A hozzájuk érkező dokumentált információk alapján.
A nyilvántartás tartalmazza az adózók, adóügynökök és magánszemélyek névsorát. Ezekről az adóhatóságok dokumentált információkat kapnak a különböző állami nyilvántartási hatóságoktól, gyám- és gyámhatóságoktól, közjegyzőktől, valamint egyéb szervektől, intézményektől.
Az információfeldolgozás módjától függően dokumentált és nem dokumentált. A dokumentált információk közé tartozik minden olyan dokumentum (beleértve a lyukszalagokat, mágnesszalagokat, lyukkártyákat, mágneslemezeket), amelyek üzleti tranzakciókat jeleznek. A dokumentált információk működési, számviteli, pénzügyi és statisztikai adatokon alapulnak. Ezt a vezetés szintjétől és a meghozott döntések típusától függően eltérően biztosítják, mivel minden vezetési szinten előre meghatározott a szükséges információ összetétele és mennyisége. A vezetők megfelelő információkkal való ellátása jellemzően a funkciók előadók közötti megoszlásától függ. Ennek érdekében minden vezető számára munkaköri leírásokat készítenek, amelyek felsorolják az általa betöltött funkciókat. A munkaköri leírások alapján kerül meghatározásra az adott tevékenységek végrehajtásához, egyes vezetői döntések meghozatalához szükséges információmennyiség.
Az információ dokumentálásának eszközei
A feltétel a dokumentált információk elektronikus kommunikációs csatornákon történő továbbításának felgyorsítását és számának csökkentését szolgálja lehetséges hibákat adattovábbításból adódó és nehezen felfogható szervezetek nevei. A kód a dokumentum elektronikus azonosításának egyik eleme.
A szervezet kódja - a dokumentum készítője (a dokumentum szerzője - a dokumentumot létrehozó természetes vagy jogi személy) a dokumentált információk elektronikus kommunikációs csatornákon történő továbbításának felgyorsítását és az esetlegesen előforduló hibák csökkentését szolgálja. szervezetek hosszú és nehezen felfogható nevének átvitelekor. A kód a dokumentum elektronikus azonosításának egyik eleme.
A dokumentumban foglalt információkhoz való hozzáférés korlátozásának célja a védett vagy kereskedelmi jellegű, dokumentált információk védelme, amelyek helytelen kezelése tulajdonosának, tulajdonosának, felhasználójának vagy más személynek kárt okozhat. Az ilyen információkhoz való hozzáférés azonban csak jogi alapon korlátozható a tulajdonosára. Az információs, informatizálási és információvédelmi szövetségi törvény értelmében korlátozott hozzáférésű dokumentált információk államtitoknak minősülő és bizalmas információkra oszlanak.
DOKUMENTÁLT INFORMÁCIÓ (DOKUMENTUM) - anyaghordozón rögzített információ
KORLÁTOZOTT HOZZÁFÉRÉSRE VONATKOZÓ INFORMÁCIÓK – dokumentált információ, amelyhez csak speciálisan engedélyezett hozzáférés biztosított.
Adatok - dokumentált információ, amely elektronikus számítógépeken történő feldolgozása során kering (a Fehérorosz Köztársaság informatizálási törvénye).
Dokumentált információ - az előírt módon összeállított és olyan anyaghordozóra rögzített információ, amely biztosítja annak időben és térben való továbbítását (STB 982-94).
Mindazonáltal, akár papírcuccról beszélünk, amelyre szöveg van rögzítve, akár vizuálisan és anyagilag reprodukálható szöveges információ elektronikus médiájáról, tág értelemben egy szöveges információt tartalmazó dokumentumunk van. Ezt a körülményt az 1995. február 20-án kelt szövetségi információs, informatizálási és információvédelmi törvény 1995. évi XX. 2, amelyből az van írva, hogy a dokumentált információ (dokumentum) az azonosítását lehetővé tevő adathordozón rögzített információ.
A törvény főbb fogalmait a következőkben határozza meg - dokumentált információ és információs források
Az információk dokumentálását - az információ információforrásokba való felvételének előfeltétele - a törvény rendelkezéseivel összhangban az irodai munka megszervezéséért, a dokumentumok szabványosításáért és az Orosz Föderáció biztonságáért felelős állami hatóságok által megállapított módon kell végrehajtani.
-ban képviselő alanyok hibátlanul dokumentált információkat a hatóságoknak és szervezeteknek, nem veszítik el jogukat ezekhez a dokumentumokhoz és a bennük foglalt információk felhasználásához.
A jogi személyek – szervezeti és jogi formájuktól és tulajdoni formájuktól függetlenül –, valamint az állampolgárok által a hatóságoknak és szervezeteknek minden bizonnyal benyújtott dokumentált információk olyan információforrásokat képeznek, amelyek az állam és az információkat szolgáltató szervezetek közös tulajdonában vannak.
A polgárok, hatóságok, önkormányzatok, szervezetek és állami egyesületek kötelesek dokumentált információkat benyújtani az állami információforrások kialakításáért és felhasználásáért felelős szerveknek és szervezeteknek.
Annak ellenére, hogy a titoktartás a titoktartás szinonimája, a kifejezést széles körben használják kizárólag olyan korlátozott információforrásokra, amelyek nem minősülnek államtitoknak. A titoktartás azt a korlátozást tükrözi, amelyet az információ tulajdonosa ír elő az információkhoz más személyek hozzáférése tekintetében, pl. tulajdonos készletek jogi rezsim ezt az információt a törvénynek megfelelően. Ugyanakkor az alapító okiratok, az üzleti struktúrák alapító okiratai, a pénzügyi dokumentáció, az alkalmazottak fizetésére vonatkozó információk és a rendészeti és adóhatósági szervek által igényelt egyéb dokumentált információk nem minősíthetők bizalmas dokumentumoknak.
A munkafolyamat, mint védelem tárgya, a csatornák rendezett halmaza (hálózata) a bizalmas dokumentált információk (dokumentumok) objektív, engedélyezett terjesztésére ezen információk felhasználói (fogyasztói) kezelési és előállítási tevékenységei során. Az információáramlás fő jellemzője a technológiai komplexitás, vagyis a menedzsment, az irodai munka és a postai funkciókat ellátó feladatok egységesítése. A munkafolyamat a dokumentum teljes életciklusát tükrözi.
Biztonságos munkafolyamat (dokumentumfolyam) alatt a bizalmas, dokumentált információk ellenőrzött mozgását értjük, szabályozott pontokon keresztül, amelyek befogadására, feldolgozására, áttekintésére, végrehajtására, felhasználására és tárolására szolgál mind az információhordozó, mind az információ szigorú szervezeti és technológiai biztonsága mellett.
Meghatározott technológiai rendszer nemcsak a menedzsmentre (üzleti), hanem a speciális könyvtárakban, információs központokban tárolt tervezési, technológiai, tudományos és műszaki és egyéb hasonló dokumentumokra, kiadványokra, szabályozási anyagokra is vonatkozik, tanszéki levéltárak, bármilyen típusú információhordozón rögzített dokumentált információ.
A hagyományos irodai munka) rendszer a dokumentumokkal való manuális munkamódszereken alapul, és a legsokoldalúbb. Megbízható és hosszú távú védelmet nyújt a dokumentált információknak mind normál, mind extrém helyzetek. Ebben a tekintetben a biztonságos munkafolyamat szakaszait a legtöbb esetben technológiailag a bizalmas dokumentumok feldolgozására és tárolására szolgáló hagyományos, nem pedig automatizált rendszer módszereivel és eszközeivel valósítják meg. A rendszer egyformán hatékonyan kezeli mind a hagyományos (papír), mind a géppel olvasható, fax és elektronikus dokumentumokat. Számos technikai és formális-logikai eljárás és művelet bonyolultsága általában csökken a szervezési és számítástechnikai technológia technológiai folyamatba való bevonása miatt.
A bizalmas, dokumentált információ hordozóinak minden típusát figyelembe kell venni a tervezet elkészítése előtt, a jövőbeli dokumentum opciói és tervezete. Ebben az esetben a következő információvédelmi feltételeket kell betartani
A harmadik sajátosság, hogy a tervezet alapján egyetlen bizalmas dokumentum tervezet sem készülhet el, és nem szerezhet jogilag dokumentált információ státuszt a cég felhatalmazott tisztségviselőjének szankciója (írásbeli engedélye) nélkül.
IRODAGYÁRTÁS - a dokumentumok elkészítésére és a velük való munka megszervezésére kiterjedő tevékenység, az adminisztratív és vezetői személyzet által a rábízott feladatok végrehajtása során végzett irodai műveletek összessége. Az iratkezelési műveletek magukban foglalják a dokumentált információk feldolgozásának, a dokumentumok elkészítésének, átvételének, átadásának, nyilvántartásának, záradékolásának, aláírásának, sokszorosításának, végrehajtásának, küldésének, ellenőrzésének, tárolásának és megsemmisítésének módszereit.
Információk osztályozása
Az információkat többféleképpen osztályozhatjuk. V információs törvény Az információk besorolásának fő kritériuma két:
a) az információ jogrendszerben betöltött szerepe szerint - jogi és nem jogi információ (jogviszonyok tárgyát képező információ);
b) az információhoz való hozzáférés mértéke szerint - nyílt információ valamint korlátozott hozzáférésű információk (államtitkos és bizalmas).
Az információk besorolásakor aszerint szerepek a jogrendszerben alatt jogi információk magában foglalja a jogalkotási, rendészeti és rendészeti tevékenység eredményeként létrejövő normatív jogi aktusok és az ehhez szorosan kapcsolódó referencia, szabályozási, műszaki és tudományos anyagok teljes körét.
A szabályozó jogi információk a jogalkotás folyamatában jönnek létre, és azokat a szabályozó jogszabályok tartalmazzák.
A normatív jogi aktus egy jogalkotó szerv által meghatározott formában elfogadott (kiadott) hivatalos írásos dokumentum, amelynek célja, hogy megállapítsa, megváltoztassa vagy hatályon kívül helyezze. törvényi előírásokat. Ez lehet egy állandó vagy ideiglenes cselekmény, amelynek célja egyértelmű beállítani az időt, amelyet egy adott dátum vagy egy esemény bekövetkezése határoz meg.
Hazánkban a normatív jogi aktusok közé tartoznak a törvények, az elnöki rendeletek, a kormányrendeletek stb előírások kormányzati szervek.
A normatív jogi aktusok rendszerének fontos jellemzője a hierarchikus felépítése, amely szerint minden aktus a maga lépcsőfokát foglalja el a hierarchikus ranglétrán, és alárendeltségben van a többi aktussal, vagyis a jogi aktusok arányát bizonyos felsőbbrendűségek jellemzik. mások felett cselekszik.
A normatív aktus rendszerben elfoglalt helyét a jogi ereje jelzi – egy aktusnak az a tulajdonsága, hogy bizonyosságot generál jogi következményei. Jogi erő törvény az e törvényt kibocsátó szervnek az állami szervek rendszerében elfoglalt helyétől és hatáskörétől függ. A felsőbb hatóságok cselekedeteinek tehát nagyobb jogi ereje az alsóbb testek cselekedeteivel kapcsolatban. Következésképpen az alsóbbrendű állami szervek cselekedeteinek meg kell felelniük a felsőbb szervek cselekményeinek, és nem lehetnek ellentmondóak.
Tekintsük részletesebben az Orosz Föderáció szabályozási jogi aktusainak típusait és azok helyét a hierarchikus rendszerben.
Törvény - testület által elfogadott normatív jogi aktus törvényhozás vagy közvetlenül a nép népszavazás útján, amely a legmagasabb jogi erejű, és elsődleges jogi normákat tartalmaz a legjelentősebbek szabályozásáról. közkapcsolatok. Az Orosz Föderáció törvényei a következőkre oszlanak:
az Orosz Föderáció alkotmánya;
Szövetségi alkotmányos törvények;
Szövetségi törvények (beleértve a kódexeket).
Az Orosz Föderáció népszavazással elfogadott alkotmánya rendelkezik a legmagasabb jogi erővel. Az Orosz Föderáció alkotmánya az alaptörvény és az Orosz Föderáció jogszabályainak jogalapja.
Az Alkotmánnyal összhangban és az abban meghatározott kérdésekben szövetségi alkotmányos törvényeket fogadnak el. A társadalmi és állami rendszer jogi alapjainak szentelik őket.
A szövetségi alkotmányos törvények nem lehetnek ellentétesek az Orosz Föderáció alkotmányával.
A szövetségi törvények olyan hatályos jogszabályok, amelyek szabályozzák a kapcsolatokat a társadalom különböző területein: a gazdaságban, politikában, kultúrában, pénzügyekben stb. A jogi szakirodalomban jogalkotási aktusok közönséges törvényeknek is nevezik.
A szövetségi törvények nemcsak az Orosz Föderáció alkotmányának, hanem a szövetségi alkotmányos törvényeknek sem lehetnek ellentmondóak.
A törvények között fontos helyet foglalnak el a kodifikált törvények - kódexek.
A kódex egyetlen, logikailag és jogilag koherens törvény, amely a társadalmi viszonyok egy bizonyos csoportjára általános és rendszerszintű szabályozást biztosít.
Oroszországban törvénykönyveket fogadtak el és érvényben vannak szinte minden fontosabb jogszabályi területen: az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve, az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve, az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, a választottbíróság eljárási kódex Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció büntetőeljárási törvénykönyve és mások.
A kódex szövetségi törvényként formálisan ugyanolyan jogi erejű, mint a többi törvény. Lényegében azonban az ágazati kódex vezeti a megfelelő jogalkotási ágat, és központi helyet foglal el a közkapcsolatok ezen területét szabályozó törvényrendszerben. Az ágazat összes többi törvénye és egyéb előírása köré csoportosul. Egyes kódexek közvetlen utalást tartalmaznak arra, hogy a közkapcsolatok ezen területére irányadó jogi normák nem lehetnek ellentétesek a kódex által megállapított normákkal.
Így például az Art. (2) bekezdésében. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 3. cikke rögzíti azt a szabályt, amely szerint a normák polgári jog más törvényekben foglaltaknak meg kell felelniük a jelen Kódexnek. Hasonló rendelkezést tartalmaz az Art. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 1. cikke - az adókra és illetékekre vonatkozó szövetségi törvényeket e kódexnek megfelelően fogadják el.
A törvények magukban foglalják az Orosz Föderációhoz tartozó köztársaságok alkotmányait, az Orosz Föderáció más alanyainak chartáit, valamint az elfogadott törvényeket. törvényhozók az Orosz Föderáció alanyai. Ezek a normatív aktusok hatályukat kiterjesztik az Orosz Föderációt alkotó azon jogalany területére, amely azokat elfogadta.
A szabályzatok olyan normatív jogi aktusok, amelyeket a hatáskörébe tartozó hatóság a törvények alapján és azok alapján bocsát ki.
Meghatározhatják a törvényi normákat, vagy új normákat hozhatnak létre, ugyanakkor meg kell felelniük a törvényeknek, és nem szabad ellentmondaniuk. A szabályzatok a jogszabályi normák végrehajtásának eszközei. Ők pedig a szabályzatot kibocsátó szerv beosztásától és illetékességétől függően szintén hierarchikus rendszerben sorakoznak fel. Az Orosz Föderáció szabályzati rendszerében a vezető szerep az Orosz Föderáció elnökének aktusaihoz tartozik.
Az Orosz Föderáció elnökének törvényeit rendeletek és parancsok formájában fogadják el, és nem lehetnek ellentétesek az Orosz Föderáció alkotmányával és az Orosz Föderáció törvényeivel. Az elnök szabályozási jogi aktusait rendszerint rendeletek formájában fogadják el.
Az Orosz Föderáció kormányának törvényeit határozatok és végzések formájában fogadják el, amelyek nem mondanak ellent az Orosz Föderáció alkotmányának, az Orosz Föderáció törvényeinek és az Orosz Föderáció elnökének jogi aktusainak. Az Orosz Föderáció kormányának törvényei nagyobb érvényűek a jogi aktusokhoz képest szövetségi szervek végrehajtó hatalomés cselekszik a helyi hatóságok. A Kormány normatív jogi aktusait főszabály szerint határozatok formájában fogadja el.
A szövetségi végrehajtó testületek törvényei (az ún. részlegek törvényei) az Orosz Föderáció alkotmánya, az Orosz Föderáció törvényei, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és az Orosz Föderáció határozatai alapján és azok értelmében hozhatók ki. Az Orosz Föderáció kormánya. Ilyen cselekmények például parancsok, utasítások stb.
A normatív jogi aktusok hierarchiájának következő lépéseit a normatíva foglalja el jogi dokumentumok az Orosz Föderáció és az önkormányzatok alanyai.
fontos hely az orosz jogrendszerben nemzetközi és hazai szerződések foglalják el.
A nemzetközi szerződés az Orosz Föderáció és az Orosz Föderáció között létrejött megállapodás egy idegen állam által(vagy államok) vagy egy nemzetközi szervezettel, amelyekre a nemzetközi jog vonatkozik. Az Orosz Föderáció külföldi állammal vagy nemzetközi szervezettel fennálló kapcsolatait nemzetközi szerződés szabályozza.
Az Orosz Föderáció alkotmányával (15. cikk) összhangban az Orosz Föderáció nemzetközi szerződései szerves része neki jogrendszer. Ha nemzetközi szerződés Az Orosz Föderációnak más szabályai vannak, mint törvényes, akkor a nemzetközi szerződés szabályai érvényesek.
A belső szerződés szabályozza az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó egységei, valamint az Orosz Föderációt alkotó különböző jogalanyok közötti kapcsolatokat a felek kölcsönös érdeklődésére számot tartó kérdésekben (az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó állam közötti joghatóság és hatáskör elhatárolása). az Orosz Föderáció szervezetei, közös gazdasági tevékenységek stb.) .
A normatív jogi aktusokon kívül vannak olyan jogi aktusok is, amelyek ugyan bizonyos jogkövetkezményeket generálnak, de nem tartalmaznak jogi normákat.
NAK NEK nem normatív jogi információk tulajdonítható:
jogalkalmazási információkat tartalmazó rendészeti aktusok;
Hivatalos értelmezési aktusok, normatív jogi információk magyarázata.
A végrehajtási cselekmények a felhatalmazott állami hatóságok vagy tisztviselők által elfogadott jogi aktusok, amelyek meghatározott kérdésekben meghatározott személyek meghatározott körére kötelező érvényű előírásokat tartalmaznak (határozat az üzem építéséről, címadásról, személyi kérdésekről, bírósági határozat egy konkrét ügyben, stb.).
A normatív jogi információkkal ellentétben a bűnüldözési aktusok olyan információkat tartalmaznak, amelyek nem szólnak egyetlen személynek, szervnek vagy szervezetnek sem. Hivatkozhatnak az e törvény által szabályozott jogviszony egyedileg meghatározott, meghatározott tárgyára (például kinevezési megbízás, jegyzőkönyv közigazgatási szabálysértés), vagy bizonyos általános jelleggel bírnak, olyan jogviszonyok láncolatát hozva létre, amelyben egy-egy konkrét utasítás (határozat a könyvtár épületének rekonstrukciójáról, levéltári alap létrehozásáról) végrehajtása kapcsán számos alany vesz részt. A jogalkalmazási aktusok csak konkrét eset keretében érvényesek, és az általuk szabályozott jogviszony megszűnésével veszítenek erejükből.
A hivatalos értelmezés aktusai hivatalosak jogi aktusok, elmagyarázza a jogállamiság valódi értelmét és értelmét, és magával a szabállyal egységben cselekszik.
Más szóval, olyan cselekményekről van szó, amelyekben a meglévő jogi normák hivatalos magyarázatát adják, de új normákat nem állapítanak meg.
Az értelmezési aktusok magukban foglalják az Orosz Föderáció Alkotmánybíróságának határozatait, a plénum irányadó magyarázatait Legfelsőbb Bíróság RF, a Legfelsőbb Plénum Választottbíróság RF és mások.
A nem normatív jogi információk magukban foglalják az igazságügyi, büntetőjogi, ügyészségi és egyéb statisztikákat, a jogszabályokhoz, törvénytervezetekhez és egyéb jogszabálytervezetekhez kapcsolódó megjegyzéseket, polgári jogi viszonyok, működési-keresési információk és egyéb információk és anyagok.
Által hozzáférési szint az információ nyilvános és korlátozott hozzáférésű (bizalmas) információra oszlik.
Az információról, információs technológiákról és információvédelemről szóló, 2006. július 6-i 149-FZ szövetségi törvény szerint:
az információk bizalmas kezelése kötelező feltétele annak, aki bizonyos információkhoz hozzáfér, ne adja át ezeket az információkat harmadik félnek a tulajdonos beleegyezése nélkül.
A korlátozott hozzáférésű információk típusa szerint megkülönböztetik az államtitkot és a bizalmas információt.
államtitok- ez az állam által katonai, külpolitikai, gazdasági, hírszerzési, kémelhárítási és operatív-kutatási tevékenysége során védett információ, amelynek terjesztése sértheti az Orosz Föderáció biztonságát.
Az Orosz Föderáció elnökének fent említett 188. sz. rendelete szerint bizalmas információ(bizalmas információkért) ) viszonyul:
információk a tényekről, eseményekről és körülményekről magánéletállampolgár, amely lehetővé teszi személyiségének (személyes adatainak) azonosítását, a szövetségi törvények által meghatározott esetekben a médiában terjesztendő információk kivételével;
a nyomozás és a bírósági eljárások titkosságát képező információk, valamint a védett személyekre és az állami védelmi intézkedésekre vonatkozó információk, amelyeket a 2004. augusztus 20-i N 119-FZ „Az áldozatok, tanúk és egyéb személyek állami védelméről” szóló szövetségi törvénnyel összhangban hajtottak végre. A büntetőeljárás résztvevői" és egyéb normatívák jogi aktusok Orosz Föderáció;
szerinti hatósági információk, amelyekhez való hozzáférést a hatóságok korlátozzák Polgári törvénykönyv Az Orosz Föderáció és a szövetségi törvények ( hivatalos titok);
szakmai tevékenységekkel kapcsolatos információk, amelyekhez való hozzáférés az Orosz Föderáció alkotmánya és a szövetségi törvények (orvosi, közjegyzői, ügyvéd-ügyfél kiváltság, a levelezés, telefonbeszélgetések, postai küldemények, távirati vagy egyéb üzenetek titkossága stb.);
kereskedelmi tevékenységekkel kapcsolatos információk, amelyekhez való hozzáférés az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve és a szövetségi törvények értelmében korlátozott ( kereskedelmi titok);
a találmány, használati minta vagy ipari formatervezési minta lényegére vonatkozó információk az azokra vonatkozó információk hivatalos közzététele előtt.
Az információ az hivatalos ill kereskedelmi titok abban az esetben, ha az információ harmadik személyek számára való ismeretlensége miatt valós vagy potenciális kereskedelmi értékkel bír, az jogalapon nem hozzáférhető szabadon, és az információ birtokosa intézkedik annak titkosságának védelme érdekében. A hivatali vagy üzleti titoknak nem minősülő információt törvény és egyéb jogszabályok határozzák meg.
11. pontja szerint Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló, 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény 2. cikke értelmében a dokumentált információ olyan információ, amelyet egy anyaghordozón rögzítettek olyan adatokkal dokumentálva, amelyek lehetővé teszik az ilyen információk meghatározását, vagy meghatározott esetekben. az Orosz Föderáció jogszabályai szerint, anyagi hordozója.
Fontolja meg azokat a szabályokat, amelyek meghatározzák az információk dokumentálására vonatkozó eljárást. cikk 2. részében Az „Információról, információs technológiákról és információvédelemről” szóló szövetségi törvény 11. cikke megjegyzi, hogy az információk dokumentálása az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik. A hivatali munkavégzés és az iratkezelés egyéb állami szervei, szervei által megállapított szabályok önkormányzat hatáskörükön belül meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkája és dokumentumforgalma tekintetében megállapított követelményeknek.
V általános eset olyan problémák megoldására, mint pl
okmánynyomtatványok nyilvántartása,
Az információáramlás ésszerűsítése a nemzetgazdaságban;
A felhasznált nyomtatványok számának csökkentése,
A nem szabványosított formájú dokumentumok forgalomból való kizárása,
Egységes bizonylatformák elszámolásának, rendszerezésének biztosítása azok nyilvántartása alapján,
A dokumentum-űrlapok összetételének ellenőrzése és a felhasznált információk megkettőzésének elkerülése menedzsment,
Az egységes okmányformák használatának ellenőrzésének ésszerű megszervezése,
az összorosz osztályozót használják vezetői dokumentáció(OKUD). Az OKUD az alkotórésze A műszaki, gazdasági és társadalmi információk egységes osztályozási és kódolási rendszere, amely a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett egységes dokumentációs rendszereket és dokumentumformákat fedi le. Az OKUD-ban az osztályozás tárgyai teljes orosz (ágazatközi, tárcaközi) egységes formák az Orosz Föderáció minisztériumai (osztályai) által jóváhagyott dokumentumok - az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztői.
A Szervezeti és Igazgatási Dokumentáció Egységes Rendszeréhez kapcsolódó szervezeti és ügyviteli dokumentumok (az OKUD 0200000 osztályra vonatkozó határozatok, végzések, végzések, határozatok, jegyzőkönyvek, aktusok, levelek stb. Állami szabvány Orosz Föderáció GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények. A szabvány megállapítja a dokumentumok részleteinek összetételét, a dokumentumok részleteinek kialakítására vonatkozó követelményeket, az okmányok formáira vonatkozó követelményeket, beleértve az Orosz Föderáció Államcímerének másolatát tartalmazó dokumentumok formáit is.
Általános követelmények A szövetségi végrehajtó testületekben az irányítás dokumentált támogatására, a vezetési tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére szolgáló szolgáltatások működésére vonatkozóan megállapítja a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munkára vonatkozó szabványos utasítást. A szabványos utasítást a menedzsment dokumentációs támogatásának javítása és hatékonyságának növelése érdekében dolgozták ki az irányítási dokumentumok összetételének és formáinak, a velük való munkavégzés technológiáinak és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésének egységesítésével. A Dokumentumokkal végzett munka megszervezésére, az adathordozó típusától függetlenül, beleértve azok elkészítését, nyilvántartását, elszámolását és a végrehajtás ellenőrzését, automatizált (számítógépes) technológiák alkalmazásával a Mintautasítás előírásai vonatkoznak.
Például dokumentumok elkészítésekor a Szabványos utasítások a használatát javasolják szöveg szerkesztő Word for Windows verziók 6.0 és újabb verzióktól. A táblázatos anyagok megtervezéséhez a Times New Roman 12. számú, a 13., 14., 15. számú betűtípust is javasolt használni a teljes szöveghez.
A mintautasítás szabályozza a törvény- és rendelettervezetek elkészítésének és benyújtásának követelményeit. V szabványos utasítás az előkészítés és a tervezés jellemzői bizonyos fajták szövetségi végrehajtó szervek dokumentumai: parancs, rendelet, rendelet, szabályok, utasítás, jegyzőkönyv, hivatalos levél, valamint a dokumentumok feldolgozásának szabályai. Ugyanez az utasítás szabályozza az iratforgalom megszervezését és az iratok lebonyolítását, kereső rendszer dokumentumok szerint az iratok lebonyolításának ellenőrzése, az iratok szervezése az irodai munkában és az iratok irattári tárolásra történő átadásának rendje.
Jóváhagyták az irodai munkarendszer kialakításáról szóló utasítást, a dokumentumokkal való munkavégzés rendjét, azok elkészítésének és végrehajtásának alapvető szabályait, az állampolgárok fellebbezéseinek elbírálásának eljárását a központi irodában és az orosz belügyminisztériumnak közvetlenül alárendelt egységekben. az Orosz Föderáció Belügyminisztériumának 2006. december 4-i, „Az Orosz Föderáció belügyi szerveinek rendszerében a vezetés dokumentált támogatásáról” szóló rendelete (az Orosz Föderáció Belügyminisztériumának rendeletével módosított formában) Szövetség, 2007. április 2., N 318, 2008. november 21., N 1006, 2008. december 9., N 1075).
Az Art. 3. része szerint Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 11. cikke értelmében az elektronikus digitális aláírással vagy a kézírásos aláírás más analógjával aláírt elektronikus üzenetet az aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak tekintik. kézzel írt aláírás, azokban az esetekben, amikor szövetségi törvények vagy egyéb szabályozási jogi aktusok nem írnak elő vagy nem írnak elő követelményt ilyen dokumentum papíron történő elkészítésére.
Fontolja meg a tulajdonjogát külön dokumentumokatés különálló dokumentumtömbök, dokumentumok és dokumentumtömbök az információs rendszerekben. cikk 1. részében Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 13. cikke kimondja, hogy az információs rendszerek a következők:
1) állami információs rendszerek - szövetségi információs rendszerek és regionális információs rendszerek, amelyeket a szövetségi törvények, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok törvényei, illetve az állami szervek jogi aktusai alapján hoztak létre;
2) önkormányzati szerv döntése alapján létrehozott önkormányzati információs rendszerek;
3) egyéb információs rendszerek.
Magánszemélyek és jogi személyek tulajdonosai azoknak az iratoknak, dokumentumtömböknek, amelyek a költségükre jönnek létre, és amelyet az általuk megszerzett. jogi indokok ajándék vagy örökség útján kapott.
Az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok a pénzeszközök terhére létrehozott, megszerzett, felhalmozott információs források tulajdonosai. szövetségi költségvetés, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok költségvetései, valamint a máson keresztül beszerzettek törvényes módokon.
Az államnak jogában áll visszavásárolni a dokumentált információkat magánszemélyektől és jogi személyektől, ha ezek az információk államtitoknak minősülnek. Ugyanakkor az államtitoknak minősülő információkat tartalmazó információforrások tulajdonosa e vagyon felett csak az illetékes állami hatóságok engedélyével rendelkezhet.
Az állami információs rendszereket a 2005. július 21-i N 94-FZ „Az áruszállításra, a munkavégzésre, az állami és önkormányzati szükségletekre vonatkozó szolgáltatásokra vonatkozó megrendelésekről” szóló szövetségi törvényben meghatározott követelmények figyelembevételével hozzák létre.
Azok az információs források, amelyek a szervezetek tulajdonát képezik, az Orosz Föderáció polgári jogszabályainak megfelelően a tulajdonukban szerepelnek. Az állam tulajdonát képező információforrások hatáskörüknek megfelelően az állami hatóságok és szervezetek fennhatósága alá tartoznak, az állami vagyon részeként elszámolás és védelem alá tartoznak. Az információs források áruk lehetnek, kivéve az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt eseteket.
Az információs források tulajdonosa megilleti az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt összes jogot, beleértve a jogot, hogy:
Kijelölni egy személyt, aki információs forrásokat kezel, ill operatív irányításőket;
Hatáskörén belül megállapítja az információs források feldolgozásának, védelmének és az azokhoz való hozzáférésnek a rendjét és szabályait;
Határozza meg a dokumentumok selejtezési feltételeit azok másolásakor és terjesztésekor.
Az információfeldolgozó létesítmények tulajdonjoga nem hoz létre más tulajdonosok tulajdonában lévő információs erőforrások tulajdonjogát. A szolgáltatásnyújtás részeként vagy ezekkel a feldolgozási lehetőségekkel összefüggésben feldolgozott dokumentumok tulajdonosukat illetik. Az ebben az esetben létrejött származtatott termékek tulajdonjogát és rezsimjét a szerződés szabályozza.
Az állami információs források kialakítását állampolgárok, állami hatóságok, önkormányzatok, szervezetek és társadalmi egyesületek végzik. A szövetségi államhatalmi szervek, az Orosz Föderációt alkotó egységek államhatalmi szervei alkotják a fennhatóságuk alá tartozó állami információs forrásokat, és biztosítják azok felhasználását a megállapított hatáskörnek megfelelően.
Fontolja meg az információ kategóriáit a hozzáférés szintje szerint. cikk 1. része szerint Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 7. cikke értelmében a nyilvános információk közé tartoznak az általánosan ismert információk és egyéb információk, amelyekhez való hozzáférés nem korlátozott.
cikk 4. része Az említett szövetségi rendelet 8. cikke hozzáférést biztosít:
1) a személy és az állampolgár jogait, szabadságait és kötelességeit, valamint a szervezetek jogállását, valamint az állami szervek, önkormányzati szervek jogkörét megállapító normatív jogi aktusok;
2) információk a környezet állapotáról;
3) tájékoztatás az állami szervek és a helyi önkormányzati szervek tevékenységéről, valamint a költségvetési források felhasználásáról (az állam- vagy szolgálati titkot képező információ kivételével);
4) a könyvtárak, múzeumok és levéltárak nyílt pénztáraiban, valamint az állampolgárok (magánszemélyek) és szervezetek tájékoztatására létrehozott vagy hivatott állami, önkormányzati és egyéb információs rendszerekben felhalmozott információk;
5) egyéb információk, amelyekhez való hozzáférés korlátozásának megengedhetetlenségét szövetségi törvény írja elő.
Az információ államtitokká minősítése az Orosz Föderáció államtitkokról szóló, 1993. július 21-én kelt, 5485-1 sz. törvényével összhangban történik. Az információk bizalmasnak minősítése az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított eljárásnak megfelelően történik, az információról, informatizálásról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 11. cikkében meghatározott esetek kivételével.
Az Art. Az említett szövetségi törvény 11. §-a szerint a szövetségi információs forrásokban, a közösen kezelt információforrásokban, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok információs forrásaiban, a helyi önkormányzatok információs forrásaiban, valamint a nem kormányzati szervek által kapott és összegyűjtött személyes adatok listái. szövetségi törvény szintjén kell rögzíteni. E cikk szerint a személyes adatok bizalmas információnak minősülnek. Magánéletre vonatkozó információkat, valamint személyes titkot, családi titkot, levelezési, telefonbeszélgetési, postai, távirati és egyéb üzeneteit sértő információkat magánszemély hozzájárulása nélkül gyűjteni, tárolni, felhasználni és terjeszteni tilos. bírósági határozat alapján.
Személyes adatok nem használhatók fel vagyon- és erkölcsi kárállampolgárok, nehézségek az Orosz Föderáció polgárai jogainak és szabadságainak gyakorlásában. Az Orosz Föderáció állampolgárai jogainak korlátozása a társadalmi származásukra, faji, nemzetiségi, nyelvi, vallási és pártbeli hovatartozásukra vonatkozó információk felhasználása alapján tilos és a törvény szerint büntetendő.
Azok a jogi személyek és magánszemélyek, akik hatáskörüknek megfelelően információkat birtokolnak az állampolgárokról, megkapják és használják azokat, az Orosz Föderáció jogszabályai szerint felelősek az ezen információk védelmére, feldolgozására és felhasználására vonatkozó rendszer megsértéséért.
Az állami hatóságok és szervezetek személyes adatok gyűjtésére irányuló jogellenes tevékenységeiért való felelősséget a „Személyes adatokról” szóló 152 FZ szövetségi törvény 15. fejezete határozza meg.
Fontolja meg a sorrendet jogi védelmet információ. Az 1. rész cikkének megfelelően. Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 16. cikke értelmében az információvédelem olyan jogi, szervezési és technikai intézkedések elfogadása, amelyek célja:
1) az információk védelmének biztosítása a jogosulatlan hozzáféréstől, megsemmisítéstől, módosítástól, zárolástól, másolástól, rendelkezésre bocsátástól, terjesztéstől, valamint az ilyen információkkal kapcsolatos egyéb jogellenes cselekményektől;
2) a korlátozott hozzáférésű információk titkosságának betartása,
3) az információhoz való hozzáférés jogának megvalósítása.
Az Art. 2. része szerint A jelen szövetségi állam 16. cikkének 16. §-a alapján az információvédelem területén fennálló kapcsolatok szabályozása az információvédelmi követelmények megállapításával, valamint az Orosz Föderáció információs, információs technológiákkal és információvédelemmel kapcsolatos jogszabályainak megsértéséért való felelősség megállapításával történik.
Az információ tulajdonosa, az információs rendszer üzemeltetője az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott esetekben köteles biztosítani:
1) az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozása és (vagy) az információkhoz való hozzáféréssel nem rendelkező személyek számára történő továbbítása;
2) az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés tényeinek időben történő felismerése;
3) az információhoz való hozzáférésre vonatkozó eljárás megsértésének hátrányos következményeinek lehetőségének megelőzése;
4) az információfeldolgozás technikai eszközeire gyakorolt hatások megelőzése, amelyek következtében azok működése megzavarodik;
5) a jogosulatlan hozzáférés miatt módosított vagy megsemmisült információk azonnali helyreállításának lehetősége;
6) az információbiztonság szintjének biztosításának folyamatos ellenőrzése.
A védendő információforrások kialakításáért és felhasználásáért felelős állami hatóságokat és szervezeteket, valamint az információs rendszereket és információs technológiákat korlátozott hozzáférésű információs források kialakítására és felhasználására fejlesztő és alkalmazó szerveket és szervezeteket tevékenységük során a az Orosz Föderáció jogszabályai.
Az állam tulajdonát képező, korlátozott hozzáférésű információkat feldolgozó szervezetek speciális szolgáltatásokat hoznak létre, amelyek biztosítják az információ védelmét. Az információs források tulajdonosa vagy az általa felhatalmazott személyek jogosultak az információvédelmi követelmények teljesítése felett ellenőrzést gyakorolni, illetve ezen követelmények be nem tartása esetén az információfeldolgozást megtiltani vagy felfüggeszteni. A dokumentált információ tulajdonosa vagy birtokosa jogosult az állami hatóságokhoz fordulni az információinak az információs rendszerekben való védelmére vonatkozó normák és követelmények végrehajtásának helyességének értékelése érdekében.
A dokumentum kötelező másolata, mint a dokumentált információ típusa. Az állam politikáját az Orosz Föderáció teljes nemzeti könyvtárának és dokumentumalapjának beszerzéséhez, valamint az állami bibliográfiai rendszer fejlesztéséhez szükséges forrásalapként szolgáló dokumentumok kötelező letétének kialakítása és az állami bibliográfiai rendszer fejlesztése terén az állam határozza meg. Szövetségi törvény „A dokumentumok kötelező letétbe helyezéséről”, 1994. december 29-i 77-FZ.
Itt található a cikkben szereplő kifejezések listája. A fent említett szövetségi törvény 1. cikke.
Szükséges dokumentumok másolatai(kötelező másolat) - a különböző típusú sokszorosított dokumentumok másolatai, amelyeket a gyártók a jelen szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben továbbítanak az érintett szervezeteknek.
Dokumentum- időben és térben közhasználatra és tárolásra továbbításra szánt tárgyi hordozó, amelyen szöveg, hangfelvétel (hangfelvétel), kép vagy ezek kombinációja formájában rögzített információ található.
példa- a sokszorosított dokumentum mintája, amely megegyezik az eredetivel.
Köteles letéti rendszer- kötelespéldány típusok összessége, valamint kialakult rend gyűjtésük, terjesztésük és felhasználásuk.
Kötelező ingyenes példány- különféle típusú dokumentumok másolatai, amelyeket előállítóik a szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben térítésmentesen átadnak az illetékes szervezeteknek
Kötelező fizetett példány- különféle típusú dokumentumok másolatait, amelyeket a gyártók díj ellenében továbbítanak az illetékes szervezeteknek a szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben.
Kötelező ingyenes szövetségi példány- az Orosz Föderáció területén, azon kívül az Orosz Föderáció joghatósága alá tartozó szervezetek és magánszemélyek megbízásából készült különféle típusú dokumentumok másolatai, valamint az Orosz Föderáció területére nyilvános terjesztés céljából importált dokumentumok, amelyek termelőik által a szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben az illetékes szervezeteknek térítésmentesen átadják.
Legális másolat az Orosz Föderációt alkotó jogalanynak - az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok területén előállított különféle típusú dokumentumok másolatai, amelyeket előállítóik a szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben továbbítanak a megfelelő szervezeteknek. .
Az önkormányzat kötelező ingyenes példánya- a város, kerület területén készült különféle típusú dokumentumok másolatai, amelyeket a gyártók a szövetségi törvényben meghatározott módon és mennyiségben térítésmentesen átadnak az illetékes szervezeteknek.
Dokumentumkészítő- jogi személy, szervezeti és jogi formájától, valamint tulajdoni formájától függetlenül, vagy jogi személyalapítás nélkül vállalkozói tevékenységet folytató magánszemély kötelespéldány elkészítése, kiadása (kiadása) és terjesztése (átruházása, kézbesítése) (kiadó, szerkesztőség). a tömegtájékoztatási testület, a hangfelvétel-gyártó, az audiovizuális termékek gyártója, a televízió- és rádiótermékeket gyártó szervezet, valamint a televíziós és rádiós műsorszóró szervezet, a kutatási, fejlesztési és technológiai munkát végző szervezetek, valamint az előkészítésben részt vevő egyéb személyek , kötelespéldány közzététele (kibocsátása) és terjesztése (átutalás, kézbesítés).
A dokumentumok címzettje- kötelespéldány ingyenes vagy visszatérítendő átvételére, tárolására és nyilvános felhasználására jogosult jogi személy.
Az Orosz Föderáció Nemzeti Könyvtára és Információs Alapja- mindenféle kötelespéldány kötelező, ingyenes példány alapján kitöltött, könyvkamarák, könyvtárak, tudományos-műszaki információs testületek között terjesztett, állandó tárolásra és közhasználatra szánt gyűjtemény.
Az Art. Az említett szövetségi törvény 3. §-a értelmében hatálya kiterjed a kötelespéldány előállítóira és átvevőire, beleértve a kötelespéldány-forgalmazó szervezeteket is.
A törvényes ingyenes másolati rendszer kialakításának céljai a Ptk. E szövetségi törvény 4. cikke a következő:
Az Orosz Föderáció dokumentumainak teljes nemzeti könyvtárának és információs alapjának beszerzése a világ részeként kulturális örökség;
Állami bibliográfiai számvitel megvalósítása;
Állandó tárolásának megszervezése az Orosz Föderáció dokumentumainak nemzeti letéteményeseiben;
Felhasználása a fogyasztóknak nyújtott információs-bibliográfiai és könyvtári szolgáltatásokban;
Állami regisztráció hazai dokumentumok (bibliográfiai és statisztikai) állami bibliográfiai (aktuális és visszamenőleges) és statisztikai információk készítése;
Országos és regionális összevont katalógusok, jelző- és referencia információk készítése és kiadása;
A nyilvánosság tájékoztatása mindenféle dokumentumról;
Kit kialakítása helyi dokumentumokatés helytörténeti alapok.
A kötelező fizetős példány létrehozásának céljai a következők:
Könyvtárak és tudományos-műszaki információs testületek pénztárak beszerzése hazai dokumentumokkal;
A kötelespéldány egységes elosztása a belföldi dokumentumok címzettjei között az Orosz Föderáció területén;
A belföldi iratok címzettekhez történő eljuttatásának teljessége és hatékonysága.
Az Art. Az említett szövetségi törvény 5. cikke értelmében a következő típusú dokumentumokat tartalmazza a kötelező ingyenes példány és a kötelező fizetett példány:
kiadványok (szöveges, zenei, térképészeti, művészeti kiadványok)- szerkesztői és kiadói feldolgozáson átesett, önállóan nyomtatott, kimeneti információval rendelkező kiadványok;
Vakok és gyengénlátók számára készült kiadványok- domborműves, pontozott Braille-írással készült kiadványok, dombormű-grafikus kiadványok, "beszélő könyvek", nagybetűs kiadványok látássérültek számára, elektronikus kiadványok vakok számára (a látássérültek általi olvasásra adaptált kiadványok Braille-kijelzővel és beszédszintetizátorral );
hivatalos dokumentumokat- törvényhozói, végrehajtói és bírói amelyek kötelező, tanácsadó vagy tájékoztató jellegűek;
audiovizuális produkció- bármilyen típusú adathordozón létrehozott és reprodukált film, videó, fonó, fotó termékek és ezek kombinációi;
elektronikus kiadások- elektronikus programok számítógépekés adatbázisok, valamint szerkesztői és publikációs feldolgozáson átesett elektronikus dokumentumok, amelyek kiadása, sokszorosítása és terjesztése géppel olvasható adathordozón történik;
kiadatlan dolgozatok- a kutatási, fejlesztési és technológiai munka eredményeit tartalmazó dokumentumok (szakdolgozatok, kutatási, fejlesztési és technológiai munkáról szóló jelentések, letétbe helyezett tudományos munkák, algoritmusok és programok);
szabadalmi dokumentumok- az iparjogvédelmi tárgyak szabadalmait és bejelentéseit tartalmazó leírások.
A "A dokumentumok kötelező letétbe helyezéséről" szóló szövetségi törvény szabályozza a dokumentumok előállítóinak jogait és kötelezettségeit, valamint a dokumentumok kötelező letétbe helyezésének címzettjének kötelezettségeit.
Az Art. Az említett szövetségi törvény 10. §-a értelmében a dokumentumkészítők a kiadatlan dokumentumokból – azok típusától függően – egy kötelező ingyenes példányt juttatnak el az illetékes tudományos és műszaki információs testületekhez és könyvtárakhoz. A dokumentumok előállítói kötelesek ingyenes másolatot szállítani a szövetségi ipari, tudományos és technológiai végrehajtó szerv Összoroszországi Tudományos és Műszaki Információs Központjába:
A kutatás-fejlesztési munkáról szóló jelentések a jóváhagyástól számított harminc napon belül;
Algoritmusok és programok fejlesztésük befejezésétől számított harminc napon belül;
A szakdolgozat a védésüktől és a fokozatszerzéstől számított harminc napon belül.
A dokumentumok előállítói minden tudományágban (az orvostudomány és a gyógyszerészet kivételével) a disszertációkat a megvédéstől és a tudományos fokozat megszerzésétől számított harminc napon belül kötelesek ingyenes másolatot szállítani az Orosz Állami Könyvtárnak; az Állami Központi Tudományos Orvosi Könyvtárba - az orvostudományi és gyógyszerészeti szakdolgozatok kötelező ingyenes példánya.
A dokumentumok előállítói tíz napon belül eljuttatják az Orosz Tudományos Akadémia Társadalomtudományi Tudományos Információs Intézetéhez a letétbe helyezett dokumentum kötelező, ingyenes másolatát. tudományos munkák a társadalomtudományokban, miután az illetékes tudós vagy szerkesztőség és kiadóbizottság határozatot hoz a letétbe helyezésről.
A dokumentumok előállítói tíz napon belül eljuttatják az Orosz Tudományos Akadémia Összoroszországi Tudományos és Műszaki Információs Intézetéhez a letétbe helyezett természettudományi, egzakt tudományokkal és technológiával kapcsolatos tudományos közlemények kötelező, ingyenes másolatát, miután a letétbe helyezésről szóló határozatot az Országos Tanács meghozta. illetékes tudós vagy szerkesztői és kiadói tanács.
Az Orosz Föderáció állami hatóságai és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok állami hatóságai az Art. Az említett szövetségi törvény 11. cikke jóváhagyását és regisztrációját követően az Orosz Föderáció Parlamenti Könyvtárába kerül. regisztrációs számés hivatalos pecsét) a nem minősített iratok levelezőlistáján szereplő hivatalos iratok két kötelező ingyenes másolata.
Az Art. Ugyanezen szövetségi törvény 13. §-a szerint a dokumentumkészítők az Integral Interbranch Research Institute részére egy kötelező, ingyenes példányt szállítanak az elektronikus számítógépekhez készült programokból és az elektronikus kiadványok részét képező adatbázisokból, mint önálló kiadványokból.
Az információforrások típusától függetlenül kialakulásuk azzal kezdődik, hogy az információnak olyan dokumentumformát adunk, amely lehetővé teszi, hogy az információforrások összetételébe bekerüljön.
Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 2. cikkével összhangban dokumentált információ - ez egy tárgyi adathordozón rögzített információ olyan részletekkel dokumentálva, amelyek lehetővé teszik az ilyen információk meghatározását, vagy az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott esetekben annak tárgyi adathordozóját.
A „dokumentum” szó a documentum szóból származik, ami latinul „bizonyítékot” jelent. Az 1964-es tudományos információ elméletéről és gyakorlatáról szóló terminológiai szótár a „dokumentumot” olyan anyagi tárgyként határozza meg, amely rögzített formában tartalmaz információkat.
Minden dokumentum három elemből áll: az információ tartalmából, az információ megjelenítési formájából és az információhordozóból.
A dokumentálási módszerek és az információhordozók fejlesztésének tanulmányozását a tudományos tudományág - a dokumentumtudomány - végzi. Ez a tudomány az irodai munka, a dokumentumkezelés, az archiválás folyamatait tárja fel. Sőt, a dokumentumkezelés fő figyelme hagyományosan a hagyományos dokumentum formájának szabályozására, részleteinek rögzítésére irányul.
Az információk dokumentálásának folyamata magában foglalja az információ rögzítésének szakaszait az okmányhordozón, és meghatározza azokat a részleteket, amelyek lehetővé teszik az információk azonosítását.. Van elég nagyszámú az információk rögzítésének módjai. Hagyományosan két osztályra oszthatók:
A felvett információ az emberi érzékszervek általi észlelésre további eszközök használata nélkül is elérhető műszaki eszközök- ún. papír dokumentum»;
· a rögzített információ csak technikai eszközök – elektronikus dokumentum, hanginformáció, videó információ, kódolt információ stb. – segítségével érhető el érzékelésre.
Az azonosítás fogalma egyezés, identitás megállapítását jelenti. Az azonos pedig azt jelenti, hogy azonos, teljesen azonos. Az okiratban szereplő információ adatainak azonosításának feladata az okirat eredeti tartalmának a fogyasztó által átvett okmány tartalmával való azonosságának biztosítása, és szükség esetén e személyazonosság tényének megállapítása, ideértve a a tárgyalás során.
A szövetségi végrehajtó szervekben az információk dokumentálása az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik. Az egyéb állami szervek, a hatáskörükbe tartozó helyi önkormányzatok által megállapított irodai munka és dokumentumforgalom szabályainak meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által a szövetségi végrehajtó szervek irodai munkája és dokumentumforgalma tekintetében megállapított követelményeknek.
Az információk dokumentálásának szabályozási és módszertani szabályozását végző állami szerv az szövetségi ügynökség a műszaki szabályozásról és a metrológiáról, amelybe az Orosz Föderáció Szabványügyi és Metrológiai Állami Bizottsága (Gosstandart) átalakult. A dokumentáció szabványosításának kérdéseit a 2002. december 27-i 184-FZ szövetségi törvény szabályozza. műszaki előírás". Az Orosz Föderáció szervezeteinek dokumentációs támogatására vonatkozó ágazatközi módszertani útmutatást a Szövetségi Levéltári Ügynökség tartja fenn. A dokumentáció-támogatás ágazati módszertani útmutatóját a Szövetségi Levéltári Ügynökség ajánlásai alapján az egyes minisztériumok önállóan végzik.
Dokumentált információkat a címen lehet megadni elektronikus formátumbanés automatizált információs rendszerekben tárolják. Ebben az esetben az információazonosítás folyamatának van néhány jellemzője, nevezetesen, hogy ezen információk megbízhatóságát az automatizált információs rendszer tulajdonosának, illetve az arra jogosultnak kell igazolnia. hivatalos.
Az okmány azonosságának megállapításához a hatósági hitelesítésen túl speciális technikai eszközök is alkalmazhatók. Jogilag az ilyen azonosításhoz az elektronikus digitális aláírás. Így az elektronikus digitális aláírással vagy a kézírásos aláírás más analógjával aláírt elektronikus üzenetet a kézírásos aláírással aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak tekintik, ha szövetségi törvények vagy egyéb szabályozási jogi aktusok nem írnak elő vagy nem tartalmaznak az ilyen dokumentum papír alapon történő elkészítésének követelménye.
Az információk dokumentálása az előfeltétel információk beépítése az információs forrásokba. Mivel az információ nagy része információs forrásokban található, ez a rendelkezés alapvető fontosságú a munkafolyamat kialakításához.
Az információs források a magánszemélyek, jogi személyek és az állam közötti kapcsolatok tárgyai, Oroszország információs forrásait képezik, és más forrásokkal együtt törvény által védettek. Jogi szabályozás információforrásokat a létrehozó szabályok határozzák meg:
az információk dokumentálására vonatkozó eljárás;
egyedi dokumentumok és egyedi dokumentumtömbök, dokumentumok és dokumentumtömbök tulajdonjoga információs rendszerekben;
az információ jogi védelmének rendje.
Az információs forrásokat minden szintű állami szerv, bármely gazdálkodó szervezet, intézmény, állami egyesület és egyéni állampolgár hozza létre. Ezen entitások mindegyike információs forrásokat képez különféle céljaira – ipari, vezetési, tudományos, oktatási stb. Ugyanakkor az információforrások mennyisége jelentősen eltér - a több referenciakönyvtől a hatalmas könyvtári gyűjteményekig és adatbázis-rendszerekig -, valamint az információk rendszerezésének és bemutatásának módja.
Az információforrások lehetnek államiak és nem államiak.
Az Orosz Föderáció, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok és az önkormányzatok tulajdonosai a szövetségi költségvetés, az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok költségvetésének, a helyi költségvetésnek, valamint a megszerzett információs forrásoknak. más módon. Az Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció alanya és az önkormányzat nevében állami információs forrásokat kezel kormányzati szervekés a helyi önkormányzati szervek a vonatkozó szabályozási jogszabályokban meghatározott jogkörük keretein belül.
Az államnak joga van a magán- és jogi személyekhez tartozó dokumentumokat, elektronikus dokumentumokat és/vagy korlátozott hozzáférésű információforrásokat felhasználni és/vagy visszaváltani, ha ezek az információk államtitoknak minősülnek, vagy más jogszabályban meghatározott esetekben. Az államtitoknak minősülő információkat tartalmazó információforrások tulajdonosa jogosult az ezen információforrásokban megjelenített információk tartalmát az illetékes állami hatóságok engedélyével felhasználni.
Bármilyen információforrás létrehozása azzal kezdődik, hogy az információnak formát adunk dokumentum. A dokumentált információkat viszont lehet bekerüljön bármely információs bázisba.
Szabályozási támogatás
A 149. számú szövetségi törvény rendelkezései szerint a dokumentált információ rögzítve van anyaghordozón. Az adatok vagy azok forrásának azonosítására bizonyos kellékeket használnak.
A „dokumentum” szó latin gyökerű. A fordításban „bizonyítékot” jelent. Az 1964-es elméleti és gyakorlati terminológiai szótárban a „dokumentum” szót olyan anyagi tárgyként határozzák meg, amely rögzített formában tartalmaz információkat.
Elméleti alap
Minden dokumentumnak 3 eleme van: az információ tartalma, azok nyújtásának formái és a dokumentált információ hordozója.
Az adatok rögzítésének módszereinek és hordozóik jeleinek tanulmányozása egy olyan tudományág keretein belül történik, mint a dokumentumkezelés. Ez a tudományos irány az archiválás, az irodai munka, a munkafolyamat folyamatait tárja fel. A fő figyelem a hagyományos iratok formájának szabályozására, azok részleteinek rögzítésére irányul.
Az információ rögzítésének jellemzői
A dokumentált információ információ, amely valamilyen anyaghordozón található, amelynek részletei alapján azonosítható az információ. Jelenleg számos módja van az információk egyesítésének. Hagyományosan több osztályra osztják őket.
A papíralapú dokumentumok további technikai eszközök alkalmazása nélkül is elérhető információhordozók. Ezt a dokumentációs módszert tartják a legelterjedtebbnek.
Az utóbbi időben azonban egyre inkább elterjedt az a média, amelyből csak technikai eszközökkel lehet információt szerezni. Ezek lehetnek elektronikus dokumentumok, videó, hangfelvételek (fájlok), kódolt információk stb.
Azonosítás
Az adatokkal való munkavégzés előfeltétele olyan részletek rendelkezésre állása, amelyek alapján a dokumentált információ.
Az adatforrás meghatározása szükséges ahhoz, hogy az adathordozó eredeti tartalma megfeleljen a felhasználó által átvett dokumentum tartalmának. Szükség esetén az információ tanulmányozása során megállapítják az azonosság tényét, az adatok egybeesését.
Szabályozási szabályozás
A dokumentált információk jogi szabályozása, az információk szövetségi általi rögzítésének eljárása végrehajtó struktúrák a kormány által megállapított. Más állami szervek, szervek által jóváhagyott okmányforgalmi, hivatali munka szabályai területi önkormányzat hatáskörükön belül nem ütközhet a kormányrendeletekben foglaltakkal.
A normatív és módszertani szabályozást végző államstruktúra a dokumentált információ Szövetségi Műszaki Szabályozási és Metrológiai Ügynökség. Korábban ezeket a funkciókat a Gosstandart látta el. A reformok során Ügynökséggé alakult.
A dokumentumok szabványosításával kapcsolatos kérdéseket a „Műszaki előírásokról” szóló 184. számú szövetségi törvény rendelkezései szabályozzák. A szervezetek ágazatközi vezetése a Szövetségi Levéltári Ügynökség hatáskörébe tartozik. A dokumentációs támogatás ágazati lebonyolítását az illetékes minisztériumok látják el, figyelembe véve a Levéltári Ügynökség javaslatait.
Az azonosítás sajátosságai
A tárolásnak többféle módja van dokumentált információ. Meghatározás az adott lehetőség az információ felhasználási ágazatának sajátosságaitól függ.
Az adatokat ben lehet bemutatni elektronikus formábanés speciális adatbázisokban tárolják. Ilyen helyzetben az azonosításnak van néhány sajátossága. Ezek abból állnak, hogy az információ megbízhatóságát az adatbázis tulajdonosának vagy egy felhatalmazott tisztviselőnek meg kell erősítenie.
Vannak más módszerek is az érvényesítésre dokumentált információ. Ez az információ különösen digitális aláírással igazolható. Elektronikus dokumentum, megerősítve Elektronikus aláírás vagy a kézzel festett festészet analógja, a papírral egyenértékűnek ismerik el. Kivételek beállíthatók szövetségi törvények vagy más előírásokat.
Információs források
A jogi személyek, a polgárok és az állam közötti kapcsolatok tárgyainak tekintik. A meglévő adatvédelmet biztosít.
A normatív szabályozást jogszabályi rendelkezések végzik, amelyek rögzítik:
- Az információk dokumentálására vonatkozó szabályok.
- Dokumentumok és tömbjeik tulajdonjoga, beleértve az információs rendszereket is.
- Az adatok kategóriája a hozzájuk való hozzáférés szintje szerint.
- Az információ védelmét biztosító eljárás.
Az információs forrásokat bármilyen szintű kormányzati szerv, gazdasági társaságok, állami egyesületek, intézmények, magánszemélyek hozzák létre. Minden tantárgy saját céljaira és felhasználásaira formálja ezt vagy azt az erőforrást dokumentált információ. Ez lehet ipari, vezetői, oktatási, tudományos célú.
Az információs források mennyiségileg jelentősen eltérnek egymástól. Egyeseket több referenciakönyv, másokat nagy könyvtári gyűjtemények képviselnek. Ezenkívül van egy osztályozás a szervezés módja és az adatszolgáltatás sorrendje szerint.
Állami információs források
Az Orosz Föderáció, a régiók és az önkormányzatok a tulajdonosai dokumentált információ. Ezek az információk felhalmozása, létrehozása, megszerzése főként költségvetési források terhére történik.
Az állami információforrásokat az állami szervek és a területi önkormányzati struktúrák kezelik a rájuk ruházott hatáskörök keretein belül.
Az államnak joga van használni, visszaváltani dokumentált információ. Ez a lehetőség azokban az esetekben valósul meg, amikor más jogalanyokhoz (jogi személyekhez vagy állampolgárokhoz) tartozó információkat államtitokká minősítenek, valamint a törvényben meghatározott egyéb esetekben.
Jogi másolat, mint a dokumentált információ egy fajtája
Kötelezőnek nevezzük a sokszorosított dokumentum másolatát, amelyet a gyártó továbbít a megfelelő szervezetnek. A dokumentum ebben az esetben információt tartalmazó anyaghordozónak minősül. Megjeleníthető szöveg, hangsáv, illusztráció vagy ezek kombinációja formájában. A másolat az eredetivel azonos mintadokumentum.
Ehhez a fajtához dokumentált információs jogi rendszer 77. számú szövetségi törvény rögzíti. Normatív aktus meghatározza közpolitikai az országos könyvtári alap beszerzésének és a bibliográfiai rendszer fejlesztésének forrásalapjául szolgáló törvényes másolatok létrehozásáról. A törvény rendelkezik az információhordozók biztonságának biztosításának szabályairól, nyilvános használatuk jellemzőiről.
Címzettek
A jogi másolatokat olyan jogi személyek között terjesztik, amelyek ingyenes vagy térítés ellenében jogosultak információkat tárolni, átvenni, felhasználás céljából rendelkezésre bocsátani. A címzettek:
- Könyvkamara, állami, tudományos, műszaki és nemzeti RAS, a RAS szibériai fiókja, Távol-keleti Tudományos Könyvtár. Ezek az intézmények kiadványokat kapnak.
- Orosz Vakok Könyvtára. Ez az intézmény látásproblémákkal küzdőknek szóló kiadványokat kap.
- Szövetségi Iparjogvédelmi Intézet. Ez a hatóság fogadja be a szabadalmi elektronikus dokumentumokat.
- Országgyűlési Könyvtár. Hivatalos dokumentumokat tartalmaz.
- Állami Szabványügyi Szövetségi Alap, az összorosz osztályozó külföldi országok műszaki és gazdasági adatai, regionális/nemzetközi szabályai, ajánlásai és szabványosítási normái.
Ez nem a címzettek teljes listája. Vannak speciális intézmények is, amelyek video- és hanginformációkat, számítógépes programokat stb. fogadnak. Az Orosz Föderációban tudományos és műszaki központokat hoztak létre a dokumentumok elektronikus formában történő tárolására. A specifikációjuknak megfelelő irányban kapnak információt.
Mindezek a szervezetek rendszeresen közzétesznek információkat a kapott ingyenes kötelespéldányról. Az intézmények nemzeti könyvtári dokumentumgyűjteményt alkotnak.
Az anyagok kiszállítása, központosított elosztása, a fogyasztók értesítése az érintett szervezetek jogszabályai és szabályzatai által meghatározott határidőn belül történik. A megállapított követelményeknek a dokumentumok készítői általi megsértése közigazgatási felelősséget von maga után.
Az információk dokumentálása- ez kötelező eljárás az információs forrásokba való felvételkor. Az információs rendszerből sokszorosított dokumentum hivatalos aláírása után válik érvényessé. Az információs rendszerben lévő dokumentumok elektronikus digitális aláírással írhatók alá. Az elektronikus digitális aláírás jogereje akkor igazolódik, ha az információs rendszer rendelkezik olyan szoftver- és hardvereszközzel, amely az aláírás azonosítását biztosítja. Az aláírás azonosításának joga csak engedély alapján lehetséges. Az elektronikus digitális aláírás nem engedélyezett eszközökkel történő azonosítása létrehozza és.
Információs források lehet kormányzati vagy nem kormányzati. Az információs folyamatok az információgyűjtés, felhalmozás, feldolgozás, tárolás, terjesztés és keresés eszközei. Tájékoztatási rendszer- szervezeti csoportosított dokumentumkészlet és információs technológiák információs folyamatokat megvalósító számítási kommunikációs módszerek és technológia felhasználásával. Minden szempontot le kell írni a vállalati biztonsági szabályzatban.
A jogi személyek és magánszemélyek azok a dokumentumok tulajdonosai, amelyeket saját költségükön értékesítenek, ajándékozás vagy öröklés útján kapnak. Az állam visszaválthatja a jogi személyektől és magánszemélyektől a dokumentált információkat, ha ezek az információk államtitoknak minősülnek. Az államtitkot tartalmazó információforrások tulajdonosa csak állami hatóságok engedélyével rendelkezhet. Nem veszítik el ezen információkhoz való jogukat, össze kell hangolniuk az ezzel kapcsolatos intézkedéseket.
Az információs források olyanok lehetnek, mint egy áru csak a törvényben meghatározott esetekben. Az információfeldolgozás joga nem gyakorolja ezen információk tulajdonjogát. A szolgáltatásnyújtás során vagy megosztáskor feldolgozott információ a tulajdonost illeti meg. A felhasználás minden szempontját szerződésekben vagy vonatkozó jogszabályokban rögzíteni kell.
A dokumentálás módjai
Dokumentációs módszer - az információk meghatározott adathordozón való rendszerezésének módszere, amely lehetővé teszi az információk időbeli leolvasását.
Technikai dokumentáció- a technikai gondolkodás lenyomatának is nevezik. Műszaki dokumentumok - azoknak a dokumentumoknak az általános neve, amelyek az épületek építésével kapcsolatos technológiai és épülettervezési, tervezési és egyéb munkák eredményét mutatják be. Az ilyen dokumentumok nyilvántartást vezetnek a munkafolyamatokról (rajzok, grafikonok, számítások stb.). Az ilyen dokumentáció a térképészeti, geodéziai, hidrometeorológiai szolgálathoz is kapcsolódik.
Szöveges dokumentáció- olyan dokumentumtípus, amely bármilyen levélben rögzített hangos információt tartalmaz. Ez a fajta dokumentáció a legelterjedtebb.
Fotódokumentum— a fényképészeti módszerrel elkészített dokumentum típusa. Az ilyen dokumentumok sajátossága, hogy rögzítik az esemény pillanatát, és nagy pontossággal rendelkeznek. A mikrofénymásolás segítségével a dokumentumokról másolatok készülnek. Filmdokumentum- filmes módszerrel készített audiovizuális dokumentum. Egy ilyen dokumentum egy bizonyos időszakhoz viszonyítva jeleníti meg az eseményeket. Fonodokumentum— olyan dokumentum, amelynek hangadatai idővel rögzítettek.
Elektronikus dokumentáció- speciális anyaghordozókon speciális jelölésekkel rögzítik az információkat, és csak gépek tudják ezt az olvasási formát elemezni. Ma a dokumentáció anyaga lehet: papír, lemez, film, mágneses és elektromos adathordozó.
Legújabb dokumentáció- meghatározza a dokumentáció típusát, amelyben az információ olvasása csak speciális technikai eszközök segítségével lehetséges. Ezek lehetnek mágneskártyák, lemezek, flash meghajtók stb.
Dokumentációs rend
A dokumentált információk kiválasztása, összeállítása, feldolgozása és bizonyos részletekkel történő ellátása a fuvarozó formájának, forrásának és céljának figyelembevételével történik. A dokumentált információ az űrlapon lehet elektronikus dokumentum vagy rögzíthető a hordozóra. Az információk dokumentálása kötelező eljárás az információk állami információforrásokba való felvételéhez. A magán- és jogi személyek meghatározott sorrendben kötelesek dokumentált információkat szolgáltatni bizonyos állami hatóságoknak. állami információforrások létrehozására. Az információs források tulajdonosainak és tulajdonosainak jogszabályi kereteiken belül meg kell tenniük a szükséges intézkedéseket a dokumentált információk védelme érdekében.
Dokumentált információ korlátozott hozzáféréssel
Információkra osztva államtitokés bizalmas információkat. Tilos korlátozott hozzáférésű információkat hozzárendelni:
- törvények, cselekmények, normák
- kritikus helyzetekre vonatkozó adatokat tartalmazó dokumentumok (járvány stb.)
- az állam tevékenységére vonatkozó dokumentumokat. testek
- nyílt archívumokból és könyvtárakból származó dokumentumok