La digitalización de documentos es la conversión de documentos a formato digital. Puede digitalizar dibujos, textos y libros. La actividad de cualquier oficina o institución promedio, tarde o temprano lleva a la formación dentro de sus muros enorme cantidad documentos. Los documentos se almacenan en estanterías y cajones de escritorio. Ocupan una gran cantidad de espacio en los armarios de oficina y en los escritorios de los empleados de oficina. Montañas de documentación, que es muy difícil de entender, y es casi imposible encontrar rápidamente uno u otro documento. Para que la oficina no se convierta en un depósito de archivos de documentos, y sus empleados puedan trabajar rápidamente con cualquier documentacion necesaria, necesita digitalizar todos los documentos disponibles en la empresa y transferirlos de papel a formulario electronico utilizando los servicios de escaneo y reconocimiento de documentos. Los documentos electrónicos son mucho más fáciles de procesar y almacenar. No ocupan mucho espacio en la oficina. No se pueden perder ni estropear, y encontrar un documento en un archivo electrónico digitalizado, donde todo está sistematizado y ordenado en fajos, es mucho más fácil que en una enorme pila de papeles guardados en un armario de oficina. Los documentos digitalizados también son convenientes para usar en el caso de que un empleado de la empresa se vaya de viaje de negocios o para negociaciones. Una pequeña unidad flash en su bolsillo puede acomodar todo el archivo de los documentos de la empresa y le dará la oportunidad, si es necesario, de encontrar rápidamente cualquier documento necesario. Es muy conveniente y práctico usar documentos digitalizados, mientras que los servicios de digitalización de documentos no son lo suficientemente costosos y están disponibles no solo para grandes corporaciones, sino también para pequeñas empresas y organizaciones presupuestarias.
Digitalización de dibujos
La digitalización de dibujos, o como también se le llama vectorización, permite pasar dibujos técnicos y arquitectónicos del papel al formato electrónico. Los servicios de digitalización de dibujos pueden simplificar y sistematizar significativamente el sistema de almacenamiento de archivos de la documentación de diseño, y son muy relevantes para ambos empresas industriales e institutos científicos, así como para oficinas de arquitectura y diseño, arquitectos particulares, estudiantes y todos aquellos que, de acuerdo con las especificidades de su trabajo o estudio, trabajen con dibujos. Por regla general, el principal problema del archivo de la documentación de diseño es la búsqueda del dibujo deseado, las condiciones en las que se debe almacenar el dibujo impreso en papel Whatman y su volumen. La digitalización de dibujos puede resolver eficazmente estos problemas. Cuando un dibujo, gracias a la digitalización, se traslada del papel al formato electrónico, para su almacenamiento no es necesario contar con grandes áreas de archivo, sino que basta con una pequeña cantidad de espacio libre en el disco duro de una computadora o cualquier otro medio electrónico. Al mismo tiempo, basta con sistematizar los contenidos del archivo una vez, descomponiendo los dibujos digitalizados en carpetas temáticas, y luego es fácil encontrar cualquier dibujo necesario. Los dibujos almacenados en el archivo electrónico no están sujetos a esfuerzos mecánicos ni a la influencia de otras fuerzas y elementos naturales. No se pueden mojar, rasgar o perder, y gracias al sistema de respaldo, puedes protegerte al cien por cien de su extravío o extravío. Trabajar con dibujos digitalizados es mucho más fácil que con sus contrapartes en papel. Es mucho más conveniente llevar un disco láser con usted, en el que siempre tiene acceso a todo el archivo, en lugar de volúmenes de papeles grandes y dibujos inconvenientes. Sí, y muestre el dibujo al cliente, donde es más conveniente en el monitor de una computadora o computadora portátil, pero sin desplegar papel de dibujo de varios metros sobre su mesa. Sin mencionar que el dibujo digitalizado simplemente puede enviarse a través de Email, mientras ahorra tanto su tiempo como el tiempo de aquel a quien estaba destinado este dibujo. Hoy en día, muchas empresas brindan servicios para digitalizar dibujos y nos complace afirmar que nuestra empresa es una de las líderes en el campo de la digitalización de documentos. A la fecha, contamos con todos los equipos y programas necesarios para asegurar la digitalización de cualquier dibujo preservando al máximo su calidad.
Digitalización de textos
La digitalización de textos es un método para convertir texto impreso de papel a formato electrónico. La digitalización de textos es indispensable como herramienta conveniente para crear archivos electrónicos y como herramienta para convertir libros y libros de texto a formato electrónico. Ahora los amantes de la palabra literaria no tienen que sentarse durante horas en bibliotecas o cargar con un libro pesado e incómodo. Basta con tener una tableta electrónica que pueda caber fácilmente en su bolsillo o bolso, y leer cualquier ficción o literatura de referencia.
digitalización de libros
La digitalización de texto le permite transferir a formato digital un libro de cualquier tamaño. Es muy conveniente y práctico. Además de la facilidad de uso, cabe mencionar los evidentes beneficios económicos. Lejos de siempre, puede comprar este o aquel libro de texto o libro para usted mismo, y al mismo tiempo puede tomarlo prestado de la biblioteca o de un amigo, y gracias al servicio de digitalización, convertirse en propietario de la versión electrónica, gastando mucho menos. dinero para esto que con la compra de un libro. La digitalización de libros también ha simplificado enormemente el proceso de almacenamiento de manuscritos raros y libros de valor histórico. Después de todo, el papel no es eterno, pero versión electrónica La palabra impresa realmente se puede almacenar durante miles de años y nunca perderá su contenido original, preservando no solo el texto, sino también las ilustraciones para la posteridad.
Sitio web, sala de lectura electrónica:
CJSC "Alt-soft": implementación y soporte técnico del software y el complejo de información (PIC) para la organización de salas de lectura electrónicas en los archivos estatales de la región de Pskov.
En 2012, el trabajo para finalizar el PIK no se llevó a cabo debido a la falta de financiación.
En 2013, el trabajo continuó, dando como resultado, entre otras cosas, el portal de Internet de los archivos de la región de Pskov.
Financiación incluida en programa estatal Región de Pskov "Desarrollo sociedad de información"(hasta 2020), sección -" Implementación de medidas para apoyar el PIK "Sala de lectura electrónica de archivos regionales", se asignan 1,5 millones de rublos anualmente.
De la correspondencia con el director de la GAPO: Este programa, de hecho, debería reponer anualmente los límites del archivo en 1.500.000 rublos. De hecho, tenemos 500.000.
El archivo (más precisamente, la región) paga 250.000 por el mantenimiento y revisión anual del sitio "Recursos de información".
Hasta el momento (agosto de 2018) no hay forma de publicar nada en el sitio (a cualquier acceso).
Tampoco se corrigen errores en las descripciones.
Paralelamente, deciden cómo proporcionar técnicamente acceso remoto.
Pero sigue siendo vago. No hay dinero para nada.
Discusión del trabajo del sitio web de RGIA, que también es realizado por Alt-Soft.
Digitalización de archivos de archivo:
Departamento del fondo de seguros y documentos audiovisuales de la institución del tesoro estatal de la región de Pskov "Archivo estatal de la región de Pskov".
El Archivo Estatal del Fondo de Seguros y Documentos Audiovisuales de la Región de Pskov fue creado el 1 de febrero de 2003 por orden de la Administración de la Región de Pskov. Para el archivo de nueva creación se identificaron las principales tareas: la creación y conservación de un fondo único de seguro de documentación para documentos únicos y de especial valor que sean patrimonio nacional, de defensa, científico, cultural e histórico, así como la adquisición íntegra de los Fondo de archivo Federación Rusa documentos audiovisuales y electrónicos que complementan significativamente las fuentes documentales sobre medios de papel información valiosa, proporcionando reproducción visual y auditiva de eventos pasados y sus participantes, lo cual es extremadamente importante para la cobertura de la historia.
La estructura del archivo está representada por dos departamentos: el departamento de microfilmación y digitalización de documentos y el departamento de garantía de la seguridad, contabilidad, adquisición y uso de documentos. Enlace.
El departamento de microfilmación y digitalización de documentos, que incluye tres empleados, se dedica a la transferencia de inventarios y archivos de los archivos estatales de la región de Pskov a formato electrónico. La digitalización ayudará a garantizar un acceso rápido y conveniente del usuario a los documentos que cumplan con los estándares modernos de la sociedad de la información y preparará para la creación de un fondo de seguro diseñado para garantizar la preservación del patrimonio más rico del Fondo de Archivos de Rusia.
El principal tipo de trabajo realizado por los especialistas del departamento es el escaneo de documentos. Enlace.
El archivo está buscando dinero para un servidor de documentos digitalizados (el precio de emisión es de 600 mil rublos), ya que el espacio libre utilizado se está agotando.
Resumen de recursos de digitalización de documentos:
Personas: tres empleados
Financiación:
Rosarkhiv no asigna dinero del FTP "Cultura de Rusia" en 2017.
En 2012, asignaron 1.500.000 rublos, no darán más.
en el programa regional Gran dinero no, la digitalización continúa según lo planeado en el equipo comprado.
Técnica:
escáner de libros,
otro escáner de libros que le permite escanear documentos de hasta 35 cm de grosor,
dos estaciones de trabajo.
Alcance del trabajo realizado:
Durante dos años (2010-2011) hicimos imágenes digitales de inventarios completos - 12734 inventarios, 180904 hojas.
A partir de 2012, el Archivo Estatal de la Caja de Seguros y Documentos Audiovisuales inició la digitalización prevista documentos de archivo período hasta octubre de 1917, almacenado en los Archivos Estatales de la Región de Pskov. GAPO preparado plano de perspectiva creación de copias digitales de documentos, revisados y aprobados por la Comisión Pericial y Metodológica de la Administración Estatal de Archivos de la región. Para la inclusión en el Plan, se utilizaron tres características principales: los archivos más utilizados, la categoría de archivos especialmente valiosos, teniendo en cuenta la creación posterior de copias de seguros, documentos sobre la historia de la ciudad de Velikie Luki y el distrito de Velikie Luki en para satisfacer los intereses de los usuarios de la ciudad de Velikie Luki, donde la historia local está muy desarrollada.
En 2012-2013 se digitalizaron 1.595 expedientes con un volumen de 157.459 hojas.
Resulta que, en promedio, se escanearon 216 páginas por día.
Si hace un ajuste para días festivos y fines de semana, redondee hacia arriba: que sean 300 páginas.
Del comentario en el siguiente enlace:
En un día de trabajo en un escáner planetario (y en la gran mayoría de los archivos solo hay uno) puede hacer un máximo de 280-300 hojas (esto es si las pequeñas cosas que están convenientemente dispuestas en el escáner no son métricas / revisiones / confesiones y no dibujos). Esto es solo un escaneo, sin procesar los marcos recibidos.
De la correspondencia con el director del archivo en el foro:
Ahora (agosto de 2018) se está escaneando el fondo transferido desde la oficina de registro.
En el futuro, en cuanto a la digitalización del material genealógico.
Hay 1680 unidades en la base de datos de archivos escaneados.
Más escaneados, se procesan y se agregan a la base de datos cuando están listos.
Hay métricas (no estoy seguro exactamente) y confesionales (estoy seguro), estas son las que se escanearon inmediatamente después de la restauración. Hay varias revisiones para el distrito de Sebezh.
En cuanto a las perspectivas de digitalización, un acuerdo con Instituciones educacionales, que determinará el orden de digitalización de aquellos casos más demandados en cuanto a trabajo científico.
No se espera la digitalización a gran escala de las métricas (al menos no todavía).
Plan a largo plazo para crear copias digitales de documentos:
GAPO ha elaborado un plan a largo plazo para la creación de copias digitales de documentos, revisado y consensuado por la Comisión Pericial de Verificación y Metodología de la Administración Estatal de Archivos de la región.
Conoce este plan.
Ejemplo de formulario de plan.
Organización del trabajo sobre la digitalización de documentos de archivo, directrices.
Para organizar y controlar el trabajo de digitalización de fondos en cada archivo, se debe crear un Plan de Digitalización Perspectiva, que incluya los nombres de los fondos destinados a crear copias electrónicas en el marco de toda la colección del archivo (Anexo No. . 2).
El seguimiento y revisión anual del Plan de Perspectivas, realizado en base a los resultados de la implementación del plan anual de digitalización, consagrado en la Lista de fondos a digitalizar, deberá realizarse anualmente.
A partir de 2016, el plan de digitalización de la colección está disponible en 36 archivos. Datos
La digitalización de documentos es la conversión de documentos a formato digital con el reconocimiento posterior de ciertos campos del documento. Si está interesado en este servicio, póngase en contacto con nuestro centro de copias. Le haremos una oferta ventajosa, la mejor en precio y calidad.
El documento en forma digitalizada es conveniente y práctico. Este servicio está ganando popularidad debido a la transición de las empresas a gestión de documentos electrónicos. Los clientes a menudo acuden a nuestro centro de copias y preguntan qué es la digitalización de archivos. Les contamos en detalle cómo va. este procedimiento y que ventajas tiene Entre estos últimos, se puede señalar que los documentos digitalizados:
- no ocupes espacio extra;
- fácil de editar;
- están en un estado ordenado, lo que le permite buscar rápidamente información específica
Si es necesario, puede copiar e imprimir cualquier archivo. Todo esto tomará solo unos minutos.
El proceso de digitalización de documentos es bastante complejo y requiere cuidado y responsabilidad. Para empezar, nuestros especialistas realizan trabajos preparatorios, realizan uniones y después (costuras, en algunos casos). Luego, se eliminan los daños mecánicos: arrugas en el documento, luego de lo cual se realiza el escaneo directamente y, luego, la verificación del resultado de la digitalización con la muestra original. Por lo tanto, la digitalización de documentos de archivo solo puede ser realizada por un profesional que conozca todas las complejidades de este trabajo y tenga la experiencia relevante.
Documentos a digitalizar
En nuestro centro de copias puedes digitalizar casi todos los documentos. Ven a nosotros con una muestra de papel, diapositiva, libro, dibujos, revista. Tomar ventaja equipo moderno, traduciremos todo esto a formato electrónico en el menor tiempo posible.
Al digitalizar documentos, el precio del servicio se forma en base a la cantidad de materiales, la calidad de los mismos y el tiempo del que dispongas. Todos estos datos serán aclarados por nuestro responsable. En la consulta te preguntará con qué urgencia necesitas la digitalización de documentos en Moscú y con qué presupuesto cuentas. En cualquier caso, ten por seguro que encontraremos la mejor opción para ti. Los catálogos y archivos electrónicos creados con nuestra ayuda estarán siempre a mano, y no tendrá que perder el tiempo buscando documento requerido. Muy pronto te darás cuenta de lo conveniente que es.
La mayoría de las empresas de archivo en estos días ofrecen el servicio de digitalización de documentos. La demanda se debe al hecho de que es difícil imaginar las actividades de casi todas las organizaciones sin un archivo electrónico, que es conveniente y práctico, lo que le permite obtener un acceso rápido y fácil a los documentos. La transición a este tipo de archivos estará justificada en el caso de que existan problemas con el almacenamiento de los papeles de trabajo: falta de espacio libre, necesidad de cumplir con las normas y calidad del almacenamiento, etc.
Etapas de creación de una base de datos y archivos electrónicos.
Un procedimiento como la digitalización de documentos se lleva a cabo en varias etapas.
1. Elaboración de papeles de trabajo para escanear:
- entrenamiento técnico (físico). Consiste en desencuadernar, quitar grapas, clips, etc.;
- sistematización de materiales. Se trata de trabajar con el contenido: elegir la cronología, la estructura, el tipo de documentos.
2. Digitalización de documentos. En esta etapa se lleva a cabo el siguiente conjunto de actividades:
- selección de parámetros técnicos para escaneo (resolución);
- selección del formato para guardar los resultados (en forma de imágenes, archivos con la capacidad de editar el documento);
- tipo de escaneo (flujo o cama plana).
3. Tratamiento de la información recibida. A veces, los papeles digitalizados con una calidad insatisfactoria de la "fuente" necesitan un procesamiento adicional (corrección de desvanecimiento, color, etc.).
El volumen mínimo de documentos para digitalización es de 5.000 páginas
Digitalización de documentos: sutilezas y matices
Para convertir documentos de archivo en papel en documentos electrónicos, se utilizan equipos especiales: en la mayoría de los casos, se utilizan varios tipos de escáneres (industrial, de gran formato, planetario, libro).
Después de la digitalización, es necesario verificar que los documentos recibidos cumplan con los originales. Este es un paso importante y lento en el procedimiento, porque algunos documentos pueden tener varios pliegues, daños o abrasiones que los programas informáticos no pueden reconocer. La documentación de diseño, que contiene muchos símbolos y signos especiales, merece una atención especial.
Servicios de digitalización de documentos
Debido al hecho de que este procedimiento requiere mayor atención y Alta calidad ejecución, debe ser realizada por especialistas altamente calificados que cuenten con experiencia laboral relevante y ya hayan implementado más de un proyecto.
Para nuestra empresa la digitalización de documentos es un servicio especializado: trabajamos con documentos de cualquier volumen, brindamos servicios grandes compañias y pequeñas organizaciones, manteniendo total confidencialidad.
ES DECIR. Jvorova
El proceso de digitalización de documentos para crear un archivo electrónico
El artículo está dedicado al proceso de digitalización, el mecanismo más conveniente para guardar y usar información en las condiciones modernas. El autor considera los puntos principales del proceso de digitalización de materiales de archivo, incluyendo el análisis formas posibles conversión de documentos a formato electrónico, categorías de documentos para digitalización, formatos de almacenamiento documentos electronicos y un estudio de los estándares de digitalización contemporáneos. El artículo también analiza las condiciones necesarias para crear un archivo virtual de una persona o evento histórico en un contexto contemporáneo. Atención especial el autor presta atención a las peculiaridades de la organización de un recurso electrónico, explora los proyectos modernos existentes sobre este tema y analiza las posibles dificultades que un investigador puede encontrar al crear un archivo electrónico.
Palabras clave: digitalización, documento de archivo, fondo de uso electrónico, archivo virtual.
realidades vida moderna exigen cada vez más que utilicemos activamente las nuevas tecnologías de la información. La era de la información también introduce sus propios ajustes en el mundo del diálogo entre las fuentes de archivo y el investigador. Las tecnologías digitales modernas permiten implementar las ideas más globales para crear un campo de almacenamiento alternativo: almacenar documentos en un plano virtual.
La digitalización de documentos de archivo es, con mucho, la herramienta más conveniente para almacenar y usar información. Permite un almacenamiento más seguro y económico, fácil recuperación y uso.
© Khvorova I.E., 2017
información, así como para acceder rápidamente a los materiales de archivo. El proceso de digitalización de documentos se basa en la idea de conformar un único fondo electrónico de aprovechamiento (en adelante EFP). EFP es una colección de copias electrónicas de documentos de archivo que se registran en medios digitales y están destinados a ser utilizados en lugar de documentos originales1. Un punto importante en la creación de EFP es la necesidad de regular el proceso de su creación.
Según el Jefe Adjunto de la Agencia Federal de Archivos O.V. Naumov, los principales objetivos de la digitalización de documentos son ampliar y simplificar el acceso a los documentos del fondo de archivo, garantizar la seguridad de los originales retirándolos gradualmente de la circulación, brindar acceso al fondo electrónico y acelerar el proceso de provisión pública servicios2.
Considere los puntos principales del proceso de digitalización. En primer lugar, hay que tener en cuenta que el fondo de archivos de la Federación Rusa almacena una amplia gama documental. Por lo tanto, antes de comenzar a escanear los documentos en sí, es recomendable digitalizarlos aparato científico de referencia archivar, crear inventarios electrónicos para la recuperación de datos. La digitalización inicial de los inventarios del archivo permite al usuario conocer la lista de documentos almacenados y solicitar documentos de interés a través de Internet sin salir de casa. Al mismo tiempo, también es necesario tener en cuenta el hecho de la edición científica y técnica de los encabezados de los casos: solo si se mejora el inventario, puede comenzar a digitalizar el fondo.
Las categorías de documentos para digitalización incluyen no solo documentos para los que existe una amenaza de pérdida de información, sino también los materiales y documentos más valiosos y únicos en demanda. Los criterios para los documentos sobre la singularidad y el valor de los documentos son algo borrosos, y la demanda no es un valor constante, por lo tanto, al elegir los materiales de digitalización, a menudo surge la pregunta: ¿qué documentos deben digitalizarse en primer lugar? Puede ser más fácil lograr una muestra más eficiente si el proceso de selección involucra más que solo miembros comisión de expertos archivo, sino también profesionales involucrados: historiadores, politólogos, sociólogos, figuras públicas, etc. El proceso de creación de un grupo de trabajo de este tipo requiere una regulación clara. Cabe señalar que, a pesar de los criterios de selección formulados3, no son archivos obligatorios y regionales
el derecho a elegir aquellos documentos que necesitan ser digitalizados en primer lugar.
La elección del método de digitalización es importante, ya que el medio y el formato de presentación del material también llevan información útil para el trabajo del investigador, por lo que es muy importante transmitirlo en la forma más precisa comparable al original.
En la digitalización directa de documentos, es importante observar todas las medidas de seguridad al trabajar con el original, se debe prestar especial atención al escanear libros y actas antiguas (luz, impresora, comportamiento del especialista durante la digitalización debe cumplir con los estándares aceptados). En esta etapa, las capacidades financieras del proyecto de digitalización juegan un papel clave: la elección del equipo para escanear determina el grado de seguridad de este proceso para el original. La elección de un dispositivo de hardware más económico implica inevitablemente el riesgo de daños irreparables a los documentos y también reduce las posibilidades de crear una copia de reemplazo a todo color comparable4.
Al digitalizar un documento, se realizan al menos dos copias del original: una copia de trabajo y una copia maestra. Ambos materiales deben estar etiquetados e inscritos en un registro especial. Gracias a este sistema de registro, la búsqueda de un documento escaneado será más rápida y cómoda para el usuario, y las credenciales facilitarán el seguimiento del documento en general. sistema de informacion archivo.
Entre los formatos de almacenamiento de imágenes, los archiveros utilizan más ampliamente los formatos TIFF y JPEG. El formato TIFF debe su popularidad a su capacidad para preservar la calidad de la imagen a través de algoritmos de compresión de datos sin pérdidas. El formato JPEG tiene una alta capacidad de compresión, pero hay una pérdida en la calidad de la imagen. Es posible que los cambios no sean visibles a simple vista, pero la imagen comprimida tendrá contrastes o píxeles nítidos. Por lo tanto, JPEG no se puede utilizar como formato intermedio en el procesamiento de imágenes. En JPEG está permitido guardar solo la versión final. En cuanto a otros tipos de documentos electrónicos y los formatos preferidos para su almacenamiento, existen documentos de texto(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) y audio (wav, aiff, mp3), dibujos (autocad), gráficos y diagramas (tiff, pcx), DB en forma de hojas de cálculo y bases de datos relacionales (xls, xml, html, mdb). Para documentos fotográficos, también se acepta el formato pdf. La matriz de datos resultante se puede utilizar para la transmisión a través de canales digitales,
almacenados en medios ópticos digitales (discos CD-R, DVD-R, CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW de una sola escritura), magnéticos (discos duros, disquetes, cintas magnéticas), unidades flash, etc. .d.
Los requisitos para la calidad de las copias digitales resultantes no están claramente formulados. No existen criterios para evaluar la calidad de las copias electrónicas de documentos en papel: parámetros de imagen, reproducción de tonos (contraste), brillo, ruido, precisión de color, nitidez, resolución, distorsión geométrica, etc. la experiencia en la evaluación de la calidad de los documentos digitalizados sería útil para Rusia. La norma nacional de EE. UU. ANSI/AIIM MS44 "Directrices para el control de calidad de los escáneres de imágenes" establece y divulga la terminología básica, los parámetros básicos y los criterios para evaluar la calidad del escaneo, así como los enfoques para su medición práctica. Sobre esta base, teniendo en cuenta los requisitos modernos, en el año 2000 se desarrollaron las normas internacionales ISO para evaluar la calidad del escaneo de documentos en blanco y negro.
Después de la digitalización, el original se devuelve al archivo para su almacenamiento, y las copias realizadas reponen el fondo electrónico del usuario y quedan disponibles para los investigadores.
La búsqueda de una solución al problema del almacenamiento y uso operativo de los documentos de archivo comenzó a mediados de la década de 1990, cuando la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos inició la digitalización total de la colección existente de microfilmes (como colección independiente y como principal portador de seguros y fondos de usuario). En el proceso de digitalización, los especialistas estadounidenses se enfrentaron a la necesidad de desarrollar enfoques unificados para la implementación de los procesos de transferencia de información de medios materiales a formato electrónico, es decir, era necesario regular los procesos de digitalización.
Según el nivel de su regulación, los estándares de digitalización modernos se pueden dividir en 3 categorías de estándares: estándar internacional, nacional y de organización. La norma internacional ISO5 está siendo desarrollada por un grupo de científicos, su uso brinda beneficios tecnológicos, económicos y sociales, pero no es obligatorio para ningún país participante de la organización ISO. La norma nacional es de uso obligatorio por parte de las autoridades el poder del Estado diferentes niveles, se está desarrollando para mejorar el procedimiento de digitalización, teniendo en cuenta las especificidades de la legislación, los estándares de documentos
ciones en un país en particular. El estándar de organización enfatiza los detalles de una empresa en particular en el proceso de convertir un documento en formato electrónico y su posterior almacenamiento y uso. más famoso norma nacional, que regula los procesos de digitalización, es el “Estándar de Digitalización S6” (S6: Digitalization Standard)6, puesto en vigencia por el Comité Nacional de Estándares de Australia y Nueva Zelanda en 2006.7 Lamentablemente, en Rusia no existe un documento similar que regule los procesos de digitalización y creación de EFP.
En 2012, los empleados del Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia (VNIIDAD) y la Agencia Federal de Archivos (Rosarchiv) desarrollaron “ Pautas sobre la copia electrónica de documentos de archivo y la gestión de la matriz de información recibida. El modelo de estas recomendaciones es el Estándar de Digitalización S6 y las Directrices Técnicas de la FADGI. Para continuar trabajando en esta dirección, parece oportuno desarrollar una Estrategia para la elaboración y actualización de actos normativos y metodológicos sectoriales que regulen las distintas áreas de actuación en el campo de la informatización de los archivos, así como crear un reglamento y un plan a plazo para su ejecución. Los desarrolladores han proporcionado puntos clave que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar un documento normativo.
1. La estructura y el contenido de los documentos desarrollados y puestos en vigor de los sistemas de normalización internacionales y nacionales están determinados por los detalles. marco legal el país de donde son originarios. Por lo tanto, su traducción directa y uso en la Federación Rusa requieren un enfoque equilibrado.
2. Es necesario crear más de uno documento normativo, que regula los temas de digitalización, sino un conjunto de actos jurídicos que describen los requisitos para todas las etapas y aspectos de este proceso.
3. La estructura y el contenido general de esta documentación reglamentaria y metodológica pueden basarse en análogos extranjeros elegidos por expertos de la industria como ejemplos más cercanos y adecuados a las condiciones rusas. Al mismo tiempo, los desarrollos nacionales deben reflejar completamente los detalles de todos los procesos y aspectos de la digitalización (incluidos los requisitos de equipo, personal, procedimientos y gestión de la calidad) inherentes a Rusia8.
La digitalización de documentos es una medida necesaria para organizar un acceso rápido a los documentos de archivo. La presencia es definitivamente
La serie de documentos le permite crear un recurso de información nuevo, fácil de usar y científicamente útil: un archivo virtual. Se pueden ver ejemplos de tales depósitos virtuales en el sitio web del Archivo Estatal Ruso de Literatura y Arte.
Archivo virtual de I.A. Bunin es un recurso con una clasificación conveniente de los documentos enviados y una interfaz fácil de usar. Los documentos se dividen en tres grupos: "Manuscritos", "Recortes de periódicos y revistas", "Materiales visuales" y son copias escaneadas de los originales de los fondos del Archivo Estatal Ruso de Literatura y Arte y el Archivo de la Diáspora Rusa. en Leeds9. Los desarrolladores del proyecto describen los puntos clave para la implementación de este tipo de proyectos: cuestiones financieras, el problema de la fragmentación de documentos de archivo y la necesidad de negociar con los repositorios de diferentes instituciones e incluso países para recolectar el material necesario y, finalmente, la solución de cuestiones legales, ya que la publicación electrónica de materiales también se aplica Derechos de autor. El recurso es un ejemplo positivo de la implementación de un proyecto para crear un archivo virtual. El sitio web del Archivo Estatal Ruso de Literatura y Arte también ofrece excelentes ejemplos de repositorios electrónicos como un recurso dedicado a los documentos. guerra patriótica 1812 y la Primera Guerra Mundial.
Los creadores del repositorio electrónico llamado "El Archivo Virtual Reunido de Osip Mandelstam" fueron la Universidad de Oxford y la Sociedad Mandelstam. Los desarrolladores del proyecto tenían como objetivo identificar, describir y colocar en Internet todo o la mayor cantidad posible un gran número de materiales creativos y biográficos sobrevivientes de Osip Mandelstam, independientemente de su ubicación física10. Al mismo tiempo, el proyecto combina manuscritos, transcripciones de textos, así como comentarios sobre los mismos.
La búsqueda de documentos es la etapa más importante en la creación de este tipo de proyectos. Este proceso se complica por el hecho de que es posible que algunas de las colecciones previamente conocidas e introducidas ya no existan. Una vez a la venta en la década de 1990, cambiaron de propietarios, incluso cuyos nombres no siempre es posible establecer. En otros casos, los propietarios no pueden encontrar ciertos autógrafos o documentos. Esto se explica completamente por el hecho de que la adquisición de fondos de manuscritos de archivo con documentos
cifras de la diáspora rusa se realizó principalmente por donación y no fue sistemática11. Los desarrolladores notan que lo mismo sucede con los archivos estatales. Entonces, en los Archivos Nacionales de Francia, durante varios años, no pudieron encontrar los documentos de matrícula de O.E. Mandelstam (fueron redescubiertos en abril de 2008)12.
Es importante señalar que el archivo virtual de O.E. Mandelstam no solo es un buen ejemplo de la implementación de un proyecto de este tipo, sino que también, gracias a una descripción detallada del proceso de creación de dicho archivo en el sitio, es una especie de tutorial para seguidores e investigadores del proceso de digitalización.
Un análisis de los proyectos rusos implementados para crear repositorios virtuales de materiales históricos destaca el problema de la desunión de los documentos y la dificultad de encontrarlos. Por lo tanto, al preparar un proyecto, es importante centrarse en la posible cooperación con archivos extranjeros.
Por lo tanto, el papel del trabajo conjunto, los proyectos conjuntos para crear un campo virtual único para almacenar materiales sobre un mismo tema, es cada vez mayor.
Al digitalizar, es necesario prestar atención al proceso de selección de documentos para su digitalización, así como a la selección de equipos de escaneo de alta calidad para garantizar que el proceso de digitalización sea seguro para los originales. Sin embargo, por el momento, uno de los temas más serios en este tema sigue siendo la necesidad de regular el proceso de digitalización (incluyendo Descripción detallada el proceso de selección de materiales y fijación de la terminología). Sin un estándar apropiado y legalmente aprobado, el proceso de creación de un archivo virtual sigue siendo laborioso e inalcanzable para la mayoría de los investigadores.
notas
Directrices para la copia electrónica de documentos de archivo y gestión de la matriz de información recibida. [Recurso electrónico] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (fecha de acceso: 13/05/2016). Características de la digitalización de documentos en archivos contemporáneos. [Recurso electrónico] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (consultado el 13/05/2016).
Yumasheva Yu.Yu. Los archivos y la “carrera armamentística digital” // Informática histórica. 2013. Nº 3. Pág. 93.
ISO - Organización Internacional de Normalización. Desarrollador y editor estándares internacionales. [Recurso electrónico] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (fecha de acceso: 13/05/2016).
Informe sobre el trabajo de investigación sobre el tema 2.2.4 "Desarrollo de un borrador de estándar industrial para crear copias electrónicas de documentos de archivo", Plan de trabajo de investigación y desarrollo realizado sobre la base de la tarea estatal de la Agencia Federal de Archivos para 2014 No. 89 con fecha 26.12.2013 (primera etapa) "Investigación y análisis de documentación normativa y metodológica extranjera que rige los temas de digitalización de documentos de archivo" / Yu.Yu. Yumashev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. Ahí. S. 20.
Archivo electrónico unido de Ivan Bunin. [Recurso electrónico] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (fecha de acceso: 13/05/2016). Archivo virtual reunido de Osip Mandelstam. [Recurso electrónico] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (fecha de acceso: 13/05/2016).
Popov AV Diáspora rusa y archivos: Documentos de la emigración rusa en los archivos de Moscú: problemas de identificación, adquisición, descripción y uso (Materiales sobre la historia de la emigración política rusa. Número 4). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Archivo virtual reunido de Osip Mandelstam.