Pagbilang ng mga order para sa pangunahing aktibidad sa ilalim ng fraction. Pagbilang ng mga dokumento ng tauhan

Posible bang mag-isyu ng numero ng order na may isang fraction, halimbawa 84/1, kung nakalimutan nilang irehistro ito? Ano ang dapat sundin sa kasong ito?

Sagot

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay isang mahalagang bahagi at isa sa pinakamahalagang bahagi ng pangkalahatang sistema para sa pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento, mahalagang elemento teknolohikal na kadena ng paggalaw at pagproseso ng mga dokumento. Pagpaparehistro ng isang dokumento - pagtatalaga ng isang numero ng pagpaparehistro sa isang dokumento at pagpasok ng data tungkol sa dokumento sa form ng pagpaparehistro at accounting (GOST R 7.0.8-2013. pambansang pamantayan Pederasyon ng Russia. Sistema ng mga pamantayan sa impormasyon, librarianship at paglalathala. Gawain sa opisina at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan" (inaprubahan ng Order of Rosstandart na may petsang Oktubre 17, 2013 N 1185-st)).

Ang wastong organisadong pagpaparehistro ng mga dokumento ay ang batayan para sa paglikha ng mga sanggunian at mga sistema ng impormasyon para sa mga dokumento ng isang organisasyon, pinapayagan ka nitong lumikha ng isang tamang database ng mga dokumento, subaybayan ang kanilang pagpapatupad at mabilis na makatanggap ng impormasyon tungkol sa dokumento mismo at ang paggalaw nito sa organisasyon.

itinalaga sa mga dokumento numero ng pagpaparehistro:

Nagbibigay ng pagiging lehitimo sa dokumento;

Ay isa sa mga pangunahing elemento ng paghahanap nito;

Binibigyang-daan kang mabilis na suriin ang dami ng daloy ng trabaho para sa isang partikular na panahon ng kalendaryo sa loob ng nakarehistrong hanay. Sa pagsasaalang-alang na ito, kapag nag-oorganisa ng trabaho sa pagrerehistro ng mga dokumento, mahalagang sundin ang itinatag na mga pangunahing patakaran - upang magrehistro ng mga dokumento sa loob ng mga arrays ng dokumento at itinatag na mga panahon ng kalendaryo, upang sistematikong magrehistro ng mga dokumento, pag-iwas sa mga puwang sa serial numbering.

Ang pagpaparehistro ng mga administratibong dokumento, bilang panuntunan, ay isinasagawa sa loob ng itinatag na mga grupo ng mga dokumento (hiwalay na mga order at tagubilin, hiwalay na mga order para sa mga tauhan, atbp.) na may kabuuang bilang sa loob taon ng kalendaryo. Maaaring idagdag ang mga digital o alphabetic na indeks sa mga itinalagang numero ng pagpaparehistro, halimbawa, OD (mga order para sa mga pangunahing aktibidad), P (mga order), atbp.

Ang pagpaparehistro ng mga dokumentong pang-administratibo ay dapat isagawa sa araw na sila ay nilagdaan, at sa wastong organisasyon ng trabaho sa mga dokumento, pagsunod sa mga patakaran para sa paghahanda at pagrehistro ng mga dokumento, dapat walang mga puwang sa mga numero ng pagpaparehistro.

Gayunpaman, sa mga aktibidad ng bawat organisasyon mayroong mga kaso kung kailan kinakailangan upang magrehistro ng mga dokumento " backdating". Siyempre, ang kasanayang ito ay dapat mabawasan sa pamamagitan ng pagtatakda ng trabaho sa mga dokumento sa paraang ang mga tagapagpatupad ay naghahanda ng mga dokumento sa isang napapanahong paraan, isinasaalang-alang ito ng mga coordinating person sa isang napapanahong paraan, at pagkatapos ay ang napagkasunduang dokumento ay agad na inilipat para sa lagda sa ulo at pagpaparehistro, ngunit halos imposibleng ganap na maalis ang mga pangyayari sa force majeure.

Kapag nagrerehistro ng mga dokumento "retroactive" at, nang naaayon, ang pagtatalaga ng mga numero ng pagpaparehistro sa labas ng karaniwang itinatag na sistema ng pagpaparehistro ay dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na salik:

Suriin ang mga panganib ng naturang pagpaparehistro ng dokumento.
Tayahin ang mga kakayahan ng mga form sa pagpaparehistro/sistema ng pagpaparehistro na ginamit.

Kapag tinatasa ang mga panganib kinakailangang isaalang-alang ang mga pangyayari na nag-ambag sa paglilipat ng mga dokumento para sa late registration. Halimbawa, alam na ang isang bilang ng mga dokumento ay dapat na magkabisa mula Enero 1 ng kasalukuyang taon, ngunit kadalasan ito ay kumplikado, kumplikadong mga dokumento, ang paghahanda nito ay maaaring lumampas sa itinatag na panahon, gayunpaman, ang panganib ng kanilang kawalan sa organisasyon sa pambatasan o regulasyon itakda ang oras lumampas sa panganib ng hindi pagsunod sa itinatag na mga panloob na patakaran para sa pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento, dahil maaaring magresulta sa mga multa at iba pang mga parusang administratibo.

Maaaring hindi pinapayagan ng mga feature ng accounting form ang paggawa ng entry tungkol sa dokumentong “backdating” o pagtatalaga ng fractional (o letter) na numero ng pagpaparehistro sa dokumento. Halimbawa, halos imposible ito sa isang sistema ng pagpaparehistro ng journal o sa ilang (mahirap) na setting ng mga sistema ng impormasyon.

Sa huling kaso, ang mga sumusunod na opsyon ay maaaring ihandog:

magreserba ng mga numero ng account para sa mga dokumentong binalak para sa pagpirma o pag-apruba;
magparehistro ng mga dokumento sa pamamagitan ng gross numbering na may pagtatalaga ng susunod na serial registration number, ngunit nagpapahiwatig ng kinakailangang petsa ng pagpaparehistro.

Sa konklusyon, dapat tandaan na sa isang banda pangkalahatang kaayusan pagpaparehistro ibang mga klase ang mga dokumento ay dapat isama sa isang panloob na dokumento ng regulasyon, halimbawa, sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, ngunit bilang karagdagan sa normatibong dokumento, mahalaga din itong ayusin sa mga panuntunan paglilipat ng negosyo ang posibilidad ng pagrehistro ng mga dokumento sa kaganapan ng force majeure, halimbawa, gamit ang mga fractional (84/1) o titik (84a) na mga numero, at isinasaalang-alang salik na ito kapag pinaplano ang gawain ng serbisyong klerikal at kapag nagse-set up ng mga sistema ng impormasyon sa accounting.

Sa paggawa nito, kailangan mong gabayan ng:

pangangailangan sa produksyon, isinasaalang-alang ang pagbawas ng mga panganib sa negosyo para sa organisasyon,
mga tampok ng mga form sa pagpaparehistro o sistema ng impormasyon na ginamit.

Hindi pa naka-subscribe sa aming publikasyon? Kumuha ng libreng access at magbasa ng mga artikulo sa loob ng tatlong araw!

Ang organisasyon ay nagbibilang ng mga order mula pa noong simula ng taon. Kung may pangangailangan na mag-isyu ng isang order, ngunit walang libreng numero ng order. Maaari bang gamitin ang mga fraction? Halimbawa, 198/1.

Sagot

Sagot sa tanong:

Ang isyung ito ay hindi kinokontrol ng batas.

Kapag nagrerehistro, ang bawat dokumento ay dapat magtalaga ng isang tiyak na numero at simbolo(index).

Kasabay nito, ang sistema para sa pagrehistro ng mga dokumento, kabilang ang mga order, ay binuo ng organisasyon mismo at naayos sa lokal. normative act, halimbawa, Mga tagubilin para sa pag-iingat ng talaan.

Sa ganitong paraan, kasalukuyang lehislatura hindi ipinagbabawal ang pagnunumero utos ng tauhan sa pamamagitan ng fraction. Gayunpaman, kapag sinusuri ang pagsunod batas sa paggawa o kung sakaling magkaroon ng salungatan sa isang empleyado at litigasyon ang pagnunumero ng mga order sa pamamagitan ng isang fraction ay maaaring maging katibayan ng pagpapalabas ng isang order nang retroactive. At, samakatuwid, ang naturang utos ay maaaring palsipikado ng employer upang maitago ang isang paglabag sa mga batas sa paggawa.

Batay sa nabanggit, upang maiwasan ang mga problema sa mga awtoridad sa regulasyon at mga salungatan sa mga empleyado, bilangin ang mga order ng tauhan sa pamamagitan ng isang fraction. Hindi inirerekomenda .

Mga detalye sa mga materyales ng System Personnel:

1. Sagot: Paano i-index (numero) ang mga dokumentong natanggap ng serbisyo ng tauhan

Nina Kovyazina, deputy director ng departamento edukasyong medikal at patakaran ng tauhan sa pangangalagang pangkalusugan ng Ministry of Health ng Russia

Kapag ang mga dokumento ay nakarehistro, sila ay na-index. Iyon ay, ang bawat dokumento ay dapat magtalaga ng isang tiyak na numero at isang simbolo (index). * Ang mga indeks ay kinakailangan kapag naghahanap, nagre-record at nag-systematize ng mga dokumento. Ang index ng pagpaparehistro ay hindi inuulit sa buong taon.

Ang index ng pagpaparehistro ay binubuo ng:

serial number ng dokumento sa loob ng isang partikular na hanay (halimbawa, ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad at tauhan, kontrata, tagubilin, atbp. ay binibilang nang hiwalay);
ang simbolo ng structural unit (ang structural unit ay maaaring magkaroon ng parehong alphabetic - "k", "ok", "o / k", at isang digital index).

Halimbawa, ang isang order para kumuha ng empleyado ay maaaring may numerong 134-k, kung saan 134 - serial number dokumento, at ang "k" ay ang pagtatalaga ng yunit ng istruktura.

Bilang karagdagan, kadalasang kasama sa index ng pagpaparehistro ang numero ng kaso sa pamamagitan ng . Bilang tugon sa isang liham, ang mga detalye ng index ay nakaayos sa reverse order: halimbawa, sa numero 08-11/144 ang una ay ang digital index ng structural unit - 08, pagkatapos ay sa pamamagitan ng hyphen ang case number ayon sa sa nomenclature - 11, kung saan ang serial number ng dokumento - 144 ay pinaghihiwalay ng isang slash.

Ang ganitong mga patakaran ay itinatag sa talata 3.2.1.1 ng GSDOU, na inaprubahan ng order ng USSR Main Archive ng Mayo 25, 1988 No. 33.

Sa paggalang at pagnanais para sa komportableng trabaho, Yulia Meskhia,

Mga Tauhan ng Expert Systems

Magbasa nang higit pa... Ang pagpaparehistro para sa seminar ay magaganap sa Mayo 24, 25 at 28. Round table Sa Abril 25, isang round table na "Foreign economic activity - changes in legislation" ang magaganap. Ang may-akda at nagtatanghal ay si Nagam Elena Rafailovna, Direktor ng Tax Strategy LLC, isang nagsasanay na consultant sa buwis. Magbasa nang higit pa...Mag-sign up para sa round table Mga konsultasyon ng Auditor lahat Sinasagot ng Certified tax consultant na si Roman Vyacheslavovich Guselnikov ang mga tanong. ang halaga ng may diskwentong item? Ang pagkakaiba sa presyo ay maaaring mag-iba nang maraming beses, kaya ang VAT ay maaaring ibang-iba. Mangyaring ituro ang mga sanggunian sa batas. Sagot… 04/16/2018: Nagtapos kami ng isang kasunduan sa ahensya para sa pagbili ng mga tiket para sa mga business trip sa pamamagitan ng bank transfer.

Posible bang gumamit ng mga fractional order number?

Ang isang numero na may isang titik ay karaniwang inilalagay kung ang order ay kailangang isagawa nang retroactive, at ang susunod na numero sa pagkakasunud-sunod ay nakuha na. Antalya 2009-04-17 09:19 Ang isang numero na may liham ay karaniwang inilalagay kung ang order ay kailangang isagawa nang retroactive, at ang susunod na numero sa pagkakasunud-sunod ay nakuha na.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 magsimulang bigyang-pansin ito, at itanong kung bakit ganoon 😉 i.e. kung isinagawa mo ang utos sa ganitong paraan - hayaang maayos ang lahat ng iba pa sa mga dokumento sa isyung ito, kung gayon hindi sila makakahanap ng kasalanan, ngunit titingnan nila nang mabuti ang lahat 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Karapatan mo ito ... walang mga dokumentong kumokontrol sa pagnunumero ng iyong dokumentasyon ...

Paano ako makakapag-order nang retroactive?

Posible bang gumamit ng mga fractional order number (order No. 1 na may petsang 03.03.2012, ang susunod na No. 2 na may petsang 05.05.2012, at isang order na may petsang 03.04.2012 No. 1/1 ay dapat na maipasok sa pagitan nila)? Kalihim ng pinuno, rehiyon ng Arkhangelsk Posible bang gumamit ng mga fractional order number (order No. 1 na may petsang 03.03.2012, ang susunod na No. 2 na may petsang 05.05.2012, at isang order na may petsang 03.04.2012 No. 1/1 ay dapat na maipasok sa pagitan nila)? Kalihim ng pinuno, rehiyon ng Arkhangelsk

Pansin

Dahil ang isang fractional na numero ng order ay maaari lamang lumitaw kung ang order ay inilabas, gaya ng sinasabi nila, nang retroactive, kung gayon maaari lamang magkaroon ng isang sagot sa tanong na ito: hindi mo magagawa ito. Sa tingin ko, hindi na kailangang ipaalala na ang petsa ng order (ang petsa ay ipinasok sa panahon ng pagpaparehistro) ay ang petsa ng pagpirma nito ng opisyal.

Ayon sa mga patakaran sa trabaho sa opisina, ang dokumento ay nakarehistro sa araw ng pagpirma nito o sa susunod na araw ng trabaho kung ang dokumento ay nilagdaan sa pagtatapos ng araw ng trabaho.

Tamang pagbilang ng mga order sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Napakaganda ng buhay!)) Marina Russian Federation, St. Petersburg #9 Marso 27, 2009, 10:50 sabihin nating nagbakasyon ang mga tao (kahit walang bayad sa bakasyon) nangyari ito sa akin ng ilang beses, binalaan ko ang aking manager, ngunit Hindi ko naintindihan, pinag-uusapan ko ang tungkol sa mga graphics ng bakasyon sa pangkalahatan ay tahimik. Hindi ako naglabas ng anuman, pagkatapos ay iniwan ko ang mga tao na may kasalukuyang numero at ang kasalukuyang serial number ay nagbigay ng bakasyon.
Alam ko na ang paglabag na ito ay medyo malubha, at kung may mangyari sa isang tao sa ganoong bakasyon, hindi ko maalis ang aking ulo, ngunit hindi ako makakaakyat sa nakalipas na panahon, dahil. ang buwan ay sarado, ang mga numero ay inililipat lahat sa mga ulo ng aklat. Gusto kong maakit ang atensyon ng isang moderator sa mensaheng ito dahil: May ipinapadalang notification...

Pagbibilang ng mga order sa pamamagitan ng isang fraction

Mangyaring sabihin sa akin, posible bang ilagay ang numero ng order na may isang fraction? Halimbawa, mayroong Order No. 32, posible bang gumuhit ng Order No. 32/1? Kung ang nilalaman ay pareho? Salamat nang maaga Forum:

Pamamahala ng mga talaan ng HR

Mga keyword:

Umorder

Evenstar 2009-04-15 08:39 Mas mahusay na may isang liham, halimbawa №32a Ano ang ibig sabihin nito, ang parehong nilalaman? Expressio 2009-04-15 09:01 Well, halimbawa, sila ay tinanggap o ipinadala sa isang business trip, iyon ay, ang nilalaman ay pareho salamat. Ang isang numero sa pamamagitan ng isang fraction ay hindi kanais-nais, tama? Evenstar 2009-04-15 12:32 Karaniwan ang bilang ng order na may fraction ay inaalok ng mismong 1C program, kung, halimbawa, nagpadala ka ng ilang tao sa isang business trip na may isang order at piliin ang T9 form para sa pag-print.

Pagkatapos para sa bawat empleyado ay magkakaroon ng hiwalay na order na may numerong 32/1, 32/2, atbp. Maaari mong i-print ito sa T9a form, pagkatapos ay ang lahat ng empleyado na ipinadala sa isang business trip ay nasa isang table.

boto:

Nagbigay ang ahensya ng isang invoice na may petsang 31.01.2018. isinasaad dito ang lahat ng ticket na binili noong Enero 2018 at ang inilalaang halaga ng VAT para sa bawat tiket. Aling dokumento ang irerehistro sa aklat ng pagbili: isang invoice mula sa isang ahensya o mga e-ticket(itinerary/resibo)? Sagot…
Mga konsultasyon sa HR lahat ng consultant ng HR na si Skobtsova Valentina Petrovna ay sumasagot sa mga tanong. 04/25/2018: Kapag nakipag-appointment para sa isang trabaho bilang pinuno ng isang kindergarten, nagkamali sila: hindi nila nakuha ang mga salitang "para sa posisyon", ipinahiwatig lamang nila ang " tinanggap ng pinuno ng kindergarten ... ". Kailangan ko bang i-invalidate ang record at gumawa ng bago? Sagot…
04/17/2018: Sumulat ang empleyado sa ISANG aplikasyon para sa bakasyon noong 04/28/2018, noong 05/3/05/2018.
Ang lahat ay pareho. Walang pera, walang babae, Oo, at hindi ito maaaring. Walang taya, walang bakuran, At walang mukha na may balat, At walang kaibigan ...., Oo, at hindi ito maaaring maging. Ang lahat ng pancake ko ay bukol-bukol, At hindi lang ang una... (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra Dis 9, 2011, 08:23 [ ipakita ] Nai-post ni #3 Guru Post: 1 695 siyempre posible. 0/0 QuoteTop Shy Dec 9 2011, 09:29 [ show ] Sent #4 Guest Posts: 330From: Uncertainty is possible, don't worry)))) Madalas itong mangyari Shy 0/0 Quote Top adv Dec 9 2011, 09 :30 [ palabas ] Nai-post ni #5 Mga Post ng Guru: 28,084Mula: ang tirahan ay walang lugar ayon sa batas hindi ito kinokontrol Pagkatapos ng mga salitang "oras na para pumunta!" ang liberal ay nagtatanong ng "saan?", at ang makabayan - "kanino?". Humanitarian convoy 1941 0/0 QuoteTop .
Ang pag-decode ng numero ng order ay ang mga sumusunod:

ang isang digital code ay itinalaga para sa lahat ng mga order mula sa simula ng taon ng kalendaryo, anuman ang kanilang uri;
ang letrang cipher ay nagsisilbing prefix sa numero, na ginagawang posible upang matukoy ang mga species ng order.

Ang isang gitling, isang fraction, isang tuldok, atbp. ay maaaring kumilos bilang isang separator. Alinman ang numero at ang cipher ay maaaring ilagay sa tuluy-tuloy na paraan - nang walang mga espesyal na separator, mayroon o walang espasyo.

Halimbawa, ang mga order para sa mga tauhan sa isang maliit na kumpanya ay maaaring magmukhang ganito: order No. 1 / k at order No. 2 l / s, na sumisimbolo sa 2 grupo ng mga order na naiiba sa oras ng imbakan. malaking kumpanya na may malaking bilang ng mga empleyado at iba't ibang mga order, kakailanganing bumuo ng isang espesyal na sistema ng pagnunumero, na ayusin ito sa isang lokal na aksyon sa loob ng kumpanya.

pagbuo ng dokumentasyon ng organisasyon (iskedyul ng bakasyon, staffing at iba pa.);
magtrabaho sa nilalaman kontrata sa pagtatrabaho(pagtukoy sa teksto, paggawa ng mga karagdagan at pagbabago), atbp.

Kilalanin ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan gamit ang mga materyales ng aming website: Kasabay nito, mula sa buong hanay ng mga dokumento na iginuhit ng mga opisyal ng tauhan Espesyal na atensyon ibinigay sa proseso ng pagnunumero ng order. Ito ay may kaugnayan sa katotohanan na serbisyo ng tauhan kumukuha lamang ng isang bahagi ng pangkalahatang hanay ng mga order ng kumpanya - ang mga nauugnay sa mga tauhan. Dapat silang makilala mula sa 2 iba pang mga grupo ng mga order na ibinigay ng kumpanya (sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad at administratibo at pang-ekonomiyang kalikasan).

Kahit na ang kumpanya ay hindi partikular na aktibo, ang daloy ng trabaho nito ay opisyal na mga papeles sa pagtatatag at pagpaparehistro ng isang negosyo, dokumentasyon na nagpapadala ng mga pamamaraan para sa pagtatrabaho at pagpapaalis ng mga empleyado, at, siyempre, mga order bilang pagpapahayag ng kalooban at mga utos ng pamamahala ng negosyo sa iba't ibang okasyon. Ang batas ay hindi nagbibigay pinag-isang sistema trabaho sa opisina para sa lahat ng organisasyon.

Mayroon lamang hiwalay na mga kautusang pangkagawaran na nag-aapruba ng mga tagubilin para sa pag-iingat ng rekord sa mga partikular na ahensya ng gobyerno (halimbawa, kautusan ng Federal Service for Labor and Employment No. 219 na may petsang Setyembre 28, 2007, Order No. 206 ng Federal Treasury na may petsang Mayo 27, 2011). Kaya, binibigyan ang mga kumpanya legal na kalayaan upang magtatag ng isang panloob na sistema ng pamamahala ng dokumento.

Kaya, ang pag-numero ng mga papalabas na titik ay pupunan ng code ng yunit na nagpasimula ng dokumento. Upang maiwasan ang pagkalito sa kahulugan dokumentong administratibo ang mga order ng tauhan ay binibilang na may pagtatalaga ng index K (tauhan) o LS (ng mga tauhan), kaugalian na dagdagan ang numero ng order na may titik P. Kapag ang isang kahilingan ay natanggap upang maghanap para sa isang dokumento, ang kalihim sa pamamagitan ng numero, mas tiyak, sa pamamagitan ng isang karagdagang itinalagang index, ay madaling malaman kung saang kaso ( folder) hahanapin ito, halimbawa: No. 26-r - sa mga order; No. 26-ls - sa mga order para sa mga tauhan; No. 26-operas - kabilang sa mga minuto ng operational meetings. Sa pamamagitan ng pagdaragdag sa serial number ng natanggap na dokumento ng letrang F (fax) o E ( Email) maaari mong lutasin ang problema ng accounting para sa paraan ng paghahatid ng isang sulat sa iyong organisasyon nang hindi dinadagdagan ang mga form ng pagpaparehistro (mga log). Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay batay sa mga sumusunod na pangunahing patakaran.

Pansin

Kung paano magrehistro papalabas na dokumento v espesyal na programa pag-bypass sa magazine, sabi ng video. Shelf life? Ang karaniwang panahon ng pag-iimbak para sa rehistro ng mga papalabas na dokumento ay 3 taon, pagkatapos kung saan ang komisyon ng inspeksyon ng eksperto (EPC) na hinirang sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ay nagsasagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Sa pamamagitan ng desisyon ng komisyong ito, ang mga dokumentong walang halaga ay napapailalim sa pagkawasak sa paghahanda ng isang naaangkop na aksyon.

Paano punan? Dapat itong sabihin kaagad na hindi sulit na maghanap ng isang sample na log ng pagpaparehistro ng mga papalabas na dokumento, dahil pinag-isang pangangailangan upang punan ay hindi umiiral. Ang lahat ng mga patakaran para sa pagpapanatili ng isang log ng pagpaparehistro ay idinidikta ng lohika at kaginhawahan ng accounting ng dokumento, pati na rin ang ilang mga partikular na tampok ng organisasyon. Una sa lahat, ito ay nagkakahalaga ng pagbanggit sa mga papalabas na dokumento na hindi nangangailangan ng pagpaparehistro.

Ang impormasyon tungkol sa pagpaparehistro ng mga papalabas na dokumento ay ipinasok din sa journal, ngunit para sa mga papalabas na dokumento. Dalhin natin tinatayang anyo ganyang magazine. Np / p N at petsa ng papalabas na dokumento Kung kanino tinutugunan ang dokumento Maikling buod Nilagdaan ni Mark ng pagpapatupad N ng kaso kung saan isinampa ang dokumento ... ... ... ... ... ... ... 12 N 01-16y na may petsang 01.23.2012 Moscow Sa pakikilahok ng mga abogado ng kumpanya sa kumperensya Direktor Ipinadala sa pamamagitan ng koreo 03 Ang mga rehistradong papalabas na dokumento ay dapat ipadala sa pamamagitan ng koreo o iba pang paraan ng komunikasyon.
Automated registration Documents ay maaaring irehistro gamit ang isang espesyal na software na naka-install sa isang personal na computer. Sa naturang pagpaparehistro, ang impormasyon tungkol sa dokumento ay ipinasok sa isang electronic registration at control card, na nakaimbak sa database.

Pagpaparehistro ng mga dokumento sa mga tanong at sagot
Log ng papalabas na mga dokumento: pagbili at pagsisimula ng pagpapanatili
Pagpaparehistro ng mga dokumento
Posible bang magrehistro ng mga titik sa pamamagitan ng isang fraction

Pagpaparehistro ng mga dokumento sa mga tanong at sagot Ang mga dokumentong natanggap ng kumpanya sa papel ay napapailalim sa pangunahing pagproseso, paunang pagsusuri, pagpaparehistro, pagsusuri ng pamamahala at inihahatid sa mga gumaganap. Ang mga sobre na may mga dokumento ay binuksan (maliban sa mga sobre na may markang "Personal") at ang bawat dokumentong natanggap ng organisasyon ay minarkahan ng isang resibo ng dokumento.

Pagpaparehistro ng mga papalabas na dokumento

Impormasyon

Paano sila irehistro? Ang mga natanggap na electronic na dokumento ay maaaring direktang mairehistro sa system pamamahala ng elektronikong dokumento. Upang gawin ito, isang hiwalay na pagpaparehistro at control card ay nilikha para sa bawat sulat na natanggap. Kapag nagrerehistro ng isang papasok na elektronikong dokumento, kinakailangang suriin ang mga detalye ng liham, ang pagkakaroon ng mga kalakip at mga kalakip na ipinahiwatig ng may-akda.

Ang mga orihinal ng mga papasok na electronic na dokumento ay dapat ipadala kasama ng cover letter sa file. Kung kinakailangan, ang mga dokumentong natanggap sa pamamagitan ng e-mail ay maaaring i-print sa hard copy. Mga papalabas na dokumento Ang mga dokumentong ginawa sa organisasyon ay dapat na nakarehistro sa araw na sila ay nilagdaan o naaprubahan.

Posible bang italaga ang numero ng pagpaparehistro ng order sa pamamagitan ng isang fraction?

Mga panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak mga libro sa trabaho, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation noong Abril 16, 2003 No. 225). Pagpaparehistro ng mga dokumento Sa tulong ng mga drop-down na listahan, bilang panuntunan, ang data (mga patlang) ay napunan:

uri ng dokumento - dahil limitado ang bilang ng mga uri ng dokumento;
ang may-akda ng resolusyon ay isang listahan ng mga pinuno ng organisasyon;
yunit ng istruktura - listahan mga istrukturang dibisyon;
performers - bilang panuntunan, ang patlang na ito ay binubuo ng dalawang bahagi - ang pangalan (at / o index) ng yunit ng istruktura at ang apelyido at inisyal ng tagapalabas;
numero ng kaso - nauugnay sa nomenclature ng mga kaso ng organisasyon;
mga kaugnay na dokumento - ang data na ito ay nagtatatag ng koneksyon ng nakarehistrong dokumento sa iba (halimbawa, ang dokumento ng tugon ay nauugnay sa dokumento ng inisyatiba).

Sa tulong ng replenished na listahan, ang data (field) na "correspondent" ay napunan.

Pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento

Sa institusyon, ang mga order at tagubilin ay nakarehistro sa nakaraang petsa at numero sa pamamagitan ng isang fraction (halimbawa, 15/1, 15/2). Paano ipaliwanag na hindi katanggap-tanggap na gawin ito? Sa Art. 4 Civil Code Russian Federation, ito ay malinaw na nakasaad na ang mga gawa batas sibil Wala retroaktibo, anumang mga gawaing pang-administratibo ay inilalapat sa mga relasyon na lumitaw pagkatapos ng kanilang pagpasok sa puwersa. Ayon sa sugnay 3.11 R GOST 6.30-2003, ang petsa ng dokumento ay ang petsa ng pagpirma nito.
Bago ang petsang ito, pumasok ang dokumento legal na puwersa hindi pwede. Isipin na pagkaraan ng ilang panahon ay malalaman ang ilang negatibong katotohanan para sa panahon mula Hunyo 1 hanggang Hunyo 10, na may kasamang angkop na kahihinatnan (parusa) para sa taong itinalagang responsable.

4 na pangunahing panuntunan para sa pagpuno ng papalabas na log ng pagpaparehistro ng dokumento

Kung may pangangailangan na ayusin ang paraan ng pagtanggap ng dokumento sa opisina, mas maginhawang ipasok ang code ng pagkakakilanlan (F - fax, ES - e-mail) sa numero ng "papasok" ng pagpaparehistro, o dagdagan ang log ng pagpaparehistro (database) na may naaangkop na hanay, kung saan ipahiwatig ang paraan ng paghahatid. Ang isa pang tanong ay kung obligado ang organisasyon na sagutin ang facsimile o elektronikong dokumento, ibinigay na sa ating bansa, ayon sa kaugalian, ang kahalagahan ng dokumento ay ibinibigay ng "live" na pirma ng may-akda, at ang ilang mga kahilingan (tungkol sa personal na data, tungkol sa paggalaw ng mga pondo sa account ng nagbabayad ng buwis) ay ganap na hindi wasto nang walang isang "live" na selyo. Ngunit ang isyung ito ay lampas sa kapangyarihan ng kalihim.

1. Posible bang magrehistro ng mga order pagkatapos ng isang kaganapan na naganap na, halimbawa, isang utos na magtalaga ng isang responsableng tao mula 06/01/2012 upang mairehistro sa 06/10/2012? 2.

Mahalaga

Mga tala sa opisina at ang mga memorandum ay maaaring irehistro sa lugar ng publikasyon (sa isang istrukturang yunit) o sa gitna ng kalihim. Pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento Ang registration log mismo ay karaniwang may mga sumusunod na column (column):

papalabas na numero ng dokumento;
petsa;
tatanggap (addressee);
buod;
tagapagpatupad;
tala.

Sa mga column na ito, magiging mandatory ang numero, petsa at tatanggap. Maginhawang magkaroon ng isang maikling buod upang hindi na kailangang itaas ang pag-file ng mga dokumento sa bawat oras sa paghahanap ng isang liham. Ang kontratista ay ipinahiwatig ng malalaking organisasyon, ngunit kung ang isang negosyante ay nagtatrabaho, kung gayon, natural, ang hanay na ito ay magiging kalabisan.

Posible bang magrehistro ng mga titik sa pamamagitan ng isang fraction

Alinsunod sa talata 3.2.1.3 Sistema ng estado suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (GSDOU), na inaprubahan ng utos ng Main Archive ng USSR noong Mayo 25, 1988. Nakaugalian na hiwalay na magrehistro ng mga order para sa mga tauhan at mga order para sa mga pangunahing aktibidad ng kumpanya. Ang mga memo na nilikha ng mga istrukturang dibisyon ng kumpanya, bilang panuntunan, ay nakarehistro sa mga dibisyon ng pag-akda. Kung kinakailangan na magpadala ng mga naturang dokumento "sa labas ng mundo", a transmittal letter at isinumite para sa pagpaparehistro at pagpapadala.
Ang numero ng pagpaparehistro ng isang dokumento na pinagsama-sama ng dalawa o higit pang mga organisasyon ay binubuo ng mga numero ng pagpaparehistro ng mga dokumento ng bawat isa sa mga organisasyong ito.
Sugnay 3.4.9 mga rekomendasyong metodolohikal sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap, na inaprubahan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76, ay nagbibigay para sa pag-aayos sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ang lugar at paraan ng pagrehistro ng panloob na impormasyon at mga dokumento ng sanggunian (mga ulat, opisina, analytical na tala, sertipiko, atbp.) , ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon. Ang mga memo at memorandum ay maaaring irehistro sa lugar ng publikasyon (sa isang istrukturang yunit) o sa gitna ng kalihim. Ang pagpili ng paraan ng pagpaparehistro ay depende sa istraktura ng organisasyon at dapat na tinukoy sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Sa bawat kumpanya, anuman ang laki, aktibidad, kita at iba pang mga tagapagpahiwatig nito, mga opisyal na dokumento na may pirma ng pinuno at selyo ng organisasyon.

Sa pagpapatupad ng pamamahala ng dokumento, isa sa mga mahalagang aksyon ay ang pagnunumero ng dokumento. Hindi ito ipinatupad sa lahat ng kaso.

Ang dokumentasyon ay dapat bilangin para sa pag-order nito. Entidad ay may karapatang independiyenteng magtatag ng sarili nitong sistema ng pamamahala ng dokumento, gayundin ang pagkakasunud-sunod ng pagnunumero nito.

Ano ito: konsepto at kakanyahan

Ang pagnunumero ay kumakatawan pagtatalaga ng sequence number sa isang dokumento.

Ang numero ay inilalagay sa araw ng pagpirma ng papalabas na sulat at sa araw ng pagtanggap ng papasok na sulat.

Ang pagtatalaga ay isang senyales na mayroon siya legal na puwersa. Ang proseso ng paglalagay ng numero ay nangangahulugan ng pagpaparehistro nito sa pangkalahatang sistema ng pamamahala ng dokumento ng negosyo. At hindi na posibleng tanggalin at tanggalin ang naturang dokumento.

Nagmumultuhan ang numbering pangunahing layunin:

systematization ng mga dokumento sa enterprise;
maginhawang paghahanap;
pagpapatupad ng mga aksyong kontrol para sa nilagdaang dokumentasyon.

Kung ano ang umiiral

Ang pagnunumero ay maaaring papasok at papalabas na may dokumentasyong natanggap mula sa isang third-party na organisasyon o sa labas ng organisasyon, ayon sa pagkakabanggit.

Ang pagnunumero ay maaaring awtomatiko o manwal. Bilang isang patakaran, ang pangalawang paraan ng paglalagay ng numero ay ginagamit, dahil dapat itong italaga pagkatapos mapirmahan ng responsableng tao ang dokumento. Kapag awtomatikong itinalaga, itinatakda ito ng operating program sa oras ng compilation bago pumirma.

Ang numero (index) mismo ay maaaring numeric, alphanumeric at may halong mga character. Maaaring gamitin nang hiwalay ang numeric code (halimbawa, No. 156), alphabetic at symbolic kasama ng numeric (halimbawa, 12-11/158 o 12-k, atbp.). Ang mga liham ay kadalasang ginagamit sa mga dokumento ng tauhan at isang pagtatalaga ng isang uri o iba pa, halimbawa, isang order para sa trabaho - "p", para sa isang paglalakbay sa negosyo - "k", atbp.

Sa ilang mga kaso, upang maiwasan ang pagdoble, itakda mga hangganan ng numero. Halimbawa, No. 1 - 100 - mga order para sa pagpasok, No. 101 - 200 - para sa pagpapaalis.

Ang paraan ng pagnunumero ng dokumento ay pinili ng kumpanya mismo, tulad ng ipinahiwatig sa lokal mga legal na gawain. Kung may anumang mga pagbabago na ginawa, ito ay makikita doon. Gayunpaman, maaari mong baguhin ang paraan ng pagnunumero mula lamang sa simula ng isang bagong taon ng kalendaryo.

Ang mga dokumento sa pangunahing aktibidad ay binibilang hiwalay sa dokumentasyon ng tauhan. Maaari kang awtomatikong mag-numero programa sa trabaho(pinaka madalas 1C), at mano-mano.

Para sa tamang pagtatalaga, ginagamit ang log ng pagpaparehistro (libro ng pagpaparehistro). Sinasalamin nito ang petsa, numero, nilalaman at impormasyon tungkol sa mga taong nag-compile at pumirma sa order.

Kung ang daloy ng trabaho ng kumpanya ay malaki, kung gayon, bilang karagdagan sa mga numero, mayroon ding mga titik sa komposisyon. Kadalasan, ginagamit ang mga pagtatalaga ng liham para sa mga dokumentong may iba't ibang panahon ng pagpapanatili.

Maaaring gawin ang pagpaparehistro sa pamamagitan ng pagpasok ng numero, petsa at pangalan sa log ng pagpaparehistro o ang mga pangunahing katangian sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Pumili ang kumpanya ginustong paraan ng pagpaparehistro. Sa ilang mga kaso, ang parehong mga uri ay ginagamit. Ito ay hindi isang ipinag-uutos na pamamaraan, ngunit isinasagawa upang kaligtasan at pagiging maaasahan.

Ang log ng pagpaparehistro ay pinagsama-sama sa papel at kumakatawan sa isang talahanayan na may mga pangalan ng column. Ang anyo ng naturang journal, pati na rin ang nilalaman, ay itinatag ng legal na entity.

Ang pagnunumero ay ginagawa depende sa mga uri ng mga order sa kumpanya.
Oo, stand out ang mga sumusunod na gawain:

pangunahing;
ng mga tauhan;
administratibo at pang-ekonomiya.

Depende sa iba't, ang lugar sa sistema ng pamamahala ng dokumento ng kumpanya, pagnunumero, at ang buhay ng istante ay tinutukoy.

Sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad

Kabilang dito ang mga order:

sa pagtatatag ng isang kumpanya;
sa pag-apruba ng iskedyul ng estado;
sa pag-apruba ng iskedyul ng mga bakasyon o mga paglalakbay sa negosyo;
sa paglikha ng hiwalay na mga dibisyon ng istruktura ng organisasyon;
sa mga pagsasanib sa iba pang mga negosyo;
sa muling pag-aayos o pagpuksa;
iba pang nauugnay sa mga aktibidad ng kumpanya.

Ang mga order, bilang panuntunan, ay nahahati depende sa panahon ng imbakan para sa pagtatalaga ng mga numero ng pagpaparehistro.

Ang mga order tungkol sa pangunahing aktibidad ay mayroong numero ng pagpaparehistro na binubuo ng mga numero at palatandaan, o mga numero lamang. Ang mga pagtatalaga ng liham ay pangunahing ginagamit para sa pagnunumero ng mga order ng tauhan.

Mga tauhan

Kasama sa mga order na ito ang buong daloy ng dokumento tungkol sa mga empleyado ng enterprise. Mga uri ang mga sumusunod:

tungkol sa pagkuha;
sa paglipat ng isang empleyado;
sa mga bonus ng empleyado;
tungkol sa pagtaas;
tungkol sa pagpapaalis;
sa aksyong pandisiplina;
tungkol sa isang paglalakbay sa negosyo;
tungkol sa pagsasanay, atbp.

Sa madaling salita, ang lahat ng mga aksyon na may kaugnayan sa mga empleyado ng kumpanya ay naayos sa pamamagitan ng mga order na nauugnay sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan.

Mga Halimbawa at Sample

Nasa ibaba ang mga halimbawa ng mga dokumento na naglalaman ng numero.

Ang order na ito ay binubuo ng mga numero at mga palatandaan. Ang mga numerong "02" ay nagpapahiwatig ng bilang ng departamento sa pamamagitan ng isang fraction. mga numero "17" - serial number mula sa simula ng taon.

Ang susunod ay binubuo ng mga numero, palatandaan at titik. Kung saan, ang numerong "15" ay ang numero sa pagkakasunud-sunod, at sa pamamagitan ng fraction, ang pagtatalaga ng titik na "OD" - ayon sa pangunahing uri ng aktibidad.

At sa wakas, ang pangatlo, na ang index ay binubuo ng eksklusibo ng mga numerong "12".

Gaya ng nakasaad sa itaas, lahat ng dokumentasyon ay naitala at makikita sa log ng pagpaparehistro. Kasama sa rehistro ng mga order para sa pangunahing aktibidad ang bilang ng order, petsa nito, isang buod, impormasyon tungkol sa responsableng tao at ang nagmula, pati na rin ang deadline para sa mga komento.

Ang log ay nagpapahiwatig din ng simula ng pagpuno at pagtatapos nito. Sa dulo, inilalagay ang selyo at lagda ng taong responsable sa pagpuno. Pagkatapos ay tinatahi ito sa mga nauna. Bilang isang tuntunin, ito ay pinagsama-sama at ginagamit sa buong taon ng kalendaryo.

Regulasyon sa regulasyon

Ang bawat organisasyon sa kurso ng mga aktibidad nito ay mga isyu at palatandaan iba't ibang mga dokumento. Legislatively Hindi ibinigay pangkalahatang sistema daloy ng dokumento sa loob ng negosyo, pati na rin ang pamamaraan ng pagnunumero.

Sa ilang partikular na katawan ng estado lamang ang mga naturang aktibidad ay kinokontrol ng mga order ng mas matataas na departamento kaugnay ng mga partikular na serbisyo. Kabilang dito ang: ang Federal Tax Service, Federal Treasury, pederal na Serbisyo sa paggawa at trabaho at iba pang istruktura ng estado.

Ang mga hindi pang-estado na negosyo ay nakapag-iisa na bumuo ng mga patakaran para sa pagpapanatili ng sirkulasyon ng dokumento sa loob ng kanilang negosyo, na naayos ayon sa pagkakasunud-sunod. Ngunit ang mga patakarang ito ay hindi dapat sumalungat sa Federal Law "On Archival Affairs" na may petsang 10.22.2004 No. 125-FZ, pati na rin ang Decree of the State Standard of the Russian Federation "Sa pag-aampon at pagpapatupad ng State Standard of the Russian Federation" na may petsang 08.03.2003 No. 65-FZ at ang Order of the Ministry of Culture of Russia " Sa pag-apruba ng Listahan ng mga karaniwang dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan” na may petsang 25.08.2010 No. 558.

Kaya, ang pagkakasunud-sunod ng pamamahala ng dokumento sa negosyo ay itinatag ng organisasyon mismo at naayos mga opisyal na dokumento. Ang pamamaraan para sa pagtatalaga ng isang numero ng pagpaparehistro ay pinili batay sa laki ng organisasyon at ang bilang ng mga empleyado nito, pati na rin sa daloy ng dokumento sa buong negosyo.

Ang pamamaraang ito ay kinakailangan kapwa para sa kaginhawaan ng paggamit ng dokumentasyon ng organisasyon mismo, at para sa paggamit ng kontrol ng mga serbisyo ng third-party.