Conform Legii federale nr. 323 „Cu privire la elementele fundamentale ale protecției sănătății cetățenilor din Federația Rusă”, clinica este responsabilă pentru stocarea dosarele medicale. Mai jos înțelegem momentul legislativ al acestei probleme și, de asemenea, aflăm cum trebuie organizat procesul de păstrare a documentelor în clinică.
Documentatie medicala - aspect legal
Înainte de a trece la problema stocării dosarelor medicale, să ne întoarcem la ordinul Ministerului Sănătății al Rusiei din 22 ianuarie 2001 nr. 12, care precizează că acte medicale sunt luate în considerare anumite forme în care medicii își consemnează acțiunile în procesul de acordare a îngrijirilor medicale.
Tipuri de formulare de documentație medicală au fost aprobate prin ordinul Ministerului Sănătății al URSS în 1980. Ordinul și-a pierdut puterea, însă, scrisoarea Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr.14-6/242888 permite utilizarea acelei părți a ordinului care se referă la aplicarea formularelor.
Astăzi, ordinul Ministerului Sănătății al Rusiei nr. 834 „În aprobare forme unificate documente medicale... Aceasta comanda a făcut actualizări semnificative la formulare acte medicale, dar nu reglementează toate formele de documente. Prin urmare, este legalizată folosirea unor ordine concentrate mai restrâns care reglementează situațiile private. De exemplu, ordinul Ministerului Sănătății al Federației Ruse nr.107n „Cu privire la procedura de utilizare a tehnologiilor de reproducere asistată, contraindicații și restricții privind utilizarea acestora” își extinde efectul asupra dosarelor medicale ale pacienților care utilizează tehnologii de reproducere asistată.
Perioada de păstrare a dosarelor medicale
În urma Legii federale nr. 125 „Cu privire la afacerile arhivistice în Federația Rusă”, instituția medicală trebuie să păstreze fișele medicale pentru o anumită perioadă de timp. Acești termeni sunt determinati de următoarele acte juridice:
- Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr.558
- lista Arhivei Principale a URSS din 15 august 1988. Lista stabilește perioada de păstrare a fișelor medicale ale ambulatoriului - 5 ani, pentru fișele medicale a pacienților internați - 25 de ani.
- scrisoarea Ministerului Sănătății nr.13-2/1538 „Cu privire la condițiile de păstrare a dosarelor medicale”. Aici scrie că fișele medicale în ambulatoriu și internați trebuie păstrate timp de 25 de ani și card medical un pacient mic - 10. În plus, în scrisoare se precizează că acești termeni ar trebui aplicați de toate instituțiile medicale până la intrarea în vigoare a noii liste de documentații.
În prezent, clinica nu are obligația de a menține înregistrările electronice, iar neexistând reglementări cu privire la perioada de păstrare a acestora, acestora li se aplică aceleași condiții ca și cele pe hârtie.
Te-ar putea interesa:
- Reguli de contabilitate, păstrare și execuție a dosarelor medicale
După cum am spus deja, este responsabilitatea unei organizații medicale să păstreze documentația. La menținerea unei arhive de documente medicale, ar trebui să ne ghidăm după Decretele Guvernului nr.687 „Cu privire la aprobarea regulamentului privind caracteristicile prelucrării datelor cu caracter personal efectuate fără utilizarea instrumentelor de automatizare” sau nr.1119 „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru protecția persoanelor. datele în timpul prelucrării lor în sistemele informatice de date cu caracter personal”.
Pentru a stabili ce documente medicale și cât timp vor fi păstrate în arhivă, este necesar să se analizeze semnificația acestora. În acest scop, este creată o comisie specială, care include:
- președinte - medic șef sau adjunctul acestuia
- arhivar şi arhivar
- director de birou sau funcţionar.
Distrugerea dosarelor medicale are loc în două situații: dacă perioada de păstrare a expirat sau dacă comisia de expertiză și verificare a hotărât că nu este nevoie de păstrarea ulterioară a acestei documentații. Comisia este implicată și în lichidarea documentației: se creează un act în care sunt trecute toate informațiile despre documentele distruse. Actul completat este certificat de toti membrii comisiei.
Toate lucrările legate de întreținerea, păstrarea și distrugerea dosarelor medicale sunt reglementate de acte locale clinici.
IMPORTANT!
La lichidarea unei instituții medicale, documentația este trimisă la arhivele municipiului.
V formular de hârtie se aşteaptă păstrarea dosarelor medicale în arhiva instituţiei medicale. Stocarea documentației electronice are loc în diferite condiții în moduri diferite:
- dacă instituția medicală funcționează într-un sistem informațional local, atunci documentația se află pe serverul instituției
- dacă instituţia medicală lucrează cu Sistem informatic conform modelului SAAS, documentația este stocată în centrul de date. Practic, arhiva unei instituții medicale este atașată biroului de statistică medicală, așa că șeful acesteia ar trebui să fie responsabil de păstrarea documentelor.
un medic cu contact direct cu clinica si telefonic; asigurarea reglarii intensitatii fluxului de pacienti pentru a crea o sarcina uniforma asupra medicilor; asigurarea selecției și livrării la timp a documentației medicale către cabinetele medicilor; intretinerea si pastrarea corespunzatoare a cardului index al policlinicii, transfer
documente prelucrate la arhivă. Lucrează la registru asistente medicale autorizate (registrari medicali). Posturile de asistenți medicali registratori se stabilesc în cota de 1 post pentru 5 posturi de medici care efectuează programări în ambulatoriu. Poziția asistentului medical superior al registrului se stabilește într-o policlinică cu numărul de posturi de asistenți medicali-registratori - 8 sau mai multe - în locul unuia dintre ei (Rezoluția Ministerului Sănătății al Republicii Belarus nr. 150 din decembrie 7, 2007). Organizarea inregistrarii pacientilor: a) pentru a vedea un medic În prezent sunt disponibile 3 metode: 1) sistemul de cupoane 2) auto-înregistrare - vizitatorii înșiși își introduc datele pașaportului în foi speciale care indică ora de recepție convenabilă pentru ei, pentru care în holul policlinicii sunt echipate mese cu mape de foi de autoînregistrare timp de 5 zile în avans; registratorul de serviciu oferă informațiile orale necesare, în unele cazuri ajută vizitatorii să facă o programare la medic; foile de auto-înregistrare completate la sfârșitul zilei trebuie predate angajaților depozitului de hărți, care le folosesc pentru a selecta fișele medicale ale pacienților ambulatori; inainte de programare, asistenta de cabinet preia fisele medicale selectate si foaia de autoinregistrare din depozitul de carduri, la sfarsitul programarii, asistenta de cabinet returneaza cardurile la registru, iar foaia de autoinregistrare la statistica medicala. birou; in cazul in care este necesara primirea de urgenta a unui pacient, registratorul il indruma catre specialistul corespunzator sau la programarea premedicala, in acelasi timp comanda cardul necesar de la magazinul de carduri, care este imediat livrat la cabinetul medicului. 3) metoda combinata - in foaia de auto-inregistrare sunt inregistrati doar pacientii primari; Cu 15-20 de minute inainte de inceperea programarii la medic, pacientul primeste la receptie un cupon pregatit in prealabil si se duce la cabinetul medicului, unde va fi internat in conformitate cu ora indicata in cupon; într-un astfel de sistem, registratorul știe întotdeauna câte persoane nu s-au prezentat la o programare la medic și are dreptul, după un anumit timp, să elibereze cupoane altor pacienți care doresc să se prezinte la medic la acel moment; pentru pacienții repetați, medicul eliberează un „cip” special care indică data și ora admiterii, care este supus schimbului la registratură cu un cupon din formularul nr. 025-4/a; atunci când vizitează pacienții la domiciliu, dacă medicul a determinat necesitatea unei reexaminări la clinică, îi dă imediat pacientului un cupon din formularul nr. 025-4/y indicând data, ora internării și numărul de coadă. Introducerea metodei de înregistrare combinată ne permite să rezolvăm următoarele sarcini: separarea fluxului de pacienți primari și repetați; Luați în considerare și controlați cu acuratețe volumul de muncă al medicului; utilizați cupoane pentru pacienții absenți pentru eliberarea pacienților care au nevoie de programare la medic în ziua tratamentului; reduce timpul de așteptare a pacienților pentru o programare la medic. b) a chema un doctor acasă – efectuat personal și telefonic; registratorul înscrie apelurile primite de la populație în registrul de evidență a apelurilor medicului la domiciliu, în care, pe lângă datele pașapoartelor, sunt indicate principalele plângeri ale pacientului sau cererea de a apela la un specialist. Aceste cărți se mențin pentru fiecare zonă terapeutică, precum și separat pentru medicii de specialități „înguste” separat.
Fiecărui registrator îi sunt alocate 9-10 domenii medicale specifice, care, de regulă, este un singur departament terapeutic. Acest lucru permite registratorului să cunoască mai bine secțiunea relevantă a dosarului, ceea ce crește nu numai eficiența muncii sale, ci și responsabilitatea pentru domeniul său de lucru. Principii de bază de păstrare a dosarelor medicale în registratura policlinicii : 1) aranjarea cardurilor de ambulatoriu în rafturi pe zone, iar în interiorul acestora - de-a lungul străzilor, caselor și apartamentelor - vă permite să organizați un serviciu rapid pentru pacienții care se adresează la registru, 2) marcarea cardurilor de ambulatoriu în diferite culori în funcție de terapie zona, 3) carduri medicale cu sistem de stocare a numerelor - fiecărei locații i se atribuie numărul de numere corespunzător numărului de persoane care locuiesc în zonă (aproximativ 100 de numere ar trebui adăugate ca rezervă în funcție de posibila creștere a populației), în timp ce căutarea unuia cardul este redus la câteva secunde. Pentru utilizarea documentației medicale și generale în activități practice și științifice din clinică, trebuie creată o arhivă medicală, în care se efectuează recepția, contabilizarea, clasificarea, depozitarea și eliberarea materialelor documentare atât pentru personalul clinicii, cât și pentru pacienți în cazul schimbării locului de reședință sau al solicitărilor din partea diverselor organizații. Arhiva stochează toată documentația despre activitatea policlinicii, inclusiv comenzile pentru policlinică, rapoartele anuale, dosarele personale ale concediaților, precum și toată documentația medicală (în principal fișele medicale ale ambulatoriilor). Fișele medicale ale ambulatoriilor se arhivează din registru în cazul în care pacientul nu a contactat clinica timp de 3 ani. În plus, dosarele medicale „îngroșate” și cu aspect nepăsător pot fi transferate în arhiva actuală, după ce în locul lor se fac altele noi cu o copie a diagnosticelor actualizate și o scurtă epicriză din vechile carduri.
| " |
I. Prevederi generale
1. Fișa medicală a pacientului care primește îngrijire medicală pe bază de ambulatoriu (denumit în continuare Card de ambulator) este un formular de contabilitate și raportare N 025 / y, aprobat prin ordin al Ministerului Sănătății al Federației Ruse din 15.12.2014. Nr. 834n „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație medicală utilizate în organizațiile medicale care oferă asistență medicală în regim ambulatoriu și a procedurilor de completare a acestora”. 2. Cardul de ambulatoriu este un document medical al unei instituții medicale și conține informații care constituie confidențialitate medicală (articolul 4 „Principii de bază ale îngrijirii sănătății”, articolul 13 „Respectarea confidențialității medicale” din Legea federală a Federației Ruse din 21 noiembrie , 2011 Nr. 323-FZ „Cu privire la elementele de bază ale protecției sănătății cetățenilor din Federația Rusă”) și datele personale ale pacienților.
3. Pacientul personal sau reprezentantul său legal are dreptul de a lua cunoştinţă cu informaţiile cuprinse în cardul de ambulatoriu, de a primi un extras din cardul de ambulatoriu, o copie sau original de pe cardul de ambulatoriu, în conformitate cu ordinea stabilită in institutie.
4. Copiile, extrasele și originalul cardului de ambulatoriu sunt furnizate personal pacientului sau reprezentantului său legal (dacă este disponibil) statutar documente care confirmă reprezentarea sa legală), precum și fără consimțământul cetățeanului numai pentru motivele prevăzute de legile Federației Ruse, către terți în modul prevăzut de lege (articolul 13 „Respectarea confidențialității medicale”),
5. Cerințele prezentului Regulament nu se aplică cazurilor în care documentele medicale (copiile acestora) și extrase din acestea sunt furnizate pacientului sau reprezentantului său legal pentru a-i acorda pacientului îngrijiri medicale într-o organizație medicală (diviziile sale structurale) în care dosarele sale medicale sunt păstrate și stocate.documente, precum și în cazurile în care legislația Federației Ruse stabilește o procedură diferită pentru furnizarea (eliberarea) unui document medical de o anumită formă, o copie a unui document medical sau un extras dintr-un document medical.
6. Pastrarea unui card de ambulatoriu in afara institutiei medicale in care a fost eliberat este inacceptabila.
II. Procedura de furnizare a unui card de ambulatoriu (copie), extrase
1. Furnizarea pacientului sau reprezentantului său legal a copiilor de pe documentele medicale și a extraselor din acestea, la cererea acestuia, se efectuează pentru o anumită perioadă de timp, o singură dată și în cuantum de un exemplar, cu excepția cazurilor în care este nevoie de obținere. copii ale documentelor medicale și extrase din documente medicale sunt prevăzute de legislația Federației Ruse pentru a-și exercita drepturile sau obligațiile pacientului.
2. În cazul schimbării domiciliului de către pacient și al necesității de a obține îngrijire în ambulatoriuîn altă organizație medicală i se pune la dispoziție o copie a cardului de ambulatoriu sau un extras din acesta, în conformitate cu procedura și termenele aprobate prin prezentul regulament.
3. Pentru a obține documente medicale (copiile acestora) sau extrase din acestea, pacientul (reprezentantul legal al persoanei menționate în partea 2 a articolului 20 din Legea federală din 21 noiembrie 2011 nr. 323-FZ „Cu privire la bazele Protejarea sănătății cetățenilor din Federația Rusă):
1) depune o cerere scrisă de furnizare a documentelor medicale (copiile acestora, extrase din acestea) (denumită în continuare cerere) sau o cerere din partea organelor de anchetă și anchetă, instanță în legătură cu cercetarea sau litigii, sau o solicitare din partea unei alte organizații medicale în legătură cu examinarea, tratamentul pacientului, expertiza medicala, examene medicaleși în alte cazuri legate de acordarea de îngrijiri medicale pacientului;
2) depuneți o copie și, de asemenea, prezentați, la depunerea cererii, precum și la primirea personală a documentelor medicale (copiile acestora) și a extraselor din acestea, un act de identitate:
- pentru cetățenii Federației Ruse în vârstă de paisprezece ani și mai mult - un pașaport al unui cetățean al Federației Ruse sau o carte de identitate temporară a unui cetățean al Federației Ruse, eliberată pentru perioada eliberării pașaportului;
- pentru persoanele care au dreptul la asistență medicală în conformitate cu Legea federală din 19 februarie 1993 nr. 4528-1 „Cu privire la refugiați”, un certificat de refugiat sau un certificat de examinare a unei cereri de recunoaștere ca refugiat pe fond sau o copie a plângerii împotriva deciziei de privare a statutului de refugiat depusă la Federal serviciu de migrare cu o marcă pe acceptarea sa în vederea examinării sau un certificat de azil temporar pe teritoriul Federației Ruse;
- pentru cetățenii străini cu reședința permanentă în Federația Rusă - un pașaport cetatean strain sau orice alt document stabilit lege federala sau recunoscut în conformitate cu tratat international Federația Rusă ca act de identitate al unui cetățean străin;
- pentru apatrizii cu reședința permanentă în Federația Rusă - un document recunoscut în conformitate cu un tratat internațional al Federației Ruse ca document care dovedește identitatea unui apatrid;
- pentru cetățenii străini cu reședința temporară în Federația Rusă - un pașaport al unui cetățean străin sau un alt document stabilit de legea federală sau recunoscut în conformitate cu un tratat internațional al Federației Ruse ca document care dovedește identitatea unui cetățean străin, cu marcaj pe permis de ședere temporară în Federația Rusă;
- pentru apatrizii care locuiesc temporar în Federația Rusă - un document recunoscut în conformitate cu un tratat internațional al Federației Ruse ca document de identitate al unui apatrid, cu o marcă pe un permis de ședere temporară în Federația Rusă sau un document stabilit formular eliberat în Federația Rusă unui apatrid care nu deține un document care să ateste identitatea sa.
Reprezentantul legal al pacientului prezintă suplimentar un document care confirmă autoritatea acestuia.
5. Cererea se întocmește pe numele medicului șef în formă liberă sau conform prezentei proceduri.
6. Cererea trebuie să conțină:
1) informații despre pacient:
- prenume, nume, patronimic (dacă există);
- adresa locului de reședință (locul de ședere);
- adresa poștală pentru trimiterea răspunsurilor și notificărilor scrise și (dacă există) număr de telefon de contact, adresa de e-mail;
2) în cazul unei solicitări în numele pacientului de către reprezentantul său legal - informații despre reprezentantul legal specificat la subparagraful 1 al prezentului alineat;
3) numele documentelor medicale, pe care sau copii ale cărora pacientul (reprezentantul său legal) intenționează să le primească, sau informații care reflectă starea de sănătate a pacientului, care trebuie să conțină un extras din documentele sale medicale;
4) scopul obținerii documentelor medicale (copiile acestora) sau extraselor din acestea;
5) informații despre modalitatea de primire de către pacient (reprezentantul său legal) a documentelor medicale solicitate (copiile acestora) sau extraselor din acestea (personal, prin poștă, în formă electronică);
6) data depunerii cererii și semnătura pacientului (reprezentantul legal al acestuia).
7. Recepția, înregistrarea și stocarea cererilor, solicitărilor primite se efectuează de către:
- în ambulatoriu - registrator superior;
- în secţia de pediatrie a policlinicii - un extra medical.
8. Registrator principal, respectiv statistician medical, înregistrează cererile într-un jurnal special (la acest ordin).
Procedura de eliberare a unei copii a cardului de ambulatoriu
9. În cazul în care se solicită o copie a cardului de ambulatoriu, registratorul superior, respectiv statisticianul medical, după primirea rezoluției medicului șef, întocmește o copie a cardului de ambulatoriu în termen de până la 15 zile lucrătoare.
11. Se cusează, se numerotează și se certifică pe ultima pagină o copie a legitimației de ambulatoriu cu marcajul „Copia este corectă”, semnată de cap. unitate structurală indicându-i numele de familie, parafa, funcția și data eliberării unei copii, precum și sigiliu oficial instituţiilor.
12. Prima pagină a copiei trebuie să aibă partea frontală card de ambulatoriu.
13. După efectuarea copiei, cardul de ambulatoriu și cererea se returnează de către registratorul principal, respectiv statisticianul medical, la registratură.
14. Înregistrarea și eliberarea copiilor documentelor medicale cu înregistrarea jurnalului de înregistrare se încredințează registratorului superior, respectiv statisticianului medical.
Procedura de eliberare și eliberare a extraselor de pe cardul de ambulatoriu
15. În cazul unei cereri de extras dintr-un card de ambulatoriu, o astfel de cerere se înregistrează de către un registrator superior, respectiv un statistician medical, într-un jurnal, dacă este cazul, se furnizează informații cu privire la momentul emiterii unui extras și se depun o cerere și un card de ambulatoriu la șeful secției structurale.
În cazul unui recurs personal al pacientului, un extras poate fi eliberat fără cerere, la cererea sa verbală, în special pentru acei pacienți care sunt nevoiți să solicite ajutor medical în altă parte. institutie medicala pentru urgență și îngrijire de urgență. În acest caz, eliberarea unui extras se efectuează de către medicul curant sau șeful secției.
16. Extrase din documentele medicale se intocmesc de catre medicul curant conform formularului de inregistrare 027/a.
17. Extrasul se aplică cu ștampila unei organizații medicale, este semnat de medic, atestat prin sigiliul personal al medicului și sigiliul organizației medicale.
18. Extrasul trebuie să conțină informații despre boală:
- data stabilirii diagnosticului, care este motivul observării la dispensar și/sau invaliditatea sau motivul solicitării asistenței în ambulatoriu;
- metode suplimentare de laborator și metode instrumentale de cercetare care confirmă diagnosticul și evoluția bolii;
- recomandări pentru tratament și reabilitare, incl. cu denumirea medicamente care necesită admitere permanentă și/sau la curs.
19. Furnizarea unui extras la cerere (cerere) se realizează de către un registrator superior, respectiv statistician medical.
20. Dacă este necesar, medicul curant și (sau) șeful secției trebuie să însoțească eliberarea informațiilor furnizate cu explicații orale într-o formă accesibilă.
21. După eliberarea extrasului, cardul de ambulatoriu și cererea se returnează de către medicul curant sau acestuia. asistent medical la registru.
22. Un extras din cardul de ambulatoriu este furnizat pacientului (reprezentantului său legal) într-un termen care nu depășește 15 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii în cauză.
23. Controlul asupra eliberării extrasului din cardul de ambulatoriu și respectarea termenelor de eliberare a acestuia revine șefului de secție.
Procedura de eliberare și eliberare a cardului de ambulatoriu original
24. Eliberarea documentelor medicale primare către pacient (reprezentantul său legal) se limitează la cazurile care nu au legătură cu scoaterea acestor documente din organizația medicală care le depozitează.
În alte cazuri, documentele medicale primare se eliberează pe baza unei cereri scrise, care indică scopurile eliberării documentelor relevante și perioada în care pacientul (reprezentantul său legal) se obligă să le returneze organizației medicale care le depozitează ( formularul de cerere este dat în).
Pentru o cerere scrisă către fara esec se anexează o copie a actului de identitate (conform subparagrafului 2, paragraful 3 din prezentul Regulament).
25. În cazul în care documentul medical în original este furnizat pacientului sau reprezentantului său legal, o copie a acestuia (eventual sub formă scanată) se păstrează în organizația medicală. Copierea (scanarea) este supusă informațiilor din ultimii 4 ani. Copierea (scanarea) este asigurată de registratorul principal, respectiv statisticianul medical.
26. Recepția, înregistrarea și stocarea cererilor primite se efectuează de către registratorul superior, respectiv statisticianul medical.
27. Registrator principal, respectiv statistician medical, înregistrează cererile într-un jurnal special (la acest ordin).
28. Cererile și o revistă pentru eliberarea documentelor medicale originale se păstrează la registratură și se transferă în schimb.
29. În cazul în care pacientul (reprezentantul său legal) nu a returnat cardul de ambulatoriu în termenul specificat în cererea scrisă, organizatie medicala are dreptul de a refuza eliberarea documentelor medicale primare acestor persoane la cererile ulterioare ale acestora.
30. La eliberarea pacientului (reprezentantului său legal) a rezultatelor cercetărilor de laborator, instrumentale și de altă natură, registratorul superior, respectiv statisticianul medical, se asigură că se păstrează o copie a acestor rezultate.
31. Eliberarea cardului de ambulatoriu original către pacient (reprezentantul legal al acestuia) se realizează într-un termen care nu depășește 15 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii în cauză.
32. Despre cazurile de încălcare a termenelor de returnare a cardului de ambulatoriu original, șeful de secție informează lunar medicul șef.
Vă vom spune în detaliu despre cât timp este păstrat cardul medical în clinică, luați în considerare documentatie legala pe această problemă, precum și modul de organizare a activității arhivei instituției medicale, care va păstra carduri și alte documente medicale.
↯ Mai multe articole în jurnal
Puncte cheie din articol:
Ce sunt dosarele medicale
Înainte de a lua în considerare cât timp se păstrează o fișă medicală la o policlinică, este necesar să se ia în considerare definiția fișei medicale, precum și cadrul de reglementare, definind formele de documente ale institutiilor medicale.
Obligația de a păstra dosarele medicale pentru instituțiile medicale este stabilită de Legea federală „Cu privire la protecția sănătății a Federației Ruse”. Definiția unei astfel de documente este dată în ordinul Ministerului Sănătății al Federației Ruse nr. 12 din 22 ianuarie 2001.
Regulile de stocare a dosarelor medicale sunt depășite - ultimul document, aprobarea listei de formulare a fost aprobată prin ordinul Ministerului Sănătăţii al URSS nr.1030 din 04.10.1980.
În 2015, multe forme de documentație medicală au fost actualizate odată cu adoptarea ordinului Ministerului Sănătății al Federației Ruse nr. 834n din 15.12.2014.
În document găsiți nu numai formulare, ci și procedura de completare a acestora, și răspunsuri la întrebări precum cât timp se păstrează în arhivă fișele medicale, câți ani se păstrează un card de ambulatoriu într-o policlinică etc.
Unele forme de documente medicale sunt aprobate prin ordine separate. De exemplu, prin ordinul Ministerului Sănătății al Federației Ruse nr. 107n din 30 august 2012, a fost aprobată forma unei inserții într-un card de ambulatoriu.
V sistem de ajutor medic sef Vă puteți familiariza cu regulile detaliate pentru eliberarea diferitelor documente medicale, de exemplu:
- Ce informații trebuie introduse într-un card staționar.
- Ce informații sunt necesare pentru un card de ambulatoriu.
Condiții de păstrare a documentelor medicale
Deci, cum se stabilește cât timp se păstrează un card medical într-o policlinică? Orice documente ar trebui să fie stocate pentru o anumită perioadă, principalele reguli de stocare sunt aprobate în Legea federală „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.
În plus, se aplică următoarele reglementări:
- lista documentatiei care indica perioada de pastrare din Arhiva Principala a URSS din 15.08.1988. Ordinul stabilește perioada de păstrare a cardurilor de ambulatoriu în arhivă la 5 ani, pentru cardurile staționare a fost majorată la 25 de ani.
- Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 558 din 25 august 2010.
Notă despre completarea elementului primar
Modul de întocmire corectă a diferitelor forme de documentație medicală este descris în detaliu în nota noastră.
Cât timp se păstrează cardul medical într-o policlinică, conform instrucțiunilor Ministerului Sănătății al Federației Ruse? Scrisoarea nr. 13-2/1538 din data de 07.12.2015 stabilește termenele în care instituțiile medicale trebuie să păstreze unele dintre documentele lor. Au fost stabilite următoarele termene pentru documentele care ne interesează:
- Perioada de valabilitate a unui card de ambulatoriu este de 25 de ani.
- Perioada de păstrare a unui card de ambulatoriu într-o policlinică pentru un copil (formular 026/y) este de 10 ani.
De asemenea, agenția a stabilit că acești termeni ar trebui folosiți până la adoptarea unui nou document cu liste și termene de păstrare a dosarelor medicale.
Prin analogie cu aceste reguli, documente electronice se aplică aceleași perioade de păstrare.
Tabel: Câți ani să păstrați fișa medicală
Puteți afla în detaliu cât timp se păstrează în arhivă cardurile de ambulatoriu, precum și alte documente medicale, din tabelul de mai jos.
| Formă | Formular nr. | Termen de valabilitate |
| Registrul de admiteri si refuzuri de spitalizare | 001/a | 5 ani |
| Registrul de primire a gravidelor, femeilor în travaliu și puerperelor | 002/a | 5 ani |
| Fișa medicală a unui pacient internat | 003/a | 25 de ani |
| Card medical pentru avort | 003-1/a | 5 ani |
| Fișa de înregistrări zilnice a mișcării pacienților și a fondului de pat al unui spital non-stop, un spital de zi într-o instituție spitalicească | 007/a-02 | 1 an |
| Fișa de înregistrare zilnică a mișcării pacienților și a fondului de pat al unui spital de zi într-un ambulatoriu, un spital la domiciliu | 007ds/u-02 | 1 an |
| Jurnal de înregistrare a intervențiilor chirurgicale în spital | 008/a | 5 ani |
| Evidența consolidată a mișcării pacienților și a fondului de pat al unui spital non-stop, al unui spital de zi într-o instituție spitalicească | 016/a-02 | 1 an |
| Fișă statistică a unei persoane care a părăsit un spital non-stop, un spital de zi într-o instituție spitalicească, un spital de zi într-un ambulatoriu, un spital la domiciliu | 066/a-02 | 10 ani |
| Istoricul nașterii | 096/u | 25 de ani |
| Istoria dezvoltării nou-născutului | 097/u | 25 de ani |
| Jurnalul secției (secției) nou-născuților | 102/a | 5 ani |
| Istoricul dezvoltării copilului | 112/a | 25 de ani |
| Card de schimb al maternității, maternității spitalului. Inteligența clinica prenatala despre gravidă | 113/a | 5 ani |
| Jurnalul de apeluri la ambulanță | 109/a | 3 ani |
| Cartela de apel pentru ambulanță | 110/a | 1 an |
| Fișa de însoțire a stației de ambulanță (departament) și un cupon pentru aceasta | 114/a | 1 an |
| Jurnalul de lucru al stației de ambulanță | 115/a | 3 ani |
| Fişa individuală a gravidei şi puerperală | 111/a | 5 ani |
| Fișa medicală a unui pacient care primește îngrijiri medicale în regim ambulatoriu | 025/u | 25 de ani |
| Cupon al unui pacient care primește îngrijiri medicale în regim ambulator | 025-1/a | 1 an |
| Dosarul medical al copilului | 026/u | 10 ani |
| Card de control al observației dispensarului | 030/a | 5 ani |
| Pașaportul site-ului medical al cetățenilor îndreptățiți să primească un set de servicii sociale | 030-13/a | 5 ani |
| Jurnal de nastere la domiciliu | 032/a | 5 ani |
| Fișa medicală a unui pacient stomatologic | 043/a | 25 de ani |
| Fișa medicală a pacientului ortodontic | 043-1/a | 25 de ani |
| Jurnalul operațiunilor în ambulatoriu | 069/a | 5 ani |
| Jurnalul de înregistrare și emitere certificate medicale(formulare nr. 086/a și nr. 086-1/a) | 086-2/a | 3 ani |
Cum se arhivează
Am examinat cât timp se păstrează un card medical într-o policlinică. La fel de importantă este întrebarea cum este exact necesar să stocați documentele medicale în arhivă.
În primul rând, este important să se asigure toate măsurile necesare pentru păstrarea și protejarea datelor cu caracter personal ale pacienților, care sunt prevăzute de Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 687 din 15 septembrie 2008.
Caracteristicile prelucrării datelor cu caracter personal se aplică atât hârtiei, cât și Arhiva electronica institutii medicale.
Separat, trebuie să respectați cerințele pentru stocarea datelor cu caracter personal pe suport electronic.
Indiferent de cât timp sunt păstrate în arhivă fișele medicale și alte documente, se pot distinge o serie de prevederi importante.
- Înainte de a stabili lista documentelor care sunt stocate în arhivă pentru o anumită perioadă, trebuie efectuată o examinare a valorii documentelor. Făcând această lucrare comisie de experti institutii medicale.
- În calitate de președinte al acestei comisii poate acționa medicul șef al instituției medicale sau unul dintre adjuncții acestuia. De asemenea, în munca de evaluare sunt implicați șeful arhivei și angajații săi, funcționarii, șeful biroului și un angajat al biroului de statistică.
- În continuare, este important să stabiliți ce documente medicale este timpul să distrugeți. Există două cazuri pentru aceasta:
- comisia instituției medicale a recunoscut inutilitatea păstrării ulterioare a anumitor documente;
- perioada de păstrare a dosarelor medicale în clinică a expirat.
- Pentru distrugerea documentelor medicale, comisia instituției medicale întocmește un act care conține o listă a documentelor ce urmează a fi distruse, data distrugerii acestora și alte date.
- Instituția medicală trebuie să aibă un ordin care să stabilească nu numai câți ani se păstrează în arhivă fișele medicale, ci și să stabilească procedura de distrugere ulterioară a acestora după aceste termene. Ordinul corespunzător ar trebui să determine componența comisiei și atribuțiile acesteia.
În cazul în care perioada de păstrare a fișei medicale a unui pacient ambulatoriu nu a expirat încă, dar instituția medicală însăși este supusă unei proceduri de lichidare, documentele nu pot fi distruse. Ele sunt transferate cu actul corespunzător în arhivă. municipalitate unde se află unitatea medicală.
In conformitate cu legislatia actuala, obligația de a păstra și păstra orice fișă medicală (inclusiv dentară) îi revine prin lege institutie medicala, indiferent de forma organizatorică și juridică și subordonarea acesteia. Adică, atât clinicile de stat, cât și cele nestatale sunt obligate să respecte procedura de eliberare și menținere a acestei forme de documentație medicală, precum și condițiile de păstrare ulterioară a acesteia.
Perioada de valabilitate a dosarelor medicale–
- 5 ani în clinică de la data ultimei vizite a pacientului pentru îngrijiri stomatologice (cu înscrierea corespunzătoare în card);
- atunci cel puțin încă 75 de ani ar trebui păstrați în arhiva statului sau în arhiva clinicii.
Eliberarea cardului medical
În caz de litigiu, instanța poate solicita de la clinică fișa medicală a pacientului stomatologic, iar clinica, la rândul ei, trebuie să o furnizeze instanței. În cazul în care clinica dentară nu furnizează fișa medicală a unui pacient stomatologic, atunci instanța are dreptul să considere că conducerea acesteia reține în mod deliberat și nu furnizează probele scrise solicitate.
În acest caz, în baza articolului 57 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse, clinicii i se aplică o amendă de 10 salarii minime, care, totuși, nu scutește clinica de obligația de a furniza informațiile solicitate de instanța. Totodată, clinica nu pune la dispoziție un card medical doar dacă poate dovedi că acesta se află în mâinile pacientului, sau eliberat la solicitarea altei autorități care are dreptul de a sechestra această documentație.
De menționat că eliberarea unui card medical al unui pacient stomatologic unui pacient nu este deloc prevăzută de legislația în vigoare. Prin urmare, dacă un pacient se adresează clinicii cu o astfel de solicitare, i se poate furniza fie un extras din fișa medicală corespunzător sferei cerințelor pacientului, fie o copie a fișei medicale (dacă este necesar, certificată corespunzător).
În același timp, este imposibil de exclus apariția situațiilor în care pacientul își retrage cardul medical din neglijența personalului clinicii sau în ciuda obiecțiilor acestora. În acest caz, o astfel de circumstanță în stomatologie, de regulă, este înregistrată (medicul întocmește un memoriu adresat supraveghetorului său imediat sau șefului clinicii cu maximum descriere detaliataîmprejurările incidentului, în baza cărora managerul trebuie, în cel mai scurt timp posibil, să creeze o comisie formată din cel puțin trei persoane și să întocmească un act prin care se stabilește faptul retragerii cardului).
Aceste acte vor face posibila proba in instanta a faptului ca cardul medical se afla in mainile pacientului sau a temeiniciei refuzului clinicii de a furniza cardul ca proba scrisa. De menționat că cardul medical al unui pacient stomatologic este un document care conține secrete medicale, prin urmare, atât un extras, cât și o copie pot fi furnizate doar pacientului însuși sau reprezentantului său legal. Eliberarea acestor documente către orice alte persoane se poate face numai în temeiul prevăzut la articolul 61 din Fundamentele legislației Federației Ruse privind protecția sănătății cetățenilor.
Cardul medical original al unui pacient stomatologic se eliberează numai la cererea oficială scrisă a organelor de anchetă și anchetă, a procurorului și a instanței de judecată în legătură cu ancheta sau judecata (clinica reține cererea scrisă în baza căreia cardul a fost emis).
Lipsa cardului medical intr-o clinica dentara
Dacă clinica stomatologică nu are fișa medicală a pacientului:
- încălcarea drepturilor pacienților, consacrate în Fundamentele legislației Federației Ruse privind protecția sănătății cetățenilor;
- contradicție cu cerințele ordinelor Ministerului Sănătății al URSS nr. 1030 din 10/04/1980 și nr. 1338 din 12/31/1987 și reglementărilor Ministerului Sănătății al Federației Ruse elaborate pe baza lor.
Întrebări frecvente:
- Ce acte reglementează forma unui card medical?
Fundamentele legislației Federației Ruse privind protecția sănătății cetățenilor, ordinele Ministerului Sănătății al URSS nr. 1030 din 10/04/1980 și nr. 1338 din 12/31/1987. - Cui este autorizata clinica dentara sa elibereze card medical?
Numai reprezentanților organelor de anchetă și anchetă, procurorului și instanței de judecată în legătură cu ancheta sau judecata la cererea oficială scrisă a acestora. - Poate o clinică dentară să elibereze un card medical unui pacient?
Formal da, de fapt nu. - Care este procedura de stocare a dosarelor medicale în clinicile dentare?
5 ani în clinică, iar apoi cel puțin încă 75 de ani în arhiva statului (sau în arhiva clinicii).