Задължителни документи за провеждане на кадрова работа. Вътрешни документи на организацията: основни характеристики

По време на своята работа, всяка тема предприемаческа дейност(Индивидуален предприемач или LLC) расте голямо количестводокументи: регистрация, счетоводство, отчетност, персонал, разрешителни, ваучери и пот. И въпреки че XXI век е в двора и електронното управление на документи отдавна е влязло в бизнес практиката, документите в хартиен формат все още са незаменима стойност. Някои от тях имат срок на годност 75 години, както се казва, ръкописите не горят.

Ние, разбира се, не се притесняваме от историческата стойност на документите на организацията, а от факта, че липсата на необходимите документи, особено за счетоводството и персонала, може да създаде затруднения при преминаване на проверки и да доведе до финансови санкции, с други думи, до глоби. За да избегнете парични загуби, съветваме от време на време да проверявате пълния комплект от всички задължителни документиили поверете тази проверка на специалисти:

Задължението за събиране и съхраняване на документите на организацията е установено със закон N 125-FZ от 22 октомври 2004 г. „За архивирането в Руска федерацияСпоред него организациите и индивидуалните предприемачи са длъжни да гарантират безопасността архивни документи, включително персонал. Списъкът на архивните документи е даден в Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558, той се състои от 12 раздела и съдържа 1003 точки.

Не всички от тях са свързани с предприемаческа дейност, затова ви предлагаме да проверите документалния си багаж с необходимия минимум, който трябва да имат организациите и индивидуалните предприемачи.

Документи за регистрация на организация и индивидуален предприемач

Да започнем с документите, от които всъщност започва животът. юридическо лицеили придобиване от физическо лице на статут на индивидуален предприемач. Списъкът с регистрационни документи за организация е много по-голям, отколкото за индивидуален предприемач:

1. ... Днес той е единственият. Ако са направени промени в устава, препоръчително е предишните му издания да бъдат запазени с бележка „невалидни поради приемането ново изданиеот устава на ___ ".
2. или създаване на LLC. Тук всичко е ясно – този документ е израз на волята на учредителите за създаване на юридическо лице.
3. ... Списъкът трябва да съдържа актуална информация за всеки участник (паспортни данни на физическо лице или организация), размера и цената на дела на всеки участник, информация за неговото плащане. Ако има акции, принадлежащи на самото общество, тогава се посочва и информация за тях.
4. Удостоверение за държавна регистрацияюридическо лице или индивидуален предприемач.
5. Удостоверение за регистрация в данъчния орган (за индивидуални предприемачи и LLC).
6. Записен лист в Единния държавен регистър на юридическите лица (за LLC) или в EGRIP (за индивидуални предприемачи). От юли 2013 г. потвърждението за държавна регистрация е регистрационният лист в Единния държавен регистър на юридическите лица (или в Единния държавен регистър на юридическите лица). Този документ по-рано се наричаше сертификат за запис. Що се отнася до извлечението от Единния държавен регистър на юридическите лица (EGRIP), те не трябва да се съхраняват. Обикновено банка, нотариус, контрагенти и т.н. те изискват извлечение със срок на давност не повече от месец, следователно, ако е необходимо, всеки път е необходимо да го получават отново.
7. Писмо с информация за статистически кодове (за индивидуални предприемачи и LLC). Можете да получите тази информация, без да се свързвате лично със статистическите органи, а чрез формуляра на официалния уебсайт на Росстат. Можете да намерите вашите статистически кодове и. Просто отпечатайте страница от сайта с вашите кодове. Банките също приемат такъв документ, но ако желаете, можете да получите и официален документс печата на регионалните статистически органи.

Документи на организацията, потвърждаващи юридическия й адрес

При откриване на банкова сметка банката ще изисква от клиента - организация "информация за наличието или отсъствието на юридическо лице и неговия постоянен управителен орган по местонахождението му". Потвърждението на организацията може да бъде следните документи (по избор):

• Удостоверение за собственост на помещението, в което се намира LLC (ако собственикът е основател);
• Договорът за наем и актът за приемане и прехвърляне на помещението, както и копие от удостоверението за собственост на помещението, заверено от наемодателя;
• Съгласие на собственика да регистрира LLC на домашния адрес и копие от удостоверението за собственост на помещението.

Такива документи също изискват данъчни власти(по време на първоначалната регистрация на LLC и последващи промени в Единния държавен регистър на юридическите лица) и лицензиращи органи. За индивидуален предприемач няма специални документи, потвърждаващи неговия адрес. Достатъчно е копие от регистрацията в паспорта.

Разрешителни документи на организацията и индивидуалния предприемач за определени видове дейности

Това се отнася до онези дейности, за които се изисква получаване допълнителни документиот държавни служби:

• Лицензи за;
• (за строителни фирми);
• Потвърждение, че сте подали известие за започване на дейност (в случаите, посочени в чл. 8 от Закон № 294-ФЗ от 26.12.08 г.);
• Разрешения от СЕС и Държавна пожарна инспекция (за магазини, заведения за обществено хранене и хотели);
• Сертификати, издадени за вашите продукти или услуги и др.

Счетоводни и отчетни документи на организацията и индивидуалния предприемач

Счетоводството и отчетността могат да бъдат счетоводни и данъчни. Можете да разберете как едното се различава от другото. Тук ще се ограничим до факта, че счетоводството е задължително само за организации, а данъчното счетоводство се поддържа от всички данъкоплатци (включително LLC и индивидуални предприемачи). Въз основа на това списъкът с документи на организацията е много по-значим от този на индивидуалния предприемач, поради финансовите отчети.

Към счетоводните документи на организациятавключват:

• Счетоводни регистри (главна книга, дневници за поръчки, мемориални ордери, дневници за транзакции по сметки, оборотни и натрупващи ведомости, счетоводни книги, инвентарни списъци и др.);
• Финансови отчети (баланси, отчети за приходите и разходите, обяснителни бележки);
• Работен сметкоплан;
• Счетоводна политика;
• Кореспонденция по счетоводни въпроси.

Към документи, свързани с данъчното счетоводство(което се провежда както от организации, така и от индивидуални предприемачи) включват:

• Връщане на данъци;
• Книги за отчет на приходите и разходите;
• Фактури;
• Книги за покупки и книги за продажби;
• Документи, потвърждаващи данъчната загуба, чийто размер е пренесен;
• Актове за съгласуване с Федералната данъчна служба и удостоверения за състоянието на разплащанията с бюджета.

Къде да съхранявате документите на организацията и индивидуалния предприемач?

Ако има малко документи, тогава най-лесният начин е да създадете свой собствен архив - да ги съхранявате в сейф (огнеупорен шкаф) или да отделите отделна стая за архива. Законът не предвижда специфични изисквания за дизайна на архива, основното е той да изпълнява функцията си да събира и съхранява документи.

Документите от последните три години, както и тези, които постоянно се изискват в работата (най-често регистрационни документи), съставляват така наречения оперативен архив, поради което не се поставят за дългосрочно съхранение. Документите, съхранявани не повече от пет години, след изтичане на срока на съхранение, трябва да бъдат унищожени чрез изгаряне или нарязване в шредер.

Останалите документи със срок на съхранение над пет години трябва да бъдат депозирани. За да направите това, те се подават в томове, с не повече от 250 листа в един том. Всеки лист от тома е номериран, съставя се вътрешен опис и корица. Документите могат да се прехвърлят на безопасно задържанеспециализирана архивни организации, но има смисъл, ако са много.

Отговорност за безопасността на документите на организацията и индивидуалния предприемач

Необходимо е да се съхраняват горните документи, на първо място, в интерес на самия бизнесмен, тъй като тяхното отсъствие значително усложнява (или дори прави невъзможна) предприемаческата дейност. Но законът предвижда и мерки за отговорност под формата на глоби.

Така че, за липсата на първични документи за един данъчен период за длъжностни лицасе налага глоба от 10 хиляди рубли и ако това доведе до подценяване на данъчната основа, тогава глобата ще бъде най-малко 40 хиляди рубли.

Какво да направите, ако документите бъдат загубени? Загубените документи за регистрация (свидетелства за държавна регистрация и данъчна регистрация) или Хартата могат да бъдат възстановени, като се свържете данъчен офиссъс заявление за издаване на дубликат на удостоверение или копие от Хартата.

Ако счетоводните или кадровите документи на организацията или индивидуалния предприемач бъдат загубени, тогава трябва да се създаде комисия, която да разследва причините. Фактът на кражба на документи трябва да бъде потвърден с удостоверение от полицията; природни бедствия- удостоверение от Министерството на извънредните ситуации; наводнение - с удостоверение от жилищната служба и др.

Освен това документите, чийто срок на съхранение не е изтекъл, ще трябва да бъдат възстановени. За документи, свързани с изчисляването и плащането на данъци, трябва да се свържете с данъчната служба, а за плащането на вноските, съответно, към фондовете. Банката предоставя копия от извлечения по сметката и копия от платежни документи. Можете да се свържете с контрагенти с искане за изпращане на копия от договори, актове, товарителници, фактури.

Отговорният служител трябва да знае кои документи са задължителни за фирмата, които стават такива едва когато определени условия, и кои документи могат да бъдат пропуснати, тъй като имат консултативен характер. Това ще ви позволи да бъдете добре подготвени за срещата с инспекторите по труда.

Регулирането на трудовите отношения в съответствие с Конституцията на Руската федерация се извършва от трудовото законодателство (включително законодателството за защита на труда) и други регулаторни правни актове, съдържащи норми трудовото законодателство, включително местните разпоредби на предприятието. Понастоящем обаче на организациите са предоставени широки възможности за независимо регулиране на въпросите за организиране на труда на работниците и тяхното заплащане. Организацията има право да определя самостоятелно системата на заплатите, размера на тарифните ставки, заплатите, бонусите и възнагражденията. И все пак основният документ, съдържащ основни принципирегулиране работни отношения, е Кодекс на трудав който е инсталиран гранични нормиотносно условията на труд и заплащането. Въз основа на нормите на трудовите отношения, установени от Кодекса, дружеството разработва и одобрява местни регламенти.

Забележка... Припомняме, че при разработването и одобряването на тези документи трябва да се има предвид, че местните разпоредби, които влошават положението на служителите в сравнение с трудовото законодателство, са невалидни. В такива случаи се прилагат закони или други разпоредби. правни актовесъдържащи нормите на трудовото право (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Колективните договори, споразумения, както и трудовите договори не могат да съдържат условия, които намаляват нивото на правата и гаранциите на служителите, установени от трудовото законодателство. Ако такива условия са включени в колективен договор, споразумение или трудов договор, те не могат да се прилагат (член 9 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Нека разгледаме по-подробно три от изброените местни актове, разработени в предприятието: вътрешни трудови разпоредби, разпоредби за заплати и персонал.

Вътрешен трудов правилник
Вътрешните правила на труда (наричани по-долу Правилата) са местен регулаторен акт на организация, който регламентира, в съответствие с Кодекса на труда и други федерални закони, процедурата за приемане и уволнение на служители, основните права, задължения и отговорности на страните. на трудов договор, работно време, време за почивка, приложимо към служителите, стимули и санкции, както и други въпроси на регулиране на трудовите отношения в организацията (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Правилата трябва да бъдат разработени в съответствие с Кодекса и да се прилагат за всички служители на предприятието (членове 15, 56 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Трябва също да се отбележи, че законите, които установяват специфични изисквания за определени видове дейности, както и уставите на предприятията, имат специфично въздействие върху формирането на местни актове (включително правилата за вътрешния трудов ред). Например частни детективи и охранителна дейност.

Изброяваме в кои членове от Кодекса на труда са предвидени отделни разпоредбиот правилата:
- основните права и задължения на служителя и работодателя (членове 21 и 22 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- работно време (член 100 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- списък на длъжностите на служители с нередовно работно време (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- процедурата за въвеждане на сумирано отчитане на работното време (член 104 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- времето за осигуряване на почивка за почивка и хранене и конкретната му продължителност (член 108 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- предоставяне на почивни дни в различни дни от седмицата в организации, където спирането на работата през почивните дни е невъзможно (член 111 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- предоставяне на допълнителен годишен платен отпуск на служители с нередовно работно време (член 119 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- процедурата, мястото и времето на изплащане на заплатите (член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- видове стимули (член 191 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Пример 1.Спецификата на охранителните фирми е такава, че служителите, извършващи охранителни услуги, могат да работят на различни интервали от време. Защитата в съответствие със сключените договори може да бъде денонощна и за различен брой часове, както през деня и през нощта и др. Следователно, за да се изготвят пълни правила на вътрешния трудов график, е необходимо да се разработят всички сключени споразумения за сигурност и да се идентифицират всички възможни смени. Например 24 часа с оръжие, 24 часа без оръжие, 12 часа с оръжие през деня, 12 часа без оръжие през нощта, работа на три смени по 8 часа и т.н.
Това е необходимо, за да се разпределят правилно началното и крайното време на работа, времето за почивка (член 108 от Кодекса на труда на Руската федерация) и времето на технологичните прекъсвания (член 109 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Очевидно във вътрешните трудови разпоредби на охранителната фирма служителите ще бъдат разделени на поне две категории:
- работа при петдневна работна седмица;
- работа на смяна.

За тези, които работят на петдневна работна седмица, например, може да се зададе следният режим на работа:
- начало на работа в 09-00 часа;
- Край на работа в 18-00 часа;
- обедна почивка от 13-00 до 14-00 часа.

За тези, които работят на смени, може да се настрои следният режим на работа, например:
- начало на работа в 08-00 часа;
- приключване на работа в 08-00 часа на следващия ден;
- обедна почивка от 13-00 до 15-00 часа;
- технологични паузи на всеки 3 часа по 10 минути.

Тук при съставянето на режим е наложително да се разработят всички варианти за охрана с оръжие и процедурата за прехвърляне на оръжие в съответствие със заповедите на органите (МВР на Русия), които контролират тази част от дейностите на охранителни фирми.

Имайте предвид, че правилата се одобряват от работодателя, като се вземе предвид мнението на представителния орган на служителите на организацията и като правило са приложение към колективния договор.

Правилата трябва да съдържат раздел " Работно време", което може да включва следните съставни елементи:
- вид и продължителност на работната седмица;
- продължителността на дневното работно време;
- график на работния ден;
- работа през нощта;
- работа през почивните дни и почивни дни;
- работа извън нормалното работно време.
Съгласно правилата служителят трябва да изпълнява трудови задължения през работно време. Той включва не само периоди, когато служителят пряко изпълнява трудови функции. Страните сами определят тези срокове. Например времето на предаване и приемане на смяната, получаване на оръжие и т.н.

Наредба за възнагражденията
Наредбата за възнагражденията (наричана по-долу Наредбата) е местен регулаторен акт на организацията, който се одобрява от работодателя, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите.
Клаузата за възнаграждението също трябва да бъде разработена в съответствие с Кодекса. Въпреки това, както в случая с вътрешните трудови разпоредби, отрасловите закони могат да определят специфични изисквания за видовете дейности.
В наредбата организацията трябва да предпише система за възнаграждения и стимули за труд, включително увеличаване на заплащането за работа през нощта, почивните дни и неработните празници, извънреден труд и в други случаи (член 135 от Кодекса на труда на Русия). Федерация). Както бе отбелязано по-горе, условията на заплащане, определени от местните разпоредби, не могат да влошат положението на служителите в сравнение с условията, установени от Кодекса на труда и други нормативни правни актове.
Администрацията определя служебните заплати (тарифни ставки) в съответствие с длъжността и квалификацията на служителя и с одобреното щатно разписание. Разписанието на персонала всъщност е неразделна част от регламента за заплащането, което ще разгледаме по-долу.
Регламентът следва да предвиди реда за осигуряване на повишаване на нивото на реалното съдържание на заплатите чрез индексиране на заплатите във връзка с нарастването на потребителските цени на стоките и услугите.

При формиране на Правилника работодателят следва да определи конкретни размери на увеличените заплати. Това е необходимо в случаите, когато работата се извършва при необичайни условия. Например, в увеличен размертрябва да се направи:
- възнаграждения на заетите в тежка работа, работа с вредни, опасни и др специални условиятруд (член 147 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- възнаграждения на работниците, заети на работа в области със спец климатични условия(член 148 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- заплати през нощта (член 154 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- заплати през почивните дни и неработните празници (член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- плащане за извънреден труд (член 152 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Минимална заплата
Минималната работна заплата (наричана по-долу - минималната работна заплата) се установява едновременно на територията на Русия от федералния закон и не може да бъде по-ниска от жизнения минимум на работещо лице (член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация). Между другото, месечната заплата на служител, който е отработил нормата на работното време през този период и е изпълнил трудовите си задължения, не може да бъде по-ниска от минималната работна заплата.
Както следва от чл. 133 от Кодекса на труда основа за определяне на минималната работна заплата е стойността на жизнения минимум на дееспособно лице. В същото време се предвижда постепенно увеличаване на минималната работна заплата до нивото на житейския минимум. Размерът на минималната работна заплата се определя със Закон от 19.06.2000 г. N 82 "О минимален размерзаплати. „Съгласно член 1 от Закона от 1 май 2006 г. размерът му е 1100 рубли на месец.

Бонусна система
За повишаване на материалния интерес на служителите в изпълнението на плановете и договорни задължения, повишавайки ефективността на производството и качеството на работа в предприятията и организациите, може да се въведе бонусна система.
Организацията определя показателите за бонуси и материални стимули в Правилника. Въпреки че, ако желае, работодателят може да разработи и одобри в своята организация две отделни документи- разпоредбата за възнагражденията и разпоредбата за материалното стимулиране, като във всяка от тях се разграничават разходите за възнаграждение за действително отработените часове и разходите за материално стимулиране на служителите.
Трудовите стимули са възнаграждения и бонуси за производствени резултати, премии към тарифни ставки и заплати за професионални умения, високи постижения в труда и други показатели (сложност на работата, добросъвестно и висококачествено изпълнение). работни задължения), награда за стаж. Бонуси са възможни само при постигане на определени показатели за изпълнение.
Индикаторите за изпълнение на бонусите могат да бъдат преразгледани при необходимост в съгласие с представителен органработници.

Пример 2... В зависимост от областта, в която организацията оперира, ръководството може да определи свои собствени бонуси. Например, ако това е частна охранителна компания, тогава тези фактори включват:
- правилно изпълнение от служителя на предвидените задължения описание на работата;
- своевременно изпълнение на мерки за идентифициране и предотвратяване на заплахи за сигурността на обекти и имущество както на охранителната фирма, така и на нейния клиент;
- висококачествено изпълнение на служебните задачи;
- осигуряване на сигурността на защитените обекти;
- интензивност на труда;
- специален режим на работа (изпълнение на задължения, свързани с опасност за живота, боравене с огнестрелно оръжие и специално оборудване);
- сложността на работата, която характеризира сложността на защитения обект.

Освен това препоръчваме заплащане на допълнително възнаграждение за стаж (бонус за стаж по специалността). Неговото плащане ще стимулира привличането на квалифицирани специалисти, както и ще помогне за намаляване на текучеството на персонала.

Данъчно облагане
При установяване на списък на разходите за бонуси и материални стимули е много важно имената им да бъдат съгласувани с чл. 255 от Данъчния кодекс. Разходите могат да се приемат за данъчни цели като данък върху доходите, но само до размера, който е посочен в тази статия. Например:
- бонуси за производствени резултати (клауза 2 от член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация);
- премии към тарифните ставки и заплати за професионални умения, високи постижения в труда и други подобни показатели (клауза 2 от член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация);
- еднократни бонуси за трудов стаж (бонуси за стаж по специалност) в съответствие със законодателството на Руската федерация (клауза 10 от член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация); както и
- всякакви видове възнаграждения, предоставяни на ръководството или служителите, изплащани въз основа на трудови договори (клауза 21 от член 270 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Амортизация
Правилникът на организацията трябва също да предвижда основанията за бонуси на служителите. Това означава намаляване на размера на бонуса или лишаване от бонуса в пълен размер на екипите на структурните подразделения на организацията, както и на конкретни служители. В зависимост от значимостта на производствения пропуск, довел до загуба на предприятието, премията може да не бъде изплатена изцяло или в определен процент от сумата, която трябва да бъде платена.
Списъкът с производствени пропуски, за които служителите могат да загубят бонуси изцяло или частично, очевидно, може да включва:
- случаи на прилагане на мерки дисциплинарни мерки(забележка, порицание, преместване на по-ниско платена работа);
- пропуски, свързани със задълженията на служителя, предвидени в длъжностната характеристика, неизпълнение или неправилно изпълнениеслужител на неговите задължения;
- нарушаване на вътрешния трудов правилник, мерките за безопасност и противопожарна защита; грубо нарушение на изискванията за охрана на труда, производствена санитария;
- неизпълнение на заповеди и разпореждания на ръководството и други организационно-административни документи на предприятието;
- ненавременно изпълнение на мерки за установяване и предотвратяване на заплахи за безопасността на съоръженията и имуществото на дружеството;
- неправилно съхранение на поверени материални активи;
- за нарушаване на инструкции, извършено пряко от служителя, довело до злополука или създали условия, застрашаващи живота на хората, както и за неразрешено напускане на работното място (поста);
- отсъствия, както и пиянство на работа или отсъствие от работното място без добра причинаповече от 3 часа непрекъснато или общо през работния ден, пиене на алкохол през работно време;
- извършване на кражба; загуба, повреда и нанасяне на щети на имуществото на предприятието или друго причиняване на вреди от виновните действия на служителя.

Персонална маса
Всяка организация, преди да наеме служители, трябва да изготви и одобри щатното разписание. Въпреки това, относно това съществен елементтрудовата документация често се забравя, а някои ръководители изрично заявяват, че не се нуждаят от щатно разписание. Преди това при плановата икономика таблицата с персонал „слизаше от върха“ във всяка организация. Въпреки това, за редица компании, създадени за обслужване на собствени предприятия, този принцип е останал. И това е разбираемо. Създавайки своето предприятие за услуги, собственикът оценява обема на услугите, от които се нуждае, и формира необходимия брой на създадената организация.
Кодексът на труда няма отделни членове в щатното разписание, което трябва да има във всяка организация. Все пак ще дадем силни аргументи в негова полза. Първо, в чл. 57 от Кодекса на труда изрично е посочено, че в трудовия договор наименованието на длъжността на служителя, неговата специалност, професия, като се посочва квалификацията, се прави в съответствие с щатното разписание на организацията.

Второ, съставянето на таблица с персонал ви позволява да определите броя на служителите, необходими за завършване на предстоящия обем работа, парични сумиза издръжката на служителите и със структурата на самата организация.

На трето място, препратки към необходимостта от таблица с персонал могат да бъдат намерени в много нормативни правни актове, включително тези, които регулират данъчните въпроси. В някои случаи може да потвърди валидността на прилагането на данъчни стимули и приписването на разходите към цената на стоките (работи, услуги). По този начин по време на ревизията данъчните органи могат да изискват представяне на щатното разписание.
Штатното разписание се нарича вътрешен акторганизация, в която се записват нейната структура, щат и щат. Той съдържа списък на структурни подразделения, длъжности, информация за броя на щатните единици, длъжностни заплати, надбавки и месечни заплати. Таблицата на персонала е безличен документ, в него не са посочени конкретни служители, а броят на позициите в организацията и заплатите за тях. Служителите се назначават на длъжности със заповеди на ръководителя след утвърждаване на графика.

Ако компанията има клонове или представителства, тогава тя може да направи или една щатна таблица за организацията, или за всеки отдел собствен документ. По правило ръководителят на клон действа въз основа на пълномощно, издадено от генералния директор на дружеството майка. По този начин правомощието на ръководителя да одобрява щатното разписание в клона може да бъде заложено в това пълномощно или в учредителните документи на организацията.

Предимства на документа
Основната цел на таблицата с персонала е не само да напомня на мениджъра колко свободни работни места има (ако е необходимо да се наемат нови служители, таблицата с персонала може да бъде променена или допълнена), но и да гарантира, че в случай на уволнение на служител според . 2 супени лъжици. 81 от Кодекса на труда (намаляване на броя или персонала на служителите), за да може да докаже в съда, че организацията не е имала възможност да наеме този служител, че уволнението е законно и че нормата за преференциално правода остане на работа (член 179 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Имайте предвид, че дори в малки организации често има нужда от уволнение на служители с определена ставка, а в случай на трудов спор съдията на първо място ще изисква таблица с персонал. Ако се окаже, че ответникът не разполага с такъв документ или е съставен набързо специално за този съд и не отразява реалния брой и професионална специализация на служителите, тогава ще бъде много трудно за ответника да спечели такъв спор.

"Вилица" в заплатите
Много спорове възникват около наличието на т. нар. "вилица" в заплатите. „Вилица“ е въвеждането не на фиксирана заплата за определена позиция, а на минимална и максимална работна заплата. Правилно ли е да се отрази в щатното разписание? В тези организации, където това се практикува, конкретна заплата за служител при наемане се определя със заповед на ръководителя въз основа на ограниченията, определени в таблицата с персонал, и задължително се определя в трудовия договор.

Реална или виртуална позиция
Друг актуален въпрос при съставянето на щатната таблица за първи път: трябва ли тя да отразява само тези позиции, които са в предприятието в момента, или могат да се предвидят кадрови позиции в близко бъдеще? Разбира се, необходимо е да се предвидят свободни работни места, тъй като работодателят не може да приеме нови служители, ако в щатното разписание няма свободни позиции.
Всички служители, работещи в организацията, чиито позиции са предвидени в щатното разписание, са служители на пълен работен ден. Освен това както тези, за които това е основното място на работа, така и работниците на непълно работно време, ако позицията им е в графика, ще се считат за персонал.

Промени в персонала
Разписанието на персонала се променя в съответствие със заповедта на ръководителя на организацията. Освен преименуване на постове, задаване на различна заплата и т.н. в трудовото законодателство на Руската федерация има отделни процедури, които също включват трансформация на щатното разписание. Например, при промяна (намаляване) на броя или персонала на служителите (член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация). В същото време се издава заповед за изменение на щатното разписание (виж пример 3), което заедно с одобрения и подписан оригинал и новото разписание може да послужи като доказателство, че съкращаването действително е настъпило. Необходимо е тези служители да бъдат запознати с промените в щатното разписание.
Формата на щатното разписание е унифицирана (N T-3) и одобрена с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 N 1. В организацията щатното разписание се одобрява със заповед (указ), подписан от ръководителят на организацията или упълномощено лице.

Пример 3.
дружество с ограничена отговорност "Шериф"

15.04.2006 г. N 145-к

Г. Казан
Относно извършването на промени
към щатната маса

Поради увеличаване на обема на предоставяните охранителни услуги на базата на новосключени договори и увеличаване на обема на работа

Заповядвам:
1. Въведете от 01.07.2006 г. следните звена в щатното разписание на LLC Sheriff, одобрено със заповед на генералния директор от 25.12.2004 г. N 234:
- охранители в размер на 25 бр. със заплата съгласно действащото щатно разписание;
- счетоводител със заплата от 15 000 рубли.
2. Отговорност за изпълнението на тази заповед се възлага на началника на отдел „Персонал“ Галинова Мария Алексеевна.

Генерален директор А. И. Фадеев
Печат на "Шериф" LLC

Формулярът предвижда реквизит „Личен подпис на главния счетоводител“. Въз основа на Закона за счетоводството, в случай на несъгласие между ръководителя на организацията и главния счетоводител относно изпълнението на определени стопански операции, документи по тях могат да бъдат приети за изпълнение с писмена заповед на ръководителя на организацията, който носи пълна отговорност за последиците от такива операции (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 19 май 2005 г. N 07-05-04 / 11).

Списък с персонал (положение)
Има и такива понятия като персонал или щатен списък. Те показват кои единици, одобрени в щатното разписание, са заети от наети работници и кои все още са свободни. Разбира се, този документ ще помогне на ръководителя на всяко структурно звено и още повече на служител на отдела за персонал в работата му. Законодателството не предвижда никакви формуляри за щатни или щатни списъци, поради което е необходимо този документ да бъде одобрен в счетоводната политика на предприятието. Например, може да изглежда така.

Пример 4.

Прочетете също

• Ако служител не се яви на работа

  Имаме служител, който не се е появявал на работа повече от три месеца. Не отговаря на телефонни обаждания, писма и телеграми. В къщи не отварят вратата. Можем ли да го уволним? Ако да, каква статия?

Статии в този раздел

• Защо е време работодателите да регулират комуникацията на служителите в месинджърите?

  Пратениците, за щастие или за съжаление, станаха част от нашия живот. Изглежда, че понякога много жени не се страхуват толкова от загубата на съпрузите си, колкото телефона, който съхранява почти целия ви живот. Основната комуникация се превърна в чатове: това е удобно, защото можете да поддържате диалог по всяко време. Но не само приятелството, но и работните отношения преминаха в месинджъри. Например, мениджър създава чат със служители на отдела и общува в него.

• Как да организираме скрининг на кандидати за микробизнес без аутсорсинг?

  Ефективността на дейностите на микробизнеса е пряко свързана с високата трудова мотивация на служителите. Ето защо е толкова важно правилно да се подбират и извършват проверка на кандидатите. Ще ви кажем как да разрешите този проблем сами, без да прибягвате до аутсорсинг специалисти по персонал.

• Какво трябва да знаете за наемането на тийнейджъри?

  Младите хора днес често започват работа в училищна възраст, като искат да станат независими. Те преминават стажове, обучение и след това си намират работа. Какво е важно да знаете в началото на кариерата и какви рискове трябва да вземат предвид работодателите?
  Наемането на тийнейджъри е изпълнено с трудности. Трудовото законодателство определя ясни изисквания, които работодателят трябва да спазва, но те често се пренебрегват.

• Появата на служител на работа в нетрезво състояние трябва да бъде правилно доказана

  Идването на работа в нетрезво състояние е привидно очевидна ситуация, която не изисква допълнителни доказателства... За щастие подобни истории са рядкост, но може би затова не всички HR специалисти знаят точно как да действат правилно. Например, възможно ли е да се използва алкотестер и да се пусне служител в помещенията на компанията?

• Удръжки по изпълнителен лист

  Когато получавате изпълнителен лист за служител, трябва да запомните кои видове доходи не могат да бъдат възбрани, да вземете предвид максималния възможен процент на задържане на изпълнителен листи реда на падежа на няколко изпълнителни листа. ...

• Геолокация – за защита на интересите на работодателите?

  Как ефективно да наблюдаваме регионалните служители? Въпросът не е празен: те не са под постоянен надзор, но отговарят за важна част от бизнеса. Оставя своя отпечатък работни отношения... Трябва хем да вярвате на човек, хем винаги да знаете как работи. Уви, свободата на действие често води до безотговорност, а конфликтите - до съдилища.

• Факсимиле на трудови договори и споразумения за комбиниране

  Факсимилето е клише, точно възпроизвеждане на ръкопис, документ, подпис чрез фотография и печат. Нека да разберем дали е позволено използването на факсимилета вместо саморъчен подписв трудови договори и споразумения за допълнителна работа.

• Социално данъчно приспадане

  Социални данъчно приспаданеза лечение и обучение може да се предостави на служител при определени условия. Помислете за характеристиките на предоставяне на социално данъчно приспадане.

• Професионалните стандарти ще станат задължителни в някои случаи

  Във връзка с влизането в сила на измененията на Кодекса на труда от 1 юли 2016 г. (Федерален закон от 02.05.2015 г. № 122-FZ (по-нататък - Закон № 122-FZ)), Министерството на труда на Русия подготви отговори на стандартни въпроси относно прилагането на...

• Смърт на индивидуален предприемач, служител, учредител

  Могат ли данъците да се наследяват? Кой ще направи вписване в трудовите книжки за служителите на починалия индивидуален предприемач? Извършват ли се плащания след смъртта на служител, облагат ли се с вноски и данък върху доходите? Каква е процедурата в случай на смърт на директора на LLC или неговия основател? Прочетете отговорите в статията.

• Несъстоятелност на работодателя за просрочени заплати

  Служителите получиха правото да се обърнат към съда, за да обявят работодателя в несъстоятелност в случаи на неизплащане на заплати. Разбираме кога е възможен фалит на работодателя за просрочени заплати и какво трябва да направят служителите, за да започнат процедурата по несъстоятелност.

• Местни фирмени разпоредби – как да избегнем отговорност по време на проверки

  Липсата на някои местни разпоредби може да се приеме от инспекторите от инспекцията по труда като нарушение трудово законодателство... В статията ще ви кажем как да избегнете подобни последици.

• Замяна на длъжности и вътрешни работи на непълно работно време

  Концепцията за "актьорство" или "междинен" действащото законодателствоне е инсталирано. Следователно, за да се избегнат спорове със служителите, работодателят трябва да знае как правилно да организира замяната на длъжностите и каква е процедурата за заплащането му.

• Местни фирмени разпоредби

  Краят на годината е подходящото време, след като подадете тримесечните отчети, да започнете да се подготвяте за следващата година без бързане: обмислете разписанието на персонала, подгответе график за отпуските за следващата година. Освен това, ако е необходимо, направете промени в други местни разпоредби.

• Свободни работни места за съкратен служител

  Законодателят установи задължението на работодателя да предложи на работника или служителя свободни работни местас намаляване на персонала. Тази позиция трябва да бъде безплатна, да отговаря на квалификацията на служителя, а също така може да бъде ниско платена или подчинена. Освен това свободното място трябва да се намира на същото място. ...

• Извършваме промяна в личните данни на служител

  Личните (лични) данни на служителите се съдържат главно в персонала и счетоводни документи... Важно е да следвате последователността на стъпките, когато правите промени в тях.

• Кога и как да проведем одит на човешките ресурси

  Поддържането на кадрови документи в стриктно съответствие с буквата на закона е необходимо, тъй като тези документи се използват не само от службата за персонал, но и от счетоводния отдел за изчисляване на заплатите. Те могат да бъдат проверени Инспекция по трудаи данък, служителите може да се нуждаят от извлечения и удостоверения.

• HR одит. Какви документи трябва да притежава вашата компания?

  одит HR администрация- един от най-важните компоненти на процедурата за оценка на ефективността на цялата система за управление на персонала и кадровия потенциал на организацията или независима процедура като част от мерки за намаляване на фискалните и репутационните рискове на компанията, включително при решаване на трудови спорове в съда.

• Организация на управлението на човешките ресурси "от нулата"

  Необходимостта от създаване на управление на регистрите на персонала не е толкова екзотична задача, не е лесна за начинаещи кадрови служители, частни предприемачи и счетоводители, чиито отговорности включват управление на персонала. Въпреки това, целият процес може да бъде описан с просто ръководство за действие стъпка по стъпка.

• Работа по време на отпуск по майчинство: анализираме възможни ситуации

  Често млада майка, докато е в родителски отпуск, работи на непълно работно време или у дома.
  Някои майки успяват да работят въз основа на удостоверение за неработоспособност, издадено по установения ред по време на отпуск по майчинство, което не е пряко предвидено в закона. На практика документирането на подобна ситуация повдига много въпроси от служителите на персонала.

• Как да направите основен служител от външен работник на непълно работно време

  Преместването на работник на непълно работно време на основно място в същата компания може да бъде формализирано чрез уволнение или чрез сключване на допълнително споразумение към трудов договор. Попълването на трудовата книжка зависи от това кога и от кого са направени вписванията за наемане на непълно работно време и неговото уволнение.

• Документи, които се представят от служителя

  Въз основа на материалите на справочника "Заплата и други плащания на служителите" под редакцията на В. Верещаки Преди да се сключи трудов договор със служител, той трябва да представи редица документи. Те са изброени в чл.65 от КТ...

• Наредба за възнагражденията

  Основната задача тази разпоредбае да се установи ред за възнаграждение на всички категории служители на дружеството.

• Променете заглавието на длъжността на служителя

  Ако работодателят реши да промени името на длъжността, той трябва да уведоми служителя, който работи за нея. По-нататъшните действия на страните по трудовия договор зависят от съгласието на служителя за промяна на наименованието на длъжността.

• Прилагане на безтарифна система на заплащане. Характеристики на заплатите

  Тази система предвижда разпределение на общата работна ведомост за компанията (или нейното поделение) между съответните служители. В този случай общият фонд зависи от резултатите от работата на компанията (отдел) за определен период от време (например месец). В основата си заплатата на конкретен служител е неговият дял в заплатата на целия екип. Заплатите се разпределят между служителите въз основа на определени съотношения (например трудово участие). Освен това може да има няколко от тях.

• Изчисляване на работната заплата при паричната система на заплащане
• Наемаме шофьор

  При сключване на трудов договор с водача е необходимо да се вземат предвид редица нюанси, които са свързани с тази позиция. Някои от тях трябва да бъдат посочени в трудовия договор, други просто трябва да бъдат посочени.

• Промени и корекции в трудовата книжка

  Статията е публикувана в рамките на сътрудничеството между списание "Актуално счетоводство" и HRMaximum. Трудовата книжка на служителя е основният документ, който потвърждава трудовия стаж и дава гаранции за получаване на пенсия. Ето защо е необходимо да съставите правилно трудовите книжки, ...

• Съхранение на документи. Условия за съхранение, унищожаване и обезвреждане на първични счетоводни документи

  Редът и сроковете за съхранение на счетоводни и данъчни счетоводни документи, кадрови документи

• Поръчки: форма, номерация, корекции

  Авторът обръща основното внимание в материала на нюансите на подреждането, извършването на промени в тях и др. Тъй като някои грешки могат да доведат до загуба по поръчка правна сила, тогава те не могат да се считат за дреболии.

• В какъв ред се предоставят копия от документи на бивши служители на организацията?

  Съгласно Правилника за водене и съхраняване на трудовите книжки, ут. Постановление на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225 (изменено от 19.05.2008 г., наричано по-долу Правилата), История на заетосттапредадено на служител само при уволнение, но има моменти, когато служител ...

• Кой е в състава на персонала ... Директор по човешки ресурси, ръководител на отдел човешки ресурси, ръководител на отдел човешки ресурси?

  Как да се дефинират функциите и правомощията на директора по човешки ресурси и да се отделят отговорностите му от тези на другите кадрови служители, авторът казва в материал, изготвен въз основа на въпроси на кадрови служители

• Изчисляване на работни графици (Програма на базата на Microsoft Excel)
• Как да закрепите правилно документи

  Статията разказва за всички нюанси на правилата за мигане на документи. Читателите ще се запознаят с това как правилно да номерират, да съставят опис, да прехвърлят документи на персонала в архива

• Как да формализираме отсъствието на служител, ако той изпълнява обществени задължения?

  Представете си ситуация: служител на организация е тесен специалист и участва като експерт в процеса на разследване. Или: военнозадължен, който е в запас, се призовава на военна подготовка. Или може би някой от вашите подчинени трябва да присъства в съда като съдебен заседател. Какво показват всички тези случаи? Фактът, че служителят трябва да бъде освободен от работа по време на изпълнение на държавни задължения и неговото отсъствие трябва да бъде формализирано по специален начин.

• Особености на регулирането на труда на служителите, работещи при работодатели-физически лица

  Работата за работодатели – физически лица има редица особености. По принцип всички работодатели - лицасе разделят на две групи: индивидуални предприемачи и физически лица, които не са индивидуални предприемачи. Първите използват работници за извършване на предприемаческа дейност ...

• Права на служителите при продажба на предприятие длъжник

  Федералният закон „За несъстоятелността (несъстоятелността)“ не съдържа разпоредби за защита на трудовите права на служителите при продажба на предприятие-длъжник. Спецификата на произтичащите трудови правоотношения изисква специален анализ.

• Доказателство за трудов стаж

  При изчисляване на трудовия стаж периодите на работа или други дейности, които са включени в него, извършени преди регистрацията на гражданин като осигурено лице в съответствие с Федерален законот 1 април 1996 г. „За индивидуалното (персонифицирано) счетоводство...

• Как да се подготвим за пристигането на инспекцията по труда?

  Проверка на организацията държавна инспекцияТрудът често хваща ръководството изненадващо. Особено като се има предвид, че според закона инспекторът по труда има право да посети организацията по всяко време на деня и без предупреждение. Въз основа на резултатите от одита не само ръководителят на организацията или неговият заместник, но и ръководителят на отдела за персонал, както и главният счетоводител, могат да бъдат подведени под отговорност.

• Уведомяване на служителя: как и кога да изпратите

  Често в работата на служителите по персонала се използва документ като уведомление. С помощта на този документ работодателят уведомява служителите за правно значими точки. Например за съкращенията на персонала. Единна форманяма уведомление. За всеки случай се разработва версия. Ще ви кажем как да съставите известие за реорганизация на дружеството и ликвидация на клон. Как да уведомите служителите за промени в условията на трудовия договор. Как да уведомите служител за необходимостта да се яви за трудова книжка.

• Посещение на инспекция на труда

  Всеки работодател трябва да бъде подготвен за факта, че рано или късно ще бъде посетен от инспекцията по труда. За съжаление, в настоящата ситуация, която се характеризира с масови съкращения на персонал, неочаквано посещение може да се случи по всяко време. Нека поговорим защо може да дойде инспекторът, какви са неговите правомощия и какви са действията на работодателя при извършване на контролни мерки.

• Работник на свободна практика: „Опасни“ моменти за работодателя и служителя

  През съветската епоха „работниците на свободна практика“ се разбираха като граждани, които вършат работа за организацията, а не за персонала. С развитието на законодателството на Руската федерация концепцията и статутът на "работник на свободна практика" се промени. Мисленето на някои от лидерите на организации остана на ниво правна регулациятруд на "свободни работници" в СССР. Работодателят не винаги мисли за последствията от такава връзка.

  Възможно ли е да се отървете от хитрия "бюлетин" по законови средства? Мога. Основното нещо е да го разпознаете.

• Какво да правим с документи при ликвидация на организация

  Проблеми със сигурността акционерни дружествакогато са ликвидирани, те са отразени в решението на Федералната пазарна комисия ценни книжа... Нека цитираме най-важните за нас фрагменти.

• HR администрация

  Отговори на Андреева Валентина Ивановна, професор в катедрата по трудово право руска академияправосъдие, на въпроси за Документация HR дейности и ваканционен график на организацията.

• Типични погрешни схващания

  Често срещани погрешни схващания за трудовите правоотношения

Трудовото законодателство изисква изготвянето на достатъчно Голям бройкадрови документи, пълният списък на които ще зависи от организацията на работата на служителите във вашата компания или индивидуален предприемач, както и от браншовите дейности. В таблицата по-долу предлагаме най-общия списък на задължителните кадрови документи, които трябва да са налични.

Отдел „Човешки ресурси“ Ви предлага изготвянето на всички необходими HR документи в съответствие с изискванията на трудовото законодателство. За да разберете цената на услугите за персонал за вашата организация или индивидуален предприемач, свържете се с нашия специалист по персонал, който ще ви подготви изгодна търговска оферта!

Администрирането на човешки ресурси е цял комплекс от процедури за документиране на трудовите правоотношения. Ключови точкивзаимодействие с персонала - наемане и уволнение, преместване и изпращане в командировка, награждаване и дисциплинарни мерки- придружени от определени формалности. Всички работодатели, които използват наемна работна ръка, са длъжни да поддържат управление на кадровите досиета-2019: новите изисквания донякъде опростяват този процес за индивидуални предприемачии микропредприятия, но не е напълно освободен от него.

Досиетата на персонала могат да се съхраняват или от един специалист по човешки ресурси, или от цял ​​отдел по човешки ресурси. Всичко зависи от размера на компанията и сложността на нейната структура. Колкото по-голям е персоналът, толкова по-солиден е документооборотът, с който кадровият служител трябва да се справи, толкова по-трудно му е да се справи сам. Обслужване на персоналатрябва да се разшири. А в малки организации, където работят общо 10-20 души, всички въпроси, свързани с персонала, могат да се решават единствено от мениджъра. В идеалния случай това изисква съответната квалификация, но с малко количество работа, дори HR администрацията за манекени, овладени от нулата, им позволява да се справят нормално.

Задължителни HR документи

Инспектори на Държавната инспекция, проверяващи от прокуратурата, представители на Пенсионният фонд... Липсата дори на един обвързващ документ поражда сериозни проблеми. И работодателят, и длъжностното лице, чиито задължения включват кадрови записи в организацията, могат да бъдат отговорни за това: кадровите досиета винаги трябва да са в ред, това определя качеството на работата с персонала. Уверете се, че компанията разполага с всичко задължителни документипредвидени от трудовото законодателство.

Това е минимумът, за който HR служителят трябва да се погрижи. Веднага след като в организацията се появят наети служители, задължителният списък се разширява поради отделни документи: трудови договори, заповеди за работа, лични карти. Ако законът изисква персоналът да бъде изпращан за медицински прегледи, се стартира регистър на анкети, ако някои длъжности предполагат пълна финансова отговорност, той трябва да се консолидира чрез изпълнение на договори.

Някои от документите – например вътрешните трудови разпоредби (МЗП) или правилниците, уреждащи определени аспекти на отношенията с персонала – се разработват еднократно и се прилагат от година на година. Промените се правят само при необходимост. Други се съставят наново с известна редовност: график на ваканциите - годишно, график - месечно, график на смени - в края на отчетния период и т.н.

Курсове за подобряване на документооборота

Допълнителни документи за персонала

Това означава, че работодателят няма да бъде глобен за тяхното отсъствие, но ефективността на работата с персонала може да пострада. Представена е тази категория колективен договор, разпоредби за атестиране и професионална преквалификацияслужители, правилата за работа с архива, документи от индивидуален характер: въпросници, попълнени в процеса на наемане на работа, изявления на служители, заповеди за предоставяне на материална помощи т.н.

Направете ги според нуждите.

Администриране на човешки ресурси от нулата: инструкции стъпка по стъпка-2019

Така че трябва да създадете HR администрация от нулата. Как да направите това и откъде да започнете? Дори и без солиден професионален опит, можете да подредите кадровите дела на всяка компания - действаща, реорганизирана или току-що откриваща. А нова инструкцияотносно управлението на човешките ресурси ще помогне да се избегнат грешки в този усърден бизнес.

Стъпка 1. Научете основите на HR администрацията... Ще ви е необходима специална литература: ръководства, наредби в областта на трудовото право с коментари. Винаги дръжте под ръка Кодекса на труда на Руската федерация текущо издание: Има отговори на много въпроси, свързани с ежедневната HR работа. Непознаването на нормите на трудовото законодателство често води до глоби за работодателя.

Стъпка 2. Разберете кои компютърни програми можете да използвате... Много организации създават специализирани софтуер, улесняване на работата с документи и оптимизиране на рутинните кадрови процеси. Например отчитане на действително отработените часове, планиране на отпуски, издаване на шаблонни заповеди и инструкции.

Стъпка 3. Прегледайте учредителните документи на компанията... Кадровите процеси трябва да бъдат формализирани, така че да няма противоречия с разпоредбите на устава и други учредителни документи. Хартата предписва реда за наемане и възнаграждение на висшите служители на дружеството, схемата за утвърждаване на щатното разписание и други. важни нюансида е наясно.

Стъпка 4. Извършете одит на местните разпоредби... Вижте дали всички необходими документи са на склад и не забравяйте да ги проверите за съответствие действащото законодателство... Ако има някакви разпоредби от задължителен списъкне е достатъчно (или са, но са измислени с грешки), компанията може да бъде глобена.

Съвет как да избегнете глоби:

• Избройте липсващите разпоредби и правила.
• Разработете липсващите документи самостоятелно или с участието на специалисти от други служби и отдели.
• Съгласувайте проекти с ръководството и одобрявайте поръчки.

Стъпка 5. Разработете стандартна форматрудов договор,които ще използвате в бъдеще за формализиране на отношенията със служителите. Съдържанието на документа не трябва да противоречи на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Не забравяйте да включите всички задължителни условия в договора.

Стъпка 6. Създайте набор от формуляри за стандартни HR процедури... Те включват уволнение, преместване и наемане, осигуряване на отпуск, командировки, бонуси и др. Търговските структури днес имат избор: да използват еднородни формипоръчки или разработете свои собствени формуляри. Ако бъде избран вторият вариант, одобрете новите формуляри с писмена заповед.

Стъпка 7. Поддържайте регистрационните файлове... Тази важна точка съдържа всякакви инструкции за управление на кадровите досиета. В допълнение към книгите за отчитане на чисти и завършени трудови книжки трябва да се водят поне още пет дневника.

Между тях:

1. Относно отчитането на проверките, извършени от контролните и надзорните органи.
2. За регистриране на трудови злополуки.
3. Чрез регистриране на брифинги. Въведение, работно място и софтуер Пожарна безопасност- за всеки вид се води отделен дневник.

Въведете други списания, ако е необходимо. Законът не изисква регистрация на заповеди за персонал, служители, заминаващи в командировка или издаване отпуск по майчинство, входяща кореспонденция и удостоверения за неработоспособност. Но помага в работата на персонала.

Стъпка 8. Проверете дали трудовите отношения със служителите са правилно формализирани... Включително с генерален директор: за съжаление често се назначават висши служители на фирми с нарушения. Специално вниманиезаплащане при условията, посочени в договорите (срок на валидност, тест при наемане, материална отговорности др.). Отстраняване на всички установени недостатъци чрез сключване на допълнителни споразумения към трудовите договори.

Стъпка 9. Организирайте работата с трудовите книжки... Служителят се прехвърля в отдела за персонал на етапа на работа. От този момент до уволнението на собственика му документът се съхранява от работодателя. Отговорник за регистрацията, съхраняването и издаването на трудови книжки се назначава със заповед на ръководителя на дружеството. Тези задължения, както и пълномащабното администриране на човешките ресурси, обикновено се поверяват на служителя по човешки ресурси.

За да няма оплаквания нито ръководството, нито Държавния университет по информационни технологии относно качеството на регистрацията на трудовата книжка, трябва да се ръководите от изискванията:

• член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация;
• инструкции, одобрени с Постановление на Министерството на труда на Русия № 69 от 10.10.2003 г.;
• на правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация № 225 от 16.04.2003 г.

Стъпка 10. Вземете лични карти за всички служители.Включително „сезонни работници“, надомни работници и нает персонал на непълно работно време. Изключение - изпълнители на граждански договори, на които карти няма да стартират. Използвайте формуляр № Т-2 или местен еквивалент.

Стъпка 11. Организирайте военна регистрация.В малките предприятия, където няма отделно гише за военна регистрация, тази функция обикновено се поверява на кадрови служител. Издаване на заповед за назначаване на лице, отговорно за военната регистрация, изготвяне на годишен работен план и съгласуване с военния регистър, прехвърляне на данни от военни карти и други документи военна регистрация, представени по време на работа, в личните карти на служителите. Заедно с плана и заповедта подайте във военния регистър справка по образец № 6 и счетоводна карта на организация по образец № 18 (виж писма на Министерство на културата № 125-01-16 / 24 от 03.11.2003 г. и № 334-01-39-VA от 21.10.2015 г.).

Стъпка 12. Осигурете документи с приемливи условия за съхранение.Формите на строга отчетност, например оригиналите на трудовите книжки и притурките към тях (както попълнени, така и нови) трябва да се пазят извън публичното пространство. Например в безопасен или сигурно заключен огнеупорен шкаф. Документи, завършени в офис работа в края Календарна годинапрехвърляне в архива на организацията. Потърсете условията за архивно съхранение на документи от различни категории в списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия № 558 от 25.08.2010 г.

С течение на времето обемът на HR документацията ще се увеличи значително. Бъдете готови за това и помислете предварително за логиката на номерирането на поръчките. Няма ясни индикации за този случай, използвайте здравия разум. Ако поръчките са малко, можете да използвате непрекъсната номерация, ако има много, да ги разделите на групи и да използвате допълнителни буквени индекси, за да избегнете объркване.

За всеки служител е важно да има документални доказателства за неговия факт трудова дейноств предприятието. На първо място, това може да помогне за потвърждаване на трудовия стаж. Колкото по-голям е той, толкова по-високо е плащането за отпуск по болест, а в бъдеще - и размерът на пенсията. Списъкът на задължителните документи за персонала, изготвен при сключване на работни отношения, е, както следва:

• трудов договор. Вижте материала за изпълнение на договора;
• История на заетостта. Писахме за правилата за попълване в статията;
• медицинска книга. Необходимо е, ако работата на служителя е свързана с вредни или опасни условия на труд. За това и ще разберете, като следвате връзките ;.
• образователни документи, за да се определи дали образованието на бъдещия служител отговаря на изискванията. Предлагаме ви също да се запознаете с материала за това как да депозирате;
• под формата на Т-1;
• лична карта на служител (образец Т-2). Формулярът за този формуляр може да бъде намерен в нашата статия.

Не забравяйте, че всеки нов служител трябва да бъде запознат с подписа и да се държи за него своевременно!

Документи в процеса на трудоустрояване

По време на работа служител може да бъде преместен на нова длъжност. В този случай се изготвят следните документи:

• заповедта, въз основа на която е преместен служителят (формуляр Т-5). Можете да разберете как изглежда образец за попълване на този формуляр в;
• допълнително споразумение... Например, с или.

За да пусне служителя в отпуск, работодателят издава заповед за отпуск, съставена във формуляр Т-6. Как да го попълните, ще научите от статията. Предлагаме ви също да се запознаете с информацията как да издавате.

Документи за уволнение

За документално прекратяване на трудов договор са необходими следните документи:

• писмо за оставка (ако служителят е решил да напусне компанията до собствена инициатива). , прочетете в нашия текст;
• споразумение за уволнение. Каним Ви да се запознаете, както и прекратяване на договора;
• заповед за уволнение, съставена под формата на T-8 или T-8a (ако споразумение с няколко служители бъде прекратено). За правилата за пълнене можете да разберете от материала.

Местни актове

Всяка компания може да приеме свои собствени местни разпоредби, които не трябва да противоречат на законите на Руската федерация. Целта на такива документи е да подобрят условията на труд и да повишат нивото на дисциплина в предприятието. Липсата на местни актове, както и неправилното им изпълнение, могат да доведат до настъпване на неблагоприятни последици за работодателя. Какви са задължителните документи за персонала в организацията трябва да се изготвят:

• щатно разписание (формуляр Т-3). Повече подробности - в статията “;
• , на базата на което се извършва контрол на броя на отработените часове и изчисляване на заплатите (формуляри Т-12 и Т-13) и др.

Тези задължителни документи със сигурност трябва да бъдат приети от ръководството на големи организации, тъй като те полагат основата на трудовите отношения.

Микропредприятията могат да си позволят опростени досиета на персонала. Разрешено им е да използват стандарта трудов договор, .

Отговорност за неправилно поддържане на кадровата документация

Правилната и навременна подготовка на кадровите документи е пряка отговорност на работодателя. Ако се издават задължителни кадрови книжа неприлично, той може да носи отговорност.

Могат да се разграничат следните методи на наказание, свързани с работата в офиса в сектора на персонала:

• предвидени дисциплинарни мерки Изкуство. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация, максималната мярка за която е уволнение;
• в съответствие с разпоредбите на Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - норми за привличане административна отговорностза липсата на документи са отразени в чл. 5.27, 5.27.1 от Административния кодекс.

Освен това:

• Изкуство. 13.20 от Административния кодекс наказва 300-500 рубли. длъжностни лица за нарушаване на правилата за съхранение на документи;
• Изкуство. 5.39 налага глоба от 1000-3000 рубли. на отговорни лица за непредоставяне на исканата информация за личен състав на служител, например за отказ да издаде копие от трудова книжка.

В съответствие с Наказателния кодекс на Руската федерация:

• Изкуство. 137 от Наказателния кодекс на Руската федерация предвижда наказание до 350 000 рубли. или поправителен трудза разпространение на лична информация за служителя;
• Изкуство. 183 от Наказателния кодекс на Руската федерация прилага мерки в случай на разкриване на търговска тайна.