborarea de propuneri de îmbunătățire a acestui proces, a surselor de informații ale acestuia.
prezentare, adaugat 23.02.2015
Unificarea și standardizarea documentelor. GOST R6.30-2003: domeniul de aplicare al standardului, tipuri de formulare. Înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Baza normativă și metodologică a muncii de birou. Documentatii contractuale si legale.
tutorial, adăugat 04/07/2011
Proprietăți, funcții generale și speciale ale documentelor. Analiza documentației organizatorice și administrative a SRL „Atek”. Scopul și semnificația clasificării documentelor întreprinderii, distribuția lor în grupuri în funcție de conținut, formă de compilare și alte caracteristici.
lucrare de termen, adăugată 24.01.2012
Caracteristicile sistemului de lucru de birou și unificarea documentelor. Sistemul scrierii clericale, colegiale și ministeriale în diverse perioade istorice. scribii ruși din secolele XVIII-XX. Conceptul de texte exemplare. Epoca biroului sovietic.
Ca rezultat al multor ani de eforturi de îmbunătățire a documentației, peste 35.000 de forme de planificare, contabilitate, documente financiare și de altă natură, consolidate în Clasificator integral rusesc al documentației de management(OKUD).
Fiecare dintre documente a primit o denumire de cod, determinată de apartenența la unul dintre sistemele de documentare unificate și de locul documentului în cadrul acestui sistem. Această denumire de cod confirmă însuși dreptul său de a exista și conformitatea cu eșantionul standard aprobat pentru utilizare obligatorie.
Codurile de formular conform OKUD sunt aplicate în partea de sus a documentului, cu toate acestea, nu există un loc unic exact pentru toate formularele: deoarece codul de formular este în mod tradițional indicat în scrisoare după datele adresei de deasupra indexului.
Sistemele unificate de documentare de management sunt dezvoltate pe baza:
Ø uniformitatea construcției formularelor de documente; reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem; excluderea din documente a datelor duplicate, precum și a datelor incluse în mod tradițional în acestea, dar neutilizate în rezolvarea unor probleme specifice, în vederea introducerii de informații o dată în procesul de rezolvare a unei probleme manageriale;
Ø unitatea terminologiei si simbolurilor utilizate in scopul comparabilitatii indicatorilor in timpul trecerii de la un nivel de management la altul si de la un sistem la altul bazat pe unificarea algoritmilor de formare a indicatorilor si documentelor;
Ø determinarea setului de detalii si indicatori pentru fiecare tip de documente si realizarea de modele unificate pentru construirea unui set de tipuri ale acestora, adecvate atat pentru prelucrarea automata, cat si pentru perceptia umana;
Ø Stabilirea unor reguli uniforme pentru intocmirea si executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare si specificate in cazurile in care exista caracteristici specifice.
Sisteme de documentare unificate(USD) - un ansamblu de forme de documente create după reguli și cerințe uniforme, care funcționează într-un anumit domeniu de activitate(management, finanțe etc.). E nevoie de DDD pentru a reduce volumul documentelor și a reduce costurile de compilare și prelucrare a documentelor
ü sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD);
ü sistem unificat de documentație contabilă primară (USPUD);
ü sistem unificat de documentare bancară (USBD);
ü un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare pentru instituțiile și organizațiile bugetare (USFUOBD);
ü sistem unificat de raportare și documentare statistică (USOSD);
ü sistemul unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor (USUOBD);
ü sistemul unificat de documentare a muncii (USDT);
ü sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse (USDPF RF)
ü Sistemul unificat de documentație de comerț exterior (USVD)
Sistem de documentare unificat(USD) - acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. Dezvoltarea sistemelor de documentare unificate este asociată cu automatizarea proceselor de management, a procedurilor de creare, procesare și transfer de documente. Sistemul de documentare unificat include unul sau două standarde de stat, pe baza cărora se elaborează forme unificate de documente, precum și materiale instructive și metodologice pentru implementarea și aplicarea acestora.
Rezultatul lucrărilor de unificare a documentelor poate fi:
Ø forme unificate integral rusesti;
Ø ramuri forme unificate;
Ø forme unificate ale documentelor de întreprindere.
În prezent, în Rusia, în conformitate cu Decretul standardului de stat nr. 299 din 30 decembrie 1993, au fost dezvoltate următoarele sisteme unificate de documentație de management, inclusiv seturi de documente:
A fost elaborat un standard de stat pentru fiecare sistem de documentare unificat. Dezvoltatorii USDD sunt respectivii ministerele (departamente) efectuând coordonare într-un anumit domeniu de activitate. Astfel, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse este responsabil pentru documentația contabilă, Arhiva Federală a Federației Ruse - pentru documentele organizatorice și administrative. Aceleași ministere și departamente aprobă forme unificate de documente incluse în sistemul unificat de documentare (UDS).
Formular de document unificat(UFD) este un set de detalii stabilite in concordanta cu sarcinile de rezolvat in acest domeniu de activitate si situate intr-o anumita ordine pe suportul de informatii.
Recuzită pentru documente - este un element obligatoriu al desenului unui document oficial, cum ar fi o semnătură, un sigiliu, un text etc.
Se numește un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență formularul de document .
Toate sistemele unificate includ seturi de modele de formulare pentru documente specifice, actualizate după caz, precum și materiale de reglementare și metodologice pentru completarea și aplicarea acestor documente. . Aproape toate formele unificate de documente sunt adaptate la două cazuri de utilizare ca exemple:
Pentru a crea șabloane pentru computer;
Crearea de formulare pe hârtie pentru completarea lor rapidă scrisă de mână.
Aplicarea documentelor incluse în USD, pe scurt, neapărat, responsabilitate căci aceasta ar trebui suportată ca şefii de ministere şi departamente , și şefi de asociaţii, organizaţii şi întreprinderi . Supravegherea statului pentru conformitatea cu cerințele DDD în sectorul public este atribuit organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul nestatali - să autoritățile locale putere executiva.
A fost elaborat un standard de stat pentru fiecare sistem unificat. Dezvoltatorii DDD sunt ministerele (departamentele) relevante care coordonează într-un anumit domeniu de activitate: Ministerul Finanțelor al Federației Ruse - pentru documentația contabilă, Arhivele Federale ale Federației Ruse - pentru documentația organizatorică și administrativă.
Aceleași ministere și departamente aprobă formele unificate de documente incluse în USD. Ei elaborează și aprobă forme unificate de documente, ținând cont întotdeauna de posibilitatea procesării lor computerizate.
Formele naționale unificate de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora.
Întrebări de control
1. Care sunt principalele obiective ale unificării documentelor?
2. Ce se ține cont la unificarea documentelor?
3. Ce se înțelege prin sistem de documentare?
4. Care sunt sistemele de documentare?
5. Care este particularitatea USORD?
6. Ce este un standard și ce tipuri de standarde sunt utilizate în țara noastră?
7. Ce include setul de documente normative privind standardizarea?
8. Cine elaborează și aprobă documentele normative privind standardizarea și cine controlează și supraveghează respectarea cerințelor acestora?
9. Ce este DDD și ce DDD cunoașteți la noi?
10. Ce se înțelege prin cerința unui document?
12. Ce document de reglementare reglementează utilizarea USORD?
Termenul „unificare a documentelor” înseamnă înființarea uniformitatea compoziției și a formelor documente de management care fixează același tip de funcții de conducere.
Sistem unificat de documentare (UDS) - acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate (GOST-98).
Unificarea se realizează pentru a:
Reducerea numărului nejustificat de documente utilizate în activitățile organizației;
· tipificarea formelor acestora (structură, construcţii limbaj);
Reducerea costurilor (manopera, material, timp) pentru intocmirea si prelucrarea documentelor, contabilizarea si depozitarea acestora;
· realizarea compatibilității informaționale a diverselor sisteme ale documentației.
Standardizare este procesul de stabilire și aplicare a regulilor cu scopul de a eficientiza activitățile într-un anumit domeniu cu participarea tuturor părților interesate. Standardizarea documentației este o formă de consolidare juridică a rezultatelor unificării.
Scopul principal al unificării și standardizării este crearea unor astfel de sisteme de documentare, a căror utilizare este rentabilă, va crește cultura generală a managementului și va duce la o creștere a timpului pentru elementele creative ale muncii manageriale.
Unificarea și standardizarea sunt principalele direcții de îmbunătățire a documentației, ceea ce duce la o reducere a costurilor de creare a documentelor de management.
Obiecte unificarea și standardizarea activităților de management sunt:
a) termeni și definiții utilizate atunci când se lucrează cu informații de management (de exemplu, GOST „Lucrul de birou și arhivarea. Termeni și definiții”);
b) structurile organizatorice ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (de exemplu, clasificatorul întreg rusesc al organismelor); puterea statuluiși management - OKOGU);
c) clasificatori ai funcţiilor manageriale;
d) documentația de management (OKUD).
Sisteme de documentare unificate (UDS)
include:
Ú standarde de stat de documentare care stabilesc componența și conținutul lucrărilor privind unificarea formelor de documente în diverse scopuri funcționale;
Ú clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale integrale din Rusia (OK TESI), care asigură procesarea automată integrată a datelor conținute în sisteme de documentare unificate;
Ú forme unificate de documente (fișa de pontaj și album de formulare de documente).
Multe dintre procedurile implementate în cadrul gestiunii înregistrărilor trebuie să fie efectuate în conformitate cu cerințele uniforme stabilite de stat și standarde internaționale. Standardizarea în domeniul documentației rezolvă problemele de compatibilitate tehnică și informațională a purtătorilor de informații și tehnologiile de prelucrare a acesteia.
În prezent, au fost stabilite bazele sistemului de standardizare de stat al Federației Ruse lege federala din 27 decembrie 2002 „Cu privire la reglementarea tehnică” și grupul de standarde ale sistemului „Standardizarea în Federația Rusă” (GOST 2004-2005). Standardele sunt împărțite în internaționale - ISO, interstatale, naționale - GOST R, industrie - OST, standarde ale organizațiilor - CO. Din 2005, a fost creat un nou sistem de standarde în conformitate cu legea federală „Cu privire la regulamentul tehnic”.
Există multe standarde legate de managementul documentelor. Printre ei:
© GOST 6.10.5-87 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru construirea formularului de plan”;
© GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții";
© GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”;
© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Managementul documentelor. Cerințe generale”, etc.
Clasificarea și codificarea sunt supuse obiectelor sociale și economice și proprietăților acestora, informații despre care sunt utilizate în activitățile guvernamentale și administrației și sunt conținute în sisteme de documentare unificate.
clasificatoare TESI- sunt documente de reglementare care conțin un set sistematic de denumiri de obiecte prezentate ca grupuri de clasificare și coduri alocate acestora. Sunt create în scopul prelucrării informațiilor în sisteme informatice automatizate. În prezent, au fost dezvoltate și funcționează 37 de clasificatoare interstatale, integral rusești și continue. Toate alcătuiesc un singur sistem de clasificare și codificare TESI (ESKK TESI).
Depinzând de Domenii de utilizare clasificatorii sunt împărțiți în toate rusești, ramuri și clasificatori de întreprinderi (organizații). Din punct de vedere conţinut clasificatorii subdivizează:
· pe clasificatoare de informatii despre documente de management, sarcini rezolvate in sisteme automatizate management, activități, indicatori economici și sociali:
- Clasificator de standarde integral rusesc - OK,
- Clasificator rusesc al documentației de management - OKUD,
- Clasificator de produse integral rusesc - OKP,
- Clasificator al monedelor rusești - OKV,
- Clasificator rusesc al unităților de măsură - OKEI etc.;
· clasificatoare de informații structuri organizatorice:
- clasificator rusesc al autorităților și administrației publice - OKOGU,
- Clasificator rusesc al întreprinderilor și organizațiilor - OKPO,
- Clasificator rusesc al regiunilor economice - OKER;
· clasificatoare de informații privind populația și personalul:
- Clasificator rusesc al informațiilor despre populație - OKIN,
- Clasificator rusesc al specialităților în educație - OKSO,
- Clasificatorul integral rusesc al ocupațiilor lucrătorilor, funcțiilor angajaților și categoriilor de salarii - OKPDRTR etc.
Concomitent cu activitatea de creare a clasificatoarelor (din 1971) s-a realizat dezvoltarea unor sisteme unificate destinate utilizării în sisteme de control automate de diferite niveluri. Ca urmare a multor ani de muncă pentru îmbunătățirea documentației, au fost unificate peste 3,5 mii de forme de documente de planificare, contabilitate, financiare, organizatorice, administrative și de altă natură, consolidate în Clasificatorul All-Rusian al Documentelor de Management (OKUD). Fiecare dintre documente a primit o denumire de cod, determinată de apartenența la una dintre RDC și de locul documentului în cadrul acestui sistem. Miezul fiecărui DDD îl reprezintă formele documentelor - adică fixate pe locuri desemnate detalii permanente care conțin informații permanente.
Până în 1993 aveam peste 20 de sisteme de documentare unificate, iar din 1993, prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993, au fost aprobate opt DDD:
1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă - 8 grupe de documente (USORD).
2. Sistem unificat de documentație bancară - 14 grupe de documente.
3. Sistem unificat de contabilitate financiară și documentație de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare - 3 grupe.
4. Sistem unificat de raportare și documentare statistică - 13 grupe de documente.
5. Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor - 3 grupe de documente.
6. Sistem unificat de documentare a muncii - 6 grupe de documente.
7. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse - 3 grupuri de documente.
8. Sistem unificat de documentație de comerț exterior - 6 grupe de documente.
Toate sistemele unificate includ mostre de referință ale formularelor de documente specifice, a căror compoziție și conținut este actualizat după caz, precum și materiale normative și metodologice pentru completarea și aplicarea acestor documente. Șeful organizației este responsabil pentru aplicarea formularelor de documente incluse în sistemele de documentare unificate. Supravegherea statului asupra respectării cerințelor DDD în sectorul public este încredințată organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul non-statal - autorităților executive locale.
Astfel, DDD reprezintă formele de documente aduse la cea mai mare uniformitate posibilă, combinate în principalele sisteme funcționale de management general și destinate utilizării de către toate organizațiile, indiferent de nivelul de management și de forma de proprietate, folosind atât tradițional cât și mixt, folosind computer. tehnologie, metode de procesare a documentelor.informații.
Sistemele de documentare unificate sunt dezvoltate pe baza:
Uniformitatea formelor documentelor;
reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem;
excluderea datelor duplicate din documente;
unitatea terminologiei și simbolurilor utilizate;
Stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare.
Alături de sistemele naționale de documentare, există sisteme de documentare unificate care reflectă specificul industriei (sănătate, educație, știință etc.) sau activitățile întreprinderii. Problemele de determinare a componenței acestei documentații, conținutul acesteia, organizarea internă și proiectarea se ocupă de departamente sau alte organizații care sunt desemnate oficial ca șef în domenii specifice de activitate. Formele de documente industriale sunt de natură normativă într-o anumită industrie sau departament.
În ultimii ani, standardele de întreprindere s-au răspândit pe scară largă, care se bazează pe cerințele internaționale stabilite în standardele ISO.
Unificarea documentaţiei de management presupune unificarea compoziţiei şi a formelor documente utilizate pentru a documenta documentele de management.
Unificare compoziţie documentele este de a selectați și reparați un set de documente , necesare si suficiente pentru rezolvarea problemelor manageriale. Ca urmare a unificării componenței documentelor, sunt excluse formularele care nu sunt cauzate de necesitatea gestiunii. Rezultatele unificării componenței documentelor se consolidează în fișa formularului documentului.
Foaie de formulare de documente- aceasta este o listă a formelor unificate de documente permise pentru utilizare, necesare pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management, cu o descriere a statutului lor juridic, etapelor de pregătire și trecere; (Anexa 67) .
Fișa formularelor de documente este destinată:
optimizarea compoziției documentelor și clasificarea acestora;
consolidarea normativă a procedurii de întocmire a documentelor de management în organizație;
unificarea formularelor de documente;
· eficientizarea bazei documentare a organizației pentru utilizarea eficientă a tehnologiei informatice.
În activitatea curentă, fișa formularelor de documente îndeplinește funcția de carte de referință care conține în mod ordonat toate formele de documente utilizate de organizație și vă permite să căutați rapid formele de documente necesare.
Fișa formularelor de document include:
a) forme de documente aprobate prin acte normative corpuri supreme autorităţi şi administraţie, organe de conducere ale filialelor şi coordonare intersectorială;
b) formularele utilizate în organizație incluse în OKUD;
v) forme interne documente aprobate reguli această organizație.
Toate formele de documente selectate sunt clasificate în conformitate cu lista (clasificatorul) funcțiilor organizației, după care sunt introduse în coloanele corespunzătoare ale fișei de pontaj. Secțiunile foii de pontaj pot fi numele diviziilor structurale ale organizației sau denumirile funcțiilor de conducere (atribut funcțional).
Unificare forme
documentele consta in selectarea si consolidarea in forme unificate a documentelor indicatorii informativ si detalii
, corespunzător scopului
niyu documente și stabilirea cerințelor uniforme pentru pregătirea lor.
Rezultatele unificării formularelor documentelor sunt fixate în albumul formularelor documentelor, care este utilizat în activitățile ministerelor, departamentelor și organizațiilor. Album de formulare de documente - aceasta este o colecție de forme de referință unificate de documente utilizate pentru a documenta activitățile organizației. Formular de document unificat – acesta este un formular cu detalii care sunt obligatorii pentru un anumit tip de document cu test unificat. Scopul dezvoltării unui album de formulare de document este de a reglementa forma și conținutul documentelor utilizate într-o organizație. Fiecare unitate structurală trebuie să aibă un Bilanț și un Album de formulare de documente, iar întreținerea și controlul acestora asupra aplicației se realizează de către serviciul suport documentație de management.