Да се ​​научим да пишем бележки: бележка, услуга, обяснителна. Как да напишете меморандум за неправомерно поведение Меморандум и обяснителен образец

Сред различните видове бизнес комуникация кореспонденцията е важна част от живота в офиса. Основният му инструмент са добре познатите служебни бележки, които в зависимост от съдържанието си биват обяснителни, меморандумни и др.

Какво е бележка и защо е необходима?

Според предназначението си бележка е информационно съобщение, адресирано до служители на собствени или други отдели, ръководството на отдели, фирми, поделения, клонове. Списъкът на темите, обхванати в такива документи, е доста широк. Бележката информира за основните събития в живота на компанията, за изпълнението на текущата работа, съществуващите нестандартни ситуации, съдържа оплаквания и решения на различни производствени проблеми.

Основната цел на този вид комуникация е координиране на различни работни въпросив случаите, когато устно решениеневъзможно по някаква причина. Бележкаможе да се използва и от ръководството за изготвяне на заповеди, които, за разлика от заповедите, са от по-неформален характер.

Видове и предназначение на меморандумите

Меморандумът е най-популярният вид бележки, адресирани до ръководителя на компанията, главния счетоводител или всеки друг висш служител. Основната цел на бележката е информиране на началниците за всяка ситуация, изпълнението на работата, както и изготвянето на препоръки за решаване (отстраняване) на проблема и др. Бележка, за разлика от служебната, винаги се изпраща на по-високо ниво и има правна сила.

Най-разпространеният вид меморандум е отчитане, информиране на ръководството за изпълнението на плановете, напредъка на текущата работа и др. По-рядко се изготвят доклади, в които се отчита всяка непланирана ситуация, която изисква реакция от по-висшето ръководство. Обхватът от въпроси на такива доклади е доста широк: от информация относно основните индустриални дейности на предприятието, до оплаквания относно организацията на условията на труд и доклади за неспазване на трудовата и финансовата дисциплина, обслужване на поведениеи т.н.

Меморандум - пример

Правилно съставяме меморандум

Структурата на бележката предполага задължителното присъствие на следните елементи:

• „Гапачки“, посочващи организацията, пълното име и длъжността на адресата, пълното име и длъжността на автора.
• Текстов блок, състоящ се от името на документа („Бележка“) и обобщение на ситуацията, всякакви действия, заявки.
• Дати и подписи на компилатора (датата, подписът и пълното име на компилатора са посочени на един ред отляво надясно).

Също така регистрационният номер може да бъде посочен в бележката, ако според правилата на предприятието е регистриран в дневника. Важно е да се отбележи, че тъй като бележките се използват само в рамките на организацията, наличието на формуляри не е така предпоставкаосвен ако не се изисква от правилата на предприятието. В същото време някои предприятия имат свои собствени бланки с лого, предназначени специално за бизнес кореспонденция.

Как да напиша бележка?

Бележката е подобна по структура на служебната бележка. Основната му разлика е адресатът: ако информацията в бележката може да бъде изпратена до всеки друг служител, тогава в съобщението за доклад тя е адресирана до по-високо длъжностно лице.

Методите за изпълнение на меморандума се различават в зависимост от целта. По-специално, вътрешна бележка, изпратена до ръководството в рамките на организацията, се съставя по същия начин като бележка. Разликата е в съдържанието на текстовия блок, който се нарича „Меморандум“, съдържа изложение на същността на проблема, предложения за неговото отстраняване или описание на вече предприетите мерки.

Но при съставянето на външна бележка, която е адресирана до служители на други организации, правилата са по-строги:

• Документът се съставя на бланкаорганизации.
• Бележката се записва в книгата за изходящи писма на дружеството, като присвоения регистрационен номер е посочен в заглавната част на бележката. Също така при получаване на бележка се регистрира като входящ документв организацията на адресата.
• Външната бележка по правило се подписва от ръководителя на дружеството или негов заместник. Подаването може да изисква и подписите на ръководителите на други отдели.
• Датата на бележката е датата, на която е подписана и изпратена.
• Ако бележката е придружена от документални приложения, тогава в текстовата част от нея се съставя списък на приложените документи.

Текстовата част на бележката зависи от нейното предназначение:

1. Докладът трябва да съдържа информация за напредъка на работата, спазване на сроковете, описание на текущи проблеми и др. Такъв доклад позволява на шефа да забележи навреме недостатъците в работата и да ги отстрани.
2. Бележка, информираща за конкретна ситуация, се състои от Подробно описаниепроблеми и предложения за неговото подобряване (отстраняване). На практика доста често такива документи са посветени на жалби за нарушения на трудовата дисциплина от служители и имат отрицателен характер, поради което при представянето на информация е важно да се пропусне емоционалният компонент и да се придържаме към същността.

Бележка или бележка: И така, каква е разликата?

Както виждате, меморандума и бележка имат много Общи черти... Така че и двете опции се използват за бизнес комуникация, имат подобна структура на дизайна. В същото време има редица разлики:

1. Бележка се адресира до служители от различни рангове в рамките на предприятието, докато бележка се съставя само до адреса на по-високо ниво (ваша собствена или трета страна).
2. Бележката е вътрешен документ, докато бележка може да се използва във външна кореспонденция с други юридически лица.
3. Служебната бележка, за разлика от бележка, няма юридическа сила.
4. Тъй като бележката се използва вътрешно, тя може да бъде написана на обикновен лист хартия. По същия принцип се съставя и вътрешна бележка, ако се използва във фирмата. В същото време, ако бележката е изпратена до друга организация, тогава при нейното изготвяне се използват бланка, регистрационен номер и други задължителни елементи на официалната кореспонденция.

Меморандумът е форма на вътрешен работен поток, който ви позволява най-ефективно и бързо да разрешавате текущите производствени ситуации.

Как да напиша бележка в в електронен формат, ще бъде описано по-долу.

Характеристики на електронния документооборот

Ако организацията позволява обмен на данни с помощта на електронни комуникации, включително електронна поща, изпращането на бележка е опростено. Предимствата на такъв оборот на документи в рамките на предприятието включват и ефективността на разглеждане на жалби.

Как да напиша бележка по електронен път? По същия начин, както в класическата версия на хартиено копие... Няма съществени разлики в документите. Пробата в този формат практически не се различава от предишния пример.

Основната част от вашата бележка (тоест непосредственото описание на ситуацията и представените за разглеждане предложения) остава точно същата като в нашия пример.

Единственото изключение е, че не е необходимо да посочвате адресата в бележката. Името на потребителя, до когото е изпратено обжалването, ще бъде въведено в реда "Адрес". Ако говорим за обмен на документи чрез общ ресурс (например един имейл адрес на отдел), в реда „Тема“ трябва да посочите към кого е адресирано съобщението.

Освен това, когато използвате електронна поща (индивидуална пощенска кутия), в повечето случаи вече има подпис, който автоматично се вмъква в тялото на писмото. Това ви позволява значително да спестите време, включително писането на бележка. Ако вашата поща не ви позволява да идентифицирате подателя (например, когато използвате споделена пощенска кутия), не забравяйте да включите вашето име и заглавие в края на писмото.

Важно: при изпращане на информация на електронна пощане забравяйте да поискате разписка за прочитане на изпратеното съобщение (за това трябва да поставите отметка в съответното квадратче). Това известие е доказателство, че сте изпратили бележката на конкретен адресат в определен час.

Ще отговорим в какъв случай съставят бележка и как правилно да съставят този вътрешен документ. Изтегли готови пробии ги използвайте в работата си.

Изтеглете и използвайте готови примерни документи:

Защо да съставя бележка

Преди да напишете бележка, е необходимо ясно да разберете в какви случаи се съставя този тип документи и как те се различават от другите видове бележки, използвани във вътрешния документооборот на предприятието.

За взаимодействие в рамките на организацията се използват няколко вида служебни документи:

• отчети (персонал);
• обяснителен;
• обяснителен;
• обслужване.

Те не само имат различни имена, но и тяхното предназначение.

Меморандумпредставляват в случай на нарушение от служителя на установения режим на работа, правилата на вътрешния трудов график. То е основание за налагане на дисциплинарно наказание на глобения служител.

Съвет от списание "Ръководство на секретаря". Местоположение на подробностите в бележката

Обяснителна бележкае служител, допуснал нарушение на дисциплината, правилата за охрана на труда, условията трудов договори т.н. Без този документ работодателят няма право да взема решение за налагане на наказание на служителя.

Пример за обяснителна бележка

Изтеглете проба

Обяснителна бележкасъставя се като прикачен файл към пакета документи. Целта му е да изясни какви документи се съдържат в пакета и какви действия се очакват от изпълнителя след обработка на тези документи.

Бележка- извадка от оперативно взаимодействие между ръководството и служителите на един отдел или ръководството на различни отдели. Целта на документа е да информира за производствени проблеми, които пречат на ефективното изпълнение на трудовите задължения. Примерният формуляр за бележка също ви позволява да включите в текста част от предложението за коригиране на текущата ситуация, включително предложения за бонуси на служителите. Следователно бележката често е основа за вземане на управленски решения, насочени към повишаване на мотивацията, производителността и ефективността на труда.

Регистрация на бележка

Въпреки че бележката е част от вътрешния работен процес, изискванията, установени за нейното проектиране, са наложени. Съответствието с изискванията на стандарта и попълването на всички необходими данни потвърждават правната сила на този документ. Това необходимо условие, тъй като на базата на информацията, съдържаща се в бележката, се вземат управленски решения.

Ето защо, преди да напишете бележка, прочетете изискванията на GOST. Стандартът установява списък със задължителни данни за този вид документи. Те включват:

• името на единицата, в която е посочен авторът на бележката;
• име на типа вътрешен документ - " Бележка»;
• Дата на приготвяне;
• вътрешен регистрационен номер на документа;
• длъжност, отдел, фамилия и инициали на адресата;
• заглавие към текста;
• текстова част;
• подпис, фамилия и инициали на съставителя.

Съвет от списание "Ръководство на секретаря". Как да напиша примерна бележка

Изтеглете проба

В някои случаи примерната правописна бележка може да съдържа виза за помирение. По правило това се изисква, ако бележката съдържа предложения за работа или взаимодействие с други отдели. Виза за одобрение ще се изисква и в случай, че бележка е съставена не на името на прекия ръководител, а на името на по-висш ръководител. Това ще потвърди, че прекият ръководител е наясно със случващото се и е съгласен с предложенията, направени от служителя.

Те съставят бележка, като правило, от името на служителя, специалист, включително ръководителя на отдела. Затова при представяне на същността се използва първо лице единствено число. Ако има няколко автора, текстът се пише в първо лице множествено число. Може да бъде написано на стандартен лист хартия А4 на ръка или на компютър, но в този случай служителят задължително трябва да постави собствен подпис.

Как да напиша примерна бележка

Ако не знаете как да напишете бележка, можете да изтеглите примерен дизайн от връзките в началото на статията. Но Специално вниманиетрябва да се даде на текстовата част на документа. Важно е да се определи за каква цел се изготвя. Например, бележка може да бъде написана на:

1. Посочете възникналите трудности в работата, предайте тази информация на ръководството и по този начин освободете себе си от отговорност.
2. Обосновете необходимостта от материални стимули за работници, които са показали високи резултати в труда.
3. Поискайте информация от друг отдел.
4. Информирайте упълномощеното длъжностно лице за възможността за рационализиране на работата и извършване на промени в технологичен процесс цел подобряване на производителността.
5. Обосновете необходимостта от закупуване на допълнителни инструменти или оборудване и в този случай бележката може да бъде основен документ счетоводство, въз основа на което впоследствие ще бъдат направени разноските.

Законът не установява как се пише бележка, но предприятието може самостоятелно да разработи шаблони, с които служителите правилно ще съставят и съставят такива документи.

Общият принцип на изготвяне на текста: изложение на проблема с посочване на всички участници и предложените варианти за неговото решение. Същността на проблема трябва да бъде изложена накратко и логично. За да бъдете убедителни, трябва да се позовавате на цифри, факти и документи, които могат да потвърдят правотата на автора.

Изтеглете проба

Общият обем на текстовата част на бележката не трябва да надвишава 8-10 реда. Ако е необходимо, адресатът винаги ще може да поиска допълнителна информация от автора на документа.

Не забравяйте да регистрирате бележката в специален регистър на вътрешните документи. Това ще премахне конфликтните ситуации, свързани със загуба и ненавременно подаване на информация на ръководството.

23.01.2019 г., Сашка Бъг

Бележката е документирана информация, която служител не е изпълнил или не е изпълнил трудовите си задължения според нуждите. Също така бележката обикновено предлага мерки, които трябва да бъдат приложени от ръководството по отношение на немарливия служител.

И така, вие сте средният мениджър на средния. производствено предприятие- да речем шефът на магазина. Във вашето подчинение има 40 работници в магазина. До най-добрия професионализъм, но всеки със своите проблеми, проблеми и интереси. Кога и в какви случаи трябва да пишете меморандуми върху тях? Нека го разберем сега!

Как да напиша бележка за служител: проба

Меморандум: Образец (празен) изглежда така:

Как да напиша протокол за нарушение на трудовата дисциплина

Както знаете, всеки, който получава работа, чете и се подписва описание на работата... Ако в процеса на работа той не изпълнява функциите, посочени в инструкциите, или не ги изпълнява както трябва, тогава това е причина да го накажете. Може да бъде всичко: редовни закъснения, неправилно изпълнени документи ...

Всички действия, които водят до загуби, са наказуеми. Като ваш прекиен ръководител можете да разрешите тези проблеми чрез предупреждения или разговори. Но ако разговорите не работят, тогава служителят трябва да бъде наказан. Основното нещо е да го направите според закона.

Според мнозина може да послужи меморандум за нарушаване на трудовата дисциплина най-доброто средствоза справяне със закъсненията.

Но как? В крайна сметка всички решения за дисциплинарни меркикомпанията приема само висшето си ръководство. За да се уведоми ръководството за неправомерното поведение на служителя, се пише меморандум, адресиран например до генералния директор на компанията.

Между другото, бележка може да бъде написана не само от висшестоящ човек, но и от всеки служител. Вътрешните документи на редица фирми обаче предвиждат строги процедури за подаване на жалби. Според него обикновен служител е длъжен не да пише бележка, а да се оплаче на преките си началници.

Меморандум за пренебрегване

Как е написана бележката? В Кодекса на труда на Русия няма специален формат за този документ. Всяка организация обаче може да има вътрешни документи, сред които има одобрени шаблони за меморандуми. Можете да го напишете както на компютър, така и на ръка. Общите правила за съставяне на официални документи диктуват следната форма на писане. Докладът до служител или по-скоро неговата схема изглежда така.

1. Горен десен ъгъл: до кого е адресирано писмото (позиция и пълно име).
2. По-долу: от кого (позиция и пълно име).
3. По-долу в центъра (при спазване на отстъп): заглавие - меморандум.
4. По-нататък - основният текст на съобщението. Тук кандидатът изброява онези задължения на служителя (с позоваване на вътрешни документи, например вътрешни правилници или длъжностни характеристики), които той не е изпълнявал.
5. Освен това се посочва до какво са довели действията на служителя, какви последици е довело до неговото неправомерно поведение.
6. Основният текст на бележката завършва с предложение за дисциплинарни мерки, които по мнение на прекия ръководител трябва да бъдат приложени към глобения служител, за да се коригира ситуацията.
7. Долу вляво е датата, на която е написан документът.
8. Долу вдясно е подписът.

Ако е необходимо, можете да прикачите някои доказателства за вината на служителя към доклада, например снимка на работния плот, ако той не работи цял ден, но седи в интернет. Позоваванията на такива прикачени файлове са направени в основната част на бележката.

Доклад: пример за писане

Например вашият служител неправилно е издал фактура за стоката. В резултат на това представителите на клиента отказаха да разтоварят автомобила с продуктите, който измина определен брой километри и изгори определено количество бензин. Клиентът отказа да приеме коригираната версия в електронен вид, като поиска оригинала. Трябваше спешно да пререгистрирате документите и да изпратите куриер с кола до склада на клиента.

Меморандум: Пример

С. П. Иванов, директор на Веселушка LLC

от ръководителя на производствения отдел на LLC "Veselushka" Петров И.П.

бележка.

Предлагам на вашето внимание, че работникът на производствения отдел Л. Е. Сидоров неправилно оформена разписка за доставка на стоки (5 тона) за фирма „Потребител на нашите продукти”. В резултат на неправилно изпълнение на фактурата клиентът е отказал да разтовари стоката. За да се коригира ситуацията, беше необходимо да се използва автомобил Жигули, за да се предаде коригираната фактура на клиента.

Последиците от такова небрежно отношение на служителя, изписал фактурата, е престой на автомобила в склада; използване на автомобил; повишен разход на горива и смазочни материали; накърнена репутацията на доставчика.

За немарливото отношение към работата моля да съобщя на Л. Е. Сидоров. порицание.

Всичко, докладът е готов! Какво следва? Ако в вътрешни документифирмите имат индикация за процедурата за съгласуване на такива документи, например, те първо трябва да бъдат разгледани и да се вземе решение, например от директора на производството или службата за сигурност, което означава, че вие, следвайки определения навигационен стандарт, прехвърляте документ до съответните отдели.

Меморандум (образец съгласно GOST) в случай на лошо поведение

Ако няма индикация за реда на одобрение, отидете с тази хартия на рецепцията и я дайте на секретаря, докато той маркира документа във входящия списък и му присвоява номер.

Меморандум за небрежност (образец)

И какво да правя по-нататък? Нищо! Изчакайте само последствията (и те със сигурност ще бъдат, защото на официален документ, което е бележка, трябва да има официален отговор). Дисциплинарните наказания са посочени в заповедта за организацията. Но се случва и така, че посочените факти трябва да бъдат проверени. Тогава заповедта съдържа информация за мерките, които са необходими за потвърждаване или отричане на посочените от вас факти.

Доклад: извадка за грубост към колега или клиент

Лидерството, тоест вземането на решения относно разпределението на ресурсите, може да се основава само на надеждна и навременна информация. Тази информация трябва да бъде вярна и получена своевременно. Именно за това служи официален документнаречен "Меморандум", за който ще научите по-късно.

Каква е тази бележка?

Бележката е стандартна служебна форма на пренос на информация „отдолу нагоре“ – от подчинени служители към ръководството. Меморандумите описват критични събития, текущи дейности и общото състояние на фирмата. Въз основа на отчетите мениджърът може да направи по-точен анализ на състоянието на нещата в организацията и да даде адекватни команди.

Създаването на доклад може да бъде идея както на самия подчинен, така и на неговото непосредствено ръководство. Ако инициативата идва от ръководството, тогава често инструкцията за извършване на тази работа се съобщава на подчинения устно.

Има и други видове бележки за бизнес комуникация. Те не трябва да се бъркат с бележката, така че помислете за техните популярни видове:

• Бележка – използва се за прехвърляне на информация между отдели или служители, които не са пряко подчинени един на друг. Така че могат да бъдат изразени някои искания за сътрудничество или уведомяване за събития, протичащи в рамките на организацията, следователно тази форма не може да се счита за меморандум.
• , в който служителят обикновено обяснява на ръководството своите действия, най-често тези, които са довели до нарушаване на нормалното функциониране на организацията. Това също не е бележка.

По-долу можете да гледате видеоклип, който обяснява разликата между меморандума и служебните бележки:

Моля, имайте предвид, че бележката е сериозна легален документ... Възможно е в бъдеще да се наложи да се позовавате на него, когато съдебни спорове, така че третирайте внимателно съдържанието му.

Видове бележки

Има условно разделение на докладите по теми, чиято приблизителна посока е ясна от заглавието:

• Отчитане... Най-често се използват точно такива меморандуми. Съставянето им се регулира предварително от висшата структура за контрол на параметрите, които редовно се нуждаят от неусложнен, но непрекъснат контрол.
• Проактивен... Те се дават на ръководството нередовно в случаите, когато подчинените имат предложение за рационализиране или оптимизиране на процесите в предприятието.
• Информативен... Те са написани, за да уведомят служителите на по-високо ниво за някои драстични промени (често отрицателни) в добре организираната работа на отдел или компания. В такива случаи обикновено се изисква бърз отговор от ръководството, за да не се понесат загуби или да не се пропуснат възможни печалби.

Независимо от предмета, документът може да бъде:

• Вътрешен... Вътрешните отчети се използват за разрешаване на проблеми, които възникват в рамките на институцията. Решенията след разглеждане се вземат от собствени служителиорганизации.
• Външен... Изготвя се външен доклад за външна организация, която те се стремят да включат в процесите, протичащи в собствената им институция.

Как се съставят такива меморандуми, ще разгледаме по-нататък.

Как да напиша вътрешна бележка?

Вътрешните бележки обикновено се пишат на обикновени листове хартия. Изброяваме необходимите компоненти и посочваме тяхното традиционно местоположение:

1. За кого е предназначена бележката (който ще трябва да вземе решение) - горе вдясно, в дателен падеж.
2. Информация за лицето, изготвило документа с задължителното посочване на отдела (отдела). Посочва се и вдясно, под предходната част, в дателен падеж.
3. Заглавието на документа - "Меморандум" - в центъра на листа (след заглавието не се поставя точка, двоеточие и други препинателни знаци). Ако темата на доклада е стандартна (за отсъствия, за оферта, за бонуси), можете веднага да я добавите под заглавието.
4. Регистрационен номери дата (ако се изисква от управлението на вътрешните записи).
5. Възможно е да се споменат мотивите, които са подтикнали към написването на бележката.
6. От параграф - изявление, тоест изложение на ситуацията, която се е развила във всеки процес от гледна точка на респондента (факти, събития, обстоятелства, хронология, причинно-следствени връзки).
7. От нов параграф - аналитика, тоест точно описание на проблемите, които вече съществуват или са възможни в бъдеще, както изглежда на говорещия (понякога се дават потенциални възможности, които все още не са използвани, но могат да служат за доброто на организацията).
8. На нов ред - препоръки, тоест начини за отстраняване на проблеми или предложения за минимизиране на загубите, ако е невъзможно да се избегне отрицателното въздействие на определени фактори (или оптималният начин за разработване на неизползвани ресурси).
9. Дата, дата, лични данни на говорещия - подпис, длъжност, инициали (пълно име).

Можете да изтеглите празен формуляр за документ.

Най-популярните форми на такава бележка ще бъдат разгледани по-долу.

За нарушаване на трудовата дисциплина

Такъв документ е много сериозен, тъй като въз основа на него може да бъде:

• издадено (порицание);
• понижаване на служител на длъжност;
• е стартирана процедурата за освобождаване на служител по съответния чл Кодекс на труда RF;
• открит процес.

Разбира се, подобна информация е вътрешна, така че проникването й извън институцията е нежелателно.

Основният текст трябва ясно и конкретно да посочва за какво е виновен служителят. Още по-добре е, ако членовете на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните разпоредби, нарушени от служителя, са директно цитирани.

Текстът обикновено съдържа споменаване, че служителят е дал обяснения за поведението си в обяснителна бележка, като се посочват номера, датата и други идентификатори на този документ. Ако няма такава обяснителна бележка, това също е посочено.

Може да се изтегли образец на вътрешна бележка, че служителят е нарушил трудовата дисциплина, тъй като не е бил на работното място.

За неизпълнение на служебни задължения

По правило за неспазване работни задълженияпоследвано от наказание на служителя под формата на дисциплинарни мерки. Неговите форми могат да бъдат:

• неплащане на премията;
• глоба;
• порицание;
• понижаване в длъжност.

Примерна бележка по подразбиране е поканена за изтегляне.

Служителят има право да съди работодателя, ако счита, че наказанието е несправедливо или прекомерно, следователно при съставянето на доклада е необходима точността на формулировката и проверката на изискванията, например по отношение на вътрешните работен график.

Относно бонусите

Тази форма на отчет се използва в случаите, когато на служител е назначен бонус. В основния текст е записано за кое произведение се присъжда наградата и в какъв размер. Можете да изтеглите образец на такъв документ.

Как да подготвим външна бележка?

Такива документи се съставят на бланка със задължително посочване на данните и информацията за контакт на компанията. Логото на бланка ще помогне на получателя бързо да разбере с кого си има работа. За да се потвърди автентичността на документа, трябва да бъде поставен син фирмен печат.

Тъй като бизнес документът ще бъде изпратен до външния свят, изискванията за неговото попълване са както следва:

1. Името на организацията получател. Не се допускат съкращения и пропуски (горе вдясно).
2. Изпълнителна властна който се изпраща документът (обикновено „ до главен изпълнителен директор„Или нещо подобно) – под предишната част.
3. Името на изпращащата организация, също без съкращения и интервали (горе вляво).
4. Пълното официално име на документа (бележка за командироване на служител, например) е в центъра на документа.
5. Същността на въпроса, която е представена в бизнес форма, кратко и ясно.
6. Позиция, подпис и инициали на ръководителя на изпращащата организация (в центъра на дъното).
7. Данни за изпълнителя - длъжност, инициали, телефон за връзка (служебен) (под предходната част).

Ето извадка от такава бележка:

5 изисквания за формата на отчета

Бележката няма строго задължителна форма, обаче, това е канцеларски материал, следователно е написан в негласен формат, който има следните задължителни елементи:

1. Необходимата информация трябва да бъде ясно посочена.
2. Груби грешки и пропускане на важни данни са неприемливи, в противен случай бележката може да бъде анулирана в бъдеще.
3. Емоционалните оценки и личното отношение към описаната ситуация обикновено не се насърчават, тъй като не допринасят за приемането административно решение.
4. При описване на обстоятелствата е необходимо да се посочат всички съществени детайли на ситуацията. Незначителните малки неща не трябва да се споменават.
5. В края на документа трябва да се посочи длъжността на съставителя и пълното му име.

По-горе се запознахте с различните видове бележки, така че сега имате много по-добро разбиране как да ги напишете и какво трябва да бъде написано в тях. Това е особено полезно за служителите да знаят. правителствени агенциичиито шефове са длъжни да пишат меморандуми.