Бележка за наказанието на служител. Как да съставим протокол за некоректно и хамско поведение на служител? Видове бележки

Хубаво е, когато на работното място цари приятелска атмосфера и екипът работи като един добре координиран механизъм.

Но какво ще стане, ако един или повече хора подкопават дисциплината или откажат да изпълняват задълженията си, като по този начин застрашават успеха на целия екип? В този случай ще трябва да подадете жалба.

Меморандум за неизпълнение на служебни задължения

Меморандум за неизпълнение на служебни задължения е документ, който информира ръководителя или висши органиотносно неизпълнението на един или група служители на своите преки служебни отговорности.

Докладът съдържа и молба за наказание на служителя и привличане на отговорност (най-често дисциплинарна).

Как да напиша меморандум за неизпълнение на служебни задължения

За да бъде приета бележката за първи път и искането за наказание на служителя да бъде изпълнено, трябва да се посочат следните точки:

• Пълното наименование на отдела, в който работи нарушителят;
• заглавието на самия документ този случай„Меморандум“);
• номер на документа по реда, действителната дата на съставянето му;
• фамилията и инициалите на ръководителя, на когото се подава бележката;
• указание под основното заглавие на документа на допълнително заглавие, например „при неизпълнение на официални задължения“;
• обръщайки се към съдържанието на бележката, трябва да започнете с описание на ситуацията, в която служителят не е изпълнил задълженията си;
• следващият параграф излага искането за наказание;
• документът се удостоверява с подписа на автора, неговото фамилно име и инициали.

Датата на написване на бележката трябва да е актуална, тъй като изготвянето на документацията " задна дата» противоречи действащото законодателство RF.

меморандум

Дата на съставяне, пореден номер на документа

При неизпълнение (относно неизпълнение) на служебни задължения ( описание на работата)

Моля ви да вземете предвид факта, че служителят (име на отдела) на звеното (име на служителя) не е изпълнил прякото си трудово задължение (опишете). С подобно поведение той/тя е нарушил (а) член № ... от длъжностната характеристика.

Във връзка с подобни обстоятелства предлагам (изисквам) горепосоченият служител да бъде наказан (посочете предложеното наказание).

Видове бележки

Има три основни типа бележки, чиято разлика се крие в тяхното съдържание:

1. инициативабележки се пишат от служители, които искат да повлияят на свой колега и ръководител. Такава бележка описва един или поредица от инциденти и предлага методи за решаване на проблема;
2. информативендокладите не приемат за цел доклад за конкретно лице и неговото наказание, те се съставят редовно за общ контролработа и отчитане;
3. отчитане- са написани на последния етап от работата или след нейното пълно завършване. В тази форма на ръководителя се предоставя отчет за свършената работа и за приноса на всеки от участниците в процеса.

Как да напиша меморандум за служител?

• правилното подреждане на елементите на бележката играе важна роля при нейното изготвяне: v налявоъгъл е името на отдела, в който работи авторът на доклада. правилносъщият ъгъл е предназначен за настаняване лична информацияза лидера, който трябва да приеме и да отговори на бележката;
• н заглавието на документа обикновено се изписва в центъра, но е разрешено подреждане по-близо до левия ръб (за тези, които имат размахващ почерк);
• дата, която е посочена непосредствено под заглавието на документа, се изписва изключително с арабски цифри в дневния формат. месец. година;
• същността на проблема трябва да бъде описана ясно и кратко, не се пропускат художественият стил и използването на литературни средства (например хипербола);
• обвинение срещу служител, трябва да се потвърди с параграф от длъжностната характеристика или друг нормативен документ;
• е посочено предложеното наказаниев препоръчителна форма, без преувеличение;
• длъжност, пълно име и подпис на авторабележките са посочени на същия ред.

Образец на меморандум

Бележките нямат одобрена от закона форма, но въпреки това горната проба може да се счита за „златен стандарт“.

Само текстът на основната част може да се промени, но импровизацията в дизайна на заглавката на бележката е неприемлива.

Теми на бележки

Предметът на тези документи може да варира, като варира от единичен малък инцидент на работа до доклад за системно неизпълнение на задължения, което води до неприятни или дори опасни последици.

Можете дори да докладвате на началниците си за ежедневна грубост, която пречи на комфортната работа и взаимодействието на служителите в екип. закъснявамса по-честа причина за подаване на жалби, както и неизпълнение на служебни задължения.

Служител, който има право да делегира някои от задълженията си на младши по ранг, може да се оплаче на шефа, ако служителят откаже да изпълни задачата.

Инциденти, които биха могли (или са довели) до материални или физически загуби, се считат за най-честата причина за писане на бележки.

Разногласията в екипа водят до писане на оплаквания, но тази ситуация е рядка и показва тотален разногласия между колегите. В този случай лидерът трябва внимателно да обмисли проблема, да проведе разговори и, ако е необходимо, да разпусне екипа.

Често докладите за конкретно лице се пишат, когато искат да свалят отговорността от индивид или останалата част от групата.

Фокус на доклада

По фокус отчетите са разделени на два вида:

1. вътрешни;
2. външен;

Първият вариант е по-често срещан, тъй като всички проблеми, описани в доклада, се решават на място. Разпространението на проблемите и тяхното излизане извън звеното е изпълнено с негативни последицикакто за служителя, за когото е съставена бележката, така и за управителя.

Вътрешни бележки могат да се пишат от всеки служител на отдела, независимо от ранг и статус. Началникът на този отдел ги проверява и взема решения. структурна единица.

Причината за писане може да бъде неспазване на длъжностната характеристика, нарушаване на правилата за безопасност, отказ за изпълнение на заповеди, отсъствия и некоректно поведение към колегите.

Външното отчитане излиза извън рамките на звеното и често достига до ръководителите на организацията като цяло. Само ръководителят на звеното, а не обикновен служител, може да напише външен меморандум.

Друга фундаментална разлика е, че такъв отчет не може да бъде съставен на обикновен лист, неговото писане включва попълване на определен формуляр, който се издава от предприятие или организация.

Общо за тези два вида справки е, че се съставят стриктно според изискванията, тъй като всеки от тях е приложен към личното досие на служителя.

На пръв поглед изглежда, че няма съществена разлика между връчване, меморандум и обяснителни бележки, т.к. тези документи са сходни по предназначение – всички те имат информационен характер. Независимо от това, това са различни документи, които се различават по съдържание, насочване и цели на съставяне. Освен това те не съдържат инструкции, а информация, която подтиква адресата да вземе окончателно решение по разглеждания въпрос.

Какви са характеристиките на услуга, меморандум, обяснителна бележка? Как да форматирате правилно всеки документ хартиено копие? Ще се опитаме да отговорим на тези и други въпроси от практическа гледна точка.

МЕМОРАНДУМ

меморандум(код 0286041 по OKUD) е информационен и референтен документ, адресиран до ръководителя, началника на отдел, др. упълномощени лица. В него се излага подробно всеки проблем със заключенията и предложенията на съставителя и има за цел да насърчи ръководството да вземе определено решение.

Определения на "меморандум" като независима концепцияне в закона.

Меморандумът се съставя както по писмени или устни инструкции на ръководителя, така и по инициатива на самите служители (например в случаите, когато за решаване на произволен производствен или икономически проблем е необходимо да се представи информация в писаневисшето ръководство). С помощта на такъв документ можете да направите предложение за подобряване на техническата страна производствени процеси, да изразят несъгласие с взетото от висшестоящия ръководител решение, както и да изложат своята гледна точка в случай на несъгласие с колегите. Затова при изготвянето на меморандум е важно преди всичко авторът да формулира позицията си по достъпен начин, а след това да даде убедителни аргументи в негова полза.

Видове бележки

• за инициативност;
• информационни;
• отчитане.

Инициативасе съставя меморандум, за да се насърчи адресата да приеме категорично решениеследователно текстът на бележката излага фактите, съдържа конкретни предложения, препоръки или заключения.

Информационенредовно се съставя меморандум и съдържа информация за детайлите, резултатите или методите на извършване на работата.

Отчитанемеморандумът информира за завършването на работата, нейния етап, изпълнението на инструкции, заповеди и др.

в зависимост от адресатаотчетите са разделени на:

• към външни;
• вътрешни.

Външен меморандумадресирано до ръководителя на определена институция, издадено на обща формаорганизация, подписан от ръководителя и обикновено съдържа следните данни:

• име на компания;
• дата;
• индекс;
• място на съставяне;
• адресат;
• заглавие на текста;
• текст;
• подпис на управителя;
• име на изпълнителя, телефонен номер.

Външен меморандум се представя на ръководителя на организацията майка (Пример 1).

Пример 1

Външен меморандум

МЕМОРАНДУМ

10.02.2014 № 12/05-14

При привличане на доп

трудови ресурси

Уважаеми Андрей Василиевич!

Поради липсата на кандидати на етапа на формиране на административния апарат за клона в Москва е необходимо да се привлече трудови ресурсиот допълнителни източници до 14.04.2014г. Интервютата с новите кандидати трябва да се проведат до 21.04.2014 г.

Заплащането на разходите за допълнителни услуги ще се извършва съгласно т. 4.5 от Договора за услуга № 04/56 от 14.02.2014г.

Началник отдел човешки ресурси Семенов IN Семенов

По дело No 03-13

Одинцов 10.02.2014г

Вътрешен меморандумизпратен извън институцията, например, до по-висша организация, съставен на стандартен лист хартия А4, но посочващ всички необходими подробности, разположени в съответствие с GOST 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за изготвяне на документи” (Пример 2).

ДА СЕ необходими подробностивътрешният меморандум включва:

• наименование на структурното звено;
• име на вида на документа (ПАМЕТ);
• дата;
• регистрация (изходящ номер);
• заглавие на текста;
• текст;
• маркировка за наличието на заявлението (ако има такова);
• дестинация;
• подпис на съставителя (посочващ длъжността, инициалите, фамилията).

Пример 2

Вътрешен меморандум

МЕМОРАНДУМ

07.04.2014 № 6

Относно отсъствията, извършени от управителя

отдел продажби

Съобщавам на вашето внимание, че днес, 07.04.2014 г., мениджър продажби Петрова Валентина Ивановна отсъстваше от работното място през целия работен ден от 10:00 до 18:30 часа.

Не е предоставена информация или документи, потвърждаващи основателността на причините за отсъствието на В. И. Петрова.

Във връзка с извършеното нарушение предлагам Петров В.И. на разходка.

Началник отдел продажби Игнатиев O.A. Игнатиев

По дело No 02-10

Сидорова 07.04.2014г

Регистрация на детайли от отчета

При съставяне на меморандум се използват както ъгловото (пример 3), така и надлъжното разположение на детайлите на заглавната част (пример 4).

Пример 3

Ъглово разположение на детайлите в меморандума

име

структурна единицаДестинация

МЕМОРАНДУМ

______________ № ________

заглавка

Пример 4

Надлъжно разположение на детайлите в меморандума

Име на структурната единица

МЕМОРАНДУМ

_____________ № _________

заглавка

Име на типа документсе изписва с главни букви (ПАМЕТ) и може да се намира в центъра или от границата на лявото поле.

датаи стаямеморандумите са написани на един ред. Датата е написана с арабски цифри ( 21.04.2014 ) или буквено-цифрово ( 21 април 2014 г.).

Забележка

Датата на външния меморандум е датата на неговото одобрение и изпращане на адресата, датата на вътрешния меморандум - дата на съставяне и подписване.

Регистрационен номер на вътрешен меморандум той се поставя или на мястото на съставяне, или на мястото на получаване - в зависимост от системата за регистрация на документи, която действа в организацията.

Ако меморандумът трябва да бъде разгледан заинтересовани хора, сложете го одобрение на визаи след вземане на решението резолюциялидер.

Приемането на резолюция е последният етап от разглеждането на меморандума.

Забележка

Резолюцията на ръководителя, който разгледа вътрешния меморандум, ще бъде основа за предприемане на всякакви мерки, издаване на документи, провеждане на събития.

заглавкакъм текста описва накратко съдържанието на документа. Той е формулиран според Общи правиласъставяне на заглавия за документи: използване на предлог о/ои глаголно съществително в предлоген падеж, например Относно отсъствието от работа Лазаренко O.O.

ТекстМеморандумът се състои от две или три семантични части:

• в първия - констативенчасти- са посочени причините, фактите или събитията, довели до написването му;
• във втория - анализираща част- съдържа анализ на текущата ситуация и възможни решения;
• в третия - обобщена част- съдържа заключения и предложения за конкретни действия, които според съставителя трябва да бъдат предприети.

Втората част от меморандума може да липсва. В този случай текстът на меморандума съдържа обосновката, заключенията и предложенията на съставителя.

Ако меморандумът има приложение, маркирай околоприложениенаправено преди подписване.

Отметка за наличието на приложението, посочено в текста на бележката, се изготвя, както следва:

Приложение: за 3 литра. в 1 екземпляр.

Ако бележката има приложение, което не е посочено в текста, посочете неговото име, броя на листовете и копията.

Приложение: Правилник за Регионален кредитен отдел за 5 л. в 1 екземпляр.

вътрешен меморандум знаксъставителя (ако е представен на ръководителя на звеното) и ръководителя на звеното (ако е представен на ръководителя на организацията); външен меморандум знациРъководител на организацията.

Забележка

Ако меморандумът е съставен на две или повече страници, тогава втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани. Серийните номера се изписват в дясната част на горното поле на страницата с арабски цифри.

БЕЛЕЖКА

бележкае вид доклад. Това е писмено информационно съобщение, широко използвано в практиката на съвременни управленски структури от различни нива и организационно-правни форми. Бележките осигуряват пряка връзка между обектите за управление на хоризонтално ниво.

между другото

Бележката е документ, който няма официален статут. Не е предвидено в OKUD.

Бележките се изготвят в голямо разнообразие от ситуации. Стандартните цели за този документ включват:

• искане на информация;
• издаване на инструкции;
• придружаващ друго съобщение (придружаваща бележка);
• обяви (известия).

Текстът на бележката съдържа информация за причините за изготвянето й под формата на предложение, искане, заявление. Това може да бъде информация за движения на персонала, срещи, промени в корпоративната култура на компанията и др. Бележките се изготвят на стандартен лист хартия А4.

Бележката се подписва от специалист или началник на отдела. Датата на записката е датата на нейното съставяне и подписване.

Законодателството не предвижда строги изисквания за подготовка и изпълнение на бележки, следователно процедурата за тяхното изпълнение, като се вземат предвид спецификите на организацията, трябва да бъде фиксирана в местния нормативен акт, например в инструкциите за работа в офиса. Форматът на бележка трябва да служи за опростяване и ускоряване на вътрешните комуникационни процеси.

Образец на бележка е представен в пример 5 .

Пример 5

бележка

В събота, 19.04.2014 г., от 9:00 до 16:00 ч. в отдела за персонал на Sever LLC, монтажни работиза настройка на аларма.

Моля Ви да разрешите достъп за извършване на работа на следните служители на фирма Енергосет:

1. Симакин И.П.

2. Иванов П.Н.

Ръководител на AHO СвиридовН.Н. Свиридов

По дело No 02-14

Илин 16.04.2014г

ОБЯСНИТЕЛНО ПИСМО

Разяснително писмо- то вътрешен документ, обясняващи причините за всяко действие, факт, събитие, инцидент, съставен от служител на организацията и представен на по-висшестоящ служител.

Съгласно част първа на чл. 193 Кодекс на труда Руска федерацияпреди прилагане дисциплинарни меркиработодателят трябва да изисква от служителя писмено обяснение. Служителят съобщава причините и обстоятелствата на комисията дисциплинарно нарушениев обяснителната бележка. Въз основа на обяснителната записка управителят се произнася по налагането на дисциплинарно наказание спрямо служителя. Освен това този документ е едно от основанията за оценка на тежестта на нарушението и обстоятелствата, при които е извършено от работодателя.

В OKUD OK 011-93 този документ се споменава само веднъж - обяснително писмоза нарушение на трудовата дисциплина (код 0286091), който принадлежи към клас 0286000 „Документация за изпълнение на дисциплинарни наказания”.

Видове обяснителни бележки и техните характеристики

• за изясняване отделни разпоредбиизвършена работа (проект, отчет, разработка);
• съставя се при редовни ситуации, нарушения на дисциплината, неправомерно поведение и др.

Пояснителна бележка се изписва от служителя на ръка в един екземпляр на стандартен лист хартия А4 и се адресира до лицето, което я е поискало. Може също да бъде въведен на компютър с помощта на шаблона, приет от организацията. Формата на обяснителната бележка, както и начинът на изпълнение (ръкописно или на компютър) не са законово фиксирани.

Обяснителна записка може да бъде съставена от структурно звено или конкретно длъжностно лице.

Забележка като доказателство

Работодателят, изисквайки обяснителна бележка, написана на ръка от служителя, по този начин се предпазва от незаконни действия от страна на служителя, когато трудов спор. Това изключва подмяната на оригиналния документ.

Ако компанията използва шаблонни формуляри, тогава в края на текста можете да направите бележка:Обяснението е съставено лично с помощта на персонален компютър. Дата. Подпис.

Регистрация на отделни данни от меморандума

За да се унифицират информацията и референтните документи, трябва да се изготви и изпълни обяснителна бележка в съответствие с изискванията на GOST 6.30-2003.

Датаобяснителната бележка е датата на нейното съставяне.

ТекстОбяснителната бележка трябва да съдържа:

Описание на фактите, довели до написването му;

Аргументи, които обясняват настоящата ситуация.

Текстът на бележката трябва да бъде убедителен и да съдържа неопровержими доказателства.

При направата подписиса посочени длъжността, личен подпис, инициали и фамилия.

Като приложениядокументи могат да бъдат цитирани, за да оправдаят действията на автора на документа и да потвърдят определени обстоятелства.

По структурата на текста обяснителната записка се различава от доклада по това, че не съдържа заключения и предложения (пример 6).

Забележка

Ако фирмата е разработила и одобрила стандартни формуляриобяснителни бележки, използвани в различни ситуации, това не означава, че служителите трябва да съставят бележки по одобрени формуляри. Неофициален документ също може да бъде валиден.

Пример 6

Разяснително писмо

Приложете дисциплинарни мерки
под формата на порицание Александрова И.И.

HR отдел да издаде заповед.
Смолкин 17.04.2014

Директор на LLC "SV"

A.V. Смолкин

ОБЯСНИТЕЛНО ПИСМО

14.04.2014 № 14

За отсъствието от работа

Аз, Александрова Ирина Игоревна, счетоводител, отсъствах от работното си място на 14 април 2013 г. от 9:00 до 15:30 ч. по лични причини.

Нямам оправдателни документи.

касиер счетоводител Александрова I.I. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯОТЧЕТ, ОБСЛУЖВАНЕ, ОБЯСНИТЕЛНИ БЕЛЕЖКИ

Една от функциите на деловодната служба на организацията е да осигурява оперативно издирване необходимата информациясвързани с популяризирането на прехвърлените документи на изпълнителя. За по-удобно търсене на тези данни се използват различни регистрационни форми.

Отчетните, сервизните, обяснителните бележки по функционално предназначение са носители на определена информация. Тъй като въпросът, посочен в бележката, изисква писмено решение под формата на резолюция на ръководителя на организацията или друго упълномощено длъжностно лице, документите трябва да бъдат регистрирани.

Припомнете си, че има три форми на регистрация на документи: списание, картичка и автоматизирано. Организацията има право да избере най-ефективната и подходяща форма на регистрация.

▪ Формуляр за регистрация в дневник -най-често срещаният, но не винаги удобен, т.к регистрацията на всички документи в него върви в хронологичен ред, като при търсене на конкретен документ специалистът трябва да прегледа всички листове на списанието. Търсенето на информация допълнително се усложнява от факта, че инициативен документ може да бъде регистриран например в едно списание, а отговорът на него в друго. Задължителните регистрационни формуляри (списания) не са предвидени от законодателството. Препоръчителният регистрационен формуляр е показан в Пример 7.

Пример 7

Фрагмент от регистъра на отчетите и обяснителните бележки

Дата на документа	Регистрационен номер	вид документ, обобщение	Кой е подписал документа	Изпълнител	Където се прехвърля	Разписка за получаване (подпис, дата)	Знак за посоката на документа в кутията
07.04.2014	03-10/14	За изтеглянето от ваканцията на касиера Швец О.Р.	Началник отдел човешки ресурси	Инспектор отдел "Човешки ресурси".	Отдел човешки ресурси	Смирнова В.А. 07.04.2014	По дело No 03-14 Смирнов 07.04.2014г

▪ Формуляр за регистрация на картав сравнение със списанието е по-удобно и адаптирано. Създадените регистрационни и контролни карти на документи при търсене в класификатора дават възможност за оптимизиране на процеса на търсене на документ и намаляване на времето на процеса на регистрация. Очевидното предимство на регистрацията на карта е, че няколко служители могат да се регистрират едновременно;

▪ Автоматизиран (електронен) формуляр за регистрациявключва използването на специални софтуер. Информацията за документа се въвежда в електронна регистрационна и контролна карта, съхранявана в базата данни. Едновременно с регистрацията може да се отпечата регистрационна и контролна карта.

Обикновено отчетите и обяснителните бележки имат сложен регистрационен индекс, който се формулира по същия начин като индекса изходящ документ. Регистрационният номер се състои от индекса на делото по номенклатурата на делата (включително индекса на структурното звено и номера на делото според номенклатурата на делата на това звено) и сериен номердокумент в рамките на една календарна година.

Забележка

Въпросите за регистрация и счетоводство на документи в организацията трябва да бъдат отразени в инструкциите за работа в офиса. Инструкциите трябва да включват:

1) списък с нерегистрирани документи.

2) списък на регистрираните групи документи, като за всяка група е задължително да се посочат:

Място на регистрация;

Време и ред на регистрация;

Правилото за формиране на регистрационния номер;

Формата, в която се извършва регистрацията;

Списъкът с данните, които се въвеждат във формуляра, правилата за попълването им;

Правила за отчитане на движението на документи след регистрация;

Принципът на регистрация (единична или повторна регистрация при прехвърляне на документ в друго звено);

3) процедурата за повторно получаване на документа в организацията (за входящи документи).

Условия за съхранение на меморандуми, услуга, обяснителни бележки

Периодите на задържане са определени в Списъка на типичното управление архивни документигенерирани в хода на дейността правителствени агенции, тела местно управлениеи организации, посочващи сроковете за съхранение, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558. В съответствие с посочения списък сроковете за съхранение на меморандумите могат да бъдат 1 година, 3 години, 5 години , 75 години, за постоянно. Обяснителните бележки трябва да се съхраняват постоянно.

Нашият съвет

При изготвянето на бележки е необходимо да се придържате към единен стил, а основният текст на документите трябва да отговаря на правилата на бизнес етиката и установените изисквания за изпълнение на документи. Неприятно впечатление оставят неточно съставени и изпълнени документи с граматически грешки. Не бързайте да изпращате документа на адресата, а го прочетете внимателно, като коригирате, ако има такива, граматически грешки или печатни грешки.

Меморандумът за хамското поведение на служител е информационен документ, който е написан от името на висшето ръководство и показва неадекватното поведение на служителя. Как да направите такава хартия, ще научите от нашата статия.

Меморандум за хамското поведение на служител

Моделът на подчинение на едно лице на друго (мениджър и други служители) в работна среда, като правило, не предизвиква никакви оплаквания. Понякога обаче мениджърът започва да се държи грубо и може да допусне язвителни забележки срещу служителя - и това вече е случай, на който трябва да се обърне голямо внимание и да се вземат подходящи мерки. Колегите, тоест служителите, които заемат еквивалентна позиция, често също могат да станат „агресори“. Какво трябва да направи в този случай гражданин, който е бил нападнат?

Като част от работния процес напишете меморандум, адресиран до ръководителя, който е на по-висока позиция от инициатора на документа. Документът трябва да отразява не само самоличността на лицето, което се държи по хамски начин, но и да посочва обстоятелствата, при които това е направено.

Бележката трябва да се подаде служебно, чрез секретаря или друго лице, което ще я регистрира. Този документ трябва да бъде отговорен от адресата.

ЗА СПРАВКА! Гражданският кодекс на Руската федерация предвижда възможността за защита на честта и достойнството на обидените, ако нарушителят не може да докаже думите си. В този случай заявителят има право да се обърне към съда и да поиска извинение от грубия човек или обезщетение за неимуществени вреди.

Не знаете правата си?

Образец на меморандум за служител

Необходимите детайли на документа са:

• име на адресата с посочване на конкретната длъжност, звено и пълно име;
• дата и номер на изходящ документ (документът може да бъде регистриран като вътрешна поща на организацията);
• текст на бележка;
• Дата на приготвяне;
• подпис на заявителя и препис от него, посочващ длъжността и звено.

Основното правило при писане на меморандум: трябва да посочите обстоятелствата по случая възможно най-подробно. В края на краищата, в допълнение към обаждането изпълнителна властможе да позволи намаляване/увеличаване на работния ден на подчинените, да наложи забрана за обяд или отлъчване от работното място и т.н. Препоръчително е да посочите в меморандум всички обстоятелства, които считате за достойни за внимание на висшето ръководство, така че научава за всички остри ъгли във взаимодействието на екипа и служителя.

Например, може да изглежда така:

« Старши мениджър М. с действията си внася раздор в работата на екипа, като си позволява неприемлива форма на общуване със служителите, изразяваща се в унижаване на човешкото достойнство. Доста често от устните й се чуват псувни, отправени към конкретен човек. Считам това поведение за глупаво и ви моля да вземете мерки, за да предотвратите това да се случва в бъдеще...»

Когато съставяте бележка, не трябва да забравяте за такива важни компоненти на работния процес като спазването на подчинението и бизнес етикета. Така че не трябва да използвате фрази като „можете да наложите глоба на А. за хамското му поведение“ или „препоръчвам В. да бъде уволнен“ в текста на бележката. Разглеждането на поставения в документа въпрос и приемането на всякакви по-нататъшни мерки се извършват от адресата на писмото, като такива допълнения ще създадат само отрицателно впечатление за заявителя.

Какво да направите, ако някой от служителите не контролира? Ако прави каквото му харесва, не се справя с преките си задължения? Можете да напишете меморандум на такъв служител, в който да съобщите за неговото хамско поведение и обида на други хора, както и за неизпълнение на служебни задължения или отсъствие. Съставя се по образци на вътрешния бизнес документооборот.

Какво е меморандум за служител

Меморандумът за хамското поведение на служител е уведомителен документ, чиято цел е да информира властите за неадекватно поведение на един от служителите, което не се вписва в разрешените рамки на корпоративната етика или законодателство.

Има и меморандум за неизпълнение на служебни задължения. Този документ информира, че служителят не спазва изискванията, посочени в трудов договори вътрешни трудови разпоредби.

Има и меморандум за отсъствие от работното място. Тя уведомява властите, че служителят е отсъствал или закъснял за работа. Отсъствието се счита за отсъстващо повече от 4 часа подред или през целия ден или смяна. Всичко по-малко от този път закъснява.

Бележката записва факта на неадекватно поведение. По правило документът съдържа искане за прилагане на подходящи мерки спрямо служителя. Ако не бъде заведено, ще бъде трудно да се привлече такъв човек към отговорност.

Как да пишете правилно: формуляри, мостри, примери

Текстът на меморандума може да бъде свободен. еднаква формане. Опишете ситуацията възможно най-подробно. Основното е, че съдържа всички необходими факти за нарушението и атрибутите на потока от бизнес документи. Регистрацията се извършва съгласно стандарта GOST 6.30–2003: лист хартия А4, всички необходими подробности.

Грубо поведение, обида на служители и клиенти

В меморандум за грубостта на служител те трябва без провалимат следните параметри:

• име на адресата с посочване на конкретната длъжност, звено и пълно име;
• дата и номер на изходящ документ (документът може да бъде регистриран като вътрешна поща на организацията);
• текст на бележка;
• Дата на приготвяне;
• подпис на заявителя и препис от него, посочващ длъжността и звено.

Неизпълнение на служебни задължения

Меморандумът за неизпълнение на служебни задължения съдържа следните компоненти:

• име на адресата;
• име на документа (центрирано);
• датата на съставяне на документа и номера;
• текста на бележката, отразяващ списъка на задълженията, които служителят не изпълнява правилно, и последиците, произтичащи от това;
• предложения относно мярката за отговорност, която ще се прилага спрямо служителя;
• подпис и позиция на заявителя.

Разходка и закъснение

В доклада за отсъствие или закъснение се посочва:

• името на отдела, към който принадлежи служителят (отсъства от работа);
• Име на ръководителя и неговата длъжност;
• заглавие;
• текст, съдържащ факта и времевия период на отсъствие от работното място;
• предложение за дисциплинарна мярка;
• длъжността на подателя, неговия подпис и препис.

Какво заплашва служител с бележки

Меморандумът се отнася до вътрешна кореспонденция. Това не е присъда и не е гаранция за прилагане на наказанията, а само установяване на нарушения. Ръководството разглежда жалбата и прави заключение дали е разумно да се прилагат санкции. Трябва да се даде възможност на служителя да се оправдае. Пишат обяснителна бележка. Ако работодателят намери извинението за неудовлетворително, той издава дисциплинарна заповед.Според закона това може да бъде забележка, порицание и уволнение.

Видео: как да накажем служител

Има няколко вида бележки, които ви позволяват да докладвате на началниците за определени нарушения на служител. Всеки от тях има свои собствени изисквания.

В хода на работата на организацията възникват ситуации, когато ръководителите на отдели и други служители трябва да предават различна информация на ръководството. Това трябва да бъде направено писмено. За това се използват офис или меморандуми.

Какво е

Меморандумът е документ, в който служител на предприятието предоставя всякаква информация на вниманието на ръководството. Това е основната му разлика от бележка, в която служителите искат нещо от ръководството.

Най-често се срещат в работа в офиса на персонала, тъй като информацията, предоставена на вниманието на ръководството, почти винаги се отнася до служителите на организацията. Те са първичен документ, въз основа на които по-късно се съставят други документи и се извършват различни събития (заповеди, служебни разследвания).

Кой и на кого ги пише

Докладите се съставят от началниците на отдели и отдели. След това отиват при по-висок шеф. Те могат да бъдат написани от обикновен служител.

При приготвянето им трябва да се спазват следните правила:

• служителят не може да напише меморандум „за себе си“, тоест в съставения документ лицето, което го е съставило, не може да бъде този, който е докладван на ръководството;
• можете да пишете или за подчинен служител, или за равен в йерархията на предприятието.
• винаги се пише до висшето ръководство;
• дори ако заглавната страница съдържа името на ръководителя на предприятието, бележката първо се прехвърля на прякото ръководство на служителя, който я е написал.

Всички горепосочени принципи не са регламентирани от закона, те са се развили в практиката на деловодството.

В какви случаи се прилага

Меморандум се пише в случаите, когато е необходимо да се предостави информация на висшето ръководство:

• за нарушаване на трудовата дисциплина или длъжностната характеристика от служителите;
• за настъпилите нарушения, решението за които може да се вземе само от ръководителя.

С други думи, той има информационен характер и предполага, че висшето ръководство определя по-нататъшния курс на действие.

Заповед за прехвърляне

Ако спазвате всички правила за работа в офиса, тогава трябва да следвате следната процедура за предаване на меморандум:

1. Форматиране на бележка.
2. Прехвърлянето му на прекия ръководител. Ако бележката се предаде незабавно на ръководителя на организацията, тогава тя трябва да бъде предадена чрез секретаря, който я регистрира.
3. След като лидерът вземе решение относно документа, той поставя резолюция върху него и го изпраща обратно на секретаря.
4. Секретарят го изпраща на служителя, който трябва да изпълни посочените решения.
5. След като проблемът, посочен в бележката, бъде разрешен, той се изпраща в хранилището.

Тази процедура се спазва стриктно, като правило, само ако предприятието е голямо. В малките компании тази система е опростена и докладите се изпращат незабавно до ръководителя на организацията.

Правила за проектиране

Меморандумите трябва да бъдат съставени в съответствие с правилата за деловодство.

На хартия или не

Няма унифицирана форма за обработка на такива документи, тя се изготвя или на фирмената бланка на компанията, или на обикновен лист хартия.

Можете да го съставите на ръка или да го напишете на компютър.

Във всеки случай, ако меморандумът съдържа всички необходими подробности, той ще има силата на документ, независимо от формата, в който е съставен.

Някои организации разработват свои собствени формуляри за компилиране различни документикоито нямат унифицирани форми. Включително отчети.

Заглавка на документа

Изготвя се по същия начин, както в други документи, например изявления:

• капачката трябва да се намира в горния десен ъгъл на лист хартия или бланка;
• в първите два реда се изписват длъжността, фамилията и инициалите на ръководителя на предприятието;
• след това се изписва длъжността, фамилията и инициалите на служителя, съставил отчета.

Ако компанията е одобрила формуляр за меморандум, тогава по правило вече има шаблон за шапка.

Ред за писане

1. Заглавка на документа.
2. Името на документа, в случая "Меморандум". Името може да бъде поставено или отляво, или в средата на реда. Пише се с главни букви.
3. Под името е текстът с информация. Трябва да съдържа толкова много Подробно описаниеПроблеми.
4. По-долу е датата и подписа на лицето, изготвило документа.

Пример за дизайн

Директор на Luch LLC

I.I. Никитенков

от главен счетоводител

A.N. Риленкова

меморандум

Съобщавам на вашето внимание, че по време на инвентаризацията на склада беше открит недостиг на инвентарни артикули в размер на 1548,28 рубли.

Срок и място на съхранение

След разрешаване на проблемите, посочени в меморандума, той се изпраща за съхранение. Можете да го съхранявате на следните места:

• файл в книга, където се събират всички основания за нареждания (декларации, бележки, удостоверения и др.);
• , които са съставени въз основа на този меморандум (служебно разследване, заповед и др.).

Срокът на съхранение на меморандума ще зависи от това какви документи ще бъдат съставени в резултат. Средно този период варира от 3 до 5 години. Следователно папката, в която се съхраняват всички бележки, не може да бъде зашита заедно, а просто да се съхранява в папка.

Примерни бележки

Текстът на меморандума е съставен във всякаква форма, но за най-често срещаните случаи можете да използвате примерни мостри.

Отсъствието на служител на работа

Предлагам на вашето внимание, че заварчикът A.A. Буренков отсъства от работното място без предупреждение от началото на работния ден до момента (от 8:00 до 12:30 часа). Моля ви да разпоредите вътрешно разследване по този въпрос.

За неизпълнение на задълженията

Съобщавам на Вашето внимание, че счетоводителят Н.А. Павлова направи грешка при пресмятането заплатиработници в производствения цех. Тя също редовно я нарушава служебни задълженияи пренебрегва разпорежданията на прекия си ръководител. Моля, вземете мерки.

Относно лошото поведение на служителите

Съобщавам на Вашето внимание, че управителят И.А. Йезерски, общувайки с клиентите на организацията, си позволява да използва нецензурни думи и обиди. Моля, вземете мерки.

За появата на служител на работното място в нетрезво състояние

Съобщавам на вашето внимание, че електротехникът А.В. Юдин е на работното си място с табели алкохолна интоксикация: нестабилна походка, несвързана реч, характерна миризма. Моля за спиране този служителот изпълнение на служебни задължения и да извърши вътрешна проверка по този факт.

заключения

Меморандумът е документ, с който служителите информират ръководителя на организацията за различни ситуации, вземането на решения зависи от ръководството.

Този документсъставен в свободна форма, но в същото време го съставя в съответствие с изискванията на правилата за деловодство.

Видео - каква е разликата между бележки и бележки: