Ang seksyon ay nagtatanghal daan-daan mga form sa MS-Word at MS-Excel, gayundin sa mga graphic na format. Ang lahat ng mga ito ay pinananatiling napapanahon. Lahat ng form, sample, form ng opisyal na dokumento sa online na bersyon ng ConsultantPlus system. Ang mga link sa pinakamahalaga at karaniwang ginagamit na mga form ay direktang ibinibigay sa pahinang ito at maaaring direktang i-download sa Excel o Word.
Higit sa 80,000 mga blangko, mga form at mga sample karaniwang mga kontrata, mga kontrata, bumubuo, organisasyon at panloob na mga dokumento, mga anyo ng pag-uulat ng buwis at accounting para sa mga negosyo, seguro, mga institusyon sa pagbabangko, maaari mong makita sa bangko ng impormasyon na "Mga Papel ng Negosyo".
Mga Form ng Accounting
Kasama sa listahan ang pinakamahalaga at malawakang ginagamit na mga anyo ng accounting statement na inaprubahan ng Ministri ng Pananalapi Pederasyon ng Russia. Hindi nakalista ang mga form ng accounting
Mga form sa pag-uulat para sa mga organisasyon maliban sa mga organisasyon ng credit, insurance at badyet:
Mga anyo ng accounting at pag-uulat ng buwis
Kasama sa listahan ang pinakamahalaga at malawakang ginagamit na mga form at anyo ng accounting at pag-uulat ng buwis, na inaprubahan ng mga pederal na awtoridad kapangyarihan ng estado. Ang mga anyo ng accounting at pag-uulat ng buwis na wala sa listahan ay direktang matatagpuan sa mga dokumentong nag-apruba sa kanila.
Mga anyo ng tax accounting at pag-uulat sa value added tax:
- Pagbabalik ng VAT
- Abiso sa paggamit ng karapatan sa exemption mula sa pagganap ng mga obligasyon ng nagbabayad ng buwis na may kaugnayan sa pagkalkula at pagbabayad ng value added tax
"Sino ang nasa ano" - ang diskarte na ito sa disenyo ng mga form ay ginagamit ng maraming mga klerk at kalihim ng Russia. Kasabay nito, ganap nilang nakakalimutan na ang anyo ay ang mukha ng kumpanya. Ang reputasyon ng kumpanya ay nakasalalay sa kung gaano mo maingat na tinatrato ang paglikha nito. Alamin kung paano magsulat ng mga opisyal na form.
Ang anyo ng dokumento ay naglalaman ng isang hanay ng mga detalye na nagpapakilala sa may-akda ng opisyal na nakasulat na dokumento. Naglalaman lamang ito ng permanenteng impormasyon tungkol sa organisasyon - ang may-akda ng dokumento, na nagpapakilala sa kanya bilang tagalikha ng opisyal na nakasulat na dokumento.
Bakit tayo gumagamit ng mga form? Ang isang blangkong dokumento ay isang sheet ng papel na may karaniwang sukat, kung saan iba't iba teknikal na paraan ibinigay na mga detalye. Nagbibigay ito ng impormasyon ng isang opisyal na karakter at nagpapabilis sa proseso ng paglikha ng isang dokumento.
Ang isang dokumento na nilikha sa isang letterhead alinsunod sa pamantayan ng estado ay may mataas na kalidad hitsura, madaling maramdaman, maginhawang gamitin, mag-imbak, ilipat sa anumang paraan ng komunikasyon at gumaganap ng pangunahing tungkulin nito - ang pangangalaga ng impormasyon. Bilang karagdagan, ang paggamit ng mga form ay binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa paghahanda nito.
Kailan Gamitin ang mga Form
Una sa lahat, kailangan mong tandaan na ang unang pahina lamang ng dokumento ay ginawa sa mga form, at ang natitirang mga kasunod na pahina ay ginawa sa karaniwang mga sheet ng papel. Kung ang dokumento ay ipapadala sa maraming mga address, kung gayon ang unang sheet ng serbisyo ng klerikal ng bawat kopya ng dokumento ay nilikha sa mga form, na nilayon na ipadala mula sa organisasyon.
Mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo: mga sulat, sertipiko, protocol, utos, tagubilin, regulasyon, tagubilin, atbp. dapat gawin sa mga anyo ng mga dokumento.
Impormasyon at sanggunian na mga dokumento: memo, tala sa opisina, mga panukala, pagsusumite, pahayag, atbp., na panloob at hindi ipinadala sa ibang mga organisasyon, ay nilikha sa isang karaniwang sheet ng papel na may lahat ng kinakailangang mga detalye na inilapat.
Para sa mga ganitong uri ng mga dokumento, maaari kang bumuo elektronikong anyo mga form at i-save ang mga ito sa iyong computer. Pagsasamahin nito ang panloob na impormasyon at mga dokumento ng sanggunian at bawasan ang oras para sa paggawa ng mga ito. Ang ilan organisasyonal at legal na mga dokumento(charter, memorandum of association) ay iginuhit sa karaniwang mga sheet ng A4 na papel kasama ang lahat ng kinakailangang detalye.
Ang konsepto ng isang form ay ganap na naaangkop lamang sa mga papel na dokumento, gayunpaman, kapag nag-automate ng trabaho sa opisina, ginagawa itong lumikha mga elektronikong anyo, na naglalaman ng mga elektronikong larawan ng mga form, ang paggamit o pagpuno nito ay nagpapahintulot sa iyo na lumikha ng ganap na mga dokumento na sumusunod sa mga modernong tuntunin at kasalukuyang mga form ng papel.
Ang paghahanda ng mga layout ng mga form ay isang function ng clerical service. Kasama rin sa kanyang mga responsibilidad ang pagbibigay ng mga form mga istrukturang dibisyon, kontrol sa tamang paggamit ng mga form, napapanahong pagpapakilala ng mga pagbabago sa mga ito (kung may nangyari sa organisasyon).
Paano punan ang mga detalye ng form
Ang lokasyon ng mga detalye sa mga form ay maaaring pahaba at angular.
Sa longitudinal arrangement ang mga detalye ay inilalagay sa itaas na margin ng sheet at nakahanay alinman sa lapad o sa gitna.
Sa lokasyon ng sulok Ang mga detalye ay inilalagay sa kaliwang sulok sa itaas ng sheet at nakahanay alinman sa kaliwang margin o sa gitna ng inilaan na lugar.
Ang bawat organisasyon ay may karapatang pumili ng paglalagay ng mga detalye kapag bumubuo ng mga form. Ang komposisyon ng mga detalye ng form ay hindi nakasalalay sa variant ng kanilang lokasyon at nananatiling hindi nagbabago.
Emblem organisasyon (symbolic graphic na imahe) ay dapat na nakapaloob sa mga nasasakupang dokumento ng organisasyon. SA Civil Code Ang RF part 4 ay nagbibigay ng sumusunod na kahulugan: “Ang sagisag ay isang paraan ng visual na pagkakakilanlan ng organisasyon. Ito ay maaaring binubuo ng pandiwa, matalinhaga, tatlong-dimensional at iba pang mga pagtatalaga o ang kanilang mga kumbinasyon sa iyong paboritong kulay o kumbinasyon ng kulay.
Maaaring gamitin bilang isang sagisag trademark(marka ng serbisyo) o komersyal na pagtatalaga, na nakalagay sa letterhead alinsunod sa mga dokumento ng bumubuo ng organisasyon. Dapat na nakarehistro ang trademark o komersyal na pagtatalaga. Sa kasong ito, ang karapatang gamitin ang mga ito ay protektado ng batas, kasama ang mga opisyal na form.
Ang sagisag ng organisasyon ay inilalagay sa form alinman sa itaas na field sa itaas ng pangalan ng organisasyon o sa kaliwang field sa parehong antas ng pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento.
Mahalagang tandaan na ito ay BAWAL:
- palitan ang pangalan ng organisasyon ng sagisag nito sa letterhead;
- ilagay sa mga form ang imahe ng coat of arm at ang sagisag sa parehong oras.
Pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento ay nakalimbag muna nang buo, at sa ibaba - sa pinaikling anyo, ngunit sa mahigpit na alinsunod sa mga dokumentong bumubuo sa batayan kung saan ito nabuo at nagpapatakbo organisasyong ito. Ang pinaikling pangalan ay nakapaloob sa mga bracket.
Code ng organisasyon ay nakakabit ayon sa Public Classifier of Industrial Associations and Enterprises (OKPO). Ang OKPO code ay isang elemento ng electronic identification ng organisasyon.
Code ng uri ng dokumento ipinasok sa form ayon sa Public classifier dokumentasyon ng pamamahala(OKUD). Ang OKUD code ay isang elemento ng electronic document identification.
Props pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) legal na entidad inilagay sa form alinsunod sa mga dokumentong inisyu ng mga awtoridad sa buwis.
Numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis / code ng dahilan ng pagpaparehistro (TIN / KPP) ay nakakabit sa form alinsunod din sa mga dokumentong natanggap mula sa mga awtoridad sa buwis.
Ang bawat organisasyon, batay sa mga pamantayan ng estado, ay nagsasagawa ng trabaho kasama ang mga dokumento, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad nito, teknolohiya ng dokumentasyon, at ang mga kondisyon ng pagtatrabaho ng administrative apparatus. Ang mga panloob na alituntuning ito para sa mga gawaing papel ay ipinapatupad sa pamamagitan ng pagpapalabas ng mga lokal na regulasyon (mga regulasyon, mga tuntunin, mga tagubilin). Gayunpaman, ang mga kinakailangan ng organisasyon para sa pagpapatupad ng mga dokumento ay hindi dapat sumalungat sa itinatag mga pamantayan ng estado kinakailangan.
Mga pangunahing patakaran para sa paggawa ng mga form
Kapag bumubuo ng mga form ng dokumento at ang kanilang karagdagang paggawa, dapat tandaan na ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga form ng dokumento ay itinatag ng GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. pinag-isang sistema organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.
Ang bawat organisasyon ay tumatanggap ng paraan ng pagmamanupaktura ng mga form nang nakapag-iisa, iyon ay, ang mga form ay maaaring i-print sa isang typographical na paraan, sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng pag-print o teknolohiya ng computer nang direkta sa panahon ng paggawa ng dokumento. Ang pagbubukod ay mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, na dapat gawin lamang sa pamamagitan ng pag-print at stamp-engraving na mga negosyo na may mga sertipiko ng teknikal at teknolohikal na kakayahan para sa pagmamanupaktura. tinukoy na uri mga produkto sa tamang antas ng kalidad.
Ang pinakakaraniwang paraan ng paggawa ng mga form ay typographic, ngunit ang mga form ay maaaring gawin gamit ang online na mga tool sa pag-print o kopyahin gamit ang isang computer. Ang template ng form kung saan naka-print ang teksto ng dokumento ay dapat na naka-imbak sa memorya ng computer. Para sa paggawa ng mga form, dalawang laki ng papel ang pangunahing ginagamit: A4 (210 x 297 mm) at A5 (210 x 148 mm). Ang bawat sheet ng isang dokumento, na isinagawa pareho sa isang letterhead at sa isang karaniwang sheet ng papel, ay dapat na may mga margin na hindi bababa sa 20 mm - kaliwa, 10 - kanan, 20 - itaas, 20 - ibaba.
Paano magsulat ng liham
Ang mga sumusunod na detalye (impormasyon tungkol sa organisasyon) ay maaaring ilagay sa letterhead:
- reference data tungkol sa organisasyon (postal address, telepono / fax, address Email);
- code ng organisasyon para sa All-Russian classifier mga institusyon, organisasyon at negosyo (OKPO);
- pangunahing estado numero ng pagpaparehistro(OGRN);
- numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis / code ng dahilan para sa pagpaparehistro (TIN / KPP);
- code ng form ng dokumento (OKUD);
- isang marka para sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento;
- markahan upang tukuyin ang numero at petsa ng dokumento.
I-download
Dapat tandaan na ang pangalan ng uri ng dokumento ay hindi nakasulat sa letterhead, i.e. ang salitang "Liham" o "Liham ng negosyo".
May mga marka sa form para sa paglalagay ng dalawang numero at dalawang petsa: ang isang marka ay naglalaman ng petsa at numero ng pagpaparehistro ng dokumento (liham), at ang isa ay nagbibigay ng link sa petsa at numero ng natanggap (papasok) na dokumento.
Mga uri ng anyo at tampok ng kanilang disenyo
Mayroong ilang mga uri ng mga form, ang bawat isa ay may sariling mga patakaran para sa pagpaparehistro.
I-download
I-download
I-download
I-download
Ang pangkalahatang form ay ginagamit para sa pagpaparehistro ng mga panloob na dokumento ng organisasyon. Sa naturang form ay walang pangalan ng uri ng dokumento, at ito ay blangko para sa maraming uri ng mga dokumento. Ang pangkalahatang anyo ng organisasyon ay maaaring maglaman ng mga sumusunod na detalye:
- logo ng kumpanya o trademark (marka ng serbisyo);
- pangalan ng organisasyon (may-akda ng dokumento);
- isang marka para sa paglalagay ng petsa at numero ng dokumento;
- lugar ng compilation o paglikha ng dokumento (geographic point).
Ang form ng uri ng dokumento ay naiiba sa pangkalahatang anyo dahil ang pangalan ng uri ng dokumento ay idinagdag (order, pagtuturo, protocol, pagkilos, atbp.). Ang mga anyo ng mga uri ng mga dokumento ay ipinapayong gawin sa isang organisasyon na may malaking bilang ng iba't ibang uri ng mga dokumento.
Form sa dalawang wika
Ang form sa dalawang wika ay ginagamit sa mga organisasyon ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation. Ang mga detalye ng form, kasama ang wikang Ruso, ay nakalimbag din sa pambansang wika. Ang pangalan ng organisasyon sa wika ng estado ng paksa ng Russian Federation ay matatagpuan sa ibaba o sa kanan ng pangalan sa Russian.
Ang pangalan ng organisasyon sa isang wikang banyaga ay nakalagay sa form, kung ito ay nakalagay sa charter o regulasyon sa organisasyon. Sa kasong ito, inilalagay ito sa ibaba ng pangalan sa Russian. Kung ang organisasyon ay nakikipag-ugnayan sa mga dayuhang kasulatan, kung gayon sa kasong ito ang isang form ay nilikha sa dalawang wika. Ang lahat ng mga detalye ay inuulit sa dalawang wika, nang hindi binabaluktot ang pangalan ng organisasyon, ang organisasyon at legal na anyo nito, address at reference na data.
Sa malalaking organisasyon, bilang karagdagan sa letterhead, ang mga organisasyon ay gumagawa ng mga letterhead para sa mga structural division. Ang ganitong mga form ay naiiba lamang dahil naglalaman ang mga ito ng pangalan ng yunit ng istruktura sa ibaba ng pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento. Ang isang structural unit ay maaaring may letterhead at mga anyo ng mga uri ng mga dokumento na kadalasang ginagamit sa structural unit na ito (order ng pinuno ng structural unit, minuto, atbp.).
Ang mga anyo ng mga opisyal ay nilikha para sa mga pinuno ng organisasyon, malalaking istrukturang dibisyon na may karapatang pumirma ng mga dokumento. Ang pangalan ng posisyon ng pinuno ng organisasyon ay inilalagay sa ibaba ng pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento. Sa mga letterhead ng mga pinuno ng mga structural subdivision, ang pangalan ng posisyon ay inilalagay kasama ng pangalan ng structural subdivision.
T.V. Voitshekhovich
consultant sa
gawain sa opisina
Larawan: arrowrootmedia.com
Ang konsepto ng "form ng dokumento". Ang mga pangunahing view, mga form na may imahe ng State Emblem ng Russian Federation at ang Komi Republic. Ang pagkakasunud-sunod ng kanilang accounting at paggamit.
Blangkong dokumento- isang hanay ng mga detalyeng nagpapakilala sa may-akda ng isang opisyal na nakasulat na dokumento. (GOST R 51141-98. Paperwork at archive. Mga tuntunin at kahulugan)
Ang anyo ng dokumento ay isang sheet ng papel ng isang karaniwang format, kung saan ang mga detalye ay inilalapat sa pamamagitan ng iba't ibang mga teknikal na paraan, na naglalaman ng impormasyon na pare-pareho para sa ganitong uri ng dokumento.
Karamihan sa mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo: mga liham, sertipiko, protocol, order, order, regulasyon, tagubilin, atbp. – dapat gawin sa mga blangkong dokumento.
Impormasyon at reference na mga dokumento - ang mga electronic na form ay maaaring mabuo para sa mga ganitong uri ng mga dokumento at i-save sa isang computer. Ang paggamit ng diskarteng ito ay pag-isahin ang panloob na impormasyon at mga dokumento ng sanggunian at bawasan ang oras para sa paggawa ng mga ito.
Ang bawat organisasyon ay may karapatang magpasya sa paraan ng paggawa ng mga form sa sarili nitong, iyon ay, ang mga form ay maaaring i-print sa isang typographical na paraan, sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng pag-print o teknolohiya ng computer nang direkta sa paggawa ng isang dokumento. Ang pagbubukod ay mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, na, alinsunod sa Decree of the Government of the Russian Federation ng Disyembre 27, 1995 No. 1268 "Sa pag-streamline ng paggawa, paggamit, imbakan at pagkasira ng mga selyo at mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation" ay dapat gawin lamang sa pamamagitan ng pag-print at stamp-engraving na mga negosyo na may mga sertipiko ng pagkakaroon ng teknikal at teknolohikal na mga kakayahan para sa paggawa ng tinukoy na uri ng produkto sa wastong kalidad antas.
Kapag bumubuo ng mga form ng dokumento at ang kanilang karagdagang produksyon, dapat tandaan na ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga form ng dokumento ay itinatag ng GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. Pinag-isang Sistema ng Organisasyon at Administrative Documentation. Mga Kinakailangan sa Dokumentasyon" (halimbawa, papel na ginamit para sa paggawa ng mga form, ay dapat na kulay puti o mahina ang kulay sa mga mapusyaw na kulay).
Ang mga kinakailangan para sa mga form ng dokumento ay maaaring tukuyin sa mga dokumento ng organisasyon ng organisasyon, mga tagubilin para sa trabaho sa opisina at mga patakaran para sa pagproseso ng mga dokumento. Ang pangunahing bagay ay ang mga kinakailangang ito ay hindi sumasalungat sa pamantayan.
Depende sa lokasyon ng mga detalye, dalawang opsyon para sa mga form ang naka-install: angular at longitudinal.
Depende sa uri ng dokumento, ang mga form ay nahahati sa: pangkalahatang anyo; letterhead; anyo ng isang tiyak na uri ng dokumento.
Ginagamit ang pangkalahatang anyo para sa paggawa ng anumang uri ng mga dokumento, maliban sa mga liham.
Ang pangkalahatang anyo, depende sa mga dokumento ng bumubuo ng organisasyon, ay kinabibilangan ng mga detalye:
14 - ang lugar ng compilation o publication ng dokumento.
Ang pangkalahatang anyo ng isang dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay maaaring gawin batay sa isang longitudinal o angular na pag-aayos ng mga detalye.
letterhead Depende sa mga nasasakupang dokumento ng organisasyon, kasama dito ang mga detalye ng:
01 - ang Emblem ng Estado ng Russian Federation (02 - ang sagisag ng paksa ng Russian Federation o 03 - ang sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo));
04 - code ng organisasyon;
05 - ang pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) ng isang ligal na nilalang;
06 - numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis / code ng dahilan ng pagpaparehistro (TIN / KPP);
08 - pangalan ng organisasyon";
09 - data ng sanggunian tungkol sa organisasyon, pati na rin ang mga paghihigpit na marka para sa mga detalye:
11 - petsa ng dokumento;
12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento;
At, kung kinakailangan, limitahan ang mga marka para sa itaas na mga hangganan ng mga zone para sa lokasyon ng mga detalye.2
15 - addressee;
18 - pamagat sa teksto;
19 - marka ng kontrol;
20 - teksto ng dokumento.
Ang pinaka-maginhawa para sa pagproseso at matipid sa mga tuntunin ng paggamit ng lugar ng sheet ay ang blangko ng sulok. Ang paggamit ng isang longitudinal form ng isang sulat ay ipinapayong sa mga kaso kung saan ang pangalan ng organisasyon ay naglalaman ng isang malaking bilang ng mga naka-print na character, halimbawa, ito ay maaaring ang kaso kapag ang mga detalye ng form ay ibinigay sa dalawa o higit pang mga wika. Kasabay nito, ang mga detalye ay dapat na naka-print sa kaliwa sa Russian, at sa kanan - sa pambansang wika, sa parehong antas. Kung ang bilang ng mga pambansang wika na ginamit ay higit sa isa, ang mga detalye sa Russian ay dapat ipahiwatig sa itaas, at sa ibaba - sa pambansang wika, na nagpapalawak ng linya hanggang sa hangganan ng kanang field.
Form ng isang partikular na uri ng dokumento, maliban sa isang liham(mayroong isang espesyal na uri ng form para sa isang liham), depende sa mga nasasakupang dokumento ng organisasyon, kabilang dito ang mga detalye:
01 - ang Emblem ng Estado ng Russian Federation (02 - ang sagisag ng paksa ng Russian Federation o 03 - ang sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo));
08 - pangalan ng organisasyon;
10 - pangalan ng uri ng dokumento;
14 - lugar ng compilation o publikasyon ng dokumento, pati na rin ang mga paghihigpit na marka para sa mga detalye:
11 - petsa ng dokumento;
12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento.
At, kung kinakailangan, limitahan ang mga marka para sa itaas na mga hangganan ng mga zone para sa lokasyon ng mga detalye:
18 - pamagat sa teksto; 19 - marka ng kontrol.
Ang pamamaraan para sa kanilang accounting at paggamit
Sa mga naselyohang form, ang mga serial number ay nakakabit sa isang typographical na paraan o sa pamamagitan ng enumeration, at, kung kinakailangan, isang serye ng mga numerong ito. Ang mga naselyohang form ay hiwalay na naitala ayon sa mga uri ng mga form sa form ng pagpaparehistro at accounting (card, journal), gamit ang mga sumusunod na detalye:
sa pagtanggap ng mga form:
- pangalan ng uri ng selyo; - petsa ng resibo; - numero ng kasamang dokumento; - pangalan ng organisasyon - ang supplier ng mga form ng selyo; - ang bilang ng mga kopya; - serye at mga numero ng mga form ng selyo;
kapag nag-isyu ng mga form:
Pangalan ng uri ng selyo; - ang bilang ng mga kopya; - serye at mga numero ng mga form ng selyo; - ang pangalan ng structural subdivision ng organisasyon, ang apelyido at inisyal ng opisyal - ang tatanggap ng mga form ng selyo; - isang resibo para sa resibo; - tala (marka ng pagkawasak, atbp.).
Ang mga naselyohang form ay naka-imbak sa ligtas na naka-lock at selyadong mga cabinet. Ang pagkasira ng mga form ng selyo ay isinasagawa ayon sa kilos na may marka sa accounting at registration form "(GOST R 6.30-2003 p. 5.4, 5.5, 5.6).
Sa kabila ng katotohanan na ang letterhead ng organisasyon ay hindi legal na dokumento, isa itong opisyal na sample ng sulat sa negosyo na ipinadala ng kumpanya. Samakatuwid, ang ilang mga kinakailangan ay ipinapataw sa pagpapatupad ng naturang dokumento, na nakapaloob sa kaukulang GOST R 6.30-2003.
Maaaring ma-download ang sample na form sa dulo ng artikulo.
Ang form ay nagsisilbing pangunahing form para sa pagsusulatan sa negosyo at ginagamit sa mga sumusunod na kaso:
- kapag nag-compile ng mga papalabas na sulat;
- para sa anumang mga liham ng impormasyon mga katapat: mga abiso, pagbati, komersyal na alok at iba pa;
- pagguhit ng mga order at tagubilin ng isang panloob na kalikasan;
- paghahanda ng pasasalamat, pagbati sa mga empleyado;
- pagguhit ng mga kontrata sa mga kontratista, pribadong mamamayan.
Bilang isang patakaran, ang disenyo ng letterhead ng anumang organisasyon ay ginawa ayon sa isang paunang nilikha na sample. Nagpapatuloy sila mula sa katotohanan na ang mga tono nito, istilo, mga elemento ng artistikong tumutugma trademark, brand, logo ng kumpanya o tinatanggap na mga kulay ng kumpanya. Ang form ay nilikha sa espesyal na programa o sa paglahok ng mga espesyal na kumpanya na nakikibahagi sa pagbibigay ng mga serbisyo sa disenyo at pag-iimprenta.
Ito ay ginagamit sa dalawang bersyon:
- papel;
- elektroniko.
Ang parehong mga view ay dapat na eksaktong pareho, hindi lamang sa nilalaman, kundi pati na rin sa mga parameter ng pahina, mga proporsyon, atbp., upang hindi lumikha ng isang pakiramdam ng kanilang pagkakaiba.
Sa mas malaking lawak, ang form ay gumaganap ng isang kinatawan na papel. Maginhawa para sa mga organisasyon na makipag-ugnayan sa kanilang mga kasosyo, kliyente o potensyal na mamimili gamit ang letterhead ng isang partikular na sample sa sulat. Bilang karagdagan, ito ay maginhawa mula sa isang praktikal na punto ng view: sa gitna ng maraming mga dokumento, ang mga sulat ng kumpanya ay matatagpuan nang napakabilis sa pamamagitan ng insignia.
Ano ang nilalaman ng letterhead: sample
Blanko sa walang sablay naglalaman ng:
- buong pangalan ng kumpanya ng organisasyon;
- mga detalye ng contact (address, numero ng telepono, e-mail);
- mga detalye ng pagbabayad, website ng kumpanya, TIN, KPP ay opsyonal.
Ang mga normatibong dokumento ay hindi nag-oobliga sa kumpanya na lumikha ng anumang logo, trademark at iba pang artistikong mga guhit. Gayunpaman, kadalasan ang form ay hindi lamang ang form mismo na may mga detalye, kundi pati na rin ang imahe ng logo ng isang LLC, indibidwal na negosyante o iba pang kumpanya, na nagpapahintulot na ito ay maging mas nakikita at, nang naaayon, makaakit ng mas maraming mga customer.
Kaya, sa pinakasimpleng anyo nito, maaaring ganito ang hitsura ng isang sample na letterhead ng isang organisasyon.
At sa karamihan ng mga kaso, ang mga artistikong elemento ay ginagamit upang lumikha ng epekto ng pagiging natatangi ng anyo: ang ilang mga halimbawa ay ipinapakita sa ibaba.
Mga kinakailangan sa letterhead
Ang batas ay hindi naglalaman ng konsepto ng "letterhead", samakatuwid, sa maraming paraan, kapag lumilikha ng form na ito, ang isang kumpanya ay maaaring sumunod sa sarili nitong pananaw at magsama ng anumang ideya sa disenyo. Gayunpaman, nagbibigay ang GOST R 6.30-2003 Detalyadong Paglalarawan mga kinakailangan na nagpapayo sa halip na sapilitan. Ang mga susi ay:
- Ang teksto ay inilapat nang malinaw, at ang sumusunod na impormasyon ay kinakailangan:
- buong pangalan ng kumpanya;
- address - aktwal at legal, na nagpapahiwatig ng index at rehiyon;
- organisasyonal at legal na anyo (IP, LLC, PJSC, pampublikong asosasyon);
- hurisdiksyon ng istraktura (sa kaso ng mga organisasyong pambadyet at pampublikong awtoridad).
- A4 o A5 na format ng sheet, karaniwang kalidad ng papel, puti o may malambot, magaan na background, ang kulay nito ay naiwan sa pagpapasya ng taga-disenyo.
- Mga marginal indent:
- kaliwa, ibaba at itaas na 2 cm;
- tama 1 cm.
Ang indentation sa kaliwa ay mas mahusay na magbigay ng kaunti pa kaysa sa pamantayan - 25-30 mm, dahil sa maraming mga organisasyon papel na media manahi sa negosyo.
Mayroong iba pang mga pag-uuri ng mga form - madalas ang mga naturang form ay ginagamit hindi lamang para sa isang organisasyon, kundi pati na rin para sa isang departamento o isang tiyak na opisyal, pati na rin para sa isang sangay (lokal na dibisyon) ng kumpanya. Gayundin, ang paghihiwalay ng mga uri ng mga dokumento ay nauugnay sa kanilang layunin - halimbawa, minsan sa parehong organisasyon ang mga halimbawa ng mga letterhead ay nilikha para sa mga tiyak na dokumento. Sa eskematiko, ang lahat ng uri ng pag-uuri ay ipinapakita sa figure.
Mula sa isang praktikal na pananaw, ang ilang mga tip ay dapat isaalang-alang upang ang paggamit ng form ay maginhawa hangga't maaari:
- Maaaring gamitin ang mga larawan sa background sa ibabaw ng papel, ngunit kung kailangan mong i-fax ang dokumento, kailangan mong tandaan na hindi sila magpi-print at maaaring makagambala sa pagmuni-muni ng teksto ng katawan.
- Muli, mula sa punto ng view ng pag-fax, dapat mong isaalang-alang na ang font ay sapat na malaki at nababasa.
- Mas mainam na huwag gumamit ng makintab at pinahiran na papel, dahil ang tinta at asul na pag-print ay maaaring "kumakalat" sa ibabaw nito.
- Sa elektronikong bersyon ng dokumento, pinakamahusay na ilagay ang lahat ng hindi nababagong impormasyon sa mga header at footer (pangalan, mga detalye ng contact, mga detalye ng pagbabayad, atbp.) upang hindi ito matanggal o ma-edit sa pamamagitan ng kapabayaan.
Sa mga tuntunin ng disenyo at artistikong elemento pinag-isang pangangailangan ay hindi umiiral at hindi maaaring umiiral. Gayunpaman, mayroong ilang Pangkalahatang payo, na nagbibigay-daan sa iyong idisenyo ang form nang mas maganda at gawin itong kaakit-akit.
1. Magsikap para sa pagiging simple
Sa isang banda, ito ay isang malinaw na pangangailangan, bagaman laban sa backdrop ng mabilis na pag-unlad ng mga modernong teknolohiya sa disenyo, ito ay may partikular na kaugnayan. Ang pagiging simple ay tumutukoy sa paggamit ng magkakatugmang masining na motif at ang kumbinasyon ng isang malaking bilang(mula 1 hanggang 3) kulay. Ito ay isang pagkakamali na isipin na ang tagumpay ng disenyo ng letterhead ay nakasalalay sa isang malaking bilang ng mga elemento o maliliwanag na kulay. Sa katunayan, kung bibigyan mo ng pansin ang mga tatak ng mga logo ng mundo, ang kanilang mga graphics ay batay sa mga simpleng motif.
Dapat itong isaalang-alang form, at ang isang trademark ay hindi ang nilalaman mismo, ngunit isang paraan ng pagpapakita nito sa pinakakaakit-akit na paraan. Samakatuwid, kung mag-aplay ka ng labis na maliliwanag na kulay, mga guhit, kung gayon ang form mismo ay ililihis lamang ang lahat ng pansin mula sa nilalaman ng mensahe.
Bilang karagdagan, ang mga malamya na kulay ay nagdudulot ng ilang kawalang-galang at kahit na kawalan ng tiwala sa kumpanya - sa bagay na ito, huwag kalimutan na ang dokumentong ito ay tumutukoy sa mga sulat sa negosyo para sa opisyal na paggamit.
Narito ang isang halimbawa ng isang sample na letterhead ng organisasyon na may simpleng disenyo.
2. Gamitin ang tamang graphics editor
Ang pinakasimpleng at sa parehong oras ay medyo kaakit-akit na mga form ay maaaring mabuo sa karaniwang Ms Office Word application. Gayunpaman, mayroong maraming iba pang mga programa na nagbibigay-daan sa iyong epektibong magproseso ng graphic na impormasyon at magbigay magagandang pagkakataon pagpili ng disenyo:
- Photoshop;
- ilustrador;
- InDesign.
Ang verbal formula para sa pagiging kaakit-akit ng form ay ang mga sumusunod: dapat itong makaakit ng pansin at maging sanhi ng pagnanais na kunin ito at basahin ang mga nilalaman.
TANDAAN. Kung mga propesyonal na programa ay hindi magagamit, medyo posible na gumamit ng Photoshop - mahalaga lamang na itakda ang resolusyon sa hindi bababa sa 300 dpi.
3. Unahin
Dapat kang magpasya sa una kung anong impormasyon ang dapat na kapansin-pansin una sa lahat at i-highlight ito sa lahat ng posibleng pamamaraan - sa isang mas malaki at / o masining na font, sa isang mas kilalang lugar.
Sa halimbawa sa ibaba, gustong i-highlight ng kumpanya ang contact number nito - naka-print ito nang malaki sa kaliwa, pati na rin ang trademark.
4. Gumamit ng mga karagdagang tool sa pag-personalize
Ang pagka-orihinal ay palaging isang epektibong paraan upang tumayo mula sa pangkalahatang daloy ng impormasyon. Samakatuwid, ang paggamit ng isang orihinal na anyo, isang hindi pangkaraniwang kumbinasyon ng mga kulay ay palaging mapapansin at lumikha ng isang mas kaaya-ayang impression kaysa sa disenyo ng isang tradisyonal, hindi kapansin-pansin na hitsura.
5. Buhayin ang iyong guhit
Sa daloy ng pang-araw-araw na impormasyon, na sa karamihan ng mga kaso ay may regulated na kalikasan, ang pagbibigay ng epekto ng animation sa pamamagitan ng "humanizing" ang larawan ay maaaring maging isang napaka-mabungang ideya.
6. Huwag Kalimutan ang Tungkol sa Iyong Brand
Siyempre, ang form ay dapat na direktang naglalaman ng logo ng produkto, o katulad nito sa mga motibo nito: kulay at mga kumbinasyon ng mga graphic na elemento.
7. Magtipid sa papel
Kung masyado kang nagtitipid sa papel, ang mga pagkalugi ng imahe ay maaaring mas mataas na halaga. Ang pinakatamang opsyon ay makapal na papel na may pare-pareho, naka-texture na ibabaw. Ito ay tulad ng isang sheet na magiging maganda upang dalhin sa iyong mga kamay.
8. Magdagdag ng mga espesyal na epekto
Ang anumang karagdagang paraan ng pagka-orihinal ay makakatulong sa dokumento na maging kakaiba sa iba. Ginagamit ang kumbinasyon ng magkakaibang mga kulay sa ibabaw na may magagandang pattern.
9. Bigyang-pansin ang pagkakahanay
Sa kabila ng katotohanan na sa karamihan ng mga kaso angular form ay ginagamit, ang mga patakaran para sa pag-format ng teksto ay hindi masyadong halata. Dapat silang bigyan Espesyal na atensyon. Maaari kang magsagawa ng survey sa mga empleyado kung gaano ka matagumpay ito o ang opsyong iyon.
10. Huwag "palabo" ang larawan
Blangko ay opisyal na dokumento, hindi isang guhit, kaya ang proporsyon ng mga artistikong elemento ay hindi dapat lumampas sa isang quarter.
Paglikha ng blangko gamit ang iyong sariling mga kamay: video
Kung mayroong napakakaunting oras, at nais mong gumawa ng isang maganda, ngunit sa parehong oras simpleng form, maaari mong gawin ang trabaho sa Ms Word application. Tutulungan ka ng video tutorial dito.
Maraming kumpanya at organisasyon ang gumugugol ng malaking pera upang lumikha ng may tatak na papel na may kakaibang disenyo, hindi man lang napagtanto na maaari kang gumawa ng letterhead sa iyong sarili. Hindi ito kukuha ng maraming oras, at upang lumikha ay kakailanganin mo lamang ng isang programa, na ginagamit na sa bawat opisina. Siyempre, pinag-uusapan natin ang tungkol sa Microsoft Office Word.
Paggamit ng malawak na hanay ng mga tool text editor mula sa Microsoft, maaari kang mabilis na lumikha ng isang natatanging sample, at pagkatapos ay gamitin ito bilang batayan para sa anumang stationery. Sa ibaba ay pag-uusapan natin ang tungkol sa dalawang paraan kung saan maaari kang gumawa ng letterhead sa Word.
Walang pumipigil sa iyo na agad na magsimulang magtrabaho sa programa, ngunit ito ay magiging mas mahusay kung mag-sketch ka ng isang tinatayang view ng heading ng form sa isang piraso ng papel, na armado ng panulat o lapis. Papayagan ka nitong makita kung paano pagsasamahin ang mga elementong kasama sa form sa isa't isa. Kapag lumilikha ng isang sketch, dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na nuances:
- Mag-iwan ng sapat na espasyo para sa logo, pangalan ng kumpanya, address, at iba pang impormasyon sa pakikipag-ugnayan;
- Pag-isipang magdagdag ng slogan ng kumpanya sa iyong letterhead. Ang ideyang ito ay lalong mabuti kapag ang pangunahing aktibidad o serbisyong ibinigay ng kumpanya ay hindi nakalista sa mismong form.
Manu-manong Paglikha ng Form
Nasa MS Word ang lahat ng kailangan mo upang lumikha ng letterhead sa pangkalahatan at muling likhain ang sketch na ginawa mo sa papel sa partikular.
1. Patakbuhin ang Word at piliin sa seksyon "Lumikha" pamantayan "Bagong dokumento".
Tandaan: Nasa yugto na ito, maaari mong i-save ang walang laman na dokumento sa isang maginhawang lugar sa iyong hard drive. Upang gawin ito, piliin "I-save bilang" at bigyan ang file ng isang pangalan, halimbawa, "Blangko ang Lumpics Site". Kahit na hindi ka palaging may oras upang i-save ang dokumento sa oras habang nagtatrabaho ka, salamat sa pag-andar "Autosave" awtomatiko itong mangyayari pagkatapos ng nakatakdang yugto ng panahon.
2. Maglagay ng header at footer sa dokumento. Upang gawin ito, sa tab "Ipasok" pindutin ang pindutan "Tumatakbo na pamagat", pumili ng item "header ng page", at pagkatapos ay pumili ng template na header na nababagay sa iyo.
3. Ngayon ay kailangan mong ilipat ang lahat ng iyong sketched sa papel sa katawan ng footer. Upang makapagsimula, tukuyin ang mga sumusunod na parameter doon:
- Ang pangalan ng iyong kumpanya o organisasyon;
- Address ng website (kung mayroon man at hindi ito nakasaad sa pangalan / logo ng kumpanya);
- Makipag-ugnayan sa numero ng telepono at fax;
- E-mail address.
Mahalaga na ang bawat parameter ng data (item) ay magsisimula sa isang bagong linya. Kaya, pagkatapos ipasok ang pangalan ng kumpanya, i-click "ENTER", gawin ang parehong pagkatapos ng numero ng telepono, numero ng fax, atbp. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang ilagay ang lahat ng mga elemento sa isang maganda at kahit na haligi, ang pag-format kung saan kailangan pa ring ayusin.
Para sa bawat item sa block na ito, piliin ang naaangkop na font, laki, at kulay.
Tandaan: Ang mga kulay ay dapat na magkakasuwato at pinaghalong mabuti sa isa't isa. Ang laki ng font ng pangalan ng kumpanya ay dapat na hindi bababa sa dalawang unit na mas malaki kaysa sa laki ng font para sa impormasyon ng contact. Ang huli, sa pamamagitan ng paraan, ay maaaring mai-highlight sa ibang kulay. Parehong mahalaga na ang lahat ng mga elementong ito ay magkakasuwato ng kulay sa logo na aming idaragdag.
4. Magdagdag ng larawan ng logo ng kumpanya sa lugar ng header. Upang gawin ito, nang hindi umaalis sa lugar ng header, sa tab "Ipasok" pindutin ang pindutan "Larawan" at buksan ang naaangkop na file.
5. Itakda ang naaangkop na laki at posisyon para sa logo. Dapat itong "kapansin-pansin", ngunit hindi malaki, at, hindi gaanong mahalaga, dapat itong maayos na pinagsama sa tekstong ipinahiwatig sa header ng form.
- Payo: Upang gawing mas madaling ilipat ang logo at baguhin ang laki nito malapit sa hangganan ng header, itakda ang posisyon nito "Bago ang text" sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan "Mga Pagpipilian sa Layout", na matatagpuan sa kanan ng lugar kung saan matatagpuan ang bagay.
Upang ilipat ang logo, i-click ito upang i-highlight ito, pagkatapos ay i-drag sa Tamang lugar footer.
Tandaan: Sa aming halimbawa, ang text block ay nasa kaliwa, ang logo ay nasa kanang bahagi ng header. Maaari mong ilagay ang mga elementong ito sa ibang paraan kung gusto mo. At gayon pa man, hindi sila dapat magkalat sa paligid.
Upang baguhin ang laki ng logo, ilipat ang cursor sa isa sa mga sulok ng frame nito. Pagkatapos itong mag-transform sa isang marker, i-drag ito sa direksyon na gusto mong baguhin ang laki nito.
Tandaan: Kapag binabago ang laki ng logo, subukang huwag ilipat ang patayo at pahalang na mga gilid nito - sa halip na bawasan o dagdagan ang kailangan mo, gagawin itong asymmetric.
Subukang pumili ng laki ng logo na tumutugma sa kabuuang dami ng lahat ng elemento ng teksto na matatagpuan din sa header.
6. Kung kinakailangan, maaari kang magdagdag ng iba pang mga visual na elemento sa iyong letterhead. Halimbawa, upang paghiwalayin ang mga nilalaman ng header mula sa natitirang bahagi ng pahina, maaari kang gumuhit ng solidong linya sa ilalim ng gilid ng header mula sa kaliwa hanggang sa kanang gilid ng sheet.
Tandaan: Tandaan na ang linya, parehong sa kulay at sa laki (lapad) at hitsura, ay dapat na pinagsama sa teksto sa header at logo ng kumpanya.
7. Sa footer, maaari mong (o kailanganin pa nga) maglagay ng ilan kapaki-pakinabang na impormasyon tungkol sa kompanya o organisasyon kung saan nabibilang ang form na ito. Hindi lamang nito biswal na balansehin ang header at footer ng form, ngunit magbibigay din ito ng karagdagang impormasyon tungkol sa iyo sa isang taong nakikilala ang kumpanya sa unang pagkakataon.
- Payo: Sa footer, maaari mong tukuyin ang motto ng kumpanya, kung mayroong isa, siyempre, numero ng telepono, larangan ng aktibidad, atbp.
Upang magdagdag at magpalit ng footer, gawin ang sumusunod:
Tandaan: Ang motto ng kumpanya ay pinakamahusay na nakasulat sa italics. Sa ilang mga kaso, mas mainam na isulat ang bahaging ito sa malalaking titik, o i-highlight lamang ang mga unang titik ng mahahalagang salita.
8. Kung kinakailangan, maaari kang magdagdag ng isang linya ng lagda sa form, o kahit na ang pirma mismo. Kung naglalaman ng text ang footer ng iyong form, ang linya ng lagda ay dapat nasa itaas nito.
- Payo: Upang lumabas sa header at footer mode, pindutin ang key "ESC" o i-double click sa isang walang laman na lugar ng pahina.
9. I-save ang letterhead na iyong ginawa sa pamamagitan ng pag-preview nito.
10. I-print ang form sa printer upang makita kung paano ito magiging live. Marahil ay mayroon ka nang kung saan ilalapat ito.
Lumikha ng isang form mula sa isang template
Napag-usapan na natin ang katotohanan na ang Microsoft Word ay may napakalaking hanay ng mga built-in na template. Kabilang sa mga ito, makikita mo ang mga magsisilbing magandang batayan para sa isang letterhead. Bilang karagdagan, maaari kang lumikha ng isang template para sa permanenteng paggamit sa program na ito sa iyong sarili.
1. Buksan ang MS Word at sa seksyon "Lumikha" sa search bar ipasok "Mga blangko".
2. Sa listahan sa kaliwa, piliin ang naaangkop na kategorya, halimbawa, "Negosyo".
3. Piliin ang naaangkop na form, i-click ito at pindutin "Lumikha".
Tandaan: Ang ilan sa mga template na ipinakita sa Word ay direktang isinama sa programa, ngunit ang ilan sa mga ito, bagaman ipinapakita, ay na-load mula sa opisyal na site. Bilang karagdagan, direkta sa site makakahanap ka ng malaking seleksyon ng mga template na hindi ipinakita sa window ng editor ng MS Word.
4. Ang form na iyong pinili ay magbubukas sa isang bagong window. Ngayon ay maaari mo itong baguhin at i-customize ang lahat ng mga elemento para sa iyong sarili, sa parehong paraan tulad ng isinulat sa nakaraang seksyon ng artikulo.
Ipasok ang pangalan ng kumpanya, ipahiwatig ang address ng website, mga detalye ng contact, huwag kalimutang maglagay ng logo sa letterhead. Gayundin, hindi magiging labis na ipahiwatig ang motto ng kumpanya.
I-save ang letterhead sa iyong hard drive. Kung kinakailangan, i-print ito. Bilang karagdagan, maaari kang palaging makipag-ugnay elektronikong bersyon form, punan ito ayon sa mga kinakailangan na iniharap.
Ngayon alam mo na upang lumikha ng isang letterhead ay hindi kinakailangan na pumunta sa bahay ng pag-imprenta at gumastos ng maraming pera. Posibleng gumawa ng isang maganda at nakikilalang letterhead nang mag-isa, lalo na kung lubos mong ginagamit ang mga kakayahan ng Microsoft Word.