Номериране на поръчките за основна дейност по дроб. Номериране на кадрови документи

Може ли да се издаде номер на поръчка с дроб, примерно 84/1, ако са забравили да го регистрират? Какво трябва да се следва в този случай?

Отговор

Регистрацията на документи е неразделна и една от най-важните части на цялостната система за организиране на работа с документи, съществен елементтехнологична верига на движение и обработка на документи. Регистрация на документ - присвояване на регистрационен номер на документ и въвеждане на данни за документа в регистрационната и счетоводна форма (GOST R 7.0.8-2013. национален стандарт Руска федерация. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Офис работа и архивиране. Термини и определения" (одобрени със заповед на Росстандарт от 17 октомври 2013 г. N 1185-st)).

Правилно организираната регистрация на документи е основата за създаване на справочни и информационни системи за документи на организация, тя ви позволява да създадете правилна база данни от документи, да наблюдавате тяхното изпълнение и бързо да получавате информация за самия документ и неговото движение в организацията.

възложени на документи регистрационен номер:

Придава легитимност на документа;

е един от ключовите му елементи за търсене;

Позволява ви бързо да оцените обема на работния поток за определен календарен период в рамките на регистрирания масив. В тази връзка при организиране на работа по регистриране на документи е важно да се спазват установените ключови правила - да се регистрират документи в рамките на документните масиви и установените календарни периоди, да се регистрират документите систематично, като се избягват пропуски в серийната номерация.

Регистрацията на административни документи по правило се извършва в рамките на установените групи документи (отделно заповеди и инструкции, отделно заповеди за персонал и др.) с брутна номерация в рамките на Календарна година. Към присвоените регистрационни номера могат да се добавят цифрови или азбучни индекси, например - OD (поръчки за основни дейности), R (поръчки) и др.

Регистрацията на административните документи трябва да се извършва в деня на подписването им и при правилна организация на работата с документи, спазване на правилата за изготвяне и регистриране на документи, не трябва да има пропуски в регистрационните номера.

Въпреки това, в дейността на всяка организация има случаи, когато е необходимо да се регистрират документи " задна дата". Разбира се, тази практика трябва да бъде сведена до минимум, като се настрои работата с документите по такъв начин, че изпълнителите да подготвят документите своевременно, координиращите лица да ги разглеждат своевременно и след това договореният документ незабавно да се предава за подпис на глава и регистрация, но е почти невъзможно напълно да се премахнат форсмажорните обстоятелства.

При регистриране на документи "с обратна сила"и съответно, присвояването на регистрационни номера извън общата установена регистрационна система следва да отчита следните фактори:

1. Оценете рисковете от регистрацията на такъв документ.
2. Оценете възможностите на използваните регистрационни форми/системи за регистрация.

При оценка на рисковетенеобходимо е да се вземат предвид обстоятелствата, допринесли за прехвърлянето на документи за късна регистрация. Например, известно е, че редица документи трябва да бъдат въведени в сила от 1 януари на текущата година, но често това са сложни, сложни документи, чието изготвяне може да надхвърли установения период, но рискът от тяхното отсъствие в организацията в законодателни или регулаторни задайте временадвишава риска от неспазване на установените вътрешни правила за организиране на работа с документи, т.к може да доведе до глоби и други административни наказания.

Характеристиките на счетоводните формуляри може да не позволяват да се направи запис за „задна дата“ на документа или да се присвои дробен (или буквен) регистрационен номер на документа. Например, това е практически невъзможно при система за регистрация на журнали или при определени (твърди) настройки на информационните системи.

В последния случай могат да се предложат следните опции:

1. резервни номера на сметки за документи, планирани за подписване или одобрение;
2. регистрират документи по брутна номерация с присвояване на следващ пореден регистрационен номер, но с посочване на необходимата дата на регистрация.

В заключение трябва да се отбележи, че от една страна общ редРегистрация определени видоведокументите трябва да бъдат включени във вътрешен регулаторен документ, например в инструкциите за работа в офиса, но в допълнение към нормативен документ, също е важно да се фиксира в правилата бизнес оборотвъзможността за регистриране на документи в случай на непреодолима сила, например, като се използват дробни (84/1) или буквени (84а) числа и се вземат предвид този факторпри планиране на работата на деловодството и при изграждане на счетоводни информационни системи.

При това трябва да се ръководите от:

1. производствена необходимост, като се вземе предвид намаляването на бизнес рисковете за организацията,
2. характеристики на използваните регистрационни форми или информационни системи.

Все още не сте се абонирали за нашата публикация? Вземете безплатен достъп и четете статии за три дни!

Организацията номерира поръчки от началото на годината. Ако има нужда от издаване на поръчка, но няма безплатен номер на поръчката. Могат ли да се използват дроби? Например 198/1.

Отговор

Отговор на въпроса:

Този въпрос не е уреден със закон.

При регистрацията на всеки документ трябва да бъде присвоен определен номер и символ(индекс).

В същото време системата за регистриране на документи, включително поръчки, се разработва от самата организация и се фиксира в местните нормативен акт, например Инструкции за водене на записи.

По този начин, действащ законодателен органне забранява номерирането персонални заповедичрез дроб. Въпреки това, при проверка на съответствието трудовото законодателствоили в случай на конфликт със служител и съдебни споровеномерирането на заповедите чрез дроб може да бъде доказателство за издаване на заповед със задна дата. И следователно такава заповед може да бъде фалшифицирана от работодателя, за да се прикрие нарушение на трудовото законодателство.

Въз основа на гореизложеното, за да се избегнат проблеми с регулаторните органи и конфликти със служители, номерирайте заповедите на персонала чрез дроб Не се препоръчва .

Подробности в материалите на Системния персонал:

1. Отговор: Как да индексирате (номерирате) документи, получени от службата за персонал

Нина Ковязина, заместник-директор на отдела медицинско образованиеи кадрова политика в здравеопазването на Министерството на здравеопазването на Русия

Когато документите се регистрират, те се индексират. Тоест на всеки документ трябва да се присвои определен номер и символ (индекс) * Индексите са необходими при търсене, записване и систематизиране на документи. Регистрационният индекс не се повтаря през годината.

Регистрационният индекс се състои от:

• пореден номер на документа в рамките на определен масив (например заповеди за основни дейности и персонал, договори, инструкции и др. се номерират отделно);
• символът на структурната единица (структурната единица може да има както азбучен - "k", "ok", "o / k", така и цифров индекс).

Например, поръчка за наемане на служител може да има номер 134-k, където 134 - сериен номердокумент, а "k" е обозначението на структурната единица.

Освен това регистрационният индекс често включва номера на делото от . В отговор на писмо детайлите на индекса се подреждат в обратен ред: например в числото 08-11/144 първият е цифровият индекс на структурната единица - 08, след това чрез тирето номерът на делото според към номенклатурата - 11, от която с наклонена черта се отделя поредният номер на документа - 144.

Такива правила са установени в параграф 3.2.1.1 от GSDOU, одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. № 33.

С уважение и пожелания за комфортна работа, Юлия Месхия,

Персонал на експертни системи

Прочетете още... Записването за семинара ще се проведе на 24, 25 и 28 май. Кръгли маси На 25 април ще се проведе кръгла маса „Външноикономическа дейност – промени в законодателството”. Автор и водещ е Нагам Елена Рафаиловна, директор на Tax Strategy LLC, практикуващ данъчен консултант. Прочетете още...Запишете се за кръглата маса Консултации на одитора всички Сертифициран данъчен консултант Роман Вячеславович Гуселников отговаря на въпросите сумата на отстъпката? Разликата в цената може да се различава няколко пъти, следователно ДДС може да бъде много различен. Моля, посочете препратки в законодателството. Отговор… 16.04.2018: Сключихме договор с агенцията за закупуване на билети за командировки по банков път.

Възможно ли е да се използват дробни порядкови числа?

Обикновено се поставя число с буква, ако поръчката трябва да се изпълни със задна дата, а следващият номер по последователност вече е зает. Antalya 2009-04-17 09:19  Обикновено се поставя число с буква, ако поръчката трябва да бъде изпълнена със задна дата, а следващият номер в последователност вече е зает.

Nadin-ka 20-04-2009 15:12 започват да обръщат допълнително внимание на това и да питат защо е така 😉 т.е. ако сте изпълнили поръчката по този начин - нека всичко останало в документите е наред по този въпрос, тогава няма да намерят вина, но ще гледат много внимателно всички останали 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Това е ваше право ... няма документи, регламентиращи номерирането на вашата документация...

Как мога да направя поръчка със задна дата?

Възможно ли е да се използват дробни заповедни номера (между тях трябва да се постави заповед от 03.03.2012 г. № 1, следваща заповед № 2 от 05.05.2012 г. и заповед от 03.04.2012 г. № 1/1)? Секретар на ръководителя, Архангелска област Възможно ли е да се използват дробни заповедни номера (между тях трябва да се постави заповед от 03.03.2012 г. № 1, следваща заповед № 2 от 05.05.2012 г. и заповед от 03.04.2012 г. № 1/1)? Секретар на ръководителя, Архангелска област

внимание

Тъй като номерът на дробна поръчка може да се появи само ако поръчката е издадена, както се казва, със задна дата, тогава може да има само един отговор на този въпрос: не можете да направите това. Смятам, че е излишно да напомня, че датата на заповедта (датата се въвежда при регистрация) е датата на подписването й от длъжностното лице.

Съгласно правилата за деловодство документът се регистрира в деня на подписването му или на следващия работен ден, ако документът е подписан в края на работния ден.

Правилно номериране на заповедите в управлението на кадровата документация

Животът е красив!)) Марина Руска Федерация, Санкт Петербург #9 27 март 2009 г., 10:50 да кажем, че хората си взеха отпуск (дори и без заплащане за отпуск) това ми се случи няколко пъти, предупредих моя мениджър, но Не разбрах, говоря за ваканционната графика като цяло безшумна. Не съставих нищо, след това оставих хората с текущия номер и текущият сериен номер издаде ваканция.
Знам, че това нарушение е доста сериозно и ако нещо се случи на човек по време на такава ваканция, не мога да си сваля главата, но не мога да се катеря в миналия период, т.к. месецът е затворен, всички цифри се прехвърлят в главите на книгата. Искам да привлека вниманието на модератора към това съобщение, защото: Изпраща се известие...

Номериране на поръчки чрез дроб

Моля, кажете ми, възможно ли е да се постави номерът на поръчката с дроб? Например има Заповед No32, възможно ли е да се състави Заповед No32/1? Ако съдържанието е същото? Благодаря предварително форум:

• Управление на HR записи

Ключови думи:

• Поръчка

Evenstar 15-04-2009 08:39 По-добре с писмо, например №32a Какво означава, същото съдържание? Expressio 2009-04-15 09:01 Е, например, те са били наети или изпратени в командировка, тоест съдържанието е същото благодаря. Число през дроб е нежелателно, нали? Evenstar 15-04-2009 12:32 Обикновено самата програма 1C предлага номера на поръчката с дроб, ако например изпратите няколко души в командировка с една поръчка и изберете формуляра T9 за печат.

Тогава за всеки служител ще има отделна заповед с номера 32/1, 32/2 и т.н. Можете да го отпечатате във формата T9a, тогава всички служители, изпратени в командировка, ще бъдат в една таблица.

Гласувайте:

Агенцията е издала една фактура от 31.01.2018г. като в него се посочват всички билети, закупени през януари 2018 г., и разпределената сума по ДДС за всеки билет. Кой документ да регистрирате в книгата за покупки: фактура от агенция или електронни билети(маршрут/квитанции)? Отговор…
HR консултации всички HR консултант Скобцова Валентина Петровна отговаря на въпроси 25.04.2018 г.: При назначаване на работа като ръководител на детска градина направиха грешка: пропуснаха думите „за позицията“, просто посочиха „ прието от ръководителя на детската градина...“. Трябва ли да анулирам записа и да направя нов? Отговор…
17.04.2018 г.: Служителят е написал в ЕДНО заявление за отпуск на 28.04.2018 г., на 05.05.2018 г.
Всичко е същото. Няма пари, няма жени, Да, и не може да бъде. Без кол, без двор, И без лица с кожа, И без приятели ...., Да, и не може да бъде. Всичките ми палачинки са на бучки, И не само първата... (Висоцки) 0/0 QuoteTop Lexandra 9 декември 2011, 08:23 [ покажи ] Изпратени #3 Guru Публикации: 1 695, разбира се, възможно. 0/0 QuoteTop Shy 9 Dec 2011, 09:29 [ show ] Изпратени #4 Публикации за гости: 330От: Несигурността е възможна, не се притеснявайте)))) Често се случва срамежлив 0/0 Цитат Топ adv 9 декември 2011 г., 09 :30 [ покажи ] Публикувано от #5 Guru Публикации: 28 084От: пребиваването няма място по закон не е регламентирано След думите "време е да тръгваме!" либералът пита "къде?", а патриотът - "кой?" Хуманитарен конвой 1941 0/0 QuoteTop .
Декодирането на номера на поръчката е както следва:

• присвоява се цифров код за всички поръчки от началото на календарната година, независимо от вида им;
• буквеният шифър действа като префикс към числото, което дава възможност да се идентифицират видовете на реда.

Като разделител могат да действат тире, дроб, точка и т. н. Числото и шифърът могат да се въвеждат непрекъснато - без специални разделители, със или без интервал.

Например поръчките за персонал в малка компания могат да изглеждат така: поръчка № 1 / k и поръчка № 2 l / s, символизиращи 2 групи поръчки, които се различават по време на съхранение. голяма компанияс голям брой служители и разнообразие от поръчки, ще е необходимо да се разработи специална номерационна система, която да се фиксира във вътрешнофирмен местен акт.

• разработване на организационна документация (график на отпуските, персонали т.н.);
• работа върху съдържанието трудов договор(уточняване на текста, внасяне на допълнения и промени) и др.

Запознайте се с управлението на кадровите досиета, като използвате материалите на нашия уебсайт: В същото време от целия набор от документи, изготвени от служители по персонала Специално вниманиедадено на процеса на номериране на поръчките. Това е свързано с факта, че персонална службасъставя само част от общия комплект заповеди на дружеството - тези, свързани с персонала. Те трябва да бъдат разграничени от 2 други групи заповеди, издадени от дружеството (по основна дейност и административно-стопанско естество).

Дори ако компанията не е особено активна, нейният работен процес е такъв официални документиотносно учредяването и регистрацията на предприятие, документация, която предава процедурите за наемане и уволнение на служителите и, разбира се, заповеди като волеизявление и заповеди на ръководството на предприятието по различни поводи. Законодателството не предвижда единна системаофис работа за всички организации.

Има само отделни ведомствени заповеди, които одобряват инструкции за водене на записи в конкретни държавни агенции (например заповед на Федералната служба по труда и заетостта № 219 от 28 септември 2007 г., Заповед № 206 на Федералното съкровище от 27 май, 2011 г.). Така се дават компании правна свободаза създаване на вътрешна система за управление на документи.

И така, номерирането на изходящите писма се допълва с кода на единицата, която е инициирала документа. За да се избегне объркване с определението административен документзаповедите за персонал се номерират с присвояването на индекса K (персонал) или LS (по персонал), обичайно е номерът на заповедта да се допълва с буквата P. Когато се получи искане за търсене на документ, секретарят по номер, по-точно, чрез допълнително присвоен индекс, може лесно да разбере в кой случай (папка) да го търси, например: № 26-r - в поръчките; No 26-лс - в заповеди за личен състав; No 26-опери - сред протоколите от оперативни заседания. Чрез допълване на поредния номер на получения документ с буквата F (факс) или E ( електронна поща) можете да решите проблема с отчитането на начина на доставка на писмо до вашата организация, без да увеличавате регистрационните формуляри (регистрационни файлове). Регистрацията на документи се основава на следните основни правила.

внимание

Как да се регистрирате изходящ документ v специална програмазаобикаляйки списанието, се казва във видеото. Срок на годност? Типичният срок за съхранение на регистрационния дневник на изходящи документи е 3 години, след което назначената със заповед на ръководителя експертна инспекционна комисия (ЕПК) извършва проверка на стойността на документите. По решение на тази комисия документи, които не представляват стойност, подлежат на унищожаване с изготвяне на съответен акт.

Как да попълним? Трябва да се каже веднага, че не си струва да търсите примерен дневник за регистрация на изходящи документи, т.к унифицирани изискванияза попълване не съществува. Всички правила за водене на регистрационен дневник са продиктувани от логиката и удобството на счетоводството на документи, както и от някои специфични особености на организацията. На първо място, заслужава да се споменат онези изходящи документи, които не се нуждаят от регистрация.

В дневника се въвежда и информация за регистрацията на изходящи документи, но за изходящи документи. Да донесем приблизителна форматакова списание. Np / p N и дата на изходящия документ До кого е адресиран документът Кратко резюме Подписано от Знак за изпълнение N на делото, където е подадено документа ... ... ... ... ... ... ... 12 N 01-16г от 23.01.2012г Москва Относно участието на адвокатите на компанията в конференцията Директор Изпратено по пощата 03 Регистрираните изходящи документи трябва да се изпращат по пощата или по друг начин за комуникация.
Автоматизирана регистрация Документите могат да бъдат регистрирани с помощта на специален софтуеркойто е инсталиран на персонален компютър. При такава регистрация информацията за документа се въвежда в електронна регистрационно-контролна карта, която се съхранява в базата данни.

• Регистриране на документи във въпроси и отговори
• Дневник на изходящи документи: покупка и начало на поддръжка
• Регистрация на документи
• Възможно ли е да се регистрират писма чрез дроб

Регистрация на документи във въпроси и отговори Документите, получени от фирмата на хартиен носител, подлежат на първична обработка, предварителен преглед, регистрация, преглед от ръководството и се предават на изпълнителите. Отварят се пликове с документи (с изключение на пликовете с надпис „Лично”) и всеки получен от организацията документ се маркира с разписка.

Регистрация на изходящи документи

Информация

Как да ги регистрирам? Получените електронни документи могат да се регистрират директно в системата електронно управление на документи. За да направите това, за всяко получено писмо се създава отделна регистрационна и контролна карта. При регистриране на входящ електронен документ е необходимо да се проверят данните на писмото, наличието на посочени от автора приложения и приложения.

Оригиналите на входящите електронни документи трябва да се изпращат с мотивационно писмо към файла. При необходимост могат да бъдат отпечатани документи, получени по електронна поща хартиено копие. Изходящи документи Документите, създадени в организацията, трябва да бъдат регистрирани в деня, в който са подписани или одобрени.

Възможно ли е да се посочи регистрационният номер на поръчката чрез дроб?

Правила за поддържане и съхранение трудови книжки, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225). Регистрация на документи С помощта на падащи списъци, като правило, данните (полета) се попълват:

• вид документ - тъй като броят на видовете документи е ограничен;
• авторът на резолюцията е списък на ръководителите на организацията;
• структурна единица - лист структурни подразделения;
• изпълнители - като правило това поле се състои от две части - името (и/или индекс) на структурната единица и фамилията и инициалите на изпълнителя;
• номер на делото - свързано с номенклатурата на делата на организацията;
• свързани документи - тези данни установяват връзката на регистрирания документ с други (например документът за отговор е свързан с документа за инициатива).

С помощта на попълнения списък се попълва данните (полето) "кореспондент".

Регистрация на входящи документи

В институцията заповедите и инструкциите се регистрират с изминала дата и номер чрез дроб (например 15/1, 15/2). Как да обясня, че е недопустимо да се прави така? В чл. 4 Граждански кодексРуската федерация, е ясно посочено, че актовете гражданско правоНямам с обратна сила, всички административни актове се прилагат към отношения, възникнали след влизането им в сила. Съгласно клауза 3.11 R GOST 6.30-2003 датата на документа е датата на неговото подписване.
Преди тази дата документът влиза в сила правно действиене мога. Представете си, че след известно време става известен някакъв негативен факт за периода от 1 до 10 юни, който води до съответните последици (наказание) за лицето, което е отговорно.

4 основни правила за попълване на дневника за регистрация на изходящи документи

Ако има нужда да се фиксира методът на получаване на документа в офиса, по-удобно е или да въведете идентификационния код (F - факс, ES - e-mail) в регистрационния "входящ" номер, или да допълните регистрационен дневник (база данни) със съответната колона, където посочете начина на доставка. Друг е въпросът дали организацията е длъжна да отговаря по факс или електронен документ, като се има предвид, че у нас традиционно значението на документа се придава от „живия“ подпис на автора, а редица искания (относно лични данни, относно движението на средства по сметката на данъкоплатеца) са напълно невалидни без "жив" печат. Но този въпрос е извън правомощията на секретаря.

1. Възможно ли е да се регистрират поръчки след вече настъпило събитие, например заповед за назначаване на отговорно лице от 01.06.2012 г. да се регистрира на 10.06.2012 г.? 2.

Важно

Офисни бележкии меморандумите могат да се регистрират на мястото на публикуване (в структурно звено) или централно при секретаря Изборът на метод за регистрация зависи от структурата на организацията и следва да бъде предписан в инструкциите за деловодство. Регистрация на входящи документи Самият регистрационен регистър обикновено има следните колони (колони):

• номер на изходящ документ;
• дата;
• получател (адресат);
• обобщение;
• изпълнител;
• Забележка.

От тези колони номерът, датата и получателят ще бъдат задължителни. Удобно е да имате обобщение, така че да не е необходимо всеки път да се подава документи в търсене на едно писмо. Големите организации посочват изпълнителя, но ако работи един предприемач, тогава, естествено, тази колона ще бъде излишна.

Възможно ли е да се регистрират писма чрез дроб

В съответствие с параграф 3.2.1.3 Държавна системаподдръжка на управленска документация (GSDOU), одобрена със заповед на Главния архив на СССР от 25 май 1988 г. Прието е да се регистрират отделно поръчки за персонал и поръчки за основните дейности на компанията. Бележките, създадени от структурните подразделения на компанията, по правило се регистрират в авторските поделения. Ако е необходимо да се изпратят такива документи „на външния свят“, а предавателно писмои представени за регистрация и изпращане.
Регистрационният номер на документ, изготвен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документите на всяка от тези организации.
Клауза 3.4.9 методически препоръкиза разработване на инструкции за деловодство в федерални органи Изпълнителна власт, одобрен със заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76, предвижда определяне в инструкциите за деловодство на мястото и метода за регистриране на вътрешна информация и справочни документи (доклади, офис, аналитични бележки, сертификати и др.) , процедурата за прехвърляне на документи между структурни поделения. Меморандумите могат да се регистрират на мястото на публикуване (в структурно звено) или централно при секретаря. Изборът на метод за регистрация зависи от структурата на организацията и трябва да бъде посочен в инструкциите за работа в офиса.

Във всяка компания, независимо от нейния размер, дейност, доходи и други показатели, официални документис подпис на ръководителя и печат на организацията.

При осъществяването на управлението на документи едно от важните действия е номерирането на документа. Не се прилага във всички случаи.

Документацията трябва да бъде номерирана за нейното поръчване. Обектима право самостоятелно да създава собствена система за управление на документи, както и реда на нейното номериране.

Какво е това: концепция и същност

Номерирането представлява присвояване на пореден номер на документ.

Номерът се поставя в деня на подписване на изходящата кореспонденция и в деня на получаване на входящата кореспонденция.

Задаването е знак, че той има правна сила. Процесът на записване на номерацията означава вписването й в общата система за управление на документи на предприятието. И вече не е възможно да премахнете и да се отървете от такъв документ.

Номерацията преследва основни цели:

• систематизиране на документи в предприятието;
• удобно търсене;
• извършване на контролни действия по подписаната документация.

Това, което съществува

Номерацията може да бъде входящии изходящс документация, получена съответно от трета страна или извън организацията.

Номерацията може да бъде автоматиченили наръчник. Като правило се използва вторият метод за поставяне на номера, тъй като той трябва да бъде присвоен след подписване на документа от отговорното лице. Когато се присвоява автоматично, операционната програма го задава в момента на компилиране преди подписване.

Самото число (индекс) може да бъде цифрово, буквено-цифрово и смесено със знаци. Цифровият код може да се използва отделно (например № 156), азбучен и символичен заедно с цифровия (например 12-11/158 или 12-k и др.). Буквите най-често се използват в кадрови документи и са обозначение от един или друг вид, например заповед за работа - „p“, за командировка - „k“ и др.

В някои случаи, за да избегнете дублиране, задайте числени граници. Например No 1 - 100 - заповеди за прием, No 101 - 200 - за уволнение.

Методът за номериране на документите се избира от самата фирма, както е посочено в локалната правни актове. Ако бъдат направени промени, те ще бъдат отразени там. Можете обаче да промените метода на номериране само от началото на нова календарна година.

Документите по основната дейност са номерирани отделно от документацията на персонала. Можете да номерирате автоматично работна програма(най-често 1C) и ръчно.

За правилното задание се използва регистрационният дневник (регистрационната книга). Той отразява датата, номера, съдържанието и информацията за лицата, съставили и подписали заповедта.

Ако работният процес на компанията е голям, тогава в състава освен цифри има и букви. Най-често буквените обозначения се използват за документи с различни срокове на съхранение.

Регистрацията може да се извърши чрез въвеждане на номер, дата и име в регистрационния дневник или основните характеристики в системата за електронно управление на документи.

Фирмата избира предпочитан метод на регистрация. В някои случаи се използват и двата вида. Това не е задължителна процедура, а се извършва с цел безопасност и надеждност.

Регистрационният дневник е съставен на хартия и представлява таблица с имена на колони. Формата на такова списание, както и съдържанието, се определят от юридическото лице.

Номерирането се извършва в зависимост от видовете поръчки във фирмата.
Да, открой се следните дейности:

• основен;
• от персонала;
• административно-икономически.

В зависимост от сорта се определят мястото в системата за управление на документи на фирмата, номерация, срок на съхранение.

По основна дейност

Те включват поръчки:

• при учредяване на дружество;
• за утвърждаване на държавния график;
• за утвърждаване на графика на ваканциите или командировките;
• за създаване на отделни структурни подразделения на организацията;
• при сливания с други предприятия;
• при реорганизация или ликвидация;
• други, свързани с дейността на дружеството.

Поръчките, като правило, се разделят в зависимост от периода на съхранение за присвояване на регистрационни номера.

Заповедите относно основната дейност имат регистрационен номер, състоящ се от цифри и знаци или само цифри. Буквените обозначения се използват главно за номериране на заповеди за персонал.

Персонал

Тези заповеди включват целия документооборот относно служителите на предприятието. Сортове следното:

• относно наемането;
• при преместване на служител;
• върху бонусите на служителите;
• относно увеличението;
• относно уволнението;
• по дисциплинарни наказания;
• относно командировка;
• относно обучението и др.

С други думи, всички действия по отношение на служителите на компанията се определят със заповеди, които се отнасят до управлението на кадровата документация.

Примери и образци

По-долу са дадени примери за документи, съдържащи номера.

Този ред се състои от числа и знаци. Числата "02" показват номера на отдела чрез дроб. номера "17" - пореден номер от началото на годината.

Следващият се състои от цифри, знаци и букви. Където числото „15” е числото по реда, а чрез дроба буквеното обозначение „ОД” е основният вид дейност.

И накрая, третият, чийто индекс се състои изключително от числата "12".

Както беше посочено по-горе, цялата документация се записва и отразява в регистрационния дневник. Регистърът на поръчките за основна дейност включва номера на поръчката, нейната дата, резюме, информация за отговорното лице и наредителя, както и срока за коментар.

Дневникът също така показва началото на пълненето и неговия край. В края се поставя печат и подпис на лицето, отговорно за попълването. След това се зашива към предишните. По правило се съставя и използва през цялата календарна година.

Регулаторна регулация

Всяка организация в хода на своята дейност издава и подписва различни документи. Законодателно не се предоставя обща системадокументооборота в предприятието, както и процедурата за номериране.

Само в определени държавни органи такива дейности се регламентират със заповеди на висши отдели по отношение на конкретни услуги. Те включват: Федералната данъчна служба, Федерална хазна, федерална службапо труда и заетостта и други държавни структури.

Недържавните предприятия самостоятелно разработват правилата за поддържане на документооборота в тяхното предприятие, което се определя със заповед. Но тези правила не трябва да противоречат на Федералния закон „За архивното дело“ от 22.10.2004 № 125-FZ, както и на Указа на Държавния стандарт на Руската федерация „За приемането и прилагането на Държавния стандарт на Руската федерация“. Федерация" от 08.03.2003 г. № 65-FZ и Заповед на Министерството на културата на Русия "За одобряване на Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи срокове на съхранение” от 25.08.2010 г. No558.

По този начин редът за управление на документи в предприятието се установява от самата организация и е фиксиран официални документи. Процедурата за присвояване на регистрационен номер се избира въз основа на размера на организацията и броя на нейните служители, както и на документооборота в цялото предприятие.

Тази процедура е необходима както за удобство при използване на документацията на самата организация, така и за упражняване на контрол от услуги на трети страни.