Офис работа в регионалната синдикална организация Управление на документи - науката за деловодството Павловская Т.М., председател на обществена организация Бараба. Офис работа на обществени организации Инструкции за деловодство в обществени организации

Управление на архива Свердловска област

Държавна институция „Документационен център

обществени организации на Свердловска област"

ПРИМЕРНИ ИНСТРУКЦИИ ЗА БИЗНЕС РАБОТА

В ОБЩЕСТВЕНИТЕ СДРУЖЕНИЯ

СВЕРДЛОВСКА ОБЛ

Екатеринбург
2008

1. ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
1.1. Разработена е примерна инструкция за деловодство в обществени сдружения на Свердловска област (наричана по-долу Примерна инструкция) с цел създаване методическа основаза рационална организация на документационна поддръжка за управление в обществени сдружения - източници на персонал на Държавната институция Център за документация на обществени организации на Свердловска област (наричана по-долу - ЦДООСО). Под обществено сдружение се разбира доброволно, самоуправляващо се, нетърговско образувание, създадено по инициатива на граждани, обединени на основата на общ интерес, за постигане на общи цели, посочени в устава на общественото сдружение.

В съответствие със закона е разработена образцова инструкция Руска федерацияи Свердловска област, GOST R 6.30-2003 " Единни системидокументация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи" (по-нататък - GOST R 6.30-2003), стандартна инструкцияофис работа в изпълнителни органи държавна властна Свердловска област, одобрен с Постановление на правителството на Свердловска област от 29 юни 2006 г. № 561-PP.

1.2. Примерни набори от инструкции Общи изискванияза функционирането на службите за документационна поддръжка на управлението, документиране на управленските дейности и организация на работа с документи в обществените сдружения на Свердловска област. Изискванията на това ръководство са препоръчителни.

1.3. Обществените сдружения организират и провеждат деловодство в съответствие с индивидуални инструкции, разработени въз основа на тази Образцова инструкция, както и въз основа на други нормативни и методически документи на Руската федерация и Свердловска област в областта на управлението на документацията и архивирането.

Индивидуалните инструкции за деловодство се одобряват от ръководителите на обществени сдружения след съгласуване с експертната и проверяваща комисия на Архивната администрация на Свердловска област (наричана по-долу EIC).

1.4. Разпоредбите на Примерните инструкции се прилагат за организацията на работа с документи, независимо от вида на носителя, включително тяхното изготвяне, регистриране, отчитане и контрол на изпълнението, извършвани с помощта на автоматизирани (компютърни) технологии.

Използваните в общественото сдружение автоматизирани технологии за обработка на документална информация трябва да отговарят на изискванията на инструкциите за деловодство на това сдружение.

1.5. Правилата за работа със секретни документи, документи с надпис "За служебно ползване" се установяват със специални инструкции.

1.6. Общ контролза съответствие установени правила, процедурата за работа с документи и осигуряване на тяхната безопасност се извършва от ръководителя на общественото сдружение.

1.7. Прякото деловодство се възлага на служителя, отговарящ за деловодството, назначен с решение на колегиалния орган със заповед на ръководителя на общественото сдружение. Определят се задачите на служителя, отговарящ за деловодството описание на работата(Приложение № 26), тази Образцова инструкция.

1.8. В случай на временно отсъствие (ваканция, командировка), уволнение или преместване на служители, всички документи, с които разполагат, по указание на управителя се прехвърлят на друг служител. В случай на уволнение на лицето, отговорно за деловодството, документите се прехвърлят съгласно акта на друг служител, който изпълнява задълженията си или е приет за тази длъжност.

1.9. Как да използвам сервизна информациясъдържащи се в документи, предаването на документи (копия от документи) на други организации, средства за масова информация, членове на обществено сдружение и граждани се определя от ръководителя на общественото сдружение.

1.10. Новоназначените служители на обществено сдружение, както и членове на изборни органи, трябва да бъдат запознати с инструкциите за водене на деловодство на обществено сдружение.

1.11. Служители на обществените сдружения лична отговорностза спазване на изискванията на инструкциите, своевременно разглеждане и изпълнение на документите, правилното им изпълнение и безопасност.
2. ПРАВИЛА ЗА ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ
2.1. ФОРМИ НА ДОКУМЕНТИ
2.1.1. Организационните и разпоредителни документи на общественото сдружение трябва да бъдат съставени по формуляри и да имат установен комплект необходими подробностив съответствие с GOST R 6.30-2003.

Формулярите на документи се изработват на стандартни листове хартия с формат A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).

Всеки лист от документа, съставен както върху формуляра, така и без него, трябва да има следните полета:

вляво - не по-малко от 20 мм;

дясно - не по-малко от 10 мм;

отгоре - не по-малко от 20 мм;

по-ниска - не по-малко от 20 мм.

2.1.2. Обществените сдружения използват следните форми:

обща форма;

бланка;

форма на определен вид документ (заповед, решение, протокол и др.).

Общият формуляр (Приложение № 1) се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писмо, и в зависимост от учредителните документи на общественото сдружение включва следните подробности:

емблема на общественото сдружение (ако има такава),

дата на документа,

място на документа.

Формата на писмото (Приложение № 2), в зависимост от учредителните документи на общественото сдружение, включва следните данни:

лого на асоциацията,

наименование на общественото сдружение,

основен държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице,

идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP),

справочни данни за общественото сдружение,

и, ако е необходимо, гранични марки за горните граници на зоните за местоположението на детайлите:

дата на документа,

резолюция,

заглавие към текст

контролен знак,

текст на документа.

Формулярът на конкретен вид документ (с изключение на писмо) (Приложение № 3), в зависимост от учредителните документи на общественото сдружение, включва следните данни:

емблема на общественото сдружение (ако има такава),

наименование на общественото сдружение,

име на вида на документа,

място на съставяне или публикуване на документа,

и, ако е необходимо, гранични марки за границите на зоните за местоположение на детайлите:

дата на документа,

заглавие към текст

контролен знак.

В зависимост от местоположението на детайлите се монтират две версии на формулярите - ъглови и надлъжни.

Детайлите на формуляра и граничните марки за детайли в границите на зоните за местоположение на детайлите се поставят центрирано (началото и краят на всеки ред с детайли се отстраняват еднакво от границите на зоната за местоположение на детайли) или по начин на флаг (всяка линията на детайлите започва от лявата граница на областта на местоположението на детайлите).

Конкретният състав на видовете и формите на формите, използвани в общественото сдружение, се утвърждава от неговия ръководител.

2.1.3. Формулярите на документи се изработват на бяла или светла хартия, основно по метод на печат, от печатни предприятия, които имат лицензи за съответния вид дейност, по поръчка на обществено сдружение. Разрешено е да се използват формуляри, получени с помощта на оперативен печат (фотокопия), както и да се възпроизвеждат всички необходими детайли на формуляра директно при създаване конкретен документна персонален компютър.

2.1.4. Въвеждането на нови форми на документи в обращение се извършва с разрешение на ръководителя на общественото сдружение.

2.1.5. Контролът върху производството, използването на формуляри в обществено сдружение се възлага на лицето, отговорно за деловодството.

2.2. РЕГИСТРАЦИЯ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ
При изготвянето на организационни и административни документи служителите на обществените сдружения изготвят детайлите на документите, като се вземат предвид изискванията на GOST R 6.30-2003.

2.2.1. Емблемата на общественото сдружение.

Емблемата на общественото сдружение (ако има такъв) се поставя върху бланки в съответствие с устава (правилника) на общественото сдружение.

2.2.2. Име на общественото сдружение.

Наименованието на общественото сдружение, което е автор на документа, трябва да съответства на наименованието, записано в учредителните документи.

Ако има съкратено наименование на общественото сдружение, учредено с учредителните документи, то се поставя (в скоби) под пълното наименование или зад него.

Над името на общественото сдружение посочете съкратеното, а при липса - пълното наименование на организацията-майка (ако има такава).

Наименованието на общественото сдружение трябва да предвижда неговата организационна - правна формаи териториален обхват. Например: регионална обществена организация на Свердловск "Защита", регионален обществен фонд "Защита" в Свердловск и др.

2.2.3. Основният държавен регистрационен номер на юридическото лице.

Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на обществено сдружение се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

2.2.4. Данъчен идентификационен номер.

Идентификационният номер на данъкоплатеца / кодът на причината за регистрация (TIN / KPP) се посочва в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.

Данните, посочени в т. 2.2.3, 2.2.4, се посочват по преценка на общественото сдружение.

2.2.5. Справочни данни за общественото сдружение.

Референтните данни на общественото сдружение включват: пощенски адрес, телефон, факс, телекс, номера на банкови сметки, адрес електронна пощаи друга информация по преценка на общественото сдружение.

2.2.6. Името на типа документ.

Името на типа организационен и административен документ, създаден от обществена асоциация, трябва да съответства на видовете документи, предвидени от Общоруския класификатор на управленските документи.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Теоретични аспектиорганизация на документационно осигуряване за управление в здравно заведение. Разлики между офис работа и управление на документи. Западни системи за автоматизация на офиси в Русия. Анализ на документалния оборот на болницата.

дисертация, добавена на 01.06.2013г


Съвременна система за организация на офис работата. Дейност териториална администрацияФедерална агенция за управление на собствеността в Санкт Петербург, проблеми и начини за подобряване на организацията на управлението на документи. Развитие автоматизирани системиелектронен бизнес.

дисертация, добавена на 29.11.2012г


Автоматизиране на деловодството и документооборота в предприятието. Системни предимства електронно управление на документи. Предназначение, видове и основни функции на софтуера за електронно управление на документи. Специфика и философия на стандартите ITIL и COBIT.

курсова работа, добавена на 05.02.2016


Понятието и значението на деловодството. Появата на офис работата в Русия. Поръчайте офис работа, колегиална система за офис работа. Системата на министерското деловодство от XIX-началото на XX век, рационализация на управлението и деловодството.

курсова работа, добавена на 29.04.2014


Документалният състав, регламентиращ дейността на Ветеринарната администрация на Тюменска област. Модерна бизнес система. Цели и задачи за автоматизиране на процесите на деловодство и документооборот. Избор на системи за електронно управление на документи.

дисертация, добавена на 27.11.2013г


Софтуерни системи за автоматизация на офиса. Оценка на ефективността от внедряването на системи за електронно управление на документи. Анализ на службата за офис работа в ЗАО Технолига. Създаване на система за електронен документооборот на базата на СУД „BOSS-Референт”.

курсова работа, добавена на 04.03.2015


Анализ съвременни системиофис автоматизация в организацията и електронното управление на документи, особености на тяхната класификация. Проблеми на автоматизацията на електронния документооборот. Предимства от внедряването на система за електронно управление на документи.

курсова работа, добавена на 15.01.2013

Делопроизводството на обществените организации се формира под влиянието на нормите и правилата за документиране на дейностите публични институциии големи частни предприятия. В същото време обществените организации като доброволни сдружения на граждани за решаване на определени проблеми (политически, професионални, икономически, научни и т.н.) се ръководеха в работата си от собствени устави и инструкции, създадени в съответствие с тях.

Най-голямо внимание на историците традиционно привличат комплекси от материали на политически организации и партии. Като система от документация и деловодство те се появяват в Русия от втората половина на 19 в. Прието е да се разграничават три етапа в тяхното развитие: 1) 19 - началото на 20 век. - документи на народнически организации, РСДРП, буржоазни, дребнобуржоазни, социалдемократически, монархически политически партии: 2) октомври 1917 г. - август 1991 г. - документи на РСДРП (б) - ВКПБ (б) - КПСС; 3) 90-те години - документи на политически партии и движения на Руската федерация.

В условията на подземна и строга секретност не можеха да се формират значителни набори от документация на популистки организации: много заповеди се предаваха устно, писмата бяха криптирани и при опасност от арест или обиск често бяха унищожени. Уставът на организацията „Земя и свобода” гласи: „Личните срещи и съобщения са признати за най-добрата форма на комуникация между кръговете; но тъй като този видкомуникацията не винаги е възможна, тогава в такива случаи се допуска криптирана кореспонденция чрез правилните адреси. В случаи от особено значение не трябва да се допуска кореспонденция: целият бизнес трябва да се извършва чрез прякото посредничество на техните хора. По същия начин беше организирано деловодството и на други популистки организации. Оцелелите документи на народниците са представени най-систематизирано в две публикации: „Архив на земята и свободата” и „Народна воля” (М., 1932) и „Революционно народничество от 70-те години на XIX век”. (М., 1964 - 1965).

През годините на революцията от 1905-1907г. в Русия се формират политически партии. Техните програми са публикувани. Публикувани са протоколи от конгреси и конференции. Информация за тези публикации е дадена в книгата „Политическите партии на Русия. В края на XIXпървата трета на 20 век. Енциклопедия” (М., 1996). В трудовете на съветските историци през 60-те-90-те години на миналия век са въведени в научно обращение много документи от архивите на тези партии и техните лидери, съхранявани в СССР. През 90-те години издателство РОССПЕН публикува документи на партии: Съюз на 17 октомври, конституционни демократи, социалисти революционери, меньшевики и др.

От началото на 20-ти век, в хода на дейността на РСДРП, се формира набор от документи на болшевишката партия. Редица разпоредби на устава, приета през 1903 г. на II конгрес - за ролята на партийните конгреси, за решенията на ЦК, за отчетността на партийните организации - оказаха значително влияние върху деловодството му.

един от най големи групидокументи на партията е протоколна документация. Представлява се от протоколи от конгреси, конференции, заседания на ЦК, събрания, събрания на партийни организации. Започвайки от II конгрес, заседанията на това върховен органпартита бяха записани. Записите на речи бяха одобрени на редовни заседания. Специална комисия, избрана от делегатите, подготвя за публикуване протоколите от конгреса, които са публикувани през 1904 г. в Женева. Трябва да се има предвид, че поради съображения за секретност някои резолюции не бяха включени в предреволюционни публикации, в публикациите не бяха посочени истинските имена на делегатите, а само партийните им псевдоними. През 1927-1937г. протоколите от тези конгреси бяха преиздадени.

Дейността на строго централизирана политическа партия изискваше постоянно докладване от по-ниските организации и органи към висшите: местните организации изпращаха доклади до ЦК или конгреса, а централните органи докладваха на конгреса. Още на II конгрес на РСДРП бяха представени доклади от организационния комитет за подготовката на конгреса, организацията на в. "Искра", местни организациив Русия (по-специално комитетите в Твер, Тула, Баку).

Функцията на постоянна бизнес комуникация се изпълняваше чрез кореспонденция. Така в доклада на организация „Искра“ до Втория конгрес на партията се съобщава, че редакционната колегия е установила пряка кореспонденция с мнозинството от местните комитети. Тези материали са представени в публикацията „Кореспонденция на V.I. Ленин и в. Искра с местни социалдемократически организации в Русия 1900-1903 г. (Т. 1-3. М., 1969-1970). В контекста на незаконната дейност на партията съобщенията често бяха криптирани. За съхраняване на партийните документи на РСДРП в предреволюционния период бяха създадени архиви в Женева и Париж.

В периода от октомври 1917 г. до август 1991 г. управляващата партия е РСДРП(б)-РКП(б) - ВКП(б) - КПСС. Следователно, в нейния офис работа за съветски периоднационалната история отразява, наред с вътрешнопартийните въпроси, всички значими проблеми в живота на държавата.

Партийните комитети на всички нива (от ЦК до окръжните комитети и градските комитети, включително) осигуряваха поддържането на документи във връзка с заемането на длъжности на висши работници в съветските, икономическите, профсъюзните и комсомолските органи. Тези длъжности били посочени в специални списъци - номенклатура и затова се наричали номенклатура. В продължение на три години личните им досиета се съхраняваха в управлението на партийното деловодство, а за по-ранен период се съхраняваха удостоверения и статистически справки за състава и текучеството на служителите на институции, организации и предприятия, включени в номенклатурата на съответните комисии. партиен архив. Следователно документацията на управляващата партия съдържа информация за ръководните кадри на СССР, която е уникална по своята пълнота и систематичност.

През 20-те години на миналия век в апарата на ЦК на партията се създава информационен отдел. Републиканските и регионалните комитети изпращаха тук протоколи от своите конференции и пленуми, както и информационни доклади, характеризиращи региона в политически и икономически план. Подобна практика имаше и в информационния вертикал на окръжен комитет – окръжен комитет. Общите отчети бяха допълнени със специални, които бяха поискани отдолу от отрасловите отдели (промишленост, земеделие, строителство, транспорт и др.) на висшите партийни комитети. Така се формира представителен масив от информация, обхващащ всички аспекти от живота на съветската държава.

Както и в деловодството на държавните институции, документацията на партийните органи широко представя материали за разглеждане на писма и жалби от работници, получени от тях. Анализът на темите, на които са посветени, дава възможност да се реконструира комплексът от ежедневни проблеми, предизвикали негативна реакция на съветските хора. Другата страна на картината - положителна - беше отразена в документацията по въпросите на награждаването и присъждането на почетни звания, която беше съгласувана в партийните инстанции по досегашния ред.

Вниманието на изследователите през последните години е привлечено от така наречените „специални папки“, образувани в деловодството на КПСС (б) - КПСС, които се съхраняват лично от ръководителите на общите отдели на окръжните комитети, областните комитети. комитети и ЦК с документи с надпис „Строго секретно, от особено значение”. Те бяха записани в специални регистрационни дневници и бяха в запечатани пликове, които имаха право да отварят само двама души в партийния комитет: първият секретар и началникът на общия отдел. Съставът на документите на „специалните папки“ и допускането до работа с тях се определяха не с инструкции, а с лично решение на шефа на партийния комитет.

Не всички документи, включени в "специалните папки", може да изглеждат за историка заслужаващи етикета "Специално значение". Например в списанието Бюлетин на Архива на президента на Руската федерация (№ 1, 1995 г.), публикувано като част от списание „Источник“, е публикуван малък документ: „Строго секретно. Специална папка. Лично. No P 187/154. Tt Горбачов, Болдин. Извлечение от протокола от заседанието на Политбюро на ЦК на КПСС № 187 от 23 юни 1990 г. Преведете публично-публично архивни документисъхранява се в VI сектор на Главния отдел на ЦК на КПСС, в архива на президента на СССР. секретар на ЦК. Със заповед на президента на СССР от 10 септември 1991 г. в този архив са прехвърлени документи от архива на Политбюро на ЦК на КПСС за 1919-1991 г. „като имащи информация и референтна стойност“ Така беше създаден друг вид „специална папка“. В момента се съхранява в Архива на президента на Руската федерация (AP RF).

Позицията на управляващата партия позволи на КПСС да създаде свои собствени архиви - централен и местен - в които документи, които са загубили своята оперативна и информационна референтна стойност, са депозирани за постоянно съхранение. След прекратяването на дейността на КПСС и ликвидирането на системата от партийни архиви, документите на висшите и централните органи на партията бяха разпръснати между три московски архива: Академията на науките на Руската федерация, RGA за съвременна история (RGANI) и RGA по социално-политическа история (RGASPI). Документи на местни партийни организации се намират в бившите партийни архиви на съставните образувания на Руската федерация.

В няколко архива е депозирана и документацията на други обществени организации. Ще предоставим информация за местонахождението на документите на висшите и централните органи на обществените организации.

Таблица 4

Архиви, които съхраняват документи на обществени организации в руска империя,

РСФСР, СССР, РФ

Офисната дейност на обществените организации на Руската федерация се развива в съответствие с традициите, формирани през съветския период. Като исторически източници тези документи все още практически не се използват.