Na základe zdokumentovaných informácií, ktoré sa k nim dostanú.
Register obsahuje zoznamy daňovníkov, daňových agentov a fyzických osôb. Zdokumentované informácie o nich dostávajú daňové úrady od rôznych štátnych registračných úradov, opatrovníckych a opatrovníckych úradov, notárov a iných orgánov a inštitúcií.
Podľa spôsobu spracovania informácií sa delí na dokumentované a nezdokumentované. Zdokumentované informácie zahŕňajú všetky dokumenty (vrátane diernych pások, magnetických pások, diernych kariet, magnetických diskov) označujúce obchodné transakcie. Zdokumentované informácie vychádzajú z prevádzkových, účtovných, finančných a štatistických údajov. Poskytuje sa diferencovane v závislosti od úrovne riadenia a typu prijímaných rozhodnutí, keďže pre každú úroveň riadenia je vopred určené zloženie a množstvo potrebných informácií. Poskytovanie relevantných informácií riadiacim pracovníkom zvyčajne závisí od rozdelenia funkcií medzi vykonávateľov. Na tento účel sú pre každého manažéra vypracované popisy práce, v ktorých sú uvedené funkcie, ktoré vykonáva. Na základe pracovnej náplne sa zisťuje množstvo informácií, ktoré sú potrebné na realizáciu konkrétnych činností a prijímanie niektorých manažérskych rozhodnutí.
Spôsoby dokumentovania informácií
Požiadavka slúži na zrýchlenie prenosu dokumentovaných informácií prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov a zníženie počtu možné chyby vyplývajúcich z prenosu údajov a ťažko vnímateľných názvov organizácií. Kód je prvkom elektronickej identifikácie dokumentu.
Kód organizácie - autora dokumentu (autor dokumentu - fyzická alebo právnická osoba, ktorá dokument vytvorila) slúži na urýchlenie prenosu dokumentovaných informácií prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov a zníženie počtu možných chýb, ktoré sa vyskytnú. pri prenose dlhých a ťažko postrehnuteľných názvov organizácií. Kód je prvkom elektronickej identifikácie dokumentu.
Účelom obmedzenia prístupu k informáciám obsiahnutým v dokumente je ochrana majetkových alebo komerčných zdokumentovaných informácií, ktorých nesprávne zaobchádzanie môže spôsobiť škodu ich vlastníkovi, vlastníkovi, používateľovi alebo inej osobe. Prístup k takýmto informáciám však môže byť obmedzený na ich vlastníka iba na právnom základe. Dokumentované informácie s obmedzeným prístupom podľa podmienok ich právneho režimu v súlade s federálnym zákonom o informáciách, informatizácii a ochrane informácií sa delia na informácie klasifikované ako štátne tajomstvo a dôverné.
DOKUMENTOVANÁ INFORMÁCIA (DOKUMENT) - informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči
INFORMÁCIE O OBMEDZENOM PRÍSTUPE – zdokumentované informácie, ku ktorým je poskytovaný len špeciálne oprávnený prístup.
Údaje - zdokumentované informácie obiehajúce v procese ich spracovania na elektronických počítačoch (zákon Bieloruskej republiky o informatizácii).
Dokumentovaná informácia - informácia vypracovaná predpísaným spôsobom a upevnená na hmotnom nosiči, ktorý zabezpečuje jej prenos v čase a priestore (STB 982-94).
Napriek tomu, či už hovoríme o papierovej veci, na ktorej je fixovaný text, alebo o elektronických médiách textových informácií, ktoré je možné reprodukovať vizuálne a materiálne, máme v širšom zmysle dokument s informáciami vo forme textu. Táto okolnosť bola priamo legislatívne potvrdená vo federálnom zákone o informáciách, informatizácii a ochrane informácií z 20. februára 1995 v čl. 2 o ktorom je napísané, že dokumentovaná informácia (dokument) je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s údajmi, ktoré umožňujú ich identifikáciu.
Zákon definuje jeho hlavné pojmy nasledovne - dokumentované informácie a informačné zdroje
Dokumentácia informácií - predpoklad pre zahrnutie informácií do informačných zdrojov - v súlade s ustanoveniami zákona musí byť vykonaná spôsobom stanoveným štátnymi orgánmi zodpovednými za organizáciu kancelárskej práce, štandardizáciu dokumentov a bezpečnosť Ruskej federácie.
Subjekty zastupujúce v celkom určite zdokumentované informácie orgánom verejnej moci a organizáciám, nestrácajú svoje práva na tieto dokumenty a na používanie informácií v nich uvedených.
Zdokumentované informácie, ktoré orgánom verejnej moci a organizáciám bezpodmienečne predkladajú právnické osoby bez ohľadu na ich organizačnú a právnu formu a formy vlastníctva, ako aj občania, tvoria informačné zdroje, ktoré sú v spoločnom vlastníctve štátu a subjektov, ktoré tieto informácie poskytujú.
Občania, orgány verejnej moci, samospráva, organizácie a verejné združenia sú povinní predkladať zdokumentované informácie orgánom a organizáciám zodpovedným za tvorbu a využívanie štátnych informačných zdrojov.
Napriek skutočnosti, že dôvernosť je synonymom tajomstva, tento výraz sa široko používa výlučne na označenie obmedzených informačných zdrojov, ktoré nie sú klasifikované ako štátne tajomstvo. Dôvernosť vyjadruje obmedzenie, ktoré vlastník informácií ukladá na prístup k nim iným osobám, t.j. sady vlastníka právny režim tieto informácie v súlade so zákonom. Zároveň dokumenty, ktoré tvoria základ, charty obchodných štruktúr, finančná dokumentácia, informácie o platoch zamestnancov a iné zdokumentované informácie požadované orgánmi činnými v trestnom konaní a daňovými vládnymi orgánmi, nemožno klasifikovať ako dôverné dokumenty.
Workflow ako predmet ochrany je usporiadaný súbor (sieť) kanálov na účelovú, autorizovanú distribúciu dôverných dokumentovaných informácií (dokumentov) v procese riadenia a produkčnej činnosti užívateľov (spotrebiteľov) týchto informácií. Hlavnou charakteristikou pohybu informácií je technologická zložitosť, t. j. zjednotenie úloh, ktoré zabezpečujú riadiace, kancelárske a poštové funkcie. Pracovný postup odráža celý životný cyklus dokumentu.
Bezpečným pracovným tokom (dokumentovým tokom) sa rozumie riadený pohyb dôverných zdokumentovaných informácií cez regulované miesta na príjem, spracovanie, prezeranie, vykonávanie, používanie a uchovávanie v náročných podmienkach organizačného a technologického zabezpečenia nosiča informácií a informácií samotných.
Špecifikované technologický systém sa vzťahuje nielen na manažérske (obchodné), ale aj na projektové, technologické, vedecko-technické a iné podobné dokumenty, publikácie, regulačné materiály uložené v špeciálnych knižniciach, informačných centrách, rezortné archívy, zdokumentované informácie zaznamenané na akomkoľvek type informačného média.
Tradičný systém kancelárskej práce) je založený na manuálnych metódach práce s dokumentmi a je najuniverzálnejší. Poskytuje spoľahlivú a dlhodobú ochranu zdokumentovaných informácií v bežných aj extrémne situácie. V tomto ohľade sú fázy bezpečného pracovného toku vo väčšine prípadov technologicky implementované metódami a prostriedkami skôr tradičného ako automatizovaného systému na spracovanie a uchovávanie dôverných dokumentov. Systém rovnako efektívne spracováva tradičné (papierové) aj strojovo čitateľné, faxové a elektronické dokumenty. Zložitosť mnohých technických a formálno-logických postupov a operácií sa zvyčajne znižuje vďaka začleneniu organizačnej a výpočtovej techniky do technologického procesu.
Pred vypracovaním návrhu, možností a návrhu budúceho dokumentu sa musia vziať do úvahy všetky typy nosičov dôverných zdokumentovaných informácií. V tomto prípade sú dodržané nasledujúce podmienky ochrany informácií
Tretím špecifikom je, že ani jeden návrh dôverného dokumentu nemožno vyhotoviť na základe návrhu a nadobudnúť štatút právne zdokumentovanej informácie bez sankcie (písomného povolenia) oprávneného predstaviteľa spoločnosti.
Administratívna práca - činnosť zahŕňajúca prípravu dokumentov a organizáciu práce s nimi, súbor kancelárskych operácií vykonávaných administratívnym a riadiacim personálom pri výkone jemu pridelených funkcií. Operácie vedenia záznamov zahŕňajú metódy spracovania dokumentovaných informácií, zostavovanie, prijímanie, prenos, registráciu, potvrdenie, podpisovanie, reprodukciu, vyhotovenie, odosielanie, kontrolu, uchovávanie a ničenie dokumentov.
Klasifikácia informácií
Informácie možno klasifikovať rôznymi spôsobmi. V informačný zákon Za hlavné kritériá klasifikácie informácií sa považujú dve:
a) úlohou, v akej vystupuje informácia v právnom poriadku - právna a neprávna informácia (informácia, ktorá je predmetom právnych vzťahov);
b) podľa úrovne prístupu k informáciám - otvorené informácie a informácie s obmedzeným prístupom (štátne tajné a dôverné).
Pri zaraďovaní informácií podľa jeho úlohy v právnom systéme pod právne informácie zahŕňajú celú škálu normatívnych právnych aktov a úzko súvisiacich referenčných, regulačných, technických a vedeckých materiálov, ktoré sú vytvorené ako výsledok činností v oblasti tvorby práva, presadzovania práva a presadzovania práva.
Regulačné právne informácie vznikajú v procese tvorby práva a sú obsiahnuté v regulačných právnych aktoch.
Normatívny právny akt je úradný písomný dokument prijatý (vydaný) v určitej forme zákonodarným orgánom v rámci jeho pôsobnosti a zameraný na ustanovenie, zmenu alebo zrušenie. právne predpisy. Môže to byť buď trvalý alebo dočasný akt, určený pre jasné nastav čas, určený konkrétnym dátumom alebo výskytom udalosti.
Medzi normatívne právne akty u nás patria zákony, dekréty prezidenta republiky, nariadenia vlády a iné predpisov vládne agentúry.
Dôležitou črtou systému normatívnych právnych aktov je jeho hierarchická štruktúra, podľa ktorej každý akt zaberá svoj vlastný stupeň na hierarchickom rebríčku a je podriadený iným aktom, to znamená, že pomer aktov je charakterizovaný nadradenosťou niektorých právnych aktov. koná nad ostatnými.
Miesto normatívneho aktu v systéme udáva jeho právna sila – vlastnosť aktu vytvárať určité právne dôsledky. Právna sila zákona závisí od postavenia orgánu, ktorý tento zákon vydal, v sústave štátnych orgánov a jeho pôsobnosti. Akty vyšších orgánov majú teda väčší právnu silu vo vzťahu k aktom nižších orgánov. V dôsledku toho akty nižších štátnych orgánov musia byť v súlade s aktmi vyšších orgánov a nemôžu im odporovať.
Pozrime sa podrobnejšie na typy regulačných právnych aktov Ruskej federácie a ich miesto v hierarchickom systéme.
Právo - normatívny právny akt prijatý orgánom zákonodarný zbor alebo priamo ľudom prostredníctvom referenda, ktoré má najvyššiu právnu silu a obsahuje primárne právne normy o úprave najvýznamnejších vzťahy s verejnosťou. Zákony Ruskej federácie sú rozdelené na:
Ústava Ruskej federácie;
federálny ústavné zákony;
Federálne zákony (vrátane kódexov).
Najvyššiu právnu silu má ústava Ruskej federácie prijatá ľudovým hlasovaním. Ústava Ruskej federácie je základným zákonom a právnym základom legislatívy Ruskej federácie.
V súlade s ústavou av otázkach, ktoré upravuje, sa prijímajú federálne ústavné zákony. Venujú sa právnym základom sociálneho a štátneho systému.
Federálne ústavné zákony nemôžu byť v rozpore s Ústavou Ruskej federácie.
Federálne zákony sú akty súčasnej legislatívy, ktoré upravujú vzťahy v rôznych sférach spoločnosti: v hospodárstve, politike, kultúre, financiách atď. V právnickej literatúre legislatívne akty nazývané aj obyčajné zákony.
Federálne zákony nemôžu byť v rozpore nielen s Ústavou Ruskej federácie, ale ani s federálnymi ústavnými zákonmi.
Medzi zákonmi zaujímajú významné miesto kodifikované akty - zákonníky.
Zákonník je jednotný, logicky a právne koherentný zákon, ktorý poskytuje všeobecnú a systémovú úpravu určitej skupiny spoločenských vzťahov.
V Rusku boli prijaté a platné kódexy takmer vo všetkých hlavných oblastiach legislatívy: Občiansky zákonník Ruskej federácie, Trestný zákon Ruskej federácie, Daňový poriadok Ruskej federácie, Arbitráž. procesný kódex Ruská federácia, Trestný poriadok Ruskej federácie a iné.
Kódex, ktorý je federálnym zákonom, má formálne rovnakú právnu silu ako ostatné zákony. V podstate však sektorový kódex vedie príslušné odvetvie legislatívy a zaujíma ústredné miesto v systéme zákonov upravujúcich túto oblasť vzťahov s verejnosťou. Všetky ostatné zákony a iné predpisy tohto odvetvia sú zoskupené okolo neho. Niektoré kódexy obsahujú priamy náznak, že právne normy upravujúce túto oblasť vzťahov s verejnosťou nemôžu byť v rozpore s normami ustanovenými kódexom.
Takže napríklad v odseku 2 čl. 3 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie zakotvuje pravidlo, podľa ktorého normy civilné právo obsiahnuté v iných zákonoch musia byť v súlade s týmto kódexom. Obdobné ustanovenie obsahuje čl. 1 daňového poriadku Ruskej federácie - v súlade s týmto zákonníkom sa prijímajú federálne zákony o daniach a poplatkoch.
Súčasťou zákonov sú aj ústavy republík, ktoré sú súčasťou Ruskej federácie, listiny iných subjektov Ruskej federácie, ako aj prijaté zákony. zákonodarných zborov subjektov Ruskej federácie. Tieto normatívne akty rozširujú svoju účinnosť na územie zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, ktorý ich prijal.
Podzákonné normy sú normatívne právne akty, ktoré na základe a na základe zákonov vydáva orgán verejnej moci v jeho pôsobnosti.
Môžu špecifikovať normy zákonov alebo ustanoviť nové normy, no zároveň musia zákony dodržiavať a nie im odporovať. Prostriedkom implementácie legislatívnych noriem sú stanovy. Tie sa zase zoraďujú do hierarchického systému v závislosti od postavenia a kompetencie orgánu, ktorý podzákonný predpis vydal. Vedúca úloha v systéme stanov Ruskej federácie patrí aktom prezidenta Ruskej federácie.
Akty prezidenta Ruskej federácie sa prijímajú vo forme dekrétov a príkazov a nemôžu byť v rozpore s Ústavou Ruskej federácie a zákonmi Ruskej federácie. Regulačné právne akty prezidenta sa prijímajú spravidla vo forme dekrétov.
Akty vlády Ruskej federácie sa prijímajú vo forme uznesení a nariadení, ktoré nemôžu byť v rozpore s Ústavou Ruskej federácie, zákonmi Ruskej federácie, aktmi prezidenta Ruskej federácie. Akty vlády Ruskej federácie majú väčšiu silu vo vzťahu k aktom federálne orgány výkonná moc a akty miestnych úradov. Normatívne právne akty vlády sa prijímajú spravidla vo forme uznesení.
Akty federálnych výkonných orgánov (tzv. rezortné akty) sa môžu vydávať na základe a v súlade s Ústavou Ruskej federácie, zákonmi Ruskej federácie, dekrétmi prezidenta Ruskej federácie a uzneseniami Ruskej federácie. vláda Ruskej federácie. Medzi takéto úkony patria napríklad príkazy, pokyny atď.
Ďalšie kroky v hierarchii normatívnych právnych aktov obsadzujú normatívne legálne dokumenty subjekty Ruskej federácie a obce.
dôležité miesto v ruskom právnom systéme je obsadené medzinárodnými a domácimi zmluvami.
Medzinárodná zmluva je dohoda uzavretá Ruskou federáciou s cudzím štátom(alebo štátov) alebo s medzinárodnou organizáciou, ktorá sa riadi medzinárodným právom. Medzinárodná zmluva upravuje vzťahy Ruskej federácie s cudzím štátom alebo medzinárodnou organizáciou.
V súlade s Ústavou Ruskej federácie (článok 15) sú medzinárodné zmluvy Ruskej federácie neoddeliteľnou súčasťou jej právny systém. Ak medzinárodná zmluva Ruská federácia má iné pravidlá ako štatutárne, potom platia pravidlá medzinárodnej zmluvy.
Vnútroštátna zmluva upravuje vzťahy medzi Ruskou federáciou a zakladajúcimi subjektmi Ruskej federácie, ako aj medzi rôznymi zakladajúcimi subjektmi Ruskej federácie v otázkach spoločného záujmu zmluvných strán (vymedzenie jurisdikcie a právomocí medzi Ruskou federáciou a zakladajúcim subjektom Ruskej federácie). subjekty Ruskej federácie, spoločné aktivity v hospodárskej oblasti a pod.) .
Okrem normatívnych právnych aktov existujú aj iné právne akty, ktoré síce vyvolávajú určité právne následky, ale právne normy neobsahujú.
TO nenormatívne právne informácie možno pripísať:
Akty na presadzovanie práva obsahujúce informácie o uplatňovaní práva;
Akty úradného výkladu, vysvetlenia normatívnych právnych informácií.
Exekučné akty sú právne akty prijímané oprávnenými štátnymi orgánmi alebo úradníkmi, ktoré obsahujú predpisy záväzné pre určitý okruh osôb v konkrétnych otázkach (rozhodnutie o výstavbe závodu, o udeľovaní titulov, o personálnych otázkach, rozhodnutie súdu v konkrétnom prípade, rozhodnutie súdu v konkrétnom prípade, rozhodnutie o exekučnom titule). atď.).
Na rozdiel od normatívnych právnych informácií obsahujú akty na presadzovanie práva informácie, ktoré nie sú určené žiadnej osobe, orgánu alebo organizácii. Môžu sa týkať buď individuálne vymedzeného, konkrétneho predmetu právneho vzťahu upraveného týmto zákonom (napríklad menovací poriadok, protokol o správny delikt), alebo majú určitý všeobecný charakter, vytvárajúci reťazec právnych vzťahov, na ktorých sa v súvislosti s výkonom konkrétneho pokynu (rozhodnutie o rekonštrukcii budovy knižnice, o vytvorení archívneho fondu) zúčastňuje množstvo subjektov. Akty aplikácie práva sú platné len v rámci konkrétneho prípadu a strácajú platnosť zánikom vzťahu, ktorý upravujú.
Akty úradného výkladu sú oficiálne právne úkony, vysvetľujúc skutočný význam a zmysel právneho štátu a konajúc v jednote s týmto pravidlom samotným.
Inými slovami, ide o akty, v ktorých je podané oficiálne vysvetlenie existujúcich právnych noriem, no nové normy sa neustanovujú.
Akty tlmočenia zahŕňajú rozhodnutia Ústavného súdu Ruskej federácie, ktoré usmerňujú vysvetlenia pléna najvyšší súd RF, Plénum Najvyššieho Rozhodcovský súd RF a ďalšie.
Nenormatívne právne informácie zahŕňajú aj súdne, trestné, prokuratúry a iné štatistiky, komentáre k právnym predpisom, návrhy zákonov a iné návrhy regulačných právnych aktov, informácie o občianskoprávne vzťahy, operatívno-pátracie informácie a ďalšie informácie a materiály.
Autor: úroveň prístupu informácie sú rozdelené na verejné informácie a informácie s obmedzeným prístupom (dôverné).
Podľa federálneho zákona zo 6. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“:
dôvernosť informácií je povinnou požiadavkou, aby osoba, ktorá má prístup k určitým informáciám, neprenášala tieto informácie tretím osobám bez súhlasu ich vlastníka.
Podľa typu informácií s obmedzeným prístupom sa rozlišujú štátne tajomstvá a dôverné informácie.
štátne tajomstvo- ide o informácie chránené štátom v oblasti jeho vojenskej, zahraničnopolitickej, hospodárskej, spravodajskej, kontrarozviedky a operatívno-pátracej činnosti, ktorých šírenie môže poškodiť bezpečnosť Ruskej federácie.
Podľa spomínaného dekrétu prezidenta Ruskej federácie č.188 k dôverné informácie(pre dôverné informácie) ) týkať sa:
informácie o skutočnostiach, udalostiach a okolnostiach súkromia občan, ktorý umožňuje identifikovať jeho osobnosť (osobné údaje), s výnimkou informácií, ktoré sa majú šíriť v médiách v prípadoch ustanovených federálnymi zákonmi;
informácie zakladajúce mlčanlivosť o vyšetrovaní a súdnom konaní, ako aj informácie o chránených osobách a opatreniach na ochranu štátu vykonaných v súlade s federálnym zákonom z 20. augusta 2004 N 119-FZ „O štátnej ochrane obetí, svedkov a iných Účastníci trestného konania“ a iné normatívne právne úkony Ruská federácia;
úradné informácie, ku ktorým majú orgány verejnej moci prístup v súlade s Občianskeho zákonníka Ruská federácia a federálne zákony ( úradné tajomstvo);
informácie týkajúce sa odborných činností, ku ktorým je prístup obmedzený v súlade s Ústavou Ruskej federácie a federálnymi zákonmi (lekárske, notárske, privilégium advokát-klient, korešpondenčné tajomstvo, telefonické rozhovory, poštové zásielky, telegrafické alebo iné správy atď.);
informácie týkajúce sa obchodných aktivít, ku ktorým je prístup obmedzený v súlade s Občianskym zákonníkom Ruskej federácie a federálnymi zákonmi ( obchodné tajomstvo);
informácie o podstate vynálezu, úžitkového vzoru alebo priemyselného vzoru pred oficiálnym zverejnením informácií o nich.
Informácie sú úradné resp obchodné tajomstvo v prípade, ak má informácia reálnu alebo potenciálnu komerčnú hodnotu z dôvodu jej neznámosti pre tretie strany, nie je voľne prístupná na právnom základe a vlastník informácie prijíma opatrenia na ochranu jej dôvernosti. Informácie, ktoré nemôžu predstavovať služobné alebo obchodné tajomstvo, určí zákon a iné právne predpisy.
Podľa odseku 11 čl. 2 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ z 27. júla 2006 č. 149-FZ dokumentovaná informácia je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči zdokumentovaním informácií s podrobnosťami, ktoré umožňujú určiť takéto informácie alebo, v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie jej hmotný nosič.
Zvážte pravidlá, ktoré stanovujú postup dokumentovania informácií. V časti 2 čl. 11 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ uvádza, že dokumentácia informácií sa vykonáva spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá pre kancelársku prácu a tok dokumentov ustanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestna vláda v rámci svojej pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie, pokiaľ ide o kancelársku prácu a tok dokumentov pre federálne výkonné orgány.
V všeobecný prípad riešiť problémy ako napr
registrácia formulárov dokumentov,
Zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve;
Zníženie počtu používaných formulárov,
výluky z obehu neštandardných foriem dokumentov,
zabezpečenie účtovníctva a systematizácie jednotných foriem dokumentov na základe ich evidencie,
Kontrolujte zloženie formulárov dokumentov a vyhýbajte sa duplicite informácií použitých v zvládanie,
racionálna organizácia kontroly používania jednotných foriem dokumentov,
používa sa celoruský klasifikátor manažérska dokumentácia(OKUD). OKUD je základná časť Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií a pokrýva jednotné systémy dokumentácie a formy dokumentov prípustné na použitie v národnom hospodárstve. Predmety klasifikácie v OKUD sú celoruské (medzisektorové, medzirezortné) jednotné formy dokumenty schválené ministerstvami (odbormi) Ruskej federácie - vývojármi jednotných systémov dokumentácie.
Na organizačné a administratívne dokumenty súvisiace s Jednotným systémom organizačnej a administratívnej dokumentácie (uznesenia, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy a pod. zahrnuté v OKUD pre triedu 0200000) sa vzťahuje Štátny štandard Ruská federácia GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentácie „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu. Norma stanovuje zloženie podrobností dokumentov, požiadavky na úpravu detailov dokumentov, požiadavky na formy dokumentov vrátane formulárov dokumentov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie.
Všeobecné požiadavky k fungovaniu služieb pre dokumentárnu podporu riadenia, dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi vo federálnych výkonných orgánoch, ustanovuje Štandardná inštrukcia o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch. Štandardná inštrukcia bola vyvinutá za účelom skvalitnenia dokumentačnej podpory riadenia a zvýšenia jej efektívnosti zjednotením skladby a foriem riadiacich dokumentov, technológií práce s nimi a zabezpečenia kontroly nad vykonávaním dokumentov. Ustanovenia Vzorových pokynov sa vzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi bez ohľadu na typ média, vrátane ich prípravy, evidencie, účtovania a kontroly vyhotovenia, vykonávanej pomocou automatizovaných (počítačových) technológií.
Napríklad pri príprave dokumentov sa odporúča použiť Štandardné pokyny textový editor Slovo pre Verzie systému Windows od 6.0 a vyššie. Odporúča sa tiež použiť fonty Times New Roman č. 12 pre návrh tabuľkových materiálov, č. 13, 14, 15 - pre celý text.
Vzorový pokyn upravuje požiadavky na prípravu a predkladanie návrhov zákonov a predpisov. V štandardná inštrukcia vlastnosti prípravy a dizajnu určité typy dokumenty federálnych výkonných orgánov: príkaz, príkaz, nariadenie, pravidlá, pokyn, protokol, úradný list, ako aj pravidlá spracovania dokumentov. Rovnaký pokyn upravuje organizáciu obehu dokumentov a vyhotovenie dokumentov, vyhľadávací systém podľa dokladov, kontrola vybavovania písomností, organizácia písomností pri kancelárskej práci a postup pri odovzdávaní písomností na uloženie do archívu.
Bola schválená inštrukcia, ktorou sa ustanovuje systém kancelárskej práce, postup pri práci s dokumentmi, základné pravidlá ich prípravy a vykonávania, postup pri posudzovaní odvolaní občanov na ústrednom úrade a útvaroch priamo podriadených Ministerstvu vnútra Ruska. nariadením Ministerstva vnútra Ruskej federácie zo 4. decembra 2006 „O dokumentárnej podpore riadenia v systéme orgánov vnútorných vecí Ruskej federácie“ (v znení vyhlášky Ministerstva vnútra Ruskej federácie). federácie z 2. apríla 2007 N 318, zo dňa 21. novembra 2008 N 1006, zo dňa 9. decembra 2008 N 1075).
Podľa časti 3 čl. 11 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ sa elektronická správa podpísaná elektronickým digitálnym podpisom alebo iným analógom vlastnoručného podpisu považuje za elektronický dokument ekvivalentný podpísanému dokumentu vlastnoručný podpis, v prípadoch, keď federálne zákony alebo iné regulačné právne akty nestanovujú alebo z nich nevyplýva požiadavka na vypracovanie takéhoto dokumentu na papieri.
Zvážte vlastníctvo samostatné dokumenty a samostatné polia dokumentov, dokumentov a polí dokumentov v informačných systémoch. V časti 1 čl. 13 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ uvádza, že informačné systémy zahŕňajú:
1) štátne informačné systémy - federálne informačné systémy a regionálne informačné systémy vytvorené na základe federálnych zákonov, zákonov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, respektíve na základe právnych aktov štátnych orgánov;
2) mestské informačné systémy vytvorené na základe rozhodnutia orgánu samosprávy;
3) iné informačné systémy.
Fyzické a právnické osoby sú vlastníkmi tých dokumentov, súborov dokumentov, ktoré sú vytvorené na ich náklady, nadobudnuté nimi dňa zákonné dôvody dostal darom alebo dedením.
Ruská federácia a zakladajúce subjekty Ruskej federácie sú vlastníkmi informačných zdrojov vytvorených, získaných, nahromadených na úkor finančných prostriedkov. federálny rozpočet, rozpočty zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ako aj tie, ktoré boli získané prostredníctvom iných štatutárne spôsoby.
Štát má právo odkúpiť zdokumentované informácie od fyzických a právnických osôb, ak sú tieto informácie klasifikované ako štátne tajomstvo. Vlastník informačných zdrojov obsahujúcich informácie klasifikované ako štátne tajomstvo má zároveň právo nakladať s týmto majetkom len s povolením príslušných štátnych orgánov.
Štátne informačné systémy sú vytvárané s prihliadnutím na požiadavky stanovené federálnym zákonom z 21. júla 2005 N 94-FZ „O zadávaní objednávok na dodanie tovaru, vykonanie prác, poskytovanie služieb pre štátne a komunálne potreby“.
Informačné zdroje, ktoré sú majetkom organizácií, sú zahrnuté v ich majetku v súlade s občianskou legislatívou Ruskej federácie. Informačné zdroje, ktoré sú majetkom štátu, sú v pôsobnosti štátnych orgánov a organizácií v súlade s ich pôsobnosťou, podliehajú účtovaniu a ochrane ako súčasť majetku štátu. Informačné zdroje môžu byť komoditou, s výnimkou prípadov ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie.
Vlastník informačných zdrojov má všetky práva ustanovené právnymi predpismi Ruskej federácie vrátane práva:
Menovať osobu, ktorá spravuje informačné zdroje resp operatívne riadenie ich;
Ustanoviť v rámci svojej pôsobnosti režim a pravidlá spracovania, ochrany informačných zdrojov a prístupu k nim;
Stanovte podmienky likvidácie dokumentov pri ich kopírovaní a distribúcii.
Vlastníctvo zariadení na spracovanie informácií nevytvára vlastníctvo informačných zdrojov vo vlastníctve iných vlastníkov. Dokumenty spracovávané v rámci poskytovania služieb alebo v spojení s týmito spracovateľskými zariadeniami patria ich vlastníkovi. Vlastníctvo a režim odvodených produktov vytvorených v tomto prípade upravuje zmluva.
Tvorbu štátnych informačných zdrojov zabezpečujú občania, štátne orgány, samospráva, organizácie a verejné združenia. Federálne orgány štátnej moci, orgány štátnej moci jednotlivých subjektov Ruskej federácie tvoria štátne informačné zdroje v ich pôsobnosti a zabezpečujú ich využívanie v súlade s ustanovenou právomocou.
Zvážte kategórie informácií podľa úrovne prístupu k nim. Podľa časti 1 čl. 7 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ verejné informácie zahŕňajú všeobecne známe informácie a iné informácie, ku ktorým nie je obmedzený prístup.
4. časť čl. 8 uvedeného federálneho, prístup k:
1) normatívne právne akty, ktoré sa dotýkajú práv, slobôd a povinností osoby a občana, ako aj zakladajúce právne postavenie organizácií a pôsobnosť štátnych orgánov, orgánov miestnej samosprávy;
2) informácie o stave životného prostredia;
3) informácie o činnosti štátnych orgánov a orgánov územnej samosprávy, ako aj o nakladaní s rozpočtovými prostriedkami (s výnimkou informácií, ktoré sú štátnym alebo služobným tajomstvom);
4) informácie zhromaždené v otvorených fondoch knižníc, múzeí a archívov, ako aj v štátnych, obecných a iných informačných systémoch vytvorených alebo určených na poskytovanie takýchto informácií občanom (jednotlivcom) a organizáciám;
5) iné informácie, ktorých neprípustnosť obmedzenia prístupu je stanovená federálnymi zákonmi.
Zaradenie informácií medzi štátne tajomstvo sa vykonáva v súlade so zákonom Ruskej federácie „O štátnom tajomstve“ z 21. júla 1993 č. 5485-1. Klasifikácia informácií ako dôverných sa vykonáva v súlade s postupom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie, s výnimkou prípadov ustanovených v článku 11 federálneho zákona „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“.
V súlade s čl. 11 uvedeného federálneho zákona, zoznamy osobných údajov zahrnutých vo federálnych informačných zdrojoch, spoločne spravovaných informačných zdrojoch, informačných zdrojoch ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie, informačných zdrojoch orgánov miestnej samosprávy, ako aj tých, ktoré prijíma a zbiera mimovládne organizácie, musia byť stanovené na úrovni federálneho zákona. Podľa tohto článku sú osobné údaje klasifikované ako dôverné informácie. Nie je dovolené zhromažďovať, uchovávať, používať a šíriť informácie o súkromnom živote, ako aj informácie, ktoré porušujú osobné tajomstvá, rodinné tajomstvá, súkromie korešpondencie, telefonické rozhovory, poštové, telegrafické a iné správy fyzickej osoby bez jej súhlasu, s výnimkou na základe rozhodnutia súdu.
Osobné údaje nemožno použiť za účelom spôsobenia majetku a morálna škoda občanov, ťažkosti pri uplatňovaní práv a slobôd občanov Ruskej federácie. Obmedzovanie práv občanov Ruskej federácie na základe využívania informácií o ich sociálnom pôvode, rasovej, národnostnej, jazykovej, náboženskej a straníckej príslušnosti je zakázané a trestné v zmysle zákona.
Právnické osoby a fyzické osoby, ktoré v súlade so svojimi právomocami vlastnia informácie o občanoch, prijímajú ich a používajú, sú v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie zodpovedné za porušenie režimu ochrany, spracovania a používania týchto informácií.
Zodpovednosť za nezákonnú činnosť štátnych orgánov a organizácií pri zhromažďovaní osobných údajov je ustanovená v hlave 15 federálneho zákona č. 152 FZ o osobných údajoch.
Zvážte poradie právnu ochranu informácie. V súlade s časťou 1 čl. 16 spolkového zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ ochrana informácií je prijatie právnych, organizačných a technických opatrení zameraných na:
1) zabezpečenie ochrany informácií pred neoprávneným prístupom, zničením, úpravou, blokovaním, kopírovaním, poskytovaním, šírením, ako aj pred iným protiprávnym konaním v súvislosti s týmito informáciami;
2) dodržiavanie dôvernosti informácií s obmedzeným prístupom,
3) realizácia práva na prístup k informáciám.
Podľa časti 2 čl. 16 tejto federálnej štátnej úpravy vzťahov v oblasti ochrany informácií sa vykonáva stanovením požiadaviek na ochranu informácií, ako aj zodpovednosti za porušenie právnych predpisov Ruskej federácie o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií.
Vlastník informácií, prevádzkovateľ informačného systému, je v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie povinný zabezpečiť:
1) zabránenie neoprávnenému prístupu k informáciám a (alebo) ich prenos osobám, ktoré nemajú právo na prístup k informáciám;
2) včasné zistenie skutočností neoprávneného prístupu k informáciám;
3) predchádzanie možnosti nepriaznivých následkov porušenia postupu pre prístup k informáciám;
4) predchádzanie vplyvu na technické prostriedky spracovania informácií, v dôsledku čoho je narušená ich funkčnosť;
5) možnosť okamžitej obnovy informácií zmenených alebo zničených v dôsledku neoprávneného prístupu k nim;
6) neustále sledovanie zabezpečenia úrovne informačnej bezpečnosti.
Štátne orgány a organizácie zodpovedné za tvorbu a využívanie informačných zdrojov, ktoré majú byť chránené, ako aj orgány a organizácie, ktoré vyvíjajú a aplikujú informačné systémy a informačné technológie na tvorbu a využívanie informačných zdrojov s obmedzeným prístupom, sa pri svojej činnosti riadia tzv. legislatívy Ruskej federácie.
Organizácie, ktoré spracúvajú informácie s obmedzeným prístupom, ktoré sú majetkom štátu, vytvárajú špeciálne služby, ktoré zabezpečujú ochranu informácií. Vlastník informačných zdrojov alebo ním poverené osoby majú právo vykonávať kontrolu nad plnením požiadaviek na ochranu informácií a zakázať alebo pozastaviť spracúvanie informácií v prípade neplnenia týchto požiadaviek. Vlastník alebo držiteľ dokumentovaných informácií má právo požiadať štátne orgány o posúdenie správnosti implementácie noriem a požiadaviek na ochranu jeho informácií v informačných systémoch.
Povinná kópia dokumentu ako typ dokumentovanej informácie.Štátnu politiku v oblasti vytvárania povinného výtlačku dokumentov ako zdroja na získanie úplného národného knižničného a informačného fondu dokumentov Ruskej federácie a rozvoja systému štátnej bibliografie určuje federálny zákon „ O zákonnom uschovaní listín“ zo dňa 29.12.1994 č. 77-FZ.
Tu je zoznam pojmov obsiahnutých v čl. 1 vyššie uvedeného federálneho zákona.
Požadované kópie dokumentov(povinná kópia) - kópie rôznych typov replikovaných dokumentov, ktoré výrobcovia odovzdajú príslušným organizáciám spôsobom a v množstve ustanovenom týmto federálnym zákonom.
dokument- hmotný nosič, na ktorom sú zaznamenané informácie vo forme textu, zvukového záznamu (fonogramu), obrazu alebo ich kombinácie, určený na prenos v čase a priestore na verejné použitie a uchovávanie.
príklad- vzor replikovaného dokumentu, totožný s originálom.
Systém zákonných záloh- súbor druhov povinných výtlačkov, ako aj zavedený poriadok ich zber, distribúciu a používanie.
Povinná bezplatná kópia- kópie rôznych druhov dokumentov, ktoré ich výrobcovia bezodplatne odovzdajú príslušným organizáciám spôsobom a v množstve stanovenom federálnym zákonom
Povinná platená kópia- kópie rôznych druhov dokumentov, ktoré ich výrobcovia za poplatok odovzdajú príslušným organizáciám spôsobom a v množstve stanovenom federálnym zákonom.
Povinná bezplatná federálna kópia- kópie rôznych druhov dokumentov vyrobených na území Ruskej federácie, mimo neho na základe objednávky organizácií a jednotlivcov v jurisdikcii Ruskej federácie, ako aj dokumentov dovezených na verejnú distribúciu na území Ruskej federácie, ktoré sú podliehajú bezodplatnému prevodu ich producentov príslušným organizáciám spôsobom a množstvom stanoveným federálnym zákonom.
Právna kópia zakladajúceho subjektu Ruskej federácie - kópie rôznych druhov dokumentov vyrobených na územiach zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré ich výrobcovia musia odovzdať príslušným organizáciám spôsobom a množstvom ustanoveným federálnym zákonom .
Povinný bezplatný výtlačok obce- kópie rôznych druhov dokumentov vyhotovených na území mesta, okresu, ktoré ich výrobcovia podliehajú bezodplatnému prevodu zo strany ich výrobcov príslušným organizáciám spôsobom a v množstve ustanovenom spolkovým zákonom
Výrobca dokumentov- právnická osoba bez ohľadu na organizačnú a právnu formu a formu vlastníctva, alebo fyzická osoba, ktorá podniká bez založenia právnickej osoby, pripravuje, vydáva (vydáva) a distribuuje (prevádza, doručuje) povinný výtlačok (vydavateľ, redakcia) úrad hromadných informačných prostriedkov, výrobca zvukových záznamov, výrobca audiovizuálnych produktov, organizácia na výrobu televíznych a rozhlasových produktov a organizácia televízneho a rozhlasového vysielania, organizácie zaoberajúce sa výskumom, vývojom a technologickými prácami a ďalšie osoby podieľajúce sa na príprave zverejnenie (vydanie) a distribúcia (prevod, doručenie) povinného výtlačku).
Príjemca dokumentov- právnická osoba, ktorá má právo bezodplatne alebo odplatne prijímať, uchovávať a verejne používať zákonný výtlačok.
Národný knižničný a informačný fond dokumentov Ruskej federácie- zbierka všetkých druhov povinných výtlačkov, vyplnená na základe povinného bezplatného výtlačku, distribuovaná medzi knižné komory, knižnice, orgány vedeckých a technických informácií, určená na trvalé uloženie a verejné použitie.
Podľa čl. 3 uvedeného spolkového zákona sa jeho účinnosť vzťahuje na výrobcov a príjemcov povinného výtlačku vrátane organizácií, ktoré distribuujú povinný výtlačok.
Ciele vytvorenia systému legálnej voľnej kópie v súlade s čl. 4 tohto federálneho zákona sú:
Akvizícia kompletného národného knižničného a informačného fondu dokumentov Ruskej federácie ako súčasť sveta kultúrne dedičstvo;
Implementácia štátneho bibliografického účtovníctva;
Organizácia jeho trvalého uloženia v národných depozitároch dokumentov Ruskej federácie;
Jeho využitie v informačno-bibliografických a knižničných službách spotrebiteľom;
Štátna registrácia(bibliografických a štatistických) domácich dokumentov, príprava štátnych bibliografických (aktuálnych a retrospektívnych) a štatistických informácií;
Príprava a vydávanie národných a regionálnych konsolidovaných katalógov, signálnych a referenčných informácií;
Informovanie verejnosti o dokumentoch všetkých druhov;
Tvorba súpravy miestne dokumenty a miestne historické fondy.
Ciele vytvorenia povinnej platenej kópie zahŕňajú:
Akvizícia fondov knižníc a orgánov vedecko-technických informácií s domácimi dokumentmi;
Jednotná distribúcia povinného výtlačku medzi príjemcami domácich dokumentov na území Ruskej federácie;
Úplnosť a efektívnosť doručovania tuzemských písomností príjemcom.
V súlade s čl. 5 uvedeného federálneho zákona sú v povinnej bezplatnej kópii a požadovanej platenej kópii zahrnuté tieto typy dokumentov:
publikácie (textové, hudobné, kartografické, výtvarné publikácie)- publikácie, ktoré prešli redakčným a vydavateľským spracovaním, vytlačené samostatne, s výstupnými informáciami;
publikácie pre nevidiacich a slabozrakých- publikácie vyrábané v reliéfnom bodkovanom Braillovom písme, reliéfne grafické publikácie, „hovoriace knihy“, veľkotlačové publikácie pre zrakovo postihnutých, elektronické publikácie pre nevidomých (publikácie prispôsobené na čítanie pre slabozrakých pomocou Braillovho písma a syntetizátora reči );
úradné dokumenty- dokumenty prijaté zákonodarnou, výkonnou a súdnictvo ktoré majú povinný, poradenský alebo informačný charakter;
audiovizuálna produkcia- film, video, phono, fotografické produkty a ich kombinácie vytvorené a reprodukované na akomkoľvek type média;
elektronické vydania- programy pre elektroniku počítačov a databázy, ako aj elektronické dokumenty, ktoré prešli redakčným a publikačným spracovaním, ktoré majú výstup, replikáciu a distribúciu na strojovo čitateľných médiách;
nepublikovaných prác- dokumenty obsahujúce výsledky výskumných, vývojových a technologických prác (dizertačné práce, správy o výskumných, vývojových a technologických prácach, uložené vedecké práce, algoritmy a programy);
patentové dokumenty- popisy patentov a prihlášok predmetov priemyselného vlastníctva.
Spolkový zákon „o zákonnom uschovávaní listín“ upravuje práva a povinnosti výrobcov listín, ako aj povinnosti príjemcu povinného uschovávania listín.
Podľa čl. 10 uvedeného federálneho zákona výrobcovia dokumentov doručia jednu povinnú bezplatnú kópiu nezverejnených dokumentov v závislosti od ich typu príslušným orgánom vedeckých a technických informácií a knižniciam. Výrobcovia dokumentov doručia povinnú bezplatnú kópiu Celoruskému vedecko-technickému informačnému centru federálneho výkonného orgánu pre priemysel, vedu a techniku:
Správy o výskumných a vývojových prácach do tridsiatich dní odo dňa ich schválenia;
Algoritmy a programy do tridsiatich dní od dátumu ukončenia ich vývoja;
Dizertačné práce do tridsiatich dní odo dňa ich obhajoby a udelenia titulu.
Tvorcovia dokumentov doručia do Ruskej štátnej knižnice povinnú bezplatnú kópiu dizertačných prác do tridsiatich dní po ich obhajobe a udelení akademického titulu vo všetkých odboroch vedomostí (s výnimkou medicíny a farmácie); do Štátnej ústrednej vedeckej lekárskej knižnice - povinný bezplatný výtlačok dizertačných prác z medicíny a farmácie.
Výrobcovia dokumentov do desiatich dní doručia Ústavu vedeckých informácií pre spoločenské vedy Ruskej akadémie vied povinnú bezplatnú kópiu uloženého vedeckých prác v spoločenských vedách po rozhodnutí príslušnej vedeckej alebo redakčnej a vydavateľskej rady o uložení.
Zhotovitelia dokumentov doručia do desiatich dní Všeruskému inštitútu vedecko-technických informácií Ruskej akadémie vied povinnú bezplatnú kópiu uložených vedeckých prác z prírodných, exaktných vied a techniky po rozhodnutí o uložení do r. príslušná vedecká alebo redakčná a vydavateľská rada.
Štátne orgány Ruskej federácie a štátne orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie v súlade s čl. 11 uvedeného federálneho zákona sa po schválení a registrácii doručujú do Parlamentnej knižnice Ruskej federácie evidenčné číslo a úradná pečať) dve povinné bezplatné kópie úradných dokumentov, ktoré sú zahrnuté v zoznamoch adries neutajovaných dokumentov.
Podľa čl. 13 toho istého spolkového zákona výrobcovia dokumentov doručia Integrálnemu medziodborovému výskumnému ústavu jednu povinnú bezplatnú kópiu programov pre elektronické počítače a databázy, ktoré sú súčasťou elektronických publikácií ako samostatné publikácie.
Bez ohľadu na typ informačných zdrojov, ich formovanie začína tým, že sa informácia dostane do podoby dokumentu, ktorý umožňuje jej začlenenie do zloženia informačných zdrojov.
V súlade s článkom 2 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ zdokumentované informácie - ide o informácie uložené na hmotnom nosiči zdokumentovaním podrobnosťami, ktoré umožňujú takéto informácie určiť, alebo v prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie ich hmotný nosič.
Slovo „dokument“ pochádza zo slova documentum, čo v latinčine znamená „dôkaz“. Terminologický slovník o teórii a praxi vedeckých informácií z roku 1964 definuje „dokument“ ako hmotný objekt obsahujúci informáciu v ustálenej forme.
Každý dokument pozostáva z troch prvkov: obsahu informácie, formy prezentácie informácie a nosiča informácie.
Štúdiom vývoja metód dokumentovania a nosičov informácií sa zaoberá vedná disciplína – dokumentová veda. Táto veda skúma procesy kancelárskej práce, správy dokumentov, archivácie. Okrem toho sa hlavná pozornosť správy dokumentov tradične zameriava na reguláciu formy tradičného dokumentu a opravu jeho detailov.
Proces dokumentovania informácií zahŕňa etapy upevnenia informácií na dokumentárny nosič a určenie podrobností, ktoré umožňujú identifikáciu informácií.. Je toho dosť veľký počet spôsoby, akými možno informácie zachytiť. Bežne ich možno rozdeliť do dvoch tried:
Zaznamenané informácie sú dostupné pre vnímanie ľudskými zmyslami bez použitia ďalších technické zariadenia- tzv. papierový dokument»;
· zaznamenaná informácia je dostupná na vnímanie len pomocou technických prostriedkov - elektronický dokument, zvuková informácia, obrazová informácia, kódovaná informácia a pod.
Pojem identifikácia znamená vytvorenie zhody, identity. Identický zase znamená identický, úplne identický. Úlohou zisťovania údajov obsiahnutých v doklade je zabezpečiť, aby pôvodný obsah dokladu zostal totožný s obsahom dokladu, ktorý spotrebiteľ dostal, a ak je to potrebné, zistiť túto totožnosť vrátane počas súdneho konania.
Vo federálnych výkonných orgánoch sa dokumentácia informácií vykonáva spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá kancelárskej práce a toku dokumentov stanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestnej samosprávy v rámci ich pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov pre federálne výkonné orgány.
Štátnym orgánom, ktorý vykonáva regulačnú a metodickú úpravu dokumentovania informácií je federálna agentúra o technickom predpise a metrológii, na ktorý sa transformoval Štátny výbor Ruskej federácie pre normalizáciu a metrológiu (Gosstandart). Otázky štandardizácie dokumentácie upravuje federálny zákon z 27. decembra 2002 č. 184-FZ „O technický predpis". Medzirezortné metodické usmernenie pre podporu dokumentácie v organizáciách Ruskej federácie zabezpečuje Federálna archívna agentúra. Odvetvové metodické usmernenie pre dokumentačnú podporu vykonáva každé ministerstvo samostatne na základe odporúčaní Federálneho archívu.
Zdokumentované informácie je možné poskytnúť v v elektronickom formáte a uložené v automatizovaných informačných systémoch. V tomto prípade má proces identifikácie informácií určité znaky, a to, že spoľahlivosť týchto informácií musí overiť vlastník automatizovaného informačného systému alebo ktorý má na to právo. úradník.
Na určenie totožnosti dokladu možno okrem jeho overenia úradníkom použiť aj špeciálne technické prostriedky. Právne je na takúto identifikáciu použitie el digitálny podpis. Elektronická správa podpísaná elektronickým digitálnym podpisom alebo iným analógom vlastnoručného podpisu sa teda považuje za elektronický dokument rovnocenný s dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom v prípadoch, keď federálne zákony alebo iné regulačné právne akty nestanovujú alebo neznamenajú požiadavka vyhotoviť takýto dokument na papieri.
Dokumentácia informácií je predpokladom zahrnutie informácií do informačných zdrojov. Keďže väčšina informácií je obsiahnutá v informačných zdrojoch, toto ustanovenie je zásadné pre vytvorenie pracovného toku.
Informačné zdroje sú predmetom vzťahov medzi jednotlivcami, právnickými osobami, štátom, predstavujú informačné zdroje Ruska a sú spolu s inými zdrojmi chránené zákonom. Právna úprava informačné zdroje určujú pravidlá, ktoré ustanovujú:
postup pri dokumentovaní informácií;
vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých polí dokumentov, dokumentov a polí dokumentov v informačných systémoch;
poriadku právnej ochrany informácií.
Informačné zdroje vytvárajú štátne orgány všetkých úrovní, akékoľvek podnikateľské subjekty, inštitúcie, verejné združenia a jednotliví občania. Každý z týchto subjektov tvorí informačné zdroje pre svoje rôzne účely – priemyselné, manažérske, vedecké, vzdelávacie atď. Informačné zdroje sa zároveň výrazne líšia v objeme – od niekoľkých referenčných kníh až po obrovské knižničné zbierky a databázové systémy, ako aj v spôsobe organizácie a prezentácie informácií.
Informačné zdroje môžu byť štátne a neštátne.
Ruská federácia, zakladajúce subjekty Ruskej federácie a obce sú vlastníkmi informačných zdrojov vytvorených, získaných, nahromadených na náklady federálneho rozpočtu, rozpočtov jednotlivých subjektov Ruskej federácie, miestnych rozpočtov, ako aj získaných informácií. inými prostriedkami. Štátne informačné zdroje v mene Ruskej federácie, subjektu Ruskej federácie a obce spravuje vládne orgány a orgány územnej samosprávy v medziach ich pôsobnosti ustanovených príslušnými regulačnými právnymi aktmi.
Štát má právo použiť a/alebo preplatiť dokumenty, elektronické dokumenty a/alebo informačné zdroje s obmedzeným prístupom patriace fyzickým a právnickým osobám, ak sú tieto informácie utajované ako štátne tajomstvo alebo v iných prípadoch ustanovených zákonom. Vlastník informačných zdrojov obsahujúcich informácie klasifikované ako štátne tajomstvo má právo použiť obsah informácií zobrazených v týchto informačných zdrojoch so súhlasom príslušných štátnych orgánov.
Vytváranie informačného zdroja akéhokoľvek druhu sa začína tým, že sa informáciam dá forma dokument. Zdokumentované informácie zas môže byť zahrnuté v akejkoľvek informačnej databáze.
Regulačná podpora
Podľa ustanovení federálneho zákona č. 149, zdokumentované informácie sú pevné na hmotnom nosiči. Na identifikáciu údajov alebo ich zdroja sa používajú určité náležitosti.
Slovo „dokument“ má latinské korene. V preklade to znamená „dôkaz“. V terminologickom slovníku teórie a praxe z roku 1964 je slovo „dokument“ definované ako hmotný predmet, ktorý obsahuje informácie v ustálenej forme.
Teoretický základ
V každom dokumente sú 3 prvky: obsah informácií, formy ich poskytovania a nosič dokumentovaných informácií.
Štúdium metód fixácie údajov a znakov ich nosičov sa uskutočňuje v rámci takej disciplíny, ako je správa dokumentov. Tento vedecký smer skúma procesy archivácie, kancelárskej práce, pracovného toku. Hlavná pozornosť je venovaná regulácii formy tradičných dokumentov, fixácii ich detailov.
Vlastnosti fixácie informácií
Zdokumentované informácie sú informácie, nachádzajúce sa na nejakom hmotnom nosiči, podľa detailov ktorých možno informácie identifikovať. V súčasnosti existuje veľa spôsobov, ako konsolidovať informácie. Obvykle sú rozdelené do niekoľkých tried.
Papierové dokumenty sú nosičmi informácií dostupných na vnímanie bez použitia dodatočných technických prostriedkov. Tento spôsob dokumentácie sa považuje za najbežnejší.
V poslednom čase sa však čoraz viac rozširujú médiá, z ktorých sa informácie dajú získať len pomocou technických prostriedkov. Môžu to byť elektronické dokumenty, video, zvukové záznamy (súbory), zakódované informácie atď.
Identifikácia
Predpokladom pre prácu s údajmi je dostupnosť detailov, pomocou ktorých sa zdokumentované informácie.
Definícia zdroja údajov je potrebná na to, aby sa pôvodný obsah média zhodoval s obsahom dokumentu prijatého používateľom. Ak je to potrebné, v procese štúdia informácií sa zistí skutočnosť totožnosti, zhoda údajov.
Regulačná regulácia
Právny režim dokumentovaných informácií, postup pri opravovaní informácií federálnym orgánom výkonné štruktúry zriadený vládou. Pravidlá pre obeh dokumentov, kancelársku prácu, schválené inými štátnymi orgánmi, orgánmi územná samospráva v rámci svojej pôsobnosti nesmú odporovať ustanoveniam vládnych nariadení.
Štátna štruktúra, ktorá vykonáva normatívnu a metodickú reguláciu zdokumentované informácie sú Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu. Predtým tieto funkcie vykonával Gosstandart. Počas reforiem sa pretransformovala na Agentúru.
Otázky týkajúce sa štandardizácie dokumentov upravujú ustanovenia federálneho zákona č. 184 „O technických predpisoch“. Medzirezortné vedenie v organizáciách patrí do kompetencie Spolkového archívneho úradu. Sektorové riadenie dokumentačnej podpory vykonávajú príslušné ministerstvá s prihliadnutím na odporúčania Archívnej agentúry.
Identifikačné špecifiká
Existuje niekoľko spôsobov skladovania zdokumentované informácie. Definícia konkrétna možnosť závisí od špecifík odvetvia, v ktorom sa informácie používajú.
Údaje môžu byť prezentované v elektronickej forme a uložené v špecializovaných databázach. V takejto situácii má identifikácia určité zvláštnosti. Spočívajú v tom, že spoľahlivosť informácií musí potvrdiť majiteľ databázy alebo poverený úradník.
Existujú aj iné spôsoby overenia zdokumentované informácie. Táto informácia môžu byť overené najmä digitálnym podpisom. Elektronický dokument, potvrdený elektronický podpis alebo analóg ručne maľovanej maľby sa považuje za ekvivalent papiera. Je možné nastaviť výnimky federálne zákony alebo iné predpisy.
Informačné zdroje
Sú považované za predmety vzťahov medzi právnickými osobami, občanmi a štátom. Ten existujúci poskytuje ochranu údajov.
Normatívnu reguláciu vykonávajú právne predpisy, ktoré stanovujú:
- Pravidlá pre dokumentovanie informácií.
- Vlastníctvo dokumentov a ich polí vrátane informačných systémov.
- Kategória údajov podľa úrovne prístupu k nim.
- Postup na zabezpečenie ochrany informácií.
Informačné zdroje vytvárajú vládne orgány akejkoľvek úrovne, podnikateľské subjekty, verejné združenia, inštitúcie, jednotlivci. Každý subjekt tvorí ten či onen zdroj pre svoje vlastné účely a použitie zdokumentované informácie. Toto môžu byť priemyselné, manažérske, vzdelávacie, vedecké účely.
Informačné zdroje sa od seba výrazne líšia z hľadiska objemu. Niektoré sú zastúpené niekoľkými referenčnými knihami, iné - veľkými knižničnými zbierkami. Okrem toho existuje klasifikácia podľa spôsobu organizácie a poradia poskytovania údajov.
Štátne informačné zdroje
Vlastníkmi sú Ruská federácia, regióny a obce zdokumentované informácie. Títo informácie sa hromadia, vytvárajú, získavajú najmä na úkor rozpočtových prostriedkov.
Štátne informačné zdroje spravujú štátne orgány a štruktúry územnej samosprávy v rámci im zverených právomocí.
Štát má právo použiť, vykúpiť zdokumentované informácie. Toto príležitosť sa realizuje v prípadoch, keď sú informácie patriace iným subjektom (právnickým osobám alebo občanom) klasifikované ako štátne tajomstvo, ako aj v iných prípadoch ustanovených zákonom.
Právna kópia ako typ zdokumentovaných informácií
Povinná sa nazýva kópia duplikovaného dokumentu, ktorý výrobca odovzdá príslušnej organizácii. Dokument je v tomto prípade rozpoznaný ako materiálny nosič obsahujúci informácie. Môže byť prezentovaný vo forme textu, zvukovej stopy, ilustrácie alebo ich kombinácie. Kópia je vzorový dokument identický s originálom.
Pre túto odrodu zdokumentované informácie právny režim je stanovená vo federálnom zákone č. 77. Normatívny akt definuje verejná politika o tvorbe zákonných kópií ako zdrojovej základne pre získavanie národného knižničného fondu a rozvoj systému bibliografie. Zákon ustanovuje pravidlá na zaistenie bezpečnosti nosičov informácií, vlastností ich verejného používania.
Príjemcovia
Zákonné kópie sú distribuované medzi právnické osoby, ktoré majú právo bezplatne alebo za úhradu uchovávať, prijímať a poskytovať informácie na použitie. Príjemcami sú:
- Knižná komora, Štátna, vedecká, technická a národná RAS, Sibírska pobočka RAS, Vedecká knižnica Ďalekého východu. Tieto inštitúcie dostávajú publikácie.
- Ruská knižnica pre nevidiacich. Táto inštitúcia dostáva publikácie pre ľudí s problémami so zrakom.
- Federálny inštitút priemyselného vlastníctva. Tento orgán prijíma patentové elektronické dokumenty.
- Parlamentná knižnica. Obsahuje oficiálne dokumenty.
- Federálny fond štátnych noriem, celoruského klasifikátora technické a ekonomické údaje a regionálne/medzinárodné pravidlá, odporúčania a štandardizačné normy cudzích krajín.
Toto nie je celý zoznam príjemcov. Existujú aj špeciálne inštitúcie, ktoré prijímajú obrazové a zvukové informácie, počítačové programy atď. V Ruskej federácii boli vytvorené vedecké a technické centrá na uchovávanie dokumentov v elektronickej forme. Dostávajú informácie v smeroch, ktoré zodpovedajú ich špecifikácii.
Všetky tieto organizácie pravidelne zverejňujú informácie o bezplatnom zákonnom výtlačku, ktorý dostali. Inštitúcie tvoria zbierku dokumentov národnej knižnice.
Dodávka materiálov, ich centralizovaná distribúcia, informovanie spotrebiteľov sa vykonáva v lehotách stanovených právnymi predpismi a predpismi príslušných organizácií. Porušenie stanovených požiadaviek tvorcami dokumentov má za následok administratívnu zodpovednosť.
Dokumentácia informácií- ide o povinný postup pri zaraďovaní informácií do informačných zdrojov. Doklad, ktorý bol duplikovaný z informačného systému, nadobúda platnosť po jeho podpísaní úradníkom. Dokumenty, ktoré sa nachádzajú v informačnom systéme, je možné podpísať elektronickým digitálnym podpisom. Právna sila elektronického digitálneho podpisu je potvrdená, ak informačný systém disponuje softvérovým a hardvérovým nástrojom, ktorý zabezpečuje identifikáciu podpisu. Právo identifikovať podpis je povolené len na základe licencie. Identifikácia nelicencovanými prostriedkami elektronického digitálneho podpisu vytvára a.
Informačné zdroje môžu byť vládne alebo mimovládne. Informačné procesy sú prostriedky na zhromažďovanie, zhromažďovanie, spracovanie, uchovávanie, šírenie a vyhľadávanie informácií. Informačný systém- organizačný zoskupený súbor dokumentov a informačných technológií pomocou metód výpočtovej komunikácie a technológií, ktoré implementujú informačné procesy. Všetky aspekty by mali byť opísané v podnikovej bezpečnostnej politike.
Právnické a fyzické osoby sú vlastníkmi tých dokumentov, ktoré sa predávajú na ich náklady, získavajú spôsobom daru alebo dedenia. Štát môže vykúpiť zdokumentované informácie od právnických a fyzických osôb, ak sú tieto informácie klasifikované ako štátne tajomstvo. Vlastník informačných zdrojov so štátnym tajomstvom môže disponovať len s povolením štátnych orgánov. Nestrácajú právo na tieto informácie, potrebujú koordinovať kroky týkajúce sa týchto informácií.
Informačné zdroje môžu byť ako tovar len v prípadoch ustanovených zákonom. Právo na spracovanie informácií nevykonáva vlastníctvo týchto informácií. Informácie, ktoré sa spracúvajú pri poskytovaní služieb alebo pri ich zdieľaní, patria vlastníkovi. Všetky aspekty používania musia byť špecifikované v zmluvách alebo v príslušných zákonoch.
Spôsoby dokumentovania
Dokumentačná metóda - metóda organizácie informácií na konkrétnom médiu, ktorá umožňuje čítanie informácií v čase.
Technická dokumentácia- nazývaný aj odtlačok technického myslenia. Technické dokumenty - všeobecný názov tých dokumentov, ktoré zobrazujú výsledok technologického a stavebného projektovania, projektovania a iných prác na výstavbe budov. Takéto dokumenty vedú záznamy o pracovných procesoch (výkresy, grafy, výpočty atď.). Takáto dokumentácia súvisí aj s kartografiou, geodéziou, hydrometeorologickou službou.
Textová dokumentácia- druh dokumentu, ktorý obsahuje zvukovú informáciu zaznamenanú akýmkoľvek typom listu. Tento typ dokumentácie je najrozšírenejší.
Fotodokument— typ dokumentu realizovaný fotografickou metódou. Zvláštnosťou takéhoto dokumentu je, že zaznamenávajú okamih udalosti a majú vysokú presnosť. Pomocou mikrofotokopírovania sa realizujú kópie dokumentov. Filmový dokument- audiovizuálny dokument vytvorený kinematografickou metódou. Takýto dokument zobrazuje udalosti súvisiace s určitým časovým obdobím. Fonodokument— dokument, ktorý má zvukové údaje zafixované v priebehu času.
Elektronická dokumentácia- na špeciálnych materiálových médiách sa informácie zaznamenávajú pomocou špeciálnych zápisov a túto formu čítania dokážu analyzovať iba stroje. Dnes môžu byť materiálmi na dokumentáciu: papier, disky, filmy, magnetické a elektrické médiá.
Najnovšia dokumentácia- vymedzuje typ dokumentácie, v ktorej je čítanie informácií možné len pomocou špeciálnych technických prostriedkov. Môžu to byť magnetické karty, disky, flash disky atď.
Objednávka dokumentácie
Dokumentované informácie sa vyberajú, zostavujú, spracúvajú a poskytujú sa s určitými podrobnosťami, pričom sa zohľadňuje forma, zdroj a miesto určenia média. Zdokumentované informácie môžu byť vo formulári elektronický dokument alebo byť upevnený na nosiči. Dokumentácia informácií je povinný postup pri zaraďovaní informácií do štátnych informačných zdrojov. Fyzické a právnické osoby sú povinné v určitom poradí poskytovať zdokumentované informácie určitým štátnym orgánom. orgány na vytváranie štátnych informačných zdrojov. Vlastníci a vlastníci informačných zdrojov musia v rámci svojho právneho rámca prijať potrebné opatrenia na ochranu zdokumentovaných informácií.
Zdokumentované informácie s obmedzeným prístupom
Rozdelené na informácie štátne tajomstvo a dôverné informácie. Je zakázané priraďovať informácie s obmedzeným prístupom:
- zákony, zákony, normy
- dokumenty obsahujúce údaje o kritických situáciách (epidémia a pod.)
- doklady o činnosti štátu. telá
- dokumenty z otvorených archívov a knižníc