Cada empresa que se precie tiene un registro de registro contratos de trabajo, cuyo ejemplo se muestra a continuación. Por qué se necesita esta forma de control de documentación y cómo trabajar con ella: estas son las preguntas que se considerarán en este artículo.
Libro de contratos de trabajo
La legislación rusa no incluía la ejecución y el mantenimiento de un registro de contratos de trabajo en las obligaciones del empleador. Este es un asunto voluntario y no está sujeto a control por parte de los organismos de inspección. Pero, como ha demostrado la práctica, para un flujo de trabajo más sistemático, la presencia de un libro de contabilidad para estos documentos es simplemente necesaria.
Registro y mantenimiento de un diario para la contabilidad de los contratos de trabajo celebrados y acuerdos adicionales a ellos aumenta el volumen de trabajo del especialista de personal. Pero las ventajas de contar con un libro de registro de contratos laborales en el flujo de trabajo de la empresa son mucho mayores que los inconvenientes:
- Como se señaló anteriormente, el registro ayuda a ordenar y sistematizar a los presos con los empleados. Y, como saben, orden en los documentos significa orden en los negocios;
- La búsqueda es mucho más fácil Información necesaria relativo a los contratos. Con este sistema de registro implementado, no tiene que buscar entre montañas de documentos para obtener la información necesaria;
- Emitir certificados a empleados jubilados, compilar respuestas a varios tipos de consultas sobre los períodos y la naturaleza del trabajo de los empleados: esta es una lista incompleta de aquellas acciones del oficial de personal, donde el registro contable será un asistente invaluable;
- Mantener este sistema de registro puede ayudar en caso de litigio. disputa entre empleado y empleador, así como la resolución del conflicto en el auto de instrucción.
Reglas para mantener un registro de contratos de trabajo - muestra
Como ya se señaló, no es obligatorio mantener un documento que registre los contratos de trabajo. Pero, si el empleador asignó esta función al departamento de personal, se deben observar algunas reglas:
- El registro de contratos de trabajo y convenios complementarios a los mismos se lleva en papel. No se permite duplicar este documento en versión electrónica(generalmente en Excel);
- La versión manuscrita se puede crear desde cualquier portador de papel un tamaño conveniente con tapa dura, la calidad y cantidad de hojas necesarias. Además, este documento se puede comprar listo para usar: algunas organizaciones se especializan en el desarrollo y distribución de formularios de documentos para oficiales de personal;
- Un requisito previo para la ejecución de este documento es el sellado. Todas las hojas están numeradas, cosidas y selladas. La realización de estas acciones queda registrada en la pegatina y certificada por el sello de la organización. Este evento proteger el documento de la interferencia no autorizada de alguien en la información ingresada;
- La portada se rellena de una manera especial. Debe reflejar el nombre completo de la organización, el nombre del documento e información sobre la fecha de establecimiento de la revista y su término;
- En la página siguiente, una columna separada destaca información sobre el especialista responsable del sistema de registro. Es necesario indicar su apellido, nombre, patronímico, cargo, motivos para la ocurrencia de estas obligaciones (orden, orden, etc.). Dado que el especialista responsable de este sistema de registro puede cambiar, es recomendable ordenar la información ingresada en forma de tabla;
- Cuando se cometen errores, se tacha cuidadosamente la información incorrecta, marcando “erróneamente”, luego se escriben los datos correctos marcados como “verificar corregido” y firmados. ¡No utilice un corrector ni sombree datos incorrectos!
Ejemplo de diario de registro de contratos de trabajo.
Diario de registro de contratos de trabajo - formulario
Debido a que no existen obligaciones de llevar registros de los contratos de trabajo, la ley no preveía una estructura para realizar asientos en los registros. Cada empleador elige la forma de reflexión de la información que le conviene. Pero en general, los gráficos son los mismos. La información ingresada refleja:
- número de secuencia del registro;
- fecha del documento firmado;
- número de contrato asignado;
- unidad estructural del empleado;
- la duración del contrato de trabajo;
- naturaleza del empleo (temporal o principal);
- información sobre acuerdos adicionales;
- notas
Este sistema de entrada es conveniente. Ha sido probado en funcionamiento y ha recibido comentarios positivos de los especialistas.
Debido a que nuestra legislación avanza a pasos agigantados, lo más probable es que el sistema de contabilidad de los contratos de trabajo se introduzca con carácter obligatorio. Para aquellas organizaciones donde ya se mantengan registros de registro de contratos laborales y acuerdos adicionales a los mismos, esta innovación no traerá problemas adicionales.
El servicio de personal debe llevar registros de los contratos de trabajo concluidos. No es requisito obligatorio legislación laboral, sin embargo, un registro de contratos de trabajo puede facilitar enormemente trabajo de personal. Al mismo tiempo, es recomendable llevar registros separados de registro de contratos laborales para trabajadores extranjeros o para trabajadores a tiempo parcial. Para obtener información sobre cómo registrar los contratos de trabajo y el procedimiento para emitir documentos contables, lea el artículo.
Del artículo aprenderás:
Elaboración de un contrato de trabajo al solicitar un trabajo.
El contrato de trabajo es un documento vinculante que debe formalizarse cuando contratar a un nuevo empleado. Este documento describe todas las disposiciones principales sobre las que se construyen las relaciones laborales entre el empleado y la organización.
¡Prestar atención! La celebración de un contrato de trabajo no es un derecho, sino una obligación del empleador. La falta de cumplimentación del documento dará lugar a responsabilidad administrativa.
si, parte 4 artículos 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa Las sanciones por este delito son las siguientes. El funcionario que sea culpable de no firmar un documento puede ser multado con la cantidad de 10.000 a 20.000 timones . Para una organización, el monto de la multa será de 50.000 a 100.000 rublos.
Tenga en cuenta que se debe celebrar un contrato de trabajo por escrito independientemente de qué tipo relaciones laborales tendrá lugar. Entonces, un contrato de trabajo se concluye al registrar una relación laboral:
- Por período indefinido;
- por un período de tiempo específico (contrato de trabajo a término fijo);
- para realizar trabajos de temporada;
- para trabajos a tiempo parcial, tanto externos como internos;
- para trabajos a corto plazo, por un período de hasta dos meses.
En otras palabras, si existe una relación laboral entre las partes, se debe celebrar un acuerdo en sin fallar.
Tenga en cuenta que en casos individuales entre las partes es contrato civil. En este caso, no existirá relación laboral entre las partes. Pero uno debe entender claramente qué tipo de relación tiene lugar realmente entre las partes. El hecho es que legislatura actual prevé una especial responsabilidad administrativa para la ejecución de un contrato de derecho civil en lugar de un contrato de trabajo.
Qué responsabilidad amenaza en caso de violación:
Este delito también amenaza oficial una multa de 10.000 a 20.000 timones . La organización puede ser multada hasta 50.000 a 100.000 rublos . Por lo tanto, debe tener cuidado con la formalización de las relaciones con la persona que realizará un determinado trabajo.
Mientras tanto, si de hecho hay relaciones de derecho civil y se ha concluido un acuerdo apropiado, por ejemplo, un contrato o la prestación de servicios, debe registrarse en un diario especial separado. Para este tipo de acuerdos, el registro de registro de contratos de trabajo (a continuación se muestra un ejemplo) no funcionará. Utilice una revista especial para ellos.
Tenga en cuenta que la inscripción del GPA en el registro de contratos de trabajo será una de las confirmaciones de que realmente existe una relación laboral entre las partes. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente utilizar un formulario especial para este tipo de documentos.
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¿En qué casos se celebrará un acuerdo adicional a un contrato de trabajo?
El contrato de trabajo contiene condiciones especiales obligatorias y adicionales acordadas por las partes al contratar. Mientras tanto, en el proceso actividad laboral estas condiciones están sujetas a cambios. Por ejemplo, un empleado puede ser transferido a otro puesto. O la organización puede tener un aumento de sueldo.
Cualquier cambio en los términos del contrato requerirá la conclusión de un acuerdo adicional. Este acuerdo debe reflejar las condiciones que se cambiarán. El acuerdo también se redacta en dos copias, una de las cuales se transfiere al empleado y la otra permanece para su almacenamiento en la organización.
En el caso de que la empresa mantenga un diario especial para el registro de acuerdos, deberá proporcionar una columna separada donde se reflejará la información sobre acuerdos adicionales. Esto ayudará a estructurar los datos y utilizar el tiempo de trabajo de manera eficiente.
Ver documentos relacionados:
Registro de contratos de trabajo y acuerdos adicionales
El empleador no tiene obligación directa de llevar un registro de los contratos de trabajo. Mientras tanto, en la práctica, casi todos llevan un diario de este tipo. servicios de personal organizaciones Esto facilita el trabajo del personal y la búsqueda de información sobre un contrato en particular. Además, al documento se le asigna su propio número, que también se refleja en el registro de registro.
Tenga en cuenta que muchos empleadores también mantienen un registro especial de empleo. Este formulario también es muy conveniente en el trabajo práctico, ya que le permite determinar rápidamente la fecha de empleo de un empleado y otra información. En el caso de que se celebre un contrato de trabajo de duración determinada, dicho diario también reflejará la fecha de su finalización.
El Tribunal Supremo de la Federación Rusa declaró quelugar de trabajo debe considerarse una organización ubicada en un área determinada, su oficina de representación, sucursal, otra subdivisión estructural separada
Es importante que un oficial de personal sepa la fecha de finalización de un contrato de trabajo de duración determinada. Esto se explica por el hecho de que el empleador debe advertir necesariamente al trabajador por escrito durante tres días del calendario que pronto será despedido. Esta regla se establece parte 1 del artículo 79 del Código Laboral de la Federación Rusa.
Se hace una excepción solo en relación con situaciones en las que se celebra un contrato de trabajo de duración determinada por la duración del desempeño de las funciones de un empleado ausente. En este caso finaliza la relación laboral el día en que el empleado principal comienza a trabajar.
En este sentido, para cumplir con los requisitos de la legislación laboral, el oficial de personal debe realizar un seguimiento de las fechas de finalización de una relación de duración determinada. Y en esto lo ayudará un diario especial, que indicará la fecha de empleo y la fecha de vencimiento del contrato (para relaciones urgentes).
Diario de registro de contratos de trabajo y acuerdos complementarios
Entonces, el empleador determina de manera independiente si llevará o no un registro especial de contratos de trabajo. Mantener dichos registros es una recomendación, no un requisito.
Tenga en cuenta que forma unificada no hay tal diario. Por lo tanto, cada organización puede desarrollar dicho documento, teniendo en cuenta las necesidades prácticas.
También recomendamos que, además del diario en el que se registrarán directamente los contratos de trabajo, se debe mantener un formulario de registro separado para registrar los contratos sobre responsabilidad material de los empleados. Recuérdese que para confiar al empleado la plena responsabilidad se debe celebrar un contrato por separado con él.
Y para llevar un registro adecuado de tales contratos, será necesario forma especial. En el trabajo práctico, sugerimos utilizar el documento desarrollado por nosotros.
Registro de contratos de trabajo: plazo de conservación
Como ya hemos cancelado el registro de contratos de trabajo (a continuación se muestra un ejemplo), tiene carácter consultivo. El empleador, a su discreción, decide sobre la necesidad de mantener dicho documento. Mientras tanto, si dicho diario se lleva en una organización, es necesario observar el período de su almacenamiento.
Este plazo se establece el párrafo 695 de la Lista de prácticas típicas de gestión documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25 de agosto de 2010 No. 558.
Dicho registro debe mantenerse en la organización durante 75 años.
El servicio de personal está obligado a llevar un registro de los contratos de trabajo y acuerdos adicionales al contrato de trabajo. ¿Es necesario llevar dos diarios o se puede resumir la información en uno solo? ¿Son necesarios estos documentos? ¿Existe un patrón universal? Encontrará respuestas a estas y otras preguntas en nuestro artículo.
diario de contratos de trabajo
El registro de contratos de trabajo no es un documento obligatorio. Derecho laboral no obliga a los empresarios a realizarla. Sin embargo, en algunos casos, mantener dicho registro puede ser útil para el propio empleador.
Ejemplo.
La organización celebra contratos de trabajo de duración determinada con los empleados. Si el departamento de personal mantiene un registro de los contratos de trabajo, esto simplifica la tarea de controlar la duración de dichos contratos. Y esto, a su vez, minimiza los riesgos asociados a la transformación de un contrato de trabajo de duración determinada en un contrato celebrado por tiempo indefinido.
Cómo llenar la revista: muestra
La forma del registro de contratos de trabajo es arbitraria. Cada empleador decide por sí mismo qué campos, columna y detalles incluir en él. En nuestra opinión, es conveniente reflejar en la revista, en particular:
- fecha y número del contrato de trabajo concluido;
- apellido, nombre y patronímico del empleado;
- subdivisión estructural;
- cargo que ocupa;
- el tipo y naturaleza del trabajo;
- la duración del contrato de trabajo, indicando la fecha de su terminación (para contratos de trabajo de duración determinada);
- un lugar para que el empleado firme al recibir su copia del contrato de trabajo.
No es necesario incluir todo lo anterior en el diario. Incluye solo lo que necesitas. Por ejemplo, un registro de muestra podría verse así:
También puede dar un ejemplo de un registro completo de contratos de trabajo. En la práctica, el registro podría verse así: 
Tenga en cuenta que nadie prohíba a un empleador llevar un registro de los contratos de trabajo en en formato electrónico(incluso en formato excel). Sin embargo, en este caso, no será posible recibir firmas de los empleados en el recibo de los contratos de trabajo.
Consejo: numerar y coser registros de papel de los contratos. Es una práctica normal mantener dicha documentación. Tenga en cuenta que la información contenida en el registro son datos personales. Por lo tanto, le recomendamos que considere cuidadosamente el almacenamiento del registro. Vida útil - 75 años (Artículo 22.1 ley Federal de fecha 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ).
Diario de acuerdos adicionales a los contratos de trabajo
Tampoco existen requisitos para mantener un registro de acuerdos adicionales a los contratos de trabajo por la legislación de la Federación Rusa. Es decir, también es opcional. documento de personal. Sin embargo, mantener este registro también puede ser útil para el empleador. Después de todo, si lleva un diario de este tipo, puede realizar un seguimiento, por ejemplo, de las cláusulas de los contratos de trabajo que se han modificado. Para dicha información, puede proporcionar una columna especial, por ejemplo.
Muchas empresas registran los contratos de trabajo concluidos con los empleados en un diario especial. Hablaremos sobre los matices y sutilezas de completar el registro de contratos de trabajo en el artículo.
Del artículo aprenderás:
Condiciones a incluir en un contrato de trabajo
Diario de registro de contratos de trabajo y acuerdos complementarios
Entonces, el empleador determina de forma independiente si mantendrá o no un registro especial de registro de TD. Mantener dichos registros es una recomendación, no un requisito.
Tenga en cuenta que no existe una forma unificada de tal revista. Por lo tanto, cada organización puede desarrollar dicho documento, teniendo en cuenta las necesidades prácticas.
También recomendamos que, además del diario en el que se registrarán directamente los DT, se debe mantener un formulario de registro separado para contabilizar los contratos de responsabilidad material de los empleados. Recuerde que para imponer la responsabilidad total al empleado, se debe concluir un TD por separado con él.
Y para mantener registros adecuados de dichos TD, se requerirá un formulario especial.
Registro de contratos de trabajo: plazo de conservación
Como ya hemos señalado, el registro de TD tiene carácter consultivo. El empleador, a su discreción, decide sobre la necesidad de mantener dicho documento. Mientras tanto, si tal diario se lleva en una organización, es necesario observar la fecha límite para su almacenamiento.
Dicho período está establecido por el párrafo 695 de la Lista de documentos de archivo gerenciales típicos generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha de agosto. 25, 2010 N° 558.
Dicho registro debe mantenerse en la organización durante 75 años.
Dado que, como señalamos anteriormente, no existe una forma unificada del diario, el empleador puede determinar de forma independiente la estructura del documento. E incluir en él la introducción de la información que considere relevante.
También debe proporcionar una sección especial que indique información sobre el empleado responsable de mantener este registro.
La contabilidad del personal dentro de la organización implica un gran número de documentos, cuya sistematización es simplemente necesaria para garantizar el buen funcionamiento de la unidad y la seguridad de la información.
El registro de contratos de trabajo se refiere a la documentación contable recomendada.
Su mantenimiento brindará al empleador un servicio invaluable durante las inspecciones. inspección del trabajo y empresas matrices, y servirá también como prueba fehaciente de la legalidad del registro de las relaciones laborales en caso de litigio.
El período de almacenamiento de la revista se designó como 75 años.
La fijación de contratos en el libro de registro (Orden de la Administración Principal de Archivos No. 33 "Sistema estatal de instituciones de educación preescolar" 25/05/1988 p. 3.2.1.2) fortalece los acuerdos / contratos laborales legales (la fecha y el número de registro están fijados ).
Por esta razón, el registro puede servir como argumento en conflictos laborales entre empleado y gerente.
¿Es necesario realizar y por qué es necesario?
Llevar un libro de registro es voluntario. Libro de cuentas no definido como documento vinculante Por orden del Ministerio de Cultura N° 558 2010/25/08 edición 2016/16/02, que señala la necesidad de preservar los contratos de trabajo (f. 657), sin centrarse en la forma en que se registran y guardan.
El registro de contratos de trabajo es extremadamente conveniente y útil para el propio empleador:
- realizar entradas en orden cronológico, lo que facilita la búsqueda de la información necesaria (por ejemplo, al emitir un certificado a un empleado que se va);
- al registrarse, el contrato adquiere efecto legal (número de registro y fecha);
- una indicación de la carpeta (número de caso) donde se almacena el contrato registrado;
- duplicidad de información, lo que potencia la garantía de su seguridad.
El registro de registro puede servir como argumento en la corte en caso de acusación de violar la ley (por ejemplo, el Código Laboral del Art. 67 sobre la obligación de concluir un acuerdo dentro de los 3 días) y prueba del inquilino respetuoso de la ley.
Gráficos, dificultades de numeración
El registro de registro puede ser tradicional y electrónico. aspecto de papel más popular y confiable (es imposible cambiar la información). Antes de su uso, debe ser cosido y numerado paginado. El contenido de la revista no está definido por ningún documento normativo.
- número de secuencia de registro/empleado;
- número de contrato, fecha de firma;
- departamento y puesto;
- número de orden de empleo y fecha;
- el número de la orden de resolución del contrato y la fecha;
- motivos de terminación;
- tipo de contrato (perpetuo, a plazo fijo con especificación);
- tipo de empleo (trabajo principal o trabajo a tiempo parcial);
- expedición del 2° ejemplar en mano (dos incisos: fecha y firma del trabajador);
- acuerdos adicionales (número de documento, número y número de pedido);
- notas
Los gráficos y su ubicación pueden cambiar. Es recomendable incluir la columna “Número de caso para la presentación del documento” o utilizar la columna “Notas” para este fin.
Para evitar confusiones con la numeración, debe recordarse que "número p/p" significa solo el número de registro.
El número del contrato y el número de acuerdos adicionales se ingresan en columnas separadas que se pueden colocar una al lado de la otra, lo que facilitará la búsqueda de la información necesaria y reducirá la fatiga visual.
O en las notas (junto a la columna de acuerdos adicionales) ingrese la frase "al contrato No. XX". A veces mantener varias revistas para contratos y pagos adicionales se convierte en la mejor solución.
Alternativamente, la numeración de los contratos registrados puede comenzar de nuevo cada año, lo que reducirá el número de dígitos en la primera columna y ayudará a evitar errores y confusiones.
La presencia de un registro en formato electrónico simplifica su mantenimiento, pero aumenta el riesgo de realizar correcciones y hechos dudosos.
Se debe tener cuidado de antemano para bloquear la función de corrección de información, lo que excluirá la interferencia y manipulación de información por parte de terceros.