Új szabályozó dokumentum: A szervezetek irattárában a dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésének szabályai. Új szabályok az archívumokra: mi változott? szakasz IV

Szeptember 21-én megkezdte működését az iratok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának szervezésének szabályzata Levéltári alap Orosz Föderációés egyéb levéltári dokumentumok a testületekben államhatalom, szervek önkormányzatés szervezetek (az oroszországi kulturális minisztérium 2015. március 31-i, 526. sz. rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - az új szabályok).

Mi vezérelt az új szabályok megjelenése előtt?

Az új Szabályzat elfogadását megelőzően az állami hatóságok, önkormányzatok, szervezetek levéltára (a továbbiakban: szervezetek levéltára) a Szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai, valamint egyes levéltárak vezérelték munkájukat. szervezetek teljes mértékben felhasználták régi dokumentum- A munkavégzés alapvető szabályai tanszéki levéltárak. Mindkét dokumentum nem volt normatív dokumentum, hanem normatív státuszát határozta meg módszertani dokumentum. Ugyanakkor az 1985. évi Alapszabály valóban normatív dokumentum státuszú volt, hiszen a Főlevéltár végzésével jóváhagyta, a 2002. évi Alapszabályt pedig a Szövetségi Levéltár nem hagyta jóvá, így nem rendelkezett. normatív dokumentum státusza.

Mi okból vált szükségessé a 2002. évi Alapszabályok fennállása mellett egy új, sőt szabályozó dokumentum kidolgozása a szervezetről? dokumentumtárolás szervezetek archívumában?

A tény az, hogy 2004-ben elfogadták az archiválásról az Orosz Föderációban 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvényt (a továbbiakban - 125-FZ szövetségi törvény), amely számos újítást vezetett be az archiválás megszervezésében. az országban:

kitermelés

tól től szövetségi törvény 125-FZ sz

13. cikk. Archívum létrehozása

1. Állami szervek, önkormányzatok önkormányzati kerületés városrész archívum létrehozásához szükséges a tevékenységük során keletkezett levéltári dokumentumok tárolására, beszerzésére, elszámolására és felhasználására.

2. Szervezetek és állampolgárok archívum létrehozásának joga tevékenysége során keletkezett levéltári iratok tárolása céljából, ideértve az állami vagy önkormányzati vagyonba nem tartozó levéltári iratok tárolását és felhasználását is.

17. cikk Kötelezettségek kormányzati szervek, az érintett önkormányzatok, szervezetek és állampolgárok vállalkozói tevékenység oktatás nélkül jogalany, a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében

1. Az állami szervek, a helyi önkormányzati szervek, a jogi személy létrehozása nélkül vállalkozói tevékenységet folytató szervezetek és állampolgárok kötelesek gondoskodni a levéltári dokumentumok biztonságáról, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is, a szövetségi törvények által meghatározott tárolási időszak alatt. szabályozó jogi aktusok Orosz Föderáció, valamint a dokumentumok listái […]

Ezenkívül ez a szövetségi törvény bevezette a levéltári dokumentumok tulajdonjogának fogalmát (a dokumentumok lehetnek államban (szövetségi, az Orosz Föderációt alkotó egységek tulajdona), önkormányzati, magántulajdon(nem kormányzati szervezetek és magánszemélyek)).

Ezenkívül az Oroszországi Föderáció Kulturális Minisztériumának 2007. január 18-i 19. számú rendelete jóváhagyta az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat önkormányzati levéltárak, múzeumok és könyvtárak, szervezetek Orosz Akadémia Tudományok (a továbbiakban - 2007. évi szabályzat).

Ez a két körülmény, valamint az a tény, hogy az Alapszabály nem rendelkezett normatív dokumentum státusszal, arra késztetett bennünket, hogy olyan normatív dokumentum kidolgozása felé forduljunk, amely meghatározza a szervezetek archívumában történő iratok tárolásának rendjét.

– Mik lesznek a megjegyzések?

Az új Szabályzat tervezetének kidolgozása során a dokumentumot kétszer is széles körben vitatták meg a levéltárosok:

először - az Orosz Föderációt alkotó egységekben, az állami és önkormányzati levéltárak levéltári kezelési szerveinek alkalmazottai;
a második alkalommal - a szövetségi szervek alkalmazottai végrehajtó hatalom.

Csak az állami és önkormányzati levéltárból több mint 400 megjegyzés érkezett. Minden beérkezett észrevételt gondosan mérlegeltek és végső szakasz- ideiglenes munkacsoport, amelyben a Szövetségi Levéltár és a VNIIDAD szakemberei is részt vettek. Megjegyzendő, hogy sok hozzászólást a levéltárosok azon törekvése váltott ki, hogy a lehető legrészletesebben leírják a dokumentumok biztonságát, elszámolását, összeállítását és felhasználását biztosító irattári technológiák egyes folyamatait a szervezetek archívumában, Az új Szabályzat normatív dokumentumként való státusza miatt lehetetlen volt megtenni.

Egyes észrevételek ugyanakkor alapvető jellegűek voltak, így például az a megjegyzés, hogy az új Szabályzat tervezet „Összeállítás” pontjában nem került következetesen megfogalmazásra az iratok értékének vizsgálatának kérdése, különösen a az a tény, hogy az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó rendelkezéseket kizárták. Tekintettel arra, hogy jelenleg a szervezeti nómenklatúra formáját és kidolgozásának menetét csak egy módszertani dokumentum tartalmazza - Módszertani ajánlások az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások kidolgozásához. szövetségi szervek végrehajtó hatalom, az új Szabályzat tervezetének véglegesítésekor úgy döntöttek, hogy a „Csomagolás” rovatba beépítik az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó főbb rendelkezéseket, beleértve az ügyek nómenklatúrájának formáját (összefoglaló ill. szerkezeti egység).

Új szabályok kijelölése

Az új Szabályzat azoknak a hatóságoknak, önkormányzatoknak, szervezeteknek szól, amelyek a tevékenységük során keletkezett levéltári dokumentumok tárolására, beszerzésére, elszámolására és felhasználására irattárat hoznak létre.

Nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és más, államtitkot képező információkat tartalmazó levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére.

Az új Szabályzat normatív dokumentum. Az övék szabályozási állapot szigorúbb követelményeket határoz meg tartalmukra vonatkozóan. A korábban kiadott szabályok (lásd fent) nemcsak normákat (szabályokat, követelményeket), hanem ajánlásokat, módszereket is tartalmaztak arra vonatkozóan, hogyan kell ezeket a normákat alkalmazni. Az új Szabályzatból minden ajánló, módszertani és leíró jellegű rendelkezés kimarad. Ebben a részben bírálták a levéltárosok ezen Szabályzat tervezetét a vita során, és folyamatosan azt hangoztatták, hogy a Szabályzatnak részletesnek kell lennie, és nemcsak magát a szabályokat kell tartalmaznia, hanem a végrehajtás mechanizmusát is.

Az új Szabályzat szerkezete és tartalma

Az új szabályok hét részből állnak:

Általános rendelkezések.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának megszervezése a szervezetben.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak és egyéb levéltári dokumentumoknak elszámolása a szervezetben.
Az archívum kiegészítése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából és másokból származó dokumentumokkal levéltári dokumentumok.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumai és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezése.
A szervezet dokumentumainak átadása az állami (önkormányzati) levéltárban való tárolásra.
Iratok átadása a szervezet átszervezése vagy felszámolása során, a szervezet irattárvezetőjének változása.

Az új Szabályzat mellékletei tartalmazzák a szervezetek irattárában használt könyvelési és egyéb dokumentumokat.

E szabályok fő szakaszainak sorrendje megfelel a 125-FZ szövetségi törvénynek és a 2007-es szabályoknak, bár amint azt a vita szakaszában sok szakértő megjegyezte, logikusabb lenne a beszerzéssel kezdeni, és a felhasználással befejezni.

Az új Szabályzat szakaszai tükrözik a szervezet archívumának fő funkcióit:

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának megszervezése;
dokumentumok könyvelése;
a szervezet archívumának dokumentumokkal történő kiegészítése;
levéltári dokumentumok felhasználásának megszervezése;
iratok átadása tárolásra az állami (önkormányzati) levéltárba.

Ezen túlmenően az új Szabályzat tartalmazza az "Irmányátadás szervezet átszervezése vagy felszámolása, szervezet irattárvezetőjének változása esetén" című részt.

jegyzet

A 2002. évi Alapszabálytól eltérően az 526. számú szabályzat nem tartalmaz magának az archívum tevékenységének szervezeti vonatkozásaira vonatkozó rendelkezéseket (nincs meghatározva a levéltár céljai és célkitűzései, feladatai, jogai stb.). Fő céljuk az irattári tárolás folyamatainak megszervezésére vonatkozó követelmények megállapítása a szervezet irattárának beszerzésétől az iratfelhasználás megszervezéséig.

Nézzük meg részletesebben a szakaszokat.

I. szakasz Általános rendelkezések

Meghatározza jogi indokok a dokumentum kidolgozását és terjedelmét, valamint olyan rendelkezéseket is tartalmaz, amelyek meghatározzák a szervezet levéltári tevékenységének egyes szervezeti alapjait.

Az új szabályok a hatóságokra, a helyi önkormányzatokra és a szervezetekre vonatkoznak - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásaira, amelyek során az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait alakítják ki (a továbbiakban - szervezetek). A jelen Szabályzat rendelkezéseit más állami és nem állami szervezetek is használhatják, amelyek tevékenységében az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumait nem képezik.

A 125-FZ szövetségi törvény rendelkezései alapján az új Szabályzat kimondja, hogy az állami szervek, a települési kerületek, a városi kerületek és a városon belüli kerületek önkormányzati szervei kötelesek archívumot létrehozni a tárolás, beszerzés, könyvelés és felhasználás céljából. a tevékenységük során keletkezett levéltári dokumentumokat. Az állami szerv, helyi önkormányzati szerv, szervezet - az állami, önkormányzati levéltár beszerzési forrása - levéltárának (központi levéltárnak) feladatait és funkcióit a szervezet vezetője által jóváhagyott szabályzat határozza meg.

jegyzet

Az új Szabályok nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és más, államtitkot képező információkat tartalmazó levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére.

II. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának megszervezése a szervezetben

Meghatározza a szervezet levéltári alapjának fogalmát és a szervezet levéltári alapjainak típusait.

A szervezet levéltári alapja a dokumentumalap része, beleértve az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, a személyzetre vonatkozó dokumentumokat és az archívum nyilvántartásában szereplő ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumait. A levéltári alapot a szervezet archívumában kell tárolni.

A szervezet levéltári alapjainak típusai:

a szervezet levéltári alapja, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumokból és egyéb levéltári dokumentumokból áll;
közös levéltári alap, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának két vagy több szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumaiból és egyéb olyan levéltári dokumentumokból áll, amelyek történelmileg és/vagy logikailag összefüggenek egymással;
levéltári gyűjtemény, amely különböző eredetű, egy vagy több jellemző (tematikai, szerzői, konkrét, tárgyi stb.) szerint egyesített, egyedi levéltári dokumentumokból áll.

Tárolás papír dokumentumokat. Az új Szabályzat 2.9. pontja hangsúlyozza: a levéltári iratokat szisztematikusan tárolják a levéltári alapon belül. A levéltári alap dokumentumainak rendszerezési egysége a szervezet archívumában a tároló egység. A szabályzat meghatározza a levéltári alap tárolóegységeinek rendszerezésének jeleit is:

strukturális (a tárolóegységek a szervezet strukturális részlegeihez való tartozása);
kronológiai (időszakok vagy dátumok szerint, amelyekhez a tárolási egységek tartoznak);
funkcionális, ágazati, tematikus, tantárgyi kérdés (figyelembe véve a szervezet funkcióit, a tárolóegységek tartalmával kapcsolatos témákat vagy kérdéseket);
névleges (a hivatali forma szerint - dokumentumok típusai és fajtái);
levelező (szervezetek számára, a levelezés eredményeként, amelyekkel tárolóegységek alakultak);
földrajzi (bizonyos területek szerint, településekés egyéb földrajzi objektumok, amelyekhez a dokumentumok tartalma, azok szerzői, tudósítói kapcsolódnak);
szerzői (szervezetek nevével vagy a dokumentumokat szerző állampolgárok nevével).

Követelményeket állapítanak meg az iratok biztonságának biztosítására (az iratok tárolásának normatív (optimális) feltételei; az iratok racionális elhelyezése az irattárban; az iratok elérhetőségének, állapotának ellenőrzése, az iratok keresésének rendje), ideértve az elektronikus dokumentumok tárolásának jellemzői

Elektronikus dokumentumok tárolása. A szabályok meghatározzák az ilyen dokumentumok tárolásának kötelező feltételeit:

az elektronikus dokumentumok tárolási egységeiből legalább két példány jelenléte a szervezet archívumában (a fő és a munkapéldányoknak különböző fizikai eszközökön kell elhelyezkedniük);
az elektronikus dokumentumok reprodukálására, másolására, konvertálására és migrálására, azok fizikai és ellenőrzésére szolgáló technikai és szoftvereszközök rendelkezésre állása műszaki állapot;
az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kizárva az információ elvesztését, jogosulatlan terjesztését, megsemmisülését vagy elferdítését.

A szervezet archívumába tárolásra átadott szöveges elektronikus dokumentumok formátuma - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrása - PDF / A.

A szabályzat előírja, hogy a szoftver- és hardverkörnyezet megváltozása, a számítógépes formátumok elavulása, az adathordozó károsodása esetén a szervezet archívuma az elektronikus dokumentumok új formátumba és/vagy új adathordozóra való konvertálását végzi.

Ez a szakasz a figyelembe vett rendelkezéseken túlmenően meghatározza a levéltári dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzésére vonatkozó eljárást (2.39-2.43. pont), a fel nem tárt iratok felkutatásának megszervezését (2.44. pont), az irattárból történő dokumentumok kiadásának rendjét (2.45. pont). -2.48), valamint az irattári iratok biztonságát biztosító eljárás során vészhelyzetek(2.49. szakasz).

A papíralapú dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzése. A szervezet archívumában egy bizottság vagy legalább két alkalmazott végzi legalább 10 évente, elektronikus dokumentumokat - legalább 5 évente.

A 2007. évi rendelet 2.11.5. pontja szerint rendkívüli egyszeri ellenőrzés a szervezet archívumában található összes dokumentum elérhetőségére és állapotára vonatkozóan. különálló részek(csoportok) tartanak:

mikor a természeti katasztrófák, tömegmozgalmak és egyéb körülmények, amelyek következtében az archív dokumentumok elveszhetnek vagy megsérülhetnek,
az archívumok vezetőinek megváltoztatásakor.

Az ellenőrzés eredménye alapján a következő aktusok készülnek:

irattári dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzése (3. sz. melléklet);
a számviteli bizonylatok technikai hibáiról (ha vannak) (4. sz. melléklet);
dokumentumok feltárásáról (nem ehhez az alaphoz kapcsolódó, el nem számolt) (5. sz. melléklet).

Az iratok levéltárból történő kiadásának eljárása. Az iratok kiadása a szervezet irattárvezetőjének vagy helyettesének (ha az irattár intézmény), a szervezet szerkezeti egysége vezetőjének (ha az irattár szerkezeti egység) írásbeli engedélye alapján történik:

a szervezet strukturális részlegeinek alkalmazottai;
igazságügyi, rendészeti és egyéb felhatalmazott szervek v kellő időben;
más felhasználók írásos kérésére.

A dokumentumok archívumból való kiadásának határideje nem haladhatja meg:

egy hónap - a szervezet alkalmazottai és más felhasználók általi használatra;
hat hónapig - igazságügyi, bűnüldöző és egyéb felhatalmazott szervekhez.

Az iratok kiállításának határideje meghosszabbítható - a szervezet vezetőjének engedélyével a felhasználónak az iratok megőrzéséről / megőrzéséről szóló írásos visszaigazolása alapján.

Az elektronikus dokumentumokat az archívumból elektronikus másolat vagy papíralapú másolat formájában adják ki.

Az archívumból származó dokumentumokat nem adják ki:

ha van felhasználási alap;
rossz fizikai állapotban.

szakasz III. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak és egyéb levéltári dokumentumoknak elszámolása a szervezetben

Kérdéseknek szentelve az Orosz Föderáció Levéltárának néhány dokumentuma és más levéltári dokumentumok szervezetek.

Az új Szabályzat 3.1. pontjában foglaltak szerint a szervezet archívumában tárolt összes dokumentumot, beleértve a személyi állományra vonatkozó dokumentumokat, a felhasználási alap dokumentummásolatait (ha van ilyen), valamint az ügyek és dokumentumok leltárait, el kell számolni.

A levéltári dokumentumok fő könyvelési egységei a következők:

Minden tárolóegységhez hozzá van rendelve egy számlaszám, amely az archív titkosítás része.

A mi szótárunk

Levéltári titkosítás- az egyes tárolóegységeknél a bal alsó sarokban alkalmazott jelölés a könyvelés és azonosítás érdekében - a következőkből áll: az irattári alap száma; ügyek, iratok leltárának számai; tároló egység száma.

A külön elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok archív titkosítása az adathordozó tokhoz mellékelt betétlapon van feltüntetve. A tárolt elektronikus dokumentumok archív titkosítása tájékoztatási rendszer archívum, az elektronikus dokumentumtároló metaleírásának (kötelező leírási elemének) része.

Az archívum számviteli egységeire vonatkozó információk a számviteli bizonylatokban jelennek meg. A Szabályzat új rendelkezése a bizonylati könyvelés szervezése során a szervezet irattárában a számviteli bizonylatok két csoportjának kiosztásáról szóló rendelkezés: a fő (kötelező) és a kiegészítő bizonylatok.

A szervezet archívumának fő (kötelező) számviteli bizonylatainak összetétele a következőket tartalmazza:

ügyek, iratok átvételére és selejtezésére vonatkozó számviteli könyv (11. sz. melléklet);
alapok listája (12. sz. melléklet);
alaplap (13. sz. melléklet);
ügyek, iratok leltárát (14-16. sz. mellékletek);
készletnyilvántartás (19. sz. melléklet).

Az elektronikus ügyek leltárának formáit az új Szabályzat 17., 18. számú melléklete tartalmazza.

A könyvelési segédbizonylatok összetétele nem szabályozott, minden irattárnak joga van segédanyagként felhasználni azokat a könyvelési nyomtatványokat, amelyekre a tárban lévő bizonylatok sajátosságai miatt, vagy egyéb okokból szüksége van.

A szabályok azt is rögzítik, hogy a szervezet archívuma automatizált üzemmódban is vezethet nyilvántartást számviteli adatbázisok (DB) segítségével (lásd 3.13. pont). A szervezet irattárának számviteli adatbázisainak - az állami (önkormányzati) levéltár beszerzési forrásának - kompatibilisnek kell lennie az állami (önkormányzati) levéltárak és a levéltári kezelő szervek megfelelő számviteli adatbázisaival.

szakasz IV. Az archívum kiegészítése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumokkal és más archív dokumentumokkal

dedikált a szervezet archívumának az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumokkal és egyéb levéltári dokumentumokkal való kiegészítésének kérdései. A szervezet archívumának beszerzése az archívum szisztematikus feltöltése a szervezet strukturális részlegeinek dokumentumaival.

Megállapítást nyert, hogy az Orosz Föderáció Levéltárának dokumentumai és az ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumai, beleértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat legkorábban egy éven belül, de legkésőbb három éven belül az irodai munka befejezése után továbbítják a szervezet archívumába. Kivételt képeznek a szolgálatból elbocsátott állami civil és önkormányzati alkalmazottak személyi állományára vonatkozó dokumentumok - az alkalmazottak elbocsátásának napjától számított 10 év elteltével átkerülnek a szervezet archívumába.

jegyzet

Az ideiglenes (legfeljebb 10 évig terjedő) tárolási időszakok esetei, amint az a szervezetek levéltári gyakorlatában régóta bevált, nem kerülnek át az irattárba, azokat a szervezet strukturális részlegeiben tárolják, és a lejáratot követően. a tárolási időszakok az előírt módon megsemmisítésnek vannak kitéve.

Az új Szabályzat kimondja, hogy az ügyek értékvizsgálatot követően kerülnek át a szervezet archívumába. Emiatt ez a pont meghatározza az iratok értékvizsgálatának lefolytatásának, a szervezet irattárába történő átadásra való ügyek előkészítésének, a szerkezeti felosztások ügyeinek leltárának összeállítását, amely alapján az ügyek az irattárba kerülnek. pontjában foglaltak szerint, valamint hangsúlyozza, hogy az iratok értékének előírt módon történő vizsgálata előtt az iratok megsemmisítése tilos.

pontjában foglaltak arra hívják fel a figyelmet, hogy az állandó tárolási esetek és a személyi állomány leltárát, az iratok megsemmisítését szolgáló cselekményeket az ülésen tárgyalják. szakértői bizottság(EK) szervezetek, általában egyidejűleg. A mérlegelés eredménye alapján az EB koordinálja az ügyek, az állandó megőrzési iratok és a személyi állomány leltárát, intézkedik a megsemmisítésre szánt iratok kiosztásáról.

A szervezetek – az állami (önkormányzati) levéltár beszerzési forrásai – az állandó megőrzési időtartamú iratok és a személyi állomány aktáinak leltárait (éves szakaszok) a szervezet EB-vel egyeztetve benyújtják megfontolásra a levéltári intézmény szakértői ellenőrző bizottsága (EPC) számára. :

állandó tárolási idő - jóváhagyásra;
személyi állományról - megegyezés szerint.

Az ügyek, dokumentumok leltárát követően az EPC jóváhagyja és egyezteti ezeket a leltárokat, valamint a nem tárolásra kötelezett iratok megsemmisítésének kiosztásáról szóló törvényt a szervezet vezetője hagyja jóvá. Továbbá a törvény alapján megsemmisítésre kijelölt esetek megsemmisíthetők.

Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége nem hozza létre az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, nem egyeztethetik az ügyek személyzeti leltárát a levéltári intézmény EPC-jével.

jegyzet

Az új Szabályzat 4.13. pontja kimondja, hogy a lejárt tárolási idejű elektronikus állományokat általánosan megsemmisítésre kell kiosztani, ezt követően pedig fizikailag megsemmisül, vagy szoftverrel és hardverrel megsemmisítik, megfelelő megjegyzéssel a törvényben.

A szabályzat e szakasza különös figyelmet szentel a szervezet ügyeinek nómenklatúrájának. Fő elvei szerint:

rögzíti a végrehajtott dokumentumok fájlokba (elektronikus aktákba) történő besorolását (csoportosítását), és a fő számviteli bizonylat, amely tükrözi a szervezet dokumentumalapjának összetételét és felépítését;
alapja a tokok leltárának, az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási idők dokumentumainak, valamint az ideiglenes (legfeljebb 10 év) tárolási idő eseteinek nyilvántartásának;
szabványos, osztályos és egyéb, a tárolási időket megjelölő dokumentumjegyzékek, egyéb szabályozó jogszabályok, valamint az esetek szabványos és példamutató nómenklatúrái alapján készül;
az előírt formában (25. sz. melléklet) a szerkezeti felosztási esetek nómenklatúrái alapján (26. sz. melléklet) készül.

Szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzési forrásai, ötévente egy alkalommal egyeztetik az ügyek nómenklatúráját a szervezet CEC-jével (EB), és jóváhagyásra benyújtják az illetékes EPC-hez vagy az állami (önkormányzati) levéltárhoz, összhangban. a neki biztosított jogosítványokkal. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége nem hozza létre az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, önállóan hagyja jóvá az ügyek nómenklatúráját.

A szabályok határozzák meg a sorrendet kiképzés az elektronikus dokumentumok szervezetének archívumába történő továbbításra. Különösen arról van szó, hogy külön leltárt készítsenek az állandó megőrzésű, ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időtartamú elektronikus dokumentumok tárolási egységeihez, beleértve a tárolást. a személyzet által. Az elektronikus ügyek leltárának formáit, mint már említettük, az új Szabályzat 17., 18. számú melléklete tartalmazza.

V. szakasz: Az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumai és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezése

Ez a szakasz megállapítja az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat. A szabályzat főbb rendelkezései ebben a részben a következők:

Tájékoztatásul

Az új Szabályzat határozza meg az irattári dokumentumok felhasználási formáit. A főbbek a következők:

a szervezet alkalmazottainak információs támogatása;

felhasználói kérések teljesítése, beleértve a polgárok szociális és jogi természetű megkeresései;

ideiglenes felhasználású iratok, tokok kiadása, levéltári iratokról másolatok biztosítása a felhasználók kérésére, beleértve. elektronikus dokumentumok formájában.

Az új Szabályzatban különös figyelmet fordítanak a felhasználói kérésekkel kapcsolatos munka megszervezésére. Meghatározott:

kérelmek típusai (tematikus és társadalmi-jogi jellegű);
az írásbeli kérelem követelményei (forma, a kérelemben feltüntetendő információk összetétele);
a kérelmekkel való munkavégzés menete (regisztráció határideje, elbírálás, a nem alapvető kérelmek átirányítása, a felhasználói kérelmekre adott válaszok elkészítése irattári hivatkozás, irattári kivonat és irattári másolat formájában);
az interneten keresztül érkezett kérésekkel végzett munka megszervezésének jellemzői.

Az új Szabályzat meghatározza azokat az eseteket, amikor a levéltár megtagadhatja a levéltári iratok kiadását:

használati alap rendelkezésre állása;
dokumentumok rossz fizikai állapota;
a dokumentumok nem feleltek meg a tudományos leíráson és a műszaki tervezésen (e munkák befejezéséig);
Az Orosz Föderáció vagy az alap kezdeményezője jogszabályai által meghatározott felhasználási korlátozások.

R szakasz IV. A szervezet dokumentumainak átadása az állami (önkormányzati) levéltárba tárolás céljából

Meghatározza a szervezet dokumentumainak az állami (önkormányzati) levéltárba történő megőrzésre történő átadását. Ez a szakasz megállapítja, hogy:

szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrásai az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumainak archívumban való ideiglenes tárolásának lejárta után, a szervezetek a szabályoknak megfelelően állandó tárolásra átadják azokat a megfelelő állami (önkormányzati) archívumnak. 19. sz.;
az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrását nem képező állami és nem állami szervezetek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából a tevékenységük során létrejött iratokat megállapodások alapján átadhatják az állami (önkormányzati) levéltárnak.

Az új Szabályzat meghatározza az iratok átadásának rendjét. Hangsúlyozzák, hogy az iratokat a megfelelő tudományos referencia apparátussal rendezetten, végleges tárolásra átadják, az iratok állami (önkormányzati) levéltárba történő átadását pedig a dokumentumok tárolásra történő átvételéről és átadásáról szóló okirat (30. sz. melléklet) formálja. ).

szakasz VII. Iratok átadása a szervezet átszervezése vagy felszámolása során, a szervezet irattárvezetőjének változása

Meghatározza a sorrendet iratok átadása a szervezet átszervezése vagy felszámolása során, a szervezet irattárvezetőjének változása. Ez a szakasz megállapítja, hogy a felszámolt szervezet iratainak átadása az ügy- és vagyonátadásra alakult bizottság feladata.

Szervezetek - állami (önkormányzati) levéltárak beszerzési forrásai - felszámolása esetén a felszámolási bizottságba az állami (önkormányzati) levéltár képviselője is bekerül.

A szervezet irattárának vezetőjének (a szervezet irattári felelősének) váltáskor az irattári dokumentumok átvétele, továbbítása, könyvelése, ill. tudományos referenciakészülék törvény szerint történik.

Összegzés

1. Az új szabályok összetettek előírások, amely magában foglalja a szervezet archívuma által végrehajtott összes fő folyamatot:

dokumentumtárolás megszervezése,
dokumentumok archiválása,
dokumentumok archiválása
levéltári dokumentumok felhasználása.

2. Mivel ezek a szabályok normatív dokumentum, elképzelhető, hogy a gyakorlati alkalmazása során szükség lehet a dokumentum módszertani kiegészítésére (ajánlások kidolgozása, iránymutatásokat alapján a Szabályzat egészét ill külön szakaszok szabályok).

3. A fő alapvető különbség az új Szabályzat és más dokumentumok között az, hogy ez a szabályzat normatív dokumentum. A 2002. évi Alapszabály tájékoztató jellegű, az 1985. évi Alapszabály szabályozási és módszertani dokumentum volt. Emiatt az új Szabályzat lényegesen kisebb hatályú: csak azokat a rendelkezéseket (szabályokat, követelményeket) tartalmazza, amelyeket alkalmazni kell hibátlanul. Minden más - vagyis hogyan kell csinálni - a levéltárosok kénye.

4. Elmondhatjuk, hogy a követelmények csökkentek. Csökkentett a kötelezően kitöltendő okmányok száma. Korábban több mint 40 db volt: a 263. számú Alapszabályban - 44 nyomtatvány, az Alapszabályban - 48, most az új Szabályzatban - 30. Ez azt jelenti, hogy a levéltár szükség esetén használhatja saját nyomtatványait. A gyakorlatban így volt.

5. Az új Szabályzat elsősorban azokra a szervezetekre irányul, amelyek az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásai, de ez a dokumentumban közvetlenül nem szerepel, ezért helyesebb lenne azt mondani, hogy a szabályok azoknak a szervezeteknek szólnak, amelyek rendelkeznek saját archívum.

Jóváhagyta a Szovjetunió Főlevéltárának 1985. szeptember 5-i, 263. számú végzésével (a továbbiakban - az 1985. évi Alapszabályok). Valójában az oroszországi kulturális minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú rendeletének közzétételével veszítették el erejüket, amely jóváhagyta a cikkben tárgyalt új szabályokat.

Irodai munka és iroda

A szervezetek levéltári munkájának szabályzata 2015

Evgenia Kozhanova 2016. február 15. 13:58

2015 szeptembere óta hatályba lépett az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526. számú rendelete. Jóváhagyta az „Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat az állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél”. A cikk szövegében a továbbiakban a rövidség kedvéért "" Szabályok-2015».

Érdemes megjegyezni, hogy az archiválásban nem történt forradalom a Szabályzat-2015 kiadásával. Hacsak az új szabályok nem barátságosabbak elektronikus dokumentumokat... Ebben a cikkben az archiválás új és régi szabályainak állapotáról beszélünk. A szervezetek levéltári munkájának 2015. évi szabályzatát innen is letöltheti.

Emlékezzünk vissza, milyen volt a rendelet hatálybalépése előtt: a szervezetek két dokumentum szerint működtek.

Ezek közül az első az Osztályi Levéltárak Munkájának Alapvető Szabályzata (a Szovjetunió Főlevéltárának 1985. szeptember 5-i N 263 rendeletével jóváhagyva). Ez volt az egyetlen normatív (vagyis kötelező) dokumentum az archiválásról Oroszországban 09.21.15-ig.

A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2015. szeptember 18-án kelt N 2 / 2133-A levele kimondja, hogy az 526. számú rendelet hatálybalépésétől kezdve „Az osztályok levéltári munkájára vonatkozó alapvető szabályokat nem kell alkalmazni”. Többé nem használhatod őket.

A második a szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (amelyet a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá). Ez egy módszeres (nem kötelező, de tájékoztató jellegű) dokumentum, amelyet senki nem mondott le, de fel lehet használni, sőt kell is, mert. a Szabályzat-2015-ben számos, a szervezetekben történő dokumentumtárolás gyakorlati lépéseivel kapcsolatos kérdés a kulisszák mögött maradt.

Így maradt két munkadokumentum: a 2015. évi szabályzat és az Alapszabály. Teljesen más státuszúak:

Alapvető szabályok - módszertani dokumentum. Nem szükséges használni, bár ebben az esetben az archívum létrehozása egy szervezetben nagyon nehéznek tűnik. A fő szabályokat csak a Rosarchive Collegium határozata hagyja jóvá, ami azt jelenti, hogy státuszuk jóval alacsonyabb, mint a 2015-ös Szabályzaté.

Töltse le az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat az állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél (PDF, 4,02 Mb).

Mire támaszkodhat most a terepen szabályozásés az archiválás módszertani támogatása?

Először, a aktuális dokumentum aki visel normatív jelleg: Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok állami hatóságoknál, helyi önkormányzatoknál és szervezeteknél történő tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i rendeletével jóváhagyva). 526. sz.), amely tavaly szeptember végén lépett hatályba. A cikkben a továbbiakban Szabályok-2015-nek nevezzük.

Másodszor pedig a jelenlegi, módszertani jellegű dokumentumon: A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva, a továbbiakban: Alapszabály). Számos gyakorlati kérdéssel, amelyeket csak a 2015-ös szabályok érintenek, itt részletesen tárgyalunk, például az esetek nómenklatúrájának kidolgozási eljárását.

A tanszéki levéltárak munkájának alapvető szabályait (a Szovjetunió Főlevéltárának 1985. 09. 05-i, 263. számú rendeletével hagyták jóvá), amelyek az életkoruk miatt sokáig nem voltak elég munkadokumentumok, végül egy kútba kerültek. -megérdemelt pihenés, és az Orosz Föderáció területén nem alkalmazhatók a szabályok hatálybalépésének pillanatától kezdve -2015 (a Szövetségi Levéltár 2015. szeptember 18-i levele, 2/2133-A).

Meg kell őrizni a dokumentumokat?

A dokumentumokat meg kell őrizni. Annak ellenére, hogy a Szabályzat-2015 kimondja, hogy „a szervezetek jobb (kiemelés tőlem) a tevékenységük során keletkezett levéltári iratok tárolása céljából archívumot létrehozni...”, ez a jog alapos vizsgálat után valós kötelességgé válik.

Először is, ha van szervezet, akkor vannak alkalmazottak, ami mindegyikük személyi dokumentumainak teljes készletét jelenti.

Másodszor, ha van szervezet, akkor ott van az adóelszámolása is, amelyet szintén papír vagy elektronikus dokumentumok képviselnek.

Harmadszor, legalább a felsorolt dokumentumok mindegyikét meg kell őrizni határidőket. Eltarthatósági források - speciális listák:

Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői archív dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyva) ;
A jellemző levéltári dokumentumok listája keletkezett a tudományos, műszaki és termelési tevékenységek szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2007. július 31-i, 1182. sz. rendeletével jóváhagyva).

Kormányzati és nem kormányzati szervezetek számára egyaránt használható. Kiderült tehát, hogy bármelyik, még a legkisebb és legszerényebb cégnek is van egy készlete az archívum tárolására. Számukra pedig olyan feltételeket kell teremteni, amelyek megfelelnek az új szabályozó dokumentumnak: a Szabályok-2015. Az „archívum”, „iroda” elnevezésű szerkezeti felosztások hiánya ezt a feladatot semmilyen módon nem érinti.

Elektronikus dokumentumok tárolása

Újítás, amelyre minden irodai munkával és archiválással foglalkozó szakember felfigyelt, az elektronikus dokumentumok tárolásának régóta várt eljárása, amelyet a Szabályzat-2015 tartalmaz. A 2.30-2.33 szakaszok értendők. A Szabályzat-2015-ben az elektronikus dokumentumokra való áttérés meglehetősen hirtelen, minden címsor nélkül történik, közvetlenül az üzenet után, hogy tilos piszkos cipőben lenni az archívumban.

Dokumentumtöredék

Show összecsukása

2.30. Kötelező feltételek Az elektronikus dokumentumok tárolása a következő:

az elektronikus dokumentumok tárolási egységeiből legalább két példány jelenléte a szervezet archívumában (a fő és a munkapéldányoknak különböző fizikai eszközökön kell elhelyezkedniük);

elektronikus dokumentumok reprodukálására, másolására, újraírására, fizikai és műszaki állapotának ellenőrzésére tervezett hardver és szoftver elérhetősége;

az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kizárva az információ elvesztését, jogosulatlan terjesztését, megsemmisülését vagy elferdítését.

Egy másik jelentős újítás, hogy a 2015-ös szabályzat meghatározza az elektronikus dokumentumok archiválási tárolásának formátumát:

Dokumentumtöredék

Show összecsukása

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok állami hatóságoknál, helyi önkormányzatoknál és szervezeteknél történő tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i rendeletével jóváhagyva). . 526, hatályba lépett 2015. szeptember 21-én)

2.31. A szöveges elektronikus dokumentumok átadása az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásaként szolgáló szervezet archívumában való tárolásra PDF / A formátumban történik.

A PDF tagadhatatlanul univerzális formátum. A PDF/Archives (PDF/A) ennek a formátumnak egy változata, amelyet kifejezetten dokumentumok hosszú távú archiválási tárolására terveztek, és az ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Dokumentumkezelés. Elektronikus dokumentumfájl formátum a hosszú távú tároláshoz. De mint minden univerzális, a PDF sem tökéletes. Ebben a formátumban a felügyeleti dokumentumok nagyszerűek, de a szervezetek nem csak a Microsoft Office csomagot használják. Így például a .dwg formátumban készült rajzok hibásan jelennek meg .pdf-be konvertálva. Az elektronika viselkedése digitális aláírás amikor egy dokumentumot .pdf formátumba konvertál.

Az elektronikus ügyiratok és iratok átadásának menetét a Szabályzat 4.34 pontja ismerteti. A szövegből a következő következik:

egyrészt az elektronikus dokumentumok átvihetők az archívumba, és külön fizikai adathordozón és „információs és távközlési hálózaton keresztül” is tárolhatók,
másodsorban az elektronikus ügyek és iratok leltárát állítják össze, azonban ben papírforma(vagyis ha az EDMS-ben archívumot alakítunk ki, akkor a leltárt személyesen kell eljuttatni a levéltároshoz),
harmadszor: „az irattári tárolásra történő átvételkor az elektronikus aktákat hitelesítik Elektronikus aláírás a szervezet vezetője vagy az általa felhatalmazott hivatalos". A papíralapú dokumentumokhoz semmi ilyesmi nem szükséges. Az elektronikus dokumentumokat létrehozó, de EDS-t nem használó szervezetek teljesítésének módjáról a 2015-ös szabályzat hallgat.

Végül „az elektronikus dokumentumokhoz hivatkozási és keresési célból történő gyors hozzáférés érdekében az archívumban létrehoznak egy alapot az elektronikus dokumentumok felhasználására” (2.33. bekezdés). A felhasználási alap fogalmát nem hozzák nyilvánosságra.

Dokumentum könyvelés

Dokumentumtöredék

Show összecsukása

3.5. A szervezet archívuma vezeti a fő (kötelező) és a kiegészítő számviteli bizonylatokat. A fő számviteli bizonylatok összetételét és formáit e szabályok szerint határozzák meg. A számviteli bizonylatok összetételét és formáit a szervezet archívuma önállóan határozza meg.

A fő szabályok ismertették, hogy miért történik az irattári dokumentumok könyvelése, és mi a számviteli bizonylatok rendszere, egyértelműen megfogalmazva a célját. Ezek a meghatározások eltűntek a 2015-ös szabályokból. Emlékezzünk rájuk, hogy megértsük, miért foglalkozunk a könyveléssel:

És a fő változás: az archívum számviteli bizonylatainak listája 2015-ben több mint felére, 11-ről 5 pozícióra csökkent. Csak:

számviteli könyv ügyek, iratok átvételéhez és selejtezéséhez;
alapok listája;
alaplap;
ügyek, iratok leltározása;
leírási nyilvántartás.

A számviteli nyomtatványok összeállításának és karbantartásának eljárását, bár takarékosan, a 2015. évi szabályzat 3.7-3.11.

A többit a szervezet dönti el. Ha az állami (önkormányzati) archívum beszerzésének forrása, akkor a szervezeti útlevelet is ki kell készíteni (2015. évi Szabályzat 3.12. pontja). Itt egy link a rendelethez állami számvitel az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának 1997-es keltezésű dokumentumai, amelyek jóváhagyták az archív útlevél formáját. Megjegyzendő, hogy az Alapszabályok egy formát javasoltak, bár majdnem teljesen azonosak, de mégis „frissebbek”, mint az említett előírások. Legalábbis a számvetés benne a kétezredikével kezdődött, és nem a kilencvenes évekkel.

Iratok értékének vizsgálata

A Rules-2015 nem hozott alapvetően újat az iratok értékének éves vizsgálatára vonatkozó eljárásban. Csak a 4.12. bekezdés érdemel figyelmet:

Dokumentumtöredék

Show összecsukása

4.12. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége nem hoz létre az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, személyzeti leltárt és ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakra vonatkozó leltárt készít, és gondoskodik azok biztonságáról.

Ez a rendelkezés arra a beszélgetésre vonatkozik, hogy a levéltár szervezetében való jelenlététől és az állami (önkormányzati) levéltári beszerzési források számához való tartozásától függetlenül annak irataival legalább minimális mértékben köteles foglalkozni. Elvégre talán kevesen lesznek képesek leltárt összeállítani az ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakokról anélkül, hogy először összeállítanák az esetek nómenklatúráját.

Esetnómenklatúra

Nagyon szűkszavúan beszélnek az ügyek nómenklatúrájáról, amelyet a 2015-ös Szabályzat „a szervezet okmányalap összetételét és felépítését tükröző fő számviteli bizonylatnak” nevez, és nem is ad közérthető definíciót. A dokumentum szövegéből csak az következik (4.14-4.18. o.):

„az ügynómenklatúra rögzíti a végrehajtott iratok ügyekbe (elektronikus ügyekbe) sorolását (csoportosítását)”;
az esetek nómenklatúráját a mellékelt nyomtatvány szerint állítjuk össze;
a szervezet ügyeinek nómenklatúrája a szerkezeti felosztások eseteinek nómenklatúrái alapján áll össze (a nyomtatvány mellékelve, de a tartalomjegyzék alapján nem lesz megtalálható: két mellékletet tartalmaz a „ Az ügyek nómenklatúrája”; a 26. szám a szerkezeti felosztásokra vonatkozik);
a szervezet ügyeinek nómenklatúráját szabványos, osztályos és egyéb dokumentumjegyzékek, amelyek megjelölik a tárolási időszakokat, egyéb szabályozó jogszabályok, valamint az esetek jellemző és példamutató nómenklatúrái alapján alakítják ki;
szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzési forrásai egyeztetik "az illetékes ESZB-vel vagy az állami (önkormányzati) levéltárral, a rá ruházott hatáskörökben";
az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének nem forrásaként működő szervezetek önállóan megegyeznek az iratgyűjteményükről.

A 2015. évi szabályzat nem tartalmaz több gyakorlati információt a szervezet ügyeinek nómenklatúrájának kialakításáról és karbantartásáról. Egyértelműen ki kell mondanunk: az Alapszabályok nélkül egy rendes ügyintéző, pláne először, nem tudja elkészíteni.

Ügyek nyilvántartása

Dokumentumtöredék

Show összecsukása

4.19. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási időszakok befejezett irodai munkái, beleértve a személyzetet is, a lejárta után naptári év, amelybe bekerültek, a szervezet archívumába történő átvitelre készülnek, regisztrációhoz és leíráshoz kötöttek.

A tárolási feltételektől függően az ügyek teljes vagy részleges nyilvántartása történik. Teljes kialakításállandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási időszakokra és a személyzetre vonatkozik.

A papírmunka a következőket tartalmazza:

ügyiratok iktatása vagy bekötése (a nem formázott dokumentumokat zárt kemény mappákban vagy dobozokban tárolják);

az ügy lapjainak számozása;

az ügy bizonyító ívének elkészítése (8. sz. melléklet);

az ügyiratokról belső leltár készítése (27. sz. melléklet);

tokborító kialakítása (28. sz. melléklet).

Az elektronikus ügyiratok előkészítése a szervezet archívumába történő továbbításhoz biztosítja az elektronikus ügyiratok, dokumentumok leltárának összeállítását (17., 18. sz. mellékletek).

Az, hogy mit tartalmaz az ügyek részleges nyilvántartása, és ez hogyan függ a dokumentumok tárolási feltételeitől, nem kerül jelentésre.

Ha korábban a belső leltárt csak „ben szükséges esetekben”(Alapszabály, 3.6.3. pont), akkor ez a mondat kikerült a Szabályzat-2015. A 27. számú mellékletben szereplő leltári adatlap fejléce nem utal a tárolási időszakokra.

Nem minden elektronikus ügyet kell ismertetni, hanem csak azokat, amelyeknek van ideiglenes (10 év feletti) és állandó tárolási ideje (leltári nyomtatványok a 17. és 18. mellékletben találhatók).

Kérelmek teljesítése

Az archívumhoz benyújtott szervezetek és állampolgárok kérelmeinek teljesítése terén újítás van: az új szabályok szerint levéltári bizonyítvány, kivonat és másolat adható ki. elektronikus formában elektronikus médiában, vagy információs és kommunikációs hálózatokon keresztül küldik el. Az ilyen igazolásokat, másolatokat és kivonatokat „a szervezet vezetőjének vagy más meghatalmazott tisztviselőjének elektronikus aláírása” hitelesíti.

Pályázatok: dokumentum nyomtatványok

Hagyományosan a Szabályok-2015 egy sor alkalmazással zárul – olyan dokumentumformákkal, amelyek bizonyos dokumentumtárolási folyamatokat kísérnek.

Általánosságban elmondható, hogy egyrészt a Szabályzat-2015-ben kevesebb formanyomtatvány található, mint az Alapszabályban, másrészt ezek között van két azonos nevű alkalmazás, ami nagyon kényelmetlen, harmadszor pedig a szövegben való említés sorrendjében (és nem fontossági sorrendben vagy logikai sorrendben, mint az Alapszabályokban). Egyes alkalmazások neve megváltozott, néhány alkalmazás kissé megváltoztatta az űrlapot. Általános ajánlás a következő lesz: ha valamilyen irattári irat elkészítésére van szükség, a levéltárosnak mindenekelőtt a Szabályzat-2015-ben kell keresnie annak formáját, és csak abban az esetben, ha a szükséges nyomtatvány nem található, hivatkozzon az Alapszabályokra. .

Az alábbiakban 3 lista található. Az első (táblázat formájában) a 2015. évi Szabályzat mellékletei és az Alapszabály megfelelő nyomtatványai. A második a 2015-ben bevezetett nyomtatványok újdonságai. A harmadik az Alapszabályból származó nyomtatványok, amelyek nem szerepeltek a Szabályzat-2015-ben, de nem is törölték (ahogy mondani szokás, használd egészségedre).

asztal

Show összecsukása

Újra megjelent és a Szabályzat-2015 által jóváhagyott:

Elektronikus iratok, ideiglenes (10 év feletti) tárolási idejű dokumentumok leltározása;
Függelék az ideiglenes (10 év feletti) tárolási idők elektronikus aktáinak leltárához;
Az irattári dokumentumok tárolásra történő átvételének és átadásának aktusa (szervezetről szervezetre. - Jegyzet. szerk.)
Az esetek leírása;
Elektronikus ügyiratok, dokumentumok leltározása az elektronikus ügyiratok, dokumentumok leltárához csatolt melléklettel.

Az utolsó két űrlap a kézbesítési listák helyettesítésére szolgál, és valójában a dokumentumok átvételét és átadását jelenti a szervezet archívumában való tárolás céljából.

A szervezet szerkezeti egysége állandó, ideiglenes (10 év feletti) tárolási eseteinek és személyi állományának leltározása (Alapszabályok 12. sz. melléklete);
Zárónyilvántartás és bizonyítványfelirat (13. melléklet);
Az állandó tárolásra szánt dokumentumok leltárának címlapja (14. sz. melléklet);
Az iratok kiállításának elrendelése (követelménye) (17. sz. melléklet);
Az okmányok kiállításának könyve (19. melléklet);
A különösen értékes esetek leltárát (23. melléklet);
A biztosítási alap és a használati alap átvételének, selejtezésének elszámolási könyve (27. sz. melléklet);
A biztosítási alap leltára (28. sz. melléklet);
A tároló szervezet archívumának útlevele vezetői dokumentáció(29. melléklet);
Az ágazati alap dokumentumait őrző szervezet útlevele (30. sz. melléklet);
Elektronikus bizonylatok elszámolási egysége (ED) regisztrációs kártyája (31. sz. melléklet);
törvény az elektronikus dokumentumok migrációjáról és átírásáról (32. sz. melléklet);
Elektronikus dokumentumok átvételének és selejtezésének naplója (33. melléklet);
Az átállások nyilvántartási és az elektronikus dokumentumok átírásának naplója (34. melléklet);
törvény a személyes eredetű iratok leírásáról (38. sz. melléklet);
törvény a közös levéltári alap létrehozásáról (39. sz. melléklet);
A kiadott másolatok, kivonatok, referenciák, tematikus anyagok nyilvántartási naplója (44. sz. melléklet);
Az olvasóterem látogatóinak regisztrációs naplója (45. sz. melléklet);
A levéltár éves munkaterve (46. sz. melléklet);
Számlakártya a szervezettel való munkavégzéshez (47. sz. melléklet);
Az átvétel és átadás aktusa az irattár vezetőjének megváltoztatásakor (48. sz. melléklet).

Nyilvánvaló, hogy a Szabályzat-2015 felkészült olvasó számára készült. De sok esetben sajnos akár titkárok, akár (szükség esetén) különböző osztályok alkalmazottai vesznek részt az irodai munkában, archiválásban a szervezetben: könyvelők, személyzeti tisztek, munkavédelem, jogászok stb. Ezeknek az ártatlan embereknek nagyon nehéz lesz megérteni, mit követelnek meg tőlük az irattárolás terén.

A 2015-ös Szabályok az intézkedések abszolút minimumát biztosítják a dokumentumok szervezeten belüli tárolásának biztosítására. Ennek a minimumnak a gyakorlati megvalósításáról a szabályok olvasóinak önállóan kell tájékozódniuk módszertani forrásokban. Így a szervezetek levéltári munkájának alapszabályaira – fakultatív státuszuk ellenére – a Szabályzat-2015 megjelenésével igény lesz a hivatalokban. orosz szervezetek még erősebb, mint korábban.

2015. szeptember 21-én hatályba lépett az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-én kelt 526. számú rendelete. Jóváhagyta az „Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat az állami hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél”. A cikk szövegében a továbbiakban a rövidség kedvéért "Szabályok-2015"-nek nevezzük őket.

Érdemes megjegyezni, hogy az archiválásban nem történt forradalom a Szabályzat-2015 kiadásával. Hacsak az új szabályok nem barátságosabbak az elektronikus dokumentumokkal szemben... Ebben a cikkben az új és régi archiválási szabályok állapotáról beszélünk. A szervezetek levéltári munkájának 2015. évi szabályzatát innen is letöltheti.

Előtt és után

Emlékezzünk vissza, milyen volt a rendelet hatálybalépése előtt: a szervezetek két dokumentum szerint működtek.

Így maradt két munkadokumentum: a 2015. évi szabályzat és az Alapszabály. Teljesen más státuszúak:

A Rules-2015 egy szabályozási dokumentum. Tevékenységi körétől és tulajdonformájától függetlenül minden szervezet számára kötelező. A Művelődési Minisztérium rendeletével hagyja jóvá.

Irodai munka és iroda

A szervezetek levéltári munkájának szabályzata 2015

Evgenia Kozhanova 2016. február 15. 13:58

Emlékezzünk vissza, milyen volt a rendelet hatálybalépése előtt: a szervezetek két dokumentum szerint működtek.

Így maradt két munkadokumentum: a 2015. évi szabályzat és az Alapszabály. Teljesen más státuszúak: