O fișă completată este martorul cazului în organizație. Numerele literelor

CONSTANT - CÂT?

FORMĂM ȘI ORGANIZAM CAZURI ȘI DOCUMENTE

PREGĂTIREA DOCUMENTE PENTRU ÎNREGISTRARE

ÎNREGISTRAREA CAZURILOR PENTRU DEPOZITARE

CE SE CUMPĂRĂ ÎN ARHIVĂ

Cum se folosesc numerele de litere în inventarul de cazuri?

Este posibil să folosiți numere de litere în comenzi?

Relevanța numerotării literelor

Fișa-certificator al cazului: analiza formularului

Unde și cum este plasată fișa de certificare

Este posibil să se facă modificări la fișa de certificare?

Fișă de certificare în sistemul documentelor contabile

Șablon fișă de verificare

Fișa de certificare a unui dosar personal: model de proiect

Completarea fisei de verificare

Reguli de completare a fișei de certificare a cazului

Caracteristici ale formării cazurilor

Modalități de organizare a documentelor

Etapa întâi: numerotarea foilor volumului

Etapa a doua: alcătuirea unui inventar intern al volumului

Etapa a treia: întocmim o fișă de probă a cauzei

Pasul patru: Cuserea volumului

Etapa a cincea: distingem pagina de titlu (copertă) a volumului

Din articol vei afla:

Cum se numerotează foile la întocmirea unui inventar intern?

În procesul de numerotare, există o serie de subtilități despre care fiecare funcționar trebuie să le cunoască:

Numerele literelor pot fi utile atunci când compilați o fișă de certificare a cazului?

Numerotarea comenzilor conform GOST

Din articol vei afla:

Detaliile standard ale formularului includ:

Intrarea în acest caz ar arăta astfel:

În activitățile fiecărei organizații se formează o categorie specială de cazuri - cazuri de depozitare permanentă. În articol vă vom spune cum să aranjați astfel de cazuri pentru transferul în arhivă.

Termenele de păstrare a documentelor sunt stabilite prin liste standard:

O listă de manageri tipice documente de arhivă generate în cursul activităţii agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558, modificat la 16.02.2016; în continuare - Lista 2010);
O listă de documente tipice de arhivă generate în științifice, tehnice și activitati de productie organizații, indicând termenii de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 iulie 2007 nr. 1182, modificat la 28 aprilie 2011; în continuare - Lista 2007).

Perioada de stocare a documentelor poate fi stabilită și în reglementările din industrie. În acest caz, cuvântul „permanent” poate fi înlocuit cu un sinonim, de exemplu, „la nesfârșit”.

Dacă organizaţia nu este o sursă de achiziţie a arhivei statului.

Coloana 3 „Perioada de păstrare a documentelor” din Lista 2010 conține o notă de subsol<*>, care prevede că perioada de păstrare a documentelor „permanente” (permanente) în organizații care nu sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale nu poate fi mai mică de zece ani. Vorbim doar despre acele documente ale căror perioade de păstrare sunt indicate în Lista 2010.

Astfel, dacă o organizație nu este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), trebuie să păstreze documente cu o perioadă „permanentă” de cel puțin 10 ani, iar apoi să fie liberă să le distrugă în regim normal, alături de cazuri. care au expirat până în acest moment. În același timp, în instrucțiunile pentru munca de birou sau într-un alt act de reglementare local privind depozitarea documentelor, este recomandabil să se stabilească termen minim stocarea acestor documente. De exemplu:

Întrucât Compania nu este o organizație - o sursă de achiziție de arhive de stat (municipale), perioada de păstrare este „permanentă” pentru documente de management este egal cu 10 ani.

Notă

Lista din 2007 nu conține astfel de note de subsol sau instrucțiuni în niciun alt mod. Prin urmare, dacă un document din Lista 2007 are o perioadă de păstrare „permanentă”, aceasta înseamnă păstrare pentru întreaga existență a organizației.

Dacă organizația este o sursă de achiziție a arhivei statului, atunci perioada de păstrare „permanent” înseamnă „atâta timp cât organizația există”. Dacă organizația lichidată are un succesor, atunci „permanent” va dura tot timpul existenței organizației succesoare. În situația în care o organizație este lichidată fără succesori, arhiva statului de care aparține efectuează o examinare a valorii documentelor cu perioadă de păstrare permanentă și le preia în depozitele sale pe cele pe care le consideră utile. Documentele care nu prezintă interes pentru arhivă pot fi distruse.

Pregătirea unui caz pentru depozitare începe cu mult înainte ca documentul să fie completat în evidența. Toate procesele DOW sunt efectuate secvenţial şi sunt interconectate.

Notă

Deja în proces de primire document de intrare sau crearea unuia de ieșire, trebuie să înțelegeți în ce caz va fi plasat documentul și care sunt caracteristicile formării acestui caz.

De exemplu, comenzile pentru activitățile de bază ar trebui luate în considerare și formate strict separat de comenzile pentru personal. Organizațiile mici păcătuiesc adesea opusul, în care secretarul combină funcțiile de funcționar și de ofițer de personal. Înainte de a trimite un astfel de fișier compozit pentru stocare, va trebui să fie desființat, iar aceasta este o muncă suplimentară.

În ceea ce privește corespondența, aceasta ar trebui să fie formată conform principiului „cerere-răspuns”, atunci când fiecare scrisoare de intrare sau de ieșire este introdusă în dosar în funcție de întrebarea sa, și nu după tip (intrat sau ieșit). Acest lucru trebuie făcut imediat, în caz contrar, când vine timpul să trimitem cutii pentru depozitare, secretara va cheltui o cantitate mare timpul pentru a forma istoria corespondenței.

Documentele din caz pot fi sistematizate:

Cronologic, adică în momentul creaţiei. De regulă, în astfel de cazuri, documentele sunt aranjate strict după numere de înregistrare, de exemplu:

	Numărul foii de caz (volum)
Ordin din 01.12.2015 Nr.1
Ordin din 13.01.2015 nr.2
Ordin din 13.01.2015 nr.3
Ordin din 16.01.2015 nr.4
Ordin din data de 19.01.2015 nr.5

alfabetic- de exemplu, prenumele sau numele proiectelor:

Mod combinat- mai întâi, documentele sunt aranjate în ordine alfabetică, apoi și cronologic, de exemplu:

Documentul și datele de înregistrare ale acestuia	Numărul foii de caz (volum)
Corespondență cu Astra SRL
Foaie separatoare
Ref. Nr 53 din data de 14.01.2015
În. Nr 243 din data de 16.01.2015
Ref. Nr 105 din data de 23.01.2015
În. Nr 341 din 28.01.2015
Corespondență cu Vasilek SRL
Foaie separatoare
În. Nr.14 din data de 12.01.2015
Ref. Nr.18 din data de 13.01.2015
În. Nr.201 din data de 15.01.2015

Documentele împărțite în blocuri alfabetic sunt separate unele de altele, de exemplu, prin separatoare colorate. Acest lucru este opțional, dar face lucrul cu volumul mult mai ușor. La numerotarea foilor, separatoarele primesc numere în ordine generală.

Astfel, în momentul în care dosarele vor fi depuse pentru stocare, documentele vor fi deja corect formate în dosare, iar în interiorul dosarelor acestea vor fi sistematizate.

Îndepărtăm excesul. Cel mai probabil, până acum documentele erau păstrate în mape – registratori. Este încă prea devreme pentru a scoate documente din ele. Pentru început, să parcurgem fiecare dosar și să eliminăm ciorne, copii dublu (repetate) ale documentelor, foi cu note din el și agrafe și capse din documentele în sine.
Împărțim cazurile în volume.În această etapă, determinăm câte volume ale cazului vor ieși în final și cum este mai bine să împărțim documentele în volume: pe luni, după numărul de foi, pe antreprenori, pe nume etc. În conformitate cu clauza 4.20 din Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fond de arhivă Federația Rusă si alte documente aflate in autoritati puterea statului, guvernele și organizațiile locale (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526; în continuare - Reguli 2015) în fiecare caz nu ar trebui să fie mai mult de 250 de foi.

Nu este deloc necesar să veniți cu un fel de sistem de împărțire a documentelor în volume, este suficient să urmați această regulă. Distribuția uniformă a foilor, în primul rând, face posibilă formarea unor volume de aproximativ aceeași grosime, iar în al doilea rând, facilitează căutarea documentelor în dosar. Astfel, dacă în dosar există aproximativ 300 de coli, atunci este mai bine să faceți două volume a câte 150 de coli fiecare, și nu 250 și 50.

Apoi extragem cu grijă documentele din foldere, le distribuim pe volume și trecem la înregistrarea pentru stocare.

În funcție de perioada de depozitare, cazurile pot fi procesate parțial sau complet. Toate dosarele depuse în organizație și cu termen de valabilitate mai mare de 5 ani sunt parțial procesate, cu excepția cazurilor privind personalul. Design complet Următoarele cazuri sunt supuse depozitării, în conformitate cu Regulile din 2015:

perioada de depozitare permanenta;
perioada de depozitare temporara (peste 10 ani);
documentele de personal toate, inclusiv cele care au o perioadă de valabilitate de cinci ani).

Etapele de înregistrare a fiecărui volum.Înregistrarea completă pentru stocarea fiecărui volum al fișierului are loc în următoarea ordine:

1) numerotarea foilor cazului;

2) întocmirea unui inventar intern al cazului;

3) înregistrarea foii - martorul cauzei;

4) depunerea sau legarea actelor cauzei;

5) design de copertă (pagina de titlu).

Dacă documentele au fost deja numerotate anterior de cineva în același colț din dreapta sus și noua numerotare nu se potrivește cu cea veche, atunci tăiați numărul vechi și scrieți-l pe cel nou lângă el. Numerele aplicate în alte părți ale foii nu trebuie corectate. Dacă în volumul respectiv este inclusă o broșură cu propria numerotare a paginilor, atunci fiecare dintre foile sale, inclusiv coperta, își primește numărul în ordinea generală.

Fiecare volum numerotat poate fi etichetat cu un autocolant cu următoarele informații:

numărul total de foi;
numere pierdute;
numere de litere.

Aceste informații ne vor fi utile puțin mai târziu la întocmirea foii de martor a cauzei.

Dacă în volum lipsesc mai multe numere cu litere, atunci ele trebuie luate în considerare la numărarea numărului de foi. De exemplu, dacă într-un volum există 100 de coli după numere, dar lipsesc trei numere și două cu litere, atunci numărul total de coli din volum va fi 99 (100 - 3 +2).

Regulile din 2015 nu spun nimic despre numărul de revizuiri în numerotarea volumului. Evident, dacă sunt prea multe erori, atunci este mai bine să renumerotați foile. Cu toate acestea, cu ce semnificație începe acest „prea mult” nu se știe. În acest caz, vă recomandăm să vă familiarizați cu clauza 75 din Regulile pentru activitatea de birou notarial (aprobată prin decizia Consiliului FNP din 17 decembrie 2012, prin ordin al Ministerului Justiției din Rusia din 16 aprilie, 2014 nr. 78):

extracţie

din Regulile muncii de birou notarial

75. […] Dacă se comite mai mult de 5 erori la numerotarea foilor din carcasă (volum), foile cutiei (volumului) se numerotează din nou.

Această regulă nu este necesară pentru munca generală de birou, dar cel puțin oferă o idee despre câte erori este mai bine să renumerotezi un volum.

Alcătuirea unui inventar intern al documentelor volumului nu este întotdeauna necesară. Pentru a cita Regulamentul 2015:

extracţie

din Regulile pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse

și alte documente în autoritățile de stat, administrațiile și organizațiile locale

4.30. Pentru înregistrarea documentelor anumitor categorii de cauze pe pe suport de carton(cazuri personale, judiciare, materiale de dosare penale, cazuri de acordare a diplomelor academice și conferire de titluri academice, cazuri legate de eliberarea certificatelor de drept de autor și a brevetelor de invenție) se întocmește un inventar intern al actelor cauzei.

Inventarul intern este un fel de cuprins al volumului.

Secretarul, dacă este necesar, poate realiza un inventar intern pentru alte categorii de cazuri. Iată ce spun ei despre acest Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobat prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002):

extracţie

din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor

3.6.17. Se întocmește un inventar intern al actelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror contabilitate este determinată de specificul acestei documentații (în special dosare valoroase, personale, judiciare, de anchetă etc.), precum precum și să înregistreze stocarea permanentă și temporară (peste 10 ani), formată în funcție de tipurile de documente ale căror titluri nu dezvăluie conținutul specific al documentului.

Astfel, este posibil să se întocmească un inventar intern atât pentru volumul cu comenzi pentru activitatea principală (mai ales dacă, din cauza unei sistematizări incorecte, numerotarea a fost încălcată în acesta), cât și pentru volumul cu corespondență, dacă aceasta facilitează utilizarea volumele.

Forma inventarului intern este dată în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 27). Inventarul are propria numerotare a foilor, care poate fi depusă automat în etapa creării unui document în MS Word (Exemplu 1).

Se întocmește o fișă de certificare pentru fiecare volum al cazului. Formularul de fișă este cuprins și în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 8). Este ușor de completat: știm deja câte foi sunt în fiecare volum, precum și câte dintre ele lipsesc și numere cu litere. În ceea ce privește „caracteristicile condiției fizice”, atunci vorbim despre:

despre foi rupte;
foi lipite;
broșuri, documente cusute și sigilate ca parte a volumului;
foi de un format mai mare decât majoritatea din volum și alte documente non-standard pentru acest volum (Exemplul 2).

Alegem o husă. Documentele cu termen de valabilitate permanent se eliberează în huse din carton special concepute pentru cazurile cu termen de valabilitate permanent (Fig. 1). Este mai ușor să le găsești pe site-urile magazinelor online și nu în platformele comerciale - acest produs nu este cel mai popular, așa că adesea uită să-l pună pe tejghea.

Dosarul de legare din carton este completat cu un cotor lat flexibil cu un strat adeziv. Capacele de sus și de jos sunt încrețite cu o adâncime de la marginea stângă de 25 mm, ceea ce vă permite să răsfoiți carcasa ca pe o carte și să copiați foile fără dificultate.

Un volum conceput într-o astfel de copertă arată ca o carte obișnuită, doar într-un format mare. Volumele astfel concepute pot fi asezate vertical pe raft fara teama ca se vor indoi, strivind continutul.

Facem o copertă. Dacă conducerea consideră că este prea scump, secretarul va trebui să ia foarfece, carton și să creeze singur husele. Cu toate acestea, realizarea de coperți decente va funcționa numai dacă puteți găsi carton de înaltă calitate tăiat în coli egale sau puțin mai mari decât A4. Din obișnuitul „Pentru creativitatea copiilor” nu va ieși nimic bun.

Pentru a face singur coperta, veți avea nevoie de carton, o foaie de bumvinil (material de legare durabil, rezistent la apă, pe bază de hârtie) și bandă cu două fețe.

Principiul cusăturii huselor achiziționate și de casă este același:

1. Așezați capacul inferior, documentele și capacul superior împreună, găuriți și capsați legarea.

2. Înfășurați materialul moale (în cazul fabricației proprii - o bandă de bumvinil) în spatele capacului inferior și lipiți banda strâns de jos (Fig. 2).

Ca rezultat, capacul de casă va arăta aproape la fel ca în Fig. 3.

Folosim un perforator. Deoarece documentele sunt capsate în 4 găuri, este mai bine să folosiți perforatoare speciale cu 4 găuri, care perforează un teanc de documente de la 150 la 300 de coli o dată (Fig. 4, 5).

De asemenea, puteți utiliza un perforator obișnuit cu 10 coli cu două găuri, cu toate acestea, va trebui să perforați aceste zece coli de două ori. Distanța dintre cele patru găuri ar trebui să fie de 8 cm (conform
cu recomandările GOST 17914-72 „Huse de acoperire pentru cutii de depozitare pe termen lung. Specificații”), deci contorul trebuie setat la „888”.

Înainte de a perfora găurile în volum, trebuie să aranjați documentele carcasei în următoarea ordine:

1) inventar intern (dacă a fost creat);

2) actele cauzei;

3) fișa de certificare.

Selectăm un ac și un fir. Acul de cusut este prea mic, este mai bine să folosiți o pungă (așa-numita „țigan”) - lungă (aproximativ 12 cm) și cu ochiul larg. Firul va avea nevoie de unul puternic, dar îl puteți plia de mai multe ori și de cel obișnuit. Puteți coase și cu sfoară de bancă, dar nu este ușor să o înfilați chiar și într-un ac „țigănesc”.

Lungimea firului pe un volum standard este de aproximativ 1 metru. Cel mai bine este să determinați empiric lungimea optimă pentru dvs. - deja la al treilea volum cusut va deveni clar cât de mult va fi nevoie. Nu este nevoie să legați un nod la capătul firului, ca în cazul cusăturii obișnuite - oricum, capetele vor fi tăiate la lungimea optimă. Dacă volumul a fost străpuns (găurit, găurit) cu atenție, nu vor fi probleme cu filetarea firului, deoarece diametrul acului este mult mai mic decât diametrul găurii de la burghiu sau perforator.

Direcția acului cu firul la suturarea volumului este prezentată în Figura 6.

După ce ambele capete ale firului sunt scoase din spatele volumului, acestea sunt legate (nu strânse, astfel încât volumul să poată fi deschis nu numai, ci și, dacă este necesar, faceți o copie a oricărui document, dar nu slab, pentru ca foile carcasei să nu „mergă”) și să fie tăiate.

Notă:în general şi munca de birou de personal Nu este nevoie să scoateți capetele firelor din interiorul capacului și să le fixați cu un autocolant de autentificare. Capetele sunt tăiate și, dacă este posibil, ascunse sub capac. Dacă nu există capac, acestea sunt pur și simplu scoase din interior fără alte manipulări.

Forma paginii de titlu a cauzei este dată în Regulamentul 2015 (Anexa nr. 28). Umplerea sa de obicei nu provoacă dificultăți. Nu uitați doar că linia de sus a copertei „Numele arhivei statului (municipale)” rămâne goală. Dacă cazul ajunge vreodată în arhivele statului, angajații acesteia vor completa ei înșiși acest rând.

În colțul din stânga jos al paginii de titlu este atașat codul de arhivă al carcasei: numărul fondului, numărul de inventar și numărul acestei unități de depozitare conform inventarului (Exemplul 3).

Lipiți pagina de titlu pe coperta volumului. Cel mai bine este să folosiți adeziv PVA, dar apoi carcasa trebuie pusă imediat sub presiune timp de câteva ore, altfel pagina de titlu se va lipi neuniform și se va încreți pe alocuri. Cel mai puțin potrivit pentru aceasta este un lipici (coperta se va desprinde în câteva ore) și un lipici de papetărie (prea lichid și va strica pagina de titlu, astfel încât nicio apăsare nu o va salva). Imprimarea copertelor pe foi cu un strat adeziv este costisitoare și ineficientă: „stratul adeziv” de pe ele este condiționat, iar capacul poate fi îndepărtat cu o mișcare a mâinii.

Deci, algoritmul de înregistrare a documentelor pentru stocare permanentă este următorul:

Sortimentul de papetărie speciale pentru arhivă, prezentat în magazine, este mic, dar poți alege ceva.

Mașini de legare arhivă. Volumul carcasei este fixat în ele și găurit. Mașina poate fi manuală (pentru găurire, trebuie să rotiți un mâner special, Fig. 7) și electrică (burghiutul este pornit prin apăsarea unui buton, Fig. 8). Opiniile experților despre aceste mașini diferă: cineva le consideră convenabile, cineva - exact opusul. Dar o gaură perforată de un perforator arată cu siguranță mai netedă și mai îngrijită decât o gaură forată de o mașină.

Cutie de depozitare. Volumele gata făcute pot fi pur și simplu puse pe un raft sau pot fi ambalate suplimentar în cutii. Există multe tipuri de cutii. Să remarcăm, de exemplu, o cutie cu șiruri, în care sunt așezate mai multe volume legate de cutii (Fig. 9).

La vânzare puteți găsi și cutii mari cu capac cu balamale (Fig. 10). Această cutie poate conține 10 sau mai multe volume.

Este convenabil să obțineți volumul sau pachetul dorit din cutii cu capac cu balamale fără a scoate cutia de pe raft. Unele cutii au chiar suporturi speciale de fixare, care vă permit să formați un rack prin conectarea cutiilor (Fig. 11).

Este posibil să folosiți numerele de foi cu litere la depunerea dosarelor? Numerotarea literelor este folosită în munca modernă de birou sau această metodă nu mai este relevantă?

Cuvântul „litera” a venit în limba noastră din latină și înseamnă literal „scrisoare”. Mulți l-au întâlnit ca parte a adresei poștale, unde servește la clarificarea clădirii, de exemplu: numărul casei 81, litera A. Cineva își va aminti de el din poveștile despre Sherlock Holmes, care a păstrat o „colecție demnă de răufăcători” sub litera „M”. În munca modernă de birou, această metodă de numerotare și-a găsit o aplicație largă. Este convenabil pentru identificarea precisă a documentelor, ordonarea lor în arhive și cataloage.

Cea mai mare parte a documentației oficiale a companiei este stocată în arhiva acesteia pentru perioadele specificate la nivel legislativ. Pregătirea lui pentru transferul în arhivă este un proces clerical important. Toate lucrările trebuie să fie pregătite și legate corespunzător. În ceea ce privește numerotarea foilor în cutiile pregătite pentru depozitarea arhivistică, se poate distinge ca o etapă separată a acestui proces.

La întocmirea unui dosar, este necesar să se asigure că documentele cuprinse în acesta corespund rubricii conform nomenclatorului și sunt aranjate după anumite principii: după problemele luate în considerare, trăsături geografice, cronologie, sau în ordine alfabetică.

Numărul literei din arhivă face de obicei parte din indexul documentului. În timpul procesului de indexare, tuturor documentației i se atribuie denumiri alfanumerice. Cu ajutorul lor, orice hârtie oficială poate fi identificată cu acuratețe și găsită în arhivă dacă este necesar. Compoziția indexului este determinată de sarcinile de căutare.

Se întocmește un inventar de cazuri sau un inventar de arhivă pentru a sistematiza unitățile de stocare a arhivei. Ajută la păstrarea înregistrărilor exacte ale cazurilor și dezvăluie conținutul acestora. De fapt, un astfel de inventar îndeplinește funcțiile unei cărți de referință arhivistice, o listă sistematizată a cazurilor transferate în arhivă.

Pentru cazurile de depozitare permanenta si temporara, precum si cazurile de personal si cazuri specifice acestei organizatii se intocmesc liste separate.

Descrierile de caz includ următoarele elemente:

Numărul de serie al carcasei (volumul sau partea sa);
Index;
Titlul conform copertei;
datele cazului;
Număr de foi;
Note.

Volumele și părțile carcasei au numerotare independentă. Dacă este necesar să se înscrie în inventar acte oficiale cu aceleași rubrici, atunci pentru primul caz această coloană este completată complet, iar următoarele cazuri omogene sunt indicate prin cuvintele „Același”. Ca exemplu de utilizare a numerelor de litere în inventar, se poate cita un fragment din lista de cazuri de către personal.

În acest fragment, carcasa care conține contracte de munca cu lucrători disponibilizați, împărțit în 2 volume, în fiecare din care actele sunt aranjate în ordine alfabetică. Primele litere ale numelor membrilor personalului servesc drept numere de litere de secțiune pentru fiecare volum.

Intern de fapt, este titlul său. Acest document este întocmit pentru cazurile din următoarele categorii:

cu termen de valabilitate de peste 10 ani;
depozitare permanentă;
cazuri asupra personalului, indiferent de termenele de depozitare;

Forma unificată a inventarului este dată în Anexa nr. 27 la Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 526 din 31 martie 2015 „Cu privire la aprobarea regulilor de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse ...”. Conform acestor reguli, la depunerea unui dosar, este necesar să se fulgere sau să legă toate documentele incluse în acesta, să le numeroteze, să se întocmească o fișă de certificare și un inventar intern al documentației și să se întocmească coperta cazului.

Numărul este plasat în colțul din dreapta sus;
Pentru fixarea lui se folosește un numărător sau un creion de grafit;
Foi inventar intern numerotate separat;
Fiecare volum sau parte a carcasei are propria sa numerotare;
Pe desene, fotografii și ilustrații, numerotarea este pusă pe verso în colțul din stânga sus;
O foaie cu documente lipite strâns este numerotată ca una, dacă sunt lipite cu o margine, atunci fiecare dintre ele trebuie numerotată;
Documentele cu numerotare proprie sunt numerotate în ordinea generală;

În ceea ce privește numerele de litere folosite în arhivă, acestea se notează în cazul în care s-au făcut erori la numerotare. Dacă numărul lor este nesemnificativ, de exemplu, lipsesc doar câteva coli, puteți introduce paginile lipsă în carcasă. Pentru numerotarea lor, iau numărul anterior, îl pun pe o foaie nenumerată cu adăugarea unui index de litere în ordine crescătoare. Ordinea de numerotare va arăta astfel: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Aceste numere de litere trebuie indicate în inventarul actelor cauzei în coloana corespunzătoare.

Fisa de verificare- aceasta document separat, care este întocmit pentru a ține cont de numărul de foi din carcasă. Legea a aprobat-o formă unificată(Anexa nr. 8 la Regulile de arhivare). Acesta indică:

numărul de foi numerotate (în cifre și în cuvinte);
numărul de foi ale inventarului intern;
caracteristici de numerotare;
informații despre starea fizică a documentației;

Datele cu privire la prezența numerelor de litere ale colilor în liant sunt informații care trebuie indicate în fișa de certificare. Eu gras au fost făcute greșeli, iar compoziția sa a fost modificată sau completată, iar foile anexate au fost numerotate cu litere, este necesar să le enumerați. De exemplu: „Au fost depuse și numerotate în dosar 213 (două sute treisprezece) file, inclusiv: litere numere de foi: 45a, 45b, 45c + foile inventarului intern - 4”.

Dacă, după emiterea fișei de certificare, componența și starea cauzei suferă modificări (înlocuirea originalelor cu copii, deteriorarea sau pierderea documentației), este necesar să se facă o notă corespunzătoare despre aceasta cu data și o referință la actul relevant.

Atribuirea de indici unici tuturor comenzilor emise în organizație este necesară în următoarele scopuri:

să eficientizeze procesele de înregistrare a documentației oficiale;

accelerarea procedurii de căutare și recunoaștere a unei comenzi în matricea documentară generală;

să faciliteze clasificarea în pregătirea documentației pentru depozitarea arhivistică;

Conform " . standard national Federația Rusă. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Documentație organizatorică și administrativă...”, care va intra în vigoare la 1 iulie 2018, cerinţă obligatorie fiecare document este al lui număr de înregistrare. Acesta este un identificator numeric sau alfanumeric, care include un număr de serie și un număr suplimentar de litere, în conformitate cu nomenclatorul cazurilor organizației.

cod digital - index în conformitate cu data emiterii comenzii de la început an calendaristic;

un număr de litere este un cifru alfabetic care vă permite să determinați dacă o ordine aparține unuia sau altuia;

Numerele literelorîn comenzile sunt folosite pentru a îmbunătăți eficiența indexării documentelor. Acest proces vă permite să atribuiți fiecare hârtie oficială, inclusiv comanda, un index unic literă-numeric care indică ora înregistrării acesteia, locul întocmirii, timpul de execuție și perioada de păstrare.

Această procedură este destul de individuală. Este definit aprobat prin reglementările locale ale companiei. Disponibilitatea numerelor de litere depinde, în primul rând, de numărul total de comenzi emise și de necesitatea de a le distinge clar după tip.

În companiile mici, comenzile după varietate, de regulă, nu sunt împărțite. Cu toate acestea, atunci când le pregătește pentru depozitarea arhivă, funcționarul trebuie să le împartă în funcție de perioada de depozitare. Pentru aceasta să printr-o bară oblică sau o cratimă se adaugă un număr de litere sau index de litere: „k” (personal), „l” (personal). Prima poate însemna că comanda aparține categoriei de documente cu perioade scurte de păstrare, a doua - grupului de documente cu o perioadă de păstrare de 75 de ani.

V companii mari sistemul de indexare poate fi extins la 10 sau mai multe coduri de litere. De exemplu, se găsesc adesea următoarele litere:

P - comenzi de angajare;
K - călătorii de afaceri;
MK - călătorii de afaceri locale;
OTD - concediu fără plată;
OTK - antrenament și vacanțe regulate;

Astfel, un număr de litere este o modalitate de a identifica o comandă, de a o evidenția în fluxul general al documentației și de a determina fără ambiguitate proprietatea acesteia.

Pe proiectarea fișei de certificare se termină volumul cazului. De unde să obțineți formularul și cum să completați o fișă de certificare a cazului, care sunt numerele de litere și ce caracteristici ale stării cazului ar trebui să fie reflectate în ea, precum și un eșantion al fișei de certificare a cazului în articol. De asemenea, puteți descărca formularul de aici.

Forma fișei de martor a cauzei este Anexa nr. 8 la. Vă reamintesc că sunt obligatorii pentru toată lumea.

Forma în sine este simplă. Mai întâi, în cifre și în cuvinte, scriem câte file din dosar sunt depuse în acel volum. Fișele inventarului intern nu sunt luate în considerare. Apoi indicați numerele ultimelor foi ale carcasei, de exemplu:

de la #1 la #204.

Apoi vin numerele cu litere și cele ratate. Numerele cu litere sunt numere cu litere: 10a, 55a etc. Se formează dacă, la numerotarea foilor, una a fost omisă accidental (toți oamenii, toți se înșală). În acest caz, nu trebuie să refaceți nimic, ci pur și simplu luați numărul anterior și puneți-l pe o foaie nenumerată, dar cu o literă. Se dovedește, de exemplu, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

La fel și cu cele lipsă: ați ratat din greșeală o foaie despre numerotare - e în regulă, doar nu uitați să reflectați acest lucru în foaia de certificare.

Dacă nu există coli cu litere sau lipsesc, puneți liniuțe în aceste câmpuri.

Apoi indicăm separat numărul de foi din inventarul intern.

Mai jos este un tabel cu caracteristicile stării fizice a cazului. În coloana din stânga scriem ce fel de caracteristică, în dreapta - pe ce foi. Caracteristicile sunt diferite: foaia poate fi ruptă, umplută cu apă sau altceva, copia poate fi foarte palidă sau, dimpotrivă, întunecată în pragul lizibilității. Să reparăm asta.

Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor sunt recomandate a fi indicate aici:

numere de foi cu fotografii lipite;
numărul de foi de format mare;
plicuri cu atasamente si numarul de foi cuprinse in ele;
prezența în cazul exemplarelor tipărite ale broșurilor cu numărul de coli din acestea, dacă acestea nu au fost notate la numerotarea generală a foilor cazului.

Dacă, din fericire, carcasa nu are nicio caracteristică, tăiem acest tabel cu litera Z.

Fișa de certificare este semnată de persoana care a întocmit-o.

Foaia de martor al cauzei este depusă ultima. Astfel, volumul unui dosar complet completat arată astfel: o copertă cu pagina de titlu, apoi -, apoi documentele cauzei, o fișă de certificare, o copertă.

Dacă înainte de tine cazurile au fost întocmite fără foi de certificare, atunci nu trebuie să brodezi volume pentru ele. Foaia martorului este apoi lipită în spatele părții superioare a foii, pe interiorul capacului cazului.

Regulile din 2015 cer ca toate modificările în starea fizică sau compoziția cazului să fie înregistrate în fișa de certificare. Condiția fizică nu ridică întrebări, dar se poate schimba cu adevărat compoziția carcasei cusute? Da poate. Un exemplu viu este că am vorbit acum o săptămână. Deoarece pot veni oricând după ei, cărțile despre firmware-ul volumului nu sunt străpunse. Plicurile în care sunt închise sunt străpunse, iar 1 plic corespunde unei coale a carcasei. Dacă după câțiva ani o persoană sau rudele sale au solicitat această carte, atunci o emitem în mod general. După aceea, nu uitați să faceți o înscriere corespunzătoare în foaia de certificare a cazului, altfel se va dovedi că am pierdut cartea chiar din carcasă.

Pregătiți documente pentru arhivare? Nu uitați să faceți o declarație de probă a cazului. Introduceți în formularul corespunzător informații despre numărul de foi și starea lor fizică. Explicați caracteristicile numerotării.

Munca modernă de birou este un domeniu separat de activitate dedicat problemelor de documentare, precum și organizării muncii cu documentație. Una dintre cele mai importante zone munca de birou considerat a fi formarea de cazuri. Termenul „caz” se referă la documentele care sunt grupate în funcție de principiul apartenenței la un singur domeniu de activitate. Un caz combină documentația legată de aceeași problemă. Deci, de exemplu, poate fi documente de personal, de raportare sau financiare.

Siguranța celor mai importante documente de birou, precum și viteza de căutare a acestora în timpul lucrărilor ulterioare, depinde de distribuirea corectă a documentației în cazuri. De mare importanță în formarea cauzelor este sistematizarea și aranjarea documentelor în cadrul cauzei, adică. principiul formării sale.

Inventarul aparține categoriei documentelor contabile și este, de fapt, un fel de cuprins, o listă. Descrierea le enumeră numere de ordine, indici de identificare, titluri, date emiterii, numere de pagini. Necesitatea și regulile de întocmire a inventarelor sunt determinate de intern act normativ: instrucțiuni de afaceri precum și prevederi și instrucțiuni speciale.

Expunerea cauzei poate fi considerată și un document contabil. Conține informații despre trăsăturile conținutului cauzei aflate în arhiva instituției și specificul formării acesteia. Este folosit pentru a ține evidența numărului total de foi dintr-o carcasă. În plus, fixează caracteristicile numerotării lor.

Pentru a accelera procesul de formare a dosarelor și a unifica documentația contabilă existentă, pentru documente precum inventarul și fișa de certificare a cazului, ei elaborează și aprobă propriile formulare speciale la nivel legislativ.

Conform Regulamentului de arhivare, aprobat de Ministerul Culturii (Ordinul nr. 526 din 31.01.2015), completarea fisei de certificare este inclusa in procedura de depunere a dosarelor pe hartie, alaturi de depunerea documentelor, numerotarea acestora, întocmirea unui inventar intern și proiectarea copertei. Forma lui este definită cerințele de reglementare la organizarea depozitării documentelor de arhivă. Un exemplu de formular al fișei de certificare a cazului este conținut în Anexa nr. 8 la Regulile de arhivare.

Numele tipului de document;
Denumirea poziției compilatorului;
Semnătură;
decriptare;
Data pregătirii;

Următoarele informații sunt introduse în formular:

Numărul total de foi ale carcasei (indicați în cuvinte și cifre);

numere de litere;

numere pierdute;

Caracteristicile condiției fizice și formarea carcasei;

Dimensiunea hârtiei recomandată pentru înregistrarea formularului este A4. Aceasta ar trebui să fie o pagină separată, care este înregistrată ultima dată în fișier. Într-o situație în care carcasa a fost inițial întocmită și cusată fără o foaie de certificare, nu este nevoie să brodați volumul pentru a tiv forma în el. Este suficient să-l umpleți și să-l lipiți de partea superioară în interiorul capacului. Cazul rezultat va arăta astfel:

Regulile actuale pentru organizarea depozitării documentelor de arhivă (Anexa nr. 8) oferă următorul exemplu pentru proiectarea unei fișe de certificare:

Acest eșantion este valabil pentru toate cazurile de păstrare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani). Cazurile de personal nu fac excepție de la această regulă. Toate cazurile care se pregătesc pentru transferul în arhiva instituției după sfârșitul anului calendaristic trebuie descrise și executate în stabilite prin Reguli Bine. Conform cu aceasta document normativ, la finalul fiecărui caz pe hârtie trebuie depusă o fișă de certificare. Este înăuntru caz general are formatul A4, în dulapuri de dosare corespunde formatului cardului. Foaia nu poate fi plasată pe coperta carcasei sau pe spatele ultimei pagini.

Subdocumente:

La completarea fișei de certificare a cazului, trebuie urmat următorul algoritm:

Indicați numărul cauzei atribuit în conformitate cu nomenclatorul cauzelor;

Indicați în cifre și cuvinte numărul total de pagini numerotate depuse în volum (de rețineți că inventarul intern nu este luat în considerare în acest caz);

Indicați numerele foilor extreme, de exemplu: „De la nr. 1 la nr. 308”;

Enumerați numerele literelor.

Număr cu litere înseamnă un număr cu o literă, de exemplu: 11a, 24b. Astfel de numere apar într-o situație în care una sau mai multe pagini au fost omise accidental în timpul numerotării. Pentru a nu reface numerotarea, foilor lipsă li se atribuie numărul anterior cu o literă, de exemplu: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Listați numerele lipsă;

Dacă în dosar nu lipseau foi și cu litere, este necesar să se pună liniuțe în rândurile corespunzătoare din formularul fișei de certificare.

Rețineți că numărul de foi lipsă și cu litere trebuie luat în considerare la calcularea numărului total de foi numerotate. Deci, de exemplu, dacă ultima foaie a volumului are numărul 264, dar fișierul conține foile cu litere 34a și 34b, iar foaia numărul 647 este de asemenea omisă, numărul total foile se vor calcula astfel: 264+2-1=265.

Indicați numărul de foi ale inventarului intern;

Completați coloanele tabelului despre caracteristicile stării fizice și formarea cazului. În coloana din stânga, este necesară clasificarea caracteristicii, în coloana din dreapta, indicați numărul de foi pe care apare.

Astfel de caracteristici includ:

fotografii lipite;
Format non-standard (mare);
Prezența plicurilor cu atașamente (tabelul indică nu numai faptul prezenței unui plic, ci și numărul de foi incluse în acesta);
Deteriorări fizice (de exemplu, pagini rupte sau pline de apă, fotocopii greu de citit);
Disponibilitatea exemplarelor tipărite ale broșurilor (dacă numărul de pagini nu este indicat în numerotarea generală, acesta trebuie menționat în tabel);

Dacă actele cauzei nu au astfel de caracteristici, tabelul trebuie tăiat cu litera Z.

Indicați numele funcției persoanei care a întocmit foaia de martor, puneți o semnătură și descifrați-o.

Notați data înregistrării;

În unele cazuri, după înregistrarea cazului, componența și statutul acestuia pot fi modificate. De exemplu, unele documente pot fi deteriorate în timpul depozitării. Sau va fi nevoie să înlocuiți originalul cu o copie a unuia sau altuia hârtie de birou. Ca exemplu suplimentar, pot fi citate cărțile de muncă, care nu sunt depuse în dosar, ci introduse într-un plic. După ce a trecut ceva timp fost angajat sau rudele acestuia pot solicita un carnet de muncă de la arhivă, ceea ce va duce la modificarea componenței cauzei. În acest caz, toate modificările efectuate trebuie consemnate în actul relevant și trebuie făcută o notă în fișa de certificare a cazului cu referire la acest act.

A fost emisă o carte de lucru (fila 58), în Cartea Evidențelor Mișcării cărți de muncă s-a făcut înregistrarea corespunzătoare nr. 118.

Șeful departamentului arhivă Vasilyeva P.K. PC. Vasiliev

25.04.2017

Trebuie remarcat faptul că executarea corectă a cazurilor (inclusiv completarea fișei de certificare) contribuie la siguranța documentelor și accelerează semnificativ căutarea acestora pentru utilizare ulterioară. În plus, gruparea corectă a documentației și sistematizarea acesteia face posibilă facilitarea unor procese precum efectuarea unei examinări a valorii și pregătirea documentelor pentru transferul în depozitul de arhivă.

Subdocumente:

Fișa de certificare a cazului compilat pentru a lua în considerare numărul de foi din caz în formularul prescris, care este dat în Anexa 9

Index de caz

Titlul cazului

Termenele limită

Număr de foi

Termen de valabilitate

Contracte de munca cu salariatii concediati. B - K.T.1

De asemenea. Literele L - Z. T.2

Iar în ceea ce privește personalul, după încheierea anului calendaristic în care sunt înființați, acesta trebuie pregătit pentru trecerea în arhivă. Pregătirea ante-arhivă a dosarelor include două proceduri: înregistrare și descriere.

Înregistrarea se face de către persoana responsabilă cu lucrul cu documentele. Proiectarea include pregătirea unei fișe de certificare.

Foaia de martor se întocmește în cauză pe o foaie separată (format A4, A5) pe versoul ultimei foi albe.

Este interzisă scoaterea fișei de certificare pe coperta carcasei sau pe spatele gol al foii ultimul document. Dacă carcasa este capsată sau legată fără forma foii de certificare, aceasta este lipită în partea de sus a foii pe interiorul capacului carcasei.

În fișa de certificare se indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate și, separat, prin semnul „+”, numărul de foi ale inventarului intern (dacă există).

În foaia de martor se notează caracteristicile numerotării foilor, starea fizică a înscrisurilor și executarea cauzei:

prezența numerelor de litere ale foilor;
prezența foilor lipsă;
numere de foi cu fotografii lipite;
numărul de foi de format mare;
numărul de plicuri cu atașamente și numărul de foi incluse în acestea;
numărul de foi deteriorate:
prezența în cazul exemplarelor tipărite ale broșurilor cu numărul de coli din acestea, dacă acestea nu erau marcate în numerotarea generală brută în cauză.

Numărul de foi cu litere, care lipsesc, ar trebui să fie luat în considerare în datele finale privind numărul de foi numerotate. De exemplu, ultima filă a cazului are numărul 252, dar dosarul are foi cu numerele 5a și 30a și numărul lipsă 17. În acest caz, numărul total de foi va fi 252+2-1=253.

Foaia de martor este semnată de redactorul acesteia, se indică funcția acestuia, decodificarea semnăturii, data întocmirii.

Toate modificările ulterioare în componența cauzei (deteriorări, înlocuirea documentelor originale) sunt notate în fișa de certificare cu referire la actul relevant.