trabajo de curso
O garantizar la seguridad de los documentos de archivo
Bélgorod 2008
almacenamiento de archivos de documentos
Introducción
3. Modos de almacenamiento de documentos
Conclusión
Nota
lista bibliografica
Introducción
Relevancia del tema. Los documentos son la base de información de las actividades de la organización, ya que en ellos se concentra más del 80% de sus recursos de información. Durante el almacenamiento de archivos de documentos, estos están expuestos en cierta medida a varios factores que provocan un cambio irreversible en las propiedades de los materiales: el envejecimiento. La destrucción masiva de documentos almacenados a largo plazo se debe a la urgencia del problema de garantizar la seguridad y conservación de los fondos. Alrededor del 25% de los libros de la Biblioteca Nacional de Rusia requieren conservación. Una situación similar se observa en otras bibliotecas de Rusia.
Los fondos de bibliotecas, museos y archivos contienen ediciones y manuscritos realizados principalmente en papel, que se deteriora constantemente en el proceso de almacenamiento y uso. El propósito del almacenamiento es reducir el impacto de factores adversos y aumentar la durabilidad de los documentos. EN varios países El mundo está buscando activamente tecnologías modernas que garanticen la seguridad de los monumentos culturales en papel.
En la actualidad, una gran cantidad de documentos se almacenan en los archivos de nuestro país, que dan testimonio de las actividades polifacéticas de las personas. Asegurar su preservación a largo plazo es una prioridad para los trabajadores de archivos. Las resoluciones pertinentes de nuestro gobierno también hablan de la importancia de este problema.
El propósito del trabajo es encontrar las condiciones óptimas para la conservación documentos de archivo.
El propósito del trabajo define las siguientes tareas :
1. Aprende la historia de la legislación y los conceptos básicos de la preservación.
archivar documentos
2. Considere el dispositivo, el equipo y el funcionamiento de las instalaciones del archivo.
3. Mostrar diferentes modos de almacenamiento de documentos
4. Analizar la topografía y contabilizar el movimiento de documentos
5. Preste atención al almacenamiento de documentos en formulario electronico
Objeto de estudio son documentos de archivo, su lugar y la importancia de su conservación en la historia del estado.
Tema de estudio - sistema de seguridad
archivar documentos
El grado de conocimiento del tema.
Hay muchos estudios que revelan varios aspectos de este tema. Cada autor muestra la situación desde su propio punto de vista. Esto nos permite ver la información recibida de varios partidos, lo que contribuye a obtener un conocimiento más objetivo sobre este tema.
Gorfein G. M. 1 en su estudio "Estudios de archivo" muestra no solo las condiciones para la preservación de documentos de archivo, sino también la historia del archivo en Rusia, así como la organización de documentos y archivos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.
Procedimientos de Okhotnikov A.V. 2 "Ciencia documental y gestión de registros" llama la atención sobre la clasificación de documentos, sistemas de documentación, comunicación de documentos y actividades relacionadas con documentos, donde se considera el almacenamiento de documentos. Artículos de Alekseeva E.V. 3 "Aspectos archivísticos en el trabajo de oficina: garantizar la seguridad de los documentos de archivo y organizar su almacenamiento" sirvió como base de información para la divulgación del tema mencionado. En estos artículos, el tema de garantizar la seguridad de los documentos está ampliamente cubierto.
1.Historia de la legislación y los conceptos básicos para garantizar la seguridad de los documentos de archivo
No es suficiente recopilar archivos, es igualmente importante garantizar la seguridad de los documentos. Desafortunadamente, toda la historia del desarrollo de la esfera archivística en nuestro país está saturada de destrucción irremediable de documentos. La razón de esto no fueron solo los desastres naturales, sino también muy a menudo una actitud irresponsable e irreflexiva hacia los documentos, incluso por parte del estado, que actuó como organizador de "campañas de desechos". También existe una opinión entre los ciudadanos sobre la "inutilidad de los papeles", sobre un "archivo polvoriento" - (y un archivo idealmente debería estar libre de polvo) como algo innecesario. Y solo cuando una persona se enfrenta personalmente a la necesidad de obtener algún tipo de certificado del archivo, del cual depende su bienestar social, material y de otro tipo, comienza a comprender la importancia de los archivos. Desafortunadamente, en la década de 1990 del siglo XX se perdieron muchos documentos valiosos de empresas y bancos liquidados, incluidos documentos sobre el personal necesario para proteger los derechos e intereses de sus empleados 4 .
Pero los archivos también son repositorios únicos de información sobre el pasado de nuestro país y nuestros antepasados. Con qué frecuencia un solo documento sobreviviente puede cambiar nuestra comprensión y conocimiento sobre algo o alguien. Solo en las novelas "los manuscritos no se queman", en la vida todo es más prosaico y trágico: se queman, perecen incluso hoy. No hay nada peor que perder la memoria, olvidar tus raíces; esto es igualmente aterrador para un individuo y para naciones enteras. Por eso el llamado que sonó a principios de los años 20 del siglo XX - "¡Guarden los archivos!" - es igual de relevante hoy.
La necesidad de preservar los documentos de archivo y la responsabilidad por su destrucción está consagrada en la ley. Y detrás de esto hay un viejo tradicion juridica. El Sudebnik de 1550 preveía un castigo tan severo como golpear con un látigo por dañar los "asuntos estatales". Sin embargo, en los tiempos de Pedro el Grande, el castigo corporal fue reemplazado por el castigo con un rublo, una pena: "Y en el futuro, qué extractos y decretos marcados se mantendrán en qué negligencia, o qué se perderá, o a los peticionarios y a quién se debe mostrar (lo harán) o cancelar, y sobre eso, por decreto del Gran Soberano, se llevará a cabo una búsqueda con toda crueldad, y en la búsqueda de los culpables, el castigo será despiadado. , dependiendo de la falta y del caso, o se sumarán multas cuantiosas.
En la época soviética, la ley también era estricta con los archiveros. El reglamento sobre el GAF de la URSS del 29 de marzo de 1941 también amenazó con la responsabilidad penal por la destrucción y el robo de documentos, así como por la divulgación de información secreta de los documentos.
Uno de los primeros actos legislativos especiales sobre los problemas de protección de documentos de archivo fue la Ley de la URSS "Sobre la protección y el uso de monumentos de la historia y la cultura" del 29 de octubre de 1976. La ley enfatizó que los monumentos históricos y culturales son propiedad del pueblo y constituyen parte integral del mundo. patrimonio cultural 5 . La ley también incluye los monumentos documentales entre estos monumentos.
Los Fundamentos de la Legislación de la Federación Rusa “Sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los Archivos” establece: “Los propietarios de documentos clasificados como parte del Fondo de Archivos de la Federación Rusa están obligados a garantizar su seguridad. Las copias de seguros se crean para documentos especialmente valiosos y únicos. Así, la institución está obligada a conservar los documentos, independientemente de la forma de propiedad de los mismos.
Además de la responsabilidad administrativa por la violación de las reglas para el almacenamiento de documentos de archivo, su destrucción, robo y muerte, se prevé la responsabilidad penal. En el Código Penal de la Federación Rusa (1996) hay varios artículos que establecen la responsabilidad por estos delitos: art. 164 - "Robo de artículos de valor especial"; Arte. 284 - "Pérdida de documentos que contengan secreto de estado»; Arte. 324 - "Adquisición o venta de documentos oficiales y premios estatales» y otros artículos.
De acuerdo con las Regulaciones sobre el Servicio Federal de Archivos de Rusia (1998), garantizar la seguridad de los documentos es una de las funciones más importantes de las instituciones de archivo 6 .
Los especialistas que deciden vincular sus actividades profesionales con la archivística deben conocer los conceptos básicos para garantizar la seguridad de los documentos. El sistema de medidas para organizar el almacenamiento incluye las siguientes áreas:
1. garantizar la seguridad física y química de los documentos;
2. creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos, incluidos edificios y locales de almacenamiento, medios de protección y seguridad del almacenamiento;
3. contabilidad del movimiento y control sobre la condición física de los documentos, lo que implica el reflejo de todos los cambios en los formularios contables del archivo;
4. copiar documentos para crear un fondo de seguro y un fondo de uso;
5. conservación de documentos.
2. Disposición, equipamiento y funcionamiento de los locales del archivo
Cabe recordar que los documentos se guardan en el archivo para poder utilizarlos por los períodos en que tengan valor: 3, 5, 10, 25, 40, 75 años, siglos. Todo el período de almacenamiento de los documentos debe estar protegido contra condiciones adversas, daño a su base física y al texto aplicado a ellos, así como de robo y pérdida por negligencia.
El primer requisito para crear condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos es la presencia de un edificio que cumpla con todos los parámetros para garantizar su seguridad. Se están construyendo edificios especiales para los archivos estatales. En la mayoría de los casos, se utilizan proyectos típicos, desarrollados para archivos con varios volúmenes de documentos 7 .
En caso de que el edificio del archivo se construya ex profeso, su construcción y funcionamiento deberá realizarse cumpliendo los requisitos seguridad contra incendios, previsto por GOST 12.1.004-76 "Instrucciones para el diseño de archivos", "Normas de seguridad contra incendios para el diseño de edificios y estructuras", reglas e instrucciones para la seguridad contra incendios en las instituciones del Servicio Federal de Archivos. Si se asigna un edificio (locales) para convertirlo en un archivo, solo se puede reconocer como apto después de un examen. Una comisión de expertos compuesta por todos los servicios especializados (archivo, bomberos, sanitarios, seguridad) examina cuidadosamente el área de las instalaciones asignadas; localización esta habitación en el edificio (piso); la ubicación del edificio; el estado del entorno físico y químico de la habitación. De acuerdo con estos criterios, se deben obtener datos específicos. Si se determina que las premisas cumplen con los criterios anteriores, se redacta un acta, que es firmada por todos los miembros de la comisión de expertos 8 .
Los requisitos para las instalaciones del archivo se fijan en documentos normativos y metodológicos modernos, principalmente en las Reglas básicas para el funcionamiento de los archivos de la Organización, así como en una serie de GOST y desarrollos metodológicos. Las condiciones para el almacenamiento de documentos se diferencian según la composición de los documentos (cine, foto, video, fono) del archivo y los soportes de información (papel, película, etc.). Hay requisitos generales para el espacio de almacenamiento. En primer lugar, debe saber qué es inaceptable para las instalaciones de archivo:
1. la habitación no debe estar en ruinas, de madera, sótano, ático, sin calefacción, sin ventilación natural;
2. no debe haber objetos y organizaciones que presenten un riesgo de incendio que utilicen tecnología de riesgo de incendio en las inmediaciones de la sala de archivo;
3. no debe haber instalaciones industriales contaminar el aire con gases corrosivos y polvo
4. el archivo no puede colocarse cerca de los locales ocupados por servicios de restauración, almacenes de alimentos. Sus habitantes, tanto microorganismos como roedores, pueden comer documentos de archivo.
Las áreas principales del edificio están reservadas para almacenamiento; están aislados de la sala de lectura y locales administrativos. Además de ellos, se requiere lo siguiente: una sala para recibir y analizar los casos entrantes; espacio para documentos afectados por plagas (aislante); salas de trabajo para empleados; una sala de lectura con una sala separada para el almacenamiento temporal de documentos; una sala para la neutralización de documentos con un autónomo ventilación de escape donde, si es necesario, se puede instalar una cámara de desinfección; salas de restauración y encuadernación de documentos y otros 9 .
El almacenamiento se organiza en una habitación aislada. Los requisitos de almacenamiento más estrictos son:
1. No se permite la combinación de almacenes y locales de trabajo para ningún propósito;
2. No está permitido colocar instalaciones de almacenamiento en locales sin calefacción, húmedos e inadecuados, así como en locales con calefacción por estufa;
3. la sala de almacenamiento debe tener salidas a ascensores y escaleras convenientes para la evacuación, una salida de emergencia;
4. El acabado interior de las instalaciones de almacenamiento debe realizarse con materiales que no acumulen polvo y no sean una fuente de polvo o productos químicos agresivos. Deberían aplicarse requisitos similares a todos los materiales utilizados en la fabricación de equipos de almacenamiento y medios de almacenamiento de documentos;
5. no se permite el tendido de tuberías de abastecimiento de agua y alcantarillado, así como tomas de agua tecnológicas o domésticas en las instalaciones de almacenamiento;
6. los locales deben ser a prueba de incendios e inundaciones;
7. La instalación eléctrica en los trasteros deberá estar oculta, las tomas de corriente deberán ser herméticas o semiherméticas. Las instalaciones de almacenamiento están equipadas con interruptores eléctricos generales o piso por piso;
8. las instalaciones de almacenamiento están separadas de los locales vecinos del archivo por paredes y techos ignífugos con un límite de resistencia al fuego de al menos 2 horas;
9. Las salidas de agua contra incendios deben estar ubicadas en los huecos de las escaleras;
10. Se permite la colocación de instalaciones de almacenamiento en una habitación sin ventanas solo si hay ventilación que proporcione 2-3 veces el intercambio de aire por hora;
11. laboratorio y locales industriales debe estar lo más lejos posible de los cuartos de almacenamiento y no tener conductos de ventilación en común con él 10 .
La colocación de documentos en el repositorio está asociada no solo a garantizar su seguridad, sino también a una posible búsqueda rápida de uso. No está permitido almacenar documentos en el piso, el alféizar de la ventana y en pilas sin clasificar. Se instalan bastidores metálicos estacionarios en las bóvedas (de madera, es posible tratar con una composición refractaria), para almacenar cajas especialmente valiosas y documentos contables: cajas fuertes y gabinetes metálicos. El orden de instalación de los estantes es el siguiente: el ancho de los pasillos principales (entre las filas de estantes) - 120 cm; pasillos entre estanterías - 75-80; la distancia entre la pared y el bastidor paralelo a ella - 75; la distancia entre la pared y el final de los bastidores - 45; distancia desde el piso hasta el estante inferior - 20; y en los pisos del sótano - 30 cm Los bastidores se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas de ventanas y el sistema de calefacción. Este orden de instalación de estanterías proporciona condiciones de luz y temperatura moderadas para almacenar cajas.
Dimensiones del estante: altura - 220-240 cm, ancho del estante de un solo lado para el almacenamiento horizontal de cajas y paquetes - 35-40, distancia entre estantes en altura - 40 cm; para almacenamiento vertical, el ancho de un estante de un solo lado es de 25-30 cm; la distancia entre los estantes es de 35 cm.
Si la sala de archivos tiene una altura de más de 4 m, entonces, para el uso racional del área, es recomendable instalar bastidores de dos niveles con techos entre niveles y escaleras convenientes con barandillas que garanticen la seguridad del trabajo. Para almacenar documentos de gran formato (lisiados, mapas, planos), se fabrican estanterías especiales.
El uso eficiente de los locales depende de la definición correcta del propósito de los locales de oficina, lo que ayuda en el trabajo con documentos, y de la ubicación racional de los documentos en el almacenamiento. Las mesas móviles plegables y ligeras, las escaleras estables y ligeras se utilizan para la comodidad y la velocidad del trabajo en las instalaciones de almacenamiento.
El cableado eléctrico en las instalaciones de almacenamiento solo se permite oculto o en tuberías de gas, accesorios de iluminación - semiherméticos; los cuadros de distribución y los interruptores automáticos de seccionamiento están instalados fuera del almacenamiento 11 .
El uso eficiente de los locales depende de la definición correcta del propósito de los locales de oficina, lo que ayuda en el trabajo con documentos, y de la ubicación racional de los documentos en el almacenamiento.
Si el almacenamiento está destinado directamente al almacenamiento de documentos, entonces es deseable asignar locales en el archivo para su uso. Deben garantizar el normal trabajo de los lectores e investigadores. El local debe contar con una sala de lectura para trabajar con documentos. varios tamaños y especies, así como las siguientes áreas principales: emisión de documentos a investigadores; sistemas de recuperación de información; almacenamiento temporal de documentos durante su uso 12 .
Cada archivo desarrolla un plan para la evacuación de documentos en caso de emergencia (incendio, inundación, etc.). El plan debe contemplar la evacuación prioritaria de documentos y archivos de almacenamiento permanente de especial valor.
No solo el edificio (local) en sí mismo, sino también los medios en su interior son importantes para garantizar la seguridad de los documentos. Los parámetros de este entorno están determinados por la observancia de los modos de almacenamiento.
3. Modos de almacenamiento de documentos
La tecnología de almacenamiento de documentos se entiende como un conjunto de medidas encaminadas a garantizar la seguridad de los documentos durante su almacenamiento. Estas medidas incluyen el procesamiento físico y químico de documentos, la creación de un régimen óptimo para su almacenamiento, la restauración de documentos y la producción de copias de garantía.
Existen los siguientes modos de almacenamiento:
1. luz;
2. temperatura y humedad;
3. extinción de incendios;
4. seguridad.
Modo de luz
La luz lleva consigo energía, bajo cuya influencia se producen reacciones fotoquímicas en los materiales iluminados, provocando un cambio en sus propiedades iniciales. El papel bajo la acción de la luz se vuelve marrón y pierde resistencia mecánica, ya que se producen cambios significativos en él. Muchos textos también se desvanecen de la luz. Tanto la luz natural como la artificial son peligrosas para los materiales 13 . El almacenamiento permanente debe realizarse en la oscuridad. No se permite la iluminación de depósitos y documentos con luz solar.
Se permite la iluminación natural en la instalación de almacenamiento solo si hay difusores de luz, reguladores automáticos de flujo luminoso, filtros protectores y persianas. Para proteger los documentos de la luz, se utiliza el almacenamiento en carpetas, carpetas, cajas, armarios. Para la iluminación artificial en las instalaciones de almacenamiento, se utilizan lámparas incandescentes en pantallas cerradas con una superficie exterior lisa.
El nivel de iluminación en el rango del espectro visible no debe exceder: en la superficie vertical del bastidor a una altura de 1 m del piso - 20-50 lux (lx), en escritorios - 100 lux. La iluminación se mide con un dispositivo especial: un luxómetro tipo Yu-16.
El lugar más luminoso del archivo debería ser la sala de lectura. La iluminación más baja de las instalaciones de la iluminación general debe ser de 300 lux a una distancia de 0,8 m del piso en un plano horizontal. Además, se deben instalar lámparas de mesa en las mesas de los lectores. Sin embargo, en las salas de almacenamiento temporal, si es posible, se debe observar el régimen de iluminación, al igual que en las instalaciones de almacenamiento 14 .
Condiciones de temperatura y humedad
La temperatura y la humedad son los principales factores que garantizan la seguridad de los fondos de archivo. En las salas de almacenamiento se deben mantener las condiciones óptimas de temperatura y humedad para los documentos, teniendo en cuenta sus especificidades. El régimen de temperatura y humedad determina el microclima de una habitación determinada.
El microclima depende de las características climáticas de la zona donde se ubica el edificio y de las características del edificio. Para el microclima de las instalaciones, los cambios de tiempo y clima y la inercia de su manifestación son típicos. El microclima de los documentos es un término condicional que caracteriza el estado de temperatura y humedad de los documentos en las condiciones de su almacenamiento, uso y transporte 15 .
Se crea un microclima favorable para los documentos a una temperatura positiva y una humedad relativa del 30-60%. En estas condiciones:
1. Las propiedades físicas y mecánicas óptimas del papel aparecen como soporte de información (máxima resistencia, buena flexibilidad, estabilidad dimensional, mínima deformación);
2. hay estabilidad del papel como material higroscópico (respuesta débil a cambios bruscos en el clima de la habitación);
3. se excluye la posibilidad de daños en el papel por hongos de moho;
4. se proporciona la tasa óptima de envejecimiento químico del papel y el texto;
5. La tasa de destrucción mecánica del papel disminuye drásticamente con cambios repentinos en las condiciones de la habitación. El área de cambios en la humedad relativa del aire de 30-60-30% se denomina zona climática estable normal y se considera la más segura para el almacenamiento a largo plazo de documentos en papel 16 .
Las condiciones óptimas de temperatura y humedad dependen principalmente del tipo de medio de almacenamiento que prevalece en el archivo. Por ejemplo:
1. documentos en papel: temperatura - 17-19C, humedad relativa - 50-55%;
2. documentos en medios fílmicos (documentos fotográficos, cinematográficos, de audio, de video): temperatura - 15C, humedad relativa - 40-55%;
3. documentos en medios magnéticos (películas, discos): temperatura - 15-20C, humedad relativa - 50-65%.
El área de cambio de la humedad relativa del aire 0-30-0% corresponde a las condiciones de la llamada zona climática inestable seca. Con baja humedad, el papel se vuelve excesivamente rígido, reacciona fuertemente al cambio climático, aumenta la destrucción por envejecimiento físico y mecánico y aumenta el desgaste. La pérdida parcial irreversible es posible con un secado prolongado del papel.
El área de cambios en la humedad relativa de 60-100-60% se denomina zona climática inestable húmeda. Con el aumento de la humedad, aumenta la flexibilidad, pero al mismo tiempo disminuye la resistencia a la tracción del papel. La respuesta activa del papel ante cualquier cambio climático es cada vez mayor. La tasa de envejecimiento químico del papel y el texto aumenta significativamente, se observa la expansión de los textos solubles en agua y el debilitamiento de su contraste. Cuando la humedad es superior al 65 %, se crean condiciones favorables para el moldeado de documentos: la probabilidad de moldeado aumenta rápidamente a medida que la humedad aumenta del 65 al 100 %. Es extremadamente importante que, durante el almacenamiento permanente, los documentos permanezcan en una zona de clima normal por un tiempo máximo y por un mínimo en una zona seca o húmeda.
No debe haber una fluctuación brusca de temperatura y humedad en las instalaciones, ya que esto destruye el medio de almacenamiento. Es por eso que los documentos de archivo recibidos después de un transporte a largo plazo no se almacenan inmediatamente, sino que se dejan durante algún tiempo en una sala especial para su aclimatación 17 .
Para determinar si la temperatura y la humedad en la habitación seleccionada cumplen con los requisitos de las condiciones óptimas de temperatura y humedad, se lleva a cabo un trabajo de control climático en los archivos. Su objetivo principal es obtener información constante sobre las condiciones climáticas de almacenamiento.
El control climático se realiza en función de tres parámetros climáticos: temperatura, humedad relativa y humedad absoluta del aire. Para las mediciones, se utiliza instrumentación especial.
En habitaciones con aire acondicionado, las mediciones se toman y registran en un diario especial una vez por semana, en habitaciones con clima no regulado, dos veces por semana, en caso de violaciones del régimen de almacenamiento (evacuación, inundación, etc.) diariamente.
La forma más segura de establecer un régimen de temperatura y humedad óptimo fijo en la instalación de almacenamiento es equipar la instalación de almacenamiento con sistemas de aire acondicionado, es decir, el uso de acondicionadores de aire. En salas con clima no regulado, se deben tomar medidas para optimizar las condiciones de temperatura y humedad para el almacenamiento de documentos utilizando medios técnicos de humidificación o deshumidificación del aire, ventilación racional y calefacción de las instalaciones de almacenamiento.
Régimen sanitario e higiénico .
El régimen sanitario e higiénico implica un conjunto de requisitos encaminados a mantener la limpieza, excluyendo la aparición de moho, hongos, polvo y especialmente insectos y roedores. Para ello, el almacenamiento deberá cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:
1. Circulación de aire constante, exclusión de áreas sin ventilación.
2. Protección de ventanas y aberturas de ventilación con mallas con un diámetro de malla no superior a 0,5 mm.
3. Está prohibido estar en el almacenamiento con ropa de abrigo, zapatos mojados y sucios.
4. El almacenamiento y uso de alimentos es inaceptable.
5. Realice sistemáticamente una limpieza en húmedo; en este caso, el agua no debe entrar en contacto con los documentos. Sin embargo, la limpieza húmeda en almacenes con una pequeña capacidad cúbica puede afectar significativamente la humedad del aire. Por lo tanto, al iniciar dicha limpieza, es necesario conocer la humedad en el almacenamiento. Si la humedad está por debajo de lo normal, se puede realizar una limpieza húmeda todos los días. Cuando la humedad es alta, se permite limpiar el suelo con un paño seco y escurrido no más de una vez por semana 18 . Al menos una vez al año, quite el polvo de los estantes, gabinetes e instalaciones de almacenamiento.
6. Al menos una vez al año, trate los pisos, los marcos de las ventanas, los zócalos, las partes del sótano de los estantes con soluciones antisépticas, mientras que las soluciones no deben manchar los documentos.
7. Dos veces al año, examen selectivo de documentos para detectar insectos y mohos 19 .
El polvo puede provocar el deterioro físico y químico de los documentos, además de contener esporas de hongos y huevos de insectos. Hay dos razones principales para la formación de polvo en el almacenamiento: interna (erosión natural de paredes, pisos, pisos de concreto, materiales de embalaje) y externa (penetración de polvo desde el exterior). En consecuencia, se deben utilizar varios medios de protección para evitar que ocurra.
Para eliminar la causa interna de la formación de polvo, las paredes, los techos, los tabiques y las estanterías deben cubrirse con un material especialmente duradero, resistente al fuego y que no se pulverice con el tiempo. Las vigas, tuberías u otras protuberancias en las que se depositaría polvo no deberían permitirse en las instalaciones de almacenamiento.
Atención especial se debe dar a los pisos en las áreas de almacenamiento. Es la principal fuente de polvo que se produce cuando diversos medios de transporte de documentos y otros objetos rozan su superficie. Se recomienda colocar pisos uniformes y lisos en el almacenamiento, ya que los revestimientos granulares (triturados, granulares) contribuyen a una alta abrasión cuando varios objetos se frotan contra ellos y se cubren rápidamente con polvo.
Para la limpieza general de las salas de almacenamiento y la eliminación periódica del polvo de los documentos en las estanterías de la mayoría de los archivos, se utilizan con mayor frecuencia aspiradores eléctricos estándar convencionales. A veces, por conveniencia, se desarrollan dispositivos especiales para aspiradoras convencionales. Por ejemplo, en la Biblioteca Estatal. Lenin instaló el diseño de una cámara de polvo utilizada para desempolvar libros.
No está mal proteger documentos de carpetas de polvo, cajas de cartón, cajas.
Además del uso de agentes de eliminación de polvo, es necesario controlar periódicamente el contenido de polvo del aire y de los propios documentos. El contenido de polvo del aire en los archivos de documentos en papel no debe ser superior a 4-6 mg/m 3 , mientras que el polvo no debe contener más del 10 % de SiO 2 20 .
Modo de seguridad .
El modo de seguridad implica:
1. Organización de un sistema de seguridad, control de acceso, alarmas de seguridad para todos los locales del archivo.
2. Cierre del almacenamiento durante el horario laboral con llave, y durante el horario no laboral: sellado y sellado.
3. Permitir el acceso a la bóveda únicamente a los empleados del archivo o, en casos de emergencia, a otros empleados de la organización acompañados por ellos.
4. La presencia de revestimientos metálicos en las puertas exteriores del archivo, y en las ventanas de rejas metálicas con cerradura, revestidas al exterior.
5. Retiro de documentos del archivo solo con pases especiales.
Las medidas técnicas para proteger los documentos contra el robo están lógicamente vinculadas con las decisiones arquitectónicas, de planificación y administrativas en un único sistema de seguridad. Las medidas técnicas incluyen:
1. Equipo de vigilancia: detectores electrónicos de daño a las superficies de vidrio (ventanas rotas), reparando la onda sísmica de destrucción e incluyendo una señal de alarma; detectores de vibraciones, intentos de señalización para destruir (robar) techos (pisos, techos); detectores magnéticos que responden a un aumento en el espacio entre la puerta y el marco de la puerta cuando se abre; sistema de seguimiento de haz infrarrojo que reacciona a la intersección del haz con cualquier objeto y monitoriza el perímetro del edificio, en pasillos, vestíbulos, etc.
2. Medios de vigilancia interna utilizados fuera del horario de atención para detectar personas ilegalmente presentes en el edificio (transmisor ultrasónico que genera ondas de sonido de una frecuencia diferente cuando hay un extraño en el área) Dispositivos de radiogoniometría ultrasónicos de microondas combinados con detectores de microondas para reducir la probabilidad de falsas alarmas por turbulencia de aire; sensores pasivos: controladores de radiación infrarroja que responden a temperaturas elevadas en la ubicación del intruso (incluidos aquellos que se escondieron antes de que se cerrara el edificio).
3. Medios de vigilancia interior en horario laboral, que incluyen los sistemas de control de televisión y los sistemas automáticos de grabación de vídeo en las salas de lectura, así como los sistemas de acceso diferenciado a las salas para diversos fines mediante tarjetas magnéticas personales; medios de protección de documentos en salas de exposiciones, orientando a la protección de vitrinas y señalizando intentos de apertura de las mismas.
Recientemente han aparecido sistemas de seguridad basados en microprocesadores 21 .
El modo de guardia se aplica no solo al almacenamiento, sino a toda la sala de archivo. Asimismo, el archivo debe cumplir estrictamente con las medidas seguridad contra incendios. Todas las habitaciones son estrictamente para no fumadores. La seguridad contra incendios en los edificios debe garantizarse mediante un sistema de prevención de incendios y un sistema protección contra incendios según GOST 12.1.004-76. Los locales deben estar equipados con alarma de incendios y extintores automáticos. En el almacenamiento de documentos en papel y película, se recomienda instalar sensores de gases y humo, especialmente del tipo ionización; en salas de lectura, laboratorios de restauración, salas de equipos informáticos electrónicos - humo; en los locales para desempolvar los documentos - termal.
Está prohibido el uso de fuego, calentadores eléctricos; en los sistemas de extinción de incendios, sustancias relativamente seguras para los documentos (freón, dióxido de carbono, etc.)
4. Topografía y contabilidad para el movimiento de documentos
La topografía juega un papel importante en la organización del almacenamiento, es decir, la designación de ubicaciones de almacenamiento para inventarios y archivos específicos. Sin topografía, la búsqueda de documentos es, en el mejor de los casos, demasiado larga y, en el peor de los casos, puede perderse en el repositorio. Todos los locales del archivo, así como los estantes, los estantes están numerados de arriba a abajo, de izquierda a derecha. Para fijar el lugar de almacenamiento de documentos en los almacenamientos, se crean directorios especiales: índices topográficos. Como regla general, el índice se compila en forma de tarjeta. El tipo de puntero más común es el rack, es decir, se extrae una tarjeta para cada rack. Las tarjetas se sistematizan por números de estante dentro de una sala de almacenamiento. La tarjeta indica el nombre de la organización, el número de rack y almacenamiento, el número de gabinete (sección del rack), el número de estante, el número de fondo, el inventario y los números de caja almacenados en este estante Con una gran cantidad de fondos, se elaboran índices topográficos por fondo, donde las fichas se sistematizan por números de fondo.
La contabilidad es de gran importancia para garantizar la seguridad de los materiales de archivo. La contabilidad de los materiales de archivo incluye el establecimiento y registro en documentos especiales sobre su cantidad y composición.
Los principales objetos de la contabilidad son los fondos y las unidades de almacenamiento. Todos los cambios en la composición de los materiales documentales se registran inmediatamente en la documentación contable. El trabajo de contabilidad se lleva a cabo en estricta conformidad con las normas e instrucciones 22 .
La contabilidad del movimiento de documentos implica protegerlos contra robos. Entre las razones del robo de documentos se encuentran la disponibilidad de los archivos como centros de información para cualquier persona que trabaje por cuenta ajena o como investigador; la posibilidad de robo, tanto por personas no autorizadas como por el personal del archivo; enormes conjuntos de fondos almacenados, periódicamente y de acuerdo con una lista incompleta de controles de disponibilidad; control debilitado, violaciones de los procedimientos de seguridad; la falta de herramientas fiables de seguridad documental, en particular, los medios de control que registran el movimiento de un documento específico dentro del edificio, la actitud negativa de los archivos ante el endurecimiento de las medidas de seguridad, el ocultamiento de robos, la falta de documentos coordinados medidas de protección
Para evitar robos, se ha desarrollado un sistema detallado para monitorear el movimiento de documentos. La liberación de documentos del depósito puede llevarse a cabo solo para propósitos limitados y por un período estrictamente definido. Al mismo tiempo, la emisión de documentos del depósito se registra necesariamente en documentos contables especiales.
Al emitir cajas desde el depósito, se coloca una tarjeta sustituta en lugar de la caja emitida. Indica la clave de archivo del caso (número de fondo, inventario, caso), a quién se le expidió, la fecha de devolución y la firma del empleado que expidió el caso. Los casos devueltos se verifican en presencia del usuario. Para todos los daños, se redactan actas que pueden servir de base para la responsabilidad disciplinaria, administrativa y penal.
Un tipo de trabajo obligatorio para garantizar la seguridad de los documentos es comprobar su disponibilidad y estado. Con esto se pretende establecer la correspondencia del número real de unidades de almacenamiento con los registros en las actas del archivo, así como identificar los casos y documentos que requieren mejora en el estado físico de los casos, se logran dos objetivos:
1. contabilidad de la cantidad de documentos, identificación y eliminación de deficiencias en la contabilidad de documentos;
2. Identificación de documentos con texto descolorido, daños mecánicos y biológicos, que requieran restauración, conservación, tratamiento preventivo y técnico.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos debe realizarse al menos una vez cada 5 años. Además, se realizan verificaciones únicas en los archivos si los casos se trasladaron a otra sala; después emergencias; cuando cambie el jefe del archivo o la persona responsable del archivo; en caso de liquidación o reorganización del archivo. Para los casos en que se hayan agotado las vías de búsqueda, así como para las que no funcionen correctamente, se levantan las actas correspondientes, a las que se adjuntan los certificados de búsqueda.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos se considera completada después de realizar cambios en los documentos contables del fondo que se verifica. Además, se lleva a cabo una revisión de políticas de cada caso, durante la cual se detectan daños en los documentos.
El uso de tecnología informática y diversas modificaciones de las impresoras también crea grandes problemas con la conservación del texto de los documentos para su almacenamiento permanente y a largo plazo. Un estudio de textos de impresora para resistencia al agua y resistencia a la luz, realizado por V.F. Privalov y O.I. Lyubomirova demostró que muchos de ellos no tienen la calidad suficiente para el almacenamiento a largo plazo. Los textos producidos con impresoras de inyección de tinta monocromáticas y en color a menudo tienen una resistencia a la luz insuficiente y pueden desvanecerse parcial o completamente con la luz. Los textos en negro de inyección de tinta desteñidos suelen ser también solubles en agua. Los textos Matrix Black son todos resistentes al agua sin excepción, pero con diferente solidez a la luz. Los textos de impresora láser negros son impermeables y resistentes a la luz. Los investigadores concluyeron que la proliferación de impresoras de inyección de tinta hará que los archivos reciban copias impresas en tinta a color y en negro con texto soluble en agua y descolorido 23 .
5.Almacenamiento de documentos en formato electrónico
La peculiaridad del almacenamiento electrónico es enviar documentos al archivo electrónico inmediatamente después de completar el trabajo con ellos en el trabajo de oficina. Esto le permite garantizar la seguridad de los documentos, su almacenamiento centralizado, la búsqueda rápida y el acceso distribuido a los documentos, tanto mediante una red local como mediante acceso remoto 24 .
Los procedimientos para garantizar la seguridad de los documentos electrónicos se pueden dividir condicionalmente en tres tipos:
Garantizar la seguridad física de los archivos con documentos electrónicos;
Brindar condiciones para la lectura de información a largo plazo;
Proporcionar condiciones para la reproducción de documentos electrónicos en la llamada forma legible por humanos.
Garantizar la seguridad física de los archivos es un problema prácticamente resuelto, y para todo tipo de almacenamiento. Esta decisión está relacionada no tanto con la creación de condiciones óptimas de almacenamiento para los medios con información electrónica, sino con la ubicación física de los documentos electrónicos. Para que los archivos informáticos no se pierdan, deben almacenarse en dos o más copias colocadas en medios electrónicos separados (medios de trabajo y de respaldo). Luego, si se pierde uno de los medios, puede hacer rápidamente un duplicado de los archivos del resto.
La práctica generalizada de almacenar documentos electrónicos muestra que sus copias de trabajo, por regla general, se ubican en un disco duro o en el servidor de una organización, y las copias de respaldo (copias) se pueden crear en un servidor de respaldo o matriz RAID, cintas de transmisión (magnéticas) , magnetoópticos y discos ópticos (CD).-RW, DVD-RW). Muy pocos propietarios de recursos de información electrónicos separan la parte archivística de ellos y la almacenan exclusivamente en soportes externos. Es natural que el crecimiento del almacenamiento haya quedado rezagado con respecto a la caída de los precios de los discos duros, lo que ha permitido a las organizaciones aumentar la capacidad de sus servidores por un amplio margen.
También es importante elegir el tipo de soporte, su durabilidad. Esta elección depende de:
Tipo de documentos electrónicos almacenados y su volumen total,
Período estimado de almacenamiento de documentos y acceso a los mismos,
La naturaleza de la producción de los propios medios y los modos previstos de su almacenamiento,
Requisitos para garantizar la autenticidad de los documentos.
Se debe prestar especial atención a la elección del tipo de medio en el caso de posible uso documentos electrónicos como evidencia escrita o pruebas forenses. Si no es realista otorgar fuerza legal a los documentos con la ayuda de una firma digital electrónica (EDS), entonces deben copiarse de manera oportuna en CD-R: discos ópticos con un solo registro de información.
La creación de múltiples instancias de archivos no agota el alcance del trabajo para garantizar su seguridad. Para minimizar el costo de mantenimiento de estas instancias, es necesario crear condiciones óptimas para almacenar medios de almacenamiento.
Los detalles de las condiciones y el modo de almacenamiento están determinados en gran medida por el tipo de medio electrónico. Por ejemplo, para el almacenamiento a largo plazo de medios magnéticos, se necesita un equipo especial para protegerlos de las influencias magnéticas y electromagnéticas. medioambiente, o colóquelos lejos de fuentes poderosas de campos electromagnéticos: motores eléctricos, calentadores, equipos de ascensores, etc. Los casetes (carretes) con cintas magnéticas deben rotarse cada año y medio para eliminar la tensión estática y evitar el llamado efecto de copia. Los puntos generales en el almacenamiento de cualquier medio electrónico son colocarlos en posición vertical, protección contra daños mecánicos y deformación, contaminación y polvo, exposición a temperaturas extremas y luz solar directa.
El cumplimiento de las condiciones de temperatura y humedad para el almacenamiento de medios electrónicos es muy importante. Las recomendaciones generales son las siguientes: el período de conservación de las cualidades del soporte es mayor cuanto menor es la temperatura y la humedad relativa a la que se almacena constantemente. Por ejemplo, el almacenamiento de cintas magnéticas de poliéster a una humedad relativa del 50% y una temperatura de +11C asegura la conservación de sus propiedades durante 50 años. Según estimaciones aproximadas, se proporciona el mismo período para los discos ópticos CD-R si se almacenan a una humedad relativa del 50 % y una temperatura de +10 °C; para discos WORM - a una humedad relativa del 50% y una temperatura de +3C.
Las bajas temperaturas contribuyen a la preservación de la información electrónica, sin embargo, son completamente incómodas para el trabajo humano a largo plazo. También se debe tener en cuenta que si los medios se van a retirar del almacenamiento para su uso en entornos de oficina normales, entonces se deben aclimatar. De lo contrario, es muy probable que se produzcan errores en la lectura de la información y una violación de la estructura (daño) de los propios medios. Pero para aclimatar el disco óptico de la temperatura anterior a +23 - 25C, tomará al menos 3 horas (preferiblemente un día). La duración de la aclimatación de la cinta magnética depende de su ancho: cuanto más ancha sea la cinta, más tiempo se debe aclimatar. También debe tenerse en cuenta que las cintas alcanzan el equilibrio de temperatura más rápido que el equilibrio de humedad. Por ejemplo, para cintas de media pulgada, se debe realizar un cambio de temperatura de 5°C durante al menos 0,5 horas y un cambio de humedad relativa del 10%, al menos 4 días 25 .
Por lo tanto, al elegir los modos de almacenamiento para los medios electrónicos, se deben tener en cuenta muchos factores y correlacionar la intensidad del uso de los medios, los costos de mantenimiento de los modos de almacenamiento (que pueden ser bastante significativos) con los costos de la copia periódica de documentos en medios "nuevos". . Como se señaló anteriormente, al organizar el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos, un período de 10 años es bastante aceptable para almacenar los medios en los que están registrados. Al mismo tiempo, se permiten los modos de almacenamiento de "oficina": para cintas magnéticas - +23C, para discos ópticos +25C, con una humedad relativa del 50%. Las “Reglas Básicas para el Trabajo de los Archivos Estatales” establecen las siguientes condiciones de temperatura y humedad en los archivos: temperatura + 17-19C, humedad relativa 50-55%. En estas condiciones, puede contar con una vida útil de los discos CD-R de hasta 20 años.
Conclusión
La historia del desarrollo de los archivos en nuestro país está llena de casos frecuentes de destrucción de documentos. Las razones de esto fueron tanto las condiciones climáticas de nuestro país como la actitud irresponsable hacia los documentos. Para remediar la situación, a partir de 1550 comenzaron a dictarse en el país leyes que preveían diversas responsabilidades por daños y pérdidas de documentos. Leyes del mismo sentido se expiden hasta el día de hoy, por ejemplo, el Reglamento de la Agencia Federal de Archivos del 17 de junio de 2004 y otros regulaciones.
Para garantizar la seguridad de los documentos, debe conocer los siguientes conceptos básicos: garantizar la seguridad física y química de los documentos; creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos; contabilidad del movimiento de documentos; copiar documentos para crear un fondo de seguro y un fondo de uso; conservación de documentos.
El primer requisito para crear condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos es la presencia de un edificio que cumpla con todos los parámetros para garantizar su seguridad. Los requisitos para las instalaciones del archivo se fijan en documentos normativos y metodológicos modernos, principalmente en las Reglas básicas para el funcionamiento de los archivos de la Organización, así como en una serie de GOST y desarrollos metodológicos. Las áreas principales del edificio están reservadas para almacenamiento; están aislados de la sala de lectura y locales administrativos. Los estantes metálicos estacionarios se instalan en las instalaciones de almacenamiento. No solo el edificio en sí, sino también las instalaciones que contiene son importantes para garantizar la seguridad de los documentos. Los parámetros de este entorno están determinados por la observancia de los modos de almacenamiento.
Existen los siguientes modos de almacenamiento: luz; temperatura y humedad; extinción de incendios; seguridad. El almacenamiento permanente debe realizarse en la oscuridad. Para proteger los documentos de la luz, se utiliza el almacenamiento en carpetas, carpetas, cajas, armarios. La temperatura y la humedad son los principales factores que garantizan la seguridad de los fondos de archivo. En los cuartos de almacenamiento se deben mantener las condiciones óptimas de temperatura y humedad. Se crea un microclima favorable para los documentos a una temperatura positiva y una humedad relativa del 30-60%. No debe haber una fluctuación brusca de temperatura y humedad en las instalaciones, ya que esto destruye el medio de almacenamiento. El control climático se realiza en función de tres parámetros climáticos: temperatura, humedad relativa y humedad absoluta del aire. Para las mediciones, se utiliza instrumentación especial.
El régimen sanitario e higiénico implica un conjunto de requisitos destinados a mantener la limpieza. El polvo puede provocar el deterioro físico y químico de los documentos, además de contener esporas de hongos y huevos de insectos. Debe prestarse especial atención al revestimiento del suelo en las instalaciones de almacenamiento, que es una fuente importante de polvo.
El régimen de seguridad se aplica a toda la sala de archivo. Las medidas de seguridad contra incendios deben observarse estrictamente en el archivo. Las medidas técnicas de seguridad incluyen: equipo de vigilancia externo, equipo de vigilancia interno utilizado fuera del horario laboral, equipo de vigilancia interno durante el horario laboral.
La topografía juega un papel importante en la organización del almacenamiento, es decir, la designación de ubicaciones de almacenamiento para inventarios y archivos específicos. Para fijar el lugar de almacenamiento de documentos en los almacenamientos, se crean directorios especiales: índices topográficos. Como regla general, el índice se compila en forma de tarjeta. La contabilidad es de gran importancia para garantizar la seguridad de los materiales de archivo. La contabilidad de los materiales de archivo incluye el establecimiento y registro en documentos especiales sobre su cantidad y composición. Para evitar robos, se ha desarrollado un sistema detallado para monitorear el movimiento de documentos. La liberación de documentos del depósito puede llevarse a cabo solo para propósitos limitados y por un período estrictamente definido. Al mismo tiempo, la emisión de documentos del depósito se registra necesariamente en documentos contables especiales.
Un tipo de trabajo obligatorio para garantizar la seguridad de los documentos es comprobar su disponibilidad y estado. Es el establecimiento de la correspondencia entre el número real de unidades de almacenamiento y los registros en los documentos contables del archivo. La verificación de la disponibilidad y el estado de los documentos debe realizarse al menos una vez cada 5 años.
Durante el almacenamiento de archivos de documentos, estos están expuestos en cierta medida a varios factores que provocan un cambio irreversible en las propiedades de los materiales: el envejecimiento. El propósito del almacenamiento es reducir el impacto de factores adversos y aumentar la durabilidad de los documentos. Para hacer esto, es necesario cumplir con todos los requisitos necesarios para las instalaciones, las condiciones de almacenamiento, el movimiento de documentos.
notas
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4. Alekseeva E.V. Aspectos de archivo en el trabajo de oficina: garantizar la seguridad de los documentos de archivo y organizar su almacenamiento / E.V. Alekseeva // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 4. – página 58
5. Ojotnikov, A.V. Decreto. Op. - M.: ICC "Mart", 2003. - S. 205
6. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 4. – página 59
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9. Kraiskaya, Z. V. Decreto. Op. S 203
10. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 4. – página 59
11. Kraiskaya, Z.V. Decreto. Op. S 205
12. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 4. – página 60
13. Academia de Ciencias de la URSS. Laboratorio de conservación y restauración de documentos. Guía de conservación de documentos. - Leningrado: Nauka, 1978. - S. 25
14. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 4. – página 61
15. El problema de la conservación de los materiales documentales. - Leningrado: Nauka, 1977. - S. 54
16. Alekseeva E.V. Aspectos de archivo en el trabajo de oficina: garantizar la seguridad de los documentos de archivo y organizar su almacenamiento. Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 5. – página 57
17. Ibíd. p.58
18. Directrices de conservación de documentos. - Leningrado: Nauka, 1978. - S. 37
19. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 5. – página 59
20. Sergazin Zh.F. Fundamentos para garantizar la seguridad de los documentos. - M.: Escuela superior, 1986. - S. 51
21. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 5. – página 60
22. Gorfein, G.M. Decreto. Op. - Leningrado: Editorial de la Universidad de Leningrado, 1971. - P. 24
23. Alekseeva E.V. Decreto. Op. // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 6. – página 55
24. Kuznetsova, TV Trabajo de oficina. - M.: UNITI-DANA, 2003. - S. 325
25. Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos: problemas y soluciones. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
lista bibliografica
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3. Alekseeva E.V. Aspectos de archivo en el trabajo de oficina: garantizar la seguridad de los documentos de archivo y organizar su almacenamiento / E.V. Alekseeva // Negocios de secretaria. - 2003 - Nº 6. - Pág. 55-60.
4. Gorfein, G.M. Archivo / G.M. Gorfein, L. E. Shepelev. - Leningrado: Prensa de la Universidad de Leningrado, 1971. - 86 p.
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9. Directrices para garantizar la seguridad de los documentos / Academia de Ciencias de la URSS. Laboratorio de Conservación y Restauración de Documentos - Leningrado: Nauka, 1978. - 119 p.
10. Sergazin Zh.F. Fundamentos para garantizar la seguridad de los documentos / Zh.F. Sergazín. - M.: Escuela superior, 1986. - 239 p.
11. Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos: problemas y soluciones. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Como resultado del dominio de los materiales de este capítulo, el estudiante debe: saber
- las principales formas y actividades de los archivos para garantizar la seguridad de los documentos;
- los principales factores que conducen al daño de los documentos;
- parámetros básicos para almacenar documentos en varios medios;
- métodos básicos de restauración y conservación de documentos; ser capaz de
- cumplir con las normas y reglamentos para garantizar la seguridad de los documentos cuando se utilizan;
propio
Métodos básicos para garantizar la seguridad de los documentos de archivo.
Una de las principales tareas de los archivos en todo el mundo siempre se ha considerado, se considera y se considerará el almacenamiento de los documentos que se encuentran en ellos. Es por eso que los principios y métodos de almacenamiento de documentos ocupan uno de los lugares principales en la archivística (ciencia archivística), y en los documentos normativos y metodológicos por los que los archivos deben guiarse en sus actividades diarias, y en la legislación sobre archivos y archivística. .
Pero, contrariamente a las ideas sobre archivos que existen a nivel doméstico, el almacenamiento en los archivos no es solo una observación pasiva de los documentos en ellos, sino una actividad muy activa dirigida a garantizar la seguridad de los documentos.
Asegurando Documentos- creación y mantenimiento de condiciones óptimas para la conservación de documentos de archivo, eliminación de factores que contribuyen a su pérdida, así como la creación de copias de los documentos más valiosos en caso de pérdida de los originales.
Para archivos estatales que almacenan documentos del Archival AF de la Federación Rusa, es decir. documentos que, en virtud de su valor, merecen un almacenamiento permanente (eterno), la preservación, por definición, significa crear las condiciones para que estos documentos se conserven para siempre.
Pero tanto para los archivos departamentales como para el trabajo corriente de oficina, no es menos relevante la exigencia de asegurar condiciones que excluyan la pérdida de documentos en el proceso de su almacenamiento temporal.
Principal factores, que conduce a la pérdida y daño de los documentos, son:
- - robo y destrucción deliberada de documentos ("factor humano");
- - incendios, inundaciones y otros desastres naturales, así como guerras;
- - efectos adversos de factores físicos y químicos;
- - efectos adversos de factores biológicos, daños biológicos;
- - envejecimiento natural de los portadocumentos;
- - la depreciación de los documentos en el curso de su uso.
Robo de documentos(así como libros y exposiciones de museos) acompañaron a archivos, bibliotecas, museos durante todo el período de su existencia. Tales robos se llevaron a cabo y se llevan a cabo tanto con fines de lucro como con el propósito de poseer el monopolio de documentos históricos valiosos, su colección. En algunos casos, el motivo del robo puede ser un intento de ocultar información no deseada (por ejemplo, comprometer a una persona u organización en particular). La destrucción deliberada de documentos puede tener lugar como un acto de vandalismo y como un intento de ocultar pruebas. Pero muchos más documentos fueron destruidos como resultado de un examen no calificado, por ejemplo, "campañas de desperdicio". Para evitar tal destrucción de documentos, existe un sistema de adquisición y examen, que incluye requisitos normativos y metodológicos para la selección de documentos para almacenamiento permanente y para la asignación de documentos sin valor para destrucción. Este sistema le permite guardar los documentos más valiosos de individuos e instituciones y organizaciones no gubernamentales.
Desastres naturales También acompañan los archivos a lo largo de la existencia de la civilización humana. Contra incendios, existe un sistema para garantizar la seguridad contra incendios, la extinción de incendios y la evacuación de materiales en peligro (al menos los más valiosos). Contra inundaciones, terremotos y similares desastres naturales los requisitos se dirigieron a la colocación de archivos fuera de las zonas obviamente amenazadas, a la estabilidad sismológica de los edificios de archivo, etc. Los efectos desastrosos de las guerras, que en su momento provocaron la muerte de muchos archivos, pueden mitigarse (o eliminarse en gran medida) evacuando los documentos más valiosos a lugares seguros, reforzando las medidas de seguridad contra incendios y también haciendo copias de los documentos más valiosos. .
Efectos adversos de factores físicos y químicos. se elimina (o limita en gran medida) mediante la creación de condiciones de almacenamiento óptimas, incluida la construcción de edificios especiales para archivos que proporcionen tales condiciones, equipos especiales para archivos y, por supuesto, un control constante de las condiciones de almacenamiento.
Efectos adversos de los factores biológicos (daño biológico- niya) se eliminan mediante la destrucción de organismos nocivos para los documentos y el control biológico continuo de los almacenamientos y documentos.
Envejecimiento natural de los soportes de documentos lamentablemente inevitable. Pero este envejecimiento puede ralentizarse mediante la creación de condiciones de almacenamiento óptimas, el procesamiento especial de documentos con fines de estabilización y, para los documentos más valiosos, puede (y debe) crear sus copias de seguro, lo que le permite guardar la información principal de estos documentos.
En el proceso de usar documentos, ya sea hojeando un caso en papel, viendo una película o escuchando una grabación de sonido, es inevitable amortización de documentos. La principal e insalvable contradicción inherente a toda actividad de archivo es la contradicción entre la necesidad de utilizar los documentos (sin la cual su almacenamiento pierde sentido) y la inevitabilidad de los efectos negativos de esta utilización sobre la seguridad de los documentos (sin la cual, en última instancia, , el uso mismo se vuelve imposible). Las consecuencias de esta contradicción se ven mitigadas, en primer lugar, por la observancia por parte de los usuarios (tanto del personal del archivo como de los investigadores) de las normas para garantizar la seguridad de los documentos en el proceso de su uso y, en segundo lugar, mediante la sustitución de los originales por copias en su uso. . Por ejemplo, está prohibido colocar archivos en lugares propensos a inundaciones regulares, almacenar documentos de archivo en sótanos amenazados por inundaciones. En San Petersburgo, antes de la construcción de la presa, esta prohibición fue especialmente relevante.
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archivo almacenamiento documento climático
Introducción
1.2 Medios de almacenamiento
2.1 Modo armado
2.2 Modo de luz
3.1 El estado climático del aire se caracteriza por los siguientes parámetros principales
Introducción
Garantizar la seguridad de los documentos de archivo es un conjunto de medidas para crear condiciones reglamentarias, el cumplimiento de los regímenes reglamentarios y la organización adecuada del almacenamiento de documentos de archivo, excluyendo su robo y pérdida y asegurando su mantenimiento en condiciones físicas normales, garantiza la seguridad de los documentos de archivo en el archivo.
Se proporcionan las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos de archivo:
Construcción, reconstrucción y reparación de edificios de archivos;
Creación de regímenes óptimos (normativos) de prevención de incendios, - seguridad, temperatura-humedad, luz y sanitario-higiénico en el edificio y las instalaciones del archivo;
El uso de medios especiales de almacenamiento y movimiento de documentos de archivo (bastidores, armarios, cajas fuertes, cajas, carpetas, etc.).
En este trabajo, se propone considerar los valores del dispositivo de archivo óptimo para garantizar la seguridad de los documentos.
1. Disposición y equipamiento de los archivos estatales.
1.1 Edificios y locales de archivos
Los documentos de archivo deben colocarse en un edificio especialmente construido, en partes separadas edificios, así como en locales adaptados para el archivo.
Los edificios deben cumplir requerimientos técnicos durabilidad y resistencia de las estructuras, resistencia al fuego, fiabilidad protectora. Deben contar con equipos contra incendios, dispositivos de advertencia y almacenamiento, además de equipos portátiles de extinción de incendios que sean seguros para los documentos. El edificio del archivo está equipado con alarma antirrobo y rejas protectoras en las ventanas que abren hacia el exterior.
La ubicación del edificio del archivo se elige lejos de objetos peligrosos para el fuego y objetos con emisiones peligrosas de polvo y gases.
Los edificios y locales adaptados para el archivo se aceptan para su funcionamiento después de un examen específico con la participación de los servicios de archivo, bomberos, sanitarios y de construcción de acuerdo con la ley. La evaluación debe establecer la condición del edificio y su idoneidad, teniendo en cuenta las cargas potenciales del piso.
Los siguientes objetos no se aceptan para la operación: de madera y en mal estado; sótano y ático; sin calefacción ni ventilación; con calefacción por estufa; con comunicaciones principales calor-agua-gas-electricidad; en edificios con tecnologías inflamables, químicas, alimentarias. Es necesario aislar la sala adaptada para el archivo del resto del edificio.
El complejo de locales del archivo, su composición, ubicación, equipo debe garantizar el cumplimiento de las tareas funcionales para la recepción de almacenamiento, almacenamiento, uso de documentos y su procesamiento especial.
El área principal del archivo está reservada para el almacenamiento de documentos. Los depósitos deben estar lo más lejos posible del laboratorio, la producción, las instalaciones domésticas del archivo y no tener conductos de ventilación en común con ellos. Las instalaciones de almacenamiento están aisladas de los locales adyacentes por techos y paredes ignífugos con una resistencia al fuego de al menos 2 horas. No se permite la combinación de almacenes y locales de trabajo de cualquier propósito.
Está prohibido tender tuberías de suministro de agua y alcantarillado, salidas de agua tecnológicas o domésticas en las instalaciones de almacenamiento.
Los materiales de los equipos de almacenamiento, así como los materiales para la decoración interior de las instalaciones de almacenamiento, no deben acumular ni emitir polvo, ya que pueden ser fuentes de productos químicos agresivos.
Los cuartos de almacenamiento deben tener ventilación natural o artificial. La altura de las instalaciones de almacenamiento debe ser de al menos 2,25 m Cuando se utilizan salas altas, se permite el uso de techos escalonados e instalaciones de almacenamiento escalonadas, sujeto a las condiciones para un acceso conveniente a los documentos y la seguridad. trabajos de archivo.
Las instalaciones de almacenamiento deben tener salidas a los ascensores y escaleras convenientes para la evacuación.
En los cuartos de almacenamiento, se debe instalar cableado eléctrico oculto y enchufes sellados. Los tableros de distribución, fusibles, interruptores generales y de piso se ubican fuera de las instalaciones de almacenamiento. El equipo portátil utilizado en las instalaciones de almacenamiento debe tener cables con aislamiento de caucho.
Las cuestiones organizativas de colocación y contabilidad de documentos en depósitos, acceso a ellos, movimiento de documentos, protección y operación de depósitos están determinadas por las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa. y otros documentos de archivo en archivos estatales y municipales, museos, bibliotecas, organizaciones de la Academia Rusa de Ciencias” (aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa (M. 2007).
1.2 Medios de almacenamiento
Las estanterías metálicas son el principal equipo de almacenamiento. Se permite el uso de estantes de madera estacionarios en la habitación con un estado sanitario y biológico normal, tratados con retardantes de llama. También está permitido el uso de bastidores metálicos móviles de tipo abierto.
En habitaciones con buena ventilación y condiciones térmicas estables, se pueden utilizar armarios metálicos, cajas fuertes, estanterías de tipo cerrado, así como compartimentos estacionarios con estantes metálicos como equipo principal o auxiliar especial.
No se recomienda el uso de equipos de tipo cerrado en habitaciones con poca ventilación y fluctuaciones de temperatura para evitar la formación de zonas estancadas cerradas de microclima inercial con un mayor riesgo de daño biológico del documento. Los gabinetes también son inconvenientes porque dificultan la limpieza, retienen la humedad debajo de ellos durante mucho tiempo y pueden servir como refugio para insectos.
En las instalaciones de almacenamiento con luz natural, las estanterías y los gabinetes de tipo abierto se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas para ventanas.
Los estantes, gabinetes y otros equipos para almacenar documentos no deben colocarse cerca de las paredes exteriores del edificio, fuentes de calor y conductos de aire bajos.
Los estantes, los gabinetes se instalan en las instalaciones de almacenamiento de acuerdo con los siguientes estándares: distancia entre filas (pasaje principal) - 120 cm; pasillos entre estantes - 75 cm; la distancia entre la pared exterior del edificio y los bastidores paralelos a la pared - 75 cm; la distancia entre la pared y el extremo del estante (gabinete) - 45 cm; la distancia entre el piso y el estante inferior del estante es de al menos 15 cm, y en los pisos del sótano de al menos 30 cm.
Los tamaños estándar de los equipos principales y auxiliares, las normas para su ubicación en las instalaciones de almacenamiento están determinados por las disposiciones de las recomendaciones metodológicas.
Los documentos en papel se colocan en estanterías o en armarios de forma horizontal o vertical en cajas, carpetas, estuches, teniendo en cuenta las formas de tapa dura o blanda. Entre el techo o estante del rack y el corte superior de la caja, deje un espacio para la circulación de aire de al menos 5 cm.
2. Garantizar la seguridad de los documentos durante su almacenamiento
El almacenamiento de documentos debe realizarse en instalaciones de almacenamiento que cumplan con los requisitos establecidos.
La colocación de los documentos en carpetas, cajas y estas últimas en armarios y estanterías debe garantizar el movimiento libre y sin esfuerzo de las instalaciones de almacenamiento, sacar y poner cajas encuadernadas y la ausencia de cargas significativas en los documentos.
En los cuartos de almacenamiento se deben observar las condiciones de luz, temperatura y humedad, sanitarias e higiénicas establecidas para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos (modos de almacenamiento).
2.1 Modo armado
El régimen de seguridad del archivo está garantizado por un conjunto de medidas para garantizar la ingeniería y el fortalecimiento técnico, equipando el edificio (locales) del archivo con alarmas de seguridad, organizando un puesto (s) de seguridad, sellando los locales, observando el intra-objeto y control de acceso, almacenamiento de llaves de locales de oficinas.
Los requisitos para los archivos y otras instalaciones del archivo, en los que se almacenan los documentos de archivo secretos y se lleva a cabo el trabajo con ellos, se establecen por reglamento documentos legales para garantizar el régimen de secreto en la Federación Rusa.
La organización de la protección del archivo se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de los actos legislativos y otros actos legales reglamentarios de la Federación de Rusia, así como las Instrucciones sobre el procedimiento para la implementación de la protección del archivo, acordadas en a su debido tiempo con la unidad que protege el archivo y el organismo relevante de asuntos internos de la Federación Rusa.
Los archivos y locales en los que se almacenan de forma permanente o temporal los documentos de archivo, así como los activos materiales, las salidas de emergencia y de emergencia del edificio de archivos, la entrada principal en ausencia de un puesto de seguridad las 24 horas están sujetos a equipos obligatorios con seguridad alarmas y sellado.
El procedimiento de depósito de llaves en horario laboral y no laboral, recepción de llaves en el servicio de seguridad, entrega de llaves y locales bajo resguardo se establece en la instrucción sobre la modalidad de guardia del archivo, aprobada en la forma prescrita.
El almacenamiento de archivos durante las horas de trabajo, si los empleados no están trabajando en él, debe cerrarse con una llave. Durante el horario de trabajo, las llaves del depósito de archivos son custodiadas por el responsable del depósito de archivos o la persona que lo sustituya.
La extracción del archivo de documentos de archivo, activos materiales y libros de la biblioteca de referencia científica, así como el aparato de referencia científica, solo se permite con pases especiales emitidos en la forma prescrita.
2.2 Modo de luz
El modo de luz se establece teniendo en cuenta las peculiaridades de la acción de la luz. El almacenamiento permanente debe realizarse en la oscuridad, lo que está garantizado por el almacenamiento de documentos en carpetas, carpetas, cajas, así como por el régimen de iluminación en las instalaciones.
La iluminación de las bóvedas puede ser artificial o natural. La orientación de las ventanas es preferentemente norte.
No exponga los documentos a la luz solar directa ni a la luz reflejada en superficies blancas. En luz natural, para atenuar los flujos luminosos, se utilizan vidrios dispersores de luz, cortinas protectoras, filtros, persianas y pintura parcial de vidrios con pintura blanca.
Para la iluminación artificial, se utilizan lámparas incandescentes más seguras en pantallas cerradas con una superficie exterior lisa. Se permiten lámparas fluorescentes con una región ultravioleta reducida del espectro.
Estas medidas deberían crear una iluminación de 20-50 lux en los almacenes (en la superficie vertical del rack en el pasillo principal a una altura de 1 m del suelo). Iluminación en sobremesas 100 lux.
La protección de los documentos contra la acción de la luz debe proporcionarse no solo en los almacenes, sino también en todos los locales para cualquier tipo de trabajo con documentos.
2.3 Condiciones de temperatura y humedad
El régimen de temperatura y humedad se normaliza teniendo en cuenta el comportamiento de los documentos en diferentes condiciones climáticas. En los almacenes equipados con sistemas de aire acondicionado, se debe mantener un régimen óptimo de temperatura y humedad: temperatura 17-19 ºС, humedad relativa 50-55%. En habitaciones con un clima no regulado, es decir. en habitaciones con calefacción con intercambio de aire natural o forzado, se permite cambiar los parámetros del aire dentro de los siguientes límites: temperatura 10-30 ºС, humedad relativa 30-60%.
No se permiten fluctuaciones bruscas de temperatura y humedad del aire en las salas de almacenamiento. Con una violación estable a largo plazo del régimen de almacenamiento (5-7 días), acompañada de un aumento peligroso de la humedad relativa hasta 80-90%, es necesario tomar medidas para normalizar condiciones climáticas(ventilación intensiva teniendo en cuenta las condiciones climáticas, deshumidificación forzada de las instalaciones de almacenamiento).
En caso de violaciones de emergencia del régimen de almacenamiento causadas por la entrada de agua en las instalaciones, es necesario tomar medidas inmediatas para eliminar las causas y consecuencias del accidente, drenar el almacenamiento y, si es necesario, secar los documentos.
Los parámetros climáticos del aire en las instalaciones de almacenamiento deben ser monitoreados por dispositivos especiales. Las mediciones de control se llevan a cabo: en habitaciones con aire acondicionado al menos una vez a la semana; en almacenes con clima no regulado al menos 2-3 veces por semana; en violación del régimen de almacenamiento 1-2 veces al día.
Los diferentes tipos de documentos deben almacenarse en salas separadas, agrupándolos teniendo en cuenta la naturaleza del soporte y la similitud de las condiciones de almacenamiento. En salas climatizadas para estos grupos, se normaliza el siguiente régimen climático óptimo: para materiales fílmicos en blanco y negro (15°C y 40-55%) y color (2-5°C y 40-55%); para documentos en cintas y discos magnéticos (15-20 C 50~65%).
Cuando se ven obligados a colocar documentos de diferentes tipos en la misma sala, se guían por los estándares climáticos adoptados para la documentación en papel. Al mismo tiempo, de acuerdo con las reglas básicas para el funcionamiento de los archivos, la colocación, almacenamiento y transporte de diversos tipos de documentos se realizan utilizando las instalaciones típicas de almacenamiento primario (cajas, carpetas, estuches especiales, paquetes, paquetes, etc.). .) adoptado para tipos específicos. Los documentos con capa magnética también requieren medidas especiales su protección contra la desmagnetización.
2.4 Régimen sanitario e higiénico
El régimen sanitario e higiénico es un conjunto de medidas para proteger los documentos de plagas biológicas que se encuentran en los archivos. Las instalaciones de almacenamiento deben mantenerse limpias, en condiciones que excluyan la posibilidad de moho, insectos, roedores, polvo. Se debe proporcionar libre circulación de aire en los cuartos de almacenamiento sin que se formen zonas sin ventilación que sean peligrosas en términos sanitarios y biológicos. Todas las instalaciones de almacenamiento de tipo cerrado deben abrirse, inspeccionarse y ventilarse periódicamente. No se permite la colocación de documentos en el piso, alféizares de ventanas, almacenamiento en pilas sin clasificar. Las ventanas que se abren durante la estación cálida, así como las aberturas de ventilación en los pisos, techos, paredes de las instalaciones de almacenamiento y las aberturas externas de los sistemas de ventilación del edificio deben protegerse con mallas con un diámetro de malla de no más de 0,5 mm.
Está prohibido permanecer en ropa de abrigo, zapatos mojados y sucios, encontrar objetos o equipos extraños en las salas de almacenamiento, así como almacenar y utilizar productos alimenticios y fumar.
En los locales de las instalaciones de almacenamiento, es necesario realizar una limpieza húmeda sistemática. Al menos una vez al año, se desempolvan las estanterías, los armarios y las instalaciones de almacenamiento, y se limpian los suelos, los rodapiés, los alféizares de las ventanas y las partes del sótano de las estanterías con soluciones acuosas antisépticas (formalina al 2 %, catamina AB al 5 %, etc.). Al procesar, las soluciones no deben caer en cajas, estuches, documentos.
Dos veces al año (al comienzo y al final de la temporada de calefacción) se inspeccionan las salas de almacenamiento y los documentos (de forma selectiva) para detectar oportunamente insectos, hongos y roedores.
Si se detectan plagas biológicas, se toman medidas urgentes para desinfectar y desinsectar documentos, instalaciones de almacenamiento, locales de los archivos o Rospotrebnadzor, servicios de cuarentena.
La principal tarea preventiva del archivo es evitar el crecimiento de manifestaciones únicas y primarias de la actividad de plagas biológicas en numerosos y luego masivos focos de bioinfección de documentos.
3. Principales parámetros climáticos del aire
3.1 Estado climático del aire
El régimen térmico se caracteriza por la temperatura del aire. Se mide en unidades absolutas y se expresa en grados Celsius (1, C).
El régimen de humedad se evalúa mediante las siguientes unidades de humedad:
La humedad absoluta (A, g/m) es el número de gramos de vapor de agua contenidos en un metro cúbico (mil litros) de aire. En condiciones reales, la humedad absoluta puede variar desde cero (aire absolutamente seco) hasta el límite físico de saturación del aire con humedad a una temperatura determinada. Este límite se denomina contenido de humedad del aire.
El contenido de humedad del aire (V, g / m ") es la cantidad límite máxima posible de vapor de agua que puede contener un metro cúbico de aire a una temperatura dada (es decir, la humedad absoluta límite).
A medida que aumenta la temperatura, aumenta el contenido de humedad del aire. Por ejemplo, a temperatura cero, el aire puede contener vapor de agua no más de 4,84 g / m 3 (capacidad de humedad a cero), a 20 - no más de 17,1 g / m 3 y a 40 - no más de 50,2 g / m 3 .
En la práctica, no suelen utilizar unidades de expresión absolutas, sino relativas para la humedad, es decir, humedad relativa.
La humedad relativa (H, %) es la relación entre la humedad absoluta del aire y su capacidad de humedad a una temperatura dada, expresada en porcentaje:
La humedad relativa se expresa en números de 0 a 100%. La expresión porcentual es conveniente porque muestra inmediatamente el grado de saturación del aire con humedad. A una humedad relativa de 0-30%, el aire se considera seco, a 30-60% es moderadamente húmedo, a 60-100% es húmedo (muy húmedo). En unidades de humedad relativa, la mayoría de los dispositivos climáticos están calibrados. Las mismas unidades caracterizan la humedad del aire en los informes diarios del servicio hidrometeorológico.
3.2 Controles de clima
Actualmente se están produciendo muchos dispositivos que permiten medir la temperatura y la humedad, o ambos parámetros al mismo tiempo. Los modelos de dispositivos son diversos y se actualizan constantemente.
Los dispositivos de climatización utilizados en los archivos deben ser fiables y duraderos, fáciles de usar, probados según la norma. El diseño de los dispositivos debe garantizar la posibilidad de sus controles y ajustes periódicos.
Termómetros: dispositivos para medir la temperatura del ambiente (mercurio, alcohol, electrónicos, etc.). En archivos, es mejor usar termómetros líquidos (mercurio, alcohol). El termómetro debe tener una escala conveniente para la observación y lectura con un valor de división de 0,2-0,5 C, así como un rango de temperatura adecuado (de cero a 40-50 C) y un dispositivo que le permita colgarlo en la pared ( estante).
Los psicrómetros son dispositivos para medir la temperatura y la humedad del aire. Utilizan el principio físico de la psicrometría, la propiedad de los cuerpos mojados con agua de enfriarse cuando la humedad se evapora. Hay dos tipos principales de psicrómetros: con modo natural y forzado de evaporación de la humedad.
El psicrómetro habitual (doméstico o Augusta) es el modelo más antiguo y conocido que se utiliza desde hace más de cien años, incluso en archivos, museos, bibliotecas.
El dispositivo tiene dos termómetros fijados en el panel. Uno de los termómetros, el llamado "mojado", se envuelve en una sola capa de batista, el extremo de la batista queda libre y se baja a un tanque de agua. Cuando el agua se evapora de la batista húmeda, el termómetro se enfría y muestra una temperatura más baja. El segundo, el llamado termómetro seco, muestra la temperatura del aire. De acuerdo con la diferencia entre las lecturas de los termómetros secos y húmedos, utilizando las tablas adjuntas al dispositivo, determine el valor de la humedad relativa del aire.
Psicrómetro de aspiración: un dispositivo diseñado para medir la temperatura y la humedad relativa del aire interior y exterior. Rango de medición: temperaturas de ~5°C a 50°C con una precisión de 0,2; humedad relativa del 10 al 100%.
El modelo de aspiración es un dispositivo más preciso que uno doméstico. A diferencia de la aspiración, el psicrómetro doméstico no tiene flujo de aire forzado y opera en modos de evaporación natural de la humedad de la batista, que son diferentes en diferentes puntos del almacenamiento. El psicrómetro doméstico, por regla general, muestra una humedad relativa más alta de lo que realmente es. Cuando se utilizan psicrómetros domésticos, es recomendable comparar sus lecturas con un dispositivo de precisión (aspiración, electrónico), evaluando la diferencia real en sus lecturas. Es mejor hacer esa comparación dos veces en invierno y verano, es decir. a baja (20-30%) y alta (40-70%) humedad relativa en el local.
Un psicrómetro de aspiración se suele utilizar para probar otros instrumentos (psicrómetros domésticos, higrómetros, etc.), así como para dar servicio a varias habitaciones de un edificio, especialmente si el control del clima está centralizado.
Durante mucho tiempo, el psicrómetro de aspiración MV-4M se utilizó en los archivos; en la actualidad, se está produciendo el mismo tipo de dispositivo M-34. Si hay diferentes modelos, es recomendable elegir dispositivos con un motor de ventilador mecánico en lugar de uno eléctrico.
Higrómetros: dispositivos para medir la humedad relativa del aire. Utilizan el principio físico de la higrometría: la propiedad de los materiales higroscópicos, como el pelo o hilos especiales, de cambiar de longitud en función de la humedad del aire. Los higrómetros que funcionan con un accionamiento mecánico de este tipo suelen ser punteros.
Los dispositivos electrónicos digitales de climatización están reemplazando gradualmente a los antiguos modelos mecánicos. Hay muchas variedades de dispositivos electrónicos: algunos miden solo la temperatura (termómetros electrónicos digitales), otros miden la temperatura y la humedad relativa simultáneamente (termohigrómetros), otros funcionan a modo de pequeñas estaciones meteorológicas, midiendo la temperatura y la humedad en varios puntos (por ejemplo, en las premisas correctas y en la calle).
Lo más racional es utilizar un dispositivo de este tipo como un dispositivo multifuncional para el mantenimiento centralizado de todos los almacenamientos de un archivo grande; para controlar, ajustar, verificar otros dispositivos del archivo (estacionario); por control operacional con frecuentes varias medidas en situaciones extremas.
4. Climatización en el almacenamiento de documentos
El control del clima en las instalaciones de almacenamiento de documentos es obligatorio. Se lleva a cabo utilizando tres parámetros principales: temperatura (I, C), humedad relativa (H,%) y humedad absoluta (A, g / m 3). La temperatura y la humedad relativa se miden con instrumentos climáticos, la humedad absoluta se determina mediante cálculo.
Los principales parámetros I, H, A se obtienen para aire interior y exterior.
Dispositivos climáticos estacionarios: un termómetro, un higrómetro (o un psicrómetro estacionario del tipo VIT-1) se montan en un escudo y se colocan en un lugar determinado en el almacenamiento (punto de control). Cada punto de control se asigna número de serie. El mismo número se aplica a los dispositivos, lo cual es importante para la contabilidad, verificación y configuración de dispositivos. El punto de control se elige lejos de los sistemas de calefacción y ventilación, preferiblemente en el pasillo principal. El panel de instrumentos está montado en una columna de soporte o bastidor, debajo hay un escritorio. Los puntos de control se establecen sobre la base de: con un sistema de sala de un solo nivel, uno por sala (almacenamiento), con un sistema de varios niveles, uno por nivel.
Durante el período de funcionamiento de los dispositivos estacionarios, al menos una vez cada tres meses, se realiza su verificación actual de acuerdo con las indicaciones de un dispositivo portátil de referencia (psicrómetro de aspiración, termohigrómetro electrónico).
Los higrómetros estacionarios utilizados deben controlarse y ajustarse centralmente una vez al año. El trabajo se suele realizar en verano a H igual al 40-60%, en cualquier local aislado o poco frecuentado. Durante el período de inspección, la habitación no está ventilada. Los higrómetros se cuelgan en un lugar y diariamente, durante 3-4 días, se verifican según el dispositivo de referencia, se ajustan, se rechazan los inadecuados, el resto se devuelve a los puntos de trabajo de acuerdo con los números.
Los psicrómetros estacionarios no están sujetos a verificación centralizada, limitándose a su verificación corriente. Los dispositivos estacionarios del archivo se verifican con su dispositivo portátil estándar o bajo contrato.
El advenimiento de los termohigrómetros portátiles, de acción rápida y fáciles de usar abre la posibilidad de un mantenimiento centralizado de todos los depósitos de archivos, ya sea con un dispositivo portátil o sobre la base de un control automático centralizado por computadora de las condiciones ambientales en los depósitos de archivos.
Evaluación de los datos de control
El control climático proporciona información constante sobre la situación climática cambiante. Esta información debe ser evaluada y utilizada adecuadamente. La evaluación puede ser operativa (actual) y final.
Se lleva a cabo una evaluación operativa inmediatamente después de la recepción y el registro de los datos climáticos y de control. Estos datos reflejan condiciones climáticas que cambian rápidamente. Caracterizan el estado del microclima de almacenamiento el día de las mediciones y permiten tomar una decisión sobre la conveniencia de la ventilación (ventilación) de la habitación.
La evaluación final generalmente se lleva a cabo al final del año sobre la base de la totalidad de todos los datos climáticos obtenidos para un depósito en particular para el año y para el archivo en su conjunto. Para las evaluaciones finales, se utilizan datos climáticos presentados en forma gráfica.
Lista de fuentes y literatura utilizadas
1. Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa".
2. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 17 de junio de 2004 No. 290 "Sobre la Agencia Federal de Archivos".
3. Reglamento para la contabilidad estatal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa (aprobado por orden de los Archivos Federales del 17 de noviembre de 1997 No. 61, registrado en el Ministerio de Justicia de Rusia el 8 de julio de 1997, registro No. . 1344).
4. Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación de Rusia y otros documentos de archivo en archivos estatales y municipales, museos, bibliotecas, organizaciones de la Academia de Ciencias de Rusia "(aprobado por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa con fecha 18 de enero de 2007 No. 19, registrado por el Ministerio de Justicia de Rusia, registro No. 9059 con fecha 6 de marzo de 2007)
5. Alekseeva E.V., Afanas'eva L.P., Burova E.M., Archivo. Libro de texto. M.: Centro Editorial "Academia", 2005.
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Comité Estatal de la República de Mari El para la Educación Profesional
Expresar institución educativa
Educación vocacional secundaria
República de Mari El
"Colegio de Comercio y Tecnología"
trabajo de curso
Según la disciplina "Aarchivando"
Asunto:Oconservación de documentos de archivoenpolicías
Completado - Vaseneva Polina Nikolaevna
Especialidad - 032002
Documentación de Gestión
Grupo - D-31
Comprobado - profesor Suslova O.I.
Yoshkar-Ola
Introducción
1. Garantizar las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos de archivo
1.1 Creación de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos
1.2 Colocación de documentos en el depósito. topografía
2. El uso de medios especiales para almacenar y mover documentos
2.1 El procedimiento para la salida de casos del almacenamiento
2.2 Comprobación de la disponibilidad y el estado de los casos
2.3 Creación de un fondo de seguro para documentos de especial valor y un fondo de uso
3. Garantizar la seguridad física y química de los documentos de archivo
3.1 Comprobación del estado físico de los documentos
3.2 Procesamiento físico, químico y técnico de documentos de archivo
Conclusión
Lista de literatura usada
Apéndice
EN conductible
La relevancia del tema del trabajo de curso. El archivero es actualmente el primero en tratar con información creada en el pasado. Debe tomarlo y conservarlo. Pero el archivo no es un depósito, sino una institución científica que cumple la tarea de formar una memoria social a largo plazo de la sociedad. fondo de topografía de documentos de almacenamiento
organismos estatales, organismos Gobierno local, organizaciones y ciudadanos involucrados en actividad empresarial sin educación entidad legal, están obligados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo, incluidos los documentos sobre el personal, durante los períodos de su almacenamiento establecidos por las leyes federales, otros actos legales reglamentarios de la Federación Rusa, así como las listas de documentos previstas por la Ley Federal "Sobre Archivado en la Federación Rusa" del 22 de octubre de 2004 No. 125 FZ.
Garantizar la seguridad de los documentos es la tarea principal de los archivos estatales. La complejidad de resolver el problema está determinada por el hecho de que nadie ha creado documentos para el almacenamiento "eterno". Al mismo tiempo, los archivos se reponen anualmente con nuevos fondos y las posibilidades de restauración siguen siendo modestas. El enfoque moderno para resolver este problema se basa en el principio de una transición gradual a una diferenciada, principio electoral garantizar la seguridad de los documentos de archivo, teniendo en cuenta su valor, condición física.
Un enfoque diferenciado implica la asignación del volumen total de documentos almacenados en el archivo, los llamados objetos prioritarios a nivel de fondos, partes de fondos, documentos individuales. La base para la asignación de prioridad son dos criterios: el valor de los documentos y signos de una condición física que amenaza su seguridad. Un conjunto de medidas para crear condiciones reglamentarias, el cumplimiento de los regímenes reglamentarios garantiza la seguridad de los documentos de archivo en el archivo.
Se proporcionan las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos de archivo:
Construcción, reconstrucción y reparación de edificios de archivos;
Creación de regímenes óptimos (normativos) de prevención de incendios, seguridad, temperatura-humedad, luz y sanitario-higiénico en el edificio y las instalaciones del archivo;
El uso de medios especiales de almacenamiento y movimiento de documentos de archivo.
El objetivo principal del trabajo del curso es estudiar el problema de garantizar la seguridad de los documentos de archivo como una de las principales áreas de trabajo de los archivos. De la correcta elección de la estrategia de almacenamiento de los documentos depende su condición física y la posibilidad de utilizarlos para una amplia variedad de propósitos.
Para lograr este objetivo, es necesario resolver las siguientes tareas:
1. Considerar medidas para asegurar las condiciones regulatorias para el almacenamiento de documentos.
2. Dar a conocer el procedimiento para el uso de medios especiales de almacenamiento y circulación de documentos de archivo.
3. Investigar la metodología para garantizar la seguridad física y química de los documentos.
1 . Seguridad normativo condiciones de almacenaje documentos de archivo
1. 1 Creación de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos
Las condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos son proporcionadas por: construcción, reconstrucción y reparación de edificios de archivo; equipar las instalaciones de almacenamiento con medios de extinción de incendios, seguridad y alarmas contra incendios; el uso de medios técnicos para crear un régimen óptimo de temperatura y humedad para el almacenamiento, para llevar a cabo medidas sanitarias e higiénicas en las instalaciones de almacenamiento; el uso de medios especiales para almacenar documentos (bastidores, armarios, cajas fuertes, cajas, carpetas, etc.).
Los edificios para archivos estatales pueden construirse especialmente o convertirse a partir de otras instalaciones. Deben ser eliminados de empresas industriales contaminantes del aire (gases agresivos, polvo de cemento, etc.), de objetos y estructuras peligrosas en caso de incendio (almacenes de aceite, gasolineras, aparcamientos, garajes, etc.), así como conforme a los requisitos construyendo códigos y reglas
La idoneidad de la ubicación del archivo se determina teniendo en cuenta las conclusiones del departamento de bomberos y la estación sanitaria y epidemiológica sobre el grado de contaminación del aire Banasyukevich V.D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. -2001. - Nº 2.
El edificio del archivo es un complejo de locales principales y auxiliares diseñado para cumplir con las tareas del archivo para el almacenamiento, procesamiento, uso de documentos de archivo y tareas de carácter administrativo, técnico, doméstico, para cumplir con los requisitos de un diseño racional del instalaciones.
El archivo está dotado de archivo, sala de lectura, salas de trabajo, salas para biblioteca automatizada de medios electrónicos removibles, servidor y equipos de comunicación.
Los archivos están numerados en números arábigos en orden bruto y están ubicados aislados a una distancia del laboratorio, la producción, las instalaciones de almacenamiento asociadas con el uso (almacenamiento) de productos químicos, alimentos y archivo electrónico- de fuentes de radiación electromagnética y campos de fuerza.
Se recomienda que los almacenes se ubiquen en edificios con ventanas hacia el lado norte. La iluminación natural está permitida solo con la protección obligatoria de los documentos de la luz solar directa. Se permite la iluminación difusa con el uso de persianas, filtros protectores, cortinas o cristales pintados en las ventanas. Para la iluminación artificial, se utilizan lámparas incandescentes en pantallas cerradas o lámparas fluorescentes con una parte ultravioleta truncada del espectro de radiación.
Los documentos de archivo se almacenan en la oscuridad. La protección de los documentos contra la luz se garantiza almacenándolos en cajas, carpetas y encuadernaciones, usando cortinas opacas y difusoras de luz en las ventanas, etc. Los documentos en medios electrónicos se almacenan en condiciones que excluyen la luz directa y están sujetos a protección adicional contra impurezas agresivas. en el aire (dióxido de azufre, sulfuro de hidrógeno, vapor de mercurio, óxidos de nitrógeno, amoníaco), exposición a ionización electromagnética (radiación).
Se proporcionan archivos medios modernos sistemas de extinción de incendios, seguridad y alarma contra incendios. Los interruptores generales y de piso se encuentran fuera de los archivos. Los edificios de los archivos están equipados con suministro de agua contra incendios, extintores de dióxido de carbono, sistemas de seguridad y alarma contra incendios.Banasyukevich V.D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. -2001. - Nº 2.
El régimen de seguridad del archivo está garantizado por un conjunto de medidas para garantizar la ingeniería y el fortalecimiento técnico, equipando el edificio (local) del archivo con alarmas de seguridad, organizando un puesto (s) de seguridad, sellando el local, observando dentro del objeto y Modos de acceso, almacenamiento de llaves de locales de oficinas.
Los archivos y otros locales donde los documentos de archivo se almacenan de forma permanente o temporal están equipados con puertas con mayor fuerza técnica contra posibles robos, equipado con cerraduras de alta seguridad.
La extracción del archivo de documentos de archivo, activos materiales y libros de la biblioteca de referencia científica, así como el aparato de referencia científica, solo se permite con pases especiales emitidos en la forma prescrita.
Los documentos se almacenan en condiciones que garantizan parámetros normativos regímenes de luz, temperatura-humedad y sanitario-higiénico.
En los archivos equipados con sistemas de aire acondicionado, se mantienen las siguientes condiciones óptimas de temperatura y humedad para el almacenamiento de documentos en:
1) medios de papel - temperatura +17 - +19 C, humedad relativa 50-55 por ciento;
2) medios de película en blanco y negro: temperatura +15 C, humedad relativa 40-55 por ciento;
3) medios de película en color - temperatura +2 - +5 C, humedad relativa 40-55 por ciento;
4) medios electrónicos - temperatura +15 - +25оС, humedad relativa del aire 40-60 por ciento.
En archivos con clima no regulado, se lleva a cabo calefacción racional, ventilación del edificio y humidificación (deshumidificación) del aire. No se permiten fluctuaciones bruscas (estacionales y dentro de un día) de temperatura (+-5.С) y humedad relativa del aire (+-10%).
El régimen de temperatura y humedad se controla midiendo regularmente la temperatura y la humedad relativa del aire interior y exterior al mismo tiempo: en habitaciones con aire acondicionado, al menos una vez por semana; en archivos con clima no regulado - 2 veces por semana; en violación del régimen - 1 vez por día.
Las lecturas de los dispositivos de control y medición se registran en libros de registro especiales, que también reflejan la verificación de la exactitud de las lecturas de los dispositivos y las medidas tomadas para normalizar el régimen de temperatura y humedad en caso de su violación.
Los principales medios de almacenamiento de documentos son estantes metálicos fijos o móviles, estantes de madera tratados con retardantes de llama. Los armarios metálicos, las cajas fuertes, los armarios con estanterías, así como los compartimentos estacionarios con tabiques y estantes metálicos se pueden utilizar como equipo auxiliar o especial.
Los documentos de película, los microfilmes en rollo se almacenan en posición horizontal en cajas de metal o plástico en estantes tipo espiga o en estantes fijos. Los documentos de película sobre una base de triacetato no inflamable se almacenan en cajas sueltas de metal o plástico con orificios para evitar la acumulación de vapores de ácido acético liberados por la base de la película dentro de la caja. Los documentos de vídeo se almacenan en posición vertical en su embalaje original.
No está permitido almacenar documentos de archivo en medios con una capa de trabajo magnética en bastidores de metal ferromagnético; Los bastidores de acero se pueden utilizar en casos excepcionales, solo si los circuitos del bastidor están desmagnetizados y cerrados.
Cada unidad de almacenamiento de un documento audiovisual o electrónico se coloca en un embalaje individual no hermético. Al mismo tiempo, debe excluirse la libre circulación del documento de archivo dentro del paquete.
Los documentos de archivo en papel se colocan en estantes, en gabinetes metálicos en forma horizontal o vertical en cajas u otros medios de almacenamiento primarios (carpetas, estuches, etc.).
Las instalaciones de almacenamiento se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas de ventanas. No se permite colocarlos cerca de las paredes exteriores del edificio y fuentes de calor.
La disposición de las instalaciones de almacenamiento se realiza de acuerdo con las siguientes normas: la distancia entre sus filas es de 120 cm; medios de almacenamiento - 75 cm; la pared exterior del edificio y las instalaciones de almacenamiento paralelas a él - 75 cm; pared y cara final de la instalación de almacenamiento - 45 cm; piso y estante inferior de la instalación de almacenamiento - 15 cm.
1.2 Colocación de documentos en el depósito. topografía
La ubicación de los documentos en los depósitos debe ser racional. Los documentos deben colocarse de acuerdo con los documentos contables de manera que aseguren su pronta búsqueda.
Para la búsqueda rápida de documentos en el archivo, se crea un aparato de referencia científica para los documentos del archivo:
- inventarios de casos y nomenclatura de casos que los reemplazan;
- archivadores temáticos, temáticos;
- archivos de personal;
- punteros;
- información histórica;
- revisión de documentos.
Los documentos de almacenamiento permanente se colocan por separado de los documentos de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años) y los documentos sobre el personal.
El orden de colocación de los fondos en el archivo está determinado por el plan (esquema) de su colocación. El esquema prevé la distribución de complejos de fondos entre los almacenamientos, indicando (si es necesario) la cantidad de fondos para cada estante de almacenamiento.
Un depósito de archivo puede contener documentos de archivo de diferentes tipos, pero que requieren los mismos modos de almacenamiento (por ejemplo, documentos de archivo en cintas magnéticas y medios de disco con una capa magnética; documentos de archivo en películas y microformas, etc.).
Todos los locales del archivo (edificios, edificios, pisos, gradas, salas), así como estantes, gabinetes y estantes están numerados. Las instalaciones de almacenamiento están numeradas independientemente de izquierda a derecha desde la entrada al archivo, sus estantes, de arriba a abajo, de izquierda a derecha.
Para fijar el lugar de almacenamiento y búsqueda de documentos en el repositorio, se elaboran índices topográficos de existencias y estanterías. Están en tarjetas. Se compila una ficha topográfica de fondo por separado para cada fondo, estas fichas se organizan en el orden de los números de fondos de archivo: n.°, n.° de gabinete, n.° de estante, notas (ver Apéndice 1).
Las tarjetas de índice topográficas de los estantes se colocan en cada estante y se organizan en orden de números de estante dentro de una habitación separada. Los empleados responsables de la contabilidad de los documentos del archivo conservan una copia de los índices topográficos, la segunda, en los archivos.
El mantenimiento de los índices topográficos se puede realizar en papel o de forma automatizada de acuerdo con los detalles establecidos. Los cambios en la ubicación de los documentos se reflejan de manera oportuna en todas las copias, así como en el esquema de asignación de fondos.
2 . El uso de medios especiales para almacenar y mover documentos.
2.1 El procedimiento para la salida de casos del almacenamiento
Los casos se emiten desde los almacenes:
- para uso (para usuarios en la sala de lectura, para empleados de archivo en locales de trabajo, para instituciones y organizaciones para almacenamiento temporal);
- para trabajos de archivo con documentos.
Los casos que contienen documentos dilapidados, especialmente documentos valiosos, no se emiten para su uso desde los depositarios, sino que se emiten copias. La emisión de cajas desde las bóvedas y su devolución las realiza el custodio de los fondos.
Los documentos de archivo se emiten desde los archivos por un período de: hasta un mes: para los usuarios de la sala de lectura y los trabajadores del archivo (excepto los documentos especialmente valiosos emitidos por un período de no más de dos semanas); hasta tres meses - creadores de fondos; hasta seis meses - a los órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados.
La emisión de documentos de archivo de los archivos para la exposición se lleva a cabo por un período determinado por el acuerdo de celebración de la exposición.
La expedición de cajas desde los depósitos se formaliza mediante los documentos correspondientes y se registra en libros especiales. La emisión de documentos de archivo de los archivos y su devolución, incluida una verificación hoja por hoja de la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo antes de emitirlos de los archivos y al devolverlos, está a cargo de un empleado de los archivos. Un empleado de la sala de lectura realiza una verificación uno por uno de la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo devueltos por los usuarios en la sala de lectura.
La verificación hoja por hoja obligatoria de la disponibilidad y el estado antes de la emisión de los documentos de archivo de los archivos y después de su devolución están sujetos a: documentos únicos y documentos especialmente valiosos; documentos de archivo que tengan piedras y metales preciosos en su diseño o adjunto; documentos de archivo sin encuadernar; casos que no hayan sido emitidos previamente de los archivos y no cuenten con hojas de certificación; archivos que contengan autógrafos, documentos gráficos, carteles postales y oficiales, sellos, postales, sobres con direcciones, estampillas y otros documentos de archivo de potencial interés para los coleccionistas.
La composición de otros casos sujetos a verificación hoja por hoja la determina la dirección del archivo en base a la decisión de la comisión metodológica de expertos.
Se coloca una tarjeta de sustitución en lugar de las unidades de almacenamiento e inventarios de casos, documentos emitidos desde el archivo.
Los documentos de archivo emitidos desde los archivos deben tener un código de archivo, hojas numeradas, una hoja de certificación y una hoja de uso del documento.
La preparación de documentos de archivo para su emisión desde los archivos incluye: incautación de documentos de archivo; conciliación de la cifra de archivo y los encabezados (anotaciones) con el inventario (libro de contabilidad y descripción) de casos, documentos; verificación de hojas de archivos de archivo - en casos establecidos.
La conciliación del cifrado de archivo de los documentos de archivo con el inventario (libro de contabilidad y descripción) de casos y documentos implica verificar la corrección de la portada y la portada del caso, el medio principal para almacenar un documento electrónico audiovisual, la corrección de el título y el código de la unidad de almacenamiento. Si hay correcciones importantes, se reemplaza la portada y la portada, conservando la portada anterior si es necesario.
Al prepararse para la emisión de los archivos de documentos de archivo individuales retirados de los archivos, en el reverso de cada hoja, fuera del texto del documento de archivo, se coloca un sello con un código de archivo.
Para controlar la seguridad de los documentos de archivo, la unidad responsable del almacenamiento de documentos de archivo verifica la seguridad de los documentos de archivo emitidos por los archivos. Los controles se llevan a cabo de forma planificada o según sea necesario de acuerdo con la gestión del archivo.
Cuando los documentos de archivo se devuelven al archivo, se lleva a cabo una verificación hoja por hoja de su estado físico en la forma prescrita. En el libro de emisión de documentos de archivo, se hace una nota sobre la devolución de documentos de archivo en presencia de los trabajadores del archivo o del creador del fondo que los devolvió. Si se detectan daños en los documentos de archivo devueltos, se redacta un acta de cualquier forma, que es firmada por el empleado del archivo y la persona que devuelve los documentos de archivo, y se envía a la gerencia del archivo para su consideración.
Al transportar documentos de archivo a cualquier distancia, se toman medidas para protegerlos y protegerlos de los efectos de factores dañinos.
Para mover documentos de archivo dentro del archivo, se utilizan carros móviles y otros medios de transporte.
El transporte intraurbano de documentos de archivo se realiza en vehículos cerrados con el acompañamiento obligatorio de un trabajador del archivo. El transporte de documentos de archivo a largas distancias se realiza en forma de paquete en un vehículo cubierto.
2.2 Comprobación de la disponibilidad y el estado de los casos
El propósito de verificar la disponibilidad y estado de los casos en los archivos es establecer la correspondencia de la disponibilidad real de casos con los artículos descriptivos y las entradas finales en los inventarios; identifique archivos dañados que contengan documentos con textos desvaídos que requieran restauración, encuadernación, desinfección, volteo al otro lado y similares.
Los controles de disponibilidad y estado de los documentos de archivo se realizan de forma planificada, así como en un momento (extraordinario).
En el archivo estatal, museo, biblioteca, archivo de la Academia de Ciencias de Rusia, se lleva a cabo un control cíclico programado de la presencia y el estado:
- documentos únicos - anualmente;
- documentos en papel especialmente valiosos - una vez cada 10 años (en la biblioteca estatal - una vez cada 5 años);
- documentos audiovisuales y electrónicos - una vez cada 5 años;
- documentos de película a base de nitro - una vez cada 2 años.
El carácter cíclico de la verificación de la disponibilidad de otros documentos de archivo se determina sobre la base de la decisión de la comisión metodológica de expertos (u otro órgano consultivo) del archivo, según la intensidad del uso y el estado de contabilidad de los documentos de archivo, pero al menos una vez cada 25 años (en la biblioteca estatal, una vez cada 15 años).
En el archivo municipal, museo, biblioteca, se realiza una verificación cíclica programada de la disponibilidad de documentos de archivo una vez cada 10 años.
En caso de desastres naturales, movimientos masivos y otras circunstancias durante las cuales los documentos pueden perderse, se realizan verificaciones únicas extraordinarias de la disponibilidad y el estado de todos los fondos de archivo o conjuntos individuales de materiales.
La verificación de la disponibilidad y el estado de los casos la realiza un grupo de empleados de al menos 2 personas.
Antes de comenzar a trabajar, se establece la integridad de los documentos contables del fondo que se verifica, los documentos contables se verifican cuidadosamente, es decir, se establece si el número real de casos enumerados en el inventario se refleja correctamente en las entradas finales. La verificación se lleva a cabo conciliando la disponibilidad real de casos con el inventario. Al mismo tiempo, el número de caso, el índice del caso, el título, los plazos de los documentos del caso, el número de hojas indicado en el inventario se comparan con la descripción del caso en su portada. La condición física se determina mediante la inspección visual del caso.
Todas las deficiencias descubiertas durante la inspección (ausencia de casos, errores técnicos en el cálculo, errores en la descripción, daño físico) se ingresan en la lista de verificación de presencia y estado de los casos. La hoja de verificación se completa directamente durante la verificación de cada inventario por separado, las hojas de verificación están numeradas en orden numérico y firmadas por el ejecutante.
Al verificar la disponibilidad y el estado de los casos, es necesario: mantener el orden de disposición de los casos en bastidores, cajas, carpetas; poner en sus lugares, descubiertos durante la auditoría, archivos colocados incorrectamente de otros fondos; incautar casos no incluidos en el inventario; informar al jefe de los archivos sobre casos infectados con plagas biológicas para su inmediato aislamiento. Los casos no incluidos en el inventario se colocan al final del fondo. Se prohíbe la inclusión en el inventario de casos no registrados durante la auditoría.
Al final de la verificación de la disponibilidad y estado de los casos, al final del inventario, se coloca el sello “chequeado”, fecha, cargo y firma.
Con base en los asientos finales en las hojas (hoja) del cheque, se levanta un acta para verificar la disponibilidad y estado de los casos, que indica el número, nombre y categoría del fondo, la fecha del cheque, así como los datos resumidos sobre los resultados de la verificación: el número de cajas enumeradas según los inventarios, el número de cajas que no se encuentran en stock, el número de números de letras no marcados en el inventario, los números que faltan, así como el número de cajas que estaban disponibles. La ley también indica el número de casos que requieren archivo, desinfección y desinfestación, restauración, restauración de textos descuidados (ver Apéndice).
Puede haber casos en los que la verificación de presencia no revele ningún caso. Esto indica violaciones de la seguridad de los documentos y requiere una acción urgente. En este caso, el archivo debe comenzar a buscar archivos dentro de un año a partir de la fecha de finalización de la verificación.
Durante la búsqueda, debe:
Examinar los documentos contables para la emisión de casos del repositorio;
Verificar la corrección del asiento final en el inventario, según el cual se enumeran los casos no detectados, ya que se podrían haber cometido errores técnicos en la numeración de los casos, y al compilar los asientos finales, faltantes y números con letras no se tomaron en cuenta;
Analizar los rubros de casos no detectados en los inventarios de casos, lo que permitirá identificar los casos incluidos en el inventario dos veces o incluidos en otro inventario de esta organización, pero bajo un número diferente;
Examinar inventarios antiguos de casos que hayan sido previamente procesados científico-técnicamente, compararlos con el inventario sobre el cual se efectuó el control;
Organizar una búsqueda de casos no encontrados durante la inspección en las organizaciones pertinentes, en cuyas actividades se formaron casos no detectados, habiendo estudiado previamente sus inventarios;
Verificar los actos de aceptación y transferencia de casos al archivo de las organizaciones;
Estudiar los actos de asignación de casos y documentos para destrucción, los actos de expedición de casos para uso temporal.
Para los casos encontrados durante la búsqueda, se redacta un certificado, que está firmado por el jefe del archivo. Los casos encontrados se ponen en marcha. En la ficha de registro de casos no detectados, se hace una entrada "encontrado" indicando la fecha y el número del certificado. Para los documentos faltantes, cuyas vías de búsqueda se han agotado, se redacta un acta de no descubrimiento de casos y un certificado detallado del trabajo de búsqueda. La verificación de la disponibilidad y el estado de los asuntos se considera completa después de realizar cambios en los documentos contables del fondo auditado.
2.3 Creación de un fondo de seguro para documentos de especial valor y un fondo de uso
El fondo de seguro es un conjunto de copias de seguro de documentos de archivo especialmente valiosos. Una copia de seguro de un documento en papel es un microfilm negativo de primera generación, hecho del tipo correspondiente de película fotográfica fotografiando directamente el documento y posteriormente llamado "microfilm de fondo de seguro" Privalov V.F. Garantizar la preservación del patrimonio documental en las condiciones modernas // Archivos domésticos. - 1999. - Nº 2. .
El fondo de seguro se crea con el fin de preservar información documental valiosa en caso de pérdida o daño de los documentos originales. La prioridad de la copia de seguros se determina teniendo en cuenta el estado físico de los documentos únicos y especialmente valiosos y la intensidad de su uso.
El copiado de seguros se realiza de conformidad con la sistematización de unidades de almacenamiento en el inventario de casos, documentos, que se copia antes que las unidades de almacenamiento. Todos los documentos de archivo incluidos en la unidad de almacenamiento están sujetos a copia de seguro.
Con la copia de seguro, los casos, por regla general, no están sujetos a costura. La desvinculación de expedientes se realiza en casos excepcionales de acuerdo con la dirección del archivo en caso de imposibilidad total de copiar el expediente encuadernado. Al final del trabajo, el laboratorio o la organización recuperan el caso: el fabricante de las copias del seguro nuevamente.
Por regla general, se crea un conjunto de copias de documentos de archivo realizados en diversos soportes materiales y destinados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo originales (en lo sucesivo, el fondo de uso), simultáneamente con la creación del seguro. fondo, así como el procedimiento de destino para los documentos de archivo más utilizados, en el proceso de otros trabajos (desclasificación de documentos de archivo, organización de su uso).
La inclusión en el fondo de uso de copias de documentos de archivo, incluso en medios electrónicos, creados en el curso de otros trabajos, la realiza el archivo de forma independiente.
3 . Garantizar la seguridad física y química de los documentos de archivo
3.1 Comprobación del estado físico de los documentos
La verificación del estado físico de los documentos se lleva a cabo para aclarar el panorama general del estado de los fondos del archivo e identificar documentos con daños específicos que necesitan un procesamiento especial urgente o planificado.
El examen de la condición física también se basa en un enfoque diferenciado.
La comprobación del estado físico de los documentos se realiza siempre consultando los expedientes uno a uno.
Hay tres formas de evaluar la condición física de grandes conjuntos de documentos:
1) una verificación continua de todos los objetos de la matriz estudiada (por ejemplo, todos los documentos del fondo). La ventaja del método es que da información completa sobre el estado de todos los documentos del fondo. Desventaja: altos costos de tiempo;
2) un método selectivo, cuando solo se selecciona una pequeña parte (una pequeña muestra aleatoria) de todo el volumen de la matriz y se juzga el estado de toda la matriz (fondo). El 2% de la muestra de toda la matriz es suficiente para mostrar el estado de la matriz como un todo. Ventaja: los costos de tiempo son mucho menores. Desventaja: brinda información promediada sobre el estado de toda la matriz sin una evaluación específica del estado de los documentos no incluidos en la muestra;
3) identificación incidental de documentos con defectos de papel y texto por parte de todos los empleados del archivo en el ejercicio de sus funciones oficiales (si sus funciones están relacionadas con la revisión de casos hoja por hoja). En este caso, es preferible codificar el estado físico de los documentos por parte de los empleados de un departamento: el departamento de garantía de la conservación de los documentos. Dignidad - los costos de tiempo más pequeños. La desventaja es que los resultados de la identificación incidental de documentos con defectos en numerosos fondos no permiten sacar conclusiones sobre la condición física de cada fondo de archivo individual, para resumir los resultados en cuadros estadísticos.
El estado físico de los documentos se evalúa por la ausencia o presencia de los defectos típicos del papel o de los textos. La presencia y el tipo de un defecto en el papel y el texto se determina visualmente durante una vista hoja por hoja de cada documento individual. En este caso, es necesario prestar atención a la "edad" del documento (el año de su creación).
La verificación y evaluación del estado físico de los documentos se asocia con la identificación de características cualitativas (grado de decoloración, color, método de escritura, resistencia del papel, etc.), en lugar de indicadores cuantitativos (peso, longitud, número, etc.). Esto determina algunos expertos en subjetividad. calificaciones Por lo tanto, la preparación del experto es de particular importancia. Debe desarrollar la técnica del examen sobre modelos. El examinador no debe pasar por alto los defectos, incluso si son del mismo tipo.
La contabilidad de la condición física y técnica de los documentos de archivo en papel se lleva a cabo en: hoja de certificación; hoja y acto de verificación de la disponibilidad y estado de los documentos de archivo; tarjeta de registro para documentos de archivo con daños en los medios; tarjeta de registro de documentos de archivo con texto dañado; índice de tarjeta (libro) de contabilidad para la condición física de los documentos de archivo.
La contabilidad del estado físico y técnico de los documentos audiovisuales se lleva a cabo en: una ficha para registrar el estado técnico de un documento cinematográfico; una tarjeta para registrar el estado técnico de un documento fotográfico; ficha de registro del estado técnico del documento fonográfico; tarjeta para registrar el estado técnico del documento de vídeo.
La contabilidad del estado físico y técnico de los documentos de archivo puede llevarse a cabo en papel o de forma automatizada de acuerdo con los detalles establecidos de control y contabilidad de documentos.
3.2 Procesamiento físico, químico y técnico de documentos de archivo
El procesamiento físico-químico y técnico de los documentos de archivo se lleva a cabo para: eliminar las causas del envejecimiento acelerado y la destrucción de los documentos de archivo; restauración de sus propiedades, características técnicas, durabilidad; reproducción de información documental en soportes más estables.
Los principales tipos de este procesamiento de documentos de archivo en papel son:
- desinfección, desinfestación, desratización de archivos como un conjunto de medidas para bioprofilaxis, bioprotección y destrucción de plagas biológicas en archivos y documentos de archivo;
- restauración (procesamiento de restauración y conservación), como un conjunto de obras y operaciones tecnológicas para restaurar las propiedades y la durabilidad de los originales de los documentos de archivo;
- reproducción de documentos de archivo para crear un fondo de seguro de copias de documentos únicos y documentos especialmente valiosos y un fondo de uso; restauración de fotografías de documentos de archivo con texto descolorido y de bajo contraste, etc.;
- encuadernación de documentos de archivo;
- desempolvado de documentos de archivo;
- procesamiento de documentos de archivo en el modo de operaciones de rescate, incluido el uso de medios y métodos de secado, desinfección, congelación, restauración.
Los documentos audiovisuales y electrónicos, dependiendo de la naturaleza física del soporte, están sujetos a los siguientes trabajos de restauración y conservación y prevención:
a) documentos de archivo en cinta magnética:
- limpiar la superficie del polvo y las partículas de suciedad con un equipo de limpieza especial;
- sustitución de colas secas y alabeadas;
- registro de rollos de cinta magnética con una cinta magnética protectora en ambos lados de 2-2,5 m;
- rebobinado para aliviar tensiones internas en rollos de cintas magnéticas que han surgido debido a fluctuaciones de temperatura y humedad durante el almacenamiento y transporte de documentos de archivo;
b) documentos de archivo en medios de disco: desempolvado; limpiar con un agente antiestático;
c) documentos fílmicos y fotográficos, microformas y fonogramas para películas:
- desempolvado;
- eliminación de cera, grasa y otros contaminantes;
- reforzamiento de encolados y muescas;
- reparación de perforaciones;
- alteración de parches y pegamentos rugosos, alabeados;
- reparación de campos de marco dañados.
Los trabajos sobre procesamiento fisicoquímico y técnico de documentos de archivo se dividen en programados y no programados.
El procesamiento programado de los documentos de archivo se lleva a cabo en función de los resultados de la verificación de su estado en el orden de prioridad establecido en el archivo, teniendo en cuenta su pertenencia a diferentes grupos de valores, las características del estado físico de los documentos de archivo de varios tipos y la capacidades del archivo.
El trabajo no programado incluye el trabajo realizado en situaciones de emergencia asociadas con la destrucción local o masiva de documentos de archivo por fuego, agua, productos químicos.
La nomenclatura, el procedimiento para llevar a cabo y la tecnología del trabajo sobre el procesamiento físico-químico y técnico de los documentos de archivo están determinados por los documentos normativos y metodológicos de la industria.
Conclusión
El propósito de la investigación del curso se logra a través de la implementación de las tareas.
Como resultado del estudio sobre el tema "Organización del fondo de archivos de la Federación Rusa", se pueden sacar varias conclusiones:
Para garantizar la seguridad de los documentos en el archivo, se debe llevar a cabo lo siguiente:
- un conjunto de medidas para la organización del almacenamiento, que prevea la creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos (edificio y locales de las instalaciones de almacenamiento, instalaciones de almacenamiento de documentos, instalaciones de almacenamiento de seguridad y protección, instalaciones de control climático, medios para copiar y restauración de documentos dañados, etc.);
- un conjunto de medidas para crear y cumplir con las condiciones reglamentarias para el almacenamiento de documentos (temperatura y humedad, luz, condiciones sanitarias e higiénicas, modos de almacenamiento de seguridad).
El sistema de medidas para organizar el almacenamiento debe garantizar la seguridad de los documentos y el control de su estado físico al recibir los documentos en el archivo antes de transferirlos al almacenamiento permanente.
Para garantizar la seguridad de los documentos de archivo en los archivos, se debe llevar a cabo el siguiente conjunto de trabajos interrelacionados:
- creación de condiciones óptimas para el almacenamiento de documentos;
- colocación de documentos en almacenes, topografía;
- cumplimiento del procedimiento de emisión de casos del repositorio;
- comprobar la disponibilidad y el estado de los casos;
- creación de un fondo de seguro para documentos especialmente valiosos y un fondo de uso;
- garantizar la seguridad física y química de los documentos.
Lista de literatura usadaenry
1. Ley Federal "Sobre el Archivo en la Federación Rusa" del 22 de octubre de 2004 No. 125 FZ (modificada por la Ley Federal del 4 de diciembre de 2006 No. 202-FZ).
2. Banasyukevich V. D. Problemas científicos reales de garantizar la seguridad de los documentos de archivo // Archivos domésticos. - 2001. - Nº 2
3. El gobierno discute los temas de conservación y uso de archivos // Archivos Nacionales. - 2001. - Nº 1.
4. Popova ES Garantizar la seguridad de los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en la legislación moderna de la Federación Rusa y sus sujetos // Boletín del archivista. - 2000. - Nº 1.
5. Privalov V. F. Garantizar la preservación del patrimonio documental en las condiciones modernas // Archivos domésticos. - 1999. - Nº 2.
Apéndice PERO
Forma del acto de comprobar la disponibilidad y estado de los casos
APROBAR
Nombre oficial Cargo
órgano superior del jefe de la organización
___________ Explicación
Nombre oficial (firma personal) de la firma
OrganizaciónFecha
ACTO N___
Lugar de compilación
Comprobación de la disponibilidad y el estado de cosas del fondo de archivo N____
Este acta fue redactada por una comisión integrada por _____________________
(nombre completo del presidente y miembros de la comisión) en relación con _________________
__________________________________________________________
(base)
El cheque encontró que:
1. En total, se enumera de acuerdo con los inventarios de casos de _______________ casos, incluidas las secciones de los inventarios de casos consolidados aprobados por __________________________
_____________________________________________________________
(Nombre oficial del organismo autorizado) (en números y letras)
2. En total, __________________ casos no estaban disponibles, incluidas las secciones de los inventarios consolidados de casos aprobados por ____________________________
____________________________________________________ casos
(Nombre oficial del organismo autorizado) (en números y accesorios)
3. Casos relacionados con otros fondos de archivo colocados incorrectamente, casos _________________.
4. Resultó que ____________ casos estaban disponibles para este fondo de archivo.
5. Hay casos ________________ no descritos.
6. En total, hay _______________ casos en el fondo de archivo, de los cuales:
1) __________________ casos que requieren desinfección;
2) __________________ casos que requieren desinfestación;
3) __________________ casos que requieren restauración;
4) exigir la vinculación y el archivo de casos __________________;
5) requerir la restauración de textos desvanecidos de casos ____________;
6) casos ___________________ irreparablemente dañados;
7) __________________ casos emitidos para uso temporal.
7. __________________________________________________________
(Características generales del estado y condiciones de conservación de los documentos.)
_____________________________________________________________.
(Los principales fenómenos negativos en el estado y las condiciones de almacenamiento de documentos en la policía)
El control se llevó a cabo:
Presidente de la comisión _________________ Transcripción
(firma personal) firmar y si
Miembros de la comisión _______________________ Transcripciones
(firmas personales) según firmas
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Durante un período histórico suficientemente largo, la necesidad de preservar los documentos de archivo y la responsabilidad por su destrucción fueron consagrados en la ley. Entonces, el Sudebnik de 1550 preveía un castigo tan severo como golpear con un látigo por dañar documentos. En la época de Pedro el Grande, el castigo corporal fue reemplazado por el castigo monetario. En la época soviética, el reglamento sobre el GAF de la URSS (1941) amenazó con la responsabilidad penal por la destrucción y el robo de documentos, así como por la divulgación de información secreta de los documentos. Uno de los primeros actos legislativos especiales sobre los problemas de protección de los documentos de archivo fue la Ley de la URSS "Sobre la protección y el uso de los monumentos de la historia y la cultura" de 1976. La ley enfatizó que los monumentos históricos y culturales son propiedad del pueblo y constituyen una parte integral del patrimonio cultural mundial. La ley también incluyó los monumentos documentales entre tales monumentos. La Ley de Archivos actual también establece que los propietarios de documentos clasificados como parte del Fondo de Archivos de la Federación Rusa están obligados a garantizar su seguridad. El sistema de medidas para organizar el almacenamiento incluye las siguientes áreas:
1) garantizar la seguridad física y química de los documentos(organización del almacenamiento de documentos de acuerdo con los requisitos de temperatura y humedad, luz, sanidad e higiene, régimen de seguridad, así como requisitos de seguridad contra incendios);
2) creación de una base material y técnica para el almacenamiento de documentos, incluyendo edificios y locales de almacenamiento, medios de protección y seguridad de almacenamiento, conservación de documentos;
3) contabilidad del movimiento y control sobre la condición física de los documentos, implicando el reflejo de todos los cambios en los formularios contables del archivo;
4) copia de documentos para crear un fondo de seguro y un fondo de uso. Esta área de actividad impone al archivista tareas adicionales de contabilidad y organización del almacenamiento de copias de seguros además de los fondos principales del archivo.
Requisitos para la ordenación de archivos. En primer lugar, garantizar la seguridad de los materiales documentales se lleva a cabo mediante la construcción de instalaciones de almacenamiento con acceso cerrado. Se han desarrollado proyectos estándar para archivos con diferentes capacidades de almacenamiento. Proporcionan salas especiales para el desempolvado y restauración de documentos. Los requisitos para los edificios y locales del archivo se registran en documentos normativos y metodológicos modernos: "Reglas básicas para el trabajo de los archivos estatales de la Federación de Rusia", en una serie de GOST y desarrollos metodológicos. Las condiciones de almacenamiento de los documentos se diferencian en función de su composición y del material sobre el que están realizados (documentos impresos, cine y documentos fotográficos en papel o película). Si, por ejemplo, la organización no proporciona una sala especial para el archivo, entonces una parte del edificio administrativo debe convertirse para almacenar documentos de acuerdo con los requisitos reglamentarios. La habitación no debe estar en ruinas, de madera, sótano, ático, sin calefacción, sin ventilación natural. No debe haber objetos peligrosos para el fuego cerca de la sala de archivo, edificios industriales contaminando el aire con gases corrosivos y polvo. No puede colocar el archivo cerca de los locales ocupados por servicios de catering, almacenes de alimentos. En el almacenamiento directo de materiales de archivo, está prohibido combinar almacenamientos y salas de trabajo para cualquier propósito. Las instalaciones deben tener salidas a ascensores y escaleras convenientes para la evacuación. La decoración interior del local debe realizarse con materiales que no acumulen polvo. Las tuberías de suministro de agua y alcantarillado no deben colocarse en los almacenes; si se colocan las tuberías, se encierran en cajas aislantes y están sujetas a un control constante para excluir la posibilidad de un accidente. El cableado debe estar oculto. Es recomendable separar los almacenes de los locales vecinos del archivo con paredes ignífugas. Si el archivo está ubicado en la planta baja, las ventanas están cubiertas con rejas de metal. Los locales para el archivo deben cumplir con los requisitos de seguridad contra incendios y estar equipados con una alarma contra incendios. Está prohibido utilizar aparatos eléctricos en dichas habitaciones, encender velas, fumar.
Los locales para el archivo están necesariamente equipados con unidades de aire acondicionado y otros equipos que brindan condiciones óptimas de temperatura y humedad para almacenar documentos. Se recomienda mantener una temperatura constante en el rango de 14 a 20 grados centígrados.
Se debe proporcionar agua caliente en las instalaciones de la sala de lectura. El intercambio de aire en la sala de lectura es proporcionado por sistema común suministro de ventilación con tasa de intercambio de aire: suministro - 3, escape - 2; la decoración de paredes y techos debe estar hecha de materiales incombustibles. La sala de lectura debe estar equipada con extintores portátiles de dióxido de carbono.
En el caso de que el edificio del archivo se construya a propósito, su construcción y operación deben llevarse a cabo de acuerdo con los requisitos de seguridad contra incendios, las reglas de seguridad contra incendios y las instrucciones de las instituciones del Archivo Ruso. Si se asigna un edificio (locales) para convertirlo en un archivo, solo se puede reconocer como apto después de un examen. una comisión de expertos formada por todos los especialistas
servicios (archivo, bomberos, sanitarios, seguridad)
estudia cuidadosamente el área de los locales asignados; la ubicación de esta habitación en el edificio (piso); la ubicación del edificio; el estado del entorno físico y químico de la habitación. De acuerdo con estos criterios, se deben obtener datos específicos. Para mayor comodidad, se elabora un plano de dibujo de los locales asignados. Si se establece el cumplimiento de las premisas con los criterios anteriores, se redacta un acta, que es firmada por todos los miembros de la comisión de expertos.
Para tener en cuenta la ubicación de almacenamiento de cada grupo de materiales en el archivo, todas las salas del archivo, estanterías y estanterías están numeradas. Si el archivo tiene locales en diferentes edificios (edificios), a cada uno de ellos se le asigna un número. La numeración de las habitaciones es independiente para cada edificio y planta, las habitaciones se numeran desde la entrada de izquierda a derecha. Si las habitaciones pasan de una a otra, entonces la numeración se realiza secuencialmente desde la primera habitación. Los estantes están numerados, por regla general, dentro de las habitaciones de izquierda a derecha desde la entrada. Los estantes son de dos lados (de pie con los extremos hacia la pared) y de un solo lado (ubicados a lo largo de la pared). Están numerados en una fila, independientemente de su longitud, altura, unilateral o bilateral, y otras características. Los bastidores consisten en secciones; en los archivos, generalmente se denominan gabinetes. Los gabinetes de rack también están numerados dentro de cada rack de izquierda a derecha desde la entrada. En los racks de dos caras, la numeración de los armarios comienza en la pared, se lleva al borde exterior del rack y continúa por el otro lado. Los estantes están numerados de arriba a abajo, ya que la instalación o apilado de cajas en los racks se inicia desde los estantes superiores.
Hay varios Formas de apilar documentos en las estanterías: verticales y horizontales, en fardos y en cajas. Actualmente, todos los casos de almacenamiento permanente están entrelazados, por lo tanto, en estado y archivos departamentales generalmente se almacenan en posición vertical. Los estuches están muy apretados entre sí, pero la presión principal se dirige al lomo, por lo que las hojas dentro del estuche no experimentan presión, y esto tiene un efecto positivo en la seguridad de los documentos. Sacar los casos de pie verticalmente es fácil (si no están atados con una cuerda). Al transportar, por conveniencia y seguridad, se deben hacer paquetes de cajas y colocarles etiquetas. Al final del año en la oficina y divisiones estructurales preparar cubiertas de acuerdo con la nomenclatura de casos. Para este propósito, por regla general, se utilizan carpetas de carpetas duras. Los estuches de los libros de bolsillo no se pueden almacenar verticalmente, ya que esto hace que los bordes inferiores de los documentos se deterioren y rompan. Además, el cordel con el que se atan las maletas suele desgarrar las tapas. Por lo tanto, es aconsejable almacenar los estuches de bolsillo en posicion horizontal.
Si los materiales se utilizan a menudo como referencia, entonces su más conveniente para poner en cajas, porque con el constante desatar y atar los bultos, no solo se desgastan las tapas, también se resienten los documentos, y es fácil sacar y sacar estuches de las cajas. Están atados a los paquetes y pegados a las cajas. etiquetas indicando el nombre del fondo y unidad estructural, número de fondo (cuando existan varios), número de inventario, año, primer y último número de cajas incluidas en el bulto (caja) y número de bulto o caja. Los enlaces están numerados dentro del fondo o parte del fondo (según el orden en que se colocan los materiales). En algunos archivos estatales y departamentales, para casos encuadernados, utilizan etiquetas de transferencia de cartón blando como una carpeta sin válvulas, pero con lazos de cinta.
marcadores topográficos. Para orientación en los materiales constantemente cambiantes almacenados en el archivo, marcadores topográficos- directorios que reflejan la ubicación de los documentos en el archivo. Hay dos tipos de índices topográficos: índices de cremallera y bursátiles. el índice de estantería se basa en lugar almacenamiento. El propósito de un índice de fondos es proporcionar información sobre dónde se almacenan los documentos de un fondo en particular, es decir, el índice de fondos se basa en un objeto almacenamiento Por lo tanto, cada tipo de índice topográfico tiene su propio propósito. No se reemplazan y ni siquiera se complementan porque se utilizan para diferentes propósitos. Sin embargo, están interrelacionados, ya que la información sobre la ubicación de un caso particular (grupo de casos) debe coincidir en ambos índices. El movimiento de cualquier paquete de casos debe anotarse en ambos índices, de lo contrario no reflejarán correctamente la ubicación de los documentos. y, por tanto, no realizará su destino. Los índices se compilan en fichas u hojas de gran formato. Si toda la información sobre un fondo en particular (o un estante en particular) no cabe en una hoja, se completa la hoja siguiente. Todas las hojas o tarjetas pertenecientes a un mismo fondo (o rack) se sujetan entre sí, pero de forma que se puedan realizar cambios en las mismas. Si se almacena un gran fondo, está permitido elaborar tarjetas separadas de un índice bursátil para divisiones estructurales.
El movimiento constante de los complejos de cajas no siempre permite colocar los materiales de manera compacta, por lo que realmente se necesitan indicadores topográficos. Se han desarrollado formas de índices topográficos para archivos estatales, pero las peculiaridades de almacenar materiales en archivos departamentales hacen necesario proporcionar columnas adicionales en ambos tipos de punteros. Así, la ubicación de los documentos por período de almacenamiento requirió la introducción de la columna “período de retención”, contabilizando los documentos de almacenamiento temporal según la nomenclatura se requiere indicar el año al que pertenecen los materiales.
En algunos archivos pequeños de instituciones no se elaboran índices topográficos, considerando que el jefe del archivo (o el archivero o el responsable del archivo) conoce bastante bien la composición y ubicación de los materiales. Pero tal motivación es infundada. El fondo documental en el archivo de la institución se encuentra disperso en partes, y cuanto menos casos se crean anualmente en la institución, menor es el conjunto de documentos de cada período de almacenamiento para un año en particular, y más difícil es ver este complejo en la repisa. Un trabajador de archivo experimentado puede saber dónde se encuentra cada archivo, pero con un cambio o reemplazo temporal, el nuevo trabajador se encontrará en una posición difícil. Puede prescindir de un índice topográfico de estantería en archivos de una o dos salas, pero es necesario un índice topográfico de stock en cada archivo.
Modos de almacenamiento de documentos. La forma de garantizar la seguridad de los documentos es mantener una especial modo de almacenamiento, lo cual se entiende como un conjunto de condiciones de temperatura-humedad y sanitario-higiénicas creadas en los archivos. Existen modos de almacenamiento tales como temperatura-humedad, sanitario-higiénico, prevención de incendios, seguridad, luz; nos detendremos en esto con más detalle.
Almacenamiento de archivos nítidos y luminosos debe cumplir las siguientes condiciones: cuanto menos luz, mejor - el almacenamiento permanente debe realizarse en la oscuridad. No se permite la iluminación del almacenamiento de documentos con luz solar: los componentes del espectro solar, especialmente el ultravioleta, tienen un efecto destructivo en los documentos. Si observa más de cerca los edificios de archivo especializados, entonces, sin duda, puede prestar atención a las estrechas rendijas de las ventanas en las salas de almacenamiento, que recuerdan un poco a las troneras de los búnkeres o lagunas medievales. fuera fortalezas. El archivo debe ser una especie de fortaleza que proteja los documentos de factores destructivos. Los vasos de los archivos también tienen una tapa oscura específica.
Luz en el almacenamiento solo se permite si hay difusores de luz, reguladores automáticos de flujo luminoso, filtros protectores, persianas. Para proteger los documentos del reflejo, se utiliza el almacenamiento en carpetas, carpetas, cajas, gabinetes, en estantes cerrados. Además, en las áreas de almacenamiento con luz natural, las estanterías y los gabinetes (incluso con cajas y otros accesorios cerrados a la luz) se instalan perpendiculares a las paredes con aberturas para ventanas.
Para iluminación artificial en el almacenamiento, las lámparas incandescentes se utilizan en pantallas cerradas con una superficie exterior lisa. Se permite el uso de lámparas fluorescentes con una parte ultravioleta truncada del espectro.
El lugar más luminoso del archivo debería ser la sala de lectura. Se deben instalar lámparas de mesa en las mesas de los lectores. No obstante, en los locales destinados al depósito temporal de documentos, si es posible, se deberá observar el mismo régimen lumínico que en el depósito.
Gran importancia tiene buena circulación de aire en la habitación. Esto se logra mediante la ventilación y la correcta instalación de estanterías. Si los documentos se apilan cerca de la pared, se humedecen y aparece moho. Para eliminar esto, se lleva a cabo la desinfección de las instalaciones, lo que protege los archivos de la aparición de moho. Para proteger los documentos del polvo, se recomienda garantizar la máxima hermeticidad del almacenamiento de archivos y equipar el sistema de ventilación con filtros. El trabajo de restauración de documentos se lleva a cabo necesariamente en el archivo. Esta necesidad surge no solo como resultado del incumplimiento del modo de su almacenamiento, sino también debido al proceso natural de envejecimiento, al que están sujetos los documentos de la misma manera que las personas. Bajo el envejecimiento de los documentos entendemos el cambio en las propiedades físicas y químicas originales del documento bajo la influencia de factores externos e internos. En caso de incendio, inundación del local u otro desastre, si se detecta una violación de la integridad del sello de la puerta, daños en las cerraduras de las puertas y ventanas, o rastros evidentes de personas no autorizadas que ingresan al local, se redacta un acta con la participación de representantes de las autoridades competentes. Se toman medidas para proteger los materiales y se verifica la disponibilidad y el estado de los documentos. 4. Principios de examen y criterios de valoración de los documentos
En el proceso de documentar las actividades de las organizaciones se crean millones de documentos. Su valor práctico y científico es diferente. La cuestión del valor de los documentos está relacionada con la cuestión de su almacenamiento y uso posterior: algunos de los documentos se dejan para el almacenamiento debido a la necesidad de utilizarlos con fines de gestión, y algunos como fuente. en propósitos científicos e históricos. La selección de documentos se lleva a cabo en el proceso de determinación de su valor científico y práctico. examen del valor de los materiales de archivo, que se refiere a la determinación del grado de importancia política, científica, histórica y cultural de los documentos. El propósito del examen es identificar qué documentos satisfacen más plenamente los objetivos de proporcionar al estado ya la sociedad la información necesaria.
La historia del desarrollo del examen del valor de los materiales de archivo en Rusia. El problema de seleccionar para almacenamiento y procesamiento especial solo aquella información documental que pueda ser utilizada en el futuro ha sido relevante durante más de cien años. Surgió en relación con las necesidades prácticas de almacenamiento de documentos en los archivos de las instituciones. Mientras las instituciones mantuvieran un número relativamente pequeño de documentos, este problema no existió. Como resultado de la reforma de la administración pública a principios del siglo XIX. se ha desarrollado un engorroso aparato burocrático, con un gran número de unidades estructurales, la regulación de su trabajo y la organización del trabajo de oficina en ellas. La complicación del aparato estatal, el crecimiento de la producción, las relaciones internas y externas dieron vida a la necesidad de un aumento significativo en la cantidad de información documental. En estas condiciones, la acumulación de una gran cantidad de documentos en las instituciones con su posterior transferencia a los archivos planteó la cuestión del número posible y conveniente de documentos almacenados.
El examen del valor de los documentos en los archivos de las instituciones rusas comenzó en las décadas de 1930 y 1940. Siglo XIX, cuando no existían criterios uniformes para la selección y destrucción de casos. El archivo de cada departamento resolvió estos problemas de acuerdo con sus propias reglas e instrucciones. El examen del valor de los documentos comenzó en el trabajo de oficina. Los jefes de ministerios y departamentos eran responsables del examen en las instituciones centrales. Dado que no existían reglas uniformes para realizar un examen del valor de los documentos para todas las instituciones, las personas involucradas en el análisis de los casos abordaron la evaluación de su importancia desde el punto de vista de departamentos limitados, y esto a menudo condujo a la destrucción de documentos valiosos. .
Después de la Revolución de Octubre de 1917, el examen del valor de los documentos adquirió importancia nacional. En relación con la necesidad de salvar valiosos materiales documentales de la destrucción, las instituciones de archivo asumieron la función de examen. En enero de 1919, se emitió una instrucción especial sobre cuestiones de examen. Estableció un procedimiento único para realizar un examen para todas las instituciones, dio las principales pautas para determinar el valor de los documentos. En años posteriores, se desarrollaron más los temas de examen del valor de los documentos, como en regulaciones, así como en manuales metodológicos y literatura. El derecho de resolver finalmente las cuestiones sobre el valor de los materiales documentales se asignó a las comisiones de verificación de expertos de los organismos de archivo.
Criterios de selección de documentos para el almacenamiento. Existen varios criterios para seleccionar materiales documentales para su almacenamiento en archivos. Parten de principios básicos para la evaluación de materiales, tales como la importancia de la recaudación de fondos(instituciones, personas en cuyas actividades se formaron los documentos); el significado del contenido de los documentos, repetibilidad de la información; tiempo y lugar de ocurrencia de los documentos; a ellos fuerza legal, así como características externas(por ejemplo, el material sobre el que están escritos). Así, el primer criterio de selección es la importancia de las instituciones, como resultado de lo cual se crearon los documentos. En el proceso de desarrollo del estado y la sociedad, se está creando una gran cantidad de instituciones, organizaciones, empresas con una amplia variedad de funciones que acumulan materiales documentales. El valor del conjunto de documentos creados en cada uno de ellos está determinado, en primer lugar, por la importancia de la institución en el sistema de la administración pública, en el desarrollo de la ciencia, la economía nacional, la cultura, etc. Por tanto, la selección de los documentos para el almacenamiento estatal proviene de instituciones que juegan el mayor papel importante en la vida de la sociedad.
Para materiales de origen personal, editoriales, teatros, museos, etc., aplicamos un criterio como derechos de autor, la importancia de los individuos en la vida científica, política, social y cultural afecta significativamente el valor de la documentación que crean. Se presta especial atención a los manuscritos, documentos firmados por sus autores. Los documentos pueden reflejar la producción, las actividades sociales y creativas de la persona que los depositó. De interés científico son los documentos de público y estadistas, científicos, líderes militares, escritores, artistas, etc.
El criterio de selección también es la importancia de su contenido, después de todo, incluso en la institución más importante, no todos los documentos tienen valor. Se consideran materiales los materiales que reflejan las principales actividades de la institución, y los documentos que cumplen una función de apoyo, que son necesarios para el trabajo actual de la institución. El primer grupo de documentos que refleja más plenamente las principales actividades de las instituciones incluye estatutos, reglamentos, mesas de personal, pedidos, promesas y planes anuales, informes anuales y resumidos por industria, informes, revisiones, actas de reuniones, reuniones, reuniones, algunas de las directivas del órgano superior y correspondencia con él sobre la implementación de las tareas que enfrenta la institución, directivas enviadas a organizaciones subordinadas, materiales en verificación de la implementación de decisiones gubernamentales, órdenes del ministro y otros materiales sobre control, parte de los materiales sobre invención y racionalización, algunos materiales sobre seguridad. Como regla general, hay inconmensurablemente más documentos del segundo grupo. Algunos de ellos tienen un valor de referencia a largo plazo (por ejemplo, una parte importante de los documentos sobre el personal), pero la mayoría de los documentos pierden su valor operativo y de referencia después de un año, después de tres, cinco años. Estos incluyen documentos de informes operativos y contables y contabilidad, tabulagramas, correspondencia sobre suministro, reparaciones actuales y muchos otros temas que no reflejan las actividades principales de la institución.
El contenido de los documentos es un conjunto de información registrada en ellos sobre eventos, fenómenos, objetos, personas, etc. El valor del contenido depende de la importancia del evento, la integridad de su cobertura, la singularidad de la información sobre hechos y fenómenos conocidos. un factor como el significado de los hechos, la hora y el lugar de formación de los documentos, tenido en cuenta en el examen de los materiales períodos históricos(revoluciones, guerras, etc.). Al mismo tiempo, los materiales que contienen información insignificante también se pueden dejar para almacenamiento permanente. Como puede ver, estos criterios están interrelacionados: el criterio de ubicación se suele aplicar en los casos en que ocurren eventos significativos en el territorio de una determinada región, región, etc. Autenticidad y copias de documentos. Al seleccionar el almacenamiento, siempre se da preferencia a los originales (órdenes, protocolos, planos, etc.). Sin embargo, una serie de categorías de documentos están disponibles en las instituciones solo en copias, incluidos materiales tan importantes como informes, memorandos, diversos certificados en las actividades de la institución, cuyos originales se envían a una autoridad superior ya otras instancias. Las copias de las cartas enviadas por la institución (vacaciones) deben ser certificadas, tener número y fecha. Esta regla existe desde hace mucho tiempo y se sigue en la mayoría de las instituciones. Pero las copias restantes de los informes no siempre se emiten. En muchos casos, esta es la tercera copia, a veces con errores y errores tipográficos sin corregir, con un conjunto incompleto de aplicaciones. A menudo hay informes sin firma ni fecha, y si hay dos ediciones de un informe no formado, puede ser difícil decidir cuál es la definitiva.
El siguiente criterio de selección es la fuerza legal del documento, aquellas. propiedades del documento que se le notifican regulaciones legales. Por regla general, esto documentos oficiales: resoluciones, autos, protocolos, autos, etc. Este criterio está relacionado con el anterior, ya que fuerza legal tienen en su mayoría originales bien formados.
Doblete de documentos - este criterio juega un papel importante en la selección de materiales para el almacenamiento estatal debido a la amplia distribución de documentos duplicados. Los documentos originales se conservan de forma permanente. Si el documento es de gran importancia científica, también se dejan una o dos copias de copias para almacenamiento permanente. Los documentos replicados se denominan dobletes, una parte importante de ellos son protocolos, planos, informes, etc. Al seleccionar documentos duplicados para el almacenamiento estatal, se tiene en cuenta su importancia para las actividades de la institución en cuyo fondo están depositados. A menudo, los documentos se reproducen especialmente para su distribución a instituciones o subdivisiones estructurales para la realización de algún trabajo y, a veces, para información. Los dobletes ayudan a mantener en buen estado los documentos originales, muchas veces utilizados para el trabajo diario en la oficina, en el archivo de la institución: planos, informes, órdenes, especialmente para el personal. Así, la noción repetibilidad de la información.
El estado físico del documento.- este criterio se aplica en los casos en que los materiales documentales estén severamente dañados, por ejemplo, quemados en un incendio, inundados con agua, cubiertos de moho, etc. Al mismo tiempo, se establece a qué tipo de documentos pertenece el material corrupto, a saber: si contiene información básica o adicional. Aquellos documentos que, aunque contengan información útil, pero no son esenciales, pueden destinarse a la destrucción de acuerdo con el criterio de la condición física. No obstante, hay que tener en cuenta que los documentos de especial valor deben conservarse por muy dañados que estén, sobre todo porque la técnica de restauración de materiales dañados mejora con los años. Existen nuevas formas de recuperar documentos que han sido sometidos a efectos adversos. Si un documento importante está muy dañado, pero además de él hay una segunda y tercera copia, en este caso no se destruye el original emitido oficialmente, sino que se adjunta una copia, que se utiliza si es necesario.
Hay una serie de otros criterios para la selección de materiales para el almacenamiento, tales como lenguaje o características artísticas del documento(se selecciona el documento para su almacenamiento, independientemente de su contenido, origen y titularidad). Los documentos con ciertas características externas se dejan para heridas permanentes: con pintura artística, ornamentación, miniaturas; documentos escritos en un material especial (corteza de abedul, pergamino). Las características paleográficas, lingüísticas, artísticas y de otro tipo de los materiales de archivo son importantes para estudiar documentos de instituciones de la Rusia prerrevolucionaria, fondos de origen personal y colecciones.
Criterios para la evaluación de documentos fílmicos y fotográficos. Criterios de evaluación contenido de películas y documentos fotográficos son el significado del evento, persona, tema, grabación; fecha y lugar del evento; integridad de la iluminación; novedad de la información; singularidad e inaccesibilidad de disparar objetos; merito artistico; reflexión en fondos de archivo; repetibilidad de eventos; disponibilidad de documentación de respaldo. Criterios de evaluación formularios de documentos de películas servir sus variedades calificadas; características externas, calidad de transmisión de imágenes; novedad de la técnica de tiro; condición técnica. Criterios película de origen fotofonodocumento t son el marco histórico, tiempo y lugar de su creación; la importancia de los autores, organizaciones y personas que crean documentos fílmicos-fotográficos; confiabilidad de los eventos reflejados en los documentos; el propósito previsto del cine-foto-fono-documento gov. Desde documentos fotográficos La selección para el almacenamiento estatal en archivos está sujeta a aquellos en los que se registran eventos de importancia social, que reflejan los aspectos característicos y no aleatorios de la realidad. Criterios de valor fonododocumen- Los productos básicos son la importancia del evento, la publicación, la autoría, el momento de la grabación, la integridad de la grabación, la absorción, la duplicidad.
Criterios para evaluar categorías típicas de materiales documentales. Se entiende por categorías típicas de materiales documentales a aquellos documentos que se forman en las actividades de gestión de la mayoría de las instituciones. Estos incluyen documentos que reflejan las funciones de gestión, planificación, financiación, contabilidad y presentación de informes, etc. En el caso de evaluar el valor del material documental de las organizaciones, liza. Hay dos tipos de listas: listas de documentos que indican sus períodos de conservación y listas de documentos que se transferirán al almacenamiento estatal. Las listas de documentos con períodos de retención se dividen en dos grupos: listas de documentos estándar(comúnmente denominadas "listas modelo") y listados departamentales. Las listas de documentos que se transferirán al almacenamiento estatal también son típicas, pero solo cubren documentos de almacenamiento permanente.
La aplicación de la lista implica cumplimiento obligatorio criterios para el examen de valor mediante la revisión de todos los documentos contenidos en los archivos. Solo después de evaluar los documentos utilizan la lista como herramienta de referencia para establecer períodos específicos para el almacenamiento de documentos. Al mismo tiempo, debe tenerse en cuenta que las listas de materiales documentales estándar no pueden incluir absolutamente todos los documentos que se aceptarán en los archivos estatales. Por lo tanto, es importante una evaluación directa de los documentos en términos de su contenido. Esto es de particular importancia en el examen de la correspondencia. Además, los criterios para el valor de los documentos no pueden fijarse. Una tarea importante en el trabajo de determinación del examen de valor es la selección de materiales que no están sujetos a almacenamiento.
Examen del valor de los materiales de archivo. El examen del valor de los documentos lo lleva a cabo el órgano ejecutivo autorizado del sujeto de la Federación Rusa en el campo del archivo, el archivo estatal, municipal junto con el propietario o propietario de los documentos de archivo. El examen del valor de los documentos se lleva a cabo en varias etapas: primero, el material se evalúa en el proceso de su formación; se establecen los posibles plazos de almacenamiento de los casos; luego, todos los casos de almacenamiento temporal se asignan para su destrucción a medida que expira su uso. La etapa final es la selección final de documentos para almacenamiento permanente.
El trabajo directo sobre el examen del valor de los documentos se asigna a las comisiones de revisión de expertos y expertos. Comisiones de expertos(CE) se crean en todas las instituciones, organizaciones y empresas del país. Las comisiones centrales de expertos (CEC) se organizan en ministerios e instituciones centrales de departamentos, y las comisiones de expertos de departamentos se organizan en divisiones estructurales de departamentos. CE. también están disponibles en los archivos regionales y sus sucursales. Comisiones de revisión de expertos(EPK) operan bajo las administraciones de archivos de las entidades constitutivas de la Federación, así como en los archivos estatales centrales. Bajo el Rosarchive creado comisiones centrales de expertos y de verificación(CEPC).
Funciones de las comisiones periciales y centrales. La mayoría de las funciones del CEC y EC relacionadas con el trabajo práctico coinciden. Así, las comisiones de revisión de expertos y expertos consideran y aprueban proyectos de nomenclatura para las unidades estructurales y una nomenclatura consolidada para la institución; el cronograma para la transferencia de materiales de las divisiones estructurales al archivo de la institución y el cronograma para la transferencia de documentos al archivo estatal (compilado por el archivo de la institución y acordado con el archivo estatal). La comisión de expertos anualmente, junto con los trabajadores de oficina de las divisiones estructurales y el archivo, lleva a cabo selección de documentos para almacenamiento permanente y a largo plazo trasladar los archivos de la institución. Esta es la etapa más importante en el trabajo sobre el examen del valor, ya que en este caso, de hecho, se lleva a cabo la selección de casos para su posterior transferencia al almacenamiento estatal. Los miembros de la CE verifican en las divisiones estructurales la corrección del trabajo en el examen de valor, revisando los inventarios de cajas para almacenamiento permanente y temporal, actúa sobre la asignación de cajas para destrucción, las cajas en sí, seleccionadas por categoría. Al revisar los casos, resulta cuán correctamente están formados (para que no haya papeles innecesarios en los casos que se transferirán al almacenamiento estatal y documentos valiosos en los casos asignados para su destrucción). Se presta especial atención a la asignación con la marca "EPK", ya que para cada caso es necesario establecer si tiene valor político, científico, económico o cultural, si debe seleccionarse para almacenamiento permanente o si tiene solo un valor de referencia y ese período es suficiente para su almacenamiento, que está delante de la marca "EPK". La Comisión Pericial Central ejerce control sobre la selección de casos en divisiones estructurales y organizaciones subordinadas. La comisión de expertos revisa los inventarios elaborados en las instituciones, luego de lo cual presenta los casos para su aprobación al EP K. EC y CEC aprueban los inventarios de los casos de almacenamiento a largo plazo para la institución y para las organizaciones subordinadas; considerar y aprobar leyes sobre la asignación para la destrucción de materiales documentales con períodos de almacenamiento vencidos; brindar asistencia metodológica a estructuras subordinadas que no estén registradas en instituciones de archivo; realizar un estudio del valor de varios grupos de documentos. Están considerando propuestas para cambiar los períodos de retención. ciertas categorías documentos y el establecimiento de plazos para la conservación de los documentos no previstos en las listas, nomenclaturas estándar y ejemplares vigentes. Después de eso, se toma la decisión de presentar propuestas para su aprobación por parte del EPC.
EC y CEC son órganos consultivos. Las actas de las comisiones (decisiones) son aprobadas por la dirección de la institución. Las decisiones sobre una serie de cuestiones de competencia de la CE y la CCA deben ser aprobadas por las instituciones de archivo (o acordadas con ellas). Son decisiones sobre la aprobación de inventarios para casos de almacenamiento permanente y para personal; actúa sobre la asignación para la destrucción de casos con la marca "EPK"; ayudas metodológicas para el examen del valor y procesamiento de casos; nomenclatura resumida de la institución; proyectos de nomenclaturas estándar y ejemplares para divisiones estructurales e instituciones subordinadas; propuestas de modificación de los plazos de conservación de determinados tipos de documentos establecidos por listados estándar y departamentales o nomenclaturas de expedientes estándar y ejemplares previamente aprobados; Una copia del texto de la decisión tomada sobre cada uno de estos temas es visada por el titular de la institución y enviada al EIC de la institución archivística.
Funciones de la comisión pericial central. El CEC, como órgano de la institución central del departamento, tiene funciones que le son propias. Una de las funciones más importantes de la CCA es trabajo metódico en el campo de especialización. El CEC considera y “somete a la aprobación de la institución de archivos proyectos de listas departamentales con períodos de retención y listas de documentos para ser transferidos a archivos estatales, clasificadores, nomenclaturas ejemplares y estándar, instrucciones de trabajo de oficina y otros manuales normativos y metodológicos (EC participa en la preparación y consideración de estos manuales).
documentos como recomendaciones sobre cuestiones organizativas y metodológicas del examen del valor de los documentos; listas de instituciones, organizaciones y empresas de la industria, cuyos documentos están sujetos y no sujetos a transferencia al almacenamiento estatal; disposiciones tipo sobre comisiones de expertos de divisiones estructurales y organismos subordinados, otros manuales normativos y metodológicos. Todos estos proyectos, después de la aprobación de la CEC y la aprobación del jefe de la institución, se someten a la consideración del EPC de la institución archivística. De acuerdo con la institución de archivo, la CEC puede decidir otorgar a las comisiones de expertos de las divisiones estructurales del ministerio (departamento) y organizaciones subordinadas el derecho de destruir de forma independiente documentos con períodos de almacenamiento vencidos después de la aprobación de los inventarios de casos de permanente y largo -plazos de almacenamiento y personal para los años correspondientes. Tal decisión se puede tomar siempre que exista una lista departamental aprobada de documentos con períodos de retención. Así, el CEC del departamento realiza tanto las funciones inherentes a la comisión pericial de la institución, como las funciones inherentes únicamente al órgano pericial central del departamento.
Funciones de las comisiones de expertos de los archivos estatales con composición permanente de documentos. Estas comisiones trabajan en varias direcciones. En particular, realizan;
1) examen del valor de los documentos dentro del archivo (consideración de inventarios después de la mejora del procesamiento y actos sobre la asignación y destrucción de documentos, determinando el procedimiento para el examen de fondos complejos y complejos de fondos para garantizar una evaluación integral de los documentos , etc.);
2) consideración de ayudas metodológicas desarrolladas en el archivo para el examen del valor de los documentos (listas de categorías de archivos para almacenamiento permanente, instrucciones de trabajo, etc.);
3) trabajo para completar el archivo estatal (estudiando la composición de documentos en instituciones que envían casos al archivo estatal, participando en el desarrollo de listas de instituciones que donan y no entregan materiales para el almacenamiento estatal en el territorio relevante, listas de documentos sujetos a almacenamiento permanente, etc.). Funciones de las comisiones de revisión de expertos. El EPC de los organismos de gestión de archivos y los archivos estatales centrales se ocupan de cuestiones generales de examen del valor de los documentos y la adquisición de archivos estatales por parte de ellos (dentro de su competencia). Para una discusión completa y calificada de temas a menudo muy complejos de examen de valor y adquisición, la comisión incluye especialistas de varios campos: abogados, economistas, representantes de instituciones científicas, culturales, etc. Las funciones del EPC incluyen la consideración de listas de instituciones , organizaciones y empresas cuyos documentos están sujetos y no sujetos a aceptación para almacenamiento público; listas de documentos que se aceptarán en los archivos estatales; proyectos de nomenclaturas tipo y ejemplares de casos para instituciones, coordinación de nomenclaturas específicas de casos, propuestas de modificación de los plazos de conservación de determinadas categorías de documentos establecidos por listas tipo y departamentales, y establecimiento de plazos de conservación de documentos no previstos por la actual listas, nomenclaturas estándar y ejemplares (con posterior envío de propuestas a la CEPK); inventarios de la dotación de almacenamiento permanente y personal presentados por las instituciones; el tema de completar el archivo estatal con documentos de origen personal; material didáctico en cuestiones de examen del valor y tramitación de documentos; así como la coordinación de actos sobre la asignación para destrucción de cajas con la marca "EPK"; escuchar a las instituciones de la CE y prestarles asistencia. Además, las funciones del EPC de los organismos de archivo incluyen hacer recomendaciones sobre cuestiones metodológicas de examinar el valor de los documentos y completar los archivos estatales.
Funciones de la comisión central de inspección pericial. La CEPK es la máxima autoridad para el examen del valor de los documentos. Realiza el siguiente trabajo: desarrolla los principios de adquisición del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y decide sobre la asignación de fondos o documentos al complejo de fondos de importancia para toda Rusia; desarrolla principios para el examen del valor científico y práctico de los documentos de los Archivos Estatales de la Federación Rusa y determina las categorías de instituciones, organizaciones y empresas de las cuales se aceptan documentos en los archivos estatales; desarrolla listas estándar de documentos y considera listas departamentales de documentos con períodos de retención; determina la composición de los documentos que se almacenarán en los archivos estatales y los archivos de los ministerios y departamentos; considera propuestas de cambios en casos individuales términos de almacenamiento departamental de documentos en los archivos de ministerios y departamentos y sobre el cambio de los términos de almacenamiento de ciertas categorías de documentos previstos lista departamental, un
también sobre el establecimiento de períodos para el almacenamiento de documentos no previstos por las listas departamentales y estándar; toma decisiones sobre permitir que los ministerios y departamentos individuales que tienen una lista aprobada de documentos con períodos de retención decidan por sí mismos la cuestión de la destrucción de documentos.
Examen directo del valor de los documentos. La entrega de casos al archivo de la institución se realiza un año después de la finalización de su trabajo de oficina. Durante el año, el complejo de casos del año pasado se encuentra en la unidad estructural, estos documentos pueden ser consultados en el curso de las actividades operativas de la institución. Al mismo tiempo, se está trabajando mucho en la selección de archivos para el almacenamiento permanente, que debe completarse inmediatamente después del final del año de la oficina. Es recomendable comenzar este trabajo de la división del complejo anual en grupos según períodos de almacenamiento: permanentes, de largo plazo (más de 10 años) y temporales (hasta 10 años inclusive). si en esta institución los archivos con períodos de almacenamiento de diez y cinco años se transfieren al archivo, el número de grupos aumenta en consecuencia. El grupo hotelero está compuesto por casos marcados como “EPK”, ya que la cuestión de su tiempo de almacenamiento se decidirá durante el examen.
Al dividir los casos en grupos, puede proceder a selección de cajas para almacenamiento permanente, aquellas. revise todos los casos con un período de retención "permanente" para determinar si hay algún documento incluido por error en ellos. La revisión de casos debe comenzar por el primero en términos de nomenclatura, ya que solo con la revisión secuencial se puede tener una idea correcta del conjunto de documentos seleccionados para el almacenamiento permanente (la evaluación de documentos debe realizarse de forma agregada). Los especialistas del perfil relevante participan en la determinación del valor de los documentos. Al mismo tiempo, debe recordarse que el caso debe estudiarse cuidadosamente, no se puede omitir ningún documento. Sus propuestas para cada caso marcado como "EPK" deben registrarse en un cuaderno especial.
El resultado del examen del valor de un conjunto particular de documentos en esta etapa son inventarios de archivos para almacenamiento permanente y almacenamiento a largo plazo y actos sobre la asignación de archivos y documentos para destrucción. Pero solo aquellos casos pueden incluirse en los certificados de destrucción, cuyo período de almacenamiento ya haya expirado (seis meses o un año después del final del año de mantenimiento del registro). Serán aprobados por el jefe de la institución (o unidad estructural separada de la organización) después de que el inventario de cajas de almacenamiento permanente para este año sea aprobado por el EIC de la institución archivística. Por lo tanto, la asignación para j destrucción de archivos con períodos de almacenamiento más largos se llevará a cabo ya en la siguiente etapa del examen, que es examen de casos con períodos de almacenamiento vencidos. Cada año expiran los períodos de almacenamiento de varios grupos de archivos ubicados en divisiones estructurales y en los archivos de las instituciones. Los períodos de almacenamiento se calculan a partir del primer día del año siguiente al del registro. Es posible asignar cajas para destrucción a partir del primer día del año siguiente a la expiración del período de almacenamiento prescrito. Por ejemplo, los casos completados en 2000 pueden asignarse para su destrucción: en 2004, un período de almacenamiento de tres años, en 2006, un período de almacenamiento de cinco años y en 2011, un período de almacenamiento de diez años. A su vez, en 2000, los casos de un período de almacenamiento de tres años completado en 1996, un período de cinco años - en 1994, un período de diez años - en 1989, etc. se asignan para destrucción.
Los casos con períodos de almacenamiento vencidos son revisados nuevamente por empleados de oficina o trabajadores de archivos y un miembro de la CE, después de lo cual se incluyen en una ley sobre la asignación de casos para la destrucción, si el inventario para ese año ya ha sido aprobado. El acta es considerada en reunión de la comisión pericial, firmada por todos sus integrantes y aprobada por el titular de la institución. Se presta especial atención a los casos con la marca "EPK", que, al preparar los casos para enviarlos al archivo, se dejaron para almacenamiento temporal. Se estudian de nuevo cuidadosamente y, si no hay duda de que no tienen ningún valor, se incluyen en el acto de separar las cajas para su destrucción. Para esta categoría de casos, acto separado, que, después de la consideración en la reunión de la CE, se acuerda con el EPC de la institución de archivo.