Numerotarea comenzilor pentru activitatea principală sub fracție. Numerotarea actelor de personal

Este posibil să emită un număr de comandă cu o fracție, de exemplu 84/1, dacă au uitat să-l înregistreze? Ce ar trebui urmarit in acest caz?

Răspuns

Înregistrarea documentelor este o parte integrantă și una dintre cele mai importante părți ale sistemului general de organizare a muncii cu documente, element esential lanțul tehnologic de mișcare și prelucrare a documentelor. Înregistrarea unui document - atribuirea unui număr de înregistrare unui document și introducerea datelor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate (GOST R 7.0.8-2013. standard national Federația Rusă. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții” (aprobat prin Ordinul Rosstandart din 17 octombrie 2013 N 1185-st)).

Înregistrarea corect organizată a documentelor este baza pentru crearea sistemelor de referință și informații pentru documentele unei organizații, vă permite să creați o bază de date corectă de documente, să monitorizați execuția acestora și să primiți rapid informații despre documentul în sine și mișcarea acestuia în organizație.

atribuite documentelor număr de înregistrare:

Oferă legitimitate documentului;

Este unul dintre elementele sale cheie de căutare;

Vă permite să evaluați rapid volumul fluxului de lucru pentru o anumită perioadă calendaristică în cadrul matricei înregistrate. În acest sens, la organizarea lucrărilor de înregistrare a documentelor, este important să se respecte regulile cheie stabilite - înregistrarea documentelor în cadrul matricelor de documente și a perioadelor calendaristice stabilite, înregistrarea documentelor în mod sistematic, evitând lacune în numerotarea serială.

Înregistrarea documentelor administrative, de regulă, se realizează în cadrul grupelor stabilite de documente (separat comenzi și instrucțiuni, separat comenzi pentru personal etc.) cu numerotare brută în cadrul an calendaristic. La numerele de înregistrare atribuite pot fi adăugați indici digitali sau alfabetici, de exemplu, OD (comenzi pentru activități de bază), P (comenzi), etc.

Înregistrarea documentelor administrative ar trebui să fie efectuată în ziua semnării lor, iar cu organizarea corespunzătoare a lucrării cu documente, respectarea regulilor de pregătire și înregistrare a documentelor, nu ar trebui să existe lacune în numerele de înregistrare.

Cu toate acestea, în activitățile fiecărei organizații există cazuri când este necesară înregistrarea documentelor " retrodatare". Desigur, această practică ar trebui redusă la minimum prin stabilirea lucrărilor cu documente în așa fel încât executanții să pregătească documentele în timp util, persoanele coordonatoare să le ia în considerare în timp util, iar apoi documentul convenit să fie transferat prompt spre semnare către cap și înregistrare, dar este aproape imposibil să se elimine complet circumstanțele de forță majoră.

La înregistrarea documentelor „retroactiv”și, în consecință, atribuirea numerelor de înregistrare în afara sistemului de înregistrare comun stabilit ar trebui să ia în considerare următorii factori:

1. Evaluați riscurile înregistrării unui astfel de document.
2. Evaluează capacitățile formularelor de înregistrare/sistemelor de înregistrare utilizate.

La evaluarea riscurilor este necesar să se țină seama de împrejurările care au contribuit la transferul documentelor pentru înregistrarea tardivă. De exemplu, se știe că o serie de documente ar trebui puse în vigoare de la 1 ianuarie a anului în curs, dar de multe ori acestea sunt documente complexe, complexe, a căror pregătire poate depăși perioada stabilită, însă riscul ca absența în organizație în legislație sau reglementare potriveste ora depaseste riscul nerespectarii regulilor interne stabilite de organizare a muncii cu documente, deoarece poate duce la amenzi și alte sancțiuni administrative.

Caracteristicile formularelor contabile pot să nu permită efectuarea unei intrări despre „datarea anterioară” a documentului sau atribuirea unui număr de înregistrare fracționar (sau literă) documentului. De exemplu, acest lucru este practic imposibil cu un sistem de înregistrare a jurnalelor sau cu anumite setări (hard) ale sistemelor informaționale.

În acest din urmă caz, pot fi oferite următoarele opțiuni:

1. rezerva numere de cont pentru documentele planificate pentru semnare sau aprobare;
2. înregistrează documentele prin numerotare brută cu atribuirea următorului număr de serie de înregistrare, dar indicând data necesară de înregistrare.

În concluzie, trebuie remarcat faptul că, pe de o parte ordine generalăînregistrare anumite tipuri documentele ar trebui să fie consacrate într-un document de reglementare intern, de exemplu, în instrucțiunile pentru munca de birou, dar pe lângă document normativ, este de asemenea important să se fixeze în reguli cifra de afaceri a afacerii posibilitatea de a înregistra documente în caz de forță majoră, de exemplu, folosind numere fracționale (84/1) sau litere (84a) și ține cont acest factor la planificarea muncii serviciului de birou şi la înfiinţarea sistemelor informaţionale contabile.

În acest sens, trebuie să fii ghidat de:

1. necesitatea producției, ținând cont de reducerea riscurilor de afaceri pentru organizație,
2. caracteristici ale formularelor de înregistrare sau ale sistemelor informatice utilizate.

Nu v-ați abonat încă la publicația noastră? Obțineți acces gratuit și citiți articole timp de trei zile!

Organizația numără comenzi încă de la începutul anului. Dacă este necesar să se emită o comandă, dar nu există un număr de comandă gratuit. Se pot folosi fracții? De exemplu, 198/1.

Răspuns

Răspunde la întrebare:

Această problemă nu este reglementată de lege.

La înregistrare, fiecărui document trebuie să i se aloce un anumit număr și simbol(index).

Totodată, sistemul de înregistrare a documentelor, inclusiv a comenzilor, este dezvoltat chiar de organizație și fixat în local. act normativ, de exemplu, Instrucțiuni pentru păstrarea înregistrărilor.

În acest fel, actuala legislatură nu interzice numerotarea ordine de personal prin fracție. Cu toate acestea, la verificarea conformității dreptul muncii sau în cazul unui conflict cu un angajat și litigii numerotarea ordinelor printr-o fractiune poate constitui o dovada a emiterii unui ordin retroactiv. Și, prin urmare, un astfel de ordin ar putea fi falsificat de către angajator pentru a ascunde o încălcare a legislației muncii.

Pe baza celor de mai sus, pentru a evita problemele cu autoritățile de reglementare și conflictele cu angajații, numerotați comenzile personalului printr-o fracțiune Nu se recomandă .

Detalii în materialele Personalului de sistem:

1. Răspuns: Cum se indexează (număr) documentele primite de serviciul de personal

Nina Kovyazina, director adjunct al departamentului educatie medicalași politica de personal în îngrijirea sănătății a Ministerului Sănătății al Rusiei

Când documentele sunt înregistrate, acestea sunt indexate. Adică fiecărui document trebuie să i se atribuie un anumit număr și un simbol (index) * Indicile sunt necesare la căutarea, înregistrarea și sistematizarea documentelor. Indicele de înregistrare nu se repetă pe parcursul anului.

Indexul de înregistrare este format din:

• numărul de serie al documentului într-o anumită matrice (de exemplu, comenzile pentru activități de bază și personal, contracte, instrucțiuni etc. sunt numerotate separat);
• simbolul unității structurale (unitatea structurală poate avea atât un alfabet - "k", "ok", "o / k", cât și un index digital).

De exemplu, o comandă de angajare a unui angajat poate avea numărul 134-k, unde 134 - număr de serie document, iar „k” este denumirea unității structurale.

În plus, indexul de înregistrare include adesea numărul cazului de . Ca răspuns la o scrisoare, detaliile indexului sunt aranjate în ordine inversă: de exemplu, în numărul 08-11/144 primul este indexul digital al unității structurale - 08, apoi prin cratima numărul cazului conform la nomenclatură - 11, de la care numărul de serie al documentului - 144 este separat printr-o bară oblică.

Astfel de reguli sunt stabilite în paragraful 3.2.1.1 din GSDOU, aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33.

Cu respect și urări de muncă confortabilă, Yulia Meskhia,

Personal expert în sisteme

Citește mai mult... Înscrierile la seminar vor avea loc în zilele de 24, 25 și 28 mai. Mese rotunde Pe 25 aprilie va avea loc o masă rotundă „Activitatea economică externă – modificări în legislație”. Autorul și prezentatorul este Nagam Elena Rafailovna, Director Tax Strategy LLC, consultant fiscal practicant. Citește mai mult...Înscrie-te la masa rotundă Consultații ale auditorului toate Consultantul fiscal certificat Roman Vyacheslavovich Guselnikov răspunde la întrebări.cuantumul articolului cu reducere? Diferența de preț poate diferi de mai multe ori, deci TVA-ul poate fi foarte diferit. Vă rugăm să indicați referințele din legislație. Răspuns... 16.04.2018: Am încheiat un acord cu agenția pentru achiziționarea de bilete pentru călătorii de afaceri prin transfer bancar.

Este posibil să folosiți numere de ordine fracționale?

Un număr cu o literă este de obicei pus dacă comanda trebuie efectuată retroactiv, iar următorul număr în secvență este deja luat. Antalya 2009-04-17 09:19  Un număr cu o literă este de obicei pus dacă comanda trebuie efectuată retroactiv, iar următorul număr în secvență este deja luat.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 începe să acorde o atenție sporită acestui lucru și să întrebe de ce este așa 😉 i.e. dacă ați executat comanda în acest fel - lăsați totul în documente să fie în ordine în această problemă, atunci nu vor găsi nicio vină, dar se vor uita foarte atent la toți ceilalți 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Acesta este dreptul tău... nu există documente care să reglementeze numerotarea documentației tale...

Cum pot plasa o comandă retroactiv?

Este posibil să se utilizeze numere de comandă fracționate (comanda nr. 1 din 03.03.2012, următorul nr. 2 din 05.05.2012, iar între ele trebuie introdus un ordin din 03.04.2012 nr. 1/1)? Secretarul șefului, regiunea Arhangelsk Este posibil să se utilizeze numere de comandă fracționate (comanda nr. 1 din 03.03.2012, următorul nr. 2 din 05.05.2012, iar între ele trebuie introdus un ordin din 03.04.2012 nr. 1/1)? Secretarul șefului, regiunea Arhangelsk

Atenţie

Deoarece un număr de comandă fracționar poate apărea numai dacă comanda este emisă, după cum se spune, retroactiv, atunci poate exista un singur răspuns la această întrebare: nu puteți face acest lucru. Cred că este inutil să reamintim că data comenzii (data este introdusă în timpul înregistrării) este data semnării acesteia de către oficial.

Conform regulilor de lucru de birou, documentul se înregistrează în ziua semnării lui sau în următoarea zi lucrătoare dacă documentul a fost semnat la sfârșitul zilei de lucru.

Numerotarea corectă a comenzilor în gestionarea evidenței personalului

Viața este frumoasă!)) Marina Federația Rusă, Sankt Petersburg #9 27 martie 2009, 10:50 să zicem că oamenii și-au luat concediu (chiar și fără plată de concediu) mi s-a întâmplat de câteva ori, mi-am avertizat managerul, dar Nu am inteles, vorbesc despre grafica de vacanta in general silentioasa. Nu am întocmit nimic, apoi le-am lăsat pe oameni cu numărul curent și numărul de serie actual a dat concediu.
Știu că această încălcare este destul de gravă și, dacă se întâmplă ceva cu o persoană în timpul unei astfel de vacanțe, nu-mi pot lua capul, dar nu pot să urc în perioada trecută, pentru că. luna este închisă, toate cifrele sunt transferate în capul cărții. Doresc să atrag atenția unui moderator asupra acestui mesaj deoarece: Se trimite o notificare...

Numerotarea ordinelor printr-o fracție

Vă rog să-mi spuneți, este posibil să puneți numărul comenzii cu o fracție? De exemplu, există Ordinul nr. 32, se poate întocmi Ordinul nr. 32/1? Daca continutul este acelasi? Multumesc anticipat Forum:

• Managementul înregistrărilor HR

Cuvinte cheie:

• Ordin

Evenstar 2009-04-15 08:39 Mai bine cu o scrisoare, de exemplu №32a Ce înseamnă, același conținut? Expressio 2009-04-15 09:01 Ei bine, de exemplu, au fost angajați sau trimiși într-o călătorie de afaceri, adică conținutul este același mulțumesc. Un număr printr-o fracție este nedorit, nu? Evenstar 2009-04-15 12:32 De obicei, numărul comenzii cu o fracțiune este oferit chiar de programul 1C, dacă, de exemplu, trimiteți mai multe persoane într-o călătorie de afaceri cu o singură comandă și selectați formularul T9 pentru tipărire.

Apoi pentru fiecare angajat va exista o comandă separată cu numărul 32/1, 32/2 etc. Îl puteți tipări în formularul T9a, apoi toți angajații trimiși într-o călătorie de afaceri vor fi într-un singur tabel.

Vot:

Agenția a emis o singură factură din data de 31.01.2018. indicând în acesta toate biletele achiziționate în cursul lunii ianuarie 2018 și valoarea TVA alocată pentru fiecare bilet. Ce document să înregistrați în carnetul de achiziții: o factură de la o agenție sau bilete electronice(itinerar/chitanțe)? Răspuns…
Consultanta HR pe toti Consultanta HR Skobtsova Valentina Petrovna raspunde la intrebari 25.04.2018: Cand isi fac o programare pentru un loc de munca ca sef de gradinita, au facut o greseala: au ratat cuvintele „pentru post”, au indicat pur si simplu „acceptat de șeful grădiniței...”. Trebuie să invalidez înregistrarea și să fac una nouă? Răspuns…
17.04.2018: Salariatul a scris intr-O SINGURA cerere de concediu in data de 28.04.2018, in data de 03.05.2018.
Totul este la fel. Fără bani, fără femei, Da, și nu poate fi. Fără miză, fără curte, Și fără fețe cu piele, Și fără prieteni ...., Da, și nu se poate. Toate clătitele mele sunt cocoloase, Și nu doar prima... (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra 9 decembrie 2011, 08:23 [ arată ] Postat de #3 Guru Posturi: 1 695 desigur posibil. 0/0 QuoteTop Shy 9 decembrie 2011, 09:29 [ arată ] Trimis #4 Postări invitate: 330De la: Incertitudinea este posibilă, nu vă faceți griji)))) Se întâmplă adesea Shy 0/0 Quote Top adv 9 Dec 2011, 09 :30 [ arată ] Postat de #5 Guru Postări: 28,084Din: reședința nu are loc prin lege nu este reglementată După cuvintele „e timpul să pleci!” liberalul întreabă „unde?”, iar patriotul – „cine?”.Convoi umanitar 1941 0/0 QuoteTop .
Decodificarea numărului de comandă este următoarea:

• se atribuie un cod digital pentru toate comenzile de la începutul anului calendaristic, indiferent de tipul acestora;
• cifrul literelor acționează ca un prefix al numărului, ceea ce face posibilă identificarea speciilor ordinului.

Ca separator poate acționa o liniuță, o fracție, un punct etc.. Fie numărul și cifrul pot fi introduse în mod continuu - fără separatoare speciale, cu sau fără spațiu.

De exemplu, comenzile pentru personal dintr-o companie mică pot arăta astfel: comanda nr. 1 / k și comanda nr. 2 l / s, simbolizând 2 grupuri de comenzi care diferă în timpul de depozitare. companie mare cu un număr mare de angajați și o varietate de comenzi, va fi necesară dezvoltarea unui sistem special de numerotare, fixându-l într-un act local intra-societat.

• elaborarea documentației organizaționale (program de vacanță, personal si etc.);
• lucrați la conținut contract de muncă(specificarea textului, efectuarea de completări și modificări) etc.

Familiarizați-vă cu gestionarea evidenței personalului folosind materialele site-ului nostru: Totodată, din întregul set de documente întocmite de ofițerii de personal Atentie speciala dat procesului de numerotare a comenzii. Acest lucru este legat de faptul că serviciul de personal intocmeste doar o parte din ansamblul general de comenzi al societatii - cele referitoare la personal. Acestea trebuie să se distingă de alte 2 grupe de comenzi emise de companie (prin activitatea de bază și natura administrativă și economică).

Chiar dacă compania nu este deosebit de activă, fluxul de lucru este acte oficiale privind înființarea și înregistrarea unei întreprinderi, documentație care transmite procedurile de angajare și concediere a angajaților și, bineînțeles, ordine ca expresii de voință și ordine ale conducerii întreprinderii în diverse ocazii. Legislația nu prevede sistem unificat munca de birou pentru toate organizatiile.

Există doar ordine departamentale separate care aprobă instrucțiuni pentru păstrarea evidenței în anumite agenții guvernamentale (de exemplu, ordinul Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă nr. 219 din 28 septembrie 2007, Ordinul nr. 206 al Trezoreriei Federale din 27 mai, 2011). Astfel, companiile sunt date libertate legală pentru a stabili un sistem intern de management al documentelor.

Deci, numerotarea literelor de ieșire este completată cu codul unității care a inițiat documentul. Pentru a evita confuzia cu definiția document administrativ ordinele de personal sunt numerotate cu atribuirea indexului K (personal) sau LS (de către personal), se obișnuiește să se completeze numărul comenzii cu litera P. Când se primește o cerere de căutare a unui document, secretarul după număr, mai precis, printr-un index atribuit suplimentar, se poate afla cu ușurință în ce caz (dosar) să-l caute, de exemplu: Nr. 26-r - în comenzi; Nr. 26-ls - în comenzi pentru personal; Nr. 26-operă - printre procesele verbale ale ședințelor operaționale. Prin completarea numărului de serie al documentului primit cu litera F (fax) sau E ( E-mail) puteți rezolva problema contabilității pentru modalitatea de livrare a unei scrisori către organizația dvs. fără a mări formularele de înregistrare (jurnalele). Înregistrarea documentelor se bazează pe următoarele reguli de bază.

Atenţie

Cum să se înregistreze document de ieșire v program special ocolind revista, spune videoclipul. Termen de valabilitate? Perioada obișnuită de păstrare a registrului documentelor de ieșire este de 3 ani, după care comisia de expertiză-inspecție (EPC) desemnată prin ordin al șefului efectuează o examinare a valorii documentelor. Prin hotărârea acestei comisii, documentele care nu au valoare sunt supuse distrugerii cu întocmirea unui act corespunzător.

Cum se umple? Trebuie spus imediat că nu merită să căutați un eșantion de jurnal de înregistrare a documentelor de ieșire, deoarece cerințe unificate a umple nu există. Toate regulile pentru păstrarea unui jurnal de înregistrare sunt dictate de logica și comoditatea contabilității documentelor, precum și de unele caracteristici specifice ale organizației. În primul rând, merită menționat acele documente de ieșire care nu necesită înregistrare.

Informațiile despre înregistrarea documentelor de ieșire se trec și în jurnal, dar pentru documentele de ieșire. Să aducem formă aproximativă o astfel de revistă. Np/p N și data actului de ieșire Cui se adresează înscrisul Scurtă rezumat Semnat de Marca de executare N al cauzei în care se depune actul ... ... ... ... ... ... ... 12 N 01-16y din 23.01.2012 Moscova Cu privire la participarea avocaților companiei la conferință Director Trimis prin poștă 03 Documentele de expediere înregistrate trebuie trimise prin poștă sau prin alte mijloace de comunicare.
Înregistrare automată Documentele pot fi înregistrate cu ajutorul unui program special software care este instalat pe un computer personal. Cu o astfel de înregistrare, informațiile despre document sunt introduse într-un card electronic de înregistrare și control, care este stocat în baza de date.

• Înregistrarea documentelor în întrebări și răspunsuri
• Jurnalul documentelor de ieșire: achiziție și începerea întreținerii
• Înregistrarea documentelor
• Este posibil să înregistrați scrisori printr-o fracție

Înregistrarea documentelor în întrebări și răspunsuri Documentele primite de companie pe hârtie sunt supuse prelucrării primare, revizuirii preliminare, înregistrării, revizuirii de către conducere și sunt livrate executanților. Se deschid plicurile cu documente (cu excepția plicurilor marcate „Personal”) și fiecare document primit de organizație este marcat cu o chitanță de document.

Înregistrarea documentelor de ieșire

Info

Cum să le înregistrezi? Documentele electronice primite pot fi înregistrate direct în sistem managementul documentelor electronice. Pentru a face acest lucru, se creează un card separat de înregistrare și control pentru fiecare scrisoare primită. La înregistrarea unui document electronic primit, este necesar să se verifice detaliile scrisorii, prezența atașamentelor și atașamentelor indicate de autor.

Originalele documentelor electronice primite trebuie trimise cu o scrisoare de intenție la dosar. Dacă este necesar, documentele primite prin e-mail pot fi tipărite pe suport de carton. Documente de ieșire Documentele create în organizație trebuie să fie înregistrate în ziua în care sunt semnate sau aprobate.

Este posibil să se desemneze numărul de înregistrare al comenzii printr-o fracție?

Reguli de întreținere și depozitare cărți de muncă, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225). Înregistrarea documentelor Cu ajutorul listelor derulante, de regulă, datele (câmpurile) sunt completate:

• tip de document - deoarece numărul de tipuri de documente este limitat;
• autorul rezoluției este o listă a liderilor organizației;
• unitate structurală – listă diviziuni structurale;
• executanți - de regulă, acest câmp este format din două părți - numele (și/sau indexul) unității structurale și numele de familie și inițialele interpretului;
• numărul cazului - asociat cu nomenclatorul cazurilor organizației;
• documente conexe - aceste date stabilesc legătura documentului înregistrat cu alții (de exemplu, documentul de răspuns este asociat cu documentul de inițiativă).

Cu ajutorul listei completate se completează datele (câmpul) „corespondent”.

Înregistrarea documentelor primite

Într-o instituție, ordinele și instrucțiunile sunt înregistrate cu data și numărul trecut printr-o fracție (de exemplu, 15/1, 15/2). Cum să explic că este inacceptabil să faci asta? În art. 4 Cod Civil Federația Rusă, se spune în mod clar că actele drept civil Nu Ai retroactiv, orice acte administrative se aplică raporturilor care au luat naștere după intrarea lor în vigoare. Conform clauzei 3.11 R GOST 6.30-2003, data documentului este data semnării acestuia.
Înainte de această dată, documentul intră în efect juridic nu poti. Imaginați-vă că după un timp devine cunoscut un fapt negativ pentru perioada 1-10 iunie, care atrage după sine consecințe (pedeapsă) corespunzătoare pentru persoana care a fost desemnată responsabilă.

4 reguli cheie pentru completarea jurnalului de înregistrare a documentelor de ieșire

Dacă este necesar să se stabilească metoda de primire a documentului la birou, este mai convenabil fie să introduceți codul de identificare (F - fax, ES - e-mail) în numărul de înregistrare „primit”, fie să completați jurnalul de înregistrare (bază de date) cu coloana corespunzătoare, unde se indică metoda de livrare. O altă întrebare este dacă organizația este obligată să răspundă la fax sau document electronic, dat fiind că la noi, în mod tradițional, semnificația documentului este dată de semnătura „în direct” a autorului, iar o serie de solicitări (despre date personale, despre mișcarea fondurilor în contul contribuabilului) sunt complet invalide fără un sigiliu „viu”. Dar această problemă depășește atribuțiile secretarului.

1. Este posibilă înregistrarea comenzilor după un eveniment care a avut deja loc, de exemplu, un ordin de numire a unui responsabil din 01/06/2012 pentru a fi înregistrat pe 10/06/2012? 2.

Important

Note de birou iar memoriile pot fi înregistrate la locul publicării (într-o unitate structurală) sau centralizat la secretar.Alegerea metodei de înregistrare depinde de structura organizației și ar trebui prescrisă în instrucțiunile de lucru ale biroului. Înregistrarea documentelor primite Jurnalul de înregistrare în sine are de obicei următoarele coloane (coloane):

• numărul documentului de ieșire;
• Data;
• destinatar (destinatar);
• rezumat;
• executor testamentar;
• Notă.

Dintre aceste coloane, numărul, data și destinatarul vor fi obligatorii. Este convenabil să aveți un rezumat, astfel încât să nu fie nevoie să ridicați de fiecare dată depunerea documentelor în căutarea unei litere.Organizațiile mari indică antreprenorul, dar dacă un antreprenor lucrează, atunci, firește, această coloană va fi de prisos.

Este posibil să înregistrați scrisori printr-o fracție

În conformitate cu punctul 3.2.1.3 Sistemul de stat suport documentație de management (GSDOU), aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988. Se obișnuiește să se înregistreze separat comenzile pentru personal și comenzile pentru principalele activități ale companiei. Notele create de diviziile structurale ale companiei, de regulă, sunt înregistrate în diviziile de creație. Dacă este necesar să se trimită astfel de documente „în afara lumii”, a scrisoare de transmitereși depus pentru înregistrare și expediere.
Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații este format din numerele de înregistrare ale documentelor fiecăreia dintre aceste organizații.
Clauza 3.4.9 recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale putere executiva, aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76, prevede fixarea în instrucțiunile pentru munca de birou a locului și modului de înregistrare a informațiilor interne și a documentelor de referință (rapoarte, birou, note analitice, certificate etc.) , procedura de transfer de documente între diviziile structurale. Notele și memoriile pot fi înregistrate la locul publicării (într-o unitate structurală) sau centralizat la secretar. Alegerea metodei de înregistrare depinde de structura organizației și ar trebui specificată în instrucțiunile pentru munca de birou.

În fiecare companie, indiferent de mărime, activitate, venituri și alți indicatori, documente oficiale cu semnătura șefului și sigiliul organizației.

În implementarea managementului documentelor, una dintre acțiunile importante este numerotarea documentului. Nu este implementat în toate cazurile.

Documentația trebuie numerotată pentru comandă. Entitate are dreptul de a-și stabili în mod independent propriul sistem de gestionare a documentelor, precum și ordinea numerotării acestuia.

Ce este: concept și esență

Numerotarea reprezintă atribuirea unui număr de ordine unui document.

Numărul este pus în ziua semnării corespondenței de ieșire și în ziua primirii corespondenței de intrare.

Misiunea este un semn că are efect juridic. Procesul de înscriere a numerotării înseamnă înregistrarea acesteia în sistemul general de management al documentelor al întreprinderii. Și nu mai este posibil să eliminați și să scăpați de un astfel de document.

Bântuie de numerotare obiective de bază:

• sistematizarea documentelor la întreprindere;
• căutare convenabilă;
• implementarea actiunilor de control a documentatiei semnate.

Ceea ce există

Numerotarea poate fi sositși de ieșire cu documentație primită de la o organizație terță sau, respectiv, din afara organizației.

Numerotarea poate fi automat sau manual. De regulă, se utilizează a doua metodă de înscriere a numărului, deoarece acesta trebuie atribuit după ce documentul este semnat de persoana responsabilă. Când este atribuit automat, programul de operare îl setează în momentul compilării înainte de semnare.

Numărul (indexul) în sine poate fi numeric, alfanumeric și amestecat cu caractere. Codul numeric poate fi folosit separat (de exemplu, Nr. 156), alfabetic și simbolic împreună cu cel numeric (de exemplu, 12-11/158 sau 12-k etc.). Literele sunt cel mai adesea folosite în documentele de personal și sunt o desemnare de un tip sau altul, de exemplu, o comandă de angajare - „p”, pentru o călătorie de afaceri - „k”, etc.

În unele cazuri, pentru a evita dublarea, setați limite numerice. De exemplu, nr. 1 - 100 - ordine de admitere, nr. 101 - 200 - pentru concediere.

Metoda de numerotare a documentelor este aleasă chiar de companie, așa cum este indicat în local acte juridice. Dacă se fac modificări, acestea vor fi reflectate acolo. Cu toate acestea, puteți schimba metoda de numerotare numai de la începutul unui nou an calendaristic.

Documentele privind activitatea principală sunt numerotate separat de documentația personalului. Puteți număra automat program de lucru(cel mai adesea 1C) și manual.

Pentru atribuirea corectă se utilizează jurnalul de înregistrare (cartea de înregistrare). Acesta reflectă data, numărul, conținutul și informațiile despre persoanele care au compilat și semnat comanda.

Dacă fluxul de lucru al companiei este mare, atunci, pe lângă cifre, există și litere în compoziție. Cel mai adesea, desemnările de litere sunt folosite pentru documente cu perioade de păstrare diferite.

Înregistrarea se poate face prin introducerea numărului, datei și numelui în jurnalul de înregistrare sau a principalelor caracteristici în sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Compania alege metoda preferată de înregistrare. În unele cazuri, sunt utilizate ambele tipuri. Aceasta nu este o procedură obligatorie, dar se efectuează pentru a face acest lucru siguranța și fiabilitatea.

Jurnalul de înregistrare este întocmit pe hârtie și reprezintă un tabel cu nume de coloane. Forma unui astfel de jurnal, precum și conținutul, sunt stabilite de persoana juridică.

Numerotarea se face in functie de tipurile de comenzi din firma.
Da, ieși în evidență următoarele activități:

• principal;
• de către personal;
• administrative si economice.

În funcție de varietate, se determină locul în sistemul de management al documentelor al companiei, numerotarea și termenul de valabilitate.

După activitatea principală

Acestea includ comenzi:

• privind infiintarea unei societati comerciale;
• privind aprobarea programului de stat;
• la aprobarea programului de vacanță sau călătorii de afaceri;
• privind crearea diviziilor structurale separate ale organizației;
• privind fuziunile cu alte întreprinderi;
• privind reorganizarea sau lichidarea;
• altele legate de activitatile societatii.

Comenzile, de regulă, sunt împărțite în funcție de perioada de depozitare pentru atribuirea numerelor de înregistrare.

Comenzile privind activitatea principală au un număr de înregistrare format din numere și semne, sau numai numere. Denumirile de litere sunt utilizate în principal pentru numerotarea comenzilor de personal.

Personal

Aceste comenzi includ întregul flux de documente privind angajații întreprinderii. Soiuri următoarele:

• despre angajare;
• privind transferul unui angajat;
• privind bonusurile angajaților;
• despre creșterea;
• despre concediere;
• privind măsurile disciplinare;
• despre o călătorie de afaceri;
• despre antrenament etc.

Cu alte cuvinte, toate acțiunile în legătură cu angajații companiei sunt fixate prin ordine care se referă la gestionarea evidenței personalului.

Exemple și mostre

Mai jos sunt exemple de documente care conțin numărul.

Această ordine este formată din numere și semne. Numerele „02” indică numărul departamentului printr-o fracție. numerele „17” - număr de serie de la începutul anului.

Următorul este format din numere, semne și litere. Unde, numărul „15” este numărul în ordine, iar prin fracție, denumirea literei „OD” - în funcție de tipul principal de activitate.

Și în sfârșit, al treilea, al cărui indice este format exclusiv din numerele „12”.

După cum sa menționat mai sus, toată documentația este înregistrată și reflectată în jurnalul de înregistrare. Registrul comenzilor pentru activitatea principală include numărul comenzii, data acesteia, un rezumat, informații despre persoana responsabilă și emitent, precum și termenul limită pentru comentarii.

Jurnalul indică, de asemenea, începutul umplerii și sfârșitul acesteia. La final se pune sigiliul și semnătura persoanei responsabile de completare. Apoi se coase cu cele anterioare. De regulă, este compilat și utilizat pe tot parcursul anului calendaristic.

Reglementare de reglementare

Fiecare organizație în cursul activităților sale emite și semnează diverse documente. Din punct de vedere legislativ nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut sistem general fluxul documentelor în cadrul întreprinderii, precum și procedura de numerotare.

Doar în anumite organe ale statului astfel de activități sunt reglementate prin ordine ale departamentelor superioare în legătură cu anumite servicii. Acestea includ: Serviciul Federal de Taxe, Trezoreria Federală, serviciu federal privind munca si ocuparea fortei de munca si alte structuri ale statului.

Întreprinderile nestatale dezvoltă în mod independent regulile de menținere a circulației documentelor în cadrul întreprinderii lor, care se stabilesc prin ordin. Dar aceste reguli nu ar trebui să contrazică Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă” din 22.10.2004 nr. 125-FZ, precum și Decretul Standardului de stat al Federației Ruse „Cu privire la adoptarea și punerea în aplicare a Standardului de stat al Rusiei. Federația" din 08.03.2003 nr. 65-FZ și Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei "La aprobarea Listei documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioade de păstrare” din 25.08.2010 Nr.558.

Astfel, ordinea gestiunii documentelor la întreprindere este stabilită de organizația însăși și este fixă documente oficiale. Procedura de atribuire a unui număr de înregistrare este selectată în funcție de dimensiunea organizației și de numărul de angajați ai acesteia, precum și de fluxul de documente în întreaga întreprindere.

Această procedură este necesară atât pentru comoditatea utilizării documentației organizației în sine, cât și pentru exercitarea controlului de către servicii terțe.