Digitalizarea documentelor este conversia documentelor în formă digitală. Puteți digitiza desene, texte și cărți. Activitatea oricărui birou sau instituție obișnuită, mai devreme sau mai târziu, duce la formarea în interiorul zidurilor sale sumă uriașă documente. Documentele sunt depozitate pe rafturi și în sertarele biroului. Ele ocupă o cantitate imensă de spațiu în dulapurile de birou și pe birourile angajaților de birou. Munți de documentare, care este foarte greu de înțeles și este aproape imposibil să găsești rapid unul sau altul. Pentru ca biroul să nu se transforme într-un depozit de arhivă de documente, iar angajații săi pot lucra rapid cu oricare documentatia necesara, trebuie să digitalizați toate documentele disponibile la companie și să le transferați de pe hârtie în formular electronic folosind serviciile de scanare și recunoaștere a documentelor. Documentele electronice sunt mult mai ușor de procesat și stocat. Nu ocupă mult spațiu în birou. Ele nu pot fi pierdute sau deteriorate, iar găsirea unui document într-o arhivă electronică digitizată, unde totul este sistematizat și sortat în mănunchiuri este mult mai ușoară decât într-un teanc imens de hârtie depozitat într-un dulap de birou. Documentele digitizate sunt convenabile pentru utilizare și în cazul în care un angajat al companiei pleacă într-o călătorie de afaceri sau pentru negocieri. O mică unitate flash în buzunar este capabilă să găzduiască întreaga arhivă a documentelor companiei și îi va oferi posibilitatea, dacă este necesar, de a găsi rapid orice document necesar. Este foarte convenabil și practic să folosiți documente digitizate, în timp ce serviciile de digitizare a documentelor nu sunt suficient de costisitoare și sunt disponibile nu numai pentru marile corporații, ci și pentru firmele mici și organizațiile bugetare.
Digitalizarea desenelor
Digitalizarea desenelor, sau așa cum se mai numește și vectorizare, vă permite să transferați desenele tehnice și arhitecturale de pe hârtie în format electronic. Serviciile de digitizare pentru desene pot simplifica și sistematiza în mod semnificativ sistemul de arhivare a documentației de proiectare și sunt foarte relevante atât pentru întreprinderile industrialeși institute științifice, precum și pentru birourile de arhitectură și proiectare, arhitecți privați, studenți și oricine, după specificul muncii sau studiului lor, lucrează cu desene. De regulă, principala problemă a arhivării documentației de proiectare este căutarea desenului dorit, condițiile în care desenul imprimat pe hârtie Whatman ar trebui să fie păstrat și volumul acestuia. Digitalizarea desenelor poate rezolva eficient aceste probleme. Când un desen, datorită digitalizării, este transferat de pe hârtie în format electronic, pentru stocarea acestuia nu este necesar să existe suprafețe mari de arhivă, ci este suficient doar o cantitate mică de spațiu liber pe hard diskul unui computer sau al oricărui alt suport electronic. În același timp, este suficient să sistematizați o dată conținutul arhivei, descompunând desenele digitizate în dosare tematice, iar ulterior este ușor să găsiți orice desen necesar. Desenele stocate în arhiva electronică nu sunt supuse solicitărilor mecanice sau influenței oricăror alte forțe și elemente naturale. Nu pot fi umezite, rupte sau pierdute, iar datorită sistemului de rezervă, vă puteți proteja sută la sută de pierderea sau pierderea lor. Lucrul cu desene digitizate este mult mai ușor decât cu omologii lor de hârtie. Este mult mai convenabil să purtați cu dvs. un disc laser, pe care aveți întotdeauna acces la întreaga arhivă, mai degrabă decât volume de hârtie mari și desene incomode. Da, și arătați desenul clientului, unde este mai convenabil pe monitorul unui computer sau laptop, dar fără a desface hârtie de desen multimetru pe masa lui. Ca să nu mai vorbim că desenul digitizat poate fi pur și simplu trimis prin e-mail, economisind în același timp atât timpul dvs., cât și timpul celui căruia i-a fost destinat acest desen. Astăzi, multe companii oferă servicii de digitizare a desenelor și ne face plăcere să afirmăm faptul că compania noastră este unul dintre liderii în domeniul digitizării documentelor. Până în prezent, dispunem de toate echipamentele și programele necesare pentru a asigura digitizarea oricărui desen cu păstrarea completă detaliată a calității acestuia.
Digitalizarea textelor
Digitalizarea textelor este o metodă de conversie a textului tipărit de pe hârtie în format electronic. Digitalizarea textelor este indispensabilă ca instrument convenabil pentru crearea arhivelor electronice și ca instrument pentru convertirea cărților și manualelor în format electronic. Acum iubitorii de cuvânt literar nu trebuie să stea ore în șir în biblioteci sau să poarte o carte grea și incomodă. Este suficient să ai o tabletă electronică care să încapă cu ușurință în buzunar sau în poșetă și să citești orice literatură de ficțiune sau de referință.
Digitalizarea cărților
Digitalizarea textului vă permite să transferați în format digital o carte de orice dimensiune. Este foarte convenabil și practic. Pe lângă ușurința în utilizare, merită menționat beneficiile economice evidente. Departe de a fi întotdeauna, poți cumpăra pentru tine cutare sau cutare manuală sau carte și, în același timp, o poți împrumuta de la bibliotecă sau de la un prieten și, datorită serviciului de digitizare, devii proprietarul versiunii electronice, cheltuind mult mai puțin bani pentru asta decât cu cumpărarea unei cărți. De asemenea, digitalizarea cărților a simplificat foarte mult procesul de stocare a manuscriselor rare și a cărților cu valoare istorică. La urma urmei, hârtia nu este eternă, dar versiune electronica Cuvântul tipărit poate fi într-adevăr păstrat timp de mii de ani și nu își va pierde niciodată conținutul original, păstrând nu doar textul, ci și ilustrațiile pentru posteritate.
Site web, sala de lectură electronică:
CJSC „Alt-soft” - implementarea și suportul tehnic al complexului de software și informații (PIC) pentru organizarea sălilor de lectură electronică în arhivele de stat ale regiunii Pskov.
În 2012, lucrările de finalizare a PIK nu au fost efectuate din cauza lipsei de finanțare.
În 2013, munca a fost continuată, rezultând, printre altele, portalul de internet al arhivelor din regiunea Pskov.
Finanțare inclusă în program de stat Regiunea Pskov „Dezvoltare societate informaţională„(până în 2020), secțiunea -” Implementarea măsurilor de sprijinire a PIK „Sala de lectură electronică a arhivelor regionale”, 1,5 milioane de ruble sunt alocate anual.
Din corespondența cu directorul GAPO: Acest program, într-adevăr, ar trebui să umple anual limitele arhivei cu 1.500.000 de ruble. De fapt, avem 500.000.
Arhiva (mai exact, regiunea) plătește 250.000 pentru întreținerea și revizuirea anuală a site-ului „Resurse Informaționale”.
Până acum (august 2018) nu există nicio modalitate de a posta ceva pe site (la orice acces).
De asemenea, erorile din descrieri nu sunt corectate.
În paralel, ei decid cum să ofere din punct de vedere tehnic accesul de la distanță.
Dar este încă vag. Nu sunt bani pentru nimic.
Discuție despre activitatea site-ului RGIA, care este făcută tot de Alt-Soft.
Digitalizarea fișierelor de arhivă:
Departamentul fondului de asigurări și documente audiovizuale ale instituției trezoreriei statului din regiunea Pskov „Arhiva de stat a regiunii Pskov”.
Arhiva de Stat a Fondului de Asigurări și Documente Audiovizuale din Regiunea Pskov a fost creată la 1 februarie 2003 prin ordin al Administrației Regiunii Pskov. Pentru arhiva nou creată au fost identificate principalele sarcini: crearea și păstrarea unui fond unic de asigurare a documentației pentru documente unice și deosebit de valoroase care constituie patrimoniu național, de apărare, științific, cultural și istoric, precum și dobândirea integrală a Fond de arhivă Federația Rusă documente audiovizuale și electronice care completează semnificativ sursele documentare privind suport de hârtie informații valoroase, oferind reproducere vizuală și auditivă a evenimentelor trecute și a participanților acestora, ceea ce este extrem de important pentru acoperirea istoriei.
Structura arhivei este reprezentată de două compartimente: compartimentul de microfilmare și digitalizare a documentelor și compartimentul de asigurare a securității, contabilității, achiziției și folosirii documentelor. Legătură.
Departamentul de microfilmare și digitalizare a documentelor, care include trei angajați, este implicat în transferul în formă electronică a inventarelor și dosarelor arhivelor de stat ale regiunii Pskov. Digitalizarea va contribui la asigurarea accesului rapid și convenabil al utilizatorilor la documente care îndeplinesc standardele moderne ale societății informaționale și va pregăti pentru crearea unui fond de asigurare menit să garanteze conservarea celui mai bogat patrimoniu al Fondului de arhivă al Rusiei.
Principalul tip de activitate desfășurată de specialiștii departamentului este scanarea documentelor. Legătură.
Arhiva caută bani pentru un server pentru documente digitalizate (prețul de emisiune este de 600 de mii de ruble), deoarece spațiul liber folosit se epuizează.
Rezumatul resurselor de digitizare a documentelor:
Oameni: trei angajati.
Finanțare:
Rosarkhiv nu aloca bani de la FTP „Cultura Rusiei” în 2017.
În 2012, au alocat 1.500.000 de ruble, nu vor da mai mult.
în programul regional multi bani nu, digitizarea se desfășoară conform planificării pe echipamentul achiziționat.
Tehnica:
Scanner de carte,
un alt scaner de cărți care vă permite să scanați documente cu o grosime de până la 35 cm,
două posturi de lucru.
Domeniul de activitate efectuat:
Timp de doi ani (2010-2011) am realizat imagini digitale ale inventarelor integral - 12734 inventare, 180904 coli.
Începând cu anul 2012, Arhiva de Stat a Fondului de Asigurări și Documente Audiovizuale a început digitizarea planificată. documente de arhivă perioada până în octombrie 1917, păstrată în Arhivele de Stat ale Regiunii Pskov. GAPO pregătit plan de perspectivă realizarea de copii digitale ale documentelor, revizuite și avizate de Comisia de Expertiză-Verificare și Metodologie a Administrației Arhivistice de Stat a regiunii. Pentru includerea în Plan au fost utilizate trei caracteristici principale: dosarele cele mai utilizate, categoria dosarelor deosebit de valoroase, ținând cont de realizarea ulterioară a copiilor de asigurare, documente privind istoria orașului Velikie Luki și a raionului Velikie Luki din pentru a satisface interesele utilizatorilor orașului Velikie Luki, unde istoria locală este foarte puternic dezvoltată.
În perioada 2012-2013 au fost digitizate 1.595 de dosare cu un volum de 157.459 de file.
Se pare că, în medie, au fost scanate 216 pagini pe zi.
Dacă faceți o ajustare pentru sărbători și weekenduri, rotunjiți - să fie 300 de pagini.
Din comentariul de la linkul de mai jos:
Într-o zi lucrătoare pe un scaner planetar (și în marea majoritate a arhivelor există doar unul) puteți face maximum 280-300 de coli (asta dacă lucrurile mici care sunt așezate convenabil pe scaner nu sunt metrici/revizuiri / confesiuni și nu desene). Aceasta este doar o scanare, fără a procesa cadrele primite.
Din corespondența cu directorul arhivei de pe forum:
Acum (august 2018) se scanează fondul transferat de la registratură.
În viitor, în ceea ce privește digitalizarea materialului genealogic.
Există 1680 de unități în baza de date a fișierelor scanate.
Mai mult scanate, acestea sunt procesate și adăugate la baza de date atunci când sunt gata.
Sunt metrici (nu sunt sigur exact) si sunt confesionale (sunt sigur) - acestea sunt cele care au fost scanate imediat dupa restaurare. Există mai multe revizuiri pentru districtul Sebezh.
În ceea ce privește perspectivele de digitalizare, un acord cu institutii de invatamant, care va determina ordinea de digitizare a acelor cazuri care sunt cele mai solicitate din punct de vedere al muncii științifice.
Nu este de așteptat digitalizarea la scară largă a valorilor (cel puțin nu încă).
Plan pe termen lung pentru crearea de copii digitale ale documentelor:
GAPO a pregătit un plan pe termen lung pentru crearea de copii digitale ale documentelor, revizuit și agreat de Comisia de expertiză de verificare și metodologie a Administrației de Stat a Arhivisticii din regiune.
Aflați despre acest plan.
Exemplu de formular de plan.
Organizarea lucrărilor de digitalizare a documentelor de arhivă, ghiduri.
Pentru organizarea și controlul lucrărilor de digitizare a fondurilor din fiecare arhivă ar trebui creat un Plan de digitizare în perspectivă, care să cuprindă denumirile fondurilor destinate realizării de copii electronice în cadrul întregii colecții a arhivei (Anexa nr. . 2).
Ar trebui efectuată monitorizarea și revizuirea anuală a Planului de Perspectivă, realizată pe baza rezultatelor implementării planului anual de digitizare, consacrat în Lista fondurilor ce urmează a fi digitizate.
Din 2016, planul de digitizare a colecțiilor este disponibil în 36 de arhive. Date
Digitalizarea documentelor este conversia documentelor în formă digitală cu recunoașterea ulterioară a anumitor câmpuri ale documentului. Dacă sunteți interesat de acest serviciu, vă rugăm să contactați centrul nostru de copiere. Vă vom face o ofertă avantajoasă, cea mai bună ca preț și calitate.
Documentul în formă digitalizată este convenabil și practic. Acest serviciu câștigă popularitate datorită trecerii companiilor la managementul documentelor electronice. Clienții apelează adesea la centrul nostru de copiere și întreabă ce este digitizarea arhivelor. Le spunem în detaliu cum merge. această procedură si ce avantaje are. Dintre acestea din urmă, se poate remarca faptul că documentele digitizate:
- nu ocupa spațiu suplimentar;
- ușor de editat;
- sunt într-o stare ordonată - ceea ce vă permite să căutați rapid informații specifice
Dacă este necesar, puteți copia și imprima orice fișier. Toate acestea vor dura doar câteva minute.
Procesul de digitizare a documentelor este destul de complex, necesitând grijă și responsabilitate. Pentru început, specialiștii noștri efectuează lucrări pregătitoare, execută îmbinări și după (cusături, în unele cazuri). Apoi se elimină deteriorarea mecanică - cute pe document, după care are loc direct scanarea, iar după aceea - verificarea rezultatului digitizării cu proba originală. Astfel, digitizarea documentelor de arhivă poate fi efectuată doar de un profesionist care cunoaște toate complexitățile acestei lucrări și are experiența relevantă.
Documente de digitizat
În centrul nostru de copiere puteți digitiza aproape toate documentele. Vino la noi cu o mostră de hârtie, diapozitiv, carte, desene, revistă. A profita echipament modern, vom traduce toate acestea în formă electronică în cel mai scurt timp posibil.
La digitizarea documentelor, prețul serviciului se formează în funcție de cantitatea de materiale, calitatea acestora și timpul de care dispuneți. Toate aceste date vor fi clarificate de managerul nostru. La consultație, el vă va întreba cât de urgent aveți nevoie de digitizarea documentelor la Moscova și pe ce buget vă bazați. În orice caz, fii sigur că vom găsi cea mai bună opțiune pentru tine. Cataloagele și arhivele electronice create cu ajutorul nostru vor fi mereu la îndemână și nu va trebui să pierdeți timpul căutând documentul solicitat. Foarte repede îți vei da seama cât de convenabil este.
Majoritatea firmelor de arhivă oferă în prezent serviciul de digitizare a documentelor. Cererea pentru aceasta se datorează faptului că este dificil să vă imaginați activitățile aproape tuturor organizațiilor fără o arhivă electronică, care este convenabilă și practică, permițându-vă să obțineți acces rapid și ușor la documente. Trecerea la acest tip de arhive va fi justificată în cazul în care apar probleme cu păstrarea documentelor de lucru: lipsa spațiului liber, necesitatea respectării regulilor și a calității stocării etc.
Etapele creării unei baze de date și a arhivelor electronice
O astfel de procedură precum digitizarea documentelor se realizează în mai multe etape.
1. Pregatirea documentelor de lucru pentru scanare:
- pregătire tehnică (fizică). Constă în dezlegarea, îndepărtarea capselor, agrafelor etc.;
- sistematizarea materialelor. Implică lucrul cu conținutul: alegerea cronologiei, structurii, tipului documentelor.
2. Digitalizarea documentelor. În această etapă, se desfășoară următorul set de activități:
- selectarea parametrilor tehnici pentru scanare (rezoluție);
- selectarea formatului pentru salvarea rezultatelor (sub formă de imagini, fișiere cu posibilitatea de a edita documentul);
- tipul de scanare (stream sau flatbed).
3. Prelucrarea informațiilor primite. Uneori, hârtiile digitizate cu o calitate nesatisfăcătoare a „sursei” necesită o prelucrare suplimentară (corecția decolorării, a culorii etc.).
Volumul minim de documente pentru digitizare este de 5.000 de pagini
Digitalizarea documentelor: subtilități și nuanțe
Pentru a converti documentele de arhivă pe hârtie în documente electronice, se folosesc echipamente speciale: cel mai adesea se folosesc diverse tipuri de scanere (industriale, de format mare, planetare, de carte).
După digitizare, este necesară verificarea documentelor primite pentru conformitatea cu originalele. Acesta este un pas important și consumator de timp în procedură, deoarece unele documente pot avea diverse pliuri, deteriorări sau abraziuni care nu pot fi recunoscute de programele de calculator. Documentația de proiectare, care conține multe simboluri și semne speciale, merită o atenție deosebită.
Servicii de digitalizare a documentelor
Datorită faptului că această procedură necesită o atenție sporită și Calitate superioară execuție, trebuie efectuată de specialiști cu înaltă calificare, care au experiență de lucru relevantă și au implementat deja mai mult de un proiect.
Pentru firma noastra, digitizarea documentelor este un serviciu specializat: lucram cu documente de orice volum, prestam servicii companii mariși organizațiile mici, păstrând în același timp confidențialitatea completă.
I.E. Hvorova
Procesul de digitizare a documentelor pentru a crea o arhivă electronică
Articolul este dedicat procesului de digitizare - cel mai convenabil mecanism pentru salvarea și utilizarea informațiilor în condiții moderne. Autorul are în vedere punctele principale ale procesului de digitalizare a materialelor de arhivă, inclusiv analiza modalități posibile conversia documentelor în formă electronică, categorii de documente pentru digitizare, formate de stocare documente electroniceși un studiu al standardelor contemporane de digitalizare. Articolul analizează și conditiile necesare pentru a crea o arhivă virtuală a unei persoane sau a unui eveniment istoric într-un context contemporan. Atentie speciala autorul acordă atenție particularităților organizării unei resurse electronice, explorează proiectele moderne existente pe această temă și analizează posibilele dificultăți pe care le poate întâmpina un cercetător la crearea unei arhive electronice.
Cuvinte cheie: digitizare, document de arhivă, fond electronic de utilizare, arhivă virtuală.
realități viața modernă ne solicită din ce în ce mai mult să folosim în mod activ noile tehnologii informaționale. Era informațională introduce și propriile ajustări în lumea dialogului dintre sursele de arhivă și cercetător. Tehnologiile digitale moderne fac posibilă implementarea celor mai globale idei pentru crearea unui câmp de stocare alternativ - stocarea documentelor într-un plan virtual.
Digitalizarea documentelor de arhivă este de departe cel mai convenabil instrument pentru stocarea și utilizarea informațiilor. Permite o stocare mai sigură și mai economică, o recuperare și o utilizare ușoară.
© Khvorova I.E., 2017
informații, precum și pentru acces rapid la materialele de arhivă. Procesul de digitizare a documentelor se bazează pe ideea formării unui singur fond electronic de utilizare (denumit în continuare EFP). EFP este o colecție de copii electronice ale documentelor de arhivă care sunt înregistrate pe suporturi digitale și sunt destinate a fi utilizate în locul documentelor originale1. Un punct important în crearea EFP este necesitatea de a reglementa procesul de creare a acestuia.
Potrivit șefului adjunct al Agenției Federale de Arhivă O.V. Naumov, principalele obiective ale digitizării documentelor sunt extinderea și simplificarea accesului la documentele fondului de arhivă, asigurarea siguranței originalelor prin retragerea treptată a acestora din circulație, asigurarea accesului la fondul electronic, precum și accelerarea procesului de furnizare publică. servicii 2.
Luați în considerare punctele principale ale procesului de digitalizare. În primul rând, trebuie luat în considerare faptul că fondul de arhivă al Federației Ruse stochează o gamă largă de documente. Astfel, înainte de a începe să scanați documentele în sine, este indicat să le digitalizați aparat de referință științifică arhiva, creați inventare electronice pentru preluarea datelor. Digitalizarea inițială a inventarelor de arhivă permite utilizatorului să se familiarizeze cu lista documentelor stocate și să comande documente de interes prin internet fără a pleca de acasă. În același timp, este necesar să se țină seama și de faptul ediției științifice și tehnice a rubricilor de cazuri - numai dacă inventarul este îmbunătățit, puteți începe să digitalizați fondul.
Categoriile de documente pentru digitizare includ nu numai documente pentru care există amenințarea de pierdere a informațiilor, ci și cele mai valoroase, unice materiale și documente solicitate. Criteriile pentru documente despre unicitatea și valoarea documentelor sunt oarecum neclare, iar cererea nu este o valoare constantă, prin urmare, atunci când alegeți materiale de digitizare, apare adesea întrebarea: ce documente trebuie digitizate în primul rând? Poate fi mai ușor să obțineți un eșantion mai eficient dacă procesul de selecție implică mai mult decât membri comisie de experti arhivă, dar și profesioniști implicați - istorici, politologi, sociologi, persoane publice etc. Procesul de creare a unui astfel de grup de lucru necesită o reglementare clară. De menționat că, în ciuda criteriilor de selecție formulate3, acestea nu sunt arhive obligatorii și regionale
dreptul de a alege acele documente care trebuie digitizate în primul rând.
Alegerea metodei de digitizare este importantă, deoarece suportul și formatul prezentării materialului poartă și informații utile pentru munca cercetătorului, de aceea este foarte important să le transmită în cea mai exactă formă comparabilă cu originalul.
În digitizarea directă a documentelor, este important să se respecte toate măsurile de securitate atunci când se lucrează cu originalul, o atenție deosebită trebuie acordată la scanarea cărților și a actelor antice (lumina, imprimanta, comportamentul specialistului în timpul digitizării trebuie să respecte standardele acceptate). În această etapă, capacitățile financiare ale proiectului de digitizare joacă un rol cheie - alegerea echipamentului pentru scanare determină gradul de siguranță al acestui proces pentru original. Alegerea unui dispozitiv hardware mai economic implică inevitabil riscul deteriorării ireparabile a documentelor și, de asemenea, reduce șansele de a crea o copie de înlocuire comparabilă, color4.
La digitizarea unui document, se fac cel puțin două copii ale originalului - o copie de lucru și o copie master. Ambele materiale trebuie să fie etichetate și înregistrate într-un registru special. Datorită acestui sistem de înregistrare, căutarea unui document scanat va fi mai rapidă și mai confortabilă pentru utilizator, iar acreditările vor facilita urmărirea documentului în general. Sistem informatic Arhiva.
Dintre formatele de stocare a imaginilor, formatele TIFF și JPEG sunt cele mai utilizate de arhiviști. Formatul TIFF își datorează popularitatea capacității de a păstra calitatea imaginii prin algoritmi de comprimare a datelor fără pierderi. Formatul JPEG are o capacitate ridicată de compresie, dar există o pierdere a calității imaginii. Este posibil ca modificările să nu fie vizibile cu ochiul liber, dar imaginea comprimată va avea contraste sau pixeli ascuțiți. Prin urmare, JPEG nu poate fi utilizat ca format intermediar în procesarea imaginilor. În JPEG este permisă salvarea numai a versiunii finale. În ceea ce privește alte tipuri de documente electronice și cele mai preferate formate pentru stocarea acestora, există documente text(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) și audio (wav, aiff, mp3), desene (autocad), grafice și diagrame (tiff, pcx), DB sub formă de foi de calcul și baze de date relaționale (xls, xml, html, mdb). Pentru documentele fotografice, este acceptabil și formatul pdf. Matricea de date rezultată poate fi utilizată pentru transmisie prin canale digitale,
stocate pe medii optice digitale (CD-R, DVD-R cu scriere o dată, CD-RW, DVD-RW, discuri DVD-RAW), magnetice (hard disk-uri, dischete, benzi magnetice), unități flash etc. d.
Cerințele privind calitatea copiilor digitale rezultate nu sunt formulate clar. Nu există criterii de evaluare a calității copiilor electronice ale documentelor pe hârtie: parametrii imaginii, reproducerea tonului (contrast), luminozitatea, zgomotul, acuratețea culorii, claritatea, rezoluția, distorsiunea geometrică etc. În străinătate sunt deja utilizate o serie de documente, ale căror experiența în evaluarea calității documentelor digitizate ar fi utilă pentru Rusia. Standardul național US ANSI/AIIM MS44 „Linii directoare pentru controlul calității scanerelor de imagine” stabilește și dezvăluie terminologia de bază, parametrii de bază și criteriile pentru evaluarea calității scanării, precum și abordări ale măsurării lor practice. Pe baza acestuia, ținând cont de cerințele moderne, în anul 2000 au fost elaborate standarde internaționale ISO pentru a evalua calitatea scanării documentelor alb-negru.
După digitizare, originalul este returnat înapoi în arhivă pentru stocare, iar copiile realizate completează fondul electronic al utilizatorului și devin disponibile cercetătorilor.
Căutarea unei soluții la problema stocării și utilizării operaționale a documentelor de arhivă a început la mijlocul anilor 1990, când Biblioteca Congresului SUA a început digitizarea totală a colecției existente de microfilme (ca colecție independentă și ca purtător principal de asigurări și fonduri ale utilizatorilor). În procesul de digitalizare, specialiștii americani s-au confruntat cu nevoia de a dezvolta abordări unificate pentru implementarea proceselor de transfer al informațiilor din mediul material în formă electronică, adică a existat necesitatea reglementării proceselor de digitizare.
După nivelul de reglementare al acestora, standardele moderne de digitalizare pot fi împărțite în 3 categorii de standarde: standard internațional, național și standard de organizare. Standardul internațional ISO5 este dezvoltat de un grup de oameni de știință, utilizarea lui oferă beneficii tehnologice, economice și sociale, dar nu este obligatorie pentru nicio țară care participă la organizația ISO. Standardul național este obligatoriu pentru utilizare de către autorități puterea statului diferite niveluri, se dezvoltă pentru a îmbunătăți procedura de digitizare, ținând cont de specificul legislației, standardelor documentelor
țiuni într-o anumită țară. Standardul organizației subliniază specificul unei anumite companii în procesul de transformare a unui document în formă electronică și stocarea și utilizarea ulterioară a acestuia. cel mai celebru standard national, care reglementează procesele de digitizare, este „Standardul de digitizare S6” (S6: Standardul de digitizare)6, pus în aplicare de Comitetul pentru standarde naționale din Australia și Noua Zeelandă în 2006. 7 Din păcate, în Rusia nu există un document similar care să reglementeze procesele de digitizare și creare a EFP .
În 2012, angajații Institutului de Cercetare a Documentației și Arhivării (VNIIDAD) și ai Agenției Federale de Arhivă (Rosarchiv) au dezvoltat „ Instrucțiuni privind copierea electronică a documentelor de arhivă și gestionarea matricei de informații primite. Modelul pentru aceste recomandări este Standardul de digitizare S6 și Ghidurile tehnice FADGI. Pentru a continua lucrările în această direcție, se pare oportună elaborarea unei Strategii de elaborare și actualizare a actelor de reglementare și metodologice sectoriale care reglementează diverse domenii de activitate în domeniul informatizării arhivelor, precum și elaborarea unui regulament și a unui plan de lungă durată. planul pe termen pentru implementarea acestuia. Dezvoltatorii au oferit puncte cheie care trebuie luate în considerare la întocmirea unui document de reglementare.
1. Structura și conținutul documentelor elaborate și puse în aplicare ale sistemelor de standardizare internaționale și naționale sunt determinate de specificul Cadrul legalțara de unde au provenit. Prin urmare, traducerea și utilizarea lor directă în Federația Rusă necesită o abordare echilibrată.
2. Este necesar să creați mai mult de unul document normativ, reglementând problemele digitizării, ci un set de acte juridice care descriu cerințele pentru toate etapele și aspectele acestui proces.
3. Structura și conținutul general al acestei documentații de reglementare și metodologie pot fi construite pe analogi străini aleși de experții din industrie ca exemple care sunt cele mai apropiate și adecvate condițiilor rusești. În același timp, evoluțiile interne ar trebui să reflecte pe deplin specificul tuturor proceselor și aspectelor digitizării (inclusiv cerințele pentru echipamente, personal, proceduri și managementul calității) inerente Rusiei8.
Digitalizarea documentelor este o măsură necesară pentru organizarea accesului rapid la documentele de arhivă. Prezența este cu siguranță
Gama de documente vă permite să creați o nouă resursă de informații, ușor de utilizat și utilă din punct de vedere științific - o arhivă virtuală. Exemple de astfel de depozite virtuale pot fi văzute pe site-ul Arhivei de Stat de Literatură și Artă din Rusia.
Arhiva virtuală a I.A. Bunin este o resursă cu o clasificare convenabilă a documentelor transmise și o interfață ușor de utilizat. Documentele sunt împărțite în trei grupe: „Manuscrise”, „Decupări din ziare și reviste”, „Materiale vizuale” și sunt copii scanate ale originalelor fondurilor Arhivei de Stat de Literatură și Artă Rusă și Arhivei Diasporei Ruse. în Leeds9. Dezvoltatorii proiectului conturează punctele cheie pentru implementarea unor astfel de proiecte: problemele financiare, problema dezunității documentelor de arhivă și necesitatea de a negocia cu depozitele diferitelor instituții și chiar țări pentru a colecta materialul necesar și, în final, soluționarea aspecte juridice – deoarece se aplică și publicarea electronică a materialelor Drepturi de autor. Resursa este un exemplu pozitiv de implementare a unui proiect de creare a unei arhive virtuale. Site-ul web al Arhivei de Stat de Literatură și Artă din Rusia oferă, de asemenea, exemple excelente de depozite electronice ca resursă dedicată documentelor Războiul Patriotic 1812 și primul război mondial.
Creatorii depozitului electronic numit „Arhiva virtuală reunită a lui Osip Mandelstam” au fost Universitatea Oxford și Societatea Mandelstam. Dezvoltatorii proiectului și-au propus să identifice, să descrie și să plaseze pe Internet totul sau cât mai mult posibil un numar mare de materialele creative și biografice supraviețuitoare ale lui Osip Mandelstam, indiferent de locația lor fizică10. În același timp, proiectul combină manuscrise, stenograme de texte, precum și comentarii la acestea.
Căutarea documentelor este cea mai importantă etapă în realizarea unor astfel de proiecte. Acest proces este complicat de faptul că unele dintre colecțiile cunoscute și introduse anterior pot să nu mai existe. Odată scoși la vânzare în anii 1990, și-au schimbat proprietarii, chiar și ale căror nume nu sunt întotdeauna posibil de stabilit. În alte cazuri, proprietarii nu reușesc să găsească anumite autografe sau documente. Acest lucru se explică pe deplin prin faptul că achiziția de fonduri arhiv-manuscrise cu documente
figurile diasporei ruse a fost realizată în principal prin donație și nu a fost sistematică11. Dezvoltatorii notează că același lucru se întâmplă și cu arhivele de stat. Așadar, în Arhivele Naționale ale Franței, de câțiva ani, nu au putut găsi actele de înmatriculare ale O.E. Mandelstam (au fost redescoperite în aprilie 2008)12.
Este important de menționat că arhiva virtuală a O.E. Mandelstam nu este doar un bun exemplu de implementare a unui astfel de proiect, ci și, datorită unei descrieri detaliate a procesului de creare a unei astfel de arhive pe site, este un fel de tutorial pentru adepţii şi cercetătorii procesului de digitalizare.
O analiză a proiectelor rusești implementate pentru a crea depozite virtuale de materiale istorice evidențiază problema dezunității documentelor și dificultatea de a le găsi. Astfel, atunci când pregătim un proiect, este important să ne concentrăm pe o posibilă cooperare cu arhivele străine.
Astfel, rolul muncii în comun, proiectelor comune de creare a unui singur câmp virtual pentru stocarea materialelor pe același subiect este în creștere.
La digitizare, este necesar să se acorde atenție procesului de selectare a documentelor pentru digitizarea acestora, precum și selecției echipamentelor de scanare de înaltă calitate, pentru a se asigura că procesul de digitizare este sigur pentru originale. Cu toate acestea, în acest moment, una dintre cele mai grave probleme în această temă rămâne necesitatea de a reglementa procesul de digitalizare (inclusiv descriere detaliata procesul de selectare a materialelor și de fixare a terminologiei). Fără un standard adecvat, aprobat legal, procesul de creare a unei arhive virtuale rămâne laborios și de neatins pentru majoritatea cercetătorilor.
Note
Orientări pentru copierea electronică a documentelor de arhivă și gestionarea matricei de informații primite. [Resursa electronica] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (data accesului: 13/05/2016). Caracteristici de digitizare a documentelor în arhivele contemporane. [Resursa electronica] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (accesat 13/05/2016).
Yumasheva Yu.Yu. Arhivele și „cursa înarmărilor digitale” // Informatică istorică. 2013. Nr 3. P. 93.
ISO - Organizația Internațională de Standardizare. Dezvoltator și editor standarde internaționale. [Resursă electronică] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (data accesului: 13.05.2016).
Raport privind activitatea de cercetare pe tema 2.2.4 „Elaborarea unui proiect de standard industrial pentru crearea de copii electronice ale documentelor de arhivă”, Plan de cercetare și dezvoltare efectuată pe baza sarcinii de stat a Agenției Federale de Arhivă pentru 2014 Nr. 89 din 26.12.2013 (prima etapă) „Cercetarea și analiza documentației străine de reglementare și metodologie care reglementează problemele digitizării documentelor de arhivă” / Yu.Yu. Yumashev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. Acolo. S. 20.
Arhiva electronică unită a lui Ivan Bunin. [Resursa electronica] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (data accesarii: 13/05/2016). Arhiva virtuală reunită a lui Osip Mandelstam. [Resursa electronica] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (data accesarii: 13/05/2016).
Popov A.V. Diaspora și arhivele rusești: Documente ale emigrației ruse în arhivele Moscovei: probleme de identificare, achiziție, descriere și utilizare (Materiale privind istoria emigrației politice rusești. Numărul 4). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Arhiva virtuală reunită a lui Osip Mandelstam.