Sergey Bushmelev, analista de TIDIRECTO
Requisitos del sistema gestión de documentos electrónicos organismos federales autoridades (SED FOIV) fueron aprobados por la Orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa No. 221 del 02/09/2011 "Requisitos para los sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos de las autoridades ejecutivas federales, teniendo en cuenta, entre otras cosas, la necesidad de procesamiento a través de estos sistemas servicio de información distribución limitada. Vale la pena señalar que la comunidad SED reaccionó de manera muy ambigua a estos requisitos. También hubo un malentendido, pero también hubo un análisis bastante profundo e imparcial de este documento. Ahora que las emociones han disminuido, vale la pena volver a mirar el documento detenidamente y tratar de entender qué significado le dieron los autores a las líneas secas del documento oficial.
Antes de llegar a los requisitos en sí, es muy importante entender cuál es el objeto de estos requisitos. La respuesta será directa y sencilla: un sistema de gestión de documentos electrónicos. Aparentemente, la mayoría de los autores que cancelaron la suscripción sobre estos requisitos se referían a EDMS FOIV como un producto en caja o una solución de circulación ofrecida por un proveedor de EDMS, lo llamaremos un producto EDMS en el futuro. Pero esto, en mi opinión, fue su principal error, lo que les impidió ver los requisitos desde el ángulo correcto.
En parte culpables de una percepción tan insuficientemente correcta de los requisitos son los propios autores del documento, que descuidaron la práctica establecida de colocar al principio del documento o incluir un glosario de los términos utilizados como apéndice del mismo. Y por alguna razón colocaron la respuesta a la pregunta, ¿qué es el EDMS?, al inicio de la segunda sección, en el párrafo 4: “El EDMS del poder ejecutivo federal es un sistema de información diseñado para administrar todos los documentos del poder ejecutivo federal. , incluidos los borradores de documentos (excepto los documentos que contienen información que secreto de estado)". La definición de un sistema de información se puede encontrar en ley Federal N 149-FZ del 27 de julio de 2006 “De la Información, las Tecnologías de la Información y la Protección de la Información”, en el párrafo 3 del Artículo 2: “un sistema de información es una combinación de información contenida en bases de datos y tecnologías de la información y medios técnicos que aseguran su procesamiento. ” Es decir, no se trata simplemente de un kit de distribución de un sistema de gestión de documentos electrónicos, sino de una combinación de hardware (parte del servidor, infraestructura de red, dispositivos informáticos personales) y software (sistema, infraestructura, aplicación software+ configuración del software), así como la información contenida en el sistema. En mi opinión, se puede encontrar una definición aún más completa de un sistema de información en los documentos de orientación de seguridad. Por ejemplo, el RD "Seguridad de las Tecnologías de la Información. Criterios de Evaluación de la Seguridad de las Tecnologías de la Información", aprobado por el Comité Técnico Estatal de Rusia el 19 de junio de 2002, da la siguiente definición: "Un sistema es una implementación específica de TI con un propósito específico y condiciones de operación". Esta definición enfatiza que Tecnologías de la información incorporado en este sistema de una manera específica, individual, para lograr un objetivo específico. Las condiciones de funcionamiento también son únicas: locales, organización del acceso al territorio de la organización, organización del funcionamiento del sistema (normas, reglamentos). Las condiciones de funcionamiento, en mi opinión, se pueden atribuir al personal. Es de sus calificaciones y diligencia de lo que dependerá en última instancia el rendimiento de cualquier sistema de información.
Así que cuando determinamos que sistema de información = sala + todo el hardware + todo el software + todas las configuraciones de software + personal + regulaciones, puede pasar a los requisitos con tranquilidad. Para cada grupo de requisitos identificados, intentaremos determinar qué componentes del sistema de información pueden ser "responsables" de cumplir con estos requisitos.
Nuevamente, me gustaría culpar a los autores del documento por la falta de una estructura detallada de requisitos. A pesar de que, según los expertos, se obtuvieron algunas ideas de MoReq2, los requisitos del documento en realidad están agrupados. La presencia de tres grandes secciones no ayuda, ya que, por ejemplo, en la segunda sección se recoge una gran variedad de requisitos y los requisitos de seguridad están dispersos en las tres secciones.
Como se indica en el párrafo 2, los requisitos aprobados por la orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas se aplican a los EDMS implementados y a los sistemas ya implementados, cuando se evalúen. El documento no contiene información sobre el procedimiento de evaluación en sí, lo cual es bastante lógico. Espero que el organismo pertinente emita un documento separado que contenga el procedimiento para realizar la evaluación, la composición de los inspectores responsables en el terreno, qué hacer en caso de incumplimiento, el procedimiento y las fuentes de fondos para poner en marcha los sistemas de información. de acuerdo con los requisitos, así como el plazo en el que se debe producir esta evaluación.
No analizaré cada elemento de los requisitos en detalle, pero intentaré agruparlos utilizando mi propia lógica. Lo que salió de eso, evalúate a ti mismo.
requerimientos no funcionales
En mi opinión, el hecho de que el documento comience con requisitos no funcionales también puede considerarse una novedad. En MoReq2, se clasifican como opcionales, se colocaron casi al final del documento, pero los legisladores nacionales siguen una lógica diferente.
El primero son los requisitos de escalabilidad y rendimiento del EDMS. Por lo tanto, el acceso al EDMS de la autoridad ejecutiva federal debe realizarse dentro de los 3 segundos, el acceso a la tarjeta de documentos, dentro de los 5 segundos. Después de revisar las opciones disponibles, llegué a la conclusión de que 3 segundos es el tiempo de respuesta del sistema a las acciones del usuario y 5 segundos es el tiempo durante el cual se debe abrir la tarjeta del documento. Creo que, en el contexto del presupuesto limitado de las agencias gubernamentales y la escasez de personal, los empleados responsables de la autoridad involucrada en la elección de EDMS desearán poner la pelota del lado del fabricante de EDMS, mientras que sería En mi opinión, es más correcto evaluar las capacidades del hardware (tanto del servidor como del cliente), la arquitectura de EDMS, las capacidades del software de aplicación, las calificaciones de los implementadores y los administradores del sistema.
Se asigna media hora para eliminar el tiempo de inactividad del sistema. Nuevamente, un requisito para la infraestructura, reglamentos y personal técnico de la autoridad. Si tenemos en cuenta el volumen de documentos almacenados en el sistema (esto se discutirá más adelante), entonces es difícil esperar que la copia de seguridad de la base de datos pueda levantarse en ese momento. Solo queda una cosa: la organización de un sistema tolerante a fallas con redundancia en caliente de equipos, con duplicación de bases de datos. Dudo que una autoridad estatal separada tenga los fondos para esto. Lo que queda es el uso de un sistema en la nube alojado, por ejemplo, en un centro de datos de Rostelecom. Me pregunto si se verificaron los requisitos para el componente anticorrupción.
La misma cantidad, es decir, treinta minutos, se destina a restaurar un documento a partir de una copia de seguridad. Puede haber muchas razones para restaurar un documento: desde un error del usuario hasta la falla del medio físico en el que se encuentra la base de datos. Cada una de las amenazas tendrá su propia solución, por lo que sería justo decir que este es un requisito tanto para la arquitectura EDMS como para la organización del sistema en la organización, incluyendo el respaldo y recuperación de información en caso de fallas y otros. nubes.
Considero digno de mención el requisito del volumen de la base de datos del sistema: debe "garantizar el almacenamiento de todos los documentos electrónicos procesados en el poder ejecutivo federal por un período de al menos 5 años". Con alegría, atribuimos este requisito a “una implementación específica de la tecnología de la información, es decir, la arquitectura del EDMS, su capacidad para procesar tal número de documentos y tal volumen de datos, y la dependencia del EDMS de Se debe tener en cuenta el software de infraestructura. Por ejemplo, si se usa un DBMS específico para construir un EDMS, vale la pena evaluar si el DBMS es capaz de escalar hasta tal volumen. Y, por último, la propia autoridad o el operador autorizado por ella debe proporcionar la cantidad de espacio en disco requerida.
Requerimientos funcionales
Casi toda la segunda sección del documento está dedicada a los requisitos funcionales. Después de determinar el EDMS del poder ejecutivo federal, existe un requisito para la integrabilidad del EDMS con el sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales. Este es un requisito para una instancia específica del EDMS, porque desde el punto de vista de la integración, no importa si el EDMS tiene la funcionalidad necesaria o si se utiliza una solución de integración especializada. Por supuesto, cuanto más fácil sea integrar el producto EDMS en MEDO, más puntos podrá obtener este proveedor en la competencia de selección de EDMS realizada por la agencia estatal.
Sistema de gestión de documentos electrónicos del organismo federal. el poder del Estado debe apoyar la gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. El documento en sí no contiene tal concepto; además, los requisitos en sí mismos no están localizados por etapas del ciclo de vida, lo que complica un poco su análisis. Sin embargo, intentemos agruparlos de esta manera.
Capturar (crear) documentos
EDMS FOIV debe admitir los siguientes métodos para obtener un documento:
● importación de un documento electrónico recibido a través del canal MEDO;
● importación de un documento electrónico recibido a través del canal SMEV;
● importación de un documento electrónico recibido por correo electrónico;
● escanear un documento en papel y guardar su imagen en el sistema;
● guardar información sobre un documento en papel en el sistema sin guardar su imagen en el sistema (de acuerdo con los requisitos de seguridad);
● crear un documento directamente en la autoridad ejecutiva federal EDMS.
Por separado, los autores del documento se detuvieron en la introducción de documentos de múltiples componentes. Entonces, "EDMS FOIV debería brindar la capacidad de administrar este documento electrónico como un todo, manteniendo la relación entre los componentes y manteniendo la integridad estructural del documento electrónico". El EDMS también debe admitir la capacidad de ingresar un documento en el sistema incluso en ausencia de la aplicación en la que se creó este documento.
También se determinan los principales requisitos para la recolección y procesamiento de metadatos de documentos almacenados en el SGDE de los poderes ejecutivos federales. Entonces, el EDMS debería admitir:
● Extracción automática de metadatos de documentos recibidos de MEDO, SMEV y otros sistemas de información. La composición de los campos importados y los tipos de documentos son determinados por el administrador del EDMS del poder ejecutivo federal.
● Preservación de la asociación de los metadatos con el documento en todo el ciclo de vida.
● Mostrar metadatos en la pantalla.
● Solicitar al usuario que ingrese valores de metadatos que no se completaron automáticamente.
● Informar al usuario sobre metadatos vacíos.
El producto EDMS es responsable de la implementación de estos requisitos, especialmente en términos de procesamiento de metadatos, así como de los medios, procedimientos y personal que aseguren la integración del EDMS con el correo electrónico, MEDO, SMEV y otros sistemas de información.
Coordinación de documentos
La etapa de aprobación de documentos en los requisitos regula explícitamente un solo párrafo. El componente de flujo de trabajo del EDMS debe cumplir los siguientes requisitos:
● Llevar documentos a los participantes en el proceso de aprobación
● Control sobre la ejecución de instrucciones.
Si el documento se coordina dentro de los límites de una instancia del sistema, estos requisitos solo se pueden atribuir al producto EDMS. En el caso de la coordinación extremo a extremo, cuando en el proceso participen usuarios de diferentes instancias del sistema o incluso de varios sistemas heterogéneos, se requerirá un servicio para organizar la interacción entre sistemas.
Otro requisito que no se puede atribuir solo a la etapa de aprobación es la necesidad de mostrar archivos de ciertos formatos. Los formatos obligatorios son pdf, rtf, doc, tiff, pero a los autores de los requisitos no les importa si el sistema puede mostrar otros formatos. A juzgar por los formatos elegidos, los requisitos claramente no fueron preparados por partidarios de línea dura del software libre. Realmente no sé cómo se puede explicar la inclusión de formatos propietarios, aunque populares, en la lista: aceptación de la realidad o interés aún corrupto. Estos requisitos son implementados por los editores de aplicaciones, que forman parte del sistema de información EDMS FOIV.
Por separado, vale la pena detenerse en los requisitos para admitir firmas electrónicas. La infraestructura de la firma electrónica consta de muchos componentes. Incluso si tenemos en cuenta solo el aspecto técnico, estas son herramientas de protección de información criptográfica (CIPF), que incluyen hardware, proveedores criptográficos, protocolos. Finalmente, el producto EDMS en sí mismo a nivel de aplicación y sistema debe admitir la protección de información criptográfica, incluidas aquellas certificadas por el regulador. Probablemente ya haya adivinado que nuevamente lo estoy trayendo a la misma idea: estos son los requisitos para un sistema de información específico que incluye todos los documentos necesarios.
Almacenamiento de documento
Los requisitos asumen que la autoridad estatal desarrollará un esquema de clasificación, compuesto por secciones y subsecciones, correspondientes a las secciones y subsecciones de la nomenclatura de casos del poder ejecutivo federal. Para cada sección y subsección del esquema de clasificación, se debe establecer al menos un período de conservación. Debería ser posible eliminar / establecer una prohibición sobre la destrucción de una sección del esquema de clasificación.
En general, los períodos de retención de documentos en los requisitos son objetos separados. Se pueden crear, asignar a una determinada sección del esquema de clasificación, cambiar, destruir. Deben preverse períodos de almacenamiento de al menos cien años. Todo el historial de manipulaciones con períodos de retención debe guardarse automáticamente. Hay claros paralelismos con MoReq2.
Al final del período de almacenamiento de documentos, se debe enviar una notificación al administrador del sistema. El SGDEA debe proporcionar el siguiente conjunto mínimo de acciones:
● almacenar el documento de forma permanente;
● realizar un examen del valor del documento;
● destruir el documento;
● enviar el documento a otro almacenamiento;
● seleccionar un documento para su destrucción.
Este grupo de requisitos tampoco debe atribuirse únicamente al producto EDMS. El cumplimiento depende aún más de la existencia de reglamentos y documentos normativos, regular los períodos de retención, la existencia de una estrategia de retención - para documentos con largos períodos de retención, puede ser necesario pasar de formatos obsoletos a formatos modernos y migrar a nuevos medios. Y finalmente, todos los esfuerzos serán en vano si el personal no se comporta de acuerdo con las normas establecidas.
Requerimientos de seguridad
A pesar de que estos requisitos pueden clasificarse como funcionales, los he destacado en un apartado especial. Como mencioné, estos requisitos están dispersos a lo largo de las secciones. Los requisitos incluyen:
● protección contra el acceso no autorizado en los casos en que el EDMS de la autoridad ejecutiva federal prevea el procesamiento de información de servicio de distribución limitada - no inferior a la clase 1G;
● la posibilidad de corregir un documento prohibiendo realizar cambios en él;
● asegurar la autenticidad del documento;
● garantizar la integridad del documento;
● fijación de todas las operaciones con el documento, imposibilidad de cambiar o borrar esta información;
● organización del control de acceso a los documentos;
● control centralizado de los derechos de acceso y gestión de usuarios;
Además, los requisitos de seguridad incluyen los requisitos para la disponibilidad de procedimientos automatizados para realizar copias de seguridad y restaurar la información.
La experiencia previa me dice que bien puede presentarse una situación, como es el caso de los datos personales. Para implementar correctamente los requisitos de seguridad, es necesario:
● disponibilidad de una política de seguridad, comprensión de las amenazas a la seguridad y una estrategia desarrollada para minimizarlas;
● selección de herramientas de protección de seguridad adecuadas a las amenazas;
● organización de medidas de protección y actividades diarias para mantener el nivel de seguridad requerido.
Los operadores de datos personales que no tienen la competencia, los medios o el deseo de implementar los requisitos anteriores tenían un deseo completamente comprensible de ponerlo todo sobre los hombros del proveedor de EDMS. Se suponía que el certificado místico reemplazaría todo el sistema de eventos.
Por supuesto, algunos de estos requisitos deben implementarse en el EDMS, pero una serie de requisitos no siempre es posible y eficiente para implementar solo a nivel de aplicación.
En lugar de un currículum
Entendiendo cuál es el objeto de los requisitos, la inclusión de todos los componentes del sistema de información de los que depende el cumplimiento de los requisitos, permitirá organizar su implementación competente. Y cuando tiene claro qué hacer, ya puede elegir opciones, optimizando los esfuerzos realizados y los recursos gastados.
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Alexey Mikryukov, analista de DIRECTUM. 14 de junio de 2018 en el sitio web oficial de la Agencia Federal de Archivos (Rosarchive) en la sección "Proyectos de documentos" publicado "Proyecto de requisitos funcionales estándar para sistemas de almacenamiento y gestión de documentos electrónicos documentos electronicos en los archivos agencias gubernamentales» con un volumen de 37 páginas.
La industria ha estado esperando este documento durante mucho tiempo. Y como se indica en el proyecto, los requisitos se desarrollan con el fin de formar un unificado marco normativo para sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) y sistemas de almacenamiento de documentos electrónicos (EDMS), así como para la evaluación de EDMS y EDMS ya utilizados. El documento hace una distinción clara entre ERMS y ERMS, y este es un punto importante.
La asignación del término SHED es una de las diferencias fundamentales entre los nuevos requisitos. Hay un claro énfasis en la etapa de almacenamiento de archivos en el ciclo de vida de un documento. Anteriormente, se trataba principalmente del EDMS, y los problemas de almacenamiento de documentos electrónicos (ED) permanecían en segundo plano. En consecuencia, los documentos de almacenamiento a largo plazo se crearon anterior u originalmente en forma de papel, o impreso antes de ser almacenado.
El documento considera solo requisitos funcionales, a diferencia de los documentos normativos anteriores ( Requisitos para los sistemas de gestión de documentos electrónicos de las autoridades federales (EDMS FOIV), aprobadosOrden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa No. 221 del 02/09/2011 ; ver tambiénanálisis de requerimientos ) . Requisitos técnicos y del sistema, requisitos para seguridad de información, confiabilidad, así como requisitos para la interfaz de estaciones de trabajo automatizadas para usuarios de EDMS y EDMS. Los requisitos no se aplican al trabajo con documentos que contengan información que constituya un secreto de Estado.
Al analizar un documento, es más interesante considerar los requisitos asociados con organización de almacenamiento de documentos. Los requisitos para crear o ingresar, registrar, ejecutar y controlar cuando se trabaja con documentos no son tan interesantes, ya que estas son las tareas principales del EDMS. Prácticamente no quedan grandes organizaciones que no automaticen estas tareas utilizando el EDMS. Por lo tanto, los requisitos para EDMS son interesantes solo para evaluar los sistemas existentes y usados al momento de actualizar o cambiar, y este es un tema para un material separado.
Requisitos funcionales generales
Comencemos con "Requisitos funcionales generales para la gestión de documentos en EDMS y EDMS".
Esta sección, en mi opinión, refleja dos puntos importantes:
Primero« 2.3. El EDMS y el EDMS deben cumplir con los requisitos para autenticidad, vigencia, integridad e idoneidad para el uso documentos electrónicos incluidos en estos sistemas».
Para garantizar el cumplimiento de estos requisitos durante el almacenamiento de documentos, es necesario que cuando los documentos se transfieran para su almacenamiento en el SSEC, deben ser auténtico, fiable, completo y usable. En consecuencia, antes de la transferencia del documento al EDMS, la "responsabilidad" de cumplir con estos requisitos recae en el sistema operativo (EDMS u otro sistema de información).
Segundo“2.4. Los metadatos de los documentos deben formarse y almacenarse en el EDMS y el EDMS:
- creado cuando se incluye un documento en el sistema (EDMS o EDMS);
- formado después de la inclusión del documento en el EDMS o EDMS como parte de su ciclo de vida en el sistema;
- utilizado en la interacción de EDMS y EDMS con otros sistemas de información (incluidos MEDO, SMEV, etc.)
- relacionado con la transferencia para el almacenamiento posterior (desde el EDMS- a SHED, desde SHED- en el archivo estatal).
Los metadatos sobre documentos incluidos en un SGDEA o SGDEA deben estar asociados al documento al que se refieren.
Es decir, los metadatos asociados al documento se forman a lo largo de todo el ciclo de vida del documento, incluido todo el período de su almacenamiento. Al mismo tiempo, no existen requisitos explícitos para el formato o el método de almacenamiento de metadatos.
Trabajar con documentos de archivo
Preparación para el traslado de documentos para su almacenamiento en el SHED (cláusulas 3.8 y 3.9).
“Son funciones de la SED:
- Formación y mantenimiento de la nomenclatura de casos.
- Asignación de documentos a casos
- Formación de inventarios de casos, documentos divisiones estructurales
- Examen del valor de los documentos, incluida la selección de los archivos electrónicos, los documentos que se transferirán al SHED y la asignación para la destrucción de los documentos que no están sujetos a almacenamiento.
Con los documentos almacenados en el SED, todo está claro. Pero las organizaciones tienen otras Sistemas de información, que puede almacenar documentos, como ERP. Estos sistemas pueden no “saber” nada en absoluto sobre la nomenclatura de los casos y las normas del trabajo de oficina. En consecuencia, deben desarrollarse reglas adicionales, según el cual los documentos serán transferidos para su almacenamiento en SHED.
El documento no dice nada sobre cómo cargar documentos de otros sistemas, el mismo ERP. Por lo tanto, si una organización desea almacenar documentos de ERP, será necesario proponer algunas reglas según las cuales:
1) estos documentos se descargarán de ERP: esta es la tarea real de ERP;
2) estos documentos se colocarán en SHED: esta es la tarea de SHED y tenemos herramientas para esto.
Aceptación de documentos en SHED (cláusula 4.3)
“SHED debe proporcionar:
- Aceptación de archivos, documentos e inventarios electrónicos de unidades estructurales con verificación de integridad
- Cheque firmas electronicas documentos
- Comprobación de la reproducibilidad de los documentos electrónicos
- Formación de mensajes de respuesta sobre confirmación o negativa a aceptar documentos.
Se indican los requisitos de reproducibilidad, pero no está claro cómo implementarlos.
El documento tiene una indicación explícita del formato de los contenedores ED, que es " archivo zip que contiene el contenido y los metadatos de un documento electrónico, archivos de firmas electrónicas y una copia renderizada de un documento electrónico de texto en formato PDF/A».
Contabilidad y clasificación de documentos en ASHED (cláusula 4.4)
Los requisitos para la contabilidad de documentos electrónicos en ESS prácticamente no son diferentes de los requisitos para la contabilidad de documentos en papel. Al mismo tiempo, los requisitos para la composición de los metadatos de ED tienen en cuenta solo las especificaciones de los documentos típicos de las agencias gubernamentales (cartas, órdenes, etc.). En organizaciones comerciales la variedad de documentos es mucho mayor: propuesta comercial, carta del proyecto, tarea técnica, protocolo de la comisión de adquisiciones, etc. En este sentido, los requisitos difícilmente son aplicables a otro tipo de documentos.
Almacenamiento de archivos electrónicos, documentos en SHED (cláusula 4.5)
Este bloque parece uno de los requisitos menos desarrollados del proyecto. Fija los requisitos para proporcionar capacidades EDMS:
● copia de seguridad de documentos electrónicos;
● comprobar la presencia y el estado de la disfunción eréctil mediante programas especiales comprobar el estado técnico de los documentos electrónicos y fijar los resultados de las comprobaciones en los actos correspondientes;
● conversión y/o migración de documentos electrónicos a nuevos formatos;
Pero al mismo tiempo, no se dice nada acerca de garantizar la importancia legal de la disfunción eréctil durante el almacenamiento a largo plazo. Estos requisitos son discutido anteriormente en un artículo en el ECM-Journal.
El uso de archivos electrónicos incluidos en el ACS (cláusulas 4.2 y 4.6).
El uso de ED implica:
- Concesión de derechos de acceso permanentes y temporales a los documentos
- Formación de un fondo para el uso de archivos electrónicos y organización de una sala de lectura electrónica sobre su base.
- Búsqueda multicriterio
- Formación de copias de archivo, certificados de extractos
- Contabilización del uso de archivos electrónicos.
Aquí quedan preguntas, principalmente sobre la provisión de documentos electrónicos a pedido de varias organizaciones, ya que requisitos unificados no hay provisión para ED afuera ahora, y la práctica no se ha formado.
Examen del valor y destino para la destrucción de archivos electrónicos, documentos con plazos de conservación vencidos (cláusulas 4.7 y 4.8).
Los requisitos dados en el proyecto tampoco difieren prácticamente de los requisitos cuando se trabaja con documentos en papel. La diferencia está solo en las características de la destrucción de documentos electrónicos (por ejemplo, eliminación de copias de seguridad y destrucción garantizada).
Requisitos para la transferencia de documentos electrónicos para su almacenamiento en el estado. archivo se describen formalmente. Lo más probable es que la razón esté relacionada con la falta de prácticas establecidas.
Conclusiones generales
Después de analizar los requisitos preliminares, existe la sensación de que lo que se establece en él se está "poniendo al día" con el estado actual de las cosas, reforzando los desarrollos existentes, pero no responde completamente a las preguntas existentes, y aún más, no intenta predecir y proporcionar respuestas a las preguntas del futuro cercano.
El documento muestra que existen muchos requisitos específicos para el sistema de almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos. Algunos de ellos son bastante duros y específicos. Las empresas tienen muchos sistemas que generan documentos que están sujetos a almacenamiento a largo plazo o implican almacenamiento a largo plazo: ERP, HR, ECM. CRM y otros. Por lo tanto, se puede concluir que el más apropiado asignar un sistema de almacenamiento a largo plazo separado integrado con los sistemas de origen. Implementar los requisitos en todos los sistemas anteriores es largo y costoso.
Por otro lado, los requisitos ya cuentan con una base tecnológica que permite la implementación de este tipo de sistemas. Los sistemas de gestión de documentos disponibles en el mercado pueden y deben verificarse para verificar el cumplimiento de los requisitos formulados en el marco regulatorio.
Implementación de requisitos
Un ejemplo de un sistema que muestra disponibilidad y satisface plenamente estos requisitos es la solución de archivo a largo plazo de DIRECTUM.
El "archivo a largo plazo" es un sistema complejo para administrar archivos en papel y electrónicos de una organización. La solución se desarrolló de conformidad con las reglas del trabajo de la oficina de archivos rusa. Le permite almacenar de forma centralizada documentos de cualquier tipo durante el período establecido por la legislación de la Federación Rusa, garantizando efecto legal documentos durante todo el período de almacenamiento.
La solución puede funcionar con cualquier sistema ECM, no solo con soluciones DIRECTUM, sino que se integra con ERP y otros sistemas utilizando mecanismos prefabricados.
Además, la solución no solo cierra ahora las tareas de creación de un archivo electrónico, sino que también funciona para el futuro. La solución incluye la capacidad de trabajar con herramientas de procesamiento automático de documentos basadas en inteligencia artificial para clasificar y examinar el valor de los documentos. Además, utiliza su propia tecnología única para garantizar la relevancia legal, que en el futuro puede transferirse a las tecnologías de cadena de bloques.
Escalabilidad. El sistema de gestión de documentos debe admitir un número significativamente cambiante de usuarios, su capacidad para aumentar su capacidad debe estar determinada solo por la capacidad del correspondiente hardware.
distribución. Los principales problemas a la hora de trabajar con documentos surgen en organizaciones distribuidas geográficamente, por lo que la arquitectura de los sistemas de gestión documental debe soportar la interacción de sitios distribuidos. Además, los sitios distribuidos se pueden combinar con los canales de comunicación más diversos en términos de velocidad y calidad, por ejemplo, una oficina funciona en una línea alquilada, un almacén suburbano, en una línea telefónica rural.
Modularidad. Es posible que el cliente no necesite implementar inmediatamente todos los componentes del sistema de flujo de trabajo y, a veces, el rango de tareas resueltas por el cliente es menor que el rango completo de tareas de flujo de trabajo. Entonces es obvio que el sistema de flujo de trabajo debe consistir en módulos separados integrados entre sí.
franqueza. Todos los EDMS están construidos sobre una base modular y sus API están abiertas. Esto le permite agregar nuevas funciones al EDMS o mejorar las existentes. En la actualidad, el desarrollo de aplicaciones integradas con el EDMS se ha vuelto vista separada negocio.
Alto grado integración con software de aplicación: una característica clave del EDMS es un alto grado de integración con varias aplicaciones de software mediante el uso de tecnologías OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI, etc. la parte del cliente del EDMS, los programas de aplicación se complementan con nuevas funciones y elementos de menú.
Peculiaridades organización de almacenamiento documentos. La mayoría de los EDMS implementan un sistema de almacenamiento de documentos jerárquico (según el principio de "gabinete/estante/carpeta"). No se debe limitar el número de niveles de anidamiento al almacenar documentos. Un mismo documento debe poder incluirse en varias carpetas y estanterías. Varios EDMS han implementado capacidades de almacenamiento aún más potentes mediante la organización de enlaces entre documentos.
Peculiaridades enrutamiento documentos. Los módulos EDMS responsables del flujo de documentos real se denominan comúnmente módulos de enrutamiento de documentos. Con el enrutamiento "libre", cualquier usuario que participe en el flujo de trabajo puede, a su propia discreción, cambiar la ruta existente para pasar documentos. Con el enrutamiento "duro", las rutas para pasar documentos están estrictamente reguladas y los usuarios no tienen derecho a cambiarlas. En la mayoría de los EDMS, el módulo de enrutamiento está incluido en el paquete, en algunos EDMS debe comprarse por separado.
Control de acceso(el conjunto de permisos establecidos depende del ERMS específico): control total sobre el documento, derecho a editar pero no destruir el documento, derecho a crear nuevas versiones del documento, pero no editarlo, derecho a anotar el documento , pero no editarlo y no crear nuevas versiones, el derecho a leer el documento, pero no editarlo, el derecho a acceder a la tarjeta, pero no al contenido del documento, la ausencia total de derechos de acceso al documento, pleno Inicio sesión.
Disponibilidad visualización de utilidades Documentos de diferentes formatos: la mayoría de los EDMS incluyen utilidades para la visualización de documentos (los llamados visores) que comprenden decenas de formatos de archivo.
anotación del documento. Dado que en algunos casos los usuarios se ven privados del derecho de realizar cambios en el documento en el proceso de su aprobación, deberían poder anotarlo, agregar comentarios, enmiendas y notas.
Apoyo varios programas de clientes. Los clientes de la mayoría de los EDMS pueden ser PC con MS Windows de varias generaciones y plataformas, a veces plataformas UNIX/Linux y Macintosh. Además, casi todos los EDMS modernos le permiten trabajar con documentos a través de navegadores web estándar (navegadores).
La composición del EDMS
Al automatizar el flujo de trabajo, inicialmente debe distinguir entre:
(a) implementación aplicaciones que automatizan procesos específicos de procesamiento de documentos y (b) implementan plataformas para tal automatización.
Una de las principales razones del fracaso de la implementación de sistemas de automatización de flujos de trabajo es la combinación de estas dos tareas. Considere algunos ideal un sistema de automatización del flujo de trabajo que incluye el máximo número de funciones. Naturalmente, cualquier sistema real incluirá solo un subconjunto de las funciones requeridas por una organización en particular.
5.6.1 
Aplicaciones de automatización del flujo de trabajo
Aquí hay ejemplos de procesos específicos, tareas resueltas por estas aplicaciones:
registro de correspondencia;
· coordinación y aprobación;
control sobre la ejecución de documentos y órdenes;
automatización del proceso contractual;
· organización de viajes de negocios;
portal de información interna;
control del conocimiento de los empleados; etc
Muy a menudo, las funciones de procesamiento de documentos son parte de los procesos comerciales que ya están automatizados en una empresa determinada utilizando varias tecnologías de software. Por lo tanto, es necesario asegurar la ausencia de duplicación y compatibilidad. Ejemplos de tales tareas:
Formación de documentos en el proceso presupuestario;
el proceso de publicación y llenado del sitio;
seguimiento del procesamiento de la factura fuera de los límites de la contabilidad del almacén;
control y notificación en la aplicación de gestión de contactos;
flujo de documentos en la gestión de proyectos;
aprobación de documentos de pago; etc
Requisitos para el sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales
Requisitos para un sistema de gestión de documentos electrónicos
La elección de un sistema para la implementación y la determinación de la composición de los módulos que lo componen se debe a la capacidad del sistema de gestión de documentos electrónicos para lograr los objetivos de implementación establecidos por la organización. Al elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos, se tiene en cuenta el grado de automatización de los procesos comerciales.
El logro de los objetivos de implementación se lleva a cabo a través de la solución de las siguientes tareas comerciales:
En términos de negocios. Mantener la nomenclatura de casos, trabajar con documentación interna, monitorear la ejecución de instrucciones/resoluciones, monitorear la devolución de documentos, reportar;
Parte de la gestión de relaciones con los clientes. Formación de una estrategia comercial en el campo del trabajo con clientes, creación y mantenimiento. base única organizaciones y personas de contacto, gestión de actividades de marketing, acumulación y análisis de datos sobre contactos y actividades de marketing para la construcción de varios informes;
En cuanto a la documentación del proyecto. Cumplimiento y control de los procedimientos de gestión de proyectos, trabajo con el plan del proyecto, gestión de riesgos del proyecto, control de calidad y eficiencia de la gestión del proyecto, creación de un archivo de documentos del proyecto, asegurando la interacción y las comunicaciones de los participantes del proyecto;
En cuanto a la gestión de la calidad. Gestión de auditorías internas, gestión de no conformidades, gestión de acciones correctivas y preventivas, gestión de comentarios y quejas, revisión por la dirección.
Requisitos para la infraestructura de la organización al implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos
La infraestructura de información de la organización al implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos debe cumplir con los requisitos de espacio de información, estación de trabajo del cliente y servidor.
Los lugares de trabajo de EDMS están ubicados en un único espacio de información de la organización y cumplen con los requisitos mínimos para los lugares de trabajo locales al instalar el software de EDMS;
Procesador: 1,6 -2,4 GHz;
RAM: 1 GB o más;
Impresora de inyección de tinta o láser (posiblemente de red);
software del sistema:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate de 32 o 64 bits;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise de 32 o 64 bits;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition de 32 o 64 bits;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition de 32 o 64 bits;
· Office: Microsoft Office 2007/2010 (excepto Starter Edition) de 32 o 64 bits;
Otro:
Aplicaciones para trabajar con documentos almacenados en el EDMS;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 de 32 o 64 bits (para integrar tareas con calendarios de Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 y superior;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Adicionalmente, es necesario tener en cuenta los recursos requeridos por el SO.
La resolución de pantalla mínima admitida es 800x600, la resolución recomendada es 1024x768 o superior.
Los requisitos del servidor dependen de la cantidad de usuarios simultáneos y la cantidad de datos que se procesan. Los requisitos para el hardware y el software del servidor se desarrollan en función de las condiciones operativas promedio y se determinan al diseñar el sistema.
Las empresas de hoy en día requieren una arquitectura de gestión de documentos realmente distribuida, es decir, aquella que cumpla con los siguientes requisitos:
Funcionalidad y flexibilidad del sistema.
Posibilidad de mayor modernización y desarrollo de capacidades del sistema (incluso independiente).
Integrabilidad con otros sistemas corporativos: un sistema de gestión de documentos no puede ni debe existir aislado de otros sistemas, por ejemplo, a veces es necesario integrar el sistema con una aplicación de contabilidad. Luego, el sistema de gestión de documentos debe tener interfaces abiertas para un posible refinamiento e integración con otros sistemas.
La posibilidad de trabajo remoto distribuido y la interacción con otras sucursales: los principales problemas cuando se trabaja con documentos surgen en organizaciones distribuidas geográficamente, por lo que la arquitectura de los sistemas de gestión de documentos debe admitir la interacción de lugares distribuidos. Además, los lugares distribuidos se pueden combinar con los más diversos canales de comunicación en términos de velocidad y calidad. Además, la arquitectura del sistema debe admitir la interacción con usuarios remotos. La gestión de documentos distribuida y escalable conduce a un aumento espectacular de la productividad de los empleados, lo que fortalece la competitividad general de la organización.
Escalabilidad: es deseable que el sistema de flujo de trabajo pueda admitir tanto a cinco como a cinco mil usuarios, y la capacidad del sistema para aumentar su capacidad estaba determinada solo por la capacidad del hardware correspondiente. Este requisito se puede cumplir con servidores de base de datos compatibles fabricados por empresas como Sybase, Oracle, Informix, etc., que existen en casi todas las plataformas de hardware y software posibles, proporcionando así la gama más amplia de rendimiento.
Modularidad: es muy posible que el cliente no necesite implementar inmediatamente todos los componentes del sistema de flujo de trabajo y, a veces, la gama de tareas resueltas por el cliente es menor que la gama completa de tareas de flujo de trabajo. Entonces es obvio que el sistema de flujo de trabajo debe consistir en módulos separados integrados entre sí.
Apertura Eficiencia: garantizar un equilibrio racional entre los costos de creación de un sistema y los efectos previstos, incluidos los resultados finales de la automatización de la gestión de documentos; la capacidad de implementar una amplia gama de tecnologías adicionales para aumentar el nivel de rendimiento de los fondos gastados en el sistema.
También debe prestar atención a características generales desarrollador del sistema (proveedor) (experiencia en soluciones complejas de tareas similares o más complejas, provisión de todas las etapas de inspección empresarial, implementación del sistema, capacitación de usuarios, mantenimiento y desarrollo del sistema, si la empresa es un desarrollador directo del sistema, si tiene un servicio centro, titulaciones especialistas, ubicación geográfica, etc.).
Clasificación SUD
En el mercado de herramientas de gestión de documentos electrónicos, podemos distinguir condicionalmente cinco categorías de tecnologías. Cabe señalar que ninguna clasificación parece ser la ideal. Como resultado, algunos productos pertenecen a más de una categoría al mismo tiempo y tienen características que son específicas de productos de diferentes categorías.
· Sistemas CMS enfocados a procesos de negocio: Documentum, FileNet (Panagon y Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Suele estar diseñado para aplicaciones verticales y horizontales específicas, a veces dirigidas a una industria en particular. Estas soluciones generalmente brindan el ciclo de vida completo del documento, incluidas las tecnologías de imágenes, la gestión de registros y flujos de trabajo, la gestión de contenido (ver a continuación) y más.
· DMS corporativo: Lotus (Domino.Doc), complementos de Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Proporcione una infraestructura corporativa para crear, colaborar y publicar documentos, generalmente disponible para todos los usuarios de una organización. Las principales características de estos sistemas son similares a los sistemas enfocados en procesos de negocio. Sin embargo, ellos rasgo distintivo es la manera de usar y distribuir. Similar a herramientas como editores de texto y hojas de cálculo, el DMS corporativo es la aplicación estándar "predeterminada" para crear y publicar documentos en una organización. Como regla general, estas herramientas no están enfocadas para su uso solo en una industria en particular o para una tarea definida de manera limitada. Se ofrecen e implementan como tecnologías corporativas disponibles para casi cualquier categoría de usuarios.
· Sistemas de gestión de contenidos (del inglés content - content, esencia): Adobe, Excalibur.
Proporcionar un proceso de seguimiento de la creación, acceso, control y entrega de información hasta el nivel de sección de documentos y objetos para su posterior reutilización y compilación. Potencialmente, la disponibilidad de información no en forma de documentos, sino en objetos más pequeños, facilita el proceso de intercambio de información entre aplicaciones.
Sistemas de gestión de imágenes
Convertir información de papel a formato digital, por regla general, es TIFF (Formato de archivo de imagen etiquetado), después de lo cual el documento se puede usar en el trabajo que ya está en forma electrónica.
· Sistemas de gestión de flujos de trabajo: Lotus (Domino/Notes y Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Estos sistemas están diseñados principalmente para asegurar el movimiento de ciertos objetos a lo largo de rutas predeterminadas (el llamado "enrutamiento duro"). En cada etapa, el objeto puede cambiar, por lo que se llama la palabra común "trabajo" (trabajo). Los sistemas de este tipo se denominan sistemas de flujo de trabajo: "flujo de trabajo" (desafortunadamente, no existe un equivalente exacto en ruso para este término). Los documentos se pueden adjuntar a los trabajos, pero los documentos no son el objeto básico de estos sistemas. Con la ayuda de tales sistemas, es posible organizar ciertos trabajos para los cuales todas las etapas se conocen de antemano y se pueden prescribir.
Sistemas de soporte de documentación rusa
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Fabricante |
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Un sistema de gestión de documentos está diseñado para automatizar el trabajo de oficina en una corporación que tiene una estructura ramificada bastante compleja, que incluye varias empresas, tiene más de cien empleados y tiene un flujo de trabajo intensivo de documentos entrantes y salientes, así como el intercambio de documentos entre sus departamentos. Sistema CORONA proporciona la siguiente gama de servicios funcionales:
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Código: flujo de trabajo |
SE "Centro de Desarrollo Informático" |
Un complejo de sistemas de trabajo de oficina interrelacionados, bancos de documentos y servicios corporativos. Sistema corporativo "Código: flujo de trabajo" es un complejo de sistemas de trabajo de oficina interconectados, bancos de documentos y servicios corporativos que brindan una solución automatizada a las tareas de trabajo de oficina y flujo de documentos en las autoridades públicas y otras organizaciones. Las principales características del sistema: Soluciones listas para usar para tareas típicas de oficina (funciones). Cada uno de los sistemas que integran el sistema corporativo está especializado para la realización de las tareas típicas del tratamiento documental: registro y control del movimiento de la correspondencia oficial, registro y control de la consideración de los recursos de los ciudadanos, control centralizado documentos administrativos e instrucciones, etc
Intercambio de documentos entre subsistemas, mantenimiento centralizado de directorios globales, implementación de acceso ubicuo a bases de datos utilizando tecnología Internet/Intranet, distribución de mensajes, resúmenes, avisos por correo electrónico. La rentabilidad del sistema está determinada por el uso de sus propios productos y tecnologías, un enfoque en las plataformas de software y hardware más populares, principalmente Microsoft, y bajos costos de implementación. Subsistemas funcionales que forman parte de "Código: flujo de trabajo": - "Código: Correspondencia Oficial" registro de documentos entrantes y salientes de la organización (subdivisión); formación del caso correspondiente sobre la base de la nomenclatura de casos de esta unidad, organización del movimiento de documentos por parte de los albaceas y control de su ejecución; establecimiento de documentos para control centralizado con transferencia de datos al subsistema "Código: Control de la ejecución de documentos". - "Código: Control de ejecución de documentos" registro documentos de control, tareas, ejecutantes, distribución de gráficos de control para ejecutantes; registro de aplazamientos de tareas; eliminación automática y manual del control de documentos de control completamente desarrollados; formación del caso correspondiente sobre la base de la nomenclatura de casos de esta unidad; reinscripción automática de documentos al transferir documentos de control a unidades subordinadas que trabajan con un subsistema similar. - "Código: Cartas y Apelaciones de Ciudadanos" ingresar datos sobre los solicitantes; registro de recursos y cuestiones planteadas en los mismos; control sobre la consideración de las apelaciones e instrucciones del titular, dadas en relación con su consideración. - "Código: Sistema de Preparación de Documentos" creación de un archivo electrónico de documentos en texto completo - "Código: Sistema de registro de documentos normativos y administrativos" - "Código: sistema de referencia flujo de trabajo" Proporcionar acceso a bases de datos de documentos utilizando tecnología de Intranet/Internet y recibir rápidamente información sobre el flujo de documentos desde cualquier computadora remota. - "Código: Intercambio de documentos" intercambio de documentos entre subsistemas, tanto dentro de la red informática local como entre subsistemas geográficamente remotos. Los sistemas se implementan en dos versiones: servidor de archivos y cliente-servidor. |
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DocsVision 2.0 "Gestión de archivos y oficinas" |
Una aplicación para crear archivos de documentos, automatizar procedimientos básicos de oficina y procesos de procesamiento de documentos comerciales en una organización. El sistema DocsVision 2.0 "Archive - Paperwork" es una aplicación completa diseñada para crear archivos de documentos, automatizar procedimientos básicos de oficina y procesos comerciales para el procesamiento de documentos en una organización, que incluye:
Este sistema se puede utilizar como una solución completa para la implementación en empresas, o como prototipo al desarrollar una aplicación personalizada. La estructura del sistema se puede personalizar según las necesidades de una organización en particular. |
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СompanyMedia-Gestión de documentos electrónicos |
Sistema de gestión de documentos electrónicos basado en la web. Sistema de gestión de documentos electrónicos basado en la web. El sistema relativamente económico, pero bastante funcional, está diseñado para:
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EmpresaMedios-Oficina trabajo |
El sistema está diseñado para automatizar el flujo de trabajo con el seguimiento del movimiento de documentos en tiempo real. El sistema está diseñado para automatizar el flujo de trabajo con el seguimiento del movimiento de documentos en tiempo real. El sistema proporciona la automatización de los siguientes tipos de soporte de documentación de gestión:
Las características de la construcción del sistema "SM-Office work" incluyen:
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OfficeMedia-trabajo de oficina |
El kit está diseñado para automatizar el trabajo de las secretarias o del departamento de trabajo de oficina. El kit está diseñado para automatizar el trabajo de las secretarias o del departamento de trabajo de oficina y brinda a los gerentes de todos los niveles la oportunidad de dar instrucciones sobre los documentos recibidos y controlar su ejecución. El conjunto "OfficeMedia - Paperwork" consta de las siguientes bases de datos:
"Documentos organizativos y administrativos": para la formación de borradores de órdenes, instrucciones, memorandos, su aprobación, firma y control de ejecución. |
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locia suave |
Complejo de gestión documentación técnica. El complejo de gestión de documentación técnica basado en DOCS Open es una solución de integración basada en los más avanzados desarrollos de empresas extranjeras y nacionales líderes en la creación de archivos electrónicos, gestión de documentos técnicos, composición de productos y gestión de datos de diseño, así como entrada de información de soportes en papel, integrados en la arquitectura cliente-servidor. El complejo permite
Para establecer y visualizar enlaces lógicos entre documentos, se puede utilizar el módulo adicional "Watcher", que también incluye la capacidad de mostrar la estructura lógica del archivo utilizando el mecanismo de presentación. La parte del servidor del complejo puede funcionar tanto en la plataforma de PC como en estaciones de trabajo que ejecutan varias versiones del sistema operativo UNIX (HP, Sun, Digital, etc.). Como cliente, varios Versiones de Windows. Se admite el trabajo a través de Internet. Uno de los servidores de bases de datos industriales más populares (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) se puede utilizar como DBMS en casi cualquier plataforma de software y hardware. |
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"GRAN DOC" para Windows |
Centro de granito |
Sistema automatizado de gestión de documentos y trabajo de oficina para el gobierno y estructuras municipales administración. "Grand Doc" es un sistema especializado para automatizar el trabajo de oficina y el flujo de documentos en las estructuras gubernamentales estatales y municipales. El sistema está diseñado para automatizar los procesos de trabajo con documentos:
"Grand Doc - Lite": una versión de usuario único para estructuras de gobierno municipal con una pequeña cantidad de flujo de trabajo. Diseñado para la contabilidad y el trabajo con documentos en un lugar de trabajo. Plataforma Microsoft SQL. "Grand Doc": una versión de red para estructuras de gestión estatales y municipales con un volumen de flujo de trabajo de 5000 a 30 000 documentos por año y una cantidad de usuarios de 20 a 150. "Grand Doc" - versión corporativa ("Sistema unificado de gestión de documentos electrónicos y trabajo de oficina de las estructuras de gestión municipal distrito administrativo») - un sistema gestión de documentos electrónicos y trabajo de oficina del distrito administrativo. Se puede atribuir a sistemas especializados ofimática y flujo de trabajo. |
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Efecto-Oficina |
ICC "Garant Internacional" |
Una serie de productos de software para la sistematización, almacenamiento seguro y recuperación eficiente de documentos. "Effect Office" es una serie de productos de software para sistematización, almacenamiento seguro y búsqueda efectiva de documentos. Sistema de gestión documental "Efecto Oficina". Diseñado para crear un archivo electrónico de documentación y organización del flujo de trabajo informático de la empresa. Implementado opciones locales y cliente-servidor. Archivo personal "Efecto Oficina". Versión especial del sistema para un usuario. "Efecto gráfico", "Efecto gráfico Plus". Sistema de trabajo con imágenes gráficas. "Secretario de Efectos", lugar de trabajo secretario. "Efecto de correo". Sistema centralizado de recepción, envío y registro Correo electrónico. |
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Automatización integral de los procesos de trabajo de oficina y archivo de documentos electrónicos. El sistema LanDocs está diseñado para la automatización compleja de los procesos de trabajo de oficina y el archivo de documentos electrónicos. El sistema incluye: LanDocs: Trabajo administrativo. El sistema básico para automatizar procesos de trabajo de oficina y mantener un archivo de documentos electrónicos. LanDocs: SERVIDOR DE DOCUMENTOS. Software de servidor para la gestión centralizada del almacenamiento de documentos (archivos de documentos) en un archivo electrónico. Interactúa con el sistema LanDocs: OFICINA DE PRODUCCIÓN. LanImage: ESCANEO Y VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES. Un sistema para escanear documentos en papel y visualizar sus imágenes electrónicas. LanDocs: ACCESO A INTERNET. Servidor WEB especializado. LanDocs: SERVIDOR DE CORREO y LanDocs: CLIENTE DE CORREO. LanDocs: SUBSISTEMA DE SEGURIDAD. Protección de la información mediante firma digital electrónica y encriptación. LanDocs: ENRUTAMIENTO. Modelado de procesos de movimiento de documentos mediante la construcción de mapas gráficos. Complementos LanDocs: OFICINA DE PRODUCCIÓN. |
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Automatización de los principales procedimientos del trabajo de oficina moderno y organización del flujo de trabajo. El sistema OPTiMA-WorkFlow está diseñado para gestionar los procesos de creación, procesamiento, replicación y almacenamiento de documentos, así como para automatizar los procedimientos básicos del trabajo de oficina moderno y la gestión documental. El sistema incluye
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DIS: sistemas |
Sistemas de información corporativos orientados a documentos (DIS: sistemas). Automatización de la documentación de apoyo a la gestión (DOE). Los sistemas de información corporativos orientados a documentos (DIS:systems) proporcionan un aumento en la eficiencia de las actividades de gestión al automatizar el soporte de documentación de gestión (DOE). Los sistemas DIS: son flexiblemente personalizables, implementados en varias plataformas y tienen una estructura modular conveniente. A la fecha se han desarrollado los siguientes módulos: DIS:class - oficina electrónica "Cenicienta" - es una tecnología de oficina clásica con control de extremo a extremo sobre la ejecución de documentos y le permite automatizar las funciones principales de la oficina, departamento general u organizativo - registro, procesamiento y control de la ejecución de documentos. DIS:biblioteca - Biblioteca - sistema automático mantenimiento de bibliotecas y archivos de documentos electrónicos. Le permite organizar bibliotecas de documentos por área funcional de actividad, bibliotecas de materiales de información, formularios y formularios estándar. Trabaja con materiales de texto, gráficos, audio y video. DIS:reception - Business mail - un sistema automatizado para procesar la correspondencia electrónica de la organización. DIS:manager - Órdenes - un sistema automatizado para documentar y monitorear la ejecución de órdenes. DIS:contact - Dossier: un sistema automatizado para recopilar información sobre contactos y eventos, organizaciones, proyectos y el progreso de su implementación. DIS:writer - Preparación de documentos - un sistema automatizado para la preparación y aprobación de documentos. Los módulos DIS:users - Users, DIS:structure - Structure y DIS:assistant - Workstation están diseñados para abordar problemas de administración. |
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BOSS-Referente |
Sistema de gestión de documentos electrónicos (basado en la plataforma Lotus Notes/Domino). "BOSS-Referent" es un sistema de gestión de documentos electrónicos, un paquete de software desarrollado en la plataforma Lotus Notes/Domino. "BOSS-Referent" le permite construir un sistema completo para administrar procesos comerciales para procesar documentos y monitorear su implementación y es un paso hacia la construcción del Sistema de Gestión del Conocimiento de una organización. Los componentes del sistema son:
El sistema utiliza varias bases datos sobre documentos, eventos, informes, etc.
Para la discusión conjunta de varios temas en el grupo de trabajo, se utiliza el modo de conferencia. |
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Éufrates-Gestión de documentos |
Tecnologías cognitivas |
Sistema de gestión de flujos de información y documentos de la organización. El sistema "EUFRATS-Document Management" le permite construir un sistema completo para administrar los flujos de información y los documentos de una organización, y también contiene todas las herramientas necesarias para la automatización exitosa de la gestión de documentos para cualquier empresa, independientemente del tamaño y forma de propiedad. El sistema está diseñado para funcionar tanto dentro de un pequeño departamento como dentro de toda la organización con un esquema complejo de flujos de información. Euphrates-Document Management es flexible y fácil de configurar. Junto a las soluciones listas para usar, se ofrece un conjunto completo de herramientas para adaptarse con éxito a las características de cualquier empresa. Programa
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Tecnologías cognitivas |
Está destinado a la organización de la documentación de apoyo de la dirección. La versión "Eufrates @Soho" implementa un archivo electrónico. Proporciona entrada y búsqueda. documentos necesarios; le permite crear y mantener archivos electrónicos de documentos de varios tipos, incluso audio y video; almacenar páginas descargadas de Internet. La versión Euphrates Office es un sistema universal de gestión de documentos que le permite trabajar tanto con documentos en papel como con documentos y formularios electrónicos. El sistema soporta las funciones de ingreso, registro, visualización, búsqueda, exportación, impresión de documentos, así como la creación de archivos electrónicos, informes y aseguramiento del control y la disciplina ejecutiva. Para garantizar el trabajo en equipo, la arquitectura "Eufrates Client Server. |
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Sistema de gestión de documentos en toda la empresa. Diseñado para mejorar la eficiencia del trabajo colectivo de los empleados con archivos de documentos electrónicos y control de la disciplina de desempeño. 1C:Archive es un sistema de gestión de documentos para toda la empresa diseñado para aumentar la eficiencia del trabajo colectivo de los empleados con archivos de documentos electrónicos y controlar la disciplina de rendimiento.
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Algunos sistemas extranjeros soporte de documentación
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Fabricante |
Breve descripción |
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Aplicación cliente-servidor para trabajar con documentos. Hummingbird DOCS Open es una aplicación cliente-servidor en la plataforma Windows que le permite organizar un almacenamiento de datos centralizado. Contiene herramientas avanzadas de búsqueda, organización de la colaboración, control de versiones y seguridad.
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Servicios de contenido de Panagon |
Una familia de programas para proporcionar trabajo con documentos en grandes empresas. Programas familiares Servicios de contenido de Panagon diseñado para crear, gestionar, proporcionar accesibilidad y seguridad, así como para el trabajo dinámico con documentos electrónicos. Funciones clave implementadas:
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Un grupo de aplicaciones para apoyar la colaboración y la gestión del conocimiento. Aplicaciones de negocios: gestión de contenido Livelink le permite crear objetos de datos para almacenar y usar contenido, capturar cambios y administrar cada componente de la estructura del documento hasta párrafos y secciones, administrar relaciones de documentos, determinar la disponibilidad de objetos de datos y automatizar el proceso de creación de documentos personalizados. Gestión de registros iRIMS de Open Text proporciona gestión del ciclo de vida de todos los documentos corporativos y otra información en papel y formularios electrónicos. Proporciona interoperabilidad con otras aplicaciones de procesamiento de información, se integra con correo electrónico y sistemas electronicos gestión de documentos. Junto con Livelink proporciona búsqueda, colaboración, gestión de documentos y flujo de trabajo.
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Sistema de gestión de contenido (para el sistema de gestión de información empresarial). Hummingbird DM convierte la información almacenada en documentos en la base de conocimientos de una empresa. El sistema le permite organizar y administrar documentos corporativos, proporciona trabajo conjunto con ellos, procesa solicitudes de usuarios del sistema y también garantiza la seguridad de la información. Los administradores de Hummingbird DM pueden configurar la estructura de contenido, así como configurar el sistema, la estructura de almacenamiento de documentos, formularios de documentos, importar metadatos, integrar el sistema con otras aplicaciones, configurar interfaces de usuario de forma remota y central y administrar el estado de los documentos. También puede trabajar en conjunto con
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Microsoft Exchange Server 2000 |
Una plataforma de mensajería y colaboración. Servidor de Microsoft Exchange sirve como una plataforma para aplicaciones de correo electrónico, programación de equipos, colaboración y administración de documentos y enrutamiento de documentos. Servidor Microsoft Exchange 2000 junto con el cliente Microsoft Outlook 2000, proporciona una infraestructura de mensajería y colaboración confiable, escalable y fácil de administrar que brinda a los usuarios acceso a una base de conocimientos. Microsoft Exchange 2000 completamente integrado con sistema operativo microsoft windows 2000 y está diseñado para organizaciones de cualquier tamaño: desde organizaciones pequeñas hasta las empresas más grandes distribuidas geográficamente. Sistema moderno de almacenamiento de recursos web Sistema de almacenamiento web de Microsoft combina confiabilidad y escalabilidad Microsoft Exchange 2000 con la disponibilidad y apertura de Internet, proporcionando así un repositorio de conocimiento con capacidades avanzadas y una plataforma para aplicaciones comerciales. Servidor de conferencias Servidor de conferencias de Exchange 2000 es una plataforma para servicios completos de información, audio y videoconferencia que abre nuevas oportunidades para la colaboración. |
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Novell Grupo Sabio 6 |
Una herramienta para la mensajería y la colaboración en el entorno one Net, así como para la colaboración. GroupWise 6 es una herramienta de mensajería y colaboración de One Net y una solución de colaboración. GroupWise 6 Mejora la productividad dentro de una organización acelerando los tiempos de respuesta, ampliando la colaboración, protegiendo las interacciones con proveedores y clientes, y brindando a los administradores la capacidad de personalizar la tecnología para satisfacer las necesidades y objetivos comerciales. Ventajas principales:
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Lotus Domino.Doc |
Una solución moderna para la gestión de documentos en un entorno distribuido. Una solución moderna para la gestión de documentos en un entorno distribuido. domino.doc basado en una arquitectura web distribuida. domino.doc son parte integral el paquete de software IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) para la gestión de documentos en toda la empresa. Principales propiedades y ventajas:
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