Маршрутът на движение на входящи документи. Маршрути на документооборота

Ясна, проста и, най-важното, ефективна схема на работния процес в една организация (примери по-долу) е основата на всеки бизнес. Но, както показва практиката, не всички служители разбират необходимостта от правилно попълване и навременно движение на документите.

Как да опростите работния процес и да принудите подчинените?

Преди да разберете дали трябва да опростите работния процес в конкретна организация, трябва да разберете какъв тип движение на документи се използва в компанията и къде работата се проваля.

И така, документооборотът се осъществява между две групи лица:

• служители, произвеждащи информация (ръководител,)
• служители, обработващи входящи данни (секретар, логистик)

Съответно целият документооборот е разделен на:

• входящи
• интериор
• изходящ

Входяща документация

Истински пример за схема на работния процес в организация:

Организация на вътрешния документооборот

В случая говорим за движение на документи между отдели, създадени в рамките на една и съща фирма. Това могат да бъдат заповеди, актове.

Как изглежда добре организираният документооборот в този случай:

• Изпълнителят изготвя документ и го представя за одобрение
• Висшият мениджър, след подписване на документа, го предава на ръководителя на организацията
• Ръководителят решава да одобри документа и го предава на служителя
• Служителят, след като регистрира документа, отново го прехвърля на изпълнителя
• От своя страна изпълнителят, след като изпълни решението, изпраща списък с производителностна служителя, който го внася в делото

Изходяща документация

ДА СЕ изходящ потокдокументацията включва управленска информация, изпратена извън организацията (отговори на входящи писма, ).

Добре обмислен работен пример за схема на работния процес в организация:

• Изпълнителят подготвя документа и го предава на прекия ръководител за одобрение
• Ръководителят на отдела изпраща договорения документ на ръководителя на фирмата
• От своя страна мениджърът предава одобрения документ на служителя, който го регистрира и го предава на спедиторската служба

Бързо изчисляване на обема на работния процес

На първо място, трябва да се отбележи, че правилата за изчисляване и анализ на обема на работния поток са посочени в „Правилата за работа в офиса“, които са одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15.06.2009 г. 477 (изменен на 09/07/2011).

Второ, трябва да разберете, че такова изчисление може да се извършва само веднъж месечно, така че веднъж на всеки 3 месеца, веднъж на всеки шест месеца и веднъж годишно. Във всяка конкретна организация ръководителят с помощта на вътрешна заповед решава този въпрос.

В същото време във всеки случай счетоводните и регистрационните формуляри, попълнени от служителите в полето, се приемат за основа за изчислението.

И така, една разчетна единица е:

• оригинален документ
• копие на документа, но само ако няма оригинал и копие в единствено число. Всички останали копия се отчитат отделно
• документи, приложени към мотивационно писмо(преброени всички заедно)

Жалбите и предложенията се разглеждат отделно.

Така че, за да изчислите бързо обема на работния поток, използвайте следната формула:

Общ работен поток = a / a1 + b / b1 + c / c1, където:

• a е броят на получените документи, a1 е броят на копията на получените документи
• b – брой изпратени документи, b1 – брой копия на изпратените документи
• c – брой вътрешни документи, c1 – брой копия на вътрешни документи

Опростяване на документооборота

Ако проблемът с опростяването на работния процес е остър, изберете една от следните опции:

• Прехвърляне на хартиения документооборот в електронен. Един от най ефективни начиниопростяване на обмена на управленска информация е преходът към електронно управление на документи. Информацията, съхранявана в единна компютърна база данни, достига по-бързо до изпълнителите, по-лесно е да се вземе предвид, да се намери и отпечата на хартия.
• Централизация на документооборота. За да изключите изпълнението на дублиращи се документи, е необходимо да изпратите целия поток от документи до служителите на централния офис. Въпреки това, ако има отдалечени клонове, изходящите документи трябва да се регистрират локално.
• Обучение на персонала. Разбира се, нито една добре разработена схема на работния процес в една организация няма да започне да работи, ако служителите или други служители, участващи в движението на документи, не разбират какво правят. Постоянната смяна на персонала също няма да е от полза за каузата, така че е по-добре да харчите пари за обучение на стари служители, отколкото постоянно да привличате нови хора.

„Подводни камъни“ на електронния документооборот

Превод хартиени документив електронен вид – не толкова прищявка на главата, колкото необходимост, която среща днес.

Въпреки това, за да може документооборотът в организацията да започне успешно виртуалното движение, е необходимо:

• използвайте модерен софтуер
• превеждам хартиени архивив електронен вид. Това може да се направи самостоятелно, като се делегира задачата на стари служители или с помощта на специални организации.
• систематизирайте електронната информация стъпка по стъпка

В същото време пълен отказ от поддържане на хартиени документи трябва да се извърши в момента, когато електронното управление на документи е готово за работа.

Спазване на правилата за движение на документи

Съгласете се, доста е неприятно да гледате как най-опростената схема на работния процес, създадена върху работещ пример в организация, отново спира да работи по неизвестна причина. За да предотвратите това да се случи:

• изготвяне на основна позиция и документи в организацията
• напишете конкретните изисквания за попълване на всеки документ
• отделно следете работата на всеки отдел или отдел, за да забележите навреме кой от тях изостава
• за нарушаване на сроковете за подаване на документи

Важно отклонение: ако компанията спазва всички членове на Кодекса на труда на Руската федерация, тогава няма да е възможно да се събират парични глоби от служителите.

Има обаче алтернативен изход: при първото нарушение на разпоредбата за документооборота служителят подлежи на дисциплинарни мерки(упрек). В повторно нарушение– финансово наказание под формата на намаляване или анулиране на бонус плащания (тримесечни, годишни).

Такава система бързо ще свикне служителите с новите правила, а мениджърът ще се отърве от ненужните проблеми.

И така, работният поток представлява пълен цикъл на движение на документи от момента на издаването им () до момента на завършване на изпълнението (изпращането).

Правилната схема на работния процес в организацията осигурява навременна обработка на управленските решения и ефективната работа както на всички отдели, така и на компанията като цяло.

Напишете вашия въпрос във формата по-долу

Прочетете също:

• 
  
• 
  Как да заверя копия на документи в...
• 
  Жалба срещу шефа до висшето ръководство -...
• 
  Ефективни техники за продажба по телефона - общ преглед...

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Изисквания за документооборот, задължителни за спазване във всички институции. Етапи технологичен процесобработка и движение на входящи документи. Централизирано и децентрализирано регистриране на кореспонденция, индексиране на документи.

тест, добавен на 29.06.2013


Характеристики на подсистемата за управление на информацията. Концепция и типология нормативни документиорганизации. Количествен анализ на документи в предприятието. Офис автоматизацията като решение на проблеми в регулаторна подкрепаи управление на документи.

курсова работа, добавена на 05.03.2015


Задачи на службата за деловодство, процедурата за регистриране на документи. Организация на документооборота в Държавната институция „1 отряд на федералното управление Пожарнав Саратовска област". Форми на регистрация на документи и значението за бързото приемане на управленски решения.

курсова работа, добавена на 01/12/2012


Форми за регистрация на документи и контрол върху тяхното изпълнение. Систематизиране на документи и формиране на сборници от документи. Редът за съхранение в архивните учреждения и издаването им за временно ползване. Прехвърляне на документи на GKN в архива на организацията.

презентация, добавена на 16.04.2012


Принципи на организация на управлението на документи. Движение на входящи, изходящи и вътрешни документи, техните регистрационни и регистрационни форми. Информационно-справочна работа. Контрол на изпълнението на документа. Работа с информация, съдържаща търговски тайни.

резюме, добавено на 11.12.2010 г


Теоретична основаработния процес и работния процес на организацията. Развитие на осн документи за управлениетранспортна организация. Изисквания за документация. Информационно-справочни, административни и организационни документи.

курсова работа, добавена на 10/05/2014


Опции за местоположението на детайлите на заглавката: ъглови и надлъжни. Обща концепцияотносно формите на документи. Основни принципи на организацията на управлението на документи. Схема на преминаване на документи, документни потоци, тяхното значение. Отчитане на обема на документацията.

контролна работа, добавена 09.03.2016г

Процесът на обмен на кореспонденция е много динамичен, въпреки че на пръв поглед движението на документ се състои само във факта, че той се прехвърля от една институция в друга. За служител, който работи с документална информация, е важно да разбере това движение в организацията.

Маршрут на документа -условният път, който изминава даден документ в институция (в предприятие, във фирма) от момента на създаване (получаване) до завършване на изпълнението (изпращането).

Движейки се по маршрута, документът има "спирки", по време на които с него се извършват определени офис операции. Това обаче не означава, че един и същ вид документ има същия маршрут. Помислете за най-много общи етапипредаване на документа.

• 1. Допускане.Има три начина да получите документ в институция:
• 1) чрез комуникационни канали (поща, телетайп, интернет и др.);
• 2) с куриер;
• 3) лично от посетителя.

При получаване в институцията документите се подлагат на предварителна обработка, която се състои в определяне на правилността на доставката им. След това се отварят всички пликове, с изключение на тези с надпис "Лично". След определяне на коректността и пълнотата на приложенията (въз основа на детайлите на документа, които вече бяха споменати), документите се представят за разглеждане. Пликовете се прилагат към документа само в случаите, когато:

• датата на пощенското клеймо се счита за доказателство за навременността (ненавременността) на получаване на документа от адресата;
• документът е изпратен обществени организациинамиращи се в институцията. Например адресирани пликове синдикална организация, академичен съвет, градинарско партньорство и др., могат да бъдат открити само от служители на тези организации;
• документът е с надпис „Личен“ или „Поверителен“, но пликът не е.

В долната част на документа вдясно се поставя (ръчно или с печат) знак за прием, фиксирайки факта на неговото приемане. Знакът показва датата на получаване, присвоения входящ номер (индекс), а понякога и съкратеното име на институцията, която е получила документа. Например:

Интелект-сервиз LLC Дата 03.01.2017 г. Изп. № 002

Датата и часът на получаване на документите, получени по факс или електронна поща, се фиксират автоматично.

От момента на определяне на датата на получаване, документът се счита за в работата на институцията и се прехвърля за разглеждане.

2. Разглеждане -това е дефиниция от специалист или ръководител на характера на изпълнението на документ.

Специалистът може да определи кои документи да изпрати за изпълнение, заобикаляйки ръководителя (на практика поне 10% от входящите документи могат незабавно да бъдат прехвърлени за изпълнение в съответните отдели на институцията, а в големите чуждестранни фирми обемът на такива документи може да се увеличи до 70%). Такива решения зависят не толкова от информацията, съдържаща се в текста, колкото от квалификацията на специалиста и яснотата на управленската структура на институцията.

По-често срещан, особено в руската управленска практика, е вариантът, когато естеството на изпълнението се определя от ръководителя, а не от специалиста, като прави резолюция във формуляра между адреса и текста. Ако това пространство не е достатъчно, тогава разделителната способност може да бъде разположена във всяко свободно пространство на бланка, с изключение на полетата и самия текст.

Резолюцията посочва на кого, какво, в какъв срок трябва да се направи. В края на резолюцията се поставят датата и подписът, чието декодиране не се изисква. Например:

проф. Алексеев Л.Л. Подгответе отчет преди 10.02.2016г

01/05/2016 (подпис)

Поставянето на линийка не е предвидено в стандарта, но мениджърът често отделя инструкциите си от подписа с него.

Според проучвания четенето на входяща кореспонденция и определянето на естеството на изпълнение отнема 12-30% от работното време на мениджъра. Често ръководителите на големи административни структури са принудени да четат до 300 страници текст дневно, въпреки че на практика могат да възприемат не повече от 30 страници. Това обяснява големия процент официални решения, ако недостатъчно квалифициран помощник-секретар изпрати цялата получена документация за разглеждане от ръководителя.

3. Регистрация.След определяне на естеството на изпълнението, документът следва да бъде регистриран, ако подлежи на регистрация (някои видове документи, като брошури, покани, конферентни програми, писма с надпис „Лично”, съобщения и други, не се приемат за регистриран).

Регистрацията е фиксиране на кратки данни за документ върху материален носител (в дневник, на карта или в компютърна памет), което е необходимо, за да се гарантира безопасността както на самия документ, така и на информацията, съдържаща се в неговия текст. Регистрацията улеснява търсенето, отчитането и контрола на документа в бъдеще. Стандартът не уточнява каква информация за документа трябва да бъде отразена при регистрацията. На практика има:

• автор на документа;
• дата и индекс на входящия (изходящия) документ;
• дата и индекс, присвоени на документа при получаване;
• заглавие ( обобщение) документ;
• резолюция;
• бележка за изпълнение;
• знак за контрол;
• знак върху посоката на документа за съхранение.

Най-удобната и ефективна от гледна точка на търсене, счетоводство и контрол се счита за картова система за регистриране на документи, особено с голям документооборот. Въпреки това, формата на дневник за регистрация има неоспоримо предимство пред картата или компютърната система: само дневникът ви позволява да гарантирате безопасността на документа. Така определени видоведокументи (документи за образование, граждански паспорти, трудови книжкии др.) се регистрират само в дневници, независимо от обема на работния процес.

Регистрацията се извършва еднократно, т.е. документът не трябва да се пререгистрира, попадайки в една или друга структурна единица.

4. Екзекуция- събиране и обработка на необходимата информация, изготвяне на текста на документа по формуляра, съгласуване, подписване, одобрение, подготовка за изпращане до адресата.

Принципите за съставяне на документа бяха разгледани по-горе.

• 5. Управление на дела.След приключване на изпълнението документите се завеждат по дела. Кейс - набор от документи, поставени в папка на определена основа и в съответствие с установените изисквания. Формирането на дела може да се извърши по следните критерии:
  • наименования на видове документи (например бизнес кореспонденция, заповеди, актове, договори);
  • кореспонденти (например кореспонденция с някаква компания);
  • проблеми (например доставка на продуктова група, развитие на персонала);
  • региони (например кореспонденция с доставчици от района на Курск).

По отношение на формирания случай е обичайно да се спазват следните изисквания:

• във файла се поставят само изпълнени документи;
• документите, свързани с един въпрос, трябва да бъдат в едно досие;
• оригиналните документи се вписват във файла (в последна инстанциязаверени копия); други копия на документа, включително чернови, не се подават;
• документация различни терминисъхранение (например постоянно и временно) се оформят в различни случаи;
• по делото се оформят документи от една година, с изключение на делата, които се прехвърлят в друга година;
• документите, поставени в преписката, трябва да бъдат правилно изпълнени, т.е. разполагат с всички необходими подробности;
• документи, подлежащи на връщане, не трябва да се депозират в преписката;
• Делото не трябва да надвишава 250 страници.

Вътре в кутията документите могат да бъдат подредени в хронологичен ред, по цифри или по азбучен ред, в зависимост от това кой от знаците е решаващ. Така че е обичайно да се подава бизнес кореспонденция в делото по дата на получаване, разписки - по номера, заповеди - по номера и дати, а жалбите на гражданите - по първата буква на фамилното име.

Правилното формиране на делата не само гарантира безопасността на документите, но и допринася за бързото търсене на необходимата информация.

6. Изпращане.При изпращане се проверява съответствието на попълнения документ с препоръките на стандарта. Ако има линк към заявлението, трябва да проверите дали посочените документи наистина са приложени изцяло и в брой екземпляри.

Непосредствено преди изпращане на формуляра се записват датата и изходящият номер (индекс). Всички документи, изпратени до една и съща институция, трябва да бъдат приложени в един плик.

• 7. Контрол на изпълнението- Осигуряване на изпълнение на документите по същество и в подходящия срок. Същността на изпълнението се определя от текста и (или) резолюцията на главата. Определени са срокове:
  • регламенти(стандартни срокове);
  • авторска институция (съдържа се в текста на документа);
  • резолюция (определя се от ръководителя).

При липса на всички тези опции, документът трябва да бъде изпълнен в рамките на 10 дни.

Само този, който ги е определил, може да промени сроковете за изпълнение на документа, само този, който го е поставил под контрол, може да отстрани документа от контрол.

Контролът върху изпълнението на документите започва от момента на тяхната регистрация и приключва след приключване на работата, посочена в текста на документа и резолюцията на ръководителя.

Стандартът предоставя реквизит "знак за контрол"задължителни за всички документи, подлежащи на контрол по изпълнението. В лявото поле на тези документи, на нивото на заглавието към текста, писмото ДА СЕ.

Контролът на изпълнението се състои в редовна проверка на хода на изпълнението. Въз основа на резултатите от одита се извършва анализ на изпълнението, който се довежда до вниманието на ръководителя. Степента на редовност на проверките може да бъде различна: например задачите за следващите месеци на текущата година се проверяват поне веднъж месечно, а задачите за текущия месец - на всеки 10 дни и 5 дни преди изтичането на текущия период .

Ясният контрол върху изпълнението на документите, освен това контролът върху изпълнението на управленските решения като цяло, играе неоценима роля, допринасяйки за ефективна работавсяка организация, фирма, компания. Контролът трябва да се извършва от висококвалифициран специалист, например референт с висше образование.

След проучване на маршрута на документа могат да се направят препоръки относно необходимото професионално и образователно ниво, от което служителят се нуждае на един или друг етап. Така че на етапите на получаване, регистриране и изпращане на документи квалификацията на секретаря е достатъчна, на етапите на разглеждане, изпълнение и контрол на документа е необходима квалификацията на помощник-секретаря или помощник-ръководителя.

Всеки документооборот има доста постоянен маршрут на движение, който пряко зависи от структурата и съдържанието на документите, степента на регулиране на функциите на мениджърите и структурните подразделения, разпределението на задълженията между мениджърите и технологията, приета в институцията за работа с документи.

Стереотипните маршрути на движение са присъщи на входящите документи, което се определя от адресирането им.

Входящите документи формират три посоки на движение: управление на компанията, управление на структурни подразделения и директно към специалисти. Съотношението на тези потоци не е ритмично: повечето документи отиват в ръководството, което, от една страна, има претоварване с информация, а от друга страна, получава обемно количество информация, която не отговаря на тяхната компетентност, функционални задълженияи области на дейност, а не тяхното ниво. В този случай чакането на ръководството да провери документите е загуба на време и удължава пътя на документа до изпълнителя.

Маршрутът на движение на входящите документи зависи и от технологията за работа с документи, инсталирани в институцията. Например процесът на регистрация е разделен на два етапа: въвеждане на данни за получения документ във регистрационните форми, преди да бъде разгледан от ръководството и допълване на тези данни с разрешение, срокове, инструкции за изпълнение и други след разглеждане от ръководителя. По този начин процесът на регистриране на документи увеличава времето на движение на документа от получаването до изпълнителя. Ако в една компания е обичайно да се регистрират документи многократно, на ниво структурни подразделения, тогава загубата на време поради неразумни спирания в движението на документа е по-осезаема.

Изходящият документооборот, като правило, преминава през цялата управленска структура. Както информационните, така и инициативните документи се изготвят от специалисти в структурни подразделения. Маршрутът на движение на тези документи зависи от броя на етапите на одобрение, одобрение и подписване на документи, както и от приетата технология за препечатване на текста, регистриране и изпращане на документи.

Най-разредени са маршрутите на движение на вътрешни документи. Освен това в този поток движение административни документи, като правило се поръчва, а изготвянето на всички останали документи няма регламентирани маршрути и води до голяма загуба на време за преминаване на документи.

Услугата за управление на записи може да разработи най-подходящите и оптимални маршрути за движение на документопотоци, базирани на данни, характеризиращи документопотоците.

Документопотокът като движение трябва да се различава от обема на документопотока, който се изразява чрез общия брой документи, получени от компанията и създадени в нея за определен период. Обемът на работния процес трябва да отчита всички входящи, изходящи и вътрешни документи, както и всички копия, направени с помощта на оперативна печатна и офис техника.

Маршрутът на движение - посоката на движение на документи, етапите и случаите на движение на документи. Всеки документооборот има доста стабилен маршрут на движение, който зависи от състава и съдържанието на документите, степента на регулиране на функциите на мениджърите и структурните звена, разпределението на отговорностите между мениджърите и технологията, приета в организацията за работа с документи. Стереотипните маршрути на движение са характерни за входящите документи, което се определя от адресирането им. Входящите документи формират три посоки на движение: управление на организацията, управление на структурни подразделения, директно към специалисти. Съотношението на тези потоци е неравномерно - по-голямата част от документите отиват за ръководството, което, от една страна, изпитва претоварване с информация, а от друга страна получава значително количество информация, която не отговаря на тяхната компетентност, области на дейност и функционални задължения, а не тяхното ниво. Чакането документите да бъдат прегледани от ръководството е загуба на време, удължава пътя на документа до изпълнителя. Маршрутът на движение на входящите документи също зависи от технологията на работа с документи, приета в институцията. Например процесът на регистрация е разделен на два етапа: въвеждане на данни за получения документ във регистрационните форми, преди да бъде разгледан от ръководството и допълване на тези данни с резолюция, срокове, инструкции за изпълнение и други след разглеждане от ръководителя. По този начин технологията за регистрация на документи увеличава времето на движение на документа от получаването до изпълнителя. Ако е обичайно една организация да регистрира документи многократно, т.е. на ниво структурни подразделения загубата на време поради нерационални спирания в движението на документа е още по-осезаема. Изходящият документооборот, като правило, прониква в цялата управленска структура. И проактивни, и информационни документиобучават специалисти в структурни подразделения. Маршрутът на движение на тези документи зависи от броя на случаите на одобрение, одобрение и подписване на документи, както и от приетата технология за препечатване на текста, регистриране и изпращане на документи. Най-нерегламентирани са маршрутите на движение на вътрешни документи. Освен това в този поток движението на административни документи като правило е рационализирано, а подготовката на всички други документи няма регламентирани маршрути и води до най-значителна загуба на време за преминаване на документи. Въз основа на данните, характеризиращи потоците от документи, услугата DOE може да разработи най-подходящите, оптимални маршрути за движението на документните потоци. Описание на маршрута вътрешен документ, като правило, изглежда така: разработване на проект на документ - одобрение на документа - ревизия на документа - изпращане (или архивиране) на документа. Освен това етапите „Съгласуване на документа“ и „Ревизия на документа“ могат да се повтарят, докато всички коментари не бъдат елиминирани. За формализиране на такива маршрути могат да се използват всякакви налични средства - всичко трябва да се определя от принципа на достатъчност за решаване на проблема. Най-простият вариант е да се разработят диаграми на потоци на документи под формата на конвенционални графични блок-схеми. Всяка компания може да разработи свой собствен метод за показване или да го заеме от компания, предоставяща услуги за внедряване на EDMS, основното е схемите да са разбираеми за служителите на компанията и да позволяват допълнително конфигуриране на системата. Благодарение на SED хартиената кореспонденция е намалена. Използвайте за създаване и редактиране на документи текстови редактори, като Word 2007. Документите се създават въз основа на стандартни формуляри, предварително въведена в паметта на компютъра и съдържаща шаблони. Прехвърляне на документи до в електронен форматизвършва се в компютърна локална мрежа, входящи и изходящи документи - използване електронна пощаи интернет. Запис за входящи и изходящи документи се въвежда в регистрационната карта и се въвежда еднократно. При регистриране на входящ документ попълнете следните полета: дата на получаване на документа; регистрационен номер; името на отдела, който е получил документа; кореспондент; дата на документа; Номер на документ; броят на листовете на документа; брой листове за кандидатстване; вид и резюме на документа. При регистриране на изходящи документи: името на отдела, изготвил документа; изходящ номер; дата; дестинация; изпълнител; ключова дата (ако се очаква отговор); номер на делото. Контролът на изпълнението се осъществява от службата DOW. Извлечение за контрол става автоматично при попълване на полето „Дата на падежа” в регистрационната карта. Знакът за контрол се поставя в горния ляв ъгъл. Всички документи подлежат на контрол. Документите се съхраняват на компютъра под формата на файлове, съхранявани на твърдия диск. Файловете са сортирани в папки. Името на папката започва с вида на документа, последвано от бележки за авторство, въпрос, кореспондент и периода, за който са групирани документите. Периодът на съхранение зависи от стойността на информацията, съдържаща се във файловете. Документите се съхраняват в електронен архив, където се изпращат веднага след приключване на работата с тях по деловодство. Това гарантира безопасността на документа, бързо търсенеи разпределен достъп до документи, използвайки локална мрежа или отдалечен достъп.