Деловодство в общинските власти и държавните организации. Тест: Организация на деловодството в държавните органи и местното самоуправление Работен процес на официални документи

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема „Организация на деловодството в органите държавна власти местното самоуправление"

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Проверено:

Кемерово, 2010 г

Въведение…………………………………………………………………………………..….3

1. Документопотокът като основа на дейността на органа……………..5

2. Руският модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление…………………………………………………….…..7

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес………………………………10

4. Системи за организиране на електронно управление на документи…………………..12

5. Документопоток официални документи…………………………..…..14

6. Автоматизиране на обмена на документи между органите……………18

7. EDD системи за органи на различни нива………………………………….20

8. Решение за местна властсамоуправление………………………………………..21

Заключение……………………………………………………………………………………23

Списък на използваната литература……………………………………………………..25

Въведение.

Необходимостта от автоматизиране на офис процеси и организация електронно управление на документие признат днес от държавните органи и местното самоуправление в почти всички субекти Руска федерация. Но заедно с разбирането на такава необходимост възникват редица въпроси, без да се получат отговори, на които е невъзможно да се пристъпи към практическото изпълнение на проекти.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средстваъпгрейд първо, какво може да чака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

Всъщност всички тези въпроси се отнасят до изграждането на компетентен план за изпълнение на проекта за няколко години напред, като се вземат предвид планираното финансиране, производствените нужди, техническо оборудване и планираната модернизация на техническия парк.

работа на инженери, дизайнери, ръководители на производството

много време се отделя на изучаване, анализ и компилиране на различни

документация. Особено големи трудности възникват, като правило, когато

развиващи се производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата специални знанияпри компилаторите. Премахването на непродуктивното време, прекарано в процесите на съставяне и използване на документи, изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна,

запознаване на съставителите на документи с най-много общи законивъзприемане на документи, от друга страна, и това е основната задача - формулирането и систематизирането Общи правилаи норми за изготвяне на основни документи.

целтестът е изследването теоретични основиорганизация на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Според целта на контрола в работата, следното задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа.

Работа в офис във федерална агенция Изпълнителна властизвършва в съответствие с Правилника за деловодство в федерални органина изпълнителната власт, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Въз основа на тези правила федералният изпълнителен орган, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, издава инструкция за работа в офиса. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Документите се съставят на формуляри (стандартни листове хартия А4 или А5) или под формата на електронни документи и трябва да имат определен състав от детайли, тяхното местоположение и изпълнение. Образците на формуляри се утвърждават със заповед на ръководителя на изпълнителния орган.

Всички документи са разделени на входящи, изходящи и вътрешни. Входящите документи преминават през първична обработка, регистрация, предварително разглеждане в деловодството, прехвърлят се на ръководството за разглеждане и след това стигат до изпълнителите. След изпълнение документите се поставят във файлове.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Постановлението установява реда за справяне с електронни документи.

Терминът "работен поток" в момента се използва изключително широко и се среща в описанието на почти всяка информационна система. Автоматизацията на работния процес се изпълнява от много системи и всяка от тях твърди, че е „интегриран подход към автоматизацията на работния процес“. В същото време разнообразието от системи е най-широко: от системи за складово счетоводство до софтуер за управление на технологични процеси.

В този документ термините "докумен поток", "офис работа" и т.н. разглеждат изключително в контекста на организацията на работата на публичните органи и местното самоуправление. Съответно, термините се тълкуват изключително с използването на национални разпоредби, приложими към работата на държавните органи.

Според дефиницията (GOST R 51141-98), работният поток е "движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането", тоест пълният жизнен цикъл на целия набор от документи в организацията, преди да бъдат прехвърлени в архива или за унищожаване.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в " Инструкция за моделаотносно деловодството във федералните органи на изпълнителната власт" от 27 ноември 2000 г., функциите на офиса вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това ни позволява да твърдим, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и също проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление.

В Русия, в национален мащаб, единна технология за работа с документи за управление, така наречената държавна система за поддръжка на документи за управление (GS DOW). Руското деловодство няма аналози в други страни нито по отношение на детайлността на разработване на технологията за работа с документи, нито по отношение на мащаба на разпространение. И ако на Запад развитието на автоматизацията на офиса стимулира развитието на технологиите за управление на документи, то в Русия, като правило, говорим за автоматизация на традиционно установената технология на работния процес в офиса.

Какви са характеристиките на руски модел" офис работа? Има три най-поразителни предимства:

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руска практикаДокументът се поставя под контрол в момента на получаването му от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътя на всеки документ, получен от държавен орган и местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

Максималната централизация на контрола върху документопотока предполага, че документът първо трябва да бъде докладван на ръководството и едва след това, като се вземат решения в съответствие с йерархията на услугите, той се спуска до преките изпълнители.

Друга важна характеристика на "руския модел" е наличието на унифицирани и подробни правила за работа с управленски документи в организациите, независимо от сферата им на дейност. Всички дейности на деловодните служби - експедиции, служби, контролни групи - са регламентирани в съответствие с правилата за попълване на регистрационни дневници, картотеки и отчетни форми.

В условията на съществуването на такава подробна регулация на документооборота в органите, въвеждането без адаптация на принципно нова технология на един или друг чужд софтуер е нереалистично. В този случай можем да говорим за автоматизация на традиционната офис работа с помощта на съвременни информационни технологии.

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Граждански кодексРуската федерация, която определя правното основание за дейността на юридическите лица и неговата документация. Нормативно-методическо регламентиране на деловодството (или документационно осигуряване на управлението), недостатъци на законодателството.

курсова работа, добавена на 12.02.2014

Концепцията, принципите и функциите на системата на местното самоуправление в Русия. Регламентиместното самоуправление като субект на правоприлагане. Нормативно-правни актове на федерално ниво, субекти на Руската федерация и системи на местно самоуправление.

курсова работа, добавена на 12.11.2008

Понятието и развитието на правната основа на местното самоуправление. Конституцията на Руската федерация, федералните закони, правните актове на държавните органи в системата на правните актове за местното самоуправление. Основни принципи на местното самоуправление на Руската федерация.

резюме, добавен на 02.06.2008

Понятието и същността на местното самоуправление. Нормативно-правни основи на местното самоуправление. Основните документи, регламентиращи юрисдикцията на общностите. Характеристики на самоуправлението в селските райони. Органи на местно самоуправление на селско селище.

курсова работа, добавена на 24.12.2011

Позицията на местното самоуправление в държавното устройство на страната и политическа системаобществото, неговата правна рамка. Законодателна основа на местното самоуправление в MO GO "Град Южно-Сахалинск". Начини за решаване на проблема с местния бюджет.

курсова работа, добавена на 13.03.2009

Правилна организация на документационна поддръжка за управление в държавни органи. Управленски процес в органите на вътрешните работи (ОВД). Основните елементи, съдържание, видове и задачи на деловодството в ОДМВР, неговата правна уредба.

курсова работа, добавена на 27.11.2011

Официално и обществено признаване на местното самоуправление като институция на демокрацията. Субекти на местното самоуправление, бр местно значение, правителствени правомощия. Проблеми, свързани с изпълнението на функциите на местното самоуправление.

(в червено. Постановления на правителството на Руската федерация от 07.09.2011 г. № 751, от 26.04.2016 г. № 356)

I. Общи положения

Тези правила установяват унифицирана процедура за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт.

Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Федералният изпълнителен орган въз основа на тези правила, като взема предвид условията и спецификата на своята дейност, разработва инструкция за деловодството, одобрена от ръководителя на федералния изпълнителен орган в съгласие с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането. .

II. Термини и определения
()

За целите на настоящите Правила се използват следните термини и дефиниции:

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"документация" - фиксиране на информация върху материални носители в своевременно;

"бумащина" - дейност, която осигурява създаването на официални документи и организацията на работа с тях във федералните органи на изпълнителната власт;

"документ" - официален документ, създаден от държавен орган, орган на местно самоуправление, юридическо или физическо лице, съставен по установения ред и включен в документооборота на федералния изпълнителен орган;

"докумен поток" - движението на документи от момента на тяхното създаване или получаване до приключване на изпълнението, поставяне във файла и (или) изпращане;

„Реквизит за документ“ – елемент от документа, необходим за неговото проектиране и организация на работа с него;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"оригинален документ" - първото или единственото копие на документа;

"копие на документ" - документ, който възпроизвежда изцяло информацията на оригиналния документ и неговите външни белези, който няма юридическа сила;

"регистрация на документ" - присвояване на регистрационен номер на документ, въвеждане на информация за документа в регистрационно-счетоводната форма;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"номенклатура на делата" - систематизиран списък на заглавията на делата с посочване на сроковете на тяхното съхранение;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

„кейс” – комплект документи или отделен документотнасящи се до един въпрос или област на дейност на федералния изпълнителен орган;

"Служба за управление на офиса" - структурно звено, на което са възложени функциите по водене на деловодство, както и лица, отговорни за поддържането на деловодството в други структурни звена;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"електронно копие на документ" - копие на документ, създаден в електронна форма;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

параграф е невалиден. - ;

"система за електронно управление на документи" - автоматизирана информационна система, която осигурява създаването на електронни документи и електронни копия на документи, управлението им, тяхното съхранение и достъп до тях, както и регистрирането на документи;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

„електронно управление на документи“ – управление на документи с помощта на информационна система.

()

Други понятия, използвани в тези правила, съответстват на понятията, определени в законодателството на Руската федерация.

(параграфът е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 7 септември 2011 г. № 751)

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган
Документите, създадени от федералния изпълнителен орган, се съставят на бланки, на стандартни листове хартия A4 (210 x 297 mm) или A5 (148 x 210 mm) или под формата на електронни документи и трябва да имат определен състав от детайли, тяхното местоположение и изпълнение.

Формулярите на федералния изпълнителен орган се разработват въз основа на ъгловата или надлъжната версия на местоположението на детайлите. При ъгловата версия детайлите на формуляра се намират в горния ляв ъгъл на листа. В надлъжната версия детайлите на формуляра са разположени в средата на листа по горното поле.

При създаване на електронни документи в системата за електронно управление на документи се използват шаблони за електронни документи.

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Всеки лист от документ, съставен както на бланка, така и на стандартен лист хартия, трябва да има полета най-малко 20 мм - ляво, 10 мм - дясно, 20 мм - отгоре и 20 мм - отдолу.

Образци на формуляри и електронни шаблони на документи се одобряват от ръководителя на федералния изпълнителен орган.

(стр. 8 с поправките. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Подробностите за документите, създадени в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, са:

а) държавният герб на Руската федерация;

б) името на федералния изпълнителен орган;

в) името на структурното подразделение на федералния изпълнителен орган;

г) наименование на длъжността;

д) справочни данни за федералния изпълнителен орган;

е) наименование на вида на документа;

ж) дата на документа;

з) регистрационен номердокумент;

к) място на съставяне (публикуване) на документа;

к) печат за ограничение на достъпа до документа;

л) адресат;

м) печат за одобрение на документа;

н) указания за изпълнение на документа (резолюция);

н) заглавие на текста;

п) текста на документа;

в) знак за контрол;

r) бележка за заявлението;

т) подпис;

т) знак за електронен подпис;

x) печат за одобрение на документ;

з) печат;

w) знак върху заверката на копието;

w) бележка за изпълнителя;

д) бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото;

й) бележка за получаване на документа;

(стр. 9 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Съставът на детайлите на документа се определя от неговия вид и предназначение.

Одобрението на документа във федералния изпълнителен орган се издава с виза на упълномощено длъжностно лице на федералния изпълнителен орган. Одобряването на документ, създаден във федерален изпълнителен орган с други държавни органи и организации, се формализира с печат (лист) за одобрение, протокол или писмо за одобрение.

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган
В документопотока на федералния изпълнителен орган се разграничават следните документи:

а) входяща документация (входяща);

б) изпратена документация (изходяща);

в) вътрешна документация.

Във федералния изпълнителен орган доставката и изпращането на документи се извършва чрез пощенски комуникации, куриерски комуникации и телекомуникации.

Документите, получени от федералния изпълнителен орган, се подлагат на първична обработка, регистрация, предварително разглеждане, прехвърлят се на управление за разглеждане, се прехвърлят на изпълнителите и след изпълнение се поставят във файлове.

Първичната обработка на входящите документи включва проверка на коректността на доставката на документи и наличността на документи и приложения към тях, както и разпределянето на документи в регистрирани и неподлежащи на регистрация.

Регистрацията на получените и създадени документи се извършва в деня на получаване, създаване (подписване или одобрение) или на следващия работен ден, освен ако законодателството на Руската федерация не предвижда друго.

(стр. 16 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Загубена сила. - Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356.

Регистрирани документи се прехвърлят от службата за управление на документацията за разглеждане на ръководителя на федералния изпълнителен орган или по решение на ръководителя на федералния изпълнителен орган на друг длъжностни лицафедерален изпълнителен орган.

Документите или техните копия с указания за изпълнение (решения) се предават от службата по деловодство на изпълнителите.

(параграф 18, както е изменен. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Оригиналът на документа се изпраща до структурното подразделение на федералния изпълнителен орган, отговорен за изпълнението на документа. Ако има няколко изпълнители, оригиналният документ се прехвърля на структурното звено, което е отговорен изпълнител, останалите звена получават копие от документа.

При предоставяне на изпълнителя на възможност за достъп до електронно копие на документа в системата за електронно управление на документи, оригиналният документ може да остане в службата за архивиране, ако това е установено от инструкциите за водене на документация във федералния изпълнителен орган.

(параграфът е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Документи след подписването им от ръководителя на федералния изпълнителен орган или други упълномощено лицесе прехвърлят в деловодството за регистрация и изпращане.

(параграф 20, както е изменен. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Службата за управление на записи проверява коректността на документа, пълнотата на документа и съответствието на броя на копията на документа с пощенския списък. Неправилно оформените документи се връщат на изпълнителя.

Документите трябва да бъдат изпратени в деня на регистрацията им или на следващия работен ден.

Прехвърлянето на документи между структурните подразделения на федералния изпълнителен орган се извършва чрез деловодната служба.

Във федералния изпълнителен орган службата за управление на документацията води записи на входящи, създадени и изпратени документи. Данните за броя на документите се обобщават, анализират от службата за съхранение и се предоставят на ръководителя на федералния изпълнителен орган по предписания от него начин.

За записване и търсене на документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган се използва задължителна информация за документи в съответствие с приложението. Допълнителна информация за документи може да се използва в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган
Федерален изпълнителен орган:

а) формира документалния си фонд от документите, образувани в хода на дейността му;

б) разработва и одобрява, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, списък на документите, генерирани в хода на неговата дейност, както и в хода на дейността на подчинените му организации, като се посочват периодите на съхранение ;

в) разработва и одобрява албум с шаблони за унифицирани форми на документи, създадени от федералния изпълнителен орган.

(стр. "в" е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Формирането на документалния фонд на федералния изпълнителен орган се извършва от службата за управление на документацията чрез съставяне на номенклатура на делата, формиране и обработване на дела, осигуряване на тяхната безопасност, записване и прехвърляне на дела в архива на федералния изпълнителен орган.

Номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган:

а) съставен от службата по деловодство въз основа на номенклатури на делата структурни подразделения;

б) е одобрен след съгласуването му с централната експертна комисия на федералния изпълнителен орган от ръководителя на федералния изпълнителен орган не по-късно от края на текущата година и влиза в сила на 1 януари на следващата година;

в) веднъж на всеки 5 години се съгласува с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив, на която документите, формирани в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, се прехвърлят за постоянно съхранение Архивен фондРуска федерация;

г) в случай на промяна в функциите и структурата на федералния изпълнителен орган той подлежи на съгласуване с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив.

Имената на разделите от номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган са имената на структурните подразделения на федералния изпълнителен орган.

Делата се формират в съответствие с номенклатурата на делата, както и при спазване на принципите на систематизиране на документите и тяхното разпределение (групиране) за случаи на постоянно, временно (над 10 години) съхранение, включително дела за персонал, и за дела на временно (до 10 години включително) съхранение.

Делата от датата на образуването им до предаването им в архива на федералния изпълнителен орган или за унищожаване се съхраняват в структурни звена на мястото на образуването им.

Случаите се издават за временно ползване на служители на структурни подразделения за срок, определен от ръководителя на федералния изпълнителен орган, и след изтичането му подлежат на връщане.

Делата се издават на други държавни органи и организации въз основа на техните писмени искания с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган или негов заместник, отговарящ за деловодството.

Изтеглянето на документи от досиета за постоянно съхранение се допуска в изключителни случаи и се извършва с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган, оставяйки в досието копие от документа, заверено по предписания начин, и акт за причини за издаване на оригинала.

Случаите с постоянни и временни (над 10 години) срокове на съхранение се прехвърлят в архива на федералния изпълнителен орган не по-рано от 1 година и не по-късно от 3 години след приключване на делото от деловодната служба. Прехвърлянето на дела в архива на федералния изпълнителен орган се извършва въз основа на описи на дела с постоянно и временно (над 10 години) съхранение и досиета на персонала, формирани в структурните подразделения на федералния изпълнителен орган. Случаите с временен (до 10 години включително) срок на съхранение не се прехвърлят в архива на федералния изпълнителен орган и подлежат на унищожаване по предписания начин след изтичане на срока на съхранение.

(стр. 34 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Основата за съставяне на описи на делата на постоянно и временно (над 10 години) съхранение е номенклатурата на делата.

Забележка.
За въпроси относно съставянето на номенклатурата на делата и описите на делата, образуването и изпълнението на делата, както и унищожаването на делата за временно съхраняване вижте „Основни правила за функциониране на архивите на организациите“ (одобрени от Решение на Съвета на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.), утвърдени Правила за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт. Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477, Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и др. архивни документив публични органи, местни власти и организации, утвърдени. Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526.

Редът за съставяне на номенклатурата на делата и описанието на делата, образуването и изпълнението на делата, както и унищожаването на делата за временно съхранение във федералния изпълнителен орган се определя от федералния изпълнителен орган в областта на архивирането.

VI. Характеристики на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган
(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)
Електронните документи се създават, обработват и съхраняват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

Електронният документ трябва да бъде Общи правиладеловодство и да разполагат с данни за подобен документ на хартиен носител, с изключение на данните "Държавен герб на Руската федерация".

Федералният изпълнителен орган използва електронни документи (без предварителна документация на хартиен носител) и електронни копия на документи.

Съставът на електронните документи, създадени във федералния изпълнителен орган, се установява от списък с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършват изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешните дейности на федералния изпълнителен орган, разработен на на базата на препоръките на Федералната архивна агенция.

Списъкът с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършва изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешните дейности на федералния изпълнителен орган, се одобрява от ръководителя на този федерален изпълнителен орган в съгласие с Федералния архив. агенция.

Електронните документи, изпратени до публичните органи и местните власти, се подписват от повишена квалификация електронен подписслужител на федералния изпълнителен орган в съответствие с федерален закон„На електронен подпис“.

В системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, при които се използват други видове електронни подписи в съответствие с Федералния закон "За електронния подпис".

Получаването и изпращането на електронни документи се извършват от деловодната служба.

След получаване на електронни документи, подписани с електронен подпис, деловодната служба проверява валидността на електронния подпис.

След включването на електронните документи в системата за електронно управление на документи се генерират регистрационни и счетоводни данни за документа, които осигуряват управление на документа, включително неговото търсене, достъп до документа, контрол, съхранение, използване и други данни.

Документите, създадени във федералния изпълнителен орган и (или) получени от федералния изпълнителен орган на хартиен носител, се регистрират в системата за електронно управление на документи със създаването на електронно копие на такъв документ в нея.

Регистрацията и отчитането на електронни документи се извършват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

Електронните документи се оформят в електронни файлове в съответствие с номенклатурата на делата.

В номенклатурата на делата е посочено, че делото се води в електронен вид, което се отбелязва в заглавието на делото или в графа „Забележка“.

Електронните документи след тяхното изпълнение или изпращане подлежат на съхранение по установения ред в информационните системи на федералния изпълнителен орган за периодите, предвидени за подобни документи на хартиен носител.

След изтичане на сроковете, установени за съхранение на електронни документи, те подлежат на унищожаване въз основа на акт, одобрен от ръководителя на федералния изпълнителен орган.

Приложение
към Бизнес правилата
във федералните агенции
Изпълнителна власт

Списък с необходимата информация за документи,
използвани за целите на счетоводството и търсенето на документи
в системите за електронно управление на документи
федерални изпълнителни органи

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Длъжност, фамилия и инициали на лицето, подписало документа

Име на типа документ

Дата на документа

Регистрационен номер на документа

Дата на получаване на документа

Регистрационен номер на входящия документ

Информация относно свързани документи(име на вида на документа, дата, регистрационен номер, вид комуникация)

Заглавие на текста обобщениедокумент)

Индекс на делата по номенклатура на делата

Информация за препращане на документи

Брой листове на основния документ

Бележка за кандидатстване (брой заявления, общ брой листове за кандидатстване)

Инструкции за изпълнение на документа (изпълнител, заповед, дата на изпълнение)

Отметка

Лента за ограничаване на достъпа

Информация за електронния подпис

Проверка на електронен подпис

Подразделение - отговорен изпълнител на документа

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

публикувано на http://www.allbest.ru/

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема "Организация на деловодството в публичните органи и местното самоуправление"

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Кемерово 2010г

Въведение

Заключение

Въведение

Необходимостта от автоматизиране на офис процеси и организиране на електронно управление на документи днес се признава от държавните органи и местните власти в почти всички региони на Руската федерация. Но заедно с разбирането на такава необходимост възникват редица въпроси, без да се получат отговори, на които е невъзможно да се пристъпи към практическото изпълнение на проекти.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средства трябва да бъде надградено на първо място и кое може да изчака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

Работата на инженери, дизайнери, ръководители на производство прекарва много време в изучаване, анализиране и съставяне на различна документация. Особено големи трудности възникват като правило при разработването на производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата на специални познания сред съставителите. Премахването на непродуктивните времеви разходи в процесите на съставяне и използване на документи изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна, запознаване на съставителите на документи с най-общите закони на възприемане на документи, от друга страна, и това е основната задача, формулирането и систематизирането на общи правила и норми за изготвяне на основни документи.

Целта на контролната работа е да се проучат теоретичните основи на организацията на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Съгласно целта на контролната работа бяха поставени следните задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа

Офисната работа във федералния изпълнителен орган се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Бородина В.В. Офис работа в системата контролирани от правителството. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 154C Въз основа на тези правила федералният изпълнителен орган, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, издава инструкция за деловодството. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Решението установява реда за работа с електронни документи.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в "Стандартните инструкции за работа в офиса във федералните изпълнителни органи" от 27 ноември 2000 г., функциите по деловодството вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това ни позволява да твърдим, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление

В Русия в национален мащаб е разработена единна технология за работа с управленски документи, така наречената държавна система за документална поддръжка на управлението (GS DOW). Руското деловодство няма аналози в други страни нито по отношение на детайлността на разработване на технологията за работа с документи, нито по отношение на мащаба на разпространение. И ако на Запад развитието на автоматизацията на офиса стимулира развитието на технологиите за управление на документи, то в Русия, като правило, говорим за автоматизация на традиционно установената технология на работния процес в офиса.

Какви са характеристиките на "руския модел" на работа в офиса? Има три най-поразителни предимства: Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 98С.

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руската практика документът се поставя под контрол в момента, в който е получен от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътя на всеки документ, получен от държавен орган и местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

Традиционната документация включва поддържането на много дневници и/или картотеки, които обслужват хартиени документи. И именно поддръжката на тези картотеки е основният обект на автоматизацията на офиса. В същото време нищо не пречи да включите в автоматизираната система възможността за свързване на картата с електронното изображение на самия документ (текст и дори изображение, звук и видео). Така се създават технологични условия за преминаване към електронно управление на документи. Преходът към електронен документооборот от своя страна създава предпоставките за формирането електронни архивис ефективни механизми за справочна и аналитична работа по разнообразни документи в различни форми на представяне.

От друга страна, използването на компютърна мрежа създава условия за децентрализация на изпълнението на различни офис функции при запазване на централизиран контрол върху документопотока. Възможно е например да се позволи на отдели и дори отделни служители да регистрират самостоятелно документи и в същото време централизирано да контролират преминаването им. Освен това наличието на мрежа, свързваща териториално отдалечени органи, позволява централизиран контрол върху документооборота, което е невъзможно да се реализира в рамките на чисто хартиената технология.

Руският модел на работния процес не само е напълно съвместим с съвременни подходидо управленските процеси, но и значително превъзхожда западните модели на управление на документи. В крайна сметка в руския модел загубата на документи може да възникне само поради пряко нарушение на инструкциите за работа в офиса.

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес

Необходимостта от автоматизиране на работния процес на държавните органи и местното самоуправление вече е очевидна за всички.

Офисната работа с хартиени дневници и картотеки е несъвместима с изискванията за подобряване на ефективността на работата на държавните служители по няколко причини.

Информацията за документите и хода на тяхното изпълнение се разпространява между системата от картотеки на организацията и нейните структурни подразделения. Следователно получаването на информация за работата с документи в предприятието изисква търсене и обработка на данни от хетерогенни и децентрализирани файлови шкафове.

Картотеките с документи обикновено са отделени от изпълнителите. Те съдържат непълна и неоперативна информация за състоянието на документите.

Възпроизвеждането и движението на голям брой хартиени документи, поддържането на многобройни и дублиращи се дневници и картотеки води до големи количества непродуктивни разходи за труд.

Въпреки това кардиналните, революционни подходи към работния процес на държавните органи и местното самоуправление са много опасни. Това може да доведе не само до забавяне на изпълнението, но и до сериозни проблеми в управлението.

Microsoft, заедно с партньори, предлага двуфазни софтуерни и методически решения в областта на организацията на работния процес на държавните органи и местните власти: Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В.В. Бородин. Издателство: РАГС, 2008г. -184С.

Автоматизирана офис работа за хартиен работен поток;

Електронен документооборот и деловодство.

Такъв поетапен подход ще позволи постепенно да се повиши ефективността на работата на органа, като се елиминира възможността за дезорганизация на дейността му. Автоматизираната офис работа за хартиен работен поток е в краткосрочен план основният подход за автоматизация на работния процес в публичните органи и местните власти.

Документите, обработвани от органа, включително тези, предадени с помощта на компютърни технологии, имат две форми - традиционно хартиена и електронна. Тази симбиоза е резултат от модерни съоръженияподготовката на документи предполага електронна форма на съхранение на документи, и нормативна базаи установени правила за обръщение – хартия. Също така най-важният аргумент в полза на запазването хартиени носителидокументи е ненадминато удобство при работа с тях. Правилата и навиците се променят много по-бавно от възможностите на съвременните информационни технологии.

В публичните органи и местното самоуправление, очевидно, за дълго време, когато обработват документи в електронен вид, операциите, изискващи създаване на техните хартиени копия, ще бъдат запазени. По правило мениджърите предпочитат да работят с документи в хартиена форма. Освен това, докато обменът на официални документи между властите и предаването им в държавните архиви се извършва и на хартиен носител.

Електронният документооборот и деловодството (EDD) е технологичен отговор на съвременните изисквания на настоящата политическа и икономическа ситуация за ефективност руски властидържавна власт и местна власт. EDD се подкрепя и от опита от прилагането му в западните държавни органи и примери за работа в големи, прогресивни руски търговски структури.

4. Системи, които организират електронно управление на документи

Както бе споменато по-горе, електронното управление на документи е набор от нови технологии за работа с документи. Приложените технологии позволяват организиране на "безпроблемно" взаимодействие на системите, осигуряващи различни операции по обработка на документи. На първо място, такива технологии включват: Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 68С.

Технологии за разпознаване на текст, които превръщат входящите документи на хартия в напълно електронна форма на представяне;

Електронен аналог на саморъчен подпис;

Средства за предаване на данни;

Средства за съхранение на електронна информация.

Тези технологии позволяват на подсистемите, изпълняващи различни функции, да се допълват органично. Подобно взаимодействие може драстично да повиши ефективността на държавните служители при работа с документи.

Електронното управление на документи ви позволява да създадете единно информационно пространство в органа, интегрирайки всички документални системи в информационния възел. Интеграцията се извършва без загуба на качество на работа с документи, като се запазват традициите Руска офис работа. Основата на такава интеграция е надеждно съхранение на документи и системи за работен поток, които взаимодействат с него. Всички обработени документи се съхраняват в едно хранилище, което позволява оптимално търсене и подбор на информация при изготвяне на материали. В момента в повечето органи на управление и местно самоуправление много операции вече се извършват с помощта на компютърни технологии. Задачата на автоматизираната система е да организира ефективна колективна работа по текстовете на документи и да осигури на всеки държавен служител богато информационно пространство за осигуряване на дейността му.

5. Работен процес на официални документи

Основната цел при развитието на технологиите за електронно управление на документи беше постигането на максимална приемственост на правилата и техниките за управление на документи на хартиен носител и деловодство на дневник, което позволява да се осигури безболезнен преход от традиционни към съвременни технологии.

Системата за управление на документацията обработва документи, съхранявани в едно хранилище на документи на органа. Това ви позволява да включите документи, обработвани от официалното управление на документи, в единно информационно пространство на органа.

Технологията за електронно управление на документи се поддържа от следното функционалностсистеми: M.I. Басаков. Офис работа. Урокза студенти образователни институциисреден професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. -95С.

Регистриране в автоматизиран режим на входящи документи, предавани по електронна поща или през интернет портала, включително снабдени с електронни цифров подпис(EDS) и криптозащита;

сканиране и разпознаване на хартиени документи с помощта на вградена OCR технология;

Прикачване към регистрационната карта (RC) на електронно изображение на документа под формата на файл (файлове) от произволен формат;

разграничаване на правата за достъп до прикачени файлове на електронно изображение на документ;

Осигуряване на всяко длъжностно лице – участник в деловодството – на своя личен виртуален кабинет, което гарантира, че длъжностното лице има достъп само до документи, свързани с неговата компетентност;

Осигуряване на процеса на одобрение (визиране) на проектодокументи;

пълнотекстово и атрибутивно търсене на електронни документи, включително дистанционно пълнотекстово търсене;

Изпращане на електронни изходящи документи по електронна поща или публикуване в интернет портала на органа (с помощта на електронна поща, поддържащ MAPI), защитен от EDS и криптиран с помощта на сертифицирани инструменти;

Образуване и изпълнение на делата, т.е. групиране на изпълнените документи по дела в съответствие с номенклатурата на делата и систематизиране на документите по делото;

Архивно съхранение на електронни документи, дела на органа.

Основната счетоводна единица в системата е RC на документа, чиято пълнота на детайлите предоставя възможност за генериране на статистически и аналитични отчети за различни информационни отрязъци, лекота на търсене.

В същото време основният набор от данни на РК може да бъде разширен с произволен набор от допълнителни данни, определени за всяка група документи. Според допълнителните данни на Република Казахстан е възможно, наред с основните данни, да се търсят и избират данни при генериране на отчети. При получаване на електронен входящ документ регистрацията му се извършва автоматично. За документа, получен в резултат на обмена между двете EDD системи, повечето детайли на RK се генерират автоматично. Електронното изображение на документа е прикрепено към АС. В същото време се проверява самоличността на документа, предоставен с EDS и криптозащита. Ако входящият документ пристигне на хартиен носител, OCR пакетът се извиква от системната среда и при получаване на електронното му изображение се връща в системата за управление на офиса с едновременно прикачване на документа към АС. Потребителят на системата, който е прикачил файла с документа, задава правата за достъп до файла на ниво секретност, както и защита (отмяна на защита) от редактиране.

Ако е необходимо да се преведе сравнително голям обем хартиени документи, предназначени за изпълнение и съхранение в електронна форма, се предлага да се използва опцията „Регистрация на поток“. В този случай, след въвеждане на регистрационните данни за документа в Република Казахстан, потребителят на автоматизираната работна станция (AWS) за инлайн регистрация отпечатва на първия лист от баркода, който съответства на вътрешния системен номер, определен от системата към регистрирания документ. След това документите в произволен ред от различни работни станции за регистрация на потоци пристигат на работната станция за сканиране, оборудвана с високоскоростен скенер. Сканирани електронни изображения на документи влизат в базата данни и благодарение на технологията за извличане на баркод се прикачват към съответните регистрационни карти на документи.

След регистрацията АС с приложения документ се изпраща по мрежата до длъжностното лице, отговорно за вземане на решение за изпълнение на документа, а след това до изпълнителите на документа в съответствие с подробностите на резолюцията. В същото време всеки ръководител или изпълнител е надарен с определени права, които позволяват да се осигури организацията на работата с документи възможно най-близо до традиционната работа на маса, на която документи, които са от компетентността само на този служител и които или чакат началото на изпълнението (в папката Получени), са подредени в папки, или са приети от служителя за изпълнение (в папката При изпълнение), или се прехвърлят на подчинени с посочване на крайния срок за изпълнение (в Включено контролна папка).

При работа с електронни документи се осигурява комбинирано пълнотекстово и атрибутивно търсене на необходимия документ, включително чрез уеб достъп до документната база данни на системата.

Файлове с текстове (изображения) на изходящи и вътрешни документипо стандартна технология също са прикрепени към RK. Изходящ документ, придружени от реквизитите на РК, могат да бъдат защитени с ЕЦП, криптирани и предадени на адресата.

По този начин, във връзка с възможността за регистриране на документи, получени по комуникационни линии, се осигурява корпоративно електронно управление на документи. Изпълнените документи се оформят в дела и се предават в архивно съхранение.

6. Автоматизиране на обмена на документи между органи

В момента много публични органи вече използват наследство автоматизирани системиуправление на документи. Те са изградени на различна софтуерна и хардуерна база. Някои от тях, доставени от партньори на Microsoft (включително описаната по-горе система Delo на компанията Electronic Office Systems), са реализирани на базата на съвременни технологии. Също така значителен брой системи от предишни поколения, базирани на MS DOS и други платформи, все още са в експлоатация. Обединяването на системите във всички държавни органи в обозримо бъдеще е невъзможно както от политически (правата на субектите на федерацията и местните власти), така и от практически съображения. Внедряването и особено подмяната на операционни системи е доста дълъг, труден и скъп процес.

В тази ситуация естественото решение е да се разработи такъв инструмент за междуведомствен обмен на документи, който лесно да се адаптира към различни формати на входящи/изходящи съобщения и да позволява свързване на различни системи.

Обменът на електронни документи трябва да бъде правилно осигурен. Документите трябва да бъдат снабдени с електронен подпис, който гарантира авторството и неизменността на съдържанието на документа, и в отделни случаи- затворен чрез криптографски средства от неоторизиран достъп.

Всяка организация има много кореспондентски организации, с които се обменят документи, и всички могат да имат различни формати на съобщения и дори мрежи. Заредете системите на отделните организации с функция за непрекъсната поддръжка сервизна информациянеобходимо за организиране на обмена е непрактично. Логично е обменът на документи да се изгражда не на принципа „всеки с всеки“, а на принципа „звезда“ – на базата на Центрове за обмен на документи (ЦОД).

Центровете за данни могат да изпълняват следния набор от функции: . Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 127 с.

Преобразуване и съгласуване на формати на входящи-изходящи документи;

Поддръжка на адресни бази данни и изчисляване на маршрути за доставка на документи;

Гарантирана доставка на документи;

Допълнително архивиране на документи;

Поддръжка и синхронизация на директории.

Центровете за съобщения могат също да поемат ролята на CA, които поддържат инфраструктура с частен и публичен ключ, процедури за удостоверяване на организации, участващи в обмена.

За интеграция с центъра за данни, наследените корпоративни системи, ако е необходимо, могат да бъдат допълнени със специални интерфейсни модули, които осигуряват предварително конвертиране на формат и процедури за обмен с центъра за данни.

7. EDD системи за органи на различни нива

Решение за общински и други власти с малък обем работа. Тази категория може да бъде класифицирана общински структуриуправление с малък обем документопоток, които нямат достатъчна техническа база за внедряване на пълноценна EDD система. За тях може да се препоръча еднопотребителско решение, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с по-висша организация – директно или чрез центъра за данни. Потребителят на такова решение обикновено е служител, отговорен за работата в офиса на организацията. В същото време се работи с документи на хартиен носител, но системата поддържа регистрация на входящи/изходящи документи, регистрация на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. В в големи количестваслужителите могат също да водят записи за движението на хартиени оригинали. Документите, получени в електронен вид от по-висша организация, незабавно се регистрират, разпечатват и започват да се изпълняват преди пристигането на хартиените оригинали. Организацията майка автоматично получава известие, че документът е регистриран. Това решение позволява:. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Ускоряване на обмена на входящи/изходящи документи с по-висша организация;

Намалете броя на „изгубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно.

8. Решение за местната власт

Тази категория може условно да включва общински управленски структури, които имат среден обем на документооборота от 3000 до 10 000 документа годишно, офиса или секретариата като структурно обособено звено и работят не само с документи от организации, но и с писма и жалби от граждани. и предприятия. Такива организации обикновено разполагат с достатъчен парк от персонални компютри, свързани към локална мрежа. За тях може да се препоръча многопотребителско решение с брой работни места от 5 до 20, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с висши и по-ниски организации (директно или чрез център за данни), комуникация с портал за информиране и получаване на заявления от граждани и организации и възможност за отдалечен достъп до Интернет достъп до системните данни на EDD. Системата трябва да осигурява регистрация на входящи/изходящи документи, отчитане на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. Трябва да се води и запис за движението на хартиените оригинали.

Потребителите на такова решение обикновено са не само офис персонал, но и редица служители на функционални отдели. Тъй като по-голямата част от служителите на такива организации разполагат с персонални компютри, в рамките на такова решение работата с част от документите може да се организира основно или изключително в електронен вид. Входящите документи на хартиен носител могат да бъдат дигитализирани, а цялата по-нататъшна работа с тях вече може да се извършва по електронен път. Процесът на изпълнение на документи (налагане и изпълнение на решения) може да бъде организиран и в електронен вид.

Ако организацията има постоянно наличен канал в Интернет, отдалечен достъп до системата EDD може да бъде организиран чрез уеб интерфейс, който ви позволява да контролирате напредъка на работата както за служители, които са настрани, така и за по-висши организации.

Това решение позволява: Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008. -84С.

Ускоряване на обмена на документи с висши и по-ниски организации;

Намаляване на тежестта върху офис персонала чрез прехвърляне на част от функциите към отделите;

Повишаване на ефективността на контрола върху изпълнението на документи;

Организиране на ефективна система за съхранение на свързани документи;

Намалете времето за търсене на необходимите документи;

Намаляване на броя на „загубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно;

Ускорете и направете повече ефективна работаслужители за изпълнение на документи;

Намаляване на разходите за работа с жалби от граждани и организации, подадени по електронен път (чрез портала);

Осигурете контрол върху изпълнението важни документиот висши организации.

Да развива и поддържа портала, както и да организира отдалечен достъп до Интернет до системните данни EDD, набор от интернет технологии от Microsoft (Internet Information Services, ASP технология, Microsoft Index Server) и API, предоставен от системата Delo-Enterprise за публикуване документи могат да се използват директно от базата.

автоматизация на захранването на работния процес

Заключение

Характеристика на деловодството и работния процес в публичните органи или местното самоуправление, като система за документална поддръжка на управлението, е 100% отражение на управленските процеси в документална форма. Поради това процесите на деловодство и документооборот придобиват самостоятелен характер и изискват собствена система за управление.

В момента процесът на въвеждане на компютърни технологии и мрежи в публични институции, като в много от тях постигнатото до момента ниво е достатъчно за внедряване на съвременни технологии за работа с документи. Но освен компютри и мрежи, това изисква набор от съвременни софтуерни решения.

Руската федерация напълно осъзнава важността на тази област, която е отразена във федералната целева програма„Електронна Русия“ като цяло и в редица нейни специфични дейности.

Крайният резултат от административната дейност на държавния апарат зависи от множество междинни звена, едно от които е бизнес-производство, което позволява ефективност и гъвкавост при вземане на решения. Case-work координира всички етапи на работа - от проектиране до практическо изпълнение на решенията. Процесът на управление включва следните основни типични документирани операции:

Събиране и обработка на документална информация; подготовка на решение;

вземане на решения и документиране; внасяне на решения до изпълнителите;

Изпълнение на решението; контрол на изпълнението; събиране на информация за изпълнението;

Прехвърляне на информация чрез вертикални и хоризонтални връзки; съхранение и извличане на информация.

Административният апарат осъществява функциите си предимно чрез универсални и упълномощени организационни и административни документисъздадени в обръщение независимо от спецификата на дейностите във всички сектори на икономиката и публичната администрация. Ако вземем предвид, че в административния апарат са заети над 14 милиона души, а годишният документооборот в страната е приблизително 60 милиарда листа и продължава да расте, то няма съмнение, че ефективният регулиранетози процес има голямо значение. Като едно от средствата за регулиране на документооборота, документацията държавни стандарти, общосъюзни класификатори и унифицирани системидокументация. Тези и други стандарти са признати за стабилизиране на документооборота в страната през целия технологичен цикъл, за създаване на оптимална технология за управление на документооборота на всяка административна единица.

Списък на използваната литература

1. М.И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. - 336с.

2. Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 376s.

3. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М.В. Кирсанов. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 256с.- (Висше образование)

4. Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И.Н. Кузнецов. - М.: Юраит, 2008. - 576с.

5. Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 256s.

6. Държавна системаподдръжка за управление на документацията. Общи изискваниякъм услуги за поддръжка на документи и документи. - М., 1991

Хоствано на Allbest.ru

Подобни документи

Изучаването на правомощията на държавната власт и местното самоуправление в съвременна Русия. Методи за изпълнение от властите общинските властииндивидуален държавни правомощия. Отношения между местните власти и държавните власти.

курсова работа, добавена на 04.05.2010 г

Теоретични аспекти на организацията на документационното осигуряване на управление в здравно заведение. Разлики между офис работа и управление на документи. Западни системи за автоматизация на офиси в Русия. Анализ на документалния оборот на болницата.

дисертация, добавена на 01.06.2013г

Проучване на характеристиките на управлението на персонала във Волгоградския отдел на Министерството на горивата, енергетиката и тарифното регулиране. Подобряване на правната рамка за управление на персонала в публичните органи.

дисертация, добавена на 08.04.2014г

Характеристики на администрацията на селското селище Сушчевски в Костромска област. Правни основи на организацията на местното самоуправление. Връзката на местните власти с публичните власти. Управление на административния персонал.

доклад за практиката, добавен на 07/09/2009

Анализ на местното самоуправление, определяне на неговото място и роля в системата на публичната администрация. Основните проблеми в областта на взаимодействието между местните власти. Характеристики на взаимодействието на властите в общинаСургут.

дисертация, добавена на 22.08.2011г

Концепцията и значението на деловодството в дейността на предприятието, принципите и ролята на автоматизацията. Задачи на службата за управление на документи. Технологии за внедряване на системи за електронно управление на документи, използвани софтуерни средства.

курсова работа, добавена на 10.01.2015

Консултиране на персонал: концепция, същност и съдържание. Развитие на персоналното консултиране в Русия. Аутсорсингът като метод за консултиране. Оптимизиране на административните и управленски процеси в публичните органи и местното самоуправление в Руската федерация.

курсова работа, добавена на 26.06.2013

Описания на приложението на компютърните технологии за подобряване на процесите на управление на документацията. Характеристики на деловодството на Астраханската държавна консерватория. Анализ на документооборота, организация на работа с документи.

дисертация, добавена на 12.12.2011г

Същността на организационната структура на публичните органи, принципите и подходите към нейното формиране, характеристики и критерии за оценка на ефективността. Препоръки за подобряване на организационната структура на Изпълнителния комитет на даден регион.

дисертация, добавена на 08.04.2015г

Документиране на управленските дейности. Държавна система от предучилищни образователни институции. Бизнес и комерсиално писане. Организация на работа с документи. Автоматизиране на процесите на документационно осигуряване на управлението. Историята на компютъризацията на деловодството.

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Подобни документи

I. Общи положения

II. Термини и определения ()

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Подобни документи

II. Термини и определения
()